Flyteffektivitet og samarbeid på tvers

Transkript

1 e 1 Flyteffektivitet og samarbeid på tvers Roar Iost [email protected] Prosessrådgiver Asylavdelingen, UDI

2 Lite om ID

3 Mer om samarbeid og flyt

4

5 Dublin A til Å

6 Mohammed søker asyl i Norge

7 Registrering Etablere ansvar Vedtak Klagebehandling Ut av Norge 170 dager Første møte Retur

8 Kø Kø Kø Kø 170 dager Første møte Retur

9 Ali søker asyl i Norge

10 PU UDI ASA UDI RMA UNE Dublin A til Å «Ny flyt» 56 dager Første møte Retur

11 Hva har skjedd? Formål og bakgrunn Dublinløpet involverer 3 etater, samt andre medlemsstater. Sakene skifter eier en rekke ganger i saksprosessen, noe som medfører liggetider og en samlet sett for lang saksbehandlingstid. Prosjektet skal jobbe tverrgående. Ved kartlegge hele Dublinprosessen fra registrering hos PU til uttransport er gjennomført skal prosjektet identifisere tiltak som gjør at vi samlet sett sikrer kortere saksbehandlingstid fra registrering til gjennomført uttransport. I prosjektperioden skal det også gå parallelle aktiviteter «lokalt», som skal sikre at hver etat oppnår kortest mulig gjennomløpstid. Tidsramme og ressursbruk Prosjektet starter i uke avsluttes ca 11. april Prosjektets leveranser Kartlegge dagens prosesser med behandlingstider og ventetider, gjennom verdistrømanalyse og dataanalyser Oppsummert styrker og svakheter i dagens saksflyt i Dublinsakene, med fokus på ansvarsskiftene mellom de ulike etatene i flyten Etablert nye prosesser, med mest mulig uavbrutt flyt og uten tidsspill det skal være klart avstemte avtaler ved hvert ansvarsskift Etablert felles målformuleringer om saksbehandlingstid både i hver delprosess og samlet fra registrering til uttransport Kritiske suksessfaktorer Styringsgruppe aktivt inne og driver prosessen framover, tar løpende avklaringer Sikre eierskap til ny løsning gjennom bred involvering av berørte parter i etatene Intern fronting av prosjektet fra involverte ressurser i alle parter God informasjonsflyt om prosjektet til alle berørte parter Sikre sammenheng med andre prosjekter som grenser til dette, slik som Realitetsorienteringsprosjektet, inkl strategisk mottaksplassering (UDI, med involvering av de andre etatene) Bedre håndtering av kriminelle søkere (UDI) Forsvunnet-prosjektet (PU) God saksflyt (UNE) EMA «avviksprosjekt» (UDI) 11

12 Hvordan gikk vi fram? Dato Aktivitet Andre ressurser Oppstartsmøte styringsgruppe Infomøte UDI Oppstartsmøte prosjektgruppa Infomøte PU Infomøte UNE VSM (registrering, ANK, DUB) Bård G (PU), Natalia (ANK) VSM (DUB) Statistikkuttrekk PU VSM (DUB, UNE, PU) Vegar V (PU) VSM (PU, mottak, IOM) + oppsummere problemer Rune (Hvalsmoen), Irma (Torshov), Salih (IOM) Tallanalyse, oppsummere problemer DIALO (PU) + VSM DUB til Norge X fra OSL-tjenesten VSM EMA Snjezana (BFE), Uta (DUB), Inger (DUB) 12

13 Vi fant mange problemer store og små 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 4 måneder kortere tid fra A til Å Antall dager pr trinn i DUB-prosessen Ny flyt Reg -> INN UDI Inn UDI -> anm sendt Anm sendt - > vedtak Vedtak -> UIV UIV -> UT A til Å Grunnlag «Ny flyt»: 297 saker som pr har passert alle trinn 20

