MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Mandag 4. desember 2017 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 1515. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Truls Wadd (Ap) Haakon Andreas Alm (H) Følgende varamedlem møtte: Arne Andreassen (PP), første vara for Ap, Sv og PP. (ingen vara innkalt for Haakon A. Alm pga. forfall samme dag) Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sak 60), oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen (sak 61) og utøvende revisor Berit Bøhn (sak 61). Sekretariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 58/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 06.11.2017 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 06.11.2017 godkjennes. SAK NR. 59/2017 KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT: OPPGAVER OG FORVENTNINGER 2017-2020 (NY AVTALEPERIODE) Sekretariatet ved Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalgets sekretariat sin presentasjon av oppgaver og dialog omkring forventninger knyttet til inngått avtale tas til orientering. 1
2. Kontrollutvalget ber sekretariatet styrke sitt arbeid tråd med fremlagt forslag, innenfor følgende områder: a) Oppfølging av politiske vedtak: Gjennomgang av kommunestyrevedtak 2015-2017 og formannskapsvedtak 2017). Følges opp i løpet av 1. kvartal 2018. b) Eksterne tilsyn: Presentere oversikt over gjennomførte tilsyn siste årene og tilrettelegge beslutningsgrunnlag for å vurdere oppfølging av tilsynsrapporter. Følges opp i løpet av 1. halvår 2018. c) Løpende risikoanalyser: Kartlegging av og presentasjon av utvalgte «kommuneanalyser». SAK NR. 60/2017 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OM BARNEVERNETS MEDVIRKNING TIL FOREBYGGENDE BARNEVERNSARBEID Forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte rapporten og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ga uttrykk for at man forventet en høyere svarprosent på spørreundersøkelsen som var gjennomført (av 18 som ikke besvarte er 7 ansatt som ledere i Stange kommune). INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapportens hovedkonklusjon til orientering: Barneverntjenesten i Stange kommune, som enhet, medvirker i liten grad til det forebyggende barnevernsarbeidet i andre tjenesteområder. Dette synes delvis å skyldes at Stange kommune har valgt en organisering av tidlig innsats-arbeidet med Stangehjelpa som sentral lavterskelaktør som bistår øvrige tjenester med hjelp og støtte på ulike nivåer. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger: Barneverntjenesten bør utvikle tiltak som ivaretar kontroll med at øvrige rutiner blir fulgt, blant annet sjekklister eller lignende. Barneverntjenesten bør få en avklaring eller lage en rutine som medfører at barnevernlovens 6-7 a blir ivaretatt der hvor barneverntjenesten mottar melding fra flere enn én melder, hvor én eller flere er offentlig 2
tjenester, slik det er beskrevet i saksbehandlingsrundskrivets kap. 4.2, andre avsnitt. Barneverntjenesten bør vurdere å inkludere relevante tjenester i evalueringen av akuttsaker. Barneverntjenesten bør ta initiativ til å utvikle en prosedyre for formidling av informasjon om barnevernstiltak til aktuell tjeneste i forbindelse med overgang fra barnehage til skole og mellom skoler der hvor dette synes nødvendig og det er innenfor taushetsplikten. Slike rutiner bør samstemmes med overgangsrutinene for barnehage- og skoleområdet. Barneverntjenesten bør vurdere å gå i dialog med frivillige lag og organisasjoner med hensyn til å få etablert bedre samarbeid ut mot andre aktører som også arbeider med barn og unge. 3. Kommunestyret ber kontrollutvalget følge opp rapporten. SAK NR. 61/2016 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2017 REVISJONSRAPPORT INTERIM Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Tommy Pettersen og utøvende revisor Berit Bøhn orienterte og svarte på spørsmål. Revisors interimrapport til kommunen (brev av 28.11.2017 fra Hedmark Revisjon IKS) ble delt ut i møtet. Revisors orientering om status for revisjon av kommuneregnskapet for 2017 og presentasjon av revisjonsrapport interim, tas til orientering. SAK NR. 62/2017 YTRINGSFRIHET OG VARSLING I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNER (REVIDERT VEILEDER) Sekretariatet ved Ole Kristian Rogndokken presenterte veilederen. 