HVORDAN FÅ EFFEKTIVISERING UT AV DIGITALISERINGEN? Bent A. Eriksen Business Process Consultant bae@canonsenteret.no +47 915 52 781 1
Digital utvikling Økt mengde digital informasjon hver dag Nye brukermønster Teknologidrevet utvikling Nye krav og regler for håndtering 2 Økte krav til sikkerhet
Svekket tillit i en digital verden «Selv om vi i Norge gjerne vil være først ute med å omfavne ny teknologi, er utviklingen ikke udelt positiv. 3 Folk er i økende grad skeptiske til innhold fra merkevarer på sosiale medier, de er bekymret for all informasjonen næringslivet har samlet om dem og opplever ikke alltid teknologien som en fordel.» Kilde: TNS-undersøkelsen Connected Life 2017
Frykt og digital sikkerhetskultur Frykt for digitale trusler hindrer effektiv digitalisering 33% sier at de har latt være å bruke digitale tjenester av frykt for slike trusler 4 Samfunnet trenger mer kunnskap om digital sikkerhetskultur Kilde: nettvett.no / norsis.no
Informasjonssikkerhet Fake news, identitetstyverier, spektakulære sikkerhetsbrudd og ikke minst GDPR er blitt en del av det offentlige ordskiftet. Informasjonssikkerhet har blitt et brennhett tema som berører oss alle. 5 Kilder: NRK, Dagbladet, E24, Universitas
Type informasjon 10-30% strukturert 70-90% ustrukturert 7 Databaser ERP, CRM, fagapplikasjoner Lagring lokal PC, fellesområdet, skyløsninger, e-post og papirarkiv
Mappestruktur Kontrakter 2017 2018 8 Kunde 1 Kunde 2 Kunde 3 Leiekontrakt_Olsen_shipping_100418_v2.docx Olsen_shipping_leieavtale_180410_v2.docx
Mappestruktur Kunde1 Kontrakter Tilbud 9 Kjøpekontrakter Leiekontrakter Utgåtte kontrakter
Digitaliseringsprosessen EFFEKTIVISERE ANALYSERE AUTOMATISERE 10 STRUKTURERE DIGITALISERE IDENTIFISERE KARTLEGGE
Metadata Data som beskriver innhold og egenskaper 11 ISO 15489 Data describing context, content and structure of records and their management through time
Metadata God oversikt og kontroll Lik arkivering for alle Entydig struktur Samhandling Enkelt å søke Mulighet for trunkert søk 12 Knytte innhold til prosesser Varsling og oppfølging Styre tilganger og sikkerhet Obligatorisk vs. frivilling Rydde og sletterutiner
Automatisere digitaliseringen Brukere og roller Type dokumenter Arbeidsprosesser Metadata verdier 13 Bulk import Gjennom analyser Klassifisering Dokumentinnhold
Prosessen IMPORT ANALYZE VERIFY EXPORT Interface incoming data stream Document processing engine Keying and indexing environment Interface outgoing data stream IDR Solution Platform SERVER COCKPIT System and data administration DESIGNER Solution and application configuration 15
Strukturert digital dokumentplattform HR/PERSONAL KONTRAKT HMS/KS ØKONOMI 18 LOGISTIKK ADMINISTRASJON PROSJEKT KUNDE
Digitalt kontraktarkiv 19
Digitalt prosjektarkiv 20
Økonomi 22
Administrasjon 23
Strukturert og automatisert håndtering av tolldokumenter 24
Manuell prosess for tolldokumenter SPEDITØR Personlig e-post Tolldeklarasjon 25 Deklarasjonsoversikt Utarbeide grunnlag for innberetning av innførselsmerverdiavgift
Ny skattemelding fra 01.01.2017 27
Overordnet systemskisse tolldeklarasjoner Papirdokument fra speditør Verifisering E-post fra speditør Overvåket import mappe Tolkning Digitalt Arkiv 28 1. Therefore overvåker e-post for tolldeklarasjon import (toll@kunde.no) 2. PDF vedlegg på e-post og skannede dokumenter lagres til en monitorert importmappe 3. Løsningen tolker nøkkel data fra tolldeklarasjonen (defineres) 4. Tolldeklarasjoner blir automatisk lagret i det elektroniske dokumentarkivet. 5. Manuell verifisering av nøkkel data, hvis avvik.
Overordnet systemskisse kontroll mot deklarasjonsoversikten Deklarasjonsoversikt lastes ned fra Altinn til overvåket mappe Arkiverer Deklarasjonsoversikten i egen kategori Avstemmer nøkkel data Tolldeklarasjoner som samsvarer med deklarasjonsoversikten blir merket Beregningsgrunnlag sendes på e-post som liste med avvik sendes på e-post 29
Digital arkivering av tolldeklarasjonene 30
Rapport og beregningsgrunnlag i Excel format på e-post 31
Digital HR 32
Eksempel rekrutteringsprosess (personalinformasjon) Kravstilling Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandlinger Kontrakt 33
Eksempel rekrutteringsprosess (ustrukturert) Søknader Attester CV Kravstilling Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandling er Kontrakt 34
Eksempel rekrutteringsprosess (strukturert) Søknader CV-er Referanser Attester Kravstilling Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandlinger Kontrakt 35 Kontrakter Vitnemål Kursbevis Referater
Eksempel rekrutteringsprosess (strukturert) Kravstilling Søknader CV-er Referanser Attester Annonsering Mottak av søknader Intervjuer Innstilling Forhandlinger Kontrakt 36 Kontrakter Vitnemål Kursbevis Referater
Digital HR innfasing, forvaltning og utfasing 37
Digital HR direkte arkivering fra Word 39
Digital HR enkel arkivering av e-post 40
Document Name 42 16/04/2018
Strukturering av ustrukturerte data 44 FLEKSIBILITET SIKKERHET SYNLIGHET ENKELHET PRODUKTIVITET
45
Veien videre? 54