Rusbehandling Midt-Norge HF Styret. Sak 23/13 Statusrapport Rusbehandling Midt-Norge HF pr 30.april 2013

Transkript

1 Rusbehandling Midt-Norge HF Styret Sak 23/13 Statusrapport Rusbehandling Midt-Norge HF pr 30.april 2013 Saksbehandler Eli Aassve Saksmappe Dato for styremøte 03.juni 2013 Forslag til vedtak: Styret tar statusrapporteringen til etterretning. Stjørdal, Dag Hårstad Administrerende direktør 1

2 SAKSUTREDNING: Statusrapport Rusbehandling Midt-Norge HF pr 30.april 2013 VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Vedlegg 1 Regnskapsrapport pr. 30.april 2013 Vedlegg 2 Rapport Kartlegging av bygningsmasse Rusbehandling Midt-Norge HF INNLEDNING Administrerende direktør legger frem en statusrapport som omfatter både helsefag, økonomi og personal for Rusbehandling Midt-Norge pr. 30.april Til orientering 1.1 Overordnet Hovedutfordringen foretaket står i er fortsatt å opprettholde god daglig drift og stå i integreringsprosessen. Adm dir er tilfreds med at det leveres meget godt på daglig drift, selv om ventetid, fristbrudd og brudd på AML er noe opp. Perioden preges av noen meget tunge pasientsaker som utfordrer oss faglig, samhandlingsmessig og økonomisk. Integreringsprosessen krever fortsatt mye av foretaksledelsen. HMN ved HR-direktør (også prosjekteier) har tatt tak i innplasseringsutfordringene på en meget god måte. Selve fusjonsprosjektet er under oppbemanning med Lars Magnussen som regional koordinator. Under ham vil en gruppe av mottaksansvarlige i hvert HF utgjøre en slags styringsgruppe. Under der igjen er det etablert flere ressursgrupper. HR, økonomi og arkivgrupper er etablert. Under etablering er faggruppe, IKT-gruppe og en RoS-analysegruppe. Det er gjennomført drøftinger med tillitsvalgte. 2.mai hadde vi dialogmøte med RHF et. I hovedsak et meget godt dialogmøte. Særlig utfordrende er det at det tar ytterligere tid før RHF et foretar utpeking av institusjoner i psykisk helsevern som kan ta pasienter på tvang etter HoL Avtale NKS Kvamsgrindkollektivet Møte med NKS Kvamsgrindkollektivet om utløsning av opsjon og oppfølging av daglig drift gjennomført 24.mai. Strategien som styret ga sin tilslutning til i fjor høst har vært virkningsfull ift måloppnåelse for Kvamsgrindkollektivet. Ny ledelse har vært i stand til å løfte belegg og kvalitetsparametre på en god måte. Den interne strategiprosessen på Kvamsgrind skisserer en fremtidig behandlingsmodell som er mer tilpasset samhandlingsreformen sine forutsetninger om mer kommunal innsats, tidligere intervensjon, kortere liggetider og mer poliklinisk virksomhet før og etter institusjonsbehandling. Det er adm direktørs intensjon å legge frem en sak om utløsning om opsjon i styremøtet 9.september. 1.3 Sykehusbygg alder og tilstand Det ble i 2012 gjennomført en kartlegging av bygningsmassen i Helse Midt-Norge. For RMN vil det si at våre eide bygninger ved Molde Behandlingssenter i Molde og Vestmo behandlingssenter i Ålesund er kartlagt. Viser til rapport i Vedlegg 2. Rapporten forteller at 51 % av vår bygningsmasse (gjennomsnitt 40 % i HMN) er i dårlig forfatning, med et estimert samlet oppgraderingsbehov på ca 60 MNOK. Av disse er 22 MNOK vurdert som «MÅ-tiltak» innenfor 0-5 år, og 38 MNOK som «BØR-tiltak» de neste 6-10 år. 1.4 Bygg og miljø delrapport 2 høring Helseforetakene er bedt om å komme med høringsuttalelse vedr. delrapport 2 i det nasjonale hovedprosjektet «Miljø- og klimatiltak i spesialisthelsetjenesten», hvor det er utredet miljø- og klimavennlige tiltak i arbeid med nybygg, rehabilitering og riving. Delrapport 2 omfatter miljømål 2

