KRAVSPESIFIKASJON. Anskaffelse av sommerblomster og høstplanter

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE Vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget KRAVSPESIFIKASJON Anskaffelse av sommerblomster og høstplanter Saksnr. 15/139792

2 INNHOLD 1 INNLEDNING BESKRIVELSE OMFANG MINSTEKRAV TIL YTELSEN PLANTESORTIMENT PLANTEKVALITET LEVERING AV PLANTER TIDSPUNKT FOR LEVERING EMBALLASJE/MERKING LAGERHOLD/FLEKSIBILITET E-HANDEL... 6 Kravspesifikasjon Side 2 av 6

3 1 INNLEDNING Bærum kommune v/natur og idrett, heretter kalt Oppdragsgiver, skal gjennomføre en ny anbudskonkurranse for å inngå avtale for kjøp av sommerblomster og høstplanter. Natur og idrett har ansvaret for drift av kommunenes parker og gravplasser. Hvert år kjøpes det inn sommerblomster og høstplanter til utplanting i våre grøntanlegg. Planting på gravplassene utføres etter bestilling fra graveiere og antall bestillinger kan variere fra år til år. Dette dokumentet inneholder en beskrivelse av behovet til Oppdragsgiver, krav knyttet til ytelsen og eventuelle krav til dokumentasjon av at minstekrav er oppfylt. 2 BESKRIVELSE Oppdragsgiver vil inngå en avtale med en (1) leverandør på kjøp av sommerblomster og høstplanter. Nåværende leverandør av sommerblomster og høstplanter er Gjennestad Gartnerskole. I dag bestiller Oppdragsgiver sommerblomster innen 1. desember for levering påfølgende sommer, mens høstplanter bestilles innen 15. september for levering ca. 1. oktober samme år. Vårplanter blir levert ca. 1. mai etter nærmere avtale med Oppdragsgiver, mens sommerblomster blir levert i flere omganger i periode uke etter nærmere spesifikasjoner fra Oppdragsgiver. Første leveranse av sommerblomster er ca. 25. mai, og siste levering er senest 8. juni. Høstplanter leveres ca. 1. oktober, etter nærmere avtale med Oppdragsgiver. Leveringsdag og tid er avtalt mellom Leverandør og Oppdragsgiver ved bestillingen og etter nærmere avtale med leder på mottakssted uken før leveringsuke. Plantelevering foretas mellom kl og kl. 1300, og endring av leveringstidspunkt blir varslet senest en uke før planlagt levering. I dag kjøper Oppdragsgiver planter som blir produsert innenfor en avstand som gir kortest mulig transport med bil med hensyn til plantenes kvalitet og av miljøhensyn. Oppdragsgiver legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser. Oppdragsgiver får levert sommerblomster på seks ulike adresser i Bærum kommune, og antall leveringer kan variere. Vår og høstplanter blir levert i en leveranse (omgang) fordi det ikke er så stort omfang, mens det er flere leveringer av sommerblomster til enkelte adresser. Her er en oversikt over mottakersteder og antall leveringer av vårplanter, sommerblomster og høstplanter: Gravplassavdeling/ Parkavdeling Adresse Antall leveringer sommerblomster Bryn Kirkegård Økriveien Rykkinn 2 Haslum kirkegård Gml. Ringeriksvei Bekkestua 4 Steinsskogen gravlund Gml. Ringeriksvei Bekkestua 1 Tanum kirkegård Tanumveien Slependen 1 Kravspesifikasjon Side 3 av 6

4 Parkavdeling Distrikt øst Nyveien Stabekk 1 Parkavdeling Distrikt vest Olav Ingstadsvei Rud 1 Leveringsdato er fastsatt ved bestilling med mulighet for justering av dato i mai: Levering sommerblomster: Bryn kirkegård: Haslum kirkegård: Steinsskogen gravlund: Tanum kirkegård: 2 leveringer i slutten av mai 4 leveringer, 2 leveringer i slutten av mai og 2 leveringer i begynnelsen av juni 1 levering - ca. 25. mai. 1 levering - ca. 25. mai Park rode øst: Park rode vest: 1 levering - ca. 25. mai 1 levering - ca. 25. mai 3 OMFANG Størrelsen på leveransen forventes å være ca vår/sommerblomster pr. år fordelt på 150 sorter. I tillegg skal det kunne leveres ca høstlyng/høstplanter pr år. Bestilling av sommerblomster for 2016 er ikke med i denne anskaffelsen. Første bestilling vil sannsynligvis bli høstplanter for MINSTEKRAV TIL YTELSEN 4.1 Plantesortiment Leverandøren skal som et minimum kunne tilby det plantesortimentet som er spesifisert på egen planteliste for Bærum kommune, se vedlegg 2 - prisskjema. Oppdragsgiver skal også kunne kjøpe andre planter som leverandøren kan produsere, enn det som fremkommer av planteliste, se vedlegg 2 prisskjema. Prisen for disse plantene skal bygges opp under samme priskalkyle som er brukt for prisene på plantene i prisskjema. 4.2 Plantekvalitet Plantene skal ved levering være av vanlig god salgskvalitet og tilfredsstille følgende: Plantene skal være i god vekst og utvikling ved levering Kvaliteten på plantene skal tilfredsstille de krav som normalt kreves for leveranse til detaljister i markedet Plantene skal være fri for skadedyr, sopp og rothalsråte Døde og skadde planter skal ikke forekomme Plantene skal være i begynnende blomstring ved levering Plantene skal være tilstrekkelig herdet for utplanting Plantene skal dyrkes med avstand slik at plantene ikke får forstrekking. Høye, langstrakte og skrantete planter godtas ikke. Jordklumpen til plantene skal være gjennomrotet og fuktige ved levering Kravspesifikasjon Side 4 av 6