21 Nytt perspektiv

22 Bedre Dublin-flyt gir mange gevinster 500+ plasser i mottak 70 millioner/år Mindre kriminalitet Frigi kapasitet i politiet 22

23 Hva har vi lært? Vi klarer å samarbeide på tvers Vi har endret tankesett Hovedstrømmen flyter 23

24 Vi må ha felles fokus i hele kjeden [email protected] Flyt i saksbehandlingen i UDI [email protected] Effektive uttransporter fra Norge [email protected] God saksflyt i UNE

25 Er det flyt i «ID-løpet»?

26 Har dere kartlagt prosessene?

27 Jobber dere med å fjerne sløseri?

28 Tenker dere på brukeren?

29 Bonus: for deg som vil ha alt på 1 lysbilde!

30 «Dublin A til Å» Første felles prosjekt UDI UNE Politiet (PU) 1 av 5 som søker asyl i Norge blir sendt tilbake til et annet europeisk land (etter «Dublinavtalen») Sakene må gjennom mange ledd: PU (sak INN) UDI (kontakte annet land + fatte vedtak) UNE (klage) PU (uttransport) Det er viktig for søkerne og norske myndigheter at overføringen tilbake til det andre landet går raskt «Vi kan ikke få gjort noe med tiden i Norge» «Sakene ligger kort tid i min etat det er de andre som somler» «Vi har prøvd det meste før» Kurante saker men lang samlet oppholdstid (6 måneder) Svak operativ samhandling mellom UDI, UNE og PU Bunker i alle ledd dårlig flyt Mye kriminalitet Søkere bor langt fra PU, som skal uttransportere Vi skal redusere tiden fra ankomst til uttransport fra Norge betraktelig Vi kvitter oss med bunkene og får flyt i prosessen Vi lar søkerne bo der det er enklest å uttransportere dem bruker asylmottakene strategisk Vi samarbeider tett på tvers mellom UDI, UNE og PU på operativt nivå 4 måneder kortere botid i Norge Færre søkere forsvinner Frigitt kapasitet i politiet 68% redusert saksbehandlingstid Problem Kartlegging Mål Tiltak Resultat Mindre kriminalitet Vi har brukt Lean-metodikk i prosjektet Dato Aktivitet Andre ressurser Oppstartsmøte styringsgruppe Infomøte UDI Oppstartsmøte prosjektgruppa Infomøte PU Infomøte UNE VSM (registrering, ANK, DUB) Bård G (PU), Natalia (ANK) VSM (DUB) Statistikkuttrekk PU VSM (DUB, UNE, PU) Vegar V (PU) VSM (PU, mottak, IOM) + oppsummere problemer Rune (Hvalsmoen), Irma (Torshov), Salih (IOM) Tallanalyse, oppsummere problemer DIALO (PU) + VSM DUB til Norge X fra OSL-tjenesten VSM EMA Snjezana (BFE), Uta (DUB), Inger (DUB) Vi har god statistikk og oversikt over alle saker i omløp Vi organiserer oss i team med stort ansvar og eierskap til flyt i prosessen Vi jobber litt smartere for hver dag som går Økt motivasjon hos medarbeidere 70 mill sparte utgifter til mottak 500+ plasser i asylmottak frigjort Kun egne ressurser ingen konsulenter Endret tankesett + bedre prosess = resultater!

31 Vil du vite mer? Ta kontakt! Effektive uttransporter fra Norge Kan alt om Dublin og prosjektet Lean og prosjektledelse Lean og God saksflyt i UNE

32

33 Alle ikoner er hentet fra The Noun Project, med følgende designere (de som ikke er nevnt nedenfor er fritt tilgjengelige): Luis Prado Claire Jones Juan Pablo Bravo Luis Prado Alv Jørgen Bovolden Mark Shorter Gracelle Mesina Ainsley Wagoner Luis Prado Shane Miller Joshua McMahan Luis Prado