Meldingsutveksling PLO

Transkript

1 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Seksjon kliniske ikt-systemer Veiledning i bruk av DIPS Elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system Meldingsutveksling PLO testversjon Dokumentet er sist endret:

2 Innholdsfortegnelse Forord... 1 Velge adresse og PLO-kommune... 2 Visning av meldinger... 3 Korrespondanselogg... 3 Alle journaldokumenter... 4 Arbeidsflyt innkomne meldinger... 4 Overføring av meldinger... 5 Meldingstyper... 6 Melding om innleggelse... 6 Innleggelsesrapport... 7 Helseopplysninger ved søknad... 8 Dialogmelding... 9 Melde pasienten utskrivingsklar Avmelde at pasienten er utskrivingsklar Utskrivningsklar i papirversjon Utskrivningsrapport (ikke i bruk i UNN ennå pga forsinket utvikling) Utskrevet pasient... 14

3 Forord Elin-k-prosjektet har som formål å utvikle, teste og utprøve nasjonale standardiserte meldingstyper som understøtter en elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgsenheter i kommunen og deres samarbeidsparter på ulike nivå av helsesektoren. Meldingene genereres, sendes og mottas mellom elektroniske pasientjournalsystem. Meldingsmodulen i Dips inneholder mulighet for sending og mottak av standardiserte meldinger av tre hovedtyper. Alle meldingene har pleiefaglig fokus. Logistikkmeldinger (standardinnhold med dato for saksforhold, pasientnavn og avsender) PLO-meldinger (fagmelding med strukturert tekst innhenta fra den elektroniske pasientjournalen og mulighet for fritekst i kombinasjon) Dialogmeldinger (meldinger med standardiserte overskrifter, men innhold skrives i fritekst) Utprøvingsperioden er satt til året 2010 og i denne perioden skal meldingene bare sendes for pasienter inneliggende på sjukehuset som allerede mottar eller har søkt om pleie- og omsorgstjenester i Tromsø kommune. Sentrale begreper Arbeidsflyt i Dips med arbeidsgruppe for PLO meldinger (elektronisk postkasse for mottak av innkomne meldinger) Korrespondanselogg (liste over alle sendte og mottatte meldinger for én pasient) Applikasjonskvittering (elektronisk kvittering for at sendingen av en melding er kommet fram og akseptert inn i mottakers elektroniske pasientjournal). Side 1 av 13

4 Velge adresse og PLO-kommune Før du kan sende meldinger må du: 1. ta rede på om pasienten mottar pleie- og omsorgstjenester fra kommunen 2. (i piloten) få pasientens samtykke i at hans sensitive opplysninger kan kommuniseres elektronisk mellom sjukehuset og kommunen 3. angi den adressen (PLO kommune) meldingene skal sendes til (i piloten gjelder for PLO kommune: Tromsø kommune PLO/psyk/rehab) Søk opp adressen for PLO-meldinger og kryss av for om pasienten mottar tjenester fra kommunen og om han i tillegg har søknad inne. Her vil du få opp spørsmål om du vil ettersende melding om innleggelse. Kryss av for dette. Det er også mulig å angi at pasienten reserverer seg mot elektronisk meldingsutveksling. Meldingene vil da kunne skrives ut på papir (ikke meldingene Innlagt pasient og Utskrevet pasient) Lagre opplysningene via lagreknapp nederst i vinduet. Side 2 av 14

5 Visning av meldinger Korrespondanselogg Du åpner korrespondanseloggen ved å trykke på korrespondanseloggknappen i verktøylinjen i Dips Loggen lister opp alle pasientens Elin-k meldinger som er sendt og mottatt og status for disse. I kolonnen Applikasjonskvittering kan du se meldingens status hvor ordet Venter i gult betyr at meldingen er under sending og man venter på kvittering fra mottaker, ordet Feil i rødt betyr at kvittering på sending ikke er mottatt og sendingen har feilet. OK med grønn markering betyr at meldingen er sendt til mottaker og mottatt feilfritt i kommunenes elektroniske journalsystem. Side 3 av 13

