Multidoseimport. Sluttbrukermanual

Transkript

1 Multidoseimport Sluttbrukermanual

2 1 Innledning Mottak av meldinger Innhold i meldingen ordinasjonskort Multidoseimport og medisinkort i Gerica Bruk av Multidoseimport Brukerlisten i Multidoseimportbildet Brukere Midlertidig stopp Har institusjon Mottatt... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.2 Medikamentoversikt i Multidoseimportbildet Kolonnebeskrivelse Symboler for status Cave informasjon Tidspunkt Erstatningspreparater Import av ordinasjonskortet Import av medikameter Import av leger Tiltak, tidsplan og ruter Ruter Tidsplan fordelt til rute Endringshistorikk Dato Versjon Endring Utført av Oppdatert informasjon angående midlertidig stopp AMR Oppdatert informasjon og bilder angående punkt 5.2.2, samt AMR gjennomgang av teksten i manualen Oppdatert symbolene for status AMR Oppdatert kapittel AMR Oppdatert kapittel 1 og 7 AMR Oppdatert kapittel 1og 5 AMR 2

3 1 Innledning Multidoseimport er en tilleggsmodul til Gerica som benyttes for å sammenstille mottatt elektronisk ordinasjonskort fra apotek med medisiner som ligger i medisinbilde.. Ordinasjonskortene blir sammenlignet med brukernes medisinkort. Ved import av ordinasjonskort til brukers medisinkort, blir medisinkortet oppdatert. Nye medikamenter og/eller doseringer blir opprettet, og avsluttede medikamenter og/eller doseringer blir seponert. 2 Mottak av meldinger Apoteket mottar forording fra brukers fastlege, og sender ordinasjonskort elektronisk til Gerica. Ved oppstart av Multidoseimport vil apoteket sende ordinasjonskort på alle brukere som har multidose. Deretter vil de kun sende ordinasjonskort når forordnende lege har foretatt endring på brukers medikamenter eller ved generisk bytte av medikament. 3 Innhold i meldingen ordinasjonskort Hver melding inneholder følgende informasjon: Hvilken bruker meldingen gjelder for Ordinasjoner med o Medikament o Dosering o Tidspunkt Forskrivende lege Cave info Merknader 4 Multidoseimport og medisinkort i Gerica Medisinkortet i Gerica skal til en hver tid være oppdatert. Ved forordning av nye eller endringer på medikament og/eller dosering fra lege mellom multidoseleveringer, må dette føres manuelt inn på medisinkort i Gerica. Medikamentet eller doseringen vil komme på neste ordinasjonkort fra apoteket 5 Bruk av Multidoseimport For å åpne Multidoseimport, klikk på -knappen, velg Multidoseimport 3

4 5.1 Brukerlisten i Multidoseimportbildet Brukere Venstre side i Multidoseimportbildet viser oversikt over alle brukere som ligger i Multidoseimportlisten den ansatte har tilgang til å se. Dette styres av rolle på sikkerhetsprofilen. Brukere vil være på Multidoseimportlisten hvis en eller flere av følgende kriterier er oppfylt Bruker har en medisin i medisinkortet som er merket som multidose eller Bruker har tiltak X Multidose levere (Dette tiltaket skal stå på alle brukere som tjenesten mottar multidoseruller på) eller Bruker har mottatt ordinasjonskort som ikke enda er importert Nye ordinasjonskort fra apoteket vises med en konvolutt på bruker i Multidoseimportbildet. Ligger det flere ordinasjonskort på en og samme bruker som ikke er importert, vil det kun være nyeste kort som vises. Eldre kort vil automatisk settes til behandlet hvis kommunen mottar et nytt. 4

