Prosjekt Agder fylkeskommune

Transkript

1 Prosjekt Agder fylkeskommune Allmøte 4. april 2019 Tine Sundtoft, prosjektleder

2 Vår oppgave Å bygge en ny organisasjon som løfter landsdelen

3 Agenda Prosjektstatus Rom- og funksjonsprogram Fylkeshuset i Agder Bemanningsplan

4 Agenda Prosjektstatus Rom- og funksjonsprogram Fylkeshuset i Agder Bemanningsplan

5 Overordnet fremdrifts- og leveranseplan /- 450 Kartleggingssamtale 1 Innen 1. oktober 2018 Administrativ struktur 8. oktober 2018 Innplassere lederteam Innen 1. des Innplassere avdelingsledere Mars 2019 Bemanningsplan Agder Innen 1. april 2019 Kartleggingssamtale 2 Innen 1. juni 2019 Innplassere øvrige ansatte Innen 1. august 2019 Arbeidsavtaler for alle ansatte Innen 1. des Jul. 18 Aug. 18 Sep. 18 Okt. 18 Nov. 18 Des. 18 Jan. 19 Feb. 19 Mar. 19 Apr. 19 Mai. 19 Jun. 19 Jul. 19 Aug. 19 Sep. 19 Okt. 19 Nov. 19 Des. 19 Bygningsmessige og tekniske behov Innen 1. kvartal 2019 Regionplan 2030 Juni 2019 Fylkestingsvalg 9. September 2019 Konstituerende fylkestingsmøte Oktober 2019 Hovedprosessen Prosjektleveranser Økonomiplan i nye systemer Innen 3. kvartal 2019 Økonomiplan og budsjett 2020 Oktober 2019 Antall avklarte stillinger

6 27 avdelingsledere er innplassert

7 God balanse i ledelsen av fylkesadministrasjonen Avdelingslederne: 13 kvinner og 14 menn 14 fra Aust-Agder fylkeskommune, ni fra Vest-Agder fylkeskommune og fire fra Statens vegvesen. Totalt blant lederne: 17 kvinner og 19 menn Det er et godt aldersspenn blant lederne, fra 36 år til 64. Ni seksjonsleder vil innplasseres via internutlysning utover våren.

8 Alle ansatte innplassert sommeren apr.: Bemanningsplan godkjent i SG 4. apr.: Allmøte og publisering av bemanningsplanen apr.: Fellessamling i Dyreparken Primo april primo mai: Tilsetting av åtte seksjonsledere på Samferdsel og eiendom og en på PPT Organisasjons- og styringsmodell og plassering Innplasseringsprosessen 26. april: Lederne i fylkesadministrasjonen utarbeider utkast til foreløpig innplasseringsplan og kartleggingssamtale 29. april: Tidlig versjon av foreløpig innplassering drøftes i SG 2-3. mai: Ledersamling 6 Ferdigstille foreløpig innplasseringsplan og detaljering av hjemmehavnene 6. mai: FHSU foreløpig innplasseringsplan (inkl. navn) 7. mai: HTV Prosess, prinsipper og fremdriftsplan foreløpig innplasseringsplan 7. mai til 24. mai: Gjennomføre kartleggingssamtale 2 Sommerferie Påskeferie 24. mai: Koordinere innplasseringsplan med lederne 29. mai: FHSU Førstegangsbehandling innplasseringsplan 6-7. juni: Ledersamling 7 Ferdigstille innplasseringsplan 13. juni: FHSU Annengangsbehandling innplasseringsplan 20. juni: Allmøte 1. juli: Frist innplassering ansatte Uke 14 Uke 15 Uke 16 Uke 17 Uke 18 Uke 19 Uke 20 Uke 21 Uke 22 Uke 23 Uke 24 Uke 25 Uke 26 Uke 27 Uke 28

9 Agenda Prosjektstatus Rom- og funksjonsprogram Fylkeshuset i Agder Bemanningsplan

10 Prosjekt Agder fylkeskommune Orientering om RFP for Fylkeshuset i Agder samt midlertidig flytting Steinar Roppen Olsen, prosjektleder kontorbehov

11 Oppsummering Rom- og funksjonsprogram Aktivitetsbaserte arbeidsplasser dimensjonert for 250 personer Ca m2 BRA uten slakk til å håndtere horisontal/vertikal skalering Basert på arbeidssoner, hver på 50 ansatte Utgangspunktet for RFP er 70% mini-landskap og 30% cellekontorer. Fleksibilitet ift. dette forholdstallet skal vises i arkitekttegninger. Areal for begge typer arbeidsplasser er satt likt 6m2 NTA => fleksibilitet ift. evt. ombygging. Vil ikke kreve mer areal, men begrenses av lyskrav Soneinndeling: Offentlig sone: Alle har tilgang Kontrollert sone: Krever tilgang eller registering. Til samhandling (også med eksterne) Inter sone: De ansattes arbeidssoner. Krever tilgang for å komme inn

12 Soneinndeling i bygget

13 Generelle romtyper i arbeidssoner

14 Arbeidsområde -prinsippskisse

15 Videre prosess omkring RFP Sak til fellesnemda for godkjenning av RFP i mai Validering av RFP når innplasseringsprosessen er ferdig Når eie/leie-diskusjonen er tatt ned vurdere hvilke slakk det skal legges opp til, samt videre prosess for Fylkeshuset i Agder

16 Styringsstruktur Prosjekt Kontorbehov Prosjekteier: Kai Valthyr-Hansen (Samferdsel og eiendom) Siw Lene Dyvold (Organisasjon, AAfk) Lise Solgaard (Økonomisjef VAF) Ronny Tellefsdal Sunde (IKT-Agder) Torleiv Momrak, Kjell Holthe er vara (ansattrepresentant) Knut Lindland er observatør

17 Midlertidig flytteprosess Det etableres en sone for lederteamet og nøkkelmedarbeidere i TG65 fra august av. Sonen må også ha plass til budsjett- og prosjektmedarbeidere Ingen midlertidig flytting for andre ansatte før , dokumentsenteret i VAF tidligst sommeren Midlertidig flytting skal gjøres med minimale ombyggingskostnader Plan for midlertidig flytteprosess vil presentert nærmere sommerferien når innplasseringsprosessen er ferdig Det vil bli gjennomført en RFP-prosess med brukere som skal inn i Administrasjonsbygg Fløyheia ila. høsten Oppstart rehabiliteringsarbeider på Administrasjonsbygg Fløyheia er avhengig av at Fylkesmannen er flyttet ut, planlagt i Q1 2021

18 Agenda Prosjektstatus Rom- og funksjonsprogram Fylkeshuset i Agder Bemanningsplanen

19 Antall ansatte Illustrasjon av veien til en optimal bemanning «Pukkeleffekt» Ambisjonsområder 448* / 460** +/- 10 %? Pt 2020? Tid * Årsverk ** Antall ansatte

20 Mobilisering av kompetanse (kunnskap, ferdigheter, evner og holdninger)

21 Bemanning per hjemmehavn Regionplan 2030 Næring, kultur og kulturminnevern Økonomi og styring 64 Innovasjon og organisasjonsutvikling Samferdsel og eiendom Utdanning Analyse og plan 165 Folkehelse

22 Bemanning per avdeling Folkehelse - Den offentlige tannhelsetjenesten Folkehelse Analyse og plan - Plan Analyse og plan - Analyse Utdanning - Pedagogisk psykologisk tjeneste Utdanning - Fag og yrkesopplæring Utdanning - Inntak og elevtjenester Utdanning - Kompetanse og opplæring av voksne Utdanning - Opplæring i videregående skole Samferdsel og eiendom - Strategi og mobilitet Samferdsel og eiendom - Forvaltning og samfunnssikkerhet Samferdsel og eiendom - Drift og vedlikehold (vei og eiendom) Samferdsel og eiendom - Utbygging (veg og eiendom) Innovasjon og organisasjonsutvikling - Informasjonssikkerhet og jus Innovasjon og organisasjonsutvikling - Dokumentsenter Innovasjon og organisasjonsutvikling - Kommunikasjon Innovasjon og organisasjonsutvikling - Digitalisering Innovasjon og organisasjonsutvikling - HR Økonomi og styring - Politisk sekretariat Økonomi og styring - Innkjøp og anskaffelse Økonomi og styring - Lønn og regnskap Økonomi og styring - Virksomhetsstyring Økonomi og styring - Budsjett og økonomioppfølging Næring, kultur og kulturminnevern - Kulturminnevern og kulturturisme Næring, kultur og kulturminnevern - Virkemidler og entreprenørskap Næring, kultur og kulturminnevern - Kultur, idrett og frivillighet Regionplan Samskaping og internasjonalisering Regionplan Bærekraftig utvikling * Antallet er avrundet til nærmeste desimal ** Fylkesdirektører og avdelingsledere ikke inkludert

23 Regionplan 2030 Leder Bemanningsbehov Lokalisering Regionplan 2030 Anita Henriksen 3 Kristiansand Bærekraftig utvikling Ann Camilla Schulze-Krogh 12,5 Kristiansand Samskaping og internasjonalisering Hilde Lona 8 Kristiansand

24 Næring, kultur og kulturminnevern Leder Bemanningsbehov Lokalisering Næring, kultur og kulturminnevern Kristin Tofte Andresen 4 Kristiansand Kultur, idrett og frivillighet Anne Tone Hageland 23 Kristiansand Virkemidler og entreprenørskap Wenche Fresvik 8 Kristiansand Kulturminnevern og kulturturisme Yvonne Willumsen 26 Kristiansand

25 Økonomi og styring Leder Bemanningsbehov Lokalisering Økonomi og styring Lise Solgaard 6 Kristiansand Budsjett og økonomioppfølging Ebba Laabakk 9 Kristiansand Virksomhetsstyring Inge Hurv 8,5 Kristiansand Regnskap og lønn Thom Nilssen Simonstø 25 Arendal Innkjøp og anskaffelse Olav Sveen 10 Arendal Politisk sekretariat Steinar Knutsen 5,5 Kristiansand

26 Innovasjon og organisasjonsutvikling Leder Bemanningsbehov Lokalisering Innovasjon og organisasjonsutvikling Bjørn Kristiansen 6 Kristiansand HR Karin Løvgren Stenersen 9 Kristiansand Digitalisering Martin Zeiffert 2 Kristiansand Kommunikasjon Svein Buer 8 Kristiansand Dokumentsenter Aslaug Berg 15 Arendal Informasjonssikkerhet og jus Anne Kristin Lindseth 8 Kristiansand

27 Samferdsel og eiendom Leder Bemanningsbehov Lokalisering Samferdsel og eiendom Ola Olsbu 5 Kristiansand Strategi og mobilitet Dagfinn Fløystad 15 Kristiansand Utbygging Kai Valthyr-Hansen 58 Arendal Drift og vedlikehold Inger Ann Fidjestøl 70 Arendal Forvaltning og samfunnssikkerhet Leiv Egil Thorsen 16 Arendal

28 Utdanning Leder Bemanningsbehov Lokalisering Utdanning Arly Hauge 6 Kristiansand Opplæring i videregående skole Åse Lill Kimestad 8 Kristiansand Dokumentasjon og opplæring av voksne Halvard Berg 6 Kristiansand Inntak og elevtjenester Anne Synnøve Sundsteigen 13 Kristiansand Fag og yrkesopplæring Ole Kristian Eivindson 19 Kristiansand Pedagogisk psykologisk tjeneste Bjørnar Sørum 24 Kristiansand

29 Analyse og plan Leder Bemanningsbehov Lokalisering Analyse og plan Kenneth Andresen 3 Kristiansand Analyse Gunnar Ogwyn Lindaas 4 Kristiansand Plan Ingvild Nina Skjong 9 Kristiansand

30 Folkehelse Leder Bemanningsbehov Lokalisering Folkehelse Vegard Nilsen 7 Kristiansand Tannhelsetjenesten Terje Andersen 4,5 Kristiansand

31 Kompetanse Organisasjonsutvikling Veien til en optimal organisasjon Fylkesrådmannen Samferdsel og eiendom Utdanning Næring, kultur og kulturminnevern Folkehelse Analyse og plan Regionplan 2030 Innovasjon og Org.utvikling Økonomi og styring Fylkesadministrasjonens kontorbehov Fylkesadministrasjonens k Fylkesadministrasjonens kontorbehov Nye arbeidsformer Digital arbeidsplass Fysisk arbeidsplass