Møteinnkalling / agenda Tid & sted: 11. desember kl Oslo Kongressenter, møterom 4

Transkript

1 Møteinnkalling / agenda Tid & sted: 11. desember kl Oslo Kongressenter, møterom 4 Møteleder: Møtedeltagere: Fra fornyingsstyrets programkontor: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF-direktører: Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet, Stein Vaaler, Akershus universitetssykehus, Just Ebbesen, Sykehuset Østfold, Einar Magnus Strand, Sunnaas sykehus, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken, Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark, Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfold, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehus, Tore Prestegard, Sykehusapotekene KTVer: KTV Mats Larsson, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Lena Hinrichsen, SAN, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS SP, HSØ RHF: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner, Fagdirektør Alice Beate Andersgaard,, Konserndirektør Atle Brynestad, Steinar Marthinsen, Thomas Bagley, Andreas Brunvoll, Bård Seiersnes, (referent) Tid Sak Beskrivelse Saksunderlag B-sak Godkjenne referat møte 7. nov 2013 Saksfremlegg med referat Orienteringer fra Presentasjon i møtet : O-sak Statusrapportering fra Saksfremlegg med vedlegg 16:05-16: O-sak Finansiering av infrastrukturmodernisering Saksfremlegg 16:30-16:40 Pause 16:40-17: B-sak Gjennomføringsplan og budsjett 2014 Saksfremlegg med vedlegg 17:40-18: O-sak Brukerdrevet og teknologisk innovasjon Saksfremlegg 18:10-18:20 Pause 18:20-18: O-sak Informasjonssikkerhet og risiko- og sårbarhetsanalyse Helse Sør-Øst standard plattform Saksfremlegg 18:50-19:45 Temasak Nasjonalt samarbeid IKT Presentasjon i møtet Eventuelt (B beslutning, O orientering, D diskusjon) _Agenda FS-møte 8_v0.3

2 Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 40/13 Referat fra møte i fornyingsstyret 7.november Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Endelig behandling av referat fra møte i fornyingsstyret 7. november SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Ingen 3. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Referatet fra møte i fornyingsstyret 7. november PROGRAMKONTORETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 7. november Side 1 av 1

3 Dato Emne Referat møte 5 Fornyingsstyret Side 1 of 4 Tilstede Fornyingsstyret (FS) Fraværende FS På sak Sted: HF-direktører: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF (møteleder), Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF,, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken HF, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehuset HF, Tore Prestegard, Sykehusapotekene, Einar Magnus Strand, Sunnaas Sykehus HF, Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark Direktør SP: Ole Johan Kvan, Sykehuspartner KTV:, KTV Svein Øverland, LO, KTV Irene Kronkvist, Unio, : Atle Brynestad, Alice Beathe Andersgaard Just Ebbesen, Sykehuset Østfold HF, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS, KTV Lena Hinrichsen, SAN, Mats Larsen, Akademikerne Steinar Marthinsen, Thomas Bagley, Andreas Brunvoll, Bård Seiersnes (referent), Anne-Brit Bøe Status LABDATA-programmet; programstyreleder Tore Krogstad Hamar, live-meeting Grev Wedelsplass Dato: Torsdag 7. november kl Vedlegg til referatet: Presentasjon fra temasak Referat møte Fornyingsstyret 7. november 2013 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak 3713 Godkjenning av referat fra møte 9. oktober B-sak Leder ønsket velkommen til møtet og redegjorde for agendaen. Underlag Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 9. oktober Orienteringer fra O-sak Følgende ble orientert om: Finansiering av infrastrukturmodernisering o Utredning startet o Ekstern ressurs Cathrine Klouman (tidligere konserndirektør IKT DnB) er trukket inn i arbeidet Nasjonal IKT som egen juridisk enhet besluttet i alle regionale styrer o Nasjonal IKT HF etablerer kontorer i Oslo/Akershus o Etableringsprosess pågår Signaler fra ny helseminister. o Styrket satsning på En innbygger en journal Versjon 0.8 versjon sendt til godkjenning pr e-post, endelig behandling i FS-møte 9.oktober 2013

4 Dato Emne Referat møte 5 Fornyingsstyret Side 2 of 4 Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak 3813 Statusrapportering O-sak Andreas Brunvoll rapporterte status. Tore Krogstad, programstyreleder for laboratoriedataprogrammet, ga en utvidet orientering om status for labdataprogrammet. Underlag Følgende momenter ble poengtert fra Tore Krogstad: Fremdriften på programmet er i henhold til plan, men risiko for programmet som helhet vurderes fortsatt som høy. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: Fornyingsstyret tar statusrapporten til orientering Status gjennomføringsplan og budsjett 2014 Andreas Brunvoll presenterte saken. O-sak Følgende ble poengtert: Arbeidet med å tilpasse planlagt aktivitet i til foreløpige rammer for 2014 pågår fortsatt. Som ledd i salderingen er det identifisert prosjekter og aktiviteter tilsvarende ca 85 millioner kroner som kan få forskjøvet oppstart. Det gjenstår å saldere ca 40 millioner kroner for å bringe planlagt aktivitet i tråd med foreløpige rammer. Som ledd i dette arbeidet gjøres konsekvensanalyser av en slik reduksjon. I tillegg gjennomføres det aktiviteter for å kvalitetssikre budsjettene i programmene, og med særskilt vekt på de prosjekter med høyest aktivitet. Styret for vedtar budsjettrammene for 21. november. Forslag til gjennomføringsplan ferdigstilles på grunnlag av dette og behandles i fornyingsstyret 11. desember. Tilbakemeldinger fra fornyingsstyret: Programmene og prosjektene må gjennomføres kostnadseffektivt og med riktig ressursbruk. Når Sykehuspartner nå øker antall ansatte, må dette gi tilsvarende reduksjon i antall innleide eksterne medarbeidere og dermed også reduserte prosjektkostnader. Personellkostnader utgjør en stor andel av prosjektbudsjettene Prioriteringskriteriene må legges til grunn ved Versjon 0.8 versjon sendt til godkjenning pr e-post, endelig behandling i FS-møte 9.oktober 2013

5 Dato Emne Referat møte 5 Fornyingsstyret Side 3 of 4 vurdering av hvilke tiltak som prioriteres. Selv om Sykehuset Østfold og Oslo universitetssykehus prioriteres i 2014 bør rammene fordeles slik at det også er aktiviteter ved de andre helseforetakene. Som ledd i salderingen bør muligheten for å justere budsjettet for Program for virksomhetsstyring undersøkes. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar saken til foreløpig orientering. Evt Møteplan videre møter. Møteplan ble presentert (se møteplan i siste del av dette referat). Følgende innspill ble gitt av fornyingsstyret: Det er ønskelig med en temasak knyttet til samhandling mellom IKT og MTU Det arbeides med utredning av løsninger knyttet til prehospitale tjenester, i første omgang med fokus på å etablere løsninger som kan bidra til å etterleve Helsedirektoratets krav om responstider på telefon i AMK. De korte møtene i fornyingsstyret bør legges inn som siste del av direktørmøtet. Status oppfølgingspunkter fornyingsstyret Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Risiko- og sårbarhetsanalyse fra Ahus skal legges frem i fornyingsstyret Risiko- og sårbarhetsanalyse vedrørende omlegging til ny plattform legges frem for fornyingsstyret Det bes om at sak om grensesnitt MTU og IKT settes som temasak. Ahus Nr. Sak Beslutnings- / Orienteringssak Underlag Sykehuspartner FPK Var del av agenda 9. september. Lukkede oppfølgingspunkter siden forrige møte Nr Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Oppdatert møteplan: Møte # Dato og klokkeslett Versjon 0.8 versjon sendt til godkjenning pr e-post, endelig behandling i FS-møte 9.oktober 2013

6 Dato Emne Referat møte 5 Fornyingsstyret Side 4 of 4 7 Onsdag 11.desember 2013, kl Onsdag 29. januar 2014, kl Onsdag 5. mars 2014, kl Onsdag 2. april 2014, kl Onsdag 7. mai 2014, kl Onsdag 4. juni 2014, kl Sted avstemmes i forhold til møtested for direktørmøtet. Versjon 0.8 versjon sendt til godkjenning pr e-post, endelig behandling i FS-møte 9.oktober 2013

7 Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 41/13 Statusrapportering fra Nei Type sak Orienteringssak: Temasak: X Beslutningssak: Til informasjon (ingen behandling): Innstillingssak til AD el. styret i : Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Saken en overordnet statusrapportering fra programmene med fokus på fremdrift, økonomi og risiko. Rapporteringen er overordnet og basert på programmenes rapportering pr 15.november Økonomirapporteringen er pr 31.oktober SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Det er utarbeidet en ny mal for statusrapportering til fornyingsstyring. Rapporteringen vil videreutvikles i 2014, og det legges opp til mer utfyllende tertialvise rapporter. Programmene utarbeider detaljerte statusrapporter til egne programstyrer. 3. HOVEDMOMENTER I SAKEN har samlet sett en god fremdrift, men programmene melder noen flere avvik pr 30. november 2013 sammenlignet med forrige periode. styrer mot budsjettbalanse pr 31. desember Samlet prognose for 2013 er MNOK mot en total budsjettramme på MNOK. Det vurderes at har en middels til høy risikoprofil. Programmene har en tilfredsstillende ressurssituasjon vedrørende Sykehuspartner IKT prosjekttjenester. Det er knapphet på fagressurser fra helseforetakene i Laboratoriedata. Fornyingsstyrets programkontor vurderer også en økende risiko for at det ikke er tilstrekkelig med ressurser og fremdrift relatert til etablering av drift og forvaltning av regionale tjenester. Ny modell for regional drift og forvaltning besluttes i prosjekt IKT-styringssystem i desember Fremdriftsog ressurssituasjonen i Sykehuspartner vil følges tett opp. På neste side følger en overordnet vurdering av status i hvert program. Program Status okt 13 Status nov 13 Side 1 av 2

8 Program Klinisk dokumentasjon (RKD) Status okt 13 Y Status nov 13 Y Programmet har en god fremdrift i alle prosjekter med noen avvik. Klinisk dokumentasjon har i siste periode endret status fra grønn (i henhold til plan) til gul (noen avvik) på fremdrift. Avvik på fremdrift ved Regional EPJ ved Oslo universitetssykehus er relatert til forsinkelser på integrasjon og infrastruktur, og disse er planlagt lukket innen nyttår. Radiologi (RAD) G Y Radiologi har i siste periode endret status fra grønn (i henhold til plan) til gul (noen avvik). Programmet melder økt risiko grunnet forsinket idriftssettelsesdato på Sykehuset Innlandet og OUS Radiumhospitalet. Det er etablert tiltak, som blant annet omfatter tett oppfølging av leverandøren. Laboratoriedata (LAB) Y Y Laboratoriedata rapporterer fortsatt en samlet høy risiko. Det skyldes særlig forhold relatert til leverandørens styring av totalleveransen. Programmet og fornyingsstyrets programkontor har gjennomført en revisjon av leverandøren som tydeliggjør en risikoreduserende tiltaksplan. Helse Sør- Øst RHF er tett involvert i oppfølgingen av denne rapporten. Digital samhandling (DIG) GY Y Overordnet status er iht plan, men avvik for prosjekt IHR. Etablering av forvaltning for tjenestene knyttet til IHR og PLO meldinger i Sykehuspartner går langsomt, og representerer en kostnadsrisiko for programmet. Virksomhetsstyring (VIS) GY GY Overordnet status for ERP er i henhold tild plan. Release 1 er i byggefasen og release 2 er i designfasen. I datavarehusprosjektet er konsernrapportering satt i ordinær drift. Infrastrukturmodernisering (IMP) G Y Programmet er i stort iht. plan, både i forhold til planlegging av programmet og gjennomføring av aktiviteter innen plattform. Avvik mellom innmeldt behov for midler i 2014 og foreslått tildelt ramme for 2014 vil kunne få konsekvenser for organisasjonen som er under etablering. 4. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Statusrapporten er basert på programmenes innrapportering i Clarity og månedlig statusmøte med alle programmer. Fornyingsstyrets programkontor har bearbeidet og kvalitetssikret statusrapporten i samråd med programmene og Sykehuspartner. 5. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Overordnet statusrapport. 6. PROGRAMKONTORETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret tar statusrapporteringen til orientering. Side 2 av 2

9 STATUSRAPPORT TIL FORNYINGSSTYRET - for bedre pasientsikkerhet og kvalitet- Status pr 30.november 2013 Økonomisk status pr 31.oktober 2013

10 Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: Overordnet status 1.1 Samlet vurdering av har samlet sett en god fremdrift, men programmene melder noen flere avvik pr 30. november 2013 sammenlignet med forrige periode. styrer mot budsjettbalanse pr 31. desember Samlet prognose for 2013 er MNOK mot en total budsjettramme på MNOK. Klinisk dokumentasjon har i siste periode endret status fra grønn (i henhold til plan) til gul (noen avvik) på fremdrift. Avvik på fremdrift ved Regional EPJ ved Oslo universitetssykehus er relatert til forsinkelser på integrasjon og infrastruktur, og disse er planlagt lukket innen nyttår. Radiologi har i siste periode endret status fra grønn (i henhold til plan) til gul (noen avvik). Programmet melder økt risiko grunnet forsinket idriftssettelsesdato på Sykehuset Innlandet og OUS Radiumhospitalet. Det er etablert tiltak, som blant annet omfatter tett oppfølging av leverandøren. Laboratoriedata rapporterer fortsatt en samlet høy risiko. Det skyldes særlig forhold relatert til leverandørens leveransekapasitet. Det har blitt gjennomført en revisjon av leverandøren som tydeliggjør en risikoreduserende tiltaksplan. er tett involvert i oppfølgingen av denne rapporten. Infrastrukturmodernisering har rapportert en samlet høy risiko. Tildeling for 2014 medfører en omprioritering og utsettelse av en rekke prosjekter (både pågående og ikke startede innen omlegging, nettverk, telekom og datasenter). Fornyingsstyrets programkontors vurderer at utsettelsene, i påvente av en helhetlig plan for Infrastrukturmodernisering, er nødvendig for å sikre moderne og kostnadseffektive regionale løsninger på lengre sikt. Det blir i 2014 viktig å sikre at programmet kun prioriterer tiltak som er nødvendig på grunn av avhengigheter til andre prioriterte prosjekter i Digital fornying. Programmets mandat vil revideres når helhetlig plan er etablert. Programmene har en tilfredsstillende ressurssituasjon vedrørende Sykehuspartner IKT prosjekttjenester. Det er knapphet på fagressurser fra helseforetakene i Laboratoriedata. Fornyingsstyrets programkontor vurderer også en økende risiko for at det ikke er tilstrekkelig med ressurser og fremdrift relatert til etablering av drift og forvaltning av regionale tjenester. Ny modell for regional drift og forvaltning besluttes i prosjekt IKT-styringssystem i desember Fremdriftsog ressurssituasjonen i Sykehuspartner vil følges tett opp. Fornyingsstyrets programkontor vurderer risikobildet i prosjekt Sykehuspartner IKT Sykehus Østfold Kalnes (SP IKT SØK) til å være på samme nivå som ved sist rapportering. Det er helt sentralt å sikre omforente omfangsbeskrivelser og et komplett planverk. Dette vil redusere risiko ytterligere og forenkle styring og oppfølging på alle nivå. Digital samhandling og Virksomhetsstyring har ingen vesentlige avvik. I sum vurderes det at har en middels til høy risikoprofil. 1.2 Status pr program Tabellen nedenfor gir en overordnet status pr program. Rapporteringen er basert på månedlig rapportering i Clarity pr 15.november Program Status okt 13 Status nov 13

