Etablering+av+rådgivings!!og# sekretariatsenhet*for*uios*strategiske* koordineringsgruppe"

Transkript

1 Etablering+av+rådgivings!!g# sekretariatsenhet*fr*uios*strategiske* krdineringsgruppe Spesifisering*av*ppgaver,*behv*g*utfrdringer*fr*rådgivingsenhet*g*sekretariat*fr*UiOs* strategiske*krdineringsgruppe*fr*administrativ*it;virksmhet*g*anbefalinger*fr*videre* arbeid*med*etablering* Til:IT(direktør CC:EspenGrøndahl,MärthaFeltn Frfattere:AnetteWilberg,GunnarSteiraMikkelsen,JasminaHdzic Versjn/dat, Endring, 1.0:2012(03(02 Fullversjn 1.1:2012(03(02 Stavekntrllutført 1.2:2012(03(03 Lagttilkmpetansekravtildeulikefunksjnene 1.3:2012(03(04 MindretillegggendringeriSammendrag,Anbefalingerfrviderearbeid, Hvrdanbrukedkumentet,Ressursbehv.Lettmstrukturering. 1

2 Innhldsfrtegnelse- Hvrdanbrukedettedkumentet...3 Sammendrag...3 Innledning...5 Avgrensningergfrutsetninger...6 Rådgivingsenhetensrller,ppgavergdagligvirke...7 Rådgivingsenhetensdagligevirke...11 Funksjnergkravtilkmpetansegpersnligeegenskaperfrtilsatteirådgivingsenheten...11 Kravtilkmpetansegpersnligeegenskap...12 Kravtilfagkmpetanse...12 Kravtilpersnligeegenskaper...13 Ressursbehvganbefalinger...13 Anbefaltbemanningsplan:lyttepst,administrativstøttegfagligrådgiving...13 Bemanningsplanalternativ1:lyttepstgenkelsaksbehandling...13 Bemanningsplanalternativ2:lyttepstgadministrativstøttetilkrdineringsgruppen...14 Arbeidsgruppensinnspilltilvalgavbemanningsmdellfrrådgivingsenheten...14 Rådgivingsenhetensmandat...15 Frslagtilmandat...15 Bakgrunnfrmandat...16 Feil,manglergufullførteppgaver...17 Arbeidsgruppenskmpetanse...17 Tidsrammen...17 ManglendeprsessergstruktureriIT(rganisasjnen...17 Tilgangtilnødvendigkmpetansegressurser...18 Etableringgdagligvirke...18 Ikkefullførteppgaver...18 Anbefalingerfrviderearbeid...18 Vedlegg1:Oversiktverkravtilkmpetansegpersnligeegenskaperperfunksjn

3 Dennerapprtenskalspesifiserekravtil,grammerfrrådgivings(gsekretariatsfunksjnfrUiOs StrategiskekrdineringsgruppefradministrativIT(virksmhet.Sammendragetskalgink infrmasjnmbakgrunn,virke,anbefalingergmandatfrrådgivings(gsekretariatsfunksjnfr Strategiskkrdineringsgruppetilåkunnebrukessmsaksfremleggfrbehandlingav mandatgdkjenninggetablering. Iinnledningengisdetinfrmasjnmrammersmarbeidsgruppenhararbeidetutifra,samt bakgrunnfrppdraget.dettebenyttesihelerapprtengrammeneerintegrertivurderingerg anbefalinger. Kapitteletmrllergppgaverfrrådgivings(gsekretariatsfunksjnerenppsummeringg fredlingavinfrmasjntilgjengeligibakgrunnsntatet AdministrativeIT(systemer fremstiltfr Universitetsstyret27.januar2012.Måletmedkapitteleterågienversiktveransvarsmråderg praktiskeppgaver.sammenmedinnledningenbeskriverdettekapitteletønskerfrrådgivings(g sekretariatsfunksjninngående.dissetkanbenyttessmutgangspunktfrseparatvurderingav ressurs(gkmpetansebehvutenrestenavrapprten. Rllergppgavererblittbrukttilåberegnemfangavfunksjnensvirksmhetgfastslåressurs( gkmpetansebehvslikdisseerblittbeskrevetikapitlenemfunksjnerirådgivingsenheterg ressurs(gkmpetansebehv.infrmasjnenerblittbrukttilåestimereantallårsverknødvendigfr åutøverådgivings(gsekretariatsfunksjn. Mandatkapittelet,gspesielt Frslagtilmandat skal,sammenmedkapitteletmressursbehv, kunnebenyttessmgrunnlagfrgdkjenningavmandatettilrådgivings(gsekretariatsfunksjn. Mandatfrslageteristrgradfrankretikapitteletmrllergppgaver. Kapiteletmfeil,manglergfrbehldkan,sammenmedavgrensningerdefinertiinnledningen, brukestilkvalitetssikringavarbeidsgruppensanbefalinger.itilleggkaninnhldetbrukesi planleggingenavetableringginnpasningavfunksjneniit(rganisasjnen. Anbefalingerfrviderearbeidkanbrukessmfrittståendeveiledningfrvidereetableringsprsess. Tilslutt:ønskermanåfåsakengrundigbelystlønnerdetsegålesehelerapprtenfragmed Innledning tilgmed Anbefalingerfrviderearbeid,frsååbenyttesammendragetsm referanse. Hvrdan(bruke(dette#dkumentet- Sammendrag- Bakgrunn, UiOskaletablere StrategiskkrdineringsgruppefradministrativeIT(systemer.USITvedIT( direktørenharfåttppdragetmedåetablereetsekretariats(grådgivingsfunksjn,herettermtalt smrådgivingsenhet,smskalfrankresiit(rganisasjnengfinansieresavusit.enarbeidsgruppe utpektavit(direktørenharjbbetmedspesifiseringavrådgivingsenhetensppgaver,etableringg virke.arbeidsgruppensppdragskalresulterei: Rapprtmedutfyllendebeslutningsgrunnlagknyttettiletableringavrådgivingsenheten,mer spesifikt:frslagtilmandat,frankring,bemanningsmdell,gbemanningsstrategifr etableringgvirke,samtanbefalingerfrviderearbeid 3

