Saker til høring. 35. ordinære generalforsamling

Transkript

1 Saker til høring 35. ordinære generalforsamling 3. april 2012

2 Høringsrunde våren 2012 Denne høringsrunden arrangeres for at Kvarterstyret, Representantskapet, arbeidsgruppene og interesserte studenter i Bergen skal kunne sette seg inn i og få uttalt seg om vedtakssakene som skal opp til Kvarterets 35. ordinære generalforsamling den 8. mai kl i Tivoli. Vi vil oppfordre alle om å lese gjennom disse sakene og ber berørte og interesserte parter sende inn svar på høring innen torsdag kl Vi setter stor pris på at konkrete innvendinger og alternative vedtaksforslag blir sendt inn til svar på høring. Endringsforslag til budsjettet kan fremmes som endringsforslag til enkeltposter i Kvarterstyrets budsjettforslag eller som et helhetlig budsjettforslag. Endringsforslag som sendes inn som svar på høring vil kunne stemmes over på Generalforsamlingen. Av hensyn til en forsvarlig budsjettprosess vil Representantskapet anbefale Generalforsamlingen å ikke realitetsbehandle budsjettendringer som foreslås på Generalforsamlingen. Sak Fra Side Semesterrapport for Kvarteret Kvarterstyret 3 Handlingsplan for Kvarterstyret 2012 Kvarterstyret 8 Egenrenhold Kvarterstyret 10 Orientering om ny renholdsavtale Kvarterstyret 11 Sommerkvarteret Kvarterstyret 13 Ny statuttrevisjonskomitè Kvarterstyret 15 Spritbar Samfunnet 16 Statuttendringsforslag 1.1 & 6.1 Kvarterstyret 17 Statuttendringsforslag Kvarterstyret 18 Statuttendringsforslag Samfunnet 19 Statuttendringsforslag Samfunnet 20 Statuttendringsforslag 3.3 Samfunnet 21 Statuttendringsforslag 4.1 Samfunnet 22 Statuttendringsforslag 5.1 Kvarterstyret 23 Statuttendringsforslag 5.1 Samfunnet 24 Statuttendringsforslag 5.2 Samfunnet 26 Statuttendringsforslag 8.1 Kjetil L. Hansen 27 Representantskapet vil arrangere Talerøre tirsdag kl 18 i Støy. Talerøre er et åpent møte der de sakene som er meldt til Generalforsamlingen kan debateres. Formålet er å gi interesserte en mulighet til å sette seg bedre inn i sakene før de sender inn høringssvar, og vil også være en mulighet til å finne frem til felles forslag. Siden det vil gis begrenset tid til å diskutere alle sakene på Generalforsamlingen oppfordrer vi alle forslagsstillere om å presentere sakene sine på Talerøre. Frist for innsending av semestermeldinger fra arbeidsgruppene og driftsorganisasjonene er onsdag Alle saker som gjelder Generalforsamlingen skal sendes til ordforer@kvarteret.no i et redigerbart format. For Representantskapet Kay-Ole Aven Ullebø Ordfører 2

3 SEMESTERRAPPORT FOR DET AKADEMISKE KVARTER VÅREN 2012 Denne semesterrapporten er laget på bakgrunn av Kvarterstyrets handlingsplan stemt gjennom på den 34. generalforsamling og Kvarterets strategi Punktene fra handlingsplanen er lagt først, deretter følger punkter fra strategien og så andre punkter som har fått oppmerksomhet denne våren. Spesifike rapporter tilhørende handlingsplanen vil ligge vedlagt revidert Handlingsplan for kvarterstyret 2012 slik at disse ligger til grunn for videre arbeid og godt tilgjengelig for kommende styrer. Spritbar Etter ønske fra høstens Generalforsamling har Driftsansvarlig i samarbeid med økonomiansvarlig og prosjektansvarlig denne våren jobbet med å evaluere mulighetene for å få en spritbar på huset. Både lokaler, personalhensyn, økonomi og praktisk gjennomføring av splittet skjenkeområde skal være en del av vurderingen. Arbeidet er under vegs og vi håper det foreligger en rapport til vårens generalforsamling. Vurdering av vasketjenester Dette var en vurering som ble pålagt Kvarterstyret av høstens Generalforsamling. Arbeidet var allerede på dette tidspunktet godt i gang da UiB har vært i forhandlinger med sin leverandør av vasketjenester. Det viste seg raskt at egne ansatte ikke ville være en lønnsom ordning for Kvarteret, og man valgte dermed å gå inn i en avtale med det vaskebyrået som kunne gi den beste tjenesten i forhold til våre tjenester. Tilbakemeldingene lot ikke vente på seg og vaskejobben er nå langt mer nøye og tilrettelagt våre behov, ikke minst er renholdet billigere. Den fulstendige rapporten ligger veldagt revidert handlingsplan for Organisasjonsstruktur På høstens Generalforsamling kom dette opp som nok en sak man ønsket at Kvarterstyret skulle bruke tid på i vår. Etter et svært konstruktivt seminar med dorgestyrene og SKiBAS har det vært tydelig at vi her har en jobb med for å få en enklere hverdag både i forhold til gode styringsstrukturer og informasjonslinjer. Da styret dette semesteret har hatt mange oppgaver å jobbe med ønsker vi i første omgang å utforme en rapport hvor gir våre anbefalinger til videre arbeid med denne store oppgaven til høstens Kvarterstyre. Rapporten er per nå ikke ferdigstilt, men under arbeid. Sommerkvarteret 2012 Dette er en oppgave vårens Kvarterstyre har jobbet mye med. Styret har sett på tidligere rapporter fra ansatte og skisser fra tidligere somre i arbeidet med å lande på hva man nå ønsker. Opplevelsen er at det har vært stor variasjon både i kvalitet på prosjekter og styringsdyktighet. Å fastsette noen tydelige rammer for sommerens drift har vært viktig for Kvarterstyrets avgjørelse om å avholde sommerkvarteret Gjennom flere

