Evalueringsrapport pilot for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem Læringsnettverk for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem i Oslo 2015

Transkript

1 Evalueringsrapport pilot for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem Læringsnettverk for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem i Oslo

2 Kontaktinformasjon Pasientsikkerhetsprogrammet Generelle henvendelser: Sekretariats telefon: Utviklingssenter for sykehjem i Oslo Generelle henvendelser: torunn.wibe@sye.oslo.kommune.no Pasientsikkerhetsprogrammet Pasientsikkerhetsprogrammet I trygge hender 24-7 er et nasjonalt program som jobber for å øke pasientsikkerheten i spesialist- og primærhelsetjenesten. Programmet har to overordnede prinsipper, brukerorientering og kompetanse om pasientsikkerhet og forbedringsarbeid. Kunnskapsbasert praksis er kjernen i pasientsikkerhetsprogrammets arbeid. Det innebærer at faglige avgjørelser skal bygge på forskningsbasert kunnskap, erfaringer fra praksis og pasientens/brukerens ønsker og behov. Målet for pasientsikkerhetsprogrammet er å redusere pasientskader, bygge varige strukturer for pasientsikkerhet og forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten. Programmet presenterer både organisatoriske og kliniske tiltak, og tilbyr ulike verktøy for å redusere pasientskader innen utvalgte innsatsområder. Det er utarbeidet tiltakspakker på alle innsatsområdene i tett samarbeid med praksisfeltet. Oslo, 2016 Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester i Oslo, Oslo Kommune Fylkesmannen i Oslo og Akershus Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram I trygge hender 24-7, Helsedirektoratet 2

3 Innhold Sammendrag... 4 Bakgrunn og gjennomføring av læringsnettverk... 5 Tidsplan... 5 Evaluering... 7 Erfaringer med å delta i læringsnettverket... 7 Synspunkter på manualen og tiltakene i tiltakspakken... 8 Erfaringer fra gjennomføringen av valgte tiltak på sykehjemmet Konklusjon/råd til videre arbeid

4 Sammendrag Gjennomføring av to læringsnettverk i Oslo om «Riktig legemiddelbruk i sykehjem» i henholdsvis 2013 og 2014, ga holdepunkter for at lederforankring av pasientsikkerhetsarbeidet var en viktig suksessfaktor. Man så at forbedringstiltakene var vesentlig tyngre å gjennomføre der lederforankringen var svak. I 2015 gjennomførte Utviklingssenter for sykehjem i Oslo og samarbeidspartnere derfor et læringsnettverk i «Ledelse av pasientsikkerhet» for 14 sykehjem i Oslo. Både kommunale og private sykehjem deltok. Ved å tilby institusjonssjef og avdelingssykepleiere læringsnettverk om ledelse av pasientsikkerhet ønsket vi å bidra til å øke ledernes oppmerksomhet på pasientsikkerhet og styrke deres funksjon som pådrivere for dette arbeidet på eget sykehjem. Pasientsikkerhetsvisitt, tavlemøter og lederes deltakelse i kliniske forbedringsprosjekt ble utprøvd i dette læringsnettverket og erfares som egnede tiltak for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem. Fem av 14 sykehjem valgte i dette læringsnettverket å jobbe med kliniske forbedringsprosjekt i tilknytning til legemidler. Dette framstår derfor som et sentralt område i pasientsikkerhetsarbeidet ved sykehjemmene. 4

