HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Hitra Storkjøkken KF. Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Hitra Storkjøkken KF

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Hitra Storkjøkken KF Innkalling til møte i Hitra Storkjøkken KF Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Helsetun - Møterom Storkjøkkenet Kl 15:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Representant som ønsker å få vurdert sin habilitet i forhold til behandling av saker ført opp på sakslisten, skal melde fra om dette til rådmannen i god tid slik at dette kan klargjøres før møtet. Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: Side1

2 Side2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 6/16 PS 7/16 PS 8/16 Godkjenning av protokoll fra styremøte den Daglig leders orientering Hitra storkjøkken KF - søknad om renovering/utvidelse av lokaliteter PS 9/16 Økonomisk rapport - mai 2016 PS 10/16 Virksomhetsplan 2016 Side3

4 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/277-8 Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Godkjenning av protokoll fra styremøte den Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Hitra Storkjøkken KF /16 Vedlegg: Innstilling: Styret for Hitra storkjøkken KF godkjenner protokoll fra styremøte Edel Øyen Myhren Styreleder Dokumentet er elektronisk godkjent Side4

5 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Daglig leders orientering Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Hitra Storkjøkken KF /16 Vedlegg: Ingen Innstilling: Styret for Hitra Storkjøkken KF tar daglig leders informasjon til orientering. Edel Øyen Myhren Styreleder Dokumentet er elektronisk godkjent Side5

6 Bakgrunn for saken Daglig leder vil i møtet informere om driften av foretaket, spesielt om - Omsetningen - Utviklingen av foretaket - Personellsituasjonen - Tilsyn Side6 Side 2 av 2

7 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Hitra storkjøkken KF - søknad om renovering/utvidelse av lokaliteter Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Hitra Storkjøkken KF /16 Vedlegg: 1 Samlet saksfremstilling i KST sak 35/16 - Hitra storkjøkken KF - renovering Innstilling: Styret for Hitra storkjøkken KF tar kommunestyrets vedtak om renovering/utvidelse av lokaliteter til etterretning. Edel Øyen Myhren styreleder Dokumentet er elektronisk godkjent Side7

8 Bakgrunn for saken Hitra kommunestyre fattet i sak 35/16 slikt vedtak: 1. Hitra kommunestyre ser behovet for renovering og utvidelse av Hitra Storkjøkken KF for å tilfredsstille krav til sikker matproduksjon i tråd med lover og forskrifter. 2. Hitra kommunestyre bevilger midler til renovering / utvidelse av lokaler til Hitra Storkjøkken KF med inntil kr ,- inkl. mva. 3. Renoveringen av Hitra Storkjøkken finansieres med låneopptak pålydende kr ,- Merverdigeavgift utgjør kr ,- 4. Tiltaket kunngjøres og gjennomføres i tråd med gjeldende reglement. 5. Økte utgifter til avdrag og renter finansieres gjennom tilsvarende økning i husleie overfor Hitra Storkjøkken KF. Det er svært positivt at kommunestyret fattet vedtak i tråd med styrets vedtak. Kostnadene er økt med kr ,- som en følge av at det er lagt inn midler til uforutsette kostnader. Husleien vil dermed øke med ca. kr ,- pr. år. Driftsavdelingen vil nå utarbeide et anbudsgrunnlag, og daglig leder og styreleder vil bli tatt med i den videre prosess av prosjektet. Prosjektet vil bli tett fulgt opp, slik at det kan gjennomføres så fort som mulig. Det er ingen tid å miste, for kjøkkenets tilstand er forverret, og det er viktig å få gjort utbedringene før eventuelle tilsyn. Styret vil bli holdt løpende orientert om utviklingen i prosjektet. Side8 Side 2 av 2

9 HITRA KOMMUNE Drift og Eiendom RO 6 Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/277-6 Saksbehandler: Ann-Magritt Glørstad Dato: Hitra storkjøkken - søknad om renovering/utvidelse av lokaliteter Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Teknisk komite /16 Formannskapet /16 Kommunestyret /16 Vedlegg: 1 Hitra storkjøkken - renovering av lokaler - revidert utgave av kostnadsoverslag Hitra storkjøkken - utvidelse av lokalitet - revidert utgave av kostnadsoverslag Hitra Storkjøkken KF - renovering/utvidelse av lokaliteter. 4 Tilstandsrapport fra PUMN 5 Rapport røropplegg 6 Rapport ventilasjonsopplegg 7 Kostnadsoverslag - renovering 8 Kostnadsoverslag utvidelse av arealer 9 Tegninger Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Dag Willmann ble innvilget permisjon og forlot møtet kl. 16:45. Kommunestyret teller nå 21 representanter. Lars P. Hammerstad SP fremmet følgende alternativt forslag: 1. Hitra kommunestyre ser behovet for renovering og utvidelse av Hitra Storkjøkken KF for å tilfredsstille krav til sikker matproduksjon i tråd med lover og forskrifter. 2. Hitra kommunestyre bevilger midler til renovering / utvidelse av lokaler til Hitra Storkjøkken KF med inntil kr ,- inkl. mva. 3. Renoveringen av Hitra Storkjøkken finansieres med låneopptak pålydende kr ,- Merverdigeavgift utgjør kr ,- 4. Tiltaket kunngjøres og gjennomføres i tråd med gjeldende reglement. 5. Økte utgifter til avdrag og renter finansieres gjennom tilsvarende økning i husleie overfor Hitra Storkjøkken KF. Side9