3 og langsiktige ambisjoner, med forslag til handlingsplan for gjennomføring av anbefalte miljøtiltak i en langtidsperiode. På bakgrunn av integreringsprosessen, har vi anmodet om, og fått aksept fra Helse Midt-Norge RHF for at RMN HF ikke gjennomfører denne høringen Nøkkeltall april Denne måned Hittil i år Målkrav 2013 Beleggsprosent 103,5 % 101,1 % 95 % Fullførte behandlingsforløp 83,2 % 83,5 % 70 % Ventetid- gj.snitt for avviklede 92 dager *) 75 dager < 65 dager Andel fristbrudd 18,2 % 10,6 % 0 % Andel epikrise innen 7 dager 84,5 % 93,4 % 100 % Andel epikrise i sanntid 47,1 % 47,1 % 50 % Økonomisk resultat + 0,04 mill kr + 1,0 mill kr 0 eller bedre Økonomisk avvik fra resultatkrav 0 + 0,8 millkr 0 eller bedre Prognose for ,4 mill kr + 0,4 mill kr - Sykefravær 8,0 % 7,2 % 8,0 % Bemanning *) Registreringsfeil på 1 pasient, korrekt ventetid er 81 dager. Korrigeres i tertialrapport fra NPR. 2. Helsefag I forbindelse med rapportering på TSB må det i vurderingen av tallmaterialet tas med at antallet pasienter er lavt i forhold til somatikk og psykisk helsevern. Mindre endringer kan derfor gi relativt store variasjoner fra måned til måned når det gjelder ventetider, epikrisetid, antall på venteliste m.m. Tall fra NPR er foreløpige tall, slik at tidligere måneders tall kan bli korrigert. I rapporten benyttes korrigerte tall. 2.1 Aktivitet Beleggsprosent Beleggsprosenten er for april 103,5 %. Måltallet som klinikkene styrer etter er 95 %. 3

4 2.1.2 Fullførte behandlingsforløp Andel fullførte behandlingsforløp pr april er på 83,2 %. Måltallet som klinikkene styrer etter er 70 %. 2.2 Kvalitet Ventetider og fristbrudd Korrigert gjennomsnittlig ventetid for ordinært avviklede pasienter er denne periode på 81 dager, som er hele 23 dager over målkravet på 65 dager. Erfaringsmessig kan det oppstå relativt store endringer i ventetid fra måned til måned. Avviket er likevel så betydelig fra gjennomsnittet året sett under ett, at det iverksettes en grundigere analyse av årsaksforholdene. Denne er ikke ferdig på rapporteringstidspunktet. 12 ordinært avviklede rettighetspasienter fikk ikke påstartet behandling innen individuell behandlingsfrist, en økning på 5 pasienter fra forrige måned. Det er ikke tilfredsstillende å se at det fortsatt forekommer fristbrudd for avviklede pasienter. Det iverksettes en grundigere analyse av årsaksforholdene. Denne er ikke ferdig på rapporteringstidspunktet. *)Pasienter som venter på Ø-hjelp og avgiftning er ikke med i statistikken. Statistikken omfatter både pasienter med og uten rett til nødvendig helsehjelp 4

5 2.1.4 Epikrisetider For epikriser innen 7 dager var det 84,5 % måloppnåelse, mot 88 % forrige måned. For epikriser på utskrivelsesdato har det også vært en nedgang (- 2,5 %-poeng). Manglende epikriser er i hovedsak knyttet til 1 klinikk, og blir langt på vei forklart med manglende kommunikasjon mellom tidligere ledelse og legegruppen, samt høyt sykefravær blant legene Raskere Tilbake Aktivitet i tiltaket Raskere Tilbake er pr apil iht budsjett, og prognose for året settes lik budsjettert aktivitet. 5

