MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2. ETG., RÅDHUSET Gruppemøte: kl Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. TILLEGGSSAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 59/09 REHABILITERING OG NYBYGG DOKKA BARNESKOLE (DBS) OG DOKKA UNGDOMSSKOLE (DUS) - SLUTTRAPPORT OG ANBEFALING FRA FORPROSJEKT FASE II NORDRE LAND KOMMUNE, den 12.mai 2009 Liv Solveig Alfstad ordfører

2 NORDRE LAND KOMMUNE SAK NR.: 59/09 Utvalg: Formannskapet Lnr.: 3385/09 Møtedato: Arkivsaksnr.: 08/2886 Saksbeh.: Asbjørn Strømsjordet Arkivnøkkel.: 614 A2 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet /08 Formannskapet /09 Formannskapet /09 Saksbehandler: ASB Utskrift til: REHABILITERING OG NYBYGG DOKKA BARNESKOLE (DBS) OG DOKKA UNGDOMSSKOLE (DUS) SLUTTRAPPORT OG ANBEFALING FRA FORPROSJEKT FASE II. Sammendrag: Sluttrapport og fagrapport (jfr. saksdokumenter) fra forprosjekt fase II foreligger. Framdrift har vært i henhold til prosjektplan, og det foreligger ikke vesentlige avvik ellers. Forslaget er i tråd med kommunestyrevedtak nr 10/09. Rådmannen som prosjekteier, slutter seg til anbefalingene fra prosjektansvarlig, som kan oppsummeres i følgende bygningsmessige tiltak; Rådmannen vil spesielt henspeile på den svært gode løsningen med å bygge et stort mediatek ved DBS, omkranset av klasserom/baser for elevene. Elevene vil med dette få et svært godt kvalitativt læringsmiljø rent fysisk. Rådmannen slutter fullt opp om prosjektansvarliges hovedfokus på elevene, og at elevenes læringsmiljø og god lokalisering av klasserom er prioritert foran andre hensyn. Rådmannen ser at løsningsforslagene innebærer en spredning av teamrommene for lærere ved DBS, men har registrert at det pedagogiske miljøet i Norge er delt i to om dette spørsmålet; den ene er at teamrom for lærere bør samles i et eget miljø, den andre at teamrommene bør ligge nær elevenes baser. Løsningsforslaget har i stor grad måtte velge det siste, dvs. plassere lærernes teamrom nær elevenes klasserom/baser, noe som etter rådmannens syn bør være en god nok løsning. Prosjektansvarlig har fulgt opp kommunestyrets vedtak om samlokalisering av personalrom for begge skoler, plassert i DUS nåværende personalrom. I forslaget er dette rommet nå kalt kantine/personalrom. Rådmannen ser at denne løsningen ikke er ideell. Som prosjekteier ser rådmannen likevel små muligheter til å løse dette på annen måte. Hvis kommunestyrets vedtak om samlokalisering skal fravikes, og DBS skal ha et eget personalrom, er det stor fare for at denne funksjonen må plasseres i høykvalitets arealer, og fortrenge elever (klasserom/baser) og lærere (teamrom). Kantine/personalrom har en for liten bruksfrekvens til at dette kan

3 anbefales. En slik mulighet kan imidlertid vurderes hvis det vurderes slik at DBS har et overskudd på klasserom, og kan omdisponere dette til annen bruk. SFO får tidsriktige og store nok lokaler selv, og tilgang til klasserom på småskoletrinnet og mediatek. Dette blir en helt ny og bedre hverdag for SFO. Skolehelsetjenesten er etter eget ønske, plassert på hovedplanet i DBS, nær de minste elevene. Dagens administrasjonslokaler ved DUS, med resepsjon og rektorkontor, omgjøres til møterom og kontorer. Arkitektens kostnadskalkyle for bygging, rehabilitering og utearealer ligger på 45,1 millioner kroner. Dette er inklusiv mva., men eksklusiv inventar og utstyr samt prisstigning Rådmannen vil mene at en ramme på kr 48,8 millioner vil være tilstrekkelig i første omgang, før anbudsrunder. Rådmannen foreslår at prosjektet finansieres slik: Prosjektets