Prosjektdirektiv DIPS FASE 2. STHF og Betanien

Transkript

1 1 / 26 DIPS FASE 2 STHF og Betanien

2 2 / 26 GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Mal godkjent

3 3 / 26 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROSJEKTETS NAVN PROSJEKTEIER BAKGRUNN OG BESKRIVELSE AV PROSJEKTET BAKGRUNN BESKRIVELSE AV PROSJEKTET Delprosjekt Løsning Delprosjekt EDS Delprosjekt Operasjonsplan Delprosjekt Digital Samhandling Delprosjekt Integrasjon/Teknisk Delprosjekt Test AVGRENSNINGER INTERESSENTER KRITISKE SUKSESSFAKTORER PROSJEKTORGANISERING OG STYRING PROSJEKTETS FORHOLD TIL LINJEN PROSJEKTORGANISERING ROLLER OG ANSVAR AVVIKSHÅNDTERING RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER RESULTATMÅL EFFEKTMÅL GEVINSTER HOVEDMILEPÆLER BUDSJETT (OVERORDNET) PROSJEKTBUDSJETT FINANSIERING RISIKO KVALITETSSIKRING ENDRINGSHÅNDTERING PROSJEKTAVSLUTNING...26

4 4 / 26 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av Opprettelse av dokument Yrjan Schaug Alle kapitler Benedicte Børge-Ask , 10.1, 11 Oppdatert beskrivelse DIPS løsningsarkitekt i tabell Lagt til budsjett-tall i kapittel 10 Oppdatert risikomatrise i kapittel 11 Benedicte Børge-Ask Hele dokumentet, 3.2.1, 3.2.5, 7.2, 8.1, 11 REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Små tekstlige endringer Utdyping DP løsning Utdyping DP integrasjon/teknisk Navn og org kart Referanse resultatmål DP løsning Lagt til risikofaktor i tabell Benedicte Børge-Ask Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Foranalyse fase Sluttrapport DIPS fase Delprosjektdirektiv fase 2 Løsning Delprosjektdirektiv fase 2 Operasjonsplan Delprosjektdirektiv fase 2 EDS Delprosjektdirektiv fase 2 Digital samhandling Delprosjektdirektiv fase 2 Integrasjoner/teknisk Delprosjektdirektiv fase 2 Test Budsjett 10 Risikomatrise fase 2 initiell risiko 1.0

5 5 / 26 1 PROSJEKTETS NAVN. 2 PROSJEKTEIER Administrerende direktør Sykehuset i Telemark HF: Bess Margrethe Frøyshov. 3 BAKGRUNN OG BESKRIVELSE AV PROSJEKTET 3.1 Bakgrunn Fase 1 av DIPS innføringen ble gjennomført i perioden 27/8-12 til 14/6-13. Fase 1 omfattet selve systembyttet fra Imx/Infomedix/BUP data til DIPS. Det ble etablert en felles database for STHF og Betanien med konvertering fra 5 avgivende baser, og det ble opprettet en rekke integrasjoner mellom andre fagsystem og DIPS. Ledelsen ved STHF og Betanien har vært tydelige på at innføring av DIPS skal gjennomføres som et organisasjonsutviklingsprosjekt med fokus på bedre effektivitet og bedre kvalitet i alle ledd. Et systembytte til DIPS kan bidra til realisering av identifiserte gevinster, men en forutsetning for realisering av gevinster, er betydelige prosessforbedringer i tillegg til systembytte. Seks overordnede effektmål ble identifisert: Bedre pasientbehandling; kvalitet, sikkerhet, effektivitet God informasjonssikkerhet Effektive og standardiserte administrative prosesser God og tilgjengelig styringsinformasjon Bedret samhandling God og forutsigbar teknisk drift og forvaltning Gjennomføringen av Fase 1 har delvis bidratt til å nå disse målene, gjennom det arbeidet som er utført i prosjektet, gjennomgang og utarbeidelse av 200 nye/endrede arbeidsprosesser og gjennom opplæring av rundt 3000 sluttbrukere. Fase 1 har dermed vært et stort steg på veien til å realisere målene over, men for å hente ut de store gevinstene må man i tillegg innføre elektronisk dokumentasjon av sykepleie (EDS), kvalitetssikre skanning for STHF og helelektronisk journal ved Betanien, og ta i bruk mer funksjonalitet i DIPS slik som operasjonsplanlegging og Arena sengepostliste (tidligere akutt sengepostliste). I tillegg gir DIPS oss mulighet til å ta i bruk elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger (PLO) mot alle kommuner, samt bredde elektroniske henvisninger internt i sykehuset og til alle fastleger. Disse aktivitetene er i utgangspunktet en del av Digital Samhandling (tidligere Meldingsløftet), men avhengighetene er så store mellom DIPS funksjonalitet og disse aktivitetene at de bør sees under ett. Ledelsen ved begge sykehus har derfor besluttet at realiseringen av Digital Samhandling bør skje i regi av DIPS Hovedprosjekt Fase 2.

6 6 / Beskrivelse av prosjektet DIPS Fase 2 skal forbedre/optimalisere innført løsning, og ta i bruk ny funksjonalitet. Flere nye fagsystemer skal integreres med PAS/EPJ med mål om bedre pasient/informasjonsflyt. Det skal også legges til rette for utstrakt digital samhandling med primærhelsetjenesten. Med bakgrunn i dette er DIPS fase 2 delt i seks underliggende delprosjekt, hvert med sine avgrensede oppgaver Delprosjekt Løsning Løsningsarbeidet i Fase 2 er inndelt i tre hovedkategorier: Stabilisering/Optimalisering Å stabilisere DIPS PAS/ EPJ løsningen ved STHF og Betanien omfatter å bidra til at sluttbrukere opplever DIPS som et viktig verktøy for ivaretakelse av pasientsikkerheten, og mestrer bruk av systemet i sin hverdag. Optimalisering omfatter blant annet å legge til rette for best mulige arbeidsprosesser («best practice») i DIPS som bidrar til effektiv pasientbehandling. Det er store forventninger til og behov for stabilisering og optimalisering etter innføring av DIPS PAS/EPJ løsning. I Fase 2 blir det avgjørende å se stabiliserings- og optimaliseringsarbeidet under ett, da det er store avhengigheter mellom aktivitetene. Det er imidlertid viktig å gjøre et utvalg av fokusområder for dette arbeidet slik at elektronisk informasjonsflyt sikrer en effektiv pasientbehandling og ivaretar pasientsikkerheten innen de viktigste utfordringsområdene. DP Løsning velger å gjøre nødvendige prioriteringer blant følgende resultatmål for utvalgte fokusområder i stabilisering og optimaliseringsarbeidet: 1. Optimalisere kvalitetssikringsrutiner med fokus på følgende arbeidsprosesser: o Vurderingsperiode: Henvisninger herunder intern og ekstern henvisningsprosess Henvisningsprosess for Kreftbehandling i DIPS herunder tykktarm -, lunge- og brystkreft o Ventetid: Ventelisteadministrasjon o Behandlingsperiode: Epikriseprosessen i DIPS Vedtaksregistrering psykisk helsevern Realisering av mål gjennom: o Kvalitative/kvantitative kartleggingsmetoder (eksempel prosesskartlegging, uttak av DIPS rapporter, gjennomføring av brukerundersøkelser og fokusgruppeintervju i klinikken) o Identifisere eventuelle avvik i arbeidsprosesser o Identifisere og implementere optimaliseringstiltak 2. Brukeveiledere og rapportveiledere for utvalgte fokusområder anvendes i større grad av sluttbrukere, gjennom eksempelvis: o Utarbeidelse av hurtigguider o Bistand til FFD for opplæring av superbrukere innen bruk av brukerveiledere og rapportveiledere o Gjennomgang og eventuell revidering av rapportveiledere o (Kompetanseoverføring og bistand til FFD med hensyn til overvåkning av styringsparametere på ulike nivåer ved STHF og Betanien)

