MØTEPROTOKOLL ØRSTA KOMMUNE

Transkript

1 ØRSTA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Ørsta kontrollutval Møtestad: Møterom Hjørundfjord, Ørsta rådhus Dato: Møtet starta Kl Møtet slutta Kl Faste medlemar som møtte: Svein Castberg Peder Slenes Stina Aasen Lødemel Kari Janne Myklebust Funksjon Leiar Medlem Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Funksjon Anne Stine Foldal Aam Nestleiar Varamedlemar som møtte: Trond Vartdal Møtte for Anne Stine Foldal Aam Frå Vest kontroll møtte: Jostein Støylen Stilling Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Stilling Alf Marius Grønnevik Forvaltningsrevisor Frå kommuneadministrasjonen: Stilling Side 1 av 11

2 SAKLISTE SAK 21/18 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL. SAK 22/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ SISTE MØTE. SAK 23/18 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2018 SAK 24/18 MELDINGAR SAK 25/18 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS SAK 26/18 UTTALE I HØVE KOMMUNEREFORMA - SAKSHANDSAMING SAK 27/18 MILJØRETTA HELSEVERN TILSYN VED SKULANE I ØRSTA SAK 28/18 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 SAK 29/18 BYGGEREKNESKAP ØRSTAHEIMEN DAGSENTER Side 2 av 11

3 21/ IBM GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLL 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Stina Aasen Lødemel. 22/ IBM GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Kontrollutvalet godkjenner møteprotokollen frå møtet Møteprotokollen frå møtet /18 033& IBM GJENNOMGANG MØTEPROTOKOLLAR 2018 Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ikkje merknadar til gjennomgådde møteprotokollar. Saksopplysning For best mulig kontroll må ein vere oppdatert om kommunen, gjennomgang av møteprotokollar og saker er ein viktig del av dette. Ved gjennomgang bør ein og særleg sjå etter formelle feil (habilitet, lukking av møte osv.) Dokumenta finn ein på Ørsta kommune si heimeside - og på Møteprotokollar til gjennomgang Kommunestyret Formannskapet Samfunnsutvalet Levekårsutvalet Eldrerådet Råd for likestilling av funksjonshemma Vilt- og innlandsfiskenemnda VØR IKS Styret Side 3 av 11

4 24/18 033& IBM MELDINGAR Kontrollutvalet tek meldingane til vitende. Rådmannen får frist til for å gi svar på spørsmål i kontrollutvalssak 20/ Landbrukskontoret Ørsta Volda: Årsmelding Tilbakemelding vedkomande kontrollutvalssak 20/18 Ymse 25/ IBM OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET TIDLEG INNSATS Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til vitande, men saknar konkret informasjon på om lovverket er følgt opp m.o.t. venteliste og saksbehandlingstid av enkeltsaker i PPT. 1. Utskrift frå møteprotokoll: Kontrollutvalssak 07/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Tidleg innsats 2. Tilbakemelding frå rådmannen v/ seksjonsleiar skule, datert a. Prosedyre for tilvising til PPT (Flytskjema for tilpassa undervisning spesialundervisning) b. Når fråvær uroar oss ein intern rettleiar c. Rutinar for overgang barnehage skule d. Referat frå evalueringsmøte kring Ressursteamet Tilbakemelding frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon, datert Saksopplysningar Vedtak for prosjektet Kontrollutvalet vedtok i sak 08/17 å få utført eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kring tidleg innsats og PPT. Saksbehandling forvaltningsrevisjonsrapport Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS utarbeidde forvaltningsrevisjonsrapporten Tidleg innsats, Ørsta kommune, datert Denne var handsama i kontrollutvalssak 07/18, og vidare i kommunestyret i PS 27/18 der det vart gjort følgjande samrøystes vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande Forvaltningsrevisjonsprosjektet Tidleg innsats, Ørsta kommune. (Utarbeida av Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS, datert ). Side 4 av 11

5 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar skal følgjast/utførast: Ørsta kommune har lange ventelister i høve tilvising til PPT. Det er viktig at det nye PPT raskt kjem i gong med handsaming av saker, både på system- og individnivå. PPT har siste åra i svært liten grad gjennomført systemretta og førebyggande arbeid ute i einingane. PPT skal støtte barnehagane og skulane i kommunen med kompetanse og organisasjonsutvikling for å legge opplæringa betre til rette for barn og unge. Det er få felles rutinar/retningslinjer mellom seksjonane for skule og barnehage. Kommunen skal jobbe mot eit betre samarbeid mellom dei to seksjonane i høve felles retningslinjer og rutinar mht. kartlegging og førebyggande arbeid i høve tidleg innsats. Kommunen har utarbeida ein skriftleg overgangsplan mellom barnehage og skule, men denne er ikkje tilfredstillande implementert på alle einingane og skal oppdaterast/reviderast. Dette arbeidet skal gjerast i eit samarbeid mellom sektor for barnehage og sektor for skule. Kommunen skal vurdere om ein i større grad enn tidlegare skal involvere komande kontaktlærar i overgangsarbeid/overgangsaktivitetar mellom barnehage og skule. Kommunen har utarbeida felles rutinar for saksgang knytt til spesialpedagogisk hjelp i barnehagen, men desse var ikkje tilfredstillande implementert på alle einingane og skal oppdaterast/reviderast. Kommunen skal vurdere korleis ressursteamet skal fungere og korleis ein kan få meir utbytte av det. Dette skal sjåast i samanheng, og koordinerast med det nye PPT då dei vil ha ein sentral plass her. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane, og eventuelt vidare framdrift, til kontrollutvalet innan Viser til vedlagde tilbakemelding frå rådmannen og revisjonen for informasjon om status av oppfølginga. I møtet Forvaltningsrevisor Alf Marius Grønnevik orienterte i høve tilbakemeldinga frå rådmannen. 26/ JS UTTALE I HØVE KOMMUNEREFORMA - SAKSHANDSAMING Kontrollutvalet finn at det burde gå klart fram av uttale datert at denne ikkje kjem frå Ørsta formannskap som kollegialt organ, men frå enkeltmedlemer i formannskapet. Side 5 av 11

6 Brev av frå formannskapsmedlemer i Ørsta til Kommunal- og moderniseringsdepartementet vedkomande grensejustering og kommunereform Saksopplysningar Ein har fått innspel om å ta opp/sjå på formannskapsmedlemer sitt brev av , sakshandsaminga. Bakgrunn I kommunen var det i 2017/2018 stort engasjement i spørsmålet om bygdelaga Bjørke/Viddal fortsatt skulle høyre til Ørsta kommune eller bli ein del av Volda. I 2017 hadde innbyggarar i Bjørke/Viddal søkt om slik grensejustering til Nye Volda kommune. Etter oppdrag frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet sette fylkesmannen i gong utgreiing av søknader om grensejusteringar som involverer kommunar, i dette søknaden frå Bjørke/Viddal. Fylkesmannen handsama desse sakene på bakgrunn av innhenta faktagrunnlag og gjennomført prosess (innbyggarhøyring og uttale frå kommunane). Fylkesmannen kom til at Bjørke burde gå inn under Volda og fylkesmannen sende denne tilrådinga over til departementet som skulle treffe avgjerd i saka, jfr. inndelingslova 6. Mellom politikarane i Ørsta, også innan formannskapet, var det delte meiningar i spørsmålet. Hovudinnhald i brevet I høve spørsmålet signerte seks av medlemmene i Ørsta formannskap saman med ordføraren eit brev datert til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I brevet vert det argumentert mot Fylkesmannen si tilråding. Standpunktet hjå avsendarane av brevet er grunngitt med mellom anna omsynet til «lokaldemokratiet og den lokale folkevilja». Det heiter m.a. at «Formannskapet i Ørsta kommune» ikkje ser «sterke nok grunnar til» ei grensejustering. Det vert konkludert med m.a. at «Underteikna medlemmar i Ørsta formannskap ber difor innstendig om at departementet ikkje vedtek denne grensejusteringa». Det vert vist til at kommunen ønskjer å unngå tvistar med Nye Volda og det heiter at «Det ber formannskapet om forståing for». Kven brevet er skrive på vegne av Brevet er skrive på Ørsta kommune, Ordføraren, sitt brevpapir som inneheld kommunevåpenet. Det kan ut frå innhald og formuleringar røysast tvil om brevet er meint å gi uttrykk for ein uttale frå Ørsta kommune, Ørsta formannskap eller berre frå dei politikarane som har signert brevet. At dette ikkje kjem klårt fram kan prinsipielt sett vere uheldig og i strid med kommunelova, god saksbehandlingsskikk og etiske retningsliner. Det er opplyst at uttalen ikkje vart handsama som sak i formannskapet. Ørsta formannskap har etter pkt i reglementet 9 medlemer samt varamedlemer. Det er opplyst at dei tre medlemene i formannskapet (Høgre) som ikkje har signert brevet heller har ikkje gitt si tilslutning til innhaldet i brevet. Trass i dette kan brevet lesast som om det er semje i formannskapet om innhaldet. Side 6 av 11

7 Møteprinsippet Det går fram av pkt. 3.5 og 3.7 i reglementet at formannskapet held møte i samsvar med kommunelova og at «Formannskapet gjer sine vedtak i møte, jfr. kommunelova 30 pkt. 1». I kommunelova 30 er møteprinsippet framheva. Det heiter i 30 nr. 1: «1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter». Denne regelen gjeld også der det ikkje skal treffast noko vedtak, jfr. forarbeida til lova. (Prop. 152 L ( ) s. 44 kap. 11). Det heiter der m.a.: «Føresegna er blitt tolka slik at folkevalde organ har ei plikt til å handsame sakene sine i møte». Ordninga med kollegiale organ i kommunalforvaltninga bygg på møteprinsippet. I dette ligg at avgjerda skal treffast i eit formelt møte som er innkalla og gjennomført i samsvar med visse grunnleggjande reglar. Det må leggjast til at omgrepet «møte» vert tolka i svært vid forstand. Det vil t.d. også vere eit «møte», sjølv om det ikkje ligg føre ei formell innkalling eller sakliste. Ordføraren sitt mynde I og med at uttalen ikkje er gitt på vegne av formannskapet, kan den heller ikkje vere skriven på vegne av andre kollegiale organ i Ørsta kommune. Heller ikkje ordføraren har mynde til å gi ein slik uttale utan at den er forankra i politiske vedtak. Sentralt for ein ordførar sine gjeremål og ansvar står kommunelova 9 nr. 3: «3. Ordfører. leder møtene i kommunestyret og formannskapet.. Han eller hun er rettslig representant for kommunen.. og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre.» Dette myndet femner vidt, men av dette følgjer det i seg sjølv ikkje med nokon underliggande (materiell) kompetanse for ein ordførar, f.eks. til å treffe vedtak eller inngå bindande avtalar eller sende uttalar på vegne av kommunen. Generelt kan det nemnast vidare om dette temaet: I eigenskap av leiar av kommunestyret og formannskapet har ordføraren ansvar for både sakliste og innkallingar til desse møta. Med retten til å setje saker opp på sakskartet fylgjer det med ei viss plikt for ordføraren til å sjå til at desse sakene er tilfredsstillande utgreidde. Og som møteleiar har ordførar som oppgåve å sjå til at forhandlingane går føre seg i samsvar med lova og organet sitt reglement og at vedtaka vert gyldige Etiske retningsliner I etiske retningsliner for tilsette og folkevalde, gjeldande frå heiter det m.a.: «I Ørsta kommune skal folkevalde og tilsette gi uttrykk for etiske haldningar og framferd ved å: bruke mynde med varsemd og forstand ha ei fri og uavhengig haldning i høve til område der ein har mynde Side 7 av 11

8 ikkje blande eigne og offentlege interesser» Utfallet når det gjeld spørsmålet i saka Sjølv om utfallet ikkje er av betydning for kontrollutvalet si handsaming kan det nemnast at departementet slutta seg til Fylkesmannen sine vurderingar og konklusjon om at Bjørke skal bli ein del av nye Volda kommune. Konklusjon Kontrollutvalet kan drøfte saka i høve til eventuelt å påpeike at kven som var avsendar burde ha kome tydelegare fram i brevet. Det er viktig å få presisert dette for korrekt behandling i framtida. 27/ IBM MILJØRETTA HELSEVERN TILSYN MED SKULANE I ØRSTA Kontrollutvalet tek miljøretta helsevern sine tilsyn med skula i Ørsta til vitende. 1. PS 42/18 Status mai 2018 Miljøretta helsevern sentrumsnære skular Velle, Vikemarka, Hovden, med kommunestyrevedtak 2. PS 43/18 Status mai 2018 Miljøretta helsevern Sæbø skule, med kommunestyrevedtak Saksopplysningar Miljøretta helsevern har på vegne av kommunestyret ført tilsyn ved Velle-, Vikemarka-, Hovden- og Sæbø skular. Ved alle skulane er det i tidlegare tilsyn (vedlegg) funne avvik, merknadar og kommentarar. Høgast prioriterte tiltak i 2018 må etter miljøretta helsevern si vurdering vere: Hovden skule: - Gjennomføring av kritisk vedlikehald og sikkerheitsmanglar - Etablering av gode garderobefasilitetar og sanitære forhold i binding til gymsal med sikring av rømmingsveg og funksjonshemma sine behov (avvik 3 og 8) - Taktekking og innvendige lekkasjereperasjonar av nedrebygget Velle skule: - Vurdering av midlertidig løysing for å betre plasstilhøve for dei små barna inntil avklaring av endeleg skulesituasjon (merknad 1 og 2) - Føre vidare arbeidet med trafikktrygging/ulukkesførebyggande tiltak, betre parkeringstilhøve (avvik 3). Utarbeiding av ny trafikk- og skiltplan - Framhald av opprustinga av ute-/leikeområdet (avvik 4) Vikemarka skule: - Funksjonshemma sine behov må ivaretakast Side 8 av 11

9 - Sanitære forhold i jentedusjen må utbetrast - Inneklimakontroll ved innleige av Stamina Helse eller liknande ekspertise Det blir lagt opp til å gi dispensasjon inntil vidare i noverande bygg under føresetnad av at det i 2018 blir teke prinsippavgjerd om nytt skulebygg og at avvik og vesentlege manglar som ikkje kan utsetjast og som også vil ha betyding for framtidig bruk av skulemassen for dei lave klassestega må ordnast i Utgreiingane vidare må ta inn over seg plassbehov, miljøfaktorar og trafikale tilhøve slik det går fram av tidlegare tilstandsrapportar og kommentarane til desse. Tidlegare tilsynsrapportar står ved lag inntil det ligg føre prinsippavgjerd eller det blir utført nye tilsyn. Sæbø skule: - Avvik og merknadar som gjeld internkontrollsystemet innanfor miljøretta helsevern er i stor grad utført og er vel-fungerande no. Mindre gjenståande merknadar på dette punktet rettast opp i Forhold som gjeld bygg, anlegg og vedlikehald må utgreiast i det vedtekne forprosjektet og leggast fram til politisk behandling innan utgangen av Sjå også vedlagde rapportar 28/ JS BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET 2019 Kontrollutvalet ber kommunestyret løyve kr ,- til fri disposisjon for kontrollutvalet i budsjett for Leiar og møtegodtgjersle kjem i tillegg. Ingen. Saksopplysningar Budsjett for Vest kontroll sekretariat for kontrollutval vert vedteke av styret for selskapet (samarbeidet). Dette budsjettvedtaket legg rådmannen inn i kommunebudsjettet. Sekretariatet er det utøvande lekk for kontrollutvalet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriv mellom anna dette i Kontrollutvalsboka (2016): «Det er avgjerande for godt kontrollarbeid at kontrollutvalsmedlemer blir sette i stand til å utøve vervet sitt på ein god måte: Kommunestyret bør sørge for at det er tilstrekkeleg budsjett til at kontrollutvalsmedlemmene kan delta på kurs og konferanser.» «Kommunestyret er ansvarleg for at kontrollutvalsmedlemmene og varamedlemmene får tilstrekkeleg opplæring i sine kontroll- og tilsynsoppgåver.» «Kontrollutvalet bør sørgje for at medlemmene (både faste og vara) får tilstrekkeleg opplæring. Det vil vere nyttig at utvalet held seg orientert om arrangement i regi av bransjeorganisasjonar og foreiningar, og sjølv tek initiativ til kurs medlemmene har trong for» I tillegg til den grunnleggjande opplæringa er det viktig at kontrollutvalet held seg oppdaterte. Dette er ein kontinuerlig prosess som det må løyvast midlar til. Side 9 av 11

10 For å gi kontrollutvalet gode arbeidsvilkår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Difor må kontrollutvalet ha sitt eige budsjett som mellom anna skal dekkje opplæring, kurs/konferansar, litteratur m.m. Dette gjer at kontrollutvalet må be kommunestyret om budsjett i 2019 pålydande kr ,-. Dette er auke i høve til Årsaka er kursopplæring lokalt, regionalt og nasjonalt for dei nye kontrollutvala/kontrollutvalsmedlemane som vert valde hausten Større særskilde tiltak/saker slik som gransking og større forvaltningsrevisjonar er halde utan om dette budsjettet. Her gjeld hovudregelen om at kontrollutvalet i førekant søkjer kommunestyret for å få løyvd nødvendige midlar. Budsjettframlegget til kontrollutvalet kan berre endrast av kommunestyret. «Grunnen til at budsjettet til kontrollutvalet er i ei særstilling, er at utvalet skal vere fritt og uavhengig av dei organa som utvalet skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller eit organ som kontrollutvalet skal kontrollere og ha tilsyn med, til dømes formannskapet eller administrasjonsutvalet, får innverknad på budsjettramma til tilsynsorganet. (Kontrollutvalsboka 2016:16) Budsjettframlegget til kontrollutvalet skal uendra følgje det samla budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjetthandsaminga har informasjon om både kontrollutvalet sitt framlegg og formannskapet si innstilling til budsjett. 29/ IBM BYGGEREKNESKAP ØRSTAHEIMEN DAGSENTER Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor datert , i høve byggjerekneskap - Ørstaheimen dagsenter. 2. Kontrollutvalet meiner at byggerekneskapen for Ørstaheimen dagsenter med ein total byggekostand på kr inkl. mva kan godkjennast. 1. Saksframlegg til kommunestyret: Sluttrapport Ørstaheimen dagsenter med fylgjande vedlegg: 1) Vedtak nye lokalar Dagsenter for demensomsorg på Ørstaheimen 2) Vedtak ekstramidlar 3) Ferdigattest 4) Byggregnskap alle kostnadar 5) Byggregnskap anleggskostnad 6) Uttale frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS 7) Utbetalingsbrev Husbanken Saksopplysning Kontrollutvalet skal uttale seg før byggerekneskapen vert ferdig behandla i formannskapet og kommunestyret. Revisor har gjort ein avgrensa revisjon av byggerekneskapen for Ørstaheimen dagsenter. Rekneskapen viser ein totalkostnad på kr inkl. mva. Side 10 av 11

11 Det går fram av uttalen og økonomiplanen at budsjettvedtaket for prosjektet, jf. kommunestyresak 2014/2234 viser kr inkl. interne kostnader og mva. Det var i kommunestyresak 2015/1907 gjort ei tilleggsbevilgning på kr inkl. interne kostnader og mva. Det er då eit mindreforbruk på kr , og byggeprosjektet er såleis gjennomført innanfor vedteken ramme. Møtet slutt. Sven Castberg Stina Aasen Lødemel - leiar - - medlem- Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding. Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte. Ordførar til orientering. Rådmann til orientering. Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS. Side 11 av 11