SAKSPAPIRER. Sakliste

Transkript

1 SAKSPAPIRER Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sakliste 1/14: HASTEMØTE VEDRØRENDE NY BEHANDLING AV LOKALISERING AV MIDLERTIDIG BARNESKOLE I BYGGEPERIODEN

2 Sak 1/14 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 1/14 Arkivkode: 614 A20 Arkivsaksnr: 13/2728 Saksbehandler: Geir Evjen Saksnummer Utvalg Møtedato 37/13 Formannskapet /13 Kommunestyret /14 Formannskapet SAKEN GJELDER: HASTEMØTE VEDRØRENDE NY BEHANDLING AV LOKALISERING AV MIDLERTIDIG BARNESKOLE I BYGGEPERIODEN RÅDMANNENS INNSTILLING: SAKSDOKUMENTER: 1. Samlet saksframstilling i sak 13/ E-post datert : Børsa skole konsekvenser ved alternativ plassering av midlertidig skole 3. E-post datert : Midlertidig tomt for skole i Børsa presisering av tidligere utsendt informasjon. SAKSFRAMLEGG: Ordfører innkaller formannskapet til hastemøte jf. kommunelovens 13, med bakgrunn i ny informasjon, ref saksdok. 2 og 3.

3 Side 1 Skaun kommune Arkivkode: 614 A20 Arkivsaksnr.: 13/2728 Saksbehandler: Bjørn Idar Ekren Saksnummer Utvalg Møtedato 37/13 Formannskapet /13 Kommunestyret SAKEN GJELDER: NY SKOLE I BØRSA, UTREDNING AV MIDLERTIDIG PLASSERING AV BØRSA SKOLE. RÅDMANNENS INNSTILLING: Midlertidig barneskole i Børsa plasseres nord og øst for Skaun ungdomsskole mens ny barneskole bygges. SAKSDOKUMENTER: 1. Vurdering av alternativer for midlertidig skole vedl Kartskisser for alt. 1, 2, 3 og 4 vedl Redegjørelser fra rektorer vedl. 3 SAKSFRAMLEGG: Det er nå inngått kontrakt om bygging av skole i Børsa med vinneren av anbudskonkurransen Skanska Norge as. Kontrakttert tempoplan tilsier riving av eksisterende barneskole ca. 1. mai i Skanska har basert sitt tilbud på at montering av midlertidige brakker må starte i midten av mars for å være klare til bruk etter påske. Valg av lokaliseringssted må fra kommunens side være avklart innen for å holde tempoplanen. I anbudskonkurransen om bygging av ny skole i Børsa var det opprinnelig forutsatt at eksisterende skolebygg skulle stå og at disse skulle benyttes til undervisning mens bygging av ny skole pågikk. Dette ble etter forespørsel fra tilbydere endret til at man kunne rive hele skolen før bygging startet og i stedet tilby en brakkerigg for midlertidig undervisning. Området ved Skaun ungdomsskole ble i anbudskonkurransen brukt som lokaliseringssted for midlertidig barneskole. Her er tilgang til alle fasiliteter som; vann og avløp, enkel adkomst, bussholdeplass og strøm. Området ble også vurdert til å være godt egnet i forhold til arealplaner og en enklest mulig byggesøknadsprosess ifbm. oppføring av midlertidig bygg. Geotekniske forhold er også avklart. Aktuelle tomteområde er regulert til skoleformål. Valg av sted for midlertidig barneskole er en del av rådmannens mandat ang. bygging av ny skole i Børsa. Pga. sterkt politisk engasjement i dette tema, velger en å legge saken fram for prosjektets politiske referansegruppe for endelig vedtak.

