SAMARBEIDSAVTALE MELLOM UMB OG VITENPARKEN

Transkript

1 US-SAK NR: 37/2013 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: RAGNHILD SOLHEIM SAKSBEHANDLER: VICTORIA SANDBERG- KRISTOFFERSEN ARKIVSAK NR: 03/3652 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM UMB OG VITENPARKEN Dokumenter a) Saksframlegg b) Vedlegg - Samarbeidsavtale mellom UMB og Vitenparken - Kartgrunnlag Vitenparken, definert utviklingsområde Forslag til vedtak Styret godkjenner forelagt samarbeidsavtale og gir administrasjonen fullmakt til å inngå et forpliktende samarbeid med Vitenparken/stiftelsen Norsk Landbruksmuseum. Ås, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 30.APRIL 2013

2 2 SAKSFREMLEGG Hensikt Gjennom forhandlinger våren 2012 kom UMB og stiftelsen Norsk Landbruksmuseum frem til en plattform for etablering og realisering av et nytt museum og formidlingssenter på Campus Ås. Hensikten med denne saken er å følge opp US sak 53/2012, hvor Universitetsstyret vedtok følgende: Vedtak: 1. UMB inngår et avtalebasert samarbeid med stiftelsen Norsk Landbruksmuseum for realisering av et allmennrettet museums- og formidlingssenter med basis i stiftelsen Norsk Landbruksmuseum. 2. US ber seg forelagt samarbeidsavtalen til godkjenning. Universitetsstyret får med dette forelagt samarbeidsavtale mellom partene til godkjenning. Bakgrunnen for samarbeidet har vært grundig gjennomgått og belyst i tidligere US saker. For sakshistorikk og nærmere detaljer vises det til US sak 53/2012. Langsiktig samarbeid Vedlagt samarbeidsavtale definerer rammen for et langsiktig avtalebasert samarbeid mellom UMB og stiftelsen Norsk Landbruksmuseum (heretter omtalt som Vitenparken) på Campus Ås. UMB og Vitenparken er enige om at alle leveranser og tjenester innen avtalens område skal skje etter et fullkostprisnipp, det vil si at påløpte kostnader skal dekkes fullt ut av mottaker. I tillegg til vedlagte samarbeidsavtale vil UMB og Vitenparken i felleskap definere egne underavtaler for aktuelle enkeltområder, som bl.a.: Vitenparkens leie og ev. opsjon på leie knyttet til UMBs bygg og uteområder, som inkluderer forpliktelser og betingelser knyttet til eksisterende og fremtidig disponering. Vitenparkens kjøp av tjenester fra UMB (eks. drifts- og servicetjenester) UMBs kjøp av tjenester fra Vitenparken (eks. formidlingstjenester, utleie, guidetjenester, prosjekter, møte- og arrangementspakker) Status Vitenparken I tråd med partenes intensjoner og formål, iverksatte stiftelsens nye styre og administrative ledelse en grunnleggende omstillingsprosess høsten For å gi et overordnet bilde av utførte omstillings- og oppstartaktiviteter ved museet, følger en stikkordsoversikt nedenfor. For nærmere detaljer knyttet til Vitenparkens profil, innhold og aktiviteter se og fb.com/vitenparken. nytt styre (2012) ny administrativ ledelse, Per Olav Skjervold - administrerende direktør personal og organisasjonsmessig omstilling, første fase gjennomført stiftelsens nye vedtekter, godkjent av lotteri- og stiftelsestilsynet UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 30.APRIL 2013