6 3 Økonomi Fremlagte resultat i vedlegg 1 sammenholdes med vedtatt budsjett, jf sak 63/12 og resultatkrav jf sak 79/12 i Helse Midt-Norge RHF. Iht styringsdokumentet for 2013 skal RMN HF gå i økonomisk balanse eller med overskudd. 3.1 Resultat Resultatavviket blir vist i tabell 1 under og avvik blir forklart mot budsjett, resultatkrav og mindrekostnader i pensjon. Pensjonskostnader for 2013 er i vedtatte budsjett iht aktuarberegning juni Oppdatert estimat for pensjonskostnader for 2013 ble lagt frem av aktuar primo februar, som for RMN betyr en mindrekostnad på 0,4 mill kr. Om ny og bedre beregning vil medføre nytt resultatkrav for RMN, vil ikke bli avklart før revidert nasjonalbudsjett foreligger. Viser også til vedlagte spesifiserte regnskapsrapport for april måned. Tabell 1: Resultatavvik pr april og hittil i år Resultat 2013 Denne periode Hittil i år (Tall i tusen) Resultat Budsjett Avvik Resultat Budsjett Avvik 3 Inntekter Varekostnader Lønnskostnader ,7,9 Andre driftskostnader Finansposter Sum Avvik knyttet til ny aktuarberegning Sum - korrigert for pensjon RMN er i april måned på budsjett med et resultat på 0,044 MNOK mot et budsjettert resultat på 0,042 MNOK. Hittil i år, pr april, er resultatet 1,023 MNOK mot et budsjettert resultat på 0,137 MNOK, som tilsier et avvik på 0,886 MNOK. Korrigert pensjonskostnad for 2013 i h.t. ny aktuarberegning, vil gi en mindrekostnad på 0,4 MNOK totalt i Justert for denne mindrekostnaden, er det et budsjettavvik hittil i år på 0,748 MNOK. Det positive budsjettavviket hittil i år skyldes hovedsakelig andre driftskostnader som er budsjettert med 1/12, men hvor aktiviteten ikke har kommet tilsvarende i gang pr april. 3.2 Prognose Prognose for 2014 pr april opprettholdes lik budsjettert resultat på 0,00 MNOK eks. mindrekostnader pensjon. Pensjonskostnader er budsjettert etter aktuarberegning fra juni 2012 og kostnadsføres etter oppdaterte aktuarberegninger februar 2013, noe som gir en mindrekostnad på 0,412 MNOK totalt for året. Foretaket vurderer fortløpende risikofaktorer, bl.a. fristbrudd og utvikling i etterspørsel etter gjestepasientplasser. Foretaket har p.t. utfordringer i f.t. økende henvisninger av pasienter på tvang og generelt pasientgrupper som krever særskilt håndtering. I tillegg vil gjestepasientkostnader grunnet fritt sykehusvalg være krevende ift å styre mot budsjettert resultat. Dette medfører at vi pr april varsler en risiko for å ikke nå resultatkravet med følgende prognoser: Beste prognose: 0. Verste prognose: - 3,0 MNOK. 6

7 Tabell 2: Prognose pr. april Prognose 2013 (Tall i tusen) Prognose forrige periode Prognose denne periode Endring - denne periode Avvik - Budsjettprognose Budsjett Inntekter Varekostnader Lønnskostnader ,7,9 Andre driftskostnader Finansposter Sum Avvik knyttet til ny aktuarberegning Sum - korrigert for pensjon Likviditet RMN har en positiv saldo på + 20,9 MNOK pr , som tilsier et avvik på 7,9 MNOK ift likviditetsbudsjett. Avviket skyldes hovedsakelig senere innbetaling av midler fra Helsedirektoratet til avdeling Korus enn stipulert. Prognose for utgående saldo pr opprettholdes til 18,3 MNOK. I h.t. styringsdokumentet skal RMN sørge for at behovet for kassekreditt til enhver tid blir så lite som mulig Investeringer Totale investeringer for 2013 er planlagt til 6,9 MNOK, og forventes fullført innen utgangen av RMN har pr 1.tertial investert for 1,6 MNOK. Beløpet gjelder hovedsakelig bygninger (ventilasjon). Det pågår p.t. prosjekteringsarbeid for et ytterligere byggeprosjekt hvor anskaffelse forventes kunngjort før sommeren. Investeringene finansieres av rest investeringsmidler fra 2012, ramme (lån) fra HMN RHF, likviditetsoverskudd 2012 samt enøk-midler. 4 Personal 4.1 Bemanning / innleie Antall månedsverk pr april var 271, et avvik på 4 i henhold til bemanningsbudsjett for Det er budsjettert en økning på 10 årsverk i løpet av året, fra 271 årsverk til 281 årsverk Deltid Gjennomsnittlig stillingsandel er i april måned 87,0 %, og er litt under måltallet på 87,8 %. Andel deltidsstillinger i RMN er på 28,4 % i april måned. Kartlegging deltid 2013 viser at av 64 deltidsstillinger ønsker 15 ansatte høyere stillingsandel. Vi vil prioritere disse i vårt arbeid med reduksjon av deltidsstillinger, i tillegg til å primært lyse ut etter 100 % stillinger. 7