4 arbeidsmøter har styret kommet frem til en prosjektplan det er enighet om å gjennomføre. Prosjektbeskrivelse I sommerperioden (4.juni til 12.august) skal Kvarteret drives som et hvilket som helst annet utested i samme sjanger og arbeidet skal være fulltids sommerjobb for de ansatte. Kjernelokalene vil være Grøndahls flygel- og pianolager og Teglverket. Vi ønsker at Grøndahls holder åpent hver kveld mandag til lørdag, og at Teglverket huser en klubbscene fredag og lørdag. Kvarterts faste arrangementer på hverdager skal opprettholdes (mikromandag, quiz, jam o.l.). Andre deler av huset vil kun være tilgjengelig for utleie til større arrangementer. Ledelsen på Sommerkvarteret 2012 vil bestå av en daglig leder og en arrangementsansvarlig. Det vil begge være 100% stillinger med prosjektlønn, søknadsfristen er satt til 22.februar. Ledelsen vil bestå av en daglig leder som øverste sjef og en arrangementsansvarlig. Sommerkvarterets ledelse vil rapportere til den daglige ledelsen i Studentkulturhuset i Bergen AS, Kvarterstyret. Ansettelse av ledelse En intervjukommite bestående av Astrid Istad, Marius Solberg og Arne Sandvik gjorde i perioden etter fristens utløp arbeidet med intervjuprosessen og instilling til KvaSt. Administrativ leder, Thomas Evensen, har bistått gruppen som rådgiver og intervjuer. Komiteens instilling forelå til Kvarterstyremøtet 14.mars og ble videre anbefalt til SKiBAS som formelt ansatte ledelsen 22.mars. Jon Hågan Fjelland er ansatt som daglig leder og Aleksander Wilhelmsen er ansatt som arrangementsansvarlig for årets Sommerkvarteret. KvaSt og SK-ledelsen samarbeidet tett i forarbeidet med videre prosjektering mot overtagelsen og ser frem til sommeren. Utvikling av faste konsepter I vår har arbeidet med å utvikle faste konsepter uten inngansbillett hver dag utmerket seg som svært vellykket. Mikromandag, quiz og jam har festet seg som gode tilbud til våre gjester som fungerer godt som faste samlingspunkter. Økonomisk er det tydelig at konseptene trekker gjester til huset og at tilbudene er tatt i mott med åpne armer av studentene. Viktigheten av å ha tilbud på alle dager er åpenbar og arbeid med konsepter på de resterende dagene er allrede i gang. Vi håper disse vil bli like attraktive for både nye og gamle gjester. Renovering av Stjernesalen Stjernesalen er det rommet med flest gjester og det første rommet mange møter på Kvarteret. Rommet er malt og gjenmalt, møblene er lappet og fikset et voldsomt antall ganger. Det kritiske behovet for oppussing har til stadighet vært et tema etter nyåpningen, slitasjen er nå så høy at et malingsstrøk ikke vil være nok for å skape den helhetlige endringen det er ønske om. Man begynner i styret å føle tidspresset for å få i gang et prosjekt som kan gjøre rommet til et helhetlig og attraktivt lokale igjen sterkt. Dette er også et prioritert mål i Kvarterets strategi Det er de siste årene blitt forsøkt å fremstille prosjektskisser til rommet internt via Romvesnet, men arbeidet er ikke gjennomført. Romvesnet er nå for tiden en ustabil gruppe og oppussing av Stjernesalen er et behov denne gruppen ikke kan dekke hverken

5 personalmessig eller i det ønskede tidsperspektivet. Kvarterstyret har derfor engasjert to interiørdesignere til å utforme en plan for rommet. Ønsket er selvsagt at man skal fullføre det helhetlige prosjektet umiddelbart. Likevel vil skissen ha en modulløsning slik at prosjektet kan gjennomføres trinnvis etterhvert som midler til prosjektet blir tilgjengelig. Styret håper at denne investeringen i et proffesjonelt og helhetlig prosjekt vil blåse nytt liv i Stjernesalen, husets ansikt utad. Markedsføring og sponsorarbeid Kvarterets utfordinger med å gjøre seg synlig er mange og flere gode tiltak er satt i verk denne våren. Promotering av en organisasjon som selv ikke arrangerer noe krever mye. Samarbeidet med driftsorganisasjonene har vært uvurderlig i jobben med å få blant annet Helhus opp å stå som en merkevare å være stolt av, samt å fylle nettsidene med oppdaterte saker om kommende arrangementer. Av annet arbeid på dette feltet kan det nevnes at både månedsflyers og plakater er satt i produksjon. Dette er et fundamentalt viktig punkt å arbeide videre med for organisasjonen. Økonomiansvarlig har i vår arbeidet med innhenting av sponsorer. Da det tidligere er gjort lite arbeid på denne fronten har mye tid gått med på å standardisere søknader og lete frem gode søknadspunkter. Arrangørsamarbeid og eksterne relasjoner Også i vår har mangfoldet av organisasjoner som benytter seg av våre fasiliteter vært stort. Mange organisasjoner benytter seg av lokalene på fast basis, og flere nye kommer til. Samarbeidet med driftsorganisasjonene er verdt å trekke frem dette semesteret, spesielt etter et godt seminar i februar. Atmosfæren for idemyldring og felles løft for huset har utviklet seg i en positiv rettning, det er viktig å bevare kontakten på disse feltene. Fadderuka Arbeidet med høstens fadderuke er allerede i gang og eksternansvarlig har holdt i trådene for Kvarteret sin del. Det byr på noen utfordringer å skulle samarbeide med styrer som er ukjente med husets potensiale og tilbud, men forbedringene fra fjorårets situasjon er åpenbar. Søknad til UiBs sentrale pott for aktiviteter i fadderuka er sendt inn. Her må vi også skryte av UiB som ser Kvarteret som en viktig brikke i arbeidet med å gjøre fadderuka mer kultur- og aktivitetsbasert ved å tydeliggjøre oss i søkerkriteriene for potten. Driftsorganisasjonene har også vært viktige bidragsytere og samarbeidspartnere for å legge press på at husets muligheter skal utnyttes. Helhus Helhus har vært en utfordring etter nyåpningen. Dette semesteret har det vært færre, men jevnt over bedre Helhus enn tidligere semestere selv om det fremdeles er noen ujevnheter. Etter flere diskusjoner er det et felles ønske om å satse videre på Helhus både fra dorgene og kvarterstyret sin side. Lørdagene er også et viktig satsningspunkt i Kvarterets strategi Eksternansvarlig har jobbet mye med å finne gode løsninger som kan skape et stabilt tilbud med en god blanding av faste arrangementstyper og sunn variasjon av kulturelle tilbud. Vaktvirksomhetsloven

