MØTEINNKALLING. 23/18 18/537 TV-aksjonen Bidrag og valg av kommunekomite

Transkript

1 Leirfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen, kommunehuset, Leland Møtedato: Tid: 09:30 Det innkalles med dette til møte i Leirfjord formannskap. Lovlige forfall meldes til servicetorget på telefon Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. I møtet vil arkitektfirma S. Hamre orientere om utbyggingen ved Leirfjord barne- og ungdomsskole. Leder i barne- og ungdomsrådet, Bisma Aleem, vil orientere om vedtak i BUR vedr. treningssenteret og kommunalsjef Øyvind Toft vil orientere om brannstasjonsprosjektet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 20/18 18/561 Revidering av vedtekter for skolefritidsordningen 21/18 18/500 Revidering av reglementer og retningslinjer for ansatte 22/18 17/2125 Møteplan for 2. halvår /18 18/537 TV-aksjonen Bidrag og valg av kommunekomite 24/18 18/331 Fastsetting av valgdag for kommunestyre- og fylkestingsvalget /18 18/493 Utvidelse av serverings- og skjenkebevilling - Cafe Napoli AS 26/18 18/182 Gbnr 055/046 - Overdragelse av kommunal industritomt 27/18 18/465 Bruk av avsatte midler i investeringsbudsjett Tomteutvikling og infrastruktur 28/18 18/ tertialrapport /18 18/575 Budsjettreguleringer Juni 2018

2 30/18 17/2145 Regnskap /18 18/590 Årsberetning 2017 Leirfjord, Ivan Haugland ordfører

3 Sak 20/18 Revidering av vedtekter for skolefritidsordningen Saksbehandler: Maidi Lill Andersen Arkiv: A22 &00 Arkivsaksnr.: 18/561-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommunestyre vedtar forslag til reviderte vedtekter for skolefritidsordningen i Leirfjord kommune. Vedtektene er gjeldende fra 15. juni Saksutredning: Vedtekter for skolefritidsordningen (SFO) ble sist behandlet av kommunestyret i 2013 (vedlegg). Siden den gang er opplæringsloven endret, nye administrative systemer er etablert for oppvekstsektoren i Leirfjord, barnehagevedtektene er endret og kommunen har fått en annen organisering (to-nivå) Dette gjør noe med både ledelse, beslutningsmyndighet i enkelte sammenhenger og begrepsbruk. Etablert praksis i de tre virksomhetene som har SFO, er også noe forskjellig. Gjennomgang og revidering av vedtektene har som formål å korrigere SFO vedtektene slik at de er i samsvar med kommunens administrative ordninger og organisering, og få etablert en mer ensrettet praksis i de ulike virksomhetene. Jfr kommunens oppvekstplan( ) skal SFO vedtektene revideres. Videre skal SFO i større grad være en arena for samarbeid og samhandling både for barnehagene (skolestartere) og skolen. SFO skal involveres i kommunens arbeid som Språkkommune i Summen av dette gjør at behovet for både planer og rapportering i SFO- virksomheten blir større framtidig enn den kanskje har vært fram til nå. Noen endringer: - SFO tar opp barn fra 1. august. Dette samordner SFO- vedtektene med Barnehagevedtektene. - Ferie og stengt SFO tre uker i juli i stedet for to uker. - Åpningstider og størrelse på plass: Hel plass / 2/3 plass og 1/3 plass endres til hel og halv plass (over 10 timer i uka / inntil 10 timer i uka) Samlet sett gir endringene en mer oversiktlig og enklere administrasjon av SFO-tilbudet i kommunen. Jf Opplæringsloven plikter kommunen å ha et tilbud om SFO, men opplæringsloven gir ikke elevene rett til plass i SFO. Inntaksreglene beskriver prioritering av barn dersom det ikke er plass til alle som søker SFO. Side 3 av 26

4 Sak 20/18 Vedlegg: Vedtekter skolefritidsordninga Reviderte vedtekter skolefritidsordninga Side 4 av 26

5 Sak 21/18 Revidering av reglementer og retningslinjer for ansatte Saksbehandler: Maidi Lill Andersen Arkiv: 400 Arkivsaksnr.: 18/500-3 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato / Administrasjonsutvalget /18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommunestyre vedtar vedlagte forslag til planer, prosedyrer, reglementer og retningslinjer for Leirfjord kommune sine ansatte og folkevalgte. Saksutredning: Lønns- og seniorpolitisk plan, personalpolitiske retningslinjer og øvrige reglement som angår ansatte i Leirfjord kommune har vært under revidering våren En arbeidsgruppe bestående av hovedtillitsvalgte i Leirfjord kommune; Edith Vanja Sørensen, Monica Joramo, Anne Britt Breivik, Elsa Solvang og Anita Andersen og kommunalsjef Maidi Andersen har gått gjennom alle reglementer / planer / prosedyrer og foreslått endringer. På bakgrunn av arbeidsgruppas innspill er det utarbeidet forslag til endringer / tilpasninger til nytt lov- og avtaleverk (vedlegg). Forslaget er sendt til alle hovedtillitsvalgte og virksomhetsledere for kommentarer / innspill. Det er kommet en tilbakemelding fra Fagforbundet v /Elsa Solvang. Fagforbundet ønsker at internkontrollsystem, Leirfjord kommune som IA bedrift og pensjonsog forsikringsordning fortsatt skal være en del av informasjonsmappen til nytilsatte. Dette tas med som en del av informasjonen nytilsatte får. Retningslinjer for tildeling av velferdsmidler behandles av arbeidsmiljøutvalget i egen sak 25. mai 2018.Det forutsettes at virksomhetene tar inn i sine årshjul gjennomgang av og informasjon om personalpolitiske retningslinjer med tilhørende planer og prosedyrer for å sikre at kommunens ansatte har nødvendig informasjon og kunnskap om planer og reglementer vedrørende eget arbeidsforhold. De viktigste endringene i forslaget er - Lønns- og seniorpolitisk plan er delt i to planer: Lønnspolitisk plan og Seniorpolitisk plan - For 1 års fulltidsstudie, 60 studiepoeng foreslås kompensasjon økt fra til , og mastergrad økes dermed tilsvarende fra til Strategisk kompetanseplan for Leirfjord kommune tas inn som et vedlegg i Velkommen som arbeidstaker i Leirfjord kommune - Etiske retningslinjer: 1-3 Sosiale medier (nytt punkt) Alle ansatte i Leirfjord kommune skal ha et bevisst forhold til hvordan de opptrer i sosiale medier, både på vegne av arbeidsgiver og som privatperson. Avklar hvilken rolle du har når du publiserer Side 5 av 26

