Intro til EKS 2.0 for kortbestillere. Dokumentversjon 1.1

Transkript

1 Intro til EKS 2.0 for kortbestillere

2 Innholdsfortegnelse 1 - Pålogging Sende inn søknad For kortsøker For kortbestiller Behandle søknader Startside Søknader... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4 - Søk Andre funksjoner Side 2 av 12

3 1 - Pålogging Pålogging for løsningen foregår via følgende lenke: Her vil du i feltet til høyre på siden få tre alternativer (se figur 1). Eksterne selskaper benytter Avinor Extranet. Her er brukernavnet den e-postadressen du oppga da du signerte fullmaktsskjemaet, og passord er tilsendt på SMS. Ta kontakt med IDkontoret per e-post om det skulle oppstå komplikasjoner rundt dette. Avinor-ansatte benytter Avinor Employees og logger inn med Avinor-påloggingen. Fig. 1 Alternativer for innlogging. Det er også anledning å bruke sikker, personlig innlogging via Difi ID-porten hvor man logger inn i systemet med MinID. Denne kontoen kan alle ta i bruk. Enn så lenge er dette et valgfritt alternativ. Ta kontakt med ID-kontoret dersom du ønsker informasjon om dette. Det er også mulig å logge inn via mobile enheter eller hjemmefra. 2 SENDE INN SØKNAD 2.1 FOR KORTSØKER For å søke om adgangsbevis i EKS 2.0, må kortsøker bruke følgende søknadslenker: Oslo lufthavn: Bergen lufthavn: Bodø lufthavn: Stavanger lufthavn: Tromsø lufthavn: Trondheim lufthavn: Samtlige og øvrige lokasjoner: Her velger man ønsket korttype og fyller inn påkrevd informasjon. Under hvert punkt vil det være forklart hva de ulike valgene innebærer. (Se figur på neste side) Side 3 av 12

4 Kurskrav (se figur under) finner du nede på siden inne på søknadslenken, og fungerer som en kalkulator. Dette er et nyttig verktøy som hjelper til med å vise hvilke kurs som er obligatorisk for de ulike yrkesgruppene. Side 4 av 12

5 2.2 FOR KORTBESTILLER I tillegg til at deres ansatte, besøkende og innleide aktører selv kan legge inn en kortsøknad via Avinor sine nettsider, kan du som kortbestiller legge inn søknader direkte fra systemet. Det gjør du ved å først trykke på hus-ikonet oppe i venstre hjørnet. Deretter trykker du på den lilla knappen oppe til høyre som samsvarer med søknadstypen du vil legge inn (se figur 2). Du har kun anledning til å legge inn søknader av samme type adgangsbevis som du kan godkjenne, og det er disse som vises i lilla oppe i hjørnet til høyre på siden. Etter at du har fylt inn informasjonen i søknaden og trykket «Lagre» vil du bli tatt rett til søknaden, slik at du kan godkjenne den direkte. Dersom du ikke godkjenner den med en gang, vil den bli liggende under kategorien «Venter på din behandling» som om den var sendt inn av en kortsøker. Fig. 2 Trykk på de lilla søknadsknappene. Du kan kun legge inn søknader du har fullmakt til å godkjenne. Her har kortbestilleren mulighet til å søke om besøkskort, lokalt ID-kort og innkjøringsbevis. Side 5 av 12

6 3 BEHANDLE SØKNADER 3.1 Startside På startsiden, illustrert med hus-ikonet, vil alle dine ubehandlede søknader ligge. Enten det er nye søknader som venter på din behandling, eller søknader som er avslått av kortkoordinator på grunn av feil eller mangler. For å komme tilbake til denne siden mens du navigerer systemet, trykker du enten på hus-ikonet eller Avinor-logoen. Startsiden er delt inn i to søknadsprosesser: «Venter på din behandling» og «Venter på produksjon hos ID-kontoret» (se figur 3). Fig. 3 Startsiden Dersom du har anledning til å bestille forskjellige typer adgangsbevis, vil hver seksjon også være delt inn etter midlertidige og permanente adgangsbevis. Du kan selv velge hvilke felt du vil se i tabellen. Trykk på tannhjulet til høyre i tabellen (se lilla pil i figur 4) for å endre de feltene du ønsker å se. For å se hvilke søknader som ligger under de forskjellige listene på vent til behandling, trykker du på pluss-tegnet foran hver kategori (se figur 4). Fig. 4 Utvidet søknadsliste Side 6 av 12