5 Avkrysningskolonnen «Mottatt» kan benyttes for å markere at multidoserullene fysisk er mottatt fra apoteket. Ved å hake av i boksen når rullen er sjekket mottatt fra apoteket, holder en oversikt over hvilke ruller som er mottatt. Ved ny forsendelse av multidoseruller, benyttes knappen listen. Dette vil fjerne alle haker som er satt i listen. for å nullstille Midlertidig stopp Har bruker midlertidig stopp på den tjenesten du er logget på med, varsles dette med eget ikon i brukerlisten. Ved å dobbeltklikke på ikonet, vises tjenestene dette gjelder for. Dersom tjenesten er stoppet er det ikke mulig å importere multidosen på denne brukeren. Importknappen er da grået ut. Når midlertidig stopp er opphevet blir knappen igjen aktiv. Det skal ikke importeres medisiner på brukere som ikke har aktive tjenester. Husk at medisinbildet også brukes av sykehjem og helsehus Institusjon Dersom bruker har institusjonstjeneste i kommunen (Korttids- eller lagtidsplass) vises det som et sengeikon ved siden av navnet på bruker. Det er ikke mulig å importere medisiner på bruker før 3 dager etter at tjenesten er avsluttet. Importknappen er grået ut på samme måte som for midlertidig stopp Mottatt melding Mottatt dato viser når ordinasjonskortet er mottatt fra apoteket, og Behandlet dato når ordinasjonskortet er importert til brukers medisinkort. NB! Det er viktig å følge med på mottattdato for ordinasjonskortet og sammenligne det med kortet på papir. 5.2 Medikamentoversikt i Multidoseimportbildet Ordinasjonskortet til bruker som er markert i brukerlisten på Mulidoseimportbildet, vises til høyre i bildet. 5

6 Medikamentene som ligger i Multidoseimportbildet er en sammeligning av informasjonen som kommer på det elektroniske ordinasjonskortet, og informasjonen som allerede ligger på brukers medisinkort. Symbolene for status på medikametet viser resultatetet av denne sammenligningen, se pkt Hovedregelen er at det er ordinasjonskortet på papir som er «master» og medisinbildet vil oppdateres for å stemme overens med dette ved import av ordinasjonskortet. Hver dosering for et medikament ligger som en egen linje i oversikten Kolonnebeskrivelse Beskrivelse av kolonner i multidoseimportbildet Forteller om en rad skal importeres eller ikke, se pkt 6.1 Status, se pkt Medikament Merknad for medikamentet Startdato for medikamentet/dosering Seponeringsdato for medikament/dosering Tidspunkt for medikamentet/doseringen, se pkt Viser dosering for medikamentet Ukedager når medisinen skal tas. 6

7 5.2.2 Symboler for status Kolonne status forteller hva som vil bli gjort med det enkelte medikament/dosering ved import av ordinasjonskortet til brukers medisinkort Doseringen er uforandret - Medikament/dosering på ordinasjonskortet er identisk med det som ligger på medisinkortet Nytt medikament/dosering vil bli registrert i Gerica - Nytt medikament eller dosering på ordinasjonskortet som ikke ligger på medisinkortet. Medikament/dosering vil bli startet opp ved import. Medikament/doseringen vil bli seponert i Gerica - Medikament/dosering er registrert på medisinkortet i Gerica, men ligger ikke på ordinasjonskortet. Vil bli seponert ved import. Uendret dosering, men merknaden er endret - Merknaden er endret i forhold til merknad som er registrert i Gerica. Ved import vil opprinnelig dosering bli seponert, og ny dosering med ny merknad bli startet opp. Doseringen er registrert manuelt i Gerica som multidosemedikament, men ligger ikke på ordinasjonskortet.hak av linjen dersom medikamentet skal seponeres.. - Medikamentet er merket som multidose i Gerica, og multidosemerking vil bli fjernet ved import dersom det er satt hake foran ikonet. Da endres symbolet til dette symbolet må følges. og forklaringen på Medikamentet er registrert i Gerica, men finnes ikke på ordinasjonskortet. Hak av linjen om det skal seponeres - Medikamentet er reigstrert manuelt i Gerica uten hake for multidose.. F.eks registrert inn mellom to multidosebestillinger. Vil i utgangspunktet ikke bli seponert, men kan seponeres om det hakes av for dette ved import. Når medikamentet kommer inn på multidosekortet og ligger en gang til i sammenstillingsmodulen med medikamentet seponeres. skal det manuelt registrerte Utsolgt fra apoteket. Hak av linjen om det skal seponeres - Når et medikament er utsolgt fra apoteket så erstattes dette normalt med et annet medikament. Dette fremkommer vanligvis som en kommentar på medikamentet. Den som gjør importen må derfor avgjøre om medikamentet skal seponeres eller ikke. 7