6 Gjennom samtaler med blant annet byrådsleder, kulturbyråd og politi har vi i det lengste forsøkt å påvirke vår egen situasjon i forhold til vaktvirksomhetsloven. Det har fra lokalt hold vært et godt samarbeid og forståelse for vår situasjon, men det er desverre ikke her avgjørelsene om lov og forskrift ligger. Opplæringsplanen har vært et stort usikkerhetsmoment som lot vente på seg lenge. I det store og det hele har dette vært arbeid i motvind som har utfordret organisasjonen både i forhold til vår grunnsten, frivilligheten, og økonomisk. Administrativ leder og driftsansvarlig har ledet arbeidet med å forberede organisasjonen på endringene vaktvirksomhetsloven vil føre med seg. Det er nå opprettet en egen vaktavdeling i SKiBAS og vakter er sendt på vekterkurs. Utfordringene vil likevel være tilstede også i overskuelig fremtid da de nye kravene vil ta tid å arbeide inn i organisasjonen. Påskekvarteret Det blir i år som i fjor avholdt Påskekvarteret i påsken (1-9.april). Grøndahls flygel- og pianolager holdes åpent alle kvelder utenom søndagene, suplert med aktivitet i Teglverket på onsdag, fredag og lørdag. Husets faste konsepter skal gjennomføres også denne uken. Søndag 8.april er satt av til hygge med de frivillige som arbeidet gjennom påsken. Om dette blir en suksess eller ikke gjenstår å se. Organisasjonsseminar med dorgestyrer og SKiBAS 14.februar holdt Kvarterstyret sammen med SKiBAS og representanter fra dorgestyrene et organisasjonsseminar for å diskutere de store linjene i Kvarterets økonomiske og organisatoriske utfordringer. Her ga Martin Smith Sivertsen en innledning til den originale tanken bak Kvarteret før diskusjonen gikk videre til dagens utfrordringer og løsningsorientert prat. Dette var et fruktbart seminar som har formet vårens arbeid med vurdering av organisasjonsstrukturen. Den økonomiske rammeavtalen med dorgene SKiBAS satte som krav til dette vedlegget av avtalen med driftsorganisasjonen at Kvarterstyret skulle gjøre en evaluering av det første kvartal Rapport er her gitt av både økonomiansvarlig og administrasjonen til Kvarterstyret og SKiBAS. Det fremkommer at ordningen er komplisert, knyttet til personspesifik kunnskap og vanskelig å gjennomføre i praksis. Problemer med gjennomføring har til stadighet dukket opp i løpet av det siste året, da flere ledd i utregningene etter tur har sviktet. Modellen henger samtidig i liten grad sammen med kvarterets totale økonomiske situasjon, noe SKiBAS ønsker at den skal gjøre. Videre oppfølging av vurderingen er satt opp på Kvarterstyrets handlingsplan for høsten Sammenslåing av E-tjenesten og Freebyte Arbeid pågår.

7 Noen avsluttende kommentarer fra Kvarterstyret Denne våren har bydd på noen utfordringer som har tatt mye tid, blant annet vaktvirksomhetsloven og sommerkvarteret. Mye arbeid er pågebynt og krever videre oppfølging. Vi håper at vårens arbeid er et springbrett for videre arbeid med handlingsplanens punkter og strategiens målsettninger for høstens styre. Denne semesterrapporten er sendt inn som sak til høring 29.mars. Det er to måneder igjen av våren og vi håper å ha flere tillegg til rapporten innen generalforsamlingen 8.mai, og innen styreskiftet 1.juni.

8 Handlingsplan for Kvarterstyret 2012 Undersøke mulighetene for spritbar På generalforsamlingen høsten 2011 ble Kvarterstyret pålagt å evaluere mulighetene for en spritbar på huset. Arbeid pågår. Vurdere husets renholdstjenester På generalforsamlingen høsten 2011 ble Kvarterstyret pålagt å evalurer husets renholdstjenester. Blant annet ønsket man at muligheten for egne ansatte renholdsmedarbeidere skulle vurderes. Punktet er sluttført, se fulstendig rapport i vedlegg 1a og 1b. Ny, og billigere renholdsavtale er inngått og fungerer svært godt. Organisasjonsstuktur Kvarterstyret ble av generalforsamlingen høsten 2011 pålagt å evalurere vurdere Kvarterets organisasjonsstruktur. Kvarterstyret avholdt i samarbeid med SKiBAS et organisasjonsseminar sammen med dorgestyrene i februar der mange tanker om nåværende struktur kom frem. Det arbeides nå med å sette sammen en evaluering fra nåværende styre. Sommerkvarteret 2012 Generalforsamlingen høsten 2011 påla Kvarterstyret å vurdere mulighetene for å holde sommerkvarteret også sommeren Vårens Kvarterstyre har laget en prosjektskisse for sommeren og ansatt en ledelse. Det har vært godt samarbeid med denne ledelsen som må følges opp helt frem til sluttføring og evaluering av prosjektet etter sommeren. Prosjektskisse ligger som vedlegg 2. Påskekvarteret og Julekvarteret Det har vært tradisjon for å avvikle påskeferien og juleferien på prosjektbasis med justerte åpningstider. Kvast har ønske om å gjøre dette også i år. Påskekvarteret ble gjennomført 1-9.april. Faste konsepter Et mål i Kvarterets strategi er å ha faste, gratis konsepter hver dag som kan være et grunntilbud på huset. Både mikromandag, quiz (tirsdager) og jam (onsdager) har våren 2012 etablert seg

9 som gode og attraktive tilbud. Arbeidet med de resterende dagene er allerede i gang og svært viktig å ferdigstille. Renovasjon av Stjernesalen Kvarterets strategi setter et mål om at alle husets rom skal ha en egen identidet og at et rom skal fornyes hvert semester. Stjernesalen og inngangsparti skal prioriteres da disse former gjestenes førsteinntrykk. Det er i vår hentet inn interiørdesignere for å lage en helhetlig plan for oppussing av Stjernesalen. Prosjektskisse er under arbeid.

10 1) EGENRENHOLD LØNN MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG Kvadratmeter m2 pr. time Timer pr. dag Timelønn Kostnad pr. dag Uker Kostnad pr. år m2 pr. time er estimat fått fra EiA, basert på kontorrenhold. Våre lokaler vil kreve mer arbeid. Timer pr. dag inkluderer ikke timer brukt på vindusvask Timelønn er basert på tariffsatser fått fra ISS Renhold Antall uker inkluderer ikke 2 mnd. sommerdrift. Dette er uregelmessig drift og vil komme i tillegg Totalt % buffer til sykefravær, nedvask, lav timeberegning etc. FP AGA AGA av FP TOTALT ANNET Økt lønn, adm kompensasjon for utvidede arbeidsoppgaver Sanitærartikler basert på fakturaer for 2011 Matter basert på tidligere avtale med Nortekstil á 5 matter Forbruksvarer såpe, mopper, kjemikalier, kluter, vogner etc. Maskiner leasing, innkjøp Sosialt Diverse stillingsannonser og div uforutsett Vindusvask Årlig utvendig vindusvask TOTALT TOTALT ) EKSISTERENDE 3) NYTT TILBUD Byrå Renhold Nedvask Søndag Sanitær Matte Sanitær TOTALT Pr. mnd Antall mnd. 9 Totalt Annet Nedvask, vindusvask etc. TOTALT

