INNKALLING TIL ORDINÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL ORDINÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: MANDAG 29.MAI 2017 kl STED: Sola menighetssenter, Soltunveien 6, Sola sentrum. TIL: Ræge MR Karim Saffaran (leder) Ræge MR Trine Tjelta Tananger MR Tananger MR Olav Kylland Helga Frøyland Sola MR Harald Velde Sola MR Trygve Tjora (nestleder) Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Morten Sandland (sokneprest) Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: post@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord: Morten Sandland

2 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 2 SAKLISTE: FR-sak 18/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte FR-sak 19/17 Godkjenning av møtebok fra møte FR-sak 20/17 Informasjon, skriv og meldinger FR-sak 21/17 Endelig godkjenning av revidert årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd FR-sak 22/17 Regnskapsrapport januar april 2017 FR-sak 23/17 Budsjettprosess 2018 innspill til Sola kommune FR-sak 24/17 Bygging av ny kirke i Sola sentrum delegasjon til Sola kommune FR-sak 25/17 Høring: Forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet FR-sak 26/17 Eventuelt

3 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 3 SAKLISTE: FR-sak 18/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte SAKSINFORMASJON Innkalling og sakliste er utsendt på E-post til fellesrådets medlemmer og varamedlemmer. Innkalling, saksliste og saksforelegg med vedlegg er samme dag lagt ut på Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes. FR-sak 19/17 Godkjenning av møtebok fra møte SAKSDOKUMENT Utkast til møtebok fra fellesrådets møte følger vedlagt sammen med innkalling og saksforelegg. Referat / møtebok fra fellesrådets møter legges ut på etter at dokumentet er formelt godkjent i neste møte. Forslag til VEDTAK: Framlagt forslag til Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. FR-sak 20/17 Informasjon, skriv og meldinger a. Nye KA-rundskriv siden forrige møte: 04/17 Ansvarsforsikring og ulykkesforsikring /17 Revidert sentralavtale om kopiering i Den norske kirke KAs rundskriv er tilgjengelige på: b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon c. Status på div. vedlikeholdsarbeider kirkebygg d. KA s Kirkebyggdatabasen. Kirkebyggkontroll e. Forslag til forskrift om Den norske kirkes medlemsregister. Høringsnotat 31. mars 2017 f. Søknad til Stavanger biskop om endring av kirkerommet i Sørnes kirke g. Klager på distribusjon av Sola menighetsblad h. Skriv : Tildeling av øremerkede trosopplæringsmidler i Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd i. Utkast til: Beredskapsavtale mellom kirkelig fellesråd/prost og Sola kommune

4 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 4 Forslag til VEDTAK: Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. FR-sak 21/17 Endelig godkjenning av revidert årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Økonomiske oversikter 2016 Revisjonsberetning fra Rogaland Revisjon IKS SAKSFORELEGG Sola kirkelige fellesråd behandlet årsregnskapet 2016 i møte under sak 13/2017 og gjorde følgende vedtak: a) Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning av positiv revisjonsberetning. b) Mindreforbruk 2016 kr disponeres på følgende måte: Tillegges disposisjonsfond kr Totalt kr Administrasjonen har ingen ytterligere kommentarer til driftsregnskap 2016 ut over det som ble lagt fram til fellesrådets møte Forslag til VEDTAK: På grunnlag av utstedt revisorberetning godkjenner fellesrådet endelig årsregnskapet for FR-sak 22/17 Regnskapsrapport januar april 2017 SAKSDOKUMENTER Regnskapsrapport per 30. april 2017 SAKSFORELEGG Regnskapet per 30. april viser et mindreforbruk på kr i forhold til periodisert budsjett. Det er da korrigert for periodisering av lønnsreservendelen av tilskuddet fra kommunen. Kirkeadministrasjon: Kirkeadministrasjon har et mindreforbruk på kr per 30. april og det forventes budsjettbalanse. Et merforbruk på kr på avgifter, gebyrer og lisenser skyldes jevn periodisering av enkelte kostnader som er kostnadsført for hele året, og det forventes at denne posten vil gå i balanse ved utgangen av året.

5 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 5 Kirker: Kirker har et mindreforbruk per 30. april på kr Dette skyldes mindreforbruk på vedlikehold (kr ), energi (kr ) og sykelønnsrefusjon (kr ) samt noe merforbruk på fast lønn (kr ). Kirkegårder: Kirkegårder har et mindreforbruk per 30. april på kr Sola menighetsblad: Menighetsbladet har et merforbruk på kr per 30. april. Det er hittil trykt 3 av 5 nummer, og på grunn av periodiseringen av budsjettet forventes det derfor ikke noe vesentlig merforbruk totalt for Vielser Ruinkirken: Et mindreforbruk per 30. april på kr skyldes lite aktivitet hittil i år samtidig som mange av vielsene utover sommeren allerede er fakturert og inntektsført. Forslag til VEDTAK: Fremlagte driftsrapport per 30. april 2017 for Sola kirkelige fellesråd med kommentarer tas til orientering. FR-sak 23/17 Budsjettprosess 2018 innspill til Sola kommune SAKSDOKUMENTER Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke (Se: Budsjettskriv for 2017 fra Sola kirkelige fellesråd til rådmann, Sola kommune, BUDSJETTRUNDSKRIV BUDSJETTRUNDSKRIV VEDRØRENDE ÅRSBUDSJETT 2018 OG HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN fra rådmann og økonomisjef Sola kommune HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN , FRAMDRIFTSPLAN Sola kommune Skriv fra kirkevergen til menighetsrådene vedr Budsjettprosessen 2018 for Sola kirkelige fellesråd Budsjettinnspill 2018 fra Tananger, Sørnes, Sola og Ræge MR Formannskapet juni 2007: MOMSKOMPENSASJON - UTTREKK FRA KOMMUNENS RAMMETIL- SKUDD - FINANSIERINGSBIDRAG FRA KIRKELIG FELLESRÅD OG MENIGHETSRÅD Frivillighet Norge momssaken: SAKSFORELEGG A. Innledning Fellesrådet skal årlig sende inn budsjettforslag til Sola kommune for kommende budsjettår. Forslaget inneholder en redegjørelse over relevante utgifter for å gjennomføre de aktiviteter som er omtalt i kirkelovens 15 første og tredje ledd. Det skal også synliggjøre behovet for prioriterte midler til kirkelige tilbud og aktiviteter i menighetene. Formålet med fellesrådets stillinger er å sikre gode og forutsigbare menighetstilbud og tjenester i de lokale menighetene, der menighetsrådenes strategi og utøvende virksomhet skal gjennomføres. Fellesrådet er

6 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 6 avhengig av et stabilt nivå kommunens rammetilskudd for å kunne opprettholde kontinuitet og forutsigbarhet for Den norske kirke i Sola. B. Rammetilskudd 2017 fra Sola kommune Kommunens økonomiavdeling tok i 2014 i bruk ny modell for beregning av rammetilskuddet til Sola kirkelige fellesråd. Budsjettskriv mottatt fra Sola kommune gav fellesrådet den endelige tilskuddsrammen. Samlet budsjettert tilskudd til Sola kirkelige fellesråd i 2017 fra Sola kommune er kr og ble fastsatt under Sola kommunestyres budsjettbehandling under sak 070/16 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETT Tilskudd 2017 er som følger: Tekst Beløp Videreføring av tilskudd til Sola kirkelige fellesråd Faktisk helårseffekt av lønnsoppgjør 2016 inn i Sum tilskudd 2017 før fradrag mva-kompensasjon Mva-kompensasjon 2017 (indeksregulert) Sum tilskudd til utbetaling i 2017 til Sola kirkelige fellesråd Reell utbetaling av tilskudd for 2016 er på kr inkludert kr i beregnet tilleggsutbetaling for delårseffekt av lønnsoppgjør 2016 og reguleringspremie 2016, samt fratrukket kr i mva-kompensasjon Sola kirkelige fellesråd vil i tillegg få kompensert reelle utgifter til lønnsoppgjør 2017, samt utgifter til reguleringspremie og AFP i Dette vil bli dekket av avsatt reserve på kr I samlebevilgning formål kirke har kommunestyret i tillegg avsatt følgende investeringsmidler for 2017, relatert til kirkebygg og gravlundforvaltning: Samlebevilgning formål kirke kr inkl. mva. som inneholder følgende: Prosjekt Alterparti og skyvedører Sørnes kirke: kr Prosjekt Nytt gravfelt for andre religioner: kr , kr avsatt i 2018 Prosjekt Kirkegård/gravplass (årsbev.): kr Prosjekt Sola kirkegård, planverk og arkeologisk utgravning: kr , kr avsatt i 2018 Prosjekt Ny kirke Sola sentrum kr inkl. mva. Disse prosjektmidlene skal forvaltes i tett samarbeid med Sola kommunes prosjektledelse. Rammetilskuddet fra kommunen har som vanlig innarbeidet årlig kompensasjon for lønns og pensjonsmerutgifter. Denne lønns- og pensjonsreserven er for 2017 estimert til kr Ordningen med kompensasjon for tariffhjemlede lønnsjusteringer har i mange år vært en fast avtale mellom Sola kommune og fellesrådet.

7 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 7 Det er heller ikke i Sola kommunes rammetilskudd for 2017 innarbeidet kompensasjon for generell prisstigning for driftsbudsjettet. Dette er en del av kommunens pågående innsparingstiltak. Tilskuddet for 2017 er ellers videreført fra C. Andre inntekter Sola kirkelige fellesråds budsjett vil for 2017 ha følgende andre inntektsposter: 1. Tilskudd på kr fra Den norske kirke (via Stavanger BDR) til diakoni og undervisning. 2. Refusjon på kr fra Tananger menighet, som betaling for fellestjenester i Tananger kirke knyttet til menighetens barnehage/sfo, jfr. FR-sak 05/2014. Inntekter fra egenbetaling for eksterne vielser på kr disponeres på eget fond og forvaltes ihht. fellesrådets fastsatte retningslinjer (FR-sak 11/2009). Uttak blir belastet fellesrådets regnskap og gjort opp ifm årsavslutning. Det er heller ikke i 2016 innført ordning med festeavgifter (graver) i Sola kommune. Ihht. gravferdslovens 21 Vedtekter og avgifter er det den lokale kommune som kan fastsette bl.a. festeavgifter på graver etter forslag fra kirkelig fellesråd. Sola kommune er en av svært få kommuner i Rogaland som ikke har etablert festeavgift på gravplassene. Det er imidlertid en viss dialog mellom kirkevergen og Sola kommune om saken. Disse rammene vil være utgangspunkt for fellesrådets forberedelse til budsjett 2018-arbeidet. D. Sola kommunes framdriftsplan for budsjettprosessen 2018 fellesrådets ansvar Sola kirkelige fellesråd har innsendingsfrist fredag 9. juni for sitt budsjettskriv vedr. budsjett Formannskapets behandling av Handlings og økonomiplanen (HØP) er 21. og 22. november, og kommunestyret gjør endelig budsjettvedtak under behandlingen torsdag 14.desember Sola kirkelige fellesråd behandler sine prioriterte saker og rammeforslag til tilskudd 2018 fra Sola kommune i sitt møte og utformer sitt formelle budsjettskriv til kommunen ut fra fellesrådets vedtatte prioriteringer. E. Fellesrådets innspill til Sola kommune for 2017 hadde følgende prioriteringer (tekstdel ikke tatt med): DRIFT Årlig kostnad økning av vedlikeholdsreserve til kr : Årlig kostnad ny 100 % stilling som ungdomsarbeider/ungdomsdiakon: INVESTERING Fornyelse og oppgradering av utstyr og inventar samt teknisk utstyr for lyd, data og AV i kirkene: Resterende reparasjon murarbeider Sørnes kirke:

8 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 8 F. Menighetenes innspill til fellesrådets budsjettdrøftinger Menighetsrådene ble i skriv anmodet om å komme med sine innspill til fellesrådets budsjettprosess for 2018 innen fredag 12.mai. Alle rådene har levert sine forslag, og det vises til respektive innspill. Oversikt over innspillene fra menighetene: Ræge menighet: Maling, kjeller/kirketorg kr Kjøkkenutstyr kr Høyttalere til kirketorg for overføring fra kirkerom kr Øke musikalsk leder fra 20% til 40% kr Sola menighet: Innvendig vedlikehold? Sørnes menighet: Ungdomsarbeider 50% kr Reparasjon og impregnering av yttervegg kr Fortsatt oppussing av kirkerommet kr Tananger menighet: Møbler, kirketorg/menighetssal/kirkestue kr Prosjektorer til kirkerommet kr Øke kantorstilling fra 50% til 100% kr Utskifting av vinduer i kafélokalene kr Det er i fellesrådets forhold til og samarbeid med Sola kommune viktig å årlig vurdere og ta med seg tidligere års innspill og behov for midler, i tillegg til de løpende driftsmidlene virksomheten er avhengig av for å opprettholde nåværende drifts og aktivitetsnivå i menighetene. Kirkevergen anbefaler overfor fellesrådet at det tar utgangspunkt i dette samt i menighetsrådenes innspill når det skal drøfte hvilke behov og tiltak som bør prioriteres overfor Sola kommune. Fellesrådet har gjennom flere år signalisert behovet for friske midler fra Sola kommune til nyoppretting av stilling(er), og det vil være viktig at behovet er redegjort for på en grundig måte. G. Kirkevergens innspill til fellesrådets budsjettdrøftinger Det er fellesrådets ansvar å holde kommunens ledelse, administrasjon og politikere godt orientert om hva som er Sola kirkelige fellesråds ønskede prioriteringer og behov i årene framover. Det gjøres først og fremst gjennom det årlige budsjettskrivet som blir en del av rådmannens totale forslag til handlings og økonomiplan (HØP) for kommende år. På denne måten gis kommunens administrasjon og politikere et godt grunnlag for å vurdere størrelsen på tilskuddsrammen til kirkelig fellesråd kommende år. Fellesrådet og menighetsrådene skal på sin side også være kjent med kommunens økonomiske situasjon og forventninger til service og effektivisering samt Kirkerådets tilskudd via Stavanger

9 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 9 bispedømmeråd (undervisning, diakoni og trosopplæring) og nødvendige egne prioriteringer som alltid vil viktige faktorer. Kirkevergen anbefaler at fellesrådet prioriterer oppfølging av tidligere års innspill til Sola kommune også for budsjettåret 2018 og videre. Det vil være viktige signal å fastholde prioriterte behov. Kirkevergeadministrasjonen vil nok alltid ha stor oppmerksomhet rettet mot behovet for tilstrekkelig vedlikeholdsmidler fordi vedlikehold av kirkebygg er ett av fellesrådets viktige ansvarsområder. 1. Gjeldende mva-refusjonsordning mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd Det verserte i en sak mellom kommunen og fellesrådet vedrørende momsrefusjonsordning for kirkelig fellesråd og menighetene i Sola, som ble sluttbehandlet og vedtatt i formannskapet under behandling og vedtak sak 104/07: Momskompensasjon uttrekk fra kommunens rammetilskudd finansieringsbidrag fra kirkelig fellesråd og menighetsråd. Bakgrunnen for saken var bl.a. et konkret forhold i Tananger menighet i 2004 i forbindelse med rehabilitering av menighetssenteret og mva-refusjon for menighetens egenfinansierte midler (lån og egenkapital). Formannskapet gjorde følgende vedtak: 1. For momskompensasjon fra anskaffelser i drifts- og investeringsregnskap i Sola kirkelig fellesråd, får Sola kirkelig fellesråd et fast årlig uttrekk fra driftstilskuddet på kr med virkning fra For momskompensasjon fra anskaffelser i drifts- og investeringsregnskap i menighetene, får Sola kirkelig fellesråd et fast årlig uttrekk fra driftstilskuddet på kr med virkning fra Sola kirkelig fellesråd pålegges dermed en koordinerende rolle i fordelingen av den enkelte menighets finansielle bidrag til ordningen, innenfor rammen av det faste uttrekket. 3. Uttrekkene (ovennevnte finansieringsbidrag) prisjusteres tilsvarende utviklingen i konsumprisindeksen (avrundet til nærmeste hele tusen) i påfølgende år (fra 2008). Det vises for øvrig til vedlagt saksforelegg til formannskapets møte Ordningen med fast årlig uttrekk fra driftstilskuddet til Sola kirkelige fellesråd ble igangsatt fom 2007 og er årlig blitt indeksregulert. Fellesråd har årlig foretatt mva-uttrekket fra menighetene, i tråd med formannskapets vedtak i For 2017 utgjør denne ordningen kr i uttrekk for fellesrådet, hvorav kr for de 4 menighetene. I perioden er summen av mva-kompensasjonen for fellesrådet og menighetene på totalt 12,08 mill.kr. Av dette er 6,57 mill.kr. blitt uttrukket fra driftstilskuddet til kirkelig fellesråd. Etter at ordningen er blitt administrert i 10 år finner kirkevergeadministrasjonen det relevant å ta saken opp på nytt. Etter faglige drøftinger med KA (arbeidsgiver- og interesseorganisasjon for kirkelige organer og for virksomheter med kirkelig forankring) ble saken tatt opp i kontaktmøte mellom Sola kirkelige fellesråd v/kirkeverge, ass. kirkeverge og spesialrådgiver Trygve Nedland fra KA og Sola kommune v/økonomisjef, regnskapsleder og regnskapskonsulent.