6 Sak 21/18 Tenk gjennom konsekvensene før du publiserer vær saklig Støtt opp om kommunens mål og visjon Beskytt taushetsbelagt og konfidensiell informasjon, brukere, pårørende og ansatte Ikke foreta saksbehandling i sosiale medier - Forbud mot røyking for ansatte i Leirfjord kommune er endret til Forbud mot røyking og snusing for ansatte i Leirfjord kommune - Forbud mot snusing er også tatt inn i Arbeidsreglement for Leirfjord kommune, pkt 14 Rusmidler. Det har vært et ønske fra tillitsvalgte å sidestille fagskolepoeng og studiepoeng i kommunens lønnspolitiske plan 3.3 Kriterier for etter- og videreutdanning i Leirfjord kommune kompensasjon for etter og videreutdanning. Det har vært en høringssak fra departementet i 2017 hvor blant annet fagskolene, og forholdet studiepoeng og fagskolepoeng var tema. Pr nå har administrasjonene ikke tilstrekkelig oversikt til å ta inn / sidestille fagskolepoeng og studiepoeng i vår lønnspolitiske plan. Etter avtale med tillitsvalgte fremmes dette som egen sak for kommunestyret høsten Kommunen mangler etter denne revideringen oppdaterte stillingsbeskrivelser, oppdatert prosedyre for oppfølging av sykemeldte, revidert utgave av Informasjonssikkerhet Brukerinstruks for ansatte i Leirfjord kommune, og egen prosedyre for Varsling om kritikkverdige forhold. Prosedyrene / brukerinstruksene vil bli revidert høst 2018 av administrasjonen. Forslag til Prosedyre for varsling om kritikkverdige forhold forberedes som sak og forelegges kommunestyret for behandling høst Vedlegg: Reglementer og retningslinjer Side 6 av 26

7 Sak 22/18 Møteplan for 2. halvår 2018 Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 42/18 Plan- og næringsutvalget /18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Forslag til møteplan for plan- og næringsutvalg, formannskap og kommunestyre for 2. halvår 2018 godkjennes. Saksutredning: I henhold til kommuneloven 32 og vedtekter for utvalgene, skal møter i folkevalgte organer holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret eller når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Vedlagt følger forslag til møteplan for formannskap, plan- og næringsutvalg og kommunestyre for 2. halvår Møter i andre styrer, råd og utvalg avholdes ved behov. I møteplanen er det så langt som mulig tatt hensyn til turnusarbeid, konferanser og møter utenfor kommunen der ordfører, administrasjonssjef og andre folkevalgte deltar. Vedlegg: Møteplan 2. halvår 2018 Side 7 av 26

8 Sak 23/18 TV-aksjonen Bidrag og valg av kommunekomite Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: X03 Arkivsaksnr.: 18/537-2 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/18 Formannskapet Innstilling: 1) Formannskapet velger disse til kommunekomite 2018: 2) Leirfjord kommune bevilger kr 2,- pr innbygger til årets TV-aksjon. Beløpet belastes til formannskapets disposisjon. Saksutredning: NRK sin TV-aksjon er for 2018 tildelt Kirkens Bymisjon (KB). Aksjonsdagen er søndag 21. oktober Leirfjord kommune v/ordfører har mottatt henvendelse fra fylkesaksjonsleder i Nordland der de ber ordfører lede kommunekomiteen og også sørge for å velge øvrige medlemmer. Fylkesaksjonskomiteen foreslår at komiteen kan bestå av ressurspersoner fra kommune, skole, kirke, foreninger og næringsliv som kan bidra til å engasjere frivillige og bøssebærere til årets aksjon. I Leirfjord kommune har kommunekomiteen de siste årene bestått av ordfører, Bodil Olsen og Rigmor Mikalsen. Selve aksjonsdagen har kommunestyrets medlemmer og grendeutvalgene vekselvis hatt ansvar for bøssebæringen. Fylkesaksjonskomiteen ber også kommunen om bidrag til Kirkens Bymisjons arbeid for å skape et varmere og mer inkluderende samfunn. I henvendelsen står blant annet: «Med årets TV-aksjon kan KB skape møter som endrer liv. Ved å åpne dører og legge til rette for at flere kan møtes, skal vi vise hvorfor årets TV-aksjon er viktigere enn aldri før. Vi skal tilby mennesker som opplever å stå utenfor, et nytt fellesskap, en seng eller en samtale og slik bidra til at flere får muligheten til å oppnå egne mål og drømmer. Pengene som samles inn skal skape møter mellom mennesker». Med bakgrunn i ovenstående bes formannskapet utpeke kommunekomite 2019 samt bevilge kr 2,- pr innbygger som kommunens bidrag til TV-aksjonen. Vedlegg: Side 8 av 26