10 Det ble votert slik: Lars P. Hammerstad SP sitt forslag fremmet i møtet enstemmig og vedtatt Formannskapets tilrådning fikk ingen stemmer. Vedtak: 1. Hitra kommunestyre slutter seg til Hitra Storkjøkken KF sitt vedtak i PS-sak 5/16 om behov for renovering og utvidelse av lokaliteter, for å utøve sikker matproduksjon i tråd med lover og forskrifter. 2. Hitra kommunestyre bevilger kr ,- inkl. mva til tiltaket. 3. Bevilgningen finansieres ved låneopptak pålydende kr ,-. Momskompensasjon utgjør kr ,-. 4. Økte utgifter til avdrag og renter finansieres gjennom tilsvarende økning i husleie overfor Hitra Storkjøkken KF. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Ved votering ble rådmannens innstilling vedtatt mot 1 stemme. Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre slutter seg til Hitra Storkjøkken KF sitt vedtak i PS-sak 5/16 om behov for renovering og utvidelse av lokaliteter, for å utøve sikker matproduksjon i tråd med lover og forskrifter. 2. Hitra kommunestyre bevilger kr ,- inkl. mva til tiltaket. 3. Bevilgningen finansieres ved låneopptak pålydende kr ,-. Momskompensasjon utgjør kr ,-. 4. Økte utgifter til avdrag og renter finansieres gjennom tilsvarende økning i husleie overfor Hitra Storkjøkken KF. Saksprotokoll i Teknisk komite Behandling: Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre slutter seg til Hitra Storkjøkken KF sitt vedtak i PS-sak 5/16 om behov for renovering og utvidelse av lokaliteter, for å utøve sikker matproduksjon i tråd med lover og forskrifter. Side10 Side 2 av 2

11 2. Hitra kommunestyre bevilger kr ,- inkl. mva til tiltaket. 3. Bevilgningen finansieres ved låneopptak pålydende kr ,-. Momskompensasjon utgjør kr ,-. 4. Økte utgifter til avdrag og renter finansieres gjennom tilsvarende økning i husleie overfor Hitra Storkjøkken KF. Enstemmig. Innstilling 1. Hitra kommunestyre slutter seg til Hitra Storkjøkken KF sitt vedtak i PS-sak 5/16 om behov for renovering og utvidelse av lokaliteter, for å utøve sikker matproduksjon i tråd med lover og forskrifter. 2. Hitra kommunestyre bevilger kr ,- inkl. mva til tiltaket. 3. Bevilgningen finansieres ved låneopptak pålydende kr ,-. Momskompensasjon utgjør kr ,-. 4. Økte utgifter til avdrag og renter finansieres gjennom tilsvarende økning i husleie overfor Hitra Storkjøkken KF. Laila Eide Hjertø Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ann-Magritt Glørstad Kommunalsjef Drift og Eiendom Side11 Side 3 av 3

