Næringsforeningen i Stavanger-regionen. Sluttrapport. Utgave: 1 Dato:

Transkript

1 Sluttrapport Utgave: 1 Dato:

2 Sluttrapport 2 DOKUMENTINFORMASJON Oppdragsgiver: Rapportnavn: Sluttrapport Utgave/dato: 1 / Arkivreferanse: - Oppdrag: Oppdragsbeskrivelse: Oppdragsleder: Fag: Tema Leveranse: Skrevet av: Kommunenes praksis i planbehandling - oppfølgende undersøkelse Undersøkelse av planbehandlingspraksis i kommunene på Jæren. Oppfølgende undersøkelse der det legges særlig vekt på 6 forbedringsområder som ble pekt ut i undersøkelse i 2010 Barvik Kristin Analyse Organisasjonsutvikling;Næring, annet Undersøkelse Kristin Barvik

3 Sluttrapport 3 FORORD Asplan Viak har vært engasjert Ressursgruppen for bygg og anlegg i Stavangerrergionens næringsforening, for å vurdere effekten av foreningens arbeid med forbedre dialog mellom kommune og næringsliv i reguleringsplansaker. Gjennom dette prosjektet har vi gjennomført en oppfølgende undersøkelse blant utbyggere og rådgivere i næringen, med utgangspunkt i den undersøkelsen som ble gjennomført vinteren I tillegg har vi sendt ut en spørreundersøkelse til de 9 kommunene som inngår i undersøkelsen, for å avklare deres holdning til egen saksbehandlingspraksis. Kristin Barvik har vært prosjektleder for oppdraget i Asplan Viak. Fra næringsforeningen har Bjørg Vigestrand og Egil Skjæveland vært kontaktpersoner for oppdraget. Næringsforeningens ressursgruppe for Bygg og Anlegg har vært referansegruppe for arbeidet. Stavanger, dato Kristin Barvik Oppdragsleder

4 Sluttrapport 4 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Metode Næringsundersøkelsen Kommuneundersøkelsen Analyse Om utvalget Resultater fra undersøkelsen Samlet vurdering Oppstartsmøte Dialog under planutarbeidelse Dialog under saksbehandling Tidsfrister Utbyggingsavtaler Forhold som påvirker fremdrift Forslag til forbedring Forslag til forbedring i kommunenes praksis Kommunens innspill til næringen Kommunenes arbeid med å endre rutiner Regionale myndigheters rolle Konklusjoner Gjensidig respekt og økt rolleforståelse Styrket dialog flere faste møtepunkt Utbyggingsavtaler Øvrige tiltak...22

5 Sluttrapport 5 1 INNLEDNING Asplan Viak har vært engasjert Ressursgruppen for bygg og anlegg i Stavangerrergionens næringsforening, for å vurdere effekten av foreningens arbeid med forbedre dialog mellom kommune og næringsliv i reguleringsplansaker. Gjennom dette prosjektet har vi gjennomført en oppfølgende undersøkelse blant utbyggere og rådgivere i næringen, med utgangspunkt i den undersøkelsen som ble gjennomført vinteren I tillegg har vi sendt ut en spørreundersøkelse til de 9 kommunene som inngår i undersøkelsen, for å avklare deres holdning til egen saksbehandlingspraksis. Resultatet fra forrige undersøkelse, som ble gjennomført i februar 2010, pekte ut følgende områder som særlig sentrale forbedringsområder for utbygger og kommune: - Bedre kommunikasjon under saksbehandlingsprosessen - Tydeligere markering av tidsfrister, og overholdelse av slike frister - Utbyggingsavtale må følge reguleringsprosessen - Beholde oppstartsmøte og utvikle startpakken - Mulighet for utbygger til å se innstillinger og gjennomføre kurante korreksjoner i forkant av politisk behandling - Utvikle Smart kommune konseptet Disse forbedringspunktene har hatt særlig fokus i den oppfølgende undersøkelsen. Resultatet viser at næringslivet er noe mer positiv til opplevd kvalitet på dialog og informasjon fra kommunene, men at det fremdeles er mye å gå på før prosessene defineres som gode. Det er også store variasjoner mellom de enkelte kommunene. I den videre rapporten gis en gjennomgang av funn i undersøkelsen samt konkrete forslag til videre oppfølging både i næringen og blant kommunene.

