Medfinansieringsordninga planleggingsfase og gevinstrealisering. Difi 21. mars 2018

Transkript

1 Medfinansieringsordninga planleggingsfase og gevinstrealisering Difi 21. mars 2018

2 Program Opning og innleiing - Ingrid Bjørkum Planleggingsfasen og gevinstplanlegging Lars Nokken Anskaffelser Johan Englund Erfaringar frå Digitaliseringsrådet Ragnhild Anker Ljosland Pause m. matbit Gjennomgang av planmalen - Cecilie Njøs Erfaringar med gevinstplanlegging og realisering Meteorologisk institutt, Werner Eriksen - Husbanken v. Hanne Solberg Spørsmål Avslutning

3 Søknadsprosessen Trinn 2 Frist 23. april Gevinstrealiserings -plan Endelig tilsagn om midler Gjennomgang av gevinstrealiseringsplan Belastningsfullmakt Årsrapport Sluttrapport Sammenheng med samfunnsøkonomisk analyse. Vurdering av realisme og tiltak. Tilsagnsbrev Det gis en årlig belastningsfullmakt på Difis budsjett. Rapportering av fremdrift og måloppnåing, ev. avvik. Utbetaling til de som ikke kan bruke b.fullmakt. Inkl. prosjektregnskap Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Krav til realisering av interne gevinster 50% av netto gevinst i egen virksomhet skal tas ut som reduksjon i framtidige budsjettrammer 50% av netto gevinst kan beholdes i egen virksomhet Brutto gevinst i egen virksomhet - varige drifts- og vedlikeholdskostnader = netto gevinst gjelder altså bare egen virksomhet Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Gevinstrealiseringsplanen skal bygge på forutsetningene i den samfunnsøkonomiske analysen Prissatte nyttevirkninger fra samfunnsøkonomisk analyse Ikke prissatte nyttevirkninger fra samfunnsøkonomisk analyse Virkninger på budsjettet i egen virksomhet? Alternativ anvendelse i virksomheten? (maks 50 %) Vesentlige prissatte nyttevirkninger i andre offentlige virksomheter Kvalitative gevinster for samfunnet, bruker eller virksomhet Hvordan bidra til at disse blir realisert? Oppfølging/måling Tiltak for å realisere gevinstene, både i egen virksomhet og hos andre Oslo 17/04/09 Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Gevinster i andre virksomheter Mange prosjekt regner med betydelig nytte i andre statlige virksomheter og/eller i kommunesektoren. de aktuelle virksomhetene og/eller KS skal da involveres i utarbeiding av gevinstrealiseringsplan. KMD skal ha kopi av planen når kommunene er involvert. dere skal også gjøre rede for tiltak dere selv vil sette i verk eller bidra til for at disse gevinstene skal bli realisert Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Involvering av kommunesektoren Avklar med KS hvordan kommunesektoren bør involveres i arbeidet med gevinstrealiseringsplanen Kontaktadresse: digiprosjekter@ks.no Sørg for god informasjon Oppdater estimat for innføringskostnader i kommunene Hvordan kan dere bidra til gevinstrealisering i kommunene Sjå sjekkliste på difi.no (

8 Planleggingsfasen iht Prosjektveiviseren Medfinansieringsordningen 21. April 2018 Lars Nokken

9 Planleggingsfasen 1. Hvem gjør hva i planleggingsfasen? 2. Hva skal prosjektet levere? 3. Hvordan skal prosjektet organiseres? 4. Hvordan skal den videre gjennomføringen foregå? 5. Hva skal leveres og hvordan, i den første gjennomføringsfasen? 6. Er gevinstene realistiske? 7. Hvordan skal gevinstene realiseres?

10 1. Hvem gjør hva i planleggingsfasen? Ta utgangspunkt i faseplanen som ble laget i konseptfasen Den ble kanskje laget av noen andre? Gjennomgå faseplanen i prosjektgruppa Alle må ha et eierskap til planen Alle må forstå sin rolle Alle må vite hva de skal gjøre, og hva som forventes av dem Eventuelt detaljere og forbedre planen Har vi fått overlevert all relevant informasjon? Hva med en WS sammen med «konsept-gruppa»? Gjennomgå faseplanen for planleggingsfasen Oppdatert faseplan for planleggingsfasen

11 2. Hva skal prosjektet levere? Hvilke løsninger/virkemidler er best egnet til å skape de ønskede gevinstene? Beskriv prosjektproduktene dvs prosjektets resultatmål Hvilke endringer i arbeidsprosesser og organisering er nødvendig, for at det skal være mulig å realisere de ønskede gevinstene? Avhengigheter til (eller behov for endringer i) lover eller regelverk? Beskriv hvilket behov løsningens funksjonalitet skal dekke ikke detaljerte løsninger! Beskrive prosjektets produkter Beskrive behovet for endringer i arbeidsprosesser og organisering Beskrive tekniske rammer for prosjektet Styringsdokument

12 3. Hvordan skal prosjektet organiseres? Prosjektorganisasjons struktur Hva er mest hensiktsmessig for å kunne levere det vi skal? Knyttet opp mot prosjektets hovedprodukter? Roller og ansvar Er alle nødvendige roller beskrevet? Har rolle-innehaverne nødvendig myndighet og handlingsrom? Etablere prosjektorganisasjonen Kompetanse Hvilken kompetanse trenger prosjektet og hvordan sikrer vi tilgang til denne? Prosjektadministrasjon Verktøy, rapportering, dokumenthåndtering, informasjonssikkerhet, etc Styringsdokument

13 4. Hvordan skal den videre gjennomføringen foregå? Skal prosjektproduktene anskaffes eller utvikles? Beskriv delfaser/sykluser i gjennomføringen og leveransene i hver delfase Korte delfaser gir hyppige og tidlige leveranser Leveranser med høy nytteverdi i tidlige delfaser Hvem er mottakerne? Hva kreves av dem mht forberedelse? Planlegge prosjektgjennomføringen Estimer ressursbehovet i hver delfase I samarbeid med de som skal gjøre jobben! Styringsdokument Beregn varighet og kostnad for hver delfase Sett opp et periodisert budsjett

14 5. Hva skal leveres og hvordan, i den første gjennomføringsfasen? Dvs.: «Faseplan for første gjennomføringsfase» Gjennom hele prosjektet skal hver enkelt delfase planlegges i mer detalj mot slutten av forrige fase Leveranser i fasen, milepæler og tidsplan Denne faseplanen skal beskrive aktiviteter, oppgaver og bemanning på et mer detaljert nivå Styringsdokumentet inneholder en overordnet, grov gjennomføringsplan for alle delfaser Ta utgangspunkt i denne hovedplanen og detaljer denne Ved behov må også hovedplanen oppdateres Utarbeide faseplan for første gjennomføringsfase Faseplan for første gjennomføringsfase

15 6. Er gevinstene realistiske? Hva er egentlig de gevinstene som det forventes at prosjektet skal føre til? I konseptfasen ble det pekt på en del gevinster Ut fra den dypere forståelsen prosjektet nå har bør dette gevinstbildet oppdateres? Hvem skal ta ut de ulike gevinstene? Har de selv tro på disse gevinst-estimatene? Ikke alle typer gevinster er det mulig å sette en kroneverdi på Ofte kalt kvalitative gevinster, eller ikke-prissatte nyttevirkninger Hvordan kan disse gevinstene veies ift de økonomiske? Nyttepoeng? Oppdatert prosjektbegrunnelse

16 7. Hvordan skal gevinstene realiseres? Hvilke løsninger er det som kan skape hvilke gevinster? Tegn gjerne et gevinstkart! Hvordan vil vi kunne måle at gevinstene faktisk er realisert? Hva er nødvendig for at gevinstene skal kunne realiseres? Hvordan skal koordineringen og oppfølgingen av gevinstrealiserings-prosessen ivaretas? Gevinstansvarlig-rollen, knyttet til prosjektet Hvem må gjøre hva for at dette skal kunne lykkes? Gevinster skal ofte tas ut i ulike delet av organisasjonen, og kanskje til og med i andre virksomheter? Hver enhet som skal ta ut en gevinst skal oppnevne en lokal gevinsteier, knyttet til sin del av linjeorganisasjonen. Etablere gevinstrealiseringsplan Gevinstrealiseringsplan

17

18 Anskaffelser Hvordan anskaffe digitale løsninger som ikke finnes i dag? Seniorrådgiver Johan Englund, Difi

19 Innovasjon?

20

21 Det verifiserte behovet Guarantees Quality Risk Volume IPRs Price Legal requirements Service level Life cycle cost Capacity Environment Ordering Delivery

22 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget skal beskrive: Garanti Kvalitet kontraktsgjenstanden, egenskaper ved denne, grensesnitt og forhold som er viktige for leveransen Risiko Rettig Volum Kontrakts- Grensesnitt hvordan tilbyder skal svare (konkurranseregler) heter Levetid gjenstand Miljø Levering Kapasitet Dårlig tid, lav innkjøpsfaglig kompetanse og manglende tverrfaglighet medføre lett at konkurransegrunnlaget ikke gjenspeiler det verifiserte behovet. Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer

23 Leverandørens tilbud Leverandørens tilbud kan avvike fra konkurransegrunnlaget grunnet: at konkurransegrunnlaget ikke er forstått avvik Risiko Rettig heter Garanti Volum Kontraktsgjenstand Prisklausul Kvalitet Grensesnitt forbehold (leverandørens forutsetninger) Levering Levetid Kapasitet Miljø bevisst utelatelse/formulering slurv Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer

24 Endelig kontrakt Endelig kontrakt som ikke dekker det verifiserte behovet kan skyldes: Risiko Volum Kvalitet usystematisk og/eller mangelfull evaluering Rettig heter Prisklausul Kontrakts- Grensesnitt svak gjennomføring av forhandlinger gjenstand at feil fra tidligere aktiviteter i prosessen akkumuleres Levering Levetid Kapasitet Miljø Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer

25 Endelig kontrakt Verifisert behov Kvalitet Garanti Kvalitet Risiko Volum Risiko Volum Rettig heter Levering gjenstand Prisklausul Levetid Kontrakts- Kapasitet Grensesnitt Miljø Rettig heter Levering Prisregulering Levetid Kontraktsgjenstand Kapasitet Grensesnitt Miljø Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer Bestillings- Miljø Leveringstid Priselementer rutiner

26 Innovative anskaffelser NEI Anskaffelse av innovasjon (Utvikling/FoU) Vurdere behov Dialog med markedet Finnes løsninger i markedet? JA Innovasjonsvennlig anskaffelse (Legge til rette for innovasjon i kravspesifikasjonen I en innovativ anskaffelse går man i dialog med markedet før anskaffelsen, formidler behovet og overlater løsningen til leverandørene.

27 Innovative anskaffelser NEI Anskaffelse av innovasjon (Utvikling/FoU) Vurdere behov Dialog med markedet Finnes løsninger i markedet? JA Innovasjonsvennlig anskaffelse (Legge til rette for innovasjon i kravspesifikasjonen Viktige «komponenter»: Fokus på behov Åpne spesifikasjoner Dialog med markedet Kontrakten (håndtering av rettigheter etc.)

28 Med brukeren i sentrum

29 Behovets omfang Fakturarutiner Reparasjoner Gjennomføring Tilleggstjenester Kontraktens gjenstand Beskrivelser, egenskaper og grensesnitt Garantiarbeid og service Møter og måling (KPI) Vedlikehold Reservedeler Leveringssteder Bestillingsrutiner Prosjektorganisering

30 Hva er en åpen spesifikasjon? Beskrive HVA som skal oppnås ikke HVORDAN det skal gjøres Risikooverføring Kontrakten følges opp på resultater og effekter Ikke på selve leveransen

31 Ulike spesifikasjonstyper Ytelse Funktion Standard Detalj Åpne spesifikasjoner = Mulige løsninger

32 Hva sier loven om dialog? Oppdragsgiveren kan søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører. Rådene kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av anskaffelsen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet (FOA 8:1)

33 Dialog i forkant av en anskaffelse Leverandørkonferanser Dialogkonferanser En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring

34 Påvirkning Dialog kan gjennomføres i alle deler av anskaffelsesprosessen Avklare behov og planlegge Dialog med markedet Dialog med brukere Dialog/Forhandling Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Dialog om implementering Tid

35 Innovative anskaffelser Vurdere behov Dialog med markedet NEI Finnes løsninger i markedet? JA Anskaffelse av innovasjon (Utvikling/FoU) Innovasjonsvennlig anskaffelse (Legge til rette for innovasjon i kravspesifikasjonen

36 Ulike anskaffelsesmetoder for utvikling av nye løsninger Offentlige oppdragsgiver som første kunde Plan- og design konkurranse Førkommersiell anskaffelse Innovasjonspartnerskap Kunnskap/ løsning finnes ikke Konkurransepreget dialog Idé Konsept Prototype Test Ny kunnskap/ løsning Kommersielt tilgjengelig kunnskap/ løsning Faser i et utviklingsløp fra idè til kommersielt produkt

37 Prosess konkurransepreget dialog Kunngjøringsperiode Prekvalifisering LEV utarbeider skisseprosjekt Dialog Fase 1 Dialog Fase x LEV kalkulerer endelig tilbud Vurdering av tilbud Tilstrekkelig tid

38 Justervesenet Konkurransepreget dialog Behov for ny IT-plattform for innrapportering av data Konkurransepreget dialog Utgangspunkt i en behovsbeskrivelse (og ikke et tilbud) Behovsbeskrivelse Bruk av personas Beskrivelse av prosesser

39 Innovasjonspartnerskap Utvikling av løsning Kjøp Konkurranse Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Fase 1: Fase 2: Fase 3:

40 Innovasjonspartnerskap Utvikling av løsning Kjøp Konkurranse Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Fase 1: Fase 2: Fase 3:

41 Takk for oppmerksomheten! Johan Englund

42 Erfaringer fra Digitaliseringsrådet Hvordan lykkes med gevinstrealisering?

43 Mandat og organisatorisk forankring Uavhengig Anbefalt, frivillig ordning Prosjekter fra 10 og 750 mill. - i alle faser Vurdering og anbefalingsbrev innen tre uker Difi er sekretariat

44

45 Problemstillinger vs. anbefalinger Konkurransestrategi IT-politiske føringer Gevinstrealisering Usikkerhet Organisering og styring Behov, mål og løsning 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Problemstillinger Anbefalinger

46 Tre essensielle spørsmål 1. Hva er problemet og hva vil dere oppnå? 2. Hvilke tiltak er relevante? 3. Hvilket tiltak anbefales og hvorfor?

47 Gordiske knuter Få til samarbeid på tvers Ta ut gevinster og dokumentere hvordan de er tatt ut Skape fornyelse

48 Samarbeid på tvers

49 Anbefalinger for å lykkes med samarbeid Sørg for at prosjektet tar utgangspunkt i brukerne, og tenk i helhetlige tjenestekjeder Organiser dere slik at representanter for ledergruppene som samarbeider, er med i prosjekt- eller programstyret La prosjektet være behovsdrevet Avklar roller og ansvar i prosjektet, og sørg for at alle aktørene er kjent med ansvarsfordelingen

50 Gevinster og gevinstrealisering

51 Anbefalinger for å lykkes med gevinster Sett forståelige mål og gjør dem målbare

52 Eksempel fra Direktoratet for e-helse og helsedataprogrammet

53 Hentet fra

54 Anbefalinger for å lykkes med gevinster Få gevinstanslaget bekreftet av dem som skal ta ut gevinstene (gevinsteierne)

55 Anbefalinger for å lykkes med gevinster Konkretiser hvilke tiltak prosjektet og virksomheten må gjennomføre for at gevinstene blir realisert

56 Eksempler fra UDI og prosjektet brukerrettet familieinnvandringsprosess

57

58

59 Eksempel fra IMDi og prosjektet nytt nasjonalt tolkeregister

60

61 Anbefalinger for å lykkes med gevinster Realiser gevinster underveis

62 Anbefalinger for å lykkes med gevinster Sett forståelige mål og gjør dem målbare Få gevinstanslaget bekreftet av dem som skal ta ut gevinstene (gevinsteierne) Konkretiser hvilke tiltak prosjektet og virksomheten må gjennomføre for at gevinstene blir realisert Realiser gevinster underveis

63

64 Gjennomgang av malen for gevinstrealiseringsplan

65 Innledande punkt 1, 2 og 3 Bakgrunn og formål Produkt Kort oppsummering Alle endringar i planleggingsfasen skal synleggjerast Vær tydeleg Oversikt sentrale gevinstar Fylle ut tilslutt

66 Nytteverknadar/gevinstar Det skal gjerast greie for 4 ulike former for gevinstar: 1. Prissette nytteverknader med verknader på eige budsjett 2. Prissette nytteverknader med alternativ bruk i eiga verksemd 3. Prissette nytteverknadar i andre verksemder i offentlege sektor stat og kommune 4. Ikkje-prissette nytteverknader, dvs. kvalitative gevinstar Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

67 Det skal og gjerast greie for Varige driftskostnadar internt i verksemda som følgje av prosjektet Gevinstrealiseringstiltak og risikoprofil Oppfølging av ikkje-prissette gevinstar (målinger) Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

68 Budsjettmessige verknadar i eiga verksemd Tabell A: Prissette brutto nytteverknader i eiga verksemd Nytteverknadane i Vedlegg 1 i søknaden dannar grunnlaget, men kan være vidareforedla som følgje av ny innsikt gjennom planleggingsfasen. Beskriv kvar nytteverknad og verdien av den i eitt år med full effekt.) Viktig: her skal ev. reduksjon i driftskostnadar takast med, sjølv om ei innsparing ev. blir vegd opp av nye driftsutgifter Desse skal kome til frådrag i tabell B (netto nytte). ID Beskriving av nytteverknad Knytt til produkt Tal (t.d. tal timer, m2 osv.) Måleeining (t.d. kr per time) Verdi i kr per år (når full effekt) Gevinsteigar (namn og tittel) Ø1 Ø2 Sum Kr Skriv tall

69 Tabell B: Prissette netto nytteverknader i eiga verksemd per år Frå tabell A skal brutto nytteverknader periodiserast over alle åra i tiltaket si levetid. Uttaket kan variere frå år til år. Bruk dagens kroneverdi. Deretter skal de fylle inn dei varige driftskostnader med den nye løysinga. Brutto nytteverknader minus varige driftskostnader gir netto nytteverknad. Oppgje deretter kva budsjettmessig verknad dette vil ha (reduksjon eller auke i budsjettutgifter). Minst 50 % av positiv netto nytteverknad skal visast som budsjettreduksjon. ID Beskriving av nytteverknader År <xxxx> År <xxxx> År <xxxx> År <xxxx> År <xxxx> År <xxxx> År <xxxx> Sum verknad over heile tiltaket si levetid Ø1 Ø2 Ø1 Ø(x) Sum brutto nytteverknader Sum varige driftskostnadar med ny løysing Netto nytteverknad (sum brutto nytteverknader minus varige driftskostnader) Budsjettmessig verknader per år (minimum 50 % av positiv netto nytteverknad) Kr Skriv tall Kr Skriv tall Kr Skriv tall Kr Skriv tall Kr Skriv tall Kr Skriv tall Kr Skriv tall Kr Skriv tall

70 Alternativ bruk i verksemda Tabell C: Prissette netto nytteverknader med alternativ bruk i verksemda Dersom det finst prissette nytteverknader i tabell A som ikkje har verknad på budsjettet, skal de gjere greie for alternativ bruk av ressursen i verksemda. For nytteverknader i tabell B, der de ikkje vil ta ut meir enn 50 % som budsjettreduksjon, skal de her beskrive alternativ bruk av desse nytteverknadane. År start ID Beskriving av nytteverknad Tal Måleeining Verdi i kr per år (når full effekt) Alternativ bruk i verksemda Gevinsteigar (namn og tittel) A1 A2

71 Prissette netto nytteverknader i andre offentlege verksemder Tabell D: Prissette netto nytteverknader i andre offentlege verksemder med vesentlege gevinstar Her skal de ta utgangspunkt i prissette brutto nytteverknader i andre statlege verksemder og i kommunal sektor. Vedlegg 1 i søknaden dannar grunnlaget, men kan være vidareforedla som følgje av ny innsikt gjennom planleggingsfasen. Den prissette brutto nytteverknaden skal knytast til produkta i prosjektet. Brutto nytteverknad minus varige driftskostnader i den aktuelle verksemda gir netto nytteverknad. Det skal lagast ein tabell for kvar verksemd. Gjelder verknaden heile kommunesektoren, kan den samlast i ein tabell. Verksemd (namn på verksemd): Kontaktperson (namn og tittel): Involvert dato: ID Beskriving av nytteverknad Knytt til produkt Tal Måleeining Verdi i kr per år (når full effekt) År start V1 V2 (V1-Vx) Sum brutto nytteverknader Varige driftskostnader med ny løysing Netto nytteverknad (sum brutto nytteverknader minus varige driftskostnader)

72 Ikkje-prissette nytteverknader Tabell E: Ikkje-prissette nytteverknader (kvalitative gevinstar) internt og eksternt De skal her beskrive kva effekt dei ikkje-prissette nytteverknadene har for eiga verksemd, andre verksemder, innbyggjarar eller samfunnet. På ein skala med låg, middels og høg beskriv de kor vor viktig den kvalitative gevinsten er for mottakaren av effekten ID Beskriving av nytteverknad Knytt til produkt Effekt for verksemd, innbyggjar eller samfunn Viktigheit (låg, medium, høg) Grunngi viktigheit År start Gevinsteigar (namn/tittel) K1 K2 K3 K(x)

73 Tiltak for å realisere gevinstar Tabell F: Oversikt over gevinstrealiseringstiltak og risikoprofil Her skal de gjere greie for kva tiltak som må gjennomførast for å sikre at nytteverknadene (gevinstane) blir realiserte, og kven i verksemda som har ansvar for gjennomføring av tiltaket. Alle verknader frå tabell A-E skal takast med, bruk ID frå aktuell tabell. De skal også synleggjere korleis verksemda skal bidra til realisering av ikkje-prissette nytteverknader frå tabell E som gjeld samfunnet, privatpersonar eller verksemder. ID Beskriving av nytteverknad Tiltak for å realisere nytteverknaden Ansvar for gjennomføring (namn og tittel) Risikoprofil (låg, moderat, høg)

74 Oppfølgjing av ikkje-prissette nytteverknadar Tabell G: Oppfølging av ikkje-prissette nytteverknader Beskriv korleis ikkje-prissette nytteverknader frå Tabell E skal følgjast opp. ID Beskriving av nytteverknad Målingstype Måleeining (saksbehandlingstid, brukartilfredsheit osv.) Målemetode (brukarundersøking, restansemengde osv.) Målsetting Resultat Avvik Måleansvarleg Nullpunkt K1 Midtvegs Slutt Nullpunkt K2 Midtvegs Slutt K(x)

75 Maler, verktøy, eksempler, råd difi.no/medfinansieringsordningen underside Slik søker du her finner dere malen prosjektveiviseren.no dfo.no/fagomrader/gevinstrealisering/ Digitaliseringsrådet: difi.no/digitaliseringsradet Dato Direktoratet for forvaltning og IKT