MØTEINNKALLING. Formannskapet SAKSLISTE 10/15 15/35 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: Tid: 09:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/15 15/35 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN /15 14/1646 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLAN - 231/16 ANDREAS HAMMERSTAD - EIDSBERGVEIEN 38 12/15 12/3195 SØKNAD OM FRADELING AV TOMT - 235/1 - KRAUGERUD OLE- ANDERS HOLMSEN 13/15 14/113 DISPENSASJON FRA KOMMUNE PLAN - FRADELING AV TOMT PÅ STALSBERG - 16/2 UNNI STALSBERG OG PETTER KOPPERUD 14/15 14/2156 VARSEL OM OPPSTART AV ENDRING AV REGULERINGSPLAN - HOLØSÅSEN 1 15/15 14/2125 INDRE ØSTFOLD KRISESENTER IKS - NY SELSKAPSAVTALE Befaring I forbindelse med behandling av sakene 11/15 - Søknad om dispensasjon fra kommuneplan - og 12/15 - Søknad om fradeling av tomt - møter formannskapet først ved Eidsbergveien 38 kl for befaring av eiendommene.

2 Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad 29. januar 2015 Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I FORMANNSKAPET DEN Saksbehandler: Jorun Cesilie Dybvik Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/35 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/15 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra formannskapets møte den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra formannskapets møte den Side 3 av 18

4 SØKNAD OM DISPENSASJON FRA KOMMUNEPLAN - 231/16 ANDREAS HAMMERSTAD - EIDSBERGVEIEN 38 Saksbehandler: Marius Raael Arkiv: GBR 231/16 Arkivsaksnr.: 14/1646 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/15 Formannskapet /15 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune gir i henhold til 19-2 i lov om planlegging og byggesaksbehandling dispensasjon fra reguleringsplan Holøsåsen 1 bestemmelse for oppføring av garasje: 4 «etter bygningsrådets skjønn», i praksis 70 m2, på gnr 5 bnr. 268, Hestehovveien 15 i Rakkestad kommune. 2. Det gis dispensasjon fra reguleringsplan Holøsåsen 1 sin bestemmelse om utnyttelsesgrad på 10-20%, hvor den nærværende eiendom er bebygd med 30% m2 av tomtestørrelsen. Behandling i Formannskapet den sak 5/15 Behandling Representanten Karoline Fjellstad ba om at sin habilitet ble vurdert fordi hun er nabo til eiendommen, og har signert for mottatt nabovarsel. Formannskapet vedtok enstemmig at Fjellstad var inhabil etter Forvaltningslovens 6, 2. ledd. Svein Iver Gjøby var innkalt som vararepresentant. Representanten Vidar Storeheier foreslo å utsette behandling av saken inntil Formannskapet har vært på befaring av eiendommen. Ved votering ble Storeheiers utsettelsesforslag enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Saken utsatt. Vedlegg Ingen Side 4 av 18

5 Sak 11/15 Bakgrunn Søknad om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel er datert Søknaden er registrert inn i kommunen Tiltakshaver er Andreas Hammerstad. Søknaden gjelder oppføring av en frittstående garasje med et bebygd areal BYA på 155 m2. Høyden er 6,1 m. Det er bestående uthus/garasje på tomten i dag av eldre dato. Tiltakshaver har oppgitt areal som skal rives til 148 m2, mens bygget er matrikkelført med 113 m2. Tomten er oppgitt til 1025 m2. Eiendommen ligger i området som er omfattet av reguleringsplan for Holøsåsen 1. Fra før står det en enebolig og tre sammenbygde garasjer/uthus på eiendommen. Uthuset er i dag i dårlig forfatning ifølge tiltakshaver, og de er nok av eldre dato, da bygget ikke finnes i kommunens arkiver, og det er trolig ikke omsøkt. Hjemmel Plan- og bygningsloven av Reguleringsplan Holøsåsen 1 vedtatt Andre faktaopplysninger Tiltaket er i strid med reguleringsplanens bestemmelser om utnyttelsesgrad og bygningsrådets skjønn ved oppsetting av garasje og er avhengig av dispensasjon for å kunne få tillatelse. Plan- og bygningslovens 19-2 gir mulighet til å dispensere fra lov, vedtekt, forskrift og planer dersom det foreligger en særlig overvekt av positive samfunnsmessige grunner. For at lovvilkåret skal være oppfylt, må det foreligge spesifiserte, klare grunner som etter en nærmere konkret vurdering veier tyngre enn de hensyn bestemmelsene skal ivareta. Kommunen står imidlertid fritt til å avgjøre om dispensasjon ikke skal gis, selv om det foreligger en klar overvekt av positive grunner. I medhold av PBL 19-1 er det søkt om dispensasjon reguleringsplanens bestemmelser, som nevnt tidligere. Reguleringsplanens bestemmelser har som formål å begrense utbygging av et garasjeareal til annet enn et normalt behov for garasjering og bodplass for en boligeiendom. Det er ikke ønskelig med store uthus på slike eiendommer som da kan tas i bruk til uønsket næringsvirksomhet. Med uønsket næringsvirksomhet i denne sammenheng menes virksomheter som går ut over begrepet hobby. Slike virksomheter vil kunne medføre mer trafikk, mer forsøpling og i enkelte tilfeller forurensing i form av uønsket avløp. Det er en også en uskreven regel om at en garasje skal underordne seg boligen både i størrelse og utforming. Helse- og miljøkonsekvenser Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige helse eller miljøkonsekvenser. Økonomi Tiltaket vil ikke innebære samfunnsmessige økonomiske fordeler av betydning. Side 5 av 18

