A-ordningen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 1 av 48

Transkript

1 Innhold A-ordningen... 2 Forberedelser... 2 Virksomhetsnummer... 2 Yrkeskoder... 2 Arbeidstidsgruppe... 3 Permisjonskoder... 5 Opphold Svalbard og Jan Mayen/Antarktis... 5 Fødselsnummer... 6 Personopplysninger... 8 Lønn- og trekkarter...10 Konvertering...14 Rapportering A-melding...24 Generere melding...24 Send inn...26 Tilbakemelding...26 Status...27 Avvik...28 Rapport...29 Arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk...29 Betalingsoversikt...30 Datarapport...31 Konsern...34 Tilbakemelding...35 Betalingsinformasjon...36 Arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk konsern...37 Avstemmingstjeneste a-melding...38 Skattekortinformasjon...39 Sending...39 Forespørsel om skattekortopplysninger...39 Løpende forespørsel om skattekortopplysninger...40 Utvalg...40 Kontaktinformasjon...41 Send skjema til Altinn...42 Mottak av skattekort...42 Elektronisk skattekort...43 Hvilken informasjon mottar du?...45 Logg...45 Teknisk informasjon skattekort...46 Elektronisk skattekort...46 Kommentarer til de enkelte felt:...47 Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 1 av 48

2 A-ordningen A-ordningen med a-melding er den nye rapporteringsformen som skal erstatte rapportene terminoppgjør, SSB lønnsstatistikk, AA-registeret og lønns- og trekkoppgavene. For å sende inn a-melding må det gjøres noen forberedelser på personinformasjon og lønns- og trekkarter. Dette dokumentet omhandler funksjoner som benyttes i myndighetenes elektroniske dialog med arbeidsgivere i Norge, a-ordningen. A-ordningen er tidligere omtalt som EDAG. Forberedelser Virksomhetsnummer Det kan kun rapporteres på gyldige virksomhetsnummer. Gyldige virksomhetsnumre kan hentes i enhetsregisteret Virksomhetsnummer må oppdateres på den ansatte i Person ajourhold Personopplysninger Lønn Yrkeskoder Under Systemadministrasjon Systemrutiner Oppdateringer kan du hente gyldige yrkeskoder fra SSB. Egendefinerte yrkeskoder som er lagret under tekstkode type YRK vil ikke bli oppdatert av denne rutinen. Oppdater yrkeskatalog Oppdaterer tabell for validering av gyldige koder ved generering av a- melding Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 2 av 48

3 Ansatte det skal sendes a-melding på må ha gyldig yrkeskode. Arbeidstidsgruppe Under Systemadministrasjon Systemvedlikehold Satser Arbeidstidsgrupper registreres timer per uke. Timer uke kan ha en desimal. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 3 av 48

4 Ansatte som det skal sendes a-melding på må ha registrert en arbeidstidsgruppe i feltet Person ajourhold Personopplysninger Stillings %. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 4 av 48

5 Permisjonskoder For å få rapportert permisjoner på riktig måte angir du riktige Permisjonskoder og Herav permitteringskoder i menyvalg Systemadministrasjon System vedlikehold Overføringer A- ordning som benyttes i a-meldingen Fraværet registreres på den ansatte i Fravær Registrering Fraværstranser. Opphold Svalbard og Jan Mayen/Antarktis Ansatte som har opphold på Svalbard eller Jan Mayen/Antarktis med bilandene skal rapportere oppholdet i a-meldingen. Dette gjøres ved å registrere oppholdet i fraværsmodulen. Fraværskoder, (en kode for hvert sted), for Svalbard og Jan Mayen/Antarktis med bilandene må opprettes i tekstkoder under tekstkodetype FRV. Opprett fraværskoder for opphold der Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 5 av 48

6 Opprett en fraværsart for opphold på Svalbard, Jan Mayen og Antarktis med bilandene. Fødselsnummer Alle ansatte som skal rapporteres i a-meldingen må ha fødselsnummer. For utenlandske arbeidstakere er det mulig å rapportere uten norsk fødselsnummer i en periode. Navn, adresse, landkode og korrekt fødselsdato må være utfylt i tillegg til feltet Benytter identifiserende informasjon for utlendinger og aktuelt felt må fylles ut. Det kan være Skattenummer, Utenlandsk Fødselsnummer, MVA-nummer eller Passnummer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 6 av 48

7 Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 7 av 48

8 Personopplysninger Under fanen Person finnes feltet Personstatus som kan være utfylt enten med 0 - Lønnsrelasjon Henter skattekortopplysninger og personen blir rapportert til a- ordningen 1 - Ingen lønnsrelasjon Henter ikke skattekortopplysninger, og personen blir i utgangspunktet ikke med i rapporteringen til a-ordningen. Personer med verdi 1 som får utbetalt innberetningspliktige beløp vil bli rapportert på lik linje med andre. For å kunne rapportere korrekt på personnivå er det noen felt under fanen Lønn A-ordningen som må være utfylt. Det kan gjøres via konverteringsprogram, beskrevet her. Feltene for a-ordningen er: Arbeidsforholdtype Det er fire typer arbeidsforhold i a-melding: Skipsregister Gjelder kun maritime arbeidsforhold, gyldige koder er: Skipstype Gjelder kun maritime arbeidsforhold, gyldige koder er: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 8 av 48

