ESSAY 1. «Utvikling og design av skjemaer» Andreas Bjørkli. Antall ord: 1807

Transkript

1 ESSAY 1 «Utvikling og design av skjemaer» Andreas Bjørkli Antall ord: 1807

2 Essay 2 (maksimum 5 sider; inkludert illustrasjoner) Utvikling og design av skjemaer dreier seg om noe mer enn grafisk «blankettkonstruksjon» og tekniske løsninger tilpasset vår «digitale tidsalder». Hva menes med dette utsagnet? Grei ut og belys ulike sider og utfordringer ved design av skjemaer for print og skjerm. Bruk mellomtitler i essayet og inkluder gjerne noen illustrasjoner. Utvikling og design av skjemaer Andreas Bjørkli 12HBMEDA Studnr: Innledning Et skjema kan ha utallige faktorer som spiller inn på utformingen. Utformingen bestemmer helhetsinntrykket, der dårlige og gode utforminger har mye å si på hvilke fordeler og ulemper skjemaet bærer med seg. Hvordan man designer et skjema har også mye å si, men hva er viktig å huske på under utviklingen? I dette essayet skal jeg se på hvilke faktorer som spiller inn, og hva som menes med utsagnet «Utvikling og design av skjemaer dreier seg om noe mer enn grafisk blankettkonstruksjon og tekniske løsninger tilpasset vår digitale tidsalder». Jeg skal belyse ulike sider og utfordringer ved design av skjemaer for både print og skjerm. Tor Nygaards Skjemavett på Internett tar for seg i stor grad Elmer, som er rettningslinjer som skal sikre bedre skjemaer, datakvalitet og raskere saksbehandling. Vi kan si at skjemaer følger det man kan kalle en halvdupleks kommunikasjon. Det vil si at den ikke kommuniserer begge veier. Utvikleren av skjemaet, det jeg fra nå av kaller senderen, deler ut skjemaet til den målgruppen skjemaet gjelder. Mottakeren får skjemaet og svarer på dette. Her kan det enkelt forklares at halvdupleks kommunikasjon vil si at kun en av partene gir fra seg informasjon av gangen. Et eksempel på en annen halvdupleks kommunikasjon er Walkie- Talkie, der den ene parten gir fra seg informasjon, Mottakeren får informasjonen og har mulighet til å svare. Hel- dupleks kommunikasjon kan f.eks være en telefonsamtale der begge parter har mulighet til konstant sending og mottak av informasjon. (Store Norske Leksikon, Dupleks) Medium Elektronisk kontra papirbaserte skjemaer Det er viktig å tenke grundig igjennom hvilken målgruppe man skal nå når man velger medium og kanal for selve skjemaet. Man har valget mellom å lage et elektronisk eller et papirbasert men hva er best? Elektroniske skjemaer har den fordelen at man kan sende og få svar i løpet av kort tid. Ulempen med dette er at mottakeren må ha internett og ha en viss forståelse for teknologien som brukes. Dette er ikke en selvfølge om man sender ut til en vid målgruppe. I 1

3 løpet av de siste årene har man sett en stor økning i digitale skjemaer, noe som tyder på at vi tilpasser oss den «digitale tidsalder», men papirbaserte skjemaer blir nok ikke borte med det første. Et eksempel som ikke kommer til å forsvinne med det første er skademeldingsskjema for bil. Når skaden skjer, vil det være enklere å finne frem det papirbaserte skjemaet, enn å dra frem et elektronisk skjema. En av de største fordelene med et elektronisk skjema er at man har rikelig med muligheter når det kommer til navigasjon og forklaringsbokser, som man ellers ikke har på de papirbaserte. Med dette kommer flere gode funksjoner som kan tilpasses forskjellige brukergrupper. Noen spørsmål trenger kanskje ikke gjelde alle, og kan derfor lukes bort hos noen brukere. Man har også fordelen ved å aktivere og deaktivere felt i forhold til hva man svarer. Dette kan man ikke med papirbaserte skjemaer. Et elektronisk skjema har gjerne en rekkefølge man må følge for å komme videre, mens de papirbaserte gir deg friheten til å velge fritt hvor du vil begynne. Det er heller ikke å komme utenom at bedrifter kan spare mye penger internt ved å sende ut et elektronisk skjema, der de slipper distribusjonskostnader, mottak, kontroll og ny utfylling av utfylt data. De elektroniske skjemaene har også en bedre mulighet til å opprettholde motet hos mottakeren. Det er nemlig enklere å ha en gjennomført rød tråd gjennom disse skjemaene, noe som er med på å dra mottakeren fremover i skjemaet. Det er i tillegg viktig at hierarkiet er enkelt å følge og at det ligger logiske forklaringer bak alt som skjer i skjemaet. (Boag 2013, forelesning). I det fulle og det hele er det brukervennligheten det meste står på. Dette innebærer blant annet at elementer skal følge leseretningen fra venstre til høyre. Logikken er med på å drive dialogen videre (Nygaard 2007, s. 45). En person med klare meninger om oppbygning av et skjema er den grafiske designeren Andrew Boag. Han forteller at den første siden i et skjema bør brukes til bakgrunnsinformasjon om hva mottakeren skal igjennom i skjemaet, men at det også bør være en «quick start» slik at man ikke nødvendigvis må lese alt. Som bildet til venstre viser, har man satt av en egen kolonne til hjelpetekst. Da kan man trykke på spørsmålstegnet i de forskjellige postene og få opp mer konkrete retningslinjer for hvordan man kan løse oppgaven. Disse hjelpetekstene bør inneholde bruk av Kilde: Alltin.no, Innsending av selvangivelse elementer fra skjemaet. Andre elementer som gjør at mottakeren lett 2