11 INTERNNOTAT Fra Administrativ Leder Til Kvarterstyret Orientering om ny renholdsavtale Kvarteret ble i start av 2011 del av Universitetets anbudsrunde for ny renholdsavtale for den samlede bygningsmassen. Som del av denne prosessen ble avtale med eksisterende leverandør sagt opp med klausul om at renhold fortsatte til ny leverandør var på plass. Som del av prosessen har administrasjonen utarbeidet en ny frekvensoversikt (vedlagt) som i større grad gjenspeiler vårt behov enn den eksisterende leverandør har utført renhold på grunnlag av. Denne oppdaterte frekvensen legger opp til en lavere frekvens på lavintensitetsrom enn tidligere plan da vi nå har hatt tid til å observere endrede behov etter gjenåpning. Dagens avtale er med Metode Renhold og har for 2012 en budsjettert totalramme på kr ,- eks. mva for 10 mnd. renhold (se vedlegg). Da UiB avbrøt anbudsrunden i løpet av sommeren og startet den på nytt grunnet feil i saksgang ønsket vi å se på mulighetene for å benytte intensjonen om at vi er del av UiBs rammeavtaler, men samtidig se på muligheten for å gå i forhandling selv og dermed kutte ventetid. Det ble derfor innledet samtaler med West Renhold. Disse hadde renhold på Kvarterets bygningsmasse før ombygging og hadde knepent tapt anbudsrunden ved nyåpningen. Da vi ikke var fornøyd med eksisterende renholdsbyrå valgte vi å ha dialog med West Renhold grunnet nærhet i tilbud ved forrige anbudsrunde samt godt samarbeid før ombygging. Tilbudet fra West Renhold har en totalramme på kr ,- eks. mva. for 9 mnd. renhold (se vedlegg). Vi har valgt tilbud på 9 mnd. da vi i tillegg til juni og juli ser for oss en eller to uker med sommerdrift i august samt 1-2 uker uten behov for renhold i desember/januar og 1 uke med behov for redusert eller ingen renhold i påsken. For sommerdrift er det åpning for egendefinert avtale med West Renhold. Her ønsker vi ikke å ha fast renholdsavtale da behov kan svinge fra år til år. Kvarterets drift omfatter hovedsakelig om lag 9 mnd. og vi har derfor valgt å redusere fra eksisterende 10. mnd til 9 mnd. i et forsøk på å redusere kostnader ytterligere. Ved behov er avtalen fleksibel på å finne løsninger. Noe uventet var innspillet på høstens GF fra ASF og Samfunnet om å skulle vurdere egenrenhold i stedet for renhold via byrå. Administrasjonen vil for fremtiden sterkt oppfordre til dialog i forkant av slike innspill da informasjon om eksisterende prosess vedr. ny leverandør kunne ha bidratt til å unngå at slikt tas opp uten god saksdokumentasjon eller empiri. Som del av prosessens avslutning har administrasjonen, som pålagt av GF, gjort et kostnadsoverslag på egenrenhold. I denne prosessen har det blitt benyttet informasjon og kompetanse fra UiBs husøkonom samt kontaktperson ved ISS Renhold. Overslaget presentert i vedlegget er moderat og brutt ned til et minimumsantall timer og kun med timebetaling. Det er åpenbart at det ville ha vært nødvendig å ansette mellom 3 og 4 personer for å gjennomføre det renholdsbehovet vi har. Ved nødvendig ansettelse i forskjellige prosentkonfigurasjoner vil totale lønnsrammer antakeligvis blitt noe høyere enn hva fremstår av beregning i vedlegg da denne beregningen, som nevnt, kun tar høyde for et minimum av Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett

12 antall timer det er beregnet behov for. Det må også tas med i vurderingen at tallet for antall m 2 pr. time vil være lavere hos oss enn det som er oppgitt da oppgitt tall er basert på interne renholdere ved kontorlokalene til UiB. Våre lokaler har et betydelig større bruk og dermed også stiller derfor også større krav. Det er også verdt å nevne at renholdsbransjen er den bransjen i landet som kanskje har høyest sykefravær. Det ville derfor også være nødvendig med vikarer under sykefravær. Dette er det tatt noe høyde for i utregningene. Det er selvfølgelig mulig å få renholdsarbeidere som oppretter et lojalitetsforhold til bygget og dermed har lavere sykefravær, men det er ikke korrekt å inkludere dette i beregningen. Husøkonom ved UiB har i ettertid sett over utregningene og hadde ingen innsigelser. Et moderat kostnadsoverslag på egenrenhold har en totalramme på ,- eks. mva. for 10 mnd. renhold. Det vil også komme kostnader for sommerdrift og under ferieavvikling. Samlet kan ikke administrasjonen anbefale egnerenhold både av kostnadsmessige og tidsmessige grunner. Administrasjonen ser på de utvidede arbeidsoppgavene i forbindelse med egenrenhold som betydelige og vil anta at dette vil spise mye tid fra arbeidsoppgavene til både kjøkkensjef, driftsledere og adm. leder. Som del av den langsiktige prosessen som har vart gjennom 2011 har vi oppnådd en betydelig redusert kostnadsramme for renhold ved inngåelse av avtale med West Renhold. I tillegg går vi tilbake til et byrå vi kjenner fra før og et byrå som kjenner huset godt. Inkludert UiBs estimerte renholdstilskudd for 2012 på kr ,- vil de totale renholdskostnadene gå fra budsjetterte kr ,- for eksisterende avtale til kr ,- for ny avtale. Dette innebærer en estimert kostnadsreduksjon på kr ,-. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post orgsek@kvarteret.no Nett

13 Sommerkvarteret 2012 Det Akademiske Kvarter søker engasjerte og driftige mennesker som ønsker sommerjobb på Sommerkvarteret. Det Akademiske Kvarter er studentenes kulturhus i Bergen og baserer seg på frivillig arbeid. Den ordinære driften tar sommerferie 3. juni, men vi ønsker likevel å opprettholde en viss drift på huset. Derfor ansetter vi en knippe mennesker til å ha årets sommerjobb hos oss. I sommerperioden (4.juni til 12.august) ønsker vi at lokalene drives som et hvilket som helst annet utested i samme sjanger og at arbeidet er fulltids sommerjobb for de ansatte. Kjernelokalene vil være Grøndahls flygel- og pianolager og Teglverket. Vi ønsker at Grøndahls holder åpent hver kveld mandag til lørdag, og at Teglverket huser en klubbscene fredag og lørdag. Det er også forventet at Kvarterts faste arrangementer på hverdager blir opprettholdt (mikromandag, quiz, jam o.l.). Andre deler av huset vil kun være tilgjengelig for utleie til større arrangementer. LEDELSE Ledelsen på Sommerkvarteret 2012 vil bestå av en daglig leder og en arrangementsansvarlig. Det vil begge være 100% stillinger med prosjektlønn, søknadsfristen er satt til 22.februar. Ledelsen vil bestå av en daglig leder som øverste sjef og en arrangementsansvarlig. Sommerkvarterets ledelse vil rapportere til den daglige ledelsen i Studentkulturhuset i Bergen AS, Kvarterstyret. Til ledelsen søker vi personer med stor arbeidskapasitet og evnte til å holde fokus under varierende arbeidspress. Det er viktig både å kunne ta ansvar, men også ha evne til å delegere, sette krav til de ansatte og ivareta et godt arbeidsmiljø. Vi trenger mennesker som er selvstendige, modne og har relevant ledelseserfaring. Det er ikke påkrevd erfaring fra Kvarteret, men kjennskap til Bergens kulturliv er en fordel. Daglig leder Ansvarsområder: lede Sommerkvarteret økonomi personalansvar HMS internrapportering innkjøp og vareflyt Forhåndsarbeid: budsjettering ansettelser og kursing av personale oppsett av skiftlister for hele sommerperioden Arrangementsansvarlig

