Møteinnkalling for Formannskapet

Transkript

1 Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli kalla inn. Sauland, Bengt Halvard Odden ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 036/17 GODKJENNING AV MØTEBOK 037/17 STATUSRAPPORT NR /17 BUDSJETTJUSTERING OKTOBER /17 LÅNEOPPTAK /17 KLAGE PÅ AVSLAG PÅ KRAV FRÅ ABONNENT OM Å SLEPPE HYTTERENOVASJON NÅR ETABLERT TØMMEORDNING IKKJE FRAMSTÅR SOM TILFREDSSTILLANDE 041/17 MØTEPLAN /17 REFERATSAKER

2 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /17 ISO Saksansvarleg: Ingrid Sletta Olsen Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 17/1541 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå formannskapsmøte blir godkjent slik ho ligg føre.

3 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Formannskapet /17 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-200 Arkivnr.: 17/703 STATUSRAPPORT NR Vedlagde dokument: Statusrapport nr Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Økonomireglement. Finansreglement. Økonomiplan Saksgang: Formannskapet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: I punkt 10 i økonomireglementet står det at rådmann skal legge fram for formannskapet økonomirapportar gjennom året som syner utviklinga i rekneskapen samanlikna med vedteke budsjett. Rådmannen legg med dette fram statusrapport nr 2 for Rapporten viser status per Hensikta med statusrapporten er å gi kommunestyret ei oversikt over den økonomiske utviklinga gjennom året. Dersom rapporten viser avvik vil den vere grunnlag for til dømes budsjettjusteringar eller andre styringsgrep. Vidare gir statusrapporten kommunestyret informasjon om korleis folketal og sjukefråvær utviklar seg. Til sist viser statusrapporten korleis rådmannen ligg an med oppfølging av viktige politiske vedtak. RÅDMANNEN TILRÅR: Kommunestyret tek Statusrapport nr til orientering.

4

5 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret ON Formannskapet /17 ON Saksansvarleg: Oddvar Nygård Arkiv: K1-100, K2- Arkivnr.: 17/1501 BUDSJETTJUSTERING OKTOBER 2017 Dokument i saka: Økonomiplan med årsbudsjett 2017 Vedlagde dokument: Skjema 1A Skjema 1B Skjema 2A Skjema 2B Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova Økonomireglementet Saksgang: Formannskapet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i desember 2016 Kommuneplanen sin handlingsplan med økonomiplan m/ årsbudsjett Her blei rammeområda sine netto driftsbudsjett og investeringsbudsjettet vedtatt. Nye opplysningar, jfr. òg statusrapporten, har no kome til, noko som gjer ei justering av driftsog investeringsbudsjett nødvendig og ønskeleg. Kommunestyret får derfor no lagt fram ei budsjettjustering som syner endringane som blir foreslått. Vurdering: I tabellen blir berre postar der det blir foreslått endringar, kommentert.

6 Driftsbudsjettet Kva Forklaring Beløp Skjema 1A Inntekter og finans Skatt på inntekt og formue Skatteinngangen pr.1 oktober ligger kr etter budsjett. Prognosen for 2017 må difor reduserast Rammetilskot Avdrag på lån Andre generelle statstilskot Avdrag på lån Rentekostnader Aksjeutbytte Eigedomsskatt Redusert skatteinngang blir kompensert via inntektsutjamning i inntektssystemet På grunn av seinare byggestart av ny Sauland skule enn føresett i budsjettet er det ikkje tatt opp lån i 1. halvår Avdrag på lån tatt opp i 2017 vil difor ikkje forfalle før i Tilskot til flyktningar ligg ann til å bli høgare enn budsjettert. Dette kjem i hovudsak frå høgare satsar for einslige mindreårige enn føresett i budsjett. I tillegg ligg det ann til at vi i 2017 busett både årets kvote og etterslep frå Ved refinansiering av gjeldande låneportefølje og overgang til å betale avdrag på lån etter berekning av minste tillate avdrag kan budsjettet for 2017 endrast. (sjå også eigen sak om låneopptak 2017 På grunn av utsett låneopptak kan budsjetterte rentekostnader reduserast. Rentenivået hittil i 2017 har også vore noko lågare enn budsjettert. Styret i Hjartdal Elverk AS vedtok å auke utbetaling av utbytte for regnskapsåret 2016 til kr ,- Høgsterettsdom Statnett, tilbakebetaling årene Overført investeringsbudsjett Sum endringar i skjema 1A Rekninga på eigenkapitalinnskotet i KLP er no avklart for 2017 og blei kr ,-. I budsjettet var det satt av kr ,-. Kostnaden kan berre finansierast av eigenkapital Netto auke midlar til fordeling Skjema 1B nettokostnader på rammeområda Fellesutgifter Endeleg avrekning av konsesjonskraftinntekter blei utbetalt i juni og var kr ,-høgare enn avsett i årsoppgjøret for Ny prognose for konsesjonskraftinntekter 2017 er kr ,- høgare enn budsjett Helse og velferd Ekstra kostnader ved etablering av eigen vaksenopplæring var ikkje tatt omsyn til i driftsbudsjettet. Dette gjeld i hovudsak tilpassing av leigde lokale som

