N O T A T. Til: SESAM Fra: NTNU Campusutvikling Om: Kartlegging og konseptutvikling i følge med utvikling av Samlet campus i Trondheim

Transkript

1 AMU-sak 28/17 NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Sak xx/ Saksansvarlig:.. Saksbehandler:.. Arkiv: (ephorte-saksnr.) N O T A T Til: SESAM Fra: NTNU Campusutvikling Om: Kartlegging og konseptutvikling i følge med utvikling av Samlet campus i Trondheim Tilråding: Orientering om planlagte aktiviteter og prosess Bakgrunn: NTNU i Trondheim skal over de kommende årene samles i en campus i området rundt Gløshaugen. I den forbindelse gjennomfører NTNU i 2017 og 2018 tre delprosjekt: Fysisk plan, Faglig lokalisering og Kartlegging og konseptutvikling. Resultatet fra disse delprosjektene utgjør masterplan for videre utvikling av samlet campus i Trondheim. Delprosjektet Kartlegging og konseptutvikling skal kartlegge eksisterende situasjon og utforske muligheter knyttet til aktiviteter og arealbruk. Hensikten er å ha et datagrunnlag på plass for å beskrive og anbefale arealkonsepter for ulike typer arealer, blant annet arbeidsplasser, læringsarenaer, knutepunkt, studentvelferd og frivillighet og areal for samarbeidspartnere. Arbeidet skal lede frem til grunnlag for rom- og funksjonsprogram for nybygg og ombygginger av eksisterende bygningsmasse. Dette betyr at arbeidet skal resultere i en beskrivelse av behov som arkitekter og ingeniører kan ta i bruk når de skal utforme bygg og campus. Disse beskrivelsene skal ha legitimitet hos alle berørte parter, være kunnskapsbasert og tuftet på en forutsigbar og åpen prosess. Arbeidet med Kartlegging og konseptutvikling gjennomføres av en prosjektgruppe fra NTNU Campusutvikling. Prosjektgruppen har ansvaret for å beskrive arealkonsept for ulike arealtyper ved NTNU, samt å drive prosessen med brukerinvolvering. Side 1 av 5

2 Det er knyttet en arbeidsgruppe med deltagere fra NTNU og NTNU Campusutvikling til de ulike typene areal som skal beskrives: Arbeidsplasser, Læringsarenaer, Knutepunkt, Studentvelferd og frivillighet og Samarbeidspartnere er de arbeidsgruppene som foreløpig er opprettet. Det kan bli flere hvis prosjektet ser behov for det. I tillegg til arbeidsgrupper samarbeider prosjektgruppen med NTNUs faglige ekspertise på områder som er relevante for utvikling av gode arealkonsepter. Noen av temaene som hittil er identifisert er bærekraft, drift, teknisk laboratorievirksomhet, pedagogikk, bibliotek, og urban utforming. Listen er ikke utfyllende. I forbindelse med kartlegging av eksisterende situasjon og utforsking av muligheter gjennomføres det en rekke kartleggings- og utforskningsaktiviteter som involverer ansatte og studenter i NTNUs organisasjon. Det er i hovedsak en spørreundersøkelse som er gjennomført blant alle NTNUs ansatte og studenter samt utfyllende kartleggingsaktiviteter som gjennomføres på utvalgte deler av campus. Aktiviteter, formål og planlagt tidsplan for gjennomføring er beskrevet i sin helhet i vedlagte plan for brukerinvolvering. Tidsplan og arbeidspakker i delprosjektet: Spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen om aktiviteter og arealbruk ble gjennomført blant alle ansatte og alle studenter i perioden 20. september-2. oktober. Side 2 av 5

3 Hensikten var å ha mer dokumentert kunnskap om hvordan campus fungerer for studenter og ansatte i dag. Et dekkende bilde av nåsituasjonen er en del av kunnskapsgrunnlaget når behov skal analyseres og kartlegges, men spørreundersøkelsen dekker ikke bildet av nåsituasjon alene. Resultatene brukes til å velge arenaer for videre undersøkelser Hva er bra/dårlig her? Hvorfor svarer respondentene slik? Hvordan kan vi bruke det i videre campusutvikling? Den gir en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter mellom aktiviteter og organisatoriske enheter og en dypere innsikt i hvor godt eller dårlig arealer og tjenester støtter arbeidet for både ansatte og studenter. Resultatene fra spørreundersøkelsen forteller oss altså ikke hvilke løsninger som skal etableres. Den er første steg i kartleggingen av dagens situasjon, og gir retning for videre undersøkelser. Prosjektet har mottatt en del spørsmål og reaksjoner på spørreundersøkelsen. De oftest stilte spørsmålene er gjort tilgjengelige på informasjonssiden om spørreundersøkelsen: Registrering Formålet med denne aktiviteten er å registrere faktisk bruk av eksisterende lokaler. Dette gir et godt grunnlag for å forstå arealbruk og -behov. Et slikt datagrunnlag strekker seg ut over egenrapportering, og fungerer gjerne som en validering av denne. Registreringen gjennomføres ved at det telles hvor mange mennesker som befinner seg i et gitt areal (kontor, møterom, fellesareal, osv.). Dette vil foregå fire ganger om dagen til faste tidspunkt, over to uker. Registreringene vil ikke være knyttet til personopplysninger. Den viktigste leveransen er en dokumentasjon av bruken av dagens lokaler. Det vil gjøres et utvalg av lokaler som skal registreres. Oppdragsgiver og brukergruppe involveres i planlegging og gjennomføring. Registreringen gjennomføres av representanter fra oppdragsgiver og/eller rådgiver. Rådgiver vil stå for opplæring av de som skal registrere. Registrering planlegges gjennomført på Handelshøyskolen og Akrinn i siste halvdel av november Registrering ved øvrige lokasjoner anbefales gjennomført i februar Hensikten er å redusere arbeidsomfanget i organisasjonen, men likevel være i stand til å innhente nødvendig data innenfor prosjektets framdrift. Gåtur Gåtur som metode er designet for å undersøke bruk og behov i ulike arealer. Formålet er å samle erfaring fra brukerne rundt spesifikke tema, og få kunnskap om hvor og hvorfor noe fungerer bra eller dårlig. Brukbarhet sett i sammenheng med hva og for hvem, er et sentralt spørsmål på dette stadiet. Metoden er en type gruppeintervju som foregår gående, med utvalgte stoppesteder. Antall deltakere per gåtur er typisk 8-10 personer. Deltagerne spaserer sammen med fasilitator gjennom dagens lokaler og diskuterer eksisterende bruk av disse. Gåtur er en anerkjent metode innen Side 3 av 5

4 bygningsevaluering og behovsanalyser. Blant annet er metoden dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF (NTNU 2011). Erfaringen fra gåturen brukes til å etablere typebeskrivelser av arbeid som finnes i organisasjonen og i hvilke romlige fasiliteter disse gjennomføres. En slik gåtur gir et alternativt bilde av eksisterende arbeidsmønster. Samtidig gir dette en mulighet til å forstå om eksisterende arbeidsmønstre er formet på grunn av, eller på tross av, mulighetene som ligger i eksisterende lokaler, og kan dermed gi gode indikasjoner på funksjonelle behov. Gåtur gjennomføres i etterkant av spørreundersøkelse om aktiviteter og arealbruk. Dette fordi gåturen også undersøker og utdyper svarene fra spørreundersøkelsen, gjennom å etablere en kontekst til svarene. I tillegg vil slike gåturer gi opplysninger som faller helt utenfor de spørsmål som spørreundersøkelsen stiller, og slik gi et rikere bilde av arbeidsmønstrene enn en spørreundersøkelse alene kan. En gåtur har typisk 8-10 deltakere, og varer i to - tre timer. Det er ofte nyttig å gjennomføre flere gåturer, slik at man kan involvere flere deltakere og dekker mer areal. Deltakerne til gåtur blir rekruttert for å representere brukere av de aktuelle arealene som skal besøkes, men også for å representere ulike roller og posisjoner. En typisk inndeling vil kunne være en gåtur for studenter, en for vitenskapelig ansatte og en for administrativt ansatte. Arealene som skal besøkes velges gjerne ut for å dekke ulike typer, som for eksempel auditorium, kaffekrok og kontor. I tillegg velger man ut for å få en variasjon mellom hva som oppfattes som gode arealer og mindre gode. Resultatene fra gåturen blir rapportert i etterkant gjennom en kort beskrivelse av stoppestedene ut fra fysisk, teknologisk og organisatoriske faktorer. I tillegg beskrives både fellestrekk og spesielle funn når det gjelder bruksmønster. I analysen av materialet fra gåtur etableres det ulike typebeskrivelser av arbeid. Resultatene brukes sammen med resterende kartleggingsmateriale, som til sammen vil gi en variert beskrivelse av arealene som kartlegges. Gåtur planlegges gjennomført på Handelshøyskolen og Akrinn i siste halvdel av november Gåtur ved øvrige lokasjoner anbefales gjennomført i februar Hensikten er å redusere arbeidsomfanget i organisasjonen, men likevel være i stand til å innhente nødvendig data innenfor prosjektets framdrift. Gjennomføring av utfyllende kartleggingsaktiviteter på Kalvskinnet og Handelshøyskolen Handelshøyskolen og Akrinn er to nye bygg (2013 og 2016) hvor det er planlagt og bygget svært ulike arbeidsplasskonsept. Informasjonsverdien ved å kartlegge arbeidsmønster og arealbruk ved disse to lokasjonene vil være stor, da det vil gi et godt sammenligningsgrunnlag og vil ha færre variabler med hensyn til endringer over tid, ettersom dette er bygg som er tatt i bruk relativt nylig. Det er derfor ønskelig å gjennomføre utdypende kartleggingsaktiviteter ved disse to lokasjonene i november Utfyllende kartleggingsaktiviteter ved øvrige lokasjoner for å undersøke tendenser som fremkommer i spørreundersøkelsen planlegges gjennomført i februar Side 4 av 5