9 Fartsområde Gjelder kun maritime arbeidsforhold, gyldige koder er: Avlønningstype Gyldige avlønningstyper er: Skatteregel Gyldige koder er: Skattemessig bosatt i Kun de som skattemessig bor i et annet land enn Norge trenger kode i dette feltet. Noen gyldige koder: Yrkeskode defineres i tekstkode YRK for de yrkene som er aktuelle for organisasjonen som skal rapportere. Det må være angitt korrekt verdi. Dersom angitt verdi ikke finnes i offisielt yrkeskoderegister vil valideringen av a-melding melde om feil/manglende yrkeskoder. Skifttype benyttes for å rapportere skifttype da arbeidstidsgruppe ikke detaljerer nok for innrapportering. Dersom du ikke har skift angis kode 1- ikke skift. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 9 av 48

10 Arbeidstidsgruppe angis for å rapportere timer i full stilling. Stillingsprosent Stillingsprosenten hentes fra lønninfo også for ansatte med avlønningstype time. Siste stillingsprosentendringsdato hentes fra lønninfo for rapportering, ser på eldste forekomst med samme stillings%, men settes til ansattdato dersom lønninfo dato er eldre enn ansattdato. Ansiennitetsdato hentes fra feltet for rapportering. Trinn rapporteres som lønnstrinn dersom det er fylt ut på lønninfo. Siste lønnsendringsdato hentes fra lønninfo for regulativ A/Ansattsatser. Lønn- og trekkarter For å kunne rapportere lønn og trekk via a-melding må lønn- og trekkarter oppdateres. Dette kan gjøres direkte på arten under Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekkarter A-melding eller via konverteringsprogram (beskrevet annet sted i dette dokumentet). Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 10 av 48

11 Alle lønn- og trekkarter må oppdateres riktig i forhold til kodespeilet som ligger hos Altinn. Rapporter transaksjoner med denne arten på a-melding Her må du velge ja for at arten skal rapporteres på a-meldingen. Rapporter som Forteller hva arten skal rapportere, gyldige koder: Overstyrt rapportering av skatteregel Benyttes når behandlende skatteregel skal avvike fra skatteregelen på personen. Eksempelvis en ansatt har skatteregel nettolønn og får noe utbetalt som skal bruke ordinær skatteregel. Overstyrt rapportering av trekkplikt Hvis det er en skattepliktig ytelse, eksempelvis Feriepenger, som blir utbetalt uten at det trekkes skatt må denne verdien settes til "Alltid rapporter som trekkpliktig". Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 11 av 48

12 Inntektstype Forteller om det er vanlig lønn, pensjon osv. Fordel Forteller om det er kontantytelse, naturalytelse eller utgiftsgodtgjørelse. Beskrivelse Forteller om det er fastlønn, timelønn, feriepenger, opsjoner osv. Rapporter antall Hvor skal antall hentes fra: Krever spesifikasjon Aktiveres når ekstra spesifikasjon er påkrevd. Benytt A-melding-tilleggsinformasjon Benyttes til tilleggsinformasjon på blant annet nettolønn, firmabil. Se kodespeilet for gyldige kombinasjoner. Forslag til tilleggsinformasjon og undertyper vil komme frem ut fra inntektstype/fordel/beskrivelse angitt på lønnarten. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 12 av 48

13 Dersom en lønnart har to henvisninger 1 pluss og 1 i minus for å flytte mellom LTkodene, må det opprettes egne lønnarter. Utbetalinger som er skattepliktig men ikke trekkpliktig må oppdateres manuelt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 13 av 48

14 Konvertering Personopplysninger Personopplysningene kan konverteres via et konverteringsprogram. Systemadministrasjon A-melding konvertering Konvertering Person. I Globalt utplukk kan du foreta utplukk for å oppdatere grupper av ansatte. Eksempel er utplukk på firmanummer. På filteret kan du definere utplukk som skal gjelde på aktuelt filter. For å legge inn opplysninger på de ansatte er de vanligste filtrene ferdig definert. Filtrene kan tilpasses. Linjene utføres sekvensielt, slik at når du har 2 eller flere linjer som behandler det samme feltet, vil verdier fra foregående linjer bli overskrevet for de forekomstene som tilfredsstiller det neste filteret. Eksempelvis dersom du først setter en standardverdi som gjelder for de fleste forekomster, og etterpå ønsker å sette en spesiell verdi for noen forekomster. Avlønningstype Avlønningstypene som skal benyttes er I de fleste tilfeller kan avlønningstype utledes fra verdier i feltet ansattstatus som har følgende standardverdier fra tekstkode type: ANS Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 14 av 48