7 Teknisk drift Administrasjon fellesområde Helse og velferd ikkje kan førast som investering. På grunn av manglande framdrift i utbygginga av VA i Kovstulheia-Russmarken vil ein ikkje nå dei budsjetterte inntektene frå tilknytingsavgifter i 2017 Administrativ flytting av budsjettmidlar til lærlingar Fellesutgifter Kultur og kyrkje Helse og velferd Pleie og omsorg Plan, næring og utv. Sum endringar i skjema 1B Nettobeløp som må finansierast Administrativ retting mellom budsjettområder. Enkelte tiltak i budsjettbehandlinga for 2017 blei plassert på feil område i Skjema 1B Netto endring rammeområda Investeringsbudsjett Kva Forklaring Beløp Inventar og utstyr vaksenopplæringa Vaksenopplæringa er i haust starta opp i leigde lokale på Saulandstunet. Det har vore behov for gå til innkjøp av inventar og it-utstyr til bruk i opplæringa. Desse anskaffingane vil nyttast over fleire år og bør difor finansierast via investeringsbudsjettet Sauland Skule / Fleirbrukshall Seinare byggestart enn føresett i budsjettet gjer at investeringa i 2017 kan reduserast med kr 17 millionar og overførast til 2018 budsjettet Netto reduksjon investeringar Nettobeløp som må finansierast i driftsbudsjettet er kr Det er ikkje finne andre måtar å dekke dette inn på enn å redusere avsetning til disposisjonsfond. Det er budsjettert med kr i avsetning til disposisjonsfond. Rådmannen tilrår at avsetninga blir redusert til kr Alternativet til redusert avsetning til disposisjonsfond er redusert drift. Det er ei meir berekraftig og langsiktig løysing, men som vil gå ut over eksisterande tenestetilbod. Rådmannen meiner at dei prosessane er enklare å handtere gjennom økonomiplanprosessen enn gjennom ein budsjettjustering. Forslaget til endringar over er innarbeida i nye forslag til skjema 1A, 1B, 2A og 2B RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret vedtek regulert budsjettskjema 1A, 1B, 2A og 2B, slik dei ligg føre. 2. Låneopptak i samsvar med eiget vedtak. Saksordførar:

8

9 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret ON Formannskapet /17 ON Saksansvarleg: Oddvar Nygård LÅNEOPPTAK 2017 Arkiv: K1-100, K2- Arkivnr.: 17/1534 Dokument i saka: Økonomiplan med årsbudsjett 2017 Vedlagde dokument: Ingen Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova Økonomireglement Saksgang: Formannskapet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Kommunestyret vedtok i desember 2016 Kommuneplanen sin handlingsplan med økonomiplan m/ årsbudsjett Budsjett og økonomiplan blei lagt med føresetnad om at alle nødvendige låneopptak skulle takast opp med vilkår om nedbetaling over 20 år. I KOM-124/16 punkt 4 vart det gjort vedtak om å endre nedbetalingstid på lån etter kommunelova 50 pkt. 7 om minste lovlege avdrag, etter at vedtekne investeringar er gjennomført. Vurdering: Rådmannen meiner at den krevjande økonomiske situasjonen kommunen er i tilseier at ein allereie for rekneskapsåret 2017 bør tilpasse betalte avdrag på lån til minste tillate avdrag. For å få gjennomført dette må ein refinansiere deler av låneporteføljen og endre nedbetalingstid. Refinansiering Låneporteføljen i Kommunalbanken er pr. 1. oktober kr og består av 10 ulike lån med 20 års nedbetaling og er fordelt slik: - 5 lån med vilkår 3 mnd NIBOR kr , årlege avdrag kr lån med p.t rente kr , årlege avdrag kr Totalt kr , årlege avdrag kr