10 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 10 Kirkevergen anbefaler overfor fellesrådet å gjøre henvendelse til Sola kommune i forbindelse med budsjett prosessen med anmodning om å få avviklet ordningen med mva-uttrekk fra menighetenes regnskaper ut fra følgende begrunnelse: a. Momskompensasjonsordningen for frivillige organisasjoner som ble opprettet av Stortinget i 2010 har medført at all annen frivillig virksomhet nå får momskompensasjon. Ordningen for frivillig sektor er en «sjablon-ordning», og det kan derfor variere om den slår ut mer eller mindre gunstig enn den offentlige ordning som gjelder for menighetsråd. Men prinsippet som Stortinget har slått fast er at all frivillig virksomhet skal ha momskompensasjon. Selv om menighetsrådene i momssammenheng følger offentlig ordning, så er den faktiske finansiering av menighetenes virksomhet i det alt vesentlige basert på frivillige gaver og innsats, på lik linje med all annen frivillig virksomhet. Menighetene i Sola har formelt ingen økonomisk forbindelse med, og mottar ingen økonomiske driftstilskudd fra Sola kommune eller andre. Det er korrekt at menighetsrådene i årene etter 2004 nøt godt av en ordning som ikke gjaldt for øvrige frivillige virksomheter. Men det finnes nå ikke lenger noen begrunnelse for at menighetsråd skal måtte tilbakebetale en andel av mottatt momskompensasjon til kommunen (via innkreving fra kirkelig fellesråd). b. Kirkevergeadministrasjonen finner det rimelig å peke på det forholdet at menighetene er selvstendige virksomheter som er ansvarlig for alle tilbud og aktiviteter ut over det som fellesrådet og kommunen har et lovpålagt ansvar for (jfr. kirkelovens 14 og 15). All virksomhet i menighetene ut over forordnede tjenester og trosopplæring finansieres av egne midler, i hovedsak kirkeofringer, enkelgaver, givertjeneste og andre inntektsinnbringende aktiviteter. Menighetene opplever det over tid urimelig at en betydelig del av den rettmessige mva-refusjonen skal tilbakeføres til kommunen, så lenge det ikke er noen formell, finansiell forbindelse ellers mellom kommune og menighet. c. Sola kommune er med stor sannsynlighet den eneste kommunen som har fastsatt og praktiserer en ordning med mva-uttrekk fra menighetene, der fellesrådet er pålagt å administrere ordningen. Verken Stavanger, Sandnes eller andre kirkelige fellesråd i regionen har tilsvarende ordning. KA opplyser også at de ikke er kjent med tilsvarende ordninger ellers i landet. Dette har sannsynligvis sammenheng med at moms fra menighetsråd har blitt antatt å være av svært beskjedent omfang, (jfr Finansdepartementets fortolkningsuttalelse hvor det sies «disse rådenes merverdiavgiftsmessige anskaffelser er av beskjedent omfang»). Det ville også vært tilfelle for Sola kommune, dersom ikke «tilfeldigvis» nye Tananger kirke hadde påvirket tallene i Sola kirkelige fellesråd er på vegne av menighetene klar over at det ikke er 100% av mva - refusjonen som tilbakeføres til kommunen som fratrekk på kommunens tilskudd til fellesrådet. Administrasjonen foreslår overfor fellesrådet at Sola kommune ifm behandling av 2018-budsjettet anmodes om å omgjøre nåværende mva-refusjonsordning fra menighetenes driftsregnskaper, slik at menighetene fom beholder mva-refusjonen i sin helhet.

11 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 11 Når det gjelder fellesrådets mva-uttrekk er den i tråd med vanlig praksis og avtaler som de fleste andre fellesråd har med egne kommuner rundt om i landet, og administrasjonen stiller heller ingen spørsmål vedrørende det. 2. Innspill til ønsket / behovet for midler til ny stilling (ungdomsdiakon) Fellesrådet har i flere år prioritert ønsket om nye, friske midler til å kunne opprette en ny varig stilling som ungdomsdiakon / arbeid blant barn og unge i hele Sola kommune. Det bør vurderes om tidligere budsjettsignal skal følges opp også for 2018 og videre. 3. Økende behov for vedlikeholdsmidler av kirkene i Sola Storparten av Sola kirkelige fellesråds driftsbudsjett består i forvaltningen av totalt 5 kirkebygg. Det er utfordrende budsjettmessig å alltid forsøke å prioritere disse kostnadene innenfor nøkterne økonomiske rammer.soknekirkene i Sola relativt nye: Tananger kirke 2002, Ræge kirke 2009, Sørnes kirke rehabilitert og påbygget i Vi erfarer fra år til år at nyere og moderne kirkebygg med avanserte tekniske installasjoner må ha jevnlig service, vedlikehold og oppgradering. Dette medfører økende varige driftskostnader på kirkebyggene, også fordi vi som byggforvaltere er prisgitt gjeldende priser i dette markedet. Behovene til faglig kompetanse er klart større enn før, og det er verdifullt at fellesrådet i 2016 fikk midler til og kunne tilsette en felles, ambulerende vaktmesterfunksjon som både forestår løpende forvaltning av kirkebyggene samt ta ansvar for enklere vedlikehold Stillingen ble besatt fra , og forventningene til denne nye, oppgraderte vaktmesterfunksjonen i Solakirkene er blitt oppfylt. Fellesrådet mottok tidligere gjennom en del år et årlig øremerket tilskudd på kr fra Sola kommune, - den såkalte vedlikeholdsreserven. Dette var viktige vedlikeholdsmidler for å kunne møte faste driftsutgifter, serviceavtaler samt enkelt vedlikehold av kirkene. I forhold til antall bygningsvolum / m² er denne rammen reelt sett alt for lav i forhold til å ivareta et planmessig og forsvarlig vedlikehold av de 5 kirkebyggene, og dekker ikke de reelle behovene. I de senere årene er disse midlene innbakt i det totale rammetilskuddet. Fellesrådet har i perioden prioritert bruk av fondsmidler og regnskapsmessig overskudd for å klare å vedlikeholde kirkebyggene på en forsvarlig måte og unngår antakelig store framtidige uventede vedlikeholdskostnader. Fellesrådet bør årlig budsjettere med kr. i vedlikeholdsbudsjett for kirkene. Fellesrådet bør derfor anmode Sola kommune om et økt årlig tilskudd på kr (jfr. Budsjettskriv / til Sola kommune) til vedlikehold og oppgradering av kirkebyggene. 4) Konkrete vedlikeholdsbehov kirkebygg A. Mangel-/reklamasjonssaker på rehabiliteringsarbeidene i Sørnes kirke Kirkevergen har over flere år holdt kontakt med Sola kommune avd. eiendom ang. rehabiliteringsprosjektet på Sørnes kirke og de mangel-/reklamasjonssakene som Sola kommune har overfor firmaet som hadde hovedentreprisen. Fellesrådet har et sterkt ønske om å få avslutte disse arbeidene og bli ferdig for alltid med bl.a. de endeløse lekkasjeproblemene, som dessverre ikke ble eliminert ifm de store tilbyggs og rehabiliteringsarbeidene Juridisk og prinsipielt må det være Sola kommune som formelt følger opp og avslutter saken overfor

12 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 12 byggefirmaet, og fellesrådet finner etter flere år grunn til å etterlyse denne avklaringen. Av formelle reklamasjonsgrunner er det vanskelig å sette inn tiltak utført av andre byggefirma før dette formelt er løst. Bygget har på uforklarlig vis unngått lekkasjer i taket i menighetsalen i perioden desember 2016 til medio mai Det har det imidlertid nå nylig lekket ned vann igjen. B. Kostnadsestimat for resterende ytre murarbeider Sørnes kirke Kirkevergen er godt kjent med at det fremdeles gjenstår noe arbeider på mursteinveggene på Sørnes kirke. Det gjelder først og fremst vestveggen ut mot parkeringsplassen som er det gjenstående viktige vedlikeholdsarbeidet. Her er det ikke gjort noe vedlikehold siden byggeår (1977) Kirkevergen foreslår at disse tiltakene utsettes til 2019, i håp om at lekkasjeproblemene ellers er avklart (jfr. pkt. A), slik at alt arbeid som gjenstår kan tas på en gang.. Fellesrådets hadde pr kr igjen av øremerket tilskudd fra Sola kommune 2014/2015 som skal brukes til ulike tetningsarbeider. Det er imidlertid viktig å få fagmessig avklart hvor og på hvilken måte dette skal gjøres. C. Behov for utskifting av vinduer i kafeen mellom Tananger menighetsbarnehage og Tananger kirke En god del av disse vinduene er punktert og vinduskarmer har råteskader. Det er nå behov for at dette vedlikeholdsbehovet løftes fram og settes på prioritert plass. Estimert kostnad (2017-pris): kr D. Tilstandsrapport for Sola mur og steinkirke Nåværende Sola kirke skal når ny kirke er bygget i Sola sentrum være en seremonibygg, dvs. omgjøres til kapell til bruk for alle typer begravelsesseremonier, vielser osv. Det er derfor viktig å vedlikeholde bygget godt for mangeårig framtidig bruk. Kirkevergen har høsten 2015 og våren 2017 drøftet kirkebyggets tilstand med tanke på murer og fuger. Rådgivningsfirmaet Boye & Waage sammen med murmesterfirmaet Garpestad og Gaausland AS har avgitt råd om nødvendige tiltak (se vedlegg til saken). Noe av bakgrunnen for dette arbeidet er bl.a. lekkasjer i taket i våpenhuset, sprukne ytre fuger, diverse saltutslag på innerveggene i Sola kirke mv. Følgende tiltak anbefales:

13 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 13 Estimert kostnad pris (tiltak foreslås utført 2021/2022: kr Inneklima Sola kirke Kirkevergen har ved flere anledninger fått melding om at besøkende i Sola kirke har fått noe som likner allergiske reaksjoner. Det er viktig at vi som kirkebyggforvalter får avklart hva som eventuelt kan være årsak til dette. Under befaring i uke 19 av spesialfirmaet LAVTOX AS ble det foreløpig konkludert med at det ikke så ut til å være farlige og helseskadelige forekomster av sopp. Det ble imidlertid tatt en lang rekke prøver som p.t. dyrkes i laboratorium. Resultatene og tilrådingene vil framkomme i en faglig rapport som vil foreligge med det første. Spesialfirmaet som er hyret inn har vært brukt som spesialrådgivere i en lang rekke norske kirker for å avdekke sopp-, råte og helsefarlige skader ellers. Foreløpig rapport forventes å være klar til orientering i fellesrådets møte Neste oppfølgingskontroll planlegges til januar Estimert kostnad (2018): kr... E. Tananger kapell Som hastetiltak våren 2015 ble det montert skiferfangere på begge sider av hovedtaket fordi det hadde sklidd ned takskifer i bakken med stor fart. Dette utgjorde en høy risiko for forbipasserende, og som ansvarlig byggforvalter måtte det igangsettes umiddelbare tiltak. Solafirmaet Tredjemann AS (byggkonsulent Knut Georg Nilsen) leverte på bestilling fra kirkevergen høsten 2015 en tilstandsrapport for Tananger kapell. Estimert kostnad for nødvendige reparasjons og rehabiliteringsarbeid ble beregnet til kr. 3,0 mill.kr. Erfaringsmessig fører de aller fleste rehabiliteringsprosjekter på kirkebygg og andre offentlige bygg til betydelige merkostnader som ofte er svært vanskelige å forutse og beregne før rehabiliteringsarbeidene starter opp. På bakgrunn av disse vurderingene har Sola kirkelige fellesråd i 2016 igangsatt en prosess overfor Tananger menighet og Sola kommune for å utrede muligheten til å avvikle og rive Tananger kapell. Siden den nye kirken i Tananger ble vigslet og tatt i bruk i 2002 har den gamle trekirken fra 1879 knapt hatt noen kirkelige funksjoner. Det har kun vært årlig noen få vielser og i sjeldne tilfeller begravelser. Kirkevergen har de siste 6-7 årene leid ut kapellbygget til en lokal eritreisk ortodoks menighet på søndagene. Inntektene for denne utleien dekker en del av strømkostnadene. Det er også gjort noen få forsøk av kirkevergen på å stille kapellbygget til lokal disposisjon for kulturarrangementer, uten at det har lykkes. Denne type bruk begrenses også av at kapellet ligger tradisjonelt plassert på den gamle delen av kirkegården. Tananger kapell er et såkalt listeført kirkebygg hos Riksantikvaren. Det er ikke mulig å på egenhånd fatte vedtak om rivning. Kirkevergen har i 2016 og 2017 hatt flere møter med KAs ekspert på gamle kirkebygg, og har også orientert Tananger MR om saken. Rådet vil komme tilbake til saken for endelig konklusjon i Det planlegges et møte i 2017 med representant hos Riksantikvaren om saken. Kirkevergen har forøvrig i flere fora tatt opp saken med ønske om at det reises en nasjonal debatt om forvaltning av gamle kirkebygg som ikke lenger er i bruk.

14 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 14 Dette ligger for øvrig på et annet plan og vil ikke få snarlig konsekvenser for vår lokale kirkebyggforvaltning. Ved en eventuell rivningsgodkjennelse er det selvsagt en forutsetning at altertavlen og alle andre verneverdige gjenstander i kapellet bevares og gis en verdig framtidig forvaltning. Kirkevergen foreslår hvis kapellbygget blir stående at en eventuell framtidig kostnad til reparasjon av taket planlegges til Estimert kostnad: kr. F. Avsluttende kommentarer Om lag 64 % av fellesrådets totale budsjettmidler er årlig bundet til personalrelaterte utgifter. Fellesrådet har lønnsansvar for 4 menighetsstaber samt stab på kirkevergekontoret og er svært opptatt av å opprettholde nåværende stillingshjemler. Det må alltid være viktig for fellesrådet å opprettholde nåværende stillinger samtidig som rådets prioriteringer og resssursdrøftinger alltid må være rettet mot god og moderne ressursforvaltning. Rådets grundig drøftinger av ønskede og nødvendige tiltak og investeringer for kommende budsjettår bidrar til en viktig bevisstgjøring i forhold til prioriteringer i det videre budsjettarbeidet og endelig budsjettvedtak. Kirkevergen anbefaler derfor at det i budsjettskrivet til kommunen meldes forventede og realistiske kostnader for kommende år med tanke på en realistisk langtidsbudsjettering. Overfor Sola kommunes budsjettprosess ønsker derfor administrasjonen at det legges fram et oversiktlig forslag til langtidsbudsjett ( ) for Sola kirkelige fellesråd. Forslag til VEDTAK: a. Sola kirkelige fellesråd ber om at ordinær driftsramme fra Sola kommune for 2017 framskrives for 2018 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning. b. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for : - - FR-sak 24/17 Bygging av ny kirke i Sola sentrum a. Delegasjon til Sola kommune b. Representanter til prosjektgruppe

15 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 15 SAKSDOKUMENT Kirkelovens 14-15: Tjenesteytingsavtale mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd Oppdragsbekreftelse for nye oppdrag Sola kommune: Prosjekt Ny kirke Sola sentrum Melding om oppstart av reguleringsplanarbeid detaljregulering 0585 kirke i Sola sentrum Kart med plangrense ny kirke i Sola sentrum SAKSFORELEGG A. Delegasjon til Sola kommune Når et lokalsamfunn bygger ny kirke er det en begivenhet. Alle kirkebygg i Den norske kirke finansieres av lokalsamfunnet i form av offentlige midler, menighetens midler, givertjeneste og andre milde gaver. Slik har det også vært så lenge det har vært bygget kirker både i Solabygdene og i Norge ellers siden kristendommen ble etablert i landet omkring år 1000 e.kr. Det er formelt i hht. gjeldende kirkelov kirkelig fellesråd i hver kommune som har ansvar for bygging av kirke, når nytt kirkebygg skal reises, jfr. kirkelovens 14.Kirkelig fellesråds oppgaver Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Kirkelig fellesråd er ansvarlig for: a) bygging, drift og vedlikehold av kirker, Det betyr formelt sett at det er Sola kirkelige fellesråd som er formell byggherre når den nye kirken i Sola sentrum snart skal bygges. Samarbeidet og relasjonen mellom lokal kommune og kirkelig fellesråd er i alle norske kommuner regulert gjennom tjenesteytingsavtale. Avtalen mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd er fra I gjeldende avtale er det presisert noen forhold som ikke er inkludert, som: Sola kirkelige fellesråd innehar ikke den nødvendige kompetanse og økonomi til å påta seg den store oppgaven å på egenhånd reise et nytt kirkebygg. I tråd med praksisen og avtalene som ble gjort da tidligere kirkebygg ble reist (Sørnes 1977), Tananger (2002) og Ræge (2009) ber fellesrådet Sola kommune om å utføre dette arbeidet på vegne av Sola kirkelige fellesråd. Utdrag fra Kirkelovens 15.Kommunens økonomiske ansvar 15.Kommunens økonomiske ansvar.