15 Avlønningstype kan dermed initieres med verdi fra felt 48 i tabell 5 ved hjelp av erstatningstabell. Du setter opp filter på følgende måte: Arbeidsforholdtype Det er fire typer arbeidsforhold i a-melding: Den som vil bli mest brukt er: Ordinært arbeidsforhold, dvs. arbeidstakere som arbeider i andres tjeneste for lønn eller annen godtgjørelse (jfr. Aa-forskriften). Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 15 av 48

16 Skattetype Følgende koder er lagt inn: Den verdien som vil bli mest brukt er Ordinær: Skipsregister Gjelder maritime arbeidsforhold, gyldige koder er: Skipstype Gjelder maritime arbeidsforhold, gyldige koder er: Fartsområde Gjelder maritime arbeidsforhold, gyldige koder er: Skattemessig bosatt i Kun de som skattemessig bor i et annet land enn Norge trenger kode i dette feltet. Du benytter tekstkode LAN i erstatningstabell for felt 8 i tabell 1 (Landkode poststed). Det er kun nødvendig å opprette NO med utverdi <blank> Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 16 av 48

17 De ansatte som ligger inne med en annen landkode enn NO vil få korrekt landkode. Konvertering Når ønsket data er lagt inn og lagret velger du Vis Forslag. Forslag til resultat av konverteringen blir vist. Hvis alt ser korrekt ut velger du Start oppdatering. Denne prosessen kan kjøres flere ganger med forskjellige utplukk og filter. Eksempel For at konverteringen skal fungere må de foreslåtte/nødvendige erstatningstabellene legges inn. I eksemplet er det et globalt utplukk på firmanummer for å kjøre konvertering på kun et firma. På de ansatte i eksemplet er det følgende varianter: Ansattforholdtype: Ordinært, Pensjoner og Maritimt Avlønningstype: Fast, timer og provisjon Skattetype: Ordinært, Svalbard, Nettolønn og Særskilt fradrag for sjøfolk Skattemessig bosatt i: Norge og Sverige Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 17 av 48

18 Filter 1: Avlønningstype hentes fra erstatningstabellen om det er fast, timer eller provisjon. Filter 2: De fleste ansatte i firmaet har ordinært arbeidsforhold, det legges inn som fast verdi. Filter 3: Her er det definert et utplukk på feltet Sjømannsfradrag for å få til Maritimt arbeidsforhold: Filter 4: Her er det definert et utplukk på skattekommune for å sette ansattforholdet til pensjoner og andre typer ytelser uten arbeidsforhold: Filter 5: De fleste vil ha ordinær skattetype, så det legges inn som fast verdi Filter 6: Her er det definert et utplukk på Offshore-/nettolønn: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 18 av 48

19 Filter 7: Her er det definert et utplukk på feltet Sjømannsfradrag: Filter 8: Her er det definert et utplukk på Svalbardavlønning: Filter 9: Skattemessig bosatt i henter vi fra erstatningstabellen da vi har en som er bosatt i Sverige. Forslaget ser slik ut: Konvertering av lønn- og trekkarter Lønnarter kan oppdateres via et konverteringsprogram. Systemadministrasjon A-melding konvertering. Merk det artsregisteret som skal konverteres og start/fortsett konvertering. Systemet vil automatisk foreslå oppdatering ut fra oppsettet på lønnarten. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 19 av 48

20 Hver lønnart har en fargekode Grønn: Sikker kobling, vi har kun et forslag Gul: Inntil 5 forslag til kobling Orange: Mer enn 5 forslag til kobling Under hver lønnart vises dagens rapporteringskoder LTO: Viser dagens LTO-kode AGA: Om arten er med i avgiftsgrunnlaget Skatt: Om det trekkes skatt av beløpet SSB: Om det skal rapporteres til SSB, fastlønn, Timelønn, B=beløp, T=Timer osv Når lønnarten blir merket vil forslaget vises. Andre alternativer vil vises og du kan velge hvilken fordel det er. Forslaget vil da endres. Når forslaget stemmer kan man trykke på benytt forslag og deretter godkjenn lønn- og trekkart. Lønnarten vil da bli merket med en grønn hake. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 20 av 48

21 Angitte verdier viser dagens verdier på lønn- og trekkarten. Disse verdiene oppdateres når man benytter forslag. Hvis en lønnart krever tilleggsinformasjon eller spesifikasjon må Ajourhold velges etter at du har valgt forslag. Under hver LTO-kode i kodespeilet finner du hvilken tilleggsinformasjon som skal være med for de ytelsene som skal ha dette. Eksempel på lønnsart som krever tilleggsinformasjon: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 21 av 48