6 Sluttrapport 6 2 METODE 2.1 Næringsundersøkelsen Spørreundersøkelsen som ble utarbeidet i februar 2010 dannet utgangspunkt for undersøkelsen også i Med utgangspunkt i de 6 forbedringsområdene ble undersøkelsen forenklet, og en del av spørsmålene fra første undersøkelse kuttet ut. Som for første undersøkelse ble det lagt vekt på å fange opp hvordan erfaringer varierer på tvers av kommuner. Dette har vi løst ved å be respondentene om å besvare samme spørsmål kommune for kommune, for alle kommunene de har hatt befatning med. I den opprinnelige undersøkelsen ble respondentene bedt om å legge til grunn erfaringer fra plansaker de siste 4 årene (fra ). For den oppfølgende undersøkelsen ba vi respondentene ta utgangspunkt i plansaker sendt inn det siste året, altså Dette for å kunne fange opp endringer i saksbehandlingspraksis i den enkelte kommune. Denne tilnærmingen har gjort at det har vært noen færre svar i denne undersøkelsen enn for den første undersøkelsen, da ikke alle har hatt saker til behandling det siste året. Følgende tema ble fokusert gjennom undersøkelsen: - Oppstartsmøte og startpakke - Dialog i forbindelse med utarbeidelse av plan - Dialog under saksbehandlingsprosessen - Overholdelse av tidsfrister - Utbyggingsavtaler Undersøkelsen bygget på den samme undersøkelsen som ble sendt ut i 2010, men i en noe mer spisset utgave. For hvert tema ble respondentene bedt om å besvare både hvor viktig man opplever tema å være, hvordan den enkelte kommunes kvalitet og leveranseevne vurderes i forhold til dette tema, og om man opplever at kommunen har forbedret praksis det siste året. Undersøkelsen ble gjennomført som en web-basert spørreundersøkelse, og ble sendt til eiendomsutviklere, byggefirma og rådgivende arkitekter og ingeniører. Undersøkelsen ble gjennomført i januar Kommuneundersøkelsen For å fange opp kommunenes egen vurdering av dialog og kommunikasjon knyttet til reguleringsplanprosessen, ble det denne gangen også gjennomført en undersøkelse som rettet seg direkte mot kommunene. Undersøkelsen tok utgangspunkt i de spørsmålene som ble stilt til næringen vinteren 2010, og det ligger derfor relativt godt til rette for å sammenligne vurderingen fra kommune og næringsliv fra tema til tema. Undersøkelsen ble sendt til kommunene v/kommunaldirektør for byutvikling, men er for de fleste kommunene besvart av enten byplansjef, plansjef eller saksbehandler. Undersøkelsen ble sendt ut i januar 2012, og er besvart av samtlige 9 kommuner som ble invitert til å delta i undersøkelsen.

7 Sluttrapport Analyse Ved gjennomgang av resultatene fra undersøkelsene har vi fokusert på følgende tema: - Vurderer næringslivet at kommunene har forbedret saksbehandlingspraksis det siste året? - Hvordan har utviklingen vært kommune for kommune - Hva er forholdet mellom kommunenes egen vurdering av tilbudt kvalitet og næringens opplevelse av mottatt kvalitet? Svaralternativene i undersøkelsen har vært gradert fra 1 6, der 1 tilsvarer «svært dårlig/ i svært liten grad», og svaralternativ 6 tilsvarer «svært godt/ i svært stor grad». Vi har brukt veide gjennomsnitt av svarene som grunnlag for sammenligning av svar fra det ene året til det neste, eller sammenligning av svar fra næring og kommune. Vi har også gruppert svarene i følgende kategorier: - I liten grad (svaralternativ 1 og 2) - I noen grad (svaralternativ 3 og 4) - I stor grad (svaralternativ 5 og 6) 2.4 Om utvalget Undersøkelsen til næringslivet ble sendt ut til 76 bedrifter. Av disse kom det inn svar fra 32 bedrifter, noe som gir en svarprosent på rundt 40 prosent. Halvparten av svarene er kommet inn fra eiendomsutviklere, 30 prosent representerer konsulentselskap mens 20 prosent representerer byggefirma. Svarene baserer seg på erfaringer med i alt 225 saker i de 9 aktuelle kommunene. Over halvparten av respondentene har hatt planer til behandling i mer enn fire kommuner, og bare et fåtall (4 bedrifter) har erfaring fra bare en kommune. Tabellen nedenfor viser hvordan sakene fordeler seg mellom de enkelte kommunene. Kommune Prosent av respondenter Antall respondenter Antall saker Stavanger 81 % Sandnes 81 % Sola 50 % Time 31 % Gjesdal 25 % 8 12 Klepp 25 % 8 15 Hå 22 % 7 11 Rennesøy 19 % 6 10 Randaberg 16 % 5 9 Tabell 1: Respondenter og antall saker fordelt på de enkelte kommuner. Som det fremgår av tabellen, er det flest svar for kommunene Stavanger og Sandnes. Her har 26 av 32 respondenter (tilsvarende 81 prosent), hatt inne henholdsvis 54 og 68 planer til behandling i den aktuelle perioden. Halvparten av respondentene har hatt sak til behandling i Sola og 30 prosent har hatt sak til behandling i Time kommune.

8 Sluttrapport 8 På grunn av små tall har vi valgt å slå sammen svarene for kommunene Gjesdal, Klepp, Hå, Rennesøy og Randaberg ved presentasjon av kommunevise svar. Undersøkelsen til kommunene er besvart av samtlige kommuner som den ble utsendt til. Det har vært variasjon fra kommune til kommune i forhold til hvilket nivå i organisasjonen som har stått for besvarelsen; Prosent Antall Kommunaldirektør (del av rådmannens strategiske ledergruppe) 22,2% 2 Byplansjef (fagansvar for flere avdelingen enn planavdeling) 22,2% 2 Plansjef (direkte fagansvar for reguleringsplansaker) 33,3% 3 Saksbehandler 22,2% 2 Tabell 2: Respondenter i kommuneundersøkelsen, fordelt på posisjon i kommunen. Respondentene har gjennomgående lang fartstid i kommunen (gjennomsnittlig 14 års tjenestetid).