kostnadsramme Kr ,- Bevilget frem til 2009 Kr ,- Bevilgning i budsjett 2010 Kr ,- Låneramme med rentekompensasjon Kr ,- Mva-refusjon tilbakeført prosjektet Kr ,- Bruk av investeringsfond Kr ,- Totalt finansiert Kr ,- Vedlegg: Sluttrapport, prosjektadmnistrativ versjon Faglig sluttrapport, bestående av; o Forprosjekttegninger og teknisk beskrivelse o Kostnadsoverslag ( i henhold til økonomireglementet) o Fremdriftsplan for den videre prosjektering og bygging Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Kommunestyresak, nr 10/09, protokoll Formannskapssak nr 48/09, protokoll Prosjektplan for utbygging og rehabilitering av Dokka barneskole og Dokka ungdomskole Side 3

4 Saksopplysninger: Bakgrunn/mandat: Kommunestyret vedtok i 2008 oppstart av forprosjekt vedr rehabilitering og nybygg ved DBS. I forbindelse med behandlingen av første sak vedr sammenslåing av DBS og DUS, vedtok kommunestyret bl.a. at klasserom ved DBS/DUS i større grad skulle sambrukes, i stedte for å bygge nye. Senhøstes ble kommunestyret orientert om rådmannens vurdering, som innbefattet riving av mellombygget, i stedet for renovering. Kommunestyret vedtok videre følgende presisering i sak 10/09; Dokka barneskole og Dokka ungdomsskole opprettholdes som to enheter. Det skal være felles personalrom/kantine for de to enhetene og administrasjonene skal samlokaliseres. Det iverksettes prosesser for å skape økt faglig og pedagogisk samarbeid mellom de to skolene. I formannskapssak nr 48/09, ga formannskapet administrasjonen noen nye momenter som er innarbeidet i forprosjektet. Jamfør vedlagte protokoll. Vedtakets direktiver vedr samlokalisering er innarbeidet i løsningsforslaget som legges frem. Kort om prosessen: Prosjektansvarlig og prosjektleder har i løpet av våren 2009 informert alle ansatte ved de to enhetene, samt ansatte ved teknisk drift og eiendom som har sitt arbeidssted ved skolene. Foreldrenes arbeidsutvalg (FAU) ved begge skolene og Helsestasjon er hørt i prosessen. I etterkant av formannskapsmøte den vil alle referansegruppene bli innkalt til en orientering om prosjektet. Hovedutvalg for levekår vil bli orientert på møte den Anbefalingene: Forprosjekt for rehabilitering og nybygg av DBS og DUS er i sluttfasen av forprosjekt fase II. I henhold til fremdriftsplanen legges det nå frem en sak med sluttrapporter (prosjektadministrativ og faglig) og et forslag til finansiering. Etter den er forprosjektet fase II avsluttet, og arbeidet går inn i en hovedprosjektfase (gjennomførinsfase). Arkitektens kostnadskalkyle for bygging, rehabilitering og utearealer ligger på 48,6 millioner kroner inkl mva. I tillegg til dette anbefaler rådmannen at det avsettes kr ,- til leie av midlertidige klasseromsløsninger/brakkerigg-klasserom. Fagrapporten anbefaler følgende bygningsmessige tiltak; - Det bygges et nytt mediatek i tilknytning til DBS, med tilhørende nytt klasserom/baser og nytt teamrom for lærere, samlet antall kvadratmeter er XX. Mediateket omkranses av klasserom (baser) for å skape et helhetlig og unikt læringsmiljø. - Det renoveres og ombygges klasserom (med flere muligheter for fleksible inndelinger), trappeganger, grupperom, rom for musikk/dans, teamrom for lærere med mer i 52-bygningen. - Det bygges nye lokaler for skolefritidsordningen (SFO), samlet antall nye kvadratmeter er XX bygningen, småskoletrinnet, SFO og DUS knyttes sammen med gangbroer. - Administrasjonen for DUS og DBS samlokaliseres i uinnredet garderobe i DUS. - Felles kantine/personalrom for alle ansatte ved begge skoler samlokaliseres i DUS (nåværende personalrom). Side 4