3 3 nytt navn, ny identitet og kommunikasjonsplattform, første fase er gjennomført og ferdigutviklet for lansering (se og fb.com/vitenparken samtaler med bl.a.lmd, de øvrige campusinstituttene og NVH samarbeidsavtale med museets Venneforeningen (inngått mars 2013), omfatter: frivillig arbeid knyttet til forvaltning og formidling av landbrukets vitenskapshistorie, dugnadsarbeid knyttet til Vitenparkens drift og utbedringsarbeider, økonomiske bidrag til Vitenparken, profilering og synliggjøring av Vitenparken og rekruttering. tømming av utstillingshallen (huset utstillingen «Melkerampa» fra 1997), herunder registrering, magasinering, returnering og kassasjon interiør/byggetekniske endringer (interiørmessig «opprydding» i kaféområdet 1. etg.) Vitenparken opptatt som medlem i ECSITE (European Network of Science Centres and Museums) søknad om permanent serverings- og skjenkebevilling (under behandling) frigjort utleiekapasitet (rydding) utviklet nytt kafékonsept ryddet bygg og rom - tilrettelagt for ny aktivitet ansatt ansvarlig for sosiale medier Samarbeidet er i god utvikling og bærer preg av stor fremdrift og handlekraft. UMB og Vitenparken er nå inne i en konkretiseringsfase knyttet til ulike aktuelle samarbeidsområder: allmennrettet formidling av UMBs forskning generelt og UMBs matsatsing spesielt, UMBs Skoletjeneste, UMBs forskning på vitensenter og UMBs historiske samlinger. Universitetsdirektørens vurdering og anbefaling Universitetsdirektøren er godt fornøyd med at prosessen med å utvikle et allmennrettet museum og formidlingssenter på Campus nå har kommet så langt, og at det er utarbeidet samarbeidsavtale mellom UMB og Vitenparken/stiftelsen Norsk Landbruksmuseum. En slik avtale vil gi det videre samarbeidet nødvendige rammebetingelser. UMB er bundet av overordnede statlige retningslinjer for inngåelse av denne type samarbeidsavtaler. Disse finnes i Rundskriv F-20-07: «Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer». I henhold til disse retningslinjene kan universiteter inngå forpliktende samarbeidsavtaler dersom samarbeidet er av faglig interesse og aktiviteten styrker institusjonens evne til å utføre sine primæroppgaver. Samarbeidet skal ikke svekke universitetets faglige uavhengighet, og man kan ikke direkte eller indirekte subsidiere aktivitet ved samarbeidende virksomhet. Det er en forutsetning at samarbeidende virksomhet fullt ut dekker kostnader som følger av egen aktivitet. Disse forutsetningene er bakt inn i samarbeidsavtalen med Vitenparken/stiftelsen Norsk Landbruksmuseum, og det er lagt inn nødvendig henvisning til det aktuelle rundskrivet i selve avtalen. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 30.APRIL 2013

4 4 Universitetsdirektøren anser vedlagte samarbeidsavtale som et godt grunnlag for det videre samarbeidet. Det anbefales at universitetsstyret godkjenner forelagt samarbeidsavtale og gir administrasjonen fullmakt til å inngå et forpliktende samarbeid med Vitenparken/stiftelsen Norsk Landbruksmuseum. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 30.APRIL 2013

5 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 30.APRIL 2013

6 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 30.APRIL

7 Vedlegg US-sak 37/2013 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM STIFTELSEN NORSK LANDBRUKSMUSEUM (heretter kalt VITENPARKEN) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Formål Denne samarbeidsavtalen danner rammen for gjennomføring og realisering av avtalepartenes felles intensjoner og mål, slik disse er omtalt i intensjonsdokument datert 31. mai 2012 og vedtatt av UMBs styre (US-sak 53/2012) og NLMs styre (sak 29-30/2012). Samarbeidsavtalen dekker videre de forhold som er omtalt i Rundskriv F-20-07: «Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer», pkt Avtalen skal bidra til å etablere og realisere et egnet og fremtidsrettet formidlingsverktøy for allmennrettet forsknings- og vitenskapsformidling, som øker den allmenne interesse og nysgjerrighet for universitets fagområder og deres rolle i samfunnsutviklingen relasjonsverktøy (sosial møteplass), som stimulerer til kreativ samhandling mellom allmennhet, universitetet, campusinstituttene, næringsliv og offentlig forvaltning rekrutteringsverktøy som bidrar til å bedre ungdommens kjennskap til universitetets forskning og studier omdømmeverktøy som: - bidrar til å rette allmennhetens og næringslivets oppmerksomhet mot universitetet - styrker samfunnets bevissthet på universitetets samfunnsbetydning Bakgrunn Gjennom forhandlinger (våren 2012) kom partene frem til en plattform for etablering og realisering av et nytt formidlingssenter på Campus Ås en plattform partene anser gir større sannsynlighet for å lykkes, enn om partenes formål ble søkt realisert gjennom partenes eksisterende organisasjoner.

