AKTIVITETSPLAN FOR BRUKERINVOLVERING

Transkript

1 AKTIVITETSPLAN FOR BRUKERINVOLVERING NYTT REGJERINGSKVARTAL ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM Digital versjon

2 2 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, ansvaret for utarbeidelse av rom- og funksjonsprogrammet. Statsbygg får bistand fra rådgiverne tegn_3 og Rambøll til dette arbeidet.

3 INNHOLD INTRODUKSJON 01 Innledning 02 Organisasjon RKV-prosjektet 03 Prosess rom- og funksjonsprogram 04 Struktur for arbeidet AKTIVITETER Fokusgruppe 1: Arbeidsplasser Fokusgruppe 2: Fellesfasiliteter Fokusgruppe 3: Helse og velferd Fokusgruppe 4: Administrative fellestjenester Fokusgruppe 5: Driftsrelaterte funksjoner KALENDER 3

4 4

5 INTRODUKSJON 5

6 Aktivitetsplan for brukerinvolvering Rom- og funksjonsprogram 01 INNLEDNING OM AKTIVITETSPLANEN Dette dokumentet gir en overordnet plan for aktiviteter og brukerinvolvering ved utarbeidelse av rom- og funksjonsprogram (RFP) for nytt regjeringskvartal (RKV). I det følgende redegjøres for organiseringen av RKV-prosjektet, prosessen for rom- og funksjonsprogram og beskrivelse av hvordan dette arbeidet er strukturert, herunder organiseringen av de ulike aktivitetene som skal gjennomføres i arbeidet med rom- og funksjonsprogram. Formålet er å sikre forutsigbarhet og tilrettelegge for god forankring i programmeringsarbeidet. ANDRE PROSESSER Rom- og funksjonsprogrammet er ett av flere oppdrag Statsbygg har fått fra Kommunalog moderniseringsdepartementet (KMD) i forbindelse med å avklare rammene for det kommende byggeprosjektet. Et annet sentralt oppdrag er å utarbeide en reguleringsplan for det aktuelle området for et nytt regjeringskvartal. Det er besluttet at denne skal utarbeides som en statlig reguleringsplan med de ordinære prosedyrene for dette i forhold til offentlighet og høringsrutiner. Den offentlige medvirkningsprosessen knyttet til reguleringsplanen er en prosess nedfelt i planog bygningsloven, mens brukermedvirkningen knyttet til rom- og funksjonsprogrammet er en intern prosess hos brukerne av det som skal bygges. HVA ER ET ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM? Et rom- og funksjonsprogram er et dokument som gir en oppsummering av et programmeringsarbeid. I programmeringsarbeidet samler en inn, bearbeider, strukturerer og forvalter informasjon om virksomhetens organisasjon og aktiviteter. Programmet skal definere og synliggjøre bakgrunn og grunnlag for prosjektet, visjoner og mål, rammer for arealer og kostnader og ytre rammebetingelser gitt av tomt, eksisterende bygninger, planprosesser og andre myndighetsforhold. I programmeringsprosessen settes funksjonskrav både til virksomheten som helhet, avdelinger og hovedfunksjonsområder og til de ulike enkeltrom og funksjoner i de planlagte byggene. Rommenes bruk, krav til arealer og utforming, nærhet mellom ulike funksjoner, samt teknisk utrustning og innredning beskrives og sammenstilles i rom- og funksjonsprogrammet. Hensikten med programmering er å gi best mulig grunnlagsmateriell for videre prosjektfaser; prosjektering og bygging. Det er vesentlig å skille mellom de ulike programmeringsdelene, henholdsvis rom- og funksjonsprogram (som beskriver brukskrav og arealer) og etterfølgende byggeprogram (som kompletterer programmet med tekniske krav). Byggeprogrammet inngår ikke i dette prosjektet. 6

7 HVA SIER REGJERINGSBESLUTNINGEN? Regjeringen besluttet hovedkonsept for nytt regjeringskvartal, herunder også konsept for arbeidsplassutformingen. Regjeringsbeslutningen for arbeidsplassutformingen er: 1. Arealnormene for nybygg i regjeringskvartalet settes foreløpig til m 2 BTA pr. ansatt og 15 m 2 pr ansatt arbeidsplassareal. Kommunalog moderniseringsministeren kommer tilbake til regjeringen med en vurdering av om arealnormene har vist seg hensiktsmessige i forbindelse med arbeidet med rom- og funksjonsprogram. 2. Aktivitetsbasert arbeidsplassutforming legges til grunn for kontorløsningene. Det tas ikke stilling til andelen cellekontorer og andelen åpne landskap nå. Kontorene utformes med mulighet for ulike arbeidsformer som konsentrasjonsarbeid, små møter, prosjektarbeid etc. Det legges ikke opp til underdekning. Det legges opp til at alle har fast plass. 3. Det planlegges for totalt 5700 arbeidsplasser i 2034 i regjeringskvartalet (nye og gamle bygg). 4. Fellesfunksjoner dubleres kun der det er dokumentert særskilt behov (kantine, resepsjon, møteromsenter, presserom etc.). Regjeringsbeslutningen legger føringene for Statsbyggs arbeid med rom- og funksjonsprogram. Konsept Øst 7