12 Bakgrunn for saken Hitra Storkjøkken KF har vært i dialog med kommunalsjefen om behov for renovering av eksisterende lokaler og med ønske om utvidelse av lokalene som tidligere er benyttet som personalkantine. Kommunalsjef helse og omsorg har også deltatt i drøftingene og stiller seg positiv til tiltaket med tanke på bruk av personalkantine. Ansvarlige ledere for brukere ved helsetunet har også deltatt i disse drøftinger og sluttet seg til forslag om endring av bruk av personalkantine. Med bakgrunn i storkjøkkenets henvendelse, har det vært befaringer i lokalene og der en kom fram til at det måtte innhentes faglige vurderinger på materiell tilstand i lokalene. Det vises i denne forbindelse til vedlagte rapport fra Prosjektutvikling Midt-Norge AS (PUMN). Hitra Storkjøkken KF har i PS-sak 5/16 behandlet sak om behov for renovering av eksisterende lokaler samt ønske om å utvide arealer i tidligere personalkantine ved Hitra helsetun, gnr. 92/36. Sak PS 5/16 følger vedlagt. Hitra storkjøkken opplyser i sak at storkjøkkenet nå er inne i sitt 13. driftsår og anses som en fremtidsrettet bedrift med et av de mest moderne storkjøkken i regionen som produserer mat etter moderne produksjonsmetoder. Driften var i utgangspunktet basert på levering av mat til kommunens institusjoner og hjemmeboende, samt kantinedrift og noe cateringvirksomhet. Gjennom årene har foretaket holdt fast på dette, og har erfart at produksjonen av mat til kommunens institusjon er på samme nivå hvert år, det samme gjelder til hjemmeboende, og da først og fremst eldre. Dagens kjøkken gir muligheter for betydelig økning i produksjonen. Kantinedrift har i perioder vært minimal, personalkantinene i rådhuset og helsetunet er lagt ned etter få års drift, men elevkantinen ved Fillan skole/hitra ungdomsskole er i drift. Cateringproduksjonen har hatt en god utvikling både i mengde og i omfang. Lokale råstoff har hele tiden vært grunnlaget, og vektleggingen av dette blir mer og mer viktig. Leveranser skjer både til private og i offentlige sammenhenger. I tillegg er det utviklet et samarbeid med oppdrettsnæringen hvor foretaket deltar sammen med næringen ved messer o.l., der det er ansatte fra foretaket som produserer smaksprøver o.l. Gjennom dette samarbeidet utvikles nye produkter, som ofte blir nisjeprodukter. Storkjøkkenets lokaliteter er i utgangpunktet tilpasset den løpende produksjonen, men lang tids bruk har satt sine spor, og matvareproduksjon er underlagt strenge krav. Regelverk endres og må imøtekommes fortløpende. Tilstandsrapporten fra Prosjektutvikling Midt-Norge AS viser de reelle behov for renovering/restaurering og ønsker for utvidelse/omstrukturering. Saksopplysninger Renovering Behovet for renovering/restaurering har økt særlig de siste to-tre årene. Styret sendte allerede høsten 2014 et skriv til kommunen hvor det ble varslet om dette, og hvor det også ble bedt om utvidelse av lokalitetene. Det har vært flere møter om Storkjøkkenets behov i løpet av 2015, og på bakgrunn av dette har kommunen innhentet tilstandsrapporter, kostnadsoverslag og utarbeidet tegninger. Side12 Side 4 av 4

13 Tilstandsrapporten viser i detaljer hva som er nødvendig å gjøre for at storkjøkkenet skal være i en slik forfatning at det ikke skal komme pålegg fra Mattilsynet og Arbeidstilsynet. Mattilsynet er på kontroller med jevne mellomrom, og de foretar sine pålagte kontroller. Tilstandsrapporten er basert på registeringer gjennomført på visuell basis og noen stikkprøver. Omfattende målinger er ikke gjennomført heller ikke registeringer, bortsett fra åpning av gipsplatevegg i korridor mot svømmehall samt fuktmålinger i vegger. Rapporten viser til følgende: - Betydelig fukt i isolasjon i gipsplatevegg i korridor mot svømmehall. Dette er basert på fuktmålinger etter åpning av vegger. - Innervegger hvor det foregår vasking og spyling for rengjøring av utstyr bærer preg av fuktskader. - Himlingsplater er skadet der det er systemhimling, og ved riving og gjenoppbygging av vegger. Anbefalte tiltak: 1. Innervegger All gipsplatekledning demonteres og skiftes ut med platebekledning egnet for storkjøkkendrift. Ved behov som følge av råteskader o.l. skiftes eventuell isolasjon og stenderverk. Vegg mot korridor mot svømmehall skiftes ut, også på korridorsiden. Deler av korridorvegg som støtet mot kjølerom oppgraderes med sandwichelementer. 2. Yttervegger Veggkledning demonteres fra innsiden og skiftes ut med egnet kledningstype. Eventuelle skader på bærekonstruksjon og isolasjon som avdekkes utbedres etter behov. 3. Golv Eventuelle skader på belegg og hulkiler som oppstår under restaurering av vegger utbedres etter behov. 4. Rør Opprydding av slanger på gulv og gjennom himling ut fra praktiske og estetiske hensyn. Sjekk og eventuelt skifte av reduksjonsventil. Montering av manglende vannlås. 5. Elektro Oppgradering med utskifting av lysarmaturer med ledlys. 6. Himlinger Komplettering og utskifting av skadde himlingsplater der det er systemhimling. Kostnadene er beregnet slik etter revidering fra saksbehandler : 1. Rigg og drift kr ,- 2. Bygningsmessig ut fra anbefalte tiltak kr ,- 3. VVS kr ,- 4. Elektro kr ,- 5. Uforutsett og reserve 20 % av pkt. 2,3 og 4 kr ,- Totale kostnader utbedring/renovering inkl mva kr ,- I tillegg kommer administrasjon, byggeledelse etc. Med bakgrunn i rapport på tilstand bygningsmessig, vvs, og elektro er det lagt til en reserve på 20% da det rår stor usikkerhet på behov for utskiftinger/oppgradering. Side13 Side 5 av 5

