DEL 3 OPPDRAGSBESKRIVELSE

Transkript

1 DEL 3 OPPDRAGSBESKRIVELSE Innhold 1 Generelt Oppdragets hovedhensikt Oppdragets omfang Rammer og gjennomføring av oppdraget Organisering Tilgrensende og relevante parallelle planoppgaver Styring av oppdraget Framdrift Prosess Medvirkning og politisk forankring Møter Kompetanse Rapportering Leveranser Link til øvrige dokumenter

2 1 Generelt Formålet er å sikre oppdragsgiver kvalitetsgodkjente planleggingstjenester for konsekvensutredning og kommunedelplan: Ny bro over Glomma i Fredrikstad. Fredrikstad og Sarpsborg kommuner og Østfold fylkeskommune vedtok i juni 2013 Bypakke Nedre Glomma. Bypakka baserer seg i stor grad på gjennomført og kvalitetssikret Konseptvalgutredning (KVU). Ny bro over Glomma i Fredrikstad er et av tiltakene i KVUen. For å få en raskest mulig realisering av tiltakene i KVUen har Fredrikstad bystyre og Østfold fylkeskommune avsatt planleggingsmidler til utarbeidelse av kommunedelplan for ny kryssing av Glomma i Fredrikstad. Fredrikstad kommune har ansvar for utarbeidelsen av kommunedelplanen. 1.1 Oppdragets hovedhensikt Det skal utarbeides kommunedelplan for ny Glommakryssing i Fredrikstad. Kommunedelplanen skal utarbeides i henhold til plan- og bygningsloven. Planprogram for arbeidet ble fastsatt av formannskapet i deres møte 12. mars Det innebærer at det først skal lages en konsekvensutredning for flere alternativ og deretter planforslag og endelig plan for det valgte alternativet. Hovedhensikt med planarbeidet er å: Avklare trasé for ny bro- og vegløsning over Glomma i Fredrikstad og sikre arealer til ønsket løsning. Avklare god og nødvendig kobling til fv. 109 og rv. 111, samt sikre arealer som ivaretar dette. Avklare sikre og effektive løsninger for sykkel, gange og kollektivtransport, samt sikre arealer som ivaretar dette. Framtidig vegløsning for ny Glommakryssing vil kunne berøre framtidig dobbeltsporet jernbane på Vestsiden av Glomma. Planarbeidet skal gjøre nødvendige planavklaringer for å følge opp konseptvalgutredning for Intercitystrekningen Oslo Halden og melding til Stortinget 26 ( ) Nasjonal Transportplan Bidra til at Bypakkas mål nås og at framdriften i Bypakka overholdes Framtidig vegløsning for ny Glommakryssing vil kunne berøre framtidig dobbeltsporet jernbane på Vestsiden av Glomma. Planarbeidet skal gjøre nødvendige planavklaringer for å følge opp konseptvalgutredning for InterCity-strekningen Oslo Halden og Melding til Stortinget 26 ( ) Nasjonal Transportplan Parallelt med planarbeidet pågår en reguleringsplanprosess for framtidig fv Krysslokalisering og -utforming er viktige tangeringspunkt for prosjektene. Planarbeidene må koordineres. 1.2 Oppdragets omfang Oppdraget er å utføre en konsekvensutredning og utarbeide en kommunedelplan på bakgrunn av de opplysninger som framkommer i konsekvensutredningen. Det forventes 2

3 at konsulenten utfører nødvendig rådgivningsarbeid som grunnlag for å finne og vedta de beste løsningene. Konsulenten skal foreta de registreringer som er nødvendig for oppgaven. Det skal benyttes formell fagkompetanse innenfor det enkelte fagfelt. Konsulent skal sammen med oppdragsgivers prosjektleder være pådriver for planprosessen, slik at den kan gjennomføres etter gjeldende regler og lovverk, og sørge for framdrift i prosessen. Konsulenten må bidra i møter og diskusjoner med oppdragsgiver og andre parter. Det må påregnes nært samarbeid med oppdragsgiver. Dersom det vedtas at null-alternativet er den foretrukne løsning, eller dersom det gjøres andre vedtak som innskrenker planprosessen, reduseres oppdragets omfang tilsvarende. 2 Rammer og gjennomføring av oppdraget Planprogrammet er styrende for planprosessen og angir de vedtatte rammer for oppdraget. Utover planprogrammet må konsulenten forholde seg til de rammer og forventninger som vises i konkurransegrunnlaget med tilhørende dokument. Det er et omfattende planprosjekt og det kan oppstå behov for justeringer av oppdraget i løpet av prosessen. Kommunikasjonen i oppdraget vil være på norsk. Oppdragsgiver har eiendomsrett til alt produsert materiale i oppdraget. 2.1 Organisering Planprogrammet viser hvordan oppdraget er tenkt organisert. Denne organiseringen må sees i sammenheng med prosjektets tilknytning til Bypakka og Samarbeidsavtalen for Nedre Glomma. 2.2 Tilgrensende og relevante parallelle planoppgaver Det må påregnes at prosjektet må koordineres med tilgrensende og relevante planoppgaver. Eksempler på slike planoppgaver er: - Reguleringsplan for fv Rullering av Hovedsykkelplan for Fredrikstad - Kollektivtstrategi Nedre Glomma - Utredning Indre sentrumsring 2.3 Styring av oppdraget Prosjektet skal styres etter en prosjektstyringsplan. Prosjektstyringsplanen skal revideres to ganger i året. I disse revisjonene skal alle godkjente endringer siden forrige revisjon implementeres. Første prosjektstyringsplan leveres i forkant av kontraktsinngåelse. 3