5 Bakgrunn og gjennomføring av læringsnettverk Utviklingssenter for sykehjem i Oslo gjennomførte i 2013 og 2014 læringsnettverk i «Riktig legemiddelbruk i sykehjem» i tilknytning til det nasjonale Pasientsikkerhetsprogrammet. Til sammen 13 Oslosykehjem deltok. Læringsnettverkene ble gjennomført i samarbeid med avdeling for Kvalitet og Fag i og Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Gode resultater ble oppnådd i disse nettverkene - og lederforankring framstod som en viktig suksessfaktor. Manglende lederforankring framstod imidlertid tilsvarende som en viktig barriere for forbedringsteamene på noen av sykehjemmene. Man så derfor nytte av å tilby institusjonssjefer og deres lederteam i Oslosykehjemmene et læringsnettverk med «Ledelse av pasientsikkerhet» som fokus for å styrke lederengasjementet i videre pasientsikkerhetsarbeid i sykehjemmene. Invitasjon til å delta i et læringsnettverk med dette tema ble følgelig sendt ut i oktober 2014, med oppstart januar Tidsplan Informasjonsmøte 8. desember 2014 for de som ønsket litt mer info før læringsnettverket startet opp Første samling: januar 2015 (fra kl første dagen og kl 9-15 dag to) Andre samling: 28. april 2015 (heldagssamling). Statusrapport fra sykehjemmene i forkant Tredje samling: 3. november 2015 (heldagssamling). Sluttrapport fra sykehjemmene i forkant og posterpresentasjon på samlingen. Plan for videre arbeid på hvert sykehjem utarbeidet på samlingen Telefonkonferanse 10. mars og 10. september I tillegg er det planlagt en halvdags oppfølgingssamling i juni 2016 med utgangspunkt i plan for videre pasientsikkerhetsarbeid som ble utarbeidet av hvert sykehjem avslutningsvis på tredje samling Utviklingssenter for sykehjem i Oslo, i samarbeid med avdeling for Kvalitet og Fag i og Fylkesmannen i Oslo og Akershus stod som arrangører av dette læringsnettverket. Siden dette var det første læringsnettverket i «Ledelse av pasientsikkerhet» med fokus på sykehjem, fungerte dette også som en pilot på dette innsatsområdet i Pasientsikkerhetsprogrammet. Representanter fra sekretariatet i Pasientsikkerhetsprogrammet bidro i utarbeidelsen av materiell til læringsnettverket, samt planlegging og gjennomføring av nettverkssamlingene. 5

6 Det ble utarbeidet et eget kompendium for læringsnettverket med en tiltakspakke som var spesielt tilpasset sykehjem, basert på det kompendiet som tidligere var laget for sykehus i Pasientsikkerhetsprogrammet. Alle sykehjemmene hadde en navngitt veileder og tilbud om veiledning mellom samlingene. 14 sykehjem deltok i læringsnettverket med institusjonssjef og avdelingsledere. Disse kunne velge mellom tiltakene: 1) Pasientsikkerhetsvisitt, 2) «I pasientens fotspor», 3) Egenkontroll og 4) Klinisk forbedringsprosjekt. De fleste valgte å jobbe med et klinisk forbedringsprosjekt, men noen gjennomførte også pasientsikkerhetsvisitt i løpet av det tidsrommet læringsnettverket pågikk. Andre hadde planer om å gjøre pasientsikkerhetsvisitt i etterkant av læringsnettverket. Forbedringsteam ved Oslosykehjemmene 2015 for Ledelse av pasientsikkerhet Sykehjem Abildsø sykehjem Akerselva sykehjem Ammerudlunden sykehjem Fagerborghjemmet Kantarellen bo- og rehabiliteringssenter Lambertseter alders- og sykehjem Lindeberg omsorgssenter Oppsalhjemmet Rehab Aker Sagenehjemmet Silurveien sykehjem Stovnerskogen sykehjem Uranienborghjemmet Økernhjemmet Tema - stikkordsmessig Legemiddelhåndtering, dokumentasjon av effekt av eventueltmedisin, pasientsikkerhetsvisitt Pasientsikkerhetsvisitt med fokus på legemiddelhåndtering Legemiddelgjennomgang og indikasjoner, samt «I pasientens fotspor» Egenkontroll, bruk av innkomstskjema Dokumentasjon og bruk av tiltaksplaner Urinveisinfeksjoner Medikamenthåndtering Pasientsikkerhetsvisitt Forebygging av fall Forebygging av fall Legemiddelhåndtering, dokumentasjon av effekt av eventueltmedisin, pasientsikkerhetsvisitt Mottak av ny pasient, pasientsikkerhetsvisitt Dokumentasjon i Gerica Egenkontroll ernæring, utagerende atferd og passivisering bruk av DCM 6