16 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 16 Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker, Finansieringen av den nye kirken i Sola sentrum er beskrevet i vedlagt oppdragsbekreftelse. B. Oppnevning av representanter fra Sola menighet og Sola kirkelige fellesråd til prosjektgruppen for ny kirke i Sola sentrum Sola menighetsråd oppnevnte under MR-sak 32/17 Ny kirke i Sola sentrum følgende representanter fra menigheten til prosjektgruppen som nå skal arbeide tett sammen med prosjektleder og arkitektfirmaer i den endelige utformingen av vinnerutkastet til den nye kirken i Sola. Det er: o Turid Eikeland Tjora o Svein Inge Thorstvedt o Tone Meling Lauvvik o daglig leder o sokneprest Somformell byggherre og sentralt bindeledd overfor kommunen er det viktig at kirkelig fellesråd ved kirkevergen som framtidig kirkebyggforvalter er representert i det store og viktige prosjekteringsarbeidet som nå formelt går i gang. Byggestart er estimert til starten av 2019, og det er det svært mange ting som skal vurderes, drøftes og fastsettes i løpet av 2017 og Forslag til VEDTAK: A. Med utgangspunkt i Sola kommunes Prosjekt Ny kirke Sola sentrum og i tråd med tidligere kirkebyggprosjekter i Sola ber Sola kirkelige fellesråd om at Sola kommune utfører prosjektledelse på vegne av byggherren Sola kirkelige fellesråd, i tett samarbeid med Sola menighet og Sola kirkelige fellesråd, fram til kirkebygget er fullført og prosjektet formelt avsluttes. B. I tillegg til Sola menighet sine oppnevnte representanter til prosjektgruppen oppnevner Sola kirkelige fellesråd kirkevergen til prosjektgruppen, med assisterende kirkeverge som vararepresentant. FR-sak 25/17 Høring: Forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet

17 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 17 SAKSDOKUMENTER : Høring - forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet Utkast : Forslag til regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet (kirkevalgreglene) Høringsnotat 27. mars 2017: Kortversjon med hovedproblemstillingene i høringen. Forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet Høringsnotat 27. mars Fullversjon: Forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet Dokument ligger tilgjengelige her: (kortversjon) (langversjon) Forslag til nye regler er tilgjengelig her (34 sider): Vedlegg: Høringsbrev fra Kirkerådet 27. mars 2017 Bakgrunn for saken: Kirkerådet sendte 27. mars 2017 ut forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet på bred høring til menighetsråd, kirkelige fellesråd, biskoper, bispedømmeråd og en del andre berørte instanser. Saksutredning I høringsnotatet skriver Kirkerådet at valgordningen er et sentralt element i det kirkelige demokratiet. Det foreslås å legge kirkevalgreglene så tett opptil Valglovens bestemmelser som mulig slik at velgerne møter en kirkevalgordning som er gjenkjennelig fra alminnelige valg til kommunestyre og fylkesting. Det åpnes likevel for å gjøre noen unntak der det er særlige kirkelige forhold som gjør det vanskelig å overføre prinsipper fra Valgloven. Det er en omfattende høring fellesrådene blir invitert til å ta stilling til, og det er krevende å sette seg inn i et så innfløkt og komplisert sakskompleks som valgordninger generelt er. Selve høringsnotatet er på 96 sider, kortversjonen er på 18 sider og forslagene til regler er på hele 34 sider. Som en generell høringskommentar til både denne og andre høringer i regi av Kirkerådet vil vi be om at en i framtiden tilstreber et mer pedagogisk og tilgjengelig høringsframlegg som en lettere kan ta stilling til. Det er en stor belastning for dagens kirkedemokrati at Kirkerådet ikke er i stand til å presentere et høringsframlegg på en slik måte at flere blir reelt sett i stand til å uttale seg. For menighets og fellesrådsadministrasjonene med knappe administrative ressurser og

18 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 18 travle lederstillinger er det et betydelig og tidkrevende arbeid å utarbeide godt forberedte høringsforslag til respektive råd. Vi stiller også spørsmål med at det faktisk er tilfelle at det er sokneråd og fellesråd som ikke har blitt invitert til å bli med i høringen, noe som i så fall må rettes opp umiddelbart og som må bli ordna opp i til neste høringsrunde. Kirkerådet må vurdere å utsette høringsfristen, dersom det reelt viser seg at mange instanser ikke har fått mulighet til å sende inn sitt høringsuttalelse. Overordnet om høringen Én av de store utfordringene som Den norske kirke står overfor er opplevelsen av avstand mellom lokale, regionale og sentrale enheter og formelle, besluttende fora. Dette er viktige tilbakemeldinger fra grasrota lokalt etter de siste kirkevalgene. Det er avgjørende at kirkevalgreglene ikke bidrar til å øke opplevelsen av slik avstand, men snarere redusere den. Det er i dag to sett med regler; 1) regler for valg av menighetsråd på den ene siden, og 2) regler for valg av bispedømmeråd og Kirkemøtet på den andre sida. Dei ulike regelverkene henger tett samen og må sees i sammenheng, og de har flere koplinger seg imellom. Kirkerådet foreslår å slå disse to regelverkene sammen til ett sett regler, og dette er noe vi støtter. Kirkerådet foreslår at kirkevalgreglene som et utgangspunkt blir lagt så tett opp til valglovens bestemmelser om val til kommunestyre, fylkesting og Stortinget som mulig. Bakgrunnen for dette er et ønske om å ivareta velgerne ved at den kirkelige valgordningen blir gjennomført på en måte som er mest mulig gjenkjennelige fra alminnelige valg ellers i samfunnet. 2.1 Direktevalg eller kombinasjonsvalg Vi ser det slik at dagens ordning med kun direktevalg ikke gir formelle linjer mellom de ulike menighetsråd og bispedømmeråd/kirkemøte. Dette er en organisatorisk svakhet. Vi er av den oppfatning at en gjennomgående representasjon vil være med på å styrke legitimiteten til og sammenhengen mellom de ulike valgte råd og organ. Ideelt sett bør en derfor ha et kombinasjonsvalg, der tre leke medlemmer blir valgt i direkte valg og fire leke medlemmer blir valgt av og blant de innvalgte medlemmene i menighetsrådene. Disse bør fremmes av en egen nominasjonskomité, etter at valget av sokneråd er gjennomført. Vi mener derfor at det må innføres et kombinasjonsvalg, og at dette ikke blir valgfritt og regionalt tilpasset. 2.2 Flertalls og forholdstallsvalg Her ønsker vi at pkt. 2 skal gjelde. Alle lister må stilles likt og ha samme innleveringsfrister. Om det blir forskjellige frister som pkt. 3 gir mulighet til, så er det er fare for at nye lister kommer opp som en protest mot de listene som alt er innlevert - fordi en er misfornøyd med listene/ kandidatene der. Den muligheten skaper lett uryddighet og uorden. Vi støtter at det kan åpnes opp for suppleringsnominasjon. Men da må dette gjelde alle lister, ikke bare nominasjonskomiteens liste. 2.3 Tilskudd

19 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 19 Alle skal ha same mulighet for informasjon. Men en må ikke skape forventninger om store tilskuddsbeløp. Tilskuddet må være avgrenset til en listestøtte med et maksimalt beløp på kr pr liste pr. bispedømme. Ordningen må unngår å legge til rette for ordninger og praksis som direkte eller indirekte åpner for virksomhet i kirken som ligner på partipolitikk. Med den økonomiske situasjonen som er i kirken, samt at midlene til en eventuell nominasjonstilskuddsordning vil måtte tas fra det særskilte tilskuddet til de kirkelige valg, mener vi at lite taler for å etablere en ordning med tilskudd til nomineringsgrupper Personlige stemmer og strykninger Vi er av den oppfatning at også kirkedemokratiet fungerer best og valget er mest mulig reelt om det blir åpnet opp for til stryking på listene. Derfor må dette være en reell mulighet. Det anbefales derfor at kirkevalgene benytter de samme reglene for strykning som gjelder for kommune- og fylkestingsvalgene Sperregrense Vi ønsker ingen sperregrense for personlige stemmetall i personvalget (jfr. pkt. 3) Stemmetillegg Vi ønsker at det bør innføres en ordning med stemmetillegg ved valg av menighetsråd, men ikke ved valg av bispedømmeråd/kirkemøte Stemmegiving Vi støtter ikke det framlagte forslaget om mulighet for valg i andre menigheter. Vi meiner at det på valgdagen ikke skal være anledning til å stemme i andre menigheter enn der en bor Manntall Vi støtter ikke en ny skjæringsdato for medlemsregisteret på 1. september. Vi ønsker å beholde de same reglene som de offentlige valgene i samfunnet ellers opererer med, nemlig 30. juni i valgåret Stemmesedler ( ) Ved en sentral trykkeprosess av stemmesedler får en forholdsvis store kostnader i trykking og distribusjon, og en har heller ingen garanti for at en har nok stemmesedler - eller at det blir alt for mange som da må makuleres. Vår anbefaling ut frå et praktisk og miljømessig synspunkt er at hvert fellesråd trykker opp det antallet stemmesedler som en har reelt behov for. 4.4 Forhåndsstemmer Det bør presiseres at det må være anledning til å avgi stemme på (minimum) ett kirkekontor i hver kommune, men fortrinnsvis i hver menighet som Sola. 7.2 Økonomiske og administrative konsekvenser Kirkevalget er stort prosjekt som krever mange ressurser lokalt, både av ansatte og frivillige medarbeidere. En bør derfor i større grad avgrense den økonomiske ressursbruken både sentralt og på bispedømmenivå, slik at de enkelte valgstedene menighetsrådene får den nødvendige økonomien til å gjennomføre valgene på en god og respektabel måte.

20 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 20 Når en ser på den økonomiske ressursbruken ved valget i 2015, er vi kritiske til at bare kr 29 mill. er brukte lokalt av en samlet sum på kr 81,5 mill. Det er viktig at den lokale kirke tilføres nødvendige midler for at lokalmenighetene er i stand til å gjøre lokalvalget så synlig og tilgjengelig som mulig. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd sender inn høringsuttalelse slik den er formulert i saksforelegget og elles framkommet i behandlingen av saken. FR-sak 26/17 Eventuelt Vel møtt! Karim Saffaran (sign.) Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd: Onsdag 6. september 2017 kl. 19:00 i Sola kirke

21 Møtebok Blad 1 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Tananger kirke 29.mars 2017 Møtedato Fra kl Til kl Til stede på møtet: Medlemmer Varamedlemmer Ræge MR Ræge MR Tananger MR Tananger MR Sola MR Sola MR Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Karim Saffaran (leder) Trine Tjelta Olav Kylland Helga Frøyland Trygve Tjora (nestleder) Harald Velde Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Morten Sandland Andre Kirkeverge Assisterende kirkeverge Trygve Torgersen Kai Rune Byberg Behandlede saker Sak 08/17 17/17 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Signatur:

22 Møtebok Blad 2 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Tananger kirke 29.mars 2017 SAKLISTE: FR-sak 08/17 Presentasjon av Tananger menighet og kirke VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar informasjonen om Tananger menighet og kirke til orientering. FR-sak 09/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes. FR-sak 10/17 Godkjenning av møtebok fra møte VEDTAK: Framlagt forslag til Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. FR-sak 11/17 Informasjon, skriv og meldinger a. Nye KA-rundskriv siden forrige møte: 01/17 Tilleggsavtale til hovedavtalen 02/17 Tilleggsavtale til hovedtariffavtalen 03/17 Sentrale særavtaler er reforhandlet b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon c. Status på div. vedlikeholdsarbeider kirkebygg d. Oppfølging: Dialogmøte i Sørnes kirke (notater vedlagt) e. Høringsbrev fra Kultur, Sola kommune vedr Kommunedelplan for kulturminner. Plan 6006 til offentlig ettersyn/høring f. Støyproblemer på Sola kirkegård: Brev til AVINOR og svarbrev g. Skriv til kommunestyrerepresentanter: Kirke og kommune h. Orientering til ansatte medarbeidere om kirkemøtesak 06/17 Vigsel og forbønnliturgi 2017 i. Mars 2017: Rapport etter kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø, alle staber. Presentasjon i Sørnes kirke

23 Møtebok Blad 3 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Tananger kirke 29.mars 2017 VEDTAK: a. Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. b. Rapport etter kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø sendes ut til fellesrådets medlemmer til orientering. FR-sak 12/17 Godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: Framlagt forslag til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd godkjennes. FR-sak 13/17 Behandling og godkjenning av foreløpig årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: a. Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning av positiv revisjonsberetning. b. Mindreforbruk 2016 kr disponeres på følgende måte: Tillegges disposisjonsfond kr Totalt kr FR-sak 14/2017: Søknader fra menigheter om midler til AV-utstyr VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd bevilger kr til nye høyttalere i Tananger kirke og kr til nye prosjektorer i Ræge kirke. Beløpene dekkes fra disposisjonsfond. FR-sak 15/17 Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2017 VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd delegerer til økonomiutvalget å godkjenne innen samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra staten til trosopplæring i menighetene i Sola. Saken legges fram til orientering på fellesrådets neste ordinære møte.

24 Møtebok Blad 4 Kommune Sola kommune Styre, råd, utvalg mv. Sola kirkelige fellesråd Møtested Tananger kirke 29.mars 2017 FR-sak 16/17 Forslag til Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd VEDTAK: a. Sola kirkelige fellesråd vedtar framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd» gjeldende fra med følgende endring av pkt. 2: Arbeidstaker skal i utgangspunktet varsle kirkevergen eller verneombudet om forholdet. b. Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd innarbeides i personalhåndboken ifm kommende revisjon av denne. FR-sak 17/17 Søknad fra Sørnes MR om utvidelse av trosopplærerstilling med 10% fra 80% til 90 VEDTAK: a. Sola kirkelige fellesråd godkjenner utvidelse av spesifikk trosopplæringsstilling i Sørnes menighet fra 80 % til 90 % fom b. Sørnes menighet er økonomisk ansvarlig for alle relaterte personalutgifter knyttet til egenfinansierte stillinger, inkludert tariffmessige justeringer, løpende og framtidige pensjonsforpliktelser, telefongodtgjørelse, reisegodtgjørelse mv. Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd: Mandag 29.mai 2017 kl på Sola menighetsenter.

25 Beredskapsavtale mellom kirkelig fellesråd/prost??? og Sola kommune Avtalens formål Formålet med avtalen er til enhver tid å sikre innbyggerne og andre med opphold i kommunen en best mulig psykososial omsorg etter alvorlige hendelser. Videre skal avtalen: - Sikre et større og bredere fagmiljø - Sikre fornyelse og utvikling av planlagte/ forberedte tiltak - Sikre bruk av kirkens rom til bruk i omsorgsarbeidet ved behov - Sikre at partene øver på samvirke og koordinering - Sikre god forståelse av partenes respektive rolle og mandat Avtaleparter Samarbeidsavtalen inngås mellom Sola kommune og (??her oppgis navn på menighet/ fellesråd/prost, postnummer og sted). Forpliktelser Ansvar Kompetanse Partene har ansvar for sine respektive områder og skal være enige om felles tiltak. Partene skal tilby psykososial støtte og omsorg til mennesker utsatt for kriser eller ulykker gjennom å stille personellressurser og lokaler til rådighet. Partene har ansvar for at egne ansatte har tilstrekkelig kompetanse. Kurs og andre kompetansehevende tiltak innen fagområdet, som en av partene skal gjennomføre, kan også tilbys den andre part. Sola kommune inviterer til et årlig møte for å diskutere avtalen og erfaringer med hendelser og øvelser. Øvelser Planverk Partene plikter å planlegge, gjennomføre og evaluere felles øvelser. Øvelser (inklusiv varslingsøvelser) avtales på det årlige møtet mellom partene. Partene skal hver for seg utarbeide et tiltakskort som skal være et sett med planlagte/forberedte tiltak. Partene er selv ansvarlige for at eget tiltakskort er samordnet og koordinert. Tiltakskortet skal være godt kjent for de som er forutsatt har behov for det. Varsling Partene skal varsle hverandre ved hendelser og kriser som kan ha betydning for den andre partens funksjon og ansvar. Det skal informeres om: - hendelser (tidspunkt, sted, omfang) - avklaring om andre etater/organisasjoner skal involveres

26 - ressursbehov - kontaktpunkt (navn/funksjon/telefonnummer) Kirkens beredskapstelefon tlf (Tungenes prosti) brukes til varsling når psykososialt kriseteam ønsker kontakt i mindre hendelser. Ved større hendelser varsler Sola kommune til menighetene i Sola, ved sogneprest Morten Sandland tlf Sola kommunen varsles ved beredskapsleder Vigdis Torjussen, tlf Dersom det ikke oppnås kontakt kan det ringes til vaktpersonell på tlf Gjensidig deling av informasjon og taushetsplikt Partene har taushetsplikt og oppfordres til å ha en åpen og gjensidig deling av informasjon innenfor denne. Økonomi Den enkelte part dekker egne utgifter i forbindelse med utførelse av de oppgaver som avtalen omhandler. Dersom en part forventer at den andre part skal dekke kostnader utover dette, skal det alltid være skriftlig avtalt og klarert på forhånd. Kontaktpersoner Beredskapsleder Vigdis Torjussen, Sola kommune. xxxxxx, xxxx (kontaktperson kirken) Avtalens varighet Avtalen gjennomgås årlig og oppdateres senest hvert 3.år. Den enkelte part kan med seks måneders varsel si opp avtalen. Tidspunkt for iverksettelse Avtalen trer i kraft fra Sola, xx xx xx Sola kommune... Vigdis Torjussen beredskapsleder

