Nytt Regjeringskvartal VEDLEGG ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM

Transkript

1 Nytt Regjeringskvartal VEDLEGG ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM

2

3 VEDLEGG VEDLEGG 1 NYTT REGJERINGSKVARTAL AKTIVITETSBASERT ARBEIDSPLASSKONSEPT Del 1 Introduksjon, Del 2 Bakgrunn og valg Del 3 Konseptet, Del 4 Funksjoner og areal Del 5 Romkatalog VEDLEGG 2 KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Kap. 1 Metode, medvirkning og utvalg Kap. 2 Særtrekk ved departementene Kap. 3 Aktiviteter og arbeidsformer: Rapport fra spørreundersøkelse Kap. 4 Arbeidsmønstre: Befaring og evaluering Kap. 5 Bruksmønstre Kap. 6 Bilder VEDLEGG 3 UTFORSKNING AV FREMTIDENS ARBEIDSFORMER I NYTT REGJERINGSKVARTAL Kap. 1 Visjonsverksted Kap. 2 Fremtidsverksted med eksterne eksperter Kap. 3 Dialogverksted, fellesfunksjoner og fellesarealer Kap. 4 Referansebesøk Kap. 5 Litteraturgjennomgang kontorløsninger og arbeidsmiljø Kap. 6 2D arealstudie Kap. 7 Pilotering ØVRIGE RAPPORTER UTARBEIDET IFM RFP-PROSESSEN (TIDLIGERE OVERSENDT KMD) Aktivitetsplan for brukerinvolvering RKV-utredninger som følge av føringer fra KMD desember 2015, Statsbygg mars 2016 Delrapport D5: Eksisterende bygg RKV-vurdering av foreslått arealnorm. Statsbygg, desember

4

5 Nytt Regjeringskvartal AKTIVITETSBASERT ARBEIDSPLASSKONSEPT U.off iht

6 2 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, hatt ansvar for utarbeidelse av rom og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal. Statsbygg har kontrahert rådgivere i tegn_3 og Rambøll til å bistå interne fagressurser i dette arbeidet.

7 Dette dokumentet beskriver Statsbyggs foreslåtte arbeidsplasskonsept for Nytt regjeringskvartal. Dokumentet ligger som vedlegg til Rom- og funksjosnprogram for Nytt Regjeringskvartal Øvrige vedlegg til Rom- og funksjosnprogram for Nytt Regjeringskvartal som om handler arbeidsplasskonseptet er vedlegg 2 "Kartlegging av departementenes arbeidsformer" og vedlegg 3 "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal" 3

8

9 INNHOLD FORORD 3 DEL 1 INTRODUKSJON Sammendrag av arbeidsplasskonsept Prinsipper for bruk og utforming 9 DEL 2 BAKGRUNN Føringer og målsettinger Vurdering og valg Kunnskapsgrunnlag 20 DEL 3 KONSEPT Aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept Prinsipper for bruk og utforming Tilpassing i praksis Eksempler 50 DEL 4 AREAL OG FUNKSJON Arealoppsummering Standard kontorareal Lokalt delte areal Sentralt delte areal Funksjonsdiagram 63 DEL 5 ROMKATALOG Standard kontorareal Lokalt delte areal Sentralt delte areal 74

10

11 DEL 1 INTRODUKSJON Arbeidsplasskonseptet beskriver funksjoner og egenskaper i arbeidsplassrelatert areal, som skal være tilgjengelig for ansatte i departementene i Nytt regjeringskvartal. Det presenteres et standardkonsept som kan tilpasses de fleste som skal bruke kvartalet. Tilpassinger må gjøres for statsrådseksjoner, SMK og enkelte av DSS sine funksjoner. Dette er beskrevet i rom- og funksjonsprogrammets kapittel C10. Dokumentet har flere grupper av lesere. Det er derfor inndelt i deler som retter seg mot ulike hovedgrupper av lesere. DEL 1 DEL 2 DEL 3 DEL 4 DEL 5 Introduksjon, gir en kort beskrivelse av arbeidsplasskonseptet. Bakgrunn, skisserer de viktigste resultatene fra kartleggingen og utforskingen som er gjennomført i rom- og funksjonsprogrammet. Konseptet, retter seg først og fremst til brukerne. Her er det også beskrevet organisatoriske og teknologiske forutsetninger for at konseptet skal fungere. Funksjoner og areal, er primært rettet mot arkitekter og prosjekterende. Her beskrives arealmessige konsekvenser av konseptet. Romkatalog, beskriver funksjoner mer detaljert, og viser eksempler på løsning. 7

12 1.1 SAMMENDRAG AV ARBEIDSPLASSKONSEPT Statsbyggs anbefalte arbeidsplasskonsept er aktivitetsbasert, med stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer i departementene. Det er lagt opp til deling av areal både mellom individer, avdelinger og departementer. Dette gir rom for varierte arbeidsplasser for individuell valgfrihet, lokal tilpassing for departementene, samt felles arbeidsplassrelatert areal for departementsfellesskapet. I arbeidsplasskonseptet er det lagt spesiell vekt på å etablere tilstrekkelige arbeidsplasser for arbeid som som trenger skjerming. Aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger er utformet med utgangspunkt i aktivitetene til den organisasjonen som skal bruke løsningen. Dette i motsetning til mer tradisjonelle arbeidsplassløsninger, som tar utgangspunkt i at medarbeidere løser sine oppgaver fra sitt individuelle tilholdssted. I et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept, skal ansatte tilbys rom og funksjoner som støtter de ulike aktivitetene som skal gjennomføres, og de ansattes behov og arbeidsstil, enten de trenger ro og konsentrasjon eller et sted for samarbeid. Det er tre viktige hovedgrep for et godt aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept for Nytt regjeringskvartal: stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer, variasjon og valgfrihet, og deling av areal. Stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Departementsfellesskapet trenger fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. Nytt regjeringskvartal vil bestå av en rekke horisontalt og vertikalt sammenkoblede kontorareal. I det foreslåtte arbeidsplasskonseptet er disse standardiserte. Dette innebærer ikke at de er like når de tas i bruk, men at de uten store bygningsmessige inngrep kan tilpasses departement og avdelinger med ulike arbeidsformer. På grunn av tidsperspektivet i planleggingen, er det ikke hensiktsmessig å detaljplanlegge arbeidsplassutforming nå. Det programmeres med en fleksibilitet som gjør at man med enkle grep kan tilpasse lokalene til konkrete brukere: Både før innflytting, og ved behov for å håndtere endringer i departementsstrukturen, oppgavefordelingen departementene imellom, nye arbeidsformer og teknologisk utvikling. Variasjon og valgfrihet I konseptet er det rom for faste åpne arbeidsstasjoner til alle. For å gi individuell valgfrihet med hensyn til arbeidsplass anbefaler imidlertid Statsbygg hjemmebase, tom pult og prioritering av variasjon. Individuell valgfrihet innebærer at den ansatte skal stå fritt til å velge den type arbeidsplass som den ansatte selv mener er best egnet til de aktiviteter som skal gjennomføres denne dagen. Hjemmebase gir medarbeidere et fast tilholdssted og en enkel mulighet til å møte sine nærmeste kolleger. Tom pult betyr at man rydder tingene sine etter endt arbeidsdag. Dette er nødvendig for at alle ansatte skal oppleve at arbeidsplasser er ledige når det ikke sitter noen der. Prioritering av variasjon innebærer at man for god arbeidsmønstertilpassing etablerer flere spesialiserte arbeidsstasjoner og færre tradisjonelle arbeidsstasjoner. Basert på gjennomførte undersøkelser anbefales at antall arbeidsstasjoner skal tilsvare 75 % av de ansatte som har hjemmebase i kontorarealet. Det er imidlertid lagt spesiell vekt på tilstrekkelig areal for aktiviteter som krever skjerming, og på at det skal være tilstrekkelig variasjon og valgfrihet for den enkelte når det kommer til valg av arbeidsplass. Et Standard kontorareal kan gi mulighet for faste arbeidsstasjoner til alle, men dette vil gå på bekostning av tilgjengelig variasjon og den enkelte ansattes kontroll over egen arbeidssituasjon. Alle arbeidsstasjonene vil da være åpne løsninger. Dette anbefales bare etter nøye vurdering av om enhetens arbeidsmønster er egnet for dette. Deling av areal Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfellesskapet. I arbeidsplasskonseptet er det etablert enkelte arbeidsområder som er delt mellom departementene, enkelte arbeidsområder som er delt mellom avdelinger i departementer, og standard kontorareal som er delt mellom ansatte i organisatoriske enheter. 8

13 Delte areal gir mulighet til å dra nytte av stordriftsfordelene i Nytt regjeringskvartal. Det muliggjør god variasjon i arbeidsplasser, og bedre tilgjengelighet og høyere utnyttelse av spesialiserte arbeidsplasser enn om slike funksjoner måtte tilfredsstilles innenfor hvert standard kontorareal. Samtidig gir dette rom for arbeid på tvers av organisatoriske enheter. 9

14

15 DEL 2 BAKGRUNN Rom- og funksjonsprogram for regjeringskvartalet er etablert på bakgrunn av de målsettinger og øvrige føringer for Nytt Regjeringskvartal som Statsbygg har fått fra KMD. Det arbeidsplasskonseptet som presenteres her er vurdert å gi best måloppnåelse innenfor de arealmessige føringene. I det følgende vil vi skissere bakgrunnen for valg av arbeidsplasskonsept. Gjennom programmeringsperioden er departementenes arbeidsformer kartlagt, og mulighetsrommet i føringen utforsket. De viktigste resultatene av dette arbeidet presenteres her. 11

16 2.1 FØRINGER OG MÅLSETTINGER Regjeringen besluttet i mai 2014 hovedkonsept for nytt regjeringskvartal, bl.a. konsept for arbeidsplassutformingen. Effektmålene som har vært rettledene for utvikling av arbeidsplasskonseptet, ble vedtatt etter KVU i For arbeidsplasskonseptet var de viktigste elementene i regjeringsbeslutningen at det ble besluttet at en aktivitetsbasert arbeidsplassutforming skulle legges til grunn for kontorløsningene. Kontorene utformes med mulighet for ulike arbeidsformer som konsentrasjonsarbeid, små møter, prosjektarbeid etc. Det ble opprinnelig lagt opp til at alle har fast plass og at det ikke skulle være underdekning. Arealnormene for nybygg i regjeringskvartalet ble foreløpig satt til m2 BTA pr. ansatt og 15 m2 pr ansatt arbeidsplassareal. (Oppdragsbrev til Statsbygg fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet ). I forbindelse med at regjeringen behandlet en rekke saker knyttet til nytt regjeringskvartal i desember 2015, ble arealnormen for nybygg i regjeringskvartalet foreløpig satt til 23 m² brutto pr. ansatt. I samsvar med Statsbyggs anbefaling, og også basert på erfaringene fra andre land, ble Statsbygg bedt om å vurdere ytterligere reduksjon i arealrammen gjennom arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet. I tillegg ble Statsbygg bedt om å vurdere forståelsen av fast plass nærmere, og prioritere tilstrekkelig areal for ulike typer arbeidsformer, framfor faste arbeidsstasjoner for den enkelte. (Oppdragsbrev til Statsbygg fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet ). Konsept Øst Samfunnsmålet for Nytt regjeringskvartal er et effektivt departementsfelleskap med nødvendig sikkerhet i et langtidsperspektiv. Effektmålene for Nytt regjeringskvartal skal reflektere måloppnåelsen for brukerne, og har vært rettledende i utvikling av arbeidsplasskonseptet. Det er særlig fire av effektmålene for Nytt regjeringskvartal som har innvirkning på valg av arbeidsplasskonsept. Dette er E1: Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet, E3: Har høy effektivitet E4: Har fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer, E5: Har en høy miljøstandard. 12

17 EFFEKTMÅL BESKRIVELSE E1: Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet Det nye regjeringskvartalet håndterer fremtidige endringer i antall ansatte, både for regjeringsfellesskapet samlet og for endringer i størrelsen på det enkelte departement. Tilstrekkelig kapasitet på innflyttingstidspunktet behandles som et absolutt krav. Regjeringskvartalet planlegges for totalt 5700 arbeidsplasser ved innflytting. Bygningsmassen har evne til å møte vekslende behov for arealer, eksempelvis ved å kunne dele opp arealene i bygningene i separate enheter eller ved å bygge på bygningene for å øke arealet (elastisitet). E2: Har nødvendig sikkerhetsnivå Sikkerheten i det nye regjeringskvartalet skal ivaretas gjennom etablering av grunnsikringstiltak og gjennom planlagte beredskapstiltak. De tekniske elementene i grunnsikringen skal integreres i bygg og omgivelser, og bidra til at kvartalet fremstår som åpent og inviterende. Grunnsikringen skal bidra til å redusere risiko knyttet til aktuelle trusler i tråd med besluttet sikringsambisjon i normalsituasjon. Utvalgte funksjoner gis særskilt sikring i tråd med verdivurdering og klassifisering. E3: Har høy effektivitet Det nye regjeringskvartalet skaper et effektivt og velfungerende departementsfellesskap. Det innebærer effektivitet i det daglige arbeidet, samhandling og uttak av stordriftsfordeler. E4: Har fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Det nye regjeringskvartalet har generalitet og fleksibilitet til å håndtere endringer i departementsstrukturen, oppgavefordelingen departementene imellom, nye arbeidsformer og teknologisk utvikling. Bygningene rehabiliteres eller bygges nye med høy grad av miljøvennlige materialer, og etter prinsipper som sikrer lavt energiforbruk og lave klimagassutslipp i et livssyklusperspektiv. E5: Har en høy miljøstandard Bygningene planlegges også med sikte på miljøvennlig drift, både av drift av bygningsmassen og drift av virksomheten. Bygg og uteområder skal ha høy miljøstandard, og det skal velges miljøvennlige og varige løsninger som bidrar til reduserte vedlikeholds- og driftsutgifter. E6: Godt bymiljø, representativitet og tilgjengelighet Regjeringskvartalet er et attraktivt, åpent, velfungerende og representativt område for ansatte, besøkende samt for brukerne av gater og områder. Effektmålene skal reflektere måloppnåelsen for brukerne av Nytt regjeringskvartal og har vært rettledende i utvikling av arbeidsplasskonseptet. 13

18 14

19 2.2 VURDERING OG VALG Ulike varianter av aktivitetsbasert arbeidsplasskonsepter er analysert og vurdert i forhold til effektmålene for Nytt regjeringskvartal. Statsbyggs anbefaling for Nytt regjeringskvartal er aktivitetsbasert kontor med vekt på skjerming (ABK Skjermet). Det er fire av effektmålene som bidrar til å skille ulike arbeidsplasskonsepter fra hverandre. Disse er: E1. Fleksibilitet med hensyn til kapasitet. E3. Høy effektivitet. E4. Fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. E5. Høy miljøstandard. Effektmål knyttet til sikkerhet og bymiljø anses i liten grad å differensiere de ulike arbeidsplasskonseptene. De neste sidene viser vurdering av fire arbeidsplasskonsept: Fast plass 20/80 Fast plass åpen ABK åpen ABK skjermet ABK skjermet er vurdert som det beste alternativet for et effektivt departementsfelleskap. To øvrige arbeidsplasskonsepter var del av vurderingen i en tidlig fase av programmeringen: cellekontor til alle og radikalt aktivitetsbasert kontor (2 ansatte per arbeidsstasjon). I dag har majoriteten av de ansatte egne cellekontor, og de er tilfredse med dette. Konseptet gir stor grad av skjerming. Cellekontor til alle, er likevel ikke med i vurderingen som presenteres her. Det er fordi cellekontor til alle krever langt mer areal enn arealrammen tillater (antatt tillegg på m2). Radikalt aktivitetsbasert kontor, med 2 ansatte per arbeidsstasjon, ble også tatt ut i en tidlig fase av programmeringen. Dette kunne gitt en reduksjon på omtrent 7000 m2, men er i for liten grad forenelig med det uttrykte behovet for skjerming av arbeid som krever dyp konsentrasjon. Referanser "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal", kapittel om arealstudier. Vedlegg 3 til Rom- og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal Se forøvrig også kapittel Arealstudier i beskrivelsen av arbeidsplasskonseptet. 15

20 FAST PLASS 20/80 Dette er et arbeidsplasskonsept hvor ansatte har fast plass, 20 % sitter i kontorer og 80 % i åpne løsninger. Med 13 m2 per ansatt er det plass til 2 multirom per åpne arbeidsstasjoner. Utover dette vil konseptet i liten grad gi mulighet for variasjon i arbeidsplasser for den enkelte. Alt arbeidsplassrelatert areal vil være brukt til personlige arbeidsstasjoner, og de mest nødvendige støttefunksjoner. WC GARD PRINT PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne Arbeidsstasjoner skjermet MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med noe fortetting av åpne arbeidsstasjoner Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring av konsept til ikke faste plasser. (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet, kan gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Ulik valgfrihet for brukerne. Fast plass i cellekontor vil gi høy valgfrihet. Brukeren har lite kontroll over arbeidssituasjonen. De fleste av arbeidstakerne vil jobbe i åpent landskap uten tilleggsareal som kan gi variasjon i romtyper. Lite utnyttelse av stordriftsfordeler. Mye areal vil gå til arbeidsstasjoner som ikke er i bruk. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet kan gi noe fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres ikke arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir lite rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er lite rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde). 16

21 FAST PLASS ÅPEN Dette er et arbeidsplasskonsept hvor ansatte har fast plass, og alle sitter i åpne løsninger. Med 13 m2 per ansatt er det plass til 2 multirom per åpne arbeidsstasjoner. 5 % av arealet er etablert som delt arbeidsplassrelatert areal utenfor konttorarealet. I kontorarealet vil store deler av arealet disponeres til arbeidsstasjoner. Det er mulig å få til noe variasjon i form av rom. I skjemaet under, er dette eksemplifisert med ett prosjektrom og et stillerom ved vindu. WC GARD PRINT PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring av konsept til ikke faste plasser. (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet kan gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, Valgfriheten er relativt lav. Alle har i utgangpunktet faste åpne plasser. Brukeren har akseptabel kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi noe variasjon i romtyper Lite utnyttelse av stordriftsfordeler. Mye areal vil gå til arbeidsstasjoner som ikke er i bruk E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet kan gi noe fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres ikke arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir lite rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er noe rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde) 17

22 AKTIVITETSBASERT KONSEPT - ÅPEN Dette er et tradisjonelt aktivitetsbasert kontor (ABK) med delte arbeidsstasjoner, og høy grad av variasjon. Ansatte har ikke fast plass. Løsningen har hovedvekt på åpne arbeidsstasjoner som kan ha ulik utforming. Rom med vegger, for eksempel arbeidsstasjoner i skjermet sone, prosjektrom eller multi/møterom, fungerer som buffersone og gir muligheter for differensiering og skjermede soner med arbeidsstasjoner. Det er etablert 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og det er arbeidsplasser til 60 ansatte. Av 13 m2 per ansatt er 5 % av arealet delt i departementet, 5 % er delt med departementsfellesskapet. For å teste muligheten for arealreduksjon er 5 % av arealet er ikke medregnet. Dette er et arbeidsplasskonsept med 12,4 m2 arbeidsrelatert areal per ansatt. WC GARD PRINT 60 12, ,7 PERSONER m 2 / PERSON (13m 2-5%) ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne Multirom MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring i ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet antas ikke å gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, arealet består primært av åpne arbeidsstasjoner. Brukeren har god kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi variasjon i romtyper God utnyttelse av stordriftsfordeler. God tilgjengelighet på variasjon etableres gjennom delte areal. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet gir ok fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er OK rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard Arealbesparelsen (ca 1 m2/ansatt sammenlignet med et tradisjonelt oppsett) betyr at det er mindre områder som må bygges, vedlikeholdes, vaskes, oppvarmes og nedkjøles osv. 18

23 AKTIVITETSBASERT KONSEPT - SKJERMET Dette er et aktivitetsbasert kontor med vekt på mulighet for skjerming (ABK Skjermet). Konseptet har delte arbeidsstasjoner og høy grad av variasjon. Ansatte har ikke fast plass. Løsningen har mulighet for opptil 30 % individuelt skjermede arbeidsstasjoner. Det er etablert 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og det er arbeidsplasser til 60 ansatte. Av 13 m2 per ansatt er 5 % av arealet delt i departementet og 5 % er delt med departementsfellesskapet. Ekstra areal i forhold til et tradisjonellt ABK tillater mer skjerming uten at det går på bekostning av variasjon og sosiale områder. WC GARD PRINT ,6 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARB.FORM Arbeidsstasjoner skjermet Multirom Arbeidsstasjoner åpne MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring i ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet antas ikke å gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, arealet består av åpne og lukkede arbeidsstasjoner. Brukeren har god kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi variasjon i romtyper God utnyttelse av stordriftsfordeler. God tilgjengelighet på variasjon etableres gjennom delte areal. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet gir god fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er høy grad av rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde) 19

24 2.3 KUNNSKAPSGRUNNLAG I forbindelse med programmering av rom og funksjoner for Nytt regjeringskvartal er det foretatt kartlegging av departementene og utforskning av muligheter for nytt RKV Kartlegging av departementene har gitt kunnskap om deres størrelse, aktiviteter, arbeidsmønstre og bruksmønster i eksisterende areal. I tillegg er det gjennomført arealstudier av ulike arbeidsplasskonsept, samt referansebesøk både i Norge og ikke minst til departementer i Nederland, Belgia og Finland. Prosessen med fremskaffing av kunnskapsgrunnlag er beskrevet i Aktivitetsplan for brukerinvolvering Nytt regjeringskvartal Rom - og funksjonsprogram Rapporter fra dette arbeidet finnes som vedlegg til Rom- og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal (Se vedlegg til Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM "Kartlegging av arbeidsformer i departementene" og "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal"). Her presenteres kort de resultatene som har hatt størst betydning for utvikling av arbeidsplasskonseptet. Kartlegging: Departementenes størrelse Aktiviteter Arbeidsmønstre Bruksmønstre Utforskning: Arealstudier Litteraturstudier Referansebesøk 20

25 DEPARTEMENTENES STØRRELSE Regjeringens sammensetning, antall departementer og organisatorisk plassering av flere fagenheter endres gjerne ved hvert stortingsvalg og reflekterer ulike politiske prioriteringer. Slike endringer kan også skje innenfor en og samme stortingsperiode. Det er usikkert hvor mange departementer det vil være ved innflytting i nytt RKV, ettersom både antall, størrelse og faglig innhold i departementene vil endres over tid. Endringer i oppgavefordeling mellom departementer og underliggende etater kan i tillegg påvirke departementenes størrelse. Gjennom prosjektet er variasjon i departementenes størrelser gjennom fire stortingsperioder kartlagt (f.o.m t.o.m. 2015), i tillegg til avdelings- og seksjonsstørrelser. Det er store forskjeller mellom departementenes størrelser. Det minste departementet har pr. desember ansatte (LMD), og det største har 858 ansatte (UD). Gjennomsnittlig størrelse ligger omkring 200 ansatte. Gjennomsnittlig antall ansatte i departementenes avdelinger er 28 personer, alle departementene sett under ett. Hvis vi ser det på tvers av alle departementer, spenner dette fra 24 til 39 ansatte pr. avdeling med unntak av UD, som har en gjennomsnittlig størrelse på 76 ansatte i sine fagavdelinger. UD er over dobbelt så stort som i de øvrige departementene. Mange departementer har meget stort sprik i størrelsen på sine avdelinger, med flere svært små enheter (ned i 6-8 ansatte), og noen færre relativt store enheter (60-70 ansatte, av og til enda mer). Gjennomgangen av disse tallene for de fire siste stortingsperiodene ( ) viser for øvrig at den gjennomsnittlige avdelingsstørrelsen har øket jevnt, og at spennet i avdelingsstørrelser er noe mindre nå enn i Likevel er gjennomsnittstallene overraskende stabile. På bakgrunn av kartleggingen er arbeidsplasskonseptet bygget opp med grunnmoduler for ca. 60 (eller ca. 30 x 2) ansatte. Slike grunnmoduler skal kobles sammen, slik at de kan gi plass til flere avdelinger og hele departement. Endringene representerer primært interne flyttinger, og for dimensjonering av nytt RKV vil totaltallene og fleksibiliteten i strukturen være viktigst. Dimensjonerende totaltall er alle gitt i stortingsvedtak om prosjektet (5.700 ansatte, inkl. DSS). Øvrige referanser Se vedlegg 1 til Rom- og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal: "Kartlegging av arbeidsformer i departementene" Antall ansatte i departementenes avdelinger Median i avdelinger Gjennomsnitt i avdelinger Samlet gjennomsnitt 2015 Samlet median 2015 Referanser "Kartlegging av arbeidsformer i departementene", Vedlegg 2 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 21

