EVALUERING AV VIKARTJENESTEN I ALTA KOMMUNE

EVALUERING AV VIKARTJENESTEN I ALTA KOMMUNE Oktober 2010 1

Forord: De økonomiske utfordringene i sektoren krever en bedre samordning i bruken av vikarer. Som en følge av dette var en av sektorens hovedprioriteringer for 2008 er å etablere en vikarpool basert på kommunestyrevedtak 31.03.08 (og av notat av 6.april fra rådmannen: Budsjett 2008- detaljering.) Vikartjenesten ble etablert 01.02.09 med 4 ansatte. Per 01.09.09 var alle 12 ansatte begynt. Denne evalueringen baseres på målene som ble satt før etableringen. I forhold til økonomi har vi sett på egen statistikk og utvalgte regnskapsdata. Andre metoder som er brukt er spørreskjema som er sendt ut til virksomhetsledere, stedsfortredere, gruppesykepleiere og andre som melder vikarbehov til Vikartjenesten. 2

1. Innholdsfortegnelse: 2. Forord... s 2 3. Vikartjenestens organisering S 4 3.1.Kravspesifikasjon som ble satt ved etableringen.s 5 3.2.Avgrensninger og unntakelser.s 5 3.3.Lønn s 6 3.4.Sykefravær i Vikartjenesten s 6 3.5.Turnusordning.s 7 4. Målsetting for etablering av Vikartjenesten. s 8 5. Resultatmål...s 10 6. Etterspørsel/kapasitet... s 11 7. Økonomi.. s 12 8. KONKLUSJON og veien videre s 14 3

3. Vikartjenestens oganisering: Vikartjenesten er en egen virksomhet i Omsorgsavdelinga, med 13 årsverk (6 sykepleiere + 6 hjelpepleiere + leder). Alle de ansatte har 100 % stilling med dag - og aftenvakter, samt arbeid hver 3.helg. Vikartjenesten har ikke hatt nattevakter. Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Hjelpepleier 3 3 4 3 3 1 1 dag Sykepleier 3 3 4 3 3 1 1 dag Hjelpepleier 2 1 2 2 1 1 1 kveld Sykepleier 2 1 2 2 1 1 1 kveld Bemanningsplan per uke (tilsvarer noenlunde 2 sykehjemsavdelinger) Arbeidsgrupper: Vikartjenestens 12 ansatte er delt inn i 3 arbeidsgrupper; Turnus-, miljø- og HMS gruppe. Hver gruppe har sitt spesielle ansvarsområde, og har fast 2 møter i hver turnusperiode på 6 uker. Møtene er innbakt i turnusen. Base: Fra oppstart har leder hatt kontor i Omsorgsavdelingas administrasjon. Møter: Vikartjenesten har satt opp møteplan ferdig for et kalenderår. Her er møtene til de forskjellige arbeidsgruppene satt opp, samt personalmøter (1 gang per 6 uke) og tidspunkt for medarbeidersamtaler. Denne organiseringen er både leder og de ansatte fornøyd med. Det første året hadde vi møtene på forskjellige møterom (alt etter hvor vi fikk plass), det siste halve året har vi hatt møtene på Ekornsvingen Sykehjem. 4