5 Plan for involvering av tillitsvalgte: Dato Forum Kommentar Status 18. oktober 2017 Orientering i AMU Innkalt 20. oktober 2017 Drøfting i SESAM Innkalt 30. oktober 2017 Orientering i LOSAM IV? Foreslått fra prosjektet. Dekkes av SESAM? Ettersom det er mer enn tre LOSAM involvert på Akrinn 6. november (NV) Orientering i LOSAM NV og IE? 02. november 2017 Orientering i LOSAM RO? Møtedatoer ikke kjent Foreslått fra prosjektet Dekkes av SESAM? Ettersom det er mer enn tre LOSAM involvert på Akrinn Foreslått fra prosjektet Dekkes av SESAM? Ettersom det er mer enn tre LOSAM involvert på Akrinn 06. november 2017 Orientering i LOSAM ØK Foreslått fra prosjektet November 2017 Gjennomføring av registrering og gåtur ved Handelshøyskolen og Akrinn Januar/februar 2018 Orientering i aktuelle LOSAM og AMU Møtedatoer ikke kjent. Eventuelt SESAM Februar 2018 Gjennomføring av registrering og gåtur ved Handelshøyskolen og Akrinn Januar-februar 2018 Mai 2018 Orientering om foreløpige analyser og funn i SESAM Orientering om anbefaling i forkant av at det legges frem for NTNUs ledelse for beslutning. SESAM Eventuelt AMU Vedlegg: Plan for brukerinvolvering: Kartlegging og konseptutvikling.. Side 5 av 5

6 Plan for brukerinvolvering NTNUs Campusutvikling fase 2 Versjon 1 2

7 3 NTNU

8 Innhold INTRODUKSJON Innledning 8 Organisering av prosjektet 10 Organisering delprosjekt kartlegging og prosjektutvikling 11 ORGANISERING AV INVOLVERING Involvering 15 Arbeidsstruktur med faser 17 Arbeidspakker 19 Grad av involvering 23 Involverte 24 GJENNOMFØRING Utforske muligheter 29 Kartlegge eksisterende 32 KALENDER Tidsplan 39 4

9

10 Introduksjon

11 1 Visjon I første fase besluttes den strategiske retningen for campusutvikling. I denne fasen konkretiseres NTNUs visjon, prinsipper og suksesskriterier for campus. De som er involvert i den aktuelle campusutbyggingen informeres og gjøres kjent med de overordnede strategiske rammene. I tillegg besluttes området eller områder hvor det skal etableres nybygg. 2 Definere I andre fase etableres den helhetlige planen for utforming av campus. Det defineres hvordan ulike fag og funksjoner skal lokaliseres i forhold til hverandre. I store prosjekter bestemmes det også når delprosjekter skal gjennomføres. I tillegg stadfestes alle delkonsept for utforming av arealtyper. Et delkonsept er rammene for ulike typer areal. For eksempel læringsareal, laboratoriestruktur, arbeidsplassutforming, funksjoner i knutepunkt, uterom og forbindelser mellom knutepunkt. 3 Designe VURDERE STRATEGI FOR CAMPUSUTVIKLING DEFINERE OVERORDNEDE BEHOV OG MULIGHETER PROGRAMMERE, DESIGNE OG PROSJEKTERE CAMPUS I tredje fase knyttes beskrivelse av rom og funksjoner direkte til de organisatoriske enhetene som skal bruke dem. I denne fasen skal behovet for funksjonalitet i enkeltprosjekter beskrives. Det gjøres ved at konkrete enheter og gruppers behov for funksjonalitet, defineres i et rom- og funksjonsprogram. Romog funksjonsprogrammet er underlaget arkitekter og entreprenører benytter for å designe og prosjektere de aktuelle byggene og områdene. 4 Bygge BYGGE CAMPUS I fjerde fase gjennomføres bygging. Fasen resulterer i ferdig utstyrte og innflyttede lokaler. En vesentlig del av fasen vil være kvalitetssikring og kompetanseoverføring fra NTNUs organisasjon som skal bruke lokalene til de utførende entreprenørene som bygger. Dette er også fasen hvor organisasjonen forbereder seg på å ta i bruk nye lokaler. 5 Bruk BRUKE CAMPUS I femte fase er nye lokaler tatt i bruk. Ansvaret for bygg og bruk overleveres fra prosjektorganisasjon til driftsorganisasjon. Fasen innledes med en prøvedriftsperiode, hvor det vil være mulig å teste og avdekke eventuelle behov for tilpasninger, enten organisatorisk eller ved justering av funksjonalitet. 7

12 Introduksjon PROGRAM FOR INVOLVERING I NTNU CAMPUSPROSJEKT NTNU har utviklet et rammeverk for involvering i campusutvikling. Rammeverket har to overordnede mål: 1. Bidra til at NTNUs campusprosjekter er forutsigbare og etterrettelige for NTNUs medarbeidere, studenter, ledere og andre interessenter. 2. Sørge for at Campusprosjektet til enhver tid har nødvendig kunnskap om den virksomheten som campus bygges for. Rammeverket viser når viktige spørsmål i campusutviklingsprosjekter stilles, hvem disse stilles til, og når ulike avgjørelser fattes. Planen som presenteres her tar utgangspunkt i Program for brukerinvolvering, og spesifiserer hvordan ansatte og studenter ved NTNU involveres i fase 2 av NTNU Campusprosjektet. NTNUS program for brukerinvolvering i alle faser av NTNUs Campusprosjekt finner du her: 8

13 Hva ønsker NTNU å oppnå? Hva skal campus inneholde? Hvordan skal campus utformes? Hvordan skal organisasjonen bruke lokalene? Hvordan forbedre campus? Fase 1 Aktiviteter Fase 2 Aktiviteter Fase 3 Aktiviteter Fase 4 Aktiviteter Fase 5 Aktiviteter V I S J O N K O N S E P T E R B E H O V S B E S K R IV E L S E F O R B ER E D E O R GA N IS A SJ O N F O R B E D R E B R U K Visjon Helhetlig plan Rom-og funksjonsprogram Kvalitetssikrede løsninger Evaluering av bruk Prinsipper Konsepter for utforming Design Lokalisere personer Tilpassing av lokaler Overordnet lokalisering Lokalisere enheter og fagmiljø Byggeprogram Bruksregler 1 Visjon 92 Definere 3 Designe 4 Bygge 5 Bruke

14 Organisering av prosjektet HOVEDPROSJEKTET Alle campusprosjekt ved NTNU gjennomføres gjennom fem faser. I fase 1 vurderes strategi for campusutvikling: Hva ønsker NTNU å oppnå med sine campus? I fase 2 defineres overordnede behov og muligheter: Hva skal campus inneholde? I fase 3 programmeres, designes og prosjekteres campus: Hvordan skal campus utformes? I fase 4 bygges campus. Samtidig vil sluttbrukerne her definere hvordan de best skal bruke sine areal. Fase 5 er knyttet til bruk av campus: Hvordan skal campus forbedres? FASE 2: HVA SKAL CAMPUS INNEHOLDE? Fase 2 består av 3 delprosjekt: Helhetlig plan Her utvikles en helhetlig plan for de fysiske hovedgrepene for utforming av Campus. Det handler om å se campus fra utsiden: Hvilke tomter skal brukes? Hva er hovedgrepet for utforming? Hvordan integreres NTNU med byen? Konsepter for utforming Her utvikles konsepter for utforming av ulike typer areal. Det handler om å se Campus fra innsiden: Hva er behovene som skal tilfredsstilles på campus? Hvordan skal det legges til rette for behovene i et kortsiktig og langsiktig perspektiv. Lokalisere enheter i fagmiljø Her utvikles en plan for hvilke fagmiljø som skal samlokaliseres. Her ser man campus fra et virksomhetsperspektiv, og planen er avhengig både av hvilke fagmiljø som kan dra nytte av hverandre, og hvordan behovene disse har kan tilfredsstilles i samla campus for Trondheim. 10

15 Hva skal campus inneholde? DELPROSJEKT KARTLEGGING OG KONSEPTUTVIKLING Fase 2 Aktiviteter K O N S E P T E R Helhetlig plan Konsepter for utforming Konsepter for utforming Delprosjektet «konsepter for utforming» omfatter varierte oppgaver. Delprosjektet skal levere beskrivelse av flere typer arealer, blant annet arbeidsplasser, læringsarenaer, knutepunkt, studentvelferd og frivillighet og areal for samarbeidspartnere. Arbeidet skal lede frem til grunnlag for rom- og funksjonsprogram for nybygg og ombygginger av eksisterende bygningsmasse. Dette betyr at arbeidet skal resultere i en beskrivelse av behov som arkitekter og ingeniører kan ta i bruk når de skal utforme bygg og campus. Det er et mål at disse beskrivelsene skal ha legitimitet hos alle berørte parter, være kunnskapsbasert og tuftet på en forutsigbar og åpen prosess. Vårt prosjekt PROSJEKTGRUPPE ARBEIDSGRUPPER FAGEKSPERTER Lokalisere enheter og fagmiljø 2 Definere 11

16 Arbeidet med Kartlegging og konseptutvikling er organisert gjennom en prosjektgruppe fra NTNU Campusprosjektet. Prosjektgruppen har ansvaret for å beskrive arealkonsept for ulike arealtyper ved NTNU, samt å drive prosessen med brukerinvolvering. Det er knyttet en arbeidsgruppe med deltagere fra NTNU og NTNU Campusprosjektet til de ulike typene areal som skal beskrives. Arbeidsplasser, Læringsarenaer, Knutepunkt, Studentvelferd og frivillighet og Samarbeidspartnere er de arbeidsgruppene som foreløpig er opprettet. Det kan bli flere hvis prosjektet ser behov for det. ARBEIDSGRUPPER: - Arbeidsplasser - Læringsareal - Knutepunkt - Studentvelferd/ studentfrivillighet - Samarbeidspartnere I tillegg til arbeidsgrupper skal prosjektgruppen også samarbeide med NTNUs faglige ekspertise på områder som er relevante for utvikling av gode arealkonsepter. Noen av temaene som hittil er identifisert er bærekraft, drift, teknisk laboratorievirksomhet, pedagogikk, bibliotek, og urban utforming. Listen er ikke utfyllende. ØVRIGE TEMA: - Bærekraft - IT - Drift - Tekniske laboratorier - Pedagogikk - Eksisterende bygninger - Urban utforming 12

17

18 Organisering av involvering Fase 2

19 SLUTTBRUKERE Gruppen omfatter primært ansatte, studenter og samarbeidspartnere på campus. Sluttbrukere involveres i ulike faser i prosjektet gjennom representativ deltakelse, gjennom lederstrukturen i organisasjonen og gjennom bredere involveringsarrangement. Massekommunikasjon og informasjonsdeling vil være hovedkanaler for å nå majoriteten av sluttbrukere. Det vurderes fortløpende om og hvordan potensielle brukere som besøkende, byens befolkning og arbeids- og næringsliv skal få informasjon og muligheter for involvering. FAGEKSPERTER Fageksperter er de som sitter med kompetanse som Campusprosjektet trenger, utover rollen som kunnskapsbærer om virksomheten. Fageksperter involveres ofte for å samle informasjon, eller for å samarbeide med campusprosjektet om spesifikke tema. Dette kan gjelde alt fra strategiske føringer, funksjonsbeskrivelser eller løsninger. Fageksperter fra NTNU vil tidvis være involvert i en dobbelt rolle, både som fagekspert på sitt område, og som bruker av campus. TILLITSVALGTE Med tillitsvalgte forstår vi representanter i formelle hørings- eller medvirkningsorgan. Begrepet inkluderer bl.a. verneombud, arbeidsmiljøutvalg og læringsmiljøutvalg, studentdemokratiet og andre studentrepresentanter i tillegg til LOSAM/SESAM og fagforeningsrepresentanter. Tillitsvalgte involveres både gjennom formelle medvirkningsfora og gjennom deltagelse i partssammensatte grupper. Også i faser hvor det er ikke er lovregulert behandling i formelle medvirkningsfora, ønsker Campusprosjektet å forankre hos, kommunisere med og informere ulike grupper tillitsvalgte. BESLUTNINGSTAKERE Det er mange ulike besluttende nivå i campusutviklingen. Det vil i tillegg til beslutning og rapportering være vesentlig å involvere besluttende nivå i ulike forankringsaktiviteter for å gjøre kjent med, og skape eierskap til arbeid og fremgangsmåte i campusutviklingen. 15

20 Involvering FORMELL MEDVIRKNING NTNU Campusprosjektet skal sikre at arbeidstaker- og arbeidsmiljøperspektivet blir ivaretatt i alle relevante ledd. Dette inkluderer ivaretakelse av medbestemmelse, drøftinger og forhandlinger i henhold til lov og avtaler. I Fase 2 er slik involvering primært knyttet til informasjonsutveksling med SESAM og AMU i deres faste møter. I tillegg vil AMUs arbeid med arbeidsplassutforming være en del av underlaget for arbeidet med definering av arbeidsplasser. Det legges til rette for formell høringsrunde med mulighet for innspill og kommentarer på utredninger og rapporter som utarbeides som grunnlag for beslutning (Mars 2018). ØVRIG INVOLVERING Campusutvikling på NTNU skal ha dialog og informasjonsutveksling også utover det lovpålagte. Dette for å sikre at perspektiver og kompetanse i organisasjonen og hos høringsparter er en del av beslutningsunderlaget for vedtak. Denne planen for brukerinvolvering i fase 2 beskriver de aktiviteter for involvering av sluttbruker som går utover de som er pålagt i lov og avtaler. 16

21 Trinn med arbeidspakker ARBEIDSPAKKER Involvering av sluttbruker 1 Klargjøre rammer 2 Etablere metode 3 Utforske muligheter 4 Kartlegge eksisterende 5 Analysere 6 Beskrive TRINN 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANBEFALE 05/17-09/17 08/17-02/18 11/17-03/18 01/18-06/18 17

22 Prosjektet er organisert i flere arbeidspakker. Sluttbruker involveres primært i arbeidet med å utforske ulike fremtidige utviklingsmuligheter for campus, og å kartlegge hvordan den eksisterende campus bidrar til å fremme og hemme de oppgaver som skal gjennomføres her. Arbeidspakkene er organisert i flere trinn. Disse trinnene er overlappende i tid. I hvert trinn involveres ulike brukergrupper. Måten de ulike brukergruppene engasjeres på varierer fra trinn til trinn. Sluttbruker involveres primært i trinn 2: Gjennomføre. 18

23 TRINN 1: PLANLEGGE 1 Klargjøre rammer 2 Etablere metode INVOLVERING Sluttbruker: Involveres gjennom arbeidsgrupper utnevnt av rektor. Fageksperter: Involveres i liten grad. Identifisere eksterne og interne føringer for fase 2, for eksempel strategiske og økonomiske måltall. Operasjonalisere de prinsipper og kriterier som gjelder for NTNU Campus i mål for ulike arealkonsept. Her etableres en metode for kartlegging og utforsking. Denne skal kommuniseres ut til ansatte. OPPGAVE Tillitsvalgte: Informeres. Beslutningstakere: Godkjenner plan og rammer. Klargjøre de rammer som prosjektet jobber innenfor. Utviklede arealkonsepter skal være tuftet på en forutsigbar og åpen prosess, og slik ha legitimitet hos alle berørte parter. FORMÅL 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANBEFALE 05/17-09/17 19