14 Utvidelse av Storkjøkkenet: Når det gjelder utvidelsen av Storkjøkkenet så er denne ikke beskrevet i tilstandsrapporten. Behovet for utvidelse av foretakets arealer skyldes flere forhold, lagerkapasiteten for tørrvarer er for liten, det er behov for nytt fryserom, da det er nye krav til både kjølerom og fryserom. Dessuten er daglig leders kontor for lite og personalrommet er for lite og uegnet. Behovene som her er beskrevet er ikke nye, de har vært der i mange år, men sjelden eller aldri uttalt, fordi det ble oppfattet som om det ikke var mer plass for Storkjøkkenet. Personalkantinen ved siden av Storkjøkkenet ble tatt i bruk som treningssenter, og da treningssenteret så ble flyttet i forbindelse med utvidelsen av Helsetunet, ble dette arealet ledig. Etter nærmere avklaringer fikk Storkjøkkenet ta i bruk arealet, slik at daglig leder nå har arbeidsplass der, personalet har fått nytt spisested, og rommet blir brukt til møtevirksomhet etc. I tillegg brukes rommet som lagerplass for Storkjøkkenet, spesielt for ting som ikke brukes daglig. Behovene tenkes løst slik: Nytt kjølerom bygges i eksisterende fryserom, nytt fryserom i tidligere personalkantine, hvor det også bygges tørrvarelager. Toalett for Storkjøkkenets ansatte flyttes slik at det er mer tilgjengelig. Når det gjelder resterende areal, så må det settes opp vegger til nytt kontor. Kostnadene er beregnet slik etter revidering fra saksbehandler av : 1. Rigg og drift kr ,- 2. Bygningsmessige arbeider, kontor, wc, tørrlager og fryserom kr ,- 3. VVS tilpasning ventilasjonsanlegg kr ,- 4. Elektro tilpassing og nye lysarmaturer kr ,- 5. Uforutsett og reserve 20% kr ,- Totale kostnader utvidelse inkl. mva. kr ,- Samlede kostnader: 1. Renovering/restaurering inkl. mva. kr ,- 2. Utvidelse inkl. mva. kr ,- Samlede kostnader i hht. tilstandsrapport kr ,- Tilleggskostnader: 3. Tilstandsrapport fra PUMN inkl mva kr ,- 4. Uavhengig kontroll brann inkl mva kr ,- 5. Detaljprosjektering inkl mva kr ,- 6. Byggeledelse inkl mva kr ,- 7. Søknad til Arbeidstilsynet kr ,- Samlet sum inkl. mva. kr ,- Merverdiavgift av kr utgjør kr ,- 8. Finansieringskostnader (2% rente) i byggeperioden kr ,- Netto kostnad kr ,- Side14 Side 6 av 6

15 Innhentede kostnader er ikke basert på anbud, men de anses som forholdsvis sikre. Det er lagt inn et forholdsvis høyt beløp til uforutsett, som forventes å kunne dekke inn usikkerheten som ligger i prosjektet i forhold til at vegger skal rives m.v. Storkjøkkenet har som leietaker hos Hitra kommune betalt husleie for sine arealer, som utgjør 233 m2. I tillegg betales for bruk av strøm. En utvidelse av arealet vil gi økte inntekter for kommunen som vil være med å dekke økte kostnader til renter og avdrag. Renter/avdrag av 1,612 mill. kr. 2 % rente - 30 års avdragstid årlig kr ,- Økt leieinntekter for 233 m2 i 2016 (eksisterende avtale) = kr. 28,- pr. km 2 årlig kr ,- Økte kostnader for 80 m2 i 2016 (utvidelse lokaler) = kr. 675/mnd Avvik mellom finanskostnader og nåværende leieinntekt er kr ,- pr år pr 2016 som forutsettes inndekket ved regulering av husleie og revidering av gjeldende leieavtale. Leieinntekter økes for øvrig årlig med konsumprisindeksen, jfr leieavtale. Storkjøkkenet har hatt en meget positiv utvikling i salg- og cateringinntekter, slik at økte husleieutgifter dekkes gjennom dette. Det utarbeides konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon for renovering og utvidelse av arealer til Hitra storkjøkken. Vurdering Hitra Storkjøkken KF dekker en viktig funksjon som leverandør av mat til Helsetunets beboere og til hjemmeboende eldre, som inkluderer beboere både ved Hitra Borettslag, Melandsjø eldresenter og Sandstad omsorgsboliger. All mat som Storkjøkkenet produserer er i henhold til ernæringspolitiske retningslinjer, som er bygd på kvalitetsforskriften for pleie- og omsorgstjenester. Elevkantinen ved Fillan skole/hitra ungdomsskole serverer som regel varmmat to dager per uke, noe som må sies å være et godt tilbud, som også har betydning i forhold til læring. Dette tilbudet har storkjøkkenet et ønske om å utvikle enda mer, og ønsket er å kunne utvide til andre skoler og til barnehager, ikke minst med varm mat. Når det gjelder cateringvirksomhet og salg av nisjeprodukter har dette mer og mer betydning for Hitras innbyggere. Stadig flere benytter seg av cateringleveranser i ulike sammenhenger og nisjeproduktene blir mer og mer kjent og etterspurt. Etterspørselen er i perioder større enn produksjonen, men dette arbeides det kontinuerlig med å finne løsninger på. Fiskmat laget på Hitra, hvor næringsinnhold er langt høyere enn ved kjøp i vanlig butikk må sies å være et virkelig gode. Storkjøkkenets driftsresultat for 2015 viser foreløpig et overskudd på ca. kr ,-. Resultatet er en følge av både økte inntekter og reduserte utgifter, særlig catering har gitt økte inntekter, men også matsalg til institusjon og hjemmeboende. Reduserte utgifter skyldes rimeligere innkjøp av matvarer, reduserte pensjonsutgifter, ubesatt stilling og sykepenger. Overskuddet gir Storkjøkkenet muligheter til å skifte ut og anskaffe nytt utstyr, og utvikle produkter og være en viktig aktør innen matproduksjon i regionen. Side15 Side 7 av 7