27 DEN NORSKE KIRKE Kirkerådet, Mellomkirkelig råd, Samisk kirkeråd Til bispedømmerådene, biskopene, Bispemøtet, fellesrådene, Presteforeningen, Fagforbundet, Delta, KA og Kulturdepartementet Dato: Vår ref: 17/ it934 Deres ref: Høring - Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister Vedlagte høringsnotat om forskrift om Den norske kirkes medlemsregister sendes med dette på høring til bispedømmerådene, biskopene, Bispemøtet, fellesrådene, Presteforeningen, Fagforbundet, Delta, KA og Kulturdepartementet. Den norske kirke ble fra 1. januar 2017 opprettet som et selvstendig rettssubjekt og organer for Den norske kirke opptrer ikke lenger på vegne av staten. Som en følge av dette vil det være opp til Kirkemøtet å sette føringer for hvordan verktøy som medlemsregisteret på best mulig måte kan understøtte kirkes kjerneoppgaver, samt møte de fremtidige forventningene til både ansatte og allmennheten. Kirkerådet har sett behov for å oppdatere forskrift om Den norske kirkes medlemsregister blant annet for å tydeliggjøre forholdet mellom sentral og lokal behandlingsansvarlig, oppdatere begrepsbruk slik at den samsvarer mer med dagens praksis samt styrke informasjonssikkerheten i medlemsregisteret. Høringsnotatet gjør nærmere rede for bakgrunnen for endringsforslagene i Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister. Vi ber om en tilbakemelding på forlaget til ny forskrift, særlig om utformingen av de konkrete bestemmelsene. Vi ber bispedømmerådene om å innhente egne uttalelser fra ungdomsrådene i bispedømmene som vedlegges bispedømmerådets uttalelser. Høringsuttalelsene bes sendt elektronisk til post.kirkeradet@kirken.no. Alle kan avgi høringsuttalelse. Høringsuttalelser er offentlige etter offentlighetslova og vil bli publisert på kirken.no. Høringsfristen er Med vennlig hilsen Jens-Petter Johnsen direktør Ole Inge Bekkelund avdelingsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Høringsnotat - Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister Postadresse: E-post: post.kirkeradet@kirken.no Telefon: Saksbehandler Postboks 799 Sentrum Web: Telefaks: Ida Thorsrud 0106 OSLO Org.nr.:

28 Forslag til forskrift om Den norske kirkes medlemsregister Høringsnotat 31. mars 2017 Innholdsfortegnelse I. Bakgrunn... 1 II. Personvern... 2 Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger... 2 Personopplysninger... 2 Hjemmel i lov og samtykke... 2 III. Ansvarsfordeling... 3 Sentralt behandlingsansvar... 3 Lokalt behandlingsansvar... 3 Forholdet mellom kirkebokfører og behandlingsansvarlig... 4 Kirkebokfører... 4 IV. Informasjonssikkerhet... 4 Ansvaret for informasjonssikkerhet... 4 Internkontroll... 5 V. Dagsregister... 5 VI. Økonomiske/administrative konsekvenser... 6 VII. Forslag til forskrift med merknader... 6 I. Bakgrunn Forbedring av datakvaliteten i medlemsregisteret har vært høyt prioritert siden Den norske kirkes medlemsregister ble etablert med virkning fra 1. januar Ett av disse tiltakene har vært regelmessig og systematisk kursvirksomhet hvor ansatte i Kirkerådet holder kurs for brukere av medlemsregisteret (saksbehandlere, kirkeverger og prester) om praktisk registrering i medlemsregisteret og om regelverket knyttet til registreringen. Den 6. august 2015 ba Statsråden i Kulturdepartementet Kirkerådet redegjøre for hvilke tiltak som var gjennomført for å bedre kvaliteten i medlemsregisteret etter kirkevalget i 2009, samt om status for utviklingen av toveis integrasjon mellom medlemsregisteret og de lokale IT-systemer som er i bruk i menighetene. Kirkerådet svarte på denne henvendelsen med egen rapport av 8. oktober Kirkerådet mottok også en rapport om kvalitet og sikkerhetsstyring av registeret på sitt oktobermøte Rapporten til Kirkerådets møte oktober 2016 viste at det var behov både for at Kirkerådet tydeligere skulle definere sitt sentrale behandlingsansvar, og for en nærmere veiledning og opplæring av hvordan fellesrådene kunne ivareta sine plikter som lokal behandlingsansvarlig. Dette gjaldt blant annet hvordan behandlingsansvarlige skal utarbeide et tilfredsstillende internkontrollsystem som ivaretar informasjonssikkerhet, hvordan identifisere risikoer som gjør seg gjeldende og hvordan prioritere tiltak i en krevende ressurssituasjon. Kirkerådet har

29 utarbeidet en plan for å få informasjonssikkerhet opp på et tilfredsstillende nivå i løpet av 2017, og dermed redusere risiko knyttet til informasjonssikkerhet i medlemsregisteret. Kursrekken avdekket videre at kirkebokførerens rolle knyttet til registering i medlemsregisteret synes å være uklar, og Kirkerådet signaliserte i ovennevnte rapport at denne begrepsbruken skulle revurderes når forskrift om Den norske kirkes medlemsregister skulle gjennomgås neste gang. Dette forslaget til ny forskrift inneholder presiseringer som Kirkerådet antar vil bidra til at behandlingsansvaret for medlemsregisteret blir tydeliggjort, og vil legge til rette for et bedre samspill mellom Kirkerådet og fellesrådene. II. Personvern Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger Retten til et privatliv er en menneskerett nedfelt i Den europeiske menneskerettskonvensjon artikkel 8 og skal blant annet sikre hensynet til den enkeltes personlige integritet og privatliv. Personvern er en del av denne retten og innebærer den enkeltes rett til å bestemme over egne personopplysninger, herunder hvordan virksomheter skal bruke og eventuelt spre ens personopplysninger. I Norge reguleres borgernes personvern av personopplysningsloven som også stiller krav til hvordan virksomheter som Den norske kirke skal behandle personopplysninger. Personopplysninger En personopplysning er enhver opplysning og vurdering som kan knyttes til en enkeltperson. 1 Personopplysningsloven stiller mer omfattende krav til behandlingen av sensitive personopplysninger enn til behandling av personopplysninger som ikke er sensitive. Medlemsregisteret inneholder sensitive personopplysninger 2 ved at medlemmer i Den norske kirke registreres i det sentrale medlemsregisteret 3 og slike opplysninger sier noe om medlemmets religiøse oppfatning. Videre vil de fleste kirkelige handlingene si noe om den registrertes religiøse tilhørighet, noe som betyr at også disse opplysningene vil måtte regnes som sensitive personopplysninger. Hjemmel i lov og samtykke Personopplysningsloven 8 og 9 bestemmer at personopplysninger bare kan behandles dersom man har samtykke fra den registrerte eller dersom behandlingen er hjemlet i lov (rettslig grunnlag). Den norske kirke har to slike hjemler som er fastsatt i lov: 1. Den norske kirke har rett til å registrere medlemmer og tilhørende i et sentralt medlemsregister, jf. kirkeloven 3 nr. 10, 2. videre har Den norske kirke rett til å registrere kirkelige handlinger, det vil si hvem som blir døpt, konfirmert, vigslet eller begravet, samt hvem som melder seg inn i eller ut av Den norske kirke, jf. kirkeloven 37. Kravet til hjemmel i lov (rettslig grunnlag) i personopplysningsloven 8 og 9 betyr at Den norske kirke ikke kan registrere andre opplysninger enn de som eksplisitt fremgår av forskrift om Den norske kirkes medlemsregister 2 (se nedenfor), med mindre man har den registrertes samtykke. 1 Personopplysningsloven 2 nr. 1 2 Personopplysningsloven 2 nr. 8 3 Kirkeloven 3 nr. 10 2

30 Imidlertid har Den norske kirke behov for ytterligere informasjon når den kirkelige handlingen skal planlegges. Dette gjelder for eksempel informasjon om en konfirmants allergier, hvilket er en sensitiv personopplysning, 4 eller opplysninger om at brev til konfirmanten kun skal sendes til fosterforeldrenes postadresse. Per januar 2017 var ikke kravet til samtykke ivaretatt i tilstrekkelig grad for Den norske kirkes behandling av denne typen personopplysninger. Selv om ovennevnte informasjonen er relevant for å kunne planlegge den kirkelige handlingen, vil den registrerte ha en forventning om at informasjonen skal slettes fra Den norske kirkes saksbehandlingssystemer når konfirmasjonen er gjennomført og Den norske kirke ikke lenger har bruk for informasjonen. Den norske kirke plikter også å følge forbudet mot å lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. 5 Kirkerådet har i 2017 blant annet arbeidet opp mot leverandører av lokale IT-systemer som er i bruk i menighetene, for å etablere tekniske løsninger som kan ivareta behovet for samtykke og sletting. Det gjenstår en tydeligere dialog med fellesrådene om dette, og arbeidet vil kunne bli styrket av en tydeligere definering av sentralt og lokalt behandlingsansvar. III. Ansvarsfordeling Sentralt behandlingsansvar Behandlingsansvaret 6 for Den norske kirkes medlemsregister er delt mellom Kirkemøtet og fellesrådene. Nåværende forskrift 4 bestemmer at «Kirkemøtet er behandlingsansvarlig for Den norske kirkes medlemsregister og administrerer registeret». I praksis er behandlingsansvaret delegert fra Kirkemøtet til Kirkerådet, jf. KM 08/14, og ansvaret ivaretas til daglig av direktør for Kirkerådet, jf. delegasjonsreglementet 1 annet ledd, sml. 4. Etter drøftinger med representanter for Datatilsynet, har Kirkerådet kommet til den forståelsen at det todelte behandlingsansvaret er et solidarisk ansvar. Et solidarisk ansvar innebærer at sentral behandlingsansvarlig blir ansvarlig for eventuelle brudd på personopplysningsloven begått av lokal behandlingsansvarlig, uavhengig av om sentral behandlingsansvarlig er skyldig i bruddet. Dette ansvaret går bare en vei, det vil si at det enkelte fellesråd som lokal behandlingsansvarlig ikke vil bli ansvarlig for eventuell brudd begått av Kirkerådet som sentral behandlingsansvarlig. Denne todelingen av ansvaret betyr at det er visse oppgaver som bare kan løses sentralt. Et eksempel på en oppgave som Kirkerådet antar kun kan løses sentralt, er inngåelse og oppfølging av databehandleravtalene som Kirkerådet har inngått med leverandører av administrasjonsverktøy for planlegging av kirkelige handlinger. Disse databehandleravtalene skal blant annet jevnlig følges opp med sikkerhetsrevisjoner. Lokalt behandlingsansvar Nåværende forskrift 4 sier videre at «kirkelig fellesråd er behandlingsansvarlig for den del av medlemsregisteret det blir gitt tilgang til.» I praksis er denne formuleringen utdatert da alle fellesråd har tilgang til søk i hele medlemsregisteret. Det lokale behandlingsansvaret er ment å omfatte all behandling av personopplysninger knyttet til kirkelige handlinger som blir gjennomført i menighetene i det aktuelle fellesrådsområdet. 4 Personopplysningsloven 2 nr. 8, bokstav c) 5 Personopplysningsloven 28 første ledd 6 Personopplysningsloven 2 nr. 4: «behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes» 3

31 Todelingen av behandlingsansvaret for medlemsregisteret betyr også at det er visse oppgaver som kun kan løses av lokal behandlingsansvarlig. Det vil for eksempel være opp til lokal behandlingsansvarlig å velge elektroniske verktøy for planlegging og registrering av kirkelige handlinger blant de leverandørene som sentral behandlingsansvarlig har inngått databehandleravtaler med. Forholdet mellom kirkebokfører og behandlingsansvarlig Forskjellen mellom medlemsregisteret og den fysiske kirkeboken er hvem som har ansvaret for informasjonen som registreres. Det er «behandlingsansvarlig» som skal sørge for at kirkelige handlinger blir registrert i medlemsregisteret, mens det er «kirkebokfører» som hadde ansvaret for de papirbaserte kirkebøkene. Ansvaret for de papirbaserte kirkebøkene inkluderte både at opplysninger ble registrert, men også innsyn i og bruk av bøkene (selv om selve føringen ofte var delegert til andre ansatte). Etter avviklingen av de papirbaserte kirkebøkene i 2012, 7 har ikke kirkebokførende prest ansvaret for å føre kirkebok («elektronisk kirkebok», det vil si medlemsregisteret). Kirkebokfører er fortsatt et begrep i kirkeloven og tjenesteordningen for menighetsprester, men har ikke lenger det samme innholdet da Den norske kirke ikke lenger fører papirbaserte kirkebøker. Alle registreringer av kirkelige handlinger foregår nå i det elektroniske medlemsregisteret. Kirkebokfører Etter innføringen av det elektroniske medlemsregisteret har kirkebokføreren fremdeles det pastorale ansvaret for de kirkelige handlingene, men har, som nevnt ovenfor, ikke lenger registreringsansvaret for de kirkelige handlingene. Kirkebokfører har ansvaret for å se til at de kirkelige handlingene blir gjennomført, og at det meldes til behandlingsansvarlig når disse er (eller eventuelt ikke er) gjennomført, jf. nåværende forskrift om Den norske kirkes medlemsregister 8 andre punktum. I kirkeloven er det dessuten definert at kirkebokfører mottar henvendelser om inn- og utmeldinger og meldinger om tilhørighet til Den norske kirke, jf. kirkeloven 3 nr. 2, 3 og 8. I praksis er det som regel andre enn kirkebokfører som mottar henvendelser om at et medlem for eksempel ønsker å døpe barnet sitt, og Kirkerådet anser det som unødvendig å fortsatt regulere dette forholdet i forslaget til ny forskrift. IV. Informasjonssikkerhet Ansvaret for informasjonssikkerhet Det er behandlingsansvarlig, og ikke kirkebokføreren, som har ansvaret for sikkerhet i medlemsregisteret, nærmere bestemt omtales dette som informasjonssikkerhet. 8 Informasjonssikkerhet består av tre elementer: konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Konfidensialitet: Dette er et aspekt av informasjonssikkerhet som for medlemsregisteret ikke er fastsatt i nåværende forskrift om Den norske kirkes medlemsregister, men i personopplysningsloven. Konfidensialitet betyr at behandlingsansvarlig skal hindre uvedkommende i å få tilgang til medlemsregisteret. Dette innebærer at behandlingsansvarlig 7 Rundskriv P-14/2012 utgitt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 14. desember Personopplysningsloven 13 første ledd «Den behandlingsansvarlige og databehandleren skal gjennom planlagte og systematiske tiltak sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet ved behandling av personopplysninger.» 4

32 skal vurdere hvem som har tjenstlig behov for tilgang til medlemsregisteret, og ha oversikt over hvem som har tilgang til medlemsregisteret. Integritet: Den norske kirkes plikt til å ivareta datakvalitet i medlemsregisteret er både hjemlet i nåværende forskrift om Den norske kirkes medlemsregister 10 første ledd og som en del av behandlingsansvaret i personopplysningsloven 13 første ledd. Selv om bestemmelsene bruker forskjellige begreper, henholdsvis «datakvalitet» og «integritet», er det i realiteten snakk om samme idé, nemlig at innholdet i medlemsregisteret skal være korrekt, gyldig og fullstendig. I dette ligger det at Kirkerådet skal sørge for at informasjonen som registreres i medlemsregisteret er korrekt på en slik måte at man skal kunne stole på at opplysningene som ligger i medlemsregisteret er troverdige. Tilgjengelighet: Den norske kirke plikter å gjøre opplysninger fra medlemsregisteret tilgjengelig, jf. nåværende forskrift om Den norske kirkes medlemsregister 10 første ledd og personopplysningsloven 13 første ledd. Tilgjengelighet innebærer at opplysninger i medlemsregisteret skal være tilgjengelige for de som har behov for det, når de har behov for det. Dette informasjonssikkerhetsprinsippet handler også om at medlemsregisteret som informasjonssystem skal være beskyttet mot hendelser som kan føre til nedetid, for eksempel strømavbrudd. Dette ivaretas av Kirkerådet som sentral behandlingsansvarlig. Internkontroll Personopplysningsloven pålegger behandlingsansvarlig å ha internkontroll. 9 Dette betyr at Den norske kirke skal iverksette systematiske tiltak for at man med en forsvarlig grad av sikkerhet skal kunne si at loven og tilhørende regelverk blir etterlevd. For å kunne arbeide systematisk med medlemsregisteret generelt og informasjonssikkerhet spesielt må forholdet mellom sentral og lokal behandlingsansvarlig tydeliggjøres. V. Dagsregister Dagsregisteret er en dagbok hvor opplysninger om gudstjenester, andre aktiviteter og kirkelige handlinger som finner sted i kirken, registreres og brukes som grunnlag for statistikk. Forslaget til forskrift inneholder ikke et pålegg om å føre dagsregister, da dette er en ordning som formelt falt bort da den kongelige resolusjonen som fastsatte dagsregisterskjema over geistlige embetsforretninger (Kgl.res. av 13. juli 1877), ble opphevet av Kongen i Statsråd den 8. juni 2012 og ikke erstattet med noen ny ordning. 10 Per i dag er det ingen formell plikt til å føre dagsregister, men ordningen er i varierende grad vedlikeholdt rundt om i de ulike menighetene og fungerer blant annet som grunnlag for statistikk, dagbok og arkiv for menigheten. Dagsregisteret var formelt en del av kirkeboken, men i form av en egen bok eller protokoll ved siden av, oppbevart i sakristiene til kirkebyggene. Dagsregister som fysisk bok er fortsatt i bruk mange steder. Enkelte steder har imidlertid lokale IT-systemer overtatt dagsregisterets funksjon gjennom elektronisk registrering av kirkelig aktivitet. I enkelte fagsystemer er det også laget løsninger for at opplysningene skal kunne danne grunnlag for årsstatistikken. Behovet for å føre dagsregister må ses i sammenheng med menighetenes plikt til å føre statistikk, jf. statistikkloven 2-2 og kirkeloven 9 siste ledd. Bestemmelsene innebærer at menighetene skal rapportere om kirkelig aktivitet i soknet til Statistisk sentralbyrå en gang i året. Kirkerådet har ikke gitt menighetene spesifikke føringer for hvordan den løpende innsamlingen av statistikk skal foregå gjennom året, for eksempel ved bruk av dagsregister. Det er i dag heller 9 Personopplysningsloven 14 første ledd: «Den behandlingsansvarlige skal etablere og holde vedlike planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å oppfylle kravene i eller i medhold av denne loven, herunder sikre personopplysningenes kvalitet.»

