ebyggesak versjon Kursdokumentasjon Versjon: 4 Dato:

Transkript

1 Versjon: 4 Dato: evry.com versjon ebyggesak Informasjon i dette dokumentet inkludert URLer og andre henvisninger til Internet web sider kan endres uten varsel. Informasjon i dette dokumentet kan ikke kopieres eller distribueres uten at det er inngått en eksplisitt avtale med EVRY om dette EVRY. Alle rettigheter reservert

2 Innhold 1 Innledning Formål og målgruppe for kurset Pålogging Roller Skrivebord Søkemeny 6 2 Anmodning om forhåndskonferanse Kart 10 3 Import av nye byggesøknader Søknaden gjelder Opprett ny byggesak Legg til i eksisterende byggesak Kart Dokumenter Byggesak Øvrige saker Arkiver og opprett sak 21 4 Behandle byggesøknad Saksbilde Prosesskategori Journalposter Saksparter Merknader (i saken) Lenker Faktura Milepæler Sjekklister Sjekklistefunksjoner Lag naboliste 37 Side 2/40

3 1 Innledning EVRY har utviklet Elements ebyggesak som et fagsystem for byggesaksbehandling etter Nasjonal Produktspesifikasjon - Fagsystem for digital byggesaksbehandling (ebyggesak). Har man brukt Byggesak i saksbehandlermodulen vil byggesøknader bli registrert som sakstype BS. Alle nye byggesaker som kommer inn i ebyggesak vil få sakstypen EB. Byggesøknader som er registrert som BS (byggesak) anbefales ferdigstilles ved overgang til e Byggesak. Bakgrunnen for dette er metadata relatert til sakstypen som ble angitt når saken ble opprettet. Det samme gjelder eventuelle saksflyt/prosesser som er igangsatt. 1.1 Formål og målgruppe for kurset Kurset skal gi byggesaksbehandlere nødvendig kunnskap til å ta i bruk ebyggesak. Dokumentet dekker ikke funksjonalitet som er felles med Elements Saksbehandler, siden det forutsettes at opplæring i dette gis separat. 1.2 Pålogging Ved pålogging velges først modulen ebyggesak, så riktig database og ok. Det vil variere hvor mange databaser man har tilgang til. For eksempel i et kommunesamarbeid kan man ha tilgang til flere kommuners databaser, historiske databaser og test-/ kursdatabase. Side 3/40

4 1.3 Roller Brukere av ebyggesak skal ha en EBSB-rolle. I Elements systemadministrator er denne rollen standard, og skal være markert med «bruk ebyggesak». I tillegg må rollene arkivansvarlig og systemansvarlig være markert med «Bruk ebyggesak». Fremgangsmåte for dette er beskrevet i kursdokumentasjon for Elements systemadministrator. 1.4 Skrivebord Etter pålogging vil brukeren få tilgang til sitt personlige skrivebord, med oversikt over egne søknader og oppgaver. Første gang man logger inn, og før man har saker tilordnet seg selv vil listene i skrivebord være tomme. Som standard består skrivebordet av følgende fliser: Funksjoner Import av nye søknader Innkommet post byggesaker Åpne søknader med milepæler Min tidslinje Anmodning av forhåndskonferanse oppretter ny forhåndskonferanse. Åpne søkemeny gir tilgang til Elements søkemeny i venstre marg Fordele søknader gir tilgang til å fordele nye registrerte søknader til saksbehandler Viser tilgjengelige kanaler for import av nye søknader Liste over alle byggesaker man er registrert som saksbehandler for. Liste over aktive søknader Åpne søknader vist på tidslinje. Milepæler med en frist som nærmer seg vil bli markert med gult, og milepæler med frist som er overskredet er markert med rødt. Min tidslinje viser også når man velger å vise andre søk utover det som ligger inne på rollen EBSB Side 4/40