16 Felles salgsplass sammen med andre produkter laget på Hitra er også et mål som Storkjøkkenet arbeider for å få utviklet. Storkjøkkenet har faste avtaler om leveranser til både kafeer, restauranter og hoteller. Det er stor tilfredshet blant kundene om dette, og det arbeides fortløpende for at disse leveransene skal økes. Storkjøkkenets lokaliteter er gode og muliggjør produksjon på en effektiv måte, og produktene er meget tilfredsstillende. Kapasiteten er større enn hva som hittil er utnyttet, og ønsket og målet er at lokalene skal benyttes enda mer og bedre. Dette forutsetter at lokalitetene er i samsvar med de krav som Mattilsynet og Arbeidstilsynet setter, og en renovering/restaurering er tvingende nødvendig. Når det gjelder utvidelsen av arealer til større fryserom og lagerkapasitet så er dette også nødvendig, ikke minst i forhold til økt produksjon. Samtidig er forholdene for ansatte viktig å ivareta, for opprinnelig personalrom var så lite at døren ikke kunne lukkes, og konstant kald trekk fra fryserom og ytterdører var til stadig ergrelse. Storkjøkkenet har en kompetent bemanning, som liker nye utfordringer, og som setter sin ære i å tilfredsstille alle sine kunder. Bemanningen er stabil, og nye ansettelser gir ny inspirasjon. Samarbeid med kommunens aktører innen restaurantbransjen er også med på å utvikle Storkjøkkenet, og er til gjensidig nytte. Økte kostnader til renter og avdrag vil dekkes av økt husleie, slik at prosjektet vil kunne gjennomføres som et nullprosjekt for kommunen. For Storkjøkkenet vil prosjektet ha stor betydning både i forhold til sikker matproduksjon, økt kapasitet, utvikling av produkter og bedring av arbeidsforhold, samt at personalet føler at de blir godt ivaretatt. Side16 Side 8 av 8

17 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/277-9 Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Økonomisk rapport - mai 2016 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Hitra Storkjøkken KF /16 Vedlegg: 1 Økonomisk rapport - mai 2016 Innstilling: 1. Styret for Hitra Storkjøkken KF tar økonomisk rapport pr. mai 2016 til orientering. Styret gir styreleder fullmakt til å foreta nødvendige budsjettjusteringer, for å bringe samsvar mellom budsjett- og regnskapstall. Edel Øyen Myhren Styreleder Dokumentet er elektronisk godkjent Side17

