Visma Unique. Unique FORHANDLING Brukerveiledning. Versjon E38

Transkript

1 Unique FORHANDLING Brukerveiledning Versjon E38

2 Innledning 1 Innledning Beregning av forhandlingspott Forhandlingspartenes roller og bruk av systemet Arbeidsgiveren - systemeieren Fagforeningene - tillitsvalgte Ledere for interne enheter avdelinger / etater Ansatte Grunndata Forhandlingspart Forbund Interne enheter Bruker Forhandlingstype Årsakskode Sette opp en forhandling Aktuelle forhandlingsparter Forhandlingstema Årsakskoder Innsyn - tilgang til Krav og Tilbud for ansatte og tillitsvalgte Hente ansatte som skal være med i forhandlingen Hent en ansatt Hent grupper av ansatte Korrigering av opplysninger i tabell Ansatt Forhandlingen Legge inn krav og tilbud på en gruppe Legge inn krav og tilbud enkeltvis Holde orden på forhandlingen Interne krav/organisasjonsledd Fullføre forhandlingene Utskriftsmuligheter Utskrift krav/tilbud Vedlegg til Protokoll Overføre tabell til Excel Webmodul Overføring av forhandlingsresultatet til ansattregisteret Skriv ut brev til ansatte om forhandlingsresultatet Web-modul for registrering av krav For den ansatte For tillitsvalgte i et forbund For ledere i et Organisasjonsledd Security...47 Side: 2

3 Innledning 1 Innledning Unique FORHANDLING er en modul i Unique ANSATT som hjelper deg med å administrere lokale forhandlinger. Modulen har rom for fire forhandlingsparter. Foruten fagforeningene, som legger inn sine krav og arbeidsgiveren som legger inn sine tilbud, i inntil 6 versjoner, så er det også mulig å registrere interne krav, krav fra ledelsen i avdeling/ansvar eller etat (intern enhet) på vegne av egne ansatte. Via web-løsningen kan også de ansatte registrere sine personlige krav. Modulen omfatter: Et nødvendig Grunndata-oppsett med definering av Forhandlingspartene, definering av tilgang for de aktuelle brukere, samt et par sett med kodeverk. Mulighet for å legge inn en kommende forhandling i systemet og følge opp den gjennom: Utvelgelse av ansatte til den enkelte forhandling Registrering av krav og tilbud for den enkelte ansatte Automatisk generering av krav og tilbud for grupper av ansatte Utskrift av vedlegg til protokoll Overføring av forhandlingsresultatet til Unique ANSATT Brev / e-post til ansatte med informasjon om forhandlingsresultatet I tillegg er en web-løsning knyttet til Lokale forhandlinger, der det kan gis mulighet til å registrere Krav. En forhandling kan åpnes for foreningene gjennom sine tillitsvalgte, for ledere i organisasjonen og den kan åpnes for de ansatte. De får da anledning til å legge inn hhv. krav fra forbund, interne krav (fra ledere) eller krav fra den enkelte ansatte. Nærmere beskrivelse i kap. 3. Web-modulen kan også benyttes av arbeidsgiver til presentere / legge ut nye tilbud til foreningene etter hvert som forhandlingene utvikler seg. Det gjør man ved å krysse av for hvilke tilbud som skal være synlige for hvilke forbund. Side: 3

4 Beregning av forhandlingspott 2 Beregning av forhandlingspott Denne rapporten finner dere under Rapporter\Lønn\Tabeller\Beregning av forhandlingspott. Den kan brukes til å beregne potten ut fra fjorårets data. Denne rapporten tar utgangspunkt i fjorårets regulativlønn. Den kan utelate juni måned og doble mai måned. Ut over dette, vil det være deres utvalg og pottens prosent som definerer hva som kommer med og ikke i beregningen. Pottens størrelse kan senere registreres i forhandlingsmodulen. Side: 4

5 Forhandlingspartenes roller og bruk av systemet. 3 Forhandlingspartenes roller og bruk av systemet. Vi legger inn et nytt kapittel som gir litt oversikt over hvem og hvordan man kan variere deltakelsen til de forskjellige forhandlingspartene i forhandlingene. Det er nå mulighet til å involvere inntil fire forskjellige forhandlingsparter i bruken av dette systemet. 3.1 Arbeidsgiveren - systemeieren Arbeidsgiverens representanter registrerer først og fremst Tilbud til ansatte eller grupper av ansatte. Til dette gis vanligvis tilgang til Tilbud for alle forhandlingsparter, samt linjen ALLE, som gir mulighet for å se alle ansatte i tabellene Ansatt og Resultat. Vedkommende kan også ha jobben med å registrere krav fra de ansatte, dersom disse overleveres fra foreningene på papir eller datafil (regneark). Med lov til å legge inn Tilbud (som nevnt over), så er retten til å legge inn Krav inkludert. De skal videre administrere modulen for Lokale forhandlinger, slik at den følger utviklingen i forhandlingene på best mulig måte. Herunder ligger bl.a. ansvar for å oppdatere Status på krav og tilbud, registrere eller hente fram nye krav og tilbud, kopiere mellom forhandlingssett osv. Krav og Tilbud nr. 1 registreres vanligvis før forhandlingene starter. Tilbud nr. 2, 3 osv. kan legges inn etter hvert som man i forhandlingen ser at hvor det blir behov for det. Nå er det også plass til at foreningene kan legge inn et endret krav. Det er også mulig å legge inn både Tilbud 1, 2, 3 osv. før forhandlingen starter. Det er nå bygget inn funksjonalitet under fanen Innsyn til å klarere hvilke Tilbud som skal bli synlige for de enkelte forbund. Dette gjelder både i Ansatt og i web-modulen. I praksis kan altså ett forbund være inne til forhandlinger ang. Tilbud1, mens ett annet er opptatt med å vurdere hva de har fått som Tilbud2. OBS! Dersom tilbud 1, 2, 3 osv. er lagt inn på forhånd, før forhandlingsstart, er det arbeidsgiver som må påta seg ansvaret for at det ikke dukker opp et Tilbud2 til en ansatt som allerede har akseptert sitt Tilbud1. I Security settes de ansvarlige for forhandlingene opp med full tilgang (Delete) til forhandlingsprogrammet (AVL01HOD), samt ADMIN-tilgang til brukerdefinert ressurs FORHANDLING. Forhandlingssekretær. En som skal bidra i prosessen med å registrere krav og tilbud, oppdatere Status etc., men ikke ha noe overordnet ansvar ut over det, kan settes opp med redusert tilgang i Lokale Forhandlinger. Ved at den brukerdefinerte ressursen FORHANDLING settes til BRUKER, så vil vedkommende miste tilgang til Grunndata i Lokale forhandlinger, samt muligheten til å tilbakeføre forhandlingsresultatet til lønn. Side: 5

6 Forhandlingspartenes roller og bruk av systemet. 3.2 Fagforeningene - tillitsvalgte De tillitsvalgte kan nå tilbys å delta i forhandlingsprosessen på forskjellige måter når det gjelder å benytte seg av modulen for Lokale forhandlinger. For at systemet skal kunne håndtere dette, og ikke blande rollene, må en tillitsvalgt være klart definert med hensyn til hvilken tilgang vedkommende har i systemet. En tillitsvalgt eller en foreningsleder vil kun være satt opp med adgang til å legge inn Krav, og dette bare for ett forbund. De tillitsvalgte vil da kunne legge inn Krav fra forbund, og eventuelt også et Krav forbund endret. En tillitsvalgt må videre i Security settes opp med full tilgang (Delete) til forhandlingsprogrammet (AVL01HOD), samt BRUKER-tilgang til brukerdefinert ressurs FORHANDLING. I Uq Ansatt, under menypunkt Standard / Brukerinformasjon må også de tillitsvalgte registreres. a) Ingen tillitsvalgte bruker systemet for Lokale forhandlinger. De tillitsvalgte benytter ikke systemet. Krav fra foreningene overleveres via regneark eller tekst-fil, evnt. også som en papir-utskrift. Arbeidsgiver registrerer. Import av krav fra foreningene for eksempel fra Excel, dekkes pr. i dag ikke av dette systemet. I dette tilfellet er det likevel en mulighet til å overlevere nye tilbud til disse foreningene via Excel. Avgrens på aktuell forening og tilbudx og legg over til regneark. Kan og legges direkte inn som vedlegg til mail. Forhandlinger med skjermbilder på veggen. Om de tillitsvalgte ikke benytter systemet, er det ingenting i veien for at skjermbilder kan legges opp på veggen i forhandlingsrommet via en videokanon. Det kan være til god hjelp i forhandlingene å ha nåværende data tilgjengelige for begge parter, samt status på krav og tilbud akkurat i øyeblikket. Beregninger for forskjellige grupper kan og være nyttige. Det er arbeidsgiver som styrer hva som skal vises, så det burde gå bra. Er det på forhånd lagt inn noe som ikke skal vises, bør det kanskje opprettes en egen bruker for slike situasjoner, med tilsvarende tilgang som en tillitsvalgt har. Side: 6

