Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag den 24. oktober 2014, kl. 10.00 ved rådhuset i Tysfjord. Sakskart Sak 06/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 3. juni 2014 Sak 07/14 Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - bilagskontrollen. Sak 08/14 Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap Stetindhallen KF negativ revisjonsberetning. Sak 09/14 Regnskapet for Tysfjord kommune for 2013. Sak 10/14 Sak 11/14 Revisjonsbrev. - Revisjonsbrev nr. 11 Årsregnskap 2013 (før revisjonsberetning) - Kommunens svar på revisjonsbrev nr. 11 - Revisjonsbrev nr. 12 Sykepengerefusjoner - Revisjonsbrev nr. 13 Årsregnskap 2013 (etter revisjonsberetning) Eventuelt/orienteringssaker. - Brev fra Firma John O. Pedersen ang. Anbudskonkurranse - leie av omsorgsleiligheter - Notater/oppsummeringsbrev fra KomRev NORD IKS til administrasjonen: o Notat om regnskapsføring av formidlingslån o Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. o Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2013 - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 20. oktober 2014 Narvik, 20. oktober 2014 Ann Aashild Hansen Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 06/14 Sakstittel: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 3. juni 2014. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 3. juni 2014
Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 3. juni 2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/2014 05/2014 Fra kl.: Til kl.: 10.00 14:30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Espen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 3. juni 2014 (2).docx sak 01/14 05/14 Side 1
Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 Sak 01/14 Protokoller fra kontrollutvalgsmøtene 10. september 2013 og 17. desember 2013 Protokollene fra møtene 10. september 2013 og 17. desember 2013 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Protokollene fra møtene 10. september og 17 desember 2013 ble godkjent. Sak 02/14 Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» Kontrollutvalget diskuterte innholdet i vedtaket fattet av kommunestyret i sak 12/14 og særlig siste punkt (pkt 5) i vedtaket hvor det er tatt inn at «Det foretas fullstendig bilagskontroll av Drag vannverk og Stetindhallen. Arbeidet iverksettes umiddelbart.» Etter informasjon fra rådmann Konrad Sætra (i forbindelse med sak 03/14) har administrasjonen i kommunen selv igangsatt gjennomgang av bilag i tråd med vedtaket i kommunestyret. Kontrollutvalget sa seg skeptisk til dette og mener intensjonen i vedtaket var at bilagsgjennomgangen skulle foretas av kommunens revisjon og ikke kommunens egne ansatte. Med bakgrunn i samtalene med rådmann og diskusjonene i kontrollutvalget, ble det fattet slikt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vil, med henvisning til kommunestyrets vedtak i sak 12/14 pkt. 5, anmode administrasjonen rette en henvendelse til KomRev NORD IKS for bestilling av kontroll i form av slik bilagskontroll som vedtaket i KS-sak 12/14 pkt. 5 omhandler. 2. I forlengelsen av gjennomgang av prosjekter som har vært grunnlag for gjennomført forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget be sekretariatet utarbeide revidert prosjektskisse med tanke på gjennomføring av forvaltningsrevisjoneprosjekter: Rehabilitering Kjøpsvik og Drag skole Fotballbaner/kunstgressbaner alle Ambulansestasjon Kjøpsvik Enstemmig vedtak Sak 03/14 Regnskapet for Tysfjord kommune for 2013 - oppfølging. Rådmann Konrad Sætra orienterte om status for avleggelse av regnskap 2013, og påpekte, sammen med revisjonen, at det fremdeles var en del som gjensto før regnskapet endelig kan fremlegges for kontrollutvalget for behandling. Kontrollutvalget fattet deretter slikt: VEDTAK: Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 3. juni 2014 (2).docx sak 01/14 05/14 Side 2
Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 Sak 04/14 Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap Stetindhallen KF. Rådmann orienterte om at det ikke foreligger et endelig prosjektregnskap for investeringene i Stetindhallen. Det er heller ikke i følge rådmann ferdigstilt årsregnskap for 2013 (inklusive siste del av 2012) for Stetindhallen KF. Revisjonen orienterte om at regnskapet for KF et skal avlegges og underlegges ordinær revisjon og dertil behandling i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyret. Kontrollutvalget fattet deretter slikt VEDTAK: 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. 2. Kontrollutvalget vil be administrasjonen om tilbakemelding på status i arbeidet med ferdigstillelse av så vel investeringsregnskap som årsregnskap for Stetindhallen KF. Sak 05/14 Eventuelt/orienteringssaker. Brev fra John G. Skogvold; Form og innhold i diskusjoner og referat fra politiske møter Saken gjaldt varsling i forbindelse med forslag om omlegging fra to-delt skole til en-delt skole. Rådmannen orienterte om sakens innhold og bakgrun for at varslingsnemda avviste saken. Kontrollutvalget diskuterte deretter saken og fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å følge denne saken videre. Forvaltningsrevisjon av HRS, status? Det vises til tidligere forespørsel fra K-Sekretariatet i Harstad om felles forvaltningsrevisjonsprosjekt av Hålogaland Ressursselskap IKS og praksis og rutiner knyttet til selvkostområdet. Sekretariatet redegjorde for kontakt med K-Sekretariatet og at det er gitt tilbakemelding om at prosjektet foreløpig ikke er påbegynt. Kontrollutvalget fattet deretter slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar informasjon fra sekretariatet til orientering. Skatteregnskapet Sekretariatet orienterte om at skatteregnskapet ikke lengre er en sak for behandling av kontrollutvalget, og dette fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar informasjon fra sekretariatet til etterretning. Oppfølging vedtak orienteringer tidligere saker. Rådmannen ble spurt om hvilke en tidligere foretatt utbetaling til tidligere skolesjef og redegjorde for forholdet. Kontrollutvalget diskuterte deretter hvorvidt dette var å anse som en sak for behandling i kontrollutvalget og fattet deretter følgende Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 3. juni 2014 (2).docx sak 01/14 05/14 Side 3
Kontrollutvalget i Tysfjord 2012-2015 VEDTAK: Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å følge denne saken videre. Videre ble rådmann spurt om håndtering av forskuttering av kjøp av drivstoff for lokal næringsdrivende. Rådmannen redegjorde for forholdet og kontrollutvalget fattet deretter slikt VEDTAK: Kontrollutvaget oppfatter kommunens forskuttering av kjøp av drivstoff for en lokal næringsdrivende uten at dette er sikret gjennom pant e.l. som uheldig. Enstemmige vedtak Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 3. juni 2014 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 3. juni 2014 (2).docx sak 01/14 05/14 Side 4
Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/14 Sakstittel: Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - bilagskontrollen. Saksopplysninger: Oppfølging av kommunestyrets vedtak 12/14 og videre behandling av innholdet i kommunestyrets vedtak. Vedlegg: Ingen
Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/14 Sakstittel: Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap Stetindhallen KF negativ revisjonsberetning. Saksopplysninger: I sak 04/14 tok kontrollutvalget opp forholdet rundt investeringsregnskap og årsregnskap for Stetindhallen KF. Som kommunalt foretak er Stetindhallen pliktig til å avlegge eget regnskap som underlegges revisjon og behandling i kontrollutvalg og kommunestyre på samme måte som kommuneregnskapet. Pr. 21. oktober 2014 er slikt regnskap ikke fremlagt for kontrollutvalget til behandling. Vedlegg: Negativ revisjonsberetning 2013
Saksnr.: 09/14 Sakstittel: Regnskapet for Tysfjord kommune for 2013 Saksopplysninger: Regnskapet for Tysfjord kommune er avlagt, revidert og oversendt kontrollutvalget for uttalelse. Vedlegg: Regnskap 2013 Noter til regnskap 2013 Rådmannens beretning 2013
Saksnr.: 10/14 Sakstittel: Revisjonsbrev. - Revisjonsbrev nr. 11 Årsregnskap 2013 (før revisjonsberetning) - Kommunens svar på revisjonsbrev nr. 11 - Revisjonsbrev nr. 12 Sykepengerefusjoner - Revisjonsbrev nr. 13 Årsregnskap 2013 (etter revisjonsberetning) Saksopplysninger: Regnskapet for Tysfjord kommune er avlagt, revidert og oversendt kontrollutvalget for uttalelse. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 11 Årsregnskap 2013 (før revisjonsberetning) Kommunens svar på revisjonsbrev nr. 11 Revisjonsbrev nr. 12 Sykepengerefusjoner Revisjonsbrev nr. 13 Årsregnskap 2013 (etter revisjonsberetning)
Saksnr.: 11/14 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker. - Brev fra Firma John O. Pedersen ang. Anbudskonkurranse - leie av omsorgsleiligheter - Notater/oppsummeringsbrev fra KomRev NORD IKS til administrasjonen: o Notat om regnskapsføring av formidlingslån o Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. o Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2013 - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS Saksopplysninger: Ovenstående gjennomgås i møte for eventuell videre oppfølging. Vedlegg: - Brev fra Firma John O. Pedersen ang. Anbudskonkurranse - leie av omsorgsleiligheter - Notat om regnskapsføring av formidlingslån - Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. - Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2013 - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS kommunen - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS - Stetindhallen
Firma John O. Pedersen 8590 Kjøpsvik 14.10.2014 Kontrollutvalget Tysfjord kommune 8590 Kjøpsvik Anbudskonkurranse- leie av omsorgsleiligheter Tysfjord kommune kunngjorde den 15.09.2014 en anbudskonkurranse for leie av omsorgsleiligheter. Alternativ 1 var å bygge et nytt bygg med 14 leiligheter på kommunal tomt og alternativ 2 var å tilby 7 leiligheter på privat tomt. For mitt firma passet det perfekt med alternativ to. Det er forresten få private eiendommer i Kjøpsvik, med mulighet for så mange leiligheter. 25.09.2014 var mitt firma på befaring (møte med teknisk sjef, Pål Strøm Jensen). Vi spurte da om vi kunne bygge 8 leiligheter, og gi tilbud til kommunen på leie av 7 av disse, eller om det måtte vare kun 7 totalt. Som svar fikk vi at det skulle være 14 leiligheter totalt, også i alternativ 2, hvor kommunen skulle leie 7 av disse, selv om det ikke sto i anbudet. Anbudsgrunnlaget ble dermed endret. Den 30.09.2014 sendte jeg en klage til innkjøpsservice ved Rolf Berg, og sendte litt senere på dagen en kopi til Pål Støm Jensen. I svaret sto det blant annet at Kommunestyret har vedtatt forutsetningene i sak 55/13 av 19. desember 2013, at dette ikke er klageberettiget og at ingen klager vil bli fremmet for dem. Jeg sjekket opp dette Kommunestyrevedtaket og under punkt 1 står det følgende: «Tysfjord kommune er positiv til at det bygges 14 leiligheter i Kjøpsvik for grupper med differensierte behov.» Jeg nevnte i en e-post at det står «positiv til at det bygges 14 leiligheter» og spurte om dette er det samme som at «det skal bygges 14 leiligheter» og ba samtidig om å få se referat fra arbeidsgruppa som ble nedsatt i nevnte kommunestyres vedtak punkt 5. Jeg ba også om å få se dokumentene som firmaet Anbudsservice hadde fått for å kunne utarbeide konkurransegrunnlaget. Som svar på dette sto det: Endringen er i h.h.t. kommunestyrets vedtak i sak 55/13 av 19 desember 2013. Vi føler oss derfor diskvalifisert, for vi ser ikke at vi har mulighet til å bygge ut med så stort areal på vår private tomt. Det mest samfunnsøkonomiske alternativet, vil være å bygge om et eksisterende bygg, og dette anbudet er utarbeidet for å få benyttet det gamle sykehjemmet (TSA), men en offentlig konkurranse bør ikke diskvalifisere tilbydere, slik det blir forsøkt gjort her. Nå stopper dette opp, og tiden går. Føler at saken med vilje trekkes ut, slik at fristen for å levere anbud skal gå ut. -Jeg mener dette er ulovlig og ønsker at kontrollutvalget skal se på dette. John O. Pedersen