Bergen Næringsråd. Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen. Utgave: 1 Dato:

Transkript

1 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen Utgave: 1 Dato:

2 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 1 DOKUMENTINFORMASJON Oppdragsgiver: Rapporttittel: Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen Utgave/dato: 1 / Arkivreferanse: Lagringsnavn rapport Oppdrag: Undersøkelse kommunenes praksis i reguleringsplansaker Oppdragsbeskrivelse: Gjennomføre undersøkelse av næringslivets synspunkt på kommunenes praksis i reguleringsplansaker, etter mal fra undersøkelse gjort i Stavangerregionen. Oppdragsleder: Trygve Valen Fag: Plan og urbanisme Tema Leveranse: Analyse Skrevet av: Kvalitetskontroll: Trygve Valen Arild Byrkjedal

3 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 2 FORORD Asplan Viak har vært engasjert av som ønsker å sette fokus på kommunenes saksbehandlingspraksis i plansaker. Kontaktperson for har vært Martin Hirth, referansegruppen har bestått av: Bjart Nygaard, adm. dir GC Rieber Eigedom Thor Olav Askjer, adm. dir Norsk Eiendom Vibeke Eriksen, adm. dir Frydenbø Eiendom Støttespillere: Backer Bolig, Bergen- og Omegn Boligbyggelag, Stor-Bergen Boligbyggelag, Norsk Eiendom, Frydenbø Eiendom, Liegruppen, GC Rieber, Heldal Eiendom, Lars Jønsson, Stoltz, Bara Eiendommer og Waldegruppen Hos Asplan Viak har sivilingeniør Trygve Valen vært oppdragsleder. Cand. polit Hanne K. Fjelde Krog har utført analysearbeidet, og Cand. Agric. Arild Byrkjedal har vært kvalitetssikrer. Stavanger Trygve Valen Oppdragsleder Arild Byrkjedal Kvalitetssikrer

4 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Sammendrag Innledning Metode Analyse Om utvalget Resultater fra undersøkelsen Typer plansaker og behandlingstid Før kunngjøring- oppstartsmøte Før kunngjøring - Startpakke/informasjonsmateriell Før kunngjøring innhenting av informasjon Planutarbeidelse Saksbehandling før 1. gangs behandling Saksbehandling før 1. gangs behandling tidsfrister Før endelig godkjenning Utbyggingsavtaler Forhold som påvirker fremdrift Saksbehandler og politisk organisering Konflikt med andre aktører Samlet vurdering Forslag til forbedringer Forslag til forbedring i kommunene Forslag til forbedring i næringslivet Konklusjoner og veien videre Tydelige retningslinjer og saksbehandlingsrutiner Informasjon og dialog generelt Informasjon og dialog i den enkelte sak Interkommunalt samarbeid Vedlegg Forslag til forbedring i kommunene Forslag til forbedring i næringslivet Andre kommentarer... 27

5 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 4 1 SAMMENDRAG har gjennomført en kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen. Undersøkelsen omfatter kommunene Bergen, Askøy, Meland, Lindås, Os og Fjell. 40 eiendomsutviklere, konsulentselskap og byggefirma har besvart undersøkelsen. Undersøkelsen omfatter 287 private planforslag de siste fem år. Undersøkelsen tar for seg de ulike fasene i planarbeidet, fra oppstartsmøte til endelig godkjenning. Kommunenes snittkarakter er vist i tabell (verdier fra 1 6 er 6 er best) Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Oppstartsmøte 4,3 3,6 4,8 3,6 4,0 4,0 Startpakke/informasjonsmateriell 3,9 3,9 4,6 3,8 3,8 4,0 Dialog planutarbeidelse 4,3 3,7 4,8 4,1 3,9 4,7 Dialog saksbehandling 3,3 3,2 4,0 4,0 3,1 3,8 Tidsfrister 2,6 2,9 4,5 2,9 3,0 3,8 Dialog før endelig godkjenning 3,4 3,3 4,2 3,9 3,9 4,3 Utbyggingsavtaler 3,7 2,8 3,1 3,1 3,5 4,0 Gjennomsnittlig poengberegning 3,6 3,3 4,3 3,6 3,6 4,1 Tabell 10: Samlet vurdering næringslivets vurdering av den enkelte kommune. Planarbeidet går best i starten. Oppstartsmøte, startpakke/informasjonsmateriell og dialog under planutarbeidelse har snittkarakterer fra 3,6 og oppover. Resultatene er dårligere under kommunenes saksbehandling generelt, arbeid med utbyggingsavtaler, og spesielt når det gjelder tidsfristene til 1. gangs behandling. Kommunene er stilt en del av de samme spørsmålene som næringslivet. Her er det til dels store avvik der kommunene opplever at de gir god informasjon og åpner for dialog, mens næringslivet ikke har samme opplevelse. Mens kommunene mener at viktige grunner til forsinkelser i planprosessen skyldes mangelfull dokumentasjon og dårlig teknisk kvalitet, mener næringslivet at viktige grunner er at krav fra kommunen kommer sent i planprosessen, og at kommunen krever at alle uenigheter skal være løst før behandling. Det er enighet om at manglende saksbehandlingskapasitet er en viktig årsak til forsinkelser. Det foreslås følgende tiltak Kommunene bør utforme tydelige og enkle regler for planarbeidet, og kommunisere disse til næringslivet Etablere og forbedre kontaktpunkter der næringsliv og kommune kan møtes. Sørg for at saksbehandlere og konsulenter også omfattes av dette Styrke samarbeid og dialog internt i kommunene tidlig i planprosessen. Bedre tilgjengelig informasjon fra kommunene. Kommunene har mye å lære av hverandre. Mer felles forståelse av lovverk og saksbehandlingsregler vil lette arbeidet til næringslivet. Bergen kan utveksle erfaringer med andre storbykommuner.

6 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 5 2 INNLEDNING Asplan Viak har gjennomført en kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen. Undersøkelsen omfatter kommunene Bergen, Askøy, Meland, Lindås, Os og Fjell. Undersøkelsen er gjort på vegne av, og med tilslutning fra Askøy Næringslivsforening, Vest Næringsråd og Nordhordland Handverk- og Industrilag. En effektiv og kvalitetsmessig god planbehandling er et gode for både næringslivet og kommunene. Hele regionen er i rivende utvikling og dette vil bli enda viktigere i årene som kommer. Ved å gjennomføre en slik kartlegging ønsker å få en objektiv vurdering fra eiendomsaktører, rådgivende ingeniører og kommunene selv. prioriterer dette saksfeltet høyt og kommer til å følge opp resultatene sammen med de aktuelle kommunene og Næringsalliansen.

