MANUAL DIGITALE INNBYGGERTJENESTER

Transkript

1 OSLO KOMMUNE MANUAL DIGITALE INNBYGGERTJENESTER Prosit Manualen beskriver digitale innbyggertjenester i Gerica, samt hva som vises på helsenorge.no

2 Innhold INNLEDNING... 2 Digitale innbyggertjenester... 4 Varsel om nye meldinger... 4 Innbygger dialog... 4 Status for en samtale... 4 Filtrere samtaler... 4 Velge filtrering... 5 Fjerne filtrering... 6 Samtaler... 6 Flisa Helsekontakter... 7 Oppdateringsknappen... 7 Meldinger i en samtale... 8 Sende melding i eksisterende samtale... 8 Status for enkeltmeldinger... 9 Endre status for en samtale Videresende en samtale til en annen tjeneste Trukket samtykke Avsluttet tjeneste Skrive ny melding til innbygger Søk bruker Velg tjeneste Send melding Avlys besøk Status for avlysningsforespørsler Planlagte og utførte besøk Planlagte besøk Timeavtaler Avlyste besøk Utførte besøk Varsler... 22

3 INNLEDNING Digitale innbyggertjenester er modul for å ha kommunikasjon med innbyggere. En innbygger som har gitt samtykke på helsenorge.no og som har en eller flere aktive digitale tjeneste(r) i Gerica, har mulighet for å ha digital dialog med kommunen, samt eventuelt se informasjon om sine tjenester. Hvilke tjenester som er satt opp til å være digitalt aktive er satt opp i kodeverket, dette gjøres av Helseetaten v/prosit. I tillegg må det settes opp hvilke geografiske nivåer/tjenestesteder som skal samhandle med innbygger via helsenorge.no. Tilgang til meldinger i Innbyggerdialog settes opp inne i Gerica Drift i sikkerhetsprofilen. For å få tilgang til å lese og skrive meldinger, må ansatte ha lesetilgang til tjenestetypen som meldingene tilhører. Aktivitet i Innbyggerdialog blir logget til systemlogg i Gerica. Innbygger vil kunne ha følgende muligheter inne på helsenorge.no. Se aktive digitale tjenester og tidligere digitale helsekontakter. Sende meldinger og motta meldinger fra kommunens helse- og omsorgstjeneste. Se planlagte avtaler om hjemmebesøk fra kommunen. Se og få varsler om utførte hjemmebesøk på tekstmelding eller e-post. Innbygger benytter disse «flisene» inne på helsenorge.no. Aktive digitale tjenester sendes over til helsenorge.no via tjenestesynkronisering som går hver natt. Digitale aktive tjenestene vises under flisen Helsekontakter eller Meldinger. Planlagte besøk (tiltak med tidsplan) blir lastet opp for innbygger når han/hun velger «flisa» timeavtaler. Utførte besøk vises inne i timeavtaler når besøket er journalført fra smarttelefonen, LMP (LifecareMobilepleie). Innbygger kan velge å gi andre fullmakt til å bruke tilbudet på vegne av seg. Barn i alderen år kan ikke logge seg inn på helsenorge.no. Foreldre med foreldreansvar til barn fra år har ikke mulighet for å se timeavtaler eller ha dialog med kommunen. Begrensning på grunn av lovverk.

4 Disse tjenestene er satt opp til å være digitalt aktive i Gerica: Hjemmesykepleie Tjeneste nr 3 Praktisk bistand Tjeneste nr 4 Praktisk bistand og opplæring Tjeneste nr 5 Psykisk helsearbeid Tjeneste nr 1 Hverdagsrehabilitering Tjeneste nr 101 Avklaring og Mestring Tjeneste nr 15 Ergoterapi Tjeneste nr 18 Fysioterapi Tjeneste nr 19 Rask psykisk helsehjelp Tjeneste nr 99 Avstandsoppfølging Tjeneste nr 103 Det er laget en egen standardtekst som hentes inn i meldingsfanen, når det fattes vedtak om saker som omhandler digitale innbyggertjenester. Endringskatalog Dato Versjon Endring Utført av: Manual fase 1 Oppstart pilot AW og CH Visning av pasient relasjon er endret AW Endringer inne på HN Innbygger kan nå starte dialog fra Flisa Meldinger. Endringer layout i liste/kalender visningen. AW Avlyste besøk AW