5 Hvilke fliser som vises på skrivebordet kan endres ved å klikke på det blå ikonet nederst i høyre hjørne av skrivebordet. Da får man også mulighet til å endre plassering og størrelse på flisene for å tilpasse eget behov. Se brukerveiledning/kursdokumentasjon for saksbehandlere. Ved å klikke på Elements-ikonet øverst i venstre hjørne av vinduet vil man alltid bli tatt tilbake til skrivebordet. Side 5/40

6 1.5 Søkemeny En utvidet søkemeny er tilgjengelig fra Funksjoner på skrivebordet. Øverst i denne fremgår det hvem som er pålogget og hvilken rolle man er logget inn med. Ved å klikke på den lille pilen til høyre for rollebeskrivelsen vil man kunne bytte rolle dersom man har flere, eller logge ut av løsningen. Det er også mulig å endre språk fra norsk til engelsk eller svensk. Passordet kan endres fra menyen her, men funksjonen vil hos mange ikke være i bruk da passordet styres ved endring i Active Directory. Standardsøk og Avansert søk ligger fast for alle roller. De øvrige søkeseksjonene er styrt av rollen man er pålogget med. Søk etter Journalposter og Saksmapper er standardsøk innenfor søkeseksjonen Standardsøk. Søk etter Journalposter og Saksmapper er standardsøk innenfor Avansert søk. I tillegg finner du søk på logghendelser, kontakter og brukere under Avansert søk. Saksbehandler kan lagre nye personlige søk. Leder kan lagre nye søk som er tilgjengelig for sin administrative enhet. Arkivaren kan lagre søk for hele virksomheten. Det vises flere faste kriterier i Avansert søk enn i Standard søk. Man kan legge til flere kriterier om ønskelig. Den enkelte bruker kan legge søk til som sine favoritter ved å klikke på stjernen som kommer frem når man holder musepekeren på søket: Søket blir da tilgjengelig under fanen Favoritter som blir åpningsfanen når søkemenyen blir åpnet. Side 6/40

7 2 Anmodning om forhåndskonferanse Velg «Anmodning om forhåndskonferanse» under funksjoner på Skrivebordet. I skjema kan man legge til journalpost i samme bildet. Det er også lagt inn støtte for å søke etter hjemmelshaver ved registrering av tiltakshaver. Registrer tilgjengelig informasjon om eiendommen og saken. For tiltakshaver og ansvarlig søker kan man søke opp data ved å klikke på forstørrelsesglasset på den grå linja: Side 7/40

8 I søkemenyen som kommer opp må man velge hvilket register det skal søkes i. For tiltakshaver og ansvarlig søker er det som oftest Enhetsregisteret eller Folkeregisteret som er relevant å bruke. Det er mulig å søke basert på navn eller organisasjonsnummer/ fødselsnummer. Ved å dobbeltklikke på et valg i lista vil informasjonen automatisk bli lastet inn skjemaet for anmodning om forhåndskonferanse. Dersom ansvarlig søker er samme som tiltakshaver kan dette merkes av, og man slipper å registrere samme informasjon to ganger. Side 8/40

9 Klikk i feltet sakstittel for å generere sakstittel basert på oppsatt mal. Den som oppretter anmodning om forhåndskonferanse blir automatisk satt som saksbehandler. Dersom saken skal legges til fordeling hos leder fjernes navnet i dette feltet. Når alle felter merket med rød stjerne er fylt inn og lagret blir det automatisk opprettet en sak for forhåndskonferanse: Prosesstøtte for gjennomføring av forhåndskonferanse vil bli lagt til i løsningen ved senere oppgradering. Side 9/40

10 2.1 Kart Det er mulig å åpne kartflaten i eget vindu (forutsetter kartintegrasjon) for å få detaljvisning og naboer m.m. Klikk da på følgende merke øverst til høyre i kartbildet: 3 Import av nye byggesøknader Elements ebyggesak støtter import av byggesøknader fra e-post, skannede filer og fra Byggsøk (Fellesjenester bygg DiBK). Hva som er tilgjengelig i menyen for å importere nye søknader er avhengig av hva kommunen har valgt. Fra skrivebordet eller søkemenyen, velg en importsentral for å importere byggesaker, og velg så saken som skal importeres. Side 10/40