4 Side 2 I en ny vurdering av sted for midlertidig barneskole har vi vurdert fire alternativer: 1. Plassering på ungdomsskoletomta (inkl. i kontrakten med Skanska Norge as). 2. Einmoen fotballbane 3. Eliløkken (nord for tidligere kontor- og butikkbygg) 4. Moan (vest for miljøstasjon) Vedlegg 1 viser de fire alternative stedene vurdert ifht. 18 tema / kriterier. Avvikende kostnader ifht. lokalisering ved ungdomsskolen er vist i egne kolonner for alternativene 2, 3 og 4. Vedlegg 2 viser kartskisser for de fire alternativene. Vedlegg 3 viser uttalelser om lokalisering av midlertidig skole i Børsa fra rektor ved Børsa skole og fra rektor ved Skaun ungdomsskole. De alternative stedene for midlertidig skole representerer ulik risiko for utsettelse av byggeprosjektet. Dispensasjonssøknad med hensyn til arealformål og eventuelle geotekniske undersøkelser representerer en betydelig risiko for utsettelse av byggestart/ferdigstillelse av skoleanlegget i alle alternativene 2, 3 og 4. Alternativ 4 representerer også usikkerhet mht. tidsforbruk og evt. utsettelse av prosjektet tilknyttet etablering av tilstrekkelig strømkapasitet Utsettelser av prosjektets gjennomføring vil medføre økte kostnader. Viktig i vurderingene er også avstanden mellom den midlertidige skolen og aktuelle funksjoner i Børsa sentrum som kan avhjelpe driftsutfordringer i byggeperioden: Rådhus med bibliotek, helse og K-sal, SUS / samfunnshus, idrettsanlegg og Solbakken. Behovet for riggkapasitet er noe større enn i Skanska sitt tilbud og dette skal løses innenfor nåværende budsjettrammer og kontrakt med Skanska. Dette minimerer mulighetene for ytterligere merkostnader tilknyttet midlertidig skole. Konklusjon: Ved valg av sted for midlertidig skole i Børsa har en lagt vekt på alle momentene redegjort for i matrisen vist i vedlegg 1 og i rektorenes uttalelser vist i vedlegg 3. Sentralt i vurderingen står hensynet til å holde tempoplanen og budsjett. På dette grunnlag er det riktig å plassere Børsa skole midlertidig som vist i alternativ 1. Rådmannens mandat og derigjennom også referansegruppas oppgave fra kommunestyret omfatter blant annet å søke kostnadsreduserende tiltak ved gjennomføringen av prosjektet. Dersom en velger et av alternativene 2, 3 eller 4, med høyere kostnad en det som er lagt til grunn for vedtatt budsjett, må saken sendes K-styret for revidert bevilgning. Dette vil medføre en utsettelse av byggeprosjektet og økte kostnader. ØKONOMISK VURDERING: Alternative lokaliseringssteder nr. 2, 3 og 4 har en høyere kostnad enn alternativ 1: Alt. 2; merkostnad kr ,- Alt. 3; merkostnad kr ,- Alt. 4; merkostnad kr ,-

5 Side 3 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 37/13 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 13/2728 Tittel: SAKSPROTOKOLL - NY SKOLE I BØRSA, UTREDNING AV MIDLERTIDIG PLASSERING AV BØRSA SKOLE Behandling: Nytt saksdokument: Notat, datert : Lokalisering av midlertidig barneskole i Børsa - uttalelse fra HOKU. Ordfører Jon P. Husby fremmet følgende forslag: Einmoen velges som midlertidig skoletomt. Dersom dette utsetter oppstart ny skole, ønskes tilbakemelding om dette. Tilbakemeldinga til K-styret Ved alternativ avstemning mellom rådmannens innstilling og forslaget framsatt av Jon P. Husby ble sistnevntes vedtatt med 4 mot 3 stemmer. De som stemte i mot var Erik Fenstad (H), Asbjørn Leraand (AP) og Birgit Frengstad (AP). Vedtak: Einmoen velges som midlertidig skoletomt. Dersom dette utsetter oppstart ny skole, ønskes tilbakemelding om dette. Tilbakemeldinga til K-styret Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 83/13 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 13/2728 Tittel: SAKSPROTOKOLL - NY SKOLE I BØRSA, UTREDNING AV MIDLERTIDIG PLASSERING AV BØRSA SKOLE Behandling: Saken ble behandlet etter sak 84/13.

6 Side 4 E-post fra Skanska vedrørende vurdering av geoteknikk ved Einmoen ble delt ut. Erik Fenstad fremmet følgende forslag på vegne av H: Viser til utlevert mail i k-styremøtet. Midlertidig Børsa skole legges til tomta til Skaun ungdomsskole (ref. rådmannens opprinnelige forslag). Det ble votert alternativt mellom forslaget fremmet av Erik Fenstad, og Formannskapets innstilling. Formannskapets innstilling ble vedtatt mot 7 stemmer. De som stemte for forslaget fremmet av Erik Fenstad var Erik Fenstad fra H, og Asbjørn Leraand, Birgit Frengstad, Lars Arne Pedersen, Espen Lien Pedersen, Knut Andre Rimol og Gunnar Ludvigsen fra Ap. Vedtak: Einmoen velges som midlertidig skoletomt. Børsa, Rett utskrift: Ann Karin Viggen