6 Alle journaldokumenter Alle Elin-k meldinger som sendes og mottas elektronisk (bortsett fra logistikkmeldingene Innlagt pasient og Utskrevet pasient) legger seg i pasientens journal under journalgruppe A overføringsmeldinger. Arbeidsflyt innkomne meldinger Innkomne Elin-k meldinger kommer inn til arbeidsflyten i Dips i egen gruppe for PLO-meldinger i vinduet Mine Arbeidsoppgaver. Herfra åpner du lista over alle innkomne meldinger for din arbeidsgruppe. Dersom meldingen gjelder din pasient kan du signere for den etter å ha lest meldingen. Hvis ikke lar du den stå usignert Side 4 av 14

7 Overføring av meldinger Meldinger som skal til annen mottaker i sjukehuset kan sendes til annen arbeidsgruppe. For eksempel dersom pasienten har byttet avdelingsopphold må meldingen videresendes til aktuell avdelings arbeidsgruppe for PLO-meldinger. Merk meldingen du skal overføre. Fra knappen oppgave >> velger du kommandoen «Overfør» og søker så opp riktig arbeidsgruppe for PLO-meldinger som meldingen skal overføres til. Følg pilene på siden her for å se gangen i overføringen. Side 5 av 13

8 Meldingstyper Det er utviklet flere ulike typer meldinger som kan sendes mellom spesialisthelsetjenesten (sjukehus) og kommunehelsetjenesten, i vårt tilfelle til og fra Tromsø kommune. Melding om innleggelse Søk opp adressen for PLO-meldinger og kryss av for om pasienten mottar tjenester fra kommunen og hvis aktuelt i tillegg har søknad inne. Her vil du få opp spørsmål om du vil ettersende melding om innleggelse. Kryss av for dette. Det er også mulig å angi at pasienten reserverer seg mot elektronisk meldingsutveksling. Noen av meldingene vil da kunne skrives ut på papir. Lagre opplysningene via lagreknapp nederst i vinduet. Side 6 av 14

9 Innleggelsesrapport Dette er en melding fra kommunen til sjukehuset for innlagte pasienter som har kommunale pleie- og omsorgstjenester. Meldingen skal komme som en respons på melding fra sjukehuset at pasienten er innlagt. Innleggelsesrapporten varsles innkommet via arbeidsgruppen for PLO-meldinger i arbeidsflyten. Den kan også åpnes fra korrespondanselogg og via vinduet Alle journaldokumenter. Legg merke til knappen for svar knyttet til denne meldingen. Dersom du trykker på nedtrekksmenyen kan du i denne meldingen velge mellom to ulike dialogmeldinger som sendes i retur til avsender. Dette kan for eksempel være mangel på opplysninger (avvik) eller spørsmål om mer utfyllende opplysninger knyttet til Innleggelsesrapporten (forespørsel). Side 7 av 13

10 Helseopplysninger ved søknad Meldingen «Helseopplysninger ved søknad» åpnes ved å søke den opp via knappen for å opprette nytt dokument. Meldingen føres etter behov og for aktuell anledning og godkjennes og sendes dermed ved å høyreklikke inne i skjemaet. Bare de feltene i skjemaet som fylles ut vil vises i den sendte meldingen. Sendingen kan sees i korrespondanseloggen og i «Alle journaldokumenter». Meldingen kan også ses som forhåndsvisning via forhåndsvisningsknappen oppe til venstre i skjemaet. Side 8 av 14