9 Sak 24/18 Fastsetting av valgdag for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 18/331-2 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 24/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar at det skal gjennomføres valg også på søndag 8. september 2019 i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget. Det avholdes søndagsvalg i de kretsene som er i Leirfjord kommune når valget gjennomføres. Saksutredning: I statsråd 16. mars 2018 er valgdagen for kommunestyre- og fylkestingsvalget fastsatt til mandag 9. september I medhold av valgloven 9-2(2), kan kommunestyret selv vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndag 8. september Som det framgår av lovteksten er det kun kommunestyret som kan vedta hvilke kretser som skal ha søndagsvalg. Dersom det skulle bli vedtatt endringer i valgkretsene før valget, fremmes det forslag om at det avholdes valgting på søndag i de kretsene som faktisk er i kommunen når valget gjennomføres. Det er i hht valgloven 9-3 opp til valgstyret å bestemme tid og sted for stemmegivning i de ulike valgkretsene. I Leirfjord kommune har en gjennomført valg over to dager i mange år. Sist det var valg over en dag var ved Stortingsvalget i 2001og da var valgdeltakelsen på 71,7%. Som det framgår av tabellen under, er valgdeltakelsen i Leirfjord kommune forholdsvis lav. Det framgår også at valgdeltakelsen er lavere ved kommunestyre- og fylkestingsvalg enn ved stortings- og sametingsvalg. Tabellen viser også at antall forhåndsstemmer har økt de siste valgene. År Kommunestyreog fylkestingsvalg Stortings- og sametingsvalg Antall stemmeberettigede Valgdeltakelse i % %-vis andel forhåndsstemmer 2017 X ,4 27, X ,9 27, X ,6 19, X ,6 26, X ,5 20, X ,0 25,5 Med bakgrunn i tidligere års praksis i Leirfjord kommune, fremmes forslag om at det ved valget i 2019 også holdes valgting søndag 8. september Side 9 av 26

10 Sak 25/18 Utvidelse av serverings- og skjenkebevilling - Cafe Napoli AS Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: U63 Arkivsaksnr.: 18/493-5 Klageadgang: Ja Saksnr.: Utvalg Møtedato 25/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Med hjemmel i alkoholloven og serveringsloven innvilges søknad om utvidet serverings- og skjenkebevilling til Cafe Napoli AS til å gjelde på inngjerdet uteområde i tilknytning til dagens lokaler i Skoledalsveien 26. Saksutredning: Cafe Napoli AS, organisasjonsnummer , har den 2. mai 2018 søkt om utvidet skjenke- og serveringsbevilling. Søknaden gjelder bevilling til skjenking av alkohol og servering av mat på uteplass i tilknytning til dagens lokaler i Skoledalsveien 26, tidligere Norlandssenteret. Uteplassen er inngjerdet og er på 50 m 2, jfr vedlagte skisse. Cafe Napoli AS fikk innvilget alminnelig skjenkebevilling i kommunestyresak 55/16 i møte , og serveringsbevilling i delegert vedtak 92/16 den Med hjemmel i alkoholloven 1-7 og serveringsloven 9 er det bedt om uttalelser fra sosialtjenesten, Mattilsynet og politiet. Sosialtjeneste og Mattilsynet har ingen merknader til søknaden. Lensmannens uttalelse vil bli framlagt for formannskapet i møte, da kommunen ikke har mottatt den pr i dag. I henhold til merknader til alkoholloven 4-2 må skjenkebevillinger knyttes til et bestemt angitt lokale; arealet må være klart avgrenset og fremstå som ett skjenkested. Det kan foretas innskrenkninger i lokalene eller mindre utvidelser til tilstøtende lokaler uten ny bevillingssøknad. En utvidelse av lokalene som ikke er bagatellmessig, krever at ny bevillingssøknad behandles. I og med at denne søknaden gjelder utvidelse til uteservering, legges saken fram for politisk behandling. I kommunens alkoholpolitiske retningslinjer, punkt 6, står at allmen uteservering kan gis inntil kl 02:00. Det er ingen begrensninger for når på året uteservering kan finne sted. Med bakgrunn i ovenstående og skjønnsvurdering av søknaden, innvilges den som omsøkt. Vedlegg: Tegninger Side 10 av 26