8 4.3 Sykefravær Sykefraværet i april var på 8,0 %, og hittil i år på 7,2 %. Det har vært noe oppgang i sykefraværet i april, men fortsatt under måltall for året (8%). Det er store klinikkvise variasjoner. En klinikk med sterk økning i sykefravær april måned har gitt store utslag. Det arbeides systematisk med forebygging, oppfølging og tilrettelegging. Klinikkene arbeider også med tiltak for et godt arbeidsmiljø for å skape arbeidsnærvær og forebygge for sykefravær. 4.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Tabell nr 3; Antall arbeidstidsavvik pr april Forrige Denne Antall arbeidstidsavvik periode periode Endring Daglig arbeidstid 2 (2) Hviletid Overtid 4 uker ihht AML Overtid pr. år ihht AML Sammenhengende arbeidstid (11) Ukentlig arbeidstid 1 (1) Ukentlig fritid 7 50 (43) Totalsum (57) RMN har en økning i antall arbeidstidsavvik siden forrige måned. I stort skyldes dette at leger som har vakthelg får for lite ukentlig fritid og akutte situasjoner som oppstår i forhold til pasientbehandlingen eller sykdom hos ansatte. Overordnet mål i arbeidet med avvik fra arbeidstidsbestemmelsene er å reduserer antall avvik ned mot 0 samtidig som årsaker til avvik dokumenteres og analyseres månedlig. Noen av avvikene skyldes fortsatt systemfeil, tallet på brudd på bestemmelsene om ukentlig fritid er ikke riktige. Rapporten for april gir grunn for videre intern oppfølging. Brudd på arbeidstidsbestemmelsene blir tematisert også i møter med tillitsvalgte og vernetjenesten. RMN har hatt fokus på opplæring av turnusansvarlige denne våren, dette videreføres i tillegg til fokus på planlegging av turnus. 5 Administrerende direktørs vurdering 5.1 Helsefag Adm. direktør er godt fornøyd med aktivitetstallene så langt i 2013, 2,8 % over forventet aktivitet. Det er betydelige utfordringer knyttet til en av RMN sine avtaleparter. Enheten har over lengre tid slitt med samarbeidsproblemer i ledelsen, og det er nå gjennomført et lederskifte. Denne situasjonen har medført betydelig energilekkasje, noe som også har gitt utslag på kvalitetsindikatorene. Adm. direktør er ikke fornøyd med epikrisetallene denne måned, dette er i hovedsak knyttet til situasjonen nevnt overfor. Det arbeides kontinuerlig med å øke antallet epikriser utskrevet i sanntid. Adm. direktør registrerer at ventetiden har gått betydelig opp i april. Avviket er så betydelig fra gjennomsnittet året sett under ett, at det iverksettes en grundigere analyse av årsaksforholdene. 8

9 Denne er ikke ferdig på rapporteringstidspunktet. Analysen vil bli gjenstand for ledermøtebehandling. Det er ikke tilfredsstillende å se at det fortsatt forekommer fristbrudd for avviklede pasienter. Det iverksettes en grundigere analyse av årsaksforholdene. Denne er ikke ferdig på rapporteringstidspunktet. Analysen vil bli gjenstand for ledermøtebehandling. 5.2 Økonomi Adm. direktør er fornøyd med at foretaket kan vise til overskudd pr april. Det presiseres likevel at overskuddet i hovedsak skyldes flatt periodisert driftsbudsjett. Årsprognosen pr d.d. opprettholdes med + 0,4 MNOK tilsvarende mindrekostnader pensjon, men det varsles en risiko for at resultatkravet ikke nås, vurdert til en verste prognose pr april på 3,0 MNOK. Foretaket vurderer fortløpende risikofaktorer for ikke å gå i balanse i 2013, som særlig er knyttet til etterspørsel etter gjestepasientplasser og tilstrømning av pasientgrupper som krever særskilt håndtering. 5.2 Personal Adm. direktør er ikke fornøyd med utviklingen i sykefraværet, men er fornøyd med at det jobbes systematisk for å redusere fraværet. Adm. direktør er ikke fornøyd med utviklingen i brudd på arbeidstidsbestemmelsene, men er fornøyd med at arbeidet med å unngå brudd og å fjerne systemfeil samt opplæringsarbeidet er høyt prioritert. 9