26 AKTIVITETER Ved programmering og utforming av aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger er det viktig å forstå hvilke aktiviteter som skal huses. En aktivitet beskrives gjennom de romlige og teknologiske behovene aktiviteten har. Individuelt konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid, små og store møter er eksempler på aktiviteter med ulike romlige og teknologiske behov. Dette har betydning for de ulike rom og funksjoner som skal etableres. Rom- og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse. Det er slik at mange oppgaver kan løses under like funksjonelle vilkår - i så måte kategoriseres de som samme aktivitet, for eksempel individuelt PC-arbeid uten behov for dyp konsentrasjon. I dag løses de fleste oppgaver godt i cellekontor. Det er imidlertid slik at ikke alle oppgaver løses like godt på arbeidsstasjoner i åpne løsninger, og det trengs derfor varierte arbeidsplasser. Rom- og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse, slik at det etableres tilstrekkelig variasjon for ulike aktiviteter. Det er gjennomført en spørreundersøkelse om bruk av og tilfredshet med eksisterende areal i departementene. Resultatene herfra viser at departementets ansatte anser individuelt arbeid ved PC og arbeid som krever dyp konsentrasjon som de aktivitetene de bruker mest tid på. Samtidig er de viktigste driverne for tilfredsheten med dagens arealer at disse støtter arbeid som krever dyp konsentrasjon, og samarbeid i egen enhet. Det foreslåtte arbeidsplasskonseptet er utformet for å legge til rette for samhandling og for konsentrasjon. I forhold til en standard aktivitetsbasert arbeidsplassløsning er det lagt vekt på mer arealer til aktivitet som krever skjerming. TID PÅ ULIKE AKTIVITETER FOR ANSATTE I DEPARTEMENTENE Søylediagrammet viser gjennomsnitt for alle respondenter på spørsmålet: Hvilke av disse aktivitetene brukte du mest eller minst tid på i løpet av siste ordinære arbeidsuke? Vennligst ranger aktivitetene under fra 7 til 1, der 7 er den aktiviteten du bruker mest tid på og 1 den du bruker minst tid på. TID PÅ ULIKE LOKASJONER FOR ANSATTE I DEPARTEMENTENE Boblediagrammet viser svarfordeling for spørsmålet: I siste hele arbeidsuke, hvor stor andel av din ordinære arbeidstid (i prosent) brukte du på de ulike lokasjonene under? Sirklene viser gjennomsnitt av alle svar per lokasjonskategori. % tid Lokasjon 65% Ved egen arbeidsplass Arbeid foran pc i dialog Planlagte møter 9 + Teamarbeid Planlagte møter 2-8 Uformelle prat og møter Dyp konsentrasjon Ordnært abreid for pc 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 5% 10% 9% 7% 6% 6% Ved andre plasser Små formelle møterom Store formelle møterom Uformelle møterom Sosial sone etc. Hos eksterne 5% Hjemmekontor 11% Tjenestereise 4% Annet 22

27 ARBEIDSMØNSTRE Kartleggingen av arbeidsmønster som er gjennomført i departementene, viser at forskjellen på arbeidsmønstre er større mellom enheter og avdelinger i samme departement enn mellom departement. Gjennom kartleggingen er det utviklet fire beskrivelser på hovedkategorier av arbeidsmønstre: Komplekst samarbeid Mye uforutsigbarhet, høy grad av tilgjengelighet, arbeidsoppgaver ofte styrt av ytre hendelser. Mye samarbeid med enheter i eget departement og med politisk ledelse, mindre bruk av tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Konsentrert utredning Få og store oppgaver, lite rutine, mye samarbeid med andre departement, presisjon og vekt på formuleringer, mer tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Felles planlegging Langsiktig arbeid, relativt kjente oppgaver, færre avbrytelser, mye samarbeid i eget departement, mindre samarbeid med politisk ledelse, mindre tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Kunnskapsdrevet saksbehandling I hovedsak kjente oppgaver, selvstendig ansvar for deloppgaver. Kunnskapsbasert saksbehandling, ikke system- og rutinestyrt. Prioritering av oppgaver ofte påvirket av utenforliggende hendelser. Selv om det over tid ikke er stor endring i de grunnleggende arbeidsoppgaver som skal gjennomføres i departementene, er det likevel stadig endring i vektingen av de arbeidsformer som brukes for å løse disse oppgavene. Komplekst samarbeid og konsentrert utredning blir stadig viktigere. Dette har betydning for RFP fordi det viser at det ikke er departementsvise foreskjeller som det er nødvendig å programmere for. Det er imidlertid nødvendig å tilpasse arealene til arbeidsmønstret til den eller de enheten som skal inn her. Enheter og arbeidsmønstre I spørreundersøkelsen ble de ansatte bedt om å besvare hvilken type enhet (gruppe, seksjon, avdeling) de arbeidet i. Disse fem kategoriene ble etablert i brukergrupper før spørreundersøkelsen ble sendt ut. Den største gruppen av respondenter tilhører saksbehandlerenheten. Planenhet Kommunikasjonsenhet Utredningsenhet Saksbehandlerenhet Annet Enhetstypene bruker mer eller mindre tid på de ulike hovedkategorier av arbeidsmønstre. Utredningsenheter svarer for eksempel i spørreundersøkelsen at de bruker mer tid på aktiviteter som krever dyp konsentrasjon, mens kommunikasjonsenheter har mer komplekst samarbeid. Saksbehandlerenheter varierer mellom disse arbeidsformene. I intervjuer og evalueringsarbeidet ser vi at visse avdelinger og seksjoner har ansatte som har større veksling mellom ulike typer arbeidsmønster. I tillegg ser vi at personlige preferanser også påvirker arbeidsmønstrene. Arbeidet som gjøres er kunnskapsintensivt. Medarbeidere med høy og variert utdanning, løser oppgaver som på ulike måter krever høy kompetanse. Noen ganger er det utredning, andre ganger saksbehandling, eller de skal løse problemer sammen med kolleger fra andre departement, eksterne samarbeidspartnere, etater eller direktorater. Stadig sterkere spesialisering og krav til tverrfaglig problemløsning, gjør at det samtidige behovet for individuelt konsentrasjonsarbeid, samt krav og ønsker om samhandling øker. Dette har betydning for RFP fordi det viser et behov for tilpassing av standard kontorareal til den eller de enhetene som skal ha tilhold der. I tillegg indikerer det et ekstra behov for skjerming av enkelte aktiviteter - både konsentrasjonsarbeid og samhandling. Referanser "Kartlegging av arbeidsformer i departementene", Vedlegg 2 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 23

28 BRUKSMØNSTER Det er gjennomført en registrering av bruk av eksisterende arbeidsplassrelaterte areal i departementene. I denne sammenheng er det arbeidsplassrelaterte arealet definert som de primære arbeidsstasjonene til ansatte, samt sosiale soner, støttefunksjoner, og møterom i tett tilknytning til arbeidsstasjonene. Det er gjennomført registreringer i enkelte avdelinger i enkelte departement (JD, KD, NFD). I OED er det registrert bruk i hele departementet. Det er registrert bruk i areal med cellekontor (JD og OED) og areal med åpne plasser (NFD og KD). Det er også gjennomført registrering i en etasje i DSS. Registreringene som er gjennomført i departementene viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 55 %. Tilstedeværelse innebærer her å være ved arbeidsstasjonene, i sosiale soner, støttefunksjoner, og i møterom i tett tilknytning til arbeidsstasjonene. Antall mennesker tilstede i de registrerte arealene er satt opp mot hvor mange ansatte som har arbeidsstasjon i det aktuelle området. Det er imidlertid relativt stor variasjon mellom de ulike departementene som er registrert. Det er også relativt stor variasjon mellom enkelte enheter. Ser vi på bruken av arbeidsstasjoner er gjennomsnittlig bruk av arbeidsstasjoner 36%. Det betyr at det i gjennomsnitt er 64% av arbeidsstasjonene i de registrerte arealene som står tomme. Maks registrert arbeidsstasjoner i bruk samtidig er 77%. TILSTEDEVÆRELSE, TOTAL GJENNOMSNITT ALLE DEPARTEMENT 107% MAKS REGISTRERT I ENHET 45% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale MAKS OG MIN, ALLE DEPARTEMENT 64% 39% Årsaken til at det er mer enn 100% er at det er registrert folk som har tilhørighet andre steder enn registrert enhet. Arbeidsstasjoner i bruk på samme tidspunkt i aktuelle avdeling var 25 av % gjennomsnitt tilstedeværelse ARBEIDSSTASJONER, TOTAL GJENNOMSNITT ALLE DEPARTEMENT Maksimum tilstedeværelse Minimum tilstedeværelse 64% gjennomsnitt ledige arbeidstasjoner 36% gjennomsnitt arbeidsstasjoner i bruk MAKS OG MIN, ALLE DEPARTEMENT 42% 26% Maksimum Minimum arbeidsstasjon arbeidsstasjon 77% MAKS REGISTRERT I ENHET Dette er et høyeste antall registrerte arbeidsplasser i bruk samtidig i en enhet. Dette er samme enhet som har høyest registrert tilstedeværelse. Totalresultatene viser sammenstilling av data fra alle registreringer. Maksimum og minimumregistreringer blir et gjennomsnitt av maksimum og minimum fra alle registreringer, fordi alle data sees i sammenheng. Lokaler for ca.450 ansatte sees som en stor masse av brukere og registreringsdata slåes sammen. Dette gjennomsnittet er dermed ikke en sammenslåing av gjennomsnitt fra hvert departement. 24

29 GJENNOMSNITT NFD TILSTEDEVÆRELSE NÆRINGS - OG FISKERIDEPARTEMENTET 49% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 74% 26% 51 gjennomsnitt tilstedeværelse Maksimum tilstedeværelse Minimum tilstedeværelse GJENNOMSNITT JD TILSTEDEVÆRELSE JUSTISDEPARTEMENTENTET 39% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 84% 44% 61% gjennomsnitt tilstedeværelse Maksimum tilstedeværelse Minimum tilstedeværelse GJENNOMSNITT OED TILSTEDEVÆRELSE OLJE - OG ENERGIDEPARTEMENTET 38% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 62% gjennomsnitt tilstedeværelse 77% 41% Maksimum Minimum tilstedeværelse tilstedeværelse GJENNOMSNITT KD TILSTEDEVÆRELSE KUNNSKAPSDEPARTEMENTET 57% befinner seg et annet sted enn i registrerte lokale 43% gjennomsnitt tilstedeværelse 62% 26% Maksimum Minimum tilstedeværelse tilstedeværelse Referanser "Kartlegging av arbeidsformer i departementene", Vedlegg 2 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 25

30 AREALSTUDIE I utvikling av arbeidsplasskonseptet har det vært behov for å teste muligheten og følsomheten av ulike konsepter i forhold til arealrammen. Arealstudiene er brukt til utvikling og testing av romprogrammet. De ulike alternativene er brukt aktivt i brukerprosessen som grunnlag for diskusjon og fordeler og ulemper med ulike arbeidsplasskonsept. Bakgrunn I programmeringsprosessen er ulike arbeidsplasskonsepter blitt definert og diskutert. Det viktigste skillene mellom de ulike konseptene er grad av åpenhet (lukkede vs åpne romløsninger), tilhørighet (fast plass eller ikke) og tilgjengelig areal til variasjon utover romprogrammet. Gjennom dette arbeidet har ulike arbeidsplasskonsept blitt vurdert. Vurderingene ligger til grunn for anbefaling av arbeidsplasskonsept i rom- og funksjonsprogrammet. Et arbeidsplasskonsept defineres av dets fysiske egenskaper, slik som romtyper og planløsning, men like mye av hvordan rommet brukes. I arealstudien har vi primært sett på hvordan ulike prinsipielle løsninger legger til rette for ulike typer bruk. Formål Ulike arbeidsplasskonsepter har ulike egenskaper, fordeler og ulemper. For å teste romprogrammet og konseptene i forhold til ulike bygningsdybder er det utviklet et sett av skjematiske planløsninger. Testing av disse skjematiske planløsningene er i programmeringen vært kalt 2D pilotering. I tillegg ble de skjematiske planløsningene brukt til å vurdere ulike konsepter opp mot prosjektets effektmål. Dette har vært et verktøy for å velge arbeidsplasskonsept til rom- og funksjonsprogrammet. Studien I 2D-piloteringen startet vi med 6 ulike arbeidsplasskonsept. Disse var definert ut i fra grad av åpenhet, mulighet for variasjon, og tilhørighet (3 med fast plass og 3 aktivitetsbaserte (ABK). Alle er innenfor rammene av 13 m2 per ansatt. De 6 ulike konseptene ble testet i forhold til 4 ulike generelle bygningsdybder. De 4 konseptene som viste seg å være best egnet i ulike dybder og ulike bygningstyper ble så testet opp mot effektmålene for Regjeringskvartalet. Disse testene er vist i del 2. Etter testene sto vi igjen med et valgt konsept. Dette ble så analysert for å se på følsomheten i konseptet i forhold til ulike bruksmønster og endringer i bruk over tid samt bygningsbredde. De ulike arbeidsplasskonseptene er testet på et abstrahert nivå. De er derfor skjematiske og ikke reelle planløsninger. De er tegnet opp på samme grid og med likt program. Hvert konsept kan ha ulike prinsipper for utforming avhengig av hvilket konsept som testes. I testene kommer det fram hva som er brukt areal og vi får en visualisering av mulig overskuddsareal i de ulike konseptene. Potensielt overskuddsareal er brukt til «intern variasjon», men også til arbeidsplassrelatert areal i områder av Regjeringskvartalet som kan brukes av departementsfellesskapet (delt variasjon). Individuell kontroll, variasjon og tilhørighet, er viktig for brukertilfredshet. Derfor er dette spesielt vurdert i de ulike konseptene. Dette er testet: Romprogrammet for arbeidsplassrelatert areal på 60 ansatte. Arealrammen på 13 kvm / ansatt. Følsomhet i ulike konsepter for ulik bruk og for ulike bygningstyper. Grad av tilhørighet, individuell kontroll og variasjon i løsningene 26

31 KONSEPT #5 ABK SKJERMET ANBEFALES #2 #3 #4 #5 4 KONSEPTER VURDERES MOT EFFEKTMÅL #1 #2 #3 #4 #5 #6 6 KONSEPTER VURDERES OVERORDNET 6 KONSEPTER TESTES I ULIKE DYBDER Referanser "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal", Vedlegg 3 til Rom og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal 27

32 6 ARBEIDSPLASSKONSEPTER Det er utviklet 6 prinsipielt ulike arbeidsplasskonsepter. 3 med fast plass og tre med delte plasser. Disse er testet i forhold til robusthet for ulike bygningsbredder og bruksvariasjoner. Etter en videre vurdering mot prosjektets effektmål er konsept 5, ABK skjermet anbefalt. Her følger beskrivelse av de ulike konseptene. #1 FAST PLASS SKJERMET Konseptet baseres på individuelle kontor langs fasader, oftest kalt cellekontor. Det er en vanlig løsning i dagens departements areal. Konseptet er lite arealeffektiv, og ikke mulig å etablere innenfor arealrammen på 13 m2 per ansatt. WC WC GARD GARD PRINT PRINT Bygningsmessig krever løsningen smale bygg for å unngå restareal i mørke soner, som det ikke finnes programmert areal for. Smale bygg er mindre egnet for andre arbeidsplasskonsept og løsningen anses som lite fleksibel. Arbeidsstasjoner skjermet #2 FAST PLASS 20/80 Dette er et konsept med fast plass, Det er 20 % skjermede arbeidsstasjoner, og 80 % åpne. Dette er en vanlig og mye brukt løsning hvor noen ansatte sitter i kontorer og andre i åpne løsninger. Det er lite rom for variasjon utover det antall multirom som er beskrevet i programmet. Hvis bygget er bredt nok kan det allokeres gode støtteareal i kjernen, samt gi en større spredning av de åpne sonene. Samtidig vil dette gi mindre lysinnslipp til disse. WC GARD PRINT Det er ikke etablert delte areal i departementene eller for departementsfellesskapet fordi arealet brukes til faste arbeidsstasjoner. Arbeidsstasjoner åpne Arbeidsstasjoner skjermet #3 FAST PLASS ÅPEN Dette er en åpen løsning med fast plass. Konseptet er populært innenfor teknologiske og kreative miljøer. Det fasiliterer høy grad av fellesskap og informasjonsflyt ved de generelle åpne arbeidsstasjonene. Multirommene må oppsøkes for akustisk skjerming. Innenfor 13,2 har konseptet noe variasjon i form av delte fasiliteter for små møter, telefoner, samråd og fokusarbeid. Det er ikke etablert delte areal i departementet. Det er etablert delte areal i departementsfellesskapet. Dette vil gi større tilgang på alterantive areal enn kontorarealet alene. Arbeidsstasjoner åpne WC GARD PRINT 28

33 Arealbruk faste arbeidsstasjoner Delte arael #4 ABK ÅPEN Dette konseptet er et tradisjonellt aktivitetsbasert kontor (ABK). Ansatte har ikke fast plass. Det er 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og mer en 60 arbeidsplasser tilgjengelig for de som har tilhørighet i arealet. Det er primært åpne arbeidsstasjoner. WC GARD PRINT Den sentrale ideen i løsningen er delte arbeidsstasjoner og fasiliteter ellers. Slik kan løsningen i større grad differensiere aktiviteter og gi høyere grad av variasjon. 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. 5 % av arealet er dratt ut for å redusere areal per ansatt. Arbeidsstasjoner åpne Multirom #5 ABK SKJERMET Dette konseptet er et aktivitetsbasert kontor med ekstra areal for skjerming. Ansatte har ikke fast plass. Det er 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og mer en 60 arbeidsplasser tilgjengelig for de som har tilhørighet i arealet. Det er mulig med opptill 30 % lukkede arbeidsstasjoner. WC GARD PRINT Det er lagt vekt på å etablere mulighet for skjerming. Dette fasiliterer både aktiviteter som skal skjermes fra omgivelsene (pga sikkerhet eller individuell konsentrasjon), og aktivteter som omgivelsene trenger skjerming fra (Enkelte former for samhandling) 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. Arbeidsstasjoner skjermet Multirom Arbeidsstasjoner åpne #6 RADIKAL ABK Dette er et radikalt aktivitetsbasert kontor med ekstra areal for skjerming. Ansatte har ikke fast plass. Det er 30 tradisjonelle arbeidsstasjoner og færre arbeidsplasser enn de som har tilhørighet i arealet. Det er primært åpne arbeidsstasjoner. Et slikt konsept innebærer at arbeidsplassen primært er et møtested, hvor vi tilbringer det meste av tiden i formelle og uformelle møter eller i komplekse samarbeidssituasjoner Andre typer arbeid foregår utenfor kontorarbeidsplassen. WC GARD PRINT 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. 20 % av arealet er dratt ut for å redusere areal per ansatt. Arbeidsstasjoner åpne Multirom 29

34 LITTERATURSTUDIER Det finnes i økende grad kunnskap om hvilken effekt det fysiske arbeidsmiljøet har på arbeidstakere, og hvordan ulike kontorløsninger best mulig støtter de ansattes behov og aktiviteter. Studier av kontormiljøer har vist at det har en betydelig innvirkning på flere ulike psykologiske og organisatoriske utfall, slik som tilfredshet, helse, produktivitet og prestasjoner. I litteraturen defineres kontortyper ofte ut i fra tre dimensjoner: Kontorets fysiske egenskaper (åpent eller lukket utforming), kontorets lokasjon (hvor utfører de ansatte sine oppgaver) og bruk av kontoret (fast eller delt plass). Dimensjonene kontorets fysiske egenskaper og kontorets bruk er illustrert i figuren. Hvordan kontorets fysiske egenskaper påvirker ansatte, har fått mye oppmerksomhet. Studier har vist at åpne kontorløsninger kan føre til økt kunnskapsdeling, kommunikasjon, samhold og samarbeid mellom ansatte, mens resultat fra andre studier viser lavere tilfredshet, økt misnøye med støy og konsentrasjon i åpne kontorløsninger, sammenlignet med lukkede kontorløsninger (f.eks. cellekontor). Ansatte i åpne kontorløsninger erkjenner gjerne at det fysiske miljøet bidrar til produktivitet i teamet, men at egenvurdert produktivitet ofte rangeres lavere enn i cellekontor. Studier av tilfredshet, helse og produktivitet fremhever betydningen av å ha støttende funksjoner nær arbeidsstasjoner, når en jobber i åpne løsninger. Rom for konsentrasjon, telefonsamtaler, videomøter, samtaler og teamarbeid, gir den ansatte mulighet til å velge den arbeidsstasjonen de selv mener er best egnet for ulike aktiviteter. Dette bidrar til ansattes personlige kontroll og den ansattes potensial til å påvirke utførelse av egne arbeidsoppgaver i løpet av arbeidsdagen. Lav grad av kontroll er ofte en årsak til opplevd stress på jobb, og personlig kontroll over arbeidsutførelse kan dermed ha en positiv effekt på jobbtilfredshet, helse og produktivitet. Studier av bruk av kontoret viser også ulike resultater: Tilfredshet med hvordan omgivelsene støtter arbeidet handler om hvordan du opplever kontroll over egne arbeidssituasjon. I løsninger uten fast plass (fleksible løsninger) er tilfredshet høyest ved høy opplevelse av valgfrihet ift arbeidsplass. Resultat fra studier av fleksible løsninger hvor ansatte ikke har tilhørighet til en fast plass, viser at ansatte som ikke har fast plass og som opplever lav valgfrihet, er minst tilfreds. Ansatte som ikke har fast plass men som opplever å ha høy valgfrihet, er mest tilfreds. Et økende antall studier viser at kontor uten fast plass og med tilstrekkelig støttefunksjoner, scorer bra på mange tilfredshetsparameter. Dette forklares gjennom økt valgfrihet og individuell kontroll I kunnskapsintensivt arbeid er det en stadig økning av individuelt ekspertarbeid og komplekst samarbeid. Derfor er det et økende behov for kontorløsninger som støtter uformell og uplanlagt samarbeid. Tradisjonelt har disse aktivitetene vært mindre støttet både i cellekontorer og åpne kontorløsninger. På grunn av mangel på tilgjengelig areal som støtter uplanlagt samarbeid har både individuelle arbeidsstasjoner og formelle møterom i stor grad vært benyttet for å jobbe med andre. Individuelt konsentrasjonsarbeid er også en aktivitet som har vært mindre prioritert i tradisjonelle åpne kontorlandskap. Fleksible kontorløsninger støtter i større grad både ulike former for samarbeid og individuelt konsentrasjonsarbeid. Selv om forskning viser ulike og motstridende resultater, er det klart at fysisk arbeidsmiljø påvirker ansattes helse, tilfredshet og prestasjoner. Det fysiske arbeidsmiljøet bør være en ressurs for de ansatte og tilby funksjoner som gir de ansatte høy grad av kontroll over egen arbeidshverdag. Dette inkluderer både områder for konsentrasjon og for samarbeid. Sammen med økt individuell kontroll følger også høye krav. Det er et behov for mye fokus på sosialt samhold og å skape en tilhørighetsfølelse til kontoret og organisasjonen. Det er også viktig at de ansatte lærer å bruke de nye løsningene. En aktivitetsbasert løsning stiller dermed høye krav til både ledere og ansatte. Nærmere innflytting vil det være fokus på å gi de ansatte de rette ressursene for en aktivitetsbasert kontorløsning, som f.eks. regler for bruk, lederstøtte, opplæring i bruk av kontorlokalene og å ta i bruk nye arbeidsformer. Prosessen videre og ansattes medvirkning er svært betydelig for opplevelsen av resultatet. 30

35 FAST PLASS ÅPEN LUKKET DELT PLASS KATEGORIER I LITTERATURSTUDIENE Referanser "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal" Vedlegg 3 til Rom- og funksjonsprogram for Nytt Regjeringskvartal

36 REFERANSEBESØK Som et ledd i arbeidet med å forstå hvilke typer kontorarbeidsplasser som kan være mulig å etablere for det norske departementsfellesskapet, har brukerutvalget for rom- og funksjonsprogrammet i regjeringskvartalet og flere av de ulike fokusgruppene i Statsbyggs prosjektorganisasjon for rom- og funksjonsprogrammet, vært på en rekke referansebesøk i inn- og utland. Både i Norge, Finland, Nederland og Belgia er det besøkt aktivitetsbaserte kontorarbeidsplasser. De norske referansebesøkene har vært foretatt i både offentlig og privat virksomhet. De utenlandske referansebesøkene har vært i en rekke departementskontorer, i noen tilfeller er disse samlokalisert med direktorat og etatskontorer. Vi vil her konsentrere oss om erfaringer fra de utenlandske departementskontorene. Disse besøkene har alle vært i aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger uten fast plass. Felles for alle departementsbesøkene var et eksplisitt fokus på sammenhengen mellom organisatoriske, teknologiske og fysiske utforming, og viktigheten av å tilrettelegge organisatorisk og teknologisk for god bruk av den aktivitetsbaserte arbeidsplassløsningen. Organisasjon På referansebesøkene ble det presentert felles HR- og IT- divisjoner på tvers av enkeltdepartement, og på tvers av departement og direktorat/etater, som muliggjørere for å ta i bruk de fysiske løsningene. I Nederland og Finland er det for eksempel utviklet tverr-departementale strukturer, som gjør at IT og HR oppgaver løses likt. I Finland var det Senatti som var bærer av arbeidsplasskonseptet. I Belgia ansettes det i departementsfellesskapet, ikke i enkeltdepartementer. Dette gjør at folk lettere kan bevege seg i departdementsfellesskapet, rent organisatorisk. I alle besøkene ble god organisatorisk tilrettelegging vektlagt som en suksessfaktor. Dette gjaldt både ledelsesformer, incentivstrukturer og arbeidsprosesser. Det var tilrettelagt for fritt valg av arbeidssted - både i og utenfor kontorbygget og stor vekt på resultatbasert ledelse. Den valgte løsningens suksess ble i stor grad beskrevet som en konsekvens også av den organisatoriske tilretteleggingen. SAMMENHENGEN MELLOM ORGANISASJON, TEKNOLOGI OG FYSISKE UTFORMING ORGANISERING DEPARTMENTFELLESSKAP FYSISK UTFORMING TEKNOLOGI 32

37 Teknologi I presentasjonene av arbeidsplasskonseptene ble det lagt stor vekt på sømløs og trådløs teknologi for gjennomføring av ulike aktiviteter. Den teknologiske infrastrukturen la til rette for at man kunne logge seg på fra ulike departementsbygg og andre lokasjoner, og gjennomføre de fleste oppgaver. Den teknologiske hardwaren som var tatt i bruk var imidlertid i tråd med ordinær norsk standard, og manglet noen ganger reell trådløshet. Dette ble forklart med økonomiske utfordringer. Fysisk utforming Departementene presenterte aktivitetsbaserte kontor med varierende grad av tilleggsareal. Gjennomgående er besøkte nye bygg under foreslått arealnorm for Nytt regjeringskvartal. Det er noe avstand mellom gode ideer og utforming i praksis. Blant annet ser vi varierende grad av soneinndeling. I Nederland var det stort fokus på møteplasser og på ulike arbeidsplasser til ulike arbeidsoppgaver. Det var ikke fast plass, og tom pult ble praktisert. De konseptuelle beskrivelsene og begrunnelsene for valg av type lokaler, og prinsipp for utforming, vurderes imidlertid som bedre enn den faktiske, fysiske utførelsen. I de besøkte lokalene manglet det tidvis tydelig soneinndeling, slik at oppgaver og aktiviteter av veldig ulike karakter skal løses på samme sted. Vi så for eksempel løsninger hvor sosiale soner var midt i arbeidssoner uten mulighet for skjerming av lyd. En slik erfringer viser viktigheten av å etablere gode, solide sonebeskrivelser gjennom rom- og funksjonsprogrammet. Referanser: Se vedlegg til Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM "Utforskning av fremtidens arbeidsformer i nytt regjeringskvartal" 33