7 Forhandlingspartenes roller og bruk av systemet. b) De tillitsvalgte har tilgang til web-modulen for Lokale forhandlinger. Web-løsningen gir tillitsvalgte en grei mulighet for å få tilgang til sine egne medlemmer og legge inn de krav man vil starte forhandlingene med. På samme måte kan foreningene benytte muligheten til å legge inn et endret krav i løpet av forhandlingene. Her får de tilgang til et oversiktsbilde over egne medlemmer og kan ta opp et detalj-bilde for hver enkelt, med mulighet for å registrere krav. Det er og mulighet til å få summert opp kravene. Her vil det også komme fram tilbud fra arbeidsgiver, dersom arbeidsgiver har krysset for dette tilbud som synlig for dette forbund. En svært grei måte for arbeidsgiver å overlevere nye tilbud. Krav som er lagt inn av den enkelte ansatte kan også komme fram i detalj-bildet. Forutsetningen er at forhandlingen er åpnet for ansatte, for registrering av krav på egne vegne. Se nærmere beskrivelse under kap Tilgang til en forhandling, for foreningene og for ansatte via web, styres av arbeidsgiver. Det kan og settes begrensning på dato for når og hvor lenge den skal være åpen. c) De tillitsvalgte får tilgang til forhandlingen gjennom Unique Ansatt. I Unique Ansatt er det også mulig å la de tillitsvalgte logge seg på direkte inn i forhandlingsmodulen. Da må de være registrert i bådesecurity og under Brukerinformasjon, som andre brukere. Gjennom en brukerdefinert ressurs i Security, KUNFORHANDLING (=JA), kan alle øvrige menypunkter i Unique Ansatt fjernes, slik at tillitsvalgte bare få tilgang til Lokale forhandlinger. Når tilgangen for øvrig er som tidligere definert for en tillitsvalgt, vil det, som i web-løsningen beskrevet ovenfor, kun være ett forbund som er tilgjengelig og kun mulighet for å legge in Krav forbund og Krav endret. Altså som i web-løsningen, ett oversiktsbilde, samt et detalj-bilde. Her blir det i tillegg mulighet for å benytte menypunktet Beregne krav / tilbud, noe som gir mulighet for å legge inn samme krav på hele grupper av ansatte. Flere muligheter til å gjøre utvalg på forskjellige grupper (kjønn, still.kode etc.) og beregne for dem, gir noe større muligheter for de tillitsvalgte enn det som er i web-løsningen pr. i dag. 3.3 Ledere for interne enheter avdelinger / etater Avdelings- og / eller Etatsledere kan gis tilgang i systemet for å legge inn krav til forhandlingen på vegne av egen ansatte, Interne krav. Dette kan være med i vurderingen når arbeidsgiver setter opp sine tilbud. Med tilgang tilsvarende en tillitsvalgt, kun anledning til å legge inn krav, og til kun en intern enhet, så vil systemet kjenne igjen denne brukeren og kun gi mulighet for å legge inn Internt krav. Som for tillitsvalgte kan lederne både gis tilgang gjennom web-løsningen og direkte i Unique Ansatt. I Ansatt har de vanligvis tilgang fra før, ofte avgrenset til egne ansatte, så den brukerdefinerte KUNFORHANDLING (ingen andre menypunkt fra Ansatt) er vel neppe aktuell her. Interne krav kan gjøres synlige for tillitsvalgte, men det er vel kanskje ikke så aktuelt. Side: 7

8 Forhandlingspartenes roller og bruk av systemet. 3.4 Ansatte En forhandling kan også gjennom Web-modulen åpnes for den enkelte ansatte. Vedkommende må være registrert som lønnsmottaker i Unique Ansatt og ha tilgang til web-løsningen. Dette gir dem mulighet til å gi sine egne synspunkter på situasjonen, i form av at de legger inn Krav fra ansatt. Disse kravene blir da kun synlige i web-modulen, ikke i Unique Ansatt, og vil derved ikke bli med videre i forhandlingsprosessen. Tanken er at det skal være fagforeningene som vurderer disse, og eventuelt bringer det videre inn i forhandlingen i form av et Krav fra forbund. Foreningen kan da evnt. justere kravet etter egen vurdering eller bringe det videre som det er, evnt. med en angitt prioritet. I web-modulen er det egen knapp for å kopiere et Krav ansatt over til Krav forbund. Den ansatte som logger inn i web-løsningen og velger Forhandling, vil komme rett inn i sitt eget detalj-bilde. At det er en ansatt som logger på gjenkjennes ved at vedkommende ikke er definert som Bruker i Grunndata i Lokale forhandlinger og derved er det kun Krav fra ansatt som kan legges inn herfra. Uorganiserte kan også legge inn Krav fra Ansatt, men har jo i utgangspunktet ingen tillitsvalgte til å bringe disse kravene videre i forhandlingene. En mulig løsning på dette kan være at vedkommendes ledere vurderer slike krav i forbindelse med at de legger inn sine interne krav. Pr i dag (E38) er det imidlertid ikke åpnet for kopieringsmulighet, slik som nevnt ovenfor. Side: 8

9 Grunndata 4 Grunndata Inngangsbildet for Lokale forhandlinger. Her har du menyen til venstre. Du ser videre hvilken applikasjonstilgang personen har (full tilgang DELETE og ADMIN, se også kap. 13. ang. Security). Videre gir bildet oversikt over hvilke forhandlingsparter personen har tilgang til og hvorvidt man kan registrere Krav og Tilbud. Tillitsvalgte defineres med tilgang til sitt eget forbund, kun med avkryssing for Krav. 4.1 Forhandlingspart I dette bildet skal en legge alle forhandlingsparter som kan være aktuelle i de ulike lokale forhandlingene. Det gjelder jo først og fremst de fagforbund som deltar i forhandlingene. Side: 9

10 Grunndata En kan også legge inn interne enheter som forhandlingsparter. Avdelings- eller etatslederne kan da legge inn interne krav på vegne av egne ansatte. Til høyre i bildet under Type, angir man om forhandlingsparten er et Forbund eller en Intern enhet. Forhandlingsparten ALLE må ligge inne for å kunne gi tilgang til menypunkter som viser alle ansatte (i samme skjermbilde). Og som vist på skjermbildet er denne linjen verken merket som Forbund eller Intern enhet. Dette kommer vi tilbake til Forbund Under menypunkt Forbund, skal vi knytte de enkelte forhandlingspartene (de som er definert som forbund under forrige punkt) opp mot fagforeningene som ligger i Unique ANSATT. Velg først aktuell forhandlingspart øverst, enten med zoom eller med page up/down. Sett hake bak de foreningene som skal være med i det aktuelle forbundet. Pass på å få med alle varianter som for NSF ovenfor. Når et forbund er krysset av for en forhandlingspart, vil det ikke lenger være synlig for andre (så dersom du savner en fagforening kan den være krysset av i feil forbund). Alle aktuelle fagforeningsnumre bør være knyttet til en forhandlingspart. Fagforeningsnumre som ikke har medlemmer, kan for eksempel knyttes til en forhandlingspart Diverse. Uorganiserte. Vi foreslår å opprette et eget forbund for uorganiserte. Dette for å kunne håndtere dem som en egen gruppe, som vi f.eks. kan legge inn tilbud til. Krav blir vel ikke så aktuelt for disse, det må i så fall være Krav fra ansatt i web-modulen. Til dette forbundet, UORG, Uorganiserte, kobler man deretter til den linjen i fagforeningstabellen som er blank, fagforening nummer 0 (null). Vi anbefaler å gå inn i Grunndata, tabell for fagforeninger og legge navn Uorganisert på denne linjen for fagforening null. Alle uten fagforening ligger jo allerede inne med null i feltet for fagforening og blir dermed med i denne gruppen. Side: 10

