Oslo kommune Byantikvaren

Transkript

1 Oslo kommune Byantikvaren Byrådsavdeling for finans (FIN) Unntatt offentlighet Offl 14 første ledd Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode: / Stine-Mari Jansen, BYANTIKVAREN - BUDSJETT 2016 OG ØKONOMIPLAN Vedlagt følger Byantikvarens forslag til budsjett Regnearkfiler oversendes som excel-ark og er vedlagt under «andre vedlegg». Med hilsen Janne Wilberg byantikvar Stine-Mari Jansen adm.sjef Godkjent og ekspedert elektronisk Kopi til: Byrådsavdeling for byutvikling Byantikvaren Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord: Postboks 2094 Maridalsveien 3 Publikumsservice: Publikumssefl/ice: g Grünerløkka 0178 Oslo postmottak@bya.oslo.kommune.no I 0505 Oslo

2 BUDSJETTFORSLAG Budsjettspesifikasjon 520 BYANTIKVAREN Regnskap 2014 Dok Forslag 2016 Drift 10 Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester som inngår i egen tjenesteproduksjon Kjøp av tj. som erstatter kommunal tjenesteproduksjon Overføringer Finansutgifter Sum driftsutgifter Salgsinntekter Overføringer med krav til motytelse Overføringer uten krav til motytelse Finansinntekter inntekter Sum driftsinntekter Netto driftsutgift Sammendrag: Etaten ser ikke muligheter for ytterligere effektiviseringstiltak i kommende år. Etaten balanserer også med så stramt budsjett nå at et overført mindreforbruk, som virksomheten har klart å holde de siste årene, ikke kan påregnes. På grunn av overført mindreforbruk fra 2014 til 2015 er derfor den reelle budsjettreduksjonen fra 2015 til 2016 kr Budsjettmessig balanse i 2016 vil derfor medføre færre medarbeidere. Med foreslått budsjettramme vil Byantikvaren ikke være godt rigget for å møte den sterke byutviklingen som ny kommuneplan legger grunnlag for. 1. Ansvarsområde Det er et mål at Oslos lange historie skal gjenspeiles i bevarte bygninger, miljøer og anlegg inkludert kulturlandskap. Byantikvaren skal bidra til at Oslo utvikles med bevaring og opplevelse av forhistorien og byens historie som sentral premiss og ressurs. Byantikvaren skal bidra til at Oslo er en opplevelsesrik, vakker, levende by og en verdig hovedstad. Etaten skal være en viktig kilde til økt kunnskap om og forståelse av byens historie. Byantikvaren ivaretar de antikvariske interesser i Oslo og har en viktig rolle som rådgiver, premissleverandør og pådriver i saker som behandles etter plan- og bygningsloven. Samtidig har Byantikvaren ansvaret for statlige oppgaver delegert etter kulturminneloven. Etaten utarbeider også egne planforslag og administrerer tilskuddsmidler til istandsetting av fredete 1

3 og verneverdige vemeverdige bygninger. Byantikvaren har en sentral rolle i saksutredning og avgir faglige anbefalinger i saker hvor eiendommer på Gul liste og andre kulturminner er berørt. Byantikvarens oppgaver følger av formannskapets vedtak av og bystyrets vedtak av Byantikvarens rolle er sektorovergripende fordi kulturminnevernet berører praktisk talt alle kommunale virksomheter. Dette gir Byantikvaren en strategisk posisjon i forhold til byutviklingen. Byantikvarens viktigste brukergrupper utenom politiske organer og andre kommunale virksomheter er eiere av fredete og verneverdige bygninger, eiendomsutviklere, arkitekter og konsulenter. Rundt 70 % av våre henvendelser kommer direkte fra disse brukergruppene og 30 % gjennom PBE. 2. Situasjonsbeskrivelse Et budsjett uten buffer for uforutsette utgifter Byantikvaren er pålagt følgende fylkeskommunale oppgaver delegert fra statlig nivå: 0 Saksbehandling av fredningssaker 0 Saksbehandling av plansaker 0 Arkeologiske registreringer i plansaker og byggesaker 0 Skjøtsel av automatisk fredete kulturminner 0 Uttalelser til PBE i bygge- og rivesaker der eiendom er regulert til bevaring eller der den har erkjent regional eller nasjonal kulturminneverdi Byantikvarens kommunale hovedoppgave er å gi kulturminnefaglig råd til Plan- og bygningsetaten og private tiltakshavere i forbindelse med: 0 Byggesaker (Gul liste) 0 Rivesaker (alle) I tillegg til rådgivningsoppgaven deltar Byantikvaren aktivt i tverrfaglige prosesser og prosjekter, og utarbeider egne og alternative planforslag. Situasjonsbeskrivelsen tar utgangspunkt i de hovedutfordringene som følger av budsjettinnretningen. For øvrig vises det til Årsberetningen for Generelt: Lønnskostnader utgjør størstedelen av etatens kostnader. Faste infrastruktur- og andre kostnader som ikke kan påvirkes kortsiktig utgjør også en stor andel. Budsjettet med foreslått ramme for årene fremover gir derfor minimal fleksibilitet og særdeles lite handlingsrom. Det vil over planperioden måtte medføre kutt i bemanningen. Etaten har i 2015 løst nedbemanning med å la stillinger stå vakante der medarbeidere slutter eller får permisjon, og vil også framover søke å unngå å måtte gå til oppsigelser siden dette påvirker arbeidsmiljøet svært negativt. For 2015 utgjør budsjettreduksjonen 1,6 årsverk mindre saksbehandlingskapasitet enn i Se for øvrig nærmere detaljer under kap. 5. Administrasjon: 2

4 Administrativt er utfordringen å støtte det kulturminnefaglige kulturrninnefaglige arbeidet best mulig, og samtidig sikre en forsvarlig forvaltning der det er et stadig økende krav til rapportering, rutineutvikling og -oppfølging, internkontroll, intemkontroll, HMS- og miljøledelse. Den foreslåtte budsjettrammen for 2016 og planperioden gir ingen «reserve» for uventede kostnader, økninger i internbelastede kostnader til infrastruktur, eller vedlikehold av kontorlokalene. Det er ikke mulig å hente ytterligere effektiviseringsgevinster på bemanningssiden og det finnes heller ikke midler til å jobbe med utvikling av gode formidlingsløsninger, med mindre disse finansieres av eksterne eksteme parter. Saksbehandling/fagavdelinger: Det er fortsatt en utfordring å holde saksbehandlingstiden på et akseptabelt nivå og samtidig skaffe handlingsrom for viktige større og tidkrevende oppgaver som egne reguleringsplaner, verneplaner, fredningssaker, oppgaver gitt i Bystyremelding 4/2003 Kulturminnevern i Oslo og prosjektvirksomhet. Kulturminnemeldingen: Bystyremelding 4/2003 Kulturminnevern Kulturminnevem i Oslo gir Byantikvaren en rekke oppgaver. De fleste oppgaver er fulgt opp. Det er imidlertid fortsatt flere aktuelle oppgaver som gjenstår. De viktigste er: 0 Forslag til tiltak for synliggjøring og bevaring av de viktigste historiske transportårene 0 Registrering og vern av funksjonalistiske bygninger 0 Temaplan for tekniske/industrielle industrielle kulturminner sett i sammenheng med kulturlandskapet i ytre by og marka 0 Systematisk gjennomgang av eksisterende bevaringsplaner Arbeidsmiljø: Etaten er liten og sårbar ved sykdom og nedbemanning som gir økt arbeidspress Sykefraværet hos Byantikvaren pr. 1.kvartal l.kvartal 2015 var på 3,64 %, dvs. godt innenfor måltallet på 6 %. Men fraværet var pr på 5,96%. Dette gjaldt i hovedsak sykemeldinger av lengre varighet. Flere av disse har en årsaksfaktor som kan knyttes til stor arbeidsbelastning over tid. Det er derfor god grunn til å følge også øvrige medarbeidere nøye og fokusere på trivsels- og stressreduserende tiltak. Dessuten må det skapes rom for egenutvikling og nødvendige pustepauser for å motvirke det daglige restansepresset som alle opplever. Terskelen for å ta ut egenmeldinger er høy, grunnet motiverte medarbeidere og et arbeidsmiljø som oppfattes som både sterkt og positivt. Etaten er likevel liten og sårbar, og selv fravær på en enkelt medarbeider gir merkbar merbelastning for de øvrige. Administrasjonen har vært særlig utsatt for sykdom i de siste par årene og dette utgjør en risikofaktor spesielt for regnskaps- og budsjettarbeidet i organisasjonen fordi fagavdelingene ikke har kompetanse som dublerer denne økonomikompetansen. Perspektivene frem til 2018 tilsier en økning i belastningen på våre medarbeidere fordi de økonomiske rammene innebærer at vi må kutte antallet saksbehandlere, mens oppgavene ikke forventes å avta. Etaten ser ikke ytterligere rasjonaliseringstiltak i nærmeste år ut over IKTsystemet som vil bedre dette bildet. 3

5 Restanse- og saksbehandlingssituasjonen: Saksbehandlingstiden for første kvartal 2015 er i gjennomsnitt 21,2 dager, godt under måltallet på 30 dager og bedre enn tallet i De gode tallene skyldes vesentlig at en høy andel enkle saker blir ekspedert direkte i publikumsmottak. Av mer krevende saker går fremdeles et betydelig antall saker over normert frist eller måltall, og BYA har fremdeles behov for å varsle maks. 3 måneders saksbehandlingstid for forhåndsuttalelser til private tiltakshavere. Måltallet ble satt før publikumsmottaket ble etablert og totalbildet av saksbehandlingen viser at det er lite egnet til å reflektere helheten i saksbehandlingsbildet. En oppdeling i flere måltall ville gi et mer presist bilde. Grunnet forbedringsarbeidet som er gjennomført i de siste årene er det er ikke lenger noen større gevinster å hente i forbedring av saksbehandlingsrutinene. Ytterligere effektivisering forutsetter større kartleggingsprosjekter som Bakgårdsprosjektet som vil muliggjøre skarpere prioriteringer av hvilke saker Byantikvaren skal inn i. Bemanning: Mindreforbruk ikke lenger noe å regne med Etaten brukte i 2014 totalt 29,3 årsverk fordelt på 32 ansatte. Etaten har 24 fast ansatte. Øvrige engasjerte årsverk utgjøres i hovedsak av feltarkeologer på sesongbasis, samt prosjektarbeid med ekstern finansiering. For 2015 er det beregnet brukt 25,6 årsverk fordelt på 29 ansatte. Dette er vesentlig lavere enn i 2014, men fremdeles høyere enn budsjettrammen i utgangspunktet tillater. Det er imidlertid muliggjort pga tilleggsfinansiering for prosjektstilling til Groruddalssatsningen, samt overført mindreforbruk fra 2014, samt høyere aktivitet på arkeologiregistrering enn budsjettert. Det er i 2016 ikke forventet noe overført mindreforbruk. Det er budsjettert med 24,1 årsverk, dvs ca 1,5 årsverk mindre enn i Finansiering av prosjektstilling over Groruddalssatsningen finansierer evt ytterligere ca 0,6 årsverk. Dvs at Byantikvaren for å møte budsjettrammen uansett må redusere med ca 0,9 årsverk. Årsakene er - Pålagt innsparing (rammereduksjon) - Ikke forventet overførbart mindreforbruk - Redusert arkeologiinntekt grunnet pålagt prising (se under) Etatens største utfordring knytter seg til bemanningen fremover i planperioden, og hvorvidt den reduksjonen som kommer i 2016 vil kunne gjennomføres uten oppsigelser. Det er fra 2016 usikkerhet knyttet til nye statlige retningslinjer og føringer for finansiering av arkeologiske registreringer. Fra og med sesongen 2016 vil det fra Riksantikvaren bli fastsatt maksimums timesatser. Vi kjenner ennå ikke tallene, men mye tyder på at de blir fastsatt ut fra et nasjonalt gjennomsnitt som ikke reflekterer kostnadsnivået i Oslo. Vi vil derfor måtte forvente underdekning av kostnadene knyttet til arkeologisk registrering fra og med Dette vil kunne få kritiske følger for bemanningen. Se kapittel 5: Kommentarer til driftsbudsjettet, og Byantikvarens tilleggsforslag. 4

6 Kompetanse: [Ingen fagetat uten kompetanseutviklingj Byantikvaren er en kompetansebedrift som lever av å ha høy faglig kompetanse. Etaten må derfor ha kontinuerlig fokus på kompetansetiltak for å sikre god oppgradering slik at Byantikvaren opprettholder sitt omdømme som en attraktiv arbeidsplass også i fremtiden. Foreliggende budsjett innebærer at det på kort sikt må kuttes i kompetanseutviklingen for å unngå oppsigelser. På lengre sikt vil et slikt kutt ha en negativ virkning på fagligheten i etaten. Omstillingstiltak som innebærer produktivitetsforbedringer og effektivisering: Etaten har arbeidet med produktivitetsforbedringer og effektivisering over lang tid og det er ikke lenger mulig å ta ut effektiviteringsgevinster som monner. Unntaket er IKT som ligger utenfor vår kontroll (styres av UKE). Byantikvaren har over flere år gjennomført betydelige effektiviseringstiltak, og etaten ser nå ingen mulighet til å ta ut noen gevinst som monner gjennom effektivisering, utover det som en eventuell forbedring av IKT-situasjonen vil kunne gi. Se eget punkt. I 2014/15 er det gjennomført to internorganisatoriske tiltak for å sikre en best mulig oppgaveløsning. Byantikvarens leiekontrakt ble reforhandlet for en ny 5-års periode i Det innebær en besparelse, men også at det ikke er mer å hente her i langtidsperioden. Dagens utleier er Eiendoms- og byfornyelsesetaten, og vi holder til i historiske lokaler i Maridalsveien 3. Byantikvaren ønsker også i fremtiden å arbeide i historiske lokaler. Det er signalisert en samlet utvikling av hele Maridalskvartalet som tilsier at Byantikvaren eventuelt må flytte i løpet av de neste årene. Ny kontrakt kan gi økt husleie, og det vil også påløpe kostnader til flytting som etaten ikke har dekning for innenfor foreslåtte budsjettramme. IKT: [IKT-situasjonen medfører et effekttap i produksjonen på rundt 1,6 årsverk årligl Byantikvaren ligger på Oslo kommunes sentraliserte IKT plattform, og ble migrert til OsloFelles2 i januar Den nye plattformen er pr. april 2015 fremdeles ikke stabil, og en god del feilretting gjenstår. Mye tid går tapt på feilsituasjoner, heng og problemer med sentrale applikasjoner, i topp-perioder målt til inntil 2 årsverk, eller et effektivitetstap på 7,8%. For 2015 vurderes effektiviseringstapet til rundt 1,6 årsverk. Dette medfører betydelig stress og bortkastet tid og går på trivselen løs for medarbeiderene. Dette understøttes av Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen 2015 der den vanskelige IKT-situasjonen ga størst negativt utslag på målingen. Kostnadene til IKT infrastruktur er vanskelig å forutsi, da prislister for 2016 ikke foreligger når budsjettforslag skal fremlegges. Etaten opplevde i 2014 at «nødvendig» oppgradering av sentral Doculive løsning medførte ekstraordinære og uvarslede kostnader på ca kr , og frykter at tilsvarende situasjoner lett vil kunne oppstå også i fremtiden. Denne usikkerheten virker stressende. 5

7 3. Mål og måltall Mål Etatens nåværende målstruktur følger av tildelingsbrevet for 2015 med delmål og hovedaktiviteter og overordnete målsetninger slik de fremgår av Bystyremelding 4/2003 Kulturminnevern - kommunens kulturminnemelding. Byantikvaren hadde 2 hovedmål nedfelt i budsjett Dette er i hovedsak faglige mål for virksomheten. I tillegg ble det videreført et administrativt mål for sektoren knyttet til virksomhetsstyringen og intern organisering. Denne målstrukturen foreslås videreført i Byantikvaren har til nå rapportert på ett måltall knyttet til saksbehandlingstiden i tillegg til de generelle rapporteringskrav knyttet økonomistyring og sykefravær. Det foreslås at måltall for saksbehandlingen opprettholdes som måleparameter for 2016, men med henvisning til hva som er sagt ovenfor ønsker etaten en oppdeling i flere måltall, noe som vil gi et mer presist bilde av saksbehandlingssituasjonen. Byantikvaren har i denne omgang ikke laget et konkret forslag til oppdeling i flere måltall. Etaten har et godt tallmateriale. Forutsatt at man ønsker å gå videre med dette, er det naturlig at utvalg av måltall skjer i samarbeid med Byrådsavdeling for byutvikling. Hovedmål 1 I Oslo skal bevare sine historiske kvaliteter Prognose Måltall Hovedmål 1: I: Gjennomsnittlig 24,1 25,4 24, Saksbehandlingstid saksbehandlingstid dager dager dager Nedtrekk på saksbehandlersiden vil innebære en produksjonsnedgang onsnedgang på opp mot 15 %. Det er derfor ikke realistisk å forvente de samme gode tallene som tidligere år. Prognosen er usikker, men det er tvilsomt om etaten vil greie å levere under måltallet. Snarere må man forvente at det motsatte vil være tilfelle. Hovedmål 2 - F Formidle Oslos historie og de kulturhistoriske verdiene Administrativt hovedmål 3 - Sikre en effektiv etat med robust administrasjon administrasion Det foreslås ingen nye måleparametere for disse to målene (2 og 3) ut over det som følger av ordinære krav til økonomistyring og sykefravær. Risikovurdering av målene [Høy risiko for virksomhetenl Målene for 2016 er risikovurdert basert på risikovurderingen av Tildelingsbrev og budsjett Vurderingen er inndelt i temaer på tvers av målene. 6

8 Tema A: Manglende kapasitet til å håndtere viktige oppgaver innenfor nåværende ressursrammer Tema B: Arbeidsmiljø og sykefravær hos de ansatte Tema C: Driftsbudsjett uten handlingsrom Tema D: Dårlig omdømme Risikoen knyttet til Tema A og B vurderes som kritisk for etaten og forventes å øke fra 2015 til De to temaene er også innbyrdes avhengige av hverandre, der Tema B vil eskalere i takt med manglende kapasitet til å løse oppgavene. Risikoen knytter seg til en forverring av saksbehandlingstiden og sannsynligheten for at man ikke kan oppfylle måltall, frister og samarbeidsavtaler i et stadig økende antall saker. Risikoen knytter seg til gjennomføringsevnen for lovpålagte oppgaver, men også for ikke-lovpålagte oppgaver der det stilles overordnete forventninger til yteevne. Dette gjelder både bidrag til tidskritiske kommunale og statlige infrastrukturprosjekter og tjenester knyttet til næringslivet og private tiltakshavere. For øvrig knytter det seg stor risiko til en forverring av de ansattes HMS-situasjon, sårbarheten av å ha et budsjett uten noen form for buffer og et minimalt økonomisk handlingsrom og dessuten usikkerheten knyttet til finansiering av arkeologien, ref. Kap.5 Merknader til driftsbudsjettet. Risikoen er vurdert som høy for Tema C og D. Klimaeffekten av tiltak i budsjettet Byantikvarens virksomhet er i all hovedsak administrativ og kontorbasert, og dermed ikke av en slik karakter at tiltak i budsjettet har noen merkbar klimaeffekt. I virksomhetens drift er det ikke iverksatt eller planlagt tiltak som vil ha klimaeffekt. Byantikvaren har en bensindrevet bil som fortrinnsvis brukes av arkeologene i feltsesongen. Det er ingen planer om å bytte den ut i Nøkkeltall Nøkkeltall Resultat 2012 Resultat 2013 Resultat 2014 Saksbehandling Byggesaker etter Plan- og bygningsloven Dispensasjons- og byggesaker etter kulturminneloven ( 15, 19 og 20) Rivesaker etter plan- og bygningsloven Plansaker inkludert konsekvensutredninger Tilskuddssaker Arkeologi Totalt antall registreringer % funn under arkeologiske registreringer 24,4 35,5 32,3 7

9 Byantikvaren er i stor grad henvist til å behandle de sakene som blir oversendt fra plan- og bygningsetaten og eksterne tiltakshavere, og kan i liten grad styre mengden saker. Første kvartal 2015 viser en stabil saksinngang i alle sakstyper. Spesielt plansaker er gjennomgående mer ressurskrevende og reflekterer etatens engasjement ement i dialogbaserte prosesser med tiltakshavere og andre kommunale/offentlige offentlige etater, hvor holdninger og avklaringer først formaliseres forrnaliseres i senere faser. Etaten vektlegger dette arbeidet av hensyn til tidlig og smidig avklaring av kulturminneinteresser kulturrninneinteresser og effektiv ressursbruk for alle involverte parter. Vi opplever at tiltakshaverne verdsetter dette, og etterspør enda større deltakelse i denne type prosesser. Dessuten har PBE gjennomført en forenkling av saksbehandlingen i plansaker med færre faser og med mer vekt på dialog. Byantikvaren følger opp dette etter beste evne. Forventet byvekst og ny kommuneplan vil også kunne gi en forskyvning fra reguleringsplaner til mer krevende byggesaker. Det tilsier at den samlede saksmengen ikke vil bli mindre i årene som kommer, snarere motsatt. 4. Strategier og tiltak I situasjonsbeskrivelsen er det redegjort for at potensialet for å ta ut ytterligere effektiviseringsgevinster innenfor planleggingsrammen er små. Her beskrives derfor i hovedsak kun de strategiske grepene generelt for virksomheten med et utvalg overordnete tiltak, med hovedvekt på den faglige aktiviteten. Hovedmål 1: Oslo skal bevare sine historiske kvaliteter Mål 1.1 Oslos lange og mangfoldige historie skal gjenspeiles i et representativt utvalg bevarte bygninger, anlegg, bygningsmiljøer, kulturlandskap og arkeologiske kulturminner Delmål/ / oppgaver 0 Ivareta breddeperspektivet gjennom prioritering av temaer og geografiske områder for systematisk kartlegging og vern 0 Godt Gul liste-arbeid 0 Godt reguleringsarbeid 0 Godt fredningsarbeid Mål 1.2 Ivareta kulturminner som en vesentlig del av all arealplanlegging, byggevirksomhet og forvaltning av fysisk miljø Delmål/ / oppgaver 0 Premissgiver i plan- og byggesaker 0 Premissgiver i forvaltningen og skjøtselen av byens kulturminner 0 God samhandling i tverretatlige og eksterne prosjekter og prosesser 8

10 Mål 1.3 Byantikvaren skal være en faglig god rådgiver i bevaringen og utviklingen av byens kulturminner og kjennetegnes av forutsigbar og løsningsorientert saksbehandling Delmål/ / oppgaver 0 Brukervennlig og kvalitativ god forvaltning 0 God og effektiv saksbehandling til beste for brukerne Hovedmål 2: F Formidle Oslos historie og de kulturhistoriske verdiene Mål 2.1 Byantikvaren skal være en faglig god rådgiver i bevaringen og utviklingen av byens kulturminner og kjennetegnes av forutsigbar og løsningsorientert saksbehandling Delmål/ / Oppgaver 0 Bidra til økt kunnskap og bevissthet blant politikere, beslutningstakere, forvaltere, eiere og publikum om Oslos kulturminneverdier 0 Byantikvaren skal synliggjøre og spre kunnskap om etatens rolle og kompetanse 0 Prosjekter og samarbeid som bidrar til å fremme forståelsen for Oslos kulturminner Administrativt mål: Sikre en effektiv etat med robust administrasjon. Delmål/ / Oppgaver 0 God strategisk styring av virksomheten 0 God HMS- og personalhåndtering som premiss for gode leveranser og godt arbeidsmiljø Miljøsertifisering Byantikvaren er ikke miljøsertifisert, men har innenfor budsjettrammene det siste året ikke kunnet prioritere og gjennomføre en slik miljøsertifisering. Som det fremkommer av punktet Klimaeffekten av tiltak i budsjettet ovenfor, er Byantikvarens virksomhet svært lite miljøbelastende Administrasjonen De største administrative utfordringene knytter seg til følgende: 0 Utnytte eksisterende årsverk for å støtte saksbehandlingen - tiltak iverksatt 0 Ajourføring av Gul liste og Askeladden - et kapasitetsspørsmål 0 Digitalisering av fotoarkiv - Finnes ikke ressurser innenfor rammen, men utgjør et økende problem 0 Digitalisering av saksarkiv - Finnes ikke ressurser innenfor rammen. Bør sees i sammenheng med at PBE har fått midler til et flerårig prosjekt for å gjennomføre digitalisering av saksarkiv. Også aktuelt med tanke på en eventuell fremtidig flytting fra Maridalsveien 3. 9

11 5. Merknader til driftsbudsjettet Virksomheten har budsjettert med brutto driftsutgifter på ca 27,5 millioner, og brutto driftsinntekter på ca 3,6 millioner. I vurderingen av budsjettet er følgende punkter viktig å ta i betraktning: l Ytterligere nedbemanning - eneste muliget Nødvendig nedbemanning Dersom foreslåtte budsjettramme skal møtes, vil det være nødvendig å nedbemanne med ytterligere ca 0,9 årsverk i Det er ikke lenger noe reserve å innhente på driftskostnader, som nå er kuttet til beinet. Det kan ikke kuttes mer så lenge det er drift i virksomheten, så lenge vi er låst til infrastrukturleveranser fra Oslo kommune med fastlagte priser og så lenge vi betaler husleie på dagens nivå. Det ser foreløpig ikke ut som det vil være mulig å redusere i vesentlig grad på administrative ressurser, med mindre vi kutter i publikumsmottak/ sentralbord, noe som vil gi svært negative konsekvenser for våre brukere. Hovedreduksjonen må derfor igjen skje på saksbehandlingssiden med konsekvenser for saksbehandlingstid Saksbehandlingstid og responstid ved hastehenvendelser. Vi må også vurdere ytterligere kutt i tilbudet til publikum om «saksbehandling over disk» - enkle saker avgjort på dagen og omfattende rådgivning til publikum. Dette ble i 2012 kuttet fra 4 dager per uke til dagens åpningstid på 3 dager per uke. l Vesentlige risiki knyttet til arkeologivirksomheten: Det er pt fremdeles ingen avklaring av spørsmålet som ble reist i 2013, der Riksantikvaren signaliserte at Oslo kommunes praksis med å belaste privat tiltakshaver for 9-registreringer knyttet til Småhusplanen for Oslo og andre reguleringsplaner der undersøkelsesplikten er utsatt til tiltaksfasen (såkalt utsatt 9 ), ikke er korrekt. BYAs budsjett forutsetter utfakturering til tiltakshaver av disse registreringsarbeidene for å dekke lønns- og infrastrukturkostnader til innleide arkeologer, og dersom dette ikke blir mulig, vil det ikke være mulig for etaten å ivareta denne oppgaven. For å finansiere slike undersøkelser må det eventuelt etableres en pott slik at disse kostnadene dekkes over Plan- og bygningsetatens budsjett. Basert på erfaringstall fra de siste årene, vil dette utgjøre kr 1,5-2 millioner pr. år. Det er stor usikkerhet om tallet, da det avhenger av utbyggingstakt og antall tiltak innenfor de store reguleringsplanene med utsatt 9. Byantikvaren deltok i 2013 i Riksantikvarens arbeid med nye budsjetterings- og faktureringsnormer faktureringsnorrner for arbeider knyttet til arkeologiske registreringer ( 9). Disse retningslinjene, som skal innføres fra 2016, er ennå ikke endelig fastlagt. Vi forventer imidlertid maksimumssatser gjeldende for hele landet som ikke reflekterer kostnadsnivået i Oslo og vil gi en underdekning for denne virksomheten. Størrelsen på underdekningen er usikker, men er anslått til ca ,-. Feltsesongen er uforutsigbar både fordi den er knyttet til klima og til en uforutsigbar ordretilgang knyttet til bestillinger fra tiltakshavere. Selv med forsiktig budsjettering vil etaten være svært sårbar når det gjelder kravet om økonomisk å gå i 0. Manglende buffer og svært 10

12 begrenset økonomisk handlingsrom bidrar til at dette innebærer en kritisk risiko for virksomheten. Andre kommentarer: Lønnskostnader utgjør 77,5 % av brutto driftskostnader (korrigert for tilskuddsutbetalinger som ikke reelt er drift blir det hele 82 %) og over 89 % av netto driftsramme. Etter at faste infrastruktur- og andre langsiktige kostnader er trukket ut, er beløpet som reelt kan «spilles på» i driftsbudsjettet for 2016 ca ,-, et beløp som skal dekke alt fra kontorrekvisita til transportkostnader, etterutdanning og kurs, velferd, mat/drikke til møter og drift, abonnementer, utskiftning utstyr og vedlikehold av lokaler. Det betyr i praksis at enhver liten uforutsett kostnad vil medføre merforbruk IKT-kostnader er anslått ut fra årets nivå. Prisliste for tjenester foreligger ikke. Budsjettrammen gir ikke rom for å håndtere uforutsette kostnader, eller oppgradering av infrastruktur. Budsjettrammen dekker ikke kostnader knyttet til en eventuell flytting til nye kontorlokaler i planperioden, dersom det skulle bli nødvendig. 6. Investeringer Byantikvaren har ingen investeringsprosjekter. 7. Forslag til verbale vedtak Det foreslås ingen verbale vedtak. 8. Tilskuddsmidler Prosjektnummer Prosjektnavn Vedtak Vedtak Forslag Sum Kommunalt tilskudd 1,5 mill 1,5 mill 1,5 mill 4,5 mill verneverdige bygninger De forventede statlige tilskuddene til vern og sikring av fredete bygninger i privat eie er ikke lagt inn i budsjettet for Tilskuddene varierer fra år til år, og er således uforutsigbare. Forventede kommunale tilskuddsmidler til bevaringsverdig bebyggelse på 1,5 millioner for 2016 ligger budsjetteknisk som driftsutgift, men er øremerkede midler som etaten kun forvalter og videreformidler. Utbetaling av statlige og kommunale tilskuddsmidler skjer når det omsøkte tiltak er utført og godkjent og de fleste utbetalinger skjer derfor ofte året etter at tilsagnet ble gitt. Tilskuddsmottakere har også mulighet til å søke om ytterligere forlenget frist for ferdigstillelse. Tilskuddsmidlene i driftsbudsjettet anses som øremerkede og gjøres overførbare til neste år, dersom utbetaling ikke har funnet sted ved utgangen av budsjettåret. 11

13 Medvirkning fra de ansatte i budsjettprosessen er drøftet med de tillitsvalgte, og hele etaten har deltatt i det strategiske arbeidet med målformuleringene. mâlformuleringene. Oslo, l5 A-l-ttfflww.L «Walkie-xx I i l.j Janne Wilberg Byantikvar 12 l2