33 ingen krav til at dette skal føres forløpende. Det er opp til menighetene hvordan de vil organisere innsamling og føring av opplysninger frem til innlevering av årsstatistikkskjemaet 20. januar påfølgende år. I årsstatistikkskjemaet bes det ikke bare om opplysninger som ville ha vært registrert i et dagsregister, men også opplysninger om andre aktiviteter i menighetens regi. I tillegg til årsstatistikkskjemaet hentes opplysninger til kirkelig årsstatistikk fra allerede eksisterende registre som plan for trosopplæring og medlemsregisteret. Kirkerådet legger i den nye forskriften ikke opp til at det skal stilles krav om at menighetene skal føre et fysisk dagsregister. Kirkerådet mener det kan være gode grunner for å opprettholde et system for dagsregistrering i kirkene, men det er Kirkerådets vurdering at det fortsatt bør være opp til den enkelte menighet å bestemme hvilke virkemidler som er best egnet til å registrere statistikk. Kirkerådet utelukker likevel ikke at det i fremtiden kan bli behov for å utvikle en modul for dagsregistrering felles for alle menigheter i Den norske kirke. VI. Økonomiske/administrative konsekvenser Det antas at endringer i forskrift om Den norske kirkes medlemsregister vil ha økonomiske og administrative konsekvenser. Dette er ikke fordi forslag til ny forskrift inneholder materielle endringer, men fordi det nye forslaget tydeliggjør ansvarsforhold som allerede forelå i nåværende forskrift og i annen personvernlovgivning. Kirkerådet erkjenner at tydeliggjøringen av ansvar vil ha økonomiske konsekvenser. Det bemerkes at innføringen av EU-forordningen om personvern i mai 2018 vil kunne pålegge Den norske kirke ytterligere personvernplikter, noe som også vil kunne medføre økte kostnader på dette feltet. VII. Forslag til forskrift med merknader Forskrift om Den norske kirkes medlemsregister Kapittel 1. Innledende bestemmelser 1. Formål Formålet med denne forskriften er å: a) tilrettelegge for bruk av medlemsregisteret i prestens arbeid, ved innkalling til menighetsmøter, tilbud om kirkelig opplæring eller diakonale tiltak, innsamlingsarbeid, barne- og ungdomsarbeid og i forbindelse med øvrige tiltak for å ivareta de kirkelig organers ansvar etter kirkeloven, b) bidra til forsvarlig forvaltning og oppfølging av medlemskap i Den norske kirke, herunder sikre riktig grunnlag for kirkelig manntall og offentlige myndigheters kontroll av Den norske kirke etter lov 13. juni 1969 nr. 25 om trudomssamfunn og ymist anna og lov 12. juni 1981 nr. 64 om tilskott til livssynssamfunn, og c) sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i Den norske kirkes medlemsregister, og at regler gitt i og i medhold av lov 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) med forskrifter etterleves. Merknad til 1 bokstav a): Bestemmelsen er ordrett gjengivelse av forskrift 5 andre ledd første og andre punktum, men formuleringen «medlemsregisteret skal ikke brukes til kommersielle formål» er fjernet fordi dette er en forbudsbestemmelse som ikke hører hjemme i en formålsbestemmelse. Formuleringen er flyttet til 9. Formålsbestemmelsen er uttømmende, og Den norske kirke vil ikke kunne bruke medlemsregisteret til andre formål enn de som er beskrevet i 1. Merknad til 1 bokstav b): Hovedgrunnen til at Den norske kirke har et medlemsregister som inkluderer registrering av kirkelige handlinger, er at Den norske kirke skal kunne ivareta 6

34 opplysninger om sine medlemmer på en forsvarlig måte. Formålet skal gjenspeile hva Den norske kirke skal kunne bruke medlemsregisteret til. Denne bestemmelsen er basert på forskriften 5 første ledd: «Medlemsregisteret skal legges til grunn ved utarbeidelse av kirkelig manntall.» Bestemmelsens siste del er basert på forskriften 5 andre ledd, tredje punktum: «Medlemsregisteret kan brukes til offentlige myndigheters kontroll etter lov 13. juni 1969 nr. 25 om trudomssamfunn og ymist anna og lov 12. juni 1981 nr. 64 om tilskott til livssynssamfunn.» Merknad til 1 bokstav c): Dette er prinsipper som bør være en del av formålet ved behandling av alle personopplysninger som skal inn i medlemsregisteret. Dette blant annet for å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger, og for å signalisere at når medlemmer har betrodd Den norske kirke sine personopplysninger, er kirken forpliktet til å beskytte og ivareta medlemmers personvern. Gjeldende forskrift gir en beskrivelse av de to prinsippene integritet og tilgjengelighet, men ikke det tredje prinsippet, om konfidensialitet: «den behandlingsansvarlige er ansvarlig for at det iverksettes tiltak for nødvendig datakvalitet og tilgjengelighet for opplysninger fra registeret» jf. nåværende forskrift 10 første ledd. Forslag til ny forskrift bør omfatte alle de tre prinsippene som reguleres av personopplysningsloven: Konfidensialitet: informasjonen er kun tilgjengelig for personer som skal ha tilgang til den, det vil si at uvedkommende er forhindret fra å få tilgang til informasjonen. Integritet: informasjon er korrekt og pålitelig og skal ikke urettmessig endres eller slettes. Tilgjengelighet: informasjonen er tilgjengelig når det er behov for det. 2. Virkeområde Denne forskriften gjelder for Den norske kirkes medlemsregister og omhandler all behandling av personopplysninger i forbindelse med planlegging, gjennomføring og registrering av kirkelige handlinger samt inn- og utmeldinger i medlemsregisteret. Merknad til 2: Virkeområdet er formulert slik at det skal omfatte alle som bruker eller på annen måte har ansvaret for medlemsregisteret, samt all behandling av personopplysninger som kan knyttes til de opplysningene som skal registreres i medlemsregisteret. Kirkerådet har ikke foreslått at alle personopplysninger som behandles i det enkelte fellesråd skal omfattes av denne forskriften, da todelingen av behandlingsansvaret bare gjelder Den norske kirkes medlemsregister. Fellesrådene vil ha selvstendige plikter for behandling av for eksempel fellesrådets ansatte sine lønns- og personalopplysninger hvor Kirkerådet ikke har ansvaret for å sette føringer for behandlingen. 3. Definisjoner I denne forskriften forstås med: a) medlemsregister: Den norske kirkes elektroniske opplysninger om medlemmer og tilhørende, kirkelige handlinger samt inn- og utmeldinger, b) sentral behandlingsansvarlig: den som er ansvarlig for all behandling av personopplysninger i medlemsregisteret, og som bestemmer hvilke hjelpemidler som skal brukes, c) lokal behandlingsansvarlig: den som er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger på fellesrådsnivå, d) kirkebokfører: den som er ansvarlig for å gjennomføre kirkelige handlinger, e) kirkelige handlinger: dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd, f) fellesråd: fellesråd og menighetsråd med fellesrådsfunksjoner. Merknad til 3 bokstav a): I kirkeloven brukes begrepet «medlemsregister» om oversikten over medlemmer og opplysninger om bestemte kirkelige handlinger som definert i kirkeloven 37. Det foreslås at forskriften konsekvent bruker betegnelsen «medlemsregisteret», og at man beveger seg bort fra begreper som «de kirkelige registre» og «elektronisk kirkebok». 7

35 Merknad til 3 bokstav b): Fra personopplysningsloven 2 nr. 4: «[behandlingsansvarlig er] den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes». Det er Kirkemøtet som i denne forskriften setter rammene for hva sentral behandlingsansvarlig kan bruke medlemsregisteret til (formålet med behandlingen). Denne definisjonen må ses i sammenheng med 4 i forskriften som gir nærmere regler om hvordan man skal forstå behandlingsansvaret for medlemsregisteret. Merknad til 3 bokstav c): Mens det er Kirkemøtet som setter rammer for behandling av personopplysninger i medlemsregisteret (se formålsbestemmelsen i 1 i denne forskriften), er det sentral behandlingsansvarlig som bestemmer hvilke elektroniske hjelpemidler som skal brukes. Kirkerådet administrerer medlemsregisteret (register.kirken.no) og har inngått databehandleravtaler med leverandører av lokale IT-systemer som er i bruk i menighetene, noe som setter rammer for hvilke elektroniske systemer lokal behandlingsansvarlig kan bruke. Merknad til 3 bokstav d): Kirkebokfører er et begrep som har endret innhold da kirkelig kirkelige handlinger nå registreres i medlemsregisteret og ikke lenger i papirbaserte kirkebøker. Kirkebokfører har det pastorale ansvaret for kirkelige handlinger som nevnt under saksfremstillingen. Nåværende forskrift 8 pålegger kirkebokfører å melde fra til behandlingsansvarlig om gjennomførte kirkelige handlinger. Formuleringen er foreslått slettet da den er utdatert og ikke lenger samsvarer med hvordan dette fungerer i praksis. Kirkerådet mener at det heller ikke er behov for detaljstyring på dette området. Videre antar Kirkerådet at dersom man skal pålegge prester spesifikke oppgaver, bør dette gjøres i den aktuelle tjenesteordningen, og ikke i denne forskriften. Til slutt ser ikke Kirkerådet noen grunn til fortsatt å gi begrepet «kirkebokfører» materielt innhold i forslaget til ny forskrift. Kirkerådet foreslår at man beveger seg bort fra å bruke betegnelsen «den ansvarlige for kirkebokføringen» da Den norske kirke ikke lenger fører papirbaserte kirkebøker, men registrerer kirkelige handlinger i medlemsregisteret. Merknad til 3 bokstav e): Her nevnes de fire kirkelige handlingene som Den norske kirke har hjemmel til å registrere i medlemsregisteret, jf. kirkeloven 37, i tillegg til inn- og utmeldinger. Hjemmelsgrunnlaget innebærer at Den norske kirke ikke trenger å innhente samtykke for å registrere disse personopplysningene, jf. personopplysningsloven 8 og 9. Imidlertid kreves det samtykke for å registrere andre typer personopplysninger som Den norske kirke behandler, for eksempel som en del av planleggingen til kirkelige handlinger. Kapittel 2. Behandling av personopplysninger i medlemsregisteret 4. Behandlingsansvar Kirkerådet er behandlingsansvarlig for Den norske kirkes medlemsregister og administrerer registeret (sentral behandlingsansvarlig). Ansvaret ivaretas av Kirkerådets direktør dersom ikke annet er avtalt. Kirkelig fellesråd er behandlingsansvarlig for opplysninger i medlemsregisteret som registreres fra alle sokn i det aktuelle fellesrådsområdet (lokal behandlingsansvarlig). Ansvaret ivaretas av organets daglige leder dersom ikke annet er avtalt. Behandlingsansvarlig plikter å sørge for at bestemmelsene i denne forskriften og regler gitt i og i medhold av lov 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) blir fulgt. Merknad til 4 første ledd: Behandlingsansvaret ble delegert fra Kirkemøtet til Kirkerådet i 2014, jf. KM 08/14. Det er foreslått at Kirkemøtet erstattes med Kirkerådet som behandlingsansvarlig. Dette fordi det er Kirkemøtet som skal fastsette denne forskriften, og det vil være unaturlig at Kirkemøtet skal gi seg selv behandlingsansvaret for så å videredelegere dette til Kirkerådet i et nytt vedtak. 8

36 Merknad til 4 andre ledd: Bestemmelsen svarer til gjeldende forskrift 4 andre og tredje punktum: «Kirkelig fellesråd er behandlingsansvarlig for den del av medlemsregisteret det blir gitt tilgang til. Ansvaret ivaretas av organets daglige leder dersom ikke annet er avtalt.» Formuleringen som omhandler at fellesrådet skal ha behandlingsansvar for «den delen av medlemsregisteret som det har tilgang til» er utdatert. Ansatte knyttet til det enkelte fellesråd har i dag tilgang til hele medlemsregisteret (man har behov for å kunne foreta søk i hele medlemsregisteret). Gjeldende bestemmelse stammer fra en tid hvor fellesrådene mottok medlemsoversikt over sitt område i en kryptert cd-rom som ble tilsendt fra Kirkerådet. I dag arbeider alle i det sentrale registeret via register.kirken.no. Dagens todeling av behandlingsansvaret handler ikke om tilgang til en begrenset del av medlemsregisteret, men at det enkelte fellesråd skal være ansvarlig for de data som registreres fra de menighetene som sorterer til et aktuelt fellesråd. Dette innebærer blant annet et selvstendig ansvar for å etterleve personvernlovgivningen. Foreslått formulering gjenspeiler at det lokale behandlingsansvaret er ment å omfatte all behandling av personopplysninger knyttet til kirkelige handlinger som blir gjennomført i menighetene i det aktuelle fellesrådsområdet. Merknad til 4 tredje ledd: Bestemmelsen svarer til gjeldende forskrift 4 siste punktum, men «med forskrift» er fjernet. Dette fordi det allerede fremgår av formuleringen «i medhold av» at alle regler gitt med hjemmel i personopplysningsloven skal følges, hvilket inkluderer forskrifter. 5. Registreringsplikt Sentral behandlingsansvarlig skal sørge for at det føres register over personer som i samsvar med kirkeloven 3 er medlem av, eller anses å høre inn under Den norske kirke, jf. kirkeloven 3 nr. 10 (Den norske kirkes medlemsregister). Opplysninger om personer som blir døpt, konfirmert, vigslet til ekteskap og jordfestet ved prest i Den norske kirke, skal inntas i medlemsregisteret, jf. kirkeloven 37 andre ledd. Sentral behandlingsansvarlig skal sikre at Den norske kirke har ett medlemsregister som kun skal føres elektronisk. Lokal behandlingsansvarlig plikter å påse at varig registrering av kirkelige handlinger, samt inn- og utmeldinger, kun skjer i medlemsregisteret. Merknad til 5: Formuleringen «medlemsregisteret kan deles inn i hensiktsmessige enheter» i gjeldende forskrift 1 tredje ledd er fjernet da formuleringen er uklar: det skal være ett, sentralt medlemsregister som kan inneholde flere opplysninger enn kun oversikt over medlemmer. Det at medlemsregisteret i praksis er delt opp i flere moduler, anses ikke som nødvendig å presisere i denne forskriften. Merknad til 5 første ledd: Bestemmelsen svarer til gjeldende forskrift 1 første ledd: «Det skal føres register over personer som i samsvar med kirkeloven 3 er medlem av, eller anses å høre inn under Den norske kirke, jf. kirkeloven 3 nr. 10 (Den norske kirkes medlemsregister).» Kirkeloven 3 nr. 10 fastsetter at Den norske kirke skal ha ett sentralt medlemsregister. Merknad til 5 andre ledd: Bestemmelsen svarer til gjeldende forskrift 1 andre ledd: «Opplysninger om personer som blir døpt, konfirmert, vigslet til ekteskap og jordfestet ved prest i Den norske kirke kan inntas i medlemsregisteret, jf. kirkeloven 37 andre ledd.» «Kan» er i dette leddet foreslått endret til «skal» i tråd med registreringsplikten i kirkeloven 37 første ledd. Merknad til 5 tredje ledd: Den norske kirke fører ikke lenger kirkelige handlinger i papirbaserte kirkebøker, og skal skje i kirkens medlemsregister. Dersom menigheter registrerer informasjon om kirkelige handlinger via lokale fagsystemer, skal dette være IT-systemer som har en databehandleravtale med Kirkerådet. 9