4 kan navigere rundt i skjemaet er topp- og bunntekst, korte overskrifter og seksjonsinndelinger (Boag, 2013, forelesning). Det finnes mange skjemaer som må fylles ut hvert år eller for hver søknadsperiode. Den som sender ut skjemaet vet gjerne identifiserende data om mottakeren fra før av. Da kan det være en fordel at dette allerede er forhåndsutfylt, slik at man ikke trenger å fylle ut dette hver eneste gang. Det er lettere å bytte ut et postnummer enn å skrive inn navn, adresse og andre identifiserende data fullt ut. For mange øker også motivasjonen å se at mottakeren lærer og husker (Nygaard, 2007, s. 80). Et skjema som lytter Hvis man tenker litt etter, kan man si at papirbaserte skjemaer har en hemning. Hvis man bruker eksempelet fra Skjemavett på Internett (Nygaard, 2007, 40) og spør en kollega «har du sett den filmen?» og personen svarer «nei». Da ville det være dumt å spurt videre spørsmål om den filmen. Det er nettopp slik papirbaserte skjemaer oppfører seg. Det må nemlig gi plass for alle eventualiteter. Så om skjemaet spør om du studerer, jobber eller er hjemmeværende og du svarer at du studerer, vil allikevel skjemaet måtte ta for seg eventualiteten av at du kunne ha svart at du jobbet og spurt deg spørsmål om arbeidsgiver etc. Dette gjør at papirbaserte skjemaer har et større omfang enn elektroniske. Intervjuundersøkelser derimot, der den som spør, sitter med skjemaet, er det gjerne lagt inn informasjon til intervjueren for valg av «spor». Om man da velger svaralternativet studerer kan det godt stå «Hopp til spørsmål 19», og da slipper intervjuobjektet å gå igjennom alle spørsmålene som omhandlet arbeid og hjemmeværende. En annen løsning er «svaravhengige spørsmål», som luker bort spørsmål som ikke er aktuelle for hver enkelt utfyller. Spørsmålene som er luket ut har ofte en grå fargetone, som indikerer at spørsmålet er rettet mot noen andre. Om et skjema spør meg om jeg er gift og jeg svarer ja, da vil gjerne flere spørsmål om giftemålet bli synlig, men om jeg svarer nei, er det ingen interesse for mottakeren at jeg fyller ut spørsmål om dette og de forblir gråe. Dette resulterer i at et skjema blir mer brukervennlig. Mottakeren slipper å måtte gå igjennom spørsmål som ikke har noe med han å gjøre. Dramaturgi Måten man bygger opp et skjema på for å lede mottakeren gjennom «handlingen», er det vi kan kalle skjemaets dramaturgi. Det handler om å skape gode dramaturgiske grep som skaper spenning og forventninger som holder publikum fanget og engasjert frem til siste slutt. (Nygaard, 2007, s. 45). Det handler om at man skal ivareta den røde tråden gjennom skjemaet og holde motet oppe hos mottakeren så lenge som det er nødvendig. 3