22 Under hver LTO-kode i kodespeilet finner du hvilken spesifikasjon som skal være med for de ytelsene som skal ha dette. Eksempel på lønnart som krever spesifikasjon: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 22 av 48

23 Kontrolliste kan kjøres under Årsoppgjør Rapporter Kontrolliste henvisning a-ordning for å sjekke at lønn- og trekkarter er definert i henhold til kodespeilet. Denne kontrollen må gjøres manuelt. For å hjelpe har det blitt lagt inn en kolonne Har feil? som viser noen avvik fra gyldige regelverk til a-melding på de konverterte lønn- og trekkartene. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 23 av 48

24 Rapportering A-melding Generere melding Før første generering av a-melding må alle lønn- og trekkarter være godkjent. A-meldingen genereres i Lønnsadministrasjon A-melding Det er mulig å generere meldinger på både lukkede og åpne perioder, men du kan ikke sende inn melding på åpne perioder. Hvis noen ansatte har manglende eller ugyldige verdier enten på persondata, ansatt-data eller transaksjoner vil disse bli markert med at de har valideringsfeil, og vil vises i en liste. Selve a-meldingen får status Må korrigeres frem til alle ansatte er korrekt. Klikk på pilen for å se hvilke ansatte det er feil på. Merk den ansatte og Vis valideringsfeil for valgte personer for å få opp en liste over hva som er feil/mangler. Ved å klikke på Åpne ajourhold kan nødvendige korrigeringer på personen utføres. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 24 av 48

25 Etter å ha korrigert feil, eller fylt inn manglende informasjon for en eller flere ansatte kan disse personene markeres og klikk på Rekalkuler valgte personer. Disse personene blir nå rekalkulert, når alle feil er korrigert vil de forsvinne fra listen. Når alle ansatte har blitt korrigert, vil a-meldingen være ferdig generert og få status Generert. Du kan se status på rapporten til enhver tid. I Datarapport er det mulig å hente ut en oversikt over data som blir rapportert i a-meldingen. Se nærmere i eget punkt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 25 av 48

26 Send inn Send inn sender a-meldingen. Du kan velge om a-meldingen skal sendes direkte til Altinn eller om den skal sendes via Altinn arbeidsbok for videre behandling. Svarer Yes og A-meldingen sendes til Altinn. Tilbakemelding Når a-meldingen er sendt til Altinn kan du hente Tilbakemelding direkte ved å trykke Hent tilbakemelding Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 26 av 48

27 Trykk Yes Trykk Yes /Ja for å oppdatere status, dersom den ikke har fått en arkivreferanse i Altinn vil du få samme spørsmål en gang til. Dersom du har registrert mobilnummer på din Altinn bruker ber du om SMS for engangskode. Angi mottatt engangskode og trykk Ok. Status Status på a-meldingen endres nå i henhold til status i tilbakemelding. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 27 av 48

28 Godkjent (grønn) meldingen har blitt validert uten feil. Retningslinje (gul) meldingen har blitt validert, men det ligger kommentarer som bør sjekkes ut for mulige feil, spesielt gjelder dette 184 arbeidsgiveravgift avvik. Øyeblikkelig/Avvist (rød) meldingen har blitt validert med feil (øyeblikkelig) eller hele meldingen er avvist. Håndheving av forretningsreglene En forretningsregel har en alvorlighetsgrad som angir styrken i reaksjonen i hvordan brudd på forretningsregel skal følges opp. Nivå: Avvisning Øyeblikkelig Retningslinje Betydning: Brudd på regelen medfører at forsøk på å legge til eller endre informasjonsinnhold ikke gjennomføres. Regel som er implementert på dette nivået vil hindre oppdatering ved forsøk på brudd på regelen. Omtales som harde kontroller. Brudd på regelen følges alltid av reaksjon, men reaksjonen kan være utsatt i tid. Omtales som myke kontroller. Foreslått, men ikke fulgt opp med reaksjon. Avvik for forretningsregler på dette nivået meldes tilbake til opplysningspliktig, men vil ikke følges opp videre. Forretningsregler på nivå avvisning, kjøres på den enkelte melding. Forretningsregler på nivå øyeblikkelig og retningslinje, kjøres på oppsummering per kalendermåned Avvik Typer avvik: Avvisning betyr at a-meldingen ikke er mottatt grunnet alvorlig feil. Typiske avvisningsfeil er feil organisasjonsnummer eller manglende gyldig identifikasjon på en eller flere ansatte. Generere ny melding Øyeblikkelig betyr at a-meldingen er mottatt, men inneholder feil eller mangler som må rettes innen fristen for perioden du rapporterer for. En typisk øyeblikkelig feil er feil virksomhetsnummer i forhold til juridisk enhet. Generere erstatningsmelding Retningslinje betyr at a-meldingen er mottatt, men du må kanskje rette noe. En typisk retningslinje er et varsel om for eksempel manglende informasjon om innrapporterte ansatte fra foregående måned. Du kan sende så mange a-meldinger du vil per måned, så en slik tilbakemelding er ofte kun en påminnelse om å innrapportere alle opplysninger innen fristen. ingen aksjon dersom det ikke er nødvendig for å korrigere avvik Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 28 av 48

