MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 Leirfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen, Kommunehuset, Leland Møtedato: Tid: 09:00-00:00 Det innkalles med dette til møte i formannskapet. Lovlige forfall meldes til servicetorget på telefon Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/19 19/88 Høring - Ny forskrift om råd for eldre, for personer med funksjonsnedsettelser og ungdomsråd 11/19 18/500 Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i Leirfjord kommune 12/19 19/266 Valg av representant til årsmøtet i Revisjon Midt-Norge SA 13/19 17/2104 Bosetting av flyktninger Endring i bemanning 14/19 19/158 Oppretting av stilling som personalsjef/budsjettregulering 15/19 19/341 Regnskapsrapportering per februar 2019 Leirfjord, Ivan Haugland ordfører

2 Sak 10/19 Høring - Ny forskrift om råd for eldre, for personer med funksjonsnedsettelser og ungdomsråd Saksbehandler: Grete Nygård Arkiv: 033 &13 Arkivsaksnr.: 19/88-2 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/19 Formannskapet Innstilling: Saksutredning: Stortinget har vedtatt ny kommunelov som trer i kraft fra første konstituerende kommuneeller fylkestingsmøte 2019 og fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet har sendt forskrift om råd for eldre, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsråd ut på høring med svarfrist Barne- og ungdomsrådet i Leirfjord har behandlet høringen i møte 14. mars 2019, sak 17/19. Kommunalsjef oppvekst, som er sekretariat for BUR, ber om at behandlingen tas videre til formannskap og kommunestyre og sendes som høringsuttalelse fra Leirfjord kommune. Uttalelsen er som følger: I ny kommunelov 5-12 er det fastsatt at kommuner og fylkeskommuner skal opprette eldreråd, råd for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsråd eller annet medvirkningsorgan for ungdom. Bestemmelsen får virkning når nye råd skal velges etter kommunestyre- og fylkestingsvalget i : Valgperioden for ungdomsråd skal være 2 år Medlemmene skal på valgtidspunktet ikke ha fylt 19 år Er et rådgivende organ med rett til å uttale seg i saker som gjelder ungdom. Retten barn har til å bli hørt er grunnlovsfestet jf. Grunnloven 104 og i FNs konvensjon om barnets rettigheter artikkel 12. Leirfjord barne- og ungdomsråd støtter forslaget om at det skal utarbeides egne veiledere for ungdomsrådene. Veilederne må være tilgjengelig fra den dato forskriften trer i kraft. Videre vil rådet understreke viktigheten av at kommunestyret etablerer rutiner som sikrer tidlig involvering i saker som angår barn og unge. Dersom ungdomsrådets rett til å uttale seg skal være en realitet, må rådet motta saker på et så tidlig tidspunkt at rådets uttalelse kan påvirke utfallet i saken. I Leirfjord er praksisen i dag at ungdomsrådet på eget initiativ kan ta opp saker innenfor eget saksområde, og anmoder videre kommunestyret om å følge opp saken. Representanter fra ungdomsrådet kan også anmode om møte- og talerett i formannskap/kommunestyre. Ordningen fungerer godt, og synes ivaretatt i ny kommunelov 8-1. Side 2 av 12

3 Sak 10/19 Vedtak: Leirfjord barne- og ungdomsråd har ingen kommentarer/innsigelser mot Forslag til forskrift om kommunale og fylkeskommunale råd for eldre, for personer med funksjonsnedsettelse og for ungdom, og slutter seg til forslaget. I og med at høringsfristen er 1. april 2019 og første kommunestyremøte er 10. april, legges saken kun fram til formannskapet. Administrasjonssjefen legger saken fram uten innstilling. Vedlegg: Side 3 av 12

4 Sak 11/19 Prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i Leirfjord kommune Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 400 Arkivsaksnr.: 18/500-8 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/19 Arbeidsmiljøutvalget /19 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret vedtar framlagte forslag til prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i Leirfjord kommune med følgende endring til punkt 7.1:... «innen fem dager» endres til «snarest og innen fem dager». Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 4/19 Behandling: Truls Gripheim fremmet følgende endringsforslag til punkt 7.1:... «innen fem dager» endres til «snarest og innen fem dager». Enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonssjefens innstilling med Truls Gripheim sitt endringsforslag. Vedtak: Kommunestyret vedtar framlagte forslag til prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i Leirfjord kommune med følgende endring til punkt 7.1:... «innen fem dager» endres til «snarest og innen fem dager». Administrasjonssjefens innstilling: Kommunestyret vedtar framlagte forslag til prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i Leirfjord kommune. Saksutredning: Våren 2018 ble en rekke reglementer og rutiner for ansatte revidert og framlagt for politisk behandling etter et samarbeid med tillitsvalgte ( sak 29/18). I saken er det opplyst at det skal utarbeides en egen prosedyre for varsling av kritikkverdige forhold i Leirfjord kommune og at denne skal framlegges for kommunestyret i løpet av høsten Varsling handler om å si i fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen og er det som arbeidstaker blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med gjeldende lover og regler, virksomhetens retningslinjer eller allmenne oppfatninger av forsvarlighet og etiske normer. De ansattes rettugjeter knyttet til varsling er hjemlet i Arbeidsmiljøloven. Rettigheten er ment å skulle styrke ansattes og innleides reelle ytringsfrihet i arbeidslivet. Side 4 av 12