14 daglig leders høyre hånd promoteringsansvar hovedkontakt for utleie og større arrangementer ansvar for gjennomføring av arrangementer i perioden Forhåndsarbeid: ferdigstille promoteringsmaterielle for kjernedriften planlegge de faste arrangementene fastsette avtaler/kontrakter med større leietakere lage arealplaner for Teglverket og Grøndahls flygel- og pianolager

15 Fra: Til: Kvarterstyret Representantskapet Ny statuttrevisjonskomité På den 33. generalforsamling ble det satt ned en statuttrevisjonskomité. Komiteen skulle gå gjennom statuttene og presentere sitt arbeid til den 34. generalforsamling som fant sted i november Arbeidet forelå ikke, og det er heller ikke registrert noen aktivitet som tyder på ferdigstilling til den kommende 35. generalforsamling. Dermed er spørsmålet om denne gruppen lenger har et aktivt formål eller mandat, da tidsfristen er gått ut og resultat har uteblitt. Statuttene er Kvarterets grunnlov og skal være et hjelpemiddel og en ramme for Kvarterets drift. Dessverre framstår statuttene i dag snarere som et hinder enn et hjelpemiddel, og som lenker i stedet for rimelige rammer. Bestemmelsene er tungvinte å forstå, vanskelige å styre etter og framstår som et lappeteppe av ulike hensikter og tidsperioder i husets historie. Flere av paragrafene motsier også hverandre eller dekker samme felt dobbelt opp. De siste generalforsamlingers stadige revideringer av enkeltbestemmelser i statuttene, er et symptom på at statuttene ikke fungerer etter sin hensikt. Kvarterstyret ønsker derfor at Generalforsamlingen oppløser den nåværende komiteen, og oppretter en ny komité med mandat til å gjennomgå statuttene som et helhetlig dokument. Vi ser for oss en gruppe av personer som har ulik erfaring med huset og denne typen arbeid mer generelt. Som tidsfrist foreslår vi å gi et mandat til arbeid som skal foreligge for generalforsamlingen høsten VEDTAKSFORSLAG: Generalforsamlingen vedtar å oppheve mandatet til den eksisterende statuttrevisjonskomiteen og opprette en ny komité med mandat og plikt til å fremlegge et helhetlig statuttendringsforslag til generalforsamlingen høsten Gruppens medlemmer skal bestå av en representant fra RS, en representant fra Kvarterstyret, en representant fra Rettsvesenet og en ekstern representant. Medlemmer fra tidligere revisjonskomiteer kan ikke delta i den nye komiteen. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

16 Forslag til vedtakssak: Fra: Studentersamfunnet I Bergen Forslaget lyder: "Generalforsamlingen pålegger kvarterstyret å arbeide for å gjøre Maos til en bar med muligheter for å servere brennevin, med mål om å åpne høsten 2012". Alternativt forslag: "Generalforsamlingen pålegger kvarterstyret å arbeide for å gjøre Eldorado til en bar med muligheter for å servere brennevin, med mål om å åpne høsten 2012". Begrunnelse: Studentersamfunnet ser behov for en spritbar på huset, som kan lokke nye studenter til huset og holde på gamle. Studentersamfunnet foreslår å velge Maos som lokale, fordi det ikke kommer i konflikt med DORGenes arrangementer på huset, og fordi rommet ikke er så mye brukt, og en spritbar her ikke vil få konsekvenser for andre områder på huset. Maos har også en trivelig atmosfære, som kan gjøre denne baren attraktiv for studenter. Alternativt kan Eldorado fungere svært godt som spritbar, men kan bli vanskligere å løse mtp. arrangementer I Tivoli.

17 Fra: Til: Kvarterstyret Representantskapet Forslag til statuttendring til Generalforsamling vår I Kvarterets statutter er det i dag en bestemmelse som begrenser Kvarteret i selv å kunne drive kulturell og sosial virksomhet, hhv. 1-1(3) og 6-1(1) heretter omtalt om kulturparagrafen. Det ligger primært to hensyn bak kulturparagrafen; for det første skal ikke Kvarteret selv stå med den økonomiske risikoen for enkeltarrangementer, og for det andre skal ikke Kvarteret stilles i en bukken og havresekken -situasjon overfor øvrige brukere av huset. Det siste semesteret har det oppstått flere situasjoner der ingen organisasjoner har arrangert noe på huset på for eksempel lørdager, og Kvarteret har således stått uten et kulturelt tilbud til studentene. I et konkret tilfelle valgte Kvarterstyret å leie en DJ for å spille i annen etasje på huset, noe som i ettertid medførte en prosess i representantskapet som la bånd på kostbar tid for samtlige parter. I påvente av representantskapets behandling ble huset stående uten et tilbud flere lørdag. Kvarteret økonomiske situasjon må i dag karakteriseres som kritisk. Det er helt avgjørende for Kvarterets eksistens at huset til enhver tid kan tilby et attraktivt kulturtilbud som trekker til seg kunder. Samtidig som Kvarteret står i denne situasjonen der et godt kulturtilbud er avgjørende, er også flere av de faste driftsorganisasjonene i en situasjon der de ikke selv har kapasitet til å sikre et kvalitetstilbud hver helg gjennom semesteret. For å bøte på denne situasjonen, må Kvarteret ved Kvarterstyret ta en aktiv rolle for å finne alternative organisasjoner som kan sikre et godt kulturtilbud. I tillegg bør Kvarteret selv kunne arrangere kulturvirksomhet i situasjoner der huset ellers vil stå uten et bredt tilbud til studentene. Kvarterstyret har vært i dialog med flere av driftsorganisasjonene, og samtlige er enige i at en endring av kulturparagrafen er nødvendig. Merk at siste setning i vedtaksforslaget under står i statuttene i dag som siste setning i kulturparagrafen. Vi tar ikke stilling til bestemmelsen i dette vedtaksforslaget. Grunnen til at den står i vedtaksforslaget, er redaksjonelle grunner. Kvarterstyret foreslår derfor følgende: VEDTAKSFORSLAG: Generalforsamlingen vedtar å fjerne statuttenes 1-1 tredje avsnitt. Generalforsamlingen vedtar å endre statuttenes 6-1 første ledd til: Kvarteret skal i utgangspunktet ikke selv arrangere kulturell virksomhet, men kan gjøre tiltak for å sikre forsvarlig drift og kulturelt grunntilbud. Kvarteret kan ikke legge føringer på organisasjonenes kulturelle eller sosiale profil. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