7 7 / Redusere bruk av parallelle papirprosesser der data skal registreres elektronisk gjennom: o Kartlegging av arbeidsprosesser for elektronisk konsultasjonsregistrering o Identifisering av årsak til parallelle papirprosesser o Identifisering og gjennomføring av tiltak som bidrar til å redusere parallelle papirprosesser ved konsultasjonsregistrering 4. Effektiv dokumentasjonsflyt ved at riktig dokument (dokumenttyper) blir opprettet, sendt til riktig mottaker og håndtert korrekt (arbeidsflyt), gjennom: o Utarbeidelse av informasjonsguid(er) om oppbygging av arbeidsgruppestruktur i DIPS o Gjennomføre klinikkvise Workshop o Gjennomføre «DIPS tematimer/dips temadager» med fokus på: Oppfølging av åpne/ikke godkjente journaldokumenter i DIPS Ikke signerte prøvesvar (Radiologi og Laboratoriesvar) Valg av riktig dokumenttyper rettet mot legegruppen Rekvirering av interne undersøkelser og tilsynsforespørsel i DIPS (inneliggende pasienter) Skanning Etablering av en hel-elektronisk pasientjournal ved Betanien Hospital Kvalitetssikring av dokumenttyper som skannes til DIPS ved STHF Arena sengepostliste Målet er å erstatte dagens støttesystem (Imatis) for registrering/triagering ved Akuttmottak (STHF) med DIPS Arena sengepostliste. Det ble utarbeidet en SWOT analyse i Fase 1, hvis formål var å gi en systematisk fremstilling av forskjeller og likheter mellom DIPS Arena sengepostliste og IMATIS/Visi. Prosjektet har videre sett på funksjonelle og tekniske muligheter, og begrensninger, i forhold til å ta denne i bruk. Basert på dette har fagmiljøet og prosjektet i samarbeid konkludert med at DIPS skal erstatte dagens system Delprosjekt EDS Innføring av elektronisk dokumentasjon av sykepleie (EDS) er en av de største aktivitetene i fase 2 av DIPS prosjektet ved STHF og Betanien. EDS er en viktig og sentral forutsetning for å nå målet om en papirløs pasientjournal (EPJ). Sykepleietjenesten utgjør den desidert største yrkesgruppen som dokumenterer i pasientjournalen. Innføring av EDS skal bidra til å kvalitetssikre sykepleiedokumentasjonen gjennom standardisering med bruk av veiledende behandlingsplaner (VBP). Arbeidet med VBP startet i prosjektets Fase 1, og fullføres før implementering i november 2013.

8 8 / 26 Delprosjektet skal: Forankre innføringen på alle nivå Kartlegge nå- situasjon i forhold til sykepleiedokumentasjonen Kartlegge behov for utskifting og oppgradering av IT-utstyr Identifisere gevinster Utarbeide brukerveiledere/ prosedyrer for bruk av EDS Gjennomføre opplæring av eliteinstruktører, superbrukere og brukere Planlegge og tilrettelegge oppstartsstøtte Implementere regionale standarder for oppsett, prosedyrer, opplæring og forvaltning av EDS i regi av HSØ prosjekt for regional standardisering DIPS Avklare EDS forvaltning etter utrulling med lokal forvaltning Innføringen av EDS vil foregå gjennom en puljevis utrulling, med oppstart av første pulje i november Hvert løp varer i seks uker og består av forberedelse, opplæring, oppstart og en periode med oppstartsstøtte Delprosjekt Operasjonsplan Delprosjektet har ansvar for å erstatte dagens system (SPISS i /Porsgrunn og papir ved andre lokasjoner) med tilsvarende funksjonalitet i DIPS. Ved å ta i bruk DIPS operasjonsplan vil arbeidsprosesser forenkles og standardiseres innenfor hele STHF og Betanien. Inngrep vil kunne dokumenteres bedre, og dobbeltregistrering av pasientinformasjon vil unngås. Dette skal føre til bedre pasientflyt i operasjonsavdelingen, med et mer oversiktlig pasientforløp hvor det meste av nødvendig informasjon tilgjengelig på ett sted Delprosjektet skal: Kartlegge dagens arbeidsflyt Sikre at beslutninger ift konfigurering av DIPS operasjonsplan blir forankret i linjen Planlegge og gjennomføre konfigurering / oppsett av parameter og kodeverk Utarbeide brukerveiledninger og retningslinjer for arbeidsflyt og rapporter Planlegge og gjennomføre opplæring av brukere Planlegge og tilrettelegge oppstartsstøtte Kartlegge behov for utskifting og oppgradering av IT-utstyr, og sikre beslutning om bestilling av nødvendig utstyr i samarbeid med IKT seksjon og medisinsk teknisk seksjon Bistå i arbeidet med gevinstrealisering ved overgangen til DIPS Tilrettelegge for at forvaltning kan drifte og vedlikeholde DIPS operasjonsplan på en smidig og hensiktsmessig måte Overføre nødvendig data fra SPISS til DIPS Innen HSØ er det besluttet at det skal etableres en regional løsning for operasjonsplan. Prosjekt regional standardisering av klinisk dokumentasjon (RSKD) er ansvarlig for utarbeidelse av denne. Løsningen som blir utarbeidet i forbindelse med innføringen av operasjonsplan i DIPS ved STHF og Betanien vil danne grunnlaget for standarden. Det regionale arbeidet skal ledes av en arbeidsgruppe bestående av representanter fra de ulike HF. Arbeidsgruppen skal fungere som en diskusjonspartner, og skal vurdere hvilke deler av løsningen fra STHF som kan benyttes regionalt og hva som skal være mulig å tilpasse lokalt. Delprosjektleder vil delta i den regionale arbeidsgruppen.

9 9 / Delprosjekt Digital Samhandling Hensikten med delprosjekt for Digital samhandling er å innføre digital samhandling i hht. målsetning fra Regionalt Program for Digital Samhandling. Mange av hovedmålsetningen fra regionalt program for Digital samhandling vil være oppfylt gjennom dette delprosjektet, men det vil være oppgaver (IHR, HF- HF, restanser med mer) det er behov for å fortsette/videreføre etter at DIPS fase 2 er avsluttet. Prosjektet vil gjøre sin anbefaling om videre organisering av arbeid innen Digital samhandling som en del av prosjektoppsummeringen og overlevering. Delprosjektet skal jobbe innenfor fire hovedområder: Epikrise Elektronisk Epikrise på KITH XML V1.1 format, ble breddet i DIPS fase 1 prosjektet til alle eksterne rekvirenter som har elektronisk mottak. For å ivareta pasient sikkerheten, pågår det parallell utsendelse epikriser på papir. Dette krever ekstra arbeid for både HF-personell og personell på legekontor, derfor er det stor interesse hos både sender og mottaker, å avvikle papir. Avvikling av papir for epikriser, forutsetter at det mottas positiv applikasjonskvittering og at disse blir overvåket på en forsvarlig måte. Status medio september 2013 er at det mottas elektronisk applikasjonskvittering fra ca. 75 % av legekontorene. Prosjektet vil være pådriver for at alle legekontor sender applikasjonskvittering, og t disse mottas korrekt i vårt system. Tjenestebasert adressering og bredding av elektronisk henvisning Innføring av tjenestebasert adressering har pågått en stund i HSØ og gjennomføres via Osean prosjektet i samarbeid med HSØ Regionalt program for Digital samhandling. Delprosjektet skal: Kartlegge og klargjøre STHF og Betanien sine tjenester som skal publiseres gjennom NHN adresseregisteret. Dvs. hvordan skal helsetilbudene ved HF presenteres vi NHN adresseregisteret Kartlegge om mottak (arbeidsflyt) av henvisninger basert på HER-id må tilpasses i DIPS og adresseringskomponent i integrasjonsplattformen, og eventuelt testes. Endre/oppdatere rutiner og arbeidsflyt Informere legekontor Regional Digital Samhandling vil dernest legge inn og aktivere disse tjenestene i NHN adresseregisteret. Migrering av elektroniske svar Det sendes i dag elektroniske svar på EDIFACT format fra laboratorie for medisinsk biokjemi og patologi, samt fra radiologi ved STHF. For Medisinsk biokjemi (Flexlab) og Radiologi (Agfa) er papirsvar avviklet. Elektroniske meldinger på EDIFACT format skal fases ut og erstattes med KITH xml meldingsstandard. Følgene KITH xml meldinger skal innføres (piloteres) og breddes i regi av dette prosjektet: - Radiologi Svarmelding versjon 1.3 med håndtering av applikasjonskvittering V1.0 - Svar Medisinsk Biokjemi versjon 1.3 med håndtering av applikasjonskvittering V1.0 - Svar Patologi versjon 1.3 med håndtering av applikasjonskvittering V1.0

10 10 / 26 En viktig del av dette arbeidet er å avvikle dagens lokale integrasjonsplattform basert på Amtrix. Dette innebærer at integrasjonen mellom Flexlab og Labcraft (Blodbank) skal flyttes over på lokal Integrasjonsplattform. Pleie og omsorgsmeldinger (PLO) PLO funksjonalitet i DIPS ble innført i DIPS fase 1, men uten bruk av elektroniske meldinger mot kommuner. DIPS støtter et sett av elektroniske PLO meldinger. Disse skal sendes mellom sykehuset og kommunene, og understøtte samhandlingsprosessen. Delprosjektet skal i samarbeid med den enkelte kommune i Telemark innføre følgende elektroniske meldinger: Melding om innlagt pasient(fra sykehuset til kommunene) Melding om utskrivningsklar pasient (fra sykehuset til kommunene) Avmelding utskrivningsklar pasient (fra sykehuset til kommunene) Innleggelsesrapport (fra kommune til sykehuset) Helseopplysninger ved søknad (fra sykehuset til kommunene) Dialogmeldinger (begge veier) Avviksmelding en egen melding for å melde avvik i pleie- og omsorgsmeldingene. Utskrivningsrapport (fra sykehuset til kommunene) skal ikke piloteres, da det er både tekniske og funksjonelle utfordringer knyttet til denne rapporten. Arbeidsgruppen vil ha tettsamarbeid med Kompetansenettverket for Digital samhandling i Telemark, samt de respektive PLO innføringsprosjekter i kommunene. Prosjektet vil delta i møter i de ulike fora og organer. NHN KommUt prosjektet vil bistå kommunene i deres arbeid med å tilføre erfaringer og kompetanse og bistand for etableringen av løsningen Delprosjekt Integrasjon/Teknisk Delprosjekt Integrasjon/Teknisk er todelt og består av arbeid med integrasjoner og teknisk infrastruktur. Integrasjoner I forprosjektet våren 2012 ble det identifisert en rekke systemer som skulle integreres først i fase 2, disse står nå for tur. I fase 1 ble det også besluttet at noen integrasjoner skulle flyttes til fase 2. Det er også et ønske om å utvide integrasjoner fra fase 1 for å benytte regionalt folkeregister der det er hensiktsmessig, i tråd med anbefalingene fra forprosjektet. Dette er også en forutsetning for å kunne avvikle Imx/Infomedix, da folkeregisteroppslag ennå er knyttet til oppslag i Imx basen. Tabellen under viser de integrasjonene som etter gjennomgang skal integreres i fase 2:

11 11 / 26 Medisinske serviceapplikasjoner Avsendersystem Agfa RIS Mottakersystem DIPS Tjeneste Statusmelding på rekvisisjon Ny/endret løsning Lokal integrasjonsplattform Agfa tilpasning DIPS tilpasning DIPS Flexlab Sympathy Labcraft GoTreatIT Betanien Agfa RIS Folkeregister Folkeregister Folkeregister Folkeregister Pop-up Folkeregisteroppslag Folkeregisteroppslag Folkeregisteroppslag Folkeregisteroppslag Agfa tilpasning Lokal integrasjonsplattform Regional integrasjonsplattform Pas Link Lokal integrasjonsplattform Regional integrasjonsplattform Pas Link Tieto Enator leveranseomkostninger Lokal integrasjonsplattform Regional integrasjonsplattform Lab Craft tilpasning Lokal integrasjonsplattform Regional integrasjonsplattform DIPS Link View GoTreatIT Betanien DIPS DIPS Flexlab Journalinformasjon Rekvisisjon (endring og slettemelding) Lokal integrasjonsplattform/dips LinkView/API Lokal integrasjonsplattform DIPS Flexlab LID Kliniske spesialistapplikasjoner Avsendersystem Mottakersystem Tjeneste Ny/endret løsning Partus Folkeregister DIPS AMIS Journalnotat Folkeregisteroppslag DIPS API Lokal integrasjonsplattform Regional integrasjonsplattform Tilpasning AMIS Administrative applikasjoner Avsendersystem Mottakersystem Tjeneste Ny/endret løsning Nettbank DIPS OCR Lokal integrasjonsplattform Kliniske fellesapplikasjoner Avsendersystem Mottakersystem Tjeneste Ny/endret løsning DIPS Adresseregister DIPS FRESH-connector DIPS DIPS Fastlegeregister Fastlegeregisteroppslag Regional integrasjonsplattform Nissy DIPS Demografiske data per pasient Verktøyintegrasjon i DIPS PortørCom DIPS Demografiske data per pasient Verktøyintegrasjon i DIPS Teknisk I tillegg til integrasjonene skal funksjonalitet på teknisk infrastruktur utvides. Dette er motivert ut fra forbedring av løsningens robusthet og feiltoleranse ved scenarier der maskinvare eller nettverksteknologi feiler. Følgende inngår:

12 12 / 26 Sikre høy tilgjengelighet for DIPS applikasjon. Fase 1 innførte DIPS applikasjonsserver uten høy tilgjengelighet. For å sikre at tilgjengelighet på løsningen ikke påvirkes av enkeltfeil, skal det etableres lastbalansering av applikasjonsservere. Lastbalansering skal sikre at feil på applikasjonsserver/software/infrastruktur ikke medfører nedetid i DIPS. Løses ved å Innføre redundans på applikasjonsserver. Katastrofesikre DIPS applikasjon. Fase 1 innførte Digiplex som produksjonsmiljø og utstyr plassert i datasenter ved AHUS som en katastrofesikring av data. Designet skal utvides til å sikre lesetilgang på backupløsning selv ved en katastrofe som setter Digiplex ut av spill. Designet skal også identifisere avhengigheter til andre komponenter slik som pålogging, fil- og printservere som kan påvirke tilgjengeligheten til DIPS. Løses ved å designe og implementere katastrofeløsning for DIPS ved AHUS slik at lesetilgang ved bortfall av Digiplex sikres. Det er en sterk avhengighet til dette målet i pågående jobb med opprettelse av fullverdig datasenter ved AHUS. Kvalitetssikre lokal nødrapportmaskin. Det ble i Fase 1 definert behov for lokal nødrapportløsning som skal sikre at man har tilgang til informasjon om inneliggende pasienter i tilfelle en stor teknisk feil som gjør at man mister tilgangen til DIPS. Eksempelvis bortfall av nettverkforbindelse mot Digiplex/ Ahus eller en omfattende feil i lokalnettet. Løses ved å kvalitetssikre rutiner rundt lokalt plassert frittstående arbeidsstasjon som kan ta ut informasjon rundt inneliggende pasienter ved bortfall av DIPS ved STHF. Sikring av klienttrafikk. Trafikk mellom klienter og DIPS applikasjonsserver ønskes kryptert. Det settes opp kryptering mellom browser på klient og lastbalanserer foran DIPS applikasjonsserver. Løses ved å designe og implementere kryptering på lokal trafikk mellom browser på klient og lastbalanserer foran DIPS applikasjonsserver. Installasjon av sertifikater på klienter og lastbalanse. Administrasjonsrutiner for sertifikathåndtering etableres i forvaltningen av DIPS. Nye/utskifting av arbeidsstasjoner og nettverkspunkter Delprosjekt Test Formålet med test er å måle kvalitet på leveranser som blir levert i fase 2. Ved å måle kvalitet i ulike faser av prosjektet og underveis i prosjektet blir prosjektet forutsigbart. Målet for alle testaktiviteter er å avdekke så mange feil som mulig, så tidlig i prosessen som mulig. Dette vil gi en trygghet for at leveransen er i henhold til løsningen som er valgt og at den er klar for driftsetting. Det skal gjennomføres test av leveranse fra alle delprosjekt i fase 2: Elektronisk dokumentasjon for sykepleie (EDS) Operasjonsplanlegging Optimalisering/løsning Integrasjoner/teknisk Digital Samhandling

13 13 / 26 Testløpene skal: Verifisere at arbeidsrutiner og oppsett fungerer i henhold til intensjonen Verifisere at integrasjoner og meldinger fungerer i henhold til intensjonen gjennom en ende-tilende test Gi grunnlag for beslutning om at løsningen er klar for produksjonssetting Det vil bli opprettet egne testplaner for hvert enkelt testløp Følgende testløp er planlagt gjennomført for de enkelte delprosjekt: Delprosjekt: System-integrasjonstest: Akseptansetest/ brukertest: Produksjonstest: EDS X X Operasjonsplanlegging X X Løsning/optimalisering X X Integrasjoner/teknisk X X Digital Samhandling X X I forhold til delprosjekt løsning/optimalisering er hovedprinsippet at man tester leveranser der det har forekommet endringer i konfigurasjon. Det vil gjøres en fortløpende risikovurdering sammen med løsning hva som må testes, samt testomfang. Basert på at funksjonaliteten for de fleste integrasjoner og digital samhandling allerede er i bruk i andre helseforetak og at risiko for kritiske feil dermed er lav vil systemintegrasjonstest også være å betrakte som STHF og Betanien sin akseptansetest. Regresjonstest av DIPS i forbindelse med de forskjellige testløp vil variere i omfang og beskrives nærmere i hver enkelt testplan. Det er i fase 2, ikke tatt høyde for ytelsestest. Resultat av ytelsestest i fase 1 ga ingen indikasjon for at ytelsesproblemer vil oppstå ved utrulling av ny funksjonalitet og flere samtidige brukere i fase 2. Ytelse overvåkes ved utrulling av ny funksjonalitet. 4 AVGRENSNINGER Prosjektet gir anbefalinger om avvikling av fagsystemer og databaser, men selve den fysiske avviklingen må skje i regi av IKT avdelingen som innehar kontraktsansvar og bestillerfunksjon. Aktivitetene innen digital samhandling er avgrenset i innhold i henhold til direktiv for delprosjektet (referanse 6) og til tidsperioden fra prosjektets B4 beslutning fram til Grunnleggende IKT opplæring ble tilbudt alle ansatte som en del av DIPS Fase 1 og vil ikke tilbys gjennom prosjektet i Fase 2. EDS rulles ut til alle døgnenheter i løpet av Fase 2, videre ibruktagelse skjer utenfor prosjektets regi og etter prosjektets avslutning. Tilgangsstyring og organisasjonsendringer i DIPS på levert løsning styres av funksjonell forvaltning (FFD), og ikke av prosjektet.

14 14 / 26 5 INTERESSENTER DIPS Fase 2 har en rekke interessenter, og prosjektet vil måtte kommunisere med disse i en rekke ulike kanaler. Hvert delprosjekt utarbeider en mer detaljert plan for kommunikasjon og tabellen under viser kun de viktigste interessentene i DIPS prosjektet, deres interessefelt, samt viktige kommunikasjonstiltak: Interessent Interesse Kommunikasjonstiltak Ansatte/klinisk personell God pasientbehandling Pulsen, ST nytt, mail Riktig pasientinformasjon tilgjengelig når man trenger den på tvers av profesjoner Generell og avdelingsspesifikk informasjon Muligheter for effektiv utførelse av egne Opplæring arbeidsoppgaver Allmøter Muligheter for å videreutvikle arbeidsprosesser Workshops God og relevant informasjon om sykehusets planer og status Ledelse i STHF og Betanien God pasientbehandling Tilfredse medarbeidere Tilrettelagt for god og effektiv ledelse, utvikling, styring og kontroll Effektiv og god ressursbruk Effektive og brukerorienterte prosesser Effektiv og god kommunikasjon i alle dimensjoner Pulsen, ST nytt, mail Jevnlig rapportering i ledermøter Saker tas opp til beslutning ved behov Klinikkvise møter ved behov Pasientorganisasjoner Rett pasient til rett og sikker behandling på rett sted til rett tid med rett oppfølgning Riktig bruk av skattebetalernes/fellesskapets penger Tillitsvalgte God pasientbehandling Trygg, utviklende og sosial arbeidsplass God og relevant informasjon om sykehusets planer og status Deltakelse i Brukerutvalg på forespørsel Jevnlige informasjons-/dialogmøter Helse Sør-Øst God pasientbehandling God, langsiktig utvikling i henhold til overordnede føringer God ledelse og effektiv styring og kontroll Jevnlig rapportering til Regional Klinisk Dokumentasjon og Digital Samhandling Deltakelse på forespørsel Deltakelse i regionale arbeidsgrupper Media Åpen, relevant og god informasjon Pressemeldinger Direkte kontakt ved hendelser Leverandører Effektivt og godt samspill Daglig oppfølging og samarbeid Styret God pasientbehandling God, langsiktig utvikling Jevnlige informasjonssaker til styremøtene God ledelse og effektiv styring og kontroll Primærhelsetjenesten/kommuner Effektivt og godt samspill med pasienten i fokus Generell skriftlig informasjon Deltakelse på samarbeidsmøter Møter med spesifikke kommuner Deltakelse i arbeidsgrupper i prosjektet 6 KRITISKE SUKSESSFAKTORER Prosjektet må ha forankring i ledelsen ved sykehuset og må få nødvendig prioritet. Det må være solid forankring i alle lederledd, de må stille seg bak prosjektet og være synlige i både med- og motgang

15 15 / 26 Prosjektet må ha tilgang til ressurser i riktig omfang og med rett kompetanse, som avtalt, gjennom hele prosjektperioden. Dette gjelder både ressurser fra STHF og Betanien, ressurser fra Sykehuspartner og ressurser fra eksterne leverandører. Leverandører som leverer hardware og software til avtalt tid, omfang og kvalitet God og tilstrekkelig opplæring av brukerne og krav til deltakelse på kurs for alle berørte yrkesgrupper i forbindelse med innføringen. God og løpende opplæring etter idriftsettelse. God informasjon til, og kommunikasjon med, alle ledere og ansatte som blir berørt av endringen God informasjon til, og kommunikasjon med, primærhelsetjenesten gjennom prosjektperioden 7 PROSJEKTORGANISERING OG STYRING Prosjektets fase 2 gjennomføres, i likhet med fase 1, som et samarbeidsprosjekt. Dette innebærer en integrert prosjektorganisasjon hvor STHF/Betanien, Sykehuspartner og DIPS arbeider tett sammen for å utforme de fleste av prosjektets leveranser. I den løpende prosjektplanen identifiseres den enkeltes ansvar for leveranser og aktiviteter i prosjektet. Sykehuspartner og DIPS har ansvar for å stille ressurser som er tilgjengelig med riktig kompetanse og kapasitet i forhold til prosjektets bestilling. Disse ressursene står under ledelse av STHF/Betaniens prosjektleder. 7.1 Prosjektets forhold til linjen Det legges opp til utstrakt forankring i utarbeidelse av arbeidsprosesser og rutiner for organisasjonen. Prosjektet er derfor avhengig av at linjen stiller med ressurser i prosjektet, og at prosjektet kan innhente informasjon fra det kliniske og administrative miljøet underveis i prosjektperioden. Linjens ansvar: Sikre at ressurser som avgis til prosjektet er frigjort fra kliniske oppgaver i avtalt periode. Være tilgjengelig for prosjektet i forhold til avklaringer og spørsmål som har betydning for prosjektet. Dette gjelder både klinisk personell og administrasjon Ledere må sikre at alle nødvendige yrkesgrupper får frigjort tid til å delta på opplæring Prosjektets ansvar: Sikre at beslutninger blir formidlet til organisasjonene. Koordinere og samle spørsmål til klinikk og administrasjon slik at man forstyrrer drift i minst mulig grad Utarbeide prosesser og rutiner sammen med linjen og gjennom dette sikre forankring i klinikken Holde klinikken oppdatert med viktig informasjon om prosjektet og fremdrift

16 16 / Prosjektorganisering Roller Ansvar Tilhørighet Prosjekteier Øverste ansvarlig for prosjektet STHF Program Mottar rapportering fra prosjektet og gir retningslinjer for HSØ utarbeidelse av regionale føringer Styringsgruppeleder Leder av styringsgruppen STHF Styringsgruppemedlem Deltar i Styringsgruppen STHF, Betanien, SP, DIPS, HSØ Prosjektleder Leder og ansvarlig for DIPS fase 2 STHF og Betanien STHF Delprosjektledere Leder for delprosjekt STHF, Betanien, SP Journalutvalg Prosjektet skal sikre at beslutninger rundt prinsipper for valg av STHF/Betanien løsning/konfigurasjon (tilganger, oppsett etc) blir fremlagt for journalutvalget. Journalutvalget har ansvar for å sikre beslutning rundt faglige og prinsipielle forhold som berører DIPS PAS/EPJ løsningen. Forvaltning (lokal og SP) Stille med ressurser ift prosjektets behov og kvalitetssikring mellom prosjekt og linje. Tett samarbeid for å sikre god overføring. STHF, Betanien, SP

17 17 / Roller og ansvar Nedenfor er roller og ansvar beskrevet i forhold til prosjektorganiseringen Prosjekteier: Beskrivelse Overordnet eier av prosjektet og ansvarlig for realisering av prosjektets målsetninger. Myndighet Prosjekteiers myndighet utledes fra sin stilling / formelle rolle i linjeorganisasjonen. Ansvar og oppgaver Tabell 3: Prosjekteier Prosjekteieren er linjeorganisasjonens øverste ansvarlige for prosjektet, og er ansvarlig for å iverksette igangsetting, videreføring og avslutning av prosjektet. Prosjekteier har et ansvar for at prosjektet planlegges iht Helse Sør-Øst sin prosjektmodell. Prosjekteier sikrer at nødvendige økonomiske midler er tilgjengelig for prosjektet Prosjekteier utpeker styringsgruppens leder og medlemmer og sikrer at gruppen har nødvendig myndighet og kompetanse. Prosjekteier sørger for at prosjektleder utpekes. Prosjekteier skal bistå og følge opp prosjektet, kommunisere med ledelsen og organisasjonen for øvrig for å sikre forankring og sørge for at endringer i organisasjonen/rammebetingelser som påvirker prosjektet hensynstas. Program i HSØ: Beskrivelse Støttefunksjon for prosjekter i programmet. Myndighet Avklaringer, føringer og prioritering innen programmets rammer Ansvar og oppgaver Tabell 4: Program Styringsgruppen: Sikre at det ikke blir ressurskonflikt mellom prosjektene i programmet Bistand i forhold til etablering og avslutning av prosjekt Oppfølging av fremdrift og avvik for underliggende prosjekter Bistå i anvendelse av etablerte maler og metodeverk Bistå i bruk av systemer og verktøy for prosjektstyring Bistå med ressurser til oppgaver og avklaringer Beskrivelse Myndighet Overordnet ansvarlig for styringen av prosjektet. Leder av styringsgruppen skal utpekes av prosjekteier. Leder av styringsgruppen er prosjekteiers representant i prosjektet. Styringsgruppemedlemmer er ansvarlige for realisering av prosjektets resultatmål innenfor prosjektmandatets rammer og sikre gode arbeidsforhold for prosjektet. Tillitsvalgte skal være representert i styringsgruppen. Styringsgruppen styrer prosjektet og tar nødvendige beslutninger innenfor prosjektets mandat. Ansvar og oppgaver Styringsgruppen skal sikre at prosjektet etableres iht. Helse Sør-Østs modell for prosjekt-, program-, og porteføljestyring. Styringsgruppen er ansvarlig for prosjektets resultater, og bistår og følger opp prosjektleder for å sikre at

18 18 / 26 prosjektet når sine mål. Tabell 4: Styringsgruppen Styringsgruppen godkjenner prosjektdirektiv, beslutningsunderlag, prosjektstyringsdokumenter, prosjektets resultat og leveranser. Styringsgruppen foretar nødvendige prioriteringer og løser eventuelle prioriteringskonflikter som måtte oppstå ift. for eksempel tid, kost og kvalitet. Leder av styringsgruppen er ansvarlig for å gjennomføre og lede styringsgruppemøter. Styringsgruppen følger opp saker fra styringsgruppemøtene som de er ansvarlige for, og sikrer at egen organisasjon lever opp til sine forpliktelser overfor prosjektet. Øvrige oppgaver er å: støtte prosjektleder og prosjektet sikre at prosjektets ressurs- og kompetansebehov dekkes støtte prosjektet i egen organisasjon være proaktiv ift. saker som prosjektet bør være oppmerksomme på/må løse tidlig sikre at prosjektet ikke går utover sitt mandat gi styringssignaler og andre innspill til prosjektleder Styringsgruppen skal sikre at beslutninger som får konsekvenser i egen organisasjon eller i Helse Sør- Øst for øvrig, er forankret på rett nivå før beslutninger fattes. Styringsgruppeleder rapporterer jevnlig til prosjekteier. Det er planlagt at det skal holdes styringsgruppemøter hver måned. Det er prosjektleder som kaller inn til styringsgruppemøter i samråd med styringsgruppens leder. Dokumentasjon sendes ut senest tre virkedager før møtene, dersom ikke annet er avtalt. Styringsgruppen består av følgende personer: Navn Stilling/rolle Halfrid Waage Agnete Dalevoll Anlaug Botnen Berit Kvarø Unhammer Kirsten Ekeland Harald Strøm Inger Ann Aasen Tine Benedicte Sand Wirsching Terje Danielsen Tor Arne Viksjø Kjell Arne Grøtting Bengt D. Nilssen Tabell 5: Styringsgruppens medlemmer Styringsgruppeleder, Fagdirektør STHF Styringsgruppemedlem, Kirurgisk klinikk Styringsgruppemedlem, Medisinsk klinikk Styringsgruppemedlem, Klinikk Notodden/Rjukan Styringsgruppemedlem, Psykiatrisk klinikk Styringsgruppemedlem, IKT sjef STF Styringsgruppemedlem,NSF Styringsgruppemedlem,Sykehuspartner Administrerende Direktør Betanien Hospital Administrerende Direktør DIPS Observatør, Program for Digital Samhandling I styringsgruppen møter også: Benedicte Børge Ask Prosjektleder DIPS fase 2 Øyvind Tobiassen Yrjan Schaug Observatør, Program for Regional Klinisk Dokumentasjon Assisterende Prosjektleder Sykehuspartner Assisterende Prosjektleder DIPS/Deloitte

19 19 / 26 Prosjektleder: Beskrivelse Prosjektleder utøver den daglige ledelsen av prosjektet. Myndighet Prosjektets styringsgruppe gir prosjektleder myndighet til å styre prosjektet. Ansvar og Oppgaver Tabell 6: Prosjektleder Prosjektlederen er ansvarlig for å styre prosjektet slik at det når sine mål innenfor godkjent prosjektmandat og - direktiv (økonomi, ressurser, tid). Daglig ledelse av prosjektet og prosjektgruppen Utarbeide prosjektdirektiv (dette dokument) Prosjektets løpende styring og fremdrift av leveranser og milepæler i forhold til tid, kost og kvalitet, inkl. statusrapportering til og forankring mot styringsgruppen og ledergruppen Disponering av ressurser og midler innenfor lokal finansiering Som ansvarlig for den daglige ledelse av prosjektet skal prosjektlederen sikre at de ressursene som er i prosjektteamet spiller konstruktivt sammen, både innbyrdes og i forhold til de målene som eksisterer for prosjektet Informere om og forankre DIPS prosjektet i organisasjonen Vurdere og estimere samlede konsekvenser i forhold til ressurser- tid og budsjett for planlegging og gjennomføring av DIPS fase 2 i STHF og Betanien Vurdere risikobildet kontinuerlig og rapportere til styringsgruppen Vurdere avhengigheter til andre prosjekter Prosjektlederens ansvar i forhold til styringsgruppen er å sørge for grunnlaget for styringsgruppens beslutninger og rapportering av status på regelmessige styringsgruppemøter. Prosjektleder innkaller til styringsgruppemøter etter avtale med leder av styringsgruppen. Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen og sikrer rapportering til HSØ. Prosjektleder skal identifisere behov for prosjektressurser og bemanne prosjektet iht. prosjektdirektivet. Prosjektleder er ansvarlig for å følge Helse Sør-Østs modell for prosjekt-, program- og porteføljestyring. Beskrivelse av øvrige roller og ansvar: I tabell under er det beskrevet et utvalg av roller og ansvar som ligger til den enkelte. De enkelte rollers omfang i tid og stillingsbrøker fremgår initielt av budsjett for prosjektet. Rolle Oppgaver og ansvar Ass. Prosjekt-leder Ass. Prosjektleder for Sykehuspartner rapporterer til prosjektleder og bistår prosjektleder med etablering og Sykehus-partner gjennomføring av prosjektet. Ass. Prosjektleder er bindeleddet inn mot Sykehuspartner, og skal sikre ressurser fra Sykehuspartner, samt følge opp at ressurser ivaretar sin rolle og funksjon. Ass prosjektleder for Sykehuspartner skal følge opp de tekniske delprosjektene (test, integrasjoner/teknisk og delprosjekt digital samhandling), samt at oppgaver og leveranser leveres i henhold til prosjektplan innenfor avtalte rammer og tidsfrister. Ass. Prosjekt-leder DIPS Dette innebærer blant annet oppgaver som: Bistå prosjektleder med informasjon og leveranser for delprosjektene test, integrasjon/teknisk og digital samhandling, og sikre nødvendig dokumentasjon av dette Sikre og følge opp risiko, samt følge opp at tiltak blir håndtert i Sykehuspartner Rapportere time- og reise kostnader jevnlig prosjektleder Ass. Prosjektleder for DIPS/Deloitte rapporterer til prosjektleder og bistår prosjektleder med etablering og gjennomføring av prosjektet, samt utarbeide utkast til styrende dokumenter etter avtale med prosjektleder. Ass. Prosjektleder skal være bindeledd mellom kunde og Leverandør (DIPS), sikre ressurser fra DIPS/Deloitte og følge opp at nevnte ressurser ivaretar sin rolle/funksjon. I tillegg skal det rapporteres jevnlig timeforbruk fra Leverandør (DIPS). Sammen med prosjektleder skal Ass. Prosjektleder være pådriver for fremdrift i prosjektet, og bidra til at oppgaver og leveranser leveres i henhold til prosjektplan innenfor avtalte rammer og tidsfrister. Dette innebærer blant annet oppgaver som: Bistå med prosjektetablering (malverk, rapporteringsveier etc.) Utarbeide utkast til styrende dokumenter etter bestilling fra prosjektleder Rapportere time- og reise kostander jevnlig til prosjektleder

20 20 / 26 Sikre rutiner for innmelding av endringsønsker i DIPS Controller Delprosjekt-ledere Prosjekt-deltakere Arbeids-gruppedeltakere DIPS Løsningsarkitekt Prosjektets Controller har ansvar for å følge opp prosjektets regnskap. Controller mottar rapport fra ass. Delprosjektleder fra Sykehuspartner og DIPS/Deloitte jevnlig etter behov. Controller følger opp gjeldende budsjett/regnskap med prosjektleder månedlig, og deltar på prosjektledermøter på innkalling fra prosjektleder. Delprosjektleder har ansvar for å planlegge og følge opp delprosjektets leveranser. Delprosjektleder rapporterer til prosjektleder innenfor tid, kost og kvalitet (herunder omfang) i delprosjektledermøter på det formatet som er gitt fra prosjektleder. Prosjektdeltaker er ansvarlig for å utføre de oppgaver som er avtalt med delprosjektleder innen de rammer som er avtalt og rapportere fortløpende aktivitet og avvik på det formatet som gjelder i prosjektet. Deltakere i arbeidsgruppen skal delta på avtalte møter og skal sørge for at de oppgaver som er angitt i mandat for arbeidsgrupper blir utført. De rapporterer fremdrift/risiko til sin arbeidsgruppeleder. Ansvarlig for å etablere rutiner rundt konfigurering av DIPS utvikling. Dette innebører å utarbeide konfigurasjonslogg og følge opp at disse rutinenen følges. DIPS løsingsarkitekt skal være rådgiver overfor alle relevante problemstillinger knyttet til løsning/konfigurasjon i DIPS. 7.4 Avvikshåndtering Delprosjektene rapporterer eventuelle avvik til prosjektledelsen i DIPS prosjektet Fase 2 for iverksettelse av korrigerende tiltak. Dette omfatter avvik med hensyn til følgende områder: Tid (Milepæl og aktivitetsplan) Kostnad (Ressursutnyttelse) Kvalitet (Leveranser) Risiko (Risikoanalyse) Omfang Dersom avvik ikke kan forhindres ved omdisponeringer internt i prosjektet vil disse presenteres for styringsgruppen. 8 RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 8.1 Resultatmål EDS skal være rullet ut ved alle døgnenheter ved STHF og Betanien DIPS operasjonsplan skal være tatt i bruk ved alle relevante enheter ved STHF og Betanien Begge sykehus skal ha innført tjenestebasert adressering, som åpner for full bredding av elektroniske epikriser og henvisninger Alle svarmeldinger skal være migrert til regional meldingsplattform, og Amtrix skal være avviklet PLO meldinger skal være innført til alle kommuner som har lagt til rette for dette Arena sengepostliste skal være tatt i bruk ved akuttmottak i og på Notodden Optimaliseringstiltak skal være gjennomført i henhold til plan for DP løsning (ref liste i kap ) Alle planlagt integrasjoner skal være etablert uten feil Alle nye deler av løsningen, samt alle integrasjoner, skal være tilstrekkelig testet Alle berørte yrkesgrupper skal ha mottatt relevant og tilstrekkelig opplæring Det skal kommuniseres strukturert gjennom ulike kanaler til ulike målgrupper på riktige tidspunkter

21 21 / Effektmål Effektmål skal være forbedringer i forhold til dagens situasjon og er konsentrert om bedre opplevd behandlingskvalitet, trygg informasjonsflyt og effektive arbeidsprosesser. Med bakgrunn i det ovenstående ble det i DIPS Fase 1 identifisert seks overordnede effektmål: Bedre pasientbehandling; kvalitet, sikkerhet, effektivitet God informasjonssikkerhet Effektive og standardiserte administrative prosesser God og tilgjengelig styringsinformasjon Bedret samhandling God og forutsigbar teknisk drift og forvaltning Disse effektmålene videreføres i Fase 2 og er konkretisert i de ulike delprosjektene. 8.3 Gevinster Det er i Fase 1 utarbeidet konkrete avtaler om gevinstmål med hver enkelt klinikk og null-linjemålinger ble gjennomført i januar/februar Gevinster skal deretter måles og evalueres en gang årlig, første gang i mars Ansvaret for gevinstrealisering ligger etter innføring av DIPS i linjen. For å sikre at ledelsen tar dette ansvaret, er det utarbeidet gevinstavtaler som vedlegg til lederavtalene. For ytterligere å sikre gevinster er det opprettet en gevinstansvarlig funksjon i hver klinikk som ivaretas sentralt av funksjonell forvaltning. Prosjektet skal allikevel også i fase 2 legge til rette for realisering av gevinster og bidra til å sikre at gevinster realiseres. Dette arbeidet vil foregå i samarbeid mellom de enkelte delprosjektene, funksjonell forvaltning og klinikkenes gevinstansvarlige. Det vises for øvrig til Gevinstrealiseringsplan utarbeidet i Fase 1, for detaljer rundt det videre arbeidet med gevinstrealisering.

22 22 / 26 9 HOVEDMILEPÆLER Figuren under viser overordnet prosjektplan fordelt på aktiviteter: Prosjektledelse Optimalisering: Optimalisering: Planlegging og etableringsfase Arena sengepostliste: Skanning: Hel-elektronisk pasientjournal Betanien/Kvalitetssikring skanningsliste EDS: Konfigurering/T Operasjonsplan: Konfigurering/test Digital samhandling - Bredding elektr.: PLO-meldinger Integrasjoner/ teknisk : Epikriser/He Migrering elektroniske svar Test: EDS/Operasjonsplan/Arena sengepostliste/integrasjoner Gevinst O p Puljevis opplæring Puljevis implementering Puljevis Puljevis Integrasjoner Pulje 1,2,3,4/Teknisk infrastruktur Start B Avslutni ng Tabellen under viser hovedmilepælene innenfor hvert delprosjekt: Milepæl Dato fullført Overordnet Planleggingsfasen Når B4 beslutning foreligger for Fase Når Fase 2 er avsluttet DP Løsning Når tiltak er implementert i organisasjonen Når DIPS Arena sengepostliste er implementert ved STHF Når skanningsliste er godkjent i journalutvalget Når EPJ dato er oppnådd (Betanien) DP EDS Når EDS er ferdig konfigurert og klar til test Når EDS pulje 1 er produksjons satt Når utrulling på alle enheter er gjennomført DP Operasjonsplan Når konfigurasjon er ferdig og klar for test Når Operasjonsplan er produksjons satt ved Rjukan/Notodden/Kragerø Når Operasjonsplan er produksjons satt ved Betanien Når Operasjonsplan er produksjons satt ved /Porsgrunn

23 23 / 26 Digital samhandling PLO Når pilot med første kommune er gjennomført PLO Når overlevering til forvaltning er gjennomført Epikrise Når oppfølgingsaktiviteter av delprosjekt mot aktuelle legekontor er gjennomført Når STHF og Betanien har klargjort tjenester som skal publiseres gjennom NHN Når elektroniske svar er produksjonssatt på ny integrasjonsplattform DP Teknisk/Integrasjoner Når pulje 1 integrasjoner er overlevert til drift Når pulje 2 integrasjoner er overlevert til drift Når pulje 3 integrasjoner er overlevert til drift Når pulje 4 integrasjoner er overlevert til drift Når lokal klienttrafikk for DIPS er kryptert Når lesetilgang ved bortfall av Digiplex er sikret Test Når overordnet testplan er godkjent Når siste testrapport er godkjent BUDSJETT (OVERORDNET) 10.1 Prosjektbudsjett Prosjektet er budsjettert til ca. kr. 50 millioner, og fordeler seg mellom de ulike delprosjektene som vist under: Delprosjekt Sum 2013 Sum 2014 Sum totalt Prosjektledelse og fellesfunksjoner Løsning EDS Operasjonsplan Digital samhandling Integrasjon/teknisk Test Totalsum Følgende overordnede forutsetninger er lagt til grunn: Budsjettet er lagt i 2013-kroner. Det er ikke tatt hensyn til eventuelle kostnadsendringer i Skillet mellom forprosjekt og gjennomføringsprosjekt er av regnskapsmessige årsaker satt til månedsskiftet august-september. Forprosjektet dekkes i sin helhet gjennom regionalfinansiert investering fra program for Regional klinisk dokumentasjon (RKD). DIPS Arena sengepostliste er foreløpig ikke en del av den regionale løsningen, og skal derfor finansieres lokalt (mer om regional vs. lokal finansiering i 10.2) Opplæring er ikke et eget delprosjekt, men er i stedet lagt inn i de enkelte delprosjektene der den skal foregå. Opplæring skal føres som drift og finansieres lokalt. Arbeid på delprosjekt Digital samhandling som skal leveres av program for Digital samhandling (DS) er ikke tatt med i budsjettet, da dette ikke er estimert fra DS. Dette skal finansieres av DS.

24 24 / 26 Tabellen under viser fordelingen mellom de ulike leverandører. Andre er i all hovedsak leverandører av integrasjoner og investeringer i Hardware. Leverandør Sum 2013 Sum 2014 Sum Totalt STHF/Betanien Sykehuspartner DIPS Andre Totalsum Hver enkelt prosjektdeltaker har ansvar for å følge opp sin del av avtaler og oppgaver slik at det forløper i henhold til budsjett. Eventuelt avvik eller tegn på at avvik kommer til å oppstå skal rapporteres via delprosjektleder til prosjektleder umiddelbart. Prosjektleder rapporterer fortløpende på økonomisituasjonen til styringsgruppen Finansiering DIPS fase 2 finansieres gjennom flere ulike finansieringskilder, og fordelingen av budsjettet er gjort basert på HSØ s vedtatte prinsipper for regional finansiering (jfr styresak HSØ RHF 066/2012). Prinsippene for felles regionale løsninger oppsummeres som følger: Regionen finansierer o Etablering av felles regionale løsninger o Etablering av felles informasjonsgrunnlag o Utarbeidelse av standard arbeidsprosesser og prosedyrer o Utarbeidelse av opplegg og materiell for felles informasjon og opplæring Helseforetakene finansierer o Kostnader knyttet til innføring i egen organisasjon o Eventuelle foretaksspesifikke tilpasninger av de regionale løsningene o Foretaksspesifikke tiltak godkjent av det regionale Fornyingsstyret I praksis betyr dette at kostnadene til DIPS fase 2 fordeler seg som følger: Delprosjekt Finansieringskilde Finansieringsform Sum 2013 Sum 2014 Sum Totalt Prosjektledelse og fellesfunksjoner Regional Investering Prosjektledelse og fellesfunksjoner Lokal Drift Løsning Lokal Investering Løsning Lokal Drift EDS Lokal Drift Operasjonsplan Regional Investering Operasjonsplan Lokal Drift Digital samhandling Lokal Drift Integrasjon/teknisk Regional Investering Test Regional Investering Test Lokal Drift Totalsum For følgende delprosjekt er finansieringen planlagt fordelt etter fordelingsnøkkel fordi kostnadene ved dem ikke kan henføres direkte til regionalt eller lokalt finansierte aktiviteter:

25 25 / 26 Prosjektledelse og fellesfunksjoner (herunder administrative kostnader) Test Fordelingsnøkkel er estimert til 54 % lokal og 46 % regional finansiering og er definert av fordelingen mellom lokal og regional finansiering på de øvrige delprosjektene, der det er mulig å henføre kostnadene direkte til regionalt eller lokalt finansierte aktiviteter. 11 RISIKO Gjennom prosjektets fase 1 hadde prosjektledelsen stort fokus på risiko og tiltak, noe som gjorde prosjektet i stand til å levere innen avtalte rammer til tross for utfordringer underveis. En felles forståelse av risiko og klassifisering av risiko innad i prosjektet og i styringsgruppen, bidro til å bruke risikomatrisen som et effektivt og godt styringsverktøy. Gjennom planleggingsperioden av fase 2 har alle delprosjektene identifisert sine initielle prosjektrisiki. Totalt er det identifisert 50 risikofaktorer per medio september, disse er sammenstilt i Risikomatrise fase 2 (referanse 10). Basert på denne er følgende overordnede risikofaktorer identifisert: Uønsket hendelse Sannsynlighet Konsekvens (beskrivelse) Mangel på ressurser i riktig Stor omfang med riktig kompetanse i delprosjektene Forsinket/manglende utstyr ved oppstart Manglende forankring i ledelsen Underestimering av prosjektkostnader Forsinkelser hos leverandører og samarbeidspartnere Uklarhet/misforståelse ift ansvar og finansiering Optimaliseringstiltak er ikke i henhold til linjeorganisasjonen behov. Manglende vilje hos sluttbrukere til å ta i bruk optimaliseringstiltak Moderat Liten Leveranser forsinkes, kvalitet kan forringes, og forankring svekkes Oppstart forsinkes, og brukere får en dårlig opplevelse av nytt system Ansatte fristilles ikke til deltakelse i prosjekt og opplæring Konsekvens Risiko Tiltak Alvorlig Kritisk Tett dialog med linjeledelse for å forankre og synliggjøre behov Moderat Høy Tidlig kartlegging av behov Tidlig bestilling Jevnlig oppfølging til levering Moderat Moderat Tett dialog Jevnlig, relevant informasjon Liten Budsjettet sprekker Moderat Moderat Kontinuerlig overvåking av kostnader Rask eskalering ved økning kostnadsnivå Prioritering av oppgaver Moderat Liten Moderat Oppstart forsinkes, med påfølgende økte kostnader Oppgaver faller mellom to stoler og utføres forsinket, eller utføres ikke. Manglende stabilisering og optimalisering av DIPS PAS/EPJ. Ingen forbedringer i måling av kvalitetsindikatorer ved STHF og Betanien. Redusert kvalitet i pasientbehandlingen. Fare for pasientsikkerheten. Moderat Høy Tidlig avklaring av behov for bistand Klare avtaler Moderat Moderat Tett dialog med de ulike aktører Tett oppfølging av leveranser Moderat Høy Sikre at optimaliseringstiltak er i henhold til sluttbrukernes behov og ivaretar pasientsikkerheten. Sikre forankring av tiltak opp mot klinikere, gjennom møter med linjeorganisasjonen, referansegrupper og testing/korrigering av tiltak