11 Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: Program Klinisk dokumentasjon (RKD) Status okt 13 Status nov 13 Programmet har en god fremdrift i alle prosjekter med noen avvik. EPJ-prosjektet ved Oslo universitetssykehus melder gult (noen avvik) på fremdrift og risiko. Kurve- og medikasjon har utfordringer med fremdrift og kvalitet. Regional fødejournal har utfordringer med samarbeidet med CSAM. Endoskopi og Hjerteultralyd har klar sin innstilling på valg av leverandører. Forprosjektrapport for eresept og PKI er klar med revidert planverk. Avhengigheter mellom EPJ-prosjektet ved OUS, Endoskopi, Hjerteultralyd og Radiologi 2014 er håndtert. Plan for kurve- og medikasjon i Sykehuset Østfold er nå sammenholdt med planer for DIPS 7.3, plattformprosjektet i Sykehuset Østfold og øvrige PNØ-aktiviteter. Radiologi (RAD) Overordnede status meldes med gult (noen avvik) grunnet økt risikoprofil rundt idriftsettelsesdato Sykehuset Innlandet og OUS-Radiumhospitalet. Det er igangsatt tiltak for de risikoelementene med høyest risikoprofil. Avviket er relatert til leverandør som er forsinket med ferdigstillelse av konfigurasjonen. Denne forsinkelsen er større en tidligere estimert, og konsekvensen er redusert tid til helseforetaket for verifikasjon og testing før installasjon. Ytterligere forsinkelse kan medføre forsinket installasjon og forsinket programgjennomføring. Laboratoriedata (LAB) Leveransen til Sykehuset Østfold er stort sett iht. plan (revidert ) og milepæl (spesifikasjon generell kjemi og mikrobiologi) er oppfylt med enkelte restanser. Detaljering av samlet plan (med PNØ og SØ leveranser) pågår. Det forventes at løsningen vil være ferdig definert til iht. plan. Leveranseprosjekt Oslo universitetssykehus har gjennomført oppstartsmøte med leverandør og startet analysefasen i dialog med ibruktakelsesprosjektet ved Oslo universitetssykehus. Programmet jobber med revidering av styringsdokumentasjon, samt detaljering av roller, ansvar og samhandling, både internt og eksternt. Programmet jobber også med detaljering av styringsmodell med PNØ. Funksjonalitet for patologi er avklart, men vil måtte leveres i to trinn, begge før endelig akseptansetest. Rapporten fra revisjon av leverandør er ferdigstilt, tiltak er under avklaring. Iverksatte tiltak gir i økende grad resultater og programledelsen ser en tydelig bevegelse i riktig retning. Programledelsen fokuserer kontinuerlig på å identifisere nye og følge opp allerede iverksatte tiltak for å sikre leveransen til Sykehuset Østfold. Digital samhandling (DIG) Overordnet status er iht plan, men avvik for prosjekt IHR. Etablering av forvaltning for tjenestene knyttet til IHR og PLO meldinger i Sykehuspartner går langsomt, og representerer en kostnadsrisiko for programmet. Prosjektet jobber sammen med tjenesteforvalter for etablering av forvaltning så raskt som mulig. OSEAN prosjektet (ledes nasjonalt av Norsk Helsenett), er i god fart i Helse Sør-Øst. Alle helseforetak bortsett fra Oslo universitetssykehus er tilknyttet adresseregisteret med HER-id. IHR prosjektet har løst vesentlige problemer vedr ytelse. Gjenstående feilrettelser må på plass før utbredelse kan starte. Planer for utbredelse for laboratoriefagene foreligger ved Sykehuset i Vestfold, Akershus universitetssykehus, Sørlandet Sykehus og Vestre Viken. Virksomhetsstyring (VIS) Overordnet status for ERP er iht plan. Release 1 er i byggefasen og release 2 er i designfasen. Ett utestående punkt i RoS-analysen av de deler av løsningen som berører antatt personsensitive data Y G Y GY GY Y Y Y Y GY

12 Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: Program Status okt 13 Status nov 13 (utgående faktura) samt utfordringer i å få på plass avtaler med Norsk Helsenett gir gul risiko. Avtaler med Akershus universitetssykehus for å regulere utrullingen er under utarbeidelse. Tilsvarende avtaleverk med PNØ/Sykehuset Østfold er også påbegynt. I LIS-prosjektet er konsernrapportering satt i ordinær drift. Infrastrukturmodernisering (IMP) Programmet er i stort iht. plan, både i forhold til planlegging av programmet og gjennomføring av aktiviteter innen plattform. Prosjektet Sikkerhetstjenester får ansvar for å koordinere og følge opp aktiviteter innenfor sikkerhet i hele programmet. Prosjektet vil få ansvaret for videre oppfølginger rundt RoS-analyser og dokumentasjon av sikkerhetsmekanismer. Avvik mellom innmeldt behov for midler i 2014 og foreslått tildelt ramme for 2014 vil kunne få konsekvenser for organisasjonen som er under etablering. På bakgrunn av dette er det nedsatt et eget prosjekt som utreder alternative modeller for finansiering av infrastrukturmodernisering. Status på dette arbeidet skal fremlegges fornyingsstyret den På grunn av utfordringene knyttet til finansiering og risiko knyttet til prosjektporteføljen i 2014, samt etterslepet på integrasjoner spesielt mot PNØ er overordnet status for programmet gul (noen avvik). Tabell 1 Oppsummering av status pr program 1.3 Status Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes (SP IKT SØK) Prosjektet melder å ha en god fremdrift og milepæler i perioden er i henhold til plan. Prognosen for prosjektene samsvarer med budsjettforslaget som ble behandlet i prosjektstyret PNØ Det generelle risikobildet er nedjustert i perioden, spesielt fordi det har vært initiert gode prosesser for å avklare forhold rundt lab-prosjektet samt at klientutrulling ble startet opp igjen i perioden. De største risikoforhold ved periodeslutt er knyttet til følgende forhold: Avklare leveranseomfang og plan for Kalnes for laboratoriedatasystem. Plan legges fram i programstyret for Laboratoriedata den Sykehuset Østfold skal motta flere nye systemer over en kort periode og vil møte store kapasitetsutfordringer i sitt mottaksprosjekt. Det er uklar definisjon og forventning til rolle/ansvar som systemintegrator, noe som kan medføre uklar styring av de enkelte delleveransene. Det er fortsatt usikkerhet rundt leveranse til for klientomlegging i eksisterende sykehus. Revidert framdriftsplan vil bli utarbeidet i neste periode. Rapporteringen er basert på statusrapport pr 27.oktober 2013 fra PNØ. PNØ har pr oktober ikke etablert fremdriftsmåling av området IKT utvidet omfang. G Y

13 Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: Månedens leveranse november 2013 Sykehuset Østfold over på regional integrasjonsplattform I begynnelsen av november ble Sykehuset Østfold flyttet over på regional integrasjonsplattform. Dialog med kommuner og legekontorer gjennomføres nå på en moderne plattform med strenge krav til pasientsikkerhet og sporbarhet. Regional integrasjonsplattform er etablert som en standard plattform for digital meldingsutveksling internt i helseforetaket, mellom helseforetak og legekontorer, kommune og myndigheter. Integrasjonsplattformen understøtter morgendagens strenge krav til kryptering og signering, og ivaretar sikker behandling av sensitiv informasjon. Til nå er Sunnaas sykehus, Sykehuset i Telemark og Sykehuset Østfold over på regional integrasjonsplattform. De resterende helseforetak i Helse Sør-Øst står for tur. Tjenesten for ekstern meldingsutveksling er: Henvisning og epikriser Røntgen- og laboratoriesvar Føde- og kreftmeldinger Pleie og omsorgsmeldinger (PLO) eresept (planlagt) Regional integrasjonsplattform er sentral del av i Helse Sør-Øst. Alle integrasjoner mellom systemporteføljen i de regionale programmene etableres på integrasjonsplattformen med samme høye krav til sikkerhet og sporbarhet. Gode integrasjoner og informasjonsdeling er kritisk for effektiv pasientbehandling gjennom et helhetlig behandlingsforløp, og her tar Sykehuspartner grep. 2 Økonomi styrer mot budsjettbalanse pr. 31.desember Samlet prognose for 2013 er MNOK mot en total budsjettramme på MNOK. Det er noen variasjoner mellom programmene. Infrastrukturmodernisering sin prognose er 18 MNOK lavere enn tildeling grunnet forsinkelser i prosjektgjennomføring. SP IKT SØK melder en prognose 26 MNOK over tildeling som en følge av omfangsendringer. Tabell 2 på neste side viser prognose og tildeling 2013 pr program. Pr 31. august 2013 rapporterte programmene i en prognose som oversteg tildelingen betydelig. For å styre mot balanse i 2013 ble det iverksatt tiltak for å kvalitetssikre prognoser og iverksette tiltak. Videre innvilget en omdisponering av driftsmidler til investeringsmidler. Prognose pr 31.oktober 2013 viser at iverksatte gitt ønsket effekt for å styre mot balanse. Det er en relativt stor differanse mellom forbruk pr januar til oktober sammenlignet med prognosene for november og desember. Totalt skal det forbrukes 272 MNOK de siste to måneder. Dette er over gjennomsnittlig månedlig kostnadspådrag. For Klinisk dokumentasjon og Infrastrukturmodernisering er det et særlig avvik mellom regnskap og meldt prognose I dialog med programmene er det avdekket noe usikkerhet i prognosen til Infrastrukturmodernisering, mens Klinisk dokumentasjon har

14 MNOK (per mnd) Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: relativt liten usikkerhet i sin prognose pr oktober. Det er også knyttet noe usikkerhet til SP IKT SØK grunnet endret oppfølging og bokføringsrutiner. Tidligere ble IKT aktiviteter knyttet til Nytt Østfold sykehus bokført i Sykehuspartner, men ble fra 01.juli 2013 overført Prosjekt nytt Østfold sykehus. Figur 1 nedenfor Utvikling illustrerer total månedlige portefølje kostnader, sammenlignet akkumulert total med og budsjett prognose 2013*. og teknisk fremskrivning Budsjett mnok * Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Periode Investeringer Driftskostnader Akkumulert total Prognose per Budsjett Figur 1 Utvikling samlet investering og driftsmidler i 2013 * Budsjett i denne figuren illustrert er eksklusive SP IKT SØK fra 1.juli 2013 (ble overført PNØ) Samlet Investering Drift Refordelt Prognose Refordelt Prognose Refordelt Prognose Påløpt pr Påløpt pr pr tildeling Avvik pr tildeling pr tildeling Program 2013 Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Digital Samhandling Virksomhetsstyring Infrastrukturmodernisering Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes (SP IKT SØK) Totalt Tabell 2 Sammenstilling pr program For budsjett og tildeling 2014, se sak 4313 Gjennomføringsplan.

15 Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: Risiko 3.1 Samlet risikovurdering Det vurderes at pr 30.november 2013 har en middels til høy risikoprofil. Det er identifisert en risiko i rød sone (alvorlige avvik) og to risikoer i rød/gul (moderate til alvorlige avvik) sone. 1a. Vesentlig overskridelse av tildelte økonomiske rammer b. Vesentlig overskridelse av tildelte økonomiske rammer a. Vesentlige forsinkelser av Digital Fornyings leveranser - IMP og LAB 2b. Vesentlige forsinkelser av Digital Fornyings leveranser - øvrige programmer 3. Vesentlig lavere standardiseringsgrad enn planlagt 4. Vesentlige lavere måloppnåelse av forventede gevinster Figur 3 Risikovurdering pr 30.november 2013 Infrastrukturmodernisering melder en samlet høy risikoprofil for programmet. Det er to forhold som trekkes særskilt frem (risiko 2a). Programmet har for 2014 en tildeling som er betydelig lavere enn behovet, noe som vil innebære både omprioritering og utsettelse av en rekke prosjekter (både pågående og ikke startede innen omlegging, nettverk, telekom og datasenter). o Investeringsnivået i programmet holdes til et minimum inntil det foreligger en helhetlig plan for gjennomføring og finansiering. o Det sentrale tiltaket er, som fornyingsstyret er orientert om, etableringen av prosjektet Finansiering av infrastrukturmodernisering. Integrasjonsfabrikken er ansvarlig for integrasjon mellom de ulike tjenestene som utvikles i Digital Fornying og inn mot øvrige tjenester i de enkelte foretak. Nytt Østfoldsykehus omfatter en rekke nye integrasjoner og det er et betydelig etterslep på integrasjonsbestillinger fra PNØ i 2013 og Dette vil utfordre kapasiteten i integrasjonsfabrikken. o Infrastrukturmodernisering har formelt varslet PNØ, som har iverksatt tiltak mot leverandørene. Laboratoriedata melder en samlet høy risikoprofil for programmet (del av risikoene 1b og 2a). Det er særlig forhold relatert til: Leverandørens styring på totalleveransen, avklaring av nødvendig funksjonalitet, ressurstilgang, avhengighetsproblematikk og forsinkelser relatert til definering av løsning i

16 Dato: / 8 Statusrapport pr 30.november 2013 Fornyingsstyremøte: sykehuset som er risikoområdene. Videre er det identifisert en økonomisk usikkerhet på i størrelsesorden 25 MNOK. o Programmet har gjennomført en revisjon av leverandøren som tydeliggjør en risikoreduserende tiltaksplan o Programledelsen har styrket organisasjonen for å bedre gjennomføringskraften ytterligere o Kvalitetssikring av budsjett er gjennomført Det vurderes at det er en moderat til stor sannsynlighet for en vesentlige lavere måloppnåelse av forventede gevinster (risiko 4). Bakgrunnen for vurderingen er at alle programmer har konkretisert effektmål og gevinstmål, men det er ikke etablert forpliktende gevinstplaner for helseforetakene og Sykehuspartner. Videre vurderes det å ikke være et gjennomgående og helhetlig fokus på endringsledelse i programmer, prosjekter, helseforetak og Sykehuspartner. De sentrale risikoreduserende tiltakene er: Tydeliggjøre og forankre s målbilde Definere ambisjonsnivå for standardisering og tydeliggjøre implementeringsplan Sikre en helhetlig tilnærming til endringsledelse og gevinster i helseforetakene, Sykehuspartner og programmene/prosjekter Videre er det vurdert at det er en moderat til stor sannsynlighet for en vesentlig overskridelse av tildelte økonomiske rammer 2014 (risiko 1b). De sentrale tiltakene for å sikre økonomisk balanse pr : Et helhetlig kvalitetssikret planverk Programmene har identifisert prosjekter og aktiviteter som kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av 2014, En tett økonomisk oppfølging av programmene i Oppstart av nye prosjekter vil bli underlagt streng kontroll Kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering Basert på økonomisk status vil det da eventuelt iverksettes nødvendige tiltak For en ytterligere detaljering av ytterligere risikoreduserende tiltak så henvises det sak 4313 Gjennomføringsplan.