38

39 DEL 3 KONSEPT Del 3 av arbeidsplasskonseptet forklarer Statsbyggs anbefalte arbeidsplasskonsept fra et brukerperspektiv. Først beskrives sammenhengen mellom en hjemmebase, et standard kontorareal, et departements areal og til slutt departementsfellesskapets areal. Deretter beskriver vi oppbyggning og bruken av det arbeidsplassrelaterte arealet, med vekt på hvordan det skal utformes for å støtte opp under det arbeidet som foregår i departementsfellesskapet. Ytterligere beskrivelse av funksjoner i det arbeidsplassrelaterte arealet finnes i Del 4 Areal og rom og del 5 Romkatalog 35

40 3.1 AKTIVITETSBASERT ARBEIDSPLASS- KONSEPT MED VEKT PÅ SKJERMING Statsbyggs anbefalte arbeidsplasskonsept er aktivitetsbasert, med stor fleksibilitet for endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. Konseptet er basert på beskrivelsen av et standard kontorareal. Slike standard kontorareal er koblet sammen til departementer, og til departementsfellesskapet. Det er lagt opp til deling av areal, både mellom individer, avdelinger og departementer. For å gi individuell valgfrihet med hensyn til arbeidsplass anbefaler Statsbygg hjemmebase, fritt valg av plass, og prioritering av variasjon. Kontorarealet Kontorarealene bygges opp gjennom funksjonelle soner, ansatte har tilhørighet til en hjemmebase, fritt valg av arbeidsplass, og tilstrekkelig variasjon i arbeidsplasser. Kontorarealene skal ha en fleksibilitet som gjør at det med enkle grep går an å tilpasse lokalene til konkrete brukere. På grunn av det langsiktige tidsperspektivet i planleggingen, er det ikke hensiktsmessig å detaljere utformingene av kontorarealene ytterligere nå. Departementet Regjeringskvartalet bygges opp av en rekke horisontalt og vertikalt sammenkoblede kontorareal. Disse kontorarealene er programmert med en fleksibilitet som gjør at det kan tilpasses ulike organisatoriske enheters behov. Departementene skifter relativt ofte struktur og størrelse. For å håndtere dette skal ulike antall standard kontorareal med enkle grep kunne kobles sammen til en enhet. Kontorarealet er standardiserte, og skal uten store bygningsmessige inngrep kunne endres for å romme departement og avdelinger med ulike arbeidsformer. Departementsfellesskapet Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfellesskapet. I arbeidsplasskonseptet er det etablert arbeidsområder som er delt mellom departementene, mellom avdelinger i departementene, og mellom ansatte. Det er lagt vekt på at disse skal være attraktive, og enkelt tilgjengelige for alle i departementsfellesskapet. STANDARD KONTORAREAL Variasjon og valgfrihet istedenfor fast plass DEPARTEMENTET Delte areal for bedre utnyttelse DEPARTEMENTSFELLESSKAPET DEPT Delte områder for bedre samhandling RKV 36

41

42 KONTORAREALET I Nytt regjeringskvartal foreslås det at hver enkelt medarbeider har tilhørighet til ett konkret kontorareal. Her vil medarbeideren ha hjemmebase, finne sine nærmeste kolleger, og de fleste funksjoner som trengs for å gjennomføre det daglige arbeidet. I kontorarealet skal det etableres soner som bidrar til å skille arbeid med mye lyd og bevegelse, fra arbeid som krever ro og stillhet. Medarbeiderne skal oppleve at de kan velge hvilken type areal de bruker for å gjennomføre sine oppgaver. Slike valg kan tas på bakgrunn av etablerte bruksregler og personlige preferanser. I kontorarealene, og i regjeringskvartalet for øvrig, er det lagt vekt på at det etableres tilstrekkelig rom for skjerming av aktiviteter som trenger dette. I tillegg til arbeidsplassene i kontorarealet, etableres det også arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementet og som er delt med hele departementsfellesskapet. Disse arealene beskrives ytterligere i romkatalogen. KONTORALERALET ER STANDARDISERT Nybygg i Regjeringskvartalet vil være arbeidsplass for omtrent 3675 ansatte med kontorarbeidsplasser. Kontorarealet er bygningsmessig standardisert. Hvert kontorareal etableres for omtrent 60 ansatte. (Noen vil etableres med mulighet for 30 eller 90 personer for å sikre større fleksibiltet mellom departement) Tilsammen er det programmert for 61 slike kontorareal. KONTORAREALENE SKAL TILPASSES BRUKERNE HOVEDOMRÅDE BUFFER Kontorarealene er bygningsmessig standardisert for å sikre god fleksibilitet i bruk. Dette betyr ikke at alle standard kontorareal skal ha de samme funksjonene. De skal tilpasses brukere nærmere innflytting, når man vet hvem som skal ha tilhold i de ulike standard kontorarealene. Arbeidsplasskonseptet skal ivareta personer med ulike former for funksjonsnedsettelser. Den overordnede enhetlige struktur støtter orientering og veifinning. Variasjonene og valgmulighetene i ABK representerer et utgangspunkt for å møte ulike former for preferanser og forutsetninger. Andelen multirom og arealnormen i seg selv tar høyde for at noe areal og noen arbeidsstasjoner kan rigges for personlig utstyr/hjelpemidler. Muligheten for å etablere skjermede rom tar høyde for noen ansatte ut fra personlige hjelpemidler og eller funksjonsnedsettelse vil utføre sitt arbeide ved bestemte plasser. DELEAREAL SOSIALT AREALENE DELES INN I ULIKE FUNKSJONELLE SONER Et standard kontorareal i Nytt regjeringskvartal skal etableres med ulike soner. En hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom. En sosial sone med mulighet for uformelle møter og kaffe. Og en buffersone med møterom og spesialrom mellom disse. Soneinndeling er viktig for å skjerme ulike aktiviteter for hverandre. Det vil være mulig å opprette sikkerhetsbarrierer inne i standard kontorareal. Både for enkelte rom, deler av soner, og hele standard kontorareal. Dette har ikke arealmessige konsekvenser, og slike sikkerhetsbarrierer vil tilpasses departementene på et senere tidspunkt. HOVEDSONE ARBEIDSSTASJONER OG MULTIROM 38

43 SKJERMET ROM FOR EN BRUKER BUFFERSONE MØTEROM OG SPESIALROM SOSIAL SONE MØTEPLASS OG STØTTEFUNKSJONER LOKALT DELT TILPASSINGSAREALER 39

44 DEPARTEMENTET Ett departement har flere kontorareal, enkelte arbeidsplasser som er delt på tvers av disse kontorarealene, og tilgang til delt arbeidsplassrelaterte areal i hele regjeringskvartalet. Kontorarealene er standardiserte. Dette er en bygningsmessig standardisering som legger til rette for å håndtere endringer i departementsstrukturen, oppgavefordelingen departementene imellom, nye arbeidsformer og teknologisk utvikling. Samtidig er disse standard kontorarealene tilpassingsdyktige Dette gjør at departementet har relativt stor påvirkningsmulighet på den endelige utformingen, og at tilpassing av standard kontorareal til departementets arbeidsformer kan skje nærmere innflytting. Det vil være mulig å opprette sikkerhetsbarrierer for departementet. Dette har ikke arealmessige konsekvenser, og slike sikkerhetsbarrierer vil tilpasses departementene på et senere tidspunkt. Vi anbefaler imidlertid åpenhet der det er mulig, fordi åpenhet kan legge til rette for god kontakt i og mellom departementene ARBEIDSSONE BUFFERSONE DELEAREAL SOSIAL SONE STANDARDARDISERT Standard kontorareal gir fleksibilitet. TILPASSINGSDYKTIG Gjennom moduler kan arealene tilpasses ulike behov GODT KOBLET kontoarealene er koblet sammen og tilgjengelige for deling, enkle å bevege seg i og tilgjengelige. ÅPENT Enkelt å bevege seg mellom eneheter DELT Det er kollektivt eierskap til lokalene 40

45 DEPARTEMENTSFELLESSKAPET Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfelleskapet. Dette gjelder tilrettelegging for samhandling både i og mellom departementer. Det etableres egne, sentralt plasserte, arbeidsplassrealterte areal. Dette er areal hvor ansatte som jobber i ulike departement kan møtes og jobbe sammen, utenfor eget departement, men likevel innenfor departementsfellesskapet. Her etableres det sentralt prosjekthotell, arbeidsplasser i tilknytning til samhandlingsstrøket, sentralt leserom, uformelle arbeidsarealer i tilknytning til transportområder og lignenede. Det er et poeng at disse sentralt plasserte arealene skal være attraktive nok til at opplevd avstand til disse er liten. DELT AREAL DELTE AREAL PÅ TRE NIVÅER I kontorarealet: For å legge til rette for intern variasjon til enheter med tilhørighet der. I departementet: For tilpassing til departementets spesielle behov. Mellom departementene: For å tilrettelegge for departementsfellesskapet. ATTRAKTIVT Tilpassningsareal for samhandling i og mellom departementene LOKALT DELT AREAL For tilpassings til departementene SENTRALT DELT AREAL For å tilrettelegge for departementfellesskapet 41

46 3.2 PRINSIPPER FOR BRUK OG UTFORMING I aktivitetsbaserte kontor er bruk og utforming av arealer tett sammenvevd. Utforming av arealene kan fremme enkelte typer adferd, men vil ikke alene gi god bruk, tilstrekkelig variasjon og valgfrihet for den enkelte. I aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger følger prinsipper for utforming og prinsipper for bruk hverandre. Prinsippene for utforming beskriver hvordan de arbeidsplassrelaterte arealene skal inngå i en bruksmessig helhet i regjeringskvartalet. Ansvaret for at arbeidsplassene i regjeringskvartalet utformes etter disse prinsippene, ligger hos Statsbygg. Prinsippene for bruk beskriver organisatoriske forutsetninger som må være på plass for at departementene best skal kunne utnytte mulighetene som ligger i et aktivitetsbasert regjeringskvartal. Prinsippene må forstås som råd fra rom- og funksjonsprogrammet til departementene om forhold som må ligge til rette for å ta i bruk den foreslåtte løsningen. Ansvar for oppfølging av prinsippene for bruk, ligger hos departementene. PRINSIPPER FOR UTFORMING PRINSIPPER FOR BRUK STANDARDISERING Fleksibilitet i bygget gjennom standard kontorareal TILPASNINGSDYKTIG Arealene kan enkelt tilpasses ulike behov HJEMMEBASE For tilhørighet og soneinndeling VALGFRIHET For individuell kontroll over omgivelsene SONEINNDELING For gode buffere mellom ulike aktiviteter. SKJERMING Tilstrekkelig areal til å etablere rom for skjerming DELTE AREAL For bedre utnyttelse ÅPENHET Mellom enheter og departement GODT KOBLET Areal som er enkle å finne frem i ATTRAKTIVE DELTE SAREAL For samhandling i og mellom departementene AKTIVITETSBASERT ORGANISASJON Sammenheng mellom organisasjon, teknologi og fysisk utforming 42

47 SONEINNDELING HJEMMEBASE Et standard kontorareal i Nytt regjeringskvartal skal etableres med ulike funksjonelle soner. En hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom. En sosial sone med mulighet for uformelle møter og kaffe, og en buffersone med møterom og spesialrom mellom disse. Buffersonen mellom hovedsonen og den sosiale sonen, skal skjerme arbeidsstasjonene fra lyd og bevegelse fra den sosiale sonen, og fra buffersonen. Til sammen skal de ulike sonene dekke de funksjoner som medarbeiderne har behov for å ha i umiddelbar nærhet i det daglige arbeidet. Funksjonell soneinndeling er et nødvendig grep for å legge til rette for gode og varierte arbeidsplasser, med områder med ulikt støy- og aktivitetsnivå. De tre sonene kjennetegnes av ulik bruk, for eksempel knyttet til grad av prat det er aksept for og hvor mye trafikk man kan forvente til og fra de ulike sonene. Dette gjøres for å lage gode soner for individuelt og felles arbeid uten for mye forstyrrelser, og for å lage gode møteplasser ofte som utvidelser av trafikale møtepunkt. Dette betyr at medarbeidere skifter plass når de skifter mellom aktiviteter og oppgaver som har ulikt behov for skjerming. For noen vil slike skifter skje flere ganger om dagen. Andre vil ikke ha behov for å skifte arbeidsplass, men gjennomføre oppgaver som fint lar seg løse på samme sted. SONEINNDELING De enkelte medarbeidere og deres nærmeste kolleger har tilhørighet til et fast kontorareal med rom for nødvendig personlig lagring (skap etc.), men ikke fast plass ved en arbeidsstasjon. Dette kaller vi tilhørighet til hjemmebase. Med hjemmebase er det mulig å differensiere møblering og bruksregler mellom ulike deler av hovedsonen. Med fast arbeidsstasjon er dette ikke mulig. Med fast plass vil det fremtvinge seg en «standard arbeidsform» for alle som deler en åpen hovedsone. Fast plass innebærer at to medarbeidere med fast plass ved siden av hverandre som skal gjennomføre oppgaver med helt ulike funksjonelle behov, for eksempel arbeid som krever dyp konsentrasjon og en oppgave med mye telefonvirksomhet, vil gjennomføre disse ved siden av hverandre. Gjennom hjemmebase istedenfor fast plass blir det mulig å etablere lommelandskap med ulike bruksregler. Dette tilrettelegger for etablering av arbeidsstasjoner for individuell konsentrasjon, adskilt fra arbeidsstasjoner for samhandling. Dette gir større individuell kontroll over egen arbeidssituasjon. Når den individuelle tilhørigheten til plassen forsvinner, er det imidlertid viktig å ta grep for å ivareta opplevelse av trygghet og tilhørighet til kontorarealet. I forhold til utforming anbefales det derfor å legge vekt på å etablere en tydelig identitet for de ulike kontorarealene. HJEMMEBASE MED BUFFERSONE WC GARD PRINT Ulike soner er kjennetegnet av regler for bruk, for eksempel knyttet til grad av prat det er aksept for, hvor mye trafikk man kan forvente til og fra de ulike sonene. Buffersonen mellom hovedsonen og den sosiale sonen skal skjerme arbeidsstasjonene fra lyd og bevegelse. 43

48 VALGFRIHET AKTIVITETSBASERT ORGANISASJON Både komplekst samarbeid og arbeid med behov for individuell konsentrasjon, er aktiviteter som er typiske i kunnskapsintensivt arbeid. Disse aktivitetene har ulike funksjonelle behov. I dag gjennomføres disse aktivitetene gjerne på samme sted (primært i cellekontoret). I et aktivitetsbasert kontor vil medarbeidere typisk velge å endre omgivelser for å skjerme seg selv eller andre. Arbeidsplasser tilpasset ulike aktiviteter vil gi valgfrihet og kontroll over omgivelsene for medarbeiderne. Det bør legges til rette for relativt stor frihet for medarbeiderne i valg av sted å utføre arbeidet. Både de funksjonelle behovene en aktivitet har og medarbeidernes personlige preferanser bør få spille en rolle i valget. Arbeidsplasskonseptet er avhengig av en god sammenheng mellom organisatorisk tilrettelegging, teknologiske hjelpemidler og fysisk utforming. Det er nødvendig å tilrettelegge organisatorisk og teknologisk for god bruk av den aktivitetsbaserte arbeidsplassløsningen og opplevelse av valgfrihet Sømløs og trådløs teknologi er nødvendige forutsetninger. For at aktivitetsbaserte løsninger skal fungere godt, er departementene også avhengig av at organisasjonen, med lederne i spissen, er godt forberedet på de endringer som vil komme. Uten fast plass finnes det liten grunn til å etablere like arbeidsstasjoner til alle, på bekostning av muligheten for å lage tilrettelagte arbeidsplasser for ulike aktiviteter. En arbeidsstasjon per ansatt betyr at arbeidsareal med godt dagslys båndlegges til ubrukte plasser, og at alle arbeidsplasser er relativt like. Kartleggingen viser at det er uroblematisk å etablere en ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner på 1,3. Dette anbefales for å gi tilstrekkelig valgfrihet. VALGFRIHET AKTIVITETSBASERT ORGANISASJON BUFFERSONE ORGANISERING ARBEIDSSONE SOSIAL SONE DEPARTMENTS- FELLESSKAP DELEAREAL FYSISK UTFORMING TEKNOLOGI Valgfrihet gjennom delte areal og tilstrekkelig skjerming. Organisering, fysisk utforming og teknologi er virkemidler for et god departementsfellesskap 44

49 GODT KOBLET DELTE AREAL Gjennom en god kombinasjon av standardisering og lokal tilpassing skal arbeidsarealene være gjenkjennbare, lesbare og oversiktlige. Man skal kjenne igjen en grunnstruktur fra kontorareal til kontorareal, samtidig som det skal være nok særpreg til at man tydelig opplever en forskjell mellom de ulike kontorarealene. Settet av standard kontorareal som et departement har skal være koblet sammen. For å få god mulighet for planlagte og tilfeldige møter, skal minimum to standard kontorareal dele en sosial sone. I tillegg skal alle kontorareal ha tilgang til det arbeidsplassrelaterte arealet som er delt i departementet. For at de delte arealene skal fungere godt, må arealene være enkle å bevege seg i og mellom, og gi en intuitiv forståelse av bruk og bevegelse. Det samme gjelder de arealene som er delt i departementsfellesskapet. Det skal være intuitiv orientering i og mellom delte areal, og de skal utformes slik at avstanden oppleves kort, og lik fra de ulike departementene. Det legges opp til delte areal på tre nivåer: I kontorarealet: For å legge til rette for intern variasjon. I departementet: For tilpassingsareal til departementene. Mellom departementene: For å tilrettelegge for departementsfellesskapet. På alle nivåene er det delte eierskapet et virkemiddel for å oppfylle det samtidige kravet om aktivitetsbasert arbeidsplassutforming og arealeffektivitet på en god måte. Delt areal gir bredere tilgang på rom og funksjoner, og mulighet for større variasjon og høyere teknisk funksjonell kvalitet. Delte areal vil benyttes til å etablere steder hvor man kan gjennomføre de arbeidsoppgaver som skal løses på tvers av enheter i eget departement, og på tvers av departementer. Når alle deler areal til for eksempel prosjektarbeid, vil man få større utnyttelse av slikt areal. Samtidig er det større sannsynlighet for at medarbeidere som ønsker å ta i bruk slike areal kan finne dette ledig fordi det samlet sett er en viss størrelse eller omfang på de sentralt distribuerte arealene. GODT KOBLET Kobling av areal i departementsfellesskapet. 45

50 ATTRAKTIVE DELTE AREAL Det er etablert delte areal som er spesielt tiltenkt å fremme samhandling i og mellom departementene. Slikt delte sareal vil ikke (alltid) være i direkte tilknytning til kontorarealene. Det er derfor nødvendig og kompensere avstand med attraktivitet, både i arealene og også langs veien til arealene, slik at opplevd avstand er minst mulig. At avstanden oppleves som liten vil føre til større bruk. Det skal legges stor vekt på møteplasser som viktige steder for arbeid. Mer mobile arbeidsformer gjør at mange oppgaver kan gjennomføres uavhengig av sted. Kontorbygget blir dermed viktigere som et sted der man treffer andre. Møteplasser kan være interne (innenfor en definert gruppe og et definert areal), halvoffentlige (i fellesarealer og mellom kontorarbeidsareal til ulike grupper) eller offentlige, der besøkende eller «mannen i gata» kan bruke møteplassen på lik linje med medarbeiderne. Når arbeidet blir mer og mer mobilt, og teknisk kan gjennomføres «over alt», blir det stadig viktigere å gjøre arbeidsplassen attraktiv, slik at arbeidsplassen blir et foretrukkent møtested. Det skal oppmuntres til bruk av delte arbeidsplassrelaterte areal gjennom kvaliteter i utforming og enkel tilgjengelighet. Dette skal ivareta enkel orientering og veifinning både i og mellom kontorarealer i standard kontorsoner, og også de distribuerte arbeidsplassrelaterte arealene i regjeringskvartalet. ÅPENHET Det bør være enkelt å bevege seg mellom enheter, innad og på tvers i departementene. Sikkerhetsog adgangskontrollen bør legges opp slik at departmentsansatte ikke opplever unødig streng «grensekontroll» når en er i bevegelse i Nytt regjeringskvartal. Det vil være mulig å opprette sikkerhetsbarrierer inne i de arbeidsplassrelaterte arealene i Nytt regjeringskvartal, både for enkelte rom, deler av soner, hele standard kontorareal og hele departement. Dette har ikke arealmessige konsekvenser, og slike barrierer vil bestemmes av departementene på et senere tidspunkt. Vi anbefaler imidlertid åpenhet som prinsipp der det er mulig, fordi åpenhet kan legge til rette for god kontakt i og mellom departementene. SKJERMING I arbeidsplasskonseptet er det lagt spesiell vekt på å tilrettelegge for areal til aktiviteter hvor man har behov for å skjerme seg fra andre enten for å ikke bli forstyrret, for å ikke forstyrre, eller fordi arbeidet av sikkerhetsmessige årsaker krever det. Dette skal kunne ivaretas både i hjemmebasen, og også i arealer som er delt i departementet og i arealer som er delt mellom departementene. Arbeid som krever skjerming er ofte mer arealkrevende enn annet arbeid. Det er derfor valgt en arealramme som gir plass for dette. I arbeidsplasskonseptet sier vi at opp til 30 % av de tradisjonelle arbeidsstasjonene i et standard kontorareal kan etableres som individuelle skjermede rom. I tillegg kommer multirom og rom i buffersonene som også kan etableres som rom for skjerming. 46

51 STANDARDISERT TILPASSINGSDYKTIG Nybygg i regjeringskvartalet vil bestå av rundt 60 standardiserte kontorareal. Standardiserte kontorareal utgjør 90 % av det arbeidsplassrelaterte arealet i Nytt regjeringskvartal. Slike standardiserte byggeklosser innebærer at det er etablert rammer for utforming som gjør det mulig å starte byggeprosjektet, og samtidig tilby tilpassing av areal nærmere innflytting. Konseptet legger opp til modulbaserte rom og funksjoner slik at det er enkelt å tilpasse nye funksjoner og endrede behov innenfor et standard kontorareal. Samme areal kan derfor over tid gi rom for enheter med ulike arbeidsmønstre uten at det krever omfattende ombygginger. Mengden og størrelsen på åpne arbeidsstasjoner, lukkede rom og spesialrom vil kunne varieres og tilpasses det enkelte departement, eller departementsenhet. Hvis man velger mange møterom, vil dette innebære at man velger bort andre typer funksjoner. Likedan hvis man velger mange arbeidsstasjoner, så vil dette gå på bekostning av variasjonen i lokalet. Standardisering gjør at endring og tilpassing av kontorarealer kan gjennomføres uten store inngrep i bygningsmassen. Gjennom ulike kombinasjoner av arealmoduler, kan et standard kontorareal tilpasses den organisasjonsenheten som skal bruke den, tilpasses ulike bygningskropper, og med relativt enkle grep endres over tid. I rom- og funksjonsprogrammet besluttes ikke bygningsmessige løsninger, men vi har definert et sett med arealmoduler basert areal pr funksjon og et tenkt planløsningsgrid (2400 x 3600mm). Disse er brukt til å teste tilpassingsdyktigheten av programmet. Oppbygning av standard kontorareal gjennom moduler åpner for at tilpassing av arealer skjer tettest mulig på innflytting. Samtidig fører dette til enklere tilpassing til nye brukere også etter innflytting. Departementene endrer størrelse og struktur i tillegg til oppgaver og arbeidsform. Standardiseringen skal gjøre Nytt regjeringskvartal tilpassingsdyktig ovenfor slike endringer. STANDARD KONTORAREAL MODULER WC GARD PRINT Standard kontorareal for 60 personer. Standard kontorareal programmeres gjennom moduler. Dette åpner for tilpassing av arealer tett på innflytting. 47

52 3.3 TILPASSING I PRAKSIS Kontorarealene i Nytt regjeringskvartal tilpasses aktivitetene til de brukere som skal inn i konkrete kontorareal. Gjennom mer eller mindre skjermet areal, moduler, og gjennom variasjon i plan og bruksregler. Et kontorareal trenger eksplisitte bruksregler for å fungere bra, og disse må etableres av de som skal bruke kontorarealet. MIMIUM SKJERMET AREAL mulig MAKS maksimum SKJERMET AREAL WC GARD PRINT WC GARD PRINT + GENERALITET GJENNOM MODULER VARIASJON INNENFOR PLAN WC GARD PRINT WC GARD PRINT VARIASJON I BRUK 48