5 Digitale innbyggertjenester Innbyggerdialog er tilgjengelig i Gerica via knappen Innb.dialog i knapperaden. Varsel om nye meldinger Om det finnes uleste meldinger, blir disse varslet med en indikator på knappen, med antall samtaler som har status «Ny»: Maks visning av antall nye meldinger i selve ikonet er Er det flere nye meldinger vises antallet i tooltipen eller inne i Innbyggerdialogvinduet. Innbygger dialog Status for en samtale Alle samtaler har en av tre statuser: Ny, Under behandling, Behandlet. Samtalens status er synlig til venstre i Innbyggerdialogbildet. Samtaler med status «Ny» kjennetegnes av en lukket konvolutt og bold skrift. Samtaler under behandling kjennetegnes av en åpnet konvolutt. Samtaler som er ferdig behandlet kjennetegnes av en hake i en sirkel Filtrere samtaler Når man kommer inn i Innbyggerdialogvinduet, er samtalelisten filtrert slik at den bare viser samtaler med status «Ny» og «Fra dato» 1 år tilbake i tid. Listen viser også antall samtaler, i dette tilfelle nye samtaler. Ønskes det å filtrere på andre parametere, trykke på ikonet og filtreringsmulighetene vises.

6 Velge filtrering Det er mulig å kunne filtrere på ulike type status på meldinger, digitale tjenester, brukere, samt ønsket dato intervall. Status: velges ved å kikke i ønsket felt, det er mulig å filtrere på flere statuser samtidig. Tjenester: Mulig å velge en digital tjeneste ved å trykke på pilen Brukere: Det er ikke nødvendig å skrive inn fullt navn, men jo mer presist søket er jo lettere er det å finne riktig bruker raskt. Når det er skrevet inn minst 3 bokstaver, listes det ut maks 10 brukere som inneholder eller starter med disse 3 bokstavene i navnet sitt. Hvis bruker ikke kommer opp må søket være mere presist. Fra/ Til dato: Kalender åpnes ved å trykke på ikonet, velg ønsket dato. Listen viser også antall samtaler ut i fra den valgte filtreringen. For å lukke filtreringsvisningen, trykk på ikonet Hvilken filtrering du har valgt vises slik:

7 Fjerne filtrering Filtreringen kan endres ved å åpne filtrering igjen og gjøre endringer eller hvis filtreringsbildet er «lukket» så kan filtret fjernes, trykk på krysset Samtaler En samtale består av en eller flere meldinger. Hver samtale har informasjon om hvilken bruker det gjelder med navn og id nummer. Når siste melding i samtalen ble sendt (dato og klokkeslett) og med emneteksten som ble brukt i forespørselen. For hver samtale vises det hvilken tjeneste meldingen er knyttet til. Nye/uleste meldinger vises med bold skrift og lukket konvolutt.

8 En ny innkommende melding vil være knyttet til tjenesten som ble valgt i «Helsekontakter» eller under «Meldinger» ved sending av melding fra helsenorge.no. Flisa Helsekontakter eller Meldinger viser brukers digitale aktive tjenester, hentet fra Gerica. Tjenester som ikke har startet enda eller som starter frem i tid, vil ikke vises for innbygger før de er/blir aktive. Oppdateringsknappen Hvis Innbyggerdialogvinduet står åpent, så kan du trykke på «oppdaterings-knappen for å sjekke om det har kommet inn nye meldinger siden sist.

9 Meldinger i en samtale Meldingene er sortert kronologisk med nyeste meldingene nederst, når en samtale velges. Meldinger sendt fra helsenorge.no vil være venstrejusterte, mens meldinger sendt fra kommunen vil være høyrejustert. Hvis meldingen er skrevet fra en annen person enn innbygger, vil navnet til personen som vi kommuniserer med vises under meldingen og med hvilken type pasient relasjon det er: foreldreansvar, fullmakt og verge. Sende melding i eksisterende samtale For å sende en melding i en eksisterende samtale, marker i tekstfeltet som blir tilgjengelig. Tekstfeltet utvider seg for å tillate lengre tekster når det får fokus. Ved siden av tekstfeltet vises en teller som angir antall skrevne tegn. Maksimalt tillatt lengde på meldingen er 1000 tegn. Når svaret er skrevet, trykk på knappen «Send melding», meldingen dukker nå opp i samtalen høyrejustert og blå for å indikere at dette er en melding sendt fra tjenesten. Under meldingen står det hvilken ansatt som har skrevet meldingen, samt dato og klokkeslett meldingen blir sendt.

10 Status for enkeltmeldinger En melding kan ha flere statuser.når innbygger sender en melding til oss, vil vi vise når meldingen er sendt fra helsenorge.no. Ved å holde musepekeren over statusen vil det stå når vi har mottatt meldingen. Når vi så sender et svar på meldingen, vil denne først være grå og ha statusen «Sender». Så fort meldingen er sendt fra kommunen og vi venter svar fra helsenorge.no, så endrer statusen på meldingen til «Venter på kvittering». I det vi mottar en applikasjonskvittering som bekrefter at helsenorge.no har mottatt meldingen, så får meldingen en tydelig farge og vi endrer statusen til «Sendt» og dato og klokkeslett når helsenorge.no mottok meldingen. Dersom noe feiler ved sending av melding, så vil meldingen få rød farge og statusen vil inneholde en feilstatus, tidspunkt for sending og et lite utropstegn. Dersom man holder musepekeren over statusen vil man se når sendingen feilet. Når meldingen ser slik ut betyr det at brukeren ikke har mottatt meldingen. Feilstatusen kan brukes til å forstå hvor i sendingen meldingen feilet. «Uventet feil oppstod ved sending» - En feil oppstod før meldingen ble sendt til Helsenorge.no. «Negativ applikasjonskvittering» - Meldingen ble sendt til helsenorge.no, men helsenorge.no klarer ikke å behandle innholdet i meldingen. For eksempel kan brukeren ha trukket samtykke. «Feilet hos mottaker» - Meldingen ble sendt til helsenorge.no, men en teknisk feil oppsto hos dem.

11 Statuser på samtaler Ny samtaler fra innbygger vil alltid få status «Ny». En eksisterende samtale vil også få status «Ny hver gang innbygger sender inn en y melding knyttet til samtalen. Når ansatt starter ny samtale vil den få status «behandlet». Når en ansatt svarer på en samtale, så vil det komme opp et spørsmål om det ønskes å endre status på samtalen til «Behandlet», uavhengig av hvilken status meldingen hadde fra før. Svares det «Nei» eller det markeres utenfor denne boksen, vil den forsvinne og status forblir uendret. Hvis det oppstår en feil ved utsendelse, vil samtalen automatisk få status «Under behandling», sånn at ansatt kan følge meldinger som har feilet. Endre status for en samtale Det er mulig å endre status for valgt samtale. Ved å trykke på knappen «ENDRE STATUS», så kommer det opp en dialog for å sette ny status. Videresende en samtale til en annen tjeneste En samtale med innbygger er alltid knyttet til en tjeneste. Det er ansatte som har tilgang til både tjenesten og brukeren som har mulighet til å se og delta i samtalen. Dersom spørsmålet fra innbygger ikke er knyttet til riktig tjeneste kan knappen «VIDERESEND» benyttes.

12 Følgende bilde kommer opp: Alle brukerens aktive tjenester som er digitalt aktive vil kunne velges her. Velg riktig tjeneste og lagre. Tjenesten vil nå være knyttet til en ny tjeneste og endringene vil være synlige umiddelbart. Det vil nå kun være de ansatte som har tilgang til den nye tjenesten som vil ha tilgang til denne samtalen. Samtalen endres til status Ny, uansett hvilken status den hadde fra før. Alle påfølgende meldinger i samtalen som sendes til helsenorge.no, vil være merket med den nye tjenesten. Listen over hvilke tjenester som kommer opp, reflekterer de digitale tjenestene som bruker har i Gerica. Dersom en bruker har en tjeneste i Gerica som enda ikke er sendt over til helsenorge.no kan man flytte samtalen til denne tjenesten. Det vil ikke være mulig å svare på samtalen før helsenorge.no er oppdatert med de siste endringene fra Gerica. Trukket samtykke Hvis en innbygger har skrevet meldinger til en kommune og deretter har trukket samtykke vil ikke kommunen lenger kunne svare på denne meldingen. Da vil tekstboksen og send-knapp være grået ut, og det vil i tekstfeltet stå «Brukeren har trukket samtykke».