17 Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 42/13 Finansiering av infrastrukturmodernisering Ja Type sak Orienteringssak: X Beslutningssak: Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK I fornyingsstyrets møte 9. oktober ble bedt om å arbeide videre med saken og presentere status og retning på utredningen i fornyingsstyremøtet 11. desember Videre kom fornyingsstyret med innspill til den videre utredning. Det er siden 9. oktober opprettet et prosjekt. Prosjektet er et regionalt prosjekt med en styringsgruppe med representanter fra ledelsen i Sykehuspartner og Teknologi og ehelse i Helse Sør- Øst RHF. Prosjektet er bemannet med ressurser fra Program for Infrastrukturmodernisering og linjen i Sykehuspartner. Ressursene har noe ekstern støtte. Prosjektet vil orientere om og motta innspill på visjon og retning for den videre utredning. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Saken er en videreføring av orienteringssak 21.august og 9. oktober om Infrastrukturmodernisering. 3. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Prosjekt «Finansiering av infrastrukturmodernisering» har utarbeidet saken i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, Sykehuspartner og Program for Infrastrukturmodernisering. Saken vil presenteres i mer detalj på møtet. Saken vil presenteres i sin endelige form på fornyingsstyrets møte 29. Januar. 4. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Ingen vedlegg. Presentasjon gis i møtet. 5. HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret tar saken til orientering. Side 1 av 1

18 Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 43/13: Gjennomføringsplan Nei Type sak Orienteringssak: Beslutningssak: X Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Temasak: Til informasjon (ingen behandling): Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Gjennomføringsplan 2014 tydeliggjør prioriteringer og tildelinger for 2014, samt tidsplaner for for de enkelte program i. I tillegg inneholder planen en tilhørende beskrivelse av konsekvenser for avhengigheter, gevinster, ressurser og risiko for porteføljen. Gjennomføringsplan 2014 er en revidering av gjennomføringsplan v2.0. Planen er i hovedsak oppdatert med endelig økonomisk tildeling for 2014, samt tidsplaner for Fornyingsstyret har tidligere besluttet overordnede prioriteringer (sak 35/13 fra møte 9. oktober 2013). Fornyingsstyret bes nå beslutte gjennomføringsplanen 2014, med tildeling for programmene for 2014 og planverk for perioden SÆRSKILTE FORHOLD FORNYINGSSTYRET BØR VÆRE KJENT MED I fornyingsstyremøtet 7.november ble det lagt frem forslag til gjennomføringsplan med en høy økonomisk risiko. Den foreslåtte økonomiske tildelingen til programmene overstiger tilgjengelig ramme med 125 MNOK. Det ble presentert tiltak tilsvarende 85 MNOK. Ytterligere gjennomgang med programmene viser at det økonomiske risikobildet er ytterligere forverret, spesielt innen Laboratoriedata og Virksomhetsstyring. Det fremmes derfor forslag om en tildeling på 138 MNOK over tilgjengelig ramme ved inngangen til 2014 under forutsetning om budsjettbalanse ved året slutt. For å sikre budsjettbalanse legges det opp til tett økonomisk oppfølging av programmene, med identifisering av mulige kostnadsreduserende tiltak. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status og eventuell iverksetting av tiltak. 3. HOVEDMOMENTER I SAKEN Rammebetingelser Økonomisk langtidsplan for 2014 angir en ramme på for på 1,54 milliarder kroner. Statsbudsjett 2014 legger i tillegg til grunn en øremerket bevilgning på 135 MNOK som i sin helhet er inkludert i. På bakgrunn av økonomisk langtidsplan og den øremerkede bevilgningen har styret i 21. november 2013 (sak ) besluttet en tildeling til Digital Side 1 av 4

19 fornying på 1,675 milliarder kroner, fordelt med henholdsvis 1,527 milliarder kroner til investering og 149 MNOK til drift. Det er identifisert et behov for en vesentlig modernisering av Helse Sør-Østs regionale IKTinfrastruktur. Dette vil kreve betydelig investering for å gjennomføres, og det utarbeides nå en helhetlig tilnærming og plan for et slikt arbeid, inklusive mulige løsninger for finansiering. Prioriteringer Omfanget for har endret seg i løpet av Det er i hovedsak to årsaker til dette; vedtak om innføring av felles innkjøp- og logistikkløsning i Helse Sør-Øst og vedtak om implementering av Radiologiprogrammet (jf. styresak og ). Det samlede innmeldte behovet fra programmene for 2014 på totalt 2,2 milliarder NOK overstiger rammene fra økonomisk langtidsplan og tilleggsbevilgningen. Det er derfor gjort en helhetlig prioritering i porteføljen (jf. fornyingsstyrets sak 35/13): 1. Prosjekter med leveranser til Sykehuset Østfold HF som er kritiske (jf. leveranse- og omfangsbeskrivelse fra PNØ) for åpning Kalnes 2. Prosjekter med leveranser til Oslo universitetssykehus HF for å sikre felles elektronisk pasientjournal ved helseforetaket og i regionen 3. Infrastrukturmodernisering: Prosjekter som er nødvendige for å gjennomføre øvrige prioriterte prosjekter, og bidrar til å få etablert en felles regional infrastruktur. Prosjekter som krever tilpasninger på gamle infrastrukturer vil søkes utsatt 4. Andre prioriterte prosjekter i henhold til prioriteringsprinsippene som ble vedtatt i fornyingsstyret 21.august 2013 (sak 27/13). Det vektlegges også å gjennomføre prosjekter som har startet Tildeling per program Etter kvalitetssikring av programmenes planer og prioritering av porteføljen har programmene et samlet behov på 1,814 milliarder kroner for Dette overstiger den totale tilgjengelige ramme for med 138 MNOK. Det legges opp til en tett økonomisk oppfølging av programmene for å sikre budsjettbalanse ved utgangen av året. Forslag til tildeling per program for 2014 er som følger: Satsningsområde Tildeling per program 2014 Investeringer Drift Totalt Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Digital samhandling Virksomhetsstyring Infrastrukturmodernisering SP IKT SØK Driftsinvesteringer Sykehuspartner Øvrige (public 360, RADS, adm HR, hjelpenummer) Total portefølje Side 2 av 4

20 Budsjettramme fra Udekket behov Tabell 2: Foreslått tildeling pr program 2014 Det er ikke avsatt særskilte risikomidler for programmet. Risiko håndteres gjennom den totale tilgjengelige likviditeten i Helse Sør-Øst. Konsekvenser og tiltak Det er planlagt flere tiltak for å redusere økonomisk risiko: Hvert program har beskrevet konsekvenser av tildelingene. I tillegg har programmene identifisert prosjekter og aktiviteter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av 2014, hvis s samlede prognoser fortsatt overstiger budsjettrammen. Se vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser og tiltaksliste per program Det vil være en tett økonomisk oppfølging av programmene i Oppstart av nye prosjekter vil bli underlagt streng kontroll. I tillegg vil alle andre forhold som binder vesentlige midler og som ikke er direkte forutsetninger for resultatoppnåelse for oppstarten av nytt sykehus i Østfold eller innføring av DIPS i Oslo universitetssykehus måtte godkjennes i Fornyingsstyrets programkontor. For å sikre økonomisk balanse ved årets slutt vil det gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering Basert på økonomisk status vil det da eventuelt iverksettes nødvendige tiltak Det er meldt risiko for forsinkelser på enkelte aktiviteter og prosjekter som er prioritert i Dette vil potensielt gi en positiv økonomisk effekt i Tidsplaner Gjennomføringsplan 2014 inneholder samlet tidsplan for alle programmer og prosjekter i Digital fornying. Det vises til kapittel 4.3. Tidsplanene reflekterer i hovedsak planverk som er vedtatt i programstyrene. Konsekvenser av prioriteringer og tildeling for 2014 må vedtas i de enkelte programstyrer. Samlet tidsplan for bør oppdateres etter disse vedtakene. Tidsplanene presenteres per program. I tillegg er det kartlagt når de ulike prosjektene vil ha leveranser til de respektive helseforetakene. Det presenteres derfor også tidsplaner per helseforetak. Konsekvenser for avhengigheter, gevinster og ressurser Det er gjort mindre oppdateringer på kapitlene vedrørende gevinster, ressurser og avhengigheter. Den foreslåtte gjennomføringsplan 2014 vil ikke utfordre effektmålene i i særlig grad. Gjennomføring av de prioriterte prosjektene vil medføre at de vesentlige effektene for å ivareta pasientsikkerheten og kvalitet opprettholdes, men at noen gevinster som oppstår ved regional standardisering og samhandling forskyves noe i tid. Gjennomføringsplan 2014 medfører reduksjon i behov for ressurser, sammenlignet med behov før prioritering. Reduksjonen i ressursbehov er betydelig og størst hos Infrastrukturmodernisering og Radiologi. Planen gir også i større grad Sykehuspartner mulighet til å dimensjonere seg på en god måte for overtakelse av programmene til drift. Det vil være sentralt i 2014 å sikre kontroll på avhengighetene ved prioritering av leveranser. Risiko Side 3 av 4

21 Risikovurderingen av gjennomføringsplan 2014 viser en middels til høy risikoprofil. Den høyeste risikoen er faren for lavere måloppnåelse av forventede gevinster for hele strategiperioden Det er en sammenheng mellom risikoområdene. Vesentlige økonomiske overskridelser, forsinkelser og lavere grad av standardisering forsterker risikoen relatert til manglede gevinstoppnåelse. På et overordnet nivå er det identifisert åtte tiltaksområder som reduserer risikobildet. Flere av disse tiltakene er allerede iverksatt og det viktigste er en tett oppfølging av om tiltakene gir en reell effekt som reduserer risikobildet. Fornyingsstyret vil i 2014 motta en oppdatert risikovurdering og status på risikoreduserende tiltak på hvert møte. Se kapittel 4.6 for en helhetlig risikovurdering og tiltaksplan. 4. VEDLEGG TIL SAKEN Gjennomføringsplan 2014 med tre vedlegg 5. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Føringer for gjennomføringsplanen ble behandlet i fornyingsstyret 21.august 2013 Foreløpige prioriteringer og tentativ tildeling ble behandlet i fornyingsstyret 9. oktober 2013 Fornyingsstyret ble orientert om oppdateringer av prioriteringer, forslag til tildeling og konsekvenser 7. november 2013 En arbeidsgruppe bestående av ressurser fra Sykehuspartner og fornyingsstyrets programkontor har utarbeidet gjennomføringsplanen. Gjennomføringsplan 2014 er en revidering av forrige versjon (gjennomføringsplan v2.0) Programmene oppdaterte sitt planverk for i forbindelse med rapporteringen 15. november 2013, basert på foreslåtte tildelinger. Programmene har blitt forespurt om å behandle planverk i respektive programstyrer. Planverk og samlet utkast til gjennomføringsplan 2014 er gjennomgått med programmene og kvalitetssikret Estimert ramme og tildeling pr program ble innstilt som innspill i budsjettprosessen i Helse Sør-Øst RHF Det henvises til sak 42/13 som vurderer innretning, plan og finansiering av infrastrukturmodernisering. Etter behandling i fornyingsstyret Programmene behandler tildeling 2014 og tidsplaner for HELSE SØR-ØSTS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret slutter seg til de premisser, prioriteringer og risiko for gjennomføringsplanen og programvise tildelinger for Fornyingsstyret understreker behovet for at det gjennomføres en tett økonomisk oppfølging i henhold til beskrivelse i saken. Side 4 av 4

22 Gjennomføringsplan 2014 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 for Prioriteringer og tildeling 2014, tidsplaner Versjon Godkjent av Rolle Dato 2013 Fornyingsstyret Programeier 6.mai Fornyingsstyret Programeier 11. desember 2013

23 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG BAKGRUNN MÅLBILDE OG RAMMEBETINGELSER STRATEGISK MÅLBILDE ØKONOMI FINANSIERING AV INFRASTRUKTURMODERNISERING AVHENGIGHETER RESSURSER BESKRIVELSE OG VURDERING AV GJENNOMFØRINGSPLAN PRIORITERINGER TILDELING PER PROGRAM TIDSPLANER Tidsplaner per program Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Digital samhandling Virksomhetsstyring Infrastrukturmodernisering Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes Øvrige prosjekter Tidsplaner per helseforetak GEVINSTER RESSURSER RISIKOVURDERING AV GJENNOMFØRINGSPLAN VEDLEGG... 35