53 49

54 3.4 EKSEMPLER For å vise hvordan arbeidsplasskonseptet kan fungere, vises det her flere møbleringseksempler i et standard kontorareal. Alle eksemplene er variasjoner over anbefalt konsept: ABK skjermet. De er illustrasjoner på fleksibilitet og variasjonsmuligheter innenfor arbeidsplasskonseptet. Funksjonell konseptplan Illustrasjonene bygger på prinsippene for utforming av aktivtetsbasert kontor i Nytt regjeringskvartal. De viser mulige løsninger i en tenkt bygningskropp. De er laget for at det skal bli lettere for sluttbruker å forstå konseptet. Eksemplene skal ikke forstås som designløsninger Programinnhold Eksemplene viser en sammenstilling for en tenkt etasje av 2 standard kontorareal. Begge huser 60 personer. Det er 1,3 ansatte per arbeidsstassjon. Eksemplene viser også et estimert teknisk areal og vertikal kommunikasjon uten at dette er detaljert. Fargekoding Møblerte eksempler bruker en forenklet fargeskala som samsvarer med ikoner og soneinndeling. Alle eksemplene har lik mengde møterom, mens multirom varierer med graden av åpenhet. Det er 2 multirom pr. 15 arbeidsstasjoner. Den sosiale sonen er delt mellom 2 standard kontorareal. Dette er et vesentlig grep for å fasilitere departmentsfellesskap. Lokalt delt areal skal også deles internt i et helt departement. Her er det vist det mellom 2 standard kontorarealer. Det bør supplere den aktiviteten det er mest behov for i nærområdet. Areal som deles sentralt i departementsfellesskapet er ikke medtatt i disse møbleringseksemplene. Grid Eksemplene her tar utgangspunkt i en kontordybde på litt over 21 meter. I arealstudien er også andre bredder gjennomgått. 21,6 meter tilsvarer 6 moduler. Alle moduler bygger på grid 3600 x 2400mm. HOVEDSONE ÅPNE OG SKJERMEDE ARBEIDSSTASJONER MULTIROM OG INTERN VARIASJON BUFFERSONE/ MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS OG PERSONLIGE SKAP STØTTEAREAL; WC, GARDEROBER OG KOPI LOKALT DELTE SAREAL 50

55 A B A = Støtter individuell fokus Dette er en løsning som prioriterer skjermede kontor langs fasade. De utgjør 26% av arbeidsstasjonene. Både kontorer og møterom blir tydelige buffere inn mot åpne områder og skjermer dermed også disse i forhold til bevegelse og lyd. Åpne arbeidsstasjoner er vist som generelle 4-er grupper eller grupper med høyere grad av skjerming i møbelet. Det er også vist en skjermet sone for 6 personer som er mer arealeffektiv enn resten slik at graden av lukkede rom kan økes. C = Støtter samarbeid i små team Løsningen viser en svært høy grad av rom. Dette er kun mulig hvis mange av disse består av flere arbeidsstasjoner. Ved å prioritere lyse arealer til prosjektrom og dobbeltkontor, fasiliterer eksempelet samarbeid i små grupper. Løsningen har også fått plass til ett større prosjektareal ved fasade på venstre side. Så høy grad av lukkede rom bør kun brukes i få og spesielle kontorareal da dagslysinnslipp minimeres når fasadene tettes. Det må også jobbes med restarealene i kjerner og korridorer slik at dette blir et sted med mer enn lukkede rom. B = Støtter samarbeid og åpenhet Her er det illustrert en maksimalt åpen løsning. Eksemplet er møblert som et samarbeidsareal. Tross åpenheten er landskapet tydelig oppdelt i mindre lommer som kalles "lommelandskap" Slike lommer etableres ved å bruke de faste rom som finnes som buffer. Her er lommelandskapene tilrettelagt for ulik grad av samhandling. C = Støtter store prosjektteam I likhet med eksempel B viser dette en svært åpen løsning. Det finnes vegger og soner, men det er lite lukkede rom, og sonene skapes også av møbler. Dette er arealeffektivt og gir stor fleksibilitet i lokalet for hurtige endringer av møbleringsplanen. Eksemplet viser en radikal møblering for større team. Samtidig gir 2-er bordene ved høyre fasade et mer introvert tilbud. Dette er et område som kan rigges for spesielle grupper eller hendelser. C D 51

56 Det nye regjeringskvartalet skal legge til rette for bedre samhandling i departementsfelleskapet. 52

57 53

58

59 DEL 4 AREAL OG FUNKSJON Del 4 består av en arealoppsummering av arbeidsplassrelatert areal i regjeringskvartalet, en beskrivelse av de ulike sonene i arbeidsplasskonseptet, samt en romkatalog. Arealfordleingen viser fordeling av arbeidsplassrealtert areal i regjeringskvartalet. Soneinndelingen er veiledende for etablering av et velfungerende aktivitetsbasert kontor. 55

60 4.1 AREALOPPSUMMERING Arealnormen for arbeidsplassrelatert areal er satt til 13 m2 per ansatt. Arealnormen er et uttrykk for arealressursen som er til rådighet. 13 m2 per ansatt utgjør til sammen ca. 60 % av det totale bruttoarealet for Regjeringskvartalet. Med 3675 ansatte som foreløpig dimensjonerende antall ansatte for nybygg, utgjør dette til sammen ca m2. Fordeling av arbeidsplassrelatert areal Arbeidsplasskonsept legger opp til at ansatte i departementene skal dele tilgjengelig areal. Det arbeidsplassrelaterte arealet i regjeringskvartalet kan deles i tre ut fra eierskap og lokalisering i regjeringskvartalet. deling av areal i kontorarealet, deling mellom enheter i departementene og deling i departementsfelleskapet. De delte arealene tilpasses departementes behov og departementsfellesskapet interesser. Arealet skal fordeles mellom følgene tre kategorier: Standard kontorareal Lokalt delte areal (delt i departementet) Sentralt delte areal (delt i departementsfellesskapet) Fordeling delte areal Det er etablert flere former for tilpassingsareal i regjeringskvartalet. 10 % av det arbeidsplassrelaterte arealet er etablert som delte tilpassingsareal. Halvparten av dette plasseres i direkte tilknytning til departementenes kontorarealer. Dette er tilpassingsareal som er en delt funksjon mellom enheter internt i et departement og kalles lokalt delte tilpassingsareal. Den andre halvparten er arbeidsplassrelaterte funksjoner som er delt i hele departementsfellesskapet og kalles sentralt delte areal. Standard kontorareal Det etableres Standard kontorareal. HVert standard kontorareal er programmert for 60 ansatte. 90 % av det arbeidsplassrelaterte arealer fordeles i standard kontorarel. Hvert standard kontorareal er igjen delt inn i tre funksjonelle soner. Arealet i standard kontorareal (tilsammen 90 %) fordeles på; Hovedsone (55-70%) Buffersone (15-30%) Sosial sone (5 %) Innplassering av departementer og differansiering av standard kontorareal skjer nærmere innflytting. Trafikk, lysforhold og lyd påvirker plassering og utforming av standard kontorareal. Regler er med på å definere variasjonen innefor sonene. Fordelingen av areal til ulike soner følger likevel en fordelingsnøkkel for god kvalitet og er vist i arealsammenstillingen under. 56

61 AREALSKJEMA Totalt antall ansatte som skal inkvarteres i nye bygninger 3675 pers Kontorplass pr ansatt 13 m2 Total antall m m2 90 % av disse er tilgjengelig for standard kontorareal 42997,5 m2 5 % av disse er tilgjengelig for delte arbeidsområder lokalt 2388,75 m2 5 % av disse er tilgjengelig for delte arbeidsområder sentralt 2388,75 m2 totalt areal m2 C10 GENERELLE ARBEIDSPLASSER AREALSKJEMA ANTALL ROM AREAL m 2 PR. ROM AREAL delsum m 2 AREAL SUM II m % F.nr. Funksjon Generelle kommentarer C10.11 Standard kontorareal (gen arb.pl.a) I underkant av 90% av arealet pga tilpasning 3285 til 61 standard kontorareal C Hovedsone m/arbeidsstasjoner C Buffersone C Sosial stoner C10.12 Lokalt distribuert areal ca 5 % av arealet C10.13 Sentralt distribuert areal I overkant av 5 % av arealet pga tilpasning til standard kontorareal (se C10.11) Allmenningen - ekstra arb.pl. v/ C samhandlingsstrøk 250 C Arbeid/møte i kantine 0 Utnytter kantineareal C Sentrale lese- og skjermingsrom 320 C Prosjekthotell; prosjektrom m/ fasiliteter 415 C Arbeidsplasser ved møtesenter C Uformell arbeids/møte-plasser arb.pl., spres blant hoved-transp.omr C Hvilerom i hvert kvartal distrib.v/ knutepunkt nær arbeidsplasser Annet/eksperimentelt område C (arbeidsplasser) C Utendørs (evt delvis) arb.område 0 Ikke medregnet, er avh av utforming C Aktivitetsrom ca 6 arb.stasjoner SUM Nettoareal NTA/C SUM Bruttoareal BTA/C10 NTA *1, DIM. PERSONTALL AREALSAMMENSTILLING - STØRRELSESFORHOLD TOTAL BRUTTO 100 % ARBEIDSPLASSRELATERT AREAL 60 % Arealsammenstilling - størrelsesforhold innenfor Arbeidsplassrelatert areal STANDARD KONTORAREAL LOKALT SENTRALT 90 % 5 % 5 % HOVEDSONE BUFFER SOSIALT % % 5 % 57

62 4.2 STANDARD KONTORAREAL Et standard kontorareal består av ulike funksjonelle soner kalt; 1) hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom, 2) buffersone for møterom og intern tilpassing, 3) sosial sone med støttefunksjoner. Ansatte har tilhørighet til en hjemmebase og ikke fast plass. Tilhørighet til hjemmebase muliggjør en inndeling i arbeidsgrupper med ulike funksjoner innenfor en hovedsone. Soneinndeling av standard kontorareal Et standard kontorareal er hjemmebase for en eller flere organisatoriske enheter på til sammen ca. 60 ansatte. Hvert standard kontorareal skal etableres med en slik fleksibilitet at det er mulig med aktivitetsbasert tilpassing til den eller de organisatoriske enhetene som skal ha tilhørighet der tettere på innflytting. Et standard kontorareal skal til sammen dekke de funksjoner som medarbeiderne til daglig har behov for i umiddelbar nærhet. Kontorarealet er derfor delt opp i tre soner. Innenfor et standard kontorareal har de ansatte sin hjemmebase, og de har fritt valg av arbeidsplass. Fritt valg av arbeidsplass gir mulighet for inndeling i arbeidsgrupper med ulike funksjoner innenfor en hovedsone. Dette innebærer også at man rydder pulten når man forlater den for dagen - slik at den er ledig for de som ønsker å velge den neste dag. Det skal være tilstrekkelig arbeidsplasser til at alle kan være til stede samtidig. Hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom Buffersone for møterom og intern tilpassing Sosial sone med støttefunksjoner Arealene deles inn i ulike soner tilrettelagt for ulike aktiviteter BUFFERSONE ARBEIDSSONE SOSIAL SONE DELEAREAL 58

63 HOVEDSONE MED ARBEIDSSTASJONER OG MULTIROM I hovedsonene finnes arbeidsstasjoner for konsentrasjon, for samhandling og nødvendige spesial- og avlastningsarealer Typiske aktiviteter i hovedsone med arbeidsstasjoner og multirom: Individuelle arbeidsoppgaver Koordinering, informasjonsdeling og læring Telefonsamtaler Krevende konsentrasjonsoppgaver Løsningen skal gi et godt tilbud av arbeidsstasjoner å arbeide ved. Arbeidsstasjonene skal være tilpasset den eller de ulike aktivitetene som skal foregå der gjennom arbeidsdagen. I hovedsonen vil de fleste arbeidsstasjonene være standard hev/senk arbeidsstasjoner med plass til to skjermer. Noen arbeidsstasjoner kan ha avvikende utstyr, men primært vil nødvendig diffrensiering av disse skje gjennom plassering i sonen, plassering av pulter i forhold til hverandre og bruksregler. Basert på gjennomførte undersøkelser anbefales at antall arbeidsstasjoner skal tilsvare 75 % av de ansatte som har hjemmebase i kontorarealet. Det er imidlertid lagt spesiell vekt på tilstrekkelig areal for aktiviteter som krever skjerming, og på at det skal være tilstrekkelig variasjon og valgfrihet for den enkelte når det kommer til valg av arbeidsplass. Et standard kontorareal kan gi mulighet for faste arbeidsstasjoner til alle, men dette vil gå på bekostning av tilgjengelig variasjon og den enkelte ansattes kontroll over egen arbeidssituasjon. Alle arbeidsstasjonene vil da være åpne løsninger. Dette anbefales bare etter nøye vurdering av om enhetens arbeidsmønster er egnet for dette. Det skal være minimum 2 multirom per 15 åpne arbeidsstasjoner. Det skal legges til rette for at 30 % av arbeidsstasjonene kan være individuelt adskilt med lydmessig barriere. I tillegg kommer eventuelle skjermede rom i buffersonen. Se romkatalogen for eksempler på utforming av arbeidsstasjoner og multirom. 59

64 BUFFERSONE FOR MØTEROM OG INTERN TILPASSING Buffersonen finnes i overgangen mellom arbeidssone og sosial sone. Her finnes møterom og andre funksjoner som er plassert i rom (som prosjektrom/teamarbeidsrom). Her skal rom plasseres strategisk som buffer for lyd og trafikk inn mot arbeidssonen. Typiske aktiviteter i buffersonen Arrangere videomøter Gjennomføre små møter Team og prosjekt arbeid i prosjektarbeidsrom. Konsentrasjonsarbied hvis det er godt lydisolerte rom. I aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger må det skapes muligheter for gode møter mellom mennesker. Samtidig må det etableres mulighet for skjerming av arbeidsplasser. Slik skjerming gis både gjennom å plassere enkelte aktiviteter i rom, og ved at slike rom plasseres som buffer mellom ulike typer aktiviteter. Det er et poeng å konsentrere møterommene nær den sosiale sonen slik at de fungerer som «buffere» mellom ulike aktiviteter. Det er viktig at dører til møterom plasseres slik at de vender inn mot den sosiale sonen, og slik genererer trafikk dit. Rom som videorom, samtalerom, og prosjektrom bør også plasseres strategisk som buffer for lyd og trafikk. Intern tilpassing Buffersonen utgjør % av arealet i standard kontorareal. Arealet er avhengig av hvor mange individuelt skjermede arbeidsstasjoner det er i arbeidssonen; flere skjermede arbeidsstasjoner gir mindre areal til buffersone. Buffersonene bør bestå av to middels store møterom, men utover dette bør arealet tilpasses til den eller de enhetene som skal ha tilhold i kontorarealet. Buffersonen kan ta opp i seg endringer i arbeidsform og teknologi, eller dekke mer spesialiserte behov knyttet til de ulike avdelingene. Den interne tilpassingen bør supplere den aktiviteten det er mest behov for i ulike avdelinger. Arealet tilgjengelig for intern variasjon vil ofte brukes til rom. Det kan bety: Flere rom (enn minimum) utformet som konsentrasjonsarbeidsplass Flere rom (enn minimum) utformet som rom for samarbeid Flere rom (enn minimum) utformet som små prosjektrom eller møterom Større åpne areal for ad-hoc utveksling i sosiale stone Leselounge med sofa og bokhyller Video/samhandlingsrom, Brainstorm / scrum / kreativitet / aktivitet alternative møterom For eksempler på utforming av rom og funksjoner i buffersonene se romkatalogen. 60

65 SOSIAL SONE OG NÆRSTØTTEFUNKSJONER Den sosiale sonen skal være et naturlig samlingspunkt i kontorarealet. Den bør fungere som en magnet, og tiltrekke folk. Typiske aktiviteter i sosial sone og nærstøttefunksjoner: Sosialisering Kaffeprat Formelle og uformelle møter Større avdelingsmøter og ulike tilstelninger. Tilgang til: Personlige skap Garderobe Toaletter Print Den sosiale sonen plasseres i ankomst til kontorarealet, og skal gjøre ankomsten til et sted man ønsker å oppholde seg.gode sosiale soner skapes gjennom god møblering og tilbud som for eksempel kaffeautomat, printer, miljøstasjon og andre funksjoner som man går til. Utover nødvendige nærstøttefunksjoner bør innhold i den sosiale delen bestemmes utfra de behov enhetene som skal bruke arealet har. Sosiale soner bør utformes slik at de kan brukes aktivt gjennom hele dagen. Det vil si at det her finnes ulik møblering som også egner seg for uformelle møter. Plassering av sonene i forhold til transportareal er viktig for god utnyttelse av areal. I Nytt regjeringskvartal er de sosiale sonene delt mellom flere standard kontorareal. Dette er for å gi tilstrekkelig antall brukere, slik at man får et levende sosialt fellesskap. I planløsningen er det vesentlig at det også blir nok møblerbart areal igjen utenom gangareal. Fordi man i aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger ofte velger sosiale areal som er relativt romslig, gir man disse gjerne et tilslag av multifunksjon-løsning. Det vil si at sonen kan tilrettelegges for annen aktivitet ved enkel endring. Se romkatalogen for eksempler på utforming av funksjoner i sosial sone og nærstøttefunksjoner. 61

66 4.3 LOKALT DELTE AREAL I et departement vil 5 % av det arbeidsrelaterte areal etableres som arbeidsplassrelatert areal uten at spesifikke enheter har hjemmebase her. Dette arealet kan skreddersys slik at departementet får tilgang til den typen funksjoner som passer dem best. Det kan bety supplering av en lesesal for noen, flere skjermede arbeidsstasjoner for noen, eller prosjektområder, videorom og samhandlingsrom for andre. Arealene bør også kunne brukes ved plutselige endringer i departementsstruktur, for midlertid innplassering av ansatte. Typer areal kan hentes både fra standard moduler i det arbeidsplassrelaterte arealet og fra beskrivelsene i sentralt delte areal. 4.4 SENTRALT DELTE AREAL 5 % av det arbeidsplassrelalterte arealet vil etableres som arbeidsplassrelaterte lokaler/rom/ areal som ligger sentralt, deles, og er tilgjengelig for alle ansatte i departementsfellesskapet. Dette er kalt sentralt delt areal. Det sentralt delte arealet består av Almenning, arbeids og møteplass i tilknytning til restaurant og kantine. senral leserom, prosjekthotel, arbeidsplasser i tilknytning til sentralt møte og konferansesenter, uformelle arbeids og møteplasser i transportområder, område for eksperiementering med arbeidsformer. Totalt dreier dette seg om ca kvadratmeter. 62

67 4.5 FUNKSJONSDIAGRAM ARBEIDSPLASSRELATERT AREAL EKSEMPEL PÅ DEPARTEMENT 4 standard kontorareal deler to sosiale soner og har et felles lokalt delt areal. Det finnes 61 slike standard kontorareal DELT AREAL SENTRALT DELT AREAL Delte arealer for samhandling i og mellom departementene. GODT KOBLET Kontorarealene er koblet sammen og lett tilgjengelige for deling. 63

68

69 DEL 5 ROMKATALOG Del 5 består av en arealoppsummering av arbeidsplassrelater en romkatalog. Romkatalogen beskriver eksempler på bruk av moduler i standard kontorareal og lokalt delte areal. I tillegg er det funksjonsbeskrivelser av areal i sentralt delte areal. 65

70 5.1 STANDARD KONTORAREAL ÅPEN En arbeidsstasjon er en arbeidsplass som tilfredsstiller arbeidstilsynets forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler. Arbeidsstasjonene skal være tilstrekkelig store til at brukeren «kan variere arbeidsstillinger og bevegelser uten hindringer, unngår opplevelsen av trengsel ved å ha kollegaer «tett på», kan plassere nødvendig utstyr og innretninger på forsvarlig avstand (pc-utstyr, belysning, lagring, skjerming osv.)» Fra Arbeidstilsynets veileder 2016 SAMHANDLING Innenfor kontorarealet kan det legges til rette for arbeidsstasjoner for samhandling. Slike arealer adskilles gjerne av en lydmessig barriere fra andre arbeidsstasjoner. 66

71 SKJERMET Innenfor kontorarealet skal det legges til rette for arbeidsstasjoner for individuelt skjermet arbeid. Slike arealer adskilles av en lydmessig barriere. Disse kan defineres med ulike bruksregler. I slike rom kan det for eksempel etableres bruksregler som gjør at i et slikt rom får man sitte i fred. Romprogrammet legger til rette for at 30 % av arbeidsstasjonene kan være individuelt adskilt med lydmessig barriere. SKJERMET SONE Innenfor kontorarealet skal det legges til rette for arbeidsstasjoner for individuelt konsentrasjonsarbeid. Det kan være at et område defineres med regler for bruk der det er stille, men at man sitter i et område sammen med flere istedenfor et definert rom. 67

72 MULTIROM Det skal være 2 multirom per 15 åpne arbeidsstasjon. I direkte tilknytning til åpne områder med arbeidsstasjoner, skal det være multirom som kan fungere som avlastningsrom for arbeidstakere på disse arbeidsstasjonene. Multirommene skal ligge i umiddelbar nærhet til arbeidsstasjonene, og det skal være mulig å identifisere om multirom er ledig fra omkringliggende arbeidsstasjoner. Slike rom er primært tenkt til skjerming av medarbeidere utenfor rommet mot støy i forbindelse med for eksempel telefonsamtaler, og også til skjerming av personen inne i rommet mot eventuell støy utenfra. Et slikt multirom har lydmessig barriere til det arbeidsplassrelaterte arealet. Det er nødvendig med tilstrekkelig god ventilasjon til at en til tre personer behagelig kan arbeide i multirommet deler av arbeidsdagen. Lydkrav i multirom bør diskuteres. Forslaget er at de skjermes på samme måte som lukket arbeidsstasjon. Det er viktig at multirom gir tilstrekkelig skjerming slik at de faktisk oppleves som private og uforstyrrede. Samtidig vil strenge lydkrav påvirke tilpasningsdyktigheten i mulige løsninger. Multirom bør ha differensiert møblering hvis arbeidsformen tilsier dette. De skal samlet gi variasjon i arbeidsform både for ergonomi og type aktivitet. Utvalget av multirom bør tilpasses de ulike avdelingenes aktivitetsbehov. Multirom har ikke samme lyskrav som arbeidsstajoner. 68

73 MØTEROM I STANDARD KONTORAREAL 2 Møterom per standard kontorareal. Skal kunne brukes som møterom for 8 personer. Møterom kan også brukes som ulike typer multirom for samarbeid, hvor man kan skjerme seg fra andre, eventuell skjerme andre fra egen støy. 69

74 MØTEPLASS Innhold i den sosiale delen bør bestemmes utfra de behov enhetene som skal bruke arealet har. Det er likevel viktig å huske at sosiale strøk bør utformes slik at de kan brukes aktivt gjennom hele dagen. Det vil si at det her finnes ulik møblering som også egner seg for uformelle møter. Kaffemaskin Kontorkjøkken Lounge, myke sittegrupper. Gjerne oppdelt for skjermede møteplasser. Barbord, langbord eller annet som tillater møter, måltider og samtaler. Sted til aviser Stor videoskjerm 70

75 PERSONLIGE SKAP I de sosiale strøkene plasseres personlige skap. I alle standard kontorarealer skal det være beregnet skap for alle ansatte som har tilhørighet her. Med personlige skap defineres et låsbart rom for oppbevaring av private eiendeler tilknyttet arbeidet. I 2016 utrustes slike skap med ladestasjon for mobil og laptop, og det er plass til permer og veske. I tilknytning til personlige skap er det i dag vanlig med kurver eller annet som man kan bringe med seg. Dette vil sannsynligvis være endret til 2024, så behovet bør identifiseres nærmere. 71

76 STØTTEFUNKSJONER Garderober Det må finnes hengegarderobe nok for like mange som har tilhørighet til strøket. I tillegg er det behov for garderobe for nødvendig oppbevaring av arbeidsantrekk. Dette kan være dress eller annet. Dette behovet vil variere fra enhet til enhet, og bør identifiseres før ferdigstilling. Miljøstasjon Miljøstasjoner skal plasseres ut etter gjeldende anbefalinger ved byggetidspunkt. De skal plasseres sentralt og med en tetthet på ca 1-3 stasjoner per hjemmebase for 60 personer, avhengig av planløsning og avstander til de ulike arbeidsstasjonene. 72

77 5.2 LOKALT DELTE AREAL Dette arealet kan skreddersys slik at departementet får tilgang til den typen funksjoner som passer dem best. Dette innebærer supplering av funksjoner som er presentert under 5.1 standard kontorareal eller 5.3 sentralt delte areal. Arealene bør også kunne brukes ved plutselige endringer i departementsstruktur, for midlertid innplassering av ansatte. Typer areal kan hentes både fra standard moduler i det arbeidsplassrelaterte arealet og fra beskrivelsene i sentralt delte areal. 73

78 5.3 SENTRALT DELTE AREAL ALLMENNING Allmenningen er et større samlende torg, et aktivitets-, arbeids- og møtested, ikke kun et sosialt samlingsted. Allmenningen er et grep for å fremme departementsfellesskapet. Den bør derfor være et knutepunkt som deles av ulike departementer. Allmenningen er et naturlig samlings- og informasjonspunkt og kan brukes til større samlinger for avdelinger og departementer. Den tilbyr også en atmosfære som en kafe gjerne gir; et arbeidsted trukket vekk fra egen base og som gir en viss grad av uforstyrrethet som man kan oppleve alene i en kafe. Den blir en liten urban lomme innenfor sikkerhetssonen. 74

79 ARBEIDS- OG MØTEPLASS VED RESTAURANT/KANTINE Intensjonen er å gjøre restaurantområdene til flerbruksområder som er like passende for lunsj, kaffe, møter, idémyldring og arbeid. På den måten blir restaurantene en utvidelse av departementenes arbeidsområder. Det bør legges vekt på å gjøre kantina til et flerbruksområde, og utformes avlukkede arbeidsområder og delvis lukkede sitteområder som kan brukes til møter for større team. Spiseområder som tas i bruk gjennom hele dagen er bærekraftig bruk av areal 75

80 SENTRALE LESE- OG SKJERMINGSROM Sentrale leserom har som hensikt å være det ultimate stille alternativet til alle andre arbeidssteder i RKV. Begrepet leserom burde forstås som en metafor. Det er ikke nødvendigvis en plass for å lese bøker, men først og fremst et stilleområde med en bibliotek-atmosfære. En plass hvor folk kan regne med å jobbe i fred og ro en total avskjerming fra forstyrrelser fra personer, telefoner, e-post og sosiale medier. Området buør utformes slik at det tilrettelegger for aktiviteter som dataanalyse, lesing, skriving, tenkning og forskning. Det bør og finnes areal for individuell skjerming og for samhandling. Det er utrykt et behov for skjerming fra forstyrrelser, samtidig som man er enkelt tilgjengelig ved spesielle omstendigheter. Dette skal være et godt alternativ til hjemmekontor, som også skjermer for de forstyrrelsene man ofte kan få hjemme. Funksjonen ligger som et supplement til kontorarealet, og innebærer at medarbeidere som bruker disse, kan være vanskeligere tilgjengelig for egen avdeling når de velger å ta dette i bruk, men de er likevel ikke utilgjengelige. 76

81 PROSJEKTHOTELL Prosjekthotellet skal være et sted hvor prosjekt på tvers av departement kan finne sted, og tilbys prosjektrom på nøytral grunn, i avstand fra hverdagslige arbeidsprosesser i departementene. Prosjekthotellet bør ha egne fasiliteter for kaffe og printing, eller være lokalisert i nærheten av slike fasiliteter. 77

82 ARBEIDSPLASSER VED MØTESENTERE Det skal etableres arbeidsplassrelatert areal i tilknytning til samhandlingsstrøket. Møtevirksomhet har en sentral rolle i statens virksomhet og det er lite sannsynlig at dette vil forandre seg i fremtiden. Mange personer går fra møte til møte, og det er ikke alltid like hensiktsmessig å returnere til sin hjemmebase for å få gjort arbeid i mellomtiden. For å fasilitere denne typen mobile arbeidere, legges fleksible arbeidsområder for både individuelt arbeid og samarbeid i tilknytning til møtesentere. 78

83 UFORMELLE ARBEIDS- OG MØTEPLASSER Uformelle arbeids- og møteplasser i tilknytning til samhandlingsstrøk og transportårer. Korridorer og trappeoppganger er områder hvor mennesker kommer i kontakt med hverandre. Disse områdene bør fasilitere effektiv flyt av mennesker inne i RKV, men de gir også en mulighet til å fasilitere interaksjon mellom mennesker. Tenk på det velkjente møtet på gangen, eller når man støter på noen i korridoren. Denne formen for interaksjon kan fasiliteres ved å skape områder hvor personer kan ha uformelle samtaler eller hvor de kan ta telefonsamtaler. 79

84 HVILEROM Skjermet hvile/flerbruksrom. Slike rom må inneholde en sofa og være låsbart og skjermet. Det skal ha dagslys. Rommet er for situasjoner hvor man trenger hvile, hvor en sofa gjør at du ikke trenger å gå hjem. I tillegg bør det være tilrettelagt for arbeid, da gjerne ergonomisk mer variert. For eksempel vil personer med bekkenløsning kunne være lenger i jobb med denne type støttefunksjon. 80

85 EKSPERIMENTELT OMRÅDE I Nytt regjeringskvartal skal det etableres et arbeidslaboratorium hvor det testes ut nye måter å jobbe på, ny teknologi og nye verktøy. Det kan med fordel plasseres i nærheten av IT-support eller bedriftshelsetjeneste. Dette trenger videre utforskning og er avhengig av endelig utforming. 81

86 UTENDØRS (EVT. DELVIS) ARBEIDSOMRÅDE Lys, luft og grønne rom blir stadig fremhevet som ønsker for fremtidige arbeidsplasser. Dette kan være både små og store lommer og åpninger i bygget, halvklimatiserte strøk med lys og luft, innenfor sikkerhetssonene. Det kan også være aktivisering av tak og mellomrom. 82

87 AKTIVITETSROM Dette er et kontor med utstyr til å gjennomføre aktiviteter som ikke umiddelbart har forbindelse med kontorarbeid. Foreldre kan for eksempel ta med barn på jobb. Det har litt ekstra utrusting og størrelse slik at det er mulig å arbeide parallelt med at barnet blir underholdt. Det kan være i form av område for lek og hyller til oppbevaring av leker. Rommet kan fint benyttes til vanlig kontorarbeid når det ikke er besøk av barn. Det kan også være et kreativt supplement til lekne voksne. 83

88 BILDER Foto s. 35: Privat. Øvrige foto: Trond A. Isaksen. STATSBYGG ADRESSE P.b Dep. N-0032 Oslo TLF NETT Statsbygg.no

89 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM Unntatt offentlighet 15.2 Dato:

90 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, hatt ansvar for utarbeidelse av rom og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal, Statsbygg har fått bistand av rådgivere i tegn_3 og Rambøll til dette. 2

91 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 INNLEDNING Statsbygg har i brev av fra KMD fått i oppdrag å utarbeide rom- og funksjonsprogram for Nytt regjeringskvartal (RKV). Rom- og funksjonsprogrammet er ett av flere oppdrag Statsbygg har fått fra Kommunal og moderniseringsdepartementet (KMD) i forbindelse med å avklare rammene for det kommende byggeprosjektet. Et rom- og funksjonsprogram er et dokument som gir en oppsummering av et programmeringsarbeid. I programmeringsarbeidet samler en inn, bearbeider, strukturerer og forvalter informasjon om virksomhetens organisasjon og aktiviteter. Denne rapporten er en beskrivelse av kartleggingsarbeidet som er gjort for å bedre forstå dagens arbeidsformer i departementene. Prosessen for kartlegging er beskrevet i «Aktivitetsplan for brukerinvolvering - Nytt regjeringskvartal Rom - og funksjonsprogram» (Statsbygg/tegn_3/Rambøll ). Denne rapporten bygger på følgende Kartleggingsaktiviteter: Spørreundersøkelse Befaring i eksisterende lokaler Registrering av bruk i utvalgte lokaler Evaluering av nye arbeidsformer i utvalgte lokaler Dokumentanalyse av eksisterende materiell Kap. 1 er et kort metodekapittel, som beskriver de ulike kartleggingsaktivitetene som er gjennomført. Kap. 2 beskriver de ulike departementene, og søker å få frem både hva som er felles og hva som skiller dem fra hverandre. I arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet tar vi utgangspunkt i et generisk departement X. Dette er nødvendig for å kunne programmere arealer som kan passe for alle departementer. Men det er også viktig å vite hva som er særtrekkene til hvert departement slik at de programmerte arealene senere er i stand til å kunne tilpasses disse særtrekkene. Kap. 3 presenterer resultatene fra spørreundersøkelsen som ble gjennomført blant alle departementsansatte vår/sommer Undersøkelsen beskriver aktiviteter og arbeidsformer i departementene, og hvordan dagens kontorarealer oppleves å legge til rette for dette. I analysen er det søkt å komme frem til hva som kan sies å være driverne for opplevd tilfredshet med dagens kontorlokaler. Kap. 4 henter sine data fra de kvalitative undersøkelsene, befaring og evaluering. Befaring ble gjennomført i ca. halvparten av departementene for å sette resultatene fra spørreundersøkelsen inn i en sammenheng. Evalueringer er gjennomført i to departementer og DSS, og er en samling av flere datakilder fra spørreundersøkelser og registrering til observasjoner og intervjuer. Kapittelet bygger videre på resultatene fra 3

92 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 spørreundersøkelsen, og gir en bredere forståelsen av arbeidsformer enn denne, samt synliggjør variasjonen i arbeidsformer i departementene. Det legges også vekt på behovene for skjerming, og ulike måter dette er løst på i departementene. Kap. 5 viser resultatene fra registreringene, hvor vi har telt tilstedeværelse og bruk i utvalgte enheter og departementer. Registrereringene ble gjort flere ganger om dagen i en to ukers periode, på arbeidsstasjoner, møterom og andre arbeidsrelaterte arealer. Resultatene viser at bruksmønstrene varierer noe mellom enhetene, men at tilstedeværelse og bruk generelt er på samme nivå som i andre undersøkelser nasjonalt og i samsvar med internasjonal forskning. Kap. 6 inneholder en samling bilder fra ulike steder i departementslokalene. 4

93 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 SAMMENDRAG Denne rapporten er en beskrivelse av kartleggingsarbeidet som er gjort for å bedre forstå dagens arbeidsformer i departementene. Kartleggingen av arbeidsformer i departementene har gitt kunnskap om departement og enheters særtrekk og størrelse, aktiviteter, arbeidsmønstre, og bruksmønster i eksisterende areal. Funn Kartleggingen viser at antall og størrelse på departementene varierer, mens en gjennomsnittlig enhetsstørrelse på ca. 30 personer er relativt stabil på tvers av departement. Aktivitetene i departementene er varierte, og de ansatte anser individuelt arbeid ved PC og arbeid som krever dyp konsentrasjon som de aktivitetene de bruker mest tid på. Samtidig er de viktigste driverne for tilfredsheten med dagens arealer at disse støtter arbeid som krever dyp konsentrasjon, og samarbeid i egen enhet. Kartleggingen viser at det må legges til rette for samhandling og for konsentrasjon i nye lokaler, og nok arealer til aktivitet som krever skjerming. Selv om det over tid ikke er stor endring i de grunnleggende arbeidsoppgaver som skal gjennomføres i departementene, er det likevel stadig endring i vektingen av de arbeidsformer som brukes for å løse disse oppgavene. Komplekst samarbeid og konsentrert utredning blir stadig viktigere. Lite rutine, mye avbrudd og varierende kontroll over arbeidshverdagen er viktige stikkord som må tas hensyn til i videre utvikling av nytt regjeringskvartal. Registrering av bruk viser at det er variasjon i tilstedeværelsen og at det i dag er stor overkapasitet og mange lokaler som står tomme. Registreringen har hatt som formål å kartlegge bruksmønstre av dagens lokaler i Regjeringskvartalet. Det vil si å finne tall for hvordan bruken av arbeidsstasjoner/kontorer, multirom, møterom og sosiale soner varierer over tid, hvor stort belegget er, og hvilken grad av samtidighet det er. Dette har gitt et datagrunnlag som viser at det er potensial for å bedre samtidighet i lokalene. Spørreundersøkelsen viste få forskjeller i arbeidsformer som kunne tilbakeføres til departement eller bygg. De største forskjellene fant vi mellom ulike typer enheter, også innad i departementer, noe som ga et bilde av de variasjonene som finnes i departementsarbeid. Befaringene og evalueringene har bekreftet dette inntrykket av variasjon, og utdypet hvordan dette arter seg for den enkelte medarbeider og enhet. Vi har beskrevet fire typiske arbeidsformer: Komplekst samarbeid Konsentrert utredning Felles planlegging Kunnskapsdrevet saksbehandling 5

94 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Det mest typiske er likevel variasjon. Hver enhet og medarbeider har mer enn én arbeidsform. Ofte er det slik at det er en form som dominerer, men at alle har flere arbeidsformer i repertoaret avhengig av oppgave og rammebetingelser. Spørreundersøkelsen viser også at de to viktigste driverne for tilfredshet i dagens regjeringsbygninger er tilrettelegging for samarbeid og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Det er også stor variasjon i hvordan lokalene er utformet i de forskjellige departementene. Alle departementsansatte har faste plasser og de fleste har egne cellekontor, med eller uten møterombord. Noen departement sitter i åpne løsninger (åpent landskap). Sosiale soner brukes sjelden på tvers av avdelinger, mens kantinene gjerne deles av hele departementet eller at flere departement deler, som for eksempel i R5. Sikkerhetsbarrierene i departementene er strenge, med sluser og kortlesere ved innganger og dører. Befaringene og evalueringene bekrefter og nyanserer de to viktige driverne vi så fra spørreundersøkelsen: Tilrettelegging for samarbeid, og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Både behovet for og arten av tilrettelegging varierer fra kontorlokale til kontorlokale. De fleste ønsker seg både gode sosiale områder for uformelt samarbeid, og gode møte- og multirom for mer eller mindre planlagte møter. De ønsker også tilrettelegging og kompetanse til å bruke digitale løsninger for samarbeid. De som sitter i åpne løsninger trenger skjerming for å kunne konsentrere seg. Dette kan være fysisk skjerming (f.eks. mot sosiale områder eller gangsoner), atferdsmessig skjerming gjennom bruksregler, eller kompetanse og praksisendringer når det gjelder å ta i bruk de multirommene og lesesalene som faktisk finnes. De som sitter i lukkede løsninger trenger også skjerming; fysisk mot korridor- og døråpningsprat, teknologisk mot telefon og mail, og i kompetanse og praksis for å ta i bruk eksisterende løsninger. Behov for samarbeid og skjerming varierer med arbeidsform, individuelle preferanser og kontorform. Tilrettelegging kan skje fysisk, teknologisk, og gjennom praksis, regler/normer og kompetanse. Siden det mest typiske ved arbeidsformene i departementene er variasjon, vil også behov og tilrettelegging for samarbeid og skjerming variere. Implikasjoner av kartlegging Kartleggingen av arbeidsformer handler om å samle kunnskap om de fysiske rammene for arbeid, den praksis som utføres og om normer og regler som er etablert i organisasjonene. Utrykket «sånn gjør vi det hos oss» er et utrykk som godt beskriver hva etablerte normer er. Normer eksisterer på alle nivå i departementsfelleskapet. De utvikler seg og endres avhengig av gruppesammensetning, ledelse, samfunnsstrukturer, politisk ledelse etc. Visse normer eksisterer i fellesskapet, for eksempel kleskoder på Stortinget. Andre normer er definert og avgrenset til enkelte enheter, eller på tvers av enheter blant en faggruppe eller ledelsesnivå. Som for eksempel praksisen med at ledere får store kontorer med 6

95 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 møteromfasiliteter og ansatte har andre fasiliteter. Uskrevne regler i åpne landskap, som at man tar private samtaler utenfor kontorlandskapet, er et annet eksempel. I de ulike kartleggingsaktivitetene er det stort sett beskrivelser av hvordan «ting» gjøres som blir kunnskapsgrunnlaget, ikke nødvendigvis hva faktisk folk gjør i praksis. Det som tydeligst viser en avstand fra «sånn gjør vi det» til hvordan det er i praksis er å sammenligne bruksmønstre fra registreringer med fortellingene om arbeidsmønster og aktiviteter. Der er det tydelig forskjell på hvordan det oppleves at lokalene brukes, «vi er 60% på arbeidsstasjonen», mot registreringer som viser et gjennomsnitt for bruk av arbeidsstasjoner på 36%. Avstanden mellom faktisk praksis og opplevelsen av praksis er viktig å få grep om i utviklingen av nye lokaler og er alltid et komplekst fenomen i møte med brukere. Anbefalinger Kartleggingene viser at det i planleggingen av nytt regjeringskvartal må legges til rette for særlig tre dimensjoner; valgfrihet, variasjon og fleksibilitet. Dimensjonene kan igjen forstås ut fra tre nivå; Individuelt, organisatorisk og et mer overordnet samfunnsmessig nivå. Det må tilrettelegges for valgfrihet for individer. Folk har forskjellige preferanser og forutsetninger for å nyttiggjøre seg ulike omgivelser. Organisasjonene må gi rom for valgfrihet i steder å jobbe. I dagens arealer opplever mange at muligheten for slik variasjon tilfredsstilles gjennom cellekontor. Det er mulig å gjennomføre alle aktiviteter på ett sted relativt skjermet. Samtidig viser registreringen at fast plass gir en veldig lav samtidighet og dermed lav arealeffektivitet. I rom og funksjonsprogrammet foreslås derfor et Aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept med vekt på skjerming. Departementsansatte har et repertoar av arbeidsformer. Hver enhet og enkeltmedarbeider kan ha en arbeidsform som er dominerende, men vil også veksle til andre former når oppgavene krever dette. Derfor er det viktig med variasjon og muligheter for å velge omgivelser arbeidet skal foregå innenfor. Noe som fremkommer tydelig i alle undersøkelser er behovene for skjerming, f.eks. for å kunne utøve individuelt konsentrasjonsarbeid eller for å gi frihet til samarbeid. Skjerming kan være fysisk, teknologisk og organisatorisk. Lokalene må etableres med nok mulighet for lokal tilpassing og variasjon i steder å jobbe. Det fysiske rommet må være variert, og kunne legge tilstrekkelig til rette både for konsentrasjon og samarbeid. Ikke minst må lokalene og organisasjonene gi de ulike kunnskapsarbeiderne nok frihet og variasjon til å utnytte sin spisskompetanse for å håndtere stadig mer komplekse problemstillinger. Det må tilrettelegges for nok fleksibilitet slik at bygningene og kontorlokalene er rustet til å møte vekslende uforutsette og fremtidige funksjonelle krav. Dels vil trender, nye produkter og teknologi prege samfunnet og arbeidslivet, dels vil strategier og mål, politikere og statsforvaltning ha nye og stadig skiftende ønsker for utforming av lokaler og praksis. 7

96 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 INNHOLD INNLEDNING... 3 SAMMENDRAG METODE, MEDVIRKNING OG UTVALG Metoder Medvirkning Utvalg SÆRTREKK VED DEPARTEMENTENE Bygg og kontortyper i dag Størrelse på enheter Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) Finansdepartementet (FIN) Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) Justis- og beredskapsdepartementet (JD) Kilma- og miljødepartementet (KLD) Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) Kulturdepartementet (KUD) Kunnskapsdepartementet (KD) Landbruks- og matdepartementet (LMD) Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) Olje- og energidepartementet (OED) Samferdselsdepartementet (SD) Utenriksdepartementet (UD) AKTIVITETER OG ARBEIDSFORMER: RAPPORT FRA SPØRREUNDERSØKELSE Oppsummering av sentrale funn... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.2 Innledning Arbeidsformer

97 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.4 Bygg og kontorformer Tilfredshet med lokalene Konklusjon videre kartlegging ARBEIDSMØNSTRE: BEFARING OG EVALUERING Hovedfunn: Variasjon og skjerming Metoder og gjennomføring Aktiviteter og arbeidsformer: Variasjon Kontorlokaler i bruk BRUKSMØNSTRE Metode, utvalg og gjennomføring Alle departementene Justis og beredskapsdepartementet Olje og energidepartementet Kunnskapsdepartementet Nærings - og fiskeridepartementet Departementets sikkerhets og serviceorganisasjon BILDER

98 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 10

99 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1 METODE, MEDVIRKNING OG UTVALG Kartleggingene har kombinert kvalitative og kvantitative undersøkelser og resultatene fra de ulike undersøkelsene er bearbeidet både separat og i sammenheng. Denne formen for kartlegging bidrar til et nyansert bilde av dagens praksis. Medvirkningen har vært organisert gjennom fokusgrupper, brukerutvalg og deltagelse fra ansatte i enheter og departement som har deltatt i aktivitetene. Feil! Fant ikke referansekilden. Figur 1 Aktiviteter og utvalg for kartlegging viser aktivitetene som er gjennomført og omfang av deltagelse og utvalg for å samle kunnskap om dagens arbeidsmønster og i departementene. Kunnskapsgrunnlaget er samlet inn gjennom dokumentanalyser og fem kartleggingsaktiviteter med brukerinvolvering. Kartleggingsaktivitetene har gått fra omfattende deltagelse fra alle ansatte i departementene til få utvalgte enheter i utvalgte departement. Spørreundersøkelse Intervjuer Befaring Registrering Evaluering ALLE DEPARTEMENT UTVALGTE DEPARTMENT OG ENHETER Rom og funksjonsprogrammet Spørreundersøkelse og intervjuer Befaring Registrering Evaluering Pilotprosjekter UTVALGTE AVDELINGER I DEPARTEMENT Figur 1 Aktiviteter og utvalg for kartlegging UTVALGTE DEPARTEMENT 11

100 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1.1 Metoder Hovedformålet med kartleggingsaktivitetene har vært å identifisere likheter og ulikheter mellom enheter, forstå dagens arbeidspraksis, og å synliggjøre kvaliteter ved eksisterende lokaler og bygg. Slik har vi søkt å identifisere behov generelt og spesielt, og behov for fleksibilitet i arbeidsplasskonseptet. Med referanse til Aktivitetsplan for brukerinvolvering - Nytt regjeringskvartal, Rom- og funksjonsprogram (Statsbygg/tegn_3/Rambøll ), presenteres metodene for kartleggingen her: Spørreundersøkelse om arbeidsformer i departementene Spørreundersøkelsen har bidratt til å gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer mellom ulike organisatoriske enheter, og opplevelse av hvordan dagens areal støtter arbeidet i departementene. Spørreskjemaet ble sendt ut til 5633, medarbeidere i departementene (alle departementer bortsett fra Forsvarsdepartementet, samt SMK og DSS; inkludert medarbeidere i utlandet). Av disse var det 3125 som svarte på undersøkelsen. Dette gir en total svarprosent på 58 %. I tillegg var det 134 som svarte på en egen variant av undersøkelsen som var spesielt tilpasset medarbeidere innen service, renhold og vakthold (hovedsakelig DSS, men også noen ansatte i departementene.) Svarene på denne egne varianten er ikke tatt med i denne rapporten Befaring av eksisterende lokaler Befaringen sammen med brukere av departementsarealer har bidratt til å kontekstualisere resultatene fra spørreundersøkelsen. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en kvalitativ utdypning av funn fra spørreundersøkelsen. Brukerinvolvert befaring er en anerkjent metode innen bygningsevaluering og behovsanalyser, blant annet dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF. Befaringen i de utvalgte departementene bestod av en innledende del og en gåtur. I den innledende delen ble resultater fra spørreundersøkelsen for det aktuelle departementet presentert og diskutert. Deretter ble det gjennomført en gåtur i lokalene, med utvalgte stoppesteder som utgangspunkt for informasjon fra brukere om dagens arbeidsformer og bruk av areal. Det ble gjennomført befaring i utvalgte enheter i ni av departementene Registrering av bruk i utvalgte lokaler Formålet med denne aktiviteten har vært å registrere kvantitativ bruk av eksisterende lokaler. Dette har gitt et datagrunnlag som strekker seg ut over egenrapportering, og som gir indikasjoner på dekningsgrad i lokalene. Gjennom å registrere bruk av arbeidsstasjoner og møteplasser over et bestemt tidsrom, får man et bilde av dagens bruk av tilgjengelige arealer. Metoden baserer seg på systematisk registrering av tilstedeværelse i definerte områder, og får fram eventuell variasjon av bruken mellom ulike tidspunkt og mellom enheter. Registreringene kan ikke knyttes til personopplysninger. Registreringene er 12

101 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 gjennomført i en periode på to uker, med fire tellinger hver dag, Ca. kl , 11.15, og Tellingene ble gjennomført manuelt, deretter er dataene plottet inn digitalt og benyttet for analyser og fremstilling av resultat. Til sammen var det ca. 430 ansattes arbeidslokaler som ble registrert Evaluering av nye arbeidsformer For å bedre forstå gode og dårlige erfaringer med arbeidsplassutforming i departementene, er det gjennomført evaluering av hvordan eksisterende arbeidsplassrelaterte arealer fungerer. En evaluering av arbeidsformer innebærer en evaluering av sammenhengen mellom arbeidsform og areal på bakgrunn av ønskede mål og/eller kriterier. For å forstå lokalene er det derfor nødvendig å etablere en forståelse av målsetting med arealene som skal vurderes, og det er nødvendig å evaluere bruk og opplevd tilfredshet basert på dette. I utgangspunktet var intensjonen å evaluere sammenhengen mellom bruk og areal i enheter som eksperimenterer med nye arbeidsformer. På bakgrunn av ønsker fra brukerutvalget og oppdragsgiver ble dette modifisert underveis, slik at også arealer med mer tradisjonelle arbeidsformer (bruk av cellekontor) er evaluert. Evalueringene, i tillegg til å vurdere og benytte funn fra øvrige kartleggingsaktiviteter, baserer seg på observasjoner og gruppeintervjuer med ledere og ansatte. Det er gjennomført evalueringer i utvalgte enheter i to departement samt enheter i DSS Dokumentanalyser av eksisterende materiell om arbeidsformer og departementenes størrelse For relevant bakgrunnsdata og kjennskap til allerede eksisterende informasjon, er dokumentstudier viktig. Formålet har vært å etablere oversikt over størrelser på departementene og beskrivelser av departementenes oppgaver. En gjennomgang av dokumenter har gitt et bilde av roller, oppgaver og arbeidsformer. Et annet viktig aspekt ved dokumentstudier er at det gir informasjon om hva som var viktig og som ble nedtegnet på et bestemt tidspunkt og en bestemt tid. Gjennomgang av dokumenter har blitt gjort i utvalgte brukergrupper og av Statsbygg. 13

102 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1.2 Medvirkning Formålet med medvirkning og involvering av brukere er å fremme en forutsigbar og åpen prosess for alle involverte parter. Medvirkningen har vært organisert gjennom Brukerutvalget, fokusgrupper og deltagelse i aktivitetene. Brukerutvalget har vært en sentral ressurs med hensyn til å oppnå ønsket involvering, forankring og legitimitet i prosjektet. Brukerutvalget er ledet av KMD og er et rådgivende organ for KMD. Brukerutvalget har blitt informert om og gitt mulighet til å drøfte aktivitetene i Statsbyggs programmeringsgruppe og fokusgrupper gjennom et fast informasjonspunkt på hvert brukerutvalgsmøte. Mandatet for brukerutvalget har vært å: utforme og formidle brukersynspunkter, ideer og forslag til rom- og funksjonsprogram; bidra med råd om hvordan departementsfellesskapets kjernefunksjoner og det enkelte departements arbeidsprosesser bør kartlegges og beskrives; vurdere og eventuelt ta initiativ til følgeevaluering for enkelte av departementene; vurdere og eventuelt ta initiativ til å etablere fysiske modeller for alternative fremtidige arbeidsplassutforminger; sikre god prosess sentralt vs. lokalt (høringsmekanismer, seminarer, (høringsmekanismer, seminarer, arbeidsverksted o.l.) Fokusgruppe 1, Strategisk arbeidsplassutforming (SAPU) har vært sentral i å legge til rette for og forme prosessene rundt kartlegging av arbeidet i departementene. I tillegg til informasjon og diskusjonspunkt, har man her planlagt og lagt til rette for informasjonsinnhenting og kunnskapsutvikling. Kontaktpersoner inn i departementer som har deltatt i aktivitetene har vært representanter fra Brukerutvalget. Disse har gjort en stor innsats i å legge til rette for både tidkrevende og omfattende arbeid.. Metoder for kartlegging og utforskning av aktiviteter og arbeidsmønstre, samt vurdering av ulike arbeidsplasskonsepter har vært gjenstand for diskusjon i SAPU. Deltagernes rolle i SAPU har vært rådgivende. Brukerrepresentanter var oppnevnt av KMD og valgt ut på bakgrunn av sin kompetanse. Brukerrepresentantene i SAPU har bidratt til å hjelpe Statsbygg med å forstå de «departementale behov» og den departementale hverdag. Produktet av arbeidet er det Statsbygg som står ansvarlig for. 1.3 Utvalg Kartleggingsaktivitetene bygger på hverandre og utvalget går fra mange til få. Utvalget ble bestemt gjennom vurderinger i prosjektets fokusgrupper. 14

103 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 På denne måten har det vært en kontinuitet i kartleggingen, fra oppstart der alle departement deltok i spørreundersøkelsen til den siste evalueringene der tre departement og utvalgte enheter i departementene har vært delaktige. Flere detaljer rundt utvalgskriterier gjennomgås i rapporter fra de enkelte aktivitetene i vedleggene til denne rapporten. Tabellen under viser utvalget. ALLE DEPARTEMENT UTVALGTE DEPARTMENT OG ENHETER Spørreundersøkelse Befaring Registrering Evaluering UTVALGTE AVDELINGER I DEPARTEMENT UTVALGTE DEPARTEMENT Oversikt over departementene kontortyper og deltagelse i kartleggingsaktiviteter A = Spørreundersøkelsen B = Befaring C= Registrering D = Evaluering Aktiviteter Departement Kontortype A B C D Statsministerens kontor SMK Blanding av celle, åpent og delt. Flest på cellekontor X Arbeids - og sosialdepartementet ASD Cellekontor, noen få i åpent landskap X X Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet BLD Cellekontor X Finansdepartementet FIN Cellekontorer X X Helse- og omsorgsdepartementet HOD Cellekontorer, noen i åpent landskap X X Justis- og beredskapsdepartementet JD Cellekontorer X X X Klima- og miljødepartementet KLD Åpne landskap X Kommunal- og moderniseringsdepartementet KMD Cellekontor X Kulturdepartementet KUD Cellekontor X Kunnskapsdepartementet KD Åpent landskap X X X Landsbuks- og matdepartementet LMD Cellekontorer X Nærings- og fiskeridepartementet NFD Cellekontor X X Åpent landskap med tilleggsareal X X X X Olje- og energidepartementet OED Cellekontorer, noen i åpent landskap X X X X Samferdselsdepartementet SD Cellekontor X X Utenriksdepartementet UD Cellekontorer X Departementets sikkerhets- og serviceorganisasjon DSS Blanding av åpne landskap og cellekontor X X X X 15

104 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 16

105 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2 SÆRTREKK VED DEPARTEMENTENE Denne delen beskriver særtrekk ved hvert departement. Samme beskrivelse finnes i rom og funksjonsprogrammets kapittel C Til slutt presenteres resultater av kartlegging av departementsenheters størrelser. Beskrivelsen tar utgangspunkt i hva departementene selv ønsker å vektlegge som spesielle som særtrekk for dem både på nettstedet Regjeringen.no, og opplysninger gitt av departementenes ledelse i en intervjurunde. Forsvarsdepartementet (FD) er ikke medtatt, ettersom det ikke skal lokaliseres til nytt regjeringskvartal. SMK beskrives i rom- og funksjonsprogrammets kap. C11. DSS beskrives i hovedsak i tilknytning til sine funksjoner. Det presiseres at disse beskrivelsene i prinsippet viser et «øyeblikksbilde» av særtrekk ved de ulike departement. Dette gir likevel et realistisk bilde av hva som kan forventes av variasjoner, og at enkelte av departementene har særtrekk som har en mer permanent karakter. I beskrivelsene er administrasjonsavdelinger o.l. omtalt som «fagavdelinger» og dette er ikke alltid korrekt. Begrepet er brukt for å forenkle omtalen fordi det er litt ulik organisering av denne funksjonen departementene imellom. I arbeidet med kartlegging av dagens arbeidsformer i departementene har fokusgruppens deltagere og Statsbyggs team gjennomgått en rekke relevante kilder. Formålet har vært å etablere oversikt over størrelser på departementene og beskrivelser av departementenes oppgaver. Statsbygg har også fått bistand fra Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste til gjennomgang av struktur og antall ansatte i departementene. 17

106 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.1 Bygg og kontortyper i dag Department Ansatte Bygg Kontortype Statsministerens kontor SMK Blanding av celle, åpent og delt. 75 Glacisgata 1 Flest på cellekontor Arbeids - og sosialdepartementet ASD 192 Akersgata 64 Cellekontor, noen få i åpent landskap Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet BLD 175 R5 Cellekontor Finansdepartementet FIN 293 G-blokka Cellekontor Helse- og omsorgsdepartementet HOD 206 R6 Cellekontorer, noen i åpent landskap Justis- og beredskapsdepartementet JD 388 Gullhaug torg 4 Cellekontorer Klima- og miljødepartementet KLD Kongens gate Åpne landskap Kommunal- og moderniseringsdepartementet KMD 402 R5 Cellekontor Kulturdepartementet KUD 151 R5 Cellekontor Kunnskapsdepartementet KD 306 Kirkegata 18 Åpent landskap Landsbuks- og matdepartementet LMD 155 R6 Cellekontorer Nærings- og fiskeridepartementet NFD 334 Olje- og energidepartementet Grubbegata 1 Cellekontor Kongensgate 8 Åpent landskap Cellekontorer, noen i åpent OED 163 R5 landskap Samferdselsdepartementet SD 172 R5 Cellekontor Utenriksdepartementet UD 844 Departementets sikkerhets- og serviceorganisasjon DSS 749 Victoria terrasse Cellekontorer 7. juni plassen Div. Henrik Ibsens gate 4 Div. Y-blokka, Grubbegata 14 Div. Torggata 26-28, Div. T5 Div. R5 Div. Blanding av åpne landskap og Akersgata 64 cellekontor 18

107 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.2 Størrelse på enheter Antall departementer varierer i og på tvers av regjeringsperioder. Regjeringens sammensetting og derfor antall departementer endres gjerne ved hvert stortingsvalg og reflekterer slik ulike politiske prioriteringer før og etter valg. Slike endringer kan også skje innenfor en og samme stortingsperiode. Det er i dag 14 departementer. Det er usikkert hvor mange departementer det vil være ved innflytting i Nytt Regjeringskvartal. Både antall, størrelse, og faglig innhold i departementene vil skifte over tid. I tillegg kan endringer i oppgavefordeling mellom departementer og underliggende etater påvirke departementenes størrelse. Gjennom prosjektet er variasjon i departementenes størrelser gjennom fire stortingsperioder kartlagt (f.o.m t.o.m. 2015), i tillegg til avdelings og seksjonsstørrelser. Det er store forskjeller mellom departementenes størrelser. Det minste departementet har pr. desember ansatte (LMD), og det største har 858 ansatte (UD). Gjennomsnittlig størrelse ligger omkring 300 ansatte. Gjennomsnittlig antall ansatte i departementenes avdelinger er 28 personer, alle departementer sett under ett. Hvis vi ser gjennomsnittlig antall ansatte i hver avdeling, på tvers av departement, spenner dette fra 24 til 39 ansatte. Unntaket er UD, som har en gjennomsnittlig avdelingsstørrelse i 2015 på 76 personer (medianen er 73.) Fra 2002 til 2015 har gjennomsnittlig størrelse på avdelingene i UD vokst fra 39 i 2002 til 75 i Mange departementer har meget stort sprik i størrelsen på sine avdelinger, med flere svært små enheter (nede i 6-8 ansatte), og noen færre relativt store enheter (60-70 ansatte, av og til enda mer). Kartleggingen viser at antall og størrelse på departementene varierer, mens en gjennomsnittlig avdelingsstørrelse på ca. 30 personer er relativt stabil på tvers av departement. Under presenteres en oversikt over størrelse på avdelinger i departementene i

108 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Antall ansatte i departementenes avdelinger Median i avdelinger Gjennomsnitt i avdelinger Samlet gjennomsnitt 2015 Samlet median 2015 Figur 2 Sammenligning av antall ansatte i departementenes avdelinger for 2015 Det har ikke vært mulig å hente ut data om ansatte i departementene fordelt på intern struktur basert på Statens Sentrale Tjenestemannsregister (SST). Andre kilder har derfor vært tatt i bruk for å framskaffe denne informasjonen. Hovedsakelig baserer dataoversiktene seg på gjennomgang av to forskjellige kilder: Telefonkatalogen for regjeringskvartalet og Depkatalog.no Telefonkatalogen kom som årlig trykksak fram til den ble erstattet av en tilsvarende nettjeneste; depkatalog.no. Ved NSD har vi tatt vare på gamle telefonkataloger slik at det har vært mulig å finne fram oversikter for tidligere år. Depkatalog virker å bli oppdatert relativt ofte basert på interne driftssystemer som skal sikre en oppdatert oversikt og god datakvalitet. Depkatalog.no inneholder kontaktinformasjon til SMK, departementene og Departementenes sikkerhets - og serviceorganisasjon (DSS). Informasjonen tilsvarer kontaktinformasjon som er tilgjengelig på regjeringen.no. Depkatalog.no gir også kort informasjon om hva det enkelte departement, avdelinger og seksjoner arbeider med. 20

109 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Kilde for data for 2015 har vær depkatalog.no hvor alle departement med intern struktur ble gått gjennom i tidsrommet desember Alle ansatte i hver enhet har blitt talt opp. Politisk ledelse (statsråder, statssekretærer) er ikke tatt med. Dessverre virker denne nettjenesten til tider å være mangelfull og ustabil. Data er derfor i en del tilfeller supplert med alternative kilder som regjeringen.no. Kilder for data om struktur og ansatte for de andre årene (2010, 2006 og 2002) har vært boken "Telefonkatalogen" for regjeringskvartalet for de respektive år. Under presenteres grafer for årene 2015, 2010, 2006 og

110 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 22

111 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 23

112 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 24

113 2.3 Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) ASD har ansvar for politikken knyttet til arbeidsmarked, arbeidsmiljø, pensjoner og velferd. ASD hadde våren 2016 ca. 195 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og en kommunikasjonsenhet (K-enhet). De anser ASD for å være et stabilt departement nå, men det er kort tid siden de hadde store endringer: I 2005 fikk de to nye avdelinger fra andre departementer, og i 2009 ble tre avdelinger flyttet ut til andre departementer. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 24 ansatte, medianen er på ca. 27 ansatte. De tre minste avdelingene har tilsammen ca. 23 ansatte. ASD har 9 underliggende etater, bl.a. NAV, Arbeidstilsynet og Statens pensjonskasse. Velferdspolitiskavdeling er den største avdelingen, med etatsstyringsansvar for NAV. Dette ansvaret er fordelt på flere av departementets avdelinger, og NAV rapporterer også til andre departementer med ASD i en samordningsrolle. NAV utgjør en krevende oppgave som samlet sett kanskje er det mest spesielle ved ASD. ASD har relativt sett få egne arbeidsreiser, og få utenlandske besøkende. De har imidlertid mange møter med eksterne bl.a. frivillige organisasjoner, partene i arbeidslivet, ordførere, og også mange ad-hoc-møter og ad-hoc-pressekonferanser, særlig i forbindelse med lønnsoppgjør. ASD har ellers få spesialfunksjoner og har mindre konfidensialitet enn mange andre departement, og betrakter seg som et gjennomsnittsdepartement. ASD samarbeidsrelasjoner med andre departementer endres over tid: i en periode kan arbeid/sosial/helse være i fokus, i en annen periode kan arbeid/utdanning være i fokus, eller arbeid/innvandring. Kontaktbehov med andre departementet vil endres over tid som følge av slike forhold, og det er behov for soner hvor de fysisk kan jobbe sammen med andre departementer for løsing av konkrete utfordringer. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til ASDs behov på et senere tidspunkt. 25

114 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.4 Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) BLD har ansvar for barnevern, barn og unges oppvekst- og levekår, familie og samliv, likestilling, ikke-diskriminering og forbrukerpolitikk. BLD hadde våren 2016 ca. 165 ansatte, fordelt på 4 fagavdelinger + statsrådseksjon og en K-enhet. BLD hadde inntil nylig 5 fagavdelinger, men en fagavdeling ble flyttet til Justisdepartementet (Integreringsavdelingen). Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse var på ca. 34 ansatte da de hadde 5 avdelinger, og medianen var på ca. 39 ansatte. Det er bare K-enheten som trekker ned gjennomsnittet. BLD har 8 underliggende virksomheter. BLD oppgir at omfanget av tjenestereiser og annet eksternt arbeid er lavt, og at de fleste ansatte er tilstede på arbeidsplassen på en ordinær arbeidsdag. Deres arbeid utføres i hovedsak fra den ordinære arbeidsplassen, og de har i stor grad oppgaver som krever konsentrasjon. BLD anser at departementets arbeidsoppgaver i liten grad er egnet for modeller der de ansatte ikke har faste arbeidsstasjoner som legger godt til rette for dette. En betydelig del av de ansatte jobber i tillegg med saker som krever avskjerming. Dette gjelder bl.a. Barnevernsavdelingen, der om lag halvparten i perioder kan være involvert i personsensitive barnevernssaker. BLD har et normalt kontaktbehov både internt og mot andre departementer. BLDs ansatte har en del kontakt med eksterne, og kan i forbindelse med utvalgsarbeid ha eksterne med arbeidsplass i departementet i en periode. BLD ønsker at RKV må legge til rette for gode ordinære arbeidsplasser der de ansatte kan utføre oppgaver som krever avskjerming og konsentrasjon. Behovet for aktivitetsbaserte forflytninger anses først og fremst å være knyttet til møtevirksomhet internt, og med andre departementer. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til BLDs ønsker og behov på et senere tidspunkt. 26

115 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.5 Finansdepartementet (FIN) FIN har ansvaret for å planlegge og iverksette den økonomiske politikken, overvåke finansmarkedene og samordne arbeidet med statsbudsjettet. FIN hadde våren 2016 ca. 314 ansatte, fordelt på 7 fagavdelinger + statsrådseksjon og en K- enhet. FIN er empirisk et mer stabilt departement enn de øvrige, både mht. avdelingsstruktur og antall ansatte. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 32 ansatte, medianen er på ca. 35 ansatte. FIN har 7 underliggende etater: bl.a. Folketrygdfondet, Finanstilsynet, Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå (SSB). FIN har relativt sett lite møteaktivitet og mye konsentrasjonsarbeid, og samhandling internt skjer også i stor grad elektronisk. De har et behov for møterom der sensitiv informasjon kan drøftes, men det er mindre behov for møterom som er gradert av sikkerhetshensyn, selv om de har litt av det også. FIN er et samordningsdepartement med særlig tett samarbeid med SMK, og med et skjermingsbehov mot øvrige departementer. De opplever at de i stor grad er i forhandlingsposisjon mot disse, og at det vil kunne være utfordrende for FIN å utvikle spesielt tette relasjoner til ett enkelt annet departement. Dersom de skulle trekke frem noen de samarbeider mer med, ville det være OED og NFD, samt KLD og samarbeidet er da relatert til skatte- og avgiftspolitikk. Deres kontakt med andre departementer har en mer formell karakter, og det meste av faktisk samarbeid skjer elektronisk. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til FINs behov på et senere tidspunkt. 27

116 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.6 Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) HOD har det overordnede ansvaret for at befolkningen får gode og likeverdige helse- og omsorgstjenester, uavhengig av blant annet bosted og økonomi. Departementet styrer helse- og omsorgstjenesten gjennom et omfattende lovverk, årlige bevilgninger og ved hjelp av statlige etater, virksomheter og foretak. HOD hadde våren 2016 ca. 200 ansatte, fordelt på ca. 6 fagavdelinger + statsrådseksjon og K-enhet. (Budsjett, økonomi og stab er her slått sammen til en avd.). HOD betrakter seg som et stabilt departement nå. Den siste store endringa for departementet var i 2002, da endret organisering av helseforvaltningen førte til at ca. 100 ansatte ble overført fra departementet til Helsedirektoratet. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 32 ansatte. Avdelingsstørrelsene varierer imidlertid mye, og i dag er den minste avdelinga 5 ansatte og den største ca. 40 ansatte. HOD kjennetegnes ved at det er sekretariat for politisk ledelse. Helseforvaltninga skjer i stor grad i underliggende etater. Dette er store etater med over 4000 ansatte, bl.a. Helsedirektoratet, Direktoratet for E-helse, Direktoratet for folkehelse, Statens Helsetilsyn og Legemiddelverket. HOD har pt. 8 underliggende etater og ansvar for eierstyring av 4 Regionale helseforetak, Norsk Helsenett SF, Vinmonopolet, og faglig styring av Mattilsynet. HOD har hyppig møteaktivitet med de underliggende etatene, særlig Helsedirektoratet som er den største av dem. Møtedeltakerne er da eksterne, og det kan gjerne være møter flere ganger daglig. Møtene er imidlertid ofte små: 2-5 deltakere, sjelden opp mot 20 personer, og møtedeltakerne er kjent i departementet. Men det er også et jevnt behov for større og mer formelle møter med ca. 40 deltakere. Det er også signalisert et stort behov for auditorier. HODs kontaktbehov er dermed primært mot underliggende etater, og internt i eget departement. Av øvrige departementer samarbeider de mest med KMD, ASD, KD, JD, UD og FIN. De har et ønske om nærhet og felles møterom med disse, men ikke felles arbeidssone. HOD er et beredskapsdepartement, men har ingen spesialfunksjoner utover dette, som har spesielle fysiske behov. De betrakter seg som et gjennomsnittsdepartement. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til HODs behov på et senere tidspunkt. 28

117 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.7 Justis- og beredskapsdepartementet (JD) JD har ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap, kriminalitetsbekjempelse og kriminalomsorg, innvandring og integrering, domstoler, lovarbeid og polarområdene. 0JD er et stort departement, og hadde våren 2016 ca. 425 ansatte fordelt på 9 fagavdelinger og med 2 statsrådseksjoner + K-enhet. Deling av ansvarsområdet på to statsråder ble foretatt inneværende stortingsperiode, samtidig som Integreringsavd. ble overdratt fra BLD, med sine ca. 44 ansatte. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 32 ansatte, medianen er på ca. 33 ansatte. JD har 13 underliggende etater og 7 tilknyttede virksomheter, bl.a. Sysselmannen på Svalbard, Utlendingsdirektoratet (UDI), Utlendingsnemnda (UNE), Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI), Politidirektoratet (POD), domstolene, m.m. JD er forsåvidt et relativt stablit departement, selv om de nylig har hatt en omorganisering som nevnt. Men JD er mer hendelsesstyrt enn andre departementer, og RKV må ha stor nok fleksibilitet til at de kan reorganisere raskt når det er behov for det. I tillegg til egne ansatte har JD arbeidsgiveransvaret for innbeordrede personer fra politiet, innbeordrede personer fra andre underliggende virksomheter, innleide fra andre departementer (i tilfelle nasjonale hendelser ), sentral krisestøtteenhet, og prosjektansatte (bl.a. knyttet til redningshelikopter m.m.). Det er ikke nødvendigvis store svingninger i antall ansatte totalt, men det er behov for å kunne tilpasse arealene til raske skifter. Samhandlingen i eget departement er forsøkt organisert etter kjedeprinsippet, med ulike kjeder, eksempelvis straffesakskjeden (politiavd. sivilavd. lovavd.) eller asylkjeden (innvandringsavd. integreringsavd. politiavd.). Dette medfører styrt møteaktivitet. Tre avdelinger skiller seg ut ved at de behandler høyt gradert materiell (sensitiv informasjon U.off. 21 etc.): Samfunnssikkerhetsavd., Polaravd., og Politiavd. Disse har store behov for graderte møterom, og de sitter også store deler av sin arbeidstid og jobber med gradert materiale (i perioder opptil 90% av de ansatte) og må ha kontorarbeidsplasser for dette. Dette innebærer at nærmere 60 ansatte må ha låsbare cellekontorer De spesielle behovene for graderte møterom m.m. er også knyttet til krisehåndtering. Det som skiller JD fra de øvrige departementene, er at i de øvrige departementene er risikovurderingen knyttet til de enkelte objektene (saksfelt, funksjon osv.), mens det er JD som behandler all trussel mot landet. JD har dermed behov for både skallsikring og en innvendig sikring. Det er høyt belegg på de graderte rommene, og JD kan ikke dele sine rom med andre departementer. JD har tett samarbeid med Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM), og Forsvardepartementet (FD). Det er NSM som har kontroll på bruk av rommene. JD har særlig tett kontakt med SMK, UD, FD og FIN. Men i forbindelse med regjeringsens kriseråd er det i tillegg til SMK, UD og FD også kontakt med HOD. Det bør også nevnes at Lovavd. har særlig mye konsentrasjonsarbeide. 29

118 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Svært mange av de forhold som kort er skissert her (og flere andre forhold) vil kreve spesielle bygningsmessige tiltak, og det vil være utfordringer knyttet til logistikk for funksjonene, særlig under bakken. Det er mange forhold som støtter at JD må innplasseres særskilt på et tidlig tidspunkt i utforminga av prosjektet. De graderte funksjonene må ha særskilte brukerprosesser, og innholdet utdypes ikke her. Statsbyggs vurdering er at JD bør innpasses tidlig i prosjekteringsprosessen, men ikke nødvendigvis i konseptfasen. Det må legges stor vekt på at alle sikkerhetsrelaterte behov blir ivaretatt, inkl. god skallsikring, tilstrekkelige muligheter for graderte funksjoner, og minimum ca. 60 låsbare cellekontorer. Hovedtyngden av de øvrige arbeidsplassene i JD vil ikke avvike fra arbeidsplasser i andre departementer i særlig grad. Statsbygg konkluderer derfor med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til JDs behov på et senere tidspunkt, med de forutsetningene som er gitt over. 30

119 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.8 Kilma- og miljødepartementet (KLD) KLD ivaretar helheten i regjeringens klima- og miljøpolitikk. KLD hadde våren 2016 ca. 237 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enheten. Ved forrige regjeringsskifte ble Planavd. overflyttet til KMD, og det er flere drøftinger om tilsvarende mulig fremtidige organisatoriske endringer. KLD har relativt store avdelinger: gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 39 ansatte, mens medianen er på hele ca. 45 ansatte. KLD har idag 5 underliggende etater: Miljødirektoratet, Norsk Kulturminnefond, Norsk Polarinstitutt, Riksantikvaren og Svalbards mijøvernfond. Hav- og forurensningsavd. har behov for høygraderte arbeidslokaler for behandling av Svalbardsaker, i tillegg til graderte møterom også for flere andre funksjoner. Utover dette har ikke KLD noen særskilte fysiske behov, og de betrakter seg som et gjennomsnittsdepartement. KLD har også positive erfaringer med at det finnes en møteromspool med forenklet sikkerhetsopplegg. De har også positiv erfaring med at randsoner rundt fellesfunksjoner benyttes til småmøter og/eller uformelle møter. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til KLDs behov på et senere tidspunkt. 31

120 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 2.9 Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) KMD har ansvaret for politikkutforming og forvaltning innenfor en rekke sentrale samfunnsområder: Ansvarsområder er boligpolitikk, plan- og bygningsloven, kommuneøkonomi og lokalforvaltning, IKT og forvaltningspolitikk, regional- og distriktspolitikk, valggjennomnføring, statlig arbeidsgiverpolitikk, samer og nasjonale minoriteter, og kart- og geodatabasen. Dette gjør KMD til et av de største departementene. KMD hadde våren 2016 ca. 425 ansatte, fordelt på 10 avdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. KMD er ett av de departementene som oftest endrer struktur, ansvarsområder og tilhørende fagavdelinger. Nåværende organisering oppsto ved regjeringsskiftet i 2014, og innebar en fusjon av 2 hele departementer (KRD og FAD), og en avd. fra et tredje departement (KLD). Den delen av KMD som tidligere het FAD har f.eks. skiftet navn og struktur ca. 50 ganger. Det er stor sannsynlighet for at KMD vil endres også i fremtiden. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 38 ansatte, medianen er på ca. 39 ansatte. KMD har med nåværende struktur 13 underliggende etater (bl.a. DSS, Statsbygg, og fylkesmannsembetene) og 5 tilknyttede virksomheter (bl.a. Kongehuset). KMD er et samordningsdepartement, som har jevnlig kontakt med alle øvrige departementer, og som også internt har fagområder der alle samarbeider med alle. KMD har imidlertid nå erfaring for at fysisk utforming og avstand påvirker samarbeidet mer enn forventet, og at uformell også er viktig for et godt samarbeidsklima. KMDs avdeling for Bygg, sikkerhet og tjenester (BST/STA) har et særskilt behov for tilgang til gradert møterom, og denne avd. med ca. 7 ansatte har et særlig behov for å sitte skjermet pga. daglig håndtering av gradert materiale. Utover dette har ikke KMD oppgitt spesielle fysiske behov. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til KMDs behov på et senere tidspunkt. 32

121 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Kulturdepartementet (KUD) KUD har ansvar for den statlige politikken og forvaltningen på områdene kultur, opphavsrett, kirke, medier, idrett, frivillig virksomhet, tros- og livssynssamfunn og pengespill og lotteri. KUD hadde våren 2016 ca. 161 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. KUD betrakter seg som et stabilt departement. I 2009 ble kirkesakene overført fra det gamle Kultur- og kirkedepartementet til det nye Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD). Ansvaret for kirkesaker ble tilbakeført fra FAD til Kulturdepartementet (KUD) i Fra 2016 er kirkeavdelingen i KUD slått sammen med kulturvernavdelingen til en ny avdeling: Avdeling for tro, livssyn og kulturvern. KUD har eierstyring av NRK AS, Norsk Tipping AS og Filmparken AS og etatsstyringsansvar for 18 underliggende etater, blant annet Arkivverket, Nasjonalbiblioteket, Norsk Kulturråd, Medietilsynet, Lotteri- og stiftelsestilsynet, Norsk filminstitutt, Opplysningsvesenets fond, Kulturtanken, Språkrådet mfl. KUD er et departement med mange enkelttilskuddsmottakere innenfor kunst, kultur, idrett, frivillighet og tros- og livssyn. KUD har ingen direktorater, noe som medfører at enkelte klassiske direktoratsoppgaver ligger i departementet. KUD har et samarbeid med de fleste øvrige departementer, og har hyppig møtevirksomhet med eksterne aktører. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til KUDs behov på et senere tidspunkt. 33

122 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Kunnskapsdepartementet (KD) KD har ansvar for barnehager, grunnskole, kulturskole, videregående opplæring, fagskoleutdanning og høyere utdanning. Departementet har også ansvar for voksnes læring og forskning. KD hadde våren 2016 ca. 350 ansatte, fordelt på 6 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. Både antall fagavdelinger og antall ansatte har vært stabilt over en lengre periode, men det forventes at antall ansatte vil gå ned de nærmeste årene som følge av effektiviseringstiltak. Siste endring var da Barnehageavd. ble overført til dem i Men spørsmål om dep.-tilhørighet for Forskningsavd. drøftes stadig (NFD kan være et aktuelt dep.). I enkelte perioder har KD også hatt to statsråder, med forskning som eget felt. KD er et stort etatsstyringsdepartement, og de har i dag 21 underliggende etater, og 5 tilknyttede virksomheter. De tyngste enhetene er Statlige universitet og høyskoler og Utdanningsdirektoratet, men vi kan også nevne Statens lånekasse for utdanning, Meteorologisk institutt, Norsk utenrikspolitisk institutt (NUPI) og Norges forskningsråd. KD har ikke oppgitt spesielle fysiske behov knyttet til arbeidsoppgavene eller ansvarsfeltet. Men departementet har vært tidlig ute med å ta i bruk nye arbeidsformer, og ønsker dette videreført i nytt RKV Landbruks- og matdepartementet (LMD) LMD har hovedansvar for mat- og landbrukspolitikken. Det omfatter arealforvaltning, jordog skogbruk, husdyrhold, reindrift og utvikling av nye næringer med utgangspunkt i landbruket. LMD hadde våren 2016 ca. 147 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. LMD betrakter seg som et stabilt departement, og forventer at det vil fortsette. Fagavdelinger kan bli endret, men dette ansees som nyanser innenfor dagens modell. Siste store endring for LMD var i 2003 da de fikk ansvar for etatsstyring av Mattilsynet, men samtidig ble andre deler av deres portefølje overført til NFD og til direktorat. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 24 ansatte, medianen er på ca. 30 ansatte. LMD har 4 underliggende etater (Mattilsynet, Veterinærinstituttet, Landbruksdirektoratet og Norsk institutt for bioøkonomi). I tillegg har de 5 tilknyttede virksomheter, bl.a. Statsskog. Arbeidsformen i LMD varierer mellom avdelingene, men de fleste fagavdelingene har en hverdag preget av nyhetsbildet og hva som brenner politisk (pelsdyrsaker, E-coli-smitte, dyresykdommer, matpolitikk osv.). Dette innebærer behov for fleksibilitet. LMD trekker frem som spesielt for dem at de har stor møteaktivitet også utenfor ordinær arbeidstid og i helgene, både ad-hoc- og planlagte møter. Dette er særlig knyttet til jordbruksforhandlingene som er en årlig aktivitet, men det gjelder også den generelle aktiviteten som er dominert av møter med mange eksterne parter. Det vil i den forbindelse være behov for møterom og presserom i nærheten av statsråden, der man også kan ta inn 34

123 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 eksterne. LMD har gode erfaringer med å ha statsrådsenheten og kommunikasjonsenheten lokalisert sammen. Spørreundersøkelsen viser at LMD ligger over gjennomsnittet mht. samarbeid, både internt og med andre departementer. LMDs viktigste kontaktbehov er mot NFD (Mattilsynet og næringspolitikk), og mot KLD (arealbruk og naturforvaltning). De har også noe samarbeid med HOD (bl.a. folkehelse). LMD regner seg som et vanlig gjennomsnittsdepartement. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til LMDs behov på et senere tidspunkt. 35

124 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) NFD utformer en framtidsrettet nærings- og sjømatpolitikk. Dette innebærer ansvar for politikkområder som har betydning for verdiskaping, ansvar for norsk næringsliv og handel, forvaltning av fiskeri- og havbruksnæringen, samt skipsfartspolitikken. NFD hadde våren 2016 ca. 350 ansatte, fordelt på 8 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. NFD har i dag to statsråder og to statsrådseksjoner og to K-sjefer. Dep.råden er knyttet til næringsministeren, mens ass. dep.råd er knyttet til fiskeriministeren. NFD er historisk sett ikke et stabilt departement, og det er hyppige omorganiseringer. Dagens organisasjon er fra 2014, og består av det tidligere Nærings- og handelsdepartementet, samt deler av Fiskeri- og kystdepartementet og Fornyings- og administrasjonsdepartementet. De regner det som meget sannsynlig at det vil bli store strukturendringer for dem også i fremtiden, bl.a. fordi næringsutvikling i sin karakter er dynamisk. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 39 ansatte, medianen er også ca. 39 ansatte. NFD har 14 underliggende etater, bl.a. Brønnøysundregistrene, Fiskeridirektoratet, Havforskningsinstituttet, Konkurransetilsynet og Sjøfartsdirektoratet. I tillegg har de 14 tilknyttede virksomheter, hvorav mange er underlagt flere departementer. NFD sitter i dag i arealer med tildels åpne kontorløsninger, og departementet har en sammensatt portefølje som medfører stor grad av samhandling mellom avdelinger, eksempelvis maritim sektor som kobles til svært mange andre politikkområder. To avdelinger skiller seg ut med lite samhandling med hverandre: Eierskapsavd. og Konkurransepolitisk avd. Særlig Eierskapsavd. behandler mye børs-sensitiv informasjon. Dette håndteres via rutiner for hva som kan snakkes om i landskapene, men det er ikke intern tilgangskontroll. NFD har også et beredskapsansvar, og de har behov for gradert møterom for ca. 10 personer, men sett fra NFD kan dette rommet gjerne deles med andre departementer. NFD ser det som uhensiktsmessig å dele arbeidsplassareal med andre departementer, både pga. omfanget av sensitiv informasjon, og fordi de hyppige omorganiseringene øker behovet for god tilrettelegging for indre konsolidering i eget departement. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til NFDs behov på et senere tidspunkt. 36

125 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Olje- og energidepartementet (OED) OEDs hovedoppgave er å tilrettelegge en samlet og helhetlig energipolitikk. OED hadde våren 2016 ca. 160 ansatte, fordelt på 4 fagavdelinger + statsrådseksjon, internasjonal enhet og K-enhet. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 26 ansatte, medianen er på ca. 28 ansatte. OED har 2 underliggende etater, Oljedirektoratet og NVE. Videre forvalter de eierskapet i 6 selskaper: Gassco, Gassnova, Statnett, Enova, Statoil og Petoro. OED håndterer og behandler en del informasjon som er forretnings- og/eller børssensitiv. I mindre omfang behandles også informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven. OED trenger derfor arealer hvor slik sensitiv og lavgradert informasjon kan behandles iht. regelverket. Rommene må ligge nær arbeidssonene innenfor arealene til eget departement for å tilrettelegge for tilgjengelighet og bruk. Det er i tillegg behov for rom/møterom for behandling av informasjon på HEMMELIG nivå. OED er positiv til at slike spesialrom plasseres og utstyres slik at de deles med andre departement. OED har også behov for beredskapsrom for å håndtere kriser innenfor deres beredskapsområder. Kriseledelsen vil kunne variere, dvs. om det kun er fra OED eller sammen med andre beredskapsdepartementer. Behovet for beredskapsrom er derfor todelt: både internt i OED, og felles med andre. OED har stor møteaktivitet med eksterne parter, for eksempel internasjonale aktører, næringsliv, kraftselskap ogandre forvaltningsorganer. OED ønsker at denne type møter kan avholdes i sentrale møteromspooler, med varierende grad av representasjonsnivå. Noen av disse møtene kunne med fordel også vært holdt utenfor akkreditert sone. For mindre møter benyttes ofte video-løsninger e.l. OED betrakter seg som et departement uten særskilte behov. Utover de funksjonene som er nevnt over, har de ikke spesielle funksjoner eller bygningsmessige krav som skiller dem fra andre departementer. Det er større grad av samhandling internt i eget departement. For kontaktbehov med andre departementer er FIN, UD, NFD, ASD og KLD de viktigste men det er ikke nødvendig å sitte tett. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til OEDs behov på et senere tidspunkt. 37

126 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Samferdselsdepartementet (SD) SD har det overordnede ansvaret for rammevilkår for post- og televirksomheten, for luftfarts-, veg- og jernbanesektoren, for riksvegferjene, kystforvaltningen og havne- og sjøtransportpolitikken. SD hadde våren 2016 ca. 184 ansatte, fordelt på 5 fagavdelinger + statsrådseksjon og K- enhet. SD har historisk vært et meget stabilt departement, men ved siste regjeringsskifte ble Kyst- og miljøavd. overført fra Fiskeridep. til SD. Hele sektoren er for øvrig i sterk endring. En større transportreform gjennomføres. Det gir til dels store organisatoriske konsekvenser, særlig innen jernbanesektoren. Tilknytningsformer endres og konkurranseutsetting innføres på nye områder. Et annet svært viktig trekk i tiden er store teknologiske endringer innen transportsektoren. Det er grunn til å forvente at denne utviklingen også vil medføre endringer i Samferdselsdepartementets oppgaver og organisering. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 29 ansatte, medianen er på ca. 31 ansatte. SD har 7 underliggende etater: Statens vegvesen, Jernbaneverket, Jernbanetilsynet, Kystverket, Luftfartstilsynet, Nasjonal kommunikasjonsmyndighet og Statens havarikommisjon for transport. De har også 4 tilknyttede virksomheter: NSB, Avinor, Posten og Nye Veier AS. Samlet har SD etatsstyringa for mer enn ansatte, og det er forventet at de pågående endringene i sektoren vil påvirke hele etatsstyringa. De samme endringene medfører også at departementet har mange prosjektansatte, som varierer i antall. Det er et behov for at både prosjektansatte og nye enheter (ref. Kystavd.) kan bli raskt integrert i departementets arbeidsfellesskap, så fleksibilitet er et behov. SD er også et beredskapsdepartement med ansvar for tunge samfunnssektorer. SD vil derfor ha behov for arealer for krisehåndtering, inkl. beredskapsrom. SD har mest samhandling med FIN, KMD, og KLD, men også NFD, JD, OED og UD. Utover dette er det normal eller liten samhandling. Statsbygg konkluderer med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til SDs behov på et senere tidspunkt. 38

127 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Utenriksdepartementet (UD) UDs oppgave er å arbeide for Norges interesser internasjonalt. Norges interesser bestemmes bl.a. av vår geografiske plassering i et strategisk område, vår åpne økonomi, vår posisjon som kyststat og forvalter av store marine ressurser og omfattende eksport av olje og gass. UD hadde våren 2016 ca. 860 ansatte i Norge, fordelt på 12 fagavdelinger + 2 statsrådseksjoner og K-enhet. I tillegg kommer om lag 70 innleide konsulenter. UD har derfor meldt inn et samlet behov for 940 ansatte. Antallet ansatte kan imidlertid bli vesentlig endret, og må justeres via ferske tall nærmere innflytting i nytt RKV (se lenger ned). UD har i dag to statsråder: en Utenriksminister og en EØS- og EU-minister. UD har hatt to ministre i svært lang tid, og deres konstitusjonelle ansvarsområder varierer (herunder benevnelsen på minister 2 ). UDs virksomhet omfatter i dag også 99 utenriksstasjoner: dette inkluderer 81 ambassader, 7 faste delegasjoner til multilaterale organisasjoner, 9 generalkonsulater og 2 ambassadeseksjoner. Virksomheten ved utenriksstasjonene omfatter egne ansatte ca. 614 inkludert ca. 90 spesialutsendinger fra andre departement/institusjoner) og godt over 1000 lokalt ansatte. I tillegg har UD 2 underliggende etater: Norad og Fredskorpset, samt 1 tilknyttet virksomhet: Norfund. UDs størrelse har variert over tid, og det er usikkerheter knyttet til hvor mange UD-ansatte man skal regne med i nytt RKV. Den store Serviceavd. (med ca. 190 ansatte) og Avdeling for kompetanse og ressurser (ca. 130 ansatte) utfører i dag mye arbeid som DSS utfører for de øvrige departementene, og det er også andre funksjoner som drøftes i fht. UD-ansatte. I tillegg har det med jevne mellomrom vært store interne omorganiseringer, forrige regjering flyttet f.eks. om på ca. 300 ansatte internt. I 1996 ble ansvaret for bilaterale handelsforbindelser flyttet ut av UD, og det er mulig at dette kan bli flyttet tilbake, eller at andre områder også flyttes ut. Det er derfor mulig at antall UD-ansatte vil kunne endret i nytt RKV, og det vil med stor grad av sannsynlighet bli endrede strukturer også i framtida. Selv uten mulige organisatoriske endringer vil det være usikkerheter om antall UD-ansatte. Antall UD-ansatte i Norge kan reduseres eller økes mye på kort tid dersom utenriksstasjoner opprettes eller legges ned pga. endret politiske eller økonomisk situasjon. Gjennomsnittlig avdelingsstørrelse er nå ca. 76 ansatte, medianen er på ca. 73 ansatte. Det må imidlertid bemerkes at det er to store avdelinger nevnt over som trekker snittet kraftig opp. Likevel: dersom vi holder disse to avdelingene utenom, er gjennomsnittlig avdelingsstørrelser over 60 ansatte som er omtrent dobbelt så store enheter som i øvrige departementer. UD er et spesielt departement ikke bare pga. størrelsen, men også på grunn av funksjoner: 39

128 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 UD betrakter hele departementets arealer som en stor sone med begrenset adgang. Alle ansatte må være sikkerhetsklarerte, og det må være eget, gradert nett for alle arbeidsplassene i hele departementet. UD har svært stor aktivitet knyttet til krisehåndtering, med litt annen innretning enn krisehåndteringsenheter i andre departementer. UD har mye VIP-besøk, og det er kun SMK og UD som har VIP-besøk som må følge egne formelle protokoller for slike besøk. Graderte funksjoner og spesifikasjoner knyttet til krisestab utdypes ikke her. Men UD har et behov for å ha krisestab-lokaliteter i eget areal, slik at krisestab og UDops kan ha felles lokalisering. UDops er døgnkontinuerlig tjeneste 24/7 som bl.a. har den daglige håndteringen for nordmenn som trenger konsulær bistand i utlandet. Det er normale krav til faste arbeidsplasser for UDops lokaler, bl.a. med hensyn til dagslys. Mer detaljerte krav må gjennomgås i egne møter med UD på et senere tidspunkt. VIP-funksjonene utdypes i kap. C11 om SMK, statsrådseksjoner og VIP-funksjoner, og i kap. C20 om personatkomster. Prinsippløsninger for VIP innebærer at det blir to representasjonsatkomster: en egen atkomst for SMK der VIP ledes videre opp til møtefasiliteter m.m. i SMKs arealer, og en representasjonsatkomst for UD og de øvrige departementene. De øvrige departementene vil kunne bruke denne atkomsten for særlig betydningsfulle besøkende, dersom det ikke kolliderer med VIP-besøk til UD. Det vil også være VIP-atkomst via kjeller, for besøkende med bil. UD vil også ha særlige behov for representative arealer inne i eget område. Det mest krevende av UDs behov vil være et stort og representativt møterom der alle utenlandske ambassadører i Norge kan samles til møter. Disse utgjør ca.90 personer, og det er jevnlig slike møter. UDs behov for møtelokaler for VIP og andre betydningsfulle besøkende må avstemmes mot en felles VIP-møteroms-pool nær UDs VIP-atkomst. Denne bør derfor ligge nær eller med enkel tilknytning til utenriksministerens kontor, evt. også minister nr. 2 s kontor. Internt samarbeid i UD er en viktig, fordi det er et høyt antall ansatte som er i turnus med perioder i utlandet, slik at det er utfordrende å få et arbeidsmiljø der de blir lett kjent. Internt samarbeid er også utfordrende fordi UD er så stort departement alene. UD har behov for nært samarbeid med SMK, JD og Forsvarsdepartementet (FD). De trekker også frem behov for noe samarbeid med OED, NFD, KLD og HOD. Statsbygg konkluderer med at UD har en rekke spesielle behov som krever at dette departementet innplasseres på et tidlig tidspunkt, i forhold til VIP-innganger og VIPmøterom, logistikk også i forhold til biltrafikk/kortesjer over/under bakken, og sikkerhetsmessige vurderinger. UD har også noen spesielle krav til utforming av egne departementslokaler. 40

129 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 For de generelle arbeidsplassene i UD konkluderer imidlertid Statsbygg med at det foreslåtte arbeidsplasskonseptet for RKV gir rom for tilpassing til UDs behov på et senere tidspunkt, forutsatt at sikkerhetsmessige forhold ivaretas. Arbeidsplasskonseptet har grunnmodul på 60 ansatte, som tilsvarer den gjennomsnittlige avdelingsstørrelsen hos UD, dersom de to største avdelingene unntas 41

130 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 42

131 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3 AKTIVITETER OG ARBEIDSFORMER: RAPPORT FRA SPØRREUNDERSØKELSE Rom og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse. En aktivitet beskrives gjennom de romlige og teknologiske behovene aktiviteten har. Individuelt konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid, små og store møter er eksempler på aktiviteter med ulike romlige og teknologiske behov. I kartleggingen har hensikten vært å forstå de ulike aktivitetene og vekslingen mellom disse. Det er slik at mange oppgaver kan løses under like funksjonelle vilkår - i så måte kategoriseres de som samme aktivitet, for eksempel individuelt PC-arbeid uten behov for dyp konsentrasjon. I dag løses de fleste oppgaver godt i cellekontor. Det er imidlertid slik at ikke alle oppgaver løses like godt på åpne arbeidsplasser. Rom og funksjonsprogrammet har arbeidet for å forstå departementenes ulike aktiviteter og vekslingen mellom disse, slik at det etableres tilstrekkelig variasjon for ulike aktiviteter i Nytt regjeringskvartal. 3.1 Sammendrag Rapporten viser resultatene fra en spørreundersøkelse om arbeid og arbeidsformer som er gjennomført i alle departement, SMK og DSS. Spørreundersøkelsen er en av seks kartleggingsaktiviteter i aktivitetsplanen for brukermedvirkning for Nytt regjeringskvartal, Statsbyggs prosjekt Rom og funksjonsprogram. Spørreundersøkelsen bidrar til å gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. Undersøkelsen ble gjennomført i juni 2015, og har en svarprosent på 58. I forhold til rom og funksjonsprogrammering av arbeidsplassrelatert areal, er det viktigste resultatet fra spørreundersøkelsen at vi finner få og små forskjeller mellom departementene. Vi finner ikke forskjeller i respons som kan forklares gjennom forskjell i tilhørighet til departement. At det er flere forskjeller internt i departement enn det er mellom departement, indikerer en mulighet til å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departement. Dette funnet, eller mangel på funn, må nødvendigvis undersøkes videre gjennom kvalitative undersøkelser. Arbeidet i departementene er av en art man vil beskrive som kunnskapsintensivt. Det er stor variasjon i oppgaver for svært mange av medarbeiderne. Arbeidet oppleves å være lite preget av rutiner og systemer, men utenforliggende hendelser og prioriteringer setter et preg på arbeidshverdagen for mange, og bidrar likevel til en opplevelse av ekstern styring. Dette indikerer et dilemma mellom samhandling og skjerming av arbeidet som det blir viktig å håndtere i programmeringen av arbeidsplassrelaterte rom og funksjoner. Gjennom spørreundersøkelsen finner vi foreløpig tre ulike typer arbeidsformer i departementene. Dette gjelder spesielt ulik vekt på konsentrasjon og samhandling. Sammenlignet med andre lignende spørreundersøkelser scorer respondentene i alle kontortyper relativt lavt på tilstedeværelse i de arbeidsplassrelaterte arealene. Dette er kartlagt videre gjennom registrering av faktisk bruk av arealer i departementene. 43

132 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Departementenes kontorarealer legger jevnt over godt til rette for både individuell konsentrasjon og organisatorisk samarbeid lokalt, dvs. innenfor egen avdeling. Når det gjelder tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre avdelinger eller andre departementer er scoren noe lavere. Det er ingen tydelig variasjon mellom de ulike kontorbyggene når det gjelder kommunikasjon og samarbeid. De byggene som i dag har åpne kontorløsninger oppleves ikke å gi mer samarbeid eller å legge bedre til rette for samarbeid enn cellekontorer. Departementenes kontorarealer legger generelt godt til rette for konsentrasjonsarbeid. Dette er imidlertid det området hvor det er størst forskjell på de som arbeider i cellekontor og de som arbeider i åpne kontorløsninger. Dette forklarer også noe av forskjellen mellom ulike departementer og ulike bygg på dette området. Gjennom å gruppere svarene i undersøkelsen har vi etablert et sett av indekser, og sett på hvordan disse henger sammen med opplevd tilfredshet med kontorlokalene. Indeksene «Konsentrasjonsarbeid» og «Samarbeid internt i enhetene» er de viktigste driverne for medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene. Dvs at dette både er de områdene man er mest tilfreds med, og det er de områdene som oppleves å ha størst betydning. Indeksen for konsentrasjonsarbeid korrelerer sterkest med opplevd effektivitet og egnethet ved kontorlokalene. Tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre, spesielt internt i egen avdeling, korrelerer sterkest med opplevelsen av at departementet samlet sett er et attraktivt sted å arbeide, og at kontorlokalene karakteriseres som gode. 44

133 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.2 Innledning Bakgrunn Det er gjennomført en spørreundersøkelse om arbeid og arbeidsformer i alle departement, SMK og DSS. Resultatene fra spørreundersøkelsen rapporteres her. Spørreundersøkelsen er en av seks kartleggingsaktiviteter i aktivitetsplanen for brukermedvirkning for Nytt regjeringskvartal, Statsbyggs prosjekt Rom og funksjonsprogram. Spørreundersøkelsen bidrar til å gi svar på hvilke arbeidsformer dagens departementsansatte har, og hvordan det er tilrettelagt for disse. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter ved arbeidsformer mellom departementene og enheter i departementene bruk av rom i dagens departementer. Dette gir oss et grunnlag for forståelse av mulig utvikling og behov i fremtiden Spørreundersøkelsen Formålet med spørreundersøkelsen er å etablere en forståelse av arbeidsformene i dag, og hvordan arealbruken legger til rette for dette. Med arbeidsformer mener vi hvordan man arbeider, hvem man arbeider sammen med og hvor man arbeider. Ulike former for konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid og mer eller mindre formelle møter, er eksempler på arbeidsformer som vil ha behov for variert tilrettelegging. Den viktigste leveransen fra denne aktiviteten, er en bedre kvantitativ forståelse av forskjeller og likheter mellom enhetene (departementer, avdelinger, seksjoner, bygg/lokaler, prosjekter) og dagens bruk av rom. Dette gir oss et grunnlag for bedre forståelse for dagens situasjon og fremtidige behov. Spørreundersøkelsen ble gjennomført de to første ukene i juni Alle ansatte i departementene 1, SMK og DSS fikk tilsendt en epost med lenke til spørreskjemaet. Det tok 10 til 15 minutter å svare på spørreskjemaet. Selve undersøkelsen ble gjennomført av en ekstern databehandler, Rambøll Management Consulting, som mottok svarene og bearbeidet disse til presentabel statistikk. Alle resultater blir presentert på en slik måte at det ikke er mulig å identifisere eller kjenne igjen enkeltrespondenter. Spørreundersøkelsen gjennomføres i henhold til krav i personvernloven og tilhørende retningslinjer. Undersøkelsen har ikke spurt om sensitive persondata. Undersøkelsen er basert på frivillighet og informert samtykke. Vi har lagt vekt på at medarbeiderne skal ha hatt god nok informasjon både på forhånd, og i invitasjonen til å delta. 1 Unntatt Forsvarsdepartementet. 45

134 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Funn I forhold til rom og funksjonsprogrammering av arbeidsplassrelatert areal, er det viktigste resultatet fra spørreundersøkelsen at vi finner få og små forskjeller mellom departementene. Vi finner ikke forskjeller i respons som kan forklares gjennom forskjell i tilhørighet til departement. At det er flere forskjeller internt i departement enn det er mellom departement, indikerer en mulighet til å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departement. Dette funnet, eller mangel på funn, må nødvendigvis undersøkes videre gjennom kvalitative undersøkelser. Arbeidet i departementene er av en art man vil beskrive som kunnskapsintensivt. Det er stor variasjon i oppgaver for svært mange av medarbeiderne. Arbeidet oppleves å være lite preget av rutiner og systemer, men utenforliggende hendelser og prioriteringer setter et preg på arbeidshverdagen for mange, og bidrar likevel til en opplevelse av ekstern styring. Dette indikerer et dilemma mellom samhandling og skjerming av arbeidet som det blir viktig å håndtere i programmeringen av arbeidsplassrelaterte rom og funksjoner. Gjennom spørreundersøkelsen finner vi foreløpig tre ulike typer arbeidsformer i departementene. Dette gjelder spesielt ulik vekt på konsentrasjon og samhandling. Sammenlignet med andre lignende spørreundersøkelser scorer respondentene i alle kontortyper relativt lavt på tilstedeværelse i de arbeidsplassrelaterte arealene. Dette blir det nødvendig å kartlegge videre. Det er planlagt registrering av faktisk bruk av arealer i departementene, slik at samtidighet kan vurderes. Departementenes kontorarealer legger jevnt over godt til rette for både individuell konsentrasjon og organisatorisk samarbeid lokalt, dvs. innenfor egen avdeling. Når det gjelder tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre avdelinger eller andre departementer er scoren noe lavere. Det er ingen tydelig variasjon mellom de ulike kontorbyggene når det gjelder kommunikasjon og samarbeid. De byggene som i dag har åpne kontorløsninger oppleves ikke å gi mer samarbeid eller å legge bedre til rette for samarbeid enn cellekontorer. Departementenes kontorarealer legger generelt godt til rette for konsentrasjonsarbeid. Dette er imidlertid det området hvor det er størst forskjell på de som arbeider i cellekontor og de som arbeider i åpne kontorløsninger. Dette forklarer også noe av forskjellen mellom ulike departementer og ulike bygg på dette området. Gjennom å gruppere svarene i undersøkelsen har vi etablert et sett av indekser, og sett på hvordan disse henger sammen med opplevd tilfredshet med kontorlokalene. Indeksene «Konsentrasjonsarbeid» og «Samarbeid internt i enhetene» er de viktigste driverne for medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene. Dvs at dette både er de områdene man er mest tilfreds med, og det er de områdene som oppleves å ha størst betydning. Indeksen for konsentrasjonsarbeid korrelerer sterkest med opplevd effektivitet og egnethet ved kontorlokalene. Tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre, spesielt internt i egen avdeling, korrelerer sterkest med opplevelsen av at departementet samlet sett er et attraktivt sted å arbeide, og at kontorlokalene karakteriseres som gode. 46

135 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Representativitet Spørreskjemaet ble sendt ut til 5633 medarbeidere i departementene (alle departementer bortsett fra Forsvarsdepartementet, samt SMK og DSS; inkludert medarbeidere i utlandet). Av disse var det 3125 som svarte på undersøkelsen. I tillegg var det 134 som svarte på en egen variant av undersøkelsen som var spesielt tilpasset medarbeidere innen service, renhold og vakthold (hovedsakelig DSS, men også noen ansatte i departementene.) Svarene på denne egne varianten er ikke tatt med i denne rapporten. Dette gir en total svarprosent på 58 %. Vi har spesielt undersøkt om fordelingen av svar fra medarbeidere som sitter i henholdsvis cellekontor og åpne kontorløsninger stemmer med reell fordeling. Reell fordeling, i henhold til tall fra DSS, er at 72 % av medarbeiderne sitter i cellekontor og 28 % sitter i åpne kontorløsninger. De som har svart på spørreundersøkelsen fordeler seg med 73 % i cellekontor og 27 % i åpne kontorløsninger, dersom vi ikke inkluderer vakt, service og renhold. (Inkludert vakt, service, renhold er fordelingen i undersøkelsen 71 % i cellekontor og 29 % i åpne kontorløsninger inkludert de som ikke har kontorplass.) Vi konkluderer derfor med at undersøkelsen har en god representativitet når det gjelder ulike kontortyper. I undersøkelsen ba vi de som svarte om å forholde seg til siste hele arbeidsuke. For å sikre at dette ikke var en for spesiell uke, stilte vi noen spørsmål for å avklare om siste arbeidsuke skilte seg fra andre arbeidsuker. Figur 3 viser svarfordelingen for dette spørsmålet. 81 % er enig (fra «helt enig» til «nokså enig») i at arbeidsuken er representativ, 10 % er en grad av uenig. Vi mener at dette er akseptabel representativitet, også tatt i betraktning at det alltid vil være noen som er engasjert i arbeid eller prosjekter som avviker fra vanlig arbeidshverdag. Figur 3: Siste arbeidsuke er representativ for hvordan jeg vanligvis arbeider. For å få spesifisert hva som kunne være eventuelle avvik fra normal arbeidsuke, stilte vi tre noe mer detaljerte spørsmål om dette. Det kan se ut til at største avvik var at noen mente at de hadde arbeidet mer individuelt enn vanlig (snitt 3,0). Noen mente også at de hadde sittet mer i møter (snitt 2,8) eller arbeidet mer i prosjekt (snitt 2,5) enn vanlig. Dette er imidlertid lave tall som til dels trekker i hver sin retning (noe mer individuelt, noe mer kollektivt). Vi konkluderer at også dette indikerer at undersøkelsen er representativ for områdene vi undersøker Svaralternativer og skalaer Spørsmålene i undersøkelsen har i hovedsak vært med en syv-punkts skala. De fleste spørsmålene har vært påstander, hvor man skal svare fra «helt enig» (7) til «helt uenig» (1), 47

136 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 hvor midtpunktet (4) er «verken/eller». Noen få spørsmål om tilrettelegging har skala fra «svært bra» (7) til «svært dårlig» (1), hvor midtpunktet (4) er «verken/eller». Ett spørsmål har skala fra «svært mye» (7) til «svært lite» (1). I rapporten er svarene på disse gjengitt med et gjennomsnittstall og i tillegg oftest en graf (se eksempel i Figur 3). Grafen har farger som viser andelen som har svart de ulike alternativene, og i tillegg oppgis prosentandelen. Slik kan man både se gjennomsnittet og spredningen på svarene. Man kan også se hvor stor prosent som har svart «vet ikke». Det er mange svar i denne undersøkelsen, og 1 % utgjør i overkant av 30 personer. Det er også noen spørsmål hvor man skal krysse av for ett svaralternativ (eksempelvis type kontor, kjønn, alder). På spørsmål om tid brukt på ulike kontorarbeidssteder skal man fordele prosenter, slik at summen blir 100 %. 48

137 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.3 Arbeidsformer Denne undersøkelsen handler om medarbeiderne i de ulike departementene og det arbeidet de utfører. Dette arbeidet kan vi med et samlebegrep kalle «offentlig kunnskapsintensivt arbeid»: Departementet er øverste nivå i offentlig forvaltning, og er underlagt alle de lover og regler som gjelder offentlig sakshåndtering. Det er arbeidsoppgaver som baserer seg på høy fag- og domenekunnskap. Det er å forvente at dette arbeidet oppleves som variert og mangfoldig, også for den enkelte medarbeider. I spørreundersøkelsen er det en rekke spørsmål knyttet til arbeidsformer. Disse handler om variasjon i arbeidet, kjennskap til oppgaven, autonomi, typer av samarbeid, og tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. I Figur 4 illustreres variasjonen i arbeidsoppgaver per dag. Som man ser er det et flertall, mer enn ¾ av medarbeiderne, som sier at de har «flere ulike arbeidsoppgaver» eller «mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver». Et mindretall (21 %) har en eller noen få store arbeidsoppgaver hver dag, og en liten gruppe arbeider med et prosjekt som skiller seg fra normale oppgaver. Figur 4: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver og forholdet mellom kjente og nye arbeidsoppgaver (alle respondenter). Vi spurte også om medarbeiderne arbeidet med kjente arbeidsoppgaver, eller om oppgavene var nye for dem. 60 % svarte at oppgavene siste arbeidsuke var en blanding av 49

138 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 kjente og nye oppgaver. En stor gruppe (34 %) svarte at oppgavene stort sett var kjente eller velkjente. Kun en liten gruppe (4 %) oppga å ha flest eller i hovedsak nye oppgaver. Samlet tyder dette på en relativt stor variasjon i oppgaver for en stor andel av de departementsansatte: Man arbeider med flere ulike oppgaver hver dag, og oppgavene skifter mellom å være kjente og nye. Dette tilsier også at man bruker seg selv og sine kunnskaper på ulike måter, og sannsynligvis også at man i varierende grad samarbeider med nære og fjerne kolleger. I Figur 5, om styring av arbeidet, ser vi fordeling av svar på spørsmålet man er «avhengig av andre kolleger for å kunne gjøre mine arbeidsoppgaver». Selv om snittet (4,6) tilsier at man til dels er enig i dette, er det en relativt stor spredning i svarene. Dette kan igjen forstås som at det er stor variasjon i den enkeltes arbeidsoppgaver, og hvordan de løses individuelt og sammen med andre. Figur 5: Svarfordeling på spørsmål om styring og uavhengighet i arbeidet (alle respondenter). Styring av oppgavene og sin egen arbeidshverdag, er en annen viktig dimensjon for å beskrive medarbeidernes arbeidsoppgaver. Figur 5 viser svarene på et sett av spørsmål om «styring av arbeidet». Mange opplever at de har «svært selvstendige arbeidsoppgaver» (snitt 5,3). Arbeidsoppgavene oppleves i mindre grad å være «fastlagt gjennom rutiner og systemer» (snitt 3,7), noe som stemmer bra overens med forståelsen av arbeidet som kunnskapsintensivt. Departementsarbeid er kun i liten grad repeterende saksbehandling, og systemene er i hovedsak knyttet til arkivering og offentlighet. Mange (snitt 5,3) opplever imidlertid at deres «arbeidsplaner for dagen ofte blir endret på grunn av utenforliggende hendelser», noe som sikkert kan variere fra dagsaktuelle hendelser i politikk og media, til endrede prioriteringer internt. Dette vil si at selv om man kan planlegge selv og arbeider selvstendig, så er det en viss grad av ekstern styring, ikke gjennom systemer, men gjennom hendelser og prioritering. Dette setter for mange et preg på arbeidshverdagen, og bidrar sikkert også til opplevelsen av variasjon som er omtalt ovenfor. 50

139 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 6: Svarfordeling på spørsmål om hvem man samarbeider med i arbeidet sitt. (Samme som Figur 23.) I Figur 6 finner vi svarene på spørsmålene om «i hvilken grad man i sitt arbeid samarbeider med andre enheter». Dette er altså et spørsmål om opplevd praksis. Når det gjelder samarbeid med enheter i egen avdeling, andre avdelinger i eget departement, politisk ledelse og enheter i andre departement, ser vi en gradvis nedtrapping av grad av samarbeid i takt med organisatorisk avstand. Det er større grad av samarbeid med andre enheter i egen avdeling (5,3) enn enheter i andre avdelinger i eget departement (4,7 ). Det er igjen mindre samarbeid med politisk ledelse (4,0) som i denne sammenheng forstås oppover i et internt organisatorisk hierarki. Til slutt er det minst samarbeid med enheter i andre departement (3,8), som i denne sammenhengen kan forstås som et sidestilt og uavhengig organisatorisk hierarki, og derfor er det lenger organisatorisk avstand. 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Ordinært arbeid foran PC Arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via Teamarbeid (ansikt til ansikt) Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Uformelle samtaler og møter Planlagte møter med 2-8 personer i samme rom Planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom Serie1 Hvilke av disse aktivitetene brukte du mest eller minst tid på i løpet av siste ordinære arbeidsuke? Vennligst ranger aktivitetene under fra 1 til 7, der 1 er den aktiviteten du bruker mest tid på og 7 den du bruker minst tid på. Figur 7: Svarfordeling for spørsmål om hvilke aktiviteter man brukte mest tid på siste ordinære arbeidsuke (alle respondenter). 51

140 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 I Figur 7 finner vi gjennomsnittet av hvordan respondentene har svart på bruk av tid på ulike aktiviteter. Når det gjelder tid brukt på ulike aktiviteter er respondentene bedt som å rangere et sett aktiviteter fra 1-7, der 1 skal markere den aktiviteten det brukes mest tid på, 7 den aktiviteten det brukes minst tid på. Ordinært arbeid foran PC er den aktiviteten som det i snitt brukes mest tid på (snitt 1,6). Aktiviteten «oppgaver med behov for dyp konsentrasjon» er rangert som nummer to (snitt 3). Etter dette følger «uformelle samtaler og møter» (snitt 3,9), «planlagte møter med 2 8 personer» (snitt 4,0), «teamarbeid» (snitt 4,9), «planlagte møter med 9 eller flere personer» (snitt 5,1) og til sist «arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype e.l.)» (snitt 5,5) Arbeidsformer per enhetstype Ved analyse av arbeidsformer ser vi at det er variasjoner mellom typer av enheter, som er den mest interessante variabelen. Det er fem grupper av enheter i spørreundersøkelsen. Enhetstypene er saksebehandlerenhet, utredningsenhet, planenhet, kommunikasjonsenhet og annet. Gjennom analysen har vi funnet at tre av disse kan brukes til å skissere ulike undergrupper av arbeidsformer i departementene. Dette er utredningsenhet, planenhet, og kommunikasjonsenhet. Respondentene som svarer at de tilhører saksbehandlerenheter er den største gruppen. Det er også i denne gruppen at variasjonen i svarene er størst innad i enheten, vi ser med andre ord foreløpig ingen tydelige arbeidsformer her. Resultatene fra denne gruppen responderer i all hovedsak likt gjennomgjennomsnittet av alle gruppene. Respondentene i gruppen «annet» er i all hovedsak respondenter fra DSS, UD og SMK samt jevnt over noen representanter fra hvert departement. Gjennom undersøkelsen finner vi konturene av ulike former for kunnskapsintensivt arbeid i departementene. Dette er ulike former som kommer frem på tvers av departementene, og som vi foreløpig antar i større grad er knyttet til oppgavenes karakter. Dette vil være gjenstand for videre undersøkelser. De tre hovedformene for kunnskapsintensivt arbeid som kommer til syne, er i hovedsak basert på enhetstyper. Vi kaller disse formene «komplekst samarbeid» (kommunikasjonsenheter), «høy konsentrasjon» (utredningsenheter), og «samarbeid og konsentrasjon» (planenheter) Arbeidsformen «Samarbeid og konsentrasjon» kjennetegnes av - kjente oppgaver, mindre avbrytelser - mye samarbeid i eget departement, mindre samarbeids med politisk ledelse, - mindre tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon Arbeidsformen «Komplekst samarbeid» kjennetegnes av - mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver, samtidig som disse er kjente - mindre selvbestemmelse, spesielt gjennom mer samarbeid. Mer samarbeid med enheter i eget departement, mer samarbeid med politisk ledelse - mindre bruk av tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon Arbeidsformen «høy konsentrasjon» kjennetegnes av - få store oppgaver 52

141 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 - mindre rutine, mye samarbeid med andre departement - mer tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon Arbeidet i departementene er altså både individuelt og sosialt. Noen arbeidsformer har mer individuelt konsentrasjonsarbeid og andre har mer samarbeid. I de ulike arbeidsformene i departementene vises også ulik grad av variasjon, forutsigbarhet og autonomi i arbeidet. Forskning viser også at kunnskapsarbeideres arbeidskontekst er svært kognitivt krevende, med multitasking, konstant informasjonsflyt, og uferdige oppgaver som til enhver tid gir følelse av stress. 2 Et sentralt dilemma i utforming av lokaler for kunnskapsarbeidere, er hvordan lokalene skal utformes for å balansere behovet for samarbeid mot behovet for individuelt konsentrasjonsarbeid. I det videre arbeidet med rom og funksjonsprogrammet danner resultatene fra spørreundersøkelsen grunnlag for flere kvantitative og kvalitative undersøkelser. Det blir her viktig å utforske hvordan det fysiske rommet kan legge tilstrekkelig til rette både for konsentrasjon og samarbeid, og ikke minst å utforske hvordan man kan gi de ulike kunnskapsarbeiderne nok frihet til å minimere det potensielle stresset som ulike former for kunnskapsintensivt arbeid kan gi. Dette innebærer også å videreutvikle beskrivelser av de ulike arbeidsformene vi ser konturene av, og utforske hvilke ulike funksjonelle behov disse arbeidsformene har Datagrunnlag arbeidsformer per enhetstype I rom og funksjonsprogrammering er det nødvendig å forstå de arbeidsformer det skal tilrettelegges for. Kunnskapsintensivt arbeid skiller seg fra andre produksjonsformer både når det gjelder ressurser, prosess og produkt; ofte er alle disse immaterielle 3. Ressursene i kunnskapsintensivt arbeid er i all hovedsak den eller de relativt høyt utdannete medarbeiderne som gjennomfører arbeidet, og disse medarbeidernes evne til å ta i bruk tilgjengelige hjelpemidler. Arbeidsprosessene preges av mangel på rutine, og domineres av symbolsk-analytisk arbeid. Produktet er ofte immaterielt og ikke standardisert, noen ganger også mer knyttet til tjenesteleverandørens adferd enn til konkrete produkt (som for eksempel i politikken). Det er en iboende tvetydighet i kunnskapsintensivt arbeid 4 som gjør det vanskelig å måle produktivitet og effektivitet i arbeidet og i resultatet. Arbeidet er på mange måter knyttet til individet, selv om kvaliteten på produktet ofte er resultat av samhandling og kommunikasjon med andre. Å identifisere arbeidsform er dermed komplekst. I denne spørreundersøkelsen er det 6 spørsmålssett som ligger til grunn for analysen av arbeidsform. Dette er spørsmål om variasjon i arbeidet, kjennskap til oppgaven, 2 Heerwagen, J., Kampschroer, K.,,Powell K. M., Loftness V., (2004) Collaborative knowledge work environment, Building Research &Information, 32: Carlsen, A., Klev R., og von Krogh, G., (2004) Living Knowledge The Dynamics of Professional Service Work 4 Alvesson, M., (2001), Knowledge Work: Ambiguity, Image and Identity, Human Relations July : , 53

142 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 autonomi, typer av samarbeid, og tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Dette er variabler som alle kan brukes til å beskrive kunnskapsintensivt arbeid. Nedenfor finner du svar på disse spørsmålssettene fra de ulike enhetstypene. Variasjon i arbeidet. Respondentene ble bedt om å krysse av for ett av fem alternativer knyttet til variasjon i arbeidsoppgavene. Spørsmålet ble stilt slik: «Hvordan vil du beskrive variasjonen i arbeidsoppgaver sist hele arbeidsuke? Kryss av på det alternativet som du mener passer best for deg». Alternativene var: - Jeg arbeider hovedsakelig med én arbeidsoppgave hver dag. - Jeg arbeider med noen få store arbeidsoppgaver hver dag - Jeg har flere ulike arbeidsoppgaver hver dag - Jeg har mange ulike og skiftene arbeidsoppgaver - Jeg arbeider for tiden med et prosjekt (en utredning, et lengre arbeid) som er annerledes enn mine ordinære arbeidsoppgaver. Gjennomsnittet er beskrevet i Figur 4: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver og forholdet mellom kjente og nye arbeidsoppgaver (alle respondenter). Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» gjennomgås ikke. Variasjon, planenhet - 32 % av respondentene mener at påstanden «Jeg har mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver» best beskriver deres arbeidsoppgaver. Dette er 3 % lavere enn gjennomsnittet Figur 8: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver ( planenhet). Variasjon, kommunikasjonsenhet - 45 % av respondentene mener at påstanden «Jeg har mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver» best beskriver deres arbeidsoppgaver. Dette er 12 % mer enn gjennomsnittet. - Kun 10 % sier at de arbeider med få store arbeidsoppgaver hver dag. Dette er 9 % lavere enn gjennomsnittet. 54

143 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 9: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver (kommunikasjonsenhet). Variasjon, utredningsenhet: - 41 % oppgir at deres hovedarbeidsform er å arbeide med noen få store oppgaver hver dag. Dette er 21 % høyere enn gjennomsnittet % oppgir at de har flere ulike arbeidsoppgaver hver dag. Dette er 13 % lavere enn gjennomsnittet % oppgir at deres hovedarbeidsoppgave for tiden er prosjekt som er annerledes enn de ordinære oppgavene. Dette utgjør 7 % mer enn gjennomsnittet % oppgir at de har mange ulike og skiftende arbeidsoppgaver. Dette er 14 % lavere enn gjennomsnittet. Figur 10: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver (utredningsenhet). Variasjon, saksbehandlerenhet % oppgir at de har flere ulike arbeidsoppgaver hver dag. Dette er 4 % høyere enn gjennomsnittet. 55

144 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 11: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver (saksbehandlerenhet). 56

145 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Kjennskap til oppgaven Respondentene ble bedt om å krysse av for ett av fem alternativer knyttet til hvorvidt arbeidsoppgavene er kjente eller nye. Spørsmålet ble stilt slik: «I hvilken grad er arbeidsoppgavene dine i siste hele arbeidsuke kjent for deg? Kryss av for alternativet du mener passer best for deg» Alternativene var: - Velkjente arbeidsoppgaver, har gjort alle tidligere - Kjente arbeidsoppgaver, har gjort de fleste tidligere - En blanding av kjente og nye arbeidsoppgaver - Flest nye arbeidsoppgaver, men noen er kjent fra før - I hovedsak nye arbeidsformer Gjennomsnittet er beskrevet i Figur 4: Svarfordeling på spørsmål om variasjon i arbeidsoppgaver og forholdet mellom kjente og nye arbeidsoppgaver (alle respondenter). Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» gjennomgås ikke. Kjennskap til oppgavene, planenhet - 36 % oppgir at de har kjente arbeidsoppgaver, har gjort de fleste tidligere. Dette er 10 % høyere enn gjennomsnittet % oppgir at de har en blanding av kjente og nye arbeidsoppgaver. Dette er 7 % lavere enn gjennomsnittet. Figur 12: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (planenhet). Kjennskap til oppgavene, kommunikasjonsenhet - 12 % oppgir at de har velkjente arbeidsoppgaver, har gjort alle tidligere. Dette er 4 % høyere enn gjennomsnittet - 23 % oppgir at de har kjente arbeidsoppgaver, har gjort de fleste tidligere dette er 4 % mindre enn gjennomsnittet. 57

146 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 13: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (kommunikasjonsenhet). Kjennskap til oppgavene, utredningsenhet - 12 % oppgir at de har kjente oppgaver og har gjort de fleste før. Dette er 4 % lavere enn gjennomsnittet. - 8 % oppgir at de har flest nye arbeidsoppgaver, men noen kjente fra før. Dette er 4 % høyere enn gjennomsnittet. Figur 14: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (utredningsenhet). Kjennskap til oppgavene, saksbehandlerenhet - Respondenter fra saksbehandlerenhet svarer i all hovedsak som gjennomsnittet 58

147 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 15: Svarfordeling på spørsmål om kjennskap til oppgavene (saksbehandlerenhet). Styring av arbeidet Respondentene ble bedt om å rangere påstander om styring av arbeidet. Dette kan knyttes til autonomi i gjennomføring av arbeidsoppgaver. Påstandene skulle rangeres fra 1-7, der 1 er «helt uenig» og 7 er «helt enig». Respondentene svarer i gjennomsnitt at de i stor grad har selvstendige oppgaver (5,3), at arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser (5,3) og at oppgaven i liten grad er bestemt av rutiner og systemer (3,7). I Figur 16 vises fire av fem påstander. Den femte påstanden om samarbeid kommenteres i neste avsnitt. Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» beskrives også. 59

148 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 Totalt Planenhet Kommunikasjonsenhet Utredningsenhet Saksbehandlerenhet 2,5 Jeg bestemmer selv rekkefølgen av mine arbeidsoppgaver Mine arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser Jeg har svært selvstendige arbeidsoppgaver Mine arbeidsoppgaver er fastlagt gjennom rutiner og systemer Figur 16: Svarfordeling på spørsmål om styring av arbeidet, totalt og fordelt på typer enheter. Styring av arbeidet, planenhet: Grad av autonomi rangeres høyere enn gjennomsnittet, men noe lavere enn utredningsenheten. - De er mer enige i påstanden - «Jeg bestemmer selv rekkefølgen av mine oppgaver». Gjennomsnittet for planenheten er 5,3, det er 0,5 over totalen. - De er mindre enige i påstanden - «Mine arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser». Gjennomsnittet for planenheten er 5,0, det er 0,3 under totalen. Styring av arbeidet, kommunikasjonsenhet Grad av autonomi rangeres noe lavere enn gjennomsnittet. - De er mindre enige i påstanden - «Jeg bestemmer selv rekkefølgen på mine arbeidsoppgaver.» Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 4,5, som er 0,3 under totalen. - De er mer enige i påstanden 60

149 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 - «Mine arbeidsplaner for dagen blir ofte endret på grunn av utenforliggende hendelser.» Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 5,6, som er 0,3 over totalen. Styring av arbeidet, utredningsenhet: Grad av autonomi rangeres høyere enn gjennomsnittet. - De er noe mer enig i utsagnet - «Jeg har svært selvstendige oppgaver.» Gjennomsnitt for utredningsenheten er 5,6, som er 0,3 over totalen. - De er mindre enig i utsagnene - «Mine oppgaver er fastlagt gjennom rutiner og systemer» enn de øvrige enhetstypene. Gjennomsnitt utredningsenhetene er 3,0, som er 0,7 under totalen. - «Mine arbeidsoppgaver blir ofte endret pga. utenforliggende hendelser» Gjennomsnitt for utredningsenhet er 5,0, som er 0,3 under totalen. Styring av arbeidet, saksbehandlerenhet Grad av autonomi rangeres om gjennomsnittlig. Annet Grad av autonomi rangeres annerledes enn gjennomsnittet. - De er mer enige i påstanden - «Mine arbeidsoppgaver er fastlagt gjennom rutiner og systemer.» Gjennomsnittet for annet er 4,3, som er 0,6 over totalen. Samarbeid I Figur 17 har vi sammenstilt grad av samarbeid, altså svarene på spørsmålene om «i hvilken grad man i sitt arbeid samarbeider med andre enheter», med påstanden om «avhengighet av kolleger for å gjennomføre arbeidsoppgaver» fordelt per enhet. Det er større grad av samarbeid med andre enheter i egen avdeling (5,3) enn enheter i andre avdelinger i eget departement (4,7). Det er igjen mindre samarbeid med politisk ledelse (4,0). Til slutt er det minst samarbeid med enheter i andre departement (3,8). Påstanden er ikke et spørsmål om grad av samarbeid, men en beskrivelse av hvor enig eller uenig folk er med påstanden. Tallene kan derfor ikke sammenlignes numerisk med de øvrige. Påstanden er kategorisk «Jeg er helt avhengig av andre kolleger for å kunne gjøre mine arbeidsoppgaver», og gjennomsnittet på 4,6 anses som høyt. Svarene per enhet beskrives under. Resultatene fra enheten «annet» er med her. 61

150 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 Totalt Planenhet Kommunikasjonsenhe t Jeg er helt avhengig av andre kolleger for å kunne gjøre mine arbeidsoppgaver Andre enheter i egen avdeling Enheter i andre avdelinger i ditt departement Politisk ledelse Enheter i andre departementer I arbeidet ditt, i hvilken grad samarbeider du med.. (Skala 1 til 7, der 1 er svært lite og 7 er svært mye) Figur 17: Svarfordeling på påstand om avhengighet og spørsmål om grad av samarbeid, totalt og fordelt på typer enheter. Samarbeid, Planenhet: Respondenter som tilhører planenhet svarer at de har - Høyere grad av samarbeid med enheter i andre avdelinger i eget departement. Gjennomsnitt for planenhet er 5,2, det er 0,4 over totalen. - Lavere grad av samarbeid med politisk ledelse. Gjennomsnitt for planenhet er 3,5, som er 0,5 under totalen. 62

151 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Samarbeid, