Vedlegg 1. Kravspesifikasjon. Catering og cateringtjenester. Websaksnr. 14/10889

Transkript

1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Catering og cateringtjenester Websaksnr. 14/10889

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING BESKRIVELSE MINSTEKRAV TIL YTELSEN... 6 Side 2 av 7

3 1. INNLEDNING Rammeavtalen skal dekke Bærum kommunes behov for levering av catering og cateringstjenester. Avtalen omfatter ikke levering av catering og cateringstjenester på valgdagen. Det presiseres at kurs og møter på dagtid i Kommunegården, rådhuset og Brambanigården, andre tjenestesteder i Sandvika området vil kunne betjenes med mat og drikke av kantinen i kommunegården. Dette dokumentet inneholder en beskrivelse av behovet til oppdragsgiver, krav knyttet til ytelsen og eventuelle krav til dokumentasjon av at minstekrav er oppfylt. 2. BESKRIVELSE Oppdragsgiver har til hensikt å inngå én rammeavtale innenfor hvert område, det vil si at det vil inngås én avtale for del 1: Levering av catering og cateringtjenester til alle tjenestesteder i kommunen og ved kommunale arrangementer og én avtale for del 2: Levering av selskapsmat. Det vil inngås avtale med inntil to leverandører, forutsatt at det er tilstrekkelig antall egnede tilbydere og tilbud. Del 1: Levering av catering og cateringtjenester til alle tjenestesteder i kommunen og ved kommunale arrangementer. Det som omfattes av arrangementer i denne sammenheng er: - møter tjenestesteder - politiske møter: kommunestyret, formannskapet, utvalgsmøter mv. - seminarer - lunsjer - middager - utflukter - evt. andre oppdrag av samme karakter Antall deltakere vil variere mye. Leveranser som skal kunne tilbys: - snitter - baguetter, ciabatta og lignende - rundstykker - lunsjtallerkener - koldtbord - salater - tapas, fingermat - julemat - kald og varm møtemat - mv.. listen er ikke uttømmende Tilbyder skal tilby et bredt utvalg og variasjon av ovennevnte grupper. Leverandøren skal ha kunnskap om allergier, kultur- og religionsbetingede dietter og tilby alternative retter ved forespørsel. 3

4 Det er svært viktig at alle oppdrag etter denne avtale gjennomføres til rett tid. Oppdragsgiver vil etterstrebe seg å komme med informasjon om utførelse av oppdrag på et så tidlig stadium som mulig. Noen hasteoppdrag må likevel påregnes og løses. Ved større leveranser skal Oppdragsgiver ha mulighet til å få en prøveleveranse som skal tilsvare den kvalitet som skal tilbys i hovedleveransen. Dette for å sikre at vi får riktig kvalitet og smakelighet. Leverandøren må uoppfordret hente emballasje og utstyr benyttet i leveransen innen rimelig tid etter utført oppdrag. Del 2: Levering av selskapsmat Det som omfattes i denne sammenheng er: - mottakelser - festmiddager/jubileer - evt. andre oppdrag av samme karakter Antall deltakere vil variere mye. Leveranser som skal kunne tilbys: - Forretter - Hovedretter - Desserter - Fingermat - mv.. listen er ikke uttømmende Tilbyder skal tilby et bredt utvalg og variasjon av ovennevnte grupper. Leverandøren skal ha kunnskap om allergier, kultur- og religionsbetingede dietter og tilby alternative retter ved forespørsel. Ved større tilstelninger kan det være aktuelt med leie av kokk, serveringspersonell og oppvaskhjelp ved kommunens arrangementer i rådhuset. Dette er i hovedsak tilstelninger, middager og mottagelser i Rådhusets festsal og kjøkkenlokaler, ca. 2 3 ganger årlig. Det legges vekt på kvalitet i smaksopplevelser så vel som det estetiske ved serveringen. Maten skal leveres ferdig anrettet på f.eks. anretningsfat, porselen, finere engangsfat/skåler eller tilsvarende. Serveringen må være tilpasset anledningen, etter avtale med oppdragsgiver. Det forventes kvalitetssikring i alle ledd. Det forventes at tilsvarende kvalitet og kompetansenivå opprettholdes i hele kontraktsperioden. Ved større leveranser skal Oppdragsgiver ha mulighet til å få en prøveleveranse som skal tilsvare den kvalitet som skal tilbys i hovedleveransen. Dette for å sikre at vi får riktig kvalitet og smakelighet. Det stilles krav til at leverandør ved arrangementer kan løse suppleringer og akutte behov raskt og senest innen 1 time, i de få tilfeller det kan oppstå slike uforutsette situasjoner. Antrekk Servitører skal ha sort bukse/skjørt, hvit nystrøket skjorte, sorte sko. Ved spesielle anledninger kan antrekk defineres av oppdragsgiver i samråd med leverandør. 4

