BERGEN KOMMUNE Byutvikling, klima og miljø/etat for byggesak og private planer. Saksnr.: /7

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byutvikling, klima og miljø/etat for byggesak og private planer Notat Til: Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Fra: Etat for byggesak og private planer Dato: Saksnr.: /7 Emnekode: SARK 5120 Saksbeh.: FIWE Kopi til: HANDLINGSPLAN FOR KORTERE TIDSBRUK PÅ PRIVATE REGULERINGSFORSLAG, status og resultater pr 2.tertial 2010 Hva saken gjelder: Viser til byrådssak i møte om strakstiltak for reduksjon av kø og saksbehandlingstid. Notatet gjelder primært rapport om status for gjennomføring og resultater i fagetaten sin del av saksgang og saksbehandling av private planforslag. Resultater i perioden nov.09-aug.10 Prosesstid er redusert fra 105 uker til 91 uker i snitt, fra mottatt planforslag til vedtak. Antall 2.gangssaker redusert fra fra 91 til 67, ca 25% Lovpålagt frist på 12 uker for 1.gangssaker holdes med snitt på 11 uker og med to mindre unntak. Lovpålagt frist på 12 uker fra KMBY til bystyret holdes med et snitt på 3 uker. Avtaler om fremdrift er under innfasing i plansakene. Det er strammet inn på gjennomføringen av frister for å gi merknader til høringene av plansaker. Bruk av ekstern konsulentbistand bidro til ferdiggjøring av 12 2.gangssaker Det er under gjennomføring et eget prosjekt om de eldste sakene med avklaring om saker uten aktivitet fra forslagsstiller kan avsluttes eller skal ferdigbehandles. Det er mindre "omkamper" med forslagsstillerene om planinnhold og krav til fremstilling. Status for antall saker, saksbehandling, arbeidssituasjon og resultater pr 1. og 2.tertial Lovpålagt frist for 1.gangssaker holdes Lovpålagt frist på vedtak om 1.gangsbehandling innen 12 uker holdes for alle saker, med to mindre unntak. Frist holdes også for planforslag som ikke er i samsvar med overordnet plan, med 10 uker i 1.tertial. og 13 uker i 2.tertial. For mer komplekse saker er det avtalt en aktuell frist utover 12 uker, og snittet ansees likevel som innenfor frist. 2. Lovpålagt frist for 2.gangssaker fra KMBY til bystyret holdes med god margin Lovpålagt frist for innen 12 uker fra innstilling i komiteen til vedtak i bystyret holdes i alle saker, 2 uker i 1.tertial og 3 uker i 2.tertial.

2 3. Restanse av 2.gangssaker er redusert med 25% Antall 2.gangssaker som ikke er levert til byrådsavdelingen, er redusert fra 91 saker pr okt.09 til 67 saker pr 2.tertial. Normalt bør antall 2.gangssaker være på ca 40 saker til enhver tid i mengde, siden tilgangen på ca 40 nye planforslag årlig tilsier tilsvarende antall planvedtak for å kunne holde kapasitet og kontinuitet. Det betyr at det er ca 27 saker som er den egentlige restansen. Sett i forhold til tidspunktet for offentlig ettersyn er aldersfordelingen for 2.gangssakene: Off.ettersyn i pr 2.tertial : : : : : : / : 16 Antallet av de eldste sakene er redusert i rapportperioden med 8 som var på høring i 2008, 3 i 2007, 1 i 2005 og 10 som var på høring i Det er videre stor aktivitet i å ferdiggjøre de eldre sakene i dialog med forslagsstillerene. Det er antall saker som var på offentlig ettersyn for 1-3 år siden som er mest redusert i tall. 21 av alle 2.gangssakene har utløst en eller flere innsigelser fra Fylkesmann, Fylkeskommune eller Vegkontor og krever mer tid av planprosessen. De fleste planforslagene finner en løsning uten innsigelser frem til den politiske behandlingen. 4. Resultatene er redusert av underbemanning og sykefravær i perioden. Saksbehandlingskapasiteten i fagetaten er redusert i perioden som følge av underbemanning, langvarige sykefravær, avganger, AFP og nyansettelser i perioden. De fleste av de nye ansatte er ny på arbeidsmarkedet og har ikke erfaring fra saksbehandling eller offentlig forvaltning. De nye ansatte erstatter avgangen, men det har så langt ikke vært mulig å få til en styrking av kapasiteten.ut fra dette blir kapasiteten redusert med nærmere 2 årsverk i inneværende år. Dette gir at seksjonen har en rekrutteringssituasjon med høy turn-over som gir økt behov for ressurser til opplæring. 5. Stabil tilgang på nye planforslag på tross av finanskrisen. Det ble mottatt 39 nye private planforslag i Pr 2.tertial er det mottatt 20 nye planforslag, som tilsier at antallet mottatte planforslag blir nærmere 40 også i Antall oppstartmøter er på 37 pr 2.tertial, som tilsier et stabilt nivå på ca 60 oppstartmøter i året. 6. Prosesstiden er redusert fra 105 uker til 91 uker. For vedtatte private reguleringsplaner i bystyret i 2009 tok planprosessen 105 uker (KOSTRA-tallet) for alle saker, jf målet om 45 uker fra mottatt planforslag til vedtak i bystyret i plansaken. For vedtatte planer i bystyret 1.tertial10 er planprosessen redusert til 82 uker, men økte likevel igjen til 99 uker i 2.tertial siden snittet påvirkes mye av de eldste sakene som er tatt til behandling. Planprosessen omfatter samlet medgått kalendertid til fagetaten, forslagsstiller og til politisk behandling, regnet fra mottatt planforslag til vedtak i bystyret. Tiden som forslagsstiller bruker på å bearbeide Side 2 av 5

3 planforslaget i 2.g.fasen skal også regnes som en del av den kommunale saksbehandlings-tiden, jf Kostra sine definisjoner. Det arbeides videre med hovedstrategien i handlingsplanen som er å redusere samlet tidsbruk for alle involverte aktører i planprosessen. 7. Rutinebeskrivelser og saksmaler gir rasjonalitet, men krever ressurser til oppdatering. Det er utarbeidet et omfattende sett av rutinebeskrivelser, maler for ulike typer dokument, sjekklister og veiledning, som skal sikre kvalitet og rasjonalitet i saksbehandlingen for kommunen og fremstå som forutsigbare krav til forslagsstiller. Mye av materiellet er oppdatert til den nye plan- og bygningsloven fra 1.juli 2009, men det gjenstår noe som taes over tid parallelt med saksbehandlingen. Status for handlingsplan og gjennomføring av strakstiltak Mulighet for ytterligere økte resultater av handlingsplanen vil fortsatt påvirkes noe av nevnte faktorer som gir redusert kapasitet. Det vil videre fremdeles være en overgangsperiode med plansaker både etter gammel og ny planlov. Flere av plansakene er relativt komplekse med et stort omfang i areal og berørte interesser som skal håndteres i planprosessen på en ryddig måte. Byutviklingen har et høyt tempo med transformasjon av områder som gir utfordringer som gjeldende kommunale planer ikke alltid gir klare svar på for å kunne sikre en rask saksbehandling. Resultater pr 2.tertial i forhold til hovedpunktene i handlingsplanen: 1. Planprosjektene skal søkes mest mulig avklart i oppstartfasen Allerede innarbeidede prosedyrer og rutiner følges med oppdateringer og tydeliggjøringer: Krav til planmateriell er ytterligere spesifisert og er oppdatert i forhold til ny planlov, særlig for krav til kartfremstilling som har fått vesentlige økte krav. Dette øker forutsigbarheten på aktuelle krav til planmateriellet i det enkelte planforslag. Mottakskontroll trenger mer enn 2 uker pga fortsatt underbemanning. Fagetatens vurdering av planforslaget i forhold til gjeldende kommunale planer og målsettinger blir ytterligere tydeliggjort i oppstartfasen. Usikre forslag som er i klar motsetning til kommunale planer taes opp med byrådet som prinsippsaker om reguleringsformålet, evt med med anbefaling om å avvise å fremme planspørsmålet. Når det gjelder vurderingen av om planforslaget kan gi innsigelser, er det problematisk å kunne ha klare oppfatninger om. De fleste planforslag har en kombinasjon av spørsmål om arealbruk som er aktuelle og i samsvar med KPA, men kan ha innslag av motsetninger eller konflikter som gir krevende grenseganger og grader av usikkerhet på resultatet. For å skape mer forutsigbarhet i planprosessen for involverte aktører er det behov for mer avklaring av hvor stor graden av motsetning til KPA skal være for å kunne gi grunnlag for sak om avvisning. 2. Skriftlige avtaler om en gjensidig forpliktende fremdriftsavtale Saksgang med tidsfrister og aktuell fremdrift taes opp på alle møter i planprosessen fra oppstart og videre underveis så langt som mulig i forhold til økende innsikt etter hvert i hva planarbeidet trenger. Et eget skjema for fremdriftsavtaler er utarbeidet og innfases etter hvert som egne dokumenter i saken. Dette er en krevende prosess og fagetaten er på etterskudd med denne innfasingen. Men målsettingene og intensjonene Side 3 av 5

4 med gjensidige skriftlige avklaringer av realistiske fremdriftsplaner er fanget opp i tema på møtene og gir positive tilbakemeldinger. Det erfares også at forslagsstillere kan anse det problematisk å anslå aktuell fremdrift for egne vegne. 12-ukers fristen for 1.gangssaker holdes, for alle saker, om de er i samsvar med aktuelle kommunale planer eller ikke. Det har vært to mindre unntak i perioden. Merknadsfristen på 6 uker for uttale til planforslag overholdes. Offentlige etater som fylkeskommune som også har rutiner for politisk behandling av uttale til planforslag, har flere ganger tatt opp behov for en lengre tid til uttale utover den rimelighetsvurdering som loven gir rom for. Dette problemet er tatt opp med fylkeskommunen med anmodning om å vurdere rutinene for uttale samtidig som fagetaten har strammet inn på fristutsettelser. Det arbeides videre med oppfølging av strategien i handlingsprogrammet om å ferdigbehandle plansaker basert på de uttalelser som er kommet innen høringsfristens utløp. 3. Tidsfrister Det avklares og avtales frister for forslagsstiller sine revisjoner/bearbeiding av planforslaget etter gjennomført høring. Flere forslagsstillere klarer ikke å holde sine egne antatte frister. Foreløpig er det ikke fremmet saker til 2.gangsbehandling med avvisning kun på grunnlag av ikke overholdt tidsfrist fra forslagsstiller på oppdatering av materiell og fremstillingskrav. Slike saker vil også kunne være for mangelfulle på fremstillingskrav og ikke ha formelt grunnlag for vedtak. Hittil har planforslagene som fagetaten har ført videre til politisk behandling hatt den nødvendig saksgang etter PBL slik at det enten kan gjøres vedtak i saken eller gjøres vedtak om avvisning, uten at det er behov for mer utredning og lignende. Det brukes klart mindre tid på "omkamper" om arealbruksformålene med forslagsstiller i saker der videre dialog ikke bringer frem noe mer. Det brukes mindre tid på videre dialog med forslagsstiller om supplering av nødvendig materiell der forslagsstiller ikke følger opp i praksis. Det øker imidlertid ressursbehovet i fagetaten for å kunne fremstille planforslaget etter nødvendige krav i lovverket. 4. Ekstraordinære tiltak for å rydde i restansesakene I perioden er det kjøpt inn ekstern konsulentbistand til ferdiggjøring av 15 eldre plansaker for å redusere restansen. For 12 av sakene som var små og oversiktlige planforslag hadde dette stor effekt. De andre sakene var mer sammensatte og ikke så klarlagt for en mulig rask ferdiggjøring innenfor rammen som i alt var på ca 600 timer. I samarbeid med byrådsavdelingen gjennomføres det et eget prosjekt med gjennomgang av de eldste sakene uten aktivitet fra forslagsstillere for å avklare om de skal avsluttes eller om de er aktuelle for ferdigbehandling. Det sees også på plansituasjoner med behov for initiativ til nærmere samarbeid mellom flere forslagsstillere i samme område på samme tid. Videre arbeid Hovedstrategiene i strakstiltakene følges videre opp. Fortsatt raske resultater i handlingsplanen krever imidlertid tilføring av ekstra ressurser for å kunne redusere gjenstående eldre 2.gangssaker som går ut over normalsituasjonen. Dette løses med et nytt Side 4 av 5

5 anbud om ekstern konsulentbistand til saksbehandling og engasjement av flere ansatte for å kunne øke kapasiteten innenfor rammene til fagetaten. Oppsummering Det er oppnådd konkrete resultater på kort tid. Situasjonen er bedret, samlet medgått tid i planprosessene er gått noe ned, restansene av eldre 2.gangssaker er redusert, men det er fortsatt store utfordringer på å ha tilstrekkelige ressurser og nok kapasitet til å kunne redusere restansene ytterligere til et normalt driftsnivå. ETAT FOR BYGGESAK OG PRIVATE PLANER Else-Kristin Foss Vikenes byggesakssjef Finn Wetteland seksjonsleder Bilag: A. Nøkkeltall 1. og 2.tertial 2010 Side 5 av 5