11 Sak 26/18 Gbnr 055/046 - Overdragelse av kommunal industritomt Saksbehandler: Anette Ellingsen Arkiv: 611 &55 Arkivsaksnr.: 18/182-2 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Saksutredning: BH Maskin har henvendt seg til Leirfjord kommune i brev datert vedrørende industritomt gbnr. 55/46. De ber om at tomta nå overdras fra hjemmelshaver Leirfjord kommune til BH-Maskin. Tomta har et areal på 6246 m 2 og ligger på Leland, vest for Lysambygget. Leirfjord kommune solgte i 2006 gbnr. 55/46 til et aksjeselskap som senere gikk konkurs. I 2009 ble tomta tilbakeført til Leirfjord kommune på grunn av en førsteprioritets panteheftelse. Det var etterlatt en mengde bygningsavfall og en del havarerte anleggsmaskiner på tomta. Avfallet besto av armert betong og annet avfall av metall. Kommunen mottok henvendelser fra firma som kunne tenke seg å overta tomta og besørge opprydding. Administrasjonen vurderte i saksfremlegg 12/388-2 at opprydding av tomta ville medføre betydelige kostnader og at et entreprenørfirma med nødvendig utstyr kunne utføre jobben betydelig rimeligere enn om kommunen skulle stå økonomisk ansvarlig for ryddingen. I formannskapsmøte , sak 64/12 ble det fattet følgende vedtak: «Leirfjord kommune overdrar eiendommen gnr, 55/46, vederlagsfritt til ny eier, som påtar seg å rydde tomten for alt avfall innen 6 mnd. fra overtakelsen. Det betinges at alt forurensende avfall, som i henhold til lov, ikke kan anvendes til opparbeidelse av tomta, skal bringes til godkjent mottak. Dersom tomten ikke er ryddet for avfall innen 6 mnd. fra overtakelsen, kan kommunen kreve å tilbakeført eiendomsretten til tomten vederlagsfritt. Kjøper dekker utgifter i forbindelse med tinglysing av skjøte.» ble det signert en avtale mellom BH-maskin og Leirfjord kommune, med følgende betingelser: «- BH-maskin betaler alle omkostninger i forbindelse med overdragelsen. Leirfjord kommune utsteder underskrevet skjøte, og kjøperen besørger tinglysing. - BH-maskin skal fjerne alt avfall som i dag er lagret på tomten, og bringe dette til godkjent mottak. Dette skal være utført innen Dersom tomten ikke er ryddet innen den fastsatte dato, skal tomten tilbakeføres til Leirfjord kommune, umiddelbart etter den fastsatte frist.» Side 11 av 26

12 Sak 26/18 Tomta ble ikke skjøtet over og ble heller ikke ryddet innen fastsatt frist ble det sendt brev til BH-maskin hvor det påpekes at ryddearbeidet ikke er utført. Videre står det at avtalen ikke ble overholdt og at avtalen ikke lenger har noen binding for noen av partene. Kommunen valgte å forlenge fristen for rydding frem til Dersom tomta ikke var ryddet innen denne dato så ville tomta bli tilbudt andre interessenter og BH-maskin ville ikke kunne påregne noen godtgjørelse for eventuelt utført ryddearbeid. Det kom så mail fra BH-maskin og kommunen valgte å utsette frist for opprydding til I brev fra BH-maskin datert bes det om ytterligere utsatt frist. I siste brev fra BH-maskin datert står det at de nå har utført sine forpliktelser og ber om overdragelse av tomta. Ved befaring registreres det at det ligger noe armert betong på tomta. Tomta kan enten overdras vederlagsfritt fra Leirfjord kommune til BH-Maskin, legges ut for salg på det åpne marked, eller beholdes av Leirfjord kommune. Saken legges fram uten innstilling. Vedlegg: Tidligere korrespondanse i saken Side 12 av 26

13 Sak 27/18 Bruk av avsatte midler i investeringsbudsjett Tomteutvikling og infrastruktur Saksbehandler: Leif-Ove O. Olsen Arkiv: 151 L80 Arkivsaksnr.: 18/465-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Saksutredning: I budsjettvedtaket for investeringsbudsjett 2018 ble det vedtatt: Tomteutvikling: videreføre tiltak ,- i 2018 Infrastruktur Leines: videreføre tiltak ,- i 2018 I den forbindelse har administrasjonen behov for avklaringer på hva midlene faktisk er tenkt benyttet til og hvilke prosjekter de kan benyttes til. Bakgrunn Midlene avsatt til infrastruktur på Leines var opprinnelig avsatt til å fremføre ny vei, vann og avløp i forbindelse med industrifeltet vedtatt i kommunedelplan Leines. Midler avsatt til tomteutvikling var ment benyttet i forbindelse med utbyggeravtaler og som kapital for å få startet utbygging av vedtatte reguleringsplaner. Administrasjonen og ordfører har den senere tid vært i kontakt med utbyggere og grunneiere med tanke på kjøp av areal og utbygging av infrastruktur i reguleringsplanene Solsiden boligfelt og Jøsåstangen boligfelt på Leines. I den forbindelse er det ikke klart for administrasjonen hva vi kan bidra med for å få startet opp med realisering av de vedtatte planene. Det legges derfor frem sak til politisk behandling/avklaring. Mulige tiltak administrasjonen mener midlene kan/bør brukes til: Tiltakene er ikke prioritert. Tomteutvikling: o Administrasjonen sørger for kjøp av areal og regulerer nye boligtomter på Leland. o Administrasjonen gis anledning til å inngå utbyggeravtaler med private aktører i vedtatte reguleringsplaner, for å få disse realisert. o Midlene tas inn i prosjekt «Detaljregulering gang- og sykkelvei Leland- Engheim». o Administrasjonen bruker midlene til kjøp av prosjektledelse i prosjekt for å få eksisterende boligmasse i kommunen, som ikke er i bruk, ut på markedet. o Midlene benyttes til utbygging av bredbånd i kommunen. o Midlene benyttes til å leie inn ekstern hjelp til å planlegge hele Leland i ny område- eller detaljreguleringsplan og dermed få samlet alle eldre eksisterende planer i en ny plan. Side 13 av 26

14 Sak 27/18 Infrastruktur Leines: o Midlene brukes til første byggetrinn av Bruveien (ny vei ned til industriområdet på Leines). o Midlene brukes til å etablere vei, vann- og avløpsanlegg inn i Solsiden boligfelt, herunder kjøp av grunn til anleggene. o Midlene brukes til kjøp av grunn til adkomstvei inn i Jøsåstangen boligfelt, samt etablering av vei, vann- og avløp. o Midlene brukes til å oppgradere egne anlegg (vei, vann og avløp) på Leines eller i andre deler av kommunen. o Midlene brukes som egenkapital i bredbåndsutbygging i kommunen. Saken legges frem uten innstilling. Vedlegg: Side 14 av 26

15 Sak 28/18 1. tertialrapport 2018 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 18/583-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar tertialrapporten til orientering. Saksutredning: Helse og Velferd: Avvik: 1. Lukket. Klager: 1. Gjelder startlån. Behandles i klagenemnd. Pleie og omsorg: Avvik: 0 Klager: 0 LBU: Avvik: 3. Intern informasjonsflyt og medbestemmelse (under arbeid). Internkommunikasjon (radio) i basseng (under arbeid). Feil på brannvarsler (lukket). Klager: 2. Manglende oppfølging av elev. 1 avsluttet fra Fylkesmannen, 1 fortsatt til behandling hos Fylkesmannen. Begge saker følges opp videre. Tverlandet oppvekstsenter: Avvik: 0 Klager: 0 Ulvang oppvekstsenter: Avvik: 8. HMS-avvik etter vernerunde. Under arbeid. Klager: 1. Klager fra SU og FAU. Avventer skriftlig referat fra FAU. Leland barnehage: Avvik: 2. Begge lukket. Klager: 0 Leines barnehage: Avvik: 11. Mindre HMS-avvik. Alle er lukket. Klager: 0 Teknikk og eiendom: Avvik: 1. Under arbeid. Klager: 0 Barnevern: Avvik: 0 Klager: 3. Besvart av Fylkesmannen. Side 15 av 26

16 Sak 28/18 Sykefravær: Sykefravær Virksomhet Periode Korttidsfravær Langtidsfravær Total ,5 2,3 5,8 Helse og velferd ,2 8 12,2 Pleie og omsorg Leirfjord barne ,7 0,5 3,2 og ungdomsskole Tverlandet oppvekstsenter Ulvang oppvekstsenter Leland barnehage Leines barnehage Teknikk og eiendom Barnevern Adm.sjef Total ,9 2,4 4, ,1 1,4 4, ,4 11,3 13, ,7 4,9 7, ,2 8,9 11, ,8 13,7 18, ,1 0 1, ,1 6,4 9, Sykefraværet er noe høyt, spesielt langtidssykefraværet. I samme periode i fjor var fraværet 9,4 %, mens det for hele 2017 var 8 %. Side 16 av 26

17 Sak 28/18 Regnskap drift per : Side 17 av 26 Regnskap Buds(end) % forbr Budsj.Område: 210 LBU Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 210 LBU Budsj.Område: 220 TVERLANDET Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 220 TVERLANDET Budsj.Område: 230 ULVANG Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 230 ULVANG Budsj.Område: 240 LELAND Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 240 LELAND Budsj.Område: 250 LEINES Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 250 LEINES Budsj.Område: 310 HELSE og VELFERD Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 310 HELSE og VELFERD Budsj.Område: 320 PLEIE OG OMSORG Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 320 PLEIE OG OMSORG Budsj.Område: 330 BARNEVERN Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 330 BARNEVERN Budsj.Område: 410 TEKNIKK OG EIENDOM Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 410 TEKNIKK OG EIENDOM Budsj.Område: 510 ADM.SJEF Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 510 ADM.SJEF Totalt Utgifter Inntekter Sum totalt Ved lik fordeling av forbruk per måned gjennom året skal forbruket per ligge på 33,3 %. Dette gir ikke et helt riktig bilde, da lønn som er den største utgiftsposten stort sett er fordelt på 11 måneder. Tar en høyde for dette skal forbruket per april være rundt 35 %. Som en ser av oversikten over, er utgiftssiden på 35 % per april. Det er en del etterslep på inntekter,

18 Sak 28/18 samt at tilskudd for flyktninger ikke regnskapsføres på virksomhet Helse og velferd før ved regnskapsavslutning. (Ved periodisert regnskapsføring ville dette gitt en inntekt på vel 3. mill. på virksomheten). I forslag til budsjettregulering styrkes netto driftsbudsjett til virksomhetene med vel 4,2 mill., noe som hvis det vedtas som foreslått gir et netto forbruk på 37 % per april. Tar man høyde for nevnte etterslep på inntekter og at det ikke oppstår ekstraordinære behov, vurderes situasjonen etter 1. tertial slik at man er innenfor de rammer som er gitt. Skatteinngangen er noe høyere så langt enn på samme tid i fjor. Kommunen har for tiden ingen bunnsolid likviditet, men det er uproblematisk i forhold til å håndtere de forpliktelser man har. Virksomhetslederne kommenterer sine regnskapstall slik: Pleie og omsorg Sykehjem: Det er til nå et forbruk på 36,07%. Ved beregning av inntekter og betaling for mat til storkjøkkenet ligger sykehjemmet an til 35,63% til nå i år, dvs et mindreforbruk på ,- Sentralkjøkken: Forbruket på kjøkken må sees i sammenheng med de inntekter de skal ha fra sykehjem. Det utgjør ,- for første tertial. Det er som nevnt ovenfor en feil i budsjettet og det mangler ,- pluss soiale utgifter. I lønnsutgifter tilsvarer dette ca ,- til nå i år. Kjøkkenet har også hatt mye fravær og det er og har vært en høy vikarbruk. Det er derfor et merforbruk på kjøkken på ,-. Beregner en inn de feil som er i busjettet og trekker fra lønnsutgifter så er det et overforbruk på 61104,-. Hjemmebaserte tjenester har til nå i år holdt budsjettrammen. Dette skyldes at en ikke har iverksatt sykepleierstilling natt, grunnet at den ene stillingen ikke er budsjettert for, selv om dette er bestemt politisk at Virksomheten skal få. Det samme gjelder 50% stilling som BPA. Resultatet så lang er på 34,58 % på tross av dette. Resultatet er et underforbruk på Virksomhetsleder holder igjen alt av nye sykepleierstillinger til en regulering er foretatt i henhold til budsjett Annet i hjemmebasert : det er kommet til flere barn og unge med funksjonsnedsettelser og behov for avlastning. Det er to typer avlastning som nå gies, det er kjøp hos private (Gårdsferie) og besøkshjem. Her må det tilføres midler for at dette kan videreføres må til for å videreføre avlastning ved kjøp hos private og ,- for å kunne videreføre besøkshjem. Dette må kommunen ha i en eller annen form og en avlastningsbolig vil koste betydelig mere enn det som kjøpes av tjenester pr dato. Det er også økning på behovet for støttekontakt, dette jobbes med for å skaffe andre ordninger, men for at vi ikke skal måtte kutte i tilbudet må støttekontakt økes med ,- for Psykisk helse: I balanse, forutsatt at de prosjektmidler en har søkt innvilges. Det er søkt om ,- for Ruskonsulent. Adm. PLO: I balanse, men det er litt for lavt på fastlønnsbudsjettet, balansen skyldes refusjon for en sykemelding. LBU Merknader: Det er slik at inntektsbortfallet på VO gjør at hele budsjettområdet ligger over budsjettet ift. periodisert regnskap. Gjelder også bruk av fond på ansv VO-lønn ligger også høyt pga at stilling er beregnet nedtrekk fra høst. Leland barnehage En nyopprettet stilling i forhold til et barn med spesielle behov, vil medføre at vi ikke kan holde oss innenfor rammen. For å kunne gi dette barnet det opplæringstilbudet det har krav på er vi helt avhengig av å ha en pedagog knyttet til barnet, 100 %. Vår grunnbemanning gir ikke Side 18 av 26

19 Sak 28/18 rom for dette. Vi er avhengig av å få tilført ressurser til denne stilling for å kunne holde oss innenfor rammen. Kostnader: kr , % sosiale utgifter = kr ,- Tre av våre vikarer har rett på fast stilling i løpet av høsten om vi fortsetter å bruke dem. Dette medfører at jeg må lyse ut etter pedagoger som kan fylle dette behovet. Vi har alltid behov for ekstra personell og tror ikke dette vil medføre ekstra kostnader. I forbindelse med flytting fra den gamle barnehagen til oppstart i den nye, har vi vært helt avhengig av noe ekstrahjelp med barnegruppene. Dette dekker vi opp innenfor eget budsjett. Leines barnehage Vikarbudsjett er brukt opp. Dette henger sammen med sykemelding i forbindelse med graviditet, en ansatt som er operert, og en ansatt med betennelse i en arm. Ellers en del sykefravær i forbindelse med omgangssyke. Tiltak: søke om fritak fra arbeidsgiverperioden. For en ansatt hos oss i 70 % stilling (for barn m/spes.behov), er det i lønnsarket budsjettert med varighet for 7 mnd, da barnet begynner på skole til høsten. Den ansatte ble i sin tid tilsatt i fast stilling uten forbehold. Det mangler derfor lønnsmidler for de resterende 5 mnd. Tiltak: sette inn vedkommende i 2x20 % stillinger (en m/redusert arb.tid pga små barn og en stilling vi ikke får dekket opp. I tillegg sette vedkommende inn ved samlinger for ansatte som tar barnehagelærerutdanning og trekkes i lønn. Posten inventar og utstyr er brukt opp. Herunder kommer også utstyr som går med til daglig stell av barn, stelleunderlag, engangshansker, engangsvaskekluter. Budsjettet er i utgangspunktet lite, og dekker knapt opp daglige nødvendige artikler. Budsjettpostene for forbruk er i utgangspunktet små og redusert i forhold til forrige år. Det er ikke noe å hente innenfor rammen. Tverlandet oppvekstsenter Kommentar: Budsjettet som helhet er ok innenfor de rammene vi har. Høyt bruk av vikarutgifter i barnehagen. Noe av dette vil bli refundert i forbindelse med sykemelding, men vi vil allikevel ligge over budsjettet. Vi klarer oss ikke uten vikar de dagene det er fullt opp med barn i barnehagen, da vi har mange små barn, og det vil være uforsvarlig å ha for lite bemanning. Hvis noen er borte må det derfor leies inn vikar. Denne posten er for lav, og må økes, det er ingen andre steder i budsjettet at disse utgiftene kan tas inn. Tiltak som er satt i verk er stenging av barnehage/sfo to uker i sommerferien for å spare inn på ferievikar. Ulvang oppvekstsenter Virksomhetsleder har ikke skrevet kommentar, men regnskapet viser at virksomheten er innenfor rammen. Teknikk og eiendom Administrasjonsbygg: tapte inntekter for husleie fra Nav og økte kostander til strøm Oppmåling: kjøp av tjenester fra Geosens. Oppmålingssesongen startet nå i mai. Vi forventer større inntekter fremover. Administrasjon: Høyt forbruk pga feilføring av lønn Helse og Velferd Travelt på legekontoret- høyere utbetaling av bonuslønn og innleie av helsesekretær ved sykdom. Budsjett for vikar på legekontoret ser ikke ut til å strekke til. Vurderer innleie og er nøktern, men samtidig må det være forsvarlig bemanning. Pga manglende bosetting og flytting, er det sagt opp flere boliger for å unngå å betale på boliger som vi ikke vil få bruk for. Side 19 av 26

20 Sak 28/18 Økonomisk rådgiving. Bruker langt mer enn budsjettert. Alle søkere vurderes nøye, men det er økende etterspørsel. Se på muligheten om å ansette egen økonomirådgiver sammen med omkringliggende kommuner? Sosialhjelp- jobber aktivt for å få brukere på tiltak eller i arbeid. Har fellesmøter med NAV stat for å kunne diskutere felles brukere. Etterslep på overføringer fra Helfo. Store kostnader på EDB- noe er betalt for hele året. Jobber for å få brukere over på ett system for timebestilling, kan få ned kostnadene noe og lettere for helsesekretærene å administrere. Tilpasning av arbeidsplass for å hindre sykemelding ble noe dyrere enn budsjettert, og vi fikk ingen refusjon fra NAV. Barnevern I gruppeart 10 har vi et overforbruk vedr bruk av avlastning, dette overforbruket er knyttet spesielt opp mot en sak der vi går mot et brudd i et fosterhjem. I gruppeart 12 er det overforbruk knyttet opp mot juridisk bistand og tolketjenester. Dette overforbruket kommer av at det har vært en rettsrunde i en pågående adopsjonssak og vi vil få en runde til i tingrett før denne saken avsluttes. Det vil derfor påløpe ytterlige kostnader vedr juridisk bistand og tolking. Prognose pr , til tross for overforbruk på gruppeart 10 og 12, ser det ikke ut for at vi vil gå ut over rammene i budsjettet. Barneverntjenesten ser fortsatt på mulighet for besparelse på ulike områder som reiser, mer bruk av telestudio/skype o.l. Det vil bli kjørt kurs og opplæring på områder der vi i dag mangler kompetanse, slik at vi i mindre grad har behov for å kjøpe tjenester i forbindelse med hjelpetiltak. Vedlegg: Side 20 av 26

21 Sak 29/18 Budsjettreguleringer Juni 2018 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 18/575-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 29/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Driftsbudsjett og investeringsbudsjett 2018 reguleres slik det framgår av saksfremlegget. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å fordele økning til poster for pensjonsutgifter og bruk av disposisjonsfond på de ulike ansvarssteder. Likeledes gis administrasjonssjefen fullmakt til å omdisponere budsjettmidler fra ansvar 4600 (Brannvern) til nytt ansvarssted for feiing. Saksutredning: Hovedformålet med reguleringen er å finne inndekning i budsjettet for utgifter til pensjon og avsetning til premieavvik, samt for reduserte inntekter ved LBU voksenopplæring og gjesteelev. I tillegg er det behov for inndekning av feilbudsjettering av lønn ved sentralkjøkken, manglende midler for å dekke tilbud til barn med særskilte behov i Leland og Leines barnehager. Inndekning er hentet, så langt det er mulig, ved omdisponering av utgifter andre steder i budsjettet. De viktigste er stillinger ved Servicetorget og administrasjonssjefen kontor som er vakant, stilling som er dobbelt budsjettert ved LBU, reserverte tilleggsbevilgning er satt til null, utgifter til lønnsoppgjør er estimert til i underkant av (budsjettert med ), driftstilskudd fysioterapeut (begynner ikke før 1. august) samt at avsetning til disposisjonsfond er foreslått redusert til I forslaget økes bruken av disposisjonsfond med kr ,-. Tilskudd Leirfjord Fiber er flyttet fra investeringsbudsjett til driftsbudsjett. Nr Konto Tekst Oppr. Utgift opp/ Utgift ned/ Nytt budsjett Art Ansvar Funksjon Prosjekt budsjett inntekt ned inntekt opp Lønn lærere Pensjon SPK Arb.giv.avg Lønn faste still Pensjon KLP Arb.giv.avg Lønn faste still Pensjon KLP Arb.giv.avg Reserverte tillegg Reservert lønn Husleie Side 21 av 26

22 Sak 29/ Ref. sysselsetting Tilskudd revisjon Driftstilsk. Fysio Utbytte aksje/andel Statstilskudd Avsetn. Til disp.fond Lønn hj.hjelp/hush Pensjon KLP Arb.giv.avg Gjesteelev Tilsk. minoritetsspr Forsikr. personell Kjøp av jordmor Lønn faste still Pensjon KLP Arb.giv.avg Lønn faste still Pensjon KLP Arb.giv.avg Lønn faste still Pensjon KLP Arb.giv.avg Pensjon KLP/avs.fond Bruk av disp.fond Tilskudd kirk.fellesråd Datakomm./linjeleie Bredbånd/linjeleie Bruk av disp.fond Bruk av disp.fond Bruk av disp.fond Kontrollsummer Pkt. 1-3 Pkt. 4-6 Pkt. 7-9 Pkt. 10 Pkt. 11 Pkt. 13 Pkt. 14 Pkt.15 Pkt. 16 Pkt. 17 Pkt. 18 Pkt Pkt. 22 Pkt. 23 For mye budsjettert lønn LBU Vakant stilling Servicetorget Vakant stilling Administrasjonssjefens kontor Reserverte tilleggsbevilgninger Lønnsreserve Økt lønnsrefusjon sentralkjøkken Redusert utgift Revisjon Redusert utgift driftstilskudd fysioterapeut Økt utbytte SHmil og Helgeland kraft Utbetaling fra Havbruksfondet Redusert avsetning til disposisjonsfond Feil budsjettert lønn sentralkjøkken Ingen refusjon for gjesteelev ved LBU (Det er ingen) Redusert tilskudd voksenopplæring Side 22 av 26

23 Sak 29/18 Pkt. 24 Pkt. 25 Pkt Pkt Pkt Pkt. 35 Pkt. 36 Pkt. 37 Pkt For lavt budsjettert forsikring av ansatte For lavt budsjettert kjøp av jordmortjenester For lavt budsjettert tilbud til barn med særskilt behov Leland BH For lavt budsjettert tilbud til barn med særskilt behov Leines BH For lavt budsjettert lønn Helsestasjon For lavt budsjettert til pensjon (KLP) og avsetning til premieavviksfond. Avsetning er inkludert beløpet. Det foreslås at administrasjonssjef får fullmakt til å fordele dette på de ulike ansvar. Bruk av disposisjonsfond for å balansere budsjettet. Det foreslås at administrasjonssjef får fullmakt til å fordele dette på de ulike ansvar. Forskuttering av utgifter til etablering av kontor i Leirfjord kirke. Vil bli fratrukket i 2019, da fellesrådet ikke vil ha utgifter til husleie fra Finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Flytting av tilskudd til Leirfjord fiber fra investeringsbudsjett til driftsbudsjett. Nye rammer for virksomhetene: Virksomhet Budsjettramme 2018 protokoll Faktisk budsjettramme 2018 Ny budsjettramme 2018 Administrasjonssjef Leland BH Leines BH Barnevern Helse og velferd Pleie og omsorg Ulvang OS Teknikk/eiendom LBU Tverlandet OS I protokoll/saksfremlegg fra kommunestyret i desember 2017 er det blitt feil tall i rammene for Adm.sjef og Pleie og omsorg. Henholdsvis hos Adm.sjef og hos Pleie og omsorg. En antar at dette skyldes summeringsfeil. I ny ramme er dette justert og alle reguleringer tatt inn, samt at økte utgifter til pensjon er fordelt på virksomhetsnivå. Bruk av disposisjonsfond er også fordelt på virksomhetsnivå. Dette må i ettertid fordeles på ansvarssted. Vedlegg: Side 23 av 26

24 Sak 30/18 Regnskap 2017 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommunes regnskap for 2017 godkjennes. Saksutredning: I henhold til kommuneloven 48 og 10 i forskrift om årsregnskap og årsberetning skal kommunestyret selv vedta årsregnskap og årsberetning senest 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal vedtas på grunnlag av innstillinger fra formannskapet. Årsregnskapet skal være avlagt av økonomienheten innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Økonomienheten avla regnskapet til revisjonen innen fristen. I henhold til forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget, når det er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til uttalelsen før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. I henhold til kommuneloven 48 nr. 3 må kommunestyrets vedtak ved behandling av årsregnskapet angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller inndekking av regnskapsmessig underskudd. I henhold til 11 i forskrift om årsregnskap og årsberetning er regnskapet offentlig fra det tidspunkt det er avlagt av økonomienheten. Årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning skal snarest mulig og senest en måned etter at regnskapet er vedtatt, sendes departementet og SSB. Driftsregnskapet Driftsregnskapet er gjort opp med et mer-/mindreforbruk (overskudd) på kr 0,-. Netto driftsresultat var i 2017 på kr ,-. Dette tilsvarer -1,4 %. Fond Det er i 2017 avsatt kr ,- til disposisjonsfond. Det er avsatt til bundne fond kr ,-. Til sammen ,-. Samlede fond utgjør ved utgangen av 2017 kr ,- mot kr ,- i Side 24 av 26

25 Sak 30/18 Premieavvik Det er inntektsført netto premieavvik fra SPK og KLP i 2016 på i alt kr ,- mot inntektsført kr ,- i Ved utgangen av 2017 utgjør amortisert (ikke utgiftsført) premieavvik kr ,- mot kr ,- i Gjeld Langsiktig gjeld ble økt fra kr ,- ved utgangen av 2016 til kr ,- ved utgangen av Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er gjort opp med kr 0,-. Vedlegg: Årsregnskap 2017 Revisjonsberetning Side 25 av 26

26 Sak 31/18 Årsberetning 2017 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 18/590-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/18 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Årsberetning 2017 for Leirfjord kommune godkjennes. Saksutredning: I hht Kommunelovens 48 og 10 i forskrift om årsregnskap og årsberetning, skal kommunestyret selv vedta årsregnskap og årsberetning senest 6 måneder etter regnskapsåret. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret samtidig med at årsregnskapet behandles. Årsregnskapet legges frem i egen sak. Årsberetningen for 2017 er utformet etter lovkrav, dvs. at «.forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultat av virksomheten, som ikke fremgår av regnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal også gjøres rede for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen, og tiltak som er iverksatt for å fremme likestilling og hindre forskjellsbehandling..» Prosadelen om nøkkeltall for virksomhetene er begrenset, da disse gis i Dialogkonferansen som oppstart på budsjettprosess hvert år. Leirfjord kommunes årsberetning og regnskap for 2017 er behandlet av revisjon og kontrollutvalget og deres uttalelser ligger ved saken. Vedlegg: Side 26 av 26