7 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 6 3 METODE Undersøkelsen omfatter planarbeid i 6 kommuner i Bergensregionen, Bergen, Fjell, Os, Lindås, Meland og Askøy. Det er gjennomført to parallelle web-baserte undersøkelser en undersøkelse blant eiendomsutviklere, konsulentselskap og byggefirma en undersøkelse blant de berørte kommuner I undersøkelsen stilles spørsmål knyttet til de enkelte fasene i planbehandlingen med fokus på informasjon, dialog og formell saksbehandling. Vi har delt inn prosessen fra planidè til godkjent plan i tre hovedfaser; før kunngjøring, før førstegangsbehandling og før endelig godkjenning. Det er også stilt spørsmål om kommunenes behandling av utbyggingsavtaler. Det er stilt identiske spørsmål for hver av de kommunene hvor aktuelt firma har levert saker de siste fem årene. Kommunene er blitt stilt spørsmål som er likelydende spørsmålene til næringslivet for å kunne sammenstille kommunenes og næringslivets vurderinger. Undersøkelsen ble gjennomført i november og desember Analyse Svar fra næringslivet er sammenstilt med kommunenes svar og kommunene. Undersøkelsen presenteres ved at først vurderes kommunenes svar i forhold til næringslivets svar. Deretter vurderes næringslivets svar fordelt på den enkelte kommune. Her er det også brukt fargekode for å gi et bedre inntrykk av svarene. På alle spørsmålene er skala fra 1 til 6, der 1 er bunnkarakter, 6 er toppkarakter. Inndeling i fargekoder er: Gjennomsnitt 1,0-2,9 Gjennomsnitt 3,0 4,4 Gjennomsnitt 4,5 6 Det er en vurdering under hvert kapittel, med en samlet vurdering og konklusjoner til slutt i rapporten. 3.2 Om utvalget Undersøkelsen til næringslivet ble sendt ut til 232 bedrifter. Det er registrert 40 fullførte svar, noe som gir en svarandel på 17 prosent. Nesten 60 prosent av svarene er kommet inn fra eiendomsutviklere, i overkant av 30 prosent er kommet inn fra konsulenter, mens de resterende 10 prosentene er svar fra byggefirma og andre virksomheter. Næringen er spurt om antall saker som sendt til behandling til hver av de aktuelle kommunene. Oppsummert gir det i alt 287 saker i de seks kommunene, og den videre analysen er gjort med utgangspunkt i disse 287 sakene. En respondent kan ha levert inn saker i mer enn én kommune, og gjennomgangen viser at de fleste respondentene har levert inn sak til behandling i Bergen kommune.

8 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 7 Kommune Antall respondenter Antall saker som omfattes Askøy Bergen Fjell 7 10 Os 6 11 Lindås 9 17 Meland 3 7 Sum antall Tabell 1: Respondenter og antall saker fordelt på de enkelte kommuner I undersøkelsen gis det vurdering fra eiendomsutviklere, konsulentselskap og byggefirma. Samme planprosess kan dermed være vurdert flere ganger, men fra ulikt ståsted. Kommuneundersøkelsen som ble besvart av samtlige av de seks kommunene. De som har besvart undersøkelsen er én kommunaldirektør, én avdelingsleder, to plansjefer, én saksbehandler og én seksjonsleder. Undersøkelsen ble sendt ut til mange, for å få med flest mulig av aktuelle respondenter. Det er grunn til å anta at en god del av de som har mottatt undersøkelsen ikke har hatt plansaker til behandling. De 40 respondentene har erfaring gjennom et stort antall planprosesser, og vi mener at undersøkelsen gir et godt grunnlag for å gjøre noen vurderinger av kommunenes saksbehandling, til tross for at undersøkelsen ikke baserer seg på et strengt representativt utvalg saker og respondenter. I de mindre kommunene er grunnlaget for vurdering lite, derfor vil enkeltsaker kunne gi store utslag. Dette må hensyntas når disse kommunene vurderes.

9 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 8 4 RESULTATER FRA UNDERSØKELSEN 4.1 Typer plansaker og behandlingstid Undersøkelsen omfatter 287 private reguleringsforslag de siste 5 årene. Av disse er 5 % av sakene ferdigbehandlet innen ett år fra planen ble innlevert til kommunen, mens 45 % av sakene ikke er ferdigbehandlet i løpet av tre år. To tredeler av de innleverte planene er i tråd med overordnet plan. Planer i strid med overordnet plan vil ofte ta lang tid å behandle, mens planer i tråd med overordnet plan skal kunne behandles vesentlig raskere. At en stor andel av planene ikke er ferdigbehandlet i løpet av tre år er overraskende, sett ut fra at de fleste planer er i tråd med overordnet plan. Planer kan være kompliserte selv om de er i tråd med overordnet plan, men her må det være en stor mulighet for forbedring. Type sak Antall saker Ny plan i tråd med formål i overordnet plan (kommuneplan/kommunedelplan/reguleringsplan/ områdeplan) % Ny plan med endringer i forhold til kommuneplan /kommunedelplan % Ny detaljplan/bebyggelsesplan med endringer i forhold til områdeplan/reguleringsplan % Annet 4 1% Sum 287 Tabell 2: Antall og typer saker i de seks kommunene 4.2 Før kunngjøring- oppstartsmøte I ny plan- og bygningslov av 2009 stilles det krav til at det skal avholdes oppstartsmøter før planarbeid igangsettes. Formål er å etablere tidlig kontakt mellom forslagsstiller og kommunen, og gi gjensidig orientering. Planmyndigheten orienterer om overordnete planer og føringer, veileder om planarbeidet generelt, og informerer om planprosessen, krav til innhold og fremstilling av planmateriale samt avklarer plangrenser. Kommunen avklarer om en kan anbefale oppstart av planarbeid, og om det er krav til konsekvensutredning for planarbeidet. Kommunene oppfatter oppstartsmøtene som gode, møtet brukes aktivt for å gi og motta informasjon, og diskuterer ulike planløsninger. Kommunenes oppfatning er at forslagsstiller ofte ikke har en klar planskisse til oppstartsmøtet. Næringsrepresentantene mener de har utarbeidet en klar planskisse før oppstartsmøtet. De oppfatter oppstartsmøtet litt annerledes, de får ikke det samme ut av møtene. Spesielt gjelder dette at en ikke mottar informasjon og innspill fra andre relevante kommunale etater og i hvilken grad møtet brukes aktivt for å diskutere rammer og planløsninger. Det er varierende praksis på om saksbehandler tildeles ved oppstartsmøtet.