7 Fra: Lereggen Katrine Til: Evjen Geir Emne: VS: Børsa skole - konsekvenser ved alternativ plassering av midlertidig skole Dato: 8. januar :19:26 Viktighet: Høy Hei! Kan du registrere denne som sendt referansegruppas medlemmer? Mvh Katrine Lereggen Rådmann Skaun kommune Fra: Lereggen Katrine Sendt: 8. januar :22 Til: Husby Jon P; Hammer Bjørn; Sund Jan Ole; Gimseng Mildrid Wiggen; 'Pedersen, Lars Arne'; Leraand Asbjørn; 'Asbjørn Leraand'; Erik Fenstad Emne: VS: Børsa skole - konsekvenser ved alternativ plassering av midlertidig skole Viktighet: Høy Til referansegruppa for Børsa skoles medlemmer Med fare for at denne informasjonen blir oppfattet som innblanding i vedtatt sak om midlertidig tomt for Børsa skole, videresendes informasjon om forventede merkostnader. Som det fremgår av e-posten under er kostnadsøkningen stipulert til ca. 8,9 millioner inkl. mva. Dette er evt. merkostnader som krever tilleggsbevilgninger. Iflg. opplysninger fra prosjektleder Ingrid G. Eklund i e-posten under, har Skanska i møtet med HR bekreftet at de vil kunne avbestille den bestilte grunnundersøkelsen dersom de får avbestilling innen Dette til orientering. Mvh Katrine Lereggen Rådmann Skaun kommune Fra: Ingrid G. Eklund [mailto:ige@hrprosjekt.no] Sendt: 8. januar :55 Til: Husby Jon P Kopi: Laugsand Sigve Arnljot; Lereggen Katrine; Ekren Bjørn Idar; Jan Arild Kingswick Emne: Børsa skole - konsekvenser ved alternativ plassering av midlertidig skole Viktighet: Høy Orientering om konsekvenser av lokalisering av midlertidig skole på Einmoen Skaun kommune har med innspill fra Skanska vurdert alternative lokaliteter for plassering av midlertidig skole. Dette basert på at kommunen selv ønsket å se på flere alternativer utover lokalisering ved eksisterende ungdomsskole som var forutsatt i anbudsgrunnlaget for samspillskontrakten. Utredningen ble fremlagt i formannskapet og videre i kommunestyret Vedtak gikk på lokalisering på Einmoen fotballbane. På grunn av korte frister frem til politisk behandling var det ikke mulig på det tidspunkt å få full

8 oversikt over konsekvenser for fremdrift og kostnader og forbehold om dette ble tatt. Vi har i løpet av tiden etter kommunestyremøtet fått en betydelig bedre oversikt over konsekvensene med bakgrunn i krav fra Skanska. Den sendte Skanska sitt første varsel (EA1) om forsinket oppstart gjennomføringsfase pga. av dette. Dette var begrunnet i at NVE etter møte om saken krevde utvidete grunnundersøkelser, hvor NVE da også krevde ekstern tredjepartskontroll av den geotekniske prosjekteringen for denne lokaliteten. I perioden 16. til kom det ytterligere to endringsvarsler fra Skanska relatert til denne lokaliteten. Disse var relatert til prosjektering av renseanlegg for avløpsvann/ kloakk (EA2), samt grunnundersøkelser og geoteknisk prosjektering (EA3). Totalt sett beløper disse seg til ca. kr. 1,2 mill for EA2 og EA3. I tillegg til dette vil det komme kostnader til gjennomføring av eventuelle tiltak som undersøkelser og prosjektering vil komme frem til at er nødvendig. Skanska har foreløpig ikke fremmet konkrete krav relatert til EA1. Dette har prosjektledelsen nedenfor estimert. Prosjektledelsen har vurdert endringsordre EA1-3 fra Skanska AS. I den forbindelse har vi også den hatt møte med Skanska for å avklare konsekvensene presentert i EA1-3. Basert på konkrete krav fra Skanska (EA2 og EA3) og prognoser gjort av prosjektledelsen fremkommer pr. dags dato den samlede kostnaden for etablering av midlertidig skole på Einmoen som følger (tall eks. mva): EA2, prosjektering og prøvetaking VA Kr. 0,4 mill EA3, prosjektering og grunnundersøkelser Kr. 0,8 mill Infiltreringsanlegg bygging (prognose) Kr. 0,5 mill Merkostnad rigg&drift 3 mnd (EA1, prognose) Kr. 2,75 mill Prisstigning 3 mnd. Forlenget byggetid (EA1, prognose) Kr. 1,5 mill Trafo (prognose) Kr. 0,2 mill Uforutsett / risiko (prognose) Kr. 1,0 mill SUM EKSTRAKOSTNAD Kr. 7,15 mill 25 % merverdiavgift Kr. 1,79 mill SUM INKLUDERT MVA KR. 8,91 mill Det er i dette oppsettet ikke tatt hensyn til de ekstra kostnader som berøring av naboeiendommer i forbindelse med infiltreringsanlegg vil kunne medføre, samt at det også er en betydelig risiko for at det vil påløpe merkostnader som følge av resultatene fra de geotekniske undersøkelsene. Merkostnad pga. EA1 er stipulerte kostnader fra prosjektledelsen og ikke krav fra Skanska. De har heller ikke spesifisert fremdriftskonsekvensen, men 2-3 mnd er antydet. Det ligger derfor en usikkerhet i disse tallene og det er ennå ikke klart hvilke krav Skanska vil komme med.

9 Skanska har i møtet bekreftet at de vil kunne avbestille den bestilte grunnundersøkelsen dersom de får avbestilling innen Med vennlig hilsen INGRID GÅSVIK EKLUND Siv. ing / Senior prosjektleder Prosjektsjef Bygg og Eiendom Phone Sentralbord ige@hrprosjekt.no Web

10 Vedlagt følger melding fra Styringsgruppen ny skole i Børsa. Med hilsen Sigve A. Laugsand, kommuneleder Skaun Kommune, Rådhuset, 7353 Børsa Tlf.: Dir.: Faks: E-post: sigve.a.laugsand@skaun.kommune.no Besøk oss gjerne på

11 Til referansegruppen ny Børsa skole Styringsgruppen/prosjektleder har i sitt møte i dag funnet det riktig å presisere den informasjon som ble sendt referansegruppen Det kan synes som om det er usikkerhet knyttet til oppfattelsen av konsekvensene tilknyttet bestilling av geotekniske undersøkelser og forsinkelser av prosjektet. Prosjektleder foretok bestilling av de geotekniske undersøkelser på oppdrag fra ordfører den Her følger Skanskas foreløpige tidsplan, mottatt , for dette arbeidet og framdriftskonsekvenser for hele prosjektet: Som informert om i e-post har Skaun kommune mottatt tre endringsvarsler: EA1 Forsinket oppstart gjennomføringsfase - krav om fristforlengelse og kostnadsøking EA2 Engasjere VA-rådgiver for avløpsanlegg for skolepaviljong Einmoen - krav om fristforlengelse og kostnadsøking EA3 Geoteknikk Grunnundersøkelser og prosjektering for skolepaviljong Einmoen - krav om fristforlengelse og kostnadsøking Skanska har konkretisert for EA 2 og EA3 kravet om fristforlengelse og kostnadsøking. Prosjektleder Ingrid Eklund understreker at EA1 er et varsel om at dette tiltaket vil medføre både fristforlengelse og kostnadsøking. Her har Skaun kommune ikke mottatt konkret kostnadskonsekvens eller fristforlengelse, men endringsvarsel EA1 innebærer økte kostnader uansett resultat av grunnundersøkelsen. Kostnaden for EA1 er stipulert i nevnte e-post, jfr Skanskas tidsplan med den geotekniske undersøkelsen. (Kostnaden er stipulert, kan bli både lavere og høyere). Fra oppstart geotekniske undersøkelser til godkjenning fra NVE foreligger har Skanska estimert at det vil ta 18 uker. Tiltak kan ikke iverksettes før det foreligger godkjenning av NVE, som i den foreløpige tidsplanen er satt til Det understrekes at dette er informasjon om konsekvenser så langt vi kjenner til i prosessen. Skanska har i møtet bekreftet at de vil kunne avbestille den bestilte grunnundersøkelsen dersom de får avbestilling innen Dette til orientering

12 Mvh Styringsgruppen ny Børsa skole