24 Dato: / 35 Gjennomføringsplan SAMMENDRAG Gjennomføringsplan 2014 omfatter en endelig overordnet prioritering, tildelinger for 2014 og tidsplaner for alle programmene og prosjektene i for perioden I tillegg inneholder planen en beskrivelse av konsekvenser for avhengigheter, gevinster, ressurser og risiko. Gjennomføringsplan er en revidering av gjennomføringsplan v2.0. Planen er i hovedsak oppdatert med endelig økonomisk tildeling for 2014 samt tidsplaner for Styret i besluttet 21. november 2013 (sak ) en tildeling til Digital fornying på 1,675 milliarder kroner, fordelt med henholdsvis 1,527 milliarder kroner til investering og 149 MNOK til drift. Se kapittel 3.2 for detaljer. I løpet av 2013 er omfanget av endret og det har vært nødvendig å gjøre svært stramme prioriteringer for aktiviteten i Det er for 2014 lagt vekt på å sikre kritiske leveranser til Sykehuset Østfold, felles elektronisk pasientjournal ved Oslo universitetssykehus og plattformaktiviteter som understøtter de kliniske programmene. Gjennomføringsplanen, slik den nå ligger, innebærer at det vil ta noe lengre tid før gevinster knyttet til standardisering og samhandling kan utnyttes fullt ut. Prioriteringer for 2014 er nærmere beskrevet i kapittel 4.1. Etter kvalitetssikring av programmenes planer og prioritering av porteføljen har programmene et samlet behov på 1,814 milliarder kroner for Dette overstiger den totale tilgjengelige ramme for med 138 MNOK. Det henvises til kapittel 4.2 for nærmere redegjørelse. Det legges opp til en tett økonomisk oppfølging av programmene for å sikre budsjettbalanse ved utgangen av året. Tildeling per program for 2014 er som følger: Satsningsområde Tildeling per program 2014 Investeringer Drift TOTALT Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Digital samhandling Virksomhetsstyring Infrastrukturmodernisering SP IKT SØK Driftsinvesteringer Sykehuspartner Øvrige (public 360, RADS, adm HR, hjelpenummer) Total portefølje Budsjettramme fra Udekket behov Tabell 1 Tildeling per program i 2014

25 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 Det er ikke avsatt risikopott for programmet. Risiko håndteres gjennom den totale tilgjengelige likviditeten i Helse Sør-Øst. Det er planlagt flere tiltak for å redusere risikoen knyttet til udekket behov: Hvert program har beskrevet konsekvenser av tildelingene. I tillegg har programmene identifisert prosjekter og aktiviteter som kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av 2014, hvis s samlede prognoser fortsatt overstiger budsjettrammen. Se vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser og tiltaksliste per program Det vil være en tett økonomisk oppfølging av programmene i Oppstart av nye prosjekter vil bli underlagt streng kontroll For å sikre økonomisk balanse ved årets slutt vil det gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering Basert på økonomisk status vil det da eventuelt iverksettes nødvendige tiltak Det er meldt risiko for forsinkelser på enkelte aktiviteter og prosjekter som er prioritert i Dette vil potensielt gi en positiv økonomisk effekt i Den vedtatte, og helt nødvendige, moderniseringen av IKT-infrastrukturen i regionen innebærer store kostnader. Det har ikke vært mulig å sette av tilstrekkelige midler til investeringer gjennom rammen. Det gjennomføres høsten 2014 en foranalyse som skal klargjøre om økt bruk av tjenestekjøp og bruk av eksterne partnere kan være et alternativ for å redusere investeringskostnadene. 2 BAKGRUNN ble etablert våren 2013 som oppfølging av vedtatt Plan for strategisk utvikling og IKT-strategi for foretaksgruppen. ble etablert med seks strategiske programmer der de fleste av de regionale IKT-prosjektene inngikk. Fra 2014 omfatter hele den regionale IKT-porteføljen. Gjennomføringsplanen gir en overordnet beskrivelse av planene og rammene for programmene i. Den første versjonen av gjennomføringsplanen (Masterplan v1.0) ble vedtatt i fornyingsstyret 6. mai Planen inneholdt en sammenstilling av programmenes eksisterende planer, samt forslag til reprioritert budsjett Styret i behandlet planen i møtet 20. juni 2013 (sak ), og ga sin tilslutning til saken. Fornyingsstyret ble 9.oktober 2013 forelagt en foreløpig gjennomføringsplan for 2014 (gjennomføringsplan v2.0). Dette dokumentet er en oppdatert versjon og omfatter en endelig overordnet prioritering, tildelinger for 2014 og tidsplaner for alle programmene og prosjektene i for perioden I hovedsak er planen oppdatert med tildeling for 2014 samt tidsplaner for I tillegg inneholder planen en beskrivelse av konsekvenser for

26 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 avhengigheter, gevinster, ressurser og risiko. Se vedlegg 3 for nærmere oversikt over revideringer fra forrige versjon. Gjennomføringsplanen 2014 vil legges til grunn for helseforetakenes videre arbeid med områdeplaner for IKT. 3 MÅLBILDE OG RAMMEBETINGELSER Dette kapitlet beskriver hvilket målbilde som er skissert for i vedtatte IKTstrategi. Videre tydeliggjøres hvilke rammebetingelser som legger føringer for planleggingen av arbeidet i programmet, innen områdene økonomi, avhengigheter, finansiering av Infrastrukturmodernisering og ressurser. 3.1 Strategisk målbilde har en tydelig forankring i s strategi for (sak ). Styret i vedtok å innarbeide plan for strategisk utvikling som helseforetaksgruppens overordnede plangrunnlag. Den strategiske planen fokuserer på to hovedområder; kvalitet og pasientsikkerhet samt fornying og standardisering. De felles regionale programmene i skal bidra til å realisere s strategiske plan. Styret i vedtok 25. oktober 2012 regionens IKT-strategi og handlingsplan (sak ). Det overordnede målbildet for er at alle helseforetakene i Helse Sør- Øst skal arbeide basert på standardiserte arbeidsprosesser og benytter felles IKT-løsninger på en felles og modernisert infrastruktur. Satsingen skal gi styrket pasientsikkerhet, økt kvalitet i behandlingen, mer effektive tjenester, bedre samhandling og en enklere arbeidshverdag for medarbeidere. Relevant, sammenlignbar og oppdatert informasjon skal være tilgjengelig på en brukervennlig og lettfattelig måte for pasienter, pårørende og helsepersonell når de trenger det, der de trenger det og med riktig kvalitet. Fornyingsstyrets hovedformål er å styre gjennomføringen av og påse at det realiseres gevinster i helseforetakene. 3.2 Økonomi Økonomisk langtidsplan for perioden ble behandlet i styret for 20. juni 2013 (sak ). Den budsjettmessige forutsetningen for utvikling i IKTinvesteringene i perioden er synliggjort i tabell 2 under. I økonomisk langtidsplan for 2014 er det beregnet 1,3 milliarder kroner til investeringer og 320 MNOK til drift. Av den foreløpige rammen på 1,62 milliarder kroner, utgjør sin andel 1,54 milliarder kroner.

27 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Investering Drift Tabell 2 økonomisk langtidsplan IKT-investeringer. Tall i millioner 2013-kroner Investeringer i den regionale IKT-porteføljen skjer via. Helseforetakene betaler Sykehuspartner en tjenestepris som baseres på avskrivningskostnader samt drifts- og forvaltningskostnader for tjenestene. Økte IKT-investeringer vil føre til økte tjenestepriser for helseforetakene. Økonomisk langtidsplan er gjennomgått med det enkelte helseforetak. I løpet av 2013 har omfanget i endret seg. Av vesentlige endringer som har betydning for prioritering av rammen er: Vedtak om innføring av felles ERP i, (styret, sak ). Det var ikke på tidspunktet for vedtak av økonomisk langtidsplan konkludert på anskaffelsesprosessen og beløpsstørrelser. Behovet for investeringsmidler til ERP i 2014 er 206 MNOK. Etablering av program Infrastrukturmodernisering (fornyingsstyret 4.juni, sak 20). Dette medførte et utvidet omfang utover det opprinnelige programmet IKT-plattform. Gjennom 2013 er det blitt klart at det er nødvendig med en vesentlig modernisering av infrastrukturen, som går utover det som tidligere har vært planlagt. Modernisering av infrastruktur er i økonomisk langtidsplan planlagt senere i perioden, men er i løpet av 2013 fremskyndet. Se også sak 34/13 til møte i fornyingsstyret 9.oktober Vedtak om raskere implementering av RIS/PACS, (fornyingsstyret 4.juni, sak 23, styret, sak ). En raskere implementering gir en kostnadsbesparelse i planperioden, men for 2014 gir det en økning i behov av investeringsmidler på 49 MNOK sammenlignet med økonomisk langtidsplan. Statsbudsjett 2014 legger til grunn en øremerket bevilgning på 135 MNOK. På bakgrunn av økonomisk langtidsplan og den øremerkede bevilgningen har styret i 21. november 2013 (sak ) besluttet en tildeling til på totalt 1,675 milliarder kroner, fordelt med henholdsvis 1,527 milliarder kroner til investering og 149 MNOK til drift. 3.3 Finansiering av Infrastrukturmodernisering Det er krevende på nåværende tidspunkt å estimere det totale investeringsbehovet for modernisering av IKT-infrastrukturen i Helse Sør-Øst de kommende årene. Dette skaper utfordringer relatert til å prioritere tilstrekkelige midler for å modernisere IKT-infrastrukturen samt å redusere driftsrisikoen som ligger i en aldrende og heterogen infrastruktur. De meget

28 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 foreløpige estimatene fra programmet for 2014 er i størrelsesorden 800 MNOK, som blant annet ble presentert i temasak for fornyingsstyret 21. august Forutsetningene for arbeidet som gjort med gjennomføringsplan 2014 er at finansiering av Infrastrukturmodernisering utover det som er beskrevet som absolutte minimum for 2014 vil kunne finne sin løsning ved hjelp av ekstern finansiering eller tilførsel av likviditet utover det som ligger til grunn i økonomisk langtidsplan for perioden 2015 og fremover. Dette blir blant hovedprioritetene for 2015 og Det er etablert et eget prosjekt hvor formålet er å vurdere hvordan modernisering av infrastruktur kan finansieres og hvordan blant annet økt bruk av eksterne tjenester kan redusere investeringsbehovet ved infrastrukturmodernisering. 3.4 Avhengigheter Flere av programmene i forutsetter leveranser fra ett eller flere andre program for å kunne gjennomføres i henhold til planen. Avhengighetene gir føringer for hvilken rekkefølge programmene bør gjennomføres i. Dette gjelder også internt i det enkelte helseforetak. Kunnskap om avhengighetene og en plan for å håndtere disse er viktig for å redusere kompleksitet og behov for midlertidige løsninger. Å etablere brukernære løsninger som laboratoriesystem, RIS/PACS, elektronisk pasientjournal og økonomi- og logistikksystemer på en fleksibel, robust og driftsstabil infrastruktur er en forutsetning for helseforetakenes kontinuerlig drift og leveranse av helsetjenester til pasientene. Dagens IKT-infrastruktur er aldrende, sammensatt og gir ikke en god nok grunnmur for de nye løsningene som skal etableres. Det er vedtatt at IKT-infrastrukturen skal moderniseres, men moderniseringen vil måtte pågå parallelt med at de nye løsningene implementeres i helseforetakene. I denne situasjonen skal det legges vekt på at infrastrukturen så langt det er mulig ivaretar programmenes behov uten at det foretas sub-optimaliseringer, eksempelvis ved at det må lages midlertidige løsninger med tilgangsstyring for det enkelte program. Der hvor behovet for leveranse av applikasjonstjenester står opp mot muligheten for å levere grunnleggende infrastruktur skal det gjøres en nøye vurdering om et avvik skal aksepteres, med tilhørende behov for å etablere en midlertidig løsning. Slike avvik skal holdes på et minimum og gjennomføringsplanen skal vise hvordan avvikene håndteres.

29 Avhengigheter Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 IMP har omlagt foretaket til Helse Sør- Øst plattform v 1.X EPJ er implementert RAD, LAB og VIS er implementert PKI er implementert eresept og digital samhandling er implementert RKD (EPJ) , 1, 4 RAD 5 RKD (PKI) 2 3 RKD (eresept) 3 IMP 0, 1, 4 LAB 5 0, 1, 4 PNØ 1, 4 VIS DIG Avhengigheter Nøkkel til program/prosjekter 0 - Sikkerhet 3 eresept Prosjekt Nytt Østfoldsykehus Klinisk dokumentasjon 1 - Omlegging 2 Sykmelding 4 Interne grensesnitt 5 Eksterne grensesnitt Infrastrukturmodernisering Digital samhandling Virksomhetsstyring ERP og datavarehus Radiologi Laboratoriedata Figur 1 Illustrasjon av de mest sentrale/kritiske avhengighetene mellom programmene Figur 1 illustrerer de mest sentrale avhengighetene mellom programmene. Hovedsystemene til helseforetakene er elektronisk pasientjournal og kurveløsninger. Laboratoriesystemet, RIS/PACS og økonomi- og logistikksystemet representerer støttesystemer som skal være integrert med PAS/EPJ. Det betyr at det er mest hensiktsmessig å innføre PAS/EPJ og kurveløsningene i helseforetakene først der hvor relevante deler av standard IKT-plattform er implementert. har forpliktet seg til å innføre eresept i hele regionen innen utgangen av Dette forutsetter at det er etablert en regional løsning for elektronisk signatur (PKI) integrert med den øvrige IKT-infrastrukturen i regionen. Elektronisk signatur er også nødvendig for å kunne realisere noen av de nasjonale føringene knyttet til informasjonsutveksling, deriblant esykemelding. I tillegg har Sykehuset Østfold planlagt bruk av PKI på flere av løsningene i det nye sykehuset på Kalnes.

30 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Ressurser Sykehuspartner har høsten 2013 hatt en etterspørsel tilsvarende årsverk fra programmene. Basert på statusrapporteringen fra programmene i november 2013 vurderes det at Sykehuspartner har kapasitet til å dekke dette behovet. Programmene rapporterer en tilfredsstillende ressurssituasjon for kompetansebehovet fra Sykehuspartner. Budsjettrammen og aktiviteten økes betydelig fra 2013 til Dette innebærer behov for økt kapasitet fra Sykehuspartner. Sykehuspartner planlegger en økning i kapasitet til prosjekter og nye tjenester på årsverk. Dette vil øke den interne kapasiteten betraktelig og bidra sterkt til å dekke behovet til. Erfaringsvis tar det noe tid før disse blir effektive for programmene. I dag leverer Sykehuspartner IKT omtrent 130 interne årsverk til programmene, resterende ressursbehov dekkes av eksterne konsulenter. Det er et mål å redusere bruken av eksterne mest mulig både for å få ned kostnader og øke forankring og kompetansebygging hos egne ansatte. Sykehuspartner er nå organisert for å håndtere denne situasjonen. Det planlegges med fortsatt rekruttering av flere IKT-medarbeidere. Samtidig som programmene etablerer nye IKT-løsninger må også gamle løsninger driftes. Dette medfører at Sykehuspartner i en periode vil ha behov for ekstra kapasitet for å sikre stabil og sikker drift. Innleie av konsulenter til driftsorganisasjonen kan være en mulig måte å løse dette på, slik at Sykehuspartneransatte frigjøres til prosjektarbeid og bygger kompetansen på de nye løsningene. Et sentralt tiltak for å bedre ressurskapasiteten er anskaffelse av klientomlegging for: Oslo universitetssykehus Sykehuset Østfold Nytt Østfoldsykehus Kalnes (opsjon) Sykehuset Innlandet (opsjon) Øvrige helseforetak og ikke-kommersielle sykehus inngår som opsjon. Det er etablert gode prosesser for kartlegging av behov, kapasitet og ressursallokering i Sykehuspartner Prosjekttjenester. Mangel på en plan for bestillinger av lokale tjenesteendringer fra helseforetakene gjør det vanskelig for Sykehuspartner å planlegge ressursene optimalt. Dette medfører en risiko både for og for nye/endrede tjenester i helseforetakene. I 2014 bør det etableres bedre prosesser for ressursinnsats fra helseforetakene og Sykehuspartner drift og forvaltning. Se også kapittel 4.6 for risikovurdering av gjennomføringsplan 2014.

31 Dato: / 35 Gjennomføringsplan BESKRIVELSE OG VURDERING AV GJENNOMFØRINGSPLAN 2014 Dette kapitlet tydeliggjør hvilke prioriteringer som er lagt til grunn for utarbeidelsen av gjennomføringsplan Videre redegjøres det for tildelinger til programmene for Dette vil ha konsekvenser for programmenes tidsplaner, gevinster, ressurser og risiko, som gjennomgås i de videre kapitlene. Se vedlegg 2 for detaljer rundt avhengigheter. 4.1 Prioriteringer Det opprinnelige behovet for 2014 som ble meldt fra programmene var på ca. 2,2 milliarder kroner for investeringer. Etter gjennomgang og kvalitetssikring av alle programmene er det fortsatt tydelig at de innmeldte behovene og programmenes planer overstiger tilgjengelige økonomiske rammer og leveransekapasitet. Det er derfor gjort en helhetlig prioritering i porteføljen, for å vurdere hvilke prosjekter som kan flyttes til Det ble i fornyingsstyret 9. oktober vedtatt foreløpige prioriteringer. Endelige overordnede prioriteringer er ikke endret. Følgende legges derfor fortsatt til grunn for å prioritere gjennomføringsplanen for 2014: 1. Prosjekter med leveranser til Sykehuset Østfold HF som er kritiske (jf. leveranse- og omfangsbeskrivelse fra PNØ) for åpning Kalnes 2. Prosjekter med leveranser til Oslo universitetssykehus HF for å sikre felles elektronisk pasientjournal ved helseforetaket og i regionen 3. Infrastrukturmodernisering: Prosjekter som er nødvendige for å gjennomføre øvrige prioriterte prosjekter, og bidrar til å få etablert en felles regional infrastruktur. Prosjekter som krever tilpasninger på gamle infrastrukturer vil søkes utsatt 4. Andre prioriterte prosjekter i henhold til prioriteringsprinsippene som ble vedtatt i fornyingsstyret 21.august 2013 (sak 2713). Det vektlegges også å gjennomføre prosjekter som har startet Det presiseres at nødvendige tiltak for å opprettholde sikker og stabil drift håndteres i en egen prosess med dedikerte midler i den regionale IKT-porteføljen. 4.2 Tildeling per program 2014 Etter kvalitetssikring av programmenes planer og prioritering av porteføljen har programmene et samlet behov på 1,814 milliarder kroner for Dette overstiger den totale tilgjengelige ramme for med 138 MNOK. Tildeling per program for 2014 er som følger:

32 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 Satsningsområde Tildeling per program 2014 Investeringer Drift Totalt Klinisk dokumentasjon Radiologi Laboratoriedata Digital samhandling Virksomhetsstyring Infrastrukturmodernisering SP IKT SØK Driftsinvesteringer Sykehuspartner Øvrige (public 360, RADS, adm HR, hjelpenummer) Total portefølje Budsjettramme fra Udekket behov Tabell 3 Tildeling per program i 2014 Tildeling til programmet Klinisk dokumentasjon inneholder øremerkede midler til særskilte prosjekter: Prosjekter Øremerket tildeling per prosjekt 2014 Investeringer Drift Totalt Regional EPJ ved OUS Innføring DIPS ST fase PNØ gjennomgående kurve Konsolidering og integrasjon system for endoskopier og konsolidering og integrasjon system for hjerteultralyd Tabell 4 Fordeling tildeling Klinisk dokumentasjon Basert på prognose fra prosjektene pr 15. september 2013 Det er ikke avsatt særskilte risikomidler. Risiko håndteres gjennom den totale tilgjengelige likviditeten i Helse Sør-Øst. I tillegg er det særlige utfordringer i noen av programmene. Enkelte programmer har stor usikkerhet knyttet til sine planer, både fordi de fortsatt er under planlegging og/eller fordi de fortsatt har høyere prognoser enn tildeling. Alle programmene har behov for å behandle tildeling og tidsplaner i programstyret, etter behandling av endelig tildeling i fornyingsstyret. Se kapittel for detaljer rundt usikkerheter per program, samt vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser per program. Det er planlagt flere tiltak for å redusere økonomisk risiko: Hvert program har beskrevet konsekvenser av tildelingene. I tillegg har programmene identifisert prosjekter og aktiviteter som kan reduseres i omfang eller settes på vent i

33 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 løpet av 2014, hvis s samlede prognoser fortsatt overstiger budsjettrammen. Se vedlegg 1 for beskrivelse av konsekvenser og tiltaksliste per program Det vil være en tett økonomisk oppfølging av programmene i Oppstart av nye prosjekter vil bli underlagt streng kontroll For å sikre økonomisk balanse ved årets slutt vil det gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering Basert på økonomisk status vil det da eventuelt iverksettes nødvendige tiltak Det er meldt risiko for forsinkelser på enkelte aktiviteter og prosjekter som er prioritert i Dette vil potensielt gi en positiv økonomisk effekt i Tidsplaner Oversikten under viser programmene og prosjektene i. Fargekode Forkortelse Program/prosjekt RKD Klinisk dokumentasjon RAD Radiologi LAB Laboratoriedata DIG Digital samhandling VIS Virksomhetsstyring IMP Infrastrukturmodernisering SP IKT SØK Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes (prosjekt) Øvrige prosjekter Tabell 5: Oversikt over programmer og prosjekter i Regional sak-arkiv/public 360, Regionalt avviks- og dokumentasjonssystem, Adm HR, Driftsinvesteringer Sykehuspartner, Hjelpenummer Tidsplanene reflekterer i hovedsak planverk som er vedtatt i programstyrene. På bakgrunn av budsjett og tildeling 2014, samt prioriteringene som er gjort i, er det nødvendig å utsette enkelte prosjekter fra 2014 til Dette må vedtas i de enkelte programstyrer, etter behandling av gjennomføringsplan 2014 i fornyingsstyret. Samlet tidsplan for bør oppdateres etter disse vedtakene. Dette er forventet å skje i januar Tidsplanene under er derfor å anse som foreløpige. Det er så langt det er mulig forsøkt å vise beslutningspunktene B2, B3 og B7 for prosjektene. Enkelte prosjekter er i utgangspunktet leveranser, uten beslutningspunkter, og B2, B3 og/eller B7 vises derfor ikke for disse.

34 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Tidsplaner per program På de neste sidene følger oversikt over programmenes fremdriftsplaner. Tidsplanene presenteres per program. Prosjekter merket med stjerne (*) er prosjekter med store usikkerheter knyttet til planene. For disse prosjektene foreligger det foreløpig ikke komplette planer for helseforetakene. Det er løpende endringer i tidsplanene i henhold til fase og vedtak. Det kan derfor være nyanser som ikke er ivaretatt i tidsplanene. Se vedlegg 1 for beskrivelse av prioriteringskonsekvenser for de ulike programmene.

35 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Klinisk dokumentasjon Figur 2: Tidsplan for Klinisk dokumentasjon B2 B3 B7 Programmets tidsplaner innebærer høyere prognoser enn tildeling for 2014, også etter at programstyret har vedtatt å utsette flere prosjekter til Programmet jobber videre med å tilpasse aktiviteten i henhold til tildeling for Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. Det bemerkes følgende: - For eresept inkludert PKI-løsning foreligger kun foreløpige planer, endelig prosjektrekkefølge og tidsplan for helseforetak er ikke vedtatt av programstyret. Prosjektet fremkommer som tentativt i tidsplaner til helseforetak under - Planer for Løsning for medikamentell kreftbehandling er i ferd med å bli lagt. Ingen endelig prosjektrekkefølge for helseforetak er vedtatt av programstyret. Prosjektet fremkommer ikke i tidsplaner til helseforetak under

36 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Radiologi Figur 3: Tidsplan for Radiologi B2 B3 B7 Programmets tidsplaner innebærer høyere prognoser enn tildeling for Lavere tildeling enn behov medfører at innføring på Vestre Viken må forskyves til 2015 og høyere risiko for forlenget innføringsløp for programmet. Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. Programmet vil legge frem revidert plan i løpet av 2014.

37 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Laboratoriedata Figur 4: Tidsplan for Laboratoriedata B2 B7 De to prioriterte prosjektene for 2014 medfører høyere prognoser enn tildeling, øvrige deler av tidsplanen reflekterer tildeling for 2014, ved at Laboratoriedata for Vestre Viken er forskjøvet fire måneder til Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet.

38 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Digital samhandling Figur 5: Tidsplan for Digital samhandling B2 B3 B7 Tidsplanene reflekterer tildeling for Deler av aktiviteter i prosjektene Nasjonal kjernejournal og publikumsportal samt Kommunikasjon mot helseregistret er forskjøvet til Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet.

39 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Virksomhetsstyring Figur 6: Tidsplan for Virksomhetsstyring B2 B3 B7 Virksomhetsstyring har gjennomgått ERP-prosjektet og kontraktbetingelser. Tidsplanene reflekterer tildeling for 2014, ved at Datavarehus og rapporteringsløsning (LIS) trinn 2 er forskjøvet til Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. For de to hovedprosjektene Økonomi- og logistikkløsning (ERP) og Datavarehus og rapporteringsløsning (LIS) er det ikke enda besluttet rekkefølge på øvrige helseforetak enn de som fremkommer over. Nærmere planer for øvrige helseforetak kommer.

40 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Infrastrukturmodernisering Figur 7: Tidsplan for Infrastrukturmodernisering (DPG=Delprogram) B3 B7

41 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 Programmets tidsplaner innebærer høyere prognoser enn tildeling for Programmet jobber med å tilpasse aktiviteten i henhold til tildeling for Etter behandling i fornyingsstyret vil programstyret ta tildeling til etterretning og behandle endelige planer for programmet. Infrastrukturmodernisering er i «forme program»-fasen, og det er derfor stor usikkerhet knyttet til flere prosjekter. Tidsplaner for prosjekter merket * er foreløpig eller ikke lagt enda. De to prosjektene Telekom-Teknologiskifte Telenor foranalyse og Nettverk AHUS er prioritert for 2014, mens de øvrige prosjektene merket med * ikke vil pågå i Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes Figur 8: Tidsplan for Sykehuspartner IKT Sykehuset Østfold Kalnes Prosjektet rapporterer status på økonomi, risiko og fremdrift månedlig til prosjektstyret i PNØ. Prosjektet jobber med å detaljere planverk og tilpasse seg tildelingen. Prosjektene Autentisering og Autorisasjon samt Sikker print implementering er nye prosjekter under planlegging.

42 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Øvrige prosjekter Figur 9: Tidsplan for øvrige prosjekter B2 B3 B7 Tidsplanene reflekterer tildeling for Planer for innføring av Public 360 på Oslo universitetssykehus er under utarbeidelse, dette antas å skje i 2015 eller senere.

43 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Tidsplaner per helseforetak Det er kartlagt når de regionale programmene og prosjektene vil ha leveranser til de respektive helseforetakene. Dette presenteres under som tidsplaner per helseforetak. Det presiseres at disse tidsplanene kun inneholder regionale prosjekter, og at helseforetakene er ansvarlig for å utarbeide lokale områdeplaner som ihensyntar både regionale og lokale prosjekter. For enkelte programmer er det enkelte prosjekter som har stor usikkerhet knyttet til seg. Dette kan skyldes av prosjektene ikke er vedtatt, eller de har store usikkerheter knyttet til tidsplaner. Disse er merket med stjerne (*) i tidslinjene til programmene, og har foreløpig ingen eller kun begrensede planer for de ulike helseforetakene. Disse fremkommer altså ikke, eller kun i begrenset grad, i tidslinjene til helseforetakene under. Som nevnt i kapittel 4.3 reflekterer tidsplanene i hovedsak planverk som er vedtatt i programstyrene. Enkelte planer reflekterer derimot tildeling for 2014, selv om planene ikke er vedtatt i programstyrene. Tidsplaner må vedtas i de enkelte programstyrer, etter behandling av gjennomføringsplan 2014 i fornyingsstyret. Samlet tidsplan for og de enkelte helseforetak må oppdateres etter disse vedtakene. Dette er forventet å skje i januar Tidsplanene under er derfor å anse som foreløpige Figur 10: Tidsplan for Akershus universitetssykehus B2 B3 B7

44 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 11: Tidsplan for Oslo universitetssykehus B2 B3 B7

45 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 12: Tidsplan for Sunnaas sykehus B2 B3 B Figur 13: Tidsplan for Sykehuset i Vestfold B2 B3 B7

46 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 14: Tidsplan for Sykehuset Innlandet B2 B3 B7

47 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 15: Tidsplan for Sykehuset Telemark B2 B3 B7

48 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 16: Tidsplan for Sykehuset Østfold B2 B3 B7

49 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 17: Tidsplan for Sørlandet Sykehus B2 B3 B Figur 18: Tidsplan for Vestre Viken B2 B3 B7

50 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Figur 19: Tidsplan for Martina Hansens Hospital B2 B3 B Figur 20: Tidsplan for Sykehuspartner og B2 B3 B7 4.4 Gevinster Gjennomføringsplanen 2014 vil ikke utfordre effektmålene i i vesentlig grad. Gjennomføring av de prioriterte prosjektene vil medføre at de vesentlige effektene for å ivareta pasientsikkerheten og kvalitet opprettholdes, men at noen gevinster som oppstår ved regional standardisering og samhandling forskyves noe i tid. Gevinster som opprettholdes i gjennomføringsplan 2014 I gjennomføringsplanen opprettholdes leveranser mot Sykehuset Østfold HF slik at Nytt Østfold Sykehus får åpnet i Innføring av felles EPJ ved Oslo universitetssykehus HF vil gi økt pasientsikkerhet gjennom å sikre at pasientinformasjon er tilgjengelig på tvers av fag og lokalisasjoner i foretaket. Dette gir grunnlag for å videreføre utviklingsprosessen i Oslo universitetssykehus og gi større muligheter til å organisere virksomheten uavhengig av lokal tilgang til pasientinformasjon. Prosjektet er også første steg på vei mot etableringen av en standardisert versjon av DIPS i regionen og således en viktig byggestein mot det strategiske målbildet. Det er en forutsetning for realiseringen av det strategiske målbildet at får etablert en felles IKT-infrastruktur på tvers av alle helseforetak. Prioriterte prosjekter innen Infrastrukturmodernisering for første halvår av 2014 vil være orientert mot dette, samt at det også vurderes hvordan infrastrukturmoderniseringen kan bygge videre på de investeringer som gjøres ved Sykehuset Østfold. For forsering av infrastrukturmoderniseringen henvises til egen strategi for dette området. De prioriterte prosjektene i Infrastrukturmodernisering vil føre til

51 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 økt driftssikkerhet og redusert operasjonell risiko ved helseforetakene, samt økt effektivitet for helsepersonell. Ved prioriteringen av øvrige prosjekter vil en sikre at man jobber mot at IKT understøtter samhandling mellom aktørene i pasientforløpet, og tilfredsstiller pasienters og pårørendes økende forventninger til at informasjon er tilgjengelig i digitale kanaler. Etterlevelse av nasjonale krav om innføring av eresept, og ivareta effekten av økt pasientsikkerhet ved å redusere antall medisineringsfeil vil være viktig. Man vil også sikre leveranser av både RIS/PACS og laboratoriedatasystem til de helseforetak som har mest kritisk behov for å sikre pasientsikkerheten. Gevinster som utsettes i gjennomføringsplan 2014 Utsettelse av de utvalgte prosjektene, som skissert i tidslinjene i kapittel 4.3, i gjennomføringsplanen vil føre til noe tidsforskyvning i forhold til når man kan forvente realisering av gevinster, samt at man får et noe økt kostnadspådrag ved at noen regionale samordningsgevinster utsettes. Drift av flere systemer i parallell vil medføre høyere forvaltningskostnader og videre høyere tjenestepris for helseforetakene. Det vil ta noe lenger tid før oppnår regional standardisering av systemer og arbeidsprosesser, ved blant annet utsettelse av flere innføringsprosjekter for RIS/PACS, laboratoriedatasystem, klinisk dokumentasjon og ny standard IKT-plattform. Internasjonal erfaring tilsier at standardiserte behandlingsprosesser som understøttes av teknologiske løsninger gir sikrere, bedre og mer effektive tjenester for pasienten. Senere innføring av kurveog medikasjonsløsning regionalt vil utsette gevinstene knyttet til reduksjon i feil ved medisinering, samt effektiviseringen i planlegging og gjennomføring av sykehusoppholdet. De nye regionale systemene vil gi gevinster i form av økt samhandling i regionen, både gjennom utveksling av informasjon og ved bruk av felles dokumentasjon på tvers av helseforetak og primærhelsetjenestender lovverket tillater det. Ved utsettelse av prosjekter innen noen programmer vil samhandlingsgevinsten, samt myndighetskrav om at helseopplysninger gjøres tilgjengelig for helsepersonell på en rask og sikker måte, utsettes. Det er på sikt ønskelig å etablere kvalitetsmålinger mellom sykehus, slik at man sammenlikner resultater av behandling, oversikt over behandlinger pasientene har fått på et sykehus og hva slags resultater som er oppnådd. Dette vil strekkes ut i tid. 4.5 Ressurser Kapittel 3.5 beskriver rammebetingelsene i forhold til personellressurser, samt hvilke tiltak som er iverksatt/kan iverksettes for å øke leveransekapasiteten. Figur 10 viser ressursbehov for gjennomføringsplanen 2014 i. Grafen baserer seg på erfaringstall og foreløpig estimat slik Sykehuspartner kjenner dem pr. i dag. Usikkerheten vil være økende i perioden.

52 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 Figur 21: Illustrasjon av ressursbehov for Gjennomføringsplan 2014 medfører reduksjon i behov for ressurser, sammenlignet med behov før prioritering. Reduksjonen i ressursbehov er betydelig og størst hos Infrastrukturmodernisering og Radiologi. Planen gir også i større grad Sykehuspartner mulighet til å dimensjonere seg på en god måte for overtakelse av programmene til drift. 4.6 Risikovurdering av gjennomføringsplan 2014 Gjennomføringsplan 2014 viser en middels til høy risikoprofil. Figur 22 viser den overordnede risikovurderingen. Den høyeste risikoen er faren for lavere måloppnåelse av forventede gevinster for hele strategiperioden Det er en sammenheng mellom risikoområdene. Vesentlige økonomiske overskridelser, forsinkelser og lavere grad av standardisering forsterker risikoen relatert til manglede gevinstoppnåelse. På et overordnet nivå er det identifisert åtte tiltaksområder som reduserer risikobildet. Flere av disse tiltakene er allerede iverksatt og det viktigste er en tett oppfølging for å sikre at tiltakene virker. Fornyingsstyret vil i 2014 motta en oppdatert risikovurdering og status på risikoreduserende tiltak på hvert møte.

53 Dato: / 35 Gjennomføringsplan Vesentlig overskridelse av tildelte økonomiske rammer 2. Vesentlige forsinkelser av Digital Fornyings leveranser 3. Vesentlig lavere standardiseringsgrad enn planlagt 4. Vesentlige lavere måloppnåelse av forventede gevinster Figur 22: Overordnet risikovurdering av gjennomføringsplanen før og etter tiltak Hovedrisikoene og deres årsaker er beskrevet nærmere nedenfor. Se også tabell 6 for en overordnet tiltaksplan. Risiko 1 Risiko Medium til høy risiko for vesentlig overskridelse (5 % (84 MNOK)) av tildelte økonomiske rammer, grunnet: A. Tildeling til programmene overstiger s budsjettramme med 138 MNOK og det er ytterligere utfordringer i noen av programmene B. Det er gjennomført tydelige overordnede prioriteringer, samt at konsekvenser og tiltaksliste er identifisert pr program C. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognoser ved tertialrapportering 2014 og nødvendige tiltak vil iverksettes D. Estimatene i programmene er generelt bedret, men estimeringsmodellen har ennå ikke fått ønsket effekt. Det er fortsatt usikkerhet i prognoser E. Forskyvning av prosjekter til 2015/2016 og forsinkelser kan øke de samlede kostnadene i programperioden Medium risiko for vesentlige forsinkelser av s leveranser, grunnet: A. Ressurssituasjon i Sykehuspartner er tilfredsstillende. Det er en risiko for manglende tilgang på fagressurser fra helseforetakene B. Det er ikke tilstrekkelig ressurser og fremdrift relatert til etablering av drift og forvaltning av regionale tjenester C. Det er en stor kompleksitet i avhengigheter mellom programmene, noe som kan medføre uforutsette forsinkelser D. Manglende leveranser fra leverandører

54 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 Risiko 3 3 Risiko 4 4 Medium til høy risiko for vesentlig lavere standardiseringsgrad enn planlagt, grunnet: A. Ambisjonsnivå for standardisering i regionen er ikke fullt ut definert (applikasjoner/løsninger, infrastruktur, prosesser, organisering) B. En helhetlig plan for Infrastrukturmodernisering er under utarbeidelse C. Press på leveranser medfører kortsiktige løsninger, herunder kort tid til frysperiode ved Sykehuset Østfold gir mindre fokus på regional standardisering D. Manglende standardisering i krav til informasjonssikkerhet og risikoaksept på tvers av helseforetakene E. Manglende forankring av ambisjonsnivå for standardisering i helseforetakene Høy risiko for vesentlige lavere måloppnåelse av forventede gevinster, grunnet: A. Alle programmene har konkretisert effektmål og gevinstmål, men det er ikke gevinstplaner som helseforetakene og Sykehuspartner har forpliktet seg til B. Det er ikke tilstrekkelig fokus på endringsledelse i programmer, prosjekter, helseforetak og Sykehuspartner C. Risiko 1-3 påvirker samlet effekt av, herunder måloppnåelse i både helseforetak og Sykehuspartner Overordnet tiltaksplan For å håndtere risikoen som er identifisert planlegges og gjennomføres det en rekke tiltak. Tiltakene vil detaljeres og følges opp av fornyingsstyrets programkontor for å verifisere at de gir ønsket effekt. Beskrivelse av tiltak 1) Et helhetlig kvalitetssikret planverk, bla. sikre at gjennomføringsplanen, øvrige releaseplaner og områdeplanene IKT er avstemt 2) Tydeliggjøre og forankre Digital fornyings målbilde 3) Definere ambisjonsnivå for standardisering og tydeliggjøre implementeringsplan 4) Sikre en helhetlig tilnærming til endringsledelse og gevinster i helseforetakene, Sykehuspartner og Adresserer risiko Ansvar 1 og 2 FPK Sykehuspartner Helseforetakene Frist 1. kvartal og 4 FPK 2. kvartal , 3 og 4 Fornyingsstyret FPK 3 og 4 FPK Programmene 2. kvartal kvartal 2014

55 Dato: / 35 Gjennomføringsplan 2014 programmene/prosjekter 5) Sikre riktig bemanning av prosjekter/programmer 6) En tettere og mer helhetlig leverandøroppfølging 7) Øke kvalitet i beslutningsprosessene, bla. ved å stramme inn beslutningspunktkontroll og felles prosess for endringshåndtering av planverk 9) Etablere og implementere IKTstyringssystem, herunder velfungerende regionale prosesser for drift og forvaltning Tabell 6: Overordnet tiltaksplan 1 og 2 Sykehuspartner Helseforetakene 1 og 2 FPK Sykehuspartner Programmene Alle Programmene Sykehuspartner Helseforetak FPK 2 Sykehuspartner Helseforetak Programmene Løpende Løpende 1. kvartal kvartal 2014

56 Dato: / 35 Gjennomføringsplan VEDLEGG 1. Konsekvenser og tiltaksliste per program 2. Detaljering av avhengigheter 3. Revideringer fra forrige versjon

57 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 VEDLEGG 1: KONSEKVENSER OG TILTAKSLISTE PER PROGRAM Programmene har gjennomført prioriteringer av aktiviteter som skal gjennomføres i 2014 i henhold til føringer fra saksbehandling i fornyingsstyret 9. oktober og 7. november For programmene innebærer dette at enkelte planlagte aktiviteter blir utsatt og i noen tilfeller stoppet. Programmenes konsekvenser av tildelt ramme er beskrevet i dette vedlegget. Programstyrene har ikke endelig behandlet planer for programmene i henhold til tildelt ramme fra fornyingsstyret. Dette vil gjennomføres i desember 2013 og januar Programmene har fulgt fornyingsstyrets vedtatte prinsipper for prioritering, og etter prioritering har et utdekket behov på 138 MNOK. Programmene er derfor informert om at det vil gjøres en revidert budsjettildeling ved tertialrapportering 2014 for å sikre budsjettbalanse ved utgangen av året. Videre har programmene identifisert aktiviteter som kan forskyves hvis det udekkede behovet opprettholdes gjennom Gjennom denne kartleggingen er det konkret identifisert aktiviteter som beløper seg til 21 MNOK. Utover dette har programmene skissert aktiviteter som kan skyves uten at konkrete økonomiske beregninger er foretatt. Konsekvenser og tiltaksliste er spesifisert per program i det følgende. 1 Klinisk dokumentasjon 2 Radiologi 3 Laboratoriedata 4 Digital samhandling 5 Virksomhetsstyring 6 Infrastrukturmodernisering 1

58 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 Program Klinisk dokumentasjon INV DRIFT TOTAL Programstyreleder: Cathrine Lofthus Tildeling Programleder: Bengt Nilssen Innmeldt behov Konsekvenser av budsjettildeling 2014 Programstyret RKD behandlet i møte sak 69/13 foreløpige konsekvenser av indikert nivå på tildeling av midler for Det ble prioritert å gjennomføre pågående prosjekter som medførte at følgende prosjekter ble utsatt til Løsning multimedia Løsning for strukturert journal + DIPS Arena oppgradering Løsning for prehospital IKT-støtte DIPS i PIV Løsning for psykometrisk testing I tillegg ble følgende prosjekter hvor eierskap var uavklart strøket fra RKD sin liste. Løsning for felles rekvirentregister Løsning for pasientinvolvering Kvalitetssystem/avviksrapportering Prosjektplanen vist i saksgrunnlaget til fornyingsstyret reflekterer situasjonen etter disse justeringer. Prognosen for gjennomføring av denne planen er ca. 10 % større enn foreslått tildeling. Programstyret RKD vil i programstyremøte 18/12 behandle forslag til hvilke kutt som må gjøres i planen for å tilpasse seg tildelingen fra fornyingsstyret. Det er forventet at det må skyves ytterligere prosjektaktivitet til 2015 i tillegg til generell kostnadsreduksjon i de prosjekter som vedtas gjennomført i Det er forutsatt at tildelingen fra fornyingsstyret spesifiserer øremerkede midler til særskilte prosjekter per prosjekt slik at programstyret vet hvilke kutt som eventuelt må gjøres i øvrige prosjekter. Tiltaksliste - tiltak for å redusere prognose 2014 starter 2014 med et budsjett som ligger 138 MNOK over ramme. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status. Programmene skal identifisere prosjekter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av Beløp og konsekvenser skal beskrives. Prosjekt/aktiviteter Beskrivelse av tiltak for å redusere prognose Prognose Særskilte prosjekter Dette utgjør ca. 75 % av RKD sitt budsjett. Programstyret til RKD kan ikke beslutte innsparingstiltak i disse prosjekter, men kan kommunisere krav til innsparing vedtatt av fornyingsstyret/fpk til respektive styringsgrupper. Øvrige prosjekter Øvrige prosjekter utgjør ca. 105 MNOK av RKD sitt budsjett. Det vil måtte gjøres vesentlig kutt i 2

