Arbeidslister Gerica Plan

Transkript

1 Arbeidslister Gerica Plan 1/19

2 Innhold ARBEIDSLISTER GERICA PLAN... 1 INNLEDNING... 3 ARBEIDSLISTE... 4 BESKRIVELSE AV BILDET... 4 GENERER ARBEIDSLISTER LAG BESØK... 7 FORDELE/OMFORDELE BESØK VISNING/ENDRING AV BESØK MENYVALG Vis journal Kanseller besøk Opphev kansellering Opprett midlertidig stopp Opphev midlertidig stopp automatisk generering (fra tjenestekalenderen) Slett batch FLYTT ALLE BESØK STATUS PÅ BESØKENE PDA INFO SKRIVE UT ARBEIDSLISTER/RAPPORTER Endringskatalog Dato: Versjon Kommentar Utført av Første utgave PROSIT Lagt inn nye rapporter/seleksjoner s. 20 Tatt vekk det som var skrevet om når Gerica Plan kommer A.W 2/19

3 Innledning Før den nye arbeidslisten kan tas i bruk må tjenesten være tildelt og ha aktive tiltak og tidsplaner. For å bruke automatisk fordeling til ruter, må ruter være registrert på tidsplanen. Hvis ruter ikke er satt inn på tidsplanen, vil besøkene legge seg som ufordelte, og disse må fordeles manuelt. For at dobbeltbemanning skal fungere må både Rute 1 og Rute 2 på tidsplanen være fylt ut, og hvis fordeling til egne helgeruter skal benyttes, må feltene Helg rute 1 og eventuelt i Helg rute 2 (hvis det er dobbeltbemanning) benyttes. For å generere besøk til egne helgeruter må rutene hentes inn i Helg rute 1, evt. Helg rute 2 ved dobbeltbemanning på tidsplanen. Besøk som skal «utføres inne» registreres på tidsplanen ved å hake av for «utføres inne». I Oslo kommune gjelder dette ringetilsyn og dosering på kontoret. Når «inne oppdrag» journalføres, returneres de til en egen journaltype (OL-Fagjournal). Det er utarbeidet egen manual for registrering av tjeneste, tiltak og tidsplan. Se manual brukervalg ansvar leverandør/utfører og manual Tjenestekalender. Det er helt nødvendig at det er gode kontrollrutiner rundt generering og fordeling av arbeidslister. Etter omgjøring av alle arbeidslistejournaler til ulike fagjournaler, skal kun arbeidslistejournaler som skal slettes ligge igjen. Tjenestestedet bør kontrollere/sjekke arbeidslistene som ligger igjen jevnlig, anbefaler minimum x1 per uke. Er dette besøk som er utført/ikke utført, hvor er svikten osv.? Arbeidslistejournaler blir ikke regnet som dokumentasjon som utført oppdrag/besøk, og de vil bli slettet av Prosit, 2 måneder tilbake i tid. 3/19

4 Arbeidsliste Under menypunktet Aktivitet ligger valget Arbeidsliste. Bildet heter Arbeidsplanlegging. Det er her besøk genereres og fordeles. Hvilket nivå og hvilken tjeneste som automatisk settes i feltene Nivå og Tjeneste når bildet åpnes, hentes fra rollen til den som logger seg på (innlogget nivå og tjenestetypen på opsjon). Beskrivelse av bildet I oversiktsbildet kan det gjøres en del begrensninger for hva som skal komme opp. Nivå: Her skal nivået/ene det skal fordeles for settes. Innlogget nivå i rollen kommer automatisk opp. Sjekk at det er riktig nivå, hvis ikke - endre det til riktig nivå ved å trykke F4 eller høyre mustast i feltet Nivå. Finn riktig nivå ved å trykke på plussene (+). Marker og velg riktig nivå/tjenestested. Hvis det er hentet inn et annet nivå enn innlogget nivå når det lages arbeidslister vil dette følge med over til oversiktsbildet. 4/19

5 Valgt nivå vises i nivåfeltet. Det er også mulig å hente inn flere nivåer ved klikke i avhakingsfeltet Velg flere. Trykke på plussene +, og hak av nivåene som ønskes. Deretter trykk Ok Tjeneste: Her velges tjenesten/e som det skal fordeles på. Tjenesten som automatisk kommer opp er tjeneste som er satt inn (på opsjon) i innlogget rolle. Det er mulig vise flere tjenester samtidig, dette gjøres ved å trykke F4 eller høyre mustast i feltet Tjeneste, velg aktuelle tjenester ved klikke og sett hake i firkantene. 5/19

6 Deretter trykk Ok Når flere tjenester er valgt vises dette slik i vinduet: Ukeplan: Hvis rutene skal fordeles til ansatte via ukeplan må aktuell ukeplanen hentes inn. De ansatte legger seg i lista til venstre og vaktens lengde blir grå skravert i kalenderen. Ikonet benyttes av de som har turnusintegrasjon for å oppdatere ukeplanen. Vaktboka fra GAT importeres inn. De ansatte som hentes inn legger seg i lista til venstre og vaktens lengde blir grå skravert i kalenderen. Hvis feltet ukeplan ikke er fylt ut, og hent turnus velges, vil følgende melding komme opp: Hvis det svares Ja på meldingen, vil det føre til nye feilmeldinger. Gerica er avhengig av å vite hvilke ukeplan som skal importeres inn. Besøkene kan også fordeles manuelt på ansatte, se beskrivelse av punktet menyvalg og Vis journal. Visning: Er datoen arbeidslisten vises for. Trykk på pilen og en kalender kommer opp. Datoen når bildet åpnes blir automatisk satt til «dagens dato». Start: Er klokkeslettet visningen av kalenderen starter med, dette kan endres ved å trykke på pilene eller sette inn ett nytt klokkeslett timer.. Per i dag går det kun an å velge hele Timer: Antall timer som automatisk kommer opp er 10, dette kan endres ved å trykke på pilene eller sette inn en ny timesvisning. Per i dag går det kun an å velge hele timer. 6/19

7 Oppdater: Knappen oppdaterer/henter inn endringer i bildet. Dette kan gjøres etter hver enkelt endring eller etter flere endringer. NB! Henter også inn oppdateringer gjort fra PDA/tlf., eks. når ansatte kansellerer besøk eller bekrefter kansellerte besøk ute. Vis utførte besøk: Viser utførte besøk i arbeidslisten (returnert journal fra PDA/telefon). Haken fjernes for å fjerne utførte besøk fra visningen. Generer arbeidslister Lag besøk Før arbeidslister genereres lønner det seg å sjekke om det allerede er generert. For å generere arbeidslister, trykk på knappen. Tjeneste: Her velges tjenesten/e som det skal genereres på. Tjenesten og nivået som automatisk kommer opp hentes fra innlogget rolle til den ansatte. Det er mulig å generere på flere tjenester, dette gjøres ved å trykke F4 eller høyre mustast i feltet Tjeneste og velge aktuelle tjenester ved å sette hake. 7/19

8 Deretter trykk Ok. Når flere tjenester er valgt vises det slik i feltet Tjeneste: Nivå: Innlogget nivå i rollen kommer automatisk opp. Hent inn riktig nivå ved å trykke F4 eller høyre mustast i feltet og hent inn riktig nivå ved å trykke på plussene. Det er kun mulig å generere for ett og ett nivå om gangen Bruker: Brukes ved generering av enkeltbrukere. Eventuelt søk opp brukeren, høyre klikk eller trykke F4. Ved å klikke på pilen i feltet søk, kan du velge mellom Starter med eller Inneholder. Sett inn søkerbokstavene i det tomme feltet og trykk på TAB eller kikkertikonet. Det er mulig å generere flere tjenester på en enkeltbruker, nivået blir da automatisk blanket ut. NB! Husk at bruker kan ha forskjellige utførere! Fra: Her settes datoen som det skal genereres for. Morgensdagens dato kommer automatisk opp. Hele dagen: Mulighet for å generere for hele dagen eller for en konkret tidsperiode. Hvis det er ønskelig å generere for en kortere periode så fjernes haken ved Hele dagen og feltene fra og til klokken blir aktiv. Disse må da endres til ønsket klokkeslett. Er det generert fra før, på ett bestemt klokkeslett, vil følgende melding komme opp, uavhengig av klokkeslettet som det er generert for. 8/19

9 Det anbefales at det genereres for hele dagen, da det er sikrere fordi - det ikke blir «hull» i klokkeslettene mellom de ulike vaktene. - brukere som har tidsplaner som ligger i starten eller slutten av vakten kommer med. - en unngår at oppdrag genereres dobbelt ved at det generes på samme klokkeslett flere ganger. Bruk helgeruter: Forutsetter at det er satt inn ruter i feltene Helg rute1 eller Helg rute2 på tidsplanene. Hak av for helligdager. Denne funksjonaliteten kan også benyttes på NB! - Dersom en ikke har angitt nivå når en genererer arbeidslister vil Gerica generere besøk med alle tiltakene på tjenesten, også de som har annet nivå. - Dersom nivå er angitt når en genererer, slik som er vanlig, vil det bare bli laget besøk med det angitte nivået. Nivå hentes også automatisk fra rollen når en genererer. Klikk på ikonet og besøkene genereres. Når besøkene er generert, kommer det en bekreftelse. Dersom flere tjenester er generert samtidig vil de få hvert sitt satsnummer/batchnummer. 9/19

10 Informasjonen under «Alle genererte satser for økt» viser: - Saksnummer for generering, per tjenestene. - Tjenestetype nr. - Nivå - Antall planlagte tiltak som er funnet - Antall besøk generert for denne satsen. - Melding om satsen. - Start- datoen det ble generert - Ferdig tidspunkt Hvis det ikke er planlagte tiltak på en av tjenestene vil følgende melding komme opp: Lukk bildet og besøkene legger seg som ufordelt. Fordele/omfordele besøk Ufordelte besøk legger seg nederst i bildet. Hvis det er lagt inn ruter på tidsplanene som treffer dato og klokkeslett i kalendervisningen som er valgt, kan besøkene automatisk fordeles ved å klikke på knappen inn på tidsplanene.. Besøkene vil da bli fordelt til de rutene som er lagt NB! Besøkene blir bare fordelt innenfor valgte kalendervisning i oversiktsbildet, besøk som slutter utenfor valgt visning vil ikke bli fordelt. Estimert tid for ruten vises til venstre for rutenavnet. Gerica summerer estimert tid for alle fordelte besøk på ruten. Kansellerte besøk summeres ikke. Hvis det er mange ruter, eller ansatte i oversiktsbildet, vil det komme opp en «heissjakt» på høyre side, som gir mulighet til og skrolle i bildet. Det totale tidsestimatet for alle besøk for valgt visning fordelt på den enkelte rute eller ansatt vises til venstre i bildet. 10/19

11 Tidsplaner som mangler ruter, eller som faller utenfor angitt tidsangivelse, vil bli liggende som ufordelte. Estimert tid for de ufordelte besøk vises foran navnet Ufordelte. Disse besøkene må fordeles manuelt på ansatte eller ruter. Når ett besøk markeres vises brukeridnr., navnet til brukeren og adressen helt nederst i skjermbildet etter ikonet. Hvis flere detaljer om besøket ønskes, klikk på knappen Kontakter Her vises Rute 1 på besøket som kommer fra tidsplan på tiltaket/ene, og Primær- /sekundærkontakt fra tjenesten. Besøk Her vises tiltakene som ligger i besøket, og til høyre vises prosedyren på valgte tiltak. NB! Hvis prosedyreteksten er lang vil ikke hele teksten komme med! Informasjonen fjernes ved å trykke på knappen bak brukerens adresse. Fordele/omfordele besøk Ufordelte besøk fordeles ved å dra og slippe det opp på ruten eller den ansatte som skal ha besøket. Tidsgruppen besøket er registrert med vises med en annen farge, i tillegg vil starttidspunktet på tidsgruppen bli uthevet. Det samme gjelder når fordelte besøk skal omfordeles til en annen rute eller ansatt. Besøk kan også flyttes ned og settes som ufordelt. Det er mulig å fordele flere besøk på ansatt eller rute innenfor samme tidsrom. Besøkene vil da legge seg under hverandre. 11/19

12 Når et besøk blir flyttet blir den nye starttiden på besøket uthevet (med fem minutters tidsintervall) og besøket blir rødt når det flyttes utenfor angitt tidsgruppe/tidspunkt. Når besøket slippes der det skal være blir besøket grønt og fra- og til klokken i arbeidslistejournalen blir endret til den nye tiden. For å få en bedre oversikt over alle rutene og/eller ansatte, klikk knappen knappen endres da til Vis ufordelte besøk som fortsatt er ufordelt.. Tallet i parantes angir hvor mange Dobbelbemanning Besøk med dobbelbemanning vises slik i fordelingsbildet:. Hvis et slikt besøket skal flyttes horisontalt i kalenderen vil også det andre besøket bli flyttet. Hvis besøk nummer to ikke vises i oversikten når besøk 1 flyttes vil det komme fram en rød pil nederst i bildet. 12/19

13 Endring av behov etter generering Midlertidig stopp Hvis tjenesten står på midlertidig stopp og tiltakene til brukeren blir endret i den perioden, vil alle tiltakene genereres riktig inn i arbeidslistene når midlertidig stopp oppheves fra tjenestekalenderen hvis tiltakene endres før midlertidig stopp oppheves. Endring i brukerens tjeneste Hvis det kommer endringer i brukerens tiltak etter man har generert, kan tiltakene legges inn manuelt i den genererte arbeidslistejournalen eller genereres inn i journalen. For å generere tiltakene inn i journalen, velg Vis journal, klikk på fanen Tiltak og trykk på knappen Generer oppdrag. Når tiltakene genereres inn vil alle tiltakene til brukeren i valgt tidsrom komme opp. De tiltakene som kommer opp dobbelt kan slettes ved å markere tiltaket og trykke på ikonet Slett. NB! Prosedyreteksten kommer ikke opp ved generering av oppdrag! Batchen kan også slettes og genereres på nytt på aktuell tjeneste eller bruker. Det er også mulig å kunne legge inn nye tiltak i eksisterende journal, ved å trykke på knappen. Søk opp tiltakstype, høyre klikk eller trykk F4. Deretter lagre. Knappen Nullstill: Gir mulighet til å nullstille fordelingen og starte fordeling på nytt. Når noen besøk er fordelt når dette gjøres vil følgende melding komme opp: Besøk som er kansellert på grunn av midlertidig stopp eller av andre årsaker som for eksempel bomtur, avlyst av pårørende og lignende, vil ikke bli nullstilt. NB! Det er kun det man ser i arbeidslistevisningen som nullstilles. Visning/endring av besøk Besøk: alle genererte besøk vises med grønn farge. Dobbeltbesøk (dobbeltbemanning) er markert med eget symbol /D: Oppdrag med hvit farge: Besøk som skal «utføres inne» (haket av i tidsplanen) er hvite. Disse oppdragene vil bli returnert fra PDA/telefon som indirekte brukertid (OL-Fagjournal). Brukersøk: Bruker-ID kan skrives direkte i feltet eller brukeren kan søkes opp. Alle brukerens besøk i valgt periode blir uthevet og får en blåskravert farge 13/19

14 øverst i bilde.. Rutene, eller ansattes lister som har brukers besøk, blir sortert Vis tjenestetype: Ved å krysse av for dette valget byttes brukernes navn ut med hvilken tjeneste besøket er. Hver tjeneste får sin egen farge. Differensierer med farger opptil 5 tjenestetyper samtidig. Ved å holde Crtl knappen nede vises også type tjeneste. Menyvalg Marker og høyreklikk på et besøk og følgende meny kommer opp: Vis journal Åpner arbeidslistejournalen. Hvis ikke ukeplan eller turnusintegrasjon benyttes, kan alle besøkene i ruten fordeles ved at ett av besøkene fordeles manuelt til den ansatt først. Åpne besøket og bytt ut ruten med en ansatt. Flytt deretter resten av ruten til den ansatte. Se beskrivelse flytt alle besøk side 18 for å flytte resten av ruten. Det er mulig å flytte besøket til en annen dag ved å endre fra- og til dato i journalen og sette inn ansattid eller ruteid. Hvis besøket fordeles frem i tid, og det ikke er generert, vil det komme opp en melding om at det allerede eksisterer en sats med generert besøk for tjeneste x, når det senere genereres arbeidslister for det tidsrommet besøket er flyttet til. Kanseller besøk Gir mulighet for å kansellere besøk. Markere besøket, høyre klikk og velg Kanseller besøk. 14/19

15 Det skal alltid beskrives i fritekst hvorfor besøket kanselleres i Oslo kommune så velg Kanseller med fritekst. Trykk på pilen i feltet årsak, og velg riktig kode og skriv inn friteksten. Deretter trykk Ok. Besøket blir rødt i oversiktsbildet og på PDA/telefon blir besøket markert som kansellert. Når ansatt trykker på besøket, kommer det opp en melding om å bekrefte at beskjed om at besøket er kansellert er mottatt. Trykkes det Ok vil besøket vises med status Kansellert bekreftet i oversiktsbildet og fargen endres fra rødt til orange Arbeidslisten vil bli omgjort til journaltype 18; Arbeidsliste kansellert. Årsaken til kansellering, om dette er bekreftet/ikke bekreftet av den som har besøket, samt friteksten, vises også. Det er ikke mulig å kansellere besøk på en dag som er passert. 15/19

16 Opphev kansellering Markere det kansellerte besøket, høyre klikk og velg Opphev kansellering. Journaltype 18; Arbeidsliste kansellert vil da bli endret tilbake til Arbeidsliste. Det er ikke mulig å oppheve kansellering tilbake i tid. Opprett midlertidig stopp Marker besøket, høyre klikk og velg Opprette midlertidig stopp. Tjenesten settes på midlertidig stopp fra og med det besøket som markeres. Besøket som markeres, og øvrige besøk som er fordelt på ansatte fra og med det tidspunktet, vil bli kansellert. De besøkene som er generert, men ikke fordelt på ansatt, vil bli slettet. NB! Gjelder bare MS på tjenesten ikke enkelttiltak! Besøket blir rødt i oversiktsbildet og besøket/besøkene som er fordelt på ansatte blir omgjort til journaltype 18; Arbeidsliste kansellert. Om kanselleringen er bekreftet mottatt eller ikke fra PDA/telefon vises også. NB! Husk gjeldende dokumentasjonsrutiner i brukervalgsordningen for tjenesten hjemmesykepleie og praktisk bistand i Oslo kommune. 16/19

17 Besøket blir markert som kansellert i arbeidslista på PDA/telefon. Når besøket markeres kommer det opp en melding om å bekrefte mottatt beskjed om at besøket er kansellert. Trykk OK og besøket vises med status Kansellert bekreftet i oversiktsbildet og fargen endres fra rødt til orange. Besøk som er kansellert, eller satt på midlertidig stopp, kommer ikke med når en rute blir fordelt til en ansatt. Besøket vil bli liggende igjen på opprinnelige rute i oversiktsbildet. Hvis rutene hentes på telefonen, så vil heller ikke kanselleringer vises. Det er ikke mulig å opprette midlertidig stopp på en dag som er passert. Midlertidig stopp kan ikke være mindre enn dagens dato. Opphev midlertidig stopp automatisk generering (fra tjenestekalenderen) Hvis automatisk generering av besøk ønskes må midlertidig stopp oppheves fra tjenestekalenderen (ikke tjenesten). Marker ett av tiltakene og velg Opphev midlertidig stopp. Brukerens besøk fra og med det tidspunktet vil da bli generert for samme periode som det allerede er generert for (nivå og tjeneste). NB! Gjelder bare MS på tjenesten ikke enkelttiltak! Slett batch Hver generering får et sats-/batchnummer. Hvis det genereres for flere tjenester samtidig får hver av tjeneste sitt eget Batchnummer. Det samme gjelder når det genereres for enkeltbrukere. NB! Dette gjelder også hvis brukerens besøk er blitt flyttet til en annen dag. Det er ikke mulig å slette batch på en dag som er passert. Marker ett besøk, høyre klikk og velg Slett batch. Meldingen viser informasjon om batchnr, dato, klokkeslett og hvem som har generert batchen. Deretter kommer denne meldingen opp: Hvis oppdragene er fordelt på ansatt eller rute, kommer følgende melding opp: 17/19

18 Flytt alle besøk Slik fordeles/flyttes alle besøk fra en rute/ansatt til en annen rute/ansatt. Marker og høyreklikk på en rute slik at alle tilgjengelige ruter/ansatte kommer opp. Tallet i parentes viser total besøkstid på ruten/den ansatte. Ansatt eller ruter med minst estimert besøkstid kommer øverst i listen. Flytt alle valgte besøk til ansatt eller rute. Når hele ruten er flyttet til en ansatt eller rute, vil ruten forsvinne fra oversikten hvis ikke ruten hadde kansellerte besøk. Status på besøkene I oversiktsbildet vises besøkene med forskjellige farger ut i fra hvilken status de har. At besøkene endrer farge, fra Ikke påbegynt til Påbegynt og Utført osv., forutsetter at ansatte bruker PDA/telefon. Grønn - Ikke påbegynte besøk har alltid grønn farge. Lyse blått Lilla Gult Påbegynt Utført (og omgjort til OL-Avlyst oppdragsjournal) Utlyst til kollegaer (kommer først etter konvertering til Gerica Plan) Rødt Kansellert ikke bekreftet mottatt Oransje - Kansellert bekreftet mottatt Pda info 18/19

19 PDA: Viser telefonnavning og siste aktivitet på telefonen og telefonnummer (dersom pålogget) Tlf: Telefonnummer til pålogget ansatt. Skrive ut arbeidslister/rapporter Klikk på skriveren Velg rapport Arbeidslister pr. Ansatt Ansatt ID: Mulighet for å kunne skrive ut arbeidslister på en gitt ansatt eller rute. Trykk F4 i verdi feltet og søk opp ansatt. Hvis det skal skrives ut arbeidslister på flere ansatte eller ruter, så fylles ikke feltet ut. Nivå: Sett inn nivå det skal skrives ut for, trykk F4 for å søke opp nivåtreet. Type tjeneste: Sett inn tjenestenummer eller trykk F4 og velg riktig tjeneste. Fra/til dato: Datoen du skal skrive ut lister for. Hvis listen skrives ut for flere dager, så vil oppdragene i aktuell periode komme opp som er fordelt på ansatt/rute. Fra/Fra klokke/utført: Eventuelt sett inn tidspunkt. Oppdrag som starter innen for angitt kl. slett blir med. Batchnr: Evt. Sett inn sats/batch nummer (kun per tjenestetype.) 19/19

20 Nye rapporter/filtre som er tilrettelagt i forbindelse med Gerica Plan. OK_Oversikt Arbeidsliste kansellert rapport (Id 16071) OK_Oversikt Arbeidsliste kansellert pr kode (Id 16072) OK_Oversikt Beskjed til neste besøk ikke lest (Id 16073) OK_Oversikt Beskjed til neste besøk (Id 16074) OK_Kontroll mangler fritekst i 18 journal (Arbeidsliste kansellering) 20/19