Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: KVINESDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kontrollutvalgets medlemmer Svein Bøgwald, leder Malin Stokkeland, nestleder Svein Arne Jerstad, medlem Ronny Røiseland, medlem Åse Tønnessen Sæbø, medlem Gunn Anita Dugan, 1. varamedlem (møter bare etter nærmere innkalling) Kåre Svindland, 2. varamedlem (møter bare etter nærmere innkalling) Monica Homme Nilsen, 3. varamedlem (møter bare etter nærmere innkalling) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Torsdag 15. mars 2012 kl Sted: Møterom Feda (2. etasje) SAKSLISTE: Sak 06/12 Godkjenning av møtebok Sak 07/12 Taushetsplikt for folkevalgte Referatsaker: Rapport fra Skatteoppkreveren Kontrollrapport fra Skatteetaten Invitasjon til repskapsmøte i IKAVA Fast post: Orientering fra revisor Eventuelt Kvinesdal, 7. mars 2012 Svein Bøgwald Leder Kjell Ivar Hommen Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Utvalgssekretær Kopi sendt elektronisk til: Ordfører Rådmann Revisor Avisen Agder Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Kvinesdal kommune Sak 07/12 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 07/12 TAUSHETSPLIKT FOR FOLKEVALGTE Vedlegg: Notat Taushetsplikt for folkevalgte Forslag til taushetserklæring Bakgrunn for saken: Ordfører Odd Omland orienterte i møte den 30. januar 2012 om en sak han ønsket at kontrollutvalget skulle se nærmere på, og kontrollutvalget ba sekretær utarbeide et notat om de forhold som ordfører ønsket å få innspill fra kontrollutvalget på. Spørsmålet var hva det innebærer å ha taushetsplikt, og hvordan kommunen håndterer eventuelle brudd på taushetsplikten for folkevalgte. I det fremlagte notatet er det gjort en gjennomgang av disse forholdene: Hva innebærer det å ha taushetsplikt Lovbestemt taushetsplikt Konsekvenser av brudd på taushetsplikt Saksbehandler anbefaler at det overfor folkevalgte settes fokus på hva det betyr å ha taushetsplikt og hvilke konsekvenser det kan få om taushetsplikten brytes. Taushetsplikten for folkevalgte følger av forvaltningsloven eller annen relevant lovbestemmelse. I forvaltningsloven gjelder taushetsplikten noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår... Med uttrykket noens personlige forhold menes at det må dreie seg om forhold som er vanlig å ønske å holde for seg selv. Alle slags forhold av denne art, også økonomiske, omfattes av uttrykket. Som eksempel kan nevnes opplysninger om en person har fysiske eller psykiske problemer, sykdom eller handikap av en eller annen art, om han mottar sosialhjelp eller en trygd som ikke alle får etc. Formålet med taushetspliktsregelen om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifteller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, er at private foretak som blir pålagt å gi sensitive opplysninger om forretningsdriften til forvaltningen skal ha en trygghet for at slike opplysninger ikke kommer på avveier og kan utnyttes av andre. Brudd på taushetsplikt kan straffes etter straffeloven. Den mest alminnelige strafferegelen finnes i straffelovens 121, hvor strafferammen normalt er fengsel inntil 6 måneder. Det betyr at brudd på taushetsplikt anmeldes og etterforskes av politiet.

4 Det vises til vedlagte notat og forslag til taushetserklæring. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil anbefale at kommunestyret vurderer følgende tiltak: 1. Gi god informasjon om taushetsplikt for folkevalgte til styrer, råd og utvalg i kommunen i begynnelsen av hver valgperiode og når det er saker som skal behandles i lukket møte. 2. Innarbeide punkt omkring taushetsplikt i kommunens etiske retningslinjer. 3. Alle folkevalgte undertegner taushetserklæring hvor de bekrefter at de er kjent med bestemmelsene om taushetsplikt og at de vil overholde disse bestemmelsene.

5 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder NOTAT TIL KONTROLLUTVALGET TAUSHETSPLIKT FOR FOLKEVALGTE

6 Innledning I den senere tid har enkelte spørsmål omkring taushetsplikt for folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner skapt usikkerhet. Et sent ralt spørsmål har vært om de folkevalgte, på samme måte som de kommunalt ansatte, kan pålegges taushetsplikt gjennom lokale inst rukser. Reglene om taushetsplikt er ganske kompliserte. For det første er de spredd over flere lover. De generelle regler om taushetsplikt som gjelder for alle som er tilsatt i offentlig tjeneste, eller har offentlige tillitsverv i kommunale organ finner vi i Forvaltningsloven. O gså de folkevalgte omfattes her. Disse reglene er supplert av særregler i andre lover, spesielt når det gjelder taushetsplikt for helsepersonell. For det andre kan taushetsplikt ha grunnlag i annet enn lovbestemmelser. De kan følge av forskrift gitt med hjemmel i lov, eller være gitt som forvaltningsintern instruks. Hva innebærer det å ha taushetsplikt Utgangspunktet er at man kan ytre seg fritt i N orge. En ytring skal verken sensureres i forkant eller møtes med sanksjoner i etterkant. Ytringsfriheten er forankret i Grunnloven. Enkelte ganger må allikevel hensynet til det frie ord vike til fordel for vern av interesser som i det konkrete tilfelle veier tyngre. Reglene om taushetsplikt utgjør de viktigste og mest absolutte begrensninger av ytringsfriheten. Den som pålegges taushetsplikt, under straffeansvar, fratas retten til å ytre seg fritt om de aktuelle spørsmålene. Hovedregelen er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, jfr. offentlighetslovens 2. Et unntak er at dersom et dokument inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt med hjemmel i lov, er denne delen ikke offentlig. Det må understrekes at dette kun gjelder taushetsbelagte opplysninger. Dokumentet for øvrig er offentlig, om ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet. O ffentlighetsprinsippet kommer også til uttrykk i kommunelovens regler for møteoffentlighet. Hovedregelen i kommuneloven 31 er: M øter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører Lukking av møte krever hjemmel på samme måte som dokumentoffentlighet. Uten slik hjemmel skal møte holdes for åpne dører. I tilfeller hvor et kommunalt folkevalgt organ behandler opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt skal denne delen av møtet gå for lukkede dører. Kommunelovens 31 nr. 3 til 5 åpner for at møter kan lukkes i enkelte andre sit uasjoner. Her må visse rettslige vilkår være oppfylt for at lukkingen skal være lovlig. A t et møte går for lukkede dører medfører ikke i seg selv at folkevalgte får taushetsplikt om det som fremkommer på møtet. De folkevalgtes taushetsplikt vil følge av forvaltningsloven eller annen relevant lovbestemmelse. I tilfeller hvor dørene lukkes fordi taushetsbelagte opplysninger vil fremkomme i møtet, er det bare disse den folkevalgte 2

7 har taushetsplikt om. I den grad det fremkommer opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt på et slikt møte, har den folkevalgte ikke taushetsplikt om disse. Lovbestemt taushetsplikt Med lovbestemt taushetsplikt menes at taushetsplikten kan utledes av en lov. M ed lov menes enten en lov vedtatt av Stortinget eller en forskrift gitt med hjemmel i lov. Taushetsplikten er en personlig plikt for den enkelte folkevalgte, og det er derfor også den enkelte som må ta stilling til om en opplysning man får kjennskap til er underlagt taushetsplikt eller kan videreformidles. Forvaltningslovens 13 lyder: 1. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med arbeidet eller tjenesten får vite om: 2. Noens personlige forhold, eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår Med uttrykket noens personlige forhold menes at det må dreie seg om forhold som er vanlig å ønske å holde for seg selv. A lle slags forhold av denne art, også økonomiske, omfattes av uttrykket. Som eksempel kan nevnes opplysninger om at en person har fysiske eller psykiske problemer, sykdom eller handikap av en eller annen art, om han mottar sosialhjelp eller en trygd som ikke alle får, etc. Hvorvidt det forhold at en person har vært straffet er underlagt taushetsplikt, byr på en viss tvil. Forhold som er allment kjent, eller som det vanligvis anses helt kurant å gi opplysning om, anses derimot ikke som personlige. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. I noen sammenhenger kan man lovlig gi fra seg ellers taushetsbelagt materiale. Begrunnelsen for taushetsplikt er hensynet til vern av dem som opplysningene gjelder. I de tilfeller hvor de som har krav på taushet samtykker til spredning, kan opplysninger frigis i den grad og på den måten som samtykket angir, jfr. forvaltningslovens 13 a nr. 1. Taushetsplikt gjelder heller ikke overfor sakens parter eller deres representanter, jfr. forvaltningslovens 13 b nr. 1. De folkevalgte har ikke noen opplysningsplikt overfor partene i en sak. Vanligvis vil oversendelse av dokumenter til sakens parter gjøres av saksbehandler for å sikre en 3

8 koordinert utsending av dokumenter og opplysninger. Det mest naturlige er at folkevalgte ikke selv gir opplysninger direkte til partene. Taushetsplikten som er lovpålagt, gjelder bare det man i forbindelse med vervet som folkevalgt får kunnskap om. Det kan være opplysninger som fremkommer på et møte, eller inngår i dokumenter som sendes ut, eller på annen måte distribueres til de folkevalgte. I slike tilfeller er det en direkte sammenheng mellom vervet og informasjonstilgangen. Også dersom man blir kontaktet privat og de gitte opplysningene har sammenheng med det vervet man har, har man taushetsplikt. For opplysninger som en folkevalgt kommer over som privatperson har han/ hun ikke t aushetsplikt. Grensegangen her kan være vanskelig, men som en rettesnor kan man si at: Dersom man kontaktes, og ellers får taushetsbelagt materiale presentert fra private, har man taushetsplikt i den grad det er klart at opplysningene ble gitt nettopp fordi man er folkevalgt. Tjenestemessig taushetsplikt etablert gjennom instrukser Etter staffelovens 121 er det straffbart å krenke taushetsplikt som følge av lovbestemmelse. O gså den som krenker taushetsplikt som følge av gyldig instruks kan straffedømmes. For at en instruks skal være gyldig må den ikke være i strid med lov, fordi loven har høyest rang. Det er derfor ikke adgang til å pålegge taushetsplikt om opplysninger som er offentlige etter offentlighetsloven. To grunnvilkår må begge være oppfylt for at en instruks skal være gyldig: Instruksjonsmyndighet gjelder bare i forhold til underordnede. Den alminnelige instruksjons- og organisasjonsmyndigheten er for kommuner forankret i kommunelovens 6. Her understrekes at kommunestyret er øverste organ og gir en kompetanse til å instruere underordnet organ. I tillegg gir kommuneloven ut t rykk for administ rasjonssjefens rolle som den øverst e leder av administrasjonen. A dministrasjonssjefen kan dermed instruere underordnede tjenestemenn. Mens de kommunalt ansatte tjenestemenn klart står i et underordningsforhold, er det ikke slik for de folkevalgte. De folkevalgtes rolle og funksjon i lokaldemokratiet, gjør det kunstig å betrakte disse som underordnet de organer de er medlemmer av. Konklusjonen er at folkevalgte ikke kan instrueres til taushet. Det er bare i tilfeller hvor tausheten følger av lov, at de folkevalgte strafferettslig sett er bundet. Det er ikke hjemmel for at kommunestyret kan gi de folkevalgte en bindende instruks om taushetsplikt. Kommunestyret kan allikevel i reglement for kommunestyret gi regler om irettesettelser, advarsler mv. overfor folkevalgte som bryter taushetspliktreglene, men slike reaksjoner har ikke i seg selv rettslig betydning. 4

9 Konsekvenser av brudd på taushetsplikt Brudd på taushetsplikt kan få flere konsekvenser. Den mest aktuelle formen for reaksjon ved brudd på lovbestemt tjenestemessig taushetsplikt er straff. Den mest alminnelige strafferegelen finnes i straffeloven 121. Her er strafferammen normalt fengsel inntil 6 måneder. Etter 121 er det et vilkår at bruddet på taushetsplikten skjer forsettelig eller grovt uaktsomt. Det er politiet/ påtalemyndighet som etterforsker / tar ut tiltale i straffesaker. I straffeloven 29 nr. en er det hjemmel for å fradømme retten til å inneha offentlig verv. Man kan ikke fradømmes vervet som egen sak, men dette er en form for rettighetstap som kommer som en reaksjon på en straffbar handling. Hvis en folkevalgt ikke viser vilje til å respektere taushetsplikten, kan det være nødvendig for å hindre fortsatt informasjonsspredning. Rettighetstap skal idømmes av domstolene. Etter kommunelovens 15 nr. 3 kan allikevel kommunestyret selv suspendere folkevalgte, bl.a. når det er reist tiltale eller utferdiget siktelse mot en folkevalgt for brudd på reglene om taushetsplikt. Ulovlig spredning av taushetsbelagte opplysninger kan også medføre erstatningsansvar. Vurdering/Anbefalinger Ut fra de forhold som er drøftet i dette notatet, synes det klargjort at folkevalgte ikke kan instrueres til taushet om forhold som de får kjennskap til i lukkede møter, dersom forholdet ikke rammes av bestemmelser om t aushet splikt i forvaltningsloven eller andre lover og forskrifter hjemlet i lov. En vil oppfordre kommunens politiske ledelse til å sette fokus på de forhold som dette notatet omhandler for folkevalgte organer, slik at en unngår misforståelser om hva som rammes av bestemmelser om taushetsplikt i forvaltningsloven. Dette kan gjøres i flere sammenhenger: I forbindelse med folkevalgtopplæringen i kommunen Som eget tema i kommunestyret og i andre politiske utvalg Informasjon om taushetsplikten når en sak/ opplysninger skal behandles i lukket møte Omtale taushetsplikt i kommunens etiske retningslinjer Innhente taushetserklæring fra folkevalgte hvor gjeldene bestemmelser gjøres kjent (forslag til taushetserklæring vedlegges) Kvinesdal, mars 2012 Kjell Ivar Hommen 5

10 Kilder: o o o o o o o o Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (O ffentleglova) Straffeloven Forvaltningsloven i kommunene V eiledning og kommentarer (Grimstad og Halvorsen) Forvaltningsrett (Eckhoff/ Smith) Kontrollutvalgsboken (KRD) H-2112 Kommunal- og regionaldepartementet 6

11 T A U S H E T S P L I K T Undertegnede er kjent med forvaltningsloven, offentlighetsloven og andre lover som har bestemmelser om taushetsregler. 13 i Forvaltningsloven: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1. noens personlige forhold, 2. tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det ville være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. 13 i Offentlighetsloven: Opplysninger som er underlagde teieplikt i lov eller medhald av lov, er unnatekne frå innsyn. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Straffelovens 121: Den som forsettelig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder.. T A U S H E T S E R K L Æ R I N G Undertegnede, som folkevalgt i Kvinesdal kommune, har lest gjennom ovenstående bestemmelser og bekrefter herved at jeg vil overholde lover og forskrifters bestemmelser om taushetsplikt. Jeg er innforstått med at denne taushetsplikten også gjelder etter at min funksjonstid som folkevalgt er utløpt. Sted Dato Underskrift 7

12 1 Årsrapport for 2011 Skatteoppkreveren i Kvinesdal kommune Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

13 2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

14 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet 1,4 til skatteoppkreverfunksjonen i regnskapsåret 100 % Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordeling av årsverk 1,4 Skatteregnskap 0,4 25% Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 0,6 43% Arbeidsgiverkontroll 0,3 20% Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0,1 5 % og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg 2 % Administrasjon 5 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 1,4 100 % Organisering Skatteoppkreveravdelingen i Kvinesdal er lagt under avdeling Støtte, der inngår også avdelingene post/arkiv, lønn/personal, regnskap og IT. Det er totalt 22 ansatte med felles enhetsleder Ressurser og kompetanse På skatteoppkreverkontoret har vi i dag 1,4 årsverk, dette er med innleid hjelp til arbeidsgiverkontrollene. Skatteoppkrever vurderer kontorets kompetanse som meget bra og tilstrekkelig for å utføre oppgavene på skatteregnskap, innfordring og arbeidsgiverkontroll. Skatteregnskap. Her er vi to personer som har en daglig arbeidsfordeling, 3. person godkjenner i bank. Innfordring. Her jobber skatteoppkrever daglig med innfordring. Skatteoppkrever har det meste av innfordring. Skatteoppkrever holder utleggsforretninger. Arbeidsgiverkontroll. På grunn av ressursmangel har vi kjøpt denne tjenesten av ekstern revisor men konsulent på skatt har vært med på de fleste kontrollende. Tiltak som kommunen kan gjøre når situasjonen ikke er tilfredsstillende: Jobbe for et samarbeid på skatteområdet i Listerregionen som består av seks kommuner (Flekkefjord, Sirdal, Kvinesdal, Farsund, Lyngdal og Hægebostad.) Flere andre kommuner har vist interesse. Prosjektet om en felles arbeidsgiverkontrollenhet er vedtatt i Lister rådet og nå er det opp til hvert enkelt kommunestyre. Alle skatteoppkreverne i Lister gikk inn for forpliktende samarbeid. Nyansatt vil gjennomføre kurs og kompetanseheving. Videre opplæring i Sofie er fremdeles veldig viktig/nyttig for å oppretthold og utvide kompetansen. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

15 4 Skatteoppkrever har gjennomført modul1regnskapsstudie i skatteløftet, det gikk i Drammen og var 10 studiepoeng. Skal ta studie: tvangsrealisering i Bergen i regi av skatteetaten gjennom UIA. Skatteoppkrever har mange henvendelser fra skatteytere som egentlig skulle vært til Skatt Sør fastsetting, dette er en ekstra oppgave, spesielt når nye skattekort sendes ut og når forskuddskatten har forfall (4 ganger i året) 1.2 Internkontroll Skatteoppkrever har interne rutiner iht. skatteoppkreverinstruksen 2-2. SKO har også utarbeidet interne rutiner på de områder som RK har anmodet om og disse er også sendt RK. Det er utarbeidet virksomhetsplan. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Årsregnskap for Kvinesdal Kommune for Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat -5-4 Sum Arbeidsgiveravgift Kildeskatt Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum Fordelt til Folketrygden arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt 1-2 Videresending plassering mellom kommuner Sum Sum totalt 0 0 Total skatteinngang er øket med kr Dette utgjør en økning på 6,2 % i forhold til 2010.Fordelt til kommunen har gått ned, men grunnen til dette er at skatteøre til kommunen er blitt redusert fra 12,8% til 11,3%. Dette vil bli jevnet ut ved større tilskudd i rammeavtalen. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

16 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret endring arbeidsgiveravgift 0 0 etterskuddspliktige ( ) ( ) ( ) forskuddspliktige ( ) ( ) renter & gebyr (18 214) ( ) sum ( ) ( ) Budsjettert og fordelt skatt de fire siste år: År Revidert budsjett Fordelt skatt/regnskap % endring iht. budsjett % endring iht. skatteinngang forrige år ,3 % - 2,2 % ,6 % 5,2 % ,3 % 9,8 % ,8 % -0,7 % ,5 % -9,6 % Kommunens andel av skatteinngangen for 2011 er kr ,-. Fordelt på personlig skatt kr og naturressursskatt kr Renter og gebyr utgjør en inntekt på kr ,-. Det er en nedgang i skatteinngang til kommunen på kr ,- dette utgjør 9,6%. 1.4 Skatteutvalg Fra 2009 er skatteutvalget omorganisert. Det er et utvalg på regionalt nivå for følgende fylker: Vest- Agder, Aust Agder, Telemark, Buskerud og Vestfold. Det er ikke sendt over noen saker til skatteutvalget i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Kvinesdal kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2011 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra regional kontrollenhet, kun pålegg som omfatter innfordringen. Alle kravene er tatt til etterretning og fulgt opp. Årsregnskapet for 2011 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

17 Margin for inntektsåret 2010 Beskrivelse Innestående margin for inntektsår 2010, pr ,- Beløp For mye avsatt margin for inntektsår 2010 For lite avsatt margin for inntektsår ,- Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 12 %. Gyldig fra: Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 2011, pr kr ,- Gjeldende prosentsats: 12% Marginavsetningen for 2011 regnes som tilfredstillende, den vil ikke søkes om å bli endret i Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Skatteart Restanse Herav berostilt restanse Restanse Herav berostilt restanse Endring i restanse Endring i berostilt restanse Reduksjon (-) Reduksjon (-) Økning (+) Økning (+) Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift Artistskatt Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Forskuddsskatt person Forskuddstrekk Gebyr Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør Kildeskatt Restskatt Restskatt person Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

18 inkl. diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser De totale restansene har blitt redusert fra 2010 til 2011 med kr , det utgjør 7% Reduksjonen er at vi i 2010 hadde mange konkursbo. Det er i 2011 gjennomført Debitor tilpasset innkreving (DTI) etter skattedirektoratets innfordringsløp. Og det har nok hatt en god effekt på utliknet restskatt person. Flere har betalt større beløp når de ikke har kunne få betalingsavtaler. Det er gjennomført 48 utleggforretninger, og vært med på begjæring av konkurs i samarbeid med Skatt Sør (MVA) Det har vært en del konkurser fra tidligere som er blitt avsluttet og firma som har aviklet, dette har resultert i at det er avskrevet en del krav. Sum avskrivning i 2011 kr ,- Sum Ettergivelse i 2010 kr ,- Sum Nedsettelse av pensjonsgivende inntekt kr ,- Sum totalt kr ,- Utlignet skatt: Det har vært en liten økning i utlignet skatt for personlige skatteytere i 2010 Utlignet skatt i inntektsåret 2010 for personlige skatteytere var kr 344,8 mill, Utlignet skatt i inntektsåret 2009 for personlige skatteytere var kr 341,0 mill. Antall personlige skatteytere i inntektsårer 2010 var 4517 Antall personlige skatteytere i inntektsåret 2009 var Arbeidsgiveravgift: Inntekt til staten gjennom arbeidsgiveravgiften er i 2011 øket med kr ,-. Arbeidsgiveravgift for 2011 kr ,- restanse pr var kr ,- Arbeidsgiveravgift for 2010 kr ,- restanse pr var kr ,- Økningen av restansen skyldes at der er noen store firma som har restanser. Forskuddstrekk: Forskuddstrekk for personlige er øket i 2011 med kr ,- Forskuddstrekk for 2011 kr ,- restanse pr var kr ,- Forskuddstrekk for 2010 kr ,- restanse pr var kr ,- Reduksjon av restansen er at Skatteoppkreverkontoret har gjennomført en streng innkreving, og vært raskt ute med å sikre krav gjennom utleggsforretninger Restskatt person: Restansen på restskatt person er pr kr ,-, dette er en økning på nesten kr ,- fra Økningene skyldes at det er endring av likning i slutten av året og at noen har fått feil utlignet skatt som ved endring vil redusere restansen. Det er 15 stk enkeltpersoner som skylder nesten 7,7 millioner. Alle har restanser over kr ,-. De fleste er skjønnslignet og selvstendig næringsdrivende. Restskatt upersonlig: Det er utlignet skatt upersonlig skatteytere med kr av dette utgjør kr ,- naturressurskatt, som er en inntekt til kommunen. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

19 Restansen pr utgjør kr ,-. Dette er en reduksjon på kr fra og utgjør 66% Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person XX Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som var foreldet pr : 10 stk Samlet beløp på krav som var foreldet pr : kr ,- Storparten av disse kravene er utenlandske statsborgere med ukjent adresse. Kommentarer til restanseoppfølgingen for eldre år: Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Innbetalt skatt/avgift av sum skatt siste år, fordelt på skatte/avgiftsart resultat pr Resultatkrav Kommentar til avik Innbetalt restskatt av sum krav til innfordring, inntektsår ,22 % - Innbetalt Restskatt personlige inntektsår ,4 % 93 % Forskuddstrekk inntektsåret % 99,9 % Forskudd for personlige skatteytere inntektsåret ,4 % 98,6 % Resultatet er ikke oppnådd, dette fordi det er 2 endringsavregninger på over kr som er feil. Uten de ville resultatet verdt oppnådd. Kravet er satt for høyt, flere skatteytere er utskrevet med alt for høy forskuddskatt Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

20 Arbeidsgiveravgift inntektsåret ,9% 99,7 % Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Kontoret bruker tvangstiltak som påleggstrekk, motregning, utleggforretninger og konkursbegjæringer aktivt i innfordringsarbeidet. Skatteregnskapet Sofie er tilrettelagt for en tettere og raskere oppfølging av skattytere. Vi er raskere ute med å begjære utlegg for å sikre krav, men det viser seg at det er også et godt pressmiddel for raskere oppgjør. Rapporten på utførte aktiviteter viser at det er jobbet mye med innfordringen, dette på tross av at det ikke alltid vises igjen på restansene. Det er avholdt 50 utleggsforretninger i 2011, inngått 2 betalingsavtaler for inntektsåret Det er begjært konkurser sammen Skatt Sør Innkreving (MVA) i Innbetalt restskatt person i 2011 for inntektsåret 2010 viser at det er færre personer i Kvinesdal som betaler skatten sin i tide enn resten av sammenlignbare kommuner i Lister regionen. Dette gjenspeiler seg også på resultatene. Kvinesdal er senere med å oppnå resultatkravene Omtale av spesielle forhold Vi har en del store og gamle skatterestanser som er veldig vanskelige å innfordre. Noen av disse skyldes skjønnligninger og/eller tidligere konkurser. Mange av disse kravene er særdeles vanskelig å innfordre, nesten umulige. Mange av de gamle restansene er skatteytere som er utvandret. Det er flere store endringssaker gjennomført i 2011, noen over flere år. For inntektsåret 2010 var det mange utenlandske leiearbeidere i kommunen, mange av de er reist hjem og etterlater seg restskatt, de er umulige å oppdrive og kravene er for små til å kunne søke bistand i hjemlandet. Kravene er på nesten kr ,- til sammen. Noe som utgjør 0,7 % av utlignet restskatt Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Skatteregnskapet Sofie har gitt oss bedre muligheter for oppfølging og innfordring, men det krever mye ressurser å sette seg inn i alle registreringer og lære seg å utnytte systemet fullt ut. Den nye Debitortilpasset innkreving (DTI) er et bra tiltak for effektivisering. Det er positivt at skatt sør avholder kurs/informasjonsdager også i 2012, dette er noe kontoret vil prioritere. 3.3 Særnamskompetanse Skatteoppkrever har særnamskomptanse, og avholder utleggsforretninger. Vi ser det som en stor fordel å ha kompetansen, ikke minst fordi da kan vi komme mye rasker på banen, både med hensyn til utleggsobjekter og mulighet for innbetalinger. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Kontoret deltar ikke i interkommunal samarbeidsordning i 2011, men har kjøpt tjenesten fra ekstern revisor (tidligere ansatt på fylkesskattekontoret). Kontrollplanen er utarbeidet i samarbeid med kontroll og rettsanvendelse v/skatt Sør. Listerrådet har startet et prosjekt i Listerkommunene om samarbeid på skatt innfordring arbeidsgiverkontroll. Arbeidsgruppa har fått følgende mandat (SKO i Listerkommunene): Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

21 10 Styrke fagligheten Minske sårbarheten Øke effektiviteten Alle skatteoppkreverne i Lister og Listerrådet har gått inn for et samarbeid om felles arbeidsgiverkontrollenhet, det gjenstår bare at hver enkelt kommune å behandle det i kommunestyre. Alle skatteoppkrevere i Lister har også vedtatt å ha et forpliktende samarbeid på skatteområdet. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2011: 13 Som utgjør: 5,3 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2011: 13 Som utgjør: 5,3 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2010: Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Av de 13 kontrollene som ble avholdt ble det avdekket beløp i 4 av kontrollene. 3 av avdekkingskontrollene ble oppgjort ved egenretting og utgjorde kr ,-. 1 er visersendt skatt Sør for fastsetting, kr ,- 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Arbeidsgiverkontrollene for 2011 er i samsvar med retningslinjene gitt av skattedirektoratet, rapportene er ikke av tilfredsstillende kvalitet. Vi har innfridd kravet på antall rapporter 5,3 % av 5 % ), men ikke innfridd kravet på antall lønnsmottakere( 3,6 % av 5 %) som er kontrollert. Kravet om 50 % avdekking er ikke innfridd. Grunnen til at ikke arbeidsgiverkontroll funksjonen ikke er prioritert i 2011 er at det arbeides med en felles arbeidsgiverkontrollenhet for alle Listerkommunene. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Det er ikke gjennomført noen kontroller i samarbeid med skattekontoret. Kvinesdal har ikke deltatt i noen felleaksjoner. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Behovet for informasjon melder seg ikke minst ved årsoppgjøret og levering av LTO. Det er helst de små arbeidsgiverne som kun leverer 1 gang i året som trenger hjelp/veiledning til utfylling av oppgavene. Kontoret har vært behjelpelige ved utfylling av Lønns-trekkoppgaver, terminoppgaver og årsoppgaver. SKD planlegger en felles informasjonsbrosjyre som skal sendes ut av alle landets skatteoppkrevere til nye arbeidsgivere. Vi har fremdeles ikke fått denne, men alternativet er å lage en felles brosjyre for Listerkommunene å sende ut denne. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

22 11 Sted/dato: Skatteoppkreverens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Kvinesdal

23 oskatteetate Saksbe ha nd [er Etse Laita Sæterdal Deres dato Vår dato Telefon Deres referanse Vår referanse 201.2/13880 Kommunestyret i Kvinesdal kommune Nesgata KVINESDAL Ko ntrollrapp o rt 2011, vedrø rende s katteopp kreverfunksj o n en i Kvinesdal kommune 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven $ 2-8, som utfflles av " Instrul<s for skatteoppl{revere", fastsatt av Skattedirektoratet 8. januar Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne i saker som vedrører skatteoppkreverfunksjonen, og plikter å ye veiledning og bistand i faglige spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfu nksj onen. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er "Instruks for skøttekontorenes kontroll av skntteopplcreverne" av l. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: o Intern kontroll o Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet o Skatte- og avgiftsinnkreving o Arbeidsgiverkontroll fuksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfirnksj onen. Postadresse Besøksad resse Postboks 2412 Se no 3104 Tønsberg 0rg. nrl For elektronisk he nvendetse se www. skatteetaten. no Sentralbord TeLefaks

24 Side 2 av 4 2. Skatteoppkreverfunksjonens måloppnåelse 2. I Inn krevingsresultater Vi har gjeruromgått innkrevingsresultatene per for skatteoppkreverkontoret i Kvinesdal kommune. Resultaten tatene vrser føl Totalt innbefalti MNOIC Innbetalt av srm lsav ( Y$: Resrhatkmv[ %o): Innbetdt ry srrnkravf 7o) forrige ån Innbetdt æ swn krav(i 7o) rcgiorrcn: Reshkatt penonl iee skatmerc 2009: 9.% 88,45* q3,00 9t Arbeidsgiveravgft il10: ez10 99,88 99"10 9,57 99,70 Fonlnd*skatt ærsonliee slcattlter 2010: 25,92 %,39* 98,ffi 96, Fbrsktd&trckk2010: 188,43 9.% 9,X) 9,% 99,90 *Skatteoppkrever opplyser i sin resultatrapportering per atårsaken til manglende måloppnåelse skyldes to større endringsligninger. 2.2 Arb eidsgiverkontroll Resultater for kommunen Antall arbeidssivere: viser vlser fø Antall utførte Minste Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll krav 5o/o: kontroller 201 l: 20ll (i o/.\: 2010 (i "/o\: 2009 (i oåt: 247 t2 t3 5,3 5,7 4,6 4,3 Utført kontroll 2011 reeion (i 7o): 2.3 Bemanning Antall arsverk (total tal tra sk rs for de tre siste årene: Antall årsverk 2011 Antall årsverk 2010 Antall årsverk ,4 1,4 1,2

25 Side 3 av 4 3. Kontroll av skatteoppkreverfunksj onen Skattekontoret har i 20ll gjennomførl stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll, skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll. Siste stedlige kontroll ble avholdt 8.juni 201L Skattekontoret har i 20II i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll, skatteregnskap o g arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkreverkontoret har gitt tilbakemelding på pålegg og anbefaling som er gitt. Regnskapet for Kvinesdal kommune viser per 31. desember 201 I en skatte- og avgiftsinngangl til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) pålrc og utestående restanser2 på kr Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever 18. januar Resultat av utført kontroll Basert på utført kontroll mener skattekontoret følgende: o Intern kontroll Skattekontorets kontrollhandlinger har ikke avdekket vesentlige svakheter i skatteoppkrevers overordnede intern kontroll. o Regnskapsføring, rapportering og øvleggelse av skatteregnskøp Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gieldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. o Skatte- og øvgtftsinnkrevingen Basert på de kontrollene som vi har gjennomførf,har skattekontoret avdekket følgende vesentlige forhold som ikke er i samsvar med gjeldende regelverk: Skatteoppkrever har fått pålegg om følge retningslinjene i Skattedirektoratets melding nr (tidligere m ) ved inngåelse av betalingsordninger. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene 2 Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

26 2012l13880 Side 4 av 4 Innkrevingsarbeidet utføres likevel i tilstrekkelig omfang.. Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som vi har gf ennomført,hat skattekontoret avdekket følgende vesentlige forhold som ikke er i samsvar med gjeldende regelverk: Skatteoppkrever har fatt pålegg om å sørge for at arbeidsgiverkontrollrapportene har en tilfredsstillende kvalitet før utsendelse. Arbeids giverkontrollen utføres likevel i tilstrekkel ig omfang. 5. Ytterligere informasjon Skattekontoret har giennom sine kontrollhandlinger i2011 gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av 9. august Skatt sør har i møte på skattekontoret i Kristiansand den29. november 20Il vært i dialog med skatteoppkrever om resultatkrav, måloppnåelse, tiltak og fremdrift. Avdeling for innkreving Skatt sør Kopi til: o Kontrollutvalget i Kvinesdal kommune o Skatteoppkreveren i Kvinesdal kommune. Riksrevisjonen