11 Grunndata Interne enheter Under Interne enheter gjelder samme prinsipp som under Forbund. Men nå er det snakk om å knytte definerte Interne enheter mot de Ansvar/avdelinger som er definert i Grunndata. Intern enhet kan fritt defineres for hvert enkelt Ansvar/Avdeling eller på et høyere (etats-)nivå, der man knytter flere ansvar til samme Interne enhet Bruker Under menypunkt Bruker styrer vi hva den enkelte skal ha tilgang til i Forhandlingsmodulen. Alle som er definert som bruker i ANSATT (under Brukerinformasjon) vil komme opp i dette bildet og kan få tilgang til forhandlingene. I dette bildet styrer vi om personen skal kunne legge inn krav eller både krav og tilbud. Får man tilgang til å legge inn tilbud, vil en også ha lov til å legge inn krav. Dere vil se at feltet Medlem automatisk krysses av når en bruker gis mulighet for å registrere krav og tilbud. Dette betyr ikke at men er medlem i forhandlingsparten, det er tvert i mot forhandlingsparten som er medlem i den gruppen forhandlingsparter som denne brukeren har tilgang til. Prøv knappen Vis bare medlemmer. En fagforeningsleder som skal ha tilgang til å legge inn krav på sin forening, skal i dette bildet kun være medlem av denne ene forhandlingsparten, og det skal kun være haket av for krav. Når personen da har fått tilgang i Security, vil personen bare få opp medlemmer i egen forhandlingspart og kun ha adgang til å legge inn krav. For at de tillitsvalgte skal være tilgjengelige på denne listen over brukere, forutsettes at de er registrert som brukere i Brukerinformasjon under Standardmenyen i Uq Ansatt. En person som jobber i personalavdelingen og som administrerer forhandlingene, må også få tilgang til alle forhandlingspartene (inkl. linjen ALLE) med kryss for både krav og tilbud. Denne personen får da tilgang til alt, inkludert menypunktet Ansatt, der alle ansatte som er med i forhandlingen er tilgjengelige. Side: 11

12 Grunndata Legg merke til at her er to faner. Vi kan gå inn på brukernivå og legge inn tilgang til hver Forhandlingspart, eller gå inn på forhandlingsparten for legge inn tilgang de enkelte ansatte som skal delta i forhandlingene. Førstnevnte er vanligvis enklest å bruke, da man slipper å bla så mye i bruker-listen der. Her er det registrert 4 brukere fra arbeidsgiver med tilgang til å legge inn både Krav og Tilbud, mens de to øvrige kan være tillitsvalgte kun med adgang til å legge inn Krav fra forbund. Side: 12

13 Grunndata 4.2 Forhandlingstype I dette bildet legger vi inn hva slags type forhandlinger vi kan ha. Dette er oftest knyttet opp til hovedtariff-avtalen. Vi registrerer et kortnavn og et fullt navn, og det er mulighet for kommentarer i Notat-feltet. Side: 13

14 Grunndata 4.3 Årsakskode Dette er årsaker som kan knyttes til og begrunner de krav og tilbud som registreres i forhandlingene. Dette registeret må inneholde alle årsaker som kan være aktuelle i kommende forhandlinger. Når man senere definerer den enkelte forhandling, kan man der ta med de årsaker som man er enige om å benytte. Dette er gjerne noe man diskuterer og blir enige om i forkant av forhandlingen. Når forhandlingene starter vil det være mulig å benytte disse årsakskodene som begrunnelse for de enkelte kravene eller tilbudene. Det er mulig å benytte flere årsaker på samme krav / tilbud, samt å vekte dem. Side: 14

15 Sette opp en forhandling 5 Sette opp en forhandling I dette bildet defineres nye forhandlinger. Det ligger som vist på menypunktet Lønnforhandling. Her kan en sette opp egne testforhandlinger i tillegg til de reelle forhandlingene som kommer. Trykk på Ny for å registrere. Legg inn Navn på forhandlingen, Årstallet, periode forhandlingen varer, Grensedato (som regel dagens dato og gjeldende lønnsopplysninger), Pott (egen beregningsmodul for beregning av pott, se kapittel 2), og hva slags type forhandling det er snakk om. Videre har vi Kravfrist. Når datoen for Kravfrist utløper, vil det ikke være mulig å registrere flere krav via webmodulen. Det er imidlertid fortsatt mulig å gjøre dette i selve forhandlingsmodulen. Vi har lagt inn en ny kolonne med tittel Hent. Kolonnen benyttes for å spesifisere om det er Ansettelsesprosent eller Stillingsprosent som skal tas med når man henter inn ansatte som skal være med i forhandlingen. Dette feltet benyttes ved senere beregninger av forhandlingsresultatet, slik at man må foreta et valg om den ansatte skal trekke av potten etter den prosent man opprinnelig ble ansatt i eller den prosent man blir avlønnet i for tiden.. Kolonnen er i utgangspunktet blank, slik at dere må ta et aktivt valg. Åpne forhandlingene for web-tilgang. Kolonnene for web ansatte og web tillitsvalgte er det som bestemmer om forhandlingen er åpne for ansatte og for tillitsvalgte. Hvis en ansatt logger på, vil vedkommende få mulighet til å legge inn sitt eget krav, dersom forhandlingen er åpen for ansatte. Tilsvarende om forhandlingen er åpen for tillitsvalgte, så vil den tillitsvalgte få tilgang til medlemmene i den / de foreningene vedkommende er klarert for under Bruker i Grunndata. Merk at fra- og tildato ovenfor også bestemmer når web-modulen er tilgjengelig. Når en haker av i siste kolonne Stengt, vil det ikke være mulig å gjøre mer i denne aktuelle forhandlingen. Dette anbefales etter at resultatene er lagt tilbake til lønn og brev til ansatte er sendt. Dobbeltklikk på linjen for å komme videre i definering av ny forhandling. Side: 15

16 Sette opp en forhandling 5.1 Aktuelle forhandlingsparter Nå er vi kommet inn i selve forhandlingen vår. Det første vi skal gjøre, er å definere hvilke forbund og evt. organisasjonsledd som skal være med i forhandlingen. Dette gjøres ved å sette hake bak de forbundene en ønsker skal være med. Under Flg kan en sette inn i hvilke rekkefølge en skal forhandle i. Dette får betydning for rekkefølgen i menyen, under Forbund og Organisasjonsledd. OBS. Forhandlingsparten må være krysset av her, for at det skal være mulig å registrere krav/tilbud på ansatte fra denne Forhandlingsparten. Side: 16

17 Sette opp en forhandling 5.2 Forhandlingstema Under Tema velger en ut hva en kan forhandle på i denne forhandlingen. Under ledetekst setter dere inn hvilken ledetekst dere ønsker skal fremkomme på det enkelte tema. Siden hvert Tema skal kunne legges tilbake til lønnsystemet, er disse knyttet til konkrete felt i Stillingsbildet. Følgende tema er mulig å velge blant: Tema Grunnlønn Tillegg Lonnsgruppe Forklaring Dette er grunnlønn fra Stillingsbildet. Evt. Ansiennitetsopprykk, sentrale endringer osv, vil spise opp dette tillegget på et senere tidspunkt. Tillegget er i forhold til 100% stilling og blir automatisk % justert. Dette er tillegg til grunnlønn. Den ligger på toppen av det ansienniteten tilsier. Dette er i forhold til 100% stilling og blir automatisk % justert.. I Uq ANSATT er det mulighet for å bygge opp egne lønnsgrupper. En kan da forhandle på om en skal flytte en person fra for eksempel lønnsgruppe C til C1 som gir en annen lønn enn det KS har definert som minstelønn. Krav om endret lønnsgruppe kan gi beregnet lønnstillegg om det gis under Beregne Krav/Tilbud. Lonn1 til Lonn8 Dette er egne felter som er mulig å ta i bruk i lønnssystemet. Vi anbefaler å bruke disse feltene til funksjonstillegg til lærere. En kan da for eksempel kalle feltene for Kontaktlærer, Rådgiver osv. Tillegget er årsbeløp. Det blir ikke % justert. Stilling Lonnstrinn Tilleggstrinn Dette er stillingskoden til den ansatte. Krav om endret stilling medfører ikke noe automatisk tillegg i lønn. Dette er de gamle lønnstrinnene til lærerne. Dette er lønnstrinn som ligger over det ansiennitet tilsier. Side: 17

