Vedlegg A. Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg A Kravspesifikasjon

2 Innhold 1 Innledning Formål med anskaffelsen Oppdragets omfang Varighet Geografiske områder Tidspunkt for kontrollene Fordeling av billett-/kvalitetskontroll i Bodø kommune (pr år): Fordeling av billett-/kvalitetskontroll i Rana kommune(pr år): Fordeling av billett-/kvalitetskontroll i kommunene Vågan og Sortland (pr år): Gjennomføring Innledning Oppdragsgivers ansvar Leverandørens ansvar Planlegging Bemanning og kapasitet Kompetanse Opplæring Kostnader ved gjennomføring av kontroll Avvik i forhold til program Rapportering Evaluering Oppstartsforberedelser... 7

3 2 1 Innledning 1.1 Formål med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov for billett- og kvalitetskontroll på buss i henhold til vedlagte instruks/ retningslinjer. Med billett- og kvalitetskontroll menes: o Oppdrag med bare billettkontroll o Oppdrag med billett- og kvalitetskontroll o Oppdrag med bare kvalitetskontroll 2 Oppdragets omfang 2.1 Varighet Kontraktsperioden er satt til ett (1) år, perioden t.o.m Oppdragsgiver har mulighet for å utløse opsjon på ett (1) år. Oppdragsgiver må meddele bruk av opsjon innen 3 måneder før utløp av avtalen. Leverandør forplikter seg til å forsikre seg om hvorvidt oppdragsgiver vil benytte seg av opsjon. 2.2 Geografiske områder Billett- og kvalitetskontroll skal leveres innenfor 4 geografiske områder. Prosentvis fordeling innenfor de ulike områdene er som følger: Område Prosentvis fordeling Bodø kommune 65 % Rana kommune 15 % Vågan kommune 10 % Sortland kommune 10 % Sum 100 % 2.3 Tidspunkt for kontrollene Tabellene under pkt , og angir omtrentlig fordeling av billett- og kvalitetskontroller på klokkeslett og ukedager. Oppdragsgiver kan foreta mindre justeringer i denne fordelingen. Kontroller skal gjennomføres i alle årets måneder. I hovedsak skal omfanget reduseres i forbindelse med skolens ferieperioder. For kommunene Vågan og Sortland vil billettkontrollene hovedsakelig gjennomføres i sommermånedene. Oppdragsgiver står fritt til å fordele innsatsen mellom billettkontroll og kvalitetskontroll.

4 Fordeling av billett-/kvalitetskontroll i Bodø kommune (pr år): Ukedag Tidspunkt Andel Mandag-fredag 06:00 17:00 65 % Mandag-fredag 17:00 01:00 20 % Lørdag 08:00 15:00 5 % Lørdag 15:00 01:00 5 % Søndag 15:00 23:00 5 % Kontrollene vil i all hovedsak skje i bynære områder Fordeling av billett-/kvalitetskontroll i Rana kommune(pr år): Ukedag Tidspunkt Andel Mandag-fredag 06:00 17:00 60 % Mandag-fredag 17:00 00:00 20 % Lørdag 09:00 15:00 10 % Søndag 15:00 00:00 10 % Kontrollene vil i all hovedsak skje i bynære områder Fordeling av billett-/kvalitetskontroll i kommunene Vågan og Sortland (pr år): Ukedag Tidspunkt Andel Mandag-fredag 08:00 17:00 60 % Mandag-fredag 17:00 00:00 20 % Lørdag 09:00 15:00 10 % Søndag 15:00 00:00 10 % Kontrollene vil i all hovedsak skje innenfor kommunegrensene. Eksempler på kvalitetselementer som skal kontrolleres: Innstilt/ ikke kjørt avgang Korrekte holdeplassoppslag + skader på holdeplass Bussens avgangstid fra holdeplass Profilprogram i samsvar med kontrakt Kontroll av buss (type, alder med mer) Manglende eller feil billettering

5 4 Korrekt destinasjon i skiltkasse Manglende rutehefter Ødelagte/manglende seter Graffiti/hærverk Karosseri- og lakkskader Punkterte ruter Sjåførens uniform Kontroll av tomgangskjøring Kontroll av røykeforbud Avvik fra rutetrase Renhold Kontrollere sjåførenes norskferdigheter Oppdragsgiver vil gi nærmere spesifikasjoner i forhold til kvalitetselementet. Etter gjennomført kontroll skal leverandør, innen tre (3) dager, oversende oppdragsgiver en rapport fra kontrollen. Gjennomføring av kvalitetskontroll vil kunne skje også når bussene ikke er i rutetrafikk. Der hvor kun kvalitetskontroll gjennomføres skal avvik dokumenteres ved hjelp av foto. Ved eventuelle avvik i forbindelse med kombinert billett- og kvalitetskontroll skal kvalitetsavvik dokumenteres med foto. 3 Gjennomføring 3.1 Innledning Leverandøren skal samarbeide med oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson hos leverandøren som er ansvarlig for alle aspekter ved leveransen. 3.2 Oppdragsgivers ansvar Oppdragsgiver har ansvar for behandling av gebyrer som ikke betales på stedet, klager samt følge opp rapporter. Oppdragsgiver kaller inn til evaluerings- og planleggingsmøter og skal godkjenne planer for kontrollvirksomheten. 3.3 Leverandørens ansvar Planlegging Kvalitetskontroll gjennomføres i utgangspunktet med en (1) kontrollør. Ved samordnet billettog kvalitetskontroll eller kun billettkontroll skal det minimum være to (2) kontrollører. Oppdragsgiver kan godkjenne at kontroller gjennomføres med kun en (1) kontrollør dersom dette vurderes som hensiktsmessig.

6 5 På møter mellom oppdragsgiver og leverandør skal bl.a. bemanning og planer for neste billettkontroll drøftes. Planene skal minimum omfatte: o bemanning på planlagte kontroller o tidsbruk for den enkelte kontroll, pr. område og samlet for måneden o tidspunkt for kontroll o ruter/linjer som skal kontrolleres o strekning kontrollen blir gjennomført på o fordeling billettkontroll og kvalitetskontroll Leverandør skal oversende planen for kontroll til oppdragsgiver senest en uke før planleggingsmøte gjennomføres. Kontrollene skal gjennomføres på en slik måte at personellressursene blir utnyttet på best mulig måte. Det skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeides årsplan for kontrollvirksomheten Bemanning og kapasitet Leverandør må definere følgende roller: Seksjonsleder: Overordnet ansvar og rapporterer til oppdragsgiver. Kontaktperson opp mot oppdragsgiver. Se Vedlegg D Spesielle kontraktsvilkår for bestemmelse vedrørende bytte av kontaktperson/seksjonsleder. Lagleder: Kontrollører: Dersom kontroll gjennomføres av et lag med to eller flere personer, skal det være en lagleder som følger laget på kontroller og har ansvar for mobil betalingsautomat. Medarbeidere som utfører kontroller. Det skal være tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre månedlige kontroller iht. denne kravspesifikasjon og Instruks og retningslinjer for billettkontroll. Dette gjelder også for sommerperioden. I tillegg skal det være tilstrekkelig med reservepersonell som tiltrer ved sykdom etc Kompetanse Leverandør skal beskrive kontrollørens kompetanse. Det skal beskrives hvilke krav som stilles ved nyansettelser og hvilket opplæringsprogram kontrollørene gjennomgår. 3.4 Opplæring Personer som gjennomfører kontrollvirksomhet skal ha gjennomført nødvendig opplæring. Det er leverandørs ansvar at opplæring er dokumentert gjennomført, og at den enkelte medarbeider har tilegnet seg de kunnskaper som kreves for å utføre arbeidsoppgavene på en korrekt og god måte. Opplæringskostnadene dekkes av leverandør.

7 6 Representanter fra oppdragsgiver skal kunne være tilstede under opplæringen, eventuelt ha ansvar for deler av opplæringen. Den enkelte medarbeider skal ha gjort seg kjent med billettog takstbestemmelsene, transportvedtekter, reisegaranti, kundeservice og rutenettet i gjeldende kontrollområder. Oppdragsgiver vil ved oppstart gjennomføre opplæring i bruk av håndholdt kortavleser, elementer ved kvalitetskontroll samt kundebehandling. Leverandør har ansvar for eventuell opplæring ut over opplæring oppdragsgiver har ansvar for. Leverandøren skal holde oppdragsgiver orientert om hvilke kontrollører (med kontroll- ID/ansattenummer) som er satt på oppdraget, og når kontrollørene sist ble gitt opplæring. Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre kunnskapstester av personell som benyttes i oppdraget. 3.5 Kostnader ved gjennomføring av kontroll Kostnader knyttet til gebyr- og rapportblokker, kortavleser og mobil betalingsterminal dekkes av oppdragsgiver. Alle øvrige kostnader knyttet til gjennomføring av kontroll dekkes av leverandør. Det vises også til Instruks og retningslinjer for billettkontroll - vedlegg B. 3.6 Avvik i forhold til program Leverandør skal rapportere eventuelle avvik fra avtalt program. 3.7 Rapportering Kvalitetskontroll Det skal sendes informasjon til oppdragsgiver snarest, og senest innen 3 dager etter utført kontroll. Billettkontroll Månedsrapport for det enkelte område skal være oppdragsgiver i hende senest 3 virkedager etter månedsskiftet. For Bodø kan det i tillegg settes krav om ukentlige rapporter. Innholdet i rapporteringen skal som minimum omfatte: o bemanning på gjennomførte kontroller o tidsbruk for den enkelte kontroll og samlet for måneden o tidspunkt for kontroll o ruter/linjer som er kontrollert o strekning kontrollen ble gjennomført på o resultat av kontrollene (antall kontrollerte, antall tilleggsavgifter, snikprosent m.m.)

8 7 Forøvrig gjelder følgende: o Kopi av utstedt gebyr skal være oppdragsgiver i hende innen 3 virkedager. o Leverandøren har rapporteringsplikt ved spesielle henvendelser, jfr. Instruks og retningslinjer for billettkontroll på buss, punkt 3.6 (vedlegg B). o Falske og misbrukte kort/billetter skal inndras. Leverandør har ansvar for å rapportere og oversende kort/ billetter til oppdragsgiver innen 24 timer. 3.8 Evaluering Leverandøren plikter vederlagsfritt å delta på evalueringsmøter (kombinerte planleggings- og evalueringsmøter) i Bodø sammen med oppdragsgiver etter behov. Leverandøren skal stille med bemyndiget person (kontaktperson). 4 Oppstartsforberedelser Begrepet oppstartsforberedelser gjelder tidsperioden fra kontraktsinngåelse til oppstart av kontrakt. Det tas forbehold om at det kan være behov for utvidet periode knyttet til oppstart i enkelte tilfeller. Leverandøren skal utarbeide en plan for oppstart av billettkontroll som angir hovedaktiviteter og milepæler. I dette inngår hvilken informasjon oppdragsgiver må fremskaffe, og når dette må være tilgjengelig for leverandør. Det forutsettes at leverandør kan starte gjennomføringen av billett- og kvalitetskontroller Det må påregnes hyppigere møter med oppdragsgiver i perioden fra kontraktsinngåelse og frem til oppstart. Før billett- og kvalitetskontroll startes opp skal det være gjennomført planleggingsmøter jfr. pkt