1. Kommunens Sentralforbund sin veileder Ytringsfrihet og varsling tas til orientering. 2. Veilederen legges til grunn for kontrollutvalgets dialog med rådmannen omkring temaene, jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 19/2017. 3
SAK NR. 63/2017 MØTEPLAN FOR 2018 Møteplan for kontrollutvalget for 2018 fastsettes slik: Torsdag 25.01. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.03. 2018 kl. 0830 Torsdag 03.05. 2018 kl. 0830 (årsregnskap) Torsdag 21.06. 2018 kl. 0830 Torsdag 06.09. 2018 kl. 0830 Tirsdag 16.10. 2018 kl. 0830 Torsdag 15.11. 2018 kl. 0830 Mandag 17.12. 2018 kl. 0830 SAK NR. 64/2017 REFERATSAKER 1. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen 2018 2. Saksliste kommunestyrets møte 22.11.2017 3. Saksfremlegg kommunestyrets sak 98/17, sak: Eiermelding del 1 Avklaringer 4. Møtegodtgjørelse 2. halvår 2017 Kontrollutvalget 5. Diverse avisartikler 6. Brev fra advokat vedr. tidligere behandlet sak i kontrollutvalget 7. Henvendelse vedr. tomtesak 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Møtet ble lukket under behandlingen av referatsak 6 og 7, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Vedr. referatsak 6: Udatert brev fra advokat ble delt ut i møtet. Vedr. referatsak 7: Henvendelse av 01.11.2017 ble delt ut i møtet. 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Vedr. referatsak nr. 1: Kontrollutvalgets medlemmer inviteres til Kontrollutvalgskonferansen 2018. 3. Vedr. referatsak nr. 7: Rådmannen inviteres til å orientere om kommunens håndtering av saken. Stange, 4. desember 2017. Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Stange, 4. desember 2017. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4
NESTE MØTE Dato: Torsdag 25. januar 2018 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker: Hedmark Revisjon IKS: Sammenligning av revisjonskostnader mellom kommuner (benchmarking), Avregning 2017 og Status for selskapet/utvikling Arbeidsmiljøet for ansatte og tillit og omdømmebygging i barnevernet (KUsak 18/17) Statistikk vedr. integrering av innvandrere i Stange kommune (KU-sak 38/17) Henvendelse vedr. tomtesak orientering v/rådmannen (KU-sak 64/17) Orientering om tilsynsrapport: Fylkesmannens tilsyn med rus og psykiatri (ROP)-pasienter (KU-sak 49/17) Saker til senere oppfølging: Mobbing i skolen (KU-sak 55/17, første kvartal 2018) Informasjonssikkerhet og ny personopplysningslov (KU-sak 54/17, første kvartal 2018) Personalsak status (KU-sak 54/17, i løpet av første halvår 2018) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til våren 2018) Oppfølging av to revisjonsrapporter fra 2014 vedr. innkjøp Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) - 1. halvår 2018 Presentasjon av eiermeldingen del 1 og del 2 og status for eierskapssekretariatet (KU-sak 37/17, KU-sak 11/17) - 1. halvår 2018 Presentasjon av intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 13/16) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Kommunens tjenestebiler oppfølging av kommunestyrets forutsetninger om innsparinger (KU-sak 66/16) Det kommunale risikobildet (rapport fra KS/Deloitte) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Bestillinger til sekretariatet: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 59/17) Eksterne tilsynsrapporter - kartlegging (KU-sak 59/17). Løpende risikoanalyser presentasjon av utvalgte kommuneanalyser (KUsak 59/17) Årlige saker: Årsrapport 2016 virksomhetenes egenbeskrivelse Presentasjon av kommunens KOSTRA-hefte (høsten) Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: Tidlig innsats og spesialundervisning (KUsak 56/17) 5