Møteinnkalling. Verran kommune. Administrasjonsutvalget MALM Tlf.: Utvalg: Verran Servicekontor, møterom: Fosdalen

Transkript

1 Verran kommune 7790 MALM Tlf.: Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00 Administrasjonsutvalget Verran Servicekontor, møterom: Fosdalen Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , mellom kl eller på epost til: Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Malm Anders Lindstrøm /s/ Ordfører Jacob Br. Almlid /s/ Rådmann

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/17 Innhold Sammen om ei ny tid - status og plan for arbeidet Untatt off.

3 Verran kommune Arkivsak. Nr.: 2017/18-20 Saksbehandler: Lise Eriksen, Personalleder Ansvarlig leder: Jacob Br. Almlid, Rådmann Godkjent av: Jacob Br. Almlid, Rådmann Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 9/ Administrasjonsutvalget 1/ Sammen om ei ny tid - status og plan for arbeidet Vedlegg 1 Handlingsplan "Sammen om ei ny tid" 2 Kriterier for deltakelse Leders forslag til vedtak Arbeidsmiljøutvalget vedtar handlingsplan for arbeidet med prosjektet "Sammen for ei ny tid". Behandling i Arbeidsmiljøutvalget Leders forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget vedtar handlingsplan for arbeidet med prosjektet "Sammen for ei ny tid". ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

4 Saksopplysninger I forlengelsen av at arbeidsmiljøutvalget fikk ansvaret fra Administrasjonsutvalget om å følge opp rapporten fra Friskgården, ble det nedsatt et arbeidsutvalg bestående av hovedverneombud, rådmann og Ellen Bergin fra Friskgården. I tillegg har Kari Schjeldrup fra Arbeidslivssenteret deltatt i arbeidet. Arbeidsutvalget har benyttet tiden til å utvikle og konkretisere en handlingsplan for arbeidet herunder budsjett for planlagt aktivitet. Arbeidet er delt i tre hovedområder, hhv. for ledelse, medarbeidere og organisasjonen. Som et viktig element i arbeidet har arbeidsutvalget i nært samråd med Arbeidslivssenteret konkludert med at man ønsker å komme i gang med et særskilt delprosjekt mht. oppfølging av sykemeldte. Driftsenhet omsorg og Malm oppvekstsenter ved Malmen barnehage prioriteres mht. oppfølging av sykemeldte. I vedlagte kostnadsoverslag og budsjett fremgår også estimat på bedriftshelsetjenestens ordinære arbeid i Verran kommune. Det som er anført under ekstraordinære kostnader er særskilt arbeid og aktivitet knyttet til prosjektet sammen for ei ny tid. Det er imidlertid viktig at man ser både det ekstraordinære og det ordinære arbeidet i sammenheng. Samlet sett er den planlagte aktivitet kostnadsberegnet til kr hvorav kommunestyret har bevilget kr og Arbeidslivssenteret dekker kr Prosjektet vil med grunnlag i behov for økt aktivitet vurdere også annen ekstern finansiering. Arbeidsutvalget anbefaler AMU å vedta vedlagte handlingsplan. I AMU-møtet vil arbeidsutvalget redegjøre nærmere for planlagt arbeid.

5 HANDLINGSPLAN VERRAN KOMMUNE - SAMMEN I EI NY TID - Bakgrunn og problemstillinger: Verran kommune har ca 250 ansatte fordelt på 7 driftsenheter og stab. Kommunen har gjennom flere år vært i kontinuerlig omstilling der de siste års utfordringer har dreid seg om å tilpasse aktiviteten til stadig reduserte økonomiske rammer. Med utgangspunkt i anonyme varslinger sommer 2016 ble det besluttet å gjennomføre en omfattende arbeidsmiljøkartlegging i hele kommunen. Gjennom kartleggingen ble det funnet mange styrker i Verran kommune, men også svakheter og trusler. Med utgangspunkt i problemstillinger knyttet til både ledelse, medarbeidere og organisasjon, foreslår rapporten tiltak som skal gjøre Verran til en velfungerende helsefremmende arbeidsplass. I AMU-møte ble det satt ned ei arbeidsgruppe som jobber videre med konkretisering av handlingsplanen. Rapporten «Verran kommune sammen i ei ny tid» er brukt som kunnskapsgrunnlag der følgende handlingsplan for 2017 foreslås. Målet med tiltakene samlet er at Verran kommune skal utvikle en robust og positiv arbeidskultur, og en helsefremmende organisasjon. Tiltak LEDELSE MEDARBEIDERE ORGANISASJON Hvordan utvikle ledelse med fokus på medarbeiderskap og reelt partssamarbeid? Hvordan skape kompetente, ansvarliggjorte, trygge og lojale medarbeidere? Hvordan utvikle funksjonelle systemer for organisasjonsdrift? Lederutvikling - rådmannsgruppa - ledergruppa Opplæring, støtte av verneombud + Arbeidsmiljøprosjekter i a) Malmen barnehage b) Enhet omsorg Kvalitet i oppfølging av sykmeldte: 1) Innherredsprosjektet «Fra sykmeldt til langtidsfrisk». 2) LokalNAV og lege som viktige samarbeidspartnere 3) Oppfølging av enkeltmedarbeidere i krevende relasjonelle arbeidssituasjoner Rammer Månedlige samlinger a 6 samlinger a 2t/samling. Evaluering. Individuell lederstøtte 40t VO-kurs fordelt over 10 uker. Individuell oppfølging HVO 1) Fortløpende kurs. Sykmeldte(40t)+leder(10t ). 2) Tverrfaglig samarbeidsfora lege/lokalnav/personal/hvo/b HT ALS Fokusområder Styrking av proaktiv ledelse Ledelse av møteplasser Myndiggjøring av mellomledere Personalhåndtering i omstilling Styrke relasjon og prosessferdigheter Felles forvaltning av spilleregler En systematisk og helhetlig organisasjon i vernelinja. HMS-opplæring Stryking av vo-rollen Styrke vernetjenesten for partssamarbeid Ledelse 3) Individuell veiledning Systematisk bruk av dialogmøter Leders rolle og mulige verktøy for lønnsomt nærvær Medarbeiders rolle og mulige verktøy for lønnsomt nærvær Styrking av det tverrfaglige