8 Aktivitetsplan for brukerinvolvering Rom- og funksjonsprogram 02 ORGANISASJON RKV-PROSJEKTET OM HOVEDPROSJEKTET Statsbygg har i brev av fra KMD fått i oppdrag å utarbeide rom- og funksjonsprogram for nytt RKV. Arbeidet med RFP er organisert som ett av flere delprosjekt hos Statsbygg. Programmeringen skjer parallelt med planprosessen for nytt regjeringskvartal, herunder også parallelloppdrag for utforming av kvartalet, men skjer forut for prosjektering. BRUKERUTVALGETS ROLLE Brukerutvalget utgjør en sentral ressurs med hensyn til å oppnå ønsket involvering, forankring og legitimitet i prosjektet. Brukerutvalget ledes av KMD og er et rådgivende organ for KMD. Brukerutvalget vil informeres om og gis mulighet til å drøfte aktivitetene i Statsbyggs programmeringsgruppe og fokusgrupper gjennom et fast informasjonspunkt på hvert brukerutvalgsmøte. I tillegg vil det bli utarbeidet periodiske statusrapporter. Mandatet for brukerutvalget er å: utforme og formidle brukersynspunkter, ideer og forslag til rom- og funksjonsprogram bidra med råd om hvordan departementsfellesskapets kjernefunksjoner og det enkelte departements arbeidsprosesser bør kartlegges og beskrives vurdere og eventuelt ta initiativ til følgeevaluering for enkelte av departementene vurdere og eventuelt ta initiativ til å etablere fysiske modeller for alternative fremtidige arbeidsplassutforminger sikre god prosess sentralt vs lokalt (høringsmekanismer, seminarer, arbeidverksted o.l.) På bakgrunn av mandatet forventes det at brukerutvalget har en dobbeltrolle, både som et knutepunkt for å gi informasjon inn i eget departement, og for å høre og kommentere materiale fra ulike brukermedvirkningsprosesser og således være et ledd i validering av dette. For at rom- og funksjonsprogrammet skal ha legitimitet og være forankret hos alle berørte parter, må det være tuftet på en forutsigbar og åpen prosess. Det er derfor avgjørende at: det avsettes tilstrekkelig tid til at Brukerutvalget får satt seg inn i aktuelle saker og satt sine departementer inn i saker på en slik måte at informasjonsflyten er effektiv og at prosessen sentralt vs lokalt blir god. aktivitetsbeskrivelsen for brukerinvolvering og fremdriftsplanen for arbeidet må angi forventninger til tid, måte og form for involvering fra Brukerutvalget og departementsfellesskapet. 8

9 Statsbyggs organisasjonskart, RKV-prosjektet, Prosjektråd KMD KMD v/bst Brukerutvalg Ekspertgruppe Statsbygg Planfasen RFP Erverv Kostnadsanslag Midlertidig bruk 9

10 Aktivitetsplan for brukerinvolvering Rom- og funksjonsprogram 03 PROSESS ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM PERSPEKTIV For å lage et godt rom- og funksjonsprogram samles informasjon og utvikles kunnskap med basis i tre distinkte, men likevel sammenflettede perspektiv: dagens situasjon, fremtidige muligheter og nødvendige endringer. Perspektivene brukes både for å forstå arbeidsformer og arbeidsplasser, og også rammebetingelser gitt av tomt og situasjon, informasjon om organisasjonsmessige forhold, samt øvrige ambisjoner for prosjektet. Det første perspektivet bidrar til en forståelse av dagens situasjon. Det andre perspektivet bidrar til en forståelse av mulighetsrommet i fremtiden. Det tredje perspektivet bidrar til å identifisere nødvendige endringer i lys av vedtak om aktivitetsbasert arbeidsplasser og et fremtidig departmentsfellesskap. ARBEIDSFASER Arbeidet med programmeringen består av overlappende faser med ulik grad av brukerinvolvering. Den innledende fasen i programmeringen består av forberedelser og etablering av aktivitetsplaner for gruppene på de ulike nivåene. Videre planlegges og gjennomføres brukerinvolvering og annen informasjonsinnhenting. Det innsamlede materialet analyseres og valideres, og rom - og funksjonsprogrammet ferdigstilles. Brukerutvalget er involvert i alle disse fasene. Øvrig brukerinvolvering er spesifisert i kapitlet «Aktiviteter». Planleggingen og gjennomføringen av aktiviteter er basert på at alle perspektivene har en sentral rolle i programmering. Gjennom hele programmeringsprosessen bruker vi hvert av disse perspektivene for å forstå behov og nødvendige funksjoner. Perspektivene bidrar til at rom- og funksjonsprogrammet bygger på en forståelse av dagens praksis og samtidig har tilstrekkelig grad av fleksibilitet til å håndtere ulike fremtidige endringer. Dagens situasjon Fremtidige muligheter Endringer 10

11 Visjon, idé og forutsetninger Planlegging Byggeprogrammering Detaljprosjektering Forprosjektering Bygging Ferdigstillelse og innflytting Rom- og funksjonsprogrammering Generell prosess for byggeprosjeker. Fasene er overlappende. Forberede Planlegge og gjennomføre brukerinvolvering og annen informasjonsinnhenting Validere Rom- og funksjonsprogram Etablere aktivitetsplan Analysere Prosess for rom- og funksjonsprogrammet 11

12 Aktivitetsplan for brukerinvolvering Rom- og funksjonsprogram 04 STRUKTUR FOR ARBEIDET HVORDAN ER ARBEIDET STRUKTURERT? I rom- og funksjonsprogrammering samles, bearbeides, struktureres og forvaltes informasjon om virksomhetens organisasjon og aktiviteter med tilhørende funksjons- og brukskrav. Programmeringsgruppen har representanter fra Statsbygg, departementene og DSS. I tillegg møter ved behov ressurspersoner fra parallelle og tilliggende prosjekt og prosesser i RKV som Plan, Sikkerhet, Miljø, Universell utforming og lignende. Prosjektets kompleksitet og omfang tilsier at det er behov for en nivådeling for å få tilstrekkelig innsikt og sammenheng. All kunnskapsinnhenting og -utveksling i fokusgruppene (nivå 2) og gjennom aktivitetene (nivå 3) utgjør viktige innspill for arbeidet med programmering (nivå 1). nivå 1 Dette nivået ledes primært av Programmeringsgruppen (ProG), som har et hovedansvar for produksjonen av selve dokumentet «Rom- og funksjonsprogram». Gruppen vil i samarbeid med KMD koordinere all brukermedvirkning tilknyttet utarbeiding av romog funksjonsprogrammet. nivå 2 Dette nivået omfatter overgripende fokusgrupper, gruppert etter hovedfunksjoner. Gruppene skal bidra til å ivareta behov for å få oversikt over viktige prosesser og behov i regjeringskvartalet, og bidra til en prosess for å kunne avveie disse behovene. Gruppene på nivå 2 skal også bidra til å strukturere de aktiviteter som må gjennomføres for innhenting av tilstrekkelig kunnskap om enkeltfunksjoner via de mer detaljerte aktivitetene på nivå 3. nivå 3 Dette nivået representerer detaljkjennskap til enkeltfunksjoner eller -tema. Hovedoppgavene her vil være å bidra til økt kunnskap om disse inn i prosjektet. Arbeidsoppgavene vil omfatte både konkret kartlegging av status for funksjonene i dag, utforsking av fremtidsmuligheter og tilrettelegging av pågående endringsprosesser. Detaljerte beskrivelser av aktiviteter på nivå 3 vil utarbeides i dialog med aktørene i fokusgruppene på nivå 2. 12

13 Programmeringsgruppe Arbeidsplasser Fokusgruppe 1 SAPU Fellesfasiliteter Fokusgruppe 2 Helse og velferd Fokusgruppe 3 Administrative fellestjenester Fokusgruppe 4 Driftsrelaterte funksjoner Fokusgruppe 5 Ekisterende bygg *1 Byliv Universell utforming Miljø Sikkerhet Aktivitet 4 Aktivitet 4 Aktivitet 4 Aktivitet 4 Aktivitet 4 *1 Arbeidet med Eksisterende bygg og Byliv vil bli påvirket av den pågående planprosessen. Spesifiseringen av arbeidet i disse gruppene avventes til evaluering av parallelloppdragene for regjeringskvartalet er avsluttet. Universell utforming, Sikkerhet og Miljø er temaer som organiseres i egne dedikerte grupper og forankres i nivå 2. Temaene går på tvers av fokusgruppene

14 Aktivitetsplan for brukerinvolvering Rom- og funksjonsprogram PROGRAMMERINGSGRUPPEN (ProG) Programmeringsgruppen (ProG) har et spesielt ansvar for å koordinere, vurdere og sammenstille denne informasjonen til rom- og funksjonsprogrammet. Gruppen skal drive arbeidet framover og ha den samlede, overordnede og helhetlige oversikten over prosessen. Prosjektets kompleksitetet tilsier at det er behov for en nivådeling under programmeringsgruppen for å få tilstrekkelig innsikt i alle funksjonsområdene og prosessene som må ses i sammenheng. Funksjonsområdene er derfor inndelt i hovedgrupper, kalt «Fokusgrupper», som vil kunne være delvis overlappende og ha viktige grensesnitt mot hverandre (se egen informasjon om disse). FOKUSGRUPPER Det skal arbeides i fem fokusgrupper. I fokusgruppene planlegges og legges det til rette for informasjonsinnhenting og kunnskapsutvikling innenfor de ulike tematiske områdene fokusgruppene dekker. Deltakere i fokusgruppene oppnevnes av KMD. Fokusgruppe 1, 2 og 5 er etablert, resten vil bli etablert i løpet av våren I det følgende beskrives aktivitetsplanen for brukerinvolvering innenfor de ulike fokusgruppene. Formålet er å fremme en forutsigbar og åpen prosess for alle involverte parter. Nivådelingen som her er presentert er i tråd med vanlig praksis i tidlig fase i alle større og komplekse byggeprosjekter. Representanter i programmeringsgruppen deltar også i flere av undergruppene. Fokusgruppene rapporterer til programmeringsgruppen, Brukerutvalget og KMD. Programdokumentene utvikles gjennom prosessen fram til endelig leveranse, det vil si at de utarbeides suksessivt og i fellesskap ned på et stadig mer detaljert nivå til et omforent sluttdokument, Rom- og funksjonsprogrammet. 14

15 15

16 16

17 AKTIVITETER 17

18 Programmeringsgruppe Arbeidsplasser Fokusgruppe 1 SAPU Fellesfasiliteter Fokusgruppe 2 Helse og velferd Fokusgruppe 3 Administrative fellestjenester Fokusgruppe 4 Driftsrelaterte funksjoner Fokusgruppe 5 Ekisterende bygg Byliv Universell utforming Miljø Sikkerhet 1.1 Kartlegging av dagens arbeidsmønstre 1.2 Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre 1.3 Tilrettelegging for endring Etablering av kommunikasjonsmateriell for Brukerutvalget og departementene Bistand i kommunikasjonsarbeid Utviklingsprosesser med nøkkelpersonell i departementene Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Forankring av fremtidens mulighetsspenn Omvisning på parallelloppdragene med fremtids- og visjonsverksted Testing av fremtidsscenarier Fremtidsverksted med ekspertgrupper Utforskning av fremtidens statsforvaltning Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Spørreundersøkelse Befaring i eksisterende lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell om arbeidsformer Fotodokumentasjon av eksisterende lokaler 18

19 Fokusgruppe 1 - Arbeidsplasser Det skal etableres et godt kunnskapsgrunnlag både når det gjelder den spesielle virksomheten som finner sted i departementene og den mer generelle utviklingen i arbeidsplassutvikling i samfunnet forøvrig. Vi utforsker arbeidsplassene gjennom å se på arbeidsformer og arbeidsmønstre. En arbeidsform identifiseres gjennom de romlige og tekniske behov arbeidet har. Arbeidsmønstre, på sin side, favner et mer helhetlig bilde av sammenhengen mellom ulike arbeidsformer, konkrete arbeidsoppgaver, og departementenes rolle og funksjon. Det innhentes informasjon og kunnskap om arbeidsmønstre og arbeidsformer på tre hovedområder tilknyttet departementenes, SMK og DSS sine arbeidsplasser. *** Kartlegging av dagens arbeidsmønstre. Kartleggingen gjennomføres for å forstå den virksomhet som utøves i regjeringskvartalet, og de romlige behov som ulike arbeidsformer i denne virksomheten har. Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre. Det er nødvendig å gjøre grundig utforsking av mulighetsrommet for fleksible og fremtidsrettede arbeidsplasser. Dette gjelder muligheter for endring i både organisatorisk, teknologisk og fysisk utforming. Tilrettelegging for endring. God kunnskapsspredning og kommunikasjon om programmeringsarbeidet er nødvendig for å tilrettelegge for fremtidige endringer. *** Dette kapitlet beskriver hovedområdene for arbeid med arbeidsplasser, og de ulike aktivitetene som skal gjennomføres for å få tilfredsstillende brukerinvolvering på alle tre områdene. 19

20 Kartlegging av dagens arbeidsmønstre Fremtidens arbeidsplasser kan ikke skapes uavhengig av dagens praksis. Det er derfor viktig å kartlegge dagens arbeidsformer og arbeidsmønstre grundig. For å få gode kartlegginger kombineres kvantitative og kvalitative metoder med tilgjengelig dokumentasjon om arbeidsmønstre. Ved at resultatene fra de ulike undersøkelsene bearbeides både separat og i sammenheng etableres et nyansert bilde av dagens praksis. Hovedformålet med disse undersøkelsene er å identifisere likheter mellom de ulike departementene, for deretter å finne ulikheter. Dette vil bidra til å identifisere eventuelle behov for fleksibilitet i arbeidsplasskonseptet. De ulike aktivitetene som skal gjennomføres for å få gode kartlegginger av dagens arbeidsformer beskrives i dette kapitlet. Arbeidsplasser 1.1 Kartlegging av dagens arbeidsmønstre 1.2 Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre 1.3 Tilrettelegging for endring Etablering av kommunikasjonsmateriell for Brukerutvalget og departementene Bistand i kommunikasjonsarbeid Utviklingsprosesser med nøkkelpersonell i departementene Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Forankring av fremtidens mulighetsspenn Omvisning på parallelloppdragene med fremtids- og visjonsverksted Testing av fremtidsscenarier Fremtidsverksted med ekspertgrupper Utforskning av fremtidens statsforvaltning Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Spørreundersøkelse Befaring i eksisterende lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell om arbeidsformer Fotodokumentasjon av eksisterende lokaler 20

21 1.1.1 Spørreundersøkelse Hva: Spørreundersøkelsen skal gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. En arbeidsform identifiseres gjennom de romlige og teknologiske behov arbeidet har. Dypt konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid, små og store møter er eksempler på arbeidsformer med ulike behov. Hvorfor: Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer mellom departementene og bruk av rom i dagens departementer. Dette gir oss et grunnlag for forståelse av mulig utvikling og behov i fremtiden. Hvem: Alle departements ansatte vil få tilsendt en spørreundersøkelse + SMK + DSS Når: Mai - juni Befaring i eksisterende lokaler Hva: Befaring på utvalgte departementslokasjoner. Hver befaring skal gjennom et antall stoppesteder så som arbeidssoner, møteromsoner, sosiale soner, etc. Departementsansatte bidrar med innsikt om bruk av arealene. Hvorfor: Befaringen med brukere gir oss en kvalitativ forståelse av arbeidsmønster i lokalene. Dette gir god kontekstualisering av spørsmålene fra undersøkelsen. Den viktigste leveranse fra denne aktiviteten er en kvalitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer og bruk av rom i dagens departementer. Hvem: Det skal gås en befaring i alle departement. Noen tilleggsbefaringer kan forekomme. Hver befaring har 8-10 deltagere fra de departement som besøkes. Når: Juni og september Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Hva: Det er flere departement som jobber i lokaler som er mer eller mindre utformet som aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Det skal gjennomføres deltagende observasjon i utvalgte lokaler, samt vurdering av eksisterende dokumentasjon, tidligere undersøkelser og prosessbeskrivelser i disse. Hvorfor: Det er nødvendig å evaluere hvordan eksisterende aktivitetsbaserte arealer fungerer for å bedre forstå hvilke gode og dårlige erfaringer det er gjort i forhold til aktivitetsbaserte arbeidsplassutforming i departementene. Hvem: Det vil velges ut departement som nylig har vært eller er i en prosess der de tar nye lokaler i bruk og som bruker disse til å teste nye arbeidsformer. Når: September desember Registering av bruk i utvalgte lokaler Hva: Det gjennomføres en telling av bruk av utvalgte eksisterende lokaler. Tellingen vil foregå i løpet av en bestemt tidsperiode, og tellingen vil foregå på gitte tidspunkt. Registreringene vil ikke være knyttet til personopplysninger. Den viktigste leveransen er en dokumentasjon av bruken av dagens lokaler. Hvorfor: Formålet med denne aktiviteten er å registrere faktisk bruk av eksisterende lokaler. Dette gir et datagrunnlag som strekker seg ut over egenrapportering, og som fungerer som en validering av denne. Hvem: Det vil gjøres et utvalg av departementslokaler som skal registreres. Registreringen vil gjennomføres av Statsbygg og vil kun i planleggingen involvere departementsansatte. Når: Oktober Dokumentanalyser av eksisterende materiell om arbeidsformer Hva: Dette er et tradisjonelt dokument -og litteraturstudie. Hvorfor: Formålet er å etablere oversikt over formelle beskrivelser av departementenes oppgaver. En slik gjennomgang gir et bilde av retningslinjer, krav, regler og forventninger som er beskrevet for departementsfellesskapets roller, arbeidsoppgaver og former. Dette er nødvendig for å vurdere om enkelte deler av arbeidet har spesielle romlige behov. Hvem: Analysene vil gjennomføres av Statsbygg og vil kun i planleggingen involvere departementsansatte. Når: Hele Fotodokumentasjon av eksisterende lokaler Hva: Det skal gjennomføres fotoworkshop med et utvalg departementsmedarbeidere. En fotoworkshop innebærer at deltagerne tar bilder av arbeidslokalene ut fra bestemte temaer og kommenterer disse. Hvorfor: Fotodokumentasjon gir kvalitative data som er mer symbolsk orientert enn andre undersøkelser. Fotografiske metoder tapper inn andre kilder til informasjon enn andre metoder og bidrar til et unikt perspektiv på lokaler og behov Hvem: Utvalgte departmentsansatte. Når: Januar

22 Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre Rom- og funksjonsprogrammet skal beskrive langsiktige behov knyttet til utforming av arbeidsplasser for departmentsfellesskapet. Samtidig pågår en rivende utvikling både i arbeidsformer og arbeidsplassutforming. Denne utviklingen gjelder både bruk av teknologi, organisering og ikke minst fysisk utforming av arbeidsplasser. For å skape fremtidsrettede og fleksible arbeidsplasser er det viktig å ta hensyn til den utvikling i arbeidsmønster som skjer også før nytt regjeringskvartal er bygd. Å forsøke å se inn i fremtiden er en utfordrende oppgave. I arbeidet med rom og funksjonsprogrammet løses denne utfordringene ved å identifisere mulighetsspennet i utviklingen. Dette innebærer at det skapes og vurderes ulike beskrivelser av fremtidens arbeidsmønstre. Det gjennomføres aktiviteter som bidrar til å samle kunnskap om dette mulighetsspennet, både når det gjelder spesielle kjennetegn ved departementene og den mer generelle utviklingen i samfunnet for øvrig. Hovedformålet med disse undersøkelsene er å skape et rom og funksjonsprogram som kan ta hensyn til dette mulighetsspennet, og dermed bidrar til å skape arbeidsplasser som er gode, i dag og i morgen. Arbeidsplasser 1.1 Kartlegging av dagens arbeidsmønstre 1.2 Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre 1.3 Tilrettelegging for endring Etablering av kommunikasjonsmateriell for Brukerutvalget og departementene Bistand i kommunikasjonsarbeid Utviklingsprosesser med nøkkelpersonell i departementene Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Forankring av fremtidens mulighetsspenn Omvisning på parallelloppdragene med fremtids- og visjonsverksted Testing av fremtidsscenarier Fremtidsverksted med ekspertgrupper Utforskning av fremtidens statsforvaltning Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Spørreundersøkelse Befaring i eksisterende lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell om arbeidsformer Fotodokumentasjon av eksisterende lokaler 22

23 1.2.1 Omvisning på parallelloppdrag med fremtids og visjonsverksted Hva: Brukerutvalget vil få en omvisning og presentasjon, med påfølgende diskusjon og visjonsverksted. Det vil være to hovedfokus i verkstedet. 1) Sammenhengen mellom de ulike forslagene og forestillingen om det fremtidige departementsfellesskapet. 2) Hvilke nye ideer og tanker forslagene har satt i gang i tilknytning til rom- og funksjonsprogrammet. Hvorfor: Aktiviteten har som mål å få i gang diskusjoner rundt de ulike forslagene fra et brukerperspektiv. Samtidig legger aktiviteten til rette for at brukerutvalget diskuterer forslagene i parallelloppdragene i sammenheng med visjon og mål i regjeringsbeslutningen. Hvem: Brukerutvalget Når: April Testing av framtidsscenarier Hva: En prototype er løsning under utprøving. Prototyper på aktivitetsbasert kontor kan etableres og testes i ulike løsninger fra tegninger til praktisk eksperimentering. Arbeidet gir mulighet til videreutvikling og eksperimentering med ulike løsninger beskrevet i framtidsscenario. Hvorfor: Slike prototyper gir rom for å forbedre og utforske muligheter i ulike arbeidsplasskonsepter. Prototyper vil etableres og ulike brukere vil engasjeres i evaluering av disse. Dette gir grunnlag for strategiske valg om mulige arbeidsplasskonsept basert på praktiske erfaringer og kreativ testing av muligheter. Hvem: Utvalgte departementsansatte Når: Oktober 2015 og februar Fremtidsverksted med ekspertgrupper Hva: Ulike fremtidsverkstedsmetoder brukes for å identifisere scenarier for fremtidens arbeidsplass og fremtidens arbeidsmønster i samfunnet generelt, og i departementene spesielt. Aktuelle tema vil kunne være; arbeidsprosesser og arbeidsmarkedet, teknologi, demografi, arbeidslivskultur, urbanisme etc. Hvorfor: Å skape ulike scenario gir rammer for utforskning av mulighetsrommet i arbeidsplasskonseptet, og gir dermed et bredt grunnlag for å ta gode valg om mulige arbeidsplasskonsept. Dette er nødvendig for å skape fleksible, fremtidsrettede arbeidsplasser Hvem: Utvalgte eksperter vil inviteres til å delta på verksted. Vi antar at noen av ekspertene også finnes blant brukerne. Når: November mars Utforskning av fremtidens statsforvaltning Hva: Dette er en tradisjonell utredningsprosess der temaet er fremtidens arbeidsformer og kontorarbeidsplasser i statsforvaltningen. I dette arbeidet samler vi eksisterende fremtidsprognoser, NOU er. rapporter, historiske analyser av departementene før og nå samt relevant forskning. Viktige temaer er utviklingen av teknologi, arbeidsprosesser, demografiske endringer og nye ideer om stat og styring. Hvorfor: Dette gjøres for å få frem statsforvaltningens spesielle behov i forhold til arbeidsplassutforming. Slik sikres faglig og relevante diskusjoner om strategiske valg for arbeidsplasser i fremtidens regjeringskvartal. Hensikten er at rom og funksjonsprogrammet skal være fleksibelt nok til å imøtekomme ulike fremtidige virkeligheter. Hvem: Utredningen vil gjennomføres av Statsbygg, men vil på enkeltområder involvere brukere. Når: Mars april Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Hva: Det gjennomføres referansebesøk til relevante arbeidsplasser i form av kontorbesøk hos institusjoner med aktivitetsbaserte arbeidsutforming. Besøkene er i regi av KMD og vil gjennomføres både i Norge og i utlandet. Materiell vil bli distribuert før besøk slik at deltagerne kan være best mulig forberedt. Hvorfor: Formålet med referansebesøk er å få større innsikt om ulike varianter av aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Referansebesøkene vil fokusere både på utforming., valg av løsninger og effektene av slike løsninger. Et sentralt mål er å se et bredest mulig spekter innenfor realiserte aktivitetsbaserte løsninger. Hvem: Brukerutvalget Når: Hele perioden 23

24 Tilrettelegging for endring I regjeringsbeslutningen er det blant annet vedtatt at fremtidens departmentsfellesskap skal ha aktivitetsbasert arbeidsplassutforming. Overgangen til nye kontorlokaler og nye arbeidsplasser tilsier dermed at departementene, SMK og DSS må gjennom ulike endringer i arbeidsformer. I arbeidet med rom og funksjonsprogrammet vil mulige alternative fremtider løftes frem. Det vil også identifiseres nødvendige endringer. Som et ledd i å tilrettelegge for nødvendige endringer med hensyn på arbeidsplass er det nødvendig med god og bred kommunikasjon om hva disse endringene vil og kan innebære. Situasjonen for utarbeiding av rom- og funksjonsprogram i regjeringskvartalet er svært langsiktig. Den primære oppgaven i forhold til å tilrettelegge for endring er derfor bl.a. å sørge for tilstrekkelig informasjon til de ulike berørte parter. Dette gjelder både informasjon om de faktiske løsninger, men også tilrettelegging for bredere forståelse av hva aktivitetsbaserte arbeidsplassutforming innebærer for departementene. Arbeidsplasser 1.1 Kartlegging av dagens arbeidsmønstre 1.2 Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre 1.3 Tilrettelegging for endring Etablering av kommunikasjonsmateriell for Brukerutvalget og departementene Bistand i kommunikasjonsarbeid Utviklingsprosesser med nøkkelpersonell i departementene Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Forankring av fremtidens mulighetsspenn Omvisning på parallelloppdragene med fremtids- og visjonsverksted Testing av fremtidsscenarier Fremtidsverksted med ekspertgrupper Utforskning av fremtidens statsforvaltning Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Spørreundersøkelse Befaring i eksisterende lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell om arbeidsformer Fotodokumentasjon av eksisterende lokaler 24

25 1.3.1 Etablering av kommunikasjons-materiell for Brukerutvalget og departementene Hva: Det skal etableres kommunikasjonsmateriell som letter kommunikasjons om prosjektet. Relevante eksempler på nye kontorer, lignende prosjekt og ulike løsninger på aktivitetsbasert kontor skal gjøres tilgjengelig. Hvorfor: Kommunikasjonsmateriell er viktig for informasjonsspredning og prosessforståelse. Dette blir nyttig for ikke-faglig forståelse av muligheter i rom og funksjonsprogram. Hvem: Kommunikasjonsmaterialet vil være tilgjengelig digitalt og åpent for alle Når: Hele perioden Bistand i kommunikasjonsarbeid Hva: Det tilbys alle departement som ønsker dette foredrag, seminarer, etc. for å informere om aktivitesbaserte kontor, og øvrig arbeid som gjøres i prosjektet. Hvorfor: Ved denne typen organisatorisk endring er det alltid et stort behov for kommunikasjon til ledere og medarbeidere. Hvem: Alle departement kan be om kommunikasjosnbistand. Prosjektgruppen til Statsbygg vil stille på dette.. Når: Hele perioden Utviklingsprosesser med nøkkelpersonell i departementene Hva: Det skal gjennomføre utviklingsprosesser med nøkkelpersonell for å diskutere muligheter og utfordringer innenfor aktivitetsbaserte kontor. Hvorfor: Det er viktig at personell som skal lede prosessen med å ta nye arbeidsplasser i bruk er klar over de muligheter og utfordringer som ligger i slike løsninger. Hvem: Utvalgte departmentsansatte, særlig relevante deltagere er ansatte med lederansvar. Når: Fra August oktober Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Hva: En prototype er løsning under utprøving. Protyper på aktivitetsbasert kontor kan etableres og testes i ulike løsninger fra tegninger til fullskala eksperiment. Slike prototyper gir rom for å forbedre og utforske muligheter i ulike arbeidsplasskonsepter Hvorfor: Arbeidet med å teste protyper er med å forberede organisasjonen på de endringer som skal komme. Prototyper vil etableres og ulike brukere vil engasjeres i testing av disse. Hvem: Utvalgte departementsansatte Når: Oktober 2015 august Forankring av fremtidens mulighetsspenn Hva: Brukerutvalget inviteres til fremtidsverksted der en skal operasjonalisere «Hva innebærer rom og funksjonsprogrammet for min arbeidshverdag». Arbeidet med en slik operasjonalisering tar utgangspunkt i rom- og funksjonsprogrammet og ulike etablerte fremtidsscenarier. Hvorfor: Brukerutvalget er en viktig kanal for å kommunisere mulighetsspennet i det ferdige rom- og funksjonsprogram til departementene. Slik skal vi sammen tydeliggjøre sluttproduktet på en måte som er enkel å kommunisere til de øvrige i deptartementsfellesskapet. Hvem: Brukerutvalget Når: Oktober

26 Programmeringsgruppe Arbeidsplasser Fokusgruppe 1 SAPU Fellesfasiliteter Fokusgruppe 2 Helse og velferd Fokusgruppe 3 Administrative fellestjenester Fokusgruppe 4 Driftsrelaterte funksjoner Fokusgruppe 5 Ekisterende bygg Byliv Universell utforming Miljø Sikkerhet Felles møterom Besøk/ infosenter Kantine Resepsjon Felles departementskultur VIP-områder 26

27 Fokusgruppe 2 - Fellesfasiliteter Denne gruppa skal fokusere på de viktige sammenbindende fellesfunksjonene i prosjektet og skal diskutere og utforske behov og løsningsalternativer for disse arealene. *** Dette kan omfatte om møterom skal være fellesressurs for flere departementer, besøkssenter, VIP-områder, konferansesenter, informasjonssenter og eventuelle møterom utenfor sikkerhetssonene. Dette bør sees i sammenheng med utforming av arealer som tar imot besøkende, herunder resepsjon og arealer for presse og media. Kantine og kaffebarer bør også sees sammen med disse funksjonene fordi dette er viktige sosiale elementer, og fordi det vil være aktuelt med servering i tilknytning til møter. Denne gruppa skal også generelt drøfte hva slags sosiale møteplasser et nytt regjeringskvartal bør ha for å kunne legge til rette for en felles kultur på tvers av departementene. 27

28 Programmeringsgruppe Arbeidsplasser Fokusgruppe 1 SAPU Fellesfasiliteter Fokusgruppe 2 Helse og velferd Fokusgruppe 3 Administrative fellestjenester Fokusgruppe 4 Driftsrelaterte funksjoner Fokusgruppe 5 Ekisterende bygg Byliv Universell utforming Miljø Sikkerhet Treningsarealer Barnepass/ velferd BHT-funksjoner Garderober i fellesareal 28

29 Fokusgruppe 3 - Helse- og velferd Fokusgruppa skal ivareta støttefunksjoner som ivaretar de ansattes helse- og velferdsbehov og eventuelle behov knyttet til vernetjeneste m.m. *** Dette kan omfatte bedriftshelsetjenesten, barnepass, tilrettelegging for ansatte med spesielle behov osv. 29

30 Programmeringsgruppe Arbeidsplasser Fokusgruppe 1 SAPU Fellesfasiliteter Fokusgruppe 2 Helse og velferd Fokusgruppe 3 Administrative fellestjenester Fokusgruppe 4 Driftsrelaterte funksjoner Fokusgruppe 5 Ekisterende bygg Byliv Universell utforming Miljø Sikkerhet Bibliotek Arkiv IKT-tjenester Mediaproduksjon Øvrige fellesfunksjoner 30

31 Fokusgruppe 4 - Administrative fellestjenester Fokusgruppen skal ivareta alle administrative tjenester som er, eller kan være, fellesfunksjoner i et nytt regjeringskvartal, herunder bibliotek, arkiv, IKT-tjenester inkludert både produksjon og brukerstøtte m.m., økonomi/regnskap, publikums- og medietjenester, TV-produksjon, webtjeneste og trykkeri m.m. *** De fleste av disse funksjonene utføres i dag av DSS, men mange funksjoner er i dag også knyttet til de enkelte departementene. Mulige fellesløsninger skal vurderes for det nye bygget, og denne gruppa har derfor et særlig ansvar for også å kartlegge eventuelle prosesser med sikte på mulige kommende fellestjenester og for å drøfte fremtidig utvikling av administrative fellesfunksjoner relatert til areal- og nærhetsbehov. 31

32 Programmeringsgruppe Arbeidsplasser Fokusgruppe 1 SAPU Fellesfasiliteter Fokusgruppe 2 Helse og velferd Fokusgruppe 3 Administrative fellestjenester Fokusgruppe 4 Driftsrelaterte funksjoner Fokusgruppe 5 Ekisterende bygg Byliv Universell utforming Miljø Sikkerhet FDV og logistikk Alt kjøretøyrelatert Post-/ varemottak, avfall Vakttjenester 32

33 Fokusgruppe 5 - Driftsrelaterte funksjoner For temaet driftsrelaterte funksjoner opprettes det en egen fokusgruppe. Fokusgruppen skal ivareta alle FDV-funksjoner (forvaltning, drift og vedlikehold), inkludert renhold og miljø, post- og varemottak, avfallshåndtering, tekniske rom, kontrollfunksjoner, lager m.m. *** Dette temaområdet omfatter også Biltjenestens behov og løsninger for bilog sykkelparkering m.m. Denne fokusgruppa skal også ivareta vakttjenestens behov. 33

34 34

35 KALENDER 35

36 1.1.1 Spørreundersøkelse Tilrettelegging Utforsking av fremtidens Kartlegging av dagens for endring arbeidsmønstre arbeidsmønstre Befaring i eksisterende lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell om arbeidsformer Fotodokumentasjon av eksisterende lokaler Omvisning på parallelloppdragene med fremtids- og visjonsverksted Testing av fremtidsscenarier Fremtidsverksted med ekspertgrupper Utforskning av fremtidens statsforvaltning Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Etablering av kommunikasjonsmateriell for Brukerutvalget og departementene Bistand i kommunikasjonsarbeid Utviklingsprosesser med nøkkelpersonell i departementene Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Forankring av fremtidens mulighetsspenn Kvartalsvis utkast RFP mar apr mai juni juli aug sept

37 Klar for presentasjon i brukerutvalg Kvartalvis utkast RFP Kalenderen er et dynamisk dokument som viser planlagte aktiviteter med brukerinvolvering og også når resultater fra disse aktivitetene vil bli presentert i brukerutvalget. Kalenderen viser foreløpig kun aktiviteter i fokusgruppe 1. Når de andre fokusgruppene etableres vil kalenderen kompletteres med aktiviteter som foregår under disse fokusgruppene. okt nov des jan feb mar apr mai juni juli aug sept okt

38