3.1 Kravspesifikasjon som ble satt ved etableringen Krav: - Vikartjenesten skal kun dekke korttidsfravær i inntil 5 dager. I spesielle tilfeller kan vikaren leies inn for en lengre periode. For eksempel ved terminalpleie i hjemmet, eller ved nye prosjekter innenfor sektoren. - Helgevaktene tildeles på torsdager. - I forbindelse med ferieavvikling fordeles de ansatte rundt til de ulike virksomhetene (sykehjem, hjemmesykepleie og omsorgsboliger). Tidsperiode på hver virksomhet avtales etter møte med de ansatte. Alt fra 1 til 3 uker. - Vikartjenesten blir å organisere bruken opp mot ekstern vikarbyrå. All behov/bestilling av vikar for korttidsleie og kompetanse blir organisert av den kommunal vikartjeneste. - Vikartjenesten vil være behjelpelig med rekruttering av vikarer til sektoren, samt være kontaktperson for ferievikarer ect. En annen naturlig funksjon blir administrering og koordinering av ferievikarer. Vurderinger: Ut fra tilbakemeldinger fra virksomhetene ute ønsker vi med fremtidig drift å iverksette følgende tiltak: - fortrinnsvis dekke korttidsfravær inntil 5 dager, men kunne leie opptil 4 årsverk til vikariater inntil 3 måneder. Spesielt sykepleiere. - Sykepleier til helg kan tildeles mandag - Helgevakter tildeles onsdager - Vikartjenesten fortsetter organiseringen opp mot bruken av ekstern vikarbyrå. - Vikartjenesten er behjelpelig i organisering og rekruttering av ferievikarer til Omsorgsavdelinga. 3.2 Avgrensninger og unntakelser - Helse-, Omsorg- og Bistand er alle avdelinger som har stort behov for en vikartjeneste. Vikartjenesten vil ved etableringen omfatte sykehjem, hjemmetjeneste og omsorgsboliger. - Det leies kun inn vikar for de ansatte i Vikartjenesten etter arbeidsgiverperioden. Det leies ikke inn ferievikarer for de ansatte i Vikartjenesten. 5

- Vikartjenesten vil ikke kunne tilby utplasseringer i forbindelse med arbeidsutprøvinger eller lignende. - Vikartjenesten vil ikke kunne ta imot elever/studenter Det er hovedsakelig Omsorgsavdelinga som har brukt Vikartjenesten. Vi har under pandemiberedskap og ved ferieavvikling leid ut sykepleiere til Legevakta. Forespørsler fra Legevakt og sykestue er på kun sykepleiere. De har i perioder leid inn personell fra ekstern vikarbyrå. 3.3 Lønn De ansatte i 100 % stillinger i vikartjenesten fikk kr. 30 000,- i tillegg til ordinær lønn ved ansettelse. Tilleggslønn gis som en kompensasjon for; - Fleksibilitet - Uforutsigbarhet - Mobilkostnader (det meste av kommunikasjonen mellom leder og de ansatte vil være på telefon) - Økte kostnader i forhold til bil. Arbeidsplassen til de ansatte blir fra Elvebakken Sykehjem i øst til Kåfjord sykehjem i vest. (21,5 km i avstand) Tilleggslønnen er lagt til ordinær årslønn og spises opp etter hvert av lønnsforhandlinger, slik at de ansatte har per juli 2010 mellom 10 000,- til 20 000,- i ekstra lønn. Leder for Vikartjenesten ser det som mer fordelaktig å gi de ansatte en kompensasjon per vakt de faktisk gikk, slik at kompensasjonen ble reell. Da fikk man ved egenmeldinger, sykemeldinger og annet fravær kun ordinær lønn. 3.4 Sykefravær i Vikartjenesten Sykefraværet i Vikartjenesten har vært høyt siden 3 kvartal i 2009. 1.kvartal 2009: 5 % 2. kvartal 2009: 9,7 % 3. kvartal 2009: 15,9 % 4. kvartal 2009: 23,17 % Totalt for 2009: 15.7 % 1. kvartal 2010: 22,37 % 2. kvartal 2010: 11,28 % 6

3. kvartal 2010: 6 % Fra 3 kvartal 2009 skyldes det meste av sykefraværet langtidssykemeldinger hos 4 arbeidstakere. Sykefraværet hos disse skyldes spesielle sykdomstilstander som var tidsbegrenset. Sykefraværet for 2 kvartal 2010 ble halvert i forhold til 1 kvartal, og vi anser oss nå som godt etablert, og har gode rutiner for oppfølging ved fravær. På siste HMS møte ser vi 5 % sykefravær som et realistisk mål for vår virksomhet for kommende periode. 3.5 Turnusordning De ansatte i Vikartjenesten har ønsketurnus. Det innebærer at de i større grad har mulighet for å påvirke sin egen arbeidstid. En gruppe med fire ansatte har ansvar for å ta imot ønskene fra alle ansatte, og sette vaktene inn i en turnusplan for kommende turnusperiode 4. Måloppnåelse for Vikartjenesten 7