11 Dialogmelding Du kan velge å svare på en innkommet melding fra kommunen, det gjelder både innleggelsesrapporten som tidligere beskrevet eller dialogmeldinger fra kommunen. Meldingen du vil svare på kan åpnes fra arbeidsflytens arbeidsgruppe for PLO-meldinger, fra korrespondanseloggen eller fra alle journaldokumenter. Åpne meldingen og trykk på svarknappen øverst til venstre og velg type dialogmelding. Du kan svare på deres forespørsel, sende egen forespørsel eller sende avviksmelding alt etter som hva situasjonen tilsier. Velg overskriftstype for meldingen. Skriv inn i fritekstfeltet din henvendelse. Høyreklikk et vilkårlig sted i et grått område i vinduet for å godkjenne og dermed sende meldingen. Side 9 av 13

12 Melde pasienten utskrivingsklar Vær obs på at melding om at pasienten er utskrivingsklar krever i tillegg til logistikkmelding en skriftlig redegjørelse som beskriver bakgrunnen for beslutningen om at pasienten er utskrivingsklar jamfør pkt 2.3 i avtale om samarbeid mellom UNN og kommunene kulepunkt 2 under overskriften om hva som er UNNs ansvar; Sende elektronisk (dersom mulig) eller skriftlig melding om utskrivingsklar pasient til kommunen. Kommunen anses som varslet når utskrivingsklarmeldingen er mottatt elektronisk eller er innstemplet i kommunens postmottak. Meldingen om utskrivingsklar pasient skalutformes slik at det klart framgår hvilke vurderinger og konklusjoner som er gjort i henhold til kriteriene for utskrivingsklare pasienter. For å kunne sende melding om at pasienten er utskrivingsklar må du først krysse av for at det er sendt søknad om kommunale tjenester. Dette gjør du vinduet «Sengepost rutiner», under arkfanen «PLO Informasjon». Videre åpner du fanen «Pasientoversikt» i samme vindu. Deretter krysser du av for utskrivingsklar og angir dato og hvilken lege som er ansvarlig for beslutningen om at pasienten er Utskrivingsklar før du lagrer opplysningene ved å trykke på lagreknappen nederst i vinduet. Dersom pasientens PLO-kommune ikke støtter elektronisk meldingsutveksling legger meldingen seg i journalen og kan skrives ut som papirkopi fra arbeidsgruppe for PLO-meldinger Side 10 av 14

13 Avmelde at pasienten er utskrivingsklar Dersom du vil avmelde at pasienten er utskrivingsklar fjerner du først avkryssinga i boksen for utskrivingsklardato. Deretter velges enten Ja for å stoppe en utskrivingsklarperiode for pasienten eller Nei hvis du vil slette hele markeringa. Du må så velge hvilken lege som er ansvarlig for avmelding av utskrivningsklar. Til slutt må du lagre innstillingene du har valgt. Side 11 av 13

14 Utskrivningsklar i papirversjon Utklipp som viser hva som skjer ved papirversjon av meldingene utskrivingsklar og avmelding av utskrivingsklar! Disse legger seg som et journaldokument og kan åpnes og skrives ut fra utskriftsjobb i arbeidsgruppe for PLO i vinduet Mine arbeidsoppgaver og sendes som brevpost til kommunen. Side 12 av 14

15 Utskrivningsrapport (ikke i bruk i UNN ennå pga forsinket utvikling) Meldingen Utskrivingsrapport opprettes ved å søke den opp via knappen for nytt dokument. Meldingen skal erstatte sjukepleierepikrise og pasientorientering ved utskrivelse eller utskrivningsblankett fra lege De felter og bokser som det registreres i Utskrivningsrapporten blir med i sendinga. Skjemaet godkjennes ved å høyreklikke i inne i skjemaet og sendes elektronisk ved godkjenning. Side 13 av 13

16 Utskrevet pasient Denne meldinga genereres automatisk ved registrering og lagring av pasientens utskrivelse i Dips. Dersom pasienten skrives ut som levende vil meldingen Utskrevet pasient genereres. Er pasienten registrert død i Dips før utskrivelsen genereres meldingen Utskrevet pasient med uttilstand som død. Det er ikke mulig å åpne og lese meldingen, meldingen vises i liste over sendte meldinger i korrespondanseloggen. Side 14 av 14