24 TRINN 2: GJENNOMFØRE 3 Utforske muligheter 4 Kartlegge eksisterende INVOLVERING Sluttbruker: Involveres gjennom aktiviteter beskrevet i denne planen. Fageksperter: Leverer nødvendig kunnskapsgrunnlag. Utforske hvordan behov vil endre seg i fremtiden, samt hvilke faktorer eller trender som vil ha en påvirkning på de fremtidige kravene til campus (kvalitativt og kvantitativt). Beskrive hvilke typer areal NTNU disponerer i dag, hvor mye og hvem som bruker dette arealet, hvilke aktiviteter det brukes til, kvalitative egenskaper ved disse arealene, og opplevd brukskvalitet. OPPGAVE Tillitsvalgte: Informeres. Beslutningstakere: Informeres. Skape grunnlag for et fremtidsrettet campus. Skape grunnlag for anbefaling av behov for nye areal. Dette gjelder både behov for arenaer og mengder areal. FORMÅL 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANBEFALE 08/17-02/18 20

25 TRINN 3: ANALYSERE 5 Analysere INVOLVERING Sluttbruker: Involveres gjennom arbeidsgrupper. Fageksperter: Leverer nødvendig kunnskapsgrunnlag. Tillitsvalgte: Informasjon og drøfting. Beslutningstakere: informeres, gir tilbakemeldinger og eventuelle føringer. Analysere innkommet materiale. Beskrive ulike mulige konsepter, og hvordan ulike valg kan påvirke prosjektets mål (Samlende, Levende lab, nettverk av knutepunkt, Urban, Effektivitet, Bærekraft) Vurdere hvordan ulike delkonsept (Øvrige arbeidsgrupper) påvirker hverandre. Vurdere konseptbeskrivelsen i sammenheng med konseptbeskrivelser for øvrige arbeidsgrupper/arealkategorier. Realitetsvurdering av hvilke konsept som kan fungere godt for sluttbruker. OPPGAVE FORMÅL 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANBEFALE 11/17-03/18 21

26 TRINN 4: ANBEFALE 6 Beskrive INVOLVERING Sluttbruker: Involveres gjennom arbeidsgrupper. Fageksperter: I liten grad. Tillitsvalgte: Informasjon og drøfting. Beslutningstakere: Diskuterer forslag, beslutter konsept. Beskrive forslag til arealkonsept for alle typer areal, med egnet detaljeringsnivå. Beskrive eventuelle risiko ved konseptet. Gi en samlet anbefaling av arealkonsept for campus NTNU. OPPGAVE FORMÅL 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANBEFALE 01/18-06/18 22

27 GRAD AV INVOLVERING Beslutningstakere Tillitsvalgte Sluttbrukere Fageksperter 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANFEFALE 05/17-09/17 08/17-02/18 11/17-03/18 01/18-06/18 23

28 INVOLVERTE Planen for involvering retter seg mot fire primære målgrupper: Sluttbruker, fageksperter, tillitsvalgte og beslutningstagere. Graden av involvering i de ulike målgruppene varierer gjennom fasen. Stortinget, Regjeringen, Kunnskapsdepartementet, Lokale politikere, Trondheim kommunen, NTNU s styre, rektor med prosjektstyre, og ledergruppe. Fagforeningsrepresentanter, Verneombud, Samarbeidsutvalg (SESAM/LOSAM), Arbeidsmiljøutvalg, Læringsmiljøutvalg, Studentdemokratiet, Studentrepresentanter. Ansatte, Studenter, Samarbeidende aktører, Byens befolkning, Besøkende, Arbeids- og næringsliv. Internasjonal forskningsfront/kunnskapsfront, Tverrfaglige kunnskaps- og kompetansemiljø, Fagmiljø på NTNU og SINTEF, Studentfrivillighet, Innovasjonsmiljø, Lokalt arbeids- og næringsliv, Samarbeidspartnere, Offentlig virkemiddelapparat, Arkitekter, Byplanleggere, Entreprenører, Eksterne rådgivere. 24

29 Arbeidsgrupper Sluttbrukere 1. PLANLEGGE 2. GJENNOMFØRE 3. ANALYSERE 4. ANBEFALE 05/17-09/17 08/17-02/18 11/17-03/18 01/18-06/18 Arbeidet i arbeidsgruppene er intensivt i periodene hvor brukerinvolvering planlegges, resultatene analyseres, og arealkonseptene beskrives. De endelige konseptene vil anbefales til rektorat og styre, hvor beslutning tas. 25

30 Det er etablert egne arbeidsgrupper med sluttbrukere for fase 2: Formål Arbeidsgruppene skal bidra til å etablere kunnskapsgrunnlaget for utvikling av arealkonsept for campus NTNU, samt delta i analysering av hvordan ulike arealkonsept møter de behov og mål som NTNU har. Rammer Arbeidet i arbeidsgruppene skal forholde seg til flere føringer, forutsetninger og mål pekt ut gjennom tidligere vedtak ved NTNU, samt politiske og økonomiske føringer som kan bli gitt underveis i fasen. Deltagere Arbeidsgruppene etableres med deltagere fra flere fakultet, fellesadministrasjonen, og med medlemmer med erfaring fra ulike former for tillitsmannsarbeid. Arbeidsgruppene er imidlertid ikke en partssammensatt gruppe eller en beslutningsgruppe. Den representative medvirkningen foregår i sedvanlige fora. I arbeidsgruppene bidrar deltagerne inn i arbeidet i kraft av egen kompetanse og erfaring. Roller Arbeidsgruppen består av sluttbrukere (ansatte og studenter) fra NTNU og deltakere fra NTNU Campus. Disse deltagerne har ulike roller i Arbeidsgruppen. - Deltagere fra NTNU skal bidra til å etablere kunnskapsgrunnlaget for utvikling av ulike arealkonsept. De deltar som eksperter på organisasjonen (organisering og arbeidsmønster, utforming, teknologi). - Deltagere fra NTNU Campusprosjektet vil drive prosessene for innhenting av kunnskap, samt bidra med å oversette kunnskapsgrunnlaget til konsepter for bruk av ulike typer arealer. Arbeidet i arbeidsgruppene er intensivt i periodene hvor 26