Evalueringsskjemaet som ble sendt ut til brukerne av Vikartjenesten er basert på målene som ble satt ved etableringen av Vikartjenesten. 13 besvarelser kom inn hvor 5 er ledere/stedsfortredere, 1 prosjektleder, 6 sykepleiere og 1 hjelpepleier. 1. Redusere kostnader, blant annet i overtid og bakvakter Pluss: De fleste av lederne som har svart mener at overtidsbruken er redusert etter etableringen. Minus: Tilbakemeldinger går på at kapasiteten ikke er god nok i forhold til etterspørsel, og dermed utløses overtidsbruken i noen tilfeller. 2. Se på sammenhenger i bruken av vikarer Pluss: Vikartjenesten har fått etter hvert god innblikk i situasjonen på de forskjellige virksomheter. Minus: For liten kapasitet hos Vikartjenesten til å dekke spesielt behov for sykepleier og helg. 3. Koordinere den totale vikarbruken i Helse og Sosial, inkludert kjøp av vikarer Pluss: All bestilling til ekstern vikarbyrå går gjennom Vikartjenesten. Vikartjenesten vurderer ved hver bestilling om vi kan dekke vikarbehovet hos virksomheten som melder behovet. Minus: Koordineringen gjelder kun omsorgsavdelinga, kun bestilling til ekstern vikarbyrå for hele sektoren. 4. Ha stabile vikarer Pluss: Det å ha kjente vikarer som kan gå inn ved korttidsfravær oppleves som positivt for virksomhetene. Prosjektene hvor spesial opplæring er nødvendig har vi veldig positiv erfaring ved å ha vikarer som kan gå inn på kort varsel. Minus: Virksomhetene er redd for å miste egne stabile vikarer hvis disse får for lite vakter. Deltidsansatte er redd for å ikke få muligheten til å ta ekstravakter i like stor grad som før etableringen av Vikartjenesten. 5. Redusere den enkelte leders bruk av tid til administrasjon i forhold til fravær Pluss: 9 av 13 i evalueringen mener at tiden til administrering er blitt mindre etter etableringen. 8

Minus: Hvis kapasiteten er for liten hos Vikartjenesten må den enkelte leder bruke tid til å finne vikar. 6. Redusere sykefraværet Pluss: Vanskelig å vurdere hvordan Vikartjenesten har påvirket sykefraværet, da man har flere faktorer som påvirker fraværstallet. Tallene under viser at sykefraværet i omsorgsavdelinga totalt sett har vært stabilt lavere i 2010 enn i 2009. Bl.a. har kvalitetskommuneprogrammet hatt sterkt fokus på å redusere sykefraværet. Sykefraværet i Omsorgsavdelinga totalt har hatt denne utviklingen: 2. kvartal 2009 13,17 % 3. kvartal 2009 15,45 % 4. kvartal 2009 14,89 % 1. kvartal 2010 12,7 % 2. kvartal 2010 12,2 % 3. kvartal 2010 12,5 % 7. Mindre opplæring Pluss: I prosjekter hvor spesial opplæring er nødvendig ser man effekten av å ha kjente vikarer. Vikartjenestens ansatte har også gitt opplæring til nye vikarer og ansatte fra ekstern vikarbyrå. Minus: De fleste mener at det ikke blir brukt mindre tid på opplæring. Dette skyldes av virksomhetene aktivt må rekruttere vikarer til helgevakanser, så hver virksomhet er avhengige av å ha en egen vikarpool. 9. Få økt kompetanse og kvalitet på tjenestene i organisasjonen, ha kvalifisert personalet Pluss: Flertallet (9 av 13) mener i besvarelsen at kvalitet på tjenesten til brukerne (pasientene) har økt (spesielt i prosjektene), og at det er positivt for tjenesten å få fagpersonell på kort varsel. Pasienter har utrykt at det er positivt å møte det samme personalet i institusjon og i hjemmesykepleien. Har flere i Vikartjenesten med videreutdanning innen for eksempel psykiatri/geriatri, og denne kompetansen har vært viktig i forhold til demensomsorgen. Leder av Vikartjenestens merknader på tilbakemeldingen ovenfor kommer frem i konklusjons delen. 9

5. Resultatmål Vi forventer at etableringen av Vikartjenesten skal: - gi en attraktiv arbeidsplass (Vikartjenesten) - gi en arbeidsplass med godt omdømme (Vikartjenesten) - ha sykefravær på under 5 % (i Vikartjenesten) - ha en turnover på mindre enn 2 % (stabil personalgruppe i Vikartjenesten) - i løpet av første driftsår (2009) gi sektoren en sparingseffekt på 3 million brutto, 1 million netto gjennom egen avtale med eksternt byrå, samt bedre organisering i forhold til vikarbruk. - bedre koordineringen angående bruken av vikarer i dagens omsorgsavdeling I forbindelse med medarbeiderundersøkelsen som ble utført mai 2010 trives de ansatte, og omdømmet er i positivt. Vi har ikke klart målet med sykefravær på under 5 %, men mener dette målet er realistisk for kommende periode. Ingen har sluttet i Vikartjenesten, så ingen turnover. 3 sykepleiere er i per tiden i svangerskapspermisjon. Sparingseffekten vil vi se nærmere på i eget punkt senere. 10

6. Etterspørsel/kapasitet: Nedenfor er en oversikt over vaktforespørsler til Vikartjenesten fra oktober 2009 til og med juni 2010. Antallet er delt inn i 6 deler; full kapasitet, tilgjengelig kapasitet, vaktforespørsler totalt, vakter solgt, dekningsprosent i forhold til tilgjengelig kapasitet og dekningsprosent i forhold til forespørsler. I tillegg er det kommet forespørsler på mail og telefon som kan være utelatt i oversikten. Vaktforespørsel og kapasiteten til Vikartjenesten: Full kapasitet Tilgjengelig kapasitet Forespørsel: Vakter solgt: OKT 2009 NOV 2009 DES 2009 JAN 2010 FEB 2010 MARS 2010 APRIL 2010 MAI 2010 JUNI 2010 Dekning i fht tilgjengelig: Dekning i fht forespørsler: 238 175 253 168 96 % 66,4 % 239 145 264 137 94,5 % 51,9 % 206 131 215 125 95,4 % 58,1 % 214 151 245 145 96 % 59,1 % 213 161 228 157 97,5 % 68,9 % 228 168 316 167 99,4 % 52,8 % 191* 148 250 145 98 % 58 % 195* 173 257 167 96,5 % 64,9 % 186 167 165 98,8 % Forklaring til oversikt ovenfor: Full kapasitetsutnyttelse: antall vakter som er det ordinære kapasiteten ved full drift. (før fravær som ferie, barn syk, egenmelding, sykemelding, permisjon) * 2 vikariater ikke dekt opp med vikar, ble ansatt i juni 2010. Tilgjengelig kapasitet: Kapasiteten som er tilgjengelig med fratrekk av all fravær. Forespørsler: det totale antall vikarbehovet som er registrert hos Vikartjenesten Vakter solgt: antall vakter som er solgt Dekningsprosent i forhold til tilgjengelig: Antall vakter solgt ut fra det som er tilgjengelig. Dekningsprosent i forhold til forespørsler: dekning i forhold til all forespørsel En kan ikke vektlegge disse tallene alene i en vurdering, da ikke all vikarbehov er registrert hos Vikartjenesten. Det skyldes blant annet hvis melder allerede vet at vi ikke har vikar 11

tilgjengelig, eller vikarbehov er ikke notert ned av Vikartjenesten. En annen viktig faktor her er hvis Vikartjenesten har hatt full kapasitetsutnyttelse vil dekningsgraden vært betraktelig høyere. Kapasitetsutnyttelsen er redusert på grunn av fravær (ferie, egenmelding, sykemelding, permisjoner, barn syk, kurs m.m). 7. Økonomi Prosjektbeskrivelsen hadde som resultatmål at tjenesten skulle gi en sparingseffekt på 3 mill.kr. Dette er senere justert til 1 mill.kr. netto, noe som ble innarbeidet i sektorrammen. Oversikt vikarbruk Omsorgsavdelinga: Periode Total vikarbruk bto* Overtid Vikarbyrå ekstern Okt. 08 mars 09 7.920.000 1.252.000 2.123.000 Okt. 09 mars 10 8.890.000 1.099.000 1.011.000 Mars 09 sept. 09 9.723.000 1.403.000 3.343.000 Mars 10 sept. 10 12.113.000 1.726.000 1.923.000 * Brutto vikarutgifter ikke korrigert for refusjoner. Inkluderer ikke kjøp av vikartjenester Vi ser at totalt vikarbruk i omsorgsavdelingen er økt etter at vikartjenesten kom i drift. Dette er overraskende, og ikke i overensstemmelse med det reduserte sykefraværet i samme periode. Årsaken kan være at dette er brutto tall. Korrigert for trygderefusjoner kan bildet bli noe annet. Det har dessverre ikke vært mulig å få til korrekte tidsavgrensinger på refusjonene. Bruken av overtid er noenlunde konstant før og etter etableringen. Bruk av eksternt vikarbyrå er vesentlig redusert. Målsetningen om en netto innsparingseffekt i millionklassen er ikke nådd. Muligens har det vært en viss innsparing, men den er svært vanskelig å konkretisere. Regnskap vikartjenesten 2009 01.01-30.09.10 Lønn 4.764.982 4.930.991 Annen drift 56.211 16.006 Sum utgifter 4.821.193 4.946.997 Refusjoner 387.322 460.548 Internsalg 3.337.800 4.034.350 Sum inntekter 3.725.122 4.494.898 Netto utgifter 1.096.070 452.099 I etableringsåret 2009 hadde vikartjenesten isolert sett en netto utgift på 1,1 mill.kr. Dette er naturlig i og med at innfasingen av tjenesten varte i ca. ½ år, og at man hadde full drift i kun 4 måneder. Den regnskapsmessige nettoutgiften for 2010 skyldes etterslep på refusjoner. 12

Gjennomsnittlig pris pr. vakt: Prising 2010 Sykepleier Hjelpepleier Vikartjenesten 2.700/3.000 2.700/3.000 Justert pr. 01.04.10 Ekstern vikarbyrå 3.000 2.700 Ny avtale 2010 Intern brøkstilling 2.000 1.800 Den kommunale vikartjenesten prissatte sine vakter med kr. 2.400 i 2009. Dette ble økt til kr. 2.700 i fra 01.01.2010, og ble ytterligere justert til kr. 3.000 fra 01.04.2010. Dette med sikte på at vikartjenesten regnskapsmessig skal gå i balanse i 2010. Muligens er prisen satt noe høyt. Hovedårsaken til at man har måttet øke prisen er at tilgjengelig leveringskapasitet har vært betydelig lavere enn det full kapasitet tilsier (kun 70 %). Dette er for lite til å dekke inn kostnadene for administrativ leder. Nå skal det sies at leder har vært bruk også til andre oppgaver, slik at det nok ikke har vært helt korrekt å belaste hele lederlønna på vikartjenesten. Nylig inngått avtale med eksternt vikarbyrå er faktisk billigere enn tidligere avtale fra 2008. Problemet med vikarbyrå er leveringsdyktighet mht. tid, kapasitet og kvalitet (sykepleiere). Her har den kommunale vikartjenesten spilt en viktig rolle. For virksomhetene har det alltid vært viktig å ha en reservekapasitet til ledige vakter. Dette skjer ved at deltidsansatte som ønsker det, får tildelt ekstravakter. Disse vaktene er isolert sett betydelig billigere enn vikartjenesten. Så lenge som vikartjenesten ikke har kapasitet til å dekke samlet etterspørsel, vil det alltid være et dilemma for virksomhetene å velge den løsningen som er best på sikt. Det har fra ledelsens side vært klart uttrykt at virksomhetene skal utvise lojalitet med den etablerte vikartjenesten, noe som også fremgår av dekningsprosenten på 97. 13

8. KONKLUSJON og veien videre. 4 alternativer for veien videre: 1) Legge ned Vikartjenesten. Konsekvensen blir da at 13 ansatte blir sagt opp eller må finne seg annen stilling. Vi er også da tilbake til situasjonen vi hadde før 2009 med lite eller ingen fagpersoner til kort- og langtidsfravær. Høyt overtidsbruk, stor belastning på ledere i forhold til å skaffe vikarer, økt belastning på fagpersonellet som var på jobb, med mer. 2) Videreføre dagens drift. Kapasiteten er i dag ikke god nok, spesielt på sykepleier og helg. Men en har mulighet til å hjelpe virksomheter med mangel for fagpersonell i perioder. Det å ha fagpersonell i beredskap er spesielt nyttig i forhold til akutte behov, for eksempel til prosjekter. 2 til 3 av de ansatte har også fungert som ledere for prosjekter i Omsorgsavdelinga. Dette har redusert administrasjonsarbeidet i organiseringen ved nye prosjekter. 3) Øke antall stillinger i Vikartjenesten. Hvis en skal øke antall stillinger er det fortrinnsvis sykepleiere som bør ansettes. Man kan da også ha mulighet å leie ut en andel sykepleiere til vikariater på opp mot 3 måneder. En kan se større konsekvens av reduksjon av ekstravakter til deltidsansatte og vikarer som er frilansere, fordi Vikartjenesten økte kapasitet vil gi mindre vakter til disse. 4) Redusere antall stillinger. Konsekvensen blir da mindre kapasitet hos Vikartjenesten og den administrative stillingen blir da ikke godt nok utnyttet. En vil heller ikke ha den muligheten til å organisere et akutt behov som ved videreføring av dagens drift. Evalueringen av Vikartjenesten er gjort opp mot målene som ble satt før etableringen. Mange av målene har vi nådd, selv om det er for tidlig enda å si hvilken innsparingseffekt Vikartjenesten vil ha for sektoren. Det å ha fagpersonell i beredskap har vært positivt for Omsorgsavdelinga, spesielt for prosjekter og små enheter som er sårbar i forhold til faglige ressurser. Ser man det formålstjenelig å ha egen Vikartjeneste er det noen anbefalinger for videre drift. - Det ene er at det skives en kontrakt mellom Vikartjenesten og den enkelte virksomhet om bruken for å sørge for en mer lik praksis. 14

- Leders lønn tas ikke med i bergningen for utregning av prisen per vakt. Det vil medføre en lavere pris per vakt, og bli mer lik kostnaden på egne vikarer på timebasis. - Fortsette med dagens antall årsverk så lenge vi kun skal betjene Omsorgsavdelinga. En lik praksis for alle virksomhetene i Omsorgsavdelinga vil nok øke forespørslene til Vikartjenesten. Da kan man vurdere om en kan endre på kravet om vikarbehov 0 til 5 dager endres til 0 til 3 dager. Dette kan også ha en positiv effekt på virksomhetenes egne vikarer og deltidsansatte. - Vikartjenesten kan leie ut vikar for lengre perioder hvor konsekvensene hos virksomheten som forespør vil føre til reduksjon av kvaliteten på tjenesten og øke kostnaden i forholdt til overtid, bakvakt, belastning m.m. Dette gjelder fortrinnsvis sykepleiere til sykehjem, hjemmesykepleie og til prosjekter. - Vikartjenesten brukes til oppstart av fremtidige nye prosjekter, eventuelt hjelper til i organiseringa da vi etter hvert har fått god kompetanse på HMS, turnus, bemanningsplan m.m. Gøril Karlsen Leder Vikartjenesten 26.10.10. 15