4 Konsulenten må i tilbudet gjøre rede for hvordan utførelsen av prosjektet er tenkt organisert og gjennomført med prosjektledelse, ressursinnsats og sammensetning av personell. Videre skal det redegjøres for hvordan oppdragsgivers organisasjon skal involveres underveis i prosessen. Det skal redegjøres for arbeidsopplegg og fremdrift med de føringer som er gitt i konkurransegrunnlaget. Konsulenten skal i tilbudet dokumentere sitt kvalitetssikringssystem. En kvalitetsplan for prosjektet skal leveres oppdragsgiver senest 3 uker etter avtale er inngått. Denne skal være så enkel og kortfattet som mulig. De kostnader som konsulenten har med kvalitetssikring forutsettes å ligge i de respektive arbeidsoppgaver og dette prises derfor ikke særskilt. Det skal kontinuerlig vurderes om det er avdekket behov for merarbeid ut over budsjettrammen, og som krever endring av rammen. Slike endringer skal snarest formaliseres ved rutine for endringsordre før arbeidene gjennomføres. 2.4 Framdrift Oppstart skal skje så raskt som mulig etter kontraktsinngåelse, senest to uker etter undertegnet kontrakt. Det vises til planprogrammet for planlagt framdrift. Tilbyder bes i sitt tilbud skissere en detaljert framdriftsplan som senere skal inngå i kontrakten. Framdriften skal være raskest mulig, men samtidig realistisk. Eventuelle utvidelser av tidsrammen markeres og begrunnes. Milepæler og forhold som er spesielt viktig for framdrift, skal identifiseres. Det skal tas høyde for tidsmarginer som gir oppdragsgiver og andre parter/ berørte aktører tilstrekkelig tid til å forberede og planlegge egne tilhørende aktiviteter og tid til gjennomgang og kontroll av konsulentens ytelser. Når det gjelder saker som skal til politisk behandling, må det tas høyde for at politiske prosesser tar tid. Vi må forholde oss til en fastsatt møtestruktur. Erfaringsmessig skal en politisk sak være ferdig fra administrasjonen senest 2 uker før møte i formannskapet. Det må også tas høyde for en uke til administrativ godkjenning når forslag til sak foreligger. Dersom man også skal ta høyde for at planutvalget skal orienteres, evt. behandle saken før den forelegges formannskapet, må man ta høyde for 3-4 uker fra saken er godkjent administrativt. 2.5 Prosess Konsulenten må påregne, i forbindelse med høring av konsekvensutredning og ved høring av planen, å utarbeide notater med sammendrag av innkomne uttalelser og med Fredrikstad kommunes kommentarer og forslag til eventuelle endringer. Konsulenten skal bidra aktivt i å utarbeide Fredrikstad kommunes forslag til kommentarer. Konsulenten skal også legge fram dette til drøftinger i prosjektgruppen. Gjennom planarbeidet må konsulenten ta høyde for at det kan bli flere justeringer i planen, både ved utarbeidelsen av planforslaget, og som følge av høringsrunden. Det må tas høyde for flere opprettingsrunder. 4

5 Tilbudet må basere seg på de fire alternativene som skal utredes (null-alternativet og alternativ 1, 2 og 3), samt en prising av eventuelt nye alternativ. Tilbyder skal sannsynliggjøre antatt utrednings- og ressursbehov ved å vise til tilsvarende planoppgaver. 2.6 Medvirkning og politisk forankring Tilbyder skal redegjøre for hvilket medvirkningsopplegg som er tenkt gjennomført i de ulike fasene. Det skal som minimum legges til grunn krav i henhold til Plan- og bygningsloven, samt føringene gitt i planprogrammet. Det vil være behov for politisk forankring underveis i planprosessen. Konsulenten skal i tilbudet synliggjøre hvor i prosessen den politiske forankringen bør være. Noen politiske milepæler er gitt, som for eksempel beslutningen om hvilke alternativ som skal konsekvensutredes. Politisk medvirkning skal vises i prosjektstyringsplanen, samt redegjøres for under beskrivelse av gjennomføring av oppdraget. Politisk medvirkning prises under møter i prisskjemaet. 2.7 Møter Konsulent skal i sitt tilbud redegjøre for en møteplan. Det må tydelig fremkomme hvilke og hvor mange møter man ser for seg i de ulike fasene. Det forutsettes minst to deltakere fra konsulentgruppen på hvert møte. Alle møtene har Fredrikstad som møtested. Følgende møter kan være aktuelle: - Kontraktsmøte - Befaringer - Møter med plangruppa - Møter med faggruppen - Møter med oppdragsgiver (ut over kontraktsmøte) - Temamøter - Møter med regionale myndigheter (regionalt planmøte møtested Østfold fylkeskommune) - Møter med referansegrupper - Oppstartsmøte - Åpne møter - Møter med politiske fora - Møter med lokalsamfunn Konsulenten skal i beskrivelsen legge inn de møter som konsulenten anser som nødvendige for at planprosessen skal være gjennomført i henhold til forventninger om medvirkning, innspill og politisk forankring. Konsulenten innkaller til møter, skriver og sender ut referat fra alle møter. Sakslisten på prosjektmøtene skal inneholde: - Dagsorden - Referatsaker - Framdrift/ansvar pågående prosesser/avklaringer - Eventuelt utfordringer framover 5

6 - Evt. tilleggsarbeid - Eventuelt Materiale som skal gjennomgås på møtet skal gjøres kjent for møtedeltakerne minimum fem arbeidsdager før møtet, slik at møtedeltakerne kan sikre intern forankring. Møter med lokalsamfunn og andre åpne møter må påregnes å være kveldsmøter. Formannskapsmøter er på dagtid, mens planutvalg er på ettermiddag/ kveld. Konsulenten skal fasilitere møter/ prosesser som anbefales gjennomført. Erfaring med fasilitering må dokumenteres i tilbudet. Konsulenten må også ta høyde for å utarbeide presentasjonsmateriell til møtene. Møter skal prises som en samlet sum. Møtepris skal inkludere forberedelser, reise, skriving og utsendelse av møteinnkalling (med dagsorden) og referat i etterkant av hvert møte. Konsulenten bes også å oppgi enhetspris på møter a 3 timer, samt timepris for deltakelse på møter. Det skal settes av 1 dag til felles oppstartsbefaring. På oppstartsbefaringen skal nøkkelpersonell stille. 2.8 Kompetanse Tilbyder må redegjøre for hvilken kompetanse og personer som skal brukes til de ulike oppgavene og i hvilket omfang. Tilbyder må også synliggjøre at det er kapasitet til de oppgaver som til enhver tid skal utføres. Arbeidet vil gå over lang tid. Tilbyder må synliggjøre at prosjektet til enhver tid, vil være bemannet med ønsket kompetanse. Dersom det forutsettes bruk av underkonsulenter, må dette oppgis i tilbudet. I så fall må det legges ved CV for det personellet som underkonsulenten vil benytte i oppdraget. Konsulenten må selv inngå avtaler med underkonsulent innenfor alle aktuelle fagområder der firmaet ikke har egen kompetanse. Fredrikstad kommune skal godkjenne evt underkonsulenter. 2.9 Rapportering Konsulenten skal levere en milepælsrapport etter en gitt mal. Tilbyder bes vise forslag til rapporteringsmal i tilbudet. Rapporten skal leveres senest fire dager etter oppnådd milepæl. Dersom milepæler ikke nås som beskrevet i framdriftsplanen skal oppdragsgiver varsles så snart som mulig og senest samme dag som milepælen er markert i framdriftsplanen. Det gis da ny rapporteringsfrist. Rapporten skal godkjennes av Fredrikstad kommune. Dersom rapporten ikke er kommentert innen fem arbeidsdager etter leveringsfrist er den å anse som godkjent. Status i rapporten skal rapporteres mot gjeldende framdriftsplan og gjeldende budsjett. Rapporten skal inneholde følgende: - Oppsummering av gjennomført arbeid siste måned 6

7 - Oppsummering planlagte arbeider neste periode - Timeforbruk og kostnader - Tids- og framdriftsrapportering Timerapporteringen skal vise antall timer arbeidet pr uke på hver aktivitet pr medarbeider gjennom hele rapporteringsperioden. Kostnadsrapporteringen skal vise: - Delsummer for henholdsvis opprinnelig kontrakt, godkjente endringer innenfor kontrakt og godkjente arbeider utenfor opprinnelig kontrakt. - Virkelig påløpte kostnader for rapporteringsperioden og akkumulert for hver aktivitet, med delsummer for hhv opprinnelig kontrakt, godkjente endringer innenfor kontrakt og godkjente arbeider utenfor kontrakt. - Forklaring og anbefaling av tiltak ved avvik mellom virkelig påløpt og gjeldende budsjett. - Prognose over kostnader og timer gjenstående for arbeider pr. måned, for kalenderåret og for resten av kontraktsperioden. Tids- og framdriftsrapporteringen skal vise: - Planlagt framdrift - Virkelig framdrift - Konsekvenser i fht frister og sluttdato ved evt avvik mellom planlagt og virkelig framdrift 2.10 Leveranser Det vises til planprogrammet for beskrivelse av fasene i utredningsprogrammet, kommunedelplanen og forventet leveranse. Konsulenten må beskrive hvordan oppgaven er tenkt løst og hvilke notater, rapporter og andre dokumenter som vil leveres for å svare på oppgaven Link til øvrige dokumenter 7