7 Evaluering Siden dette var en pilot, ble det ansett som viktig å gjøre en evaluering. En spørreundersøkelse ble distribuert til deltakerne i læringsnettverket på e-post via læringsnettverkets kontaktperson på hvert sykehjem. Det kom inn bare 12 svar på spørreundersøkelsen, og det er dessverre noe usikkerhet knyttet til hvor mange som faktisk fikk den tilsendt siden den gikk ut via kontaktperson. Svarprosenten antas ikke å være mer enn ca 20-25%, dvs. at mellom 40 og 60 ledere kan ha fått den tilsendt. Det var flest institusjonssjefer og fagutviklingssykepleiere blant respondentene. Det ble avholdt et fokusgruppeintervju som supplement til spørreundersøkelsen. I fokusgruppe-intervjuet deltok 4 ledere fra 2 ulike sykehjem, ett privat drevet og ett kommunalt. Erfaringer med å delta i læringsnettverket Over 80 % av respondentene i spørreundersøkelsen (Questback) oppga at deltakelse i læringsnettverket har gjort at de fokuserer mer på pasientsikkerhet. Dette støttes også av informantene i fokusgruppeintervjuet. Begge sykehjemmene som deltok i fokusgruppeintervju har begynt å ha pasientsikkerhet som et fast punkt på ledermøtene, samt på møter i lokalt kvalitetsutvalg. På spørsmål i spørreundersøkelsen om personlig utbytte av å ha deltatt i læringsnettverket svarte over 80 % at de hadde hatt stort eller svært stort personlig utbytte av å delta, og en tilsvarende prosentandel var også tilfreds eller svært tilfreds med læringsnettverket. I fokusgruppeintervjuet var det delte meninger om organisering av samlingene, f.eks. om samlingene burde være heldags eller halvdags. Det ble også spilt inn forslag om at det burde være frivillig å bruke noe av tiden på samlingen til å jobbe med sykehjemmets prosjekt - det burde heller være et tilbud enn et krav. Noen jobber så godt med dette lokalt på sykehjemmet, at det oppleves som unødig «tvang» å sitte og jobbe med prosjektet på samlingene. Det var lav tilfredshet med telefonkonferansene basert på svarene i spørreundersøkelsen. Det samme kom fram i fokusgruppeintervjuet. Det var noe med formen på telefonkonferansene som ikke ble opplevd som meningsfullt. Det ble framholdt som mer 7

8 verdifullt om veileder kom ut til sykehjemmet eller at man ble oppfordret til å sende inn en liten statusrapport på e-post, enn å snakkes alle sykehjemmene på en telefonkonferanse. Veileder må gjerne aktivt invitere seg selv inn på sykehjemmet. Det bør også settes av ekstra tid til veiledning på første samling, slik at alle skjønner hva de skal gjøre når de kommer tilbake til sitt sykehjem få en god start. Tilgangen til Extranet ble satt pris på av informantene i fokusgruppeintervjuet, og var også planlagt brukt videre på de deltakende sykehjemmene etter at læringsnettverket er avsluttet. Registreringene tas opp på postmøter og infomøter, men var ikke slått opp synlig for beboere og pårørende enda. Det var imidlertid diskutert i ledergruppen å gjøre dette. Det var tenkt gjort i form av en resultattavle i gangen. 75 % av respondentene i spørreundersøkelsen anga å ha en plan for styrking av pasientsikkerheten ved sin institusjon / sin avdeling etter deltakelse i læringsnettverket. Flere av respondentene anga at pasientsikkerhetsvisitt inngikk i denne planen. Tavler og tavlemøter ble også nevnt som aktuelle tiltak i videre plan for styrking av pasientsikkerheten. I fokusgruppeintervju ble det også framhevet at tavler og tavlemøter kan ha en funksjon som egenkontroll i avdelingen, som sikrer at personalet gjør det de skal. Bare halvparten av respondentene i spørreundersøkelsen anga imidlertid å ha oppnådd det de håpet i løpet av læringsnettverkperioden. For den halvparten som hadde oppnådd målene sine knyttes dette til suksessfaktorer som tett oppfølging og struktur og felles ønske om å jobbe med dette fra alle ledere, og at man opplevde gode resultater. Det påpekes også av noen respondenter at det som det til en hver tid fokuseres på ofte blir kvalitetsmessig bedre ved hjelp av den økte oppmerksomheten. Over 80 % av respondentene i spørreundersøkelsen ønsket oppfølging i det videre arbeidet med pasientsikkerhet. De framhevet nytten av samlinger med korte presentasjoner / stands og ønsket også at utviklingssenteret kan bistå ved behov i det videre arbeidet. Litt av det samme ble også uttrykt i fokusgruppeintervjuet. Det å lære av hverandre og dele erfaringer på tvers av sykehjem framheves som viktig med samlingene i læringsnettverket. Det er også nyttig å sammenligne seg med andre og appellere til konkurranseinstinktet. Viktig at presentasjoner / forelesninger er relevante for det som forbedringsteamet jobber med / det ledernivået de representerer at det er noe de kan identifisere seg med. Synspunkter på manualen og tiltakene i tiltakspakken Den manualen (kompendiet) som ble utarbeidet til dette læringsnettverket inneholdt en tiltakspakke for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem. Disse tiltakene ble gjennomgått på første samling. 8