37 6. Opplysninger som skal registreres Medlemsregisteret skal inneholde opplysninger om den registrertes navn, adresse, fødselsnummer, kode for familietilhørighet, kirkelig status (medlem / hørende inn under), dåp eller innmelding (dato og sted), valgkrets og hvilket sokn vedkommende er bosatt i ut fra folkeregisteret. Registreringen av kirkelige handlinger skal omfatte følgende opplysninger: a) dåp: navn og fødselsnummer på den døpte, navn og fødselsnummer på foreldre og navn på faddere, samt dato og sted for dåpen. Faddere skal ikke registreres med fødselsnummer. Ved nøddåp skal også dato og sted for stadfestelse av dåpen registreres. Ved dåp av voksne registreres ikke navn og fødselsnummer på foreldre. b) konfirmasjon: navn på, fødselsnummer og dåpsdato for konfirmanten, samt dato og sted for konfirmasjonen. c) vigsel: navn og fødselsnummer for brudefolkene, navn på forlovere, samt dato og sted for vigselen. d) gravferd: navn på og fødselsnummer for avdøde, dato for dødsfall, samt dato og sted for jordfestelse. Med sted for jordfestelse menes det soknet der begravelsesseremonien skjedde. Dersom fødselsnummer til den som skal registreres mangler og vedkommende venter på å få tildelt fødselsnummer, skal registrering av den kirkelige handlingen utsettes til fødselsnummer foreligger. Dersom den registrerte ikke venter på å få tildelt fødselsnummer, skal handlingen registreres på vedkommendes navn. Merknad til 6 første ledd: Det legges til grunn at formuleringen «adresse» betyr at Den norske kirke har hjemmel til å registrere medlemmenes e-postadresse i medlemsregisteret. Direktoratet for forvaltning og IKT har åpnet for at medlemsregisteret skal kunne integreres med kontakt- og reservasjonsregisteret. Merknad til 6 andre ledd, bokstav a): Bestemmelsen svarer ordrett til nåværende forskrift 2 andre ledd, bokstav a), men det er foreslått at alle bestemmelsene om dåp, det vil si nøddåp og voksendåp, samles på samme sted. Merknad til 6 andre ledd, bokstav b): Bestemmelsen svarer ordrett til nåværende forskrift 2 andre ledd, bokstav b). Merknad til 6 andre ledd, bokstav c): Bestemmelsen svarer ordrett til nåværende forskrift 2 andre ledd, bokstav c) bortsett fra at det foreslås at navn på forlovere også registreres. Merknad til 6 andre ledd, bokstav d): Bestemmelsen svarer ordrett til nåværende forskrift 2 andre ledd, bokstav d). Det foreslås imidlertid at det presiseres hva «sted for jordfestelse» er, og at definisjonen av «jordfeste» blir så praktisk som mulig. Merknad til 6 tredje ledd: Bestemmelsen er endret for å samsvare mer med nåværende praksis: hvis et barn venter på å få tildelt et fødselsnummer, skal ikke den kirkelige handlingen registreres før fødselsnummeret foreligger. Kirkelige handlinger skal som hovedregel ikke registreres på navn da navn ikke er en tilstrekkelig identifikator. Det identifiserende elementet som knytter medlemmer til en handling er fødselsnummeret, ikke navn. Imidlertid kan en kirkelig handling registreres selv om en av deltakerne ikke har norsk fødselsnummer. I så fall skal handlingen registreres på navn. Et eksempel på dette er ved vigsel hvor en eller begge av ektefellene ikke er norsk statsborger. I disse tilfellene vil den kirkelige handlingen kunne gjennomføres, men handlingen må registres på navn. Videre vil den registrerte ikke kunne innskrives som medlem i Den norske kirke da vedkommende ikke er «bosatt i riket», jf. kirkeloven 3 nr

38 7. Tilgjengelighet Medlemsregisteret skal gjøres tilgjengelig for biskopene og bispedømmerådene, de kirkelige fellesråd, menighetsråd og prester i Den norske kirke. Det er kun personer med tjenstlig behov som skal ha tilgang til opplysninger i medlemsregisteret. Merknad til 7: Det er foreslått at formuleringen «medlemsregisteret skal føres elektronisk», fjernes fra denne bestemmelsen, og tas inn i en ny 5 tredje ledd som omhandler hva medlemsregisteret skal være og hva som skal registreres. Det ligger blant annet i 7 siste punktum at saksbehandlere kun skal gjøre oppslag i opplysninger som er relevante for deres tjeneste for Den norske kirke. Dette ivaretar personvernprinsippet om konfidensialitet og innebærer krav til at både sentral og lokal behandlingsansvarlig skal sørge for at brukerrettigheter til medlemsregisteret bare gis til de som har et tjenstlig behov for det. 8. Overføring av opplysninger til andre registre Det kan overføres opplysninger fra medlemsregisteret til øvrige lovlige registre for soknet for en begrenset periode. Merknad til 8: Bestemmelsen er en ordrett gjengivelse av nåværende forskrift 6, bortsett fra at formuleringen «for en begrenset periode» er ny. Denne formuleringen er tatt inn for å presisere at det finnes rammer for hvor lenge personopplysninger kan lagres lokalt, jf. forbudet mot unødvendig lagring av personopplysninger i personopplysningsloven 28 sett i sammenheng med registreringsplikten i kirkeloven 37 første ledd. Formuleringen «øvrige lovlige registre for soknet» innebærer at godkjente IT-systemer som er i bruk i menighetene, kan hente opplysninger fra medlemsregisteret for å legge til rette for planleggingen av kirkelige handlinger. Kirkerådets databehandleravtale med disse leverandørene inneholder et forbud mot å kopiere hele eller deler av medlemsregisteret, men det åpnes for en viss mellomlagring av informasjon. Slik mellomlagring av opplysninger fra medlemsregisteret aksepteres inntil den kirkelige handlingen er gjennomført, informasjonen om handlingen er overført til Den norske kirkes medlemsregister og til den lokale enheten har rapportert sin årsstatistikk. Etter denne tidsperioden skal de «mellomlagrede» opplysninger som er hentet fra medlemsregisteret slettes. Kirkerådet understreker at det åpnes for at data kopiert fra medlemsregisteret skal kunne mellomlagres i hele perioden før den kirkelige handlingen er gjennomført. Ansatte ved sokn og fellesråd vil ha tjenstlig behov for slik midlertidig lagring for å kunne planlegge en kirkelig handling. 9. Utlevering av opplysninger fra medlemsregisteret Registrerte opplysninger om en person kan bare gjøres tilgjengelig for den som er registrert eller som saken ellers direkte gjelder, jf. forvaltningsloven 2 e). Opplysninger i medlemsregisteret skal ikke utleveres til tredjeparter for kommersielle formål, eller på annen måte brukes av Den norske kirke for kommersielle formål. Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at sentral behandlingsansvarlig kan a) gi forskere tilgang til opplysninger fra medlemsregisteret, jf. forvaltningsloven 13d og 13e, b) offentliggjøre statistiske opplysninger basert på medlemsregisteret, og c) utlevere informasjon i henhold til prinsippet om dataportabilitet etter bransjenormer godkjent av Datatilsynet. Merknad til 9 første ledd: Bestemmelsen svarer ordrett til gjeldende forskrift 7 første ledd, første punktum. Følgende er fjernet (gjeldende forskrift 7 første ledd, andre punktum): «Den norske kirkes valgmanntall kan allikevel legges frem til offentlig gjennomsyn i forbindelse med kirkelige valg.» Grunnen til at bestemmelsen er fjernet, er at ordlyden er i motstrid med første ledd, første punktum. Videre reguleres dette forholdet av reglene for valg av bispedømmeråd og 11

39 Kirkemøtet 2-4, jf. regler for valg av menighetsråd 5-2 som allerede er dagens praksis: «Fra senest 10. august og frem til 1. september skal utkast til soknets kirkelige manntall være lagt ut til offentlig ettersyn. Ettersynet reguleres på en slik måte at den enkelte person kun får kjennskap til opplysninger angående seg selv eller en annen person som en har fått fullmakt fra.» Merknad til 9 andre ledd: Bestemmelsen er en gjengivelse av gjeldende forskrift 5 andre ledd første og andre punktum, «medlemsregisteret skal ikke brukes til kommersielle formål». Formuleringen var først foreslått fjernet fra formålsbestemmelsen, men etter behandling av høringsnotatet i Kirkerådsmøte , ble det foreslått å innta forbudet mot å bruke informasjon fra medlemsregisteret til kommersielle formål, i 9. Merknad til 9 tredje ledd bokstav a) og b): Bestemmelsene svarer til gjeldende forskrift 7 andre ledd. «Kirkemøtet» er foreslått endret til «sentral behandlingsansvarlig». Merknad til 9 andre ledd bokstav c): I mai 2018 innføres en EU-forordningen om personvern i norsk rett som gir registrerte rett til dataportabilitet, det vil si at den registrerte kan kreve at den behandlingsansvarlige skal sørge for å overføre den registrertes personopplysninger til en ny virksomhet. I praksis betyr dette at medlemmer av Den norske kirke vil få rett til å flytte sine personopplysninger mellom trossamfunn. Dataportabilitet skal skje på bakgrunn av godkjente bransjenormer, og forordningen oppfordrer til at virksomheter innen samme sektor går sammen om å utarbeide slike bransjenormer. En bransjenorm er retningslinjer for hvordan en sektor eller bransje skal sikre at den behandler personopplysninger på en god og riktig måte. Slike bransjenormer tar hensyn til sektorens art og virksomhetens størrelse. Bransjenormer skal etter forordningen godkjennes av Datatilsynet. Kirkerådet har tatt initiativ til å få på plass slike bransjenormer for å sikre forsvarlig utlevering av personinformasjon når medlemmer endrer religiøs tilhørighet. 10. Ajourhold Sentral og lokal behandlingsansvarlig plikter å holde medlemsregisteret à jour på grunnlag av opplysninger fra den som er registrert. Sentral behandlingsansvarlig plikter i tillegg å holde medlemsregisteret à jour på grunnlag av opplysninger fra Statens kartverks matrikkel, Det sentrale folkeregister og Enhetsregisteret. Lokal behandlingsansvarlig plikter i tillegg å holde medlemsregisteret à jour på grunnlag av registreringer fra den som har det daglige ansvaret for medlemsregisteret i det enkelte sokn. Merknad til 10: Bestemmelsen svarer til gjeldende forskrift 8, men språket er gjort mer aktivt. «Jevnlig» ajourhold er fjernet, og det er presisert hvem som har ansvaret for hva. Det er også gjort en forskjell på hvilken type ajourhold som bare kan ivaretas av sentral behandlingsansvarlig. 11. Rette- og sletteplikt Sentral og lokal behandlingsansvarlig skal av eget tiltak rette, slette eller supplere opplysninger som ikke lenger har betydning, er uriktige eller ufullstendige. Merknad til 11: Bestemmelsen er inntatt som en ny bestemmelse på bakgrunn av rette- og sletteplikten i personopplysningsloven 28. Rette- og sletteplikten blir skjerpet med innføringen av EUs forordning om personvern i Denne plikten handler mindre om at lovgiver er redd for at virksomheter som Den norske kirke skal misbruke personopplysninger, og mer om at det er en menneskerett å kunne bestemme over hvordan ens personopplysninger brukes. Som privatperson skal man kunne regne med at dersom en virksomhet lagrer ens personopplysninger for et bestemt formål, skal de slettes etter at virksomheten har brukt dem til det avtalte formålet. 12

40 12. Informasjonssikkerhet Sentral og lokal behandlingsansvarlig er ansvarlige for at det iverksettes tiltak for nødvendig konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet i medlemsregisteret. Sentral behandlingsansvarlig skal legge til rette for tilstrekkelig informasjonssikkerhet i medlemsregisteret og kan gi lokal behandlingsansvarlig bindende pålegg dersom krav i personopplysningslovgivningen ikke blir overholdt. Sentral og lokal behandlingsansvarlig skal gjennomføre tiltak som sikrer at registeret og opplysninger i dette er tilgjengelig når det er behov for dette. Dette innebærer blant annet at: a) kopier av opplysninger og annet nødvendig materiale skal sikres for at medlemsregisteret skal kunne rekonstrueres etter tap, og b) sentral og lokal behandlingsansvarlig skal benytte en felles kommunikasjonskanal bestemt av sentral behandlingsansvarlig. Dersom det oppdages datainnbrudd i maskiner som inneholder eller som kommuniserer med datamaskin som inneholder registeret, eller det forekommer andre avvik, skal lokal behandlingsansvarlig straks varsle sentral behandlingsansvarlig. Sentral behandlingsansvarlig plikter umiddelbart å underrette Datatilsynet om datainnbrudd og andre avvik. Merknad til 12 første ledd: Bestemmelsen er ny og presiserer hvem som har ansvaret for å ivareta informasjonssikkerhet. Merknad til 12 andre ledd: Bestemmelsen er ny og presiserer ansvarsfordelingen mellom sentral og lokal behandlingsansvarlig hva gjelder informasjonssikkerhet, nærmere bestemt at sentral behandlingsansvarlig kan gi lokal behandlingsansvarlig bindende pålegg i de tilfeller man behandler personopplysninger i strid med informasjonssikkerhetsprinsippene. Dette anses som nødvendig siden sentral behandlingsansvarlig vil bli medansvarlig for all behandling som er omfattet av denne forskriften hvis den er i strid med personvernprinsippene også brudd på personvernlovgivningen begått av fellesrådene. Dette er et solidarisk ansvar hvilket betyr at sentral behandlingsansvarlig blir ansvarlig for brudd uavhengig av skyld. Ansvaret går bare en vei, lokal behandlingsansvarlig blir ikke ansvarlig for brudd begått av sentral behandlingsansvarlig. Denne ansvarsfordelingen betyr at sentral behandlingsansvarlig må kunne korrigere eventuelle brudd ved å gi bindende pålegg. Et bindende pålegg innebærer at lokal behandlingsansvarlig plikter å rette seg etter de tiltak sentral behandlingsansvarlig pålegger. Det bemerkes at et eventuelt brudd vil kunne tyde på at sikkerhetstiltak allerede burde ha vært implementert. Slike informasjonssikkerhetstiltak vil kunne ha en kostnad. Merknad til 12 tredje ledd: Bestemmelsen hjemler bruk av en felles kommunikasjonskanal, for eksempel intranettet eller register.kirken.no avhengig av hvilken kommunikasjonskanal som gir sentral behandlingsansvarlig tilstrekkelig redskap til å kommunisere med alle lokale behandlingsansvarlige. Merknad til 12 fjerde ledd: I tillegg til dataangrep skal generelle avvik rapporteres til sentral behandlingsansvarlig og/eller Datatilsynet (alt etter på hvilket nivå angrepet eller avviket skjer). Dette er i tråd med EU-forordningen om personvern 11 som trer i kraft mai Forordningen senker terskelen for hva som skal rapporteres som avvik til Datatilsynet. For at sentral behandlingsansvarlig skal kunne ivareta sine plikter, pålegges lokal behandlingsansvarlig å rapportere avvik. Formuleringen «Datatilsynet skal ha teknisk og overordnet rapport vedrørende innbruddet» er fjernet da den anses som overflødig. Kapittel 3. Avsluttende bestemmelser 13. Utfyllende retningslinjer Sentral behandlingsansvarlig kan fastsette utfyllende retningslinjer som skal sikre informasjonssikkerhet for opplysninger fra registeret, og fastsetter nærmere regler og rutiner for

41 ajourhold, kontroll og oppdeling av opplysningene i registeret. Rutinene skal ikke kunne endres eller settes ut av funksjon uten særskilt autorisasjon. Merknad til 13: Bestemmelsen svarer i stor grad til nåværende forskrift 11. Formuleringen «Kirkemøtet fastsetter utfyllende retningslinjer» er foreslått endret til Kirkerådet. Dette da det er Kirkemøtet som vedtar denne forskriften, og det anses som hensiktsmessig at det er Kirkerådet som bør kunne fastsette utfyllende retningslinjer for å ivareta sitt ansvar som sentral behandlingsansvarlig. Begrepene «datakvalitet og tilgjengelighet» er foreslått byttet ut med «informasjonssikkerhet» da dette omfatter konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Det foreslås at formuleringen «Kirkemøtets myndighet etter denne forskrift kan delegeres til Kirkerådet» fjernes. Formuleringen vurderes som overflødig ettersom Kirkerådet er foreslått som sentral behandlingsansvarlig, jf. 4, og at sentral behandlingsansvarlig er gitt myndighet til å komme med utfyllende retningslinjer etter denne forskriften. 14. Kirkerådets myndighet til å gjøre endringer i forskriften Kirkerådet kan gjøre mindre endringer i forskriften. Merknad til 14: Kirkerådet gis myndighet til å foreta mindre endringer i forskriften som å korrigere henvisninger til utdatert lovtekst. Dette er aktuelt da det allerede er planlagt endringer i personvernlovgivningen med virkningen fra mai 2018, samt at det antas et en felles rammelov for trossamfunn vil tre i kraft innen Ikrafttredelse Denne forskriften trer i kraft straks etter at den er vedtatt av Kirkemøtet. Samtidig oppheves forskrift 25. februar 2000 nr. 298 om Den norske kirkes medlemsregister. Merknad til 15: Det foreslås at ikrafttredelsesdatoen fremgår av forskriften slik at Kirkerådet i ettertid slipper formaliteten det er å vedta når forskriften skal tre i kraft. 14

42

43

44

45 DEN NORSKE KIRKE Stavanger bispedømmeråd Sola kirkelige fellesråd PB SOLA Dato: Vår ref: 17/ MO834 Deres ref: Tildeling av øremerkede midler til trosopplæring i Den norske kirke Stavanger bispedømmeråd tildeler Sola kirkelig fellesråd midler til gjennomføring av trosopplæring for aldersgruppen 0-18 år i alle menigheter innenfor fellesrådsområdet for 2017 med Kr ,- i tråd med lokale planer. For 1. halvår 2017 tildeles kr ,-. Det utbetalte beløpet er et akontobeløp og er avrundet til nærmeste Det resterende beløpet utbetales innen utgangen av september. En eventuell avregning av ubenyttede midler fra 2016 vil bli foretatt på utbetalingen for andre halvår. Tilskuddet for første halvår blir overført til konto nr innen Midlene fellesrådet nå får tildelt til trosopplæring er basert på tildelingene som ble avtalt for hver menighet/samarbeidende menigheter i gjennomføringsfasen. Fellesrådets forvaltning av midlene Det vises til godkjenningsbrev fra biskop, godkjente lokale planer for trosopplæring i menighetene innenfor fellesrådsområdet, opprettede stillinger, tidligere avtaler og vedtak fra gjennomføringsfasen og Forskrift om økonomiforvaltning for menighetsråd og fellesråd av Tildelingen gis til fellesrådet med henvisning til 14 i kirkeloven. Målet er gjennomføring av en systematisk og sammenhengende trosopplæring for alle innenfor fellesrådsområdet i alderen 0-18 år, uavhengig av funksjonsevne. Godkjente lokale planer for trosopplæring i fellesrådsområdet skal være førende for anvendelsen av tilskuddet. Plan for trosopplæring, vedtatt av Kirkemøtet i 2009, er retningsgivende for Postadresse: E-post: stavanger.bdr@kirken.no Telefon: Saksbehandler Lagårdsveien 44 Web: Telefaks: Morten Olsen 4010 STAVANGER Org.nr.:

46 2 av 3 trosopplæringsarbeidet i den enkelte menighet. Menighetsrådet er ansvarlig for videreutvikling og gjennomføring av lokale planer, ref. kirkeloven 9. Tilskuddet er gitt for å styrke trosopplæringen for barn og unge, og skal anvendes på personalutgifter og driftsmidler inkludert aktivitetsrelaterte utgifter, kurs- og opplæringsutgifter samt utgifter til informasjonsarbeid og administrasjon. Vilkår for tildelingen Kirkelig fellesråd skal 1. legge til rette for gjennomføring av godkjente lokale planer for trosopplæring for døpte mellom 0-18 år i alle menighetene/samarbeidende menigheter i fellesrådsområdet iht. kirkeloven sammen med menighetsråd finne gode samhandlingsmåter til beste for gjennomføring av godkjente lokale planer. Dette i tråd med ansvar og oppgaver slik de er skissert i kirkeloven. 3. sørge for at personalressurser og tilskuddsmidler blir disponert på en måte som bidrar til at det gis et trosopplæringstilbud i alle menighetene i tråd med lokale planer. 4. som valgt organ, vedta et samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra Kirkerådet. Budsjettet skal bl.a. fordele midlene på henholdsvis personalkostnader og driftsmidler. Fellesrådet skal også vedta andel av driftsmidlene som stilles til disposisjon for hvert menighetsråd. 5. føre regnskap for trosopplæringstilskuddet og tilhørende utgifter. Regnskapet må føres på eget koststed/prosjekt pr. sokn slik at egnede rapporter kan tas ut. I de tilfeller der menighetsrådene fører regnskap for driftsmidler, skal disse føres på eget sted og menighetsrådet skal rapportere til fellesrådet på bruken av midlene, slik at fellesrådet kan sende en fullstendig oversikt på anvendelsen av tilskuddet til bispedømmerådet. Tilsammen skal dette gi en oversikt over hvordan hele tilskuddet fra bispedømmerådet til trosopplæring er anvendt. 6. sørge for at rapportering på regnskap og aktivitet følges opp i henhold til fastsatte frister og rutiner. Rapportering Revidert regnskap for det tildelte beløp i 2017 innrapporteres til bispedømmet innen 15. mai Rapport for gjennomførte tiltak og vurdering av status for menighetens trosopplæring i 2017 skal leveres innen 15. januar 2018 ved hjelp av det digitale planverktøyet for trosopplæring. Ubenyttede midler Ved underforbruk/vakanse har fellesrådet mulighet til å omdisponere midler mellom budsjettets poster. Endringene skal avtales med berørte menigheter. Ubenyttede midler på inntil fem prosent av total tildeling til fellesrådet, overføres automatisk til neste budsjettår. Disse avsettes i bundet fond. Det er ikke anledning til å Side 3

47 3 av 3 akkumulere mindreforbruk over flere år som utgjør mer enn fem prosent av årlig tildeling. Ubenyttede midler over fem prosent av tildelingssummen, går automatisk til fratrekk i neste års bevilgning og forvaltes av bispedømmerådet til trosopplæring i bispedømmet. For tilskuddsmottakere med lav tildeling er grensen kroner, selv om det er mer enn fem prosent av tildelingen. Fellesrådet skal gi melding til bispedømmerådet så raskt som mulig, og senest innen 1.mars, dersom det viser seg at de har ubrukte midler utover dette. Kontrolladgang og mulige sanksjoner Bispedømmerådet har adgang til å foreta nødvendig kontroll med at de tildelte midler nyttes i henhold til forutsetningene i dette tildelingsbrev. Dersom det i ettertid viser seg at tilskuddet ikke er benyttet til det gitte formål kan bispedømmerådet kreve deler eller hele beløpet tilbakebetalt. Med vennlig hilsen Jorunn Kraft Vistnes Stiftsdirektør Morten Olsen økonomisjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Mottakere: Betalingsanvisning og kontering Faktura Bilags Forfalls nr dato dato Vår ref. Bankkonto Konto Koststed Beløp MVO TUNGENES 2010 Helårsvirkning 2017 Utjevningsmidler 2017 Sum tilskudd 2017 Helårsvirkning 2016 A-konto våren 2017 Ræge Sola Sørnes Tananger Sola KF

48 Regnskapsskjema - Drift 2 Sola kirkelig fellesråd Bruker: KLHAA Klokken: 09:58 Program: XKOST-H0 Versjon: 13 1

49 Regnskapsskjema - Drift 2 Sola kirkelig fellesråd Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap i fjor Inntekter Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter , , , ,15 Salg av driftsmidler/fast eiendom 0,00 0,00 0,00 0,00 Refusjoner/overføringer ,33 0,00 0, ,17 Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale ,00 0,00 0, ,00 Statlige tilskudd , , , ,00 Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune , , , ,00 Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd , , , ,00 Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler , , , ,00 Sum driftsinntekter , , , ,32 Utgifter Lønn og sosiale utgifter , , , ,88 Kjøp av varer og tjenester , , , ,45 Refusjoner/overføringer , , , ,55 Kalk. utg. ved komm. tj.ytingsavtale ,00 0,00 0, ,00 Tilskudd og gaver , , , ,00 Sum driftsutgifter: , , , ,88 Brutto driftsresultat: , , , ,44 Renteinntekter og utbytte , , , ,84 Mottatte avdrag på utlån 120,00 0,00 0,00 120,00 Renteutgifter og låneomkostn. 0,00 0,00 0,00 0,00 Avdrag på lån 0,00 0,00 0,00 0,00 Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. 0,00 0,00 0,00 0,00 Netto finansinntekter/-utgifter , , , ,84 Avskrivninger ,00 0,00 0, ,00 Motpost avskrivninger ,00 0,00 0, ,00 Netto driftsresultat , , , ,28 Interne finansieringstransaksjoner: Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) , ,00 0, ,66 Bruk av disposisjonsfond , , ,00 0,00 Bruk av bundne fond , ,00 0, ,02 Sum bruk av avsetninger , , , ,68 Avsatt til dekning fra tidligere år (underskudd) 0,00 0,00 0,00 0,00 Avsatt til disposisjonsfond , ,00 0, ,00 Avsatt til bundne fond ,78 0,00 0, ,99 Overført til investeringsregnskapet ,00 0,00 0, ,00 Sum avsetninger , ,00 0, ,99 REGNSKAPSMESSIG MINDREFORBRUK (OVERSKU ,07 0,00 0, ,97 REGNSKAPSMESSIG MERFORBRUK (UNDERSKUD 0,00 0,00 0,00 0,00 2

50 Regnskapsskjema - Investering 2 Sola kirkelig fellesråd Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap i fjor Investeringer i anleggsmidler 0,00 0,00 0,00 0,00 Kalk. utg. ved komm. tj.ytingsavtale ,31 0,00 0, ,74 Renteutgifter, låneomkostninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Avdrag på lån (ekstraord.) 0,00 0,00 0,00 0,00 Utlån, kjøp av aksjer, andeler o.l , , , ,00 Avsetninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Årets finansieringsbehov , , , ,74 Finansiert slik: Bruk av lånemidler 0,00 0,00 0,00 0,00 Inntekter fra salg av driftsmidler/fast eiend. 0,00 0,00 0,00 0,00 Refusjoner 0,00 0,00 0,00 0,00 Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale ,31 0,00 0, ,74 Tilskudd til investeringer 0,00 0,00 0,00 0,00 Mottatte avdrag på utlån (ekstraord.) 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum ekstern finansiering ,31 0,00 0, ,74 Overført fra driftsregnskapet ,00 0,00 0, ,00 Bruk av avsetninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum finansiering ,31 0,00 0, ,74 Udekket/udisponert 0, , ,00 0,00 3

51 Regnskapsskjema - BALANSE 2 Sola kirkelig fellesråd EIENDELER: Regnskap 2016 Regnskap 2015 Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg , ,34 Utstyr, maskiner og transportmidler , ,00 Utlån 0,00 0,00 Aksjer og andeler , ,00 Omløpsmidler Kortsiktige fordringer , ,96 Aksjer og andeler 0,00 0,00 Sertifikater 0,00 0,00 Obligasjoner 0,00 0,00 Kasse, bankinnskudd , ,07 SUM EIENDELER: , ,37 EGENKAPITAL OG GJELD: Egenkapital Disposisjonsfond , ,83 Bundne driftsfond , ,41 Ubundne investeringsfond 0,00 0,00 Bundne investeringsfond 0,00 0,00 Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK (inves 0,00 0,00 Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK (drift 0,00 0,00 Regnskapsmessig mindreforbruk (Udisp. overskudd) , ,97 Regnskapsmessig merforbruk (Uinndekket underskudd) 0,00 0,00 Udisponert i inv.regnskapet 0,00 0,00 Udekket i inv.regnskapet 0,00 0,00 Kapitalkonto , ,34 Gjeld Langsiktig gjeld Ihendehaverobligasjonslån 0,00 0,00 Sertifikatlån 0,00 0,00 Andre lån 0,00 0,00 Kortsiktig gjeld Kassekredittlånt 0,00 0,00 Annen kortsiktig gjeld , ,82 SUM EGENKAPITAL OG GJELD: , ,37 Memoriakonti Ubrukte lånemidler 0,00 0,00 Andre memoriakonti 0,00 0,00 Motkonto for memoriakontiene 0,00 0,00 4

52 Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: av 3 Til Sola kirkelige fellesråd UAVHENGIG REVISORS BERETNING Uttalelse om revisjon av årsregnskapet Konklusjon Vi har revidert Sola kirkelige fellesråds årsregnskap som viser et netto driftsresultat på minus kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2016, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og noter til årsregnskapet, herunder en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper. Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende framstilling av den finansielle stillingen til Sola kirkelige fellesråd per 31. desember 2016, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Grunnlag for konklusjon Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene). Våre oppgaver og plikter i henhold til disse standardene er beskrevet i Revisors oppgaver og plikter ved revisjon av årsregnskapet. Vi er uavhengige av fellesrådet slik det kreves i lov og forskrift, og har overholdt våre øvrige etiske forpliktelser i samsvar med disse kravene. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Øvrig informasjon Fellesrådet og daglig leder er ansvarlig for øvrig informasjon. Øvrig informasjon består av informasjon i fellesrådets årsrapport, men inkluderer ikke årsregnskapet og revisjonsberetningen. Vår uttalelse om revisjonen av årsregnskapet dekker ikke øvrig informasjon, og vi attesterer ikke den øvrige informasjonen. I forbindelse med revisjonen av årsregnskapet er det vår oppgave å lese øvrig informasjon med det formål å vurdere hvorvidt det foreligger vesentlig inkonsistens mellom øvrig informasjon og årsregnskapet, kunnskap vi har opparbeidet oss under revisjonen, eller hvorvidt den tilsynelatende inneholder vesentlig feilinformasjon. Dersom vi hadde konkludert med at den øvrige informasjonen inneholder vesentlig feilinformasjon, er vi pålagt å rapportere det. Vi har ingenting å rapportere i så henseende. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: Epostadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefax: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

53 Fellesrådet og daglig leders ansvar for årsregnskapet Vår dato: Vår referanse: Side: 2 av 3 Fellesrådet og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet i samsvar med lov og forskrifter, herunder for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Ledelsen er også ansvarlig for slik intern kontroll den finner nødvendig for å kunne utarbeide et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Revisors oppgaver og plikter ved revisjonen av årsregnskapet Vårt mål med revisjonen er å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet som helhet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil, og å avgi en revisjonsberetning som inneholder vår konklusjon. Betryggende sikkerhet er en høy grad av sikkerhet, men ingen garanti for at en revisjon utført i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder ISA-ene, alltid vil avdekke vesentlig feilinformasjon som eksisterer. Feilinformasjon kan oppstå som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Feilinformasjon blir vurdert som vesentlig dersom den enkeltvis eller samlet med rimelighet kan forventes å påvirke økonomiske beslutninger som brukerne foretar basert på årsregnskapet. Som del av en revisjon i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder ISA-ene, utøver vi profesjonelt skjønn og utviser profesjonell skepsis gjennom hele revisjonen. I tillegg: identifiserer og anslår vi risikoen for vesentlig feilinformasjon i årsregnskapet, enten det skyldes misligheter eller utilsiktede feil. Vi utformer og gjennomfører revisjonshandlinger for å håndtere slike risikoer, og innhenter revisjonsbevis som er tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Risikoen for at vesentlig feilinformasjon som følge av misligheter ikke blir avdekket, er høyere enn for feilinformasjon som skyldes utilsiktede feil, siden misligheter kan innebære samarbeid, forfalskning, bevisste utelatelser, uriktige fremstillinger eller overstyring av intern kontroll. opparbeider vi oss en forståelse av den interne kontroll som er relevant for revisjonen, for å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av fellesrådets interne kontroll. evaluerer vi om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene og tilhørende noteopplysninger utarbeidet av administrasjonssjefen er rimelige. evaluerer vi den samlede presentasjonen, strukturen og innholdet i årsregnskapet, inkludert tilleggsopplysningene, og hvorvidt årsregnskapet gir uttrykk for de underliggende transaksjonene og hendelsene på en måte som gir en dekkende fremstilling. Vi kommuniserer med fellesrådet blant annet om det planlagte omfanget av revisjonen og til hvilken tid revisjonsarbeidet skal utføres. Vi utveksler også informasjon om forhold av betydning som vi har avdekket i løpet av revisjonen, herunder om eventuelle svakheter av betydning i den interne kontrollen.

54 Uttalelse om øvrige lovmessige krav Vår dato: Vår referanse: Side: 3 av 3 Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for årsregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av fellesrådets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Stavanger, Rogaland Revisjon IKS Tove-Gunn Moen Statsautorisert revisor

55 Regnskap hiå Budsjett hiå Diff Årsbudsjett Regnskap Kirkeadministrasjon Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Vedlikehold, byggetjenester nybygg Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Kalk. utg. komm. tjenesteyting Moms gen. komp.ordning Tilskudd til kommunen Tilskudd/gaver til andre Reserverte bev./avsetn Avskrivninger Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Kalk. innt. komm. tjenesteyting Tilskudd fra kommunen Tilskudd fra menighetsråd Renteinntekter Mottatte avdrag på utlån, aksjelalg andeler mv Motpost avskrivninger Kirker Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Overtid Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til menighetsråd Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter

56 Regnskap hiå Budsjett hiå Diff Årsbudsjett Regnskap Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Tilskudd fra staten Motpost avskrivninger Kirkegårder Fast lønn Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Avgifter, gebyrer, lisenser mv Serviceavtaler og reparasjoner Kjøp fra private Moms gen. komp.ordning Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter Avg.pl. salg av varer/tjenester Momskomp. drift Motpost avskrivninger Sola menighetsblad Kontormateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Moms gen. komp.ordning Betaling fra deltakere Avg.pl. salg av varer/tjenester Momskomp. drift Offer/innsamlet til egen virksomhet Renteinntekter Vielser Ruinkirken Vikarer Ekstrahjelp Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Opplæring, kurs Transport / drift egne transp.midler Inventar og utstyr Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Moms gen. komp.ordning Salg av varer/tjenester avg.fritt Momskomp. drift Kirkens sykevakt Fast lønn Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Godtgj. for reiser, diett, bil mv Transport / drift egne transp.midler Betaling fra deltakere Finansieringstransaksjoner Avsetn. til ubundne fond Overf. til inv.regnskapet Regnskapsmessig overskudd Disp. tidl. års netto driftsres Bruk av ubundne fond Bruk av bundne fond Avsetn. til bundne fond Totalsum

57 Sola kommune Rådhusvegen SOLA E-post: Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato: 16/805-1 Rådmann Økonomisjef Budsjettleder 13/ TT 112 Sola BUDSJETTINNSPILL 2017 FRA SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD - INNSPILL TIL SOLA KOMMUNES HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN Innledning Kirkelig fellesråd har i sitt møte under FR-sak 35/2016: Budsjettprosess 2017 innspill til Sola kommune drøftet kommende års budsjettsituasjon, budsjettbehov og har gjort følgende enstemmige vedtak: a. Sola kirkelige fellesråd ber om at ordinær driftsramme fra Sola kommune for 2016 framskrives for 2017 mht. lønnsmerutgifter og prisstigning. b. Følgende tiltak prioriteres i budsjettinnspillet til Sola kommune for 2016 og videre: 1. Drift: - Økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr til kr Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde (kr ) 2. Investering: - Fornyelse og oppgradering av utstyr og inventar til Solakirkene samt vedlikehold og oppgradering av teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr i kirkene (kr ) - Resterende reparasjon murarbeider Sørnes kirke (kr ) c. På bakgrunn av utarbeidet tilstandsrapport for Tananger kapell igangsetter Sola kirkelige fellesråd en prosess i tett samarbeid med Tananger menighet og Sola kommune for å utrede framtidig forvaltning av kapellbygget med tanke på videre drift eller eventuell godkjenning fra Riksantikvaren til riving av kapellbygget. d. Fellesrådet gir administrasjonen sammen med økonomiutvalget fullmakt til å utforme endelig budsjettskriv til kommunen. Sola kirkelige fellesråd fastsetter kommende års driftsbudsjett i etterkant av Sola kommunestyres budsjettvedtak i desember, jfr. Kirkelovens 15 Kommunens økonomiske ansvar. 1