5 - Tidligere rektorkontorer ved DUS blir møterom/kontorer. - Skolehelsetjenesten flytter fra kjeller i mellombygg til hovedplanet i DBS (innenfor hovedinngang). Arkitektens hovedgrep er å bygge et stort mediatek ved DBS. Etter prosess med prosjektgruppe, styringsgruppe og prosjekteiere, har prosjektansvarlig sammen med arkitekten utviklet dette til et helhetlig læringsmiljø, der mediateket er omkranset av klasserom/baser for elevene. Elevene vil med dette få et svært godt kvalitativt læringsmiljø rent fysisk. Utbyggingen vil foregå i perioden september / oktober 2009 til desember 2010 Prosjektansvarlig anbefaler i sin sluttrapport en fasedelt utbygging/rehabilitering, som sikrer at rombehov/flytting av elever skal kunne løses med minst mulig ulempe for både skolehverdagen og entreprenører. I byggeperioden vil rombehov løses ved at; - elever som i dag bruker 3 klasserom nord i 52-bygningen flyttes til brakkerigg tilpasset skoleformål, mens mediatek og tilstøtende arealer bygges. - Utbyggingen vil foregå i ulike faser, dette for å kunne benytte deler av 52 bygget i byggeperioden. Totalt bygges vel 1100 nye kvadratmeter til erstatning for de ca 1000 kvadratmeter som blir revet (gammelt mellombygg). Netto økte driftskostnader for skolen etter ferdigstillelse vil bli på samme nivå som dagens kostnader. Prosjektansvarlig har, i samråd med prosjekteier (rådmann og kommunalsjef), lagt hovedfokus på elevene. Det betyr at elevenes læringsmiljø og optimal lokalisering av klasserom er prioritert foran andre hensyn. Løsningsforslagene innebærer en viss spredning av teamrommene for lærere ved DBS, slik at de er lagt i tilknytning til/nær elevenes klasserom/baser. Forslaget anbefaler samlokalisering av personalrom for begge skoler, plassert i DUS nåværende personalrom. I forslaget er dette rommet nå kalt kantine/personalrom. SFO har i to omganger blitt tegnet om, etter innspill fra SFO selv, og politikere. Forslaget løfter SFO opp en etasje, sikrer kjøkken, spiseplass, rom for elever med særskilte behov og kontor. SFO får med dette tidsriktige og store nok lokaler selv, og tilgang til klasserom på småskoletrinnet og mediatek. Skolehelsetjenesten er etter eget ønske, plassert på hovedplanet i DBS, nær de minste elevene. Dagens administrasjonslokaler ved DUS, med resepsjon og rektorkontor, omgjøres til møterom og kontorer. Planlagt byggestart er høsten 2009, skisse prosjektplan for hovedprosjektet og grov fremdriftsplan skal foreligge i et første utkast den Gjennom dette gir kommunestyret rådmannen et mandat til planlegging og gjennomføring av hovedprosjektet, innenfor rammene av økonomireglementets kap 9. Side 5

6 Vurdering: Rådmannen viser til anbefalingene i sluttrapport og fagrapport, og slutter seg til disse. Rådmannen har, som administrativ prosjekteier, ved to anledninger deltatt i utformingen av løsningsforslagene. Rådmannen mener at forslaget som nå foreligger følger opp kommunestyrets tidligere vedtak på en god måte, samtidig som alle brukernes interesser er ivaretatt på en god måte. Forslaget er imidlertid ikke er optimalt, da plassering av felles personalrom kunne ha vært mer sentralt i bygningsmasse, og da teamrom for lærere ved DBS opprinnelig var tenkt plassert mer samlet. Imidlertid har målet om å bygge færrest mulig mye kvadratmeter, kombinert med det at elevenes behov er satt i sentrum, medført at ikke alle ideelle ønsker kunne imøtekommes. Mediatek/bibliotek Mediatek vil være meget sentralt plassert i bygningsmassen, og i likhet med Dokka Ungdomskole vil dette fungere som et opplæringssenter