Diagnostisering av eiendomsforvaltning

Transkript

1 Per T. Eikeland og Fredrik Horjen Diagnostisering av eiendomsforvaltning Rapport fra utprøving i 5 kommuner Tillegg til forprosjektrapport til KLP Skadeforsikring Oslo - November 6

2 INNHOLD SAMMENDRAG...3 BAKGRUNN OG FORMÅL...4 SAMMENHENG MELLOM FORVALTNINGSREGIME, BYGNINGSMESSIG TILSTAND OG SKADERISIKO INNSAMLING AV DATA UTVALG AV KOMMUNER TIL DELTAKELSE I PROSJEKTET INFORMASJON OM FORVALTNINGSREGIME INFORMASJON OM BYGNINGENES TILSTAND OG SKADERISIKO INFORMASJON OM SKADER I ÅRENE INFORMASJON OM KOMMUNENES EGENANDEL I FORSIKRING ANALYSE OG RESULTATER SAMMENSTILT FOR KOMMUNENE HYPOTESE A): DIAGNOSEN AV BYGNINGENES TILSTAND VIL VÆRE BEDRE DESS BEDRE DIAGNOSEN AV FORVALTNINGSREGIMET ER HYPOTESE B): JO BEDRE DIAGNOSE AV BYGNINGENES TILSTAND, DESS LAVERE RISIKO FOR SKADER HYPOTESE (C): JO BEDRE DIAGNOSE AV FORVALTNINGSREGIMET, DESS LAVERE RISIKO FOR SKADER OPPSUMMERING AV ANALYSEN DIAGNOSEVERKTØYET - JUSTERT BASERT PÅ ERFARINGER FRA UTPRØVINGEN VIDEREFØRING VERKTØY BRUKT SOM EGENERKLÆRING I FORBINDELSE MED FORSIKRING VIDERE UTVIKLING OG UTPRØVING FORMIDLING PÅ INTERNETT KURS OG KONFERANSER NØKKELTALL OG BENCHMARKING FORANKRING, RETTIGHETER, FORVALTNING OG VIDERE UTVIKLING AV VERKTØYET...34 Side :

3 Sammendrag KLP skadeforsikring søker etter verktøy og metoder for å vurdere og redusere skaderisiko ved å gjennomføre målrettede undersøkelser av ulike forhold hos forsikringstakerne. Forfatterne av denne rapporten utarbeidet for KLP høsten 5 et verktøy for vurdering av forvaltningsregime, det vil si hvordan eiendomsforvaltningen er organisert og drives i kommunene. Bakgrunnen for oppdraget var en antatt sammenheng mellom forvaltningsregime og skaderisiko. Resultatet ble et skjema med 3 spørsmål/tema der forvaltningen karakteriseres. KLP ønsket å prøve ut verktøyet for å se om det var sammenheng mellom diagnosen og egen skadestatistikk. KLP ønsket samtidig en utprøving av et tidligere utviklet verktøy for vurdering av tilstand og skaderisiko, som ble lagt til undersøkelsen. Arbeidet har omfattet følgende aktiviteter: Klargjøre skjema/verktøy for egenutfylling i kommunene Velge ut og tilby utvalgte kommuner deltakelse i prosjektet Sende ut skjema og følge opp kontaktpersoner i kommunene som meldte seg på Samle inn og systematisere informasjonen fra kommunene Sende ut foreløpig sammenstilling til deltakerkommunene Arrangere møte for deltakerkommunene med presentasjon og drøfting av resultatene fra undersøkelsen Justere/forbedre verktøyet på grunnlag av innspill fra prosjektdeltakerne Utarbeide rapport fra prosjektet For kommunene som deltok i undersøkelsen vises det en positiv sammenheng mellom organisering og skadeomfang og mellom bygningsmessig tilstand/skaderisiko og skadeomfang. Jo bedre organisering, jo færre skader og jo bedre bygningsmessig tilstand jo færre skader. Utvalget på 5 kommuner er imidlertid for lite til å kunne trekke klare konklusjoner. Resultatene må sees som positive indikasjoner som kan undersøkes i et eventuelt hovedprosjekt. Det er også andre usikkerhetsfaktorer i undersøkelsen som er nærmere beskrevet i rapporten. Arbeidet med undersøkelsen er gjennomført i perioden mars til oktober 6. Verktøyet for diagnostisering av forvaltningsorganisasjoner et utviklet med tanke på en generell vurdering av forvaltningsorganisasjoner basert på Kriterier for god eiendomsforvaltning i NOU 4:, og kan dermed også ha en anvendelse utover det å vurdere skaderisiko. Verktøyet er allerede gjort tilgjengelig for kommunene gjennom FOBE- Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer. En videre formidling til kommunene og andre forvaltere anbefales. Side : 3

4 Bakgrunn og formål Det er et kjent fenomen at mange kommuner har problemer med å ta godt nok vare på sine eiendommer. I den senere tid er dette tatt opp og behandlet i NOU 4: Velholdte bygninger gir mer til alle og i Riksrevisjonens dokument nr 3:3 (4-5) om hvordan kommunene forvalter sine skolebygg. Dårlig forvaltning fører til økt skaderisiko i den kommunale bygningsmassen. Både kommunene og forsikringsselskapene har interesse av å redusere skaderisikoen. Fra forsikringsselskapenes side er det dessuten interessant å ha verktøy for å vurdere skaderisiko for en kommunal bygningsportefølje. Dette kan gjøres ved å registrere bygningenes tilstand evaluere forvaltningsregimet Dette kan eventuelt brukes som grunnlag for å vurdere skaderisiko for bygningsmassen. Når det gjelder registrering av bygningenes tilstand vises det til allerede gjennomført prosjekt for utvikling av verktøy for kartlegging av tilstand og skaderisiko for bygninger. Verktøyet er utviklet i samarbeid mellom KLP, Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer (FOBE) og Stiftelsen Byggsertifisering (SB). Forvaltningsregimet omfatter både organiseringen av eiendomsforvaltningen og systemer knyttet til eierskap, finansiering, drift, vedlikehold og utvikling av kommunens eiendommer. Det er i liten grad gjort undersøkelser av mulige sammenhenger mellom forvaltningsregime og skaderisiko. Men det er faglig lett å argumentere for at en faglig god, systematisk og effektiv eiendomsforvaltning vil gi lavere skaderisiko enn en forvaltning preget av manglende oversikt, mangelfull faglig kompetanse og kapasitet, tilfeldig og usystematisk oppfølging av eiendommene osv. Det vil være ulike oppfatninger om hva som er et godt forvaltningsregime. I NOU 4: er det gjort et grundig arbeid for å utarbeide kriterier for god eiendomsforvaltning (se (), kap. 3.3 og 9.). I det utviklede verktøyet ble det tatt utgangspunkt i disse kriteriene og annen tilgjengelig faglitteratur. Formålet med undersøkelsen var å undersøke om verktøyet for vurdering av forvaltningsregime kan brukes til å vurdere skaderisiko i en aktuell kommune og vurdere om et godt forvaltningsregime også fører til bedre tilstand og lavere skaderisiko. Side : 4

5 Sammenheng mellom forvaltningsregime, bygningsmessig tilstand og skaderisiko Det er mange argumenter som taler for at forvaltningsregime og bygningsmessig tilstand påvirker skaderisiko. Forvaltningsregimet er et vidt begrep, som omfatter mål og strategier for bygningsforvaltningen, organiseringen med roller, ansvar og kompetanse, rutiner og regler, økonomiske rammebetingelser og systemer for planlegging og oppfølging osv, det vil si hele det administrative, økonomiske og sosiale systemet som ivaretar (eller forsømmer) bygningens bruk, tilsyn, drift og vedlikehold og ikke minst utvikling av bygningen. Det kan umiddelbart virke selvsagt at forvaltningsregimet er et årsakskompleks som må ha dominerende betydning for den bygningsmessige tilstanden. I NOU 4: kap. 3 påpekes det i utredningen at det også er andre forhold som har direkte betydning for tilstanden eller som har betydning for vedlikeholdsbehovet. Dette er sammenfattet i følgende diagram (fra NOU 4:): BYGGEPROSESSEN BYGGEPROSESSEN skader som utbedres i prosessen inkl reklamasjonstiden skader som ikke lar seg utbedre, verdiforringelse skader som opptrer senere PÅKJENNINGER PÅKJENNINGER SOM BYGNINGEN SOM BYGNINGEN IKKE ER FORUT- IKKE ER FORUT- SATT Å TÅLE SATT Å TÅLE naturskader, klimaendringer feil eller uforutsett bruk, overbelastning, hærverk behov for esktraordinært vedlikehold og reparasjoner forsømmelse av ekstraordinært vedlikehold BYGNINGENS TILSTAND SKADER VERDIFALL behov for normalt vedlikehold av materialer og løsninger DRIFT DRIFT OG OG VEDLIKEHOLD VEDLIKEHOLD forsømmelse av planlagt vedlikehold feil utførelse av vedlikeholdet Forvaltningsregimet gir rammebetingelsene for løpende drift og vedlikehold, men har også betydning for byggeprosessen og for eventuell feil bruk av bygningen, overbelastning og hærverk. Det er altså en rekke årsakssammenhenger som forvaltningsregimet har betydning for bygningens tilstand. Videre kan vi anta at tilstanden har betydning for skaderisiko. Brann og vannskader, som er de dominerende kategoriene av forsikringsskader vil på mange måter kunne forventes å ha sammenheng med tilstanden på bygningen. Etter hvert som viktige tekniske kvaliteter forringes som følge av elde, blir ettersyn, vedlikehold, utskiftninger og reparasjoner viktig for å unngå økt skaderisiko. Dette er forhold som styres av forvaltningsregimet, men selvsagt også av den tilgangen forvaltningsregimet har på økonomiske, faglige og tekniske ressurser. Løpende tilsyn vil også kunne forbygge skader som følge av feil bruk, overbelastninger av konstruksjoner og installasjoner, hærverk og skader som oppstår spontant og som kan forhindres i å få omfattende konsekvenser dersom de tas hånd om i tide. Sammenhengen mellom forvaltningsregime, bygningenes tilstand og skaderisiko kan sammenfattes i følgende figur: Side : 5

6 Antatte sammenhenger FORVALTNINGS- REGIME BYGNINGENES TILSTAND RISIKO FOR SKADER Det neste spørsmålet blir da om de diagnoseverktøyene som er foreslått her, er gode indikatorer på de forhold ved forvaltningsregimet og ved bygningenes tilstand som har betydning for skaderisikoen slik figuren illustrerer. Hypotesene er at Hypoteseproblemet Dersom diagnoseverkøyene har høy validitet, forventer vi følgende sammenhenger: BYGNINGENES TILSTAND FORVALTNINGS- REGIME Diagnoseverktøyfor forvaltningen Diagnoseverktøyfor bygningene RISIKO FOR SKADER (a) diagnosen av bygningenes tilstand vil være bedre dess bedre diagnosen av forvaltningsregimet er, (b) jo bedre diagnose av bygningenes tilstand, dess lavere risiko for skader (c ) jo bedre diagnose av forvaltningsregimet, dess lavere risiko for skader Man kan også betrakte disse hypotesene som en påstand om validitet mellom de diagnoseverktøyene vi utvikler, og de virkelige forholdene vi tar sikte på å diagnostisere: forvaltningsregimet og bygningenes tilstand. For å teste ut disse hypotesene har vi undersøkt forholdene i et utvalg av kommuner som omfatter de som har hatt størst omfang av forsikringsskader i senere år og de som har hatt minst skader. Metodeproblemet er da først og fremst spørsmålet om tidligere forsikringsskader er en god indikator på risiko for fremtidige skader. Når vi bruker tidligere forsikringsskader som indikator på risikoen for fremtidige skader, forutsetter vi en slags status quo. Det er jo lett å tenke seg at omfattende skader tidligere kan ha ført til at eier og forvalter har funnet det nødvendig å gjennomgå sitt forvaltningsregime og utbedre bygningenes tilstand. Side : 6

7 Metodeproblemet FORVALTNINGS- REGIME Diagnoseverktøy for forvaltningen BYGNINGENES TILSTAND Diagnoseverktøy for bygningene Tidligere forsikringsskader RISIKO FOR SKADER Ved vurderingen av de sammenhengene vi kan registrere mellom diagnoseverktøyene og tidligere forsikringsskader, er det derfor viktig å ta forbehold om at tidligere forsikringsskader har begrenset gyldighet (validitet) som indikator på risiko for fremtidige skader ut fra det forvaltningsregimet vi registrerer i dag og den bygningsmessige tilstanden vi registrerer i dag. I tillegg til det som er anført ovenfor er det også slik at en rekke mindre skader ikke blir registrert som forsikringsskader. Kommunene har varierende egenandel i sine forsikringsavtaler. Tidligere forsikringsskader gir heller ikke av denne grunn en god indikasjon på skaderisikoen. Ruteknusing, tagging og andre skader vil kunne forebygges av en god eiendomsforvaltning og en godt vedlikeholdt bygning. Likevel er det vår vurdering at det kan være en god test på verdien av de diagnoseverktøyene som foreslås å undersøke om forholdene i kommuner som har hatt omfattende forsikringsskader sammenlignet med forholdene i kommuner som har hatt lite omfang av forsikringsskader. Det er derfor gjort en slik forundersøkelse. Side : 7

8 3 Innsamling av data 3. Utvalg av kommuner til deltakelse i prosjektet Det var en målsetting om å få med minimum kommuner i undersøkelsen med god spredning i henhold til KLP s skadestatistikk. KLP hadde statistikk over antall skader og utbetalinger i årene -5, og sendte på denne bakgrunn ut invitasjon til et utvalg på 3 kommuner som ble anmodet om å melde seg på prosjektet. Antall kommuner som meldte seg på i første runde var imidlertid ca. For å komme opp i ønsket antall ble det sendt invitasjon til nye 3 kommuner. Antall kommuner som melde seg på prosjektet totalt ble med dette over. Av disse har 5 kommuner sendt inn komplett utfylte skjema. Kommunene representerer en god spredning når det gjelder geografi, kommunestørrelse og skadeomfang (antall skader og total skadeutbetaling i årene -4). Fra kommunene som har deltatt i prosjektet er det samlet inn følgende informasjon: 3. Informasjon om forvaltningsregime Informasjon om forvaltningsregime ble samlet inn i form av skjema som kontaktpersonen i den enkelte kommunene fylte ut. Skjema og svar fra hver av de 5 kommunene fremgår av kommende tabell (tabell 3.5), der er best og 3 er dårligste karakter. 3.3 Informasjon om bygningenes tilstand og skaderisiko Informasjon om tilstand og skaderisiko for bygningsmassen har blitt samlet inn fra kontaktpersonene i kommunene som har fylt ut oversendt skjema. I skjemaet har de gitt sin vurdering av tilstanden og skaderisikoen for alle større bygg i kommunen. Verdiene er så summert opp til en samlet vurdering av tilstanden og skaderisikoen for de vurderte byggene som helhet (se kommende tabell 3.5) 3.4 Informasjon om skader i årene -4 Oversikt over antall skader og skadeutbetalinger fra KLP i årene -4 er gitt fra KLP s skadearkiv/statistikk i form av antall skader per inn bygger og skadeutbetaling per innbygger i årene - 4 ( se tabell 3.5) 3.5 Informasjon om kommunenes egenandel i forsikring Informasjon om hvilken egenandel kommune til 5 betaler er samlet inn fra KLP. Tabell 3.5 presenteres på neste side. Side : 8

9 KOMMUNE Gjs FORVALTINGSREGIME - KRITERIER D Foreligger det overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen?,7 3 ingen kjente mål 3 3 enkle prioriteringer overordnete mål, men vanskelig å legge til grunn for planleggingen klare, overordnete mål som legges til grunn for planlegging og rapportering D Har forvalter og eier pålitelig og relevant tilstandsinformasjon?,3 3 det finnes ingen tilstandsinformasjon, mangler oversikt 3 enkel tilstandsinformasjon hos forvalter, eier mottar bare generell omtale brukbar tilstandsinformasjon, bra oversikt over eiendommene, rapporteres delvis til eier både forvalter og eier har systematisk tilstandsinformasjon og data for alle eiendommer; gir grunnlag for planlegging og budsjettering D3 Foreligger det et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen?,7 3 forvaltningen skjer ad hoc, uten vedtatte planer det finnes planer, men disse legges ikke til grunn for budsjettering eller rapportering det foregår systematisk planlegging og rapportering i forhold til plan som., men dessuten knyttet opp til ressurstildeling og benchmarking D4 Er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter?, 3 det er knapt nok dekning for bundne driftsutgifter uklart om tilstrekkelige midler kan disponeres til vedlikehold inneværende år vedlikeholdsbudsjettet for inneværende år er dekkende for behovet som, dessuten stabilt grunnlag for å planlegge flere år fremover D5 Blir lovhjemlede krav til eiendomsforvaltningen ivaretatt fullt ut tilfredsstillende?,4 3 nei, kjenner evt. ikke til hvilke krav dette skulle gjelde kravene til brannsikkerhet er kjent og følges av forvaltere og brukere dessuten etterleves internkontrollforskriften i tilfredsstillende grad krav til brannsikkerhet, internkontroll, inneklima og alle krav til lokalene som følge av brukernes virksomhet er kjent og etterleves, ingen gamle pålegg D6 Drives det godt, verdibevarende vedlikehold?,7 3 minimalt vedlikehold, forfall og følgeskader 3 noe løpende vedlikehold, men en del akutte reparasjoner løpende vedlikehold ivaretas stort sett bra, få akutte situasjoner godt forebyggende og verdibevarende vedlikehold D7 Er eiendomsforvaltningen hensiktsmessig organisert?, 3 brukerne ansvarlig for FDV, men uklart hvem som har de ulike oppgavene brukerne ivaretar FDV, oversiktlige ansvarsforhold særskilt (ikke brukerstyrt) eiendomsforvaltning, stort sett klar rollefordeling særskilt eiendomsforvaltning, god kapasitet, dekkende faglig kompetanse, avklart rollefordeling og klare ansvarsforhold Side : 9

10 D8 Er rollen som brannvernleder ivaretatt på en riktig måte?,7 3 ansvaret som brannvernleder er ikke plassert kun lokal brannvernleder sentralt plassert ansvarlig brannvernleder i tillegg til lokale brannvernledere sentralt plassert, ansvarlig brannvernleder på heltid med tilstrekkelig kapasitet (minst årsverk pr 5. innbyggere) i tillegg til lokale brannvernledere D9 Har eier/ forvalter oversikt over brukernes behov?,3 3 ingen kjennskap til brukernes behov i forhold til lokaler og eiendom delvis kjennskap til brukernes behov tilfredsstillende oversikt over brukernes behov, men usikre/uklare prioriteringer god oversikt over brukernes behov, som er prioritert på ansvarlig nivå D Hvordan utnyttes arealene i kommunen?, 3 betydelige arealer står ubrukt det meste av tiden en del rom blir dårlig utnyttet, eventuelt en del tomgangsleie stort sett kostnadsdekkende leie og/eller liten grad av ledighet fullt kostnadsdekkende markedsleie for alle bruksarealer og/eller god bruksmessig utnyttelse av arealene hele tiden D Drives eiendomsforvaltningen på en kostnadseffektiv måte?,3 3 vet ikke, men kan anta høyt kostnadsnivå og/eller lite utbytte 3 antagelig noe svak kostnadseffektivitet, liten grad av dokumentasjon dokumenterer ressursbruken, akseptable resultater dokumenterer meget gode resultater i forhold til ressursbruken - bruker nøkkeltall D Ivaretas FDV-hensyn ved evt byggeprosjekter (nybygg og ombygg)?, 3 avhenger av hva de prosjekterende kan og hvor godt entreprenørene gjør jobben 3 3 uttviklingen av prosjektet tar en del hensyn til FDV, lite dokumentasjon en del FDV-krav er innarbeidet i byggeprogram, prosjekterte løsninger kontrolleres i forhold til FDV-krav, bra dokumentasjon "as built" FDV-krav/hensyn tillegges stor vekt i styringen og utviklingen av prosjektet, god kvalitetskontroll i alle faser, komplett FDVUdokumentajon D3 Hvordan ivaretas kvalitetskontroll av byggearbeider?, 3 overlates helt til de utførendes egenkontroll stikkprøver av de utførendes egenkontroll gjennomføres uavhengig kontroll av utførelsen i tillegg til egenkontroll og tilsyn med egenkontroll som () i henhold til detaljerte kontrollplaner som skal sikre kvaliteten på alle vesentlige trinn under utførelsen og av sluttprodukt SNITT KARAKTER,8,8,,,3,4,4,4,5,6,7,7,7,8,4,4 Side :

11 KOMMUNE Gjs TILSTAND OG SKADERISKO Byggskader - utvendig,7,9,6,,8,4,3,,7,,5,,9,,7, Byggskader - innvendig,7,7,8,,9,,9,,8,7,5,,6,6,7, Varme, ventilasjon og sanitær,5,7,6,7,6,7,,,3,6,7,8,8,,,9 Elanlegg,6,7,6,3,6,4,,,,,4,7,5,9,5,8 Heis,,9,,6,,6,4,5,3,4,3,3,8,3,,5 BYGNINGSTEKNISK TILSTAND,5,8,6,,8,,9,9,4,8,5,8,7,,,8 Renhold,9,7,,3,7,,3,,,,5,9,,,, Luft,7,6,6,3,6,3,9,9,5,,8,5,8,4,7,9 Lys,,5,,8,6,,6,7,6,7,3,7,7,,8,7 Lyd,7,4,,,6,,6,5,3,7,4,8,,,,8 INNEMILJØ,6,5,9,,6,,8,8,3,9,5,7,9,,5,8 Planløsning,3,7,6,5,6,5,7,4,3,9,5,7,9,,5,7 Fleksibilitet,9,7,,8,4,6,6,7,,9,,7,,,8,6 Tilpasset bevegelseshemmede,5,3,7,,5,3,6,8,5,,,,,4,8,9 FUNKSJONALITET,9,,8,,5,,,,9,3,6,,3,4,7, Branndokumentasjon,,6,4,,,,,7,,4,,,4,,,5 Tilsyn av brannvesenet,,7,3,,,,,3,8,3,8,9,5,,8,9 Brannsikring,,3,6,,,,,,,9,4,4,9,,,7 EL-tilsynets kontroll,,5,,4,5,,,3,8,9,4,3,3, 3,,6 BRANNRISIKO,,3,8,7,,5,,6,4,4,4,,7,5,8,7 Frostsikkert ledningsnett,7,4,9,,,,,,,,,7,4,,, Vann og avløpsinstallasjonenes alder,,9,8,,9,,7,5,9,9,,9,5,,,7 Lekkasjesvarsling med automatisk avstengning,8,,,,,,3,,7,,,,,,7,9 Effektiv bortledning av vann,9,,9,4,,8,,8,4,8,6,5,,,,6 Flomutsatt,,,6,,,,,,,5,,4,4,,, FUKTSKADERISIKO,,,,9,6,8,8,,6,,6,,,6,9,9 Rensing av avløp,9,,,,,,,,9,9,6,,,,,8 Nedgravde tanker,3,4,5,9,,4,,3,4,5,3,3,,6,,4 Helsefarlige stoffer i bygningen,3,4,5,3,,5,,5,7,7,5,4,5,,9,4 Rasfare,,,,,,,,,,,4,,,,, MILJØRISIKO,4,5,,6,,5,3,5,5,5,4,4,6,4,5,4 Innbruddsikring,9,9,9,8,,,,,6,8,,4,8 3, 3,,9 Pålegg fra offentlige myndigheter,,7,,3,,,9,,9,8,,,8,,,9 Snitt tilstand og skaderisiko,6,9,7,,5,9,7,9,6,,5,9,9,9,3,8 KOMMUNE Gjs SKADEDATA Skadekostnad kr. per innbygger Antall skader per. innbygger Egenadel i antall kr Tabell 3.5 Samlet tabell for forvaltningsregime, tilstand og skaderisiko på aggregert nivå og skadedata for kommune Sortering etter snittkarakter for forvaltningsregime Det fremgår av tabellen at kommunene er sortert fra til 5 etter snittkarakteren for forvaltningsregime der kommune er kommet best ut med karakterene,8 mens kommune 5 har,4 i snittkarakter. Ved beregning av snittkarakteren er alle spørsmål tillagt lik vekt. 3.7 Forklaring til skjema for tilstand og skaderisiko ved bruk av eksempel KOMMUNE Gjs Bygningenes tilstand og skaderisiko Byggskader utvendig,7,9,6,,8,4,3,,7,,5,,9,,7, Byggskader innvendig,7,7,8,,9,,9,,8,7,5,,6,6,7, Tabell 3.7 Side :

12 Kommunene som har deltatt i prosjektet har vurdert og bestemt hvilken tilstandsbeskrivelse (,, eller 3) som passer best til den enkelte bygning... Byggskader utvendig Bygningsmessige utvendige skader på tak, vegger, vinduer, dører, grunnmur - samlet vurdering : Ingen symptomer : Svake symptomer. Overflateskader og lignende som primært har estetiske konsekvenser. For eksempel slitt/eldet taktekking, krakelert maling, : Middels kraftige symptomer på skader som bør utbedres med det første for å unngå et akselererende forfall. For eksempel taktekking som er gammel (over 3 år) og/eller har meget stor slitasje og lekkasjer/fuktskader i tak, fasader mv. 3 : Kraftige symptomer som krever utbedring/utskifting. For eksempel større lekkasjer/råteskader i tak, fasader mv. Eksterne pålegg om utbedring. For Kommune i tabellen over er snittkarakteren for alle vurderte bygg i kommunen,7. Denne snittberegningen er gjennomført for alle vurderingskriteriene. 3.8 Forklaring av snittkarakter for tilstand og skaderisiko KOMMUNE Gjs Bygningenes tilstand og skaderisiko BYGNINGSTEKNISK TILSTAND,5,8,6,,8,,9,9,4,8,5,8,7,,,8 INNEMILJØ,6,5,9,,6,,8,8,3,9,5,7,9,,5,8 FUNKSJONALITET,9,,8,,5,,,,9,3,6,,3,4,7, BRANNRISIKO,,3,8,7,,5,,6,4,4,4,,7,5,8,7 FUKTSKADERISIKO,,,,9,6,8,8,,6,,6,,,6,9,9 MILJØRISIKO,4,5,,6,,5,3,5,5,5,4,4,6,4,5,4 Innbruddsikring,9,9,9,8,,,,,6,8,,4,8 3, 3,,9 Pålegg fra offentlige myndigheter,,7,,3,,,9,,9,8,,,8,,,9 SNITTKARAKTER FOR BYGNINGENES TILSTAND OG SKADERISIKO,6,9,7,,5,9,7,9,6,,5,9,9,9,3,8 Tabell 3.8 Snittkarakteren for bygningenes tilstand og skaderisiko er gjennomsnittet av alle ovenstående karakterer. Den gir en samlet karakter for bygningenes tilstand og skaderisiko. Kriteriene er ikke vektet. Alle kriterier teller likt. Side :

13 4 Analyse og resultater sammenstilt for kommunene Er det mulig å finne noen sammenheng mellom forvaltningsregime og skaderisiko, tilstanden på byggene og faktisk skadeomfang? Med bakgrunn informasjonen presentert i tabellen over har vi søkt å finne svar på hypotesene a, b og c fra kapittel. (a) diagnosen av bygningenes tilstand vil være bedre dess bedre diagnosen av forvaltningsregimet er, (b) jo bedre diagnose av bygningenes tilstand, dess lavere risiko for skader (c ) jo bedre diagnose av forvaltningsregimet, dess lavere risiko for skader Antatte sammenhenger FORVALTNINGS- REGIME BYGNINGENES TILSTAND RISIKO FOR SKADER 4. Hypotese a): diagnosen av bygningenes tilstand vil være bedre dess bedre diagnosen av forvaltningsregimet er For å undersøke dette har vi først sortert kommunene etter karakteren som ble oppnådd for forvaltningsregimet og vurdert sammenhengen med bygningenes tilstand og skaderisiko. Vi har dernest sortert kommunene etter karakteren for bygningsteknisk tilstand og skaderisiko vurdert sammenhengen med vurderingskriteriene for forvaltningsregimet. For å vurdere sammenhengene har vi benyttet excel-verktøyet for lineær regresjon. Side : 3

14 KOMMUNENE SORTERT I REKKEFØLGE ETTER SNITTKARAKTER FOR FORVALTNINGSREGIME ( NULL ER BESTE OG 3 ER DÅRLIGSTE KARAKTER ) (Er valgt som sorteringsrekkefølge for øvrige kriterier) 3,5,5, Diagram Snittkarakter for forvaltningsregimene i kommune til 5. Jo bedre forvaltningsregime jo bedre bygningsteknisk tilstand? 3,,5, BYGNINGSTEKNISK TILSTAND Lineær (BYGNINGSTEKNISK TILSTAND),5,,5, Diagram Trendkurven stiger svakt mot høyre. Det gir en indikasjon om at det er en sammenheng som forventet mellom (karakteren for) forvaltningsregimet og (karakteren for) den bygningstekniske tilstanden. Side : 4

15 Jo bedre forvaltningsregime, jo bedre innemiljø 3,,5 INNEMILJØ Lineær (INNEMILJØ),,5,,5, Diagram 3 Trendkurven stiger svakt mot høyre. Det gir en indikasjon om at et bedre forvaltningsregime gir bedre innemiljø. Jo bedre forvaltningsregime, jo bedre funksjonalitet i byggene? 3,,5, FUNKSJONALITET Lineær (FUNKSJONALITET),5,,5, Diagram 4 funksjonalitet. Trendkurver viser positiv sammenheng mellom forvaltningsregime og bygningenes Side : 5

16 Jo bedre forvaltningsregime, jo lavere brannrisiko? 3,,5 BRANNRISIKO Lineær (BRANNRISIKO),,5,,5, Diagram 5 Trendkurven viser at brannrisikoen øker med dårligere forvaltningsregime. Jo bedre forvaltningsregime jo høyere fuktskaderisiko? 3,,5 FUKTSKADERISIKO Lineær (FUKTSKADERISIKO),,5,,5, Diagram 6 Trendkurven viser at fuktskaderisikoen øker jo bedre forvaltningsregimet er. Dette er uventet men sammenhengen er forholdsvis svak. Side : 6

17 Jo bedre forvaltningsregime, jo lavere miljørisiko? 3,,5, MILJØRISIKO Lineær (MILJØRISIKO),5,,5, Diagram 7 Trendkurven viser at miljørisikoen avtar jo bedre forvaltningsregimet er. Jo bedre forvaltningsregime jo bedre innbruddssikring? 3,,5 Innbruddsikring Lineær (Innbruddsikring),,5,,5, Diagram 8 Trendkurven viser at jo dårligere forvaltningsregimet er, jo dårligere er innbruddsikringen. Side : 7

18 Jo bedre forvaltningsregime jo lavere er snittverdien for tilstand og skaderisko? 3,,5,,5,,5, Diagram 9 Trendkurven viser at jo bedre forvaltningsregimet er, desto bedre er den samlede vurderingen av bygningenes tilstand og skaderisiko. Jo bedre forvaltningsregime jo færre pålegg fra offentlige myndigheter? 3,,5 Pålegg fra offentlige myndigheter Lineær (Pålegg fra offentlige myndigheter),,5,,5, Diagram Trendkurven viser at kommunene med bra forvaltningsregime har færre pålegg fra offentlige myndigheter. Vi ser imidlertid noen svært store avvik fra trendkurven (kommune nr 3, 5 og 6). For å undersøke nærmere sammenhengen mellom de enkelte kriteriene for forvaltningsregime og tilstanden på byggene har vi i det følgende sortert kommunene etter tilstanden på bygningsmassen og gjort Side : 8

19 trendvurdering i forhold til de enkelte kriteriene for godt forvaltningsregime. Først viser vi imidlertid sammenhengen mellom snittkarakterene for forvaltningsregime og bygningsmessig tilstand og skaderisiko. Jo bedre snittkarakter for tilstand og skaderisiko jo bedre snittkarakter for forvaltningsregime? 3,5,5, Diagram Trendlinjen indikerer at jo bedre tilstanden på byggene er jo bedre er også forvaltningsregimet. Jo bedre tilstand jo mindre "Foreligger det overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen?" 3,5,5, Diagram Kommunene har i liten grad overordnede politisk vedtatte mål for eiendomsforvaltningen (snitt,7). Trendkurven faller mot høyre, motsatt av hva som var forventet. Dette kan tyde på at spørsmålet er vanskelig å besvare, eller at overordnede politiske mål har mindre betydning for eiendomsforvaltningen enn forventet. Side : 9

20 Jo bedre tilstand jo mer: "Har forvalter og eier pålitelig og relevant tilstandsinformasjon?" 3,5,5, Diagram 3 De fleste har god oversikt over tilstanden på byggene (karakter ). Trenden viser at de som ikke har god oversikt også har oppgitt dårligere tilstand på byggene. Jo bedre tilstanden er jo mer; "Foreligger det et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen?" 3,5,5, Diagram 4 Diagrammet indikerer at jo bedre tilstanden er på byggene jo mer benyttes systemer i eiendomsforvaltningen. Variasjonene kan tyde på at spørsmålet tolkes forskjellig, eller at mangel på formelle system kan kompenseres f.eks. ved god oversikt og tett oppfølging. Side :

21 Jo bedre tilstanden er jo mindre; "Er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter?" 3,5,5, Diagram 5 Diagrammet indikerer at de økonomiske langsiktige rammebetingelsene i hovedsak ikke er tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. Kommune nummer 4 har trolig misforstått spørsmålet. Alternativt har kommunen fått endret sine økonomiske rammebetingelser i senere tid, slik at dette ikke har rukket å gi noen effekt på tilstanden for bygningsmassen. Det ansees imidlertid som lite sansynlig Jo bedre tilstand jo mer; "Blir lovhjemlede krav til eiendomsforvaltningen ivaretatt fullt ut tilfredsstillende?" 3,5 Blir lovhjemlede krav til eiendomsforvaltningen ivaretatt fullt ut tilfredsstillende? Pålegg fra offentlige myndigheter Lineær (Blir lovhjemlede krav til eiendomsforvaltningen ivaretatt fullt ut tilfredsstillende?) Lineær (Pålegg fra offentlige myndigheter),5, Diagram 6 Diagrammet indikerer at jo bedre tilstanden er jo mer er lovhjemlede krav ivaretatt. Diagrammet viser at også trendkurven for pålegg for offentlige myndigheter øker jo dårligere tilstanden er på byggene. Det er interessant å se avstanden i en del kommuner mellom eiendomsforvalterens oppfatning av om lovhjemlede krav blir ivaretatt og omfanget av pålegg fra offentlige myndigheter. Side :

22 Jo bedre tilstanden er på byggene jo mer; "Drives det godt verdibevarende vedlikehold?" 3 Drives det godt, verdibevarende vedlikehold?,5 BYGNINGSTEKNISK TILSTAND Lineær (Drives det godt, verdibevarende vedlikehold?) Lineær (BYGNINGSTEKNISK TILSTAND),5, Diagram 7 Diagrammet viser at av 5 de kommunene har problemer med å drive et godt verdibevarende vedlikehold. Trendkurven indikerer sammenheng mellom god tilstand og godt verdibevarende vedlikehold. Men også her er det en del påfallende avvik mellom vedlikeholdsinnsatsen og tilstanden. Dette kan ha sin forklaring i at en god tilstand skyldes skippertak eller ombygginger i senere år, og at vedlikeholdet deretter strupes ned med begrunnelse i at nå står det bra til. 3 Jo bedre tilstanden er på byggene jo bedre; "Er eiendomsforvaltningen hensiktsmessig organisert?",5 Er eiendomsforvaltningen hensiktsmessig organisert? Lineær (Er eiendomsforvaltningen hensiktsmessig organisert?),5, Diagram 8 Diagrammet viser at de jo bedre kommunene vurderer tilstanden på byggene jo bedre vurderer man organiseringen av eiendomsforvaltningen. Side :

23 3,5 Jo bedre tilstanden er på bygningene jo bedre; "Er rollen som brannverleder ivaretatt på en riktig måte?" Er rollen som brannvernleder ivaretatt på en riktig måte? BRANNRISIKO Lineær (Er rollen som brannvernleder ivaretatt på en riktig måte?) Lineær (BRANNRISIKO),5, Diagram 9 De røde søylene viser vurdering av bygningenes brannrisiko. De blå søylene viser at 5 av de kommunene har sentralt plassert brannvernleder i tillegg til lokale. Trendkurvene illustrerer at brannrisikoen avtar sterkt jo bedre den bygningsmessige tilstanden er, og at organiseringen ikke synes å ha nevneverdig innvirkning på brannrisiko. Jo bedre tilstanden er på bygningene jo mer; "Har eier/forvalter oversikt over brukernes behov?" 3,5 Har eier/ forvalter oversikt over brukernes behov? FUNKSJONALITET INNEMILJØ Lineær (Har eier/ forvalter oversikt over brukernes behov?) Lineær (FUNKSJONALITET) Lineær (INNEMILJØ),5, Diagram De røde og hvite søylene illustrerer henholdsvis bygningenes funksjonalitet og innemiljø. De blå søylene indikerer at kommunene har brukbar oversikt over brukernes behov. Trendkurvene indikerer imidlertid at det er liten sammenheng mellom forvalters oversikt over brukerbehovene og de faktiske fysiske forhold. Side : 3

24 Jo bedre funksjonalitet jo bedre utnyttes arealene? 3 Hvordan utnyttes arealene i kommunen?,5 FUNKSJONALITET Lineær (Hvordan utnyttes arealene i kommunen?) Lineær (FUNKSJONALITET),5, Diagram Trendkurvene indikerer at det er det er sammenheng mellom hvordan funksjonaliteten vurderes og vurderingen av hvordan arealene utnyttes i kommunene. 3 Jo bedre tilstanden er på bygningene jo mer; "Drives eiendomsforvaltningen på en kostnadseffektiv måte?",5,5, Diagram Diagrammet viser at av 5 kommuner mener de driver en kostnadseffektiv forvaltning. Trendkurven viser en positiv sammenheng mellom god tilstand og kostnadseffektivitet. Vi ser også at den dårligste kommunen når det gjelder kostnadseffektivitet også har dårligst forvaltningsregime (nr. 5) og dårligst tilstand på bygningene. Kommunen med best forvaltningsregime (nr ) rapporterer best kostnadseffektivitet og er nr 4 i vurderingen av bygningenes tilstand. Side : 4

25 3 Jo bedre bedre tilstand jo mer; "Ivaretas FDV-hensyn ved byggeprosjekter (nybygg og ombygg)?",5,5, Diagram 3 Diagrammet illustrerer at kommunene i stor grad tar FDV hensyn ved nybygging og ombygging og at det er en positiv sammenheng mellom dette og hvordan kommunene vurderer tilstanden på egne bygg. Jo bedre tilstand på byggene jo bedre; " Ivaretas kvalitetskontroll av byggearbeider?" 3,5,5, Diagram 4 Diagrammet illustrerer at kommunene i stor grad ivaretar kvalitetskontroll av byggearbeider og at det er en positiv sammenheng mellom dette og hvordan kommunene vurderer tilstanden på egne bygg. Side : 5

26 Oppsummering av hypotese a) om sammenhengen mellom forvaltningsregime og tilstanden på bygningene De fleste diagrammene med tilhørende trendanalyser viser at det er en positiv sammenheng mellom hvordan kommunene vurderer tilstanden og skaderisikoen for sine bygninger og hvordan de vurderer eget forvaltningsregime. Jo bedre diagnosen av forvaltningsregime er jo bedre vurderes tilstanden på bygningene og motsatt. Kommune nr og nr 5 kommer ut som henholdsvis blant de klart beste og klart dårligste i de fleste sammenhengene Reliabilitet i svarene, menneskelige faktorer og tolkningsmuligheter Skjemaene for forvaltningsregime og tilstand og skaderisiko er fylt ut av eiendomsansvarlige i deltakerkommunene. Kommunene fikk vite på forhånd at informasjonen fra kommunene ville bli behandlet konfidensielt og at det ikke ville ha noen innvirkning på forsikringsforholdet. Resultater, presentasjoner og informasjon fra prosjektet ville kun gis på generelt grunnlag. Den som fyller ut skjemaene vil på tross av dette, og av andre årsaker kunne ønske å framstille forholdene mer positivt eller mer negativt ut fra egen situasjon og ønske om forandring. I valget mellom to tilstandsgrader kan man ut fra dette ha en tendens til å velge taktisk. Dette er menneskelig faktor det er vanskelig å korrigere for og som gjør grunnlagsmaterialet mer usikkert. Et større utvalg av kommuner og flere respondenter pr kommune ville kunne kompensere for denne feilkilden. Best reliabilitet ville vi fått om samme gruppe av personer vurderte samtlige kommuner i utvalget. Med bare en respondent pr kommune kan det tenkes at personlige tilbøyeligheter til å bruke karakterskalaene positivt eller negativ kan bidra til en forsterket sammenheng mellom variablene. Skjemaene inneholder beskrivelser av tilstander i form av fire tilstandsgrader (,, og 3) for hvert tema. Den som fyller ut skal svare hvilken tilstandsgrad som er mest dekkende for situasjonen i egen kommune. Når flere fyller ut samme skjema vil det også være slik at man få flere tolkninger av tilstandsbeskrivelsene. Gjennomgangen av resultatene i møte med deltakerkommunene fanget opp en del tolkningsforskjeller som må tas hensyn til i neste versjon av skjemaet. Forbedringer av skjemaet behandles i neste kapittel. 4. Hypotese b): jo bedre diagnose av bygningenes tilstand, dess lavere risiko for skader BYGNINGENES TILSTAND FORVALTNINGS- REGIME Diagnoseverktøyfor forvaltningen Diagnoseverktøyfor bygningene Tidligere forsikringsskader RISIKO FOR SKADER Side : 6

27 For å undersøke hypotese (b) har vi sortert kommunene etter bygningenes tilstand ved bruk av Snittkarakter for tilstand og skaderisiko og laget søylediagrammer for antall skader per innbygger i årene -4 samt lagt inn trendkurve for søylene ved bruk av excel-verktøyets beregning av lineær regresjon., Jo bedre tilstand på bygningene jo færre skader per. innbygger i perioden - 4? 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3,,,, Diagram 5 Trendkurven faller mot venstre. Det vil si at jo bedre karakter kommunene oppnår på sine bygninger, jo færre skader har kommunene hatt i årene -4. Dette diagrammet gjelder for alle kommunene som har varierende størrelse på egenandelene. Jo bedre bedre tilstand på byggene jo høyere egenadel i forsikring? Diagram 6 Trendkurven stiger mot venstre og indikerer at jo bedre tilstanden på byggene er, jo høyere egenandel betaler kommunene. Tendensen er imidlertid svak. Spørsmålet som melder seg er hvilken betydning de varierende egenandelene har. Skader som koster mindre enn egenandelen blir dekket av kommunene direkte og fanges trolig ikke opp av skadestatistikken. For å undersøke dette nærmere har vi Side : 7

28 gjennomført analysene over på nytt for kommunene som betaler inntil 5. kr i egenandel. Det gir følgende diagrammer:, Jo bedre tilstand på bygningene jo færre skader per. innbygger i perioden - 4? 9, 8, 7, 6, 5, 4, 3,,,, Diagram 7 Trendkurven for kommuner som betaler 5. og 5. i egenadel gir samme bilde. Jo dårligere kommunene har vurdert tilstanden på byggene jo flere skader oppstod per innbygger i årene - 4. Trendkurven for kommuner med kun 5. kr i egenandel bekrefter bildet. 4.3 Hypotese (c): jo bedre diagnose av forvaltningsregimet, dess lavere risiko for skader FORVALTNINGS- REGIME Diagnoseverktøy for forvaltningen BYGNINGENES TILSTAND Diagnoseverktøy for bygningene Tidligere forsikringsskader RISIKO FOR SKADER For å undersøke denne hypotesen har vi sortert kommunene etter karakteren på forvaltningsregime og sammenholdt dette med antall skader, skadeutbetaling og kommunenes egenandel i forsikringen. Side : 8

29 Jo bedre forvaltningsregime jo større egenandel i forsikring? Egenandel Lineær (Egenandel) Diagram 8 Trendkurven faller mot høyre. Det gir en indikasjon om at gode forvaltningsregimer tar større risiko i form av høye egenandeler. Jo bedre forvaltningsregime jo færre skader per. innbygger i perioden - 4?, 9, 8, 7, 6, Antall skader per innbygger -4 Lineær (Antall skader per innbygger -4) 5, 4, 3,,,, Diagram 9 Trendkurven stiger mot høyre. Det gir en indikasjon om at antall skader per innbygger minker jo bedre forvaltningsregimet er. Side : 9

30 Jo bedre forvaltningsregime jo mindre er total skadekostnad for årene -4? Skadekostnad kr. per innbygger Lineær (Skadekostnad kr. per innbygger) Diagram 3 Trendkurvene i diagrammet viser at jo bedre diagnose av forvaltningsregime er dess lavere var forsikringsutbetalingene per innbygger. Skader som kommunene betaler på grunn av høyere egenandel blir imidlertid ikke registrert av KLP, og fanges ikke opp i diagrammet. Ved å sammenligne kommunene som har inntil 5. kr i egenandel får vi følgende diagram. Jo bedre forvaltningsregime jo mindre er total skadekostnad for årene -4? Skadekostnad kr. per innbygger Lineær (Skadekostnad kr. per innbygger) Diagram 3 Diagrammet viser at trendkurven holder seg når vi kun tar med kommuner med egenandel på inntil 5. kr. Side : 3

31 4.4 Oppsummering av analysen Metodeproblemet FORVALTNINGS- REGIME Diagnoseverktøy for forvaltningen BYGNINGENES TILSTAND Diagnoseverktøy for bygningene Tidligere forsikringsskader RISIKO FOR SKADER Analysene av trendene i tallmaterialet støtter i hovedsak antakelsene i kapittel om at (a) diagnosen av bygningenes tilstand vil være bedre dess bedre diagnosen av forvaltningsregimet er, (b) jo bedre diagnose av bygningenes tilstand, dess lavere risiko for skader (c ) jo bedre diagnose av forvaltningsregimet, dess lavere risiko for skader For noen faktorer gir trendene tydelig støtte til antakelsene, for noen faktorer er trendene svake og for noen faktorer synes sammenhengene å være motsatt enn antatt. Analysen gir grunnlag for å hevde at verktøyene kan brukes til å vurdere skaderisiko i en kommune. Verktøyene overlapper og supplerer hverandre og kan brukes alene eller sammen. Av de to verktøyene er diagnostiseringen av forvaltningsregime det enkleste og raskeste i bruk. En gjennomgang av bygningenes tilstand og skaderisiko er mer omfattende. Sammenhengen mellom forvaltningsregime og skaderisiko synes å være tilstede. God diagnose på forvaltningsregime synes å gi en indikasjon på lavere skaderisiko. Det er også interessant at de kommunene som har best eiendomsforvaltningsregime, også velger å ta størst ansvar for forsikringsmessige risiko i form av høyere egenandeler. Side : 3

32 5. Diagnoseverktøyet - justert basert på erfaringer fra utprøvingen D Diagnosetema Foreligger det overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen? 3 ingen klare mål har noen enkle prioriteringer, men dette har liten praktisk betydning karakter vekt produkt har politisk vedtatte eller aksepterte mål og prioriteringer, men lite systematisk oppfølging klare politiske bestemte mål legges til grunn for eiendomsforvaltningen og følges opp med rapportering D 3 det finnes ingen tilstandsinformasjon, mangler oversikt enkel tilstandsinformasjon hos forvalter, eier mottar bare generell omtale brukbar tilstandsinformasjon, bra oversikt over eiendommene, rapporteres delvis til eier Har forvalter og eier pålitelig og relevant tilstandsinformasjon? både forvalter og eier har systematisk tilstandsinformasjon og data for alle eiendommer; gir grunnlag for planlegging og budsjettering karakter vekt produkt D3 Foreligger det et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? karakter vekt produkt 3 forvaltningen skjer ad hoc, uten vedtatte planer det finnes planer, men disse legges ikke til grunn i praksis det foregår systematisk planlegging og rapportering i forhold til plan som., planene legges til grunn ved budsjettering og avstemmes mot budsjettvedtak D4 Er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter? 3 det er knapt nok dekning for bundne driftsutgifter uklart om tilstrekkelige midler kan disponeres til vedlikehold inneværende år vedlikeholdsbudsjettet for inneværende år er dekkende for behovet som, dessuten stabilt grunnlag for å planlegge flere år fremover karakter vekt produkt D5 Blir lovhjemlede krav til eiendomsforvaltningen ivaretatt fullt ut tilfredsstillende? 3 nei, kjenner evt. ikke til hvilke krav dette skulle gjelde kravene til brannsikkerhet er stort sett kjent, men følges bare delvis kravene til brannsikkerhet følges ganske bra av både forvalterne og brukerne karakter vekt produkt internkontrollforskriften, krav til brannsikkerhet, inneklima og alle spesielle krav til lokalene som følge av brukernes virksomhet er kjent og etterleves uten vesentlige avvik D6 3 ikke løpende vedlikehold, akutte reparasjoner, en del forfall og følgeskader mest akutte reparasjoner, litt løpende vedlikehold løpende vedlikehold ivaretas stort sett bra, få akutte situasjoner godt forebyggende og verdibevarende vedlikehold D7 3 mye uklart med hensyn til hvem som har ansvar for bygningsmessig drift og vedlikehold Drives det godt, verdibevarende vedlikehold? Er drift og vedlikehold hensiktsmessig organisert? brukerne har ansvaret for bygningsmessig drift og vedlikehold og disponerer hele drifts- og vedlikeholdsbudsjettet sentral fagenhet (eiendomskontor el. l.) disponerer drifts- og vedlikeholdsbudsjettet og ivaretar / styrer utførelsen av bygningsmessig drift og vedlikehold sentral eiendomsforvaltning, med god kapasitet og dekkende faglig kompetanse har fullt ansvar for teknisk og bygningsmessig drift og vedlikehold Side : 3 karakter vekt produkt karakter vekt produkt

33 D8 Er eiendomsforvaltningen som helhet hensiktsmessig organisert? 3 ingen klare linjer, det er mest opp til brukerne å ta initiativ vet hvem som har ansvaret, men det meste løses ad hoc, når det dukker opp en sak eieransvaret, forvalteransvaret og drifts- og vedlikholdsansvaret er klart definert og plassert som, og med gode samarbeidsforhold og rutiner, regelmessig vurdering av forvaltningen karakter vekt produkt D9 Er rollen som brannvernleder ivaretatt på en riktig måte? 3 ansvaret som brannvernleder er ikke plassert kun lokal brannvernleder sentralt plassert ansvarlig brannvernleder i tillegg til lokale brannvernledere D sentralt plassert, ansvarlig brannvernleder på heltid med tilstrekkelig kapasitet (minst årsverk pr 5. innbyggere) i tillegg til lokale brannvernledere 3 ingen kjennskap til brukernes behov i forhold til lokaler og eiendom delvis kjennskap til brukernes behov tilfredsstillende oversikt over brukernes behov, har relevante nøkkeltall for arealbehov god oversikt over brukernes behov, bruker nøkkeltall, behovsdekning vedtas på ansvarlig beslutningsnivå D 3 betydelige arealer står ubrukt det meste av tiden en del rom blir dårlig utnyttet, eventuelt en del tomgangsleie stort sett kostnadsdekkende leie og/eller liten grad av ledighet D Har eier/ forvalter oversikt over brukernes behov? Hvordan utnyttes arealene i kommunen? fullt kostnadsdekkende markedsleie for alle bruksarealer og/eller god bruksmessig utnyttelse av arealene hele tiden Drives eiendomsforvaltningen på en kostnadseffektiv måte? 3 vet ikke, men kan anta høyt kostnadsnivå og/eller lite utbytte antagelig noe svak kostnadseffektivitet, liten grad av dokumentasjon dokumenterer ressursbruken, følger utviklingen over tid dokumenterer meget gode resultater i forhold til ressursbruken - bruker nøkkeltall karakter vekt produkt karakter vekt produkt karakter vekt produkt karakter vekt produkt D3 Ivaretas FDV-hensyn ved evt byggeprosjekter (nybygg og ombygg)? karakter vekt produkt 3 avhenger av hva de prosjekterende kan og hvor godt entreprenørene gjør jobben uttviklingen av prosjektet tar en del hensyn til FDV, lite dokumentasjon en del FDV-krav er innarbeidet i byggeprogram, prosjekterte løsninger kontrolleres i forhold til FDV-krav, bra dokumentasjon "as built" FDV-krav/hensyn tillegges stor vekt i styringen og utviklingen av prosjektet, god kvalitetskontroll i alle faser, komplett FDVU-dokumentajon D4 Hvordan ivaretas kvalitetskontroll av byggearbeider? 3 overlates helt til de utførendes egenkontroll stikkprøver av de utførendes egenkontroll gjennomføres karakter vekt produkt uavhengig kontroll av utførelsen i tillegg til egenkontroll og tilsyn med egenkontroll som () i henhold til detaljerte kontrollplaner som skal sikre kvaliteten på alle vesentlige trinn under utførelsen og av sluttprodukt Side : 33

34 6. Videreføring 6. Verktøy brukt som egenerklæring i forbindelse med forsikring Verktøyene kan tas i bruk av KLP og eventuelt andre forsikringsselskaper som egenerklæring i forbindelse med forsikring. 6. Videre utvikling og utprøving For å få en nærmere vurdering av verktøyenes evne til å avdekke skaderisiko må det gjennomføres utprøving i et større antall kommuner og det må utføres grundigere statistiske analyser for å utpensle de faktorene som har størst betydning for skaderisikoen. Vi vil i denne sammenheng anbefale bruk av skjema for forvaltningsregime som er raskt og overkommelig å fylle ut. Resultatene fra undersøkelsen kan så sammenholdes med kjent skadestatistikk 6.3 Formidling på internett Verktøyene for vurdering av forvaltningsregime og for vurdering av tilstand og skaderisiko er tilgjengelig for kommunene på Norsk Kommunalteknisk Forenings kompetansenettverk Kurs og konferanser Verktøyene egner seg for presentasjon og gjennomgang i kurs og seminarer om eiendomsforvaltning. 6.5 Nøkkeltall og benchmarking Verktøyene egner seg for bruk i kommunegrupper for utarbeidelse av nøkkeltall og benchmarking av forvaltningsregimer samt tilstand og skaderisiko. 6.6 Nasjonale kartlegginger Verktøyene kan brukes som verktøy for nasjonale baser for tilstand og skaderisiko og for nasjonale kartlegginger av forvaltningsregimer. 6.7 Forankring, rettigheter, forvaltning og videre utvikling av verktøyet KLP har som oppdragsgiver alle rettighetene til å bruke og videreutvikle verktøyet for diagnostisering av forvaltningsregimer i forbindelse med forsikring (jfr pkt 6. ovenfor) og til egne formål innenfor KLP konsernet. Forfatterne har i fellesskap vanlige opphavsrettigheter og er enige med KLP om å stille verktøyet til fri bruk i forhold til punktene 6., 6.3, 6.4, 6.5 og 6.6 ovenfor, forutsatt kildehenvisning. Rettighetene til Verktøy for vurdering av tilstand og skaderisiko er fordelt mellom KLP, Stiftelsen Byggsertifisering og Forum for Offentlige Bygg og eiendommer (FOBE). Forankring, rettigheter, forvaltning og hvordan den videre utvikling av det nye diagnoseverktøyet skal skje må avklares. Side : 34