10 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 9 Gjennomføres det oppstartsmøter ved oppstart av planarbeid? Har forslagsstiller vanligvis utarbeidet en klar planskisse før de tar kontakt med kommunen? Orienterer kommunene om eventuelle krav til konsekvensutredning? Blir saksbehandler tildelt ved oppstartsmøte? Kommune Næring Brukes møtet aktivt til å avklare rammer for det videre arbeidet med utvikling av planen? Oppleves det at det er rom for å diskutere ulike planløsninger i oppstartsmøtet? 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 1: Oppstartsmøte sammenstilling av kommunenes og næringens svar Næringslivets vurdering av den enkelte kommune: Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Blir det avholdt oppstartsmøter? 5,6 5,5 5,5 4,7 5,7 6,0 Har forslagsstiller vanligvis utarbeidet en klar planskisse 3,9 4,6 4,8 4,0 4,7 4,0 før det tas kontakt med kommunen? Vurderer forslagsstiller informasjonen som gis i 4,8 4,4 5,3 3,8 4,3 4,0 oppstartsmøtet som relevant for det videre arbeidet med planforslaget? Mottar forslagsstiller informasjon og innspill fra alle 4,3 3,0 3,8 2,8 3,6 3,0 relevante kommunale etater Orienterer kommunene om eventuelle krav til 4,2 4,4 4,8 3,2 3,6 5,0 konsekvensutredning? Blir saksbehandler tildelt ved oppstartsmøte? 4,6 3,6 4,5 3,0 3,4 3,0 Brukes møtet aktivt til å avklare rammer for det videre 4,1 3,8 5,0 3,5 3,6 3,0 arbeidet med utvikling av planen? Opplever forslagsstiller at det er rom for å diskutere ulike 3,8 3,3 4,3 3,2 3,3 4,0 planløsninger i oppstartsmøtet? Opplever forslagsstiller at kommunen er opptatt av å 3,8 3,6 5,3 3,8 4,1 4,0 etablere en god dialog med deg som forslagsstiller? Snitt 4,3 4,0 4,8 3,6 4,0 4,0 Tabell 3: Oppstartsmøter næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.3 Før kunngjøring - Startpakke/informasjonsmateriell Alle kommuner har svart at de har startpakker der de har utarbeidet og samlet nødvendig og nyttig informasjon til private aktører ved utarbeidelse av reguleringsplaner. Blant næringslivet er det større usikkerhet om disse finnes. En årsak kan være at det kun er konsulenten som bestiller og bruker denne, en annen årsak kan være at noen kommuner har fått etablert startpakke de siste årene, mens næringslivets svar er basert på planer for 4-5 år siden.

11 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 10 Askøy Meland Ja, generelt for alle planer Lindås Os Ja, tilpasset den aktuelle planen Nei Fjell Vet ikke Bergen 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Figur 2: Har kommunene startpakke/informasjonspakke for oppstart av planarbeid? Næringslivets svar 4.4 Før kunngjøring innhenting av informasjon Ved utarbeidelse av en plan er det nødvendig å fremskaffe en god del informasjon fra ulike fagområder i kommunen. Kommunene vurderer tilgang til informasjon og kartdata i kommunene som svært god, næringslivet vurderer at det er litt vanskeligere å få tilgang på nødvendig informasjon. Relevant informasjon er enkelt tilgjengelig Kommunen er behjelpelig med å fremskaffe materiell og informasjon som er nødvendig for planarbeidet Kommune Næring 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 3:Tilgang til informasjon for planarbeidet sammenstilling av kommunenes og næringens svar Næringen er i tillegg spurt om det digitale kartgrunnlaget fra kommunen er av god nok kvalitet. I tabellen under gjengis næringens svar fordelt på de ulike kommunene på dette spørsmålet og spørsmålene over: Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Opplever du at relevant informasjon er enkelt tilgjengelig? 3,4 3,6 4,3 3,3 3,7 4,0 Er kommunen behjelpelig med å fremskaffe materiell og 4,1 3,6 5,0 4,0 4,2 3,0 informasjon som er nødvendig for planarbeidet? Er digitalt kartgrunnlag fra kommunen av god nok kvalitet? 4,1 4,4 4,5 4,0 3,7 5,0 Snitt 3,9 3,9 4,6 3,8 3,8 4,0 Tabell 4: Tilgang til informasjon - næringslivets vurdering av den enkelte kommune

12 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen Planutarbeidelse Fasen mellom varsling av oppstart og innsending av planforslag styres først og fremst av utbygger. Kommune og næringsliv er enige om at det er viktig med god dialog i denne fasen av planarbeidet. Kommunene opplever i større grad enn næringslivet at dialogen avklarer viktige spørsmål i planarbeidet. Opplever du at det er dialog mellom forslagsstiller og kommunens administrasjon i denne fasen av planutarbeidelsen? Opplever du at dialogen mellom forslagsstiller og med saksbehandler/kommune avklarer viktige spørsmål i planarbeidet? Kommunen Næringen Syns du det er viktig å ha dialog mellom kommune og utbygger i forbindelse med planutarbeidelsen? 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 4: Dialog under planutarbeidelsen - sammenstilling av kommunenes og næringens svar Her er det store forskjeller mellom kommunene. Opplever forslagsstiller at det er enkelt å komme i dialog med kommunens administrasjon i denne fasen av planutarbeidelsen? Opplever forslagsstiller at dialog med saksbehandler/kommune avklarer viktige spørsmål i planarbeidet? Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland 3,6 2,8 5,3 3,8 4,0 5,0 3,7 2,9 3,7 4,3 3,9 4,5 Snitt 3,7 2,8 4,5 4,1 3,9 4,7 Tabell 5: Planutarbeidelse - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.6 Saksbehandling før 1. gangs behandling Planutkastet sendes inn til behandling, og innenfor 12-ukers fristen skal kommunen utarbeide en innstilling til det faste utvalget for plansaker. Kommunene mener det åpnes for dialog og innspill i denne fasen, mens næringsrepresentantene mener det ikke åpnes for innspill og dialog i like stor grad. Spesielt gjelder dette informasjon om innholdet i saksutredningen før saken legges frem for politisk behandling. I denne fasen kan kommunens 12 ukers frist påvirke muligheten for kommunikasjon og dialog.

13 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 12 Åpner kommunen for dialog i forbindelse med saksbehandlingsprosessen? Gjøres forslagsstiller kjent med innhold i saksutredning i forkant av at saken legges fram til 1. gangs behandling? Får forslagsstiller anledning til å kommentere nye krav/saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til 1. gangs behandling? Kommune Næring Gis forslagsstiller anledning til å gjøre mindre justeringer/endringer før saken legges fram til politisk behandling? 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 5: Saksbehandling før 1. gangs behandling - sammenstilling av kommunenes og næringens svar Vurdering av den enkelte kommune: Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Åpner kommunen for dialog i forbindelse med 3,4 3,1 5,0 3,8 3,0 4,5 saksbehandlingsprosessen? Anvender kommunen skjønn ved tolkning av formelle krav 3,6 3,1 3,5 4,8 3,8 4,5 til plan og dokumentasjon? Blir forslagsstiller gjort kjent med innhold i saksutredning i 2,7 2,7 4,0 4,5 2,4 4,0 forkant av at saken legges fram til 1. gangs behandling? Får forslagsstiller anledning til å kommentere nye 3,4 3,4 4,5 3,3 3,0 3,0 krav/saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til 1. gangs behandling? Gis forslagsstiller anledning til å gjøre mindre 3,2 3,7 3,0 3,8 3,3 3,0 justeringer/endringer før saken legges fram til politisk behandling? Snitt 3,3 3,2 4,0 4,0 3,1 3,8 Tabell 6: Saksbehandling før 1. gangs behandling - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.7 Saksbehandling før 1. gangs behandling tidsfrister I følge kommunen overholdes 12 ukers fristen for 1. gangs behandling av plansaker. Næringslivet er ikke enig i det. Det er også stor forskjell i vurdering av om overskridelse av fristene har konsekvenser for arealgebyret. Her er det et stort behov for at kommunene klargjør sine regler for vurdering av 12 ukers fristen, og informerer om dette.