11 Dersom en søknad bare består av et hoveddokument vises et rødt kryss bak teksten vedlegg, en grønn hake betyr at det også er ett eller flere vedlegg knyttet til søknaden. Ved å klikke på sakene kan man få tilgang til dokumentene som følger med, og forhåndsvise disse. Velg så importer, og hvilken søknadstype som skal knyttes til søknaden. Dette kan endres i etterkant om det viser seg å være valgt feil. Dersom det er en søknad fra Byggsøk som importeres vil du ikke få valget om søknadstype, siden det ligger som informasjon i datasettet som blir importert. 3.1 Søknaden gjelder En søknad kan importeres som en ny sak, eller som en ny søknad i en eksisterende sak. Noen kommuner ønsker å samle søknader tilhørende samme tiltak i en sak (rammesøknad, søknad om igangsettingstillatelse, søknad om ferdigattest), mens andre ønsker å opprette ny sak for Side 11/40

12 hver enkelt søknad som kommer inn til kommunen. Elements ebyggesak støtter begge metoder Opprett ny byggesak Fyll inn relevant informasjon for adresse om adresse og det omsøkte tiltaket. Feltene tilbyr hurtigoppslag både på tekst og kode der dette er tilgjengelig. Adressefeltet er knyttet opp mot matrikkelen og henter tilgjengelig informasjon derfra. Dersom eiendommen ikke har en registrert gateadresse, eller dersom oppslagstjenesten til matrikkelen er utilgjengelig kan informasjon legges inn manuelt i feltene (trykk Enter etter at informasjon er lagt inn i Adresse for å komme videre). Informasjon om saksparter kan man søke opp ved å klikke på forstørrelsesglasset på den grå linjen: I søkemenyen som kommer opp må man velge hvilket register det skal søkes i. For tiltakshaver og ansvarlig søker er det som oftest Enhetsregisteret eller Folkeregisteret som er relevant å bruke. Side 12/40

13 Det er mulig å søke basert på navn eller organisasjonsnummer/ fødselsnummer. Ved å dobbeltklikke på et valg i lista vil informasjonen automatisk bli lastet inn anmodningen om forhåndskonferanse. Søk i registeret Matrikkelen/ hjemmelshaver henter opp registrert eier av eiendommen. Dersom ansvarlig søker er samme som tiltakshaver kan dette merkes av, og man slipper å registrere samme informasjon to ganger Legg til i eksisterende byggesak Ved å velge «Legg til i eksisterende byggesak» vil søknaden bli opprettet som en ny inngående journalpost i en eksisterende sak. Side 13/40

14 Søk frem saken du ønsker å importere til i søkefeltet. Klikk på saksnummeret for å åpne saken i egen fane, eller på sakstittelen for å importere til denne. Side 14/40

15 Adresse og saksparter blir kopiert fra foregående sak. Informasjon om tiltaket må fylles inn på nytt. Saksparter kan fjernes, endres eller legges til. Endringer på saksparter her vil gjelde hele saken, ikke bare den sist importerte søknaden. 3.2 Kart For å få tilgang til kart over den omsøkte eiendommen velg knappen «Vis kart» øverst i hyre hjørne av vinduet. Side 15/40

16 Side 16/40

17 Det er også mulig å åpne karflaten i eget vindu, så man kan ha denne på en annen skjerm. Klikk da på følgende merke øverst til høyre i kartbildet: 3.3 Dokumenter Under fanen «Dokumenter» vises dokumentene som er sendt med søknaden. Ved import i ebyggesak er det dokumentet som merkes med stjerne som blir hoveddokumentet. Side 17/40

18 Ved å klikke på et dokumentikon vil dokumentet bli forhåndsvist. Det er mulig å splitte opp eller legge sammen dokumentfiler. Velg knappen «Rediger PDF» oppe til venstre for det forhåndsviste dokumentet. Man vil da få opp en miniatyrvisning av alle sidene i et dokument. Side 18/40

19 Etter å ha valgt «Legg til ny fil» vil man kunne klikke og dra ønskede sider over i et nytt dokument, samt gi dette et nytt navn. Klikk «Lagre» og se at det kommer opp et nytt dokument i dokumentlisten. Man kan også slå sammen flere PDF-dokumenter til ett. Marker avkryssingsboksen helt til venstre for dokumentet, se at dokumentene med bilde av alle sidene kommer opp i hver sin rad. Det er mulig å dra sider fra et dokument til et annet, endre tittel og lagre. Til høyre for dokumenttittelen kan det tilordnes en kategori til hvert dokument. Ved å klikke på den svarte pilen blir dette også navnet på dokumentet. Side 19/40

20 Hoveddokumentet i søknaden er merket med en stjerne, dette kan endres ved å klikke til venstre for dokumenttittelen. 3.4 Byggesak Under fanen Byggesak vises saksdetaljene for den nye saken som blir opprettet. Her kan man endre prosesskategori tilknyttet søknaden, endre klassering og angi avsender. Side 20/40

21 3.4.1 Varsel på byggesak (Notification) Forutsatt at man har lisens kan må få varsel på sak. NB! Varsling er et tillegg og krever egen lisens og produktnøkkel. 3.5 Øvrige saker Under fanen «Øvrige saker» kan man knytte andre byggesaker til den nyopprettede saken. Det vil automatisk komme opp en liste over tidligere registrerte byggesaker eller forhåndskonferanser knyttet til samme matrikkelnummer. Ved å klikke på lenkesymbolet til venstre for saksnummeret vil symbolet bli grønt og en lenke til denne saken bli opprettet i den nye saken. 3.6 Arkiver og opprett sak Når alle felter merket med rød stjerne er fylt ut vil man få tilgang til å opprette søknaden. Velg «Arkiver sak», og «Arkiver og lukk» for å gå tilbake til listen over filer som venter på import eller «Arkiver og åpne sak» for å åpne den nyopprettede byggesaken. Side 21/40

22 Tiltak - Legge til og redigere bygningsetasjer Side 22/40

23 Tiltak legge til og redigere bruksenhet Side 23/40

24 4 Behandle byggesøknad 4.1 Saksbilde Dersom byggesøknaden ble tilknyttet en saksbehandler i løpet av import, eller når saksbehandler blir tilordnet av enhetsleder vil byggesøknaden dukke opp i skrivebordet til saksbehandleren. Åpne saker vises i en fane, og det er dermed mulig å ha flere faner og flere saker åpne samtidig. Ved å klikke på Elements ikonet vil man alltid komme tilbake til skrivebordet. Saksopplysninger får man tilgang til ved å klikke på mappe-ikonet øverst til venstre for saksnummeret. Saken har flere faner med informasjon, disse finner du under saksnummer og tittel. Alle journalpostene i saken er listet under fanen «Journalposter», og ved å klikke på en journalpost vil man få tilgang til detaljer og dokumenter knyttet til denne Prosesskategori Helt til venstre vil det ligge en fane med samme navn som prosesskategorien/ søknadstypen som er knyttet til søknaden. Side 24/40

25 Hver linje her representerer data i søknaden. Disse kan redigeres ved å holde musa over linjen og velge blyanten som vises helt til høyre. Eiendom byggested Gårds- og bruksnummer Tiltakshaver Journalpost Tiltak Bygningstype Gir mulighet til å korrigere adresseinformasjon knyttet til eiendommen Klikk på lenken henter opp kart over eiendommen Gir mulighet til å redigere opplysninger om tiltakshaver. Klikk på lenke henter opp sentral godkjenning dersom dette er registrert Klikk på lenke henter opp søknadens journalpost i høyre del av skjermen, klikk på blyant gir anledning til å redigere journalpostdetaljer Gir mulighet til å endre opplysninger om tiltakstype, samt registrere informasjon om arealdisponering, bygningsopplysninger og tekniske installasjoner. Side 25/40

26 Milepæler Sjekklisten med tilhørende milepæler er listet under fanen «Milepæler». Alle milepæler har knyttet en sjekkliste til seg. Når en søknad importeres vil milepælen MS (mottatt søknad) opprettes. Når man bekrefter søknad mottatt og det er sendt mangelbrev blir søknaden borte fra aktive byggesøknader frem til svar på mangelbrev er mottatt i kommunen. Når den tilhørende sjekklisten er besvart vil milepælen blir satt som fullført og neste milepæl med sjekkliste bli generert. Se senere avsnitt for mer om sjekklister og tilhørende funksjonalitet Dokumenter siste revisjon Alle dokumenter i saken kan samles i en visning, for å lettere kunne finne frem til nødvendig informasjon. Opprinnelig legges alle dokumentene i den inngående journalposten med søknaden inn i denne listen. Senere kan man velge å legge til eller bytte ut dokumenter fra andre journalposter i saken, for å holde denne listen oppdatert med gjeldende dokumentasjon. Side 26/40

27 Nye dokumenter i saken kan linkes opp hit ved å velge Lenke til/ fra søknad på nedtrekksmenyen på dokumentet. Man får da valget om å legge dokumentet til som et nytt dokument i listen, eller erstatte et eksisterende dokument. Dette vil ikke berøre de opprinnelige dokumentene i journalpostene, men bestemmer hva som skal vises i fanen Dokumenter siste revisjon Rapporter Under fanen «Rapporter» finnes rapporter som er generert underveis i saksbehandlingen. Det er mulig å generere en Tiltaksanalyse på eiendommen som, ut fra et forhåndsdefinert sett med kartlag, viser hvilke som berører den omsøkte eiendommen. Genererte rapporter finner man også igjen som en journalpost av type «Dokumentpost i saksmappe». Informasjonen fra tiltaksanalysen gjenbrukes senere av løsningen for automatisk svar på utvalgte spørsmål i sjekklista Journalposter Fanen «Journalposter» inneholder en liste over journalposter og arbeidsflyter som er knyttet til saken. Journalpostdetaljer og tilhørende dokumenter vises i høyre del av arbeidsflaten dersom man klikker på en journalpost. Side 27/40

28 4.1.3 Saksparter Under «Saksparter» finner man alle som er registrert som parter i saken, inkludert naboer som ble er lagt til ved opprettelse av naboliste fra kart. Side 28/40

29 Man kan legge til, redigere eller slette saksparter samt velge dem som mottakere av brev. En sakspart kan ha en eller flere roller i byggesaken: Side 29/40

30 Det er også mulig å registrere hvilket fagområde foretaket er ansvarlig for og tiltaksklasse som foretaket er godkjent for. Dette gjøres ved å klikke på aktuell rolle i registreringsbildet Merknader (i saken) Fanen «Merknader» viser merknader som er registrert på saken. Det er også mulig å opprette nye merknader. Side 30/40

31 4.1.5 Lenker Dersom søknaden ble knyttet til tidligere saker under importen vil disse listes under fanen «Lenker». Man har også mulighet til å lenke opp tilknyttede saker i etterkant, for å enkelt kunne ha tilgang til disse. Ved å merke av for toveis nederst i skjemaet blir det også opprettet lenke andre veien. Det er også mulighet til å legge lenker til eksterne nettsider i tillegg til andre saker fra arkivet. Eksempel nedenfor til Lovdata Side 31/40

32 4.1.6 Faktura Fakturaopplysninger kan registreres inn via fanen «Faktura» på saksnivå. Utfyllingen forutsetter at virksomheten på forhånd har lagt inn gebyrtyper m.v. i systemadministratormodulen. Informasjonen om faktureringen kan tas ut som lister, eksporteres til økonomisystemet (forutsetter integrasjon) eller brukes som grunnlag for fakturering. Faktura opprettes ved å klikke på «+ Faktura» til venstre i bildet. Man får da mulighet til å legge inn følgende informasjon: Navn Status Merknad Gebyr beskrivelse Sats Antall Beløp Merknad Ved å klikke på søkeikonet til venstre for dette feltet, kommer du inn i søkebildet der du kan søke opp kontakten fra registrerte saksparter på saken, folkeregisteret, enhetsregisteret online eller fra Elements sitt eget register Nedtrekksmeny. Brukes til oppfølging, avhengig av rutinene i virksomheten, og ved integrasjon mot økonomisystem. Kan fylles ut for internt bruk I nedtrekksmenyen kan du velge blant de gebyrtypene som er lagt inn i Elements Dette feltet vil bli automatisk utfylt når gebyrbeskrivelse er valgt Fyll inn antall Beløpet blir automatisk regnet ut når gebyrbeskrivelse er valgt og antall utfylt Kan fylles ut for internt bruk 4.2 Milepæler Milepæler har en viktig funksjon i løsningen. De viser status på hvor langt i behandlingsprosessen en søknad er kommet, brukes for å beregne frister, medgått Side 32/40