8 Vedlegg US-sak 37/2013 Partene har kommet til enighet om at videreføring og revitalisering av stiftelsen Norsk Landbruksmuseum, er den best egnede organiseringen av samarbeidet. Partene er enige om at en ev. på et senere tidspunkt kan vurdere opprettelse av et eget aksjeselskap for driften, dersom avtalens formål vurderes å ha bedre forutsetninger for å utvikles og realiseres under en slik organisering. For utdypende detaljer og om avtalens bakgrunn henvises det til følgende dokumentasjon: Styresak UMB: US sak 53/2012 Styresak NLM: 29-30/2012 Vitenparkens vedtekter, godkjent av Lotteri- og stiftelsestilsynet, februar 2013 Kartgrunnlag Vitenparken, definert utviklingsområde Landsverneplan for Kunnskapsdepartementet, kompleks 1837 Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) Forretningsmessig forhold Partene er enige om at leveranser og tjenester innen avtalens område skal skje etter et fullkostprisnipp, det vil si at påløpte kostnader skal dekkes fullt ut av mottaker. I den utstrekning ansatte i institusjonen skal utføre arbeid for samarbeidende virksomhet, skal det skje i henhold til skriftlig avtale mellom partene. Det vises for øvrig til Rundskriv F-20-07: «Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer», pkt. 1.1 ang kriterier for UMBs mulighet for å inngå samarbeid med andre organisasjoner. Partene er enige om at samarbeidet skal ligge innenfor disse rammene. Partenes roller og forpliktelser Som ansvarlig for utvikling, finansiering og realisering av det nye senteret, forplikter Vitenparken seg til: å planlegge og etablere et profesjonelt og økonomisk bærekraftig driftskonsept, både på kort og lang sikt å bidra til at omdømmebyggingen harmonerer med UMBs strategiske mål knyttet til formidling og innovasjon å planlegge og etablere Vitenparkens attraksjoner og tilbud: - i tråd med UMBs Verneplan for universitetets bygg og parkareal - i tråd med prinsippet om et så begrenset «økologisk fotavtrykk» som mulig Som utviklingspartner og eier (bygg og utearealer) forplikter UMB seg til: å bidra konstruktivt i arbeidet med å sikre positiv oppmerksomhet og ekstern investeringsvilje fra næringsliv, offentlige myndigheter, potensielle givere og relevante samarbeidspartnere å bidra konstruktivt til etablering, realisering og utvikling av Vitenparkens fysiske utviklingsområde (ref. kartgrunnlag Vitenparkens definert utviklingsområde),

9 Vedlegg US-sak 37/2013 Øvrige avtaler Denne avtale er førende for alle avtaler som ev. skal inngås mellom partene i avtalens virketid. Jf. også Rundskriv F-20-07, pkt I tillegg til denne hovedavtalen vil partene i felleskap definere egne avtaler for aktuelle enkeltområder, herunder bl.a.: Vitenparkens leie og ev. opsjon på leie knyttet til UMBs bygninger og uteområder, som inkluderer forpliktelser og betingelser knyttet til eksisterende og fremtidig disponering. Vitenparkens kjøp av tjenester fra UMB (eks. drifts- og servicetjenester) UMBs kjøp av tjenester fra Vitenparken (eks. formidlingstjenester, utleie, guidetjenester, prosjekter, arrangementspakker) Varighet Avtalen trer i kraft umiddelbart ved undertegnelse. Avtalen varer foreløpig ut 2014, og skal evalueres innen med sikte på ev. justeringer og forlengelse. Partenes intensjon er å utvikle et langsiktig samarbeid innen samarbeidsavtalens virkeområde. Rapportering og oppfølging Styreleder i Vitenparken er, sammen med de UMB-oppnevnte representantene i Vitenparkens styre, ansvarlig for å holde UMBs rektorat og administrative ledelse orientert om Vitenparkens utvikling, planlegging og fremdrift. Administrerende direktør ved Vitenparken er ansvarlig for årlig rapportering av resultater, som gjennomføres i etterkant av fremlagt årsmelding for Vitenparken. Ås den 30. april Per Olav Skjervold Adm. dir. Vitenparken Campus Ås Siri Margrethe Løksa Universitetsdirektør Universitetet for miljø- og biovitenskap

10