6 og avvikshåndtering Kommunikasjon og informasjonsflyt Ledelse av møteplasser samarbeidet for gode løsninger Forankring En god forankring i organisasjonen av hhv mål og tiltak vurderes som en suksessfaktor for å lykkes i arbeidet med å bli en helsefremmende arbeidsplass. Det anses som viktig at dette arbeidet fortsettes også etter at tiltakene har startet. Trinn 1: «Verran kommune sammen om ei ny tid. Hvor skal vi?» Mål: Fellesforståelse for målsetting og hva det betyr for Verran kommune konkret. Utvikling av plan og kommunikasjonsstrategi for videre forankringsarbeid. Hvem: Ledere, tillitsvalgte og verneombud i Verran kommune Trinn 2: Handlingsplan forankres i AMU og administrasjonsutvalget Trinn 3: Gjennomføring av tiltak Trinn 4: Evaluering 2017 Tidslinje 2017 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Forankring - Workshop - Kommunikasjonsstrategi Oppfølging sykmeldte - Dialogmøter - «Fra sykmeldt til langtidsfrisk» - Det gode tverrfaglige samarbeidet (På samme lag) Lederopplæring - Ledersamlinger (månedlig) - Individuell oppfølging etter oppsatt plan Styrking av verneombudsarbeidet - 40t VO-kurs - Institusjonalisering og smart bruk av møteplasser Medarbeiderutvikling - Malmen barnehage Medarbeiderutvikling - Enhet omsorg Ordinær BHT-leveranse ihht plan Alle tiltakene (definert som «Ekstraordinære tiltak i tilknytning til «Verran kommune sammen i ei ny tid») vil gjøres i tillegg til ordinære tiltak i Verran kommunes plan for bruk av bedriftshelsetjenesten(bht). Synliggjøring av tiltak ihht bht-plan og ekstraordinære tiltak er gjort i kostnadsoverslag (se neste side). Målet med tiltakene samlet er like fullt at Verran kommune skal utvikle en robust og positiv arbeidskultur, og en helsefremmende organisasjon. Dette er en arbeidsprosess som må sees over flere år. «Fellesskapsprosjekt» - trinn 2? Å starte «arbeidet» omkring utvikling av et fellesskapsprosjekt er en mulighet til å få fokus på noe som alle kan oppleve vil skape en vinn-situasjon for seg selv som medarbeider, leder, politiker og for hele organisasjonen. Dette vurderes å være et verktøy til å endre fokus fra problemer til muligheter

7 noe som vil oppleves meningsfullt og positivt og som gir fordeler for alle. Det er ikke prioritet inn i 2017, men ansees som viktig å berede grunnen for dette mtp neste år. Kostnadsoverslag Kravspesifikasjon for bedriftshelsetjeneste 2017 Estimert forbruk 2017 Ekstraordinære aktiviteter i tilknytning til «Verran kommune sammen om ei ny tid» Aktivitet Timeantall* Estimert pris kr 1 Planleggingsmøter med avdelingene og tjenesteenhetene 30 Planlegging og koordinering av de ulike tiltak, inkl deltakelse i arbeidsgruppa Kr Bistand i individuell oppfølging Av sykefravær, attføring, ergonomi, yrkesrelaterte plager, gravide, AKAN-saker m. m, i henhold til gjeldende rutiner og i nært samarbeid med nærmeste leder med personalansvar. 3 Lovbestemte helseundersøkelse BHT skal dekke behovet for de lovpålagte periodiske helseundersøkelsene for grupper med særlig utsatt risiko for helsefare. Undersøkelsene skal være målrettede med fokus på informasjon om de faktorer som anses aktuelle i forhold til arbeidsoppgaver, og skal gjennomføres ved nytilsetting, og deretter hvert tredje år. Der hvor det er hensiktsmessig skal undersøkelsene gjennomføres som gruppeundersøkelser, med tilbud om individuell oppfølging. Periodiske kontroller av ansatte som utsettes for kjemisk/biologisk helsefare Vaksineoppfølging etter behov Periodiske kontroller av ansatte som har hoveddelen av sitt arbeid på natt. 4 Kurs/HMS-info for grupper Rygg- og nakkeskole Stressmestring / forebygging av utbrenthet Konfliktforebygging Psykososialt arbeidsmiljø Vold og trusler Rus / psykiatri Forflytningsteknikk i helsesektoren (tunge løft) Ergonomi Lista ikke uttømmende Den enkelte tjenesteenhet planlegger kursvirksomhet per år i samarbeid med tjenesteleverandør. Primært i tilknytning til kompetanseplanlegging på høsten. Kurs/ HMS info kan sekundært bestilles gjennom hele året. 5 Bidrag på møter/ samlinger med HMS/ arbeidsmiljø/ IA som tema, 40-timers grunnopplæring 6 Arbeidsmiljøkartlegging/ arbeidsmiljøutvikling Lederstøtte til å drive verse prosjektarbeid relatert til forebyggende IA- og HMS-arbeid. Inkludert konfliktløsning og konflikthåndtering. 100 Dialogmøter nattevakt 3 vaktmestere, 10 renholdere6 på uteavd. totalt 47 pers Deltakelse kurs «Fra sykmeldt til langtidsfrisk». 20 Medarbeiderutvikling Malmen barnehage -Styrke partssamarbeid som Kr 550/stk Kr 15000/stk Kr 80000

8 Bistand ved vernerunde kartlegging og risikovurdering. Inneklima, kjemisk og biologisk helsefare. Arbeidsplassbesøk. verktøy for god ledelse -Økt nærvær gjennom økt stolthet og vi-følelse Nærværsarbeid i enhet omsorg -styrke ledergruppe til økt nærværsarbeid -helsefremmende ledelse og ledelsesform Kr Deltakelse i AMU m/ underutvalg - AMU-møter (5-8) møter pr. år - AKAN utvalg 8 Kontaktmøter med personaltjenesten Etter avtalt møteplan, kvartalsvis og i samarbeid med NAVarbeidslivssenter. 9 Løpende rådgivning BHT skal være tilgjengelig for rådgivning, konsultasjoner, akuttsaker (herunder behov for oppfølging ved vold/ trusselsaker), svare på telefoner/ e-post fra ledere, verneombud og ansatte Lederopplæring -månedlige fellessamlinger - individuell coaching etter oppsatt plan Kr Fokus: helsefremmende ledelse ledelse i omstilling ledelse og medarb.skap ledelse og motiverte m.arb ledelse og jobbengasjement Styrking av vo-arbeidet Fase 1 første halvår -støtte hvo -justering av verneområder Kr Fase 2 andre halvår 40t opplæring. VO i Verran kommune - VO-rollen - HMS og internkontroll Til sammen 323 Kr ** Antall timer ihht avtale 300 Utestående timer overført fra *Timeantallet for den samlede aktiviteten er veiledende, og for de ulike aktivitetene/ tjenesteproduktene kan oppgitte timer justeres seg imellom i løpet av perioden etter avtale mellom partene.

9 **Totalsummen er gjort med et estimat av 10 deltakere på kurset «Fra sykmeldt til langtidsfrisk» (pkt 2, Bistand individuell oppfølging) Budsjett Kostnad Ekstraordinære tiltak Pkt 2 «Bistand individuell oppfølging» -deltakelse i «Fra sykmeldt til langtidsfrisk» -10 deltakere a 15000/deltaker Finansiering Verran kommune NAV Arbeidslivssenter

10 Som et tiltak for å få redusert det høye sykefraværet investerer Verran kommune i 2017 i kurset «Fra sykmeldt til langtidsfrisk». Målsetting med kurset er at 1) sykmeldte arbeidstakere kommer tilbake til jobb med styrket arbeidshelse (kurset har både en fysisk, psykisk og sosial dimensjon og tar høyde for å styrke både ferdigheter og holdninger til, samt kunnskap om sammenhenger for å kunne stå i arbeid) 2) medarbeideren og leder sammen lærer smarte verktøy for å skape lønnsomt nærvær over tid. Målgruppen for kurset er sykmeldte medarbeidere; - medarbeidere med hyppige sykefravær, - langtidssykemeldte - medarbeidere i risiko for fravær - medarbeidere med graderte sykmeldinger Utvelgelsen over deltakere som kvalifiserer for å være med i denne satsningen gjøres på bakgrunn av vurdert arbeidshelse i et livsløpsperspektiv. Leder vil sammen med arbeidstaker, bedriftshelsetjeneste og ev andre gjøre en vurdering om dette er et kurs som vil kunne øke sjansen for langtidsfriskhet. Målet er at arbeidstakeren skal utvikle ei robust arbeidshelse som harmonerer med de arbeidskrav som ligger til den enkeltes arbeidsforhold. Det betyr, at dette ikke uten videre er et kurs om arbeidstakeren «kan velge bort» dersom han/hun har som mål å komme tilbake til arbeid.