18 Bakgrunn for saken Økonomisk rapportering er et av styrets viktigste tilbakemeldinger om storkjøkkenets daglige drift og den løpende virksomhet. Økonomisk rapport legges fram i hvert styremøte. Saksopplysninger Budsjettet for 2016 er utarbeidet ut fra tidligere års utgifter og inntekter, tilpasset drift av elevkantina på Fillan skole. Personalkantinene er lagt ned fra Elevkantinen fortsetter, og driften der har hatt en meget positiv utvikling. Tilbakemeldingene fra både elever og ansatte er gode, håpet er at enda flere elever blir abonnementer. Abonnementsprisen er den samme i 2016 som den var i 2015, noe som bør være et godt incitament for at flere bruker kantinen. Den øvrige driften er ganske stabil. Leveransene til hjemmeboende varierer litt, med litt nedgang dette året. Frivillighetens matombringing fungerer i henhold til inngått avtale og etter sin hensikt. For de hjemmeboende er besøk av de frivillige som kommer med middager et trivelig avbrekk i hverdagen. De fleste ønsker å slå av en liten prat, og dette er også til glede for de frivillige. Antall beboere i sykehjemmeter nokså stabil, korttidsavdelingens antall kan varierer noe. Et gjensidig samarbeid mellom sykehjemmets enheter og storkjøkkenet er avgjørende for at beboerne skal få et så godt og tilpasset mattilbud som mulig. Utfordringene er der, men alle har et ansvar for at samarbeidet fungerer godt. Cateringvirksomheten har økt og det har skjedd over tid, befolkningen har blitt vant til tilbudet, og ryktet om god og delikat mat har gjort at flere og flere benytter seg av tilbudet. Kjøkkenet har levert middag/koldtbord til 13 konfirmasjoner i år. Samarbeidet med Lerøy Midnor AS gir ringvirkninger på flere måter, ikke minst ved at storkjøkkenets produkter blir enda mer kjent. Fiskmatproduksjonen får stadig større omfang, både ved økt tilgang på fisk og at bemanningen nå er økt. Fiskmaten er et kjempebra nisjeprodukt og ikke minst er det kortreist mat. Nisjeproduktene blir mer og mer kjent, målet er å kunne selge produktene også utenfor storkjøkkenets åpningstid. Ansattes positivitet og ståpåevne er viktige elementer i den daglige driften, og fører til positive resultat. Sykefraværet er minimalt. Vurdering Storkjøkkenets økonomi er under kontroll, gode produkter øker etterspørselen. Det er løpende oppfølging av økonomien, og når ekstra kostnader oppstår finnes løsninger i fellesskap. Side18 Side 2 av 2

19 Økonomisk rapport Hitra Storkjøkken KF Hitra Storkjøkken KF 2016 Budsjett Regnskap Komite Formannskapet Opprinn. Justert Per. Forbruk Avvik Forbruk Brutto utgifter , Brutto inntekter , Netto ,6 19 Artsgruppenivå Hitra Storkjøkken KF 2016 Arts Budsjett Regnskap gruppe Opprinn. Just. Per. Forbruk Avvik Forbruk mai mai Lønn, inkl. sos.utg Kjøp av varer og tjen Kjøp av tj.erst.komm.prod Overføringer Fiansieringsutgifter Brutto utgifter Salgsinntekter Refusjoner Overføringer Finansieringsinntekter Brutto inntekter Brutto utgifter Brutto inntekt Sum Netto Økonomisk status/prognose for året: Lønnsutgiftene totalt er under kontroll, all lønn er i forhold til budsjett. Det har vært store cateringleveranser både i forbindelse med konfirmasjoner, og til andre tilstelninger. Dette medfører noe overtid, og etter hvert blir det nødvendig å foreta budsjettjusteringer i forhold til dette. Driftsutgiftene - artsgruppe synes å ligge godt an i forhold til totalt forbruk. Mer- og mindreutgifter er ikke justert, da overgang til nytt regnskapssystem har gjort at det ikke har vært mulig å ta ut regnskapsrapport. Justering vil bli foretatt når rapportene kan skrives ut og gi grunnlag for justering. Artgruppe som består av utgifter til regnskapsføring og revisjon, er under kontroll. Postgruppe som er momskompensasjon er under kontroll. Salgsinntektene er litt under budsjett, men det er fortsatt mange cateringleveranser, slik at inntektene vil nå budsjett etter hvert. Hjemmeboendegruppen er forholdsvis stabil, men synes som om det er en liten nedgang i 2016 mot Helsetunets forbruk synes å være på samme nivå som i fjor, og dermed pr. budsjett. Konklusjon: Regnskapet totalt er i balanse, regnskapet vil bli fulgt opp fortløpende. Selv om driften er nøktern må det alltid være fokus på inntektene, for det er de som setter nivået for virksomhetens aktivitet. Satsingen på nisjeprodukter og cateringvirksomhet over år gir nå gode resultater. Økt bemanning er også et ledd i denne satsningen, som uten tvil er både riktig og viktig. Streng budsjettdisiplin vil uansett være nødvendig, budsjettbalanse er en forutsetning for driften. Regnskapet for 2016 skal avlegges i balanse, eller med et lite overskudd. Anskaffelse av nytt utstyr vil være nødvendig når kjøkkenet er renovert/utbygd. Side19

20 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Virksomhetsplan 2016 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Hitra Storkjøkken KF /16 Vedlegg: 1 Virksomhetsplan 2016 Innstilling: Styret for Hitra storkjøkken KF vedtar virksomhetsplan for 2016 slik som den er fremlagt. Edel Øyen Myhren Styreleder Dokumentet er elektronisk godkjent Side20