6 Sak 11/15 Administrasjonens vurdering Det rives bygningsmasse tilnærmet det som er ønsket oppført, og det vil etter vår vurdering gjøre at eiendommen fremstår mer ryddig, samtidig som at biler og lignende kan stå under tak. Bygget fremstår massivt, men er trukket godt tilbake på eiendommen, slik at dette vil redusere inntrykket av størrelsen. Det er ingen særlige grunner som trekker i den ene eller andre retningen i den nærværende sak, og det er ingen samfunnsmessig ulempe å tillate tiltaket, heller ikke blir formålet bak bestemmelsen tilsidesatt, da dette er en begrenset boligeiendom som ikke kan benyttes til næring eller annet. Det er bedre samfunnsøkonomi å godkjenne et slikt bygg som gjør at verdier sikres, enn å avslå og at eksisterende bygningsmasse består og forfaller ytterligere. Side 6 av 18

7 SØKNAD OM FRADELING AV TOMT - 235/1 - KRAUGERUD OLE-ANDERS HOLMSEN Saksbehandler: Espen Jordet Arkiv: V61 Arkivsaksnr.: 12/3195 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/15 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir ikke dispensasjon til fradeling av omsøkt areal, med hjemmel i planog bygningslovens kap. 19 og kommuneplanen for Rakkestad , Vedlegg 1. Situasjonskart Bakgrunn Rakkestad kommune har mottatt søknad om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel om fradeling av ca. 2,1 daa skogsmark fra Kraugerud gnr 235, bnr 1. Formålet med fradelingen er å frigjøre areal for oppføring av bolig for Ann Carethe og Ole Anders Holmsen. Søknaden er datert og journalført hos Rakkestad kommune Holmsen ønsker å bosette seg i umiddelbar nærhet av gården for lettere å kunne hjelpe neste generasjon med driften av gården. Behovet understrekes ved at det er dyr på gården og i den forbindelse er det vesentlig at avstanden ikke er for stor. De argumenterer i sin søknad også med at det i omsøkte område allerede er noe spredt bosetting og at nødvendig infrastruktur er tilrettelagt i området. En ny bolig i området vil ikke ha negative virkninger for nærmiljøet. De mener også at arealet er såpass langt fra sentrumsområdene til at bestemmelsen i kommuneplanen vedrørende fragmentering av sentrumsområdene berøres. Det ble gjennomført befaring på eiendommen den hvor grunneierne Ann Carethe og Ole-Anders Holmsen, representant fra fylkeskonservatoren, Kristine Johansen og Espen Gloslie og Bård Kollerud fra Rakkestad kommune deltok. I følge nøkkeltall hentet fra Skog og Landskap består gnr 235 bnr 1 av følgende arealer: Fulldyrka jord 635,1 daa Skog 296,7 daa Annet areal/restareal 31,0 daa Totalt 962,8 daa Omsøkt område er i kommuneplanens arealdel definert som LNF1 (Landbruks-, natur og friluftsområde), hvor kun landbruksrelaterte bygg er tillatt. En eventuell tillatelse til deling er avhengig at det gis dispensasjon fra kommuneplanens arealdel. Side 7 av 18

8 Sak 12/15 Søknad om dispensasjon ble behandlet av formannskapet Saken ble utsatt grunnet de trafikale forholdende ved Os skole. Andre faktaopplysninger Avkjøringen fra Rv 124 må, i tilfelle dispensasjon gis, være felles med Os skole. Videre må adkomst skje over skolens trafikkområde hvor det i dag er bussholdeplass og dropsone for foreldretransport av barn og deretter over veien til skolens nye parkeringsplass for lærere og Oshaug sitt idrettsanlegg. Det er opparbeidet gang- og sykkelsti fra Os skole og inn mot Rakkestad sentrum. Infrastruktur som vann og avløp er tilgjengelig i området. Rakkestad kommune har bedt om forhåndsuttalelse fra Fylkeskonservatoren, Fylkesmannen i Østfold, Statens Vegvesen og rektor ved Os skole. Fylkeskonservatoren skriver i sitt svar at det ikke er kjente automatisk fredede kulturminner innenfor tiltaksområdet, men at det i nærheten ligger et gravfelt. Under befaringen var Fylkeskonservatoren av den oppfatning at en utbygging av den omsøkte tomten ikke vil påvirke kulturminnene i området. Fylkesmannen i Østfold mener at ny boligbebyggelse i all hovedsak bør oppføres innenfor de områder som er avsatt til dette formålet i kommuneplanens arealdel. Videre påpeker de at dersom kommunen skal kunne gi en dispensasjon kreves det at hensynet bak bestemmelsen det dispenseres fra ikke blir vesentlig tilsidesatt. Statens vegvesen svarer at det må søkes om avkjøringstillatelse hvis ny boligtomt godkjennes. Avkjøringstillatelse vil kun bli godkjent over eksisterende avkjøring, det vil si at noen ny separat avkjøringstillatelse fra RV 124 vil ikke bli godkjent. Etter forrige behandling av saken er parkeringfor ansatte ved skolen flyttet fra adkomstområdet. Dette området, som tidligere ble betegnet som kaotisk er nå forbedret trafikksikkerhetsmessig. Rektor ved Os skole uttaler at hun ikke ser noe negativt ved etablering av adkomst for èn ny bolig i området. Det vil kun gi marginal økning av trafikk over skolens område. Deling av eiendom er søknadspliktig etter Plan- og bygningsloven 20-1 bokstav m. Dersom arealet skal nyttes til annet formål enn beskrevet i kommuneplanens areadel, eventuelt reguleringsplan skal naturmangfoldlovens 8-12 og jordlovens 12 også vurderes. Etter naturmangfoldloven 7 skal prinsippene i 8-12 legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet, og vurderingen og vektleggingen skal fremgå av vedtaket. Rådmannen er av den oppfatning at kunnskapsgrunnlaget for det omsøkte området er tilstrekkelig. Det omsøkte tiltaket vurderes til ikke å være til vesentlig skade for naturmangfoldet, selv om det vil medføre en endring i landskapet. Rådmannen anser at 8 i naturmangfoldloven er oppfylt. I og med at naturmangfoldet er vurdert til ikke å ta vesentlig skade av tiltaket anser Rådmannen det ikke nødvendig å foreta vurderinger etter de andre miljøprinsippene i naturmangfoldloven Side 8 av 18

9 Sak 12/15 Kommuneplanens arealdel har som vedlegg temakart for kommunens ansvarsområder. Endret arealbruk krever en utsjekk i forhold til disse. Det omsøkte arealet er vurdert ikke være i direkte konflikt med disse. Ut ifra landbruksfaglige hensyn vil en fradeling være noe negativt da man fragmenterer et skogsområde. Det vil sannsynligvis også i fremtiden bli en interessekonflikt når skogsområdene rundt tomten igjen får tettere og høyere vegetasjon. Økonomi Saken vurderes ikke å ha økonomiske konsekvenser for Rakkestad kommune. Helse- og miljøkonsekvenser Saken er vurdert i forhold til kommunens temakart og naturmangfoldloven. Saken vurderes ikke å ha vesentlige helse- og miljøkonsekvenser i noe retning. Hjemmel Plan- og bygningsloven, Jordloven og Naturmangfoldloven. Administrasjonens vurdering Det omsøkt arelaet har status som LNF1, hvor kun landbruksrelaterte bygg er tillatt etter gjeldende kommuneplan. Kommuneplanens arealdel viser arealbruken i kommunen og er bindende. Alle avvik skal således behandles som dispensasjon. I hht. til dispensasjonsreglene i plan- og bygningsloven gitt i Kap. 19 skal ikke dispensasjon gis dersom tiltaket er i strid med hensikten bak bestemmelsen. Det skal være overvekt av positive virkinger dersom dispensasjon gis. Hensikten bak bestemmelsen i dette tilfellet er at Rakkestad kommune ikke ønsker fragmentering av sentrumsnære LNF-områder og at tomter i sentrumsnære områder ikke skal ha dårlig tilgang på infrastruktur som vei, vann, avløp og gang- og sykkelstier. Rakkestad kommune har i kommuneplanen satt en grense på 3 km utfra sentrumsområdet der det kun skal oppføres nye boliger i områder avsatt til boligbygging. Det omsøkte området ligger inne i et skogsområde som vil bli fragmentert. For at dispensasjon skal kunne gis må fordelene være større enn ulempene og formålet med bestemmelsen må ikke vesentlig tilsidesettes. Omsøkt areal ligger i et område med noe spredt bebyggelse og en barneskole. Infrastruktur som vei, vann, avløp og gang- og sykkelsti er tilgjengelig for eventuell ny bolig. Det er ikke søkt Statens vegvesen om ny avkjøringstillatelse. Det er en selvfølge for at etv fradeling kan godkjennes. Den etblerte infrastruktur vurderes å være til søkers fordel. Side 9 av 18

10 Sak 12/15 At trafikkforholdende er vesentlig bedret ved Os skole må også sees på som en fordel for fradelingssøknaden. Det er likevel litt betenkelig å øke trafikkbevegelsene i et skoleområde, selv om dette blir marginalt. Det omsøkte arealet er forholsdsvis langt fra sentrum av Rakkestad kommune, men likevel i et område der det ifølge kommuneplanen ikke er ønskelig med nyetablering av spredt boligbygging. Samlet sett er ikke tiltaket i direkte strid med hensikten bak bestemmelsen, men det er heller ikke overvekt av samfunnsmessige positive sider ved fradelingen. Rådmannen vil med dette som bakgrunn, ikke anbefale at det gis dispensasjon til fradeling av omsøkt tomt og at søknaden avslås. Rådmannens innstilling baseres på bestemmelsene i kommuneplanens arealdel og Plan og Bygningsloven om dispensasjoner. Side 10 av 18

11 DISPENSASJON FRA KOMMUNE PLAN -FRADELING AV TOMT PÅ STALSBERG - 16/2 UNNI STALSBERG OG PETTER KOPPERUD Saksbehandler: Espen Glosli Arkiv: V61 Arkivsaksnr.: 14/113 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/15 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune gir ikke dispensasjon fra kommuneplanenes arealdel til fradeling av tomt på eiendommen, Gnr 16 Bnr 2. Vedlegg 1. Søknad 2. Kartskisse Bakgrunn Med bakgrunn i fremtidig generasjonsskifte ønsker eier av gnr 16 bnr 2 å fradele areal for oppføring av bolig. Hjemmel Fradeling av tomter til spredt boligoppføring er regulert av kommuneplanens bestemmelser ( ). Dispensasjoner i forhold til Kommuneplan er regulert i kapitel 19 i Plan og bygningsloven. «Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering.» Andre faktaopplysninger Eiendommen ligger i LNF 2 hvor det er tillat med oppføring av spredte boliger. Adkomst til ny eiendom vil skje via privat vei inn fra veien til Sander vannverk. Det vil være tilgang til offentlig vann fra Sander vannverk. Saken er grunnet negativ innstilling ikke hørt hos regionale myndigheter, et eventuell positivt vedtak fvil medføre høringsuttalelse hos Fylkesmannen og Fylkeskommunen før endelig vedtak kan fattes. (jfr kommuneloven 34)) Helse- og miljøkonsekvenser 2 åkerholmer på henholdsvis ca m2 og 600 m2 vil bli nedbygd, med de konsekvenser det har for naturmangfold og kulturlandskap. Økonomi Ingen økonomiske konsekvenser for Rakkestad kommune. Side 11 av 18

12 Sak 13/15 Administrasjonens vurdering Rakkestad kommune har igjennom kommuneplanen vurdert området hvor eiendommen ligger til egnet og ønsket område for oppføring av spredt bebyggelse. Det er imidlertid i kommuneplanen vedtatt kriterier for fradeling: Det er kun tillatt med 15 enheter i planperioden Tiltaket skal ikke være i konflikt med: o Dyrket eller dyrkbar mark o Kommunens gjeldende temakart og/eller hensynssoner o Det skal benyttes eksisterende avkjøringer til riksvei, fylkesvei og kommunal vei o Fylkeskonservator skal klarere tomt før fradeling kan skje o Det tillates kun én fradeling fra hver eiendom/driftsenhet i planperioden o Tomtegrense skal ved fradeling settes til minimum 20 meter fra dyrka mark. o Ved oppføring av bolig uten fradeling skal bygg ha minimumsavstand på 35 meter fra dyrket mark. Det er til nå fradelt 3 boliger i gjeldende planperiode. Tiltaket kommer i konflikt med bestemmelsen om dyrket mark. Det er planlagt å bygge ca 50 m vei på dyrket mark. Veien vil endre arronderingen på jordet i negativ retning. Vurdering mot temakart. Kommuneplanen har 6 temakart som fradelingssaker skal vurderes mot: Friluftsliv - utenfor viktige friluftsområder, ingen konflikt Kulturminner- ingen automatiske fredede kulturminner i umiddelbar nærhet. Lokalt ligger det en husmannsplass ca. 250 m øst for området, ingen konflikt Kjerneområde kulturlandskap - området ligger utenfor kjerneområder for kulturlandskap, ingen konflikt Kjerneområde matproduksjon - vil i mindre grad være i konflikt. Naturtyper - det er ikke registrert viktige naturtyper i området, ingen konflikt. Prioriterte viltområder - området ligger utenfor viktige viltområder, ingen konflikt. Området er ikke i konflikt med hensynssonene i kommuneplanen. Avkjøring til kommunal vei inn til Sander vannverk - tiltaket er i tråd med bestemmelsene, ingen konflikt. Fylkeskonservator skal utale seg til en eventuell fradeling, det kan skje i ettertid. Det er ikke foretatt deling av eiendommen i planperioden, ingen konflikt Tomtegrensen skal plasseres 20 meter fra dyrka mark. Dette lar seg ikke gjøre på omsøkt åkerholme, her oppstår konflikt. Det må evt søkes dispensasjon fra følgende forhold: Omdisponering av dyrket mark. Side 12 av 18

13 Sak 13/15 Kjerneområde matproduksjon Avstand til dyrket mark Omsøkte tiltak er således i konflikt med hensynene bak bestemmelsene om slike fradelinger. Arealet ligger på en åkerholme i ett monotont landbruksområde. Åkerholmer er viktige elementer i landskapet og bryter monotonien både visuelt og biologisk. De er også prioriterte elementer i kulturlandskapet, som eksempel kan nevnes at det gis tilskudd gjennom Regionalt Miljøprogram til vedlikehold av åkerholmer. I dette området er det svært få åkerholmer og nedbygging av disse vil fjerne noen av de siste åkerholmene i området. Etter en totalvurdering av søknaden og forholdene beskrevet i denne saken kan ikke rådmannen se at vilkårene for dispensasjon er tilstede. Tiltaket vil være i konflikt med hensynene bak bestemmelsene i kommuneplanen. Rådmannen vurderer heller ikke at det er klar overvekt av fordeler kontra ulemper ved en fradeling. Vurdert mot naturmangfoldloven vil omdisponering av en åkerholme av denne karakter være på kant med bestemmelsene i denne lovens Dette må vurderes nærmeres før evt søknad fremmes på nytt. Side 13 av 18

14 VARSEL OM OPPSTART AV ENDRING AV REGULERINGSPLAN - HOLØSÅSEN 1 Saksbehandler: Espen Glosli Arkiv: L12 Arkivsaksnr.: 14/2156 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/15 Formannskapet Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune vedtar mindre vesentlig endring av reguleringsplan Holøsåsen I. 2. Området, vist på kart, omreguleres fra gangvei til boligformål 3. Aktuelle areal kan selges til tilstøtende eiendommer. Vedlegg 1. Kartskisse før endring 2. Kartskisse etter endring Bakgrunn Rakkestad kommune har mottatt forespørsel fra nabo om kjøp av mindre areal som i reguleringsplan er avsatt til gangvei. Med dette som bakgrunn har administrasjonen satt i gang endringsprosess av gjeldende reguleringsplan. Det aktuelle området er ikke opparbeidet. Hjemmel Plan og bygningslovens Andre faktaopplysninger Reguleringsplan for Holøsåsen I ble godkjent i Holøsåsen boligområde ble utbygd deretter. Den angjeldene del av planlagt gangvei/sti har aldri blitt opparbeidet og har aldri blitt etterpurt til formålet. Administrasjonen har befart området. Arealet er ikke i bruk. Den omsøkte endringen av reguleringsplanen har fra administrasjonen blitt vurdert som en mindre vesentlig endring. Planprosessen er varslet som oppstart av reguleringsarbeid med opplysning om at endringen vil bli behandlet som mindre vesentlig dersom det ikke er innkommet vesentlige kommentarer. Helse- og miljøkonsekvenser Ingen kjente Økonomi Det er ingen kjente økonomiske konsekvenser for Rakkestad kommune. Alle kostnader dekkes av kjøperne. Side 14 av 18

15 Sak 14/15 Rådmannens vurdering Det er i høringsperioden ikke innkommet kommentarer eller innspill som tilsier at endringen medfører full planbehandling. Endringen av reguleringsplanen fremmes derfor etter regelverket for mindre vesentlig endring av reguleringsplan. Rådmannen har vurdert saken til å være mindre vesentlig og uten praktisk betydning for beboerne på Holøsåsen. Det har ikke kommet ønsker eller innspill fra beboerne om å opparbeide denne traseen. Beboerne har heller ikke benyttet arealet til opptråkket sti noe som ofte er vanlig i boligområder. Rådmannen ser det som positivt å få ryddet opp i kommunens ubrukte og ustelte arealer. Rådmannen innstiller på at området, som vist på kartet omreguleres fra gangvei til boligformål og selges til tilstøtende eiendommer. Kostnadene for areal og tilhørende off.avgifter legges inn i salgsum. Side 15 av 18

16 INDRE ØSTFOLD KRISESENTER IKS - NY SELSKAPSAVTALE Saksbehandler: Anne Sofie Andersen Arkiv: H43 Arkivsaksnr.: 14/2125 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/15 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune vedtar selskapsavtale av for Indre Østfold Krisesenter IKS. 2. Rakkestad kommune tar representanskapets eierstartegi av til orientering. 3. Rakkestad kommune tar samarbeidsavtale av mellom Indre Østfold Krisesenter IKS og eierne til orientering. Vedlegg 1. Selskapsavtale for Indre Østfold Krisesenter IKS, av Eierstrategi for Indre Østfold Krisesenter IKS, av Samarbeidsavtale mellom Indre Østfold Krisesenter IKS og eierkommunene, av Protokoll fra representantskapsmøtet Bakgrunn Det er utarbeidet nye styringsdokumenter for interkommunale selskaper i Indre Østfold, Indre Østfold krisesenter IKS inkludert. Ny selskapsavtale basert på felles mal for interkommunale selskaper legges fram for behandling. Øvrige dokumenter legges fram til orientering. Hjemmel Styringsdokumentene består av selskapsavtale som vedtas av kommunestyret i hver enkelt eierkommune, eierstrategi som vedtas i representantskapsmøte, og samarbeidsavtale som inngås mellom selskapet og hver enkelt eierkommune på avtalenivå. Dokumentstrukturen er et resultat av innstillingene fra «Eierskapsmeldingen for Indre Østfold». Andre faktaopplysninger Representantskapet for Indre Østfold Krisesenter IKS nedsatte høsten 2013 et strategiutvalg for å utarbeide en eierstrategi for selskapet. Arbeidet med eierstrategi har tatt opp i seg evalueringen av eierstyringen og signalene fra høringsarbeidet rundt krisesenterstrukturen i Østfold, som ble gjennomført i Strategiutvalget har bestått av representantskapsleder, rådmann og avdelingsleder (NAV) fra vertskommunen, styreleder og daglig leder i selskapet, samt prosjektleder (Prosjekt Eierskap). Side 16 av 18

17 Sak 15/15 Eierstrategiprosessen har ledet frem til utarbeidelse av et eierstrategidokument, en ny selskapsavtale som bygger på strategien, samt en samarbeidsavtale som regulerer selskapets og kommunenes tangerende tjenester og virksomheter. I tråd men Interkommunal Eierskapsmelding er ny selskapsavtale utformet med utgangspunkt i en felles mal. Det er lagt til grunn at selskapet er gitt i oppdrag å utføre kommunale oppgaver. Selskapsavtalen må godkjennes med likelydende vedtak i hver kommune. Arbeidet med samarbeidsavtalen er faglig forankret gjennom møter med barnevernledere og med NAV-ledere. Alle styringsdokumentene er gjennomgått på et eiermøte. Økonomi Rakkestad kommunes andel av budsjett for Indre Østfold krisesenter 2015 er innbakt i Rakkestad kommunes budsjett for Administrasjonens vurdering Strategien tar for seg de sentrale overskriftene som kjennetegner eierstrategiene for selskaper i Indre Østfold; hensikt, kjernevirksomhet, forutsetninger, styringsprinsipper, økonomi og utvikling. Hensikten med Krisesentertilbudet i Indre Østfold er ikke bare å oppfylle lovens krav, med hjelp til enkeltmennesker i en livskrise, men er også et tiltak av stor samfunnsøkonomisk betydning. Eierstrategien poengterer at virksomheten er en del av den kommunale tiltakskjeden, der oppfølgingen skal være helhetlig. Krisesenteret skal utvikle og regulere sine tiltak i samspill med eierkommunene. Samordningen mellom krisesenteret og eierkommunene er regulert i en egen samarbeidsavtale, som beskriver ansvars- og oppgavefordelingen nærmere. Et vesentlig grep er gjort for å få en mer rettferdig fordeling av vertskommunens merkostnader tilknyttet tjenester gitt til beboere som ikke er bosatt i eierkommunene, men som har en lovhjemlet rett til et krisesentertilbud. Årlige merkostnader er stipulert til mellom kr og og er knyttet til tjenester som sosialhjelp, bosetting, stønad til livsopphold og andre omsorgstjenester. Forventede kostnader innarbeides i budsjett og avregnes ved årets slutt. Krisesenteret jobber primært for at brukerne skal bosettes i opprinnelseskommunen. Frem til nå har man sett et mønster der flere beboere velger å slå seg ned i nærheten av senteret. På den måten har vertskommunen fått et utvidet omsorgsansvar. Det forventes nå at krisesenteret arbeider mer aktivt med å få til en jevnt fordelt bosetting mellom eierkommunene når beboere skal reetableres i regionen. Samarbeid om anskaffelse av bolig er nærmere bestemt i samarbeidsavtalen. Den nye ordningen gir i større grad krisesenteret anledning til å bistå med anskaffelse av bolig. Her er det en viktig målsetting at beboerne, som er gjennom den kritiske fasen, raskere vil kunne flytte ut av senteret. Slik vil vi få en bedre anvendelse av plassene. Det legges inn en ny fordelingsnøkkel mellom eierne, som tar høyde for administrative grunnkostnader. I 2014 var eiernes nettobidrag nærmere 7 millioner kroner. Det er foreslått at 10 % av kommunenes totale finansieringsbidrag fordeles likt mellom kommunene. Dette beløpet tilsvarer om lag ett årsverk, inkl. sosiale utgifter. Kostnadsfordelingsnøkkelen er lagt inn i ny selskapsavtale. Ut over formålsbeskrivelsen og kostnadsfordelingsnøkkelen er det ingen nevneverdige endringer ved selskapsavtalen. Andre Side 17 av 18

18 Sak 15/15 endringer følger en mal for selskapsavtaler, som er utviklet i henhold til Interkommunal Eierskapsmelding for Indre Østfold. Eierstrategien angir utviklingsområder som vil drøftes ved de faglige og administrative møteplasser som samarbeidsavtalen legger opp til. Krisesenteret skal rapportere på utviklingsområdene gjennom årsrapporter og på eiermøter. Et av utviklingsområdene dreier seg om brukere med rus- og psykiatriproblemer. Her har ikke kommunene i Indre Østfold et tilfredsstillende tilbud i dag. Selskapet vurderer bemanningsplanen ved senteret som sårbar. Eierne ber styret om å følge opp dette særskilt i tiden som kommer, da med hensyn til at selskapets funksjon og tjeneste, herunder dimensjonering, skal sees i sammenheng med tilstøtende kommunale tjenester. Eierstrategien er representantskapets dokument, som nå er oversendt eierkommunene til orientering. Eierstrategien danner bakgrunn for ny selskapsavtale som kommunene må ta stilling til. Samarbeidsavtalen er underordnet de øvrige styringsdokumentene, og er også sendt kommunestyrene til orientering. Revisjoner av samarbeidsavtalen skal godkjennes av representantskapet. Side 18 av 18