10 Berekning av minste tillate avdrag for 2017 er ca. 3,5 millionar. Dette syner at kommunen kan redusere avdrag på gjeldande låneportefølje med ca og fortsatt halde seg innanfor lovleg avdrag. Ved å refinansiere dei 5 låna med p.t. vilkår og samle dei i eit serielån med 18 års nedbetalingstid vil ein redusere samla avdrag til ca. 3,5 millionar pr. år. Låneopptak 2017 I justert budsjett for oktober er det i skjema 2A budsjettert med bruk av lån på kr I tillegg må udekt beløp på kr i investeringsrekneskapen for 2016 dekkast inn. Samla lånebehov for 2017 er difor kr Då kr av budsjettert låneopptak i 2017 til Sauland skule er forskyve over til 2018 og det i økonomiplanen allereie er budsjettert med kr vil samla lånebehov i 2018 bli kr for Sauland skule. Det vil være hensiktsmessig å søkje om lån for å dekke heile dette lånebehovet allereie nå i 2017 slik at ein ikkje får mange lån som dekkjer same investeringa RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret vedtek å refinansiere 5 lån med p.t. vilkår på totalt kr til eit serielån med 18 år nedbetalingstid. 2. Kommunestyret vedtek å ta opp avdragsfritt lån på kr for å dekke lånebehovet i 2017 og lånebehovet for Sauland skule i Lånet bes utbetalt med kr i 2017 og kr i Når Sauland skule er ferdigstilt endrast lånet til nedbetalingstid i tråd med berekninga av minste tillate avdrag. 3. Kommunestyret vedtek å bruke kr av opptatt lån til finansiering av investeringar i Saksordførar:

11 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /17 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: GBNR- 80/45 Arkivnr.: 16/801 KLAGE PÅ AVSLAG PÅ KRAV FRÅ ABONNENT OM Å SLEPPE HYTTERENOVASJON NÅR ETABLERT TØMMEORDNING IKKJE FRAMSTÅR SOM TILFREDSSTILLANDE Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Grete Bolstad HYTTERENOVASJON SLÅKA 2 I Grete Bolstad HYTTERENOVASJON SLÅKA 3 I Grete Bolstad HYTTERENOVASJON SLÅKA 4 I Grete Bolstad og Jan RENOVASJON SLÅKA Oddvar Haugerød 5 U Grete Bolstad og Jan Oddvar Haugerød VEDK. RENOVASJON SLÅKA 6 I Jan Oddvar Haugerød VEDK RENOVASJON SLÅKA 7 I Jan Oddvar Haugerød VEDK RENOVASJON SLÅKA 8 U Jan Oddvar Haugerød VEDK RENOVASJON SLÅKA 9 X Plan, bygg og KOPI AV GIRO oppmåling - Anne E. Bamle 10 U Grete Bolstad og Jan Oddvar Haugerød HYTTERENOVASJON SLÅKA 11 I Jan Oddvar Haugerød FORVENTNING 12 U Grete Bolstad og Jan Oddvar Haugerød MELLOMBELS SVAR - HYTTERENOVASJON SLÅKA 13 U Grete Bolstad og Jan HYTTERENOVASJON SLÅKA Oddvar Haugerød 14 I Grete Bolstad BREV VEDK. HYTTERENOVASJON SLÅKA 15 U Grete Bolstad INFORMASJON OM SAKSGONG/-TID 16 S KRAV FRÅ ABONNENT OM Å SLEPPE HYTTERENOVASJON NÅR ETABLERT TØMMEORDNING IKKJE FRAMSTÅR SOM TILFREDSSTILLANDE 17 U Grete Bolstad og Jan Oddvar Haugerød MELDING OM VEDTAK - KRAV OM Å SLEPPE HYTTERENOVASJON NÅR ETABLERT TØMMEORDNING IKKJE FRAMSTÅR SOM TILFREDSSTILLANDE 19 I Grete Bolstad KLAGE TIL FYLKESMANNEN PÅ FORMANNSKAPETS VEDTAK I SAK 034/17