29 Rapport A-melding her får du mulighet til å lagre XML-filen som er sendt inn i perioden. Slett etter at A-meldingen er sendt inn vil dette valget generere en tom erstatningsmelding. Dette benyttes dersom du skal korrigere flere måneder tilbake i tid. Arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk Dette er en pivot rapport som viser skatt og arbeidsgiveravgift som er rapportert inn og godkjent av a-ordning. Når du starter rapporten får du spørsmål om det gjelder den måneden det rapporteres for eller om det gjelder terminen. Rapporten gir en oppsummering på første arkfane, og så kommer detaljert arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk på egne arkfaner. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 29 av 48

30 Betalingsoversikt Dette er en rapport som viser skatt og arbeidsgiveravgift som forfaller til betaling med betalingsinformasjon lest inn i tilbakemeldingen på A- melding. Du kan danne betalingsbunke for generering av fil til banken. Dersom du avsetter skattetrekk til egen konto blir det dannet to bunker, fordi ved danning av fil kan du bare belaste en konto. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 30 av 48

31 På utskriften skrives bunkenummer som er dannet for firma. Skriv ut gir standard utskrift i Aditro Lønn. Rapport dannes med ny side per firma når du henter betalingsinformasjon for flere firma (Konsern). Med mulighet for eksport til Excel. Datarapport Dette er en rapport som viser en oversikt over innsendte data til a- ordningen. Datarapport vil inneholde data på alle statuser fra og med "A-melding generert". Rapporten startes direkte fra A-melding, A-melding konsern eller i menyen Rapporter A-melding rapport. Når utplukket til rapporten kommer opp kan du gjøre flere valg. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 31 av 48

32 Noen verdier vil være utfylt ut fra hvor A-melding rapport startes fra. Rapporter A-melding rapport vil ha standardverdi inneværende år, måned og pålogget firma. Datarapport i feltet Rapport i A-melding vil ha standardverdier år, måned og firma som rapporten hentes fra. Datarapport på aktuell a-melding som er generert vil ha standardverdier år, måned, firma og melding. Utplukk År: Velg hvilket år data skal hentes fra Måned: Velg hvilken måned data skal hentes fra Konsern: Ved å hake av denne kan firma i definerte konsern velges. Filter Firma: Velg hvilket firma data skal hentes fra Virksomhetsnummer: Her kan du velge hvilket virksomhetsnummer data skal hentes fra Ansatt: Her kan du oppgi ansattnummer for å hente data for en person Melding: Her kan du oppgi meldings ID for å hente data for kun denne ID Data Inntektsmottakere: Viser oversikt over ansatte med personopplysninger som er med på a-meldingen Inntektsdetaljer: Viser hvilken type inntekt, om den utløser AGA og inngår i trekkgrunnlaget, samt beløp som er rapportert til a-ordningen Forskuddstrekk: Viser skattetrekk pr person Fradrag: Viser en oversikt over fradrag som er rapportert til a- ordningen. Gyldige fradrag er: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 32 av 48

33 Arbeidsforhold: Viser hvilke arbeidsforhold som er rapportert til a-ordningen på de ansatte Permisjoner: Viser en oversikt over hvilke ansatte som er rapportert med permisjon til a-ordningen Svalbardopphold: Viser en oversikt over ansatte som er rapportert til a-ordningen med opphold på Svalbard Arbeidsgiveravgift: Viser hvilket virksomhetsnummer med sone, beløp og sats som er rapportert inn til a-ordningen Vis også avsluttede arbeidsforhold/permisjoner: Denne kan velges når inntektsmottakere, arbeidsforhold, permisjoner eller Svalbardopphold er haket av Ved valg av flere kategorier i datautvalget vil dataene vises etter kategori på skjermen. Ved å trykke på vil rapporten eksporteres til Excel. Datautvalget vil komme på egne arkfaner. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 33 av 48

34 Konsern Under Lønnsadministrasjon A-melding konsern rapporteres det for flere firma samtidig. Velg konsern for å fortsette. Under måneden du skal sende a-melding for velger du hvilke firma som skal være med i a-meldingen og generer ny. Statusbaren viser statusen på de forskjellige firmaene. Når fargen er rød, gå inn på a-melding for firmaet og korriger. Du kommer da inn på A-melding i valgt firma, her firma 01. Korriger de de avvikene som finnes og re-generer A-meldingen på de ansatte. Da vil status bli som følger: Nå kan du velge Send inn, innsending foregår da for hvert av selskapene i konsernet som om du foretok innsending for et og et selskap. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 34 av 48

35 Dersom det blir feil ved innsending vil det oppdatere status i Altinn arbeidsbok, og status i a-melding funksjonen er beskrevet, men det er ikke alltid fargen endrer seg på kolonne Altinn. I dette tilfelle må du inn i hvert enkelt selskap og korrigere feilen slik at meldingene kan sendes inn. Dersom alle meldingene blir sendt inn får du status sendt inn Altinn. Velg så Hent tilbakemeldinger, og tilsvarende vil alle selskap i konsernet bli hentet fra Altinn, du får en dialog for tilbakemelding og statusen vil oppdatere seg i henhold til tilbakemelding for hvert selskap. Her har vi fått godkjent status på alle firma i konsernet. Dersom det er avvik på enkelte firma anbefales det å jobbe videre med det aktuelle firmaet i A-melding på firma nivå. Tilbakemelding Etter at a-meldingen er sendt inn kan du hente tilbakemelding for å oppdatere status. Tilbakemeldingen kan ha 4 forskjellige statuser: Avvist Gammel fil må slettes, feil korrigeres og ny a-melding må sendes inn Øyeblikkelig Gammel fil må slettes, feil korrigeres og ny a-melding må sendes inn Retningslinje A-meldingen er godkjent, men det er en melding som må sjekkes opp og eventuelt rettes ved en senere innsending Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 35 av 48

36 Godkjent A-meldingen er godkjent Betalingsinformasjon Dette valget gir en samlerapport som viser skatt og arbeidsgiveravgift som forfaller til betaling med betalingsinformasjon lest inn i tilbakemeldingen på A-melding for de selskapene som er definert i konsernet. Informasjon kan skrives ut på samme måte som når du jobber med ett og ett firma. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 36 av 48

37 Arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk konsern Dette valget gir en samlerapport for AGA og skatt for de organisasjoner du har i konsernet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 37 av 48

38 Avstemmingstjeneste a-melding Det er en egen funksjon under a-melding som gjør det mulig for arbeidsgivere å hente ut informasjon om innrapportert inntekt på de forskjellige beskrivelsene. Bestilles manuelt på Altinn ved å gå inn på organisasjonen søke opp skjema A06 som er bestilling, velge en periode (måned) og så godkjenne søknaden om avstemmingsdata. Da vil du få en A07 skjema i retur som inneholder informasjon om den perioden, sum avgiftsplikt inntekt og alle innrapporterte arbeidsforhold. Dersom du bare ønsker inntektsinformasjon kan du velge fra/til periode og du vil da få sum avgift å betale i terminen. Eksempel på oppsummering inntekt/aga: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 38 av 48

39 Skattekortinformasjon Sending Bestilling av elektroniske skattekort fra Altinn gjøres under menypunktet Lønnsadministrasjon Send/motta skattekort. Du må ha Rollen Utfyller/Innsender i Altinn.no Første gang du skal bestille skattekort henter systemet informasjon om mobilnummer og epost-adresse fra pålogget Neptune-bruker, påfølgende ganger vil denne informasjonen bli hentet fra brukerinnstillinger. Forespørsel om skattekortopplysninger Hvilket år vil du bestille skattekort for? Valgene du får opp her, avhenger av når i året du bestiller. I månedene februar til november vil aktuelt år vises. I desember får du opp inneværende og neste år som valgmulighet, mens du i januar kan velge inneværende og foregående år. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 39 av 48

40 Når du skal hente skattekortinformasjon for et nytt år må du velge Nei på spørsmålet "Har du hentet skattekort for dette året tidligere?". Etterpå kan du velge firma du ønsker å hente informasjon for, og det blir dannet automatisk fil med oversikt over dine ansatte. Løpende forespørsel om skattekortopplysninger Dersom du tidligere har hentet skattekortinformasjon for dette året skal du velge Ja på spørsmålet Har du hentet skattekort for dette året tidligere? Hvem ønsker du så å hente skattekort for? Hvis du bare vil hente skattekortendringer på ansatte du har hentet opplysninger om tidligere i skatteåret, krysser du av for Kun for de av mine ansatte som har endret siden sist. Da mottar du disse endringene sammen med de ansatte du har bedt om opplysninger for. Du kan legge ved fil for å få tilbake nye skattekort og endret skattekortinformasjon ved å krysse av for Jeg legger ved fil og får tilbake nye og endrede skattekort. Utvalg Hvis du bare ønsker informasjon for ansatte hvor du mangler skattekortinformasjon, krysser du av for Bare ansatte som mangler skattekortinformasjon, i bestillingen etter å ha valgt de firma du ønsker å hente informasjon for. Skatteinformasjon for ansatte i personlige selskap kan du foreløpig ikke hente skattekortinformasjon for, da løsningen med elektronisk skattekort ikke dekker personlige selskap. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 40 av 48