5 Leverandør skal før hvert arrangement sjekke med oppdragsgiver hvilke krav som gjelder for det enkelte arrangement. Det forventes kvalitetssikring i alle ledd. Det forventes at tilsvarende kompetansenivå opprettholdes gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren skal rydde lokalet og forlate det i den stand det var da de kom. Forberedelse Leverandøren skal sørge for oppdekking av bord i henhold til bordplan. Alt skal være klargjort minst 30 minutter før arrangementet. Kjøreplan gjennomgås med oppdragsgiver. Gjennomføring Ved arrangementer som omfatter aperitiff skal denne skjenkes i glassene etter avtale. Ved enkelte arrangementer er det behov for servering av kaffe avec og annen alkoholholdig drikke. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal oppfylle alle de krav som stilles i lov og forskrifter om omsetning av alkoholholdig drikk m.v (alkoholloven). Ved middager og mottakelser skal kjøkkensjef presentere menyen på engelsk eller norsk dersom oppdragsgiver ber om det. Transport av mat skal skje i henhold til forskrifter om hygiene mv. Leverandøren skal rydde lokalet og forlate det i den stand det var da de kom. Ved arrangementer i Rådhuset skal lokalet være ryddet innen 3 timer etter avsluttet arrangement, dersom annet ikke er avtalt. Annet Endring av antall gjester til et arrangement må kunne gjøres innen 24 timer før selve arrangementet. Det skal alltid innkalkuleres 5 % eller minst 2 porsjoner ekstra ved middager og mottakelser. Dette skal inkluderes i pris. Det forventes høy grad av fleksibilitet og oppdrag må kunne tas på kort varsel. Planlegging av større selskaper Leverandøren skal presentere menyforslag på korrekt norsk og/eller engelsk. Det skal tas hensyn til ulike kulturers krav, og dietter dersom dette blir krevd. Cater /kokk skal ha kunnskap om ulike typer allergier, kultur- og religionsbetingede dietter. Leverandøren skal foreslå vin til de aktuelle menyene. Det forventes at leverandøren har kompetanse innen dette området slik at en får rett vin til valgt meny. Vanligvis kjøper kommunen inn drikkevarer selv, men det kan være ønskelig med bistand til dette. Leverandøren skal avklare behov for dekketøy på arrangementsstedet med ansvarlig person slik at en får tilgang til lokalene for forberedelser. Leverandøren skal sørge for skjenkebevilling til arrangementsstedet, hvis annet ikke er avtalt. Leverandøren bestiller blomster etter nærmere avtale. Leverandøren må uoppfordret hente emballasje og utstyr benyttet i leveransen innen rimelig tid etter utført oppdrag. 5

6 3. MINSTEKRAV TIL YTELSEN Leverandøren skal ha kunnskap om allergier, kultur- og religionsbetingede dietter og tilby alternative retter ved forespørsel. Leverandøren skal kunne levere i alle sammenhenger som høytider, helligdager etc. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal oppfylle alle de krav som stilles i lov og forskrifter om matproduksjon og mattrygghet mv., herunder matloven som omfatter alle forhold i forbindelse med produksjon, bearbeiding og distribusjon av næringsmidler samt forskrifter gitt med hjemmel i loven. Mattrygghet Krav til overføring av kompetanse og opplæring av ansatte Personer som skal arbeide med mat og drikke må ha nødvendig kompetanse og få tilstrekkelig opplæring av arbeidsgiver i hvilke regler og rutiner som gjelder for funksjonene vedkommende skal fylle. Naturlige elementer i en opplæringsplan for ansatte: hvilket regelverk som gjelder virksomhetens etablerte rutiner, styrings- og kontrolltiltak kunnskap om bakterier, sopp og virus de vanligste smittekildene for sykdom overført via mat annen aktuell forurensning til mat krav til materialer og hygienisk utforming av lokaler merke- og sporbarhetsregler for mat kritiske styringspunkter ved produksjon og omsetning av mat Minstekrav E-handel Elektronisk samhandling med oppdragsgiver skal gjennomføres ved; 1) Elektronisk katalog på Ehandelsplattformen Ehandel.no Leverandøren skal gjøre det produktspekteret som skal leveres i henhold til kontrakten, tilgjengelig for avrop (bestilling fra rammeavtalen) via Ehandelsplattformen Ehandel.no. Elektronisk samhandling skal skje senest fra det tidspunkt oppdragsgiver ønsker, og med det innhold som er avtalt i Vedlegg 7 Samhandlingsavtalen. Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av Ehandelsplattformen Ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. For en nærmere beskrivelse av vilkår for bruk av Ehandelsplattformen Ehandel.no, henvises det til nettstedet Partene bærer selv sine kostnader ved bruk av Ehandelsplattformens tjenester. Emballasje Av miljøhensyn skal leverandør som benytter emballasje, senest ved kontraktsinngåelse fremlegge dokumentasjon (medlemsbevis) på medlemskap i Grønt Punkt Norge eller kunne dokumentere tilsvarende miljøkrav. Leverandøren avklarer med Grønt Punkt Norge hva slags medlemskap den eventuelt skal ha. Tlf Grønt Punkt Norge: E-post: post@grontpunkt.no. Se også 6

7 Bestilling Leverandøren må kunne tilby kunden et eget kontaktpunkt med eget telefonnummer og e-post adresse for kontakt med kundeservice. Kontaktpunktet må kunne håndtere bestillinger og reklamasjoner. Leverandøren må kunne tilby en egen dedikert kontaktperson for andre henvendelser, samt oppfølging og håndtering av problemsituasjoner. Det forutsettes at alle deltakerne får lik service hos leverandøren uavhengig av størrelse og beliggenhet. Kontaktpersonen skal sette seg grundig inn i avtalen og kommunens krav i forbindelse med arrangementer og skal kunne bistå kommunen med råd ved behov. Fakturering Faktura skal spesifiseres og inneholde f.eks. følgende elementer - Mat (spesifisert) - Kaffe, te - Personell (spesifisert) - Drikke (spesifisert) - Blomster - Lys/servietter - Leie av dekketøy - Leie av duk - Transport (kun hvis under kr 1000) 7