Prosjektet Agder fylkeskommune

Transkript

1 Prosjektet Agder fylkeskommune Allmøte, 24. september 2019 Tine Sundtoft, prosjektleder

2 Agenda Prosjektstatus Status arbeidsavtaler til våre nye kollegaer fra Statens vegvesen Den fysiske hverdagen i Agder fylkeskommune Den digitale hverdagen i Agder fylkeskommune

3 Vår oppgave Å bygge en ny organisasjon som løfter landsdelen

4 Overordnet fremdrifts- og leveranseplan Kartleggingssamtale 1 Innen 1. oktober 2018 Administrativ struktur 8. oktober 2018 Innplassere lederteam Innen 1. des Innplassere avdelingsledere Mars 2019 Bemanningsplan Agder Innen 1. april 2019 Kartleggingssamtale 2 Innen 1. juni 2019 Innplassere øvrige ansatte Innen 1. august 2019 Arbeidsavtaler for alle ansatte Innen 1. des Jul. 18 Aug. 18 Sep. 18 Okt. 18 Nov. 18 Des. 18 Jan. 19 Feb. 19 Mar. 19 Apr. 19 Mai. 19 Jun. 19 Jul. 19 Aug. 19 Sep. 19 Okt. 19 Nov. 19 Des. 19 Bygningsmessige og tekniske behov Innen 1. kvartal 2019 Regionplan 2030 Juni 2019 Fylkestingsvalg 9. September 2019 Konstituerende fylkestingsmøte Oktober 2019 Hovedprosessen Prosjektleveranser Økonomiplan i nye systemer Innen 3. kvartal 2019 Økonomiplan og budsjett 2020 Oktober 2019

5 Viktig milepæl Knut Henning Thygesen Lill May Vestly Oppdatert med utgangspunkt i artikkel fra FVN 12. september 2019

6

7

8 Skolestart omfattende endringer gjennomført Ny, felles læringsplattform for brukere (2000 ansatte og elever) på plass på rekordtid over sommeren elever tildelt plass i våre videregående skoler i år. VAF inn i IKT- Agder nye PC-er klargjort og utlevert 3500 eksisterende PC-er er til nå flyttet fra VAF til Agderskolen Over 50 applikasjoner er migrert og tilpasset Agder fylkeskommune Etablert Agders Feidekatalog med ca. 60 tjenester I Aust-Agder fikk 97,9% av alle søkere med ungdomsrett plass i førsteinntaket. 91,0% fikk sitt førsteønske oppfylt I Vest-Agder fikk 99,7% av alle søkere med ungdoms-rett plass i førsteinntaket. 93,7% fikk sitt førsteønske oppfylt. Dette er best i landet!

9 Konsekvens ROS usikkerhet og sårbarhet (september 2019) # Prosjektets viktigste risikoer (risikoeier) Prosjektets viktigste tiltak (tiltaksansvarlig) R2 Ressursknapphet, herunder manglende kapasitet og tilgjengelighet av nøkkelressurser (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Vurdere kvaliteten og prioriteringene i eksisterende organisasjoner 2. Tiltak for å håndtere dobbeltrollene i Prioritering og god prosjektstyring av prosjektets aktivitet, tiltak, planer og ressurser 4. Prinsipper for prioritering i rekrutteringen for høsten 2019 for å sikre oppstart 2020 R5 R8 R9 R6 R2 R5 Kulturfriksjon (PL) R6 Tap av nøkkelkompetanse (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Etablere aktiviteter knyttet til å bygge ny kultur, verdier og identitet 2. Sikre mest mulige åpne, forutsigbare og forsvarlige beslutningsprosesser 3. Etablere en møtestruktur og plan for lederne fra høsten 2019 Risikorespons: Redusere (PL) 1. Tett samarbeid og dialog med aktuelle virksomheter som skal overføres 2. Ryddig prosess, lederoppfølging og god dialog med ansattrepresentanter 3. Prinsipper for prioritering i rekrutteringen for høsten 2019 for å sikre oppstart 2020 R8 Tilstrekkelig og forståelig kommunikasjon og informasjon (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Sikre forståelse og innsikt om hvilke endringer sammenslåingen medfører for ansatte 2. Forbedre eksisterende kanaler, herunder allmøter, avdelingsmøter, FHSU og nyhetsbrev 3. Etablere nye obligatoriske informasjonskanaler, herunder opplæringsplattformer Sannsynlighet R9 SAMS Mange kritiske aktiviteter må på plass i 2019, med få tilgjengelige ressurser (PL) Risikorespons: Redusere (PL) 1. Bemanning: Flere tiltak for å minimere risikoen for avskalling av innplasserte ansatte 2. Utstyr, herunder biler, kontorlokaler og IKT: Omfattende arbeid i flere prosjekter for å sikre en så god overgang som mulig fra SVV til Agder fylkeskommune. Endring i risikoen fra forrige rapportering * Nytt risikoelement

10 Viktig suksessfaktor god informasjon 19. september september 2019

11 17 % av våre ansatte har startet nanolæringen, av de har 74 % har fullført Den nye digitale hverdagen i Agder fylkeskommune

12 Ressursutfordringen illustrert Regionplan 2030 Næring, kultur og kulturminnevern Analyse og plan Innovasjon og org.- utvikling Folkehelse Økonomi og styring Utdanning Samferdsel og eiendom «Flaskehalsen»: IT, HR, juridisk, økonomi, ++ Må-oppgaver vil bli prioritert frem mot startstreken

13 Vårt mål er å utvikle Agder til en miljømessig, sosialt og økonomisk bærekraftig region i 2030 et attraktivt lavutslippssamfunn med gode levekår.

14 Befolkningssammensetning på Agder Prosentene refererer til aldersgruppene 0 17, og 67+

15 skal leve hele livet egder * skal lære hele livet *per 1. juli 2018

16 Vellykket ledermøte med Nye Kristiansand

17 Agenda Prosjektstatus Status arbeidsavtaler til våre nye kollegaer fra Statens vegvesen Den fysiske hverdagen i Agder fylkeskommune Den digitale hverdagen i Agder fylkeskommune

18 Arbeidsavtaler oversendt SVV 115 arbeidsavtaler er sendt ut Nåværende årslønn er oppført ( ikke justert for lokale forhandlinger) Fast tillegg i oversikten fra SVV er ført opp og skal inn i lønn Bruk av koder i tråd med hovedtariffavtalen i KS Lønnsansiennitet viktig for riktig innplassering i KAP 4 - i tråd med hovedtariffavtalen i KS Arbeidssted for tiden

19

20 Generell info i arbeidsavtalen Info om virkemidler ( reise ) Dato for lønnsutbetaling Pensjon - fra SPK til KLP Tariffbestemmelser ( Hovedtariffavtalen i kommunal sektor) Arbeidstid hovedtariffavtalen bestemmelser Mange spørsmål om: Lønnsharmonisering og lønnsutvikling dette tas i hovedsak i 2020 Reglementer dette jobbes det med i arbeidsgruppe Arbeidstid dette jobbes det med i arbeidsgruppe

21 Agenda Prosjektstatus Status arbeidsavtaler til våre nye kollegaer fra Statens vegvesen Den fysiske hverdagen i Agder fylkeskommune Den digitale hverdagen i Agder fylkeskommune

22 Kontorplan for fylkesadministrasjonen til Agder fylkeskommune Midlertidig flytting omhandler perioden fra oppstart 2020 til Fylkeshuset i Agder er ferdigstilt og til rehabiliteringen av Fløyheia starter. De overordnede prinsippene for flytting finner dere her. Husk at alle må forberede kontorene sine til flytting, se nyhetssak her. Presentasjon vil gjennomgås i sin helhet på allmøte For mer informasjon, se temaområde den fysiske hverdagen Fylkesadministrasjonens ko

23 Administrasjonsbygg Fløyheia i Arendal Seks avdelinger vil ha arbeidsplasser på Fløyheia, illustrert med lyseblå sirkler i figuren til høyre. Med utgangspunkt i bemanningsplanen vil Agder fylkeskommune ha i overkant av 130 faste arbeidsplasser på Fløyheia. I tillegg legges til rette for flere prosjektog free seating arbeidsplasser.

24 Hus 1 på plan 2 (etasjen under kantina) Dokumentsenteret vil ha tilgang til 16 arbeidsplasser. I samme område som i dag. Lønn og regnskap vil få tilgang til 26 arbeidsplasser, fordelt på plan 2 og 3. I tillegg vil internservice og IKT- Agder har arbeidsplasser og ulike tekniske rom her.

25 Hus 1 på plan 3 (samme etasje som kantina) Forvaltning og samfunnssikkerhet vil ha tilgang til 17 arbeidsplasser. Lønn og regnskap vil få tilgang til 26 arbeidsplasser, fordelt på plan 2 og 3. I tillegg vil internservice og IKT- Agder ha arbeidsplasser og ulike tekniske rom her.

26 Hus 1 på plan 4 (etasjen over kantina) Utbygging vil ha tilgang til ca. 35 arbeidsplasser. Drift og vedlikehold vil ha tilgang til ca. 25 arbeidsplasser. Innkjøp og anskaffelser vil ha tilgang til 11 arbeidsplasser. I tillegg vil det være noen prosjektarbeidsplasser i denne etasjen.

27 Hus 1 på plan 6 (samme etasje som fylkestingssalen) I all hovedsak prosjektarbeidsplasser og møterom. Må avklares med fylkesmannen som disponerer lokalene i dag

28 Hus 2 på plan 1 PPT vil ha tilgang til 6 arbeidsplasser, samme sted som de sitter i dag. I tillegg vil ombud og tillitsvalgte ha tilgang på arbeidsplasser her.

29 Tordenskjoldsgate 65 (TG65) i Kristiansand Politisk ledelse, lederteamet og 21 avdelinger vil midlertidig ha kontor i TG65, merket mørkeblå i figuren. Med utgangspunkt i bemanningsplanen vil Agder fylkeskommune ha i underkant av 300 faste arbeidsplasser i TG65. I tillegg legges til rette for flere prosjekt- og free seating arbeidsplasser.

30 I underetasjen (bakkeplan) Folkehelse vil ha tilgang til minst 11 arbeidsplasser, i samme område som tannhelse sitter i dag. Møterommene vil bestå. På andre siden av resepsjonen, i nybygget, vil eksamenskontor, karrieresenter og politikere ha arbeidsplasser. Nybygg U-etasje Eksamenskontor Karrieresenter Politikere Folkehelse

31 I første etasje, gamlebygget Politisk ledelse og lederteamet, sammen med Politisk sekretariat og Kommunikasjon, vil være samlet. 2 Tillitsvalgte / Ombud / Prosjekt / samarbeidspartnere / Dokumentsenter frem til sommeren 2020 Regionplan 2030 og Analyse og plan vil ha ca. 40 arbeidsplasser i fløyen til høyre på figuren. IT 2 Politisk ledelse 7 Politisk sekretariat og «skranken» 22 Regionplan 2030 Dokumentsenteret vil bli værende der de er i dag frem til sommeren 2020, deretter vil området bli prosjektplasser og free seating arbeidsplasser. 9 Lederteam 9 Kommunikasjon 15 Analyse og plan

32 I første etasje, nybygget HR, Digitalisering, Informasjonssikkerhet og jus vil ha til sammen 22 arbeidsplasser. Virksomhetsstyring og budsjett og økonomioppfølging vil ha 20 arbeidsplasser. Møterommene i dette området vil bestå. Det vurderes ekstra prosjekt- og samhandlingsrom der IT og Dokumentsenteret ha "serviceskranke" idag. 20 Økonomi og styring 22 Innovasjon og org-utvikling

33 I andre etasje, gamlebygget Avdelingene Kultur, idrett og frivillighet, Virkemidler og entreprenørskap og Kulturminnevern og kulturturisme vil til sammen ha 60 arbeidsplasser i fløyen til høyre og i St. Hansgården. Avdelingene Opplæring i videregående skole, Dokumentasjon og opplæring av voksne, Inntak og elevtjenester, Fag- og yrkesopplæring og Pedagogisk-psykologisk tjeneste vil ha 75 arbeidsplasser fordelt på ca. 50 i gamlebygget og 25 i nybygget. Nybygg 50 Utdanning 60 Næring, kultur, kulturminne (NB: + St. Hansgården)

34 I andre etasje, nybygget Avdelingene Opplæring i videregående skole, Dokumentasjon og opplæring av voksne, Inntak og elevtjenester, Fag- og yrkesopplæring og Pedagogisk-psykologisk tjeneste vil ha 75 arbeidsplasser fordelt på ca. 50 i gamlebygget og 25 i nybygget. 25 Utdanning (nye lokaler)

35 I tredje etasje, gamlebygget Avdelingen Strategi og mobilitet vil ha 16 arbeidsplasser i denne etasjen. 20 IKT Agder Samferdsel og eiendom IKT- Agder vil ha ca. 20 faste arbeidsplasser i denne etasjen.

36 Statens vegvesen - prosjektlokaler Agder fylkeskommune har kapasitet til alle ansatte i avdelingene Utbygging og Drift og vedlikehold på administrasjonsbygget Fløyheia, og planlegger derfor ikke å benytte Statens vegvesens lokaler på Harebakken etter oppstart Fylkeskommunen vil i en periode benytte dagens prosjekt- og driftslokaler på; Rige foreløpig 28 arbeidsplasser Vigeland foreløpig 6 arbeidsplasser Flekkefjord foreløpig 4 arbeidsplasser Evje foreløpig 4 arbeidsplasser

37 Veien videre Kontorplan detaljert på avdelingsnivå skal være klar Avdelings- og seksjonsledere er ansvarlige for å velge ut arbeidsplasser på ansattnivå innen Det videre arbeidet skjer i hjemmehavnene og avdelingene med bistand fra brukerkoordinatorene. Detaljert plan for flytting vil bli utarbeidet basert på den detaljerte kontorplanen, og vil bli kommunisert ut når den foreligger. Mindre justeringer i kontorplanen vil kunne forekomme.

38 Agenda Prosjektstatus Status arbeidsavtaler til våre nye kollegaer fra Statens vegvesen Den fysiske hverdagen i Agder fylkeskommune Den digitale hverdagen i Agder fylkeskommune

39 Kompetanse Organisasjonsutvikli ng Veien til en optimal organisering Fylkesrådmannen Samferdsel og eiendom Utdanning Næring, kultur og kulturminnevern Folkehelse Analyse og plan Regionplan 2030 Innovasjon og Org.utvikling Økonomi og styring Fylkesadministrasjonens k Fylkesadministrasjonens kontorbehov Nye arbeidsformer Digital arbeidsplass Fysisk arbeidsplass

40 Den nye digitale hverdagen Nettsteder

41 Den nye digitale hverdagen Nettsteder VGS

42 Den nye digitale hverdagen Intranett

43 Den nye digitale hverdagen Brukere

44 Den nye digitale hverdagen Foreløpig personlig lagring

45 Skolestart omfattende endringer gjennomført Ny, felles læringsplattform for brukere (2000 ansatte og elever) på plass på rekordtid over sommeren elever tildelt plass i våre videregående skoler i år. VAF inn i IKT- Agder nye PC-er klargjort og utlevert 3500 eksisterende PC-er er til nå flyttet fra VAF til Agderskolen Over 50 applikasjoner er migrert og tilpasset Agder fylkeskommune Etablert Agders Feidekatalog med ca. 60 tjenester I Aust-Agder fikk 97,9% av alle søkere med ungdomsrett plass i førsteinntaket. 91,0% fikk sitt førsteønske oppfylt I Vest-Agder fikk 99,7% av alle søkere med ungdoms-rett plass i førsteinntaket. 93,7% fikk sitt førsteønske oppfylt. Dette er best i landet!

46 Formelen for digitalisering Brukerbehov Organisasjonsutvikling (arbeidsprosesser, endringsledelse, kontinuerlig forbedring) Implementere teknologi Forvaltning

47 Inntak 6. januar 2020 Omfang: ca søkere, X-antall foresatte, 250 rådgivere og karriereveiledere i videregående skole og ungdomsskole, skoleledere og lærere. Avhengigheter og eiere: Avhengigheter og eiere: Avhengigheter og eiere: Avhengigheter og eiere: Avhengigheter og eiere: Sak og arkiv Aslaug Sak og arkiv Aslaug Sak og arkiv Aslaug Sak og arkiv Aslaug Sak og arkiv Aslaug Brukere Tonny IST-Vigo Sentralt IST-Vigo Sentralt IST-Vigo Sentralt IST-Vigo Sentralt Nettsteder Eirik Brukere Tonny Nettsteder Eirik Nettsteder Eirik Grafisk Svein Nettsteder Eirik Agda Wanja Lagring Agda Teams Gro Wanja Wanja Agda Teams Wanja Wanja Teams Wanja Illustrasjon, ikke komplett oversikt

48 Politisk sekretariat Okt. 18 Konstituerende fylkesting Hovedutvalgene Fylkesutvalget Fylkesutvalget Fylkestinget Nov. 19 Des. 19 Jan Brukere (49) Tonny P360 og prokom Aslaug ProKom Aslaug Grafisk profil Svein Nettsteder Eirik Video IKT-Agder Ipad IKT-Agder ERP (Reiseregninger) Lise