5 Planter i brettene skal være like i størrelse, ulik høyde på planter i samme brett skal ikke forekomme Plantene skal ikke holdes igjen i produksjonen, slik at en får en lang stagnasjonsperiode etter utplanting. Det skal om mulig unngås retardering av plantene. 4.3 Levering av planter Det skal leveres sommerblomster til våre gravplasser og parkroder etter årlig spesifisert liste fra det enkelte mottakssted. Planteslag og sorter skal leveres i riktig pottestørrelse, jf. vedlegg 2 «Prisskjema» Levering skal skje i flere omganger etter nærmere spesifikasjon fra Oppdragsgiver Transport skal skje med egnet bil. Plantene skal ikke stå pakket mørkt på bil mer enn 20 timer. Sommerblomstene skal leveres direkte fra produsent til Bærum kommune Plantene skal leveres på blomstertraller med løse hyller. Trallene med hjul skal kunne trilles på fast underlag. Oppdragsgiver ønsker å disponere nødvendig antall blomstertraller i leveringsperioden. Blomstertraller hentes av leverandør senest 1 uke etter levering eller etter nærmere avtale med det enkelte mottakssted. Ved levering skal det være minimum 4 cm klaring i høyden mellom planter og plantebrett i blomstertrallene De stedene som skal ha mer enn én levering sommerblomster, jf. punkt 2.3 skal motta leveranser som er tilnærmet like store i sorter og antall. Varene skal leveres i de sorter og størrelser som fremkommer av bestillingen. 4.4 Tidspunkt for levering Leverandøren skal levere vårplanter ca. 1. mai, og sommerblomster skal leveres i flere omganger i omganger i periode uke Første leveranse av sommerblomster skal være ca. 25. mai, og siste leveranse skal være senest 8. juni. Høstplanter skal leveres ca. 1. oktober. Alle leveransene skal være etter avtale mellom Leverandør og Oppdragsgiver ved bestillingen, og etter nærmere avtale med leder for mottakssted uken før leveringen. Levering av plantene skal foretas mellom kl og kl Dato for levering kan i noen tilfeller måtte forskyves med en dag. Leverandøren skal varsle Oppdragsgiver om endring av leveringsdato senest en uke før planlagt levering. 4.5 Emballasje/merking Leveransen skal merkes med anleggets navn. Pakkseddel skal følge hver levering. Alle plantebrett skal være merket med plantens sortsnavn 4.6 Lagerhold/Fleksibilitet Ved behov skal leverandøren kunne levere et supplement tilsvarende inntil 10 % av årets bestilling fram til 8. juni med de samme prisene pr. produkt som er oppgitt i prisskjemaet. Kravspesifikasjon Side 5 av 6

6 Oppdragsgiver vil komme med en tilleggsbestilling på våren dersom det blir behov for ekstra planter. Evt. tilleggsleveranser skal leveres til de enhetspriser som er oppgitt i tilbudsskjema Leverandør skal innen 20. september hvert år orientere kunde om endringer i varesortimentet for neste år og gi tilbud om framvisning av nye sorter Liste/katalog over leverandørens totalt varesortiment med priser som kan leveres, skal følge tilbudet Oppdragsgiver skal ha mulighet til direkte kontakt med produsent. Det skal være anledning for Oppdragsgiver å «inspisere» plantene i produksjon de siste 2 ukene før levering 4.7 E-handel Elektronisk samhandling med Oppdragsgiver skal gjennomføres via kommunens ehandelsløsning og ehandelsplattform (Ehandel.no). Bestillingene skal utføres via fritekst og evt. vedlagt godkjent pristilbud. Leverandør må oppgi epost adresse for mottak av ordre, for eksempel. «postmottak@firmanavn.no». Kravspesifikasjon Side 6 av 6