18 Fra: Til: Kvarterstyret Representantskapet Forslag til statuttendring til Generalforsamling vår I Kvarterets statutter er i dag en bestemmelse om kjønnsrepresentasjon, hhv. deler av Bestemmelsen krever at alle verv og organer med mer enn tre medlemmer bør ha en jevn kjønnsfordeling. Videre er det et krav at samtlige organer over fem medlemmer har minst en tredels representasjon av hvert kjønn. Dette gjelder også for arbeidsgruppestyrer. Det framstår som underlig å ha en bør -formulering som en del av statuttenes detaljregulering for valg. Målet om jevn kjønnsrepresentasjon hører i større grad hjemme i statuttenes innledende formålsparagraf( 1-1). Setningen med bør -regelen er dessuten ikke særlig praktisk i bruk ettersom den kun gjelder for grupper med fire medlemmer. For grupper med fem medlemmer eller med er regelen at jevn kjønnsrepresentasjon skal finne sted, jamfør den påfølgende setning. Dersom denne statutten skal håndheves slik den framstår i dag, innebærer at størstedelen av dagens arbeidsgruppestyrer ikke er gyldige etter statuttene. VEDTAKSFORSLAG 1: Generalforsamlingen krever at Kvarteret håndhever og at ingen styrer, verv eller organer på noe nivå i organisasjonen skal godkjennes uten en tredels representasjon av hvert kjønn. VEDTAKSFORSLAG 2: Generalforsamlingen vedtar å fjerne annet avsnitt. Generalforsamlingen vedtar å videreføre formålet om kjønnsrepresentasjon ved å legge følgende til 1-1: Kvarteret skal tilstrebe en jevn kjønnsrepresentasjon i alle ledd. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

19 Til: Representantskapet Fra: Studentersamfunnet i Bergen Studentersamfunnet i Bergen ønsker å endre følgende statutter på Kvarterets generalforsamling. Endringsforslagene fremmes hver for seg Generelle bestemmelser Alle valg er personvalg. Ethvert medlem kan kreve at valg foregår skriftlig. Til verv eller organer hvor det er flere enn tre medlemmer, bør det tilstrebes jevn kjønnsrepresentasjon. I organer med flere enn fem medlemmer skal minst en tredjedel av plassene besettes av hvert kjønn. Dersom en kandidat skal tiltre på bakgrunn av kvotering, må vedkommende likevel ha minst en femtedel av stemmene. Når noen trer ut av Representantskapet før deres valgperiode går ut, rykker varaen opp i dennes plass for resten av valgperioden. Ingen kan sitte i verv i Kvarteret på flere nivåer på samme tid. Dersom antall kandidater er likt med eller færre enn antall verv, må hver kandidat ha minst 1/3 av stemmene for å bli valgt. Reglene i denne paragrafen gjelder også for verv i andre deler av Kvarteret, bl.a. i arbeidsgruppene. Studentersamfunnet foreslår å legge til: Ingen kan sitte i samme verv i mer enn fire sammenhengende semester. Begrunnelsen for dette er at det kan oppstå situasjoner der samme person blir sittende lenge, i stedet for at man får en sunn utskiftning. Dette hindrer likevel ikke personen i å stille til andre verv på Kvarteret, eller å på et senere tidspunkt ta samme verv.

20 Til: Representantskapet Fra: Studentersamfunnet i Bergen Representantskapet Generalforsamlingens medlemmer i Representantskapet velges for tre semestre av gangen, og en tredel av medlemmene står på valg hvert semester. Det velges 3 nummererte varaer til representantskapet for ett semester av gangen. Varaene kan innvilges tale- og stemmerett i RS dersom en GF-valgt representant ikke kan møte. Dersom en fast representant trekker seg i valgperioden, overtar 1. vara dennes plass for resten av egen valgperiode. Nye representanter tiltrer henholdsvis 1 juni og 1 desember. Valgbare til representantskapet er personer som har hatt verv i Kvarteret i minst to semester. Studentersamfunnet foreslår å endre til: Representantskapet Generalforsamlingens medlemmer i Representantskapet velges for to semestre av gangen, og halvparten av medlemmene står på valg hvert semester. Det velges 3 nummererte varaer til representantskapet for ett semester av gangen. Varaene kan innvilges tale- og stemmerett i RS dersom en GF-valgt representant ikke kan møte. Dersom en fast representant trekker seg i valgperioden, overtar 1. vara dennes plass for resten av egen valgperiode. Nye representanter tiltrer henholdsvis 1 juni og 1 desember. Valgbare til representantskapet er personer som har hatt verv i Kvarteret eller i en driftsorganisasjon i minst to semester, eller har vært medlem av Kvarteret eller en driftsorganisasjon i minst fire semester. Begrunnelsen for endringen er at dyktige personer som kan tenke seg å stille til Representantskapet ikke skal behøve å binde seg for tre semestre, som er lenge ettersom kandidater til et slikt verv ofte vil nærme seg slutten av studietiden. Det sees også som hensiktsmessig at valgperioden er kortere, for at nye krefter kan komme inn i Representantskapet. I tillegg er kravet om at man må ha hatt verv på Kvarteret for snevert, da det også kan finnes andre gode kandidater utenom dette som vi mener generalforsamlingen må få vurdere.

21 Til: Representantskapet Fra: Studentersamfunnet i Bergen 3.3 Representantskapets utsettende veto Representantskapet kan innen 14 dager etter avholdt generalforsamling kreve at en sak behandles på en ny generalforsamling. Fattes et likelydende vedtak da, blir vedtaket stående. Studentersamfunnet foreslår å fjerne 3.3. Begrunnelsen er at paragrafen gir Representantskapet veldig stor makt, en makt vi mener bør ligge hos generalforsamlingen. De vedtak generalforsamlingen fatter må være bindende for Kvarterets øvrige organer.

22 Til: Representantskapet Fra: Studentersamfunnet i Bergen 4.1 Valg og konstituering Generalforsamlingen velger leder og 6 styremedlemmer, se Nyvalgte tiltrer henholdsvis 1. juni eller 1. desember. Styret konstituerer seg selv, og skal velge en økonomiansvarlig og en nestleder. Studentersamfunnet foreslår å endre til: Generalforsamlingen velger leder, nestleder, PR-ansvarlig og økonomiansvarlig. PRansvarlig fungerer som leder av PR-gruppen, økonomiansvarlig fungerer som leder av KØR, mens nestleder fungerer som eksternansvarlig. I tillegg velger følgende arbeidsgrupper selv en arbeidsgruppeleder som også fungerer som styremedlem: skjenkegruppen, vaktetaten, personalgruppen og kraftetaten. Nyvalgte tiltrer henholdsvis 1. juni eller 1. desember, og sitter for et år av gangen. Begrunnelsen for dette er at kvarterstyret i dag fungerer som ombudsmenn for flere arbeidsgrupper. Vi ser det som hensiktsmessig at dette mellomleddet forsvinner, da det vil gi en direkte link mellom arbeidsgruppene og kvarterstyret, lette koordineringen mellom arbeidsgruppene og gjøre samarbeidet mellom arrangørene og Kvarteret enklere. Vi mener også at det er gruppene på Kvarteret som kjenner huset best, og tror det da er fordelaktig at de også er representert i styret. Som en følge av dette oppdateres til: Kvarterstyret består av leder og 7 medlemmer. Kvarterstyrets leder, økonomiansvarlig, PR-ansvarlig og nestleder velges av generalforsamlingen for et år, med halvparten på valg hvert semester. Alle medlemmer av generalforsamlingen er valgbare. Dersom et medlem trekker seg fra Kvarterstyret før dennes valgperiode går ut, velges det en ny person til å sitte ut valgperioden til den som slutter. Generalforsamlingen kan vedta mistillit mot hele eller deler av Kvarterstyret med simpelt flertall. Ved mistillit velges nye personer til å sitte ut valgperioden for de som fratrer. Saksbehandling og saksforberedelse for mistillitsforslag følger de vanlige regler for (ordinær eller ekstraordinær) generalforsamling. Mistillitsforslag kan ikke reises som benkeforslag.