for Dokka barneskole. Det er satt av arbeidsplass for bibliotekar og lagermulighet og noe grupperom er løst innenfor mediatekets arealer. Rådmannens er av den oppfatning at mediateket fremstår som hjerte i skolen, og samtidig meget sentralt plassert opp mot de andre funksjonene i skolen. Klasseromsløsning Fire av klasserommene blir plassert direkte i tilknytning til mediateket. Dette er viktig da mediateket i stor grad skal være en plass for elevene, og i stor grad vil disse klasserommene være tenkt benyttet av de eldste elevene på barneskolen. Rådmannen har vurdert alternativet med teamrom for lærerne i tilknytning til mediateket, men er av den oppfatning at elevene er de som vil benytte mediateket, og har derfor valgt å plassere teamrom mer desentralisert. Felles administrasjon Felles administrasjon og personalrom/kantine er i tråd med kommunestyrets vedtak, administrasjon er plassert i ledig areal (garderobeareal) mellom de to skolene. Her vil det være mottak for begge enhetene for besøkende, samt at det er lagt opp til kontor for begge rektorene og inspektører tilhørende begge enhetene. Tidligere administrasjon ved Dokka ungdomskole skal i stor grad benyttes av sosialfaglige lærere, rådgiver, helsesøster for ungdomskolen, dagens rektorkontor vil bli benyttet til møterom. Forslaget om plassering av felles administrasjon er en svært god løsning. Dette er sentralt i den totale bygningsmassen. Side 6

7 Personalrom/kantine Personalrom/kantine er lagt til dagens personalrom ved Dokka ungdomskole dette betyr at antall personer som oppholder seg her vil bli ganske mange flere enn tidligere. Et av de kontorene som ligger nærmest personalrommet åpnes opp for å øke romstørrelsen. Dette er ikke en optimal løsning sett fra rådmannens side, men den kan sies å være god nok, sett i forhold til kommuneøkonomi og det vedtak som foreligger fra kommunestyret. Rådmannen ser at personalrommet blir langt vekk fra de som kanskje har mest behov for tilsyn av flere en de som har inspeksjon, men dette er den løsningen som i helhet blir den beste løsningen, samtidig vil barneskolens administrasjon ha oversikt over skoleplassen fra sine kontorer. Gangbruer Prosjektet har forutsatt å bedre tilgjengeligheten mellom de ulike bygg, dette er løst gjennom gangbruer fra småskolen og inn mot mediatek, derfra inn mot ungdomskolen og felles administrasjon, løsningen som er tegnet er derfor etter rådmannens vurdering en god løsning. SFO SFO får lokaler på bakkeplan og med noe mer arealer enn i tidligere forslag, det poengteres her at sambruk med 1-3 trinn skal benyttes maksimalt etter skoletid, dette vil nå kunne bli bedre da lærere vil benytte sine arbeidsplasser i teamrom. Etter rådmannens vurdering er denne løsningen bedre enn den som tidligere forelå. Det vil komme lys inn fra flere kanter og den tidligere kjellerproblematikken vil være historie. Samtidig er disse arealene mindre enn dagens arealer og det blir derfor viktig å utnytte mulighetene for sambruk i større grad enn det som gjøres i dag. Teamrom Teamrom for lærere er plassert noe mer desentralisert enn tidligere forslag, hovedbegrunnelsen for dette er at elevene prioriteres, og at det derfor er plassert klasserom i tilknytning til mediatek. Teamrom for 1-3 trinn plasseres i et av klasserommene i 2 etg på småskolebygget, det tredje teamrommet plasseres i tilknytning til mediateket. De fire andre teamrommene plasseres i dagens musikkrom, innenfor tekstil og tegning, mot gymsalen. Rådmannen har vurdert ulike løsninger for plassering av teamrom, bl.a. i tilknytning til mediatek, rådmannen kom tilslutt frem til en mer desentralisert løsning, dette for å gi elevene de mest sentrale og verdifulle arealene i tilknytning til mediatek. Helsestasjon for barneskolen Helsestasjonen er plassert sentralt i arealene på Dokka barneskole, på samme nivå som mediatek, dette arealet var tidligere tenkt som lager og renholdssentral. Lager er nå løst innenfor mediateket, og areal til renholdssentral er fortsatt lagt inn i på samme areal. Side 7