5 De fleste har mer eller mindre en bevisst forestilling om at et skjema skal ha en viss logikk. Logikken skal drive dialogen framover, og selv om en person velger å hoppe litt frem og tilbake i skjemaet, har han en idé om at det finnes en retning. I papirverdenen er de som utsettes for et ukjent skjema, vant til at de kan gå igjennom spørsmålene og skaffe seg et overblikk over skjemaet før man går i gang med besvarelsen. Noen ønsker kanskje å fylle ut det de er mest sikre på først, eller kanskje det er et tema som interesserer mottakeren mer enn et annet. Dette er en arbeidsmåte som kalles fri navigering, og skal være en hovedregel i ELMER- skjemaer. ELMER er opptatt av logisk struktur, samtidig som de vil at fri navigering skal være et ideal. (Nygaard, 2007, s. 45) Målet med dette er igjen brukervennlighet, for skjemaer skal ta hensyn til ulike brukere. Visuell design er viktig I forbindelse med det amerikanske presidentvalget i år 2000 er det mye spekulasjoner om at demokratenes kandidat Al Gore tapte overfor George W. Bush grunnet stemmesedler med dårlig visuell utforming. Det ligger et problem i seddelens visualitet som gjør at man lett kan krysse av for feil kandidat. Derfor tror mange at en god del av Al Gore sine velgere, ved en feil har krysset av for Pat Buchanan, nettopp på grunn av uklarheter i designet. George W. Bush og Al Gore lå likt frem mot siste del av valget, og om Stemmeseddelen som ble brukt under det amerikanske presidentvalget i 2000 i staten Florida. flere av Al Gore velgere ved en feil stemte på Pat Buchanan, kan dette være grunnen til at Al Gore tapte valget. (SSB, Handbok- 88, s.7) Don A. Dillman ses på som en av de fremste forskerne innen spørreskjemaer, og har gitt ut flere bøker om temaet (Washington State University, 2011). Han skiller utfyllingsskjemaer inn i to hovedspråk; et verbalt, og et ikke- verbalt. Det verbale språket går ut på det man vanligvis forstår, ord som settes sammen til setninger. Det ikke- verbale språket kan være grafiske virkemidler som for eksempel størrelse, avstand og kontrast, symboler med felles mening som for eksempel piler, svarbokser og svarfelt, og et numerisk språk som er bruk av tall. Både verbalt og ikke- verbalt språk brukes for å bygge opp et godt skjema. (SSB, Handbok- 88, s.7-8) 4

6 Konklusjon Etter å ha satt elektroniske og papirbaserte skjemaer litt opp mot hverandre, kan jeg konkludere med at i denne tidsalderen vi lever i, trenger vi både elektroniske og papirbaserte skjemaer. Alle målgrupper klarer ikke å holde følge med den nye teknologien som brukes, og dette gjør at papirbaserte skjemaer kommer til å bli værende i mange år til. Elektroniske skjemaer, eksempelvis selvangivelse, påmeldingsskjemaer osv. gir respons til senderen med en gang, slik at man både sparer tid og penger, samtidig som arbeidet effektiviseres. Et godt eksempel på at papirbaserte skjemaer vil holde ut en stund til er skademeldingsskjema. Det vil være enklere å fylle ut et skjema på papir da skaden skjer, enn å gjøre det elektronisk. To viktige ord innenfor skjemautvikling er kommunikasjon og brukervennlighet. Kommunikasjonen er toveis, men følger prinsippet for halvdupleks kommunikasjon. Det er opp til utvikleren å lage et skjema som er så brukervennlig at alle typer målgrupper skal ha sjansen til å forstå det. Jo bedre utvikleren klarer å kommunisere med mottakeren, desto mer og bedre informasjon kan man få ut av skjemaet. Det er viktig å følge skjemaets prosess ned til detaljdel for å sitte igjen med et godt skjema, som både kommuniserer bra, har en rød tråd og er brukervennlig. Bruk et språk som enkelt blir forstått av mottakeren og et formspråk som passer til innholdet og målgruppen, og følg en bevisst dramaturgi. ELMER har gode prinsipper og retningslinjer som bør følges når man skal lage et godt skjema. Det kan være mye å sette seg inn i, men resultatet blir desto bedre. KILDER Nygaard, Tor (2007) Skjemavett på Internett. Kommuneforlaget AS. Otta Boag, Andrew (2013) Gjesteforelesning, HIG Kärrby, Ida (2002) Bakom blanketten. Cap&Design. No pp (Informasjonsgrafikk Artikkelsamling (2010) Store Norske Leksikon (2009) Dupleks [online] URL: (lest: ) Brønnøysundregistrene (2013) 5: Skjemaets omgivelser [online] URL: (lest ) Washinton State University (2011) Don A. Dillman Biography [online] URL: (lest ) SSB (2013) Retningslinjer for visuell utforming av spørreskjemaer [online] (lest: ) 5