4 Sammendragavbeslutningsgrunnlagganbefalingerifrmavgjenbrukbar 1 presentasjn Rådgivingsenhetens,ppgaver,g,rller, Arbeidsgruppenharavdekketfølgenderllerfrrådgivingsenheten: 1. Administrativestøtterller:saksbehandlerfrkrdineringsgruppen,kntrlløravsystemeieres implementeringavuiosrutinerfrsystemfrvaltning,frvalteravuiosversiktver administrativeit(systemergfrvalteravuiosmalerfradministrativit(virksmhet 2. Fagligestøtterller:rådgiverfrkrdineringsgruppen,UiOssystemeiereiadministrativIT( virksmhetgit(rganisasjnen,frvalteravprsesserfradministrativit(virksmhet Medhverrllefølgerdeten,freløpigikkefullstendigdefinert,listemedppgaver.Frat ppgaveneskalkunneivaretasmårådgivingsenhetenhatilstrekkeligbemanning,krrekt kmpetansegpresismandat. Rådgivingsenhetens,funksjner,,bemanning,g,kmpetanse, Anbefaltbemanningerrettundertreårsverkfrdeltpåleder(80%(100%),utreder(50%),teknisk, frfatter(40%),itfkrdinatr(50%),kntrllør(20%(30%),dkumentfrvalter(10%(20%)g pplæring(10%).detkrevesbådebredde(gspesialistkmpetanseirådgivingsenheten.avhensyn tilviderekmpetanseutviklingbørbreddenivaretasipermanentavgitteressurserfr rådgivingsenheten. Rådgivingsenhetens,mandat, MandatetfrrådgivingsenhetenerfrankretiRådgivingsenhetenskalværerganisatriskplassert hsusitgrapprteredirektetilit(direktøren.enhetensvirksmhetskalfinansieresverusits budsjett. RådgivingsenhetenskaldeltaivariertearbeidsppgaverknyttettiladministrativIT(virksmhet. Enhetenskalblantannetbidramedkmpetansegressurseriutredningerknyttettilaktiviteteri ulikefaseravadministrativeit(systemerslivssyklus,gjennmføringavpraktiskeppgaverg frmidlingavsysteminfrmasjn., Rådgivingsenhetenskal,innenfrfastsattfrvaltningsramme,kunnepåleggesystemeieregutvalgte deleravit(rganisasjnenppgaver.enhetenmåderfrfådelegertmyndighetfrabåde krdineringsgruppengit(direktørenpåpermanentbasis,mengsåispesifikkesakeretterbehv. Medbakgrunnianbefaltrllebeskrivelsegbemanningsmdellanbefalerarbeidsgruppenatdet freslåttemandatetmedtilhørendeppgavergansvarsmråderfremmesfrgdkjenninghs Universitetsdirektøren. Anbefalinger,fr,videre,arbeid, Arbeidsgruppenanbefalerfølgendeveividere: 1. DennerapprtensendestilUSITsLedermøtesmrienteringssak 2. IT(direktørenvelgerbemanningsmdell,hvilkefunksjnerirådgivingsenhetenskalbesettes, gbemanningsstrategi,hvrdanpersnellskalvelges 1 MedgjenbrukbarmenesatinnhldetipresentasjnenskalkunnebenyttesipresentasjnfrIHR(ITm.fl. 4

5 3. Mandatfrrådgivingsgruppenvedtas.IT(direktørenkanvelgeå: a. FremmedetfreslåttemandatetfrgdkjenninghsUniversitetsdirektøren b. Knstituerelederfrrådgivingsenhetensmkanarbeidemedmandatetg gdkjenningavdenne 4. Etableringsarbeidetstartes,helstifrmavetetableringsprsjektmedtilstrekkelig bemanning,tydeligemålgfrister Arbeidsgruppenanbefaleratdethentesinnhjelpgekspertiseutenfraippstartendadet, uavhengigavvalgtbemanningsmdell,vilværebehvfrekstraressurseridennefasen.innhenting avhjelputenfravilgiusitmulighettilåbyggeegenkmpetanse,frigjøreinterneressursertil avviklingavandrefrpliktelserggiresultateravhøykvalitetraskere.itilleggvilbåde rådgivingsenhetengusitdranytteaverfaringenesmeksternhjelphargjrthssammenlignbare institusjner. Rapprtenernepregetavatarbeidsgruppenskmpetanseikkevarhelttilpassetppgavengav tidspressmedtilhørendemangelpågjennmarbeidelse.arbeidsgruppenhargsåavdekketat strukturerergprsessersmnaturligvilledannetrammenerundtrådgivingsenhetenmangleri rganisasjnen.dettegjelderspesieltarbeidknyttettilit(gvirksmhetsarkitektur,integrasjn, rutinerknyttettilanskaffelse,vedlikehldgavviklingavadministrativeit(systemerg frmidling/infrmasjnsspredning. Gevinster,fr,ITFrganisasjnen, EtableringavrådgivingsenhetenvilutentvilværetilstrnyttefrIT(rganisasjn.Mendet,finnes, per,i,dag,ikke,nk,data,til,å,kvantifisere,gevinstersmengdtfungerenderådgivingsenhetkangi frit(rganisasjnen.itilleggtilåkunnebidramedkmpetanseinnenfradministrativit( virksmhetvirådgivingsenhetenkunnebiståvedpraktiskgjennmføringavfreksempel prsessanalyserknyttettiletableringgbrukavandreit(tjenester.rådgivingsenhetensrutinerfr kntrllgppfølgingavsystemeieregleverandørervilmedstrsannsynlighetkunnebenyttesi ppfølgingenavøvrigppdragsvirksmhetgdeterrimeligåantaatmalergdkumenterbrukti enhetensarbeidvilkunnebenyttesellersgså. Innledning- Universitetsstyretvedtk27.januar2012etableringav Strategiskkrdineringsgruppefr administrativeit(systemer,herettermtaltsm krdineringsgruppen.krdineringsgruppens mandatergittavuniversitetsdirektøren.strategiskkrdineringsgruppeskalivareta brukerperspektivetghelheteniuniversitetetsbrukgfrvaltningavadministrativeit(systemer. Videreskalkrdineringsgruppenværeenkntrllinstansisamspilletmellmbrukere,systemeiere, leverandørergit(rganisasjn. Krdineringsgruppenskalhaetsekretariats(grådgivingsfunksjn,videremtaltsm rådgivingsenhet.rådgivingsenhetenskaltilretteleggefrkrdineringsgruppensarbeid.ansvaret fretableringavrådgivingsenhetenerdelegerttilusit.ogsåetteretableringskalenhetenhasin rganisatriskefrankringhsusit. IT(direktørenutnevnte24.februar2012enarbeidsgruppefråutredegbeskriveaktiviteter,behv gutfrdringerknyttettiletableringavrådgivingsenheten.oppdragseierfrgruppensarbeiderit( direktøren.dennerapprteneretresultatavarbeidsgruppensarbeidgjennmførtiperiden28. 5

6 februartil2.mars2012.arbeidsgruppensmedlemmervaranettewilberg,gunnarsteiramikkelsen gjasminahdzic. Avgrensninger)g)frutsetninger) Etableringgrganisatriskplasseringavrådgivingsenheteneriallhvedsakfrankretintatet AdministrativeIT(systemer,vedtattavUniversitetsstyret27.januar,samtUniversitetsdirektørens beslutningerknyttettilgjennmføringavvedtaket.it(direktørenstdfrinstrukserknyttettilusits internearbeidgarbeidsgruppensmandat.arbeidsgruppenstddgienstrgradfritilådefinere rammerfrløsningavdenutdelteppgavenfrdi: Universitetsstyretsvedtakspesifisererikkevilkårfretableringavrådgivingsenheteneller detsviderevirke InstruksenfraUniversitetsdirektørenspesifisererenhetensrganisatriskefrankring,men ingenandrebegrensningersmarbeidsgruppenkjennertil InstruksenfraIT(direktørenspesifisererikkemålellerprsedyrerknyttettiletableringav rådgivingsenheten Arbeidsgruppensmandatertidsbegrenset.Fråsikreresultateravgdkvaliteterfølgende avgrensingerfretatt: Arbeidetskalværeavsluttetinnenkl.13fredag2.mars Arbeidsgruppensleveranseskalbeståav: Sammendrag,ifrmavpresentasjn,avvalgtarbeidsfrm,avgrensingergavklaringsbehv nsdag29.februarkl.09 Rapprtmedutfyllendebeslutningsgrunnlagknyttettiletableringavrådgivingsenheten,mer spesifikt:frslagtilmandat,frankring,bemanningsstrategifretableringgvirkeg anbefalingerfrviderearbeid Sammendragavbeslutningsgrunnlagganbefalingerifrmavgjenbrukbar 2 presentasjn Erfaringsrapprtmgruppensarbeidsfrm 3 Følgendefrutsetningerliggertilgrunnfrutredningen: Arbeidsgruppenppgavermhandlerkunetableringavfrvaltnings(garbeidsrammerfr rådgivingsenheten StrategiskkrdineringsgruppeetableresavUniversitetsdirektørenuavhengigavarbeidet medetableringavrådgivingsenheten RådgivingsenhetenskalfrankresgplasseresiUSITsrganisasjn Detpraktiskearbeidetmedåetableregdkumentererådgivingsenhetensprsesser,maler gverktøyfrutsettesutførtavrådgivingsenhetenetterknstituering 2 MedgjenbrukbarmenesatinnhldetipresentasjnenskalkunnebenyttesipresentasjnfrIHR(ITm.fl. 3!Erfaringsrapprten-leveres-i-etterkant 6

7 Arbeidsgruppenharikketatthensyntilpågåenderganiseringsprsesser,ghellerikketil andrepågåendeihr(aktiviteter RådgivingsenhetenharingenkntrllppgaververfrIT(rganisasjnen Rådgivingsenhetenskalikkehappgaververfrellerrapprteringsansvartil styringsenheterfrnasjnaleadministrativeit(løsninger Rådgivingsenhetens,rller,,ppgaver,g,daglig,virke- RådgivingsenhetensrllergppgaverskalværetettknyttettilUiOsadministrativeIT(systemerg prsesser.enhetensfrankringgfagmrådetilsierutstraktsamhandlingmedit(rganisasjnenpå UiOisentralsammenhengsåvelsmpåUiOsfakultetergandretilknyttedeenheter.Itilleggtilå tilretteleggefrgstøtteppmkrdineringsgruppensarbeid,skalrådgivingsenheteninnehaen perativveilederrlleverførsystemeierefruiosadministrativeit(systemer. Arbeidsgruppenhar,påbakgrunnavtilgjengeliginfrmasjndefinertfølgenderllerfr rådgivingsenheten: 1. Saksbehandlerfrkrdineringsgruppen 2. Rådgiverfrkrdineringsgruppen 3. RådgiverfrUiOssystemeiereiadministrativIT(virksmhet 4. RådgiverfrUiOsIT(rganisasjn 5. FrvalteravUiOsmalergprsesserfradministrativIT(virksmhet 6. KntrlløravsystemeieresimplementeringavUiOsrutinerfrsystemfrvaltning 7. FrvalteravUiOsversiktveradministrativeIT(systemer Saksbehandler,fr,krdineringsgruppen, Isinrllesmsaksbehandlerfrkrdineringsgruppenskalrådgivingsenhetenutførefrefallende saksbehandlinggppfølging.rådgivingsenhetenskalidennerllenhåndterevarierteppgaver inkludert,menikkebegrensettil: Tilretteleggefrkrdineringsgruppensmøtevirksmhet Etablere,publiseregvedlikehldemøteplan Tilretteleggefrmøtergaktiviteter,herunderåsørgefrtilgangtilegnede møtelkaler,innkallingtilmøtergutsendingavdagsrden Framstillestandardisertesaksfremlegggbeslutningsgrunnlagsamtsørgefr utsendingavdisse Referatførevedtak,betraktningerginnspillfrakrdineringsgruppensmøter Etablere,publiseregvedlikehldeinfrmasjnmkrdineringsgruppengdensarbeidpå egnedefrmater,smnett,gihenhldtiluioskravfrutfrmingavinfrmasjnsskriv, 7

8 Følgeppkrdineringsgruppensbeslutningervedåinfrmereinteressentergigangsette, ellerbiståmedigangsettingav,relevanteaktiviteter,samtinnhentegrapprterestatusfr aktiviteterigangsattpåbakgrunnavtidligerebeslutninger, Dkumentere,gpågjenfinbarmåtelagreinfrmasjnmkrdineringsgruppens beslutningergbeslutningsgrunnlag,samtsørgefrarkiveringavdetteihenhldtilrelevant frvaltningslvverk, Utførepraktiskeppgaverknyttettilfrvaltningavmidleravsatttiladministrativ(ITvedUiO, herunderfrmidlingavinfrmasjnmmidleneidertilegnedefra,frberedende behandlingavsøknadermmidlergeffektueringavtildelingsvedtak, Rådgiver,fr,krdingeringsgruppen, Itilleggtilsekretariatsppgaverskalenhetenhaenrådgivenderlleverfrkrdineringsgruppen. Frågjennmførerådgivinggsørgefratrådenesmgisergdtbegrunnetggitttilriktigtidmå enhetenkunnegjørefølgendeppgaverpåenhensiktsmessigmåte: Hldekrdineringsgruppenppdatertpåtrenderibådetekniskeløsningerg administrativeprsedyrer,samtplaner,ønskergstrategierhssystemeiereggrupper,iit( rganisasjnenghsrelevanteleverandører Styreutredningsarbeidfrkrdineringsgruppen Krdinereutredningsppgavermellmsystemaktører,utnevntekspertiseg rådgivingsenheten Gjennmføregdkumentereutredningergsørgefrsaksfremleggfr krdineringsgrupperbasertpådisse Biståkrdineringsgruppeniinnhentingavannenekspertisevedbehv;rådgivingsenheten kanikkebemannesslikatalleaktuellefagmråderinnenadministrativit(virksmhetdekkes menskalinnehankkmpetansetilåkunneavgjørenårekspertiseifreksempeljuridiske spørsmål,infrmasjnssikkerhet,kmmunikasjngpplæringbørknsulteres AnbefaleIT(løsningersmkanstøtteadministrativeprsesserbasertpåegenellerinnhentet ekspertisepåuiosit(infrastruktur,it(gvirksmhetsarkitektur,samtinfrmasjng erfaringerervervetgjennmsamhandlingmedinteressentergandreaktører Rådgiver,g,bistand,fr,systemeiere, EnhetenskalinnehankkmpetansemadministrativerutinergITfråkunnerådgisystemeierei definertefrvaltningsprsesserknyttettildeulikefaseneavsystemetslivsløp.itilleggskalenheten biståsystemeieremedåutføreutvalgteppgaverifrvaltningen.enhetenskalkunnehåndtere følgendeppgaver: Hldesystemeiereppdatertpårelevantetrenderitekniskeløsninger,samtplaner,ønsker gstrategierhskrdineringsgruppen,systemgrupper,iit(rganisasjnenghsrelevante leverandører Styreutredningsarbeidfrsystemeiere Krdinereutredningsppgavermellmsystemaktører,utnevntekspertiseg rådgivingsenheten 8

9 Gjennmføregdkumentereutredningergsørgefrhensiksmessigverlevering avutredningsresultatertilsystemeiere Biståsystemeiereiinnhentingavannenekspertisenårbehvfrdettemelderseg; rådgivingsenhetenkanikkebemannesslikatalleaktuellefagmråderinnenadministrativit( virksmhetdekkesmenskalinnehankkmpetansetilåkunneavgjørenårekspertiseifr eksemepeljuridiskespørsmål,infrmasjnssikkerhet,kmmunikasjngpplæringbør knsulteres Biståmedtilførselavressursergkmpetansefrgjennmføringavulikeppgaverpåvegne avsystemeieresmmanglernødvendigkapasitetselv;ppgavenekanværegjennmføring avprsessanalyse,etableringavnødvendigsystemdkumentasjngrutinersv. Biståsystemeieregrespektivefagavdelingermedrganiseringavarbeidmed systemfrvaltninggjennmtilførselavressursergkmpetanse AnbefaleIT(løsningersmkanstøttesystemeieresprsesserbasertpåegenellerinnhentet ekspertisepåuiosit(infrastruktur,it(gvirksmhetsarkitektur,samtinfrmasjng erfaringererhvervetgjennmsamhandlingmedandreaktører Deltaisystemeieresfraknyttettilsystemfrvaltning Rådgiver,fr,ITFrganisasjn,i,arbeid,med,administrative,ITFsystemer 4, Deterrimeligåantaatrådgivingsenhetengjennmsittvirkevilpparbeideenbredkmpetansepå UiOadministrativeIT(virksmhetsåvelsmadministrativeprsesser.IT(rganisasjnenkandra nytteavdennekmpetansenvedåleggetilrettefratenhetenkanrådgiit(rganisasjneni relevanteprblemstillinger.enrllesmrådgiverfrit(rganisasjnenvilmedførefølgende ppgaver: HldeIT(rganisasjnenppdatertpårelevantetrenderiadministrativeprsesser,samt planer,ønskergstrategierhskrdineringsgruppen,systemeieregrelevante leverandører BiståIT(rganisasjnenmedutredningskmpetanseg(ressurser VæretverrfagligbindeleddmellmIT(rganisasjnengsystemeiere BiståIT(rganisasjneniinnhentingavfagekspertisefradministrativeIT(systemer gadministrativeprsesser;kmpetansemadministrativeprsessersm understøttesavit(løsningerersmftestlavidriftsrganisasjneng rådgivingsenhetvilkunnefrmidlekntaktmedfagekspertisenårbehv Avhjelpekrdineringginfrmasjnsfrmidlingvedplanleggingggjennmføring avvedlikehld BiståIT(rganisasjnenmedprsessanalysepårelevantemråder Anbefaleverktøy,prsedyrer,løsningergfrIT(rganisasjnenbasertpåerfaringerg kunnskapererhvervetgjennmarbeidmedadministrativeit(systemermedspesiellvektpå 4 Dennerllengdetilhørendeppgaveneerikkefrankretigrunnlagsdkumentet AdministrativeIT( systemer gerisinhelhetdefinertavarbeidsgruppen 9

10 10 Tjenestekatalg/(prtefølje KunnskapermUiOsIT(infrastrukturgarkitektur Etableringavrutinergmaler DeltaiutvalgtefraiIT(rganisasjnen;rådgivingsenhetenbørkunnefrmidleinfrmasjn mkrdineringsgruppensarbeidtilit(rganisasjnen Frvalter,av,maler,g,prsesser,fr,administrativ,ITFvirksmhet, RådgivendeenhetskaletablereprsesserfrfrvaltningavadministrativeIT(systemervedUiO. Prsesseneskaldkumenteresslikatdeenkeltkanfølgesgavsjekkmellmprsessbeskrivelserg implementeringgjennmføres.rådgivendeenhetskalværeansvarligfrevalueringgvedlikehld avfrvaltningsprsesser. RådgivendeenhetskaletableremalernødvendigefrfrvaltningavadministrativeIT(systemerved UiO.Maleneskalunderstøttedefinertefrvaltningsprsesser.Rådgivendeenhetharansvarfrå evalueregvedlikehlde,herunderavvikle,malerfrbrukifrvaltningavadministrativeit( systemer.eksemplerpåmalersmbøreksistereer:ulikemandater(prsjekt,endring,initiering), prsjekt(gaktivitetsplaner,avtalerfrressursallkering,sla/sls,ulikerapprter,avviksmeldinger, utredninger,vedtak,sakspapirer,veikartverrdnet,veikartfrsystemermedbeskrivelseav innhld,dkumentasjnsv. Kntrllør,av,systemeieres,implementering,av,rutiner,fr,systemfrvaltning, Rådgivendeenhetskal,påvegneavkrdineringsgruppen,sørgefratUiOsrutinerfr systemfrvaltningfølges.oppgaverknyttettildennerllenkanikkefullspesifiseresfør frvaltningsrutinereretablertgdetfrutsettesatrllendefineresnærmereetteretableringenav disse.arbeidsgruppenharlagttilgrunnatrllen,isinenklestefrm,medførerperidisk gjennmgangavpåkrevdsystem(gprsessdkumentasjnfrhvertregistrertesystem. Frvalter,av,versikt,ver,administrative,ITFsystemer, SmfrvalteravversiktveradministrativeIT(systemermårådgivingsenhetenkunnestøttepp minnhenting,registrering,vedlikehldgarkiveringavinfrmasjnmadministrativeit(systemer inkludertavhengigheter,endringergandrerelevantepplysninger.rådgivendeenhetvilmedstr sannsynlighetselvmåtteetablereprsedyrerfrppfølgingavversikten,inkludertdetåfreta peridiskegjennmganggavsjekkmtsystemeiere.følgendeppgavererknyttettildenne frvalterrllen: EtableregfrvalteavetverrdnetveikartfradministrativeIT(tjenester Etableregfrvaltemalergrutinerfrblantannet: Registreringavetsystem;fråsikreenhetligpresentasjnavdeulikesystemene Endringavregistreringen;fråsikreatsysteminfrmasjnerppdatert Avviklingavetsystem;fråsikreversiktenerkrrektgfratalleinteressenter frstårknsekvenseneavavviklingen Arkiveringavhistriskepplysninger;fråsikrekntinuitetgtilgangtilhistrikk Etableregfrvalterutinefrtilgjengeliggjøringavversiktenfrulikeinteressenter

11 Rådgivingsenhetens)daglige)virke) Medbakgrunnivennevnterllergppgavererdetlettåseatrådgivingsenhetensvirksmhetg nedslagsfeltvilværemfattende.detsammekansiesmenhetenskmpetansebehv.gittmangel påerfaringmedlignenderganergmangelpåbeslutningerknyttettilbemanningavenhetenerdet sværtutfrdrendeåspesifisereenhetensdagligevirkegsamhandlingsmønster. Vikandgsiatrådgivingsenhetenfunksjnvilkreveenstrgradavfrihet,altsåmulighetfråbli fristiltfraandreppgaverpåkrtvarsel,hstilsatteienheten. Tilsatteirådgivingsenhetenvilmåttemøtesfte,kanskjesåmyesmengangiukenfråfølgepp sakergaktiviteter,samtppdateresinfelleskunnskapsbase. Basertpårammenegittavntatet AdministrativeIT(systemer erdetikketilrådeligåbemanne rådgivingsenhetenmedallmuligrelevantkmpetanse;permanenttilgjengeligeressurserbør frdelespåsåfåpersnersmmuliggannenekspertiseinnhentespåsaksbasis.freksempelbør detværemuligfrrådgivingsenhetenåhenteinneksperterpåanskaffelsesprsesser, infrmasjnssikkerhet,juridiskespørsmål,arkivspørsmål,virksmhetsarkitektur,kmmunikasjn, avtalerglignendefrait(rganisasjnengandredelersentraladministrasjn. Funksjner(g(krav(til(kmpetanse(g(persnlige!egenskaper! fr$tilsatte!irådgivingsenheten- Basertpåavgrensinger,frutsetningergbeskrivelsenavrller,ppgavergvirkebeskrevetver hararbeidsgruppenutarbeidetetfrslagtilfunksjnersmbørværedekketirådgivingsenheten. Arbeidsgruppenleggertilgrunnatalletilsatteienhetenskaldeltaimøtergsetteavtidtil frberedelser.basertpådetskalalletilsatteirådgivingsenhetensetteavcirkaentimeiukafr møtevirksmhet. 5 Følgendefunksjnererdefinert: Lederfrrådgivingsenhet,80 100%stilling.Lederenmåhamulighettilådeltaiaktuelle fra,samtværetilgjengeligfrkrdineringsgruppen,systemeieregit(rganisasjnen.det errimeligåantaatlederfrenhetenvildeltaimangemøtergdetderfrernødvendigmed liteannetansvar.lederenmåværeuavhengigavdriftsrganisasjnghamulighettilå jbbesammenhengendemedenhetensppgavergansvarsmråderfråsikregdkvalitet gkntinuitetiarbeidet.viderekreverfunksjnensnaturatlederengistilstrekkeligmulighet fråhldesegppdatertpåtrenderghendelseri,gutenfruio. Utreder,50%stilling.Smlederen,meninemindregrad,måutrederenhamulighettilå deltaimøtergværetilgjengeligfrandreaktøreriadministrativit(virksmhet.itilleggbør utrederfunksjndekkesavenpersnmedstrstillingsandelfråkunnejbbe sammenhengendemedppgaver,hellerennflerepersner.arbeidsgruppenharfå frutsetningertilåestimeremfangetfrdennefunksjnen,mendeterbredenighetiat50 %virkersmetrimeligutgangspunkt. IT(krdinatr,50%stilling.Smledergutredermåkrdinatrhamulighettilådeltai møtergværetilgjengeligfrandreaktøreriadministrativit(virksmhet.strstillingsbrøk ertilrådeligfrdiit(krdinatrmåhldesegppdatertpåtrenderpånestenliklinjesm lederengitilleggkunneavgisammenhengendetidtilarbeidmedppgaver. 5 Bruktiberegningavstillingsprsent 11

12 Arbeidsgruppenharfåfrutsetningertilåestimeremfangetfrdennefunksjnen,mendet erbredenighetiat50%virkersmetrimeligutgangspunkt. Tekniskfrfatter,40%stilling 6.Hvedppgaventildennefunksjneneråprdusere saksfremleggavgdkvalitetfrkrdineringsgruppagandreaktuellefra.stillingsbrøker beregnetbasertpåenantagelsematkrdineringsgruppaskalhamaksseksmøteriåret gatmanisnittvilha10sakerpermøte.itungesakerkansammenfatningsarbeidetvære basertpåflerekildergtidskrevendeågjennmføreslikatarbeidsgruppenharregnetisnitt 2arbeidsdagerpersakfråprduserefremleggavtilstrekkeligkvalitet. Dkumentfrvalter,10% 20%stilling.Dkumentfrvalterensppgaveviliallhvedsak væreågågjennmfrvaltningsprsessermedjevnemellmrmgmalergppdatere disse.fråkunnegjøredettemådensminneharfunksjnenhldeseggdtppdatertpå frvaltningsregimegsystemversikt.arbeidsgruppenharregnetmedisnittfire arbeidstimerperukehvraventimetilmøtevirksmhet,entilåhldesegppdatertm prsesserinneadministrativit(virksmhetgttimertilarbeidmedmalergplanverkper uke. Kntrllør,20%(30%stilling.Dennefunksjnensansvarsmrådevilværekntrllrutinerg gjennmføringavettersynisystemeieresimplementeringavuiofrvaltningsrutiner. Stillingsbrøkerbasertpåatettersynvilkrevehalvårligemøtermedsystemeier,samtendag fr(getterarbeid,inkludertrapprtering,persystem.itilleggmåkntrllørendeltai rådgivingsenhetensmøtevirksmhetghatilstrekkeligtidtilåhldesegppdatertpåuios frvaltningsrutinergsystemer. Opplæring,10%stilling.Funksjnenermentsminngangs(gpplæringsfunksjntilarbeid medadministrativeit(systemerveduio.itilleggvildennesørgefrkmpetanseduplisering gspredningavinfrmasjnmfrvaltningsrutinerghendelserinnenfrmrådet. Arbeidsgruppenharregnetentimeperuketilmøtevirksmhetg2 3timerperuketilå gjøresegkjentghldesegppdatertpårutinergarbeidirådgivingsenheteng krdingeringsgruppen,samtdeltagelseienklereutredninger. Krav)til)kmpetanse)g)persnlige)egenskap) Arbeidsgruppenhar,medfrankringirådgivingsenhetensppgavergsamhandlingsmønstre utarbeidetenversiktversamledekravtilkmpetanseirådgivingsenheten.kraveneerlistetpp utenpririteringergdeter,pågrunnavmangelpåtid,ikkegjrtseriøsefrsøkpååkategrisere kraveneellegrupperedepåannetvisenfaglig/persnlig. Krav-til-fagkmpetanse- Gdeskriftligegmuntligekunnskaperinrsk Kunneskrivesaksfremlegg Kjennskaptilfrvaltningslvverk Kjennskaptiladmin.prsesser Kjennskaptilprblemstillingerinnenintegrasjn Kjennskaptilkunnskapsfrvaltning Kunneskrivegdereferater Kjennskaptiladmin.IT(systemer Kjennskaptilprblemstillingerinnenarkitektur Kjennskaptilmetdikkfrprsessanalyse 6 Kangjernekmbineresmedutrederfrådanneen90%stillingdersmdetermulig 12

13 GdversiktverUiOsprimær(gadm.virke Grunnleggendekjennskaptilsystemfrvaltning gjennmsystemetslivssyklus,herunder anskaffelser,drift,endringshåndtering Evnetilåanalyseregsystematisere frvaltningsinfrmasjn Strukturert Utadvent,kntaktskapende,gdtilå kmmunisere,nettverksbygger Realistiskbildeavegenkmpetanse Selvstendig Analytisk RealistiskbildeavUSITskmpetanse Nøyaktig Krav-til-persnlige-egenskaper- Ressursbehv*g*anbefalinger- Anbefalt)bemanningsplan:)lyttepst,)administrativ)støtte)g)faglig) rådgiving) Ianbefaltbemanningsplanfrutsettesdetatallefunksjnererbemannetihenhldtil funksjnsversiktifregåendekapittel.detteinnebærertilsammenrettundertreårsverk.årsverk erfrdeltsmfølgerpåleder(80%(100%),utreder(50%),tekniskfrfatter(40%),it(krdinatr (50%),kntrllør(20%(30%),dkumentfrvalter(10%(20%)gpplæring(10%) Arbeidsgruppenanbefalerdennebemanningsplanen.Rådgivingsenhetenskalivaretamange ppgavergtahensyntilmangeaktører.spesieltidetidligefasenevildetkrevesmyeressurserfrå byggenødvendigkmpetansebasegarbeidsmetdikk.detergsåbehvfrne spesialkmpetanseienhetensmigjenkankmmeit(rganisasjnentilgdeiandresammenheng. Detergsåenanbefalingatfunksjnenfrdelespåfærrestmuligpersnerslikatmanppnårstørst muligstillingsbrøk.vedåfrdelefunksjneneslikvilmanfåressursenemerellermindrepermanent avsetttilrådgivingsenhetenslikatmanppnårfrutsigbarhetgminimalisererptensialetfr knfliktermeddriftsrganisasjnenellerlinjagressursskvis.dennebemanningsplanenliggertil grunnfrmandatetfreslåttunder. Bemanningsplan)alternativ)1:)lyttepst)g)enkel)saksbehandling) Dettealternativetinnebærerbemanningavleder(80%(100%)(gpplæringsfunksjn(10%).USIT sparermeddettealternativetcirkatårsverk.imidlertidreduseresrådgivingsenhetensperative kraftvesentlig.enrekkeppgavervilikkelengerkunneutføresuteninnhentingavhjelp,smigjenvi genererekstnadertilpplæringgsamtidigreduserekvalitetpåleveranserpågrunnavmanglende kntinuitet. Enminimumsbemanningsmdettefrdreratrådgivingsenhetengisanledningtilåinnhente ressurserfrait(rganisasjnenetterbehv.dettekanfrårsakeknflikterirganisasjnenpågrunn avressurskamp.itilleggvilstadiginnhentingavressurserfrausitreduserebådereellgppfattet uavhengighetfrausitfrrådgivingsenheten.medminimumsbemanningvildethellerikkeetableres nefagmiljøglederenfrrådgivingsenhetenvilståalenemedansvarfrtungeprsesser. 13

14 Altialterarbeidsgruppensanbefalingatdettealternativetikkevelgesmedmindreansvarsmrådet frrådgivingsenhetenreduserestilnettverksbyggingginfrmasjnsfrmidling,samtveldikehldav tjenesteversiktslikatfastlagteppgaverkangjørespåentilfredsstillendemåte. Bemanningsplan)alternativ)2:)lyttepst)g)administrativ)støtte)til) krdineringsgruppen) Meddettealternativetvilbemanningenværepåca.2årsverk.Funksjneneleder(80%(100%), utreder(50%),tekniskfrfatter(40%)gpplæring(10%)skalværebemannet.etter arbeidsgruppensvurderingvildettealternativetsikregdivaretakelseavsekretariatsfunksjnfr krdineringsgruppen,mensrådgivingsfunksjnenverfrkrdineringsgruppengsystemeierevil værevanskeligådekkegrunnetmanglendebemanningavfunksjnenit(krdinatr.dette alternativeteråbetraktesmadministrativstøttetilkrdineringsgruppen,meningenfagligstab. Erfaringsmessigharfleresystemeierebehvfrhjelptilfrvaltningavsinesystemer.Lavere bemanningirådgivingsenhetenvilresultereiredusertmulighettilåbistådissemedpraktisk gjennmføringavppgaver.krdineringsgruppenvilnkhabehvfrrådgivingfråkunne igangsetteggjennmføretungeprsessendringerkrrektgeffektivt. Arbeidsgruppens)innspill)til)valg)av)bemanningsmdell)g) bemanningsstrategi)fr)rådgivingsenheten) ArbeidsgruppenhardiskutertbemanningsmdellerpåbasisavressursbrukiIT(rganisasjnen,men gsåtilførselavkmpetansegandreverdiertilit(rganisasjnen.på,nåværende,tidspunkt,finnes, det,dessverre,ikke,data,sm,vi,kan,legge,til,grunn,fr,å,begrunne,anbefalinger,,g,heller,ikke,fr,å, kvantifisere,gevinster,fr,usit,g,itfrganisasjnen,ellers.,argumentasjnundererdermedav begrensetverdi,menarbeidsgruppenønskerådkumenterebakgrunnenfrsineanbefalingerså gdtsmmulig. DetertydeligatIT(rganisasjnensmhelhet,gUSITspesieltvilkunnedrastrnytteav kunnskapergressurseriengdtfungerenderådgivingsgruppedadennenødvendigvisvil pparbeidesegkmpetanseifreksempel:fagsystemergprsesser,frvaltningsprsesser, prteføljeppfølginggulikefrvaltningsverktøygmetder. DettevilkmmeIT(rganisasjnentilgdegjennminternkmpetanseutveksling.Itilleggvil enhetenbidratilåetablererutinersmvilgjøredriftsrganisasjnensarbeidlettere.deterrimeligå antaatrådgivingsenhetensarbeidvilreduserebehvfretableringgvedlikehldavmalerg planverkiit(rganisasjnen.enharmniseringavarbeidsprsessersminvlverersystemeierevil vertidresultereimereffektivtdriftsregimegdermedmindrebehvfrressurser.engdt fungerenderådgivingsenhetvilgsågiusitøktendringsevne bådegjennmerfaringererhverveti samhandlingmedandreaktørerggjennminputpåbehvgtrender. EtavdeviktigstefunneneiUSIT2.0varatUSITskundebegrepgfrhldttilkundervarmangelfullt. Arbeidsgruppenmeneratenfagligsterkrådgivendeenhetvilværeetstegiretningavenløsningpå detteprblemet.prsessergverktøyfrsamhandlingmedsystemeierevilgsåkunnebenyttesfr samhandlingmedkunderiusitsppdragsvirksmhet. Arbeidsgruppenppleveratdetalleredeerhøyefrventningertilrådgivingsenhetensvirksmhet, ansvarsmrådergleveringsdyktighet.dettekmmertydeligfremisamtalermedit(direktørenså velsmigrunnlagsdkumentet.enutilstrekkeligbemannetrådgivingsgruppevilnødvendigvisikke kunneppfylledetiltenkterllenegleveresmfrvente.mangelpåsuksessfrrådgivingsenheten vilderfrkunnefrårsakebetydeligtapavmdømmeganseelsefrusit. 14

15 Såfremtdetikkeerviljetilåredusereansvarsmrådettilrådgivingsenhetenbetrakteligerdetlite heldigåvelgelaverebemanninggsåpågrunnavknsekvenserdettekanfåfruio. Rådgivingsenhetenvil,uavhengigavbemanning,blitildeltppgaver.Fråløsedissevilmanmåtte henteressurserfrait(rganisasjnenuansett.hervilmanmedstrsannsynlighetpåføreit( rganisasjnenstørrekstnadergjennmbehvfrpplæringgmrkeringaveksisterende ressurserpåkrtvarsel. Denstreressursbrukenerselvfølgeligengrunntilbekymring,menarbeidsgruppenfinnerikke grunnlagtilåtratdealleredetungtbelagteressursenepåusitvilppleveenbedringdersm rådgivingsenhetenikkebemannestilstrekkelig. Bemanningsstrategi) Slikarbeidsgruppenserdeterdettbemanningsstrategiersmkanbenyttesrundtvalgavleder: 1. Utnevnelse,etterfulgtavkunngjøringmedbegrunnelsetilrestenavrganisasjnen 2. Internutlysningmedpåfølgendeknkurranse Arbeidsgruppenanbefaleralternativ2fremfrdirekteutnevnelse.Denviktigstegrunneneratdeter flerekvalifisertepersnerpåusitgenknkurransevilgialleensjansetilåknkurrerepåliklinje.i tilleggvilenslikprsesskunneskapepresedensfrfremtidigpraksis.enledersmervalgtpådenne måtenvilgsånytestørretillitirganisasjnengdermedhaetbedreutgangspunktfråskape gderelasjnertilrestenavrganisasjnen. Øvrigbemanningavrådgivingsenhetenerkunverfladiskdiskutertavarbeidsgruppen.Detsmer klarteratdersmressursenesmskaltilføresrådgivingsfunksjnenfrdelespåmangepersner medlitenstillingsbrøkvilutlysningavhvertenkeltbliupraktiskågjennmføre.dersmdeterklare kandidaterfrnenavfunksjnenegdetermuligåfristilledisse,børdetikkeværestre betenkelighetknyttettildet. Detersværtviktigatmanvelgerpersnersmskalbesettefunksjnerienhetenpåbakgrunnav kmpetansegisamsvarmedkmpetansekravgpersnligeegenskaperdefinertsmnødvendige. Rådgivingsenhetens,mandat- Frslag)til)mandat) Merk%at%dette%frslaget%er%basert%på%at%rådgivingsenheten%etableres%med%anbefalt% bemanningsplan,%til%sammen%rett%i%underkant%av%tre%årsverk.%ved%valg%av%de%alternative%frslagene% til%bemanningsplan%mener%arbeidsgruppen%at%mandatet%må%gjennmgås%g%rådgivingsenhetens% ansvarsmråde%g%ppgaveliste%reduseres%i%samsvar%med%reduksjn%i%bemanningen.%% RådgivingsenhetenskalværerganisatriskplasserthsUSITutenåværeendelavUSITs driftsrganisasjn.enhetenskalrapprteredirektetilit(direktørengbørderfrrganiseressmen frittståendeenhetpåusitslikatavstandtilperativdriftppretthldes.enhetensvirksmhetskal finansieresverusitsbudsjett.arbeidsgruppenfreslåratenhetendispnereregnemidlertil kmpetanseutvikling.detfølgeringenlønnsmidlermedetableringavenhetengmanskalderfr begrensedeltagelsetilpersneralleredetilsattvedusit 7.* 7 Kanstillinger/stillingsbrøkfraendreenhetervedUiOtilfallerådgivingsenhetenutenendringeriUSITs finansiering?kanmantenkesegatenfrafreksempelopaellerøpakanblideltagerirådgivingsenheten? 15

16 Arbeidsgruppensvurderingavgrunnlagetfrrapprtentilsieratmangegvarierteppgaverskal kunnedekkesavrådgivingsenheten.tildagligskalrådgivingsenhetenpptresmrådgiverfrbåde krdineringsgruppen,systemeiergit(rganisasjnen.itilleggskalenhetenværesaksbehandler medutvidedearbeidsppgaverfrkrdineringsgruppengsørgefrfrvaltningavmalerg prsedyrerknyttettiluiosadministrativeit(virksmhet,samtkntrllereimplementeringavdissei rganisasjnen.enhetenskalbidramedkmpetansegressurseriutredningerknyttettilaktiviteteri ulikefaseravadministrativeit(systemerslivssyklus,gjennmføringavandrepraktiskeppgaver,sm freksempelvedlikehldavinfrmasjnmetsystempåvegneavsystemeiergdeltaimøtermed leverandørergandrerelevanteaktører.tilsistskalrådgivendeenhetgsåhaansvarfrversikten veruiosadministrativeit(systemergsørgefråfrmidlerelevantinfrmasjnfradennetilulike interessenter. Ingenfrmfregenmyndighetertillagtrådgivingsenheten.Imidlertiderdetavpraktiskeg rganisatriskehensynviktigatenhetenfårdelegertmyndighetnødvendigfratppgaverdefinert verkanløsespåenhensiksmessigmåte.enhetenbørdelegeresnemyndighetpåpermanentbasis, mendetbørgsåetableresrutinefrådelegereandrefullmaktertilrådgivingsenhetenpåsaksbasis. BasertpåppgaververbørbådeIT(direktørengkrdineringsgruppendelegeremyndighettil rådgivingsenheten.frvaltningsrammefrtildeltmyndighetmåfullspesifiseresavknstituert rådgivingsenhet,menerbegrensettiladministrativit(virksmhetgrådgivingsenhetensppgaver definertver. Krdineringsgruppenbørdelegerefølgendemyndighettilrådgivingsenheten: Gjennmføreettersynpåsystemeieresimplementeringavdefinertefrvaltningsprsesser Påleggesystemeiereppgaverknyttettilimplementeringavdefinertefrvaltningsprsesser innenfrfrvaltningsrammen Saksbasertmyndighetknyttettilgjennmføringgppfølgingavkrdineringsgruppens beslutninger IT(direktørenbørdelegerefølgendemyndighettilrådgivingsenheten: PåleggeIT(rganisasjnen,merspesifiktdriftsrganisasjnen,ppgaverinnenfr frvaltningsrammen Saksbasertmyndighetknyttettilgjennmføringgppfølgingavkrdineringsgruppens beslutninger Bakgrunn)g)frbehld) Mandateterfrankretigrunnlagsdkumentet AdministrativeIT(systemer fruniversitetsstyrets vedtakmetableringavstrategiskkrdineringsgruppeav27.januar2012,instruksfra Universitetsdirektørenslikdenblepresentertfrarbeidsgruppen,samtmuntliginstruksg avklaringerfrait(direktørengitttilarbeidsgruppen24.februarg28.februar. Mandatbyggergsåpåarbeidsgruppensutledningavrllergppgaverfradevennevnte premissene. Mandatetkunnemedfrdelinnehldtinfrmasjnmsamhandlingsprsessersm rådgivingsenhetenskalhaeierskaptil.disseprsessenevilbeskrivegimplementerearbeidsflytei grenseflatenemellmrådgivingsenheten,krdineringsgruppen,systemeiere,it(rganisasjnen,g øvrigerelevanteaktørersmfreksempelnasjnalestyringsenheterellertjenesteleverandører. 16

17 Detvillegsåværtenfrdelåmandatfrankrepersnalansvarfrtilsatteirådgivingsenheten. Imidlertidmenerarbeidsgruppenatdetikkefreliggernkinfrmasjnmrganisatriskplassering tilåkunnefastsettedette. Feil,&mangler!g#ufullførte#ppgaver- Smfrklartvererdennerapprtenetresultatavintensivarbeidverenkrttidsperidegien litenarbeidsgruppe.dettemedførernaturligvisfeilgmangleriresultatet.itillegghar arbeidsgruppenmåttetavståfragjennmføringavutvalgteppgaverdadetikkeblenktidtilå fullspesifisereellerdkumenteredisse.arbeidsgruppenhar,etterbesteevne,frsøktåstrukturere ggrupperefeil,manglergufullførteppgaver,meninknsistensplasseringkanlikevelfrekmme. Arbeidsgruppens)kmpetanse) Arbeidsgruppenskmpetanseharikkeværtjustertihenhldtilppgavendaarbeidsgruppenble utnevntutenspesiellefrberedelser.detharderfrdukketppspørsmålsmikkearbeidsgruppen harkmpetansetilåsvarepå.følgendetemaderarbeidsgruppenskmpetansevarutilstrekkeliger identifisert: Prteføljefrvaltning Kmpetansekravtildkumentfrvaltere Kunnskapshåndteringgfrvaltningavkunnskapsbaser Persnalregelverkgrelevantlvgiving Finansieringsmdellergbudsjetteringsregler Virksmhetsarkitektur Tidsrammen) Arbeidsgruppenhar,avhensyntilleveransetidspunktgtidsrammertattnenmindrelegitime snarveier.detblefreksempelikkegjennmførtinteressentanalyseifrkantavrlledefinisjner.så åsisamtligelistergversikter,gsådederdetteikkeadresseresspesielterufullstendige.grunnen tildetteeratdetharværtlitetidfrmdninggdypereanalyseavprblemstillinger.detergsåslik atppgaversmdetvilleværtnaturligåjbbevideremed,smfreksempelpplistingganalyse avnødvendigeprsesser,ikkeerblittutførtavarbeidsgruppenpågrunnavtidspress. Rådgivingsenhetens)rlle)verfør)eksterne)leverandører) ArbeidsgruppenharfrståttatrådgivingsenhetenvilhaenrlleiUiOssamhandlingmedeksterne leverandører.dennerllenfreliggerdetliteinfrmasjnmigrunnlagsmateriell.arbeidsgruppen erusikkerpåhvrvidtrådgivingsenhetenskalhaenegenrlleverføreksterneleverandørereller delegeresmyndighettilåpptrepåsystemeieresvegnepåsaksbasis.detfreligger,grunnet uenighetiarbeidsgruppen,helleringenklaranbefalingfrhvrdanrådgivingsgruppensfrhldtil eksterneleverandørerskalvære. Manglende)prsesser)g)strukturer)i)ITDrganisasjnen) RådgivingsenhetenskalinnpassesidagensvirkelighetfradministrativIT(virksmhetmedUiO. ArbeidsgruppenharavdekketfølgendeprsesseriIT(rganisasjnsmenhetenentenvilmåtte utfrmeselvellerbidratilåutfrme: 17

18 Manglendeprsessdefinisjnfrinnhentingavinfrmasjnved anskaffelse/endring/avviklingavadministrativeit(systemer.rådgivingsenhetenvilmåttestå frharmniseringavdenneprsessenpåtversavadministrativit(virksmhet IT(rganisasjnenmanglertydeligdefinertkmmunikasjnsplan,slikatrådgivingsenhetens frmidlingtilgkmmunikasjnmedit(rganisasjnvilmåtteetableresutenfrankringi eksisterendeprsesser IT(rganisasjnenmanglertjenestekatalggkmpetansepåetableringgvedlikehldav tjenestekatalgerslikatrådgivingsenhetenmågåppdenneveienpåegenhånd DetervanskeligåsihvrgetterhvilkekriterierrådgivingsenhetenskalplasseresiUSITsnåværende rganisasjn.detergsåflererllersmfreksempelløsningsarkitekt,virksmhetsarkitekt, integrasjnsansvarligsmvilleværtnaturligebidragsytereirådgivingsenhetensmperidagikkeer frmeltetablertpåusit.. Tilgang)til)nødvendig)kmpetanse)g)ressurser) DennerapprtenfrutsettertilgangtilkmpetansegressursersmperidagikkeertilgjengeligiIT( rganisasjnen.detteermtaltflerestedergadresseresgsåi Anbefalingerfrviderearbeid. Etablering)g)daglig)virke) Isambandmedetableringavrådgivingsenheteng,ifrlengelsen,densvirkevildetkunneppstå knfliktermellmdenperativedelenavit(rganisasjnengenheten.ptensiellekildertilknflikt kanværeressurstilgang,endringirutinerginstruksersamtpåleggmbrukgverktøygmaler. Ikke)fullførte)ppgaver) Arbeidsgruppenharikkeppfyltalleplanlagtemål.Følgendeerikkeprdusert: Oversiktverprsessersmmådefineresgimplementeres Oversiktvermalersmmåetableresgfrmidlestilbruk Samhandlingsprsesser Arbeidsgruppenharikkefåttrevidertbeslutningsmatriserellergjennmførtanalyseav vedtaksprsessenbeskrevetigrunnlagsntatet Anbefalinger+fr+videre+arbeid- Følgendeaktiviteterfreslås: Gdkjenningavmandatgigangsetting: USITv/Ledermøtebørrienteresmrådgivingsenheten,densmandat,freslåtte bemanningsmdellergstrategierslikatdisseavsjekkesmtrestenav rganisasjnen.arbeidsgruppenanbefaleratit(direktørenstårfrdenne rienteringen. ArbeidsgruppenanbefaleratIT(direktøren,avhensyntilfrankring,eierskapg signaleffekt,tarprsessenmedetableringenavrådgivingsenhetenvideretil gdkjenninghsuniversitetsdirektørenselv. Bemanninggknstituering: 18

19 Enhetenbørbemannesgjennmenkmbinasjnavutlysninggutnevnelsen DeterenkritiskfrutsetningatIT(direktørenlykkesiåfristilleutnevntpersnellfra nåværendeppgaver. NårrådgivingsenhetenerbemannetbørIT(direktørenkunngjøreutnevnelseng begrunnevalgetverførrestenavrganisasjnen Kmpetansebygging Innhentingavinfrmasjngerfaringerfraandreinstitusjnerbørgjennmføres (UiT,NTNU,UiA) Begrunnetidefinertekmpetansekravfrrådgivingsenhetenbørdetigangsettes kmpetansebyggingfrtilsatteirådgivingsenheteniminstfølgende:! Frvaltningslvverk,saksbehandlinggadministrativeprsesser! Fremstillingavreferatergsaksgrunnlag! MetderfrprsessetableringganalysesmfreksempelITIL! Kunnskapsfrvaltning Dkumentasjnsfrvaltning Vedtaksfrvaltning Oppstart: Arbeidsgruppenanbefaleratetableringengjennmføressmetprsjektmed tydeligtidsplangveldefinerteaktivitetergmål Hjelputenfra:arbeidsgruppenanbefaleratdethentesinnhjelpgekspertise utenfraippstartsfasendade,uavhengigavvalgtbemanningsmdell,vilppstå behvfrekstraressurseridennefasen.innhentingavhjelputenfravilgiusit mulighettilåbyggeegenkmpetanse,frigjøreinterneressursertilavviklingav andreppgaverggiresultateravhøykvalitetraskere.itilleggkanuiodranytteav erfaringenesminnleidhjelphargjrthssammenlignbareinstitusjner.atdeter snakkmenengangsjbbpåetmrådederusitikkeharstrinternkmpetanse talergsåfrateksternhjelperriktigåbenytte.eksternhjelpvildgfregåkreve tilgangtilinterneressurserdaarbeidetmåplanlegges,kvalitetskravdefineresg arbeidetfølgesppavinterneressurser. Arbeidsgruppenfrutsetteratplan(gmalverkgverrdnetveikartutarbeidesetter knstitueringavrådgivingsenhetgmedinnleidhjelp. Oversiktvertjenesterfrutsettesetablertgimplementertetterknstituering.I frbindelsemedetableringenbørdetgjennmføreseninteressentanalyse.itilleggbør rådgivingsenhetentidligisittvirkevurderemdetskaletablerestjenestekatalgfr administrativeit(systemeristedetfrenkelversikt.målgruppe,bruksmrådegmfang frentjenestekatalgmådavurderes.etsliktarbeidkanværeetgdtstartpunktfr etableringavallmenntjenestekatalg. Rådgivingsenhetensfunksjner,ppgavergprsesserbørfullspesifiseresetter knstitueringgmedeksternhjelp. Systemeiersfunksjner,ppgavergprsesserbørfullspesifiseresetterknstitueringg medeksternhjelp. 19

20 Anbefalergsåatdensmknstitueressmledereutarbeiderplanfretableringmedtid gaktiviteterfrdideterviktigatlederenfåreierskaptiletableringsprsessengfrå unngåsammenblandingavrller

21 Vedlegg&1:&Oversikt&ver&krav%til%kmpetanse%g%persnlige% egenskaper!per$funksjn- Kravtilkmpetansegpersnligeegenskapertilpersnellsmskalfylleulikefunksjneri rådgivingsenhetenerbasertpådiskusjneriarbeidsgruppengantagelsermfunksjnenes ansvarsmrådergarbeidskrav.deterikkegjrtavsjekkpåmkmpetansenertilgjengeligi rganisasjnen. Arbeidsgruppenharikkediskutertkmpetansekravfrfunksjnen Opplæring isærliggrad.siden deterenfunksjnsmskalleggetilrettefrspredningavkmpetanseginnføringiadministrativ IT(virksmheterdetrimeligåhevdeatviktigstekriterieterinteresse. Kdefrklaring:M,,må,ha,,B,,bør,ha,,I,,ikke,relevant Faglig kmpetanse Leder Utreder Teknisk frfatter IT(krdinatør Dkumentfrvalter Kntrllør Skrive saksfremlegg Gde nrskkunnskaper Kjennskaptil frvaltningslven Kjennskaptil administrative IT!systemer Grunnleggende kjennskaptil kunnskapsfrvalt ning Kjennskaptil administrative prsesser B B M B I I M B M B M B M M B B M M M M B M B B B B B I M I M M I M B B Referatskriving M I B I I I Evnetilå analysereg systematisere KjennskaptilIT! arkitektur Kjennskaptil integrasjn B M M M I I B M I M I I B B I M I I Prsessanalyse M M B B B B Kjennskaptil M B I M B M 21

22 systemfrvalt. Kjennskaptil UiOsvirksmhet Persnlige egenskaper M M B M I M Strukturert M M M B M M Selvstendig M M B M B M Utadvendt, kntaktskapende M I I M I I Analytisk M M M M M M Realistiskbilde avegen kmpetanse Realistiskbilde avusits kmpetanse Gde samarbeidsevner M M I M I I M B I M I I M B M M B B Presis/nøyaktig B M I I M M ) 22