8 Rådmannen slutter seg til plassering av helsestasjonen. Dette for å oppnå en sentral plassering i DBS sine arealer, slik at hensynet til de minste elevene kommer i sentrum, og at det ikke skal være noe hinder for disse i å benytte tjenesten. Verksted og lager for vaktmester Vaktmester har et behov for et verksted og noe lager, dette er det funnet plass til i underetasjen ved siden av trafo, dette er i nærheten av der det er plassert i dag, det som ikke vil være mulig her er parkering av varebil for vaktmester. Det må derfor bygges en separat garasje for parkering av varebil, denne forsøkes plassert i nærhet av Dokkahallen. Etter rådmannens vurdering er dette en løsning som er god nok, og annet behov for lagring må løses innenfor de arealer som finnes. Areal for elever med spesielle behov Rådmannen mener at dette er ivaretatt gjennom eget rom i tilknytning til 1 3 trinn, det er også tenkt at dette i fremtiden skal løses ved omdisponering og bytting av rom, dette er aktuelt i det elevene vokser og skal benytte arealer for 4 7 trinn, og videre opp på ungdomstrinnet. Rombehov Med de grep som er foretatt vil antall klasserom bli redusert til det som er det faktiske behov. Forslaget betyr at 1. trinn har tre klasserom og 2. og 3. trinn 5. mot dagens 6. Det viser seg i de faktiske tall og prognoser at dette dekker behovet fremover. Rådmannen vurderer det slik at 1 3 trinn til sammen har tilstrekkelig med klasserom. For 4 7 trinn vil det være tilgjengelig 10 klasserom og i tilegg kommer musikkrommet som også kan benyttes til undervisning, dersom det i fremtiden oppstår et behov for 3 klasser pr trinn skal dette også kunne dekkes da det totalt er tilgjengelig 19 klasserom, og man ser at musikkrommet på 122 m2 kan deles inn i to gode nok undervisningsrom. Grupperom til bruk i undervisning er nødvendig for å gi elevene et godt undervisningstilbud, i det forslaget som foreligger ligger det inne 17 grupperom, to av disse er store og kan om nødvendig deles opp, da kan man ha tilgjengelig 21 grupperom. Rådmannen er av den oppfatning at de tall som foreligger og de prognoser som ligger til grunn, skal være nok klasserom og grupperom så langt frem vi kan se pr dags dato, dette er fremstilt i tabell som vises under. Formingsavdeling ble på et tidspunkt vurdert sambruk i ungdomsskolens lokaler, i det framlagte forslag er Dokka barneskoles formingsavdeling rehabilitert og utvidet og dekker dermed skolens behov. Side 8

9 Elevtall, Dokka barneskole 2010/ / /16 F09 KL 2014/15 F08 KL 1tr /14 F07 KL 1tr tr /13 F06 KL 1tr tr tr /12 F05 KL 1tr tr tr tr /11 F04 KL 1tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr tr Sambruken av spesialrom, som kommunestyret i større grad ønsket, har det vist seg vanskelig å imøtekomme i særlig grad. Generelt Kostnadskalkylen for hovedprosjektet ligger på 45,1 million kroner, det har nå gjennom flere runder blitt redusert på areal. Rådmannen er nå av den oppfatning at det ikke er mulig å redusere nybygd areal mer, da vil det gå utover kvaliteten på tilbudet som skolen og arbeidsgiver skal gi elever og ansatte. Satt inn i en