7 Du kan sortere listen for søknader som venter på produksjon etter feltene du valgte da du trykket på tannhjulet. Trykk på den kolonnen du ønsker å sortere etter (se figur 5). Fig. 5 Sorteringsalternativer Søknader som venter på din behandling sorteres automatisk av systemet. Nye søknader ligger over søknader som allerede venter, mens søknader som sendes tilbake/avvises av koordinator vil markeres i rødt med et utropstegn bak og legge seg aller øverst blant søknadene (se figur 6). Fig. 6 Eksempel på søknadsliste: sendt tilbake av kortkoordinator; ny søknad; og eldre ubehandlet søknad. Under kolonnen «Korttype» vil det stå hvilken type adgangsbevis søknaden gjelder. Det finnes følgende typer: Besøkskort Innkjøringsbevis Lokalt (ID-kort) Multisite (Multisite- og Crewkort) Side 7 av 12

8 3.2 SØKNADER Her vil vi forklare om søknader generelt, og deretter gå inn på behandling av bestemte søknadstyper. Når du går inn på en søknad du vil behandle vil skjermbildet ditt se omtrent slik ut (se figur 7): Fig. 7 Eksempel på en kortsøknad. Her: lokalt ID-kort. Øverst i skjermbildet til venstre finnes ett eller flere ikoner (se figur 8) som enkelt viser status på deler av søknaden: - Om du som kortbestiller har godkjent søknaden - Om bakgrunnssjekken er blitt godkjent - Om kurs er gjennomført og gyldige. Grått er ubehandlet/ikke klart, grønt er godkjent, rødt er avslått (av kortprodusent fra IDkontoret eller kortkoordinator), mens gult er mulig treff (om systemet finner kurs eller en bakgrunnssjekk som ikke samsvarer 100% med informasjonen oppgitt i søknaden). Fig. 8 Følgende elementer er felles for alle typer permanente søknader. Figuren illustrerer ikonene «kortbestiller» «bakgrunnssjekk» «kurs». Side 8 av 12

9 Behandlingsknapper På motsatt side av ikonene, finner du knappene for behandling av søknaden: Godkjenn: Godkjenner søknaden Avvis: Avviser søknaden Rediger: Gir deg mulighet til å utføre endringer i søknaden. Lag kopi: Lager en kopi av søknaden Vanlige feil kan for eksempel være skrivefeil i navn, feil fødselsdato, søkt om feil korttype eller tilgangsområder, eller feil gyldighet. Når du trykker på rediger vil du kunne endre og korrigere feltene i søknaden. Trykk på «Lagre» for å lagre og gå tilbake til søknaden. Avslag Hvis du ikke har kjennskap til personen som søker, eller det av andre grunner ikke er ønskelig å innvilge søknaden (for eksempel fordi besøket er avlyst, eller det er lagt inn flere like søknader), skal den avvises. Trykk da på «Avvis». Legg inn en merknad om ønskelig (se figur 9). Trykk avvis-knappen igjen for å bekrefte. Avviste søknader arkiveres. Fig. 9 Legg inn merknad og bekreft avvisning Feil oppdragsgiver Av og til dukker det opp søknader som helt åpenbart er sendt inn til feil oppdragsgiver. Det kan være fort gjort for kortsøker å velge feil i listene, da mange oppdragsgivere har flere avdelinger i nedtrekkslisten. Dersom du mistenker sterkt at du har mottatt en søknad myntet på en annen oppdragsgiver, eller vet at en av dine kortsøkere har lagt inn feil oppdragsgiver, meld ifra til ID-kontoret. ID-kontoret har mulighet til å korrigere oppdragsgiver. Dersom det er umulig å forstå hvem som egentlig skulle hatt søknaden, eller den feilaktige kortsøknaden ikke lar seg korrigere fra ID-kontorets side, avvis som normalt. Side 9 av 12