23 Fra: Til: Kvarterstyret Representantskapet Opprettelse av PR-gruppe Kvarteret ble av Generalforsamlingen høsten 2011 bedt om å vurdere sin egen organisasjon. Som et ledd i denne vurderingen, har Kvarterets PR-felt fremtrådt som et av de områdene der vi har stort forbedringspotensial. Blant annet er det en utfordring av ren promotering, sosiale medier, fotografering, dokumentering, grasisk arbeid, web-løsninger og mailstruktur er lite samkjørt. Dagens løsninger innehar også flere elementer som ikke tilfredsstiller dagens krav til brukervennlighet. Kvarterstyret har gjort forsøk på forbedringer, blant annet i valg av mailstruktur, men prosessene har grunnstøtt på skjær i vårt eget farvann. En styrking av PR-feltet for Kvarteret, er avgjørende for husets framtid. Fra flere fronter har det kommet forslag om å slå sammen eksponeringsetaten(expo) og informasjonsgruppen(info). Dette er blant annet trukket fram som et forslag til forbedring på organisasjonsmøtet mellom driftsorganisasjonene og Kvarteret. Dette er også foreslått intern i Kvarterets organisasjon, og ble blant annet diskutert på GLEM Fra Kvarterstyrets side er det viktig å få fram at sammenslåing og nedlegging av arbeidsgrupper ikke er et mål i seg selv. Det framstår imidlertid som klart i dag at en sammenslåing av expo og info er nødvendig for å få en samlet og sterke gruppe på PRfronten. Kvarteret er avhengig av en helhetlig plan og en samlet ledelse på PR-feltet for i best grad å styrke PR-arbeidet. Dagens nivå er ikke godt nok, og Kvarteret er for lite kjent i bymiljøet og blant studentene. En videreføring av dagens løsninger vil derfor ytterligere bidra til en svekking av Kvarteret og vår økonomi. I første omgang forslås å slå sammen expo og info i en ny PR-gruppe. Styret i den nye gruppen skal bestå av leder, øko/nesteleder, fotoansvarlig, tekstleder, pers.ans, sosiale medier, grafisk leder. På den måten kan gruppeleder ha kontroll på hele virksomheten, samtidig som PR-ansvarlig kun vil ha en gruppe å forholde seg til i sitt arbeid framover. Dette vil gjøre selve lederskapet og administrasjonen lettere og mer effektiv. Det foreslås videre at expo og info ikke formelt slås sammen før ved semesterstart høsten På den måten gis expo, info og organisasjonen som helhet anledning til å gjennomføre prosessen i ordnede former. VEDTAKSFORSLAG: Med hjemmel i statuttenes 5.1 fjerde ledd vedtar Generalforsamlingen at arbeidsgruppene eksponeringsetaten og informasjonsetaten fra mandag 13. august 2012 skal slås sammen til PR-gruppen. Generalforsamlingen pålegger expo- og infostyret å kalle inn til felles ting med begge gruppenes medlemmer. På tinget skal velges styre til PR-gruppen. Tinget skal være avholdt og referat sendt til Kvarterstyret innen fredag 25. mai Generalforsamlingen gir Kvarterstyret mandat til å gjøre redaksjonelle endringer i statuttenes 5.1 tredje ledd, og til å gjøre nødvendige endringer i budsjettet på berørte poster. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

24 Til: Representantskapet Fra: Studentersamfunnet i Bergen 5.1 Arbeidsgruppene Kvarteret drives av styret med en organisasjon av faste arbeidsgrupper. I tillegg kan styret nedsette midlertidige utvalg. De faste arbeidsgruppene skal besitte kompetanse til å drive husets tekniske, praktiske og salgsfasiliteter. Hver arbeidsgruppe er en egen budsjettenhet, med begrenset selvstyre. De faste arbeidsgruppene er; Skjenkegruppen (etabl. 2007): Har ansvar for Stjernesalen, Grøndahls og Halvtimen. Skjenkegruppen har også ansvar for innkjøp til alle barer og bistår med serveringsvirksomhet på resten av huset. Infoetaten (etabl som Infoavdelingen): Informasjons- og PR-gruppe samt salg til sponsorer. E-tjenesten (etabl. 1993): Kvarterets gruppe for informasjonsteknologi. Kraftetaten (etabl. 1994): Har ansvar for huset tekniske lyd og lysutstyr. Slått sammen med Diskodepartementet (etabl. 1995) vår Eksponeringsetaten (etabl. 1995): Fotografi og annen dokumentasjon av aktivitet og bygning. Vaktetaten (etabl. 1995): Holder vakter for huset. Rettsvesenet (etabl. 1995): Har til oppgave å bistå Kvarteret med juridisk rådgivning Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001): Er en kompetansegruppe med ansvar for drift av Støy, og bistår andre arbeidsgrupper ved behov. Personalgruppen (etabl. 2007): Har ansvar for rekruttering, ivaretaking av kompetanse og opprettholdelse av et godt arbeids og internsosialt miljø. Romvesenet (etabl.2007): Har ansvaret for den estetiske utformingen av huset. En sammenslåing av gruppene Prosjekteringskomkiteen (pro.kom), etabl. 1992, Hammarlauget (etabl.1995) og Gallerikomiteen (etabl. 1995). Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe (etabl. 2010): Har ansvar for å bistår Kvarterets arbeidsgrupper med økonomiske problemstillinger og oversikt over den overordnede økonomiske situasjonen på huset. For å opprette eller oppløse en fast arbeidsgruppe kreves vedtak på generalforsamlingen. Studentersamfunnet foreslår (som enkeltstående vedtak) 1) Å slå sammen Infoetaten og Eksponeringsetaten til en ny PR-gruppe. Begrunnelsen for dette er å gjøre organisasjonens struktur mer oversiktlig, bedre kommunikasjonslinjene og styrke det helhetlige PR-arbeidet på huset. 2) Å legge Geriatrisk Avdeling inn under personalgruppen. Begrunnelsen for dette er å styrke fokuset på det interne miljøet, sikre en stabil drift av Støy også i fremtiden, og bedre kunne ivareta kompetanse i Kvarterets drift. 3) Å oppløse Romvesenet. Romvesenets ansvar overføres til Skjenkegruppen for Stjernesalen, Grøndahls og Halvtimen. Dette fordi vi mener det er en styrke at de som arbeider i disse rommene selv får bestemme den estetiske utformingen og rommenes