helhet er rådmannens totalvurdering at den løsningen som legges frem er en god og ikke minst funksjonell løsning. Det er ivaretatt universell utforming i form av heis i arealet for 1-3 trinn, tidligere finnes det heis i 4-7 trinn og på ungdomstrinnet. Lærere er ivaretatt med egne teamrom / arbeidsplasser, og det er klasserom som i areal er større enn tidligere, med mer fleksible inndelingsmuligheter, og de er plassert sentralt i forhold til mediatek. Byggeperiode Byggeperioden vil etter all sansynlighet foregå fra september / oktober 2009, ferdigstillelse av utbygging og rehabilitering vil være ca desember Disse spørsmålene vil bli avklart mer eksakt i anbudsrunden. Romløsning i byggeperioden Så langt det er mulig ønsker vi å foreta utbyggingen i flere faser, dette må avtales med entreprenør. Side 9

10 For at vi skal slippe å ha elever på mange ulike plasser legges det opp til innleie av brakkerigg tilpasset undervisningsformål. Riving Formannskapet vedtok i sak nr 48/09 å iverksette anbudsrunde for riving av mellombygg, produksjon av anbudsmateriale er iverksatt og vil bli utlyst så snart alle dokumenter er ferdig. Finansiering I forbindelse med finansiering av prosjektet med en totalramme på inntil kr 48,8 millioner, er det pr. budsjettet for 2009 avsatt kr. 11,65 millioner. I tillegg ligger det i økonomiplanen inne en forventning om kr 3,0 mill. til prosjektet i Dette utgjør en delfinansiering på kr. 14,65 mill. Kommunen er i tillegg tildelt en ramme på 16,6 millioner kroner som kan lånes med rentekompensasjon. Det gjenstår da 17,55 kr for å finansiere 48,8 millioner kroner. Handlingsregelen tilsier at kommunens låneopptak samlet ikke skal overstige avdrag som betales, ca. 10 millioner. Rådmannen vil anbefale at kommunestyret opprettholder denne handlingsreglen, og vurderer en annen finansieringsløsning på restfinansieringsbehovet. Rådmannen vil foreslå at mva-refusjon for prosjektet overføres fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet for dette prosjektet. Dette utgjør for rehabiliteringsprosjektets del ca. kr. 9,5 mill. Det vil etter dette mangle finansiering på kr. 8,05 mill. Rådmannen anbefaler at dette, for å ikke bryte handlingsreglen for låneopptak, finansieres med bruk av ubundet investeringsfond. Dersom anbudsprisene i betydelig grad avviker fra kostnadsoverslaget i positiv retning, vil rådmannen anbefale at en reduksjon av investeringsutgifter tilsvarende reduserer bruk av ubundet investeringsfond. Oppsummert blir derfor rådmannens forslag til finansiering for rehabilitering slik: Prosjektets kostnadsramme Kr ,- Bevilget frem til 2009 Kr ,- Bevilgning i budsjett 2010 Kr ,- Låneramme med rentekompensasjon Kr ,- Mva-refusjon tilbakeført prosjektet Kr ,- Bruk av investeringsfond Kr ,- Totalt finansiert Kr ,- Side 10

11 Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde formannskapet å fremme saken til kommunestyret med slik forslag til vedtak: 1 Kommunestyret vedtar en totalramme på inntil 48,8 millioner for utbygging og rehabilitering av dokka barneskole. 2 Kommunestyret vedtar at prosjektet, kr mill. finansieres ved: - Bevilgninger gitt frem til 2009 kr ,- - Bevilgning i budsjett 2010 kr ,- - Lån (rentekompensasjonsordning) kr ,- - Mva-refusjon tilbakeført fra driftsregnskapet: kr ,- - Bruk av investeringfond kr ,- 3 Kommunestyret vedtar forprosjekttegninger og teknisk beskrivelse. 4 Kommunestyret vedtar å legge prosjektet ut på anbud i henhold til lov om offentlig anskaffelser. NORDRE LAND KOMMUNE, den 12.mai 2009 Jarle Snekkestad Rådmann Asbjørn Strømsjordet Side 11