5 Sak 11/19 Arbeidsgiver har en plikt til å legge til rette for varsling og har bevisbyrden ved oppføling av varslingen. Som en følge av dette skal arbeidsgiver med flere en fem ansatte utarbeide rutiner for varsling, som skal utarbeides i et samarbeid med ansatte og tillitsvalgte. Disse rutinene skal som et minimum inneholde en oppfordring om å varsle om kritikkverdige forhold, beskrive en forsvarlig framgangsmåte for varsling og hvordan et varsel skal mottas, behandles og følges opp. Loven sier for øvrig ingen ting om hvilke tiltak som skal settes i verk. Vedlegg: Prosedyre for varsling Side 5 av 12

6 Sak 12/19 Valg av representant til årsmøtet i Revisjon Midt-Norge SA Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/266-3 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/19 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret velger representant med vararepresentant til årsmøtet i Revisjon Midt-Norge SA. Saksutredning: Leirfjord kommunestyre vedtok i møte , sak 39/18, å søke medlemskap i Revisjon Midt-Norge SA fra Leirfjord kommune er blitt tatt opp som medlem og har undertegnet engasjementsavtale. Leirfjord kommune har fått henvendelse fra Revisjon Midt-Norge (RMN) om å velge representant til årsmøtet. Årsmøtet 2019 skal avholdes den på Scandic Hell, Stjørdal. I henhold til vedtektene 6 velges en representant med vararepresentant til årsmøtet. I kontakt med RMN er det vanlig at ordfører/varaordfører er representanter for kommunene. Kommunestyret bes velge fast representant med vararepresentant til årsmøtet i Revisjon Midt- Norge SA. Vedlegg: Vedtekter Side 6 av 12

7 Sak 13/19 Bosetting av flyktninger Endring i bemanning Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: F30 Arkivsaksnr.: 17/ Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/19 Formannskapet Innstilling: Vedtatt nedbemanning ved flyktningetjenesten gjennomføres snarest. Nedbemanning ved voksenopplæringa gjennomføres slik vedtatt i budsjett for Vedtaket er fattet med hjemmel i kommuneloven 13. Saksutredning: Kommunestyret vedtok 29. januar at Leirfjord kommune skal bosette 14 flyktninger i I budsjettet for 2019 er det vedtatt reduksjon med et årsverk innen flyktningetjenesten. Denne reduksjon foreslås gjennomført selv ved bosetting av nye flyktninger. De siste årene har av de bosatte flyktningene flyttet fra kommunen hvert år, slik at en ved utgangen av 2019 mest sannsynlig vil ha færre bosatte flyktninger enn ved inngangen av I 2018 flyttet 23 bosatte flyktninger fra Leirfjord. Av disse var 9 personer innenfor 5-årsperioden hvor vi mottar integreringstilskudd, mens 14 personer mottok vi ikke lengre tilskudd for. I 2018 mottok vi tilskudd for 109 personer. I 2019 er dette redusert til 87. De to siste årene har kommunen blitt anmodet om bosetting i 12. time, og behovet for videre bosetting fra 2020 vil fortsatt være svært usikkert. Det er derfor fornuftig at Leirfjord kommune dimensjonerer tjenesten med tanke på ingen eller svært redusert bosetting framover og det faktum at en del bosatte flyktninger fortsatt vil flytte fra kommunen. Per 1. januar 2019 mottar kommunen integreringstilskudd for 87 bosatte flyktninger. Under forutsetning av at det bosettes 14 i 2019, og at ingen flytter, vil dette utvikle seg slik: År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Summer Antall Tilskudd Antall Tilskudd Antall Tilskudd Antall Tilskudd Antall Tilskudd Antall Tilskudd * Satser for 2019 er lagt til grunn Så langt i 2019 er 11 bosatte flyktninger flyttet fra kommunen. Alle disse var på tilskuddsår 5, dvs at vi ikke lenger ville fått tilskudd for de fra For 2019 mottar vi tilskuddet, men kommunen de flytter til har rett til hvis de sender refusjonskrav å få overført forholdsmessig andel av tilskudd for Det er administrasjonssjefens oppfatning at med den utvikling en ser framover med usikker tilflytning og fortsatt fraflytting av flyktninger vil en reduksjon i bemanningen ved flyktningetjenesten være forsvarlig. I budsjettet for 2019 er det også vedtatt en reduksjon av voksenopplæringen med 1,6 årsverk fra 1. august, og ytterligere 1 årsverk fra Side 7 av 12

8 Sak 13/19 Per januar 2019 er det 13 elever på norsk/samfunnsfag og 11 elever (1. år) på grunnskolen. Fra høsten 2019 ser det ut til å bli 13 ved norsk/samfunnsfag og 11 elever (2.år) og 2 elever (1. år) på grunnskolen. For våren 2020 er antallet 6-8 ved norsk/samfunnsfag og fortsatt 11 (2.år) og 2 (1.år) på grunnskole. Fra høsten 2020 vil det antakeligvis ikke være noen, eller veldig få ved norsk/samfunnsfag og 2 (2.år) på grunnskole. Administrasjonssjefens vurdering er at det fra høsten 2019 kan være en undervisningsgruppe i norsk/samfunnsfag og en gruppe for grunnskole. Dette utløser lærerressurs på 1,3 årsverk per gruppe. Per i dag er det 4,6 årsverk ved voksenopplæringa, etter reduksjon vil det være 3 årsverk. 2,6 av disse vil være knyttet til undervisning og 0,4 årsverk vil benyttes til administrativ/ekstra pedagogisk ressurs. Vedtatt bosetting medfører en del endrede forutsetninger for driftsbudsjettet Det vil anslagsvis innebære en merinntekt på rundt ,- og økte utgifter til bl.a. introduksjonsstønad og møbler/utstyr i boliger. Om bosettingen medfører behov for økte ressurser i andre tjenester som skole, barnehage, voksenopplæring og helse vet man ikke før det blir klart hvem som skal bosettes og hvilke behov disse har. Det vil derfor være lite formålstjenlig å regulere budsjettet før en har denne kunnskapen. Saken foreslås behandlet etter kommunelovens 13 med bakgrunn i at tidligere vedtatt tiltak burde vært effektuert fra årsskiftet. Hvis en venter til neste kommunestyremøte, vil en ikke kunne gjennomføre tiltak før i løpet av mai måned, og nesten halve året er gått. Vedlegg: Side 8 av 12

9 Sak 14/19 Oppretting av stilling som personalsjef/budsjettregulering Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 19/158-3 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/19 Formannskapet Innstilling: Det vedtas å opprette stilling som Personalsjef. Budsjettregulering slik det framgår av saksframlegget vedtas. Vedtaket fattes med hjemmel i kommuneloven 13. Saksutredning: Ved en feil er det budsjettert kr ,- for mye til lønnsmidler på ansvar 4150 Uteavdelingen. I kjølvannet av reduksjon i flyktningetjenesten, er det behov for omplassering. Ved servicetorget er det 100 % stilling vakant (er budsjettert), videre blir det 50 % stilling vakant ved servicetorget i løpet av våren. Det er også 50 % stilling som frivilligkoordinator som ikke er besatt. Administrasjonssjefen ønsker å gjennomføre følgende: Utlyse og tilsette 100 % stilling som personalsjef Utlyse og tilsette 50 % stilling som saksbehandler ved sosialkontoret og 50 % stilling som frivilligkoordinator i kombinasjon For å kunne gjennomføre dette er det nødvendig å regulere lønnsmidler til sosialkontor og servicetorg. Ansettelse av personalsjef vil være til stor fordel ved gjennomføring av det planlagte omstillingsprosjektet som en ser for seg vil innebære en god del endringer for mange ansatte, både omplasseringer og i ytterste konsekvens oppsigelser. I dag har også administrasjonssjefen direkte personalansvar for nærmere 20 personer. Dette er en betydelig belastning rent tidsmessig, tid som kunne vært bedre anvendt. I dag ivaretas mange av oppgavene en personalsjef naturlig vil ha ansvar for, av kommunalsjef for oppvekst. Administrasjonssjefens stab har allerede et betydelig underskudd på utredningskapasitet og også til å gjennomføre større arbeid som f.eks. kommuneplan innenfor et rimelig tidsrom. Framover vil kommunen høyst sannsynlig få større og større utfordringer med å rekruttere nødvendig kompetanse og kapasitet, og det å ha en dedikert ressurs til denne typen arbeid vil være verdifull. Stillingen vil være en del av administrasjonssjefens strategiske ledelse. Sosialkontoret sliter i dag med å oppfylle alle krav som er satt til virksomheten. Eksempelvis er det tilnærmet umulig å oppfylle aktivitetskravet knyttet til økonomisk sosialhjelp, både i forhold til å finne adekvat aktivitet og oppfølging av klientene som blir satt i aktivitet. Per i dag er det flyktningetjenesten som i all hovedsak saksbehandler økonomisk sosialhjelp til bosatte flyktninger, først og fremst med bakgrunn i at sosialtjenesten ikke har kapasitet. Dette er en uheldig praksis som vi vel snart er den eneste kommunen som har. Det å kombinere en halv stilling ved sosialkontoret med halv stilling som frivilligkoordinator vil være gunstig. Side 9 av 12

10 Sak 14/19 Nr Konto Tekst Opprinn. Art Ansvar Funksjon Budsjett Utgift opp/ inntekt Utgift ned/inntekt opp ned Lønn i f.stilling Pensjon Pensjon Pensjon Pensjon Arb.giv.avg Arb.giv.avg Arb.giv.avg Arb.giv.avg Nytt Budsj Lønn i f.stilling Pensjon Arb.giv.avg Lønn i f.stilling Pensjon Arb.giv.avg Kontrollsummer Vedtaket foreslås fattet etter kommuneloven 13, da det vil være svært gunstig å få dette avklart og gjennomført snarest. Vedlegg: Side 10 av 12

11 Sak 15/19 Regnskapsrapportering per februar 2019 Saksbehandler: Kjell Olav Lund Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 19/341-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/19 Formannskapet Innstilling: Formannskapet tar rapporten til orientering. Saksutredning: I henhold til tidligere vedtak skal administrasjonssjefen rapportere til Formannskap på regnskap per februar og oktober. Fordelt på budsjettområdene (virksomhetene) viser regnskapet: Regnskap Buds(end) % forbr Budsj.Område: 210 LBU Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 210 LBU Budsj.Område: 220 TVERLANDET Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 220 TVERLANDET Budsj.Område: 230 ULVANG Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 230 ULVANG Budsj.Område: 240 LELAND Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 240 LELAND Budsj.Område: 250 LEINES Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 250 LEINES Budsj.Område: 310 HELSE og VELFERD Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 310 HELSE og VELFERD Budsj.Område: 320 PLEIE OG OMSORG Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 320 PLEIE OG OMSORG Budsj.Område: 330 BARNEVERN Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 330 BARNEVERN Side 11 av 12

12 Sak 15/19 Budsj.Område: 410 TEKNIKK OG EIENDOM Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 410 TEKNIKK OG EIENDOM Budsj.Område: 510 ADM.SJEF Utgifter Inntekter Sum budsj.område: 510 ADM.SJEF T O T A L T Kommentarer fra virksomhetslederne: Barnevern: Per dato ser det ut til at rammen for 2019 vil overholdes. Forbehold om uforutsette hendelser. Helse og velferd: Ligger godt an i forhold til budsjett. Noen feilføringer her og der som vil bli korrigert. Det er brukt noe midler på å legge til rette for 2 fysioterapeuter som er belastet drift. Bør vurderes ved evnt. budsjettregulering. Flyktning ligger noe over på lønnsforbruk pga vedtatt nedbemanning som ikke er gjennomført. LBU: Ligger litt over på lønn, pga vedtatt kutt ved voksenopplæringa som skal effektueres fra høsten. Blir merinntekter pga refusjoner for frikjøp til studier. Leines barnehage: Det vil noen vikarutgifter ved flytting til Leines. Noe høyere strømutgifter enn budsjettert pga betaling både på Leines og i gamle Leland bh. Noe høyt forbruk på kurs, er søkt OU-midler for å dekke dette. Pleie og omsorg: Noe etterslep på inntekt, ellers balanse. Er forsiktig med innleie kun når det er absolutt nødvendig. Ulvang oppvekstsenter: Noe høyt forbruk på lønn vil etter hvert dekkes av refusjoner for studiepermisjon. Leland barnehage: Ligger i balanse i forhold til budsjett. Mye fravær for tiden, problematisk å få tak i vikarer. Teknikk og eiendom: Er greit i forhold til budsjett. Det kan bli noe økte utgifter til renhold på Leines barnehage må vurderes. Heisen i Kulturhuset må repareres kostnader på foreløpig ukjent. Tverlandet oppvekstsenter: Ligger an til balanse. Administrasjonssjefens kommentar: Så tidlig på året er det vanskelig å si noe om utfallet ved årsslutt. Det er mest formålstjenlig å skue til utgiftssiden når det bare er gått to måneder. Inntektssiden har som regel betydelig etterslep. Så langt er det forbrukt 17,5 % av utgiftssiden i budsjettet. Dette er omtrent der en bør ligge etter to måneder. Det vil i møtet bli gitt en orientering om de ulike investeringsprosjekt i Oversikt vil bli utdelt i møtet. Vedlegg: Side 12 av 12