18 Sette opp en forhandling 5.3 Årsakskoder Under årsakskoder velger en ut de årsakene/begrunnelsene en ønsker å legge til grunn for akkurat denne forhandlingen. Disse kan en da legge inn som årsakskode på de enkelte kravene eller tilbudene senere i forhandlingen. Felles for både Tema og Årsakskoder er at det er kun de som er krysset av eller satt inn her, det blir mulig å benytte i denne konkrete forhandlingen. Side: 18

19 Sette opp en forhandling 5.4 Innsyn - tilgang til Krav og Tilbud for ansatte og tillitsvalgte Dette er et skjermbilde for å styre hva som skal være synlig i for ansatte og tillitsvalgte i webmodulen. Det er delt i to. Det som gjelder de tillitsvalgte gjelder både i web og i Ansatt. Øverst bestemmes Innsyn ansatte ang. hvilke Krav de ansatte skal få se når de logger inn i web-modulen. Sett hake i ett eller flere av de aktuelle valg som er Krav fra den ansatte, Krav for forbundet og Krav forbund endret. Hvis ingenting er krysset av, vil ansatte kun se egne krav som de legger inn selv. Videre bestemmes Innsyn tillitsvalgte. Her styrer en hvilke av arbeidsgiverens registrerte Tilbud det enkelte forbund skal få tilgang til å se i web en (eller om de slipper inn i Uq Ansatt). Under forhandlingene kan altså arbeidsgiver benytte denne metoden til å legge fram nye tilbud til sine forhandlingsmotparter, på et korrekt tidspunkt. Side: 19

20 Hente ansatte som skal være med i forhandlingen. 6 Hente ansatte som skal være med i forhandlingen. I dette bildet vil de ansatte som er hentet over til forhandlingen fra Unique Ansatt ligge. Øverst i bildet kan en legge inn begrensninger for å begrense utvalget i skjermbildet på Ansattnr., Stillingskode, Lønnsgruppe, Ansvar og Fagforeningsnummer. Viskelæret oppe til høyre nullstiller disse feltene og samtlige som er hentet inn fra Unique Ansatt vises i bildet. Nederst i bildet er det to knapper for å hente inn ansatte. Det ene er å hente enkelt ansatte, mens den andre henter en gruppe av ansatte. Disse er forklart nedenfor. Forstørrelsesglasset helt til venstre på linjen henter opp et Detalj-bilde hvor dere kan legge inn krav og tilbud på enkelt ansatte. Dette kommer vi tilbake til i kapittel 7.2. Side: 20

21 Hente ansatte som skal være med i forhandlingen. 6.1 Hent en ansatt Ved å trykke på knappen Hent en ansatt kommer dere inn i denne applikasjonen. Her kan dere søke frem de ansatte dere ønsker. Marker den ansatte og trykk OK. Hvis den ansatte har flere aktive stillinger, hentes alle disse inn til forhandlingen. Uaktuelle stillinger for denne forhandling kan slettes manuelt fra forhandlingen (Ctrl + D). Hvis den ansatte som hentes inn, har stillinger med Sluttdato, vil ikke de komme med over til Lokale forhandlinger. Side: 21

22 Hente ansatte som skal være med i forhandlingen. 6.2 Hent grupper av ansatte Ved bruk av knappen Hent Ansatte kommer dere inn i dette bildet. Her kan dere lage ulike rapporter for å hente inn grupper av ansatte. Disse rapportene blir lagret og kan brukes igjen senere. Under Felt vil dere ha mulighet til å velge ulike felter fra ANSATT der dere kan legge inn begrensninger i søket. Begrensningene legges inn som en standard utvalg, der komma (,) skiller mellom enkeltverdier eller grupper, mens kolon (:) gir fra og med - til og med. Ønsker dere å slette et felt som dere har gjort utvalg på, så bruker dere ctrl-d. Eksempel: Ovenfor har vi avgrenset til det aktuelle Selskap. Det skal ikke være nødvenig. Står man i selskap 1 vil man få inn ansatte fra selskap 1, selv om man ikke oppgir dette. Utvalg på tildato lik 0 gir ansatte som ikke er sluttet. Her kan det også være aktuelt å hente inn aktive ansatte som er registrert med Tildato fram i tid. Utvalget blir da fra dagens dato og så langt fram fram i tid som man har registrert tildatoer. Videre henter vi kun inn de som har stillingsprosent større enn null og til slutt kun de som hører til kapittel 4 (Tabell = 40). Nederst i bildet er det to felt for avhuking: Hvis det står hake i feltet Slett tidligere valgte ansatte i denne lønnsforhandlingen, så vil alle ansatte dere tidligere har valgt inn i forhandlingen bli slettet. Benyttes altså dersom man ønsker å begynne innhenting av lønnsdata til forhandlingen på nytt (med blanke ark). Sett stillingsdata tilbake til opprinnelig tilstand : Ved å sette hake i dette tilfellet settes stillingsdataene på nytt. Dette betyr at evt. overstyrte data i denne tabellen blir satt tilbake til det de er registrert med i lønnssystemet. Anbefales alltid avhuket. Side: 22

23 Hente ansatte som skal være med i forhandlingen. 6.3 Korrigering av opplysninger i tabell Ansatt Når dere har hentet inn de ansatte, så kan dere korrigere dataene som ligger på de ansatte. Dette har kun betydning for denne forhandlingen. Vi anbefaler at dere er forsiktige med å foreta for mye endringer i data som er overført til Lokale forhandlinger. Det kan lett bli problemer om dere opererer med andre opplysninger her enn i Uq Ansatt. Dersom du oppdager feil i data som er hentet over, bør du naturligvis også korrigere det i Uq Ansatt, ellers vil feilen hentes over igjen neste gang. Et par unntak kan være følgende Ansatte som er organisert, men betaler kontingent privat: Hvis dere under forhandlingene får opplyst at en ansatt er medlem i et bestemt forbund men betaler kontingenten privat, kan dere registrere korrekt fagforeningsnr. i Ansatt-tabellen. Da vil vedkommende bli innlemmet i korrekt forhandlingspart. Dette har ingen virkning i forhold til Uq Ansatt, heller ikke når resultatet legges tilbake til Lønn, det flytter bare vedkommende fra gruppen uorganiserte til rett forbund for denne forhandlingen. Men OBS. Hvis du allerede har lagt inn krav/tilbud i Resultat, så påvirkes ikke dette om du endrer fagforening i tabell Ansatt. Da bør du slette disse krav/tilbud og registrere dem på nytt etterpå. Alternativ. Mange av våre kunder har registrert en egen fagforening på slike ansatte. En forening som ikke er tilknyttet en trekkart. De kan dermed inkludere denne foreningen med de øvrige i dette Forbundet. Ansatte med en midlertidig stillings- eller ansettelsesprosent. Mest aktuell for stillingsprosent, sannsynligvis. Dersom du vet at en ansatt i 50% i løpet av neste måned kommer tilbake i full stilling, kan du korrigere til 100%. Dermed trekkes et mer korrekt beløp fra potten, når denne får et lønnstillegg. Får ikke betydning i Uq Ansatt. Side: 23

24 Forhandlingen 7 Forhandlingen Det er to ulike måter å legge inn krav og tilbud på. Den ene er å legge inn krav og tilbud på hele gruppe av ansatte. Den andre er å gjøre dette på ansatte enkeltvis. Disse metodene er beskrevet under. I tillegg er det også laget en egen webmodul for registrering av krav. Denne er beregnet for representanter for fagforeningene og evt. Interne som kun skal komme inn og registrere krav uten å få tilgang til fagapplikasjonen. Denne metoden er beskrevet i eget kapittel lenger bak. Web-modulen kan også åpnes for ansatte, slik at de kan registrere egne krav. 7.1 Legge inn krav og tilbud enkeltvis, i eget Detalj-bilde. Det er i mange tilfeller mest aktuelt å legge inn krav og tilbud på enkelt personer. Dette kan startes opp fra bildet Resultat eller fra Ansatt ved å trykke på Forstørrelsesglasset til venstre på linjen. Da kommer man inn i Detalj-bildet, som vist under. I bildet Resultat kan en også høyreklikke og velge Manuelt krav. Øverst i bildet ligger de aktuelle stillingsopplysninger for vedkommende. I tabellen nedenfor kan en legge inn krav og tilbud.. I dette bildet kan en også søke etter andre ansatte i øverste felt. Knapper for Kopi og Lim inn Når en linje med krav eller tilbud er utfylt kan man med knappen Kopi kopiere denne linje, for så å hente opp detalj-bildet til en ny ansatt og der lime inn i detalj-bildet det samme krav/tilbud. Side: 24

25 Forhandlingen 7.2 Legge inn krav og tilbud på en gruppe I dette bildet lager en egne rapporter for å legge inn krav eller tilbud for en gruppe ansatte. Først velger en tema en skal legge inn krav på. Hver gang man velger et nytt tema i dette bildet, blir det oppfattet som definering av en ny rapport som man vil finne igjen i menyen til venstre. Deretter velger en hva slags forhandlingssett det er. Her kan en velge mellom Krav fra forbund og Krav internt, samt at det er mulighet for et Krav forbund endret. Videre Tilbud1 til Tilbud6 og Endelig tilbud. Dette gir arbeidsgiver mulighet til å operere med inntil 6 ulike sett for tilbud i tillegg til Endelig tilbud, som benyttes til å avslutte forhandlingen. Når en har valgt type, så kan en legge inn årsaken til kravet eller tilbudet i følgende bilde: Her kan en hake av for de årsakene en ønsker skal gjelde for aktuelt krav/tilbud. En årsak får vekt lik 100. En kan hake av for flere koder. De blir da automatisk vektet. Dette kan overstyres. Det viktigste er å avgrense til korrekt gruppe. I eksempelet ovenfor har vi hentet inn en ansatte i en bestemt stillingskode, som har ansiennitet over 10 år. Dersom Lønnsgruppe velges som tema her, får en også muligheten til å krysse av for Beregn grunnlønn. Gruppemedlemmene her vil da få en linje for krav/tilbud Lønnsgruppe og i tillegg en for krav/tilbud Grunnlønn med beregnet beløp. Side: 25

26 Forhandlingen OBS. Forenklet registrering. Kjører en rapporten uten utvalg, vil alle som er hentet inn til denne forhandlingen få det aktuelle kravet/tilbudet (man får først en advarsel). Enkelte benytter dette til å forenkle registreringsarbeidet fordi det er noe enklere å gå inn og endre et beløp på de enkelte enn å registrere et nytt krav/tilbud i Detalj-bildet. Beløp kan nå endres direkte i skjermbildet Resultat, kolonne Endring, uten å gå inn i Detalj-bildet (gjelder imidlertid bare krav/tilbud angitt med +, altså som tillegg i lønn). Man kan for eksempel legge inn krav på kr. 1 på alle, og deretter justere Endringsfeltet opp til det foreningen har krevd. Kjør. Når en trykker på Kjør, kommer en automatisk inn i bildet Resultat der det i dette tilfellet er lagt inn nye krav for den utvalgte gruppen. Det er lagt inn farger i dette bildet for lettere å kunne skille krav og tilbud. Side: 26

27 Forhandlingen Krav/tillegg som er Prosent-beregnet. Velger man prosenttegnet ved beregning av krav/tilbud vil det dukke opp et par spørsmål om avrunding. Avrunding kan settes til oppover, nedover eller Vanlig (det som er nærmest). Videre kan det avrundes til nærmeste 1, 10, 100, 500 eller 1000 kroner. Angremulighet for Beregne krav/tilbud. For å unngå problemer dersom man bommer litt med utvalget, eller kombinasjoner av utvalg, har vi lagt inn et felt JOBBID i Resultat-tabellen. Det er systemet som legger inn dette hver gang man kjører en Beregn krav/tilbud. Med dette nummer som utvalg i Resultat-tabellen, kan man avgrense utvalget i skjermbildet og lettere kontrollere resultatet av siste beregning. Finner man at resultatet ikke er som forventet, er nå utvalget avgrenset til sistnevnte tabbe og man kan ganske enkelt slette det og begynne på nytt. Side: 27

28 Forhandlingen Mulighet for både prosent- og kronetillegg på Grunnlønn og Tillegg. Dette kan nå oppnås ved følgende framgangsmåte. Forutsetningen er at man først gir prosenttilegget. Det er vel også naturlig at man tar nåværende lønn som utgangspunkt, når man skal gi prosenttillegg. Etter at prosenttillegget er gitt, kan funksjonen under knappen Utfør, Kopier % til +, benyttes til å kopiere et tilbud / krav, samtidig som prosenttillegget omregnes til et krone-tillegg. Man kan altså avgrense til siste JobID, kopiere det til et nytt Tilbud3, og deretter gå inn i Endringsfeltet i Tilbud3, hvor det nå ligger et kronebeløp, og legge et kronebeløp oppå dette. Funksjonene som ligger under Utfør-knappen kan også benytes direkte mot de enkelte linjene i Resultat-tabellen. Et ekstra valg her, Manuelt, medfører det samme som å trykke på forstørrelsesglasset, man havner i Detalj-bildet. Side: 28

29 Forhandlingen Holde orden på forhandlingen Underveis i forhandlingen vil det være viktig å holde styr på hvor mye en har brukt av potten, tilbud 1, 2, 3 osv. Dette styres i dette bildet. Øverst i bildet har dere mulighet til å begrense hva dere vil beregne for. Viskelæret nuller ut utvalgene og hele datamengden hentes inn igjen. Pott Bildet kan videre vise pott, hvor mye resultatet for aktuelt utvalg er, andelen av potten, antall krav/tilbud, samt resultat pr stilling. Dette blir aktivert ved at en trykker på knappen Beregn. Etter endring av utvalget i bildet er det nøvendig å trykke Beregn på ny. Side: 29

30 Forhandlingen Tilstand Knappen Tilstand gjør at dere kan foreta endring av tilstand på det utvalget dere har valgt i Resultatbildet. Dette kan også gjøres i feltet Status på den enkelte linjen. Dere har valget mellom følgende tilstander: Under arbeid, Akseptert (tilbud), Gjeldende, Avvist, Trukket, og Avbryt. Underveis i en forhandling så vil en bruke Under arbeid og Gjeldende for å skille mellom hvor langt et tilbud har kommet i prosessen. En kan tenke seg at tilbud som er Under arbeid, kun er inne for å se hvilke virkning dette har på resultat osv. I det en setter tilbudet til Gjeldende, så vil det være meningen at en tar dette tilbudet med seg inn i forhandlingene. Etter hvert som det kommer til enighet i forhandlingene settes status på tilbudene til Akseptert. På slutten av prosessen vil en flytte aksepterte tilbud over til Endelig tilbud. Det er kun Endelige tilbud med status Akseptert som kan overføres tilbake til lønnssystemet. Endringer. I kolonnen Endring er det nå åpnet for direkte justering, uten å måtte klikke opp detaljbildet. Det er imidlertid bare mulig for de krav/tilbud som er lagt inn med +. Endring her medfører automatisk endring i kolonnene Resultat, Verdi 100 % og Justert verdi. Side: 30