58 Budsjettert rammetilskudd fra Sola kommune for 2016 er kr , inkludert lønns og pensjonsreserve. 2 Viktige kommentarer til driftsramme for 2017 Sola kirkelige fellesråd ber Sola kommune om at tilsvarende beregning av rammetilskuddet videresføres for 2017 som for Nærmere 70 % av fellesrådets driftsbudsjett brukes årlig til personalkostnader i faste stillinger. Fellesrådet sammen med menighetsrådene i Solakirkene er opptatt av å kunne videreføre nåværende tilbud og aktivitetsnivå i de 4 menighetene. Solakirkenes servicetorg har nå vært i drift i 6 år. Felles sentralbord og fellesadministrative tjenester knyttet til kirkelige handlinger har gitt mer rasjonelle og effektive tjenester. Hovedformålene med etableringen er å ha et høyt servicenivå overfor alle henvendelser samt å kunne frigjøre ressurser lokalt i menighetene til utadrettet virksomhet. Gudstjenestene i kirkene er forordnet av Stavanger biskop. Det avholdes årlig langt over 200 gudstjenester med om lag frammøtte. Sola kirkelige fellesråd er arbeidsgiver for den kirkelige betjeningen, utenom sokneprestene, som har Stavanger bispedømmeråd som sin arbeidsgiver. Det er i gjennomsnitt ca. 80 vielser og vel 100 begravelser årlig i Sola-kirkene. Den norske kirkes menigheter er preget av høy aktivitet med mange ukentlige tilbud til barn, ungdommer, konfirmanter, voksne og eldre. Menighetene har et stort frivillig nettverk omkring aktivitetene i kirkene med omlag 1000 frivillige medarbeidere totalt. Sola kirkelige fellesråd prioriterer stramt når rådet henvender seg til Sola kommune om økt økonomisk rammetilskudd for De 4 menighetsrådene signaliserer årlig mange behov og ønsker som fellesrådet gjerne skulle støttet med midler, men som det ikke klarer å imøtekomme. Sola kommune vil være kjent med at flere av de konkrete behovene for ekstra ressurser har vært presentert for kommunen gjennom en del år, og fellesrådet bekrefter med dette sine prioriteringer. 3 Konkrete budsjettinnspill A. DRIFT 1. Årlig økt vedlikeholdsramme for kirkene i Sola fra kr til kr Sola kirkelige fellesråd forvalter totalt 5 kirkebygg: Tananger kirke (2002), Ræge kirke (2009), Sørnes kirke (1977) - rehabilitert og påbygget i (2012), Sola kirke (1955) samt Tananger kapell (1879). Kapellet er svært lite i kirkelig bruk og leies ut til en eritreisk ortodoks menighet på søndagene. Fellesrådet har et ansvar for å ta vare på og vedlikeholde kirkebyggene på en god og forebyggende måte. Som forvalter av kirkebyggene erfarer kirkevergeadministrasjonen at det årlig blir mer og mer krevende å håndtere nødvendige kostnader knyttet til avanserte tekniske installasjoner som må ha jevnlig service og vedlikehold. Det legger mye større beslag på vedlikeholdsbudsjettet enn tidligere år. Det er også større krav til høyere faglig kompetanse enn før. Etter at Sola kommune fom 2016 har økt sitt rammetilskudd noe er det svært verdifullt at fellesrådet nå har fått etablert en felles ambulerende vaktmesterfunksjon i 100 % for Solakirkene som både skal forestå daglig forvaltning 2

59 av kirkebyggene, selv foreta enklere og forefallende vedlikehold samt ivareta nødvendig FDVarbeid. (forvaltning, drift og vedlikehold) og annen dokumentasjon. Sola kommune hadde tidligere år i sitt rammetilskudd til Sola kirkelige fellesråd et årlig øremerket tilskudd på kr den såkalte vedlikeholdsreserven. I forhold til kirkebyggenes arealer og særegne konstruksjoner er denne rammen reelt sett alt for lav i forhold til å ivareta et planmessig og forsvarlig vedlikehold av de 5 kirkebyggene. For 2016 har fellesrådet avsatt kr av ordinære budsjettmidler samt av regnskapsmessig mindreforbruk 2015 til nødvendige og forebyggende vedlikeholdstiltak, og har også avsatt av nærmere kr til p.t. ukjente, framtidige vedlikeholdsbehov. Rådet vurderer det som god og forebyggende forvaltning av disse midlene. Dagens moderne kirkebygg har installert avansert teknisk utstyr for lyd, data som betjener nåtidens krav og forventning til lyd, tekst og bildeformidling. En del av dette utstyret er også finansiert og anskaffet av menighetene selv. Dette utstyret i kirkene utrangeres og må skiftes ut, og fellesrådet trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå på disse funksjonene. Årlig kostnad økning av vedlikeholdsreserve til kr : kr Ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon for alle menighetene i Sola med kommunens utbyggingsområder (Skadberg/Jåsund) som prioritert satsingsområde. Menighetenes representanter i kirkelig fellesråd har gjennom flere år meldt behovet for for et utadrettet tilbud om tiltak blant barn og ungdom i Sola. De nye utbyggingsområdene på Skadberg og Jåsund er konkrete satsingsområder. Fellesrådet ser et behov for å kunne planlegge, tilrettelegge og gjennomføre felles tilbud og aktiviteter for ungdommer i typiske utbyggingsområder, både lavterskeltilbud og aktiviteter for organisert ungdom. Menighetene i Sola har høy kompetanse på og mye erfaringer med barne og ungdomsarbeid og ønsker å bidra i lokalmiljøene, gjerne i tilknytning til eksisterende positive nettverks og ungdomsarbeid i de lokale menighetene. Av erfaring vil fellesrådet også hevde at denne type medarbeider vil løse ut betydelig frivillig innsats. Profilen på tilbudet skal være nytenkende og proaktiv i forhold til akutte behov og utfordringer som oppstår. Det må være et nært samarbeid med kommunens øvrige etater og tilbud på feltet som SLT team, utekontakten, idrettslag etc. Dette ønsket var også tema i kontakten mellom Stavanger biskop og kommunens ledelse ifm bispevisitasen i november Årlig kostnad ny 100 % stilling som ungdomsarbeider / ungdomsdiakon: kr

60 B. INVESTERING Sola kirkelige fellesråd forutsetter at kirkelige prosjekter vedtatt i Handlings- og økonomiplan for Sola kommune videreføres som vedtatt. 1. Fornyelse og oppgradering av utstyr og inventar til Solakirkene De 4 menighetsrådene peker i årets budsjettprosess med rette på en del konkrete og vel begrunnede behov for utskiftning og oppgradering av inventar i kirkene. Tananger kirke har behov for utskift av bord og stoler i kirkestue. Der er det også sterkt behov for montering av blendingsgardiner for bedre tilrettelegging som undervisningsrom. Kirkerommet i den samme kirken bør oppgraderes for å imøtekomme moderne krav til god kommunikasjon ifm konserter og store gudstjenester ifm jul og kofirmasjon. Sørnes kirke har behov for varmepumpe i kjellerlokalene (ungdomsarbeid) og bak i kirkerommet. Dette vil gi et mer stabilt inneklima og vil gi energisparende. Ræge kirke har behov for oppgradering av kjøkkenutstyr og trenger stoler til underetasjen. 2. Vedlikehold og oppgradering avteknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr i kirkene Fellesrådet vil avslutningsvis peke på at måten å drive menighetsarbeid har de 10 siste årene forandret seg mye mht profil og formidlingsmåte. Dagens kirkebygg har i løpet av de siste 10 årene fått installert teknisk utstyr for lyd, data og AV-utstyr som betjener nåtidens krav og forventning til lyd, tekst og bildeformidling. Dette utstyret i kirkene blir gammelt og utrangert og må fra tid til annen oppgraderes ellerskiftes ut. Fellesrådet sammen med menighetene trenger mer midler for å kunne opprettholde et normalt godt nivå også på disse funksjonene. Eksempelvis er den nye salmeboken tatt i bruk fom 2014, og menighetene i Sola bruker i stor grad projektor ifm salmesangen. Dette utstyret må derfor ha høy og stabil kvalitet. Et viktig aspekt i dette er at menighetene selv i flere av kirkene har bidratt med betydelige egne midler ifm anskaffelse av anlegg som er av en høyere kvalitet og standard enn fellesrådet har hatt mulighet til å bidra med økonomisk. Stipulert kostnad pkt. 1. og 2. i 2016: kr Tananger kapell framtidig forvaltning Tananger kapell er et tradisjonelt Linstow - kirkebygg fra 1879 som etter 2002 ikke har hatt funksjon som soknekirke. Den er listeført hos Riksantikvaren. Det betyr at alle endringer og større vedlikehold må godkjennes hos denne instansen. Kapellbygget gikk ut av ordinær kirkelig bruk i 2002 da det nye, flotte kirkebygget ble vigslet og tatt i bruk. Det brukes kun sporadisk til enkelte vielser og ved sjeldne anledninger til begravelser. Tananger menighet bruker ikke kapellet til sine arrangementer ellers, men kapellbygget har de siste 6-7 årene vært utleid til en eritreisk-ortodoks menighet. Det har siden 2002 ikke har vært mulig å prioritere vedlikeholdsmidler for Tananger kapell. Som hastetiltak våren 2015 ble det montert skiferfangere på begge sider av hovedtaket fordi det ved flere anledninger hadde sklidd ned takskifer, til stor fare for besøkende på Tananger kirkegård. Kirkevergen fikk utarbeidet en ekstern tilstandsrapport høsten Denne dokumenterer en estimert kostnad for nødvendige reparasjons og rehabiliteringsarbeid på om lag kr. 3,0 mill.kr 4

61 (2015). Erfaringsmessig fører de aller fleste rehabiliteringsprosjekter på kirkebygg og andre offentlige bygg til betydelige merkostnader. Følgende utdrag fra tilstandsrapporten gjengis: Den 137 år gamle bygningen lider litt av manglende vedlikehold. Et snarlig løft på vedlikehold vil hindre at mer alvorlige råteskader vil opptre. Nord- og vestveggen i tårnet har råteskader. Disse bør utbedres snart for å hindre at reisverket får skader. I løpet av en 4-6 års periode bør en bruke 3,0 mill. kr inkl. mva på kapellet. Dette kan deles opp i flere mindre tiltak som ikke nødvendigvis henger sammen. De to store postene er reparasjon av tårn (0,9 mill.) og omtekking av skifertakene (1,0 mill.) Tårnets vestvegg haster mest. Sola kirkelige fellesråd har i sitt møte hatt en foreløpig drøfting av framtidig forvaltning av Tananger kapell. Bygget vil i all framtid ha behov fort jevnlige vedlikeholdsmidler (stipulert til kr/år) som kirkelig fellesråd vil måtte be Sola kommune om tilskudd til. I lys av at det i Sola kommune i løpet av få år vil være bygget det 4. nye kirkebygget siden 1977 (Sørnes; Tananger (2002), Ræge (2009) og Sola (byggestart 2019) vurderer fellesrådet tjenligheten ved å ta vare på et gammelt kirkebygg som i praksis ikke er i bruk. Tananger kapell er et såkalt listeført kirkebygg hos Riksantikvaren. Det er ikke mulig å på egenhånd fatte vedtak om riving. Rådet har hatt en foreløpig drøftning og er innstilt på å igangsette en prosess i tett samarbeid med Tananger menighet og Sola kommune for å utrede muligheten for å eventuelt rive Tananger kapell. På bakgrunn av disse pågående vurderingene søker ikke Sola kirkelige fellesråd om spesifikke midler til Tananger kapell for 2017, men signaliserer at rådet vil komme tilbake til framtiden for Tananger kapell i neste års budsjettprosess. 3. Resterende reparasjon murarbeider Sørnes kirke A. Mangel - / reklamasjonssaker på rehabiliteringsarbeidene i Sørnes kirke (bygget 1977) Kirkevergen holder kontakt med Sola kommune avd. eiendom ang. rehabiliteringsprosjektet på Sørnes kirke og de mangel-/reklamasjonssakene som Sola kommune har overfor firmaet som hadde hovedentreprisen på rehabiliterings og påbyggingsarbeidene i Fellesrådet har et sterkt ønske om å få avslutte disse arbeidene og bli ferdig for alltid med bl.a. de endeløse lekkasjeproblemene, som dessverre ikke ble eliminert ifm de store tilbyggs og rehabiliteringsarbeidene. Det er krevende for kirkens brukere og staben å stadig måtte forholde seg til utsatte bøtter og kar, også på nye steder som skal fange opp vann som lekker inn. B. Midler til resterende ytre murarbeider Sola kirkelige fellesråd er godt kjent med at det fremdeles gjenstår noe arbeider på mursteinveggene på Sørnes kirke. Dette gjelder først og fremst fugeslitasje på vestveggen ut mot parkeringsplassen som er det gjenstående viktige vedlikeholdsarbeidet. Armeringsjern i fugene har rustet og presser fugene ut. Det vil også være nødvendig å impregnere mursteinsveggen mot vest. Stipulert reparasjonskostnad: kr

62 4. Avsluttende budsjettkommentarer Sola kirkelige fellesråd vektlegger en god og profesjonell økonomiforvaltning av de årlige tilskuddsmidlene fra Sola kommune. Midler til nøkkelstillinger i menighetene, trosopplæring, diakoni, undervisning samt effektiv og nødvendig administrasjon skal sammen med godt vedlikehold av kirkene alltid være prioritert. De fleste stillinger er knyttet til faste og nødvendige funksjoner som biskopens forordnede gudstjenester i de fire kirkene, kirkelige handlinger (dåp, vielser, begravelser), et stort konfirmantarbeid, barne og ungdomsarbeid m.v. Kirkenes staber er i stor grad minimumsbemannet og er sårbare overfor uforutsette endringer. Menighetsrådene sammen med mange frivillige krefter driver etter beste evne mange og varierte lokale kirkelige tilbud til en stor og ung befolkning i vekstkommunen Sola. Fellesrådet verdsetter den store og frivillige innsatsen i menighetene som bidrar med egne lønnsmidler til vel 3 årsverk samt tusenvis av dugnadstimer. Den norske kirkes menigheter i Sola står i en sterk tusenårig tradisjon og engasjerer svært mange mennesker. Viktige deler av menighetenes virksomhet bæres oppe av tilsammen noen hundre unike frivillige medarbeidere, og mange av disse tilbudene er rettet mot barn og ungdom i Sola. Med vennlig hilsen for Sola kirkelige fellesråd Karim Saffaran Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen Kirkeverge 6

63 Sola kommune Avdeling økonomi Kommunalsjefer Fagsjefer Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte Sola Tomteselskap KF Sola kirkelige fellesråd Vår dato Vår ref Arkivkode Saksnr.: 17/ Saksbehandler Deres ref. Trine Norland BUDSJETTRUNDSKRIV VEDRØRENDE ÅRSBUDSJETT 2018 OG HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN Innledning Arbeidet med årsbudsjett 2018 og Handlings- og økonomiplan (HØP ) settes nå i gang. Dette skrivet gir en oversikt over oppgaver og ansvar i prosessen. Detaljert oversikt over tidsfrister med beskrivelse fremgår i framdriftsplanen som følger som vedlegg til dette skrivet. I følge Kommuneloven skal handlings- og økonomiplan omfatte hele kommunens virksomhet, og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Det første året i handlings- og økonomiplanen legger rammene for årsbudsjettet, mens de resterende årene gir planleggingsrammer for senere budsjettår. Vedtatt Handlings- og økonomiplan og politiske vedtak er utgangspunktet for utarbeidelse av årsbudsjett 2018 og HØP Kommunestyret har, ved budsjettbehandling desember 2016, vedtatt nye tiltak i driftsbudsjettet tilsvarende kr 14,5 mill. i 2017 Dette videreføres med helårseffekt av tiltak i 2018 og videre i planperioden. Eventuelle nye tiltak utover dette må som hovedregel finansieres ved omdisponering innenfor egne rammer. Konsekvenser av nye lover, forskrifter, demografiske forhold og politiske vedtak må synliggjøres og kostnadsberegnes. Resultatet for 2016 viser et netto driftsresultat på 5 %. Gjeldsgrad eksklusive pensjonsforpliktelser, startlån og lån for mellomfinansiering av selvfinansierte byggeprosjekt var på 69,2 % Dette var over vedtatt målsetting, men under budsjettert nivå. Brutto investeringsutgifter utgjorde kr 283,3 mill. korrigert for avtaler om justeringsrett mva, noe som tilsvarer 15 % av brutto driftsinntekter. Kommunestyret vedtok ved behandling av Handlings- og økonomiplan og årsbudsjett 2017 følgende målsetninger: Handlings- og økonomiplanen innrettes med sikte på reell styring etter følgende økonomiske måltall: Postadresse Telefon E-post Org.nr Pb 99, 4097 SOLA epost@sola.kommune.no