12 Vedlagde dokument: Dokument nr. 19, klage m/vedlegg Dei andre dokumenta i saka ligg vedlagt sak 34/17, Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: LOV Lov om vern mot forurensning og om avfall (forurensningsloven) FOR Forskrift for kjeldesortering, oppsamling, innsamling, transport og gebyr for forbruksavfall, Bø, Hjartdal og Notodden kommunar, Telemark Saksgang: Formannskapet handsamar klaga Vert klaga ikkje tatt til følgje, blir saka sendt Fylkesmannen saman med alle dokumenter i saka Bakgrunn for saka: Familien Bolstad/Haugerød tok første gong kontakt med kommunen i februar Familien Bolstad/Haugerød tok på ny kontakt med kommunen igjen etter påske Dei er ikkje fornøgd med renovasjonsordninga i Heksfjell/Slåka-området og vil ikkje betale for ei teneste dei hevdar dei ikkje har fått. Formannskapet handsama saka i sitt møte med følgjande vedtak: Formannskapet finn ingen grunn til eigar av gnr. 80, bnr. 45 skal sleppe, heilt eller delvis, å betale kommunale avgifter for tre kvartal fordelt på 2015 og Grunngjevinga er at det er ei avtale mellom hyttevel et/hytteeigarane og renovatøren om korleis tenesta skal leverast. Viss avtala ikkje er tilfredsstillande, må hyttevel et/hytteeigarane ta kontakt med Irmat AS som har kontrakt med renovatøren. Vedtaket er påklaga av hytteeigar Klaga er sendt kommunen innan utløp av klagefristen. Vurdering: Klaga er grunngjeve med at klager har mista all tillit til Hjartdal kommune og dei legg fire punkt til grunn for det: Manglande kompetanse hos sakshandsamarar Intern kommunikasjon hos kommunen er dårleg Dårleg eller manglande leiing Kommunen krev at klager betalar salær og purregebyr i ein sak som er feilaktig sendt inkassobyrå, Kredinor Rådmannen les klaga slik at det ikkje er klaga på renovasjonsordninga, ei heller på at eigedomen har plikt til å betale renovasjonsavgift til kommunen. Rådmannen har som nemnt i sak 34/17 beklaga i brevs form at familien ikkje fekk svar på sine første brev til kommunen. Etter dette har kommunen gjeve svar på alle brev. Oppfølging av saker har blitt tydeleggjort i kommunen sin organisasjon.

13 Når det gjeld klagepunkta om manglande eller dårleg kompetanse i administrasjonen samt manglande leiing og dårleg intern kommunikasjon, har rådmannen ingen fleire kommentarar enn det som gjeng fram av sak 34/17. Salær og purregebyr Historikken er som følger: Faktura datert kvartal 2015 Her kom det eit brev frå klagar datert , som ikkje blei svara på skriftleg. Kommunekassa blei ikkje informert om brevet og den ubetalte fakturaen blei sendt til inkasso , etter purring datert Saka blei trekt av kommunen hos Kredinor Ingen salær er påløpt. Purregebyr på kr 64,- er betalt av klagar. Uteståande beløp 736,- (hovudstol) Rådmannen har beklaga at kommunen ikkje sendte skriftleg svar. Faktura 2. kvartal 2015, 3. kvartal 2015, 4. kvartal 2015 og 1. kvartal 2016 Alle desse fakturaene blei betalt ved forfall. Faktura datert kvartal 2016 Denne fakturaen blei sendt Kredinor 6. juli etter at kommunen purra opp klager den 8. juni. Klager reagerte ved brev datert Rådmannen er derfor ikkje einig i påstanden om at inkasso er ulovleg satt i gang. Klagar kunne ha reagert ved mottak av faktura. Klagar kunne igjen ha reagert ved mottak av purring. I staden så ser det ut til at han venter til Kredinor sender krav. Saka er satt i bero hos Kredinor, men ikkje trekt tilbake. Bakgrunnen for at den ikkje er trekt, er at klager først reagerte etter at Kredinor sendte krav. Pr er påløpne renter kr 29,31 og salær kr 70,-. Uteståande beløp på fakturaen er kr 253,31. Rådmannen har beklaga at kommunen ikkje sendte skriftleg svar. Faktura datert kvartal 2016 Her har kommunen sendt purring datert med purregebyr kr 67,-. Denne fakturaen er ikkje sendt Kredinor. Klager reagerte på purringa ved å sende brev Uteståande løp frå 3. kvartal 2016 er kr 253,25. Oversikten over syner at det berre er 2. kvartal 2016 som kommunen krev at klager betaler gebyr med kr 70,- til Kredinor. Klager hadde betalt dei fire tidlegare fakturaene til forfall. Han reagerte ikkje på tilsendt purring. Rådmannen meiner derfor kommunen ikkje sendte denne fakturaen til inkasso på feilaktig grunnlag.