9 Sluttrapport 9 3 RESULTATER FRA UNDERSØKELSEN 3.1 Samlet vurdering Et gjennomgående funn fra næringsundersøkelsen, er at næringen har blitt noe mer positivt stemt i forholdt til kommunenes behandling av plansaker. Totalvurderingen av kvaliteten på kommuneadministrasjonens behandling av plansaker fikk en gjennomsnittscore på 3,4 i I 2012 var denne økt til 4,0. Svarene fordeler seg slik mellom de enkelte kommunene; 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1, Figur 1: Totalvurdering av kvaliteten på administrasjonens behandling av reguleringsplaner. Gjennomsnittlig score per kommune i 2010 og Resultatet fra undersøkelsen viser hvordan næringslivet vurderer utviklingen i de enkelte kommunene. Selv om alle kommuner kommer ut med en noe mer positiv vurdering, er det klar forskjell mellom de enkelte kommunene. Sterkest har utviklingen vært i Time kommune, som har gått fra en relativ lav score i 2010 til å være kommunen som kommer ut med høyest gjennomsnittsscore i Det er viktig å understreke at det er betydelig færre respondenter som ligger til grunn for tallene fra Time, og at enkeltsaker i større grad kan påvirke det samlede resultatet. Kommunene Sandnes og Sola blir fremdeles vurdert til å være kommunene med størst forbedringspotensial i forhold til behandling av reguleringsplaner.

10 Sluttrapport 10 Figur 2: Totalvurdering av kvaliteten på administrasjonens behandling av reguleringsplaner i Spredning i svar. 3.2 Oppstartsmøte God avklaring av rammer for det videre planarbeidet, mulighet for å kunne diskutere ulike planløsninger og tildeling av saksbehandler er næringslivets klare forventninger til oppstartsmøte forbundet med planarbeidet. Kommunene deler langt på veg dette synet, og mener selv at de har en høy måloppnåelse på dette. Næringslivets er ikke like enige i dette, selv om kommunene får bedre score i 2012 enn i I hvilken grad syns du det er viktig at ulike planløsninger blir diskutert i oppstartsmøtet? I hvilken grad opplever du at oppstartsmøtet gir rom for å diskutere ulike planløsninger? Brukes møtet aktivt til å avklare rammer for det videre arbeidet med utvikling av planen? Næring 2010 Næring 2012 Kommune Blir saksbehandler tildelt ved oppstartsmøte? - 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 3: Vurdering av innhold på oppstartsmøte. Sammenstilling av svar fra kommunene samt næringens svar i hhv 2010 og 2012.

11 Sluttrapport 11 Den oppfølgende undersøkelsen for 2012 ble utvidet med spørsmål som gikk mer i dybden på innhold i oppstartsmøtet. Svarene viser at næringslivet gir relativt høy score for kommunens vilje til å etablere en god dialog og at møtet brukes til å gi utfyllende og relevant informasjon til reguleringsplanarbeidet. Alle kommuner Stavanger Sandnes Sola Time Øvrige kommuner Jeg opplever at kommunen i oppstartsmøte er opptatt av å etablere en god dialog med meg som forsalgsstiller 4,3 4,3 3,4 3,9 4,6 4,9 Jeg opplever at kommunen bruker oppstartsmøtet til å gi utfyllende og relevant informasjon for reguleringsplanarbeidet 4,3 4,5 4,1 3,6 4,6 4,5 Jeg opplever at synspunkt og innspill fra alle relevante kommunale etater blir presentert på oppstartesmøtet 3,5 3,0 3,6 3,0 3,7 4,0 Jeg opplever at kommunen setter sammen en informasjonspakke (startpakke) som er skreddersydd for den aktuelle planen 4,0 4,1 4,1 3,5 4,0 4,1 Tabell 3: Vurdering av dialog i oppstartsmøte. Svar fra næringsundersøkelse 2012, fordelt på kommuner. Lavest score gir næringslivet til kommunenes evne til å koordinere synspunkt og innspill fra en samlet kommune ved oppstartsmøte. Dette står i noe kontrast til svarene fra kommunene, som selv vurderer at alle kommunale krav som er relevante for det videre arbeidet med reguleringsplanen blir lagt fram på oppstartsmøtet. 3.3 Dialog under planutarbeidelse Planutarbeidelse er her definert som perioden fra oppstartsmøte og varsling av plan til forslagsstiller sender inn ferdig planforslag til kommunen. I denne fasen ønsker næringslivet å ha en åpen dialog med kommunen for å drøfte alternative planløsninger og få veiledning knyttet til sentrale spørsmål i planarbeidet. Også i kommunene er man opptatt av å ha en god dialog med forslagsstiller i denne fasen. Undersøkelsen viser at næringslivet vurderer at det er stor variasjon mellom kommunene i forhold til hvor tilgjengelige de oppleves å være. Mens Time kommune og de mindre kommunene oppleves som gjennomgående enkle å komme i kontakt med, oppleves særlig Sandnes og Sola å være vanskelige å etablere dialog med. Kvaliteten på kontakten, i form av evne og vilje til å gi tydelige tilbakemeldinger, vurderes også lavere i disse kommunene enn i de øvrige. Alle kommuner Stavanger Sandnes Sola Time Øvrige kommuner Dialog under planutarbeidelse Jeg opplever at det er enkelt å komme i kontakt med kommunen for å diskutere alternative planløsninger 4,1 4,0 3,1 3,3 5,0 5,0 Jeg opplever at saksbehandler gir klare tilbakemeldinger om hvilke krav som vil bli stilt til mitt planforslag 3,8 3,9 3,3 3,1 4,3 4,7 Jeg opplever at dialog med saksbehandler avklarer sentrale spørsmål i 4,0 4,2 3,3 3,4 4,3 4,8 Tabell 4: Vurdering av dialog under planutarbeidelse. Svar fra næringsundersøkelse 2012, fordelt på kommuner En av respondentene har notert som en utfordring at signaler fra saksbehandler er lite forpliktende før planen sendes inn til politisk behandling. Dette er en viktig del av dialogbildet, og vil være med å gi vekt til hvordan kvaliteten på dialogen vurderes. 3.4 Dialog under saksbehandling Også når det gjelder dialog under saksbehandling finner vi mønsteret at næringslivet er gjennomgående mer fornøyd med kommunene i 2012 enn i 2010, og at kommunene er

12 Sluttrapport 12 gjennomgående mer fornøyde med egen praksis enn hva næringslivet gir dem grunn til å være. Gis forslagsstiller anledning til å gjøre mindre justeringer/endringer før saken legges fram til politisk behandling? Får forslagsstiller anledning til å kommentere nye krav/saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til politisk behandling? Gjøres forslagsstiller kjent med innhold i saksutredning i forkant av at saken legges fram til politisk behandling? Næring 2010 Næring 2012 Kommune Tar kommunen initiativ til dialog med forslagsstiller i forbindelse med saksbehandlingsprosessen? - 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 4: Vurdering av dialog under saksbehandling. Sammenstilling av svar fra kommunene samt næringens svar i hhv 2010 og Under saksbehandlingsprosessen er næringslivet særlig opptatt av å bli gjort kjent med saksutredningen i forkant av politisk behandling, både for å kunne gjøre mindre justeringer/ endringer i planen og for å kommentere nye krav/ saksområder og tema som har kommet til gjennom saksbehandlingen. De er også opptatt av generell dialog med saksbehandler under veis i saksbehandlingen. Kommunene mener selv de tar initiativ til dialog med forslagsstiller i forbindelse med saksbehandlingsprosessen, og at de etterstreber en praksis der forslagsstiller gis anledning til å gjøre mindre endringer samt å kommentere nye tema. Næringslivet er noe mer i tvil i forhold til om de lever opp til denne praksisen. Alle kommuner Stavanger Sandnes Sola Time Øvrige kommuner Dialog saksbehandling Opplever du en god dialog med saksbehandler under veis i saksbehandlingsprosessen? 4,2 4,1 3,5 3,5 4,7 4,4 Blir du gjort kjent med innholdet i saksutredning i forkant av at saken legges fram til politisk behandling? 4,0 3,6 4,0 3,5 4,0 4,4 Gis du anledning til å rette opp mindre justeringer/endringer før saken legges fram til politiske behandling? 4,4 4,3 4,3 4,1 4,2 4,4 Gis du anledning til å kommentere nye krav/ saksområder som har kommet til gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til politisk behandling? 4,3 3,9 4,0 4,1 4,2 4,4 Tabell 5: Vurdering av dialog under saksbehandling. Svar fra næringsundersøkelse 2012, fordelt på kommuner Det er mindre uttalte forskjeller mellom svar fordelt på kommuner når det gjelder dette spørsmålet. Forskjellene er størst i forhold til kvaliteten på dialogen med saksbehandler

13 Sluttrapport 13 underveis i saksbehandlingsprosessen. Igjen er det kommunene på Jæren og de mindre randkommunene til Stavanger som kommer best ut, mens Sandnes og Sola får lavest score. 3.5 Tidsfrister Planloven opererer med tidsfrister for kommunens saksbehandling i plansaker. Kommunene har en frist på 12 uker fra planen er registrert som innkommet plan, til den er tatt til 1.gangs behandling i utvalget for plansaker. Dersom fristen overtredes, skal dette få konsekvenser for kommunen, blant annet gjennom avkorting av saksbehandlingsgebyr. Undersøkelsen viser at det er relativt stor uenighet mellom næringsliv og kommune på dette området. Mens kommunene i stor grad opplever at de opererer innenfor lovens tidsfrister, er næringslivet noe mer kritiske til denne tolkningen. Årsaken til dette ligger trolig i «gråsonen» som oppstår i forbindelse med innsending av plan. Kommunen har anledning til å stoppe tidsfristen dersom planen returneres til forslagsstiller fordi den vurderes å være mangelfull. Kommunene vurderer tekniske mangler ved planene til å være viktigste årsak til at planer vurderes å være mangelfulle. Mangelfull utredning av tema definert på oppstartsmøte vurderes også som en sentral årsak. Næringslivet opplever at kommunen er lite tydelig på når tidsfristen løper fra, og også i kommunene erkjenner man i noen grad dårligere rutiner på dette punktet. Det er likevel skjedd en viss forbedring i løpet av det siste året på dette feltet, basert på en noe høyere gjennomsnittsscore fra 2010 til Konsekvenser ved brudd på saksbehandlingsfrister blir fortsatt vurdert å bli lite kommunisert, selv om flertallet av kommunene mener at de gjør dette. Gis det informasjon om hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har? Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra eller eventuelt blir stoppet? Næring 2010 Næring 2012 Kommune Overholder kommunen tidsfristen for behandlingstid? - 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 5: Vurdering av overholdelse av tidsfrister ved saksbehandling. Sammenstilling av svar fra kommunene med næringens svar i hhv 2010 og 2012.