10 4 - SØK Du kan gjøre et søk fra hvilken som helst side. Skriv inn det du ønsker å søke etter i Søk-feltet under Avinor-logoen (se figur 10). Trykk «Enter» på tastaturet når du har skrevet inn det du ønsker å søke etter. Du kan også trykke på forstørrelsesglasset for å få opp selve søkesiden. Fig. 10 Søk-feltet. Trykk på forstørrelsesglasset for å gå til søkesiden. Når du åpner søkesiden (se figur 11), vil den automatisk søke etter alle søknader, sortert etter «Gyldig fra». Uten kriterier er søkeresultatene begrenset til 100. Du kan også filtrere søkene etter en eller flere korttyper, og en eller flere statuser. Trykk på krysset for å nullstille. Du kan sortere etter en kolonne ved å trykke på den, samt velge synlige kolonner ved å trykke på tannhjulet som forklart på startsiden på side 6. Fig. 11 Søkesiden. Her har du også muligheten til å søke opp søknader som er produsert. Når du skriver inn informasjon i søk-feltet på søkesiden, vil trefflisten oppdateres mens du skriver og ikke lenger være begrenset i antall mulige treff. Du kan søke etter flere kriterier adskilt med komma. For eksempel: «Johannessen, ». Trykk på en av filterknappene for å åpne menyen for å filtrere. Du kan velge flere filtervalg under både korttype og status ved å trykke på valget. Valgte filtre har en hake. Trykk på valget en gang til for å fjerne det. Hvis du vil nullstille alle valg, trykker du på krysset til høyre for filtermenyene. Søkesiden vil vise alle søknader, også produserte eller avslåtte. Når du er inne på en kortsøknad kan du enkelt søke på diverse felter, for eksempel navn eller fødselsdato. Trykk på forstørrelsesglasset ved siden av feltet (se figur 12). Da føres du direkte til søkesiden og søker automatisk etter kriteriet du trykket på. Fig. 12 Forstørrelsesglasset til høyre lar deg søke direkte på kriteriet. Side 10 av 12

11 5 - ANDRE FUNKSJONER Øverst i høyre hjørne finnes det noen knapper. Knappen som illustrerer en person er dine profilinnstillinger. Ved å trykke på denne vil du se siste hendelser (se figur 13). Ved å trykke på -knappen ved siden av hendelsen, vil den aktuelle søknaden åpnes i en ny fane. Merk! «Siste hendelser» er kun en logg over siste hendelser. Dette er ikke en oversikt over aktuelle søknader, de finnes på startsiden som vist på side 6. Fig. 13 Siste hendelser gir oversikt over hva som skjer i systemet med søknadene. Side 11 av 12

12 Hvis du ønsker å få uleste hendelser på e-post må du først trykke på knappen som illustrerer en person (som vist på forrige side), og deretter trykke på «Innstillinger» oppe i venstre hjørne (se figur 14). Du vil da kunne velge om du ønsker å få uleste hendelser på e-post, og når du ønsker å motta disse varslene. Fig. 14 Innstillinger for uleste hendelser. Trykk lagre når du har valgt innstillingen din. Valgene du kan velge mellom er «Nei», «Med en gang», og «Sammendrag klokkeslett». «Nei» skrur av varsler, mens «Med en gang» sender varsel om alle søknader umiddelbart etter opprettelse. «Sammendrag» sender et daglig sammendrag til valgt tidspunkt. Dette inneholder søknader som ikke er behandlet av noen annen kortbestiller hos oppdragsgiver siden sist sammendrag. Når du har valgt ønsket innstilling for uleste hendelser, trykk «Lagre». Dette kan du også gå tilbake til å endre på ved et senere tidspunkt. Det blir jevnlig publisert nyheter og informasjon gjennom EKS 2.0. Når en nyhet blir publisert, vil det komme opp et varsel øverst til høyre i vinduet (se figur 14). Du kan trykke på boblen for å få en visning av hele nyheten. Dersom du har lest nyheten, kan du trykke på -knappen for å bekrefte at nyheten er lest og boblen vil da forsvinne. Det er mulig å se tidligere publiserte nyheter som fortsatt er aktuelle. Trykk på avisen øverst i høyre hjørne for å få opp nyhetsarkivet. Nyheter som blir publisert vil også sendes ut på mail til alle kortbestillere. Side 12 av 12