14 Purregebyr påløper når det blir sendt ut purring. Klager har som oversikten over viser akseptert at purregebyr påløper ved at han har betalt gebyret. Samandrag: Skyldig beløp til kommunen kr 1.309,- inkl. eit purregebyr på kr 67,- Skyldig beløp til Kredinor pr er kr 99,31 inkl. eit salær på kr 70,-. Rådmannen kan ikkje sjå at det har kome fram nye moment i klaga og tilrår at klaga ikkje vert tatt til følgje. RÅDMANNEN TILRÅR: Formannskapet har handsama klage datert på vedtak i sak 34/17. Det har ikkje kome fram nye moment i saka og klaga vert ikkje tatt til følgje. Saka blir sendt Fylkesmannen i Telemark for endeleg avgjerd.

15 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Formannskapet /17 RE Saksansvarleg: Rune Engehult MØTEPLAN 2018 Dokument i saka: Arkiv: K1-033, K2- Arkivnr.: 17/1490 Vedlagde dokument: Forslag til møteplan. Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Kommunelova. Saksgang: Formannskapet tilrår. Kommunestyret gjer vedtak. Bakgrunn for saka: I kommunelova 32 heiter det møte i folkevalde organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet sjølv ( ), skal elles når organets leder finner det påkrevet eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Det er nå tid for å vedta møteplan for Vurdering: Møteplanen kan enten vedtakast av kvart einskild utval eller av kommunestyret. Fordelen med at utvala sjølv fastsett møteplanen er at det kan takast omsyn til særskilde ønskje til dei faste medlemmene i utvalet. Ulempa med at kvart einskild utval fastsett sin møteplan er at det er vanskeleg å få til ein smidig og effektiv handsaming av dei politiske sakene. Ordninga med vararepresentantar skal sikre at utvalet er vedtaksføre sjølv om faste medlemmer har forfall. Rådmannen tilrår derfor og i tråd med tidlegare praksis at kommunestyret fastsett møteplanen for alle dei politiske utvala samla. Møteplanen legg opp til at utvala leggjast til same veker knapt to veker før formannskapet. Dette er i tråd med møtestrukturen i 2016 og 2017 som rådmannen meiner har fungert bra.

16 Forslaget til møteplan bygger på vedtatt møteplan for Det er tatt omsyn til erfaringa frå 2017 da junimøtet blei så langt at strategikonferansen blei utsett til ein annan dag. Strategikonferansen er nå foreslått i slutten av mai, med ordinært kommunestyremøte i juni. Kommunestyret må ta stilling til om strategikonferansen skal vere på dagtid eller kveldstid. Dersom det ikkje blir fremma forslag om møtestart kl så startar møtet til vanleg tid kl Det er berre lagt opp til eitt fellesmøte mellom politisk og administrativ leiing. I 2017 var det sett opp to møte, men det eine blei avlyst på grunn av mangel på saker. Frå politisk leiing si side er det lagt opp til at formannskapet, utvalsleiarar og gruppeleiarar skal møte. Møta er lagt i samband med formannskapsmøtet i april. Kontrollutvalet fastsett sin møteplan sjølv. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Kommunestyret vedtek forslag til møteplan for 2018 slik den ligg føre. 2. Ordførar har mynde til å fastsette eventuelle tema på kommunestyremøta. 3. Ordførar/Utvalsleiar har mynde til å fastsette mindre endringar i møteplanen. Saksordførar:

17 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Formannskapet /17 ISO Saksansvarleg: Ingrid Sletta Olsen Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 17/1540 REFERATSAKER Nr Dok.ID T Dok.dato Avs./Mott. Tittel 1 17/5994 U Medlemmer og varamedlemmer i Heimevernsnemnda; Lensmann Berit Dahle; Harald T. Løkslid; Jon Bekkhus; Nils Olav Hovde; Ole Johnny Flatland AVVIKLING AV KOMMUNAL HEIMEVERNSNEMND RÅDMANNEN TILRÅR: Referatsakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

18