59 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 denne porteføljen i tillegg til generell kostnadsreduksjon hvis særskilte prosjekter skal skjermes. Prosjekter som vil måtte revurderes er f.eks. eresept/pki og Medikamentell kreftbehandling. Det er viktige beslutningspunkter i disse to prosjekter tidlig i mai slik at evt. kutt/utsettelser må avklares allerede da. 3

60 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 Program Radiologi INV DRIFT TOTAL Programstyreleder: Toril Kolås Tildeling Programleder: Jon Jensen Innmeldt behov Konsekvenser av budsjettildeling 2014 Prosjekter som kan påvirkes i 2014: - Oppstart Radiologi ved Vestre Viken kan forskyves inntil syv måneder - Oppstart Radiologi ved Oslo universitetssykehus (øvrige) utsettes to måneder til 2015 Etter ønske fra fornyingsstyret om en raskere gjennomføring av Radiologiprogrammet ble leverandøren Carestream (CSH) sterkt utfordret i juni HSØ krevde vesentlig høyere gjennomføringshastighet på leveransene enn det som lå i den opprinnelige kontrakten. For å etterleve HSØ sine krav var CSH sin løsning å gjennomføre doble innføringsløp dvs. to installasjonsteam. For å levere dette måtte CSH styrke sin organisasjon med ressurser utenfor Skandinavia. En forsinket oppstart av RIS/PACS Vestre Viken vil medføre at CSH kun har jobb for et installasjonsteam i siste halvdel av Dette vil kunne medføre en fakturering fra leverandør på påløpte forpliktelser. Radiologiprogrammet har ingen garanti fra leverandøren om at CSH kan oppbemanne igjen til to installasjonsteam i Hvis CSH ikke klarer å bemanne opp til 2 installasjonsteam vil resten av programmet måtte gjennomføres sekvensielt. Ferdigstillelse for programmet blir da litt under 2 år forsinket og iht. original prosjektplan, Q Programmet vil legge frem revidert plan i løpet av Tiltaksliste - tiltak for å redusere prognose 2014 starter 2014 med et budsjett som ligger 138 MNOK over ramme. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status. Programmene skal identifisere prosjekter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av Beløp og konsekvenser skal beskrives. Prosjekt/aktiviteter Beskrivelse av tiltak for å redusere prognose Prognose 4

61 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 Program Laboratoriedata INV DRIFT TOTAL Programstyreleder: Tore Krogstad Tildeling Programleder: Erik Leenderts Innmeldt behov 89,8 23,2 113 Konsekvenser av budsjettildeling 2014 Kvalitetssikring av budsjett for 2014 viser et behov for investeringsmidler på 89,8 MNOK og et behov for driftsmidler på 23,2 MNOK, totalt 113 MNOK. Prosjekter som utsettes til 2015: - Laboratoriedata-system på Vestre Viken forskyves 4 måneder Tiltaksliste - tiltak for å redusere prognose 2014 starter 2014 med et budsjett som ligger 138 MNOK over ramme. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status. Programmene skal identifisere prosjekter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av Beløp og konsekvenser skal beskrives. Prosjekt/aktiviteter Beskrivelse av tiltak for å redusere prognose Prognose Blodbank Forskyve gjennomføringsfase for OUS Anskaffelsen er leverandørforpliktet, vil kunne være kontraktskostnader som påløper ved forskyvning. Gjennomføringsfase for OUS forskyves fra forutsatt til (3 måneder). ±10 MNOK (grovt anslag) 4 MNOK 5

62 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 Program Digital samhandling INV DRIFT TOTAL Kst programstyreleder: Janne Pedersen Tildeling Programleder: Kjell Arne Grøtting Innmeldt behov Konsekvenser av budsjettildeling 2014 Ved at en del av investeringene relatert til publikumsportaler og kjernejournal forskyves til 2015, og aktiviteten i prosjektet helseregistre begrenses forstudium i 2014, kan øvrige prosjekter i hovedsak gjennomføres som planlagt. Tiltaksliste - tiltak for å redusere prognose 2014 starter 2014 med et budsjett som ligger 138 MNOK over ramme. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status. Programmene skal identifisere prosjekter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av Beløp og konsekvenser skal beskrives. Prosjekt/aktiviteter Beskrivelse av tiltak for å redusere prognose Prognose Kjernejournal Prosjektet er per november 2013 i B2. Gjennom 2014 kan gjennomføringshastighet vurderes, og aktivitet 3 MNOK HF-HF kommunikasjon forskyves til 2015 Å stoppe prosjektet anses uaktuelt blant annet på grunn av forpliktelser overfor NUIT og NIKT. Aktiviteter i prosjektet kan vurderes skjøvet til Dette vil være avvikende i forhold til tildeling over statsbudsjett, som vektlegger utbredelse av slik kommunikasjon. 4 MNOK 6

63 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 Program Virksomhetsstyring INV DRIFT TOTAL Leder av programstyret: Hanne Gaaserød Tildeling Programleder: - Innmeldt behov Konsekvenser av budsjettildeling 2014 De økonomiske rammene for VIS-programmet som er foreslått av fornyingsstyrets programkontor på 180 MNOK i investering og 10 MNOK i drift er ikke tilstrekkelige for kunne gjennomføre planlagt leveranse av ERP-løsningen til Akershus universitetssykehus HF og Sykehuset Østfold HF i ERP-prosjektet fraråder sterkt utsettelse av produksjonssetting Release 1 av ERP-løsningen ved AHUS da dette vil sette foretaket i en svært vanskelig situasjon samtidig som risikoen i forbindelse med produksjonssetting av Release 2 ved SØ vil øke betydelig. Ved å utsette oppstart av aktivitet som ikke påvirker planlagt produksjonssetting ved Østfold er det likevel mulig å redusere investeringsbehovet i 2014 med ca. 12 MNOK. Videre ligger det som en forutsetning i rammene foreslått fra fornyingsstyrets programkontor at Datavarehusprosjektet ikke skal videreføres i Prosjektet vurderer det imidlertid som realistisk gjennom en prioriteringsprosess og større bruk av interne ressurser i prosjektgjennomføringen å kunne halvere investeringsbehovet i 2014 fra 39 MNOK til 20 MNOK. Konsekvensvurderingen viser at det er mulig å redusere samlet økonomisk ramme i VISprogrammet fra opprinnelig estimat på 255,9 MNOK til ca. 223 MNOK i 2014 og samtidig videreføre fremdrift i ERP-prosjektet og Datavarehusprosjektet. Ved å utsette Datavarehusprosjektet til etter 2014 kan samlet økonomisk ramme for VIS-programmet reduseres fra opprinnelig 255,9 MNOK til 203 MNOK. Tiltaksliste - tiltak for å redusere prognose 2014 starter 2014 med et budsjett som ligger 138 MNOK over ramme. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status. Programmene skal identifisere prosjekter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av Beløp og konsekvenser skal beskrives. Prosjekt/aktiviteter Beskrivelse av tiltak for å redusere prognose Prognose Programmet har pr ingen ytterligere tiltak utover de som er skissert for å sikre et aktivitetsnivå i henhold til tildeling fra fornyingsstyret 7

64 Dato: / 8 Vedlegg til gjennomføringsplan 2014 Program Infrastrukturmodernisering INV DRIFT TOTAL Programstyreleder: Wilfred Østgulen Tildeling Programleder: Olav Berg Innmeldt behov Konsekvenser av budsjettildeling 2014 Det er krevende på nåværende tidspunkt å estimere det totale investeringsbehovet for modernisering av IKT-infrastrukturen i Helse Sør-Øst de kommende årene. Forutsetningene for arbeidet som gjort med gjennomføringsplan 2014 er at finansiering av Infrastrukturmodernisering utover det som er beskrevet som absolutte minimum for 2014 vil kunne finne sin løsning ved hjelp av ekstern finansiering eller tilførsel av likviditet utover det som ligger til grunn i økonomisk langtidsplan for perioden 2015 og fremover. Dette blir blant hovedprioritetene for 2015 og Det er etablert et eget prosjekt hvor formålet er å vurdere hvordan modernisering av infrastruktur kan finansieres og hvordan økt bruk av eksterne tjenester kan redusere investeringsbehovet ved infrastrukturmodernisering. Programmet jobber med å tilpasse aktivitetsnivået i 2014 til foreslått tildeling. Tidsplaner og tildeling pr prosjekter er ikke behandlet i programstyret. 75 MNOK til XP Vista er korrigert ut og lagt til Driftsinvesteringer Tiltak for å sikre aktivitet i henhold til tildeling Omleggingsprosjektene ved øvrige helseforetak vil forskyves med oppstart etter 2014 Omfang og tidsplan Omlegging Oslo universitetssykehus vil vurderes i forhold til avhengigheter til andre prioriterte prosjekter og helhetlig gjennomføringskapasitet ved helseforetaket. Nettverksoppgradering Akershus universitetssykehus vil vurderes i forhold til avhengigheter til andre prioriterte prosjekter. Gjennomføring av kjernenett i 2014 vil vurderes i forhold til avhengigheter til andre prioriterte prosjekter. Ikke prioriterte plattform-utviklingsprosjekter, datasenter, leveransemodell, nettverk og telekomprosjekter planlegges med oppstart etter 2014 Ansvaret for prosjekter relatert til regionalt driftssenter overføres tilbake til Sykehuspartner linje Finansiering deler av infrastrukturmodernisering fra 2015 planlegges håndtert utenfor tildeling til Tiltaksliste - tiltak for å redusere prognose 2014 starter 2014 med et budsjett som ligger 138 MNOK over ramme. Det vil gjennomføres en kvalitetssikring av prognosene ved tertialrapportering 2014 for å vurdere økonomisk status. Programmene skal identifisere prosjekter som om nødvendig kan reduseres i omfang eller settes på vent i løpet av Beløp og konsekvenser skal beskrives. Prosjekt Beskrivelse av tiltak for å redusere prognose Prognose Programmet har pr ingen ytterligere tiltak utover de som er skissert for å sikre et aktivitetsnivå i henhold til tildeling fra fornyingsstyret 8

65 Dato: / 4 Vedlegg 2 til gjennomføringsplan 2014 VEDLEGG 2: DETALJERING AV AVHENGIGHETER Vurdering av konsekvenser for avhengigheter Avhengighet Program Beskrivelse Årsak Konsekvenser Omlegging IMP Omlegging av HF inneholder i hovedsak følgende: -Datasenter inkl. kobling til Kjernenett -Nettverksomlegging -Klientomlegging -Tjenestemigrering LAB, RAD, RKD, VIS og DIG er avhengig av at IMP har omlagt helseforetakene til HSØ plattform versjon 1.0 før de setter egne løsninger i drift. Det er en strategisk føring fra om at nye applikasjoner skal implementeres på HSØ standard plattform. Innfrielse av avhengigheten vil gi mindre tekniske komplikasjoner og mindre ressursbehov, som følge av mer stabile og sikre PC-er. Leverandøravtale til LAB og RIS/PACS forutsetter oppgradering av klientplattform til Windows 7. HF bør omlegges til standard plattform før felles regionale systemer fra programmene LAB, RAD, RKD, VIS og DIG settes i drift. Hvert prosjekt må avklare hvilken del av plattformen de er avhengig av, eks. nettverks-, klient- eller tjeneste-migrering. Noen som krever en bestemt versjon av klientplattformen, andre trenger bare å ha forutsigbarhet rundt hvilken klientplattform de skal rulle ut sine applikasjoner på. esykmelding DIG DIG (e-sykmelding) er avhengig av at PKI innføres før innføring av sykemelding. Prosjektet RHF-DIG-Elektronisk sykemelding forutsetter sertifikatutsteder, smartkortlesere og smartkort, som ikke leveres av IMP i dag. Forprosjekt for PKI er lagt til RKD eresept prosjektet for utredning av beslutningsunderlag som skal gi en anbefaling til gjennomføringsplan og målarkitektur for en felles regional PKI. eresept RKD RKD er avhengig av at PKI innføres før innføring av eresept. RHF har forpliktet overfor HOD at eresept innføres i regionen innen Prosjektet eresept forutsetter smartkortlesere og smartkort, som ikke leveres av IMP i dag Lukket legemiddelsløyfe krever funksjonalitet tilsvarende eresept. Forprosjekt for PKI er lagt til RKD eresept prosjektet. Alle HF bør organisere seg slik at PKI kan tas i bruk. PKI innføringen kan ha konsekvenser for ØLP og lokale IKT budsjetter i HF. Interne grensesnitt IMP VIS, RAD, LAB og RKD er avhengige av å vite hvilke elektroniske grensesnitt som skal implementeres, når og til hvilke applikasjoner (rekvisisjoner, svar til/fra laboratoriet og røntgensystemer, pasientdemografiske data, MTU, henvisninger, epikrise og egenandeler) Andre lokale prosjekter som leverer systemer som sterilsentral, matforsyning, ressurs- og prosesstyring krever integrasjoner for å oppnå planlagte gevinstene i HF. Integrasjon mellom de forskjellige løsningene skal ivareta informasjonsflyten innenfor HF og er således en kritisk virkemiddel for å sikre pasientsikkerheten ved at helsepersonell har tilgang til den informasjonen de trenger, til riktig tidspunkt i pasientbehandlingen. Når grensesnitt skal designes og bygges er det nødvendig å vite hvilke applikasjoner man skal ha grensesnitt til (gammel eller ny løsning) og hvilke grensesnitt som skal bygges. Videre må kapasitet ved integrasjonsfabrikken planlegges og optimaliseres. For å etablere elektronisk informasjons-deling så raskt som mulig bør nytt RAD, LAB og RKD planlegges med digitale løsninger fra oppstart. LAB, RAD og EPJ bør om mulig implementeres samtidig for å sikre at det ikke bygges midlertidige grensesnitt, for eksempel mellom eksisterende LAB- systemer og EPJ. Hvis ikke dette er mulig og man må bygge midlertidige grensesnitt bør omfanget av midlertidige grensesnitt minimeres, for eksempel ved at man for RAD bare inkluderer demografiske data og støtte for sending av svar til klinikker. Eventuelle midlertidige grensesnitt vil også øke kostnadene.

66 Dato: / 4 Vedlegg 2 til gjennomføringsplan 2014 Avhengighet Program Beskrivelse Årsak Konsekvenser Eksterne grensesnitt DIG Alle programmer i Digital Fornying har en avhengighet til nasjonale føringer og løsninger som etableres i helsesektoren og skal bruke disse der det er påkrevd. Alle programmer i Digital Fornying har en avhengighet til lover og forskrifter som regulerer hvordan informasjon behandles ut fra et sikkerhetsog personverns perspektiv. Alle programmer i Digital Fornying har en avhengighet til nasjonale kodeverks- og helseregistre og skal bruke disse der det er påkrevd. Alle programmer har en avhengighet til nasjonale informasjonsutvekslingsstanda rder og skal bruke disse der det er påkrevd. Det er også et nasjonalt krav at kommunikasjon mellom HF og eksterne samhandlingsparter skal skje elektronisk på standardiserte formater. Disse løsningene leveres fra DIG Å gå veien om papirbaserte rutiner forsinker fremdrift av elektronisk kommunikasjon og øker kostnadene. Alle programmer i Digital Fornying må sørge for at nødvendige risiko- og sårbarhetsanalyser er definert som tidsfestede leveranser i sine leveranseplaner. RKD, LAB, RAD og DIG må sørge for ibruktagelse av Adresseregister når ekstern samhandling er påkrevd. Alle programmene må sørge for ibruktagelse av RESH der det er påkrevd med et kodeverk som beskriver de formelle organisasjonsstrukturene i HF. Alle programmer må sørge for ibruktagelse av Kjernejournal der og når det er påkrevd. Områdeplaner HF Operasjonalisering av områdeplaner i programmer og prosjekter ved HF vil være avhengige av leveranser fra regionale programmer og prosjekter. NB! Områdeplaner vises ikke i figuren, da dette er prematurt. Tabell 1 Detaljering av avhengigheter Det er nødvendig å se avhengigheter fra områdeplaner til regionale strategier og Digital Fornying. DIG forutsetter en oppgradering av PARTUS for å kunne sende epikriser til helsestasjon. På sikt bør lokale leveranser «henge sammen» med regionale leveranser for å sikre at leveranser kommer i riktig rekkefølge og til riktig tidspunkt helt ut til HF.

67 Dato: / 4 Vedlegg 2 til gjennomføringsplan 2014 Vurdering av konsekvenser for avhengigheter Alle programmer har avhengigheter til Infrastrukturmodernisering, noe som medfører at foreslått tildeling kan få implikasjoner for gjennomføringen av de brukernære programmene. I tillegg vil redusert tildeling til Infrastrukturmodernisering medføre at programmet får utfordringer i å optimalisere utnyttelse av linjen i Sykehuspartner - både innen utvikling og forvaltning. Redusert tildeling til Infrastrukturmodernisering kan medføre at det i økende grad gjennomføres sub-optimale kompensasjoner relatert til infrastruktur i de brukernære programmene i sær når prosjektene nærmer seg kritiske milepæler i gjennomføringsplanen. Et konkret eksempel er sikkerhetsområdet som er fundamentet for alle systemleveranser til helseforetak. Sikkerhetstjenestene må være regionale, standardisert og leveres i forkant for øvrige systemleveranser. Alle systemleveranser har minimum behov for en regional identitets- og tilgangsstyring som tilfredsstiller lovkrav og forskrifter. Foreslått tildeling medfører at prosjektet "Løsning for felles rekvirentregister" blir stoppet i 2014, mens Laboratoriedata, Radiologi og Klinisk dokumentasjon har behov for leveranser fra dette prosjektet for å sikre intern og ekstern samhandling. Manglende tildeling i 2014 vil medføre at nevnte programmer vil måtte kompensere med sub-optimale løsninger. PNØ (Prosjekt nytt østfoldsykehus) er avhengig av PKI leveranser fra Klinisk dokumentasjon dersom Programstyre i Klinisk dokumentasjon beslutter gjennomføring av eresept som foreligger fra eresept forprosjektet. Det betyr at programstyret i Klinisk dokumentasjon ikke utelukkende kan ta en beslutning som medfører at PKI ikke blir levert til PNØ. Tabellen nedenfor vurderer videre hvordan avhengighetene ivaretas i gjennomføringsplanen 2014, med fokus på hvordan avhengigheter mot OUS og Østfold ivaretas.

68 Dato: / 4 Vedlegg 2 til gjennomføringsplan 2014 IMP DIG RKD LAB RAD VIS OUS SØ Avviksprosessen gjennomført for OUS i juni 2013 konkluderte i en anbefaling og vedtak om plassering av EPJ i en egen OUS-sone i det regionale datasenteret under noen forutsetninger. Det er viktig at vedtaket gjort følges opp for å sikre at SP følger opp sine forpliktelser i vedtaket, samt at det regionale IKT strategien ivaretas ved at OUS oppfyller regionale føringer som forutsatt Sykehuset Østfold er avhengig av at infrastrukturen er klar til bruk innen oppstart 1 mai Dette gjelder på både sentral infrastruktur til kjøring og drift av applikasjoner og klienter til brukergrensesnitt. Sentral infrastruktur inkluderer kjernenett, server, lagring, backup, sikkerhetstjenester og nettverk Klientomlegging er avhengig av at Windows Nettbrett er innkjøpt, klargjort og klar til omlegging. Dersom PKI er et krav, kreves smartkortlesere i maskinvare der Smartkort skal brukes Alle tjenester i bruk i dag og som skal brukes videre, er migrert fra eksisterende produksjonsmiljø til nytt produksjonsmiljø Windows nettbrett er avhengig av at E-post, RPSM, DIPS og MV kan benyttes og er klar til bruk Sykehuset Østfold er avhengig av at elektronisk informasjon utveksles mellom sine applikasjoner i 166 grensesnitt Potensiell overlapp mellom VIS og IMP må håndteres når det gjelder sikkerhetsløsninger Risiko og sårbarhetsanalyser må leveres for Helse Sør-Øst plattform som realiseres i Sykehuset Østfold Ingen ytterligere kommentarer Ingen ytterligere kommentarer Innføring av eresept på OUS innen 2015 kan påvirke ØLP pga av hardware investeringer som må Det er uklart om eresept er innenfor leveranseomfanget til PNØ. En konsekvens av dette er at det er dermed uklart om Sykehuset Østfold har behov for en PKI innen åpningsdatoen Ingen ytterligere kommentarer Sykehuset Østfold er avhengig av en fungerende LAB løsning før åpning Ingen ytterligere kommentarer Ingen ytterligere kommentarer Ingen ytterligere kommentarer Sykehuset Østfold er avhengig av en fungerende ERP løsning før frysperioden inntreffer Det stilles krav til håndholdte enheter Lovkrav for oppfølging av økonomi må oppfylles Egenandelsoppfølging må avklares og eies av ERP prosjektet og ikke av RKD Kryptering av Kjernenettet må avklares Tabell 2 Vurdering av avhengigheter relatert til Oslo universitetssykehus HF og Sykehuset Østfold HF

69 Dato: / 2 Vedlegg 3 til gjennomføringsplan 2014 VEDLEGG 3: REVIDERINGER FRA FORRIGE VERSJON Gjennomføringsplan 2014 er en revidering av forrige versjon (gjennomføringsplan v2.0). Planen er i hovedsak oppdatert med økonomisk tildeling for 2014 samt tidsplaner for Kapittelstrukturen er i utgangspunktet lik, men noen kapitler er lagt til og innholdet er oppdatert i enkelte kapitler. Tabell 1 oppsummerer endringene. Mindre endringer (ordlyd, omskrivinger etc.) er ikke inkludert i tabellen. Kapittel Oppdatering 1 Sammendrag Oppdatert tekst med bl.a. tildeling 2.1 Bakgrunn Oppdatert tekst 3.2 Økonomi Oversikt over budsjett 2014 for samt øremerkede midler i statsbudsjettet 2014 er lagt inn 3.3 Finansiering av Infrastrukturmodernisering Oppdatert tekst 3.4 Avhengigheter Oppdatert figur Ressurser Oppdatert tekst 4.2 Beskrivelse og vurdering (gammelt) Hovedkapittel er fjernet (ikke underkapitler) 4.2 Tildeling per program 2014 (nytt) Oppdatert med tildeling og tiltak for å redusere økonomisk risiko Prosjektoversikter basert på prioritering (gammelt) Fjernet 4.3 Tidsplaner Nytt kapittel med tidsplaner for alle program/prosjekter i samt alle helseforetak 4.5 Ressurser Oppdatert figur Risikovurdering av gjennomføringsplan 2014 Vedlegg: 1.1 Prosjekter med oppstart etter (gammelt) Vedlegg: 1.3 Innrapporterte ressursbehov fra helseforetakene (gammelt) Vedlegg 1: Konsekvenser og tiltaksliste pr program (nytt) Oppdatet risikovurdering inkludert figur 22, beskrivelse av hovedrisikoer og tiltaksplan (tabell 6) Kapittel er fjernet (inngår i hoveddokument) Kapittel er fjernet Nytt vedlegg

70 Dato: / 2 Vedlegg 3 til gjennomføringsplan 2014 Vedlegg 2: Detaljering av avhengigheter Vedlegg 2: Revideringer fra forrige versjon Tabell 1: Revideringer fra forrige versjon Tekst og tabell 2 oppdatert Nytt vedlegg (dette)

71 Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 44/13 Brukerdrevet og teknologisk innovasjon Nei Type sak Orienteringssak: Temasak: X Beslutningssak: Til informasjon (ingen behandling): Innstillingssak til AD el. styret i HSØ RHF: Annet: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Forskning har høy fokus og status i Helse Sør-Øst, mens det er behov for å videreutvikle bruk av innovasjonsområdet i regionen. Innovasjon er et viktig ledd i forbedringen av pasientbehandling, og det vil i 2014 etableres en regional finansieringsordning for brukerdrevet innovasjon, som skal bidra til at helseforetakene og regionen lettere får gjennomført viktige prosjekter. Saken fremmes for å orientere fornyingsstyret om det arbeidet som foregår i med å utarbeide og implementere målbildet for innovasjon frem mot Saken skal også fungere som en forankring av målbildet og tiltakene i fornyingsstyret. 2. SÆRSKILTE FORHOLD PROGRAMSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Ingen særskilte forhold. 3. HOVEDMOMENTER I SAKEN Den brukerdrevne innovasjonen, herunder også det teknologiske innovasjonsområdet, mangler per i dag et klart målbilde som gir retning og rammer, for arbeidet i Helse Sør-Øst i årene fremover. Det meste av innovasjonen skjer i helseforetakene, men manglende strukturer og finansiering gjør videreføring fra utprøving/pilot i liten skala til produksjon og full utbredelse vanskelig. Innovasjon er i denne saken definert som en vesentlig økning av kvaliteten i pasientbehandling, arbeidsprosesser og pasientmedvirkning gjennom innovativ bruk av teknologi i skjæringspunktet mellom forbedringsarbeid og forskning. Side 1 av 4

72 Grenseflater mot andre miljøer Forskning Innovasjon Forbedringsarbeid Anskaffelser Figur 1 - Innovasjon i skjæringspunktet mellom forbedringsarbeid og forskning Definisjon er ikke entydig, men eksempler på områder som menes dekket er: Utviklingsprosjekter som adresserer større driftsutfordringer, som for eksempel flaskehalser i pasientbehandlingen. Prosjekter som kan føre til betydelige forbedringer for eksempel av prosessmessig karakter. Prosjekter som kobler teknologi og tjenester, for eksempel bruken av selvbetjeningsteknologi i dialog med pasienter. IKT Strategi og handlingsplan (sak i ) legger til grunn en styrking av innovasjonsarbeidet gjennom involvering av eksterne miljø og en utstrakt bruk av nettverksorganisering som modell for innovasjonsarbeidet: Innovasjon og forskning: Koordinering mellom de ulike fagmiljøer, prosjekter og helseforetak må gjøres via utstrakt bruk av nettverksorganisering i de enkelte prosjekt- og fagmiljøer. Samhandling og involvering med eksterne innovasjonsmiljøer og finansieringskilder må styrkes og videreutvikles. Videre vil det være behov for å understøtte forskning gjennom økt tilgang til forskningsdata og videreutvikling av analyseverktøy. Bruk av Telemedisin: Helse Sør-Øst skal legge til rette for implementering av tilgjengelige løsninger der dette er mulig, samt et samarbeid om utvikling av nye løsninger, innovasjonsprosjekter og forskning på området. Utover innovasjonsnetteverket i regi av er det lite eller ingen samordning av de mange miljøene i regionen som jobber med innovasjon. Enkelte av disse miljøene har samarbeid med eksterne aktører, med dette mangler oversikt og koordinering. Konsekvensen er at den samlede innovasjonen ikke understøtter Helse Sør-Østs strategi på en tydelig måte. Det er også en utfordring at innovasjonsarbeidet mangler en konsistent og koordinert prosess for finansiering av aktuelle prosjekter og aktiviteter. For å kunne realisere mer verdi ut av regionens innsats på brukerdrevet og teknologisk innovasjon legges følgende målbilde til grunn for det arbeidet som planlegges frem mot 2016: Side 2 av 4

73 Robust struktur etablert for håndtering av innovasjonsprosjekter Prioritering av innovasjonsprosjekter som understøtter Helse Sør-Østs strategi Selvstendig og forutsigbar prosess finansiering Evne til å bringe vellykket innovasjon til implementering i regionen Et fungerende innovasjonsnettverk for brukerdrevet innovasjon som legger til rette for deling av ideer og konsepter mellom aktørene Etablert samarbeid med eksterne teknologimiljøer og leverandører Gjennom en innledende gap-analyse har det blitt utarbeidet et forslag til tiltak frem mot 2016, for å nå det skisserte målbildet. Figur 2 - Plan for realisering av strukturert brukerdrevet innovasjon i Helse Sør-Øst Tiltakene som er foreslått for 2014 er følgende: Forankre prosess og planverk i organisasjonen og iverksette implementasjon Prioritere innovasjonsprosjekter som understøtter strategien Etablere langsiktig finansiering og prosess for å sette årlige mål Etablere samarbeid med eksterne partnere om innovasjonsprosjekter Målbildet og plan for realisering er i tråd med beste praksis for innovasjonsarbeid utviklet av rådgivnings- og analyseselskapet Gartner Group. Det er i henhold til Gartner, viktig å involvere alle foretak i felles prosesser og praksis rundt innovasjon, og derigjennom skape forankring og muligheter, for å oppsøke og sammenligne ideer og innovasjoner Side 3 av 4