13 Avsluttet tjeneste Når en tjeneste for en innbygger blir avsluttet i Gerica, må denne informasjonen først synkroniseres til helsenorge.no, før informasjonen om at tjenesten er avsluttet blir synlig der. Hvis tjenesten avsluttes med gårsdagens dato, så vil den være aktiv i helsenorge.no ut dagens dato. Hvis innbygger skriver en melding på en tjeneste som er blitt avsluttet i Gerica før tjenestesynkronisering, så vil innbygger få negativ applikasjonskvittering og meldingen vil ikke bli sendt inn til Gerica. Tjenester som blir avsluttet med dagens dato, vil være synlig hos helsenorge.no ut dagen, på lik linje som i Gerica. Oversendingen av informasjon om endring i tjenestetilbudet til en innbygger vil typisk skje natten etter at endringen er utført i Gerica. Når informasjon om at tjenesten er avsluttet er oversendt til helsenorge.no, vil det ikke være mulig å svare på meldinger, og tekstfeltet vil inneholde meldingen nedenfor. Avsluttede tjenester vil innbygger kunne se inne i helsenorge.no under fanen tidligere helsekontakter. NB! Ingen fullstendig historikk. Skrive ny melding til innbygger For å starte en dialog med innbygger, benyttes «+»-knappen melding. for å åpne dialogvindu for ny I dialogen kan du søke opp bruker, skrive et emne for meldingen, skrive selve meldingen og velger hvilken tjeneste meldingen sendes på vegne av. Feltene «Velg bruker», «Emne», «Melding» og «Velg tjeneste» er obligatoriske og vil gi en valideringsfeil om de ikke er fylt ut når man trykker på «Send». Feltene «Emne» og «Melding» har i

14 tillegg en grense for antall tegn på henholdsvis 50 og 1000 tegn. Samme begrensningene har også innbygger når de skriver melding. Tellere ved hvert felt indikerer hvor mange tegn som er skrevet. Søk bruker Søk bruker feltet fungerer på følgende måter. 1) Når man har skrevet inn minst 3 bokstaver listes det ut maks 10 brukere som inneholder disse 3 bokstavene i navnet sitt Hvis bruker ikke vises i listen, kan dette være fordi søkekriteriet ikke er nøyaktig nok.

15 2) Når man har skrevet inn minst 2 tall søkes det etter fødselsnummer som inneholder disse tallene og etter brukerid.nr som matcher eksakt disse tallene. Også her vil det maks vises 10 resultater, og man kan spesifisere flere tall for å finne brukeren det søkes på. I brukersøk-resultatfeltet vil det også vise brukere som ikke er digitalt aktive brukere. Dette er brukere som ikke har tjenester som synkroniseres med helsenorge.no. Disse brukerne kan ikke velges. De er markert som grå og med teksten «Ikke digitalt aktiv» Velg tjeneste Når en bruker er valgt, vil listen «Velg tjeneste» fylles. Denne listen vil inneholde de aktive tjenestene brukeren har som også er digitale og som den ansatte har tilgang til. Hvis en bruker har fått en digital tjeneste som enda ikke er sendt over til helsenorge.no vil denne tjenesten vises i lista, men ikke være valgbar og det vil stå «ikke tilgjengelig på helsenorge.no».

16 Send melding Når alle må-feltene er valgt kan man sende meldingen ved å trykke på knappen «Send». Avlys besøk På hvert planlagtbesøk til innbygger finnes det mulighet for å avlyse det valgte besøket, eller å angi et tidsrom avlysningen skal gjelde for, eller avlyse flere tjenester. Avbestilling av en enkeltavtale inne på helsenorge.no

17 Avbestilling i en gitt periode eller gitt periode på flere tjenester. Det sendes det en melding til Gerica som inneholder tidsrommet avlysningen gjelder for, sammen med en begrunnelse innbyggeren har skrevet. Denne informasjonen vil vises som en melding i Innbyggerdialogen. Meldingen vil skille seg ut fra vanlige dialogmeldinger ved at emnet alltid vil være «Forespørsel om avlysning» og samtalen vil markeres med et eget ikon i samtalelista.

18 Meldingen fra innbyggeren vises med samme ikon som angir at det er en avlysning, samt at dato og klokkeslett det gjelder er uthevet. Det kommer også opp en tekst som forklarer at selve avlysningen må gjennomføres fra tiltaksplanen. Hvis innbygger avlyser flere tjenester så vil det komme inn en melding per tjeneste. Etter at endringer er gjort i tiltaksplanen, må man svare på forespørselen ved å velge om man skal godkjenne eller avslå forespørselen. Dersom man ønsker å begrunne avgjørelsen, har man mulighet til det.