41 I utplukk av ansatte hentes opplysninger for ansatte som er ansatt på bestillingsdato eller sluttet fra og med første dato i foregående måned Utplukk gjøres mot dato registrert i Ansatt fra-til på Person under ajourhold av personopplysninger. Ansatte som har skattekortinformasjon registrert eller mottatt på annen måte enn elektronisk skattekort, betraktes som ansatte som mangler skattekortinformasjon. Feltet Personstatus fylles med 1 Ingen lønnsrelasjon på personer det ikke skal hentes skatteopplysninger på. Kontaktinformasjon Fil med oversikt over de ansatte du ønsker informasjon for, skrives til databasen og lastes inn i Altinn ved sending av skjema. Vær oppmerksom på at hvis du har tilgang til firma i Aditro Lønn som du ikke har tilgang til i Altinn, vil du ikke få skattekortinformasjon for dette organisasjonsnummer i retur. Her ajourholder du kontaktinformasjon om innsender Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 41 av 48

42 Organisasjonsnummer, navn, mobilnummer og e-postadresse må være utfylt for å få sendt inn data. Organisasjonsnummer du oppgir her må tilhøre et firma der du har tilgang til å hente skattekortopplysninger i Altinn. Det er i meldingsboksen til dette organisasjonsnummeret i Altinn du kan hente returfilen med skattekortopplysninger. Telefonnummer skal registreres med 8 siffer uten mellomrom eller landkode. I kontaktinformasjon kan du velge om du ønsker å få et varsel når noen av dine ansatte har endret skattekortinformasjon. Dersom du velger å sende en forespørsel før hver lønnsberegning, er det ikke nødvendig å motta varsel. Du får da alle endringer på skattekortinformasjon for de ansatte du tidligere har sendt forespørsel for det skatteåret. Send skjema til Altinn Du plukker ut ansatte og sender og starter jobben ved å trykke på knappen Send skjema til Altinn. Ved å svare bekreftende på denne meldingen logges du inn på Altinn og sender inn data. Du kan alternativt gå inn i Altinn arbeidsbok i ettertid, eller ved å trykke på knappen Altinn arbeidsbok. Her har du mulighet til å sende informasjonen til Altinn, og der finner du også nærmere informasjon om status og innhold i sendingen. Du har ikke tilgang til å lese innhold i vedleggsfil. Se egen dokumentasjon om Altinn arbeidsbok. Mottak av skattekort Når du mottar elektroniske skattekort finner Mottak under menypunkt Lønnsadministrasjon Lønnsadm, hvor du finner knappen Send/motta skattekort. Uansett om du benytter den ene eller andre varianten, vil den mottatte skattekortinformasjonen bli lagret i en midlertidig tabell, som inneholder Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 42 av 48

43 Elektronisk skattekort opplysninger om all mottatt skattekortinformasjon uavhengig av format du har mottatt den elektroniske informasjon på. Det er ikke mulig å import skattekortopplysninger via import av personopplysninger. Dersom du har bestilt skattekortinformasjon som elektronisk skattekort, oppdaterer du mottatt informasjon under fanen Mottak under menypunkt Lønnsadministrasjon Send/motta skattekort. Den starter opp: Returfilen du har mottatt i Min meldingsboks på Altinn, lagrer du på disk, for så å hente den opp i dette bildet. Husk å legge inn riktig skatteår når du skal importere. Årstall i importen må være det samme som du har bestilt skattekort for. Hvis ikke, vil ingen oppdatering bli gjort. Når valgt fil har korrekt format og du trykker Importer, får du opp følgende bilde: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 43 av 48

44 Har du hatt ansatte med ugyldig personnummer med i forespørselen, vil du ikke motta noe i retur på disse. Klikk bekreftende for å fortsette, og skattekortopplysninger på de resterende blir importert. Du får opp en kvitteringsliste som viser hvilke ansatte som er oppdatert. Listen inneholder også opplysninger om hvilken skattekortinformasjon som er lest inn. I kolonne for Anmerkning skrives meldinger om konflikt mellom forskuddsform og registrert biarbeidsgiver. Det varsles også om det finnes fremtidig endring av skatteinformasjon. Rapporten kan lagres til Excel hvor filtrering kan gjøre oppfølging av anmerkninger enklere. Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 44 av 48

45 Dersom det var data for ansatte i flere firma i importen, finner du rapporten Kvitteringsliste data fra skattedirektoratet i rapportarkivet under Årsavslutningsrapporter. Hvilken informasjon mottar du? Under fanen Skatt i ajourhold av personalopplysninger kan du se mottatt skatteinformasjon som benyttes i Aditro Lønn. Du kan ikke endre skattekortinformasjon du har mottatt elektronisk. Det er bare skatte-% som kan overstyres dersom den ansatte ønsker å bli trukket med en høyere prosentsats. Du kan ikke sette en lavere prosentsats. Logg Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 45 av 48