14 Sluttrapport 14 Igjen er det relativt stor spredning på resultatene fordelt på kommuner. Mens de mindre administrasjonene gjennomgående kommer bedre ut, får de større administrasjonene dårligere score. Et hederlig unntak fra dette er Stavanger, som scorer gjennomgående høyt. Sandnes og Sola scorer svært mye lavere enn de øvrige kommunene på dette feltet. Vurdering av tidsfrister Alle kommuner Stavanger Sandnes Sola Time Øvrige kommuner Overholder kommunen tidsfristen for behandlingstid? 3,8 4,1 2,5 2,7 4,3 4,4 Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra eller eventuelt blir stoppet? 3,2 3,6 2,8 2,4 3,3 3,3 Gis det informasjon om hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har? 2,5 2,6 2,5 2,1 2,5 2,3 Tabell 6; Vurdering av kommunenes overholdelse av tidsfrister. Svar fra næringsundersøkelse 2012, fordelt på kommuner I undersøkelsen kommenterer næringen at det noen ganger oppleves som at kommunen kjøper seg tid med å hevde at materiell ikke er fullstendig, mens den egentlige årsaken er at administrasjonen ikke er enige i innholdet/løsningen. Overholdelse av tidsfrister har i undersøkelsen først og fremst fokusert på kommunens tidsfrist for behandling av sak fram til 1.gangs behandling. Gjennom merknadsfelt har det også kommet inn kommentarer som retter seg mot lite respekt for tidsfrister blant aktører i statlige og regional myndigheter. 3.6 Utbyggingsavtaler Fra næringslivets side er det fremholdt som sentralt at arbeidet med utbyggingsavtaler starter opp parallelt med reguleringsplanarbeidet, og at forventet innhold i utbyggingsavtalen er et tema som blir gjennomgått på oppstartsmøte. Innholdet i utbyggingsavtalen er gjenstand for reelle forhandlinger mellom kommune og forslagsstiller Forslag til utbyggingsavtaler legges fram for politisk behandling parallelt med forslag til reguleringsplan Tema som vil være aktuelle for regulering i utbyggingsavtale gjøres vanligvis kjent på oppstartsmøte Næring 2010 Kommune Arbeidet med utbyggingsavtaler starter vanligvis opp parallelt med reguleringsplanarbeidet - 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Figur 6: Dialog knyttet til utbyggingsavtaler. Sammenstilling av svar fra kommunene med næringens svar i 2010.

15 Sluttrapport 15 Figur 6 viser tydelig at dette er et område hvor det er stor avstand mellom kommune og næringsliv. Mens kommunene mener at prosessen med å utarbeide utbyggingsavtaler i stor grad går parallelt med planprosessen, og at innholdet i utbyggingsavtalene er gjenstand for reelle forhandlinger, er næringslivet av en helt annen oppfatning. Både næringen og kommunene er enige i at arbeidet i mindre grad går parallelt med reguleringsplanarbeidet. Tabell 7: Utbyggingsavtaler. Svar fra næringsundersøkelse 2012, fordelt på kommuner Når det gjelder parallell behandling av plan og utbyggingsavtale er det de større administrasjonene som kommer best ut. Blant de mindre kommunene er det enkelte som får svært lav score på dette spørsmålet. 3.7 Forhold som påvirker fremdrift Alle kommuner Stavanger Sandnes Sola Time Øvrige kommuner Utbyggingsavtaler I hvilken grad opplever du at arbeidet med utbyggingsavtaler faktisk går prallelt med reguleringsplanprosessen? 3,3 3,8 3,4 2,8 3,2 2,7 Dersom en planprosess stopper opp eller blir vesentlig forsinket, hvilke forhold skyldes dette vanligvis? Dette spørsmålet stilte vi til både næringslivet og kommunene i undersøkelsen, og resultatene viser at det er stor variasjon mellom hva næringslivet og kommunene betrakter som de mest sentrale årsakene til at saker stopper opp. Mens kommunen peker på mangelfull dokumentasjon/ dårlig planmateriale fra forslagsstiller og at forslagsstiller har brukt for lite tid på dialog med berørte parter som viktige årsaker, er det ingen av næringens respondenter som har denne høyt oppe på listen. Omvendt er det en stor andel av næringens representanter som mener at for liten saksbehandlingskapasitet forklarer forsinkelser, mens dette ikke vurderes som like sentralt av kommunerepresentantene. Andel som har svart " I stor grad" Nye krav har kommet til sent i saksbehandlingsfasen Manglende saksbehandlingskapasitet i kommunen At ditt firma/konsulent ikke har brukt nok tid på dialog med berørte parter At ditt firma/konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i saken Kommune Næring Konflikt eller behov for avklaringer med berørte parter Innsigelser fra statlige/regionale myndigheter Uavklarte merknader fra statlige/regionale myndigheter 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % Figur 7: Årsaker til forsinkelse i planbehandling. Sammenstilling av svar fra kommuneundersøkelse og næringsundersøkelse 2012.

16 Sluttrapport 16 Det eneste som begge parter ser ut til å være enige om, er at innsigelser og uavklarte merknader fra statlige og regionale myndigheter er en viktig årsak til at planprosesser stopper opp eller forsinkes. Går en nærmere inn i svarene fra næringslivet, ser man at næringen i noen grad tar «selvkritikk» i forhold til egeninnsats i forhold til innsendt materiale og dialog med berørte parter. Samtidig bringes to nye tema inn på banen i næringslivets svar, som ikke fremkommer direkte i sammenstillingen av svar fra næring og kommuner: Det at nye krav har kommer til sent i saksbehandlingsfasen oppleves som en svært viktig faktor for en tredel av respondentene i næringsundersøkelsen. En like stor andel opplever det også som en utfordring at de opplever at all uenighet knyttet til planforslaget skal være løst i forkant av behandling. Konflikt med politikerne Nye krav har kommet til sent i saksbehandlingsfasen Manglende saksbehandlingskapasitet i kommunen At ditt firma/konsulent ikke har brukt nok tid på dialog med berørte parter At ditt firma/konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i saken At administrasjonen i kommunene krever at alle uenigheter skal være løst i forkant av behandling I liten grad I noen grad I stor grad Konflikt eller behov for avklaringer med berørte parter Innsigelser fra statlige/regionale myndigheter Uavklarte merknader fra statlige/regionale myndigheter 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Figur 8: Årsak til forsinkelse. Svar fra næringsundersøkelsen Fra merknadsfeltet har vi hentet følgende kommentarer fra næringen knyttet til dette spørsmålet: Enkeltpersoners holdninger, viser for lite fleksibilitet Uenighet mellom statlige organ som begge/alle har innsigelsesrett. Uenighet mellom kommunens forskjellige enheter. Forskjellig tolkning av regelverket.

17 Sluttrapport 17 4 FORSLAG TIL FORBEDRING Både i næringslivet og kommunene er det klare oppfatninger om hva som skal til for å forenkle planprosessene. Nedenfor følger en gjennomgang av hva som oppleves som forbedringspunkter. Avsnitt 4.1 er en oppsummering av innspill både fra næring og kommune, mens avsnitt 4.2 baserer seg på innspill fra kommunene. Innspillene er samlet i hovedkategorier, mens formuleringene i stor grad er hentet direkte fra undersøkelsen. 4.1 Forslag til forbedring i kommunenes praksis Mindre detaljfokus Alt trenger ikke løses til 1. gangs behandling. Fokuset på tegneteknikk og sosikontroll er betydelig overdrevet i de store kommunene. Vår erfaring er at kommunen i flere tilfeller går for langt i detaljeringen av planene, at saksbehandler på planavdeling går inn på ansvarsområdet til byggesak. Bør bli bedre på å skille vesentlige fra uvesentlige saker Mer forutsigbarhet. Mindre opptatt av detaljstyring Gjensidig respekt og rolleforståelse Kommunene må i større grad lytte og ta i mot råd fra utbygger og konsulenter i vanskelige saker. I større grad lete etter løsninger, og ikke fokusere på hva som er vanskelig. Konstruktivt samarbeid med utvikler/utbygger fra begynnelsen med klare ønsker og grenser. Innse at i de fleste tilfelle så vil både utbygger og kommunen at prosjektet skal bli best mulig. Gjensidig respekt for forslag og ansvar for at forslagene innarbeides i prosjektet. Problemløsende dialog med utbygger Kommunen må ha fokus på overordnede målsetninger, og mindre detaljorientert. Slippe å vente i uker/måneder for å få et møte med byplan Forplikte seg tidlig i planfasen, unngå at en ombestemmer seg når planen er innsendt Kommunen bør ha større respekt for den faglige og markedsmessige kompetanse som utbyggerne besitter. Endre innstilling fra paragrafrytteri og "dette blir vanskelig" til "dette må vi få til". Være mer tilgjengelig og åpen for arbeidsmøter på ulike alternative løsninger. Fra kommunen pekes det på at det er behov for bedre rolleforståelse fra begge parter Forutsigbarhet og myndige medarbeidere Ha klare forutsetninger for hva det vil være av forhold som skal inn i planen slik at dette ikke kommer etterhvert. Forutsigbarhet og oversikt. Administrasjon og politikere virker lite samkjørt, det er frustrerende for utbyggere. Saksbehandlere med delegert ansvar må også ha delegert myndighet til å kunne skjære gjennom. Være godt forberedt og gjennomføre gode oppstartsmøter. Være konsekvente i tilbakemeldingene gjennom hele planprosessen. Gi raske beskjeder dersom de

18 Sluttrapport 18 kommer til å kreve endringer. Kjenne lovverket og gjerne henvise til hvilke hjemler de bruker når de kommer med sine krav (fra noen kommuner blir det litt mye personlige følelser og synsing). God dialog med utviklere og konsulenter. Samt rake tilbakemeldinger når feil og mangler blir oppdaget, slik at dette ikke blir brukt som et punkt for å forlenge saksbehandlingstiden. Saksbehandler bør ha større fullmakter til å svare forpliktende på aktuelle spørsmål Avklaringer underveis er svært viktig for forutsigbarheten. Må bli mindre redd for å ta avgjørelser underveis i prosessen. Fra kommunene pekes det på at man bør bli mer tydelig i forhold til å formulere krav og rammer for planarbeidet. Det pekes også på at det er et forbedringspotensial knyttet til bedre intern samordning i forkant av oppstartsmøte Bedre kapasitet I Sandnes bør det i mindre grad forlanges områdeplaner, da kommunen mangler kapasitet til å håndtere dette. Kapasitet saksbehandling Ansette flere dyktige saksbehandlere Øke sin kapasitet, få fart på saksbehandlingen og avklare hvordan plansaker skal kjøres. 4.2 Kommunens innspill til næringen Overholde rammer og ha realistiske forventninger Følge kommuneplanen God kjennskap til lovverk og standarder (spesielt SOSI). Realistiske forventninger ift saksbehandlingstid. Følge opp administrative innspill + følge opp føringene som går fram av startpakken på en god og seriøs måte Sette seg godt inn i kravene i startpakken/rammene for planlegging i hver enkelt kommune Bedre kvalitet på planforslag Kvalitetssikre innsendt materiale Mest utfordringer i dag er det med utfyllende planbeskrivelse og korrekt SOSI. Levere et fullstendig planforslag ihht startpakken til 1.gangsbehandling. Bedre dialog med kommune og andre berørte myndigheter, der forslagsstiller stiller med nødvendig fagkompetanse Økt rolleforståelse Det bør også bli bedre forståelse for våre ulike roller i planarbeidet. Det er en viktig tredjepart som ikke må glemmes i planarbeidet, som er innbyggerne og samfunnet forøvrig

19 Sluttrapport 19 Det bør brukes mer tid på å avklare rammene i oppstartsmøtet. Kommunen forbereder seg og synliggjør startpakken. Forslagstiller forbereder seg blant annet ved å sette seg inn i startpakken ift til den konkrete planen. Forslagstiller må se verdien i å levere et komplett planforslag (som muliggjør god saksbehandling) og kommunen må bli bedre til å veilede forslagstiller. Avklare eventuell konflikter tidligst mulig i prosessen, sette av tid til fortløpende dialog og oppfølging. Gode treffpunkter er viktig. Bransjen og kommunene bør legge vekt på å møtes og bli bedre kjent, også på saksbehandlernivå. Da blir samarbeidet og dialogen bedre. 4.3 Kommunenes arbeid med å endre rutiner I etterkant av den første undersøkelsen som ble gjennomført av næringsforeningen, har det vært stort fokus på kommunenes rutiner og arbeidsmetoder knyttet til planbehandlingen. På spørsmål om kommunen selv ser behov for å endre rutiner, svarer nesten alle kommunene at de ser behov for å gjøre endringer, og flertallet melder også at de har iverksatt tiltak for å endre praksis. Undersøkelsen har avdekket at det er stor variasjon mellom kommunene når det gjelder opplevd kvalitet på dialog og prosess, og det er viktig at kommunene kommer sammen og lærer av hverandre for å bli bedre. Følgende punkter nevnes som prioriterte områder: Vekt på dialog før 1. gangs behandling Tydeligere saksfremstillinger Næringstreff med bransjen Forsøker å være mer løsningsorientert Forsøke å gi tydelige tilbakemeldinger tidlig i prosessen, også negative. Bedre hjemmeside Forbedring i maler og rutiner, evalueringsskjema, forbedringer i startpakke Bedre tilbakemelding - utsending av saksframlegg til tiltakshaver før behandling, betre sammensetning av startpakke i oppstartsmøte, Et mer omfattende oppstartsmøte. Videreutvikling av startpakken Videreutvikling av startpakken Tydelig kommunikasjon vedr plankrav og krav til grunnlagsmateriell Fokus på interne prosesser Startpakke er laget og blir jevnlig ajourført. Interne saksbehandlingsrutiner er på plass. Det er fokus på å forbedre kvaliteten på arbeidet Vi har fått noe bedre kapasitet siden vi har fått ett nytt årsverk. Opplæring av folkevalgte. Innsynsløsninger for planer og kart finnes på nett.

20 Sluttrapport Regionale myndigheters rolle Denne undersøkelsen har i sin helhet vært rettet mot kommunene og kommunenes behandling av reguleringsplaner. Samtidig peker både kommuner og næringsliv på statlige og regionale myndigheter som en utfordring i forbindelse med plansaker. Dette blir også kommenter i en rapport fra NIBR 1, som vurderer ulike årsaker til at boligbyggingen har vært lavere enn etterspørselen det siste 10-året. I rapporten pekes det på at statlige sektorinteresser mangler koordinering, og at reelle målkonflikter overføres til utbygger. Det påpekes også at ulike myndigheter med innsigelsesrett kommer sent inn i planprosessene, og at innsigelsesretten kan føre til at særinteresser kan få for stor vekt i saksbehandlingen. Rapporten peker også på at plan- og bygningslovens krav til tidsfrister for behandling av reguleringsplaner ikke har ført til like stor effektivisering av regionale og statlige myndigheters behandling av reguleringsplanforslag. Parallelt med innføring av lovbestemte tidsfrister for kommunenes saksbehandling av reguleringsplansaker, ble det også stilt krav til at statlige sektormyndigheter skulle fremme/varsle sine innsigelser gjennom foreløpige tilbakemeldinger relativt tidlig i behandlingsprosessen. Loven gav likevel ingen bestemmelser om konsistens og presisjon i slike uttalelser, og har derfor hatt mindre effekt i forhold til å sikre forutsigbarhet i statlig sektors bidrag til reguleringsplanprosessene. 1 NIBR (Norsk institutt for by- og reegionforskning): Boligbyggingens prisrespons. For mange hensyn eller for lite tilrettelegging, NIBR-rapport 2011:31.

21 Sluttrapport 21 5 KONKLUSJONER Gjennom den forrige undersøkelsen ble det satt søkelys på et utvalg av forbedringsområder for utbygger og kommuner, og resultatene fra den oppfølgende undersøkelsen kan tyde på at man til en viss grad har lykkes med å forbedre flyt og dialog i reguleringsplanprosessene i Stavangerregionen. Undersøkelsene som nå er gjennomført i kommuner og blant næringen viser at det fremdeles er en vei å gå. Vi vil anbefale at følgende områder blir gjenstand for felles innsats for å forbedre planprosessene: 5.1 Gjensidig respekt og økt rolleforståelse En god planprosess er avhengig av at begge parter i prosessen har gjensidig respekt og forståelse for at man har ulike roller å ivareta. Næringslivet opplever at de møter manglende respekt for deres rolle som drivkraft i samfunnsutviklingen, mens kommuneadministrasjonen opplever manglende respekt og kunnskap for deres rolle i forhold til å avveie planforslag mot overordnede planer, nasjonale og regionale retningslinjer og føringer, lovverk og hensynet til en balansert samfunnsutvikling. Den oppfølgende undersøkelsen som ble gjennomført i januar 2012 tyder på at næringslivet er mer positivt innstilt til arbeidet som gjøres i kommunene. Kanskje har prosessen som ble igangsatt i 2010 vært med på å bidra til økt bevisstgjøring både i næringsliv og kommuner om hvilke roller man har og hvordan disse må spille sammen for å få gode prosesser. Konkrete tiltak for øke respekt og rolleforståelse: - Flere møtepunkt mellom næring og kommuneadministrasjon, der rolleforståelse settes på dagsorden - Flere treffpunkt underveis i planprosessen for å sette av tid til åpen dialog om interessekonflikter - Tydeligere skille mellom hva som er konfliktområder grunnet overordnet plan, lovverk og kryssende samfunnsinteresser, og konfliktområder grunnet ulikhet i verdisyn, estetiske forhold e.l - Styrket faglighet i næringen 5.2 Styrket dialog flere faste møtepunkt Mye av forbedringsområdene som pekes på, både fra næring og kommune, kan føres tilbake til at det er for få arenaer for dialog mellom forslagsstiller og administrasjon underveis i arbeidet, og at det som blir sagt i slike møter oppleves som for lite bindende for begge parter. Loven stiller krav til oppstartsmøte ved igangsetting av planprosess, men utover dette møtepunktet er det opp til den enkelte kommune hvordan de tilrettelegger for dialog med forslagsstiller. Forslag til tiltak: - Presentere og sette sammen startpakke i oppstartsmøte. Tydelig presisering av krav og forventinger til innhold i planutkast, og inngå entydig avtale om kvalitet på planutkast. Kommunene må koordinere krav fra ulike kommunale etater i forkant av oppstartsmøte.

22 Sluttrapport 22 Næringslivet må ha sendt inn en entydig planskisse i forkant og stille på oppstartsmøte med nødvendig fagkompetanse. - Innføre flere faste møtepunkt underveis i planprosessen: o Møte midtveis i prosess med utarbeidelse av planforslag, med hensikt å diskutere ulike planalternativ. Involvere regionale myndigheter eller andre potensielle parter dersom dette er relevant. o Møte ved innlevering av planforslag, dersom det er mangler ved forslaget o Møte underveis i saksbehandlingsprosessen, for å diskutere eventuelle justeringer og/eller presiseringer. - Sikre at dialogen som føres på slike møter, blir forpliktende for begge parter. - «Varslingsplikt» snarest mulig når det fremkommer nye momenter i saken 5.3 Utbyggingsavtaler Dette er et omfattende område, der det er stor avstand mellom hva kommunene opplever som akseptabelt og gjennomførbart, og hva næringen opplever som rimelig. Dette er også et relativt nytt forvaltningsregime, og forvaltningspraksis er enda under utvikling i mange kommuner. Stort utbyggingspress medfører behov for gode utbyggingsavtaler til beste for både kommune og næring. Fra næringslivets side meldes det som svært viktig at tema for utbyggingsavtaler synliggjøres tidlig i planprosessen, og forhandles fram parallelt med reguleringsplanprosessen. Dette bør være et viktig innspill til kommunene ved fastsettelse av rutiner for dette saksområdet. 5.4 Øvrige tiltak Regionale myndigheters rolle i planprosessene har bare indirekte vært et tema i denne rapporten, men er et område som bør settes på dagsorden på lik linje med forholdet mellom næringslivet og kommunene Smart kommune er fremdeles et viktig verktøy for utvikling av nye og mer brukervennlige tjenester innenfor plan- og byggesaksforvaltningen i kommunene i Stavangerregionen. Dette samarbeidet bør videreføres og forsterkes, og utvikles videre i nær dialog med næringslivet