31 Forhandlingen Utfør Knappen Utfør gir dere følgende muligheter: Slett, Kopier til og Endre til. Dette vil bli utført kun for det utvalget dere har valgt fram i skjermbildet. Dette kan også gjøres på enkelt linjer ved å høyre klikke på aktuell linje og marker Utfør. Kopier til gir dere mulighet fra å kopiere ett krav eller tilbud til en av de andre typene. Resultatet blir at det en kopierer ligger igjen der en kopierer fra, og blir lagt inn på nytt på det settet en kopierer det til. Det er ingen begrensning, man kan kopiere til samtlige krav/tilbud. For eksempel kan det være aktuelt å kopiere et Tilbud 1 til Tilbud2, dersom en ønsker å begynne å øke tilbudet (i Tilbud2), samtidig som man tar vare på åpningstilbudet i Tilbud1. Endre til gir dere mulighet for å skifte Forhandlingssett for et krav eller tilbud. Dette vil si at vi flytter hele kravet/tilbudet til ett nytt sett. Det vil da ikke bli liggende noe igjen der en flytter det fra. En kan ikke flytte et krav til tilbud og motsatt. Her er det lagt inn en begrensning i bruken, slik at en ikke kan endre et Krav til Tilbud og motsatt. Side: 31

32 Forhandlingen Ulike måter å jobbe på Jobbe pr forbund/organisasjonsledd eller med Alle på en gang Under menypunkt Ansatt har dere tilgang til alle ansatte som er med i forhandlingen. Her kan dere legge inn krav og tilbud på alle ansatte. For å ha tilgang til dette, må dere være medlem av gruppen ALLE (se kapittel om tilgang for brukere). Under forbund vil dere ha mulighet til å gå inn på de enkelte forbundene som er med i forhandlingen. Det er da kun de som er medlem i det enkelte forbund som vises her. I skjermbildet neste side har vi plassert oss i Resultat-tabellen under menypunkt Nito og skal dermed kun få se medlemmer i Nito. Igjen må brukeren være definert med tilgang for å komme inn her. Også her er det mulig for å legge inn krav og tilbud, dersom man er klarert for det under Bruker. Når en forhandlingsdelegasjon kommer inn til forhandlinger, er det jo adskillig enklere å forflytte seg ned til meny Forbund og bare få tilgang til de ansatte det er aktuelt å diskutere i denne omgangen. Tilsvarende vil gjelde under menyen for Organisasjonsledd, her er det kun de som tilhører de aktuelle ansvar/avd. som viser i bildet. Men det er vel ikke så aktuelt å føre forhandlinger etter slike utvalg. Side: 32

33 Forhandlingen Når vi flytter oss inn under Forbunds-menyen til et bestemt forbund, er det kun medlemmer i dette forbund som er synlige, i dette tilfellet Nito. Videre er det også lagt inn begrensning på kun å vise Tilbud1. Da er det mulig å fortsette jobben med å legge inn nye tilbud, kopiere tilbud over til tilbud 2 osv. 7.3 Interne krav fra Intern enhet Under menyvalget Intern enhet, får du, hvis disse er definert, en oversikt over ansatte i hver intern enhet. Dette er en alternativ sortering av de ansatte i forhandlingen. Du kan også gå inn via forstørrelsesglasset for å se og registrere fra denne oversikten, på samme måte som for Forbund. Side: 33

34 Forhandlingen 7.4 Fullføre forhandlingene Det er flere måter å gjennomføre forhandlingene på. De fleste vil sansynligvis legge inn et åpningstilbud til ansatte, som Tilbud1, før forhandlingene starter. Under forhandlingene er det fullt mulig å øke dette tilbudet i Tilbud1, men ulempen er at vi mister gangen i forhandlingene, vi ser ikke lenger åpningstilbudet. Derfor anbefaler vi å registrere neste tilbud inn som Tilbud2, og evnt. senere også Tilbud3, om en må strekke seg så langt for å oppnå enighet. Når enighet er oppnådd settes status på tilbudet til Akseptert. Med en slik arbeidsmåte vil en når forhandlingene er over, sitte igjen med enkelte som har akseptert Tilbud1, noen som har akseptert sitt Tilbud2, noen på Tilbud3 og så videre. For å komme videre med overføring til Stillingsbildet i Lønn, er det en betingelse at samtlige av disse legges over i Endelig tilbud. Her benyttes Kopier til under knappen Utfør i Resultat. Avgrens først utvalget til Tilbud1, og avgrens videre kun til dem som har status Akseptert. Kopier utvalget til Endelig tilbud. Gjenta operasjonene for Tilbud2 osv., så langt som de er benyttet, og du vil sitte med det endelige forhandlingsresultatet på riktig sted. Alternativ ta med seg tilbudene til neste nivå. Dersom man ønsker å begynne å høyne tilbudet, kan man kopiere hele Tilbud1 med seg over til Tilbud2, og deretter begynne å redigere i Tilbud2, og evnt. tilsvarende til Tilbud3. Fordelen er at man hele tiden tar med seg eventuelle aksepterte tilbud, slik at samlet status ligger i det Tilbudx man er inne og jobber med. Historikken ivaretas også. Tilsutt er det kun dette som skal kopieres over til Endelig tilbud. Side: 34

35 Utskriftsmuligheter 8 Utskriftsmuligheter I forhandlingsmodulen er det i hovedsak tre ulike former for utskrift. Den første er utskrift fra tabellene i systemet, Ansatt og Resultat. Så har vi to rapporter, en til bruk underveis i forhandlingene, Utskrift krav/tilbud og en for det endelige resultatet, Vedlegg til protokoll. Ved utskrift fra tabellene så kan dere selv velge hva dere skal sende dette til. Her kan en skrive direkte på aktuelle skrivere, sende det over til excel (eller andre regneark), word eller legge det som vedlegg til mail. Sistnevnte er jo en aktuell metode for å overlevere nye tilbud, dersom en ikke benytter web-løsning. Protokollen vil være aktuell å skrive ut på skriver, sende til word eller på mail. 8.1 Utskrift krav/tilbud Her krysser man av for de krav/tilbud man ønsker å ta med i rapporten. Det er videre valg for å ta evnt. Begrunnelse / Årsakskoder og medlemskap i fagforening med i rapporten. I Utvalgslinjene nederst har man så mulighet til å avgrense innholdet i rapporten. Side: 35

36 Utskriftsmuligheter 8.2 Vedlegg til Protokoll Menypunktet heter Vedlegg til protokoll, og rapporten henter ut data fra forhandlingssett Endelig tilbud. Utskriften her kan som navnet tilsier benyttes som vedlegg til protokoll. Kjøres rapporten fra menypunkt Ansatt, vil den bli sortert på Forhandlingspart. Innenfor hver forhandlingspart skjer sorteringen alfabetisk på etternavn. Rapporten gir en sum-side pr forhandlingspart og en side med totalsummer. Vi forutsetter at selve protokollen som skal signeres blir laget i for eksempel Word. Side: 36

37 Utskriftsmuligheter Eksempel på utskrift av vedelgg til protokoll: Ansatt Alvær Lars Fagforeningstilknytning: Uorganiserte Id 1, 100,00% stilling, 8265, Td utbygging Grunnlønn Opprinnelig: Ny: Resultat: Sum: Ansatt Brevig Reidun Janne Fagforeningstilknytning: Uorganiserte Id 1, 100,00% stilling, 8331, Avd legetjenester Grunnlønn Opprinnelig: Ny: Resultat: 800 Sum: 800 Ansatt Enersen Kjell Kjetil Fagforeningstilknytning: Uorganiserte Id 3, 100,00% stilling, 8265, 3214 Helsevernavdelingen Grunnlønn Opprinnelig: Ny: Resultat: Årsak: Lavtlønnstillegg Sum: Ansatt Espeseth Ola Fagforeningstilknytning: Uorganiserte Id 4, 100,00% stilling, 8265, 3215 Eiendomsavdelingen Grunnlønn Opprinnelig: Ny: Resultat: Årsak: Alderstillegg, Lavtlønnstillegg Sum: Ansatt Jønsson Gerd Fagforeningstilknytning: Uorganiserte Id 2, 100,00% stilling, 8265, 3213 Arealplanavdelingen Grunnlønn Opprinnelig: Ny: Resultat: Sum: Sum Uorganiserte Forhandlingspott: ,00 Resultat: ,00 Rest: ,00 % forbruk 32,50 Antall stillinger: 7 Antall årsverk: 7,00 Resultat pr årsverk: 4.642,85 Side: 37