25 profil, og det er de som best ser muligheter for å utvikle disse barenes identitet. For resten av huset overføres ansvaret til PR-gruppen. Endringene som her er foreslått må sees i sammenheng med forslaget om å forenkle Kvarterets struktur, der leder av arbeidsgruppene som hovedregel sitter i Kvarterstyret, og det derfor er behov for færre og sterkere arbeidsgrupper. Endringene foreslås likevel uavhengig av denne endringen, fordi vi mener endringene i seg selv vil styrke Kvarterets drift. Studentersamfunnet foreslår å endre ordlyden i 5.1 på de berørte punkter til: Skjenkegruppen (etabl. 2007): Har ansvar for skjenking og servering i Stjernesalen, Grøndahls og Halvtimen, barenes profil og rommenes estetiske utforming. Ansvaret for det enkelte rom kan delegeres til ulike barsjefer/bargrupper for hvert rom. Skjenkegruppen har også ansvar for innkjøp til alle barer og bistår med serveringsvirksomhet på resten av huset. Personalgruppen (etabl. 2007): Har ansvar for rekruttering, ivaretaking av kompetanse, skjenking i Støy og opprettholdelse av et godt arbeids og internsosialt miljø. Bistår andre grupper ved behov. Slått sammen med Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001) i PR-gruppen (etabl. 2012): Har ansvar for informasjons- og PR-arbeid for Kvarteret og arrangementer, og for fotografi og annen dokumentasjon av aktivitet og bygning. Arbeider også med den estetiske utformingen av huset. En sammenslåing av gruppene Infoetaten (etabl som Infoavdelingen) og Eksponeringsetaten (etabl. 1995).

26 Til: Representantskapet Fra: Studentersamfunnet i Bergen 5.2 Forholdet mellom Kvarterstyret og arbeidsgruppene Kvarterstyret skal godkjenne mål og retningslinjer for arbeidsgruppenes virksomhet, og delegere budsjettmidler i tråd med dette. Arbeidsgruppene er underlagt Kvarterstyrets instruksjonsmyndighet, men skal i det daglige være selvstyrte. Kvarterstyrets instruksjonsmyndighet kan likevel ikke brukes til å nekte Rett vesenet å behandle saker hvor alle involverte parter er del av Kvarterets organisasjon, løsningsmetoder for disse eller hvilken konklusjon denne arbeidsgruppen skal komme til. Arbeidsgruppene skal holde Kvarterstyret løpende orientert om sin virksomhet, og rette seg etter de vedtak som er gjort som berører deres virksomhet. Kvarterstyret godkjenner leder, økonomiansvarlig og øvrig styre for hver arbeidsgruppe. Kvarterstyret fastsetter maksimumsantall i hver arbeidsgruppe. Kvarterstyret kan ved grove tillitsbrudd vedta å ekskludere tillitsvalgte og funksjonærer. Ankeinstans for disse vedtakene er Representantskapet. Representantskapets vedtak er endelig. Studentersamfunnet foreslår å endre følgende avsnitt: Kvarterstyret godkjenner leder, økonomiansvarlig og øvrig styre for hver arbeidsgruppe. Kvarterstyret fastsetter maksimumsantall i hver arbeidsgruppe. Til (jamfør endringer i punkt 4.1) For arbeidsgruppene som er representert med styremedlem godkjenner Kvarterstyret økonomiansvarlig og øvrig styre. For arbeidsgruppene som ikke er representert i Kvarterstyret godkjenner Kvarterstyret leder, økonomiansvarlig og øvrig styre. Kvarterstyret fastsetter maksimumsantall i hver arbeidsgruppe.

27 Fra Til Kjetil Lund Hansen, flisespikkende bedreviter og vordende revisor Generalforsamlingen v/representantskapet Statuttendringsforslag 8.2 Gjeldende statutt lyder: 8.2 Kvarterets økonomiforvaltning Kvarterstyret har ansvar for Kvarterets forpliktelser og inntekter. Kun Kvarterstyret kan forplikte Kvarteret utad. Kvarterstyret kan kun bruke midler i tråd med vedtatte budsjetter. Økonomiforvaltningen skal følge god regnskapsskikk, og regnskap revideres av en autorisert revisor som utnevnes av generalforsamlingen. Formålet med statuttendringen er å gjøre statuttene kortere, dvs. å kutte ut unødvendig tekst. Statuttene i dag bærer mye preg av gjenbruk av samme ord og formuleringer på flere steder, og at regelporno har vært et lystig tidsfordriv til tidligere stemmekåte generalforsamlinger. Statutt 8.2 er uten innhold, noe som forklares nærmere i det følgende. Statuttens to første pkt. sier det samme. Ettersom det er Kvarterstyret som har eneste kompetanse til å forplikte Kvarteret utad, er det også herved sagt at Kvarterstyret har ansvaret for de disposisjoner de inngår. Dette er allerede sagt i statutt 4.2, 1. og 7.ledd hvor hhv. Kvarterstyret leder, og har ansvar for, den daglige driften av Kvarterets organisasjon og Kvarterstyret representerer organisasjonen utad. Økonomiske og juridiske disposisjoner inngår klart i den daglige driften. Statuttens første ledd, tredje pkt. er allerede sagt i 4.2, 1.ledd hvor Bruk av midler kan kun skje med mandat i vedtatte budsjett. Statuttens annet ledd er totalt unødvendig. Bestemmelsen sikter til SKiBAS, da det er SKiBAS som er aksjeselskapet og den juridiske personen som driften ligger under. Det er altså SKiBAS som leverer regnskap og som trenger revisor. Kvarteret sikrer gjennom aksjonæravtale flertall i SKiBAS-styret. Statuttens 2.ledd er likevel unødvendig fordi: 1. Vedr. god regnskapsskikk : SKiBAS er et aksjeselskap og er dermed regnskapspliktig etter regnskapsloven (rskl.) 1-2, 1.ledd nr. 1, og faller således inn under rskl, jf 1-1. SKiBAS må derfor etter regnskapsloven følge god regnskapsskikk, jf rskl Vedr. Revisjon: Som regnskapspliktig etter regnskapsloven er SKiBAS også revisjonspliktige etter revisorloven 2-1, 1.ledd. Ny lovendring om fritak fra revisjonsplikt for små selskaper får ikke anvendelse for SKiBAS. 3. Vedr. Valg av revisor: Det følger av aksjeloven 7-1 at det er generalforsamlingen som skal velge revisor. Ettersom det er SKiBAS som er den regnskapspliktige er det dermed generalforsamlingen i SKiBAS som velger revisor. På generalforsamlingen i SKiBAS har ikke Kvarteret flertall (slik som i SKiBAS -styret). Kvarterets generalforsamling får derfor i realiteten ikke bestemmende innflytelse på valg av revisor gjennom statuttens 8.2. i alle tilfelle får ikke statutt 8.2, 2.ledd noe reell virkning, da Kvarterets generalforsamling allerede gjennom statuttens 9.2, 4.ledd kan velge Kvarterets representant til SKiBAS generalforsamling. VEDTAKSFORSLAG Generalforsamlingen vedtar å fjerne statutt 8.2 Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett