Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus

Transkript

1 MØTEBOK 1/11 Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus Møte torsdag 1. september 2011 fra kl , Son. Til stede: Kari Toverud Jensen Anton Havnes Ragnar Audunson Mette Holme Ingeberg Morten Reksten Roger Fromreide Anita Maijala Støen Kari Pahle Vidar Sannerhaugen Anette Marie Solli Agneta Bladh hadde meldt forfall. Personlig varamedlem Nina K. Vøllestad kunne ikke møte. Fra administrasjonen: Ann Elisabeth Wedø Ragnvald Thilesen Tove Bull-Njaa Jostein Skurdal Trine Sofie Mathiesen Torill Erikson Tore Dæhlin Anne Berit Faaberg Seminar for styrets medlemmer og varamedlemmer: Onsdag 31. august ble det holdt seminar med følgende tema: Introduksjon til ny styreperiode/ny institusjon, styrets ansvar og myndighet, rolleavklaringer, arbeidfordeling og rutiner, strategi for universitetssatsing, strategiske føringer for plan- og budsjettarbeid mv. Foruten medlemmer og varamedlemmer fra styret, deltok hele rektoratet og lederne i de administrative avdelingene på seminaret. Dekanene (fung. fakultetsdirektør fra Fak. HF) deltok med korte presentasjoner om virksomheten i de fire fakultetene. Styremøte: Dagsorden: S-sak 101/2011 S-sak 102/2011 S-sak 103/2011 Meldinger til styret Føring for arbeidet med årsplan og budsjett for 2012 (Jnr.11/3026) Fastsetting av hovedregler om økonomiforvaltningen Delegering av fullmakt til rektor (Jnr. 11/3025)

2 2 S-sak 104/2011 Møteordning for styringsorganer ved HiOA (Jnr.11/2892 og 11/2893) S-sak 105/2011 Oppgaver og mandat for fakultetsstyrene ved HiOA (Jnr.11/2893) S-sak 106/2011 Oppnevning av klagenemnd ved HiOA for perioden (Jnr. 11/2786) S-sak 107/2011 Oppnevning og mandat for læringsmiljøutvalget for HiOA (Jnr.11/2955) S-sak 108/2011 Oppnevning av skikkehetsnemnd ved HiOA (Jnr. 11/2939) S-sak 109/2011 Oppnevning av institusjonsansvarlig for skikkethetsvurderingen ved HiOA (Jnr. 11/2938) S-sak 110/2011 Overgangsordning for kvalitetssikringssystem ved HiOA (Jnr. 11/2930) S-sak 111/2011 Forskrift om overgangsregler for HiOA (Jnr. 11/2011) S-sak 112/2011 Lønnspolitikk for HiOA (Jnr. 11/3028) S-sak 113/2011 Oppretting av stilling som professor tilknyttet ph.d.-programmet helse og samfunn ved Fakultet for helsefag (Jnr.11/1547) Saker behandlet i lukket møte (B-kart): Sak B-10/2011 Tilsetting i stilling som direktør for Avdeling for ressursutvikling og infrastruktur (Jnr. 11/1989) Sak B-11/2011 Midlertidig tilsetting i 20% stilling som professor II (kallelse) ved forskningsprogrammet Helse, omsorg og velferd (HOV) (Jnr. 11/2998) Konstituering Det var ingen merknader til innkallingen. S-sak 101/2011 Meldinger til styret: a) Møtebok fra styremøtene i HiO og HiAk 16. juni 2011 b) Referat fra møte i FoU-utvalget HiO 7. juni 2011 c) Oppnevning av styremedlemmer Oppnevning som nytt varamedlem Brev fra KD 5. juli 2011 d) Tilbakemelding fra etatstyringsmøter (HiO og HiAk) med KD 14. april 2011 e) Strategiprosess og lederutviklingsprogram (Orientering i møtet) f) Opptakstall studieåret 2011/2012 g) Samarbeid med AFI og NOVA - Orientering i møtet h) Møteplan for styret - Forslag for V-2012 i) Referat fra drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene 22. aug. j) Fullmakter til rektor og høgskoledirektør k) Delegasjons- og fullmaktssaker (Orientering i møtet) l) Foreløpig saksplan m) Andre meldinger Til pkt. c) Oppnevning som nytt varamedlem Det ble opplyst at nylig oppnevnt varamedlem Kjell Bendiksen (oppnevnt av KD) har trukket seg. Melding er gitt til Kunnskapsdepartementet. Ny oppnevning avventes. Til pkt. d) Tilbakemelding fra etatstyringsmøter med KD 14. april 2011 KDs tilbakemeldinger til de to tidligere høgskolene HiO og HiAk ble lagt fram. Styret ønsker en samlet tilbakemelding med en plan for oppfølging av de ulike saksområdene. Plan vil bli lagt fram for styret til neste møte.

3 3 Til pkt. e) Strategiprosess og lederutviklingsprogram Høgskoledirektøren orienterte om sammenkoplingen av disse to prosessene. Strategiprosessen planlegges ut fra en gjennomgang av fagporteføljen og en analyse av samfunnets behov for kompetanse høsten 2011, utvikling av ny strategiplan våren 2012 med vedtak i styret i juni Til pkt. g) Samarbeid med AFI og NOVA Dekan Dag Jenssen, leder av utredningsgruppen, orienterte om det pågående arbeidet, der rapport ventes å foreligge ca. 20. oktober. Styret ønsker å bli jevnlig orientert om arbeidet. Tidligere sak om utredningsarbeid og mandat legges fram til orientering til neste møte. S-sak 102/2011 Føring for arbeidet med årsplan og budsjett for 2012 (Jnr.11/3026) Høgskoledirektøren orienterte om det planlagte arbeidet. Kunnskapsdepartementet (KD) er kjent med at 2012 blir et overgangsår for institusjonen, der mye skal på plass av plan- og budsjettprosesser. Vedtatt strategi for universitetssatsing er et grunnlag for dette. Fra styret var det flere innspill til arbeidet: Det ble pekt på noe ulikt detaljeringsnivå i sakens ulike deler, det var supplerende innspill både i forhold til samvirket med region og næringslivet, IPR-politikk, om tydeligere fokus på forskning på egen praksis i HiOA m.v. Rektor og høgskoledirektør konkluderte med at styrets innspill til saken skal tas inn i notatet som skal ut i HiOA om arbeidet med årsplan og budsjett for Dette notatet vil styret få som tilbakemelding om oppfølgingen. Det var deretter enighet om et tillegg til vedtakets punkt 1 som oppfølging av styrets merknader. Enstemmig vedtak i samsvar med den justerte tilrådingen: 1. Styret vedtar føringer for plan- og budsjettarbeidet for 2012 slik de er beskrevet i saksdokumentet, med de kommentarer som framkom i møtet. 2. Høgskoledirektøren gis fullmakt til å justere føringene dersom det kommer endringer gjennom framleggelse av Statsbudsjettet. 3. Åpningsbalansen for enhetene i 2012 skjer med utgangspunkt i det over-/underforbruk de nye enhetene har ved utgangen av S-sak 103/2011 Fastsetting av hovedregler om økonomiforvaltningen Delegering av fullmakt til rektor (Jnr. 11/3025) Det var flere spørsmål til hvordan økonomiforvaltningen praktiseres, bl.a. om hvordan opplæring av personalet med budsjettdisponeringsmyndighet legges opp, hvordan dette tilpasses i den nye organisasjonen i HiOA og hvordan innkjøpsrutiner best kan forenkles innenfor de rammer som gjelder her.

4 4 Høgskoledirektøren og økonomidirektøren besvarte spørsmålene fra styret, men presiserte at økonomi og økonomiforvaltning vil bli tema i seminarer med styret ut over høsten, der man også ville legge opp programmet ut fra hva styret selv ønsker. For innkjøpsområdet er det et mål å utnytte handlingsrommet innefor regelverket for offentlige anskaffelser, slik at man sikrer enkle rutiner der det er mulig. Det var deretter spørsmål fra styret til hvordan den foreslåtte fullmaktsordningen til rektor skal forstås og praktiseres. Økonomidirektøren gjorde rede for de ulike tidsfristene som gjelder og som gjør det vanskelig å ha ordinær styrebehandling av delårsregnskaper og foreløpig årsregnskap innen fastsatte frister. Det er ellers strenge tekniske standarder for selve regnskapsoppsettet, slik at endringsmulighetene her reelt sett er små. Styret vil alltid få alle regnskapsrapporter så snart disse er ferdigstilte. Det var deretter enighet om å ta dette inn i selve vedtaket. Enstemmig vedtak i samsvar med tilrådingen, med ett tillegg (siste setning i vedtakets pkt. 2): 1. Styret fastsetter hovedregler om økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Oslo og Akershus i samsvar med vedlagte forslag. 2. Styret gir rektor fullmakt til å godkjenne høgskolens delårsregnskaper for 1. og 2. tertial samt å godkjenne de foreløpige årsregnskapene. Styret mottar delårsregnskaper og årsregnskap når disse foreligger. S-sak 104/2011 Møteordning for styringsorganer ved HiOA (Jnr.11/2892 og 11/2893) Fra styret var det et par merknader til forslaget til styrets forretningsorden: - Pkt. 2 siste avsnitt omtaler at vedtakssaker kan behandles selv om de ikke står på utsendt dagsorden, når de er meldt skriftlig av høgskoledirektøren ved møtets begynnelse og mer enn halvparten av styremedlemmene er enig i at saken kan behandles. Det var enighet om at dette skal representere rene unntak i styrearbeidet. - Møteplan for styret legges fram for godkjenning for ett år, ikke bare for ett semester om gangen. Dette vil bli fulgt opp av styresekretariatet. Forslaget til vedtak fikk deretter et tillegg, tilpasset disse justeringene. Enstemmig vedtak i samsvar med den justerte tilrådingen: Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus fastsetter forretningsorden for styret og for fakultetsstyrene ved HiOA i samsvar med de framlagte forslagene, jf merknader fra styrets behandling av saken.

5 5 S-sak 105/2011 Oppgaver og mandat for fakultetsstyrene ved HiOA (Jnr.11/2893) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus fastsetter oppgaver og mandat for fakultetsstyrene ved HiOA i samsvar med det framlagte forslaget. S-sak 106/2011 Oppnevning av klagenemnd ved HiOA for perioden (Jnr. 11/2786) 1. Med hjemmel i universitets- og høyskoleloven 5-1 oppnevner styret for Høgskolen i Oslo og Akershus klagenemnd for perioden 1. september 2011 til 31. august Som medlemmer med personlige varamedlemmer oppnevnes: - leder: cand. jur. Bengt O. Hermansen og personlig vara cand. jur. Sissel Vatne - medlem: førstelektor Ragnhild Flittie Onstad og personlig vara høgskolelektor Reidun Lappen - medlem: førstelektor Ellen Hjortsæter og personlig vara førstelektor Øivind Husø - studentmedlem: Eirik Strøm Solberg og personlig vara Simen Aasgaard Øien - studentmedlem: Anne Christine Bjørnstad og personlig vara Yasmina Razzaq Leder, høgskolens to representanter og deres varamedlemmer oppnevnes for perioden 1. september 2011 til 31. august Studentmedlemmene og deres varamedlemmer oppnevnes for perioden 1. september 2011 til 31. august Klagenemnda skal behandle klager på enkeltvedtak i henhold til universitets- og høyskoleloven 5-1. Videre skal nemnda behandle følgende saker: - klager over formelle feil ved eksamen - klager i forbindelse med opptak som ikke foretas nasjonalt - andre klager fra studenter dersom forholdet er gjenstand for klage etter forvaltningsloven - fatte vedtak som første instans i saker om fusk/forsøk på fusk etter universitets- og høyskoleloven 4-7 og 4-8. S-sak 107/2011 Oppnevning og mandat for læringsmiljøutvalget for HiOA (Jnr.11/2955) 1. Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus oppnevner følgende representanter, med personlige vararepresentanter, til læringsmiljøutvalget: Fra høgskolen: Prorektor Olgunn Ransedokken. Vararepresentant: Prorektor Frode Eika Sandnes. Studieleder Torunn Erichsen, Institutt for sykepleie, Fakultet for helsefag (studiested Pilestredet).

6 6 Vararepresentant: Studieleder Hege Wamstad, Institutt for førskolelærerutdanning, Fakultet for lærerutdanning (studiested Pilestredet). Seksjonssjef Anne Berit Gregersen, Avdeling for forskning og bibliotek (biblioteket Kjeller) Vararepresentant: Seksjonssjef Pierre Wijnen, Seksjon for driftstjenester, Avdeling for ressursutvikling og infrastruktur (studiested Kjeller). Seksjonssjef Sven Olav Hagen, Seksjon for driftstjenester, Avd. for ressursutvikling og infrastruktur (studiested Pilestredet). Vararepresentant: Seniorrådgiver Bjørn Syvertsen, Seksjon for driftstjenester, Avdeling for ressursutvikling og infrastruktur (studiested Pilestredet). Seksjonssjef Ken Henry Hyttemoen, Fakultet for samfunnsfag (studiested Pilestredet) Vararepresentant: Seksjonssjef Tove Jorid Hatlen, Fakultet for teknologi, kunst og design (studiested Pilestredet). Fra studentene: Eirik Yven, Fakultet for teknologi, kunst og design (studiested Pilestredet). Truls Grøstad, Fakultet for samfunnsfag (studiested Pilestredet). Yasmina Rassaq, Fakultet for samfunnsfag(studiested Pilestredet). Kim Lindal Hegge, Fakultet for helsefag (studiested Kjeller). Anne Christine Bjørnstad, Fakultet for lærerutdanning (studiested Pilestredet). Vararepresentant: Aleksander Norèn, Fakultet for helsefag (studiested Pilestredet). 2. Styret gir rektor fullmakt til å supplere utvalget med medlemmer og varamedlemmer i funksjonsperioden. S-sak 108/2011 Oppnevning av skikkethetsnemnd ved HiOA (Jnr. 11/2939) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus oppnevner med hjemmel i forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning 6 skikkethetsnemnd med følgende medlemmer: - leder: dekan Knut Patrick Hanevik, Fakultet for lærerutdanning - faglig studieleder: Karen Engeland, Institutt for atferdsvitenskap, Fakultet for helsefag - fra praksisfeltet: rådgiver medisin og helsefag Sissel Haavaag, Oslo Universitetssykehus - fra praksisfeltet: styrer Anne Haakensrud, Lille Ekeberg barnehage, Oslo kommune - faglærer: høgskolelektor Marit Johansen, Institutt for sosialfag, Fakultet for samfunnsfag. - faglærer: høgskolelektor Else Marie Johansen, Institutt for yrkesfaglærerutdanning, Fakultet for lærerutdanning - ekstern representant: cand. jur. Bengt O. Hermansen - studentrepresentant: Anne Christine Bjørnstad, Fakultet for lærerutdanning, studiested Pilestredet. - studentrepresentant: Jørgen Tadvin, Fakultet for helsefag, studiested Kjeller Oppnevningsperioden er på tre år fra 1. september 2011 til og med 31. august Oppnevningsperioden for studentrepresentantene er ett år fra 1. september 2011 til og med 31. august Institusjonsansvarlig for skikkethetsvurdering er observatør i nemnda.

7 7 S-sak 109/2011 Oppnevning av institusjonsansvarlig for skikkethetsvurderingen ved HiOA (Jnr. 11/2938) Med hjemmel i forskrift om skikkethetsvurdering i høyere utdanning 7 oppnevner styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus Kari Kildahl som institusjonsansvarlig for skikkethetsvurderingen fra 1. september 2011 til og med 31. august Assistenter til institusjonsansvarlig oppnevnes av rektor. S-sak 110/2011 Overgangsordning for kvalitetssikringssystem ved HiOA (Jnr. 11/2930) Fra studentenes representanter i styret var det noe bekymring for om studentene deltar i tilstrekkelig grad i arbeidet. Direktøren for Avd. STU bekreftet at studentenes deltakelse er svært viktig, men at man i perioder har slitt med å få studentene til å engasjere seg nok i dette arbeidet. Hun oppfordret studentene til å engasjere seg enda mer i kvalitetsarbeidet. Det var deretter enighet i styret om et tillegg til vedtaket (nytt pkt. 3) for å presisere dette. Enstemmig vedtak i samsvar med den utvidede tilrådingen: 1. Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus fastsetter frist for levering av rapport om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid til 1.februar Fakultetene leverer samlet rapport om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid basert på fagmiljøenes innhenting av nøkkeldata og evalueringer i henhold til eksisterende kvalitetssikringssystemer sammen med øvrige rapporter. Rektor fastsetter disposisjon for rapport om utdanningskvalitet og kvalitetsarbeid. 3. Styret understreker at studentene skal være godt representert i prosessen i utviklingen av kvalitetssikringssystemet ved HiOA. S-sak 111/2011 Forskrift om overgangsregler for HiOA (Jnr. 11/2011) Det var spørsmål til forståelsen av forskriftens 4 om hvilket regelverk som gjelder for studenter som bl.a. av lokalmessige årsaker bytter fysisk studiested. Direktøren for Avd. STU presiserte til dette at det er opptaksstedet som er avgjørende for hvilket regelverk som skal legges til grunn. Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus fastsetter forskrift om overgangsregler for Høgskolen i Oslo og Akershus i samsvar med saksframlegget.

8 8 S-sak 112/2011 Lønnspolitikk for HiOA (Jnr. 11/3028) Styret tar den omforente lønnspolitikken til etterretning, og slutter seg til de føringer som gis i den og i vedleggene. S-sak 113/2011 Oppretting av stilling som professor tilknyttet ph.d.-programmet helse og samfunn ved Fakultet for helsefag (Jnr.11/1547) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus oppretter stilling som professor tilknyttet doktorgradsprogrammet helse og samfunn ved Fakultet for helsefag. Oslo 14. september 2011 Kari Toverud Jensen rektor Ann Elisabeth Wedø høgskoledirektør