21 Bakgrunn for saken Storkjøkkenets virksomhetsplan er utarbeidet på grunnlag av den malen som brukes i Hitra kommune. Hensikten med virksomhetsplan er årlig å gjennomgå storkjøkkenets virksomhet, både for å ha et bevisst forhold til ansvar og oppgaver, men også for å vurdere/evaluere utfordringene i forhold til brukernes forventninger og behov, samt i forhold til kvalitet og ernæring. Saksopplysninger Virksomhetsplanen har et årlig perspektiv og et langtidsperspektiv på 4 år. Planen er grunnlaget for det arbeid storkjøkkenet utøver til enhver tid. Planen gjennomgås av daglig leder sammen med de ansatte årlig. Vurdering Virksomhetsplanen legges fram for styret en gang hvert år, og da i vårmøtet. Planen for 2016 vil bli lagt fram og gjennomgått i møtet, slik at styret gjennomgår planens innhold for 2016 og blir kjent med målsettingene både på kort og lang sikt. Side21 Side 2 av 2

22 2015 Side22

23 ANSVARSOMRÅDE(R): Ansvarsområde Lovhjemmel Evt. kommunalt uttalt målsetting 1. Produksjon av mattilbud i Hitra kommune til brukere i og utenfor institusjon. 2. Kantinevirksomhet i helsetunet og i rådhuset, og på Fillan skole. 3. Cateringvirksomhet inklusive produksjon av nisjeprodukter. 4. Produksjon/leveranse av varmt Skolemåltid. 5. Salg av tjenester til andre Kommuner. Vedtekter 2 Vedtekter 2 Vedtekter 2 Vedtekter 2 Vedtekter 2 Ernæringspolitiske retningslinjer Antall brukere siste år Middags -porsj. Merknader om brukergruppe og forventet brukertallsutvikling (kortsiktig og langsiktig) 1. Matleveranser til hjemmeboende varierer ut fra det til en hver tid meldte behov. Leveranser til institusjon vil øke også i 2015 med bakgrunn i flere innleggelser 2. Kantinetilbudet i helsetunet og rådhuset vil fortsette ut Elevkantinen på Fillan skole er godt i gang og vil fortsette i Forventning om fortsatt økning i salg av ferskfiskball, saltfiskball og fiskekaker i Det er råvaretilgangen og kapasitet som setter begrensning. Vi ønsker å markedsføre både cateringen og nisjeproduktene våre i Ingen politiske signaler om realisering av varmt skolemåltid for skolene på Hitra i Ingen henvendelser eller forespørsler mottatt Virksomhetsplan 2015 Side 2 av 7 Side23

24 EVALUERING AV SISTE ÅRS VIRKSOMHETSPLAN Område Målsetting Gjennomførte tiltak/resultat. (kort referert) Nisjeprodukter Økt salg Salget økte i 2014 uten markedsføring. Etterspørselen har i 2015 økt som følge av bedre tilgang på råvarer, og gjennom at hitterværingene blir kjent med produktene og mulighetene for leveranser. Catering Økt salg Salget er økt uten markedsføring. Tilbudet blir mer og mer kjent. I tillegg til enkeltpersoner har vi inngått avtale med Kystmuseet og Hopsjøbrygga. UTFORDRINGER FOR ENHETEN Huskeliste under utarbeidelse: Brukernes forventninger og behov Kvalitet (evt. kvalitetskriterier og serviceerklæring) Lov/forskriftsendringer Utvikling i brukerantall HMS Kommunale vedtak og adm. delegering Utfordringer i den 1-årige planperioden Kommunens arbeidsgiverpolitikk og felles bedriftskultur. Område Utfordring Matombringing skjer i samarbeid med frivilligsentralen og hjemmetjenesten. Informasjon til brukerne Menyer ernæringsberegning - Annen måltidsrytme i sykehjemmet. Brukernes forventninger og behov Utvikling i brukertall Utvikling av produktområder Kvalitet HMS/arbeidsgiverpolit ikk/ bedriftskultur Målet er alltid flere kunder Nisjeprodukter som ferskfisk- og saltfiskball, samt fiskekaker. Ernæringsrik kost for eldre med dårlig allmenntilstand. Lokal sesongorientert mattilbud til kjøkkenets brukere. I tråd med egne retningslinjer og lov og forskrift. Kjøkkenmøte en gang pr uke og personalmøte 1 gang pr. mnd. Virksomhetsplan 2015 Side 3 av 7 Side24