46 Etter import kan du se på importerte filer ved å Lagre som og åpne filen i en teksteditor etterpå. Ved å åpne i Notisblokk / Notepad ser innholdet slik ut Kommentar til de enkelte felt finner du i kapitlet teknisk informasjon. Teknisk informasjon skattekort Elektronisk skattekort Nr Betegnelse 1 RECART (record art) 2 FODSELSNR (fødselsnummer) 3 ORGNR (organisasjonsnummer) 4 KOMMNR (skattekommunenummer) 5 TABELLNR (tabellnummer) 6 TABELLTYPE (tabelltype) 7 PROSENT (prosent) Beskrivelse av formatet fra skattedirektoratet Fra pos. Til pos. Antall pos. Dataklasse Merk Numerisk =64 Ja Numerisk Ja Numerisk Ja Numerisk Ja Numerisk Nei Alfanumeri sk = 'P' eller blank Numerisk Nei 8 FORSKUDDSFORM Numerisk = 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Ja 9 ARBGIVGR (arbeidsgivergruppe) Numerisk Nei 10 TABELLKORT_FLAGG Alfanumeri sk = J eller N 11 FRIKORTBELØP Numerisk Nei 12 SKORT_DATO Ja 13 SKATTEKORT_ID Numerisk Ja Påkrevd? Ja Nei Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 46 av 48

47 Nr Betegnelse Fra pos. Til pos. Antall pos. Dataklasse Merk 14 SIGNAL Numerisk = 0, 1, 2 eller 9 Påkrevd? Ja Kommentarer til de enkelte felt: Felt nr 1 - RECART Dette feltet skal alltid være utfylt med verdien 64 ved innsending til Skattedirektoratet Felt nr 2 FODSELSNR Fødselsnummeret på skatteyteren Felt nr 3 ORGNR Arbeidsgivers organisasjonsnummer Felt nr 4 - KOMMNR Skatteyters skattekommunenummer. 4 siffer. Hvis skattekommune er satt til 0000, så vil det si at Skatteetaten ikke har fastsatt et kommunenummer til skatteyter. Lønnsutbetaler skal derfor bruke sitt kommunenummer ved rapportering av forskuddstrekk. Felt nr 5 - TABELLNR Gjelder kun tabellkort (forskuddsform 1, 6, 7, 8 og 9). 0 for de med prosentkort. 4 siffer. Felt nr 6 - TABELLTYPE Gjelder kun tabellkort (kun forskuddsform 1). Gyldige verdier: P - pensjonisttabell Blank - ordinære tabeller Felt nr 7 - PROSENT Trekkprosent Felt nr 8 - FORSKUDDSFORM Sier hva slags skattekort det dreier seg om. Følgende typer skattekort er gyldige: 1 - Tabellkort 2 - Prosentkort 4 - Frikort 5 - Frikort med beløpsgrense Spesielle trekktabeller utenlandske arbeidstakere Felt nr 9 - ARBGIVGR Arbeidsgivergruppe (kalles også sorteringskode). Følgende verdier er gyldige: Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 47 av 48

48 0 - vanlig lønnsmottaker 2 skatteyter er grensegjenger. Lønnsutbetaling i grensekommune skal beregne 10 % skatt 3 skatteyter skal betale kildeskatt. Gyldig kun for pensjonsutbetalinger 8 - NAV trekker etter del 2 på skattekortet og vil få status som biarbeidsgiver 9 - NAV trekker etter del 1 av skattekortet. Andre arbeidsgivere skal benytte del 2 Feltet er nå definert som reservefelt og benyttes foreløpig ikke i lønnssystemet. Felt nr 10 - TABELLKORT_FLAGG Varsel til arbeidsgiver om at andre arbeidsgivere også har spurt om skattekortopplysninger for denne skattyter (gjelder kun tabellkort): J - andre arbeidsgivere har hentet skattekort. N - ingen andre arbeidsgivere har hentet skattekort. Felt nr 11 - FRIKORTBELØP Grense ved frikortbeløpet som er tilgjengelig. Per er maksbeløpet 50000,-. Arbeidstaker kan fordele dette på flere arbeidsgivere via Altinn. Felt nr 12 - SKORT_DATO Beregnings-/utskriftsdato. Felt nr 13 - SKATTEKORT_ID Må inneholde året (4 posisjoner) og løpenummer (3 posisjoner). Per person. Felt nr 14 - SIGNAL Resultat av forespørsel med følgende gyldige verdier: 0 - ingen skattekortopplysninger. Ingen andre felt enn første utfylt 1 - OK 2 - Frikort som IKKE er tilgjengelig for arbeidsgiver. Ingen andre felt enn første 3 er utfylt gjelder forskuddsform 5 8 Ugyldig kombinasjon 9 - Ugyldig fødselsnummer Versjon 1.0 Copyright Aditro Enterprise AS Side 48 av 48