33 skasbehandlingstid og er grunnlag for rapportering til KOSTRA. Elements ebyggesak har et sett med standard milepæler. I tillegg er det mulig å opprette egne. Følgende milepæler følger med installasjon: MS MB KS SUA MUA VT Mottatt søknad Mangelbrev sendt Komplett søknad Sendt til uttalelse til annen myndighet Mottatt uttalelse fra annen myndighet Vedtak fattet I tillegg har milepælene symboler og fargekoder med følgende betydning: Grå Blå Grønn Ikke påbegynt Under arbeid Utført Gul Haster, frist innen to dager Rød Forsinket, frist overskredet 4.3 Sjekklister Sjekklister er en viktig del av behandlingen av en byggesøknad. De er tilgjengelige både under fanen med søknadens prosesskategori (på bildet nedenfor «Rammesøknad») og under Journalposter. Ved å hente sjekklistene opp fra «Prosesskategori» vil man få tilgang til vesentlig utvidet funksjonalitet. Både spørsmålene, svaralternativene og veiledningsteksten er definert av DiBK og skal være med på å sikre enhetlig saksbehandling i kommunene, samt veilede saksbehandler frem til vedtak i saken. Velg start på milepælen MS for å starte saksbehandlingen ved hjelp av sjekklisten. Side 33/40

34 Hvert spørsmål i sjekklisten har et sett med svaralternativer, som oftest ja eller nei. Noen av svaralternativene vil bli merket med en rød farge. Dette er basert på logikk i sjekklisten fra DiBK og betyr at det antagelig er en mangel i søknaden som saksbehandleren må være ekstra oppmerksom på. Spørsmål som er merket med en grønn A er automatisk avsjekket av løsningen basert på tilgjengelig informasjon og oppslag. Man har mulighet til å legge på en merknad til alle spørsmålene. Dette er en uformell merknad som kan brukes som saksbehandlers huskelapp. Sjekkpunkter med merknader blir markert med en liten snakkeboble så det er lett å finne disse igjen ved en senere anledning. Merknadsfunksjonaliteten blir også brukt av løsningen til å varsle saksbehandler om hendelser som berører det enkelte spørsmålet. Som regel blir dette gjort når det ikke er mulig å hente inn automatiske svar der dette normalt gjøres. Side 34/40

35 For en del sjekkpunkt vises alternativet Sjekk underpunkt. Ved å klikke på dette vil man få tilgang til underpunkter som vil være til hjelp for å svare på hovedspørsmålet. Sjekklisten kan filtreres for å lettere få en oversikt over hva som gjenstår, eller hva som allerede er tatt stilling til. Spørsmålene er delt opp etter kategorier. Når alle spørsmålene tilhørende en kategori er besvart vil sjekkpunktet bli markert med grønt merke til venstre for teksten. Det samme gjelder for besvarte sjekkpunkt. Dette gjør det også lettere å raskt identifisere punkter det må jobbes videre med. Klage Man kan registrere klage på et vedtak i en byggesak. Klagen registreres som en egen kategori ved innregistrering av journalpost. Det vil også bli vist en egen fane under oversiktsbildet for søknad med henvisning til hvilken journalpost som utgjør klagen 4.4 Sjekklistefunksjoner Når sjekklisten er hentet opp via fanen «Prosesskategori» vil man få tilgang til utvidet funksjonalitet i høyre siden av arbeidsflaten. Her er det samlet funksjoner og informasjon som kan hjelpe saksbehandler til å ta stilling til spørsmålene i sjekklisten. Side 35/40