19 «Send melding»-knappen vil ikke aktiveres før enten «Godkjenn» eller «Avslå» er valgt. Når et svar sendes, vil innbyggeren få se om forespørselen ble godkjent eller avslått og en eventuell begrunnelse for dette. Innbyggeren kan også ha valgt å motta varsel om at det har kommet svar, og vil kunne gå umiddelbart inn i kalenderen sin på helsenorge.no og sjekke om det ser riktig ut. På grunn av dette er det viktig at man gjør eventuelle endringer som skal gjøres i brukerens tiltaksplan i Gerica før man svarer på forespørselen. Dersom det ikke er samsvar mellom det ansatte svarer og det som innbygger ser i sin kalender, vil det kunne skape forvirring. Status for avlysningsforespørsler En forespørsel om avlysning vil alltid får status «Ny» når kommunen mottar den. Deretter kan en ansatt velge å endre status til «Under behandling» mens den jobbes med. Dette er likt vanlige dialogmeldinger. Men status for en forespørsel om avlysning kan kun settes til «Behandlet» ved at man svarer på meldingen. Etter at meldingen er svart på og dermed har fått status «Behandlet» kan ikke status endres senere. Samtalen kan heller ikke videresendes til en annen tjeneste. Planlagte og utførte besøk Planlagte besøk En innbygger som har en aktiv digital tjeneste med tiltak og tidsplaner, vil kunne logge seg inn på helsenorge.no og få se sine tiltak som planlagte besøk der. Informasjon om besøkene (tiltak og tidsplan) hentes automatisk fra tiltaksplanen i Gerica. Det er viktig at tiltaksplanen til en hver tid er oppdatert, da denne informasjonen vises innbygger/eller pårørende eller andre med fullmakt. Timeavtaler På helsenorge.no vises de planlagte besøkene under flisa «Timeavtaler» Planlagte besøk vises kun på dagens dato og frem i tid. Planlagte besøk med tiltak og tidsplan som starter frem i tid, vises for innbygger frem i tid på den dagen besøket starter. Alle de planlagte besøkene vises helt til tiltak med tidsplanen blir avsluttet. På helsenorge.no vises de planlagte besøkene på to ulike måter:

20 1) Listevisning Dobbelt besøk blir slått sammen og vises som et besøk. Innbygger kan se planlagte tiltak og varighet ved å åpne besøket. Tiltak som er satt på midlertidig stopp vises ikke. 2) Kalender visning

21 Når det er mere enn 2 besøk/avtaler, vises antall besøk under datoen med + antall besøk/avtaler. Og alle besøkene/avtalene vises som en listevisning. Avlyste besøk Når et besøk eller tjenesten settes på midlertidig stopp i tiltaksplanen i Gerica, vises det planlagte besøket slik for innbygger inne i helsenorge.no. Planlagte tiltak og varighet på besøket vises hvis besøket åpnes. Vises slik i listevisning:

22 Og slik i kalendervisning: Avlyste besøk vises med Utropstegn! Og evt. med en rød runding hvis et av besøkene synes. Hvis et tiltak settes på midlertidig stopp, så vises ikke det stoppede tiltaket under beskrivelse av besøket/avtalen. Utførte besøk Utførte besøk for bruker som har en digital tjeneste vil bli automatisk oversendt til helsenorge.no når det journalføres fra LMP. Er det dobbel bemanning vil det kun bli oversendt etter at siste besøk har blitt journalført. Arbeidslistejournaler journalført andre steder enn på LMP vil ikke bli overført til helsenorge.no. Utførte besøk inne på helsenorge.no vises i listevisning og i kalendervisning på lik linje som planlagte besøk. Listevisningen vises under tidligere avtaler.

23 Innbygger kan se hvilke tiltak som blir utført og varighet på besøket ved å åpne det. Ekstratiltak som blir lagt til fra LMP, vises som ekstra og avlyste tiltak fra LMP vises som avlyst. Kalendervisning Utførte besøk vises slik i kalendervisningen Det utførte besøket viser hva slags tiltak og varighet på lik måte som i listevisningen. Varsler Innbygger, pårørende eller de som har fått fullmakt kan abonnere på varsel på utført besøk, ved at de kan varsles på SMS, epost eller begge deler. Varselet sendes ut i tidsrommet Besøk som er utført utenfor dette tidsrommet vil komme først kl Innbygger/Pårørende varsles hver 5. min, 5 over hel, 10 over hel osv..

24 Melding/Varsel for utført besøk Melding/Varsel for melding