9 Tiltakspakken inneholdt følgende fire tiltak: Pasientsikkerhetsvisitt «I pasientens fotspor» Egenkontroll Klinisk forbedringsprosjekt Respondentene i spørreundersøkelsen oppfattet manualen som forståelig og lett og omsette til hverdagen på sykehjemmet. Informantene i fokusgruppeintervjuet fortalte imidlertid at de ikke nødvendigvis leste manualen fra perm til perm, men skumleste først og så leste mer grundig om det tiltaket de valgte å prøve ut. De innledende presentasjonene av de ulike tiltakene i tiltakspakken på første samling ble ansett å være vel så viktige som manualen. Basert på svarene i spørreundersøkelsen passer tiltakene i tiltakspakken godt til sykehjem, og tiltakene ble også vurdert til å være nyttige for ivaretakelse av lederfunksjonen på sykehjem. Klinisk forbedringsprosjekt var det tiltaket som skåret høyest på opplevd nytteverdi, etterfulgt av pasientsikkerhetsvisitt. «I pasientens fotspor» og egenkontroll var det mer usikkerhet knyttet til. De sistnevnte tiltakene var det heller ingen av sykehjemmene som prøvde ut, så usikkerheten kan også knyttes til dette enten fordi respondentene ikke har erfaring med disse tiltakene eller at tiltakene ikke ble prøvd ut fordi de framsto som uklare / vanskelig å gjennomføre. I fokusgruppeintervjuet kom det også fram at «I pasientens fotspor» kunne være litt vanskelig å gjennomføre pga. mange beboere med demenssykdom. Det kunne også oppleves som litt kunstig at lederen skulle ha en observatørrolle i «I pasientens fotspor», dvs. vanskelig for aktørene å opptre helt naturlig. I fokusgruppeintervju ble det også framholdt at kliniske forbedringsprosjekt er viktige for ledelse av pasientsikkerhet. Det ene sykehjemmet som hadde jobbet med klinisk forbedringsprosjekt hevdet at fokuset på pasientsikkerhetstiltak knyttet til legemiddelhåndtering gjorde at sykepleierne nå hadde mer fokus på legemidler enn de noen gang før hadde hatt. Å velge et klinisk forbedringsprosjekt kan også gjøre det lettere å engasjere alle ansatte og det ble framhevet som viktig å få med flere ansatte enn lederne på forbedringsarbeidet. Det har også vært opplevd som positivt for avdelingsleder å delta aktivt i et klinisk forbedringsprosjekt, men det må gjerne være noen ressurspersoner i det øvrige personalet på sykehjemmet / avdelingen som holder tak i de praktiske kliniske tiltakene. 9

10 Det sykehjemmet som hadde prøvd ut pasientsikkerhetsvisitter, opplevde også at de uansett kom borti de kliniske forbedringsområdene gjennom de tema som ble bragt opp i visittene. Pasientsikkerhetsvisittene gjorde at de ansatte fikk påvirke hva som kom på agendaen det er viktig for motivasjonen. Det bidrar til eierskap når ideen kommer fra de ansatte selv og stolthet når man får til noe man selv har vært med å utforme. Erfaringer fra gjennomføringen av valgte tiltak på sykehjemmet Sykehjemmene som deltok i fokusgruppeintervjuet framhevet viktigheten av god planlegging for å lykkes med å gjennomføre pasientsikkerhetstiltak ved sykehjemmet. Også viktig å være realistisk når det gjelder for eksempel hvor mange pasientsikkerhetsvisitter man legger opp til å gjennomføre. Viktigheten av å utprøve pasientsikkerhetsvisitt på én avdeling og gjøre noen erfaringer før man sprer det til flere avdelinger ble også framhevet. Fokusgruppeintervjuet ga holdepunkter for at pasientsikkerhetsvisitt er et anvendbart tiltak for ledelse av pasientsikkerhet på sykehjem. Ett av sykehjemmene hadde god erfaring med kun å stille spørsmålet «Ville du ha ønsket at en av dine nærmeste var beboer på denne avdelingen?» og få gode innspill fra de ansatte ift. pasientsikkerhet på avdelingen, basert på dette spørsmålet. Ett sykehjem som deltok i fokusgruppeintervjuet og som hadde jobbet med forbedring av legemiddelhåndteringsrutiner, hadde prøvd ut at den som har ansvar for dosering og utdeling av legemidler gikk med vest for å signalisere at hun ikke skulle forstyrres. Dette hadde virket mot sin hensikt vesten tiltrakk seg oppmerksomhet og kommentarer. Når det gjelder bruk av tavler ble det i fokusgruppeintervjuet framholdt som viktig at det ikke er for mye tekst på tavlene. Det visuelle bildet som tavla gir er viktig og sier mer enn mange ord. Budskapet skal være tydelig, og det bør være slik at man henvises til pasientjournalen for å lese detaljene, for å sikre dokumentasjon der og ikke bare på tavla. Dokumentasjon i pasientjournalen er for øvrig et tema som ble nevnt som et område utviklingssenteret burde ta opp i nye læringsnettverk. Viktig også å skape motivasjon under veis og feire gode resultater! Facebook og nyhetsbrev kan brukes. Gode resultater må vises fram! 10

11 Konklusjon/råd til videre arbeid Ved å tilby institusjonssjef og avdelingssykepleiere læringsnettverk om ledelse av pasientsikkerhet ønsket vi å bidra til å øke ledernes oppmerksomhet på pasientsikkerhet og styrke deres funksjon som pådrivere for dette arbeidet på eget sykehjem. I Oslo har vi sett det som svært nyttig å få med institusjonssjef, fagutviklingssykepleier / leder av fagavdeling og avdelingssykepleiere fra samme sykehjem i læringsnettverket og at disse sammen utgjør forbedringsteam på sin institusjon. Som arrangører av læringsnettverket har vi diskutert om vi burde lagt større press på at forbedringsteamene skulle prøve et av de mer utpregede ledertiltakene og anbefalt at de ikke valgte klinisk forbedringsprosjekt. Dette for å holde et sterkest mulig fokus på lederaspektet. Våre erfaringer i dette læringsnettverket tilsier imidlertid at hvis ikke lederen har vært aktivt med i et klinisk forbedringsprosjekt tidligere, kan det være gunstig å starte med dette, både for å få erfaring med hva dette innebærer og for å komme i tettere dialog med fagpersonellet i egen institusjon / på egen avdeling. Dette kan være nyttig i videre pådriverrolle i pasientsikkerhetsarbeidet. Basert på innspill i fokusgruppeintervjuet og respons på presentasjon av «risikotavler» som ledertiltak på en av samlingene tenker vi at dette også bør inn som et aktuelt tiltak for ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem i tiden framover. 11

12 12