36 Veiledning I første fane ligger en «Veiledning» til spørsmålet, med referanse til relevante lover og regler. Ved å klikke på lenken vil nevnte lovparagraf åpnes i en egen fane i nettleseren Dokumenter i søknaden Her har du tilgang til samme liste med dokumenter som ligger under «Dokumenter siste revisjon» (ref avsnitt Prosesskategori). Dette gjør det enkelt å hente frem nødvendig informasjon til å svare på spørsmålene i sjekklista Vis kart Her vil man få tilgang til kartklienten, med den aktuelle eiendommen merket av. Ved å klikke på ikonet med en firkant og en pil øverst til venstre kan kartflaten flyttes over i et eget vindu Tekst til vedtak Løsningen tilbyr muligheten til å skrive tekst som flettes inn i vedtaksbrev underveis i saksbehandlingen. Teksten her deles inn i utredningstekst og vedtakstekst. Teksten flettes automatisk inn i forskjellige bokmerker som er lagt inn på forhånd i malene for vedtaksbrev og/eller saksfremlegg. På slutten av sjekklisten vil da ferdige vedtaksbrev og saksfremlegg genereres automatisk Mangelbeskrivelse Under fanen «Mangelbeskrivelse» kan det skrives inn tekst for et sjekkpunkt som senere blir flettet inn i et mangelbrev ved hjelp av bokmerke. Dette gjør det mulig å generere et ferdig skrevet mangelbrev basert på behandling av sjekkpunktene Saksparter «Saksparter» lister opp alle som er registrert som part i saken, og med oversikt over tilhørende roller. Side 36/40

37 Lenker «Lenker» viser andre saker som det er lenket til. Ved å klikke på en lenke til en annen sak vil denne åpnes i en ny fane. Det er dermed enkelt å komme tilbake til den søknaden man jobber med Nytt brev «Nytt brev» gir brukeren mulighet til å sende et brev til vilkårlig mottager uten å gå ut av kontekst Planinformasjon «Planinformasjon» henter opp tilgjengelig planverk for eiendommen. Hva som er tilgjengelig her vil er avhengig av at kommunens planer er digitalisert og tilgjengeliggjort for løsningen Dispensasjoner Svar på søknad om dispensasjon kan legges inn under denne fanen. Velg «Legg til» og området det søkes dispensasjon for. Tekstene som legges inn her er også knyttet til bokmerker som kan legges i vedtaksbrev og saksfremlegg Klager Klagen registreres som en egen kategori ved innregistrering av journalpost. Det vil også bli vist en egen fane under oversiktsbildet for søknad med henvisning til hvilken journalpost som utgjør klagen. 4.5 Lag naboliste Fra fane med søknadstype (f.eks. Ett-trinns søknad), klikk på gårds-/bruksnummeret som er lagt inn om eiendommen: Side 37/40

38 Du får opp en kartklient i høyre del av skjermen som viser eiendommen: Klikk Lag naboliste. Du får opp en liste over naboeiendommene, og kan ved å flytte musepeker over eiendomsnumrene se hvor i kartet disse ligger: Side 38/40

39 I nedre del av bildet klikker du på grønn knapp Send naboliste, og får opp denne dialogboksen: Importer nabolisten som parter til byggesaken er forhåndsvalgt, og klikker du Velge får legger opplysningene seg inn som saksparter på saksmappen. Du kan her velge vekk de partene du eventuelt ikke vil skal være med: Side 39/40

40 Velger du Opprett nytt brev til valgte naboer, vil det opprettes nytt utgående brev og mottakerne legger seg inn automatisk: Fyll ut Tittel-feltet med overskriften du ønsker å bruke i brevet. Legg til brevmal, skriv og send brevet på vanlig måte. Brevet vil være et flettebrev der hver mottaker får hvert sitt brev, med mindre det er opprettet egen mal til bruk for brev til flere mottakere. Side 40/40