8 NB! Dersom et medikament er lagt inn manuelt før man mottar nytt ordinasjonskort elektronisk, vil dette medikamente ligge dobbelt i sammenstillingsmodulen når det mottas nytt ordinasjonskort hvor den medisinen er med. Da er det viktig å sette hake for å seponere den manuelle registreringen med symbol medisinbildet. slik at medikamentet kun kommer opp en gang i Cave informasjon Er det registrert caveinformasjon på ordinasjonskortet vil brukers medisinkortet oppdateres med denne informasjonen når ordinasjonskortet importeres Tidspunkt På ordinasjonskortet er det spesifisert tidspunkt på alle doseringer. Som oftest vil det kun være en dosering innen hvert tidsgruppe og da vises tidsgruppene Inneholder et ordinasjonskort et medikament med to doseringer innenfor samme tidsgruppe, vil det ikke vises tidsgruppe, men i stedet klokkeslett for doseringene 8

9 Dette vil vises som klokkeslett i tidsintervall på medisinkortet i Gerica 5.3 Erstatningspreparater Apoteket bytter ofte ut et medikament med et annet med samme virkestoff. Dette vil resultere i at det opprinnelige medikamentet seponeres og det nye opprettes som et nytt medikament. Apoteket vil i hovedsak merke disse endringene med hvilke medikament det er en erstatning for. 6 Import av ordinasjonskortet 6.1 Import av medikameter Ordinasjonskortet for den enkelte bruker kontrolleres og eventuelle endringer på avhuking for import av medikamenter/doseringer er gjort, utføres import av ordinasjonskortet ved å trykke på -knappen Etter import av ordinasjonskortet vil brukers medisinkort være oppdatert med informasjonen som har kommet inn på ordinasjonskortet. Unntaket er medikamenter hvor det ikke er haket av for import, disse vil ikke bli berørt. Ordinasjonkortet er nå behandlet, og konvolutten blir borte. Etter import av et ordinasjonskort, vil neste brukers ordinasjonkort automatisk komme opp i Multidoseimportvinduet. 6.2 Import av leger Når ordinasjonskortet blir importert, sjekkes det om alle forordnende leger på ordinasjonkortet er registrert i legekartoteket i Gerica. Legens HPR-nummer er nøkkelen som benyttes for å sjekke dette. Hvis en forordnende lege ikke er registrert i Gerica, eller er registrert uten HPR-nummer, vil legen automatisk bli importert til legekartoteket. 7 Tiltak, tidsplan og ruter Ved registrering av tiltak for medisinadministrasjon skal følgende rutiner følges: Alle brukere som har multidose skal ha tiltaket «X Multidose levere». Der man leverer ut hele multidoserullen skal tiltaket Multidose levere ha tidsplan og prosedyrebeskrivelse for når og hvordan dette skal skje. Der man gir ut enkeltdoser/dagsdoser skal det i tillegg legges til et annet aktuelt medisintiltak, f.eks Gi medisin eller Medisiner tilsyn med at de er tatt. Da skal tidsplan og prosedyrebeskrivelse ligge knyttet til dette tiltaket. Tiltaket Multidose levere ligger uten tidsplan dersom man ikke tar med hele rullen ut. Tiltaket Multidose levere ligger med tidsplan og prosedyre dersom man tar med ny rull ut og f.eks låser det inn i medisinskrin eller fyller medisindispenser hos bruker. 9

10 7.1 Ruter Dersom kommunen genererer arbeidslister og fordeler oppdrag til ruter, vises rutene i Multidoseimportbildet. Dette vil forenkle arbeidet med å sortere multidoseruller til rett rute. Det må benyttes tiltaket for multidoseutlevering under tjenesten hjemmesykepleie Multidose levere for å få opp rutene i Multidoseimpotbildet. Tiltak for multidoseutlevering med tidsplan. 7.2 Tidsplan fordelt til rute Rute som oppdraget multidoseutlevering skal fordeles til, settes inn på tidsplan. 10