31 G

32 Gjennomføring Involvering av sluttbrukere

33 Utforske muligheter Arbeidgruppe Utforske muligheter Kartlegge eksisterende 1.1 Referansebesøk 1.2. Testing av prototyper 1.3 Campuskafé 1.4 Arbeidsgrupper 1.5 Verksted - Framtid 1.6. Intervjuer 29

34 1.1 Referansebesøk 1.2 Testing av prototyper 1.3 Campuskafé Det gjennomføres referansebesøk til universitet som har kommet langt i utvikling av nye læringsarenaer og arbeidsplasser for ansatte og studenter. Besøkene vil gjennomføres både i Norge og i utlandet. Materiell vil bli distribuert før besøk slik at deltakerne kan være best mulig forberedt. Formålet med referansebesøk er å få større innsikt om ulike måter å tilrettelegge for innovasjon, utdanning, forskning og formidling. Referansebesøkene vil fokusere både på utforming, valg av løsninger og effektene av slike løsninger. Et sentralt mål er å se et bredest mulig spekter innenfor realiserte campusløsninger. Utvalgte ansatte og studenter i arbeidsgrupper. En prototype er løsning Møtepunkt hvor NTNU under utprøving. Prototyper Campusutvikling på læringsarenaer informerer om prosjektet. og utforminger av Kaféen vil også kunne arbeidsplasser og brukes som arena for å møteplasser skal etableres holde workshop, og for og testes i ulike løsninger innhenting av informasjon dette kan skje fra om bruk og behov knyttet tegningsnivå til fullskala til campusareal. eksperiment. Slike prototyper gir rom for å tenke nytt og eksperimentere med nye konsept. Testing av prototyper sammen med sluttbruker gir mulighet for å teste flere versjoner av arealkonsept for å se styrker og svakheter ved disse. Dette gir campus prosjektet verdifull informasjon for forbedring av de ulike arealkonsept. Studenter og ansatte. Etablere en kanal for å informere om prosjektet. Samtidig vil en slik arena kunne brukes for å samle informasjon om bruk og behov knyttet til fremtidens NTNU campus. Studenter og ansatte. HVA HVORFOR HVEM Aktivitetene som beskrives her er besluttet gjennomført. Det kan bli nødvendig med flere aktiviteter enn det som er beskrevet her. 30

35 UTFORSKE MULIGHETER Arbeidgruppe Utforske muligheter Kartlegge eksisterende 1.1 Referansebesøk 1.2. Evaluering av pilotprosjekter 1.3 Campuskafé 1.4 Arbeidsgrupper 1.5 Verksted - Fremtid 1.6. Intervjuer 31

36 1.4 Arbeidsgrupper 1.5 Verksted - Fremtid 1.6 Intervjuer Arbeidsgrupper deltar i analysering av hvordan ulike arealkonsept møter de behov og mål som NTNU har. Deltakerne er utnevnt av rektor og bidrar i arbeidet i kraft av egen kompetanse og erfaring. Sluttbrukere inviteres for å skape et bredt bilde av universitetet som studiested og arbeidsplass i fremtiden. Aktuelle tema vil kunne være; læringsprosesser og arbeidsmarkedet for kunnskapsproduksjon, teknologi, demografi, arbeidslivskultur, urbanisme etc. Formelle, åpne samtaler med intervjuobjekter med spesiell kompetanse knyttet til fremtidens universitet. Intervjuene kan være om ulike tema, og spenne fra pedagogikk, fremtidens læringsmiljø, fremtidens arbeidsplass, bærekraft, IT, drift, og annet. HVA Arbeidsgruppene bidrar til å etablere nødvendig kunnskapsgrunnlaget for campus NTNU. Å skape flere mulige fremtidsbilder tydeliggjør de rammer, muligheter og utfordringer som arealkonseptene ved NTNU skal fungere i. Dette gjør det lettere å skape arealkonsept som har fleksibilitet for flere mulige fremtider ved NTNU. Det er en anledning til å gå i dybden, stille spørsmål og søke forståelse for ulike aspekter ved annen innsamlet data. HVORFOR Sluttbrukere (ansatte og studenter) fra NTNU og deltagere fra NTNU Campusutvikling. Studenter og ansatte. Utvalgte studenter og ansatte. HVEM Aktivitetene som beskrives her er besluttet gjennomført. Det kan bli nødvendig med flere aktiviteter enn det som er beskrevet her. 32

37 Kartlegge eksisterende Arbeidgruppe Utforske muligheter Kartlegge eksisterende 2.1 Spørreundersøkelse 2.2 Registrere bruk 2.3 Gåturer 2.4. Intervjuer 2.5. Verksted: Foto 2.6 Evaluering av piloter 33

38 2.1 Spørreundersøkelse 2.2 Registrere bruk 2.3 Gåturer Spørreundersøkelsen gir svar på hvordan ansatte og studenter opplever at dagens areal støtter det arbeidet og de arbeidsoppgaver som de har. Spørreundersøkelsen er en standardisert undersøkelse om campusareal, og alle svar behandles anonymt. Det gjennomføres en registrering av bruk av utvalgte eksisterende lokaler, for å etablere data om bruksfrekvens. Registreringene knyttes ikke til personopplysninger. Den viktigste leveransen er en dokumentasjon av bruken av dagens lokaler. Befaring på utvalgte universitetslokasjoner. Hver befaring skal gjennom et antall stoppesteder så som læringsareal, arbeidssoner, møteromsoner, sosiale soner, etc. Ansatte og studenter bidrar med innsikt om bruk av arealene. HVA Undersøkelsen gir mulighet til å sammenligne opplevelsen av ulike bygg, og å sammenligne svar fra ulike institutter og fakultet. Undersøkelsen være en av flere grunnlag som brukes for å velge sted for videre kvalitative undersøkelser. Formålet med denne aktiviteten er å registrere bruk av eksisterende lokaler. Dette gir et datagrunnlag som strekker seg ut over egenrapportering, og som fungerer som en validering av denne. Befaringen med brukere gir oss en kvalitativ forståelse av bruk av dagens areal. Den viktigste leveranse fra denne aktiviteten er en kvalitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer og bruk av rom i dagens fakulteter og forskningssentra. HVORFOR Ansatte og studenter. Det vil gjøres et utvalg av arealer som skal registreres. Studenter og ansatte involveres i planleggingen. Studenter og ansatte fra fakultetet vil delta. HVEM Aktivitetene som beskrives her er besluttet gjennomført. Det kan bli nødvendig med flere aktiviteter enn det som er beskrevet her. 34

39 KARTLEGGE EKSISTERENDE Arbeidgruppe Utforske muligheter Kartlegge eksisterende 2.1 Spørreundersøkelse 2.2 Registrere bruk 2.3 Gåturer 2.4. Intervjuer 2.5. Verksted: Foto 2.6 Evaluering av piloter 35

40 2.4 Intervjuer 2.5 Verksted: Foto 2.6 Evaluering av piloter Formelle, åpne samtaler med intervjuobjekter med kjennskap til dagens areal og organisering, IT, drift og annet. Verksted: foto innebærer at deltagerne tar bilder av undervisnings-, arbeids- og andre areal ut fra bestemte temaer og kommenterer disse. Det er flere pågående piloter som tester ut nye former for læringsarena. Det skal gjennomføres evaluering av disse. Det gjennomføres gjennom kvantitative og kvalitative arealstudier, samt undersøkelser av brukskvalitet. HVA Det er en anledning til å gå i dybden og stille spørsmål og søke forståelse for ulike aspekter ved annen innsamlet data. Fotodokumentasjon gir kvalitative data som er mer symbolsk orientert enn andre undersøkelser. Fotografiske metoder tapper inn andre kilder til informasjon enn andre metoder og bidrar til et unikt perspektiv på lokaler og behov. Evaluering gjennomføres for å trekke på gode og dårlige erfaringer i eksisterende piloter. Dette gjelder både erfaring av fysiske omgivelser, og samspillet mellom fysisk form, teknologi, og organisering. HVORFOR Eksperter, enkelte ansatte, studenter eller andre interessenter. Utvalgte studenter og ansatte. Brukere av eksisterende piloter. HVEM Aktivitetene som beskrives her er besluttet gjennomført. Det kan bli nødvendig med flere aktiviteter enn det som er beskrevet her. 36

41 K

42 Kalender Tidsplan

43 Tidsplan 1.1 Referansebesøk UTFORSKE MULGIHETER 1.2 Evaluering av piloter 1.3 Campuskafé 1.4 Arbeidsgrupper 1.5 Verksted - Fremtid 1.6 Intervjuer 2.1 Spørreundersøkelse KARTLEGGE EKSISTERENDE 2.2 Registrere bruk 2.3 Gåturer 2.4 Intervjuer 2.5 Verksted - Foto 2.6 Evaluering av piloter SEPT OKT NOV DES FEB JAN MAR APR 39

44 Kalenderen viser planlagte aktiviteter med brukerinvolvering. Brukerutvalgsmøter Kalenderen viser kun de aktivitetene som er planlagt, det kan bli flere Kvartalvis utkast RFP aktiviteter enn disse. Kalenderen er et dynamisk dokument som viser planlagte aktiviteter med brukerinvolvering og også når resultater fra disse aktivitetene vil bli presentert i brukerutvalget. Kalenderen viser foreløpig kun aktiviteter i fokusgruppe 1. Når de andre fokusgruppene etableres vil kalenderen kompletteres med aktiviteter som foregår 40

45 41 Oppdatert informasjon på ntnu.no/campusutvikling