14 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 13 Overholder kommunen tidsfristen for behandlingstid? Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra, og evt. blir stoppet? Kommune Næring Medfører eventuell overskridelse av tidsfrist reduksjon i arealgebyr? 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 6: Tidsfrister for 1. gangs behandling - sammenstilling av kommunenes og næringens svar Svar fra næringsrepresentanter fordelt på kommuner: Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Overholder kommunen tidsfristen for behandlingstid 3,1 2,6 3,0 3,3 3,3 4,5 (12 uker fra innlevert plan) Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra, og 2,8 3,2 5,5 4,3 3,0 3,0 evt. blir stoppet? Medfører eventuell overskridelse av tidsfrist reduksjon 1,8 2,9 5,0 1,0 2,7 4,0 i arealgebyr? Snitt 2,6 2,9 4,5 2,9 3,0 3,8 Tabell 7: Tidsfrister - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.8 Før endelig godkjenning Etter 1. gangs behandling av planen, skal planen ut på høring blant berørte parter (berørte, naboer, offentlige instanser m.fl.), før den legges fram for 2. gangs behandling. Hovedsakelig er det god informasjon og kontakt når det gjelder innkomne merknader. Også her er det noe manglende informasjon når det gjelder innholdet i saksfremstillingen før politisk behandling. Når en plan er 1. gangs behandlet og sendes på høring, er det formelt kommunens plan. Praksis i de fleste kommunene er at forslagsstiller sørger for endringer før 2. gangs behandling, og dekker utgiftene til dette. Næringslivet er også tvilende til om enkelte kommuners praksis når det gjelder rekkefølgekrav er i tråd med plan- og bygningslovens bestemmelser. Dette bør aktuelle kommuner ta en gjennomgang på, for å sikre seg at en er innenfor lovens bestemmelser.

15 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 14 Blir forslagsstiller orientert om innkomne høringsuttalelser fra berørte parter? Blir forslagsstiller oppfordret til å kommentere innkomne merknader? Tar kommunen initiativ til dialog med forslagstiller i forkant av at saken legges fram for 2. gangs behandling? Utfører kommunen selv eventuelle endringer i plan og bestemmelser før 2. gangs behandling? Blir forslagsstiller gjort kjent med endelig innhold i saksframstillingen i forkant av at saken legges fram til 2. gangs behandling? Kommune Næring Får forslagsstiller anledning til å kommentere nye krav/endringer i forkant av 2. gangs behandling? Blir forslagsstiller informert om vedtaket fra 2. gangs behandling før behandling i kommunestyret? 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 7: Saksbehandling før endelig godkjenning - sammenstilling av kommunenes og næringens svar Vurdering av den enkelte kommune: Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Blir forslagsstiller orientert om innkomne høringsuttalelser 4,9 5,0 5,5 4,5 5,3 5,0 fra berørte parter? Blir forslagsstiller oppfordret til å kommentere innkomne 4,7 4,9 5,5 5,0 5,5 6,0 merknader? Tar kommunen initiativ til dialog med forslagstiller i forkant 3,6 3,1 5,0 3,0 4,0 5,0 av at saken legges fram for 2. gangs behandling? Utfører kommunen selv eventuelle endringer i plan og 1,8 3,3 5,0 2,3 3,2 4,0 bestemmelser før 2. gangs behandling? Er det direkte kontakt mellom konsulent/utbygger og 3,1 3,3 3,5 4,3 4,0 4,5 politikere før politisk behandling? Blir forslagsstiller gjort kjent med endelig innhold i 2,8 2,6 5,0 4,3 3,3 5,0 saksframstillingen i forkant av at saken legges fram til 2. gangs behandling? Får forslagsstiller anledning til å kommentere nye 3,7 3,3 5,5 4,3 3,8 4,0 krav/endringer i forkant av 2. gangs behandling? Opplever forslagsstiller at rekkefølgebestemmelsene fra 3,1 3,2 2,5 4,0 3,3 3,0 kommunen er riktige i forhold til plan- og bygningsloven? Overholder kommunen tidsfristene for behandling i 3,7 2,7 3,0 4,5 4,0 5,5 kommunestyret (12 uker etter ferdigbehandling i planutvalget eller tilsvarende)? Dekker kommunen selv utgifter som påløper dersom 1,4 1,5 1,0 2,5 2,0 1,0 planen må endres etter offentlig ettersyn? Blir forslagsstiller informert om vedtaket fra 2. gangs 4,5 3,2 5,0 4,0 5,0 4,0 behandling før behandling i kommunestyret? Snitt 3,4 3,3 4,2 3,9 3,9 4,3 Tabell 8: Saksbehandling før endelig godkjenning - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.9 Utbyggingsavtaler I plan og bygningsloven er det åpnet for en parallell prosess for utbyggingsavtaler og regulering. Dette gir større forutsigbarhet for utbyggere når det gjelder økonomi og gjennomføring av prosjektet, samtidig som det krever tett dialog mellom ulike instanser i kommunen og utbyggerne.

16 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 15 Det er store avvik mellom kommuner og næringsrepresentanter i vurdering av prosessen knyttet til utbyggingsavtaler Det er også store forskjeller mellom kommunene på når arbeidet starter, og aktuelle tema blir gjort kjent. Flere kommuner har et stort forbedringspotensial for bedre prosesser når det gjelder utbyggingsavtaler. Arbeidet med utbyggingsavtaler starter vanligvis opp parallelt med reguleringsplanarbeidet Tema som vil være aktuelle for regulering i utbyggingsavtale gjøres vanligvis kjent på oppstartsmøte Forslag til utbyggingsavtaler legges fram for politisk behandling parallelt med forslag til reguleringsplan Kommune Næring Innholdet i utbyggingsavtalen er gjenstand for reelle forhandlinger mellom kommune og forslagsstiller Krav i utbyggingsavtalen står i rimelig forhold til omfanget av reguleringsplanen 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 8: Utbyggingsavtaler - sammenstilling av kommunenes og næringens svar Vurdering av den enkelte kommune: Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Arbeidet med utbyggingsavtaler starter vanligvis opp 4,5 3,0 1,7 2,7 3,7 5,0 parallelt med reguleringsplanarbeidet Tema som vil være aktuelle for regulering i 4,0 2,4 3,7 3,0 3,0 5,0 utbyggingsavtale gjøres vanligvis kjent på oppstartsmøte Forslag til utbyggingsavtaler legges fram for politisk 4,3 2,8 3,0 3,0 5,0 4,0 behandling parallelt med forslag til reguleringsplan Innholdet i utbyggingsavtalen er gjenstand for reelle 2,8 3,0 4,3 3,5 2,3 3,0 forhandlinger Krav i utbyggingsavtalen står i rimelig forhold til omfanget 2,8 2,8 3,0 3,5 3,5 3,0 av reguleringsplanen Snitt 3,7 2,8 3,1 3,1 3,5 4,0 Tabell 9: Utbyggingsavtaler - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.10 Forhold som påvirker fremdrift Det er mange forhold som kan påvirke fremdriften i en planprosess. Næringen og kommunene er stilt spørsmålet Dersom behandlingen av en plan blir utsatt/vesentlig forsinket, hvilke forhold skyldes det vanligvis? Ikke uventet er det store forskjeller mellom kommune og næringsrepresentanter. Kommunene trekker frem manglende dokumentasjon og ikke god nok teknisk kvalitet på planen. Næringsrepresentantene trekker frem at nye krav fra kommunen kommer sent i planprosessen, administrasjonen i kommunen krever at alle uenigheter skal være løst i forkant av behandling, og interessekonflikter internt i kommunen.

17 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 16 Det er stort sett enighet om at forsinkelser også skyldes merknader og innsigelser fra statlige/regionale myndigheter, og manglende saksbehandlingskapasitet. Uavklarte merknader fra statlige/regionale myndigheter Innsigelser fra statlige/regionale myndigheter Konflikt eller behov for avklaringer med berørte parter Dårlig kommunikasjon mellom utbygger og rådgiver/konsulent At administrasjonen i kommunene krever at alle uenigheter skal være løst i forkant av behandling Forslagsstillers planer går på tvers av gjeldende kommuneplan eller områdeplan At ditt firma/konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i saken At ditt firma/konsulent ikke har brukt nok tid på dialog med berørte parter Kommune Næring Planforslaget har ikke god nok teknisk kvalitet Manglende saksbehandlingskapasitet i kommunen Nye krav fra kommunen har kommet til sent i saksbehandlingsfasen Konflikt med politikerne Interessekonflikter internt i kommunen Andre årsaker 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 9: Dersom behandlingen av en plan blir utsatt/vesentlig forsinket, hvilke forhold skyldes det vanligvis? - sammenstilling av kommunenes og næringens svar 4.11 SAKSBEHANDLER OG POLITISK ORGANISERING Det er stilt spørsmål for å kunne vurdere saksbehandlers betydning for prosessen. Næringslivet har en klar oppfatning om at hvilken saksbehandler som har saken, har stor betydning for sakens fremdrift, sakens utfall, og samarbeidsklima i den enkelte sak. Det er også relativt vanlig at det skjer bytte av saksbehandler, mens det er sjelden næringslivet ber om ny saksbehandler. Ulik politisk organisering kan også ha noe betydning for utfallet. I de aktuelle kommunene er det Bergen som har parlamentarisme, mens de øvrige kommuner har små varianter innenfor formannskapsmodellen.

18 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 17 Hvilken saksbehandler en plan får tildelt påvirker samarbeidsklimaet i den enkelte sak Hvilken saksbehandler en plan får tildelt påvirker saksbehandlingstiden Hvilken saksbehandler en plan får tildelt påvirker utforming av den endelig vedtatte planen Opplever du skifte av saksbehandler underveis i prosessen? Har du selv bedt om å få tildelt ny saksbehandler underveis i en planprosess? Ulik politisk organisering påvirker forutsigbarhet og behandlingstid 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 10: Saksbehandler og politisk organisering - næringens svar 4.12 Konflikt med andre aktører I en planprosess er det mange andre aktører enn forslagsstiller og kommunen. Næringslivet er spurt om i hvilken grad de opplever konflikt med andre aktører. Det er oftest konflikt med naboer, Statens vegvesen, riksantikvar/fylkesantikvar, og fylkesmannen miljø og klima. 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% I stor grad I noen grad 10,0% 0,0% Figur 11:I hvilken grad opplever ditt firma normalt konflikt i planprosesser med følgende parter - næringens svar

19 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen Samlet vurdering Næringslivet er bedt om å gi en totalvurdering av kvaliteten på kommunenes behandling av reguleringsplaner, administrativt og politisk. Ved vurdering av administrasjonen er det Meland og Os som kommer best ut, med Bergen og Askøy nederst. For politisk behandling er det Meland og Lindås som kommer best ut, med Askøy og Bergen nederst. Her, som på de øvrige svarene, er det nødvendig å minne om at enkeltsvar kan gi store utslag for de små kommunene med få respondenter. 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 Totalvurdering av kvaliteten på administrasjonens behandling av reguleringsplaner Totalvurdering av kvaliteten på politisk behandling av reguleringsplaner Totalvurdering av kvaliteten på byrådsavdelingens behandling av reguleringsplaner (kun aktuelt for Bergen) 1,0 Bergen Fjell Os Lindås Meland Askøy Figur 12: Saksbehandler og politisk organisering - næringens vurdering Det er også satt opp en tabell med gjennomsnitt for de enkelte fasene i planbehandlingen, med et samlet snitt for alle fasene. Ut fra denne vurderingen er det Fjell og Meland som kommer best ut, med Bergen nederst. Tabellen viser også at planarbeidet går best i starten. Oppstartsmøte, startpakke/informasjonsmateriell og dialog under planutarbeidelse har snittkarakterer fra 3,6 og oppover. Resultatene er dårligere under kommunenes saksbehandling generelt, arbeid med utbyggingsavtaler, og spesielt når det gjelder tidsfristene til 1. gangs behandling. Askøy Bergen Fjell Os Lindås Meland Oppstartsmøte 4,3 3,6 4,8 3,6 4,0 4,0 Startpakke/informasjonsmateriell 3,9 3,9 4,6 3,8 3,8 4,0 Dialog planutarbeidelse 4,3 3,7 4,8 4,1 3,9 4,7 Dialog saksbehandling 3,3 3,2 4,0 4,0 3,1 3,8 Tidsfrister 2,6 2,9 4,5 2,9 3,0 3,8 Dialog før endelig godkjenning 3,4 3,3 4,2 3,9 3,9 4,3 Utbyggingsavtaler 3,7 2,8 3,1 3,1 3,5 4,0 Gjennomsnittlig poengberegning 3,6 3,3 4,3 3,6 3,6 4,1 Tabell 10: Samlet vurdering - næringslivets vurdering av den enkelte kommune

20 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 19 5 FORSLAG TIL FORBEDRINGER Både næringslivet og kommunene har innspill til hva som skal gjøres for å forenkle og forbedre planprosessene. Det gis en oppsummering av de viktigste innspillene her, mens alle kommentarene ligger som vedlegg. 5.1 Forslag til forbedring i kommunene Fra næringslivet Saksbehandlerne bør være mer løsningsorienterte, serviceinnstilt og samarbeidsvillige. Viktig at de gir klare tilbakemeldinger. Det er for stort gjennomtrekk på saksbehandlerstillingene. Stillingene bør gjøres mer attraktive. Saksbehandlerne bør kunne opptre mer selvstendig med flere fullmakter. Det er for mange på «bakrommet» med meninger, og disse får en ikke møter med. Det bør være større fokus på planens intensjoner i stedet for detaljer. Planene blir for detaljerte, mye kan dekkes opp i videre prosess gjennom forskriftskrav og byggesaksbehandling. Kommunene bør akseptere at det er fagfolk som utarbeider planene også. Det er for mange som skal mene noe om planarbeidet, antallet bør reduseres. Det er ikke behov for fylkesantikvar eller lignende. Det bør utøves mer skjønn der det kreves utredninger. En bør også kunne nyttiggjøre andre utredninger der det er parallelle planprosesser. Nettsidene kan forbedres Det finnes gode saksbehandlere som yter god service. Fra kommunene selv Det bør være god kompetanse og kapasitet på planavdelingene Øke kapasiteten på overordnede planer som gir sikrere rammer og avklaringer for detaljplaner. Kommunene bør være løsningsorienterte og gå i dialog tidlig. Være tydelige på hva tiltakshaver skal bidra med og som blir grunnlag for utbyggingsavtale Det bør stilles klare og tydelige krav til kvalitet og innhold på innlevert materiale.

21 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen Forslag til forbedring i næringslivet Fra næringslivet selv Arbeide for en god prosess med hyppig kontakt og dokumentutveksling underveis Sikre at alle dokumenter er på plass og i orden når saken sendes inn, følge sjekkliste/kravspesifikasjon. Lytte til saksbehandler. Samle opp småspørsmål i stedet for å be om småkommentarer hele veien. Følge kommuneplanen og andre overordnede planer. Gjøre seg kjent med pålegg for området på forhånd. Være åpen for endringer. Bedre dialog med naboer. Ha tilstrekkelig fagkompetanse. Fra kommunene Bedre kvalitet på innlevert materiale, og bedre kvalitetssikring. Prioriter oppfølging av tilbakemeldinger fra kommunene. Forholde seg til overordnede planer og nasjonale retningslinjer. Engasjere dyktige fagfolk. Avklare mest mulig på forhånd. Ha god dialog med aktuelle parter før innlevering.

22 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 21 6 KONKLUSJONER OG VEIEN VIDERE Utbyggere har en viktig rolle for en kommunes utvikling, og de bidrar til å løse viktige samfunnsoppgaver. Samtidig har kommunene viktig rolle i å styre denne utbyggingen til beste for hele samfunnet. En viktig forutsetning for en god planprosess er en forståelse og respekt for hverandre sine roller, og at en gjennom planprosessene skal nå et felles mål, en god samfunnsutvikling og god arealbruk. 6.1 Tydelige retningslinjer og saksbehandlingsrutiner Ut fra undersøkelsen kan det virke som kommunene i ulik grad har klare rutiner for saksbehandlingen. Plan- og bygningsloven er styrende for planarbeidet, men det er ulike tolkninger og praksis i kommunene. Tydelige og enkle regler for saksgang som kommuniseres ut til næringslivet, vil gi større forutsigbarhet for prosessen. 6.2 Informasjon og dialog generelt Undersøkelsen viser at det er til dels store forskjeller mellom hva kommunene gjør, og hva næringsaktørene mener kommunen gjør. Det er et klart behov for bedre informasjon og dialog generelt for å øke forståelsen for hverandres oppgaver. Næringslivet og kommunene bør i fellesskap etablere kontaktpunkter der næringsliv og kommune kan møtes. Dette kan være kontaktmøter mellom næringsliv og kommunene enkeltvis eller samlet, frokostmøter, temamøter eller lignende. Det er viktig at møtene blir konstruktive og fremtidsrettet. Den enkelte saksbehandler er viktig for saksgangen. Det er viktig at saksbehandlerne er med på informasjons- og dialogmøtene, slik at det ikke bare er øverste ledelse som får med seg dialogen. Fra næringslivet er det viktig at også konsulentene er med. 6.3 Informasjon og dialog i den enkelte sak Kommunene bør styrke samarbeid og dialog internt mellom avdelingene i kommunen, slik at informasjon og interessekonflikter avdekkes tidlig. Dette kan også legge grunnlag for at arbeidet med utbyggingsavtaler kan gå mer parallelt med planprosessene. Kommunene bør gjennomgå sine rutiner og tilgang til informasjon for å se om den er enkel å finne. Dette gjelder også informasjon fra andre relevante avdelinger i kommunen. Næringslivet må prioritere å innhente mest mulig relevant informasjon så tidlig som mulig i planprosessen. God og riktig informasjon tidligst mulig i prosessen kan redusere konfliktnivået utover i prosessen. 6.4 Interkommunalt samarbeid. Kommunene har også mye å lære av hverandre, selv om ulik størrelse på kommunene medfører at det nødvendigvis vil være noen forskjeller. Aktuelle samarbeid kan være erfaringsutveksling, felles møter med byggebransjen, utarbeidelse av felles maler og rutiner, nettbaserte informasjonsløsninger osv.

23 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 22 Bergen kommune kan også samarbeide med andre storbykommuner for å utveksle erfaringer på planbehandling. For næringslivet kan det være en fordel om det er et interkommunalt samarbeid, slik at planbehandling blir mest mulig likt gjennomført i kommunene.

24 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 23 7 VEDLEGG Her gjengis kommentarene som er gitt i spørreundersøkelsen. De er stort sett ordrett gjengitt, bortsett fra der det er oppgitt datoer og konkrete saker. Der er svarene omskrevet slik at kommentaren ikke skal være lett gjenkjennbar. 7.1 Forslag til forbedring i kommunene Fra næringslivet Svar 1. Få saksbehandlerne til å bli flinkere til å ignorere usaklige innspill de mest kranglete. 2. Få saksbehandlerne til å avklare småfeil og uklarheter med en telefon til forslagsstiller og tillat at bagatellmessige justeringer kan gjøres uten å rykke tilbake til start. Noen kommuner klarer dette fint, Bergen er håpløs. 3. Få ansatte i de forskjellige høringsinstansene til å forstå at de ikke på død og liv trenger å bruke tid til å komme med sine forutsigbare bekymringer. Omtrent alle slike innspill jeg ser kunne vært spådd på forhånd både av forslagsstiller og av saksbehandler. De må kunne regne med at en saksbehandler tar hensyn til selvfølgelighetene. 4. For øvrig har ikke samfunnet behov for noen offentlig ansatt "antikvar" i noen plan- eller byggesak. Er det viktig nok å bevare noe til at en plan/byggesak må justeres kan etaten eller politikere gripe inn, eller eventuelt rådføre seg med egnede fagpersoner om de skulle være i tvil (så sjelden som mulig). Enhver person som søker seg til en stilling som "fylkesantikvar" eller lignende vil av natur være en type som i utgangspunktet vil bevare urimelig mye. Dette gjør det altfor vanskelig å fornye og modernisere bygningsmassen i samfunnet. 1. Journalføring, sikre at avklarte spørmål ikke taes opp på nytt med nye kravspesifikasjoner undervegs i prosessen. 2. Kommunene må være mindre detaljorientert og ikke blande forskriftskrav som en utbygging av et område uansett må ivareta ved søknad om tiltak. 1. Når det utarbeides mange planer i et begrenset geografisk område vil det kunne forenkle prosessen om de utredninger som allerede finnes kunne benyttes i flere parallelle planer. 2. Kommunen sitter ofte på nødvendige opplysninger, men krever likevel at eksterne skal utrede delsakene. De vil være en forenkling dersom det gis svar i stedet for å stille spørsmål. 3. Personer på bakrommene mener svært ofte mye om planene og deler sine synspunkter med saksbehandlerne. Bakrommet styrer ofte prosessen, men det er umulig å få personer derfra og til møterommet. Spesielt nye saksbehandlere oppleves på denne bakgrunn som svært usikre med sprikende oppfatninger fra oppstartsmøte til senere møter. Saksbehandlerne må få lov til å arbeide selvstendig og ikke detaljstyres av de som "ikke finnes". 4. Saksbehandlerens personlige preferanse når det gjelder arkitektur og utforming kan ofte være et problem. Mange burde heller skifte jobb og lage sine egne prosjekter når skaperlysten blir for stor. Det blir ofte synsing og tolkning selv om overordnede premisser er fastlagt. Noen ganger signaliseres uenighet med overordnede planer og politiske vedtak. 5. Uttrykket "Fagetaten" uttrykker at det er stor faglig kompetanse som møter oss. Vi kan møte med personer med lang erfaring og høy kompetanse og saksbehandler kan være nyutdannet. Det forsinker prosessen. Det er opplagt at det er mangel på fagfolk i bransjen og kommunen har det ikke enkelt når de skal rekruttere. 6. En sjekk i planer som ligger ute på BRA-plan kan indikere at det er forskjell på grad av utredning og at noen får det enklere enn andre. Kommunen må ta stilling til om det er reguleringsplaner som lages eller om det er nødvendig å prosjektere bygningene ferdig for å få godkjent en plan. Det kan virke som det er en kompetansestrid med Byggesaksavdelingen, det fører til at saksbehandler på plan vil ha alt avklart i planprosessen slik at Byggesak er bundet opp og dermed ikke senere kan "ødelegge" saken. 7. Et stikkord er gjensidig respekt. Det finnes gode og komptente folk på begge sider av bordet. Fagetaten bør ha som innstilling at det som fremmer en plan ønsker å lage noe som er bra og de private må akseptere at det finnes regler som må følges. 8. Utredningsmengden er økende fra år til år, men det ser ikke ut til at dette gir bedre planer og bedre bygg. Kanskje kommunen kunne tjene på å se om prosessen kunne forenkles? 9. Kontakt med saksbehandler. Kommunen har blitt mer lukket, tidligere var det enkelt å få til uformelle møter med saksbehandler mens det nå er en omstendelig prosess. 10. Det er ikke alle saker som er like vanskelige. Det jeg skriver er nok preget av en ytterlighet med negativ vinkling. Det er svært stor forskjell på saksbehandlerne, de gode er også de mest effektive og de gir klare svar. 11. Det er mye som kan diskuteres når det gjelder planbehandling og det er ingen som har hele fasiten.

25 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 24 Åpenhet og hyppig kontakt bør tilstrebes. Kjappe svar underveis i planbehandlingen er å foretrekke. Ærlige svar er bedre enn å dra på det og gi inntrykk av enighet når tanken er å gi en innstilling som avviker fra planforslaget. Bergen kommune: 1. Øke attraktiviteten på saksbehandlerjobben hos seksjon for Private planer for å beholde saksbehandlere og for å tiltrekke seg gode hoder. Stor gjennomtrekk i seksjonen og frafall forringer kvalitet, forutsigbarhet og tillit til planprosessen. Viktigste metoden å beholde saksbehandlerne på er å gjøre stillingene mer attraktive for søkere. Stillingene konkurrerer med arealplanlegger/arkitekt-osv - stillinger i det private næringsliv som har helt andre lønninger og attraktivitet. Dette bør kommunen ta inn over seg. Kommunen må tørre å bruke mer midler på å beholde saksbehandlerne og gjøre stillingene mer attraktive. Dette vil kommunen spare på i lengden. Og ikke minst vil en oppnå bedre planprosess og således vil byutviklingen tjene på det. I dag er det stor gjennomtrekk og frafall på seksjon for private planer, noe som medfører at seksjonen bruker mye tid og krefter på ansettelse og opplæring av nye medarbeidere, tid som kunne vært brukt til saksbehandling. I dag er det dessverre en tendens til at når nye medarbeidere er kommet opp på et akseptabelt nivå og kan begynne å bli mer effektive i saksbehandlingen, så søker de seg vekk. Dette er svært uheldig. Selve planprosessen i Bergen kommune oppleves som effektiv og oversiktlig men det er tydelig at det er varierende kompetanse på saksbehandlere (selv om private planer har et kvalitetssikrings-system som skal ta hånd om akkurat dette). Et resultat av dagens forhold hos private planer er bl.a. at de må leie inn eksterne konsulentfirma til å bistå med saksbehandling. Dette er svært dyrt i forhold til å heller kunne ha brukt noen av disse midlene til å gjøre stillingene som saksbehandlere mer attraktiv og kanskje ansatt et par ekstra. Dette er økonomisk lite bærekraftig for Bergen kommune. Jeg mener det er et politisk ansvar å forbedre forholdene for saksbehandling hos private planer fordi det til syvende og sist er samfunnet som taper på at planprosessen tar tid og at kvalitet på saksbehandling forringes. Kanskje Bergen kommune kan se litt til Oslo kommune når det gjelder attraktiviteten på saksbehandlerstillingen da de visstnok har kommet langt i attraktivitetsbyggingen. Bergen: Slå sammen de to planavdelingene, gjør saksbehandlerne tilgjengelig og gi de fullmakter til å ta avgjørelser. Generelt: Alle saksbehandlere burde hospitert i bedrifter som gjennomfører reguleringsplaner. Da ville de fått seg noen "aha-opplevelser" både mhp. gjennomføringsmulighet og økonomisk forståelse. Videre bør det bli viktigere å gjennomføre planens intensjoner, enn å diskutere beliggenhet i plan på millimeternivå med krav om omreguleringer for det minste avvik i gjennomføringsfasen. Det er svært viktig å ha personer med lang erfaring til å behandle reguleringsplaner, da det er mange viktige avveininger som må tas undervegs. Kommunen må også utvise større skjønn i forhold til krav til dokumentasjon i plansakene. Når dette er sagt har jeg bare møtt veldig hyggelige saksbehandlere som yter veldig stor grad av service overfor "kundene". Det må gjøres noe med organiseringen av avdelingen. Noen må ha oversikt over alle saker og fremdriften av disse. Etabler et lite team (2 personer?) som ikke har faste oppdrag, men kan sirkulere på avdelingen og ("hjelpe" saksbehandlerne ) ta tak i de sakene som blir liggende for lenge. flere kompetente saksbehandlere Færre instanser som må få et ord med i laget. Politiske målsetninger må tillegges vekt tidligere, særlig når gjeldende regelverk ikke er i samsvar med politiske mål. Eksempelvis ønskes fortetting politisk, men regelverket hindrer fortetting pga antikvariske krav, uteoppholdsarealkrav, krav om parkeringsplasser til boliger også i sentrum, lav utnyttelsesgrad, dårlig luftkvalitet i Bergensdalen, bystøy tillates ikke (stille side) etc. Følge gjeldende kommuneplan og ikke henvise til en foreslått ny plan og avvise forslag på bakgrunn av dette. Politikere må involveres mer dersom de har motsigelser mot innholdet i planen. Administrasjonen bør ha et ansvar for å tolke disse signalene og føre partene sammen. Gjennomarbeide overordnede planer enda bedre. Det innebærer at de må være bredt politisk forankret. Politikerne må bli tydeligere på hvilke forventninger en har til fremtidig utvikling, og samtidig sørge for at planene gjenspeiler dette. Det vil gi forutsigbarhet for eiendomsutviklere til å fremme planer innenfor de områdene som er omfattet av en overordnet plan, og med dette sikre en tryggere og forhåpentligvis enklere planprosess. Ha saksbehandlere tilgjengelig for dialog, og som er trygge nok på fagfeltet til å utøve skjønn og ikke drive paragrafrytteri. Saksbehandlere bør ikke bare ha samme kvalifikasjonsnivå som forslagsstiller, men bør også ha erfaring med utarbeidelse av planer, slik at de skjønner konsekvensene av kravene de stiller. Og de ulike kommunale etater MÅ kunne kjapt enes internt og kommunisere en felles planløsning utad. Det er svært tidskrevende å forholde seg til mange ulike etater som krever ulike løsninger - som i sum ikke lar seg gjennomføre i praksis... Ha tidsfrister, samt overholde disse tidsfrister for behandling. Som utbygger trenger vi mere forutsigbarhet. Eksempelvis; har vi hatt klage fra nabo etter 2.gangs beh og politisk vedtak. Klagen var en enkel sak og avklart i dokumentasjon, ingen ny punkter skulle belyses. Denne ble liggende 10 uker i kommunen før den ble

26 Kartlegging av private planprosesser i Bergensregionen 25 sendt til fylkesmannen. Har svært god tillit til politikerne, her utvises det vilje til å få til noe i Bergen. Plansakene blir liggende i byråkratiet, og det er her det må settes inn virkemidler for å få fortgang i prosessene, og plansakene må gjøres mindre detaljerte (detaljene kommer fort nok i påfølgende byggesak). Planleggerne i kommunen må få en delegert myndighet til å kunne ta egne avgjørelser på alle de spørsmål som dukker opp underveis i en plansak, og besørge for at det blir fattet beslutninger på de utfordringer en møter i en plansak. I forbindelse med vår planlagte utbygging, har vi opplevd svært god behandling i planprosessen. Jeg har kun positive tilbakemeldinger å komme med til Bergen Kommune i denne forbindelse. Ikke bare ha fokus på regler og ha et juristsyn på alle planer, men være mer mulighetsorientert. Det er viktig at krav til infrastruktur ikke kveler prosjekter, det må balanseres mot utnyttelsesgrad. Når fortetting er fremtidens utbygging, må faktisk tomter utnyttes. Best mulig dialog i prosessen. Jobbe tettere med alle berørte etater samlet, for å få avklaringer på et tidligere tidspunkt. Mer effektivitet når det gjelder merknader til planforslaget. Det er mange som skal mene mye. Saksbehandler må ha fagmessige kunskaper om reguleringer. Sakene må ikke stoppe opp ved fraver, innsigelser, og skifte av saksbehandler. Kommunen må være mer sevice vennlig, og holde på tidsfrister. Kommunen må være mer sammerbeidsvillig. Saksbehandlerne må forstå at de har et stort ansvar for å få planer raskt gjennom systemet og dermed være løsningsorientert og ikke problemorientert. Og innse at 95% er godt nok vurdert opp mot problemene boligunderskuddet medfører. Samle alle innspill med en gang Være åpen for alternative løsninger Være løsningsorienterte Korte ned behandlingstiden Større romslighet og mindre pirk så langt PBL tillater. Tidsfrister som holdes Unngå bytte av saksbehandler i løpet av prosessen. Vilje til å ha planen så "løs" at en unngår replanlegging når prosjektet justeres i prosjekteringsfasen eller når ny arkitekt blir involvert. Se at en del uenighet best avklares politisk og dermed unngå kamper og omkamper om det administrativt. Utøve tydeligere ledelse slik at man opplever at like saker behandles likt. I dag er det for mye skjønn og synsing som er overlatt til den enkelte saksbehandler. Være mye mere " tett på " i hele prosessen. Mere foroverlent i prosessen Øke kapasitet, kompetanse og bevissthet på hvor viktig planene er blandt de ansatte i private planer i Bergen kommune. Fjerne byrådsavdelingen. Systemet er alt for omstendelig og treigt og det er for stor avstand mellom beslutningsnivåene i kommunen Øke kapasitet. Bedre kompetansen på saksbehandlerne. Fra kommunene Svar Kapasitet på planavdelinga må vera god. Fagleg kompetanse må vera høg. Vilje til å gå i dialog tidleg. Vilje til å finna løysingar. Stille klare og tydelige krav til kvalitet på innlevert dokument og kart. Definere tydeleg kva forventininger kommunen har til kva tiltakshavar skal bidra med og som blir grunnlag for utbyggingsavtale. Tydlege krav i forhold til teknisk kvalitet og innhald i planskildring. Komunikasjon og informasjon til plankonsulent og tiltakshavar om kommunen sine krav og forventningar.