25 Økonomisk bæreevne Regnskap 2014 viste et overskudd på kr ,- Utfordring på lang sikt, 3 år ut over den 1-årige planperioden: Område Organisasjonsform Utvikling i brukertall Utvikling av produktområder Kompetanse Utfordring Organisering som KF kontra kommunal enhet Endring i styrelederfunksjonen i Temaet kommunal enhet ikke aktuelt nå. Tilby tjenester/ markedsføre tilbudet til næringsliv og nabokommuner Tilbud til skolebarn/ barnehagebarn. Markedsføre catering på ulike måter, først og fremst gjennom at hitterværingene blir kjent med produktene. Varmt skolemåltid til skoler og barnehager Kompetansen er god, utvikles gjennom kurs og samarbeide. Virksomhetsplan 2015 Side 4 av 7 Side25

26 MÅLSETTING Prioriterte utviklingsområder i 1-årig planperiode. Satt opp i prioritert rekkefølge med bakgrunn i registrerte utfordringer. Område Målsetting for utviklingsarbeidet Videreføring/tiltak Alle menyer er ernæringsberegnet, følges opp fortløpende. Brukernes forventninger og Undersøke brukertilfredsheten ved en brukerundersøkelse. behov Utvikle samarbeidet med frivilligsentralen. Øke omsetningen av leveranser til hjemmeboende/ev. andre grupper. Utvikling i brukertall Økonomisk bæreevne Utvikling av produktområder Et budsjett i balanse, med mål om overskudd for videreutvikling av bedriften. Storkjøkkenet har bedre og sikrere avtale med leverandører av fersk fisk. Bedre tilgang på råstoff og økt bemanning muliggjør dette. Gjerne i samarbeid med andre, f.eks. Lerøy Midnor AS, DalPro AS. Videreutvikle tilbud på skolematordning.. LANGSIKTIG MÅLSETTING Område Målsetting for utviklingsarbeidet Videreføring/tiltak Produksjon/leveranse av varmt skolemåltid Etablere et varmt skolemåltid som et tiltak i det forebyggende helsearbeidet Planlegge konsept og gjennomføring med oppvekst Salg av tjenester til andre kommuner Catering Nisjeprodukter Markedsføre tjenester til andre kommuner Frøya og Snillfjord. Markedsføre Hitra Storkjøkken KF sine tilbud til bedrifter og firmaer i øyregionen. Må skje både gjennom markedsføring og gjennom leveranser «produktenes kvalitet blir kjent gjennom smak» Markedsføre hvilke tilbud Hitra Storkjøkken KF har til bedrifter og firmaer i øyregionen. HJEMMESIDE VIL VÆRE EN PRIORITERT OPPGAVE I 2016 NÅR BEMANNING ER OK Virksomhetsplan 2015 Side 5 av 7 Side26

27 BEMANNINGSPLAN Enhet: Periode: 2015 Stillingskode Stillingsbetegnelse Ant. Årsv. Ant. 60år + Ant år Endringsbehov, antall årsverk. Angi årsak og tidsperspektiv. Kokk m/fagbrev Daglig leder 1,0 1, Kokk m/ fagbrev 0,5 0,5 1,0 Pensjon 50 % Kokk m/ fagbrev 1,0 1, Kokk m/fagbrev 1,0 1, Kokk med fagbrev 1,0 1,0 0 Mangler formell kompetanse. Årsverk Antall Ubesatt pga. Rekr.- Pålagt vansker vakanse Merkn. (f.eks. om overtallighet av utdanningsgruppe Behov for ny stillingskategori(er) Stillingsbetegnelse Ant. Tilsatte Årsverk 0 Årsak og tidsperspektiv. Kan den erstatte nåværende stillingshjemmel/hvilke? Virksomhetsplan 2015 Side 6 av 7 Side27

28 KOMPETANSEUTVIKLINGSPLAN. Enhet: Periode: 2015 Planlagt kompetanseutvikling ved enheten. Satt opp i prioritert rekkefølge, med bakgrunn i Målsetting om utvikling. Større utdanningsbehov som ikke løses ved rekruttering til enheten, føres under VIDEREUTDANNING Målsetting Lærings- og utviklingstiltak Målgruppe Læringsform Omfang Kostnad Enhet AMU Ansv. * I siste kolonne anmerkes ønske om bruk av personell fra andre enheter/avd. i opplæringen. Her gjøres også anmerkning dersom opplæring/tiltak kan samkjøres med andre enheter. VIDEREUTDANNING Relateres til bemanningsplan, manglende utdanning i personalet for å løse enhetens oppgaver Utdanning Aktuelt opplæingssted/ form Aktuell person(er) Perm. behov m/lønn Ulønnet Kostnad forøvrig Egen andel Arbeidsgiverandel Enhet AMU Evt. plan/økonomi/gjennomføring av videreutdanning for jobb i kommunen utenom enheten ivaretaes av rådmann. Virksomhetsplan 2015 Side 7 av 7 Side28