38 Utskriftsmuligheter 8.3 Overføre tabell til Excel Alle tabellene i forhandlingsmodulen er det mulig å ta utskrift av. Men den mest aktuelle tabellen en ønsker å skrive ut, er Resultat. Når en skal ha utskrift av en tabell, så er det viktig at dere har begrenset utvalget slik at dere kun har med det som er aktuelt. I eksemplet over, så er det kun krav forbund som det skal tas utskrift av. I tillegg kan dere også styre kolonnene som er med, og rekkefølgen. Dette gjøres ved å høyreklikke på den grå linja øverst i bildet. Her kan dere velge Kolonne da får dere opp følgende bilde: Her kan jeg da huke av for hvilke felter som skal vises og justere rekkefølgen med knappene Flytt Opp og Flytt Ned. Side: 38

39 Utskriftsmuligheter Når skjermbildet er begrenset slik det skal være, vil knappen Utskrift gi følgende bilde: Her velger dere enten Skriv alle poster, eller Skriv et antall poster (angis under). Trykk så OK. Til venstre i dette bildet velger dere hvilke enhet dere skal sende utskriften til. Valgene er Skriver eller skjerm (her får dere opp tilgjengelige skrivere), Fil (her styrer dere hva slags fil dere skal sende rapporten til), eller som i bildet over; Ekstern tjener. Her kan dere velge Excel, Word, E-post mottaker (rapporten blir da et vedlegg til mailen), utskriftstavle osv. Ut fra valgene dere tar, får dere da tabellen ut på den utskriftsenhet dere har valgt. Dersom dere kjenner excel godt, vil dere da ha mulighet for å lage for eksempel pivot-tabeller og få opp dataene på en oversiktlig måte som kan presenteres for fagforeningene. Side: 39

40 Overføring av forhandlingsresultatet til ansattregisteret 9 Overføring av forhandlingsresultatet til ansattregisteret Dette er rapporten for å overføre resultatet av forhandlingen tilbake til Unique Ansatt. For å komme med i denne rapporten må tilbudet være definert som Endelig tilbud og ha statusen Akseptert. I bildet angir dere Dato endringen skal gjelde fra. Ved å trykke på Oppdater, så vil dere kunne legge inn endringskode, beskrivelse. Og dere kan gjøre utvalg på ansattnummer. Når dere trykker på Kjør (anbefaler å kjøre uten oppdatering først), vil dere få en utskrift over hva rapporten gjør. Dersom den finner at opplysningene dere som la grunnlaget for forhandling ikke stemmer overens med det som ligger i lønnssystemet, så vil dere få beskjed om det her. Det gjelder hvis konteirngsbegrep, lønn, stillingskode og stillingsprosent er annerledes enn verdien i opprinnelig verdi. Da må dere selv ta stilling til hvordan forhandlingsresulatet skal håndteres videre. Gjør dere ingenting, og kjører med rapporten oppdater, vil forhandlingsresultatet overføres til lønn. Ønsker dere å gjøre oppdatere ansattregisteret selv for enkelte ansatte, kan dere sette tilstanden til Ferdig på de aktuelle ansatte før dere kjører endelig overføring. Når resultatet legges inn i lønnssystemet, settes det automatisk omkjøringsdato på personene som blir overført. Dette betyr at dere i neste omgang kan kjøre etterbetaling kun på de personer med omkjøringsdato. Husk at omkjøringsdato blir nullstilt ved lønnskjøring (også testkjøring). Hvis dere ikke setter på krysset for omkjøringsdato, blir etterbetaling for alle ansatte innenfor utvalget beregnet. Side: 40

41 Overføring av forhandlingsresultatet til ansattregisteret Dersom det er forhandlet på Lønn1 til Lønn8, må dere sjekke at personen har en lønnsart som henter fra disse feltene. Dersom personen ikke har hatt noe i feltene Lønn1 til Lønn8 fra før av, må dere sannsynligvis legge inn en lønnsart på personen i ettertid. Stenge en forhandling. Når forhandlingen er avsluttet, kan dere gå til menypunkt Lønnsforhandling og sette kryss i kolonnen Stengt, lengst ute til høyre. Da skal det ikke være mulig å endre på noe av det som ligger i denne forhandlingen. Slette en forhandling. Dersom det har samlet seg opp en hel del gamle forhandlinger, som du ikke er interessert i å ha liggende lenger, eller du har en test-forhandling som skal fjernes, så er dette mulig. Framgangsmåten er å starte nedenfra, tømme tabellen for Resultat først og deretter tilsvarende med tabellen Ansatt. I tabellen Resultat må du nok ta ett forhandlingssett om gangen, altså først Tilbud1, så Tilbud2 osv. og tilsvarende for alle Krav. Når du så kommer over til tabell Ansatt, så finner du egen slette-knapp som fjerner hele innholdet i en operasjon. Deretter kan du gå inn på menypunkt Lønnsforhandling og slette den aktuelle linjen for denne lønnsforhandlingen ved hjelp av Ctrl + D(delete). Side: 41

42 Skriv ut brev til ansatte om forhandlingsresultatet 10 Skriv ut brev til ansatte om forhandlingsresultatet Du kan skrive brev til hver enkelt ansatt som har fått et resultat i Endelig tilbud. Rapporten velger ut ansatte som har Endelig tilbud, med valg mellom status Akseptert eller Ferdig. Ferdig vil si at resultatet er kjørt over til lønn, slik at man kan velge rekkefølge på disse operasjonene selv. Hvis den ansatte har fått resultat på flere stillinger, skrives det et brev for hver stilling. Adressen på utskriften av brevet er tilpasset standard vinduskonvolutt. Menyvalget ligger både for alle ansatt og hvert forbund. Velger du Brev til ansatt under forbund, er det kun ansatte i dette forbundet som får brevet. Brevet settes sammen av den faste teksten i oppstartbildet og produsert utskrift fra forhandlingsresultatet. Den faste teksten lagres for hver bruker og er tilgjengelig ved neste pålogging. Det betyr at første gangen dere skal sende brev, vil bildet være blankt. Hvis den ansatte har fått endelig resultat på grunnlønn eller tillegg, skrives det ut en oversikt over opprinnelig og ny lønn. For ansatte med deltidsprosent dokumenteres i tillegg resultatet med stillingsprosenten. Har den ansatte fått et resultat vedrørende stillingskode, lønnsramme eller funksjonstillegg (lonn1-8), dokumenteres også dette i brevet. Vi har ellers tilrettelagt for at brevet kan sendes på epost. Det er lagt inn avkryssingsfelt nede i oppstartsbildet. Ved avhuking i feltet vil ansatte som får lønnsslippen sin i epost også få brev fra forhandlinger på epost. Ansatte uten avhuking for lønnsslipp i epost får ordinært brev. Logo Det er lagt inn mulighet for å skrive ut logo, på brev og/eller brev i epost. Logoen hentes fra selskapsbildet og legges inn oppe til høyre på brevene Side: 42

43 Skriv ut brev til ansatte om forhandlingsresultatet gir dette resultatet: Side: 43

44 Web-modul for registrering av krav 11 Web-modul for registrering av krav Når ansatte er gitt tilgang til web-modulen, og det er definert en forhandling som har fått avhuket web-ansatte og web-tillitsvalgte (ref. side 11), og det er hentet inn ansatte som skal være med i forhandlingene, så vil ansatte få begrenset tilgang til data fra forhandlingene når de kommer inn i web-modulen For den ansatte Ansatte går inn via fanen Personalia og finner et underpunkt Forhandling der. Her får de opp et skjermbilde som kun viser opplysninger om dem selv. Her vil de se hvilke forhandlinger de har tilgang til, eventuelt hvilke stillinger som er med i forhandlingen, samt stillingsopplysningene til denne stillingen. Nedenfor ligger eventuelle Krav ansatte, Krav forbund og Krav forbund Endret (alt etter hva de har fått tilgang til, se kap. 4.4). Ved å trykke på knappen Nytt krav kan den ansatte legge inn sitt personlige krav til forhandlingen. Kravet blir automatisk av typen Krav ansatt og som Tilstand foreslår systemet Under arbeid. Videre må det angis et Tema med et krav. Kravet angis som kronetillegg (+), prosenttillegg (%) eller som det nye beløpet man krever (=). For å få Resultat justert for still.prosent brukes knappen Beregn. Søppeldunken helt sist på linjen, gir mulighet for sletting. Gjelder kun for type Krav fra ansatt. Side: 44

45 Web-modul for registrering av krav 11.2 For tillitsvalgte i et forbund Tillitsvalgte går ikke inn via fanen Personalia, de finner en egen fane Forhandling. Første bilde gir oversikt over aktuelle ansatte, etter at Forhandlingspart, år og forhandling er spesifisert. Denne spesifiseringen er avhengig av hva man har rettigheter til, vanligvis vil det vel bare være ett alternativ tilgjengelig om gangen. Det vil ligge en linje for hver stilling som er hentet inn i forhandlingen. Knappen Beregn gir oversikt over hvor mye de har lagt inn krav på til nå. Legg også merke til at de selv kan styre sortering av tabellen nedenfor ved å trykke på ønsket felt i overskriften. Ved å klikke på en av linjene, kommer en inn på detaljbildet for den enkelte ansatte. Detalj-bildet for tillitsvalgte er likt det den ansatte får opp. Personlige opplysninger og stillings- og lønnsinformasjon øverst, men plass til å legge inn krav nederst. Her blir automatisk kravet av type Krav fra forbund. Ellers fungerer detalj-bildet det som for ansatte. Side: 45

46 Web-modul for registrering av krav Symbolene helt til høyre på hver linje er hhv. Kopiering og Sletting. Slettesymbolet er en søppeldunk, og er naturligvis bare til stede på de linjer man har lagt inn selv. Om det dukker opp krav fra Ansatt i dette bildet, så kan tillitsvalgte kopiere dette over til et Krav forbund med Kopi-knappen. Sett markøren på den knappen og du får melding om at kopien blir av type Krav forbund. Dersom arbeidsgiver har krysset av for at ett eller flere tilbud skal være synlige for dette forbundet, vil det også vise Tilbudslinjer i detalj-bildet (ref. kap. 4.4). Bruk knappen Oppdater og gå til oversikt for å avslutte inneværende ansatt For ledere i et Organisasjonsledd Dersom man har tilgang til et Organisasjonledd og kommer inn i web-modulen med det, er det kun ansatte tilhørende dette organisasjonleddet man får opp. Går man inn i Detalj-bildet og trykker Nytt krav, vil det da være krav av typen Krav internt man får dannet. Tilbud som er merket synlig for forbund, vil ikke vise for de som bare har tilgang til et eller flere Organisasjonledd. Ellers fungerer dette som for tillitsvalgte. Side: 46

47 Security 12 Security Security Ressurser / Applikasjoner. I Security ligger to nivåer med tilgang til systemet. Ved å gå inn på Ressurser / Applikasjoner/, kan man på vanlig måte gi tilgang Delete på denne applikasjonen (AVL01HOD), for de som skal inn og benytte modulen. Øvrige brukere bør ha None-tilgang her, for det er vel ikke aktuelt å la andre ansatte gå inn her med lese-tilgang. Men dette får den enkelte kunde ta stilling til. Se neste side Hvordan gjør vi dette? Security Ressurser / Brukerdefinert. Vi har videre lagt inn en mulighet for å dele de som kommer inn i forhandlingsmodulen (de som har fått Delete på AVL01HOD) inn i to grupper. Den gruppen som skal ha mest tilgang registreres som egen gruppe på vanlig måte i Systemadministrasjon og tildeles verdien ADMIN på brukerdefinert ressurs FORHANDLING. Denne gruppen får dermed tilgang til følgende funksjoner i Lokal forhandlinger: - mulighet for å registrere i alle menypunkter under Grunndata. - mulighet for å opprette ny og slette en forhandling - mulighet for å slette krav/tilbud fra Resultat - mulighet for å overføre det endelige resultatet tilbake til Lønn De som ikke har ADMIN (har da tilgangen BRUKER) vil ha adgang til: - Å hente ansatte over fra Unique Ansatt - Registrere, flytte eller kopiere krav/tilbud på dem, enkeltvis eller gruppevis. - Utskrift av protokoller blir også mulig, samt overføring til Excel. Se neste side Hvordan gjør vi dette? Tilgang til å registrere krav / tilbud for de enkelte forhandlingsparter. Det siste tilgangsnivået ligger i Grunndata i selve forhandlingsmodulen. I menypunkt Bruker er det mulighet for å angi i detalj om brukeren skal / skal ikke ha lov til å registrere bare krav eller både krav og tilbud for de enkelte forhandlingspartene. Se kap under Grunndata for mer detaljert beskrivelse. Side: 47

48 Security Security Ressurser / Applikasjoner. Hvordan gjør vi dette? Lag en gruppe for håndtering av Lokale forhandlinger og registrer medlemmer. For eksempel LOKALFORHANDLING, med standard tilgang QUERY. Gå inn i Ressurser, Applikasjoner og registrer ny applikasjon AVL01HOD (dersom den ikke er registrert fra før). Sett standardtilgang til NONE og gå ut med OK. Sett markøren på linjen AVL01HOD, trykk høyre musetast og velg Innvilg tilgang og Til Brukergrupper. Sett tilgang for forhandlingsgruppen til DELETE. Side: 48

49 Security Security Ressurser / Applikasjoner. Hvordan gjør vi dette? Lag en gruppe for administrator-tilgang i Lokale forhandlinger og registrer medlemmer. For eksempel LOKALFORH-ADMIN, med standard tilgang QUERY. Gå deretter inn i Ressurser, Brukerdefinert og registrer ny Brukerdefinert ressurs FORHANDLING. Som du ser ovenfor er det ingen tilgjengelige valg for Standardtilgang. Trykk på knappen med tre prikker til høyre på linjen og registrer de to aktuelle alternativ, BRUKER og ADMIN. Tilbake med OK. Sett så Standardtilgang for denne brukerstyret ressursen til BRUKER (i det øverste bildet) og lukk skjermbildet. Sett deretter markøren på linjen for FORHANDLING, under Ressurser / Brukerstyrt. Bruk høyre musetast og velg Innvilg tilgang og Til Brukergrupper (på samme måte som på forrige side). Sett tilgangen for gruppen LOKALFORH-ADM til ADMIN og du skal ha fått det hele på plass. Gruppen for Tillitsvalgte og den for evnt. Forhandlingsskretærer skal få det andre alternativet BRUKER. De mister derved tilgang til Grunndata i Lokale forhandlinger og til å legge forhandlingsresultatet tilbake til Uq Ansatt. Side: 49

50 Security Til slutt har vi den Brukerstyrte saken som begrenser hovedmenyen for tillitsvalgte som logger å direkte i Unique Ansatt, kalt KUNFORHANDLING. Alternativ her skal være Ja og NEIl Legg inn NEI som standard. Gruppen for tillitsvalgte som får logge på i Uq Ansatt må altså ha JA for ikke å få tilgang til hele hovedmenyen. Side: 50

51 Security 13 Tilgang til Webmodulen For at brukerne skal få tilgang til Webmodulen, så er det en del ting som må på plass. Brukerinformasjon I menyen går dere inn på Standard-Brukervariable-Brukerinformasjon. Da får dere opp følgende bilde: Brukerne som skal ha tilgang til forhandlingsmodulen må være opprettet i dette bildet. For å få tilgang til Webmodulen, må de i tillegg ha hake i feltet Adgang til webmodul for Unique Forhandling. I tillegg til dette, må brukeren ha web-tilgang. Gå inn i ansattutforskeren og bildet Web. Da får dere opp dette bildet: Aktuell ansatt må være knyttet til en lønnsbruker (punktet over). Videre må personen bli tildelt Påloggingsid. Dette kan være initialer, nummer osv. Det er ingen begrensning på antall påloggingsider en person kan ha. Men det er ikke mulig at to personer har samme påloggingsid. Side: 51

52 Security I tillegg må personen ha passord for å komme inn i webmodulen. Dette gjøres enten enkeltvis eller ved egen rapport. Ved å trykke på Hodet nederst til høyre under Ansattutforskeren får dere opp følgende bilde: Velg her hvordan passordet skal lages, og hvordan dette skal formidles. Trykk. deretter OK. Nå har brukeren tilgang til Webmodulen (også andre webmoduler hvis dere har dette). Under Rapporter-Personalopplysninger-Lag brukernavn ligger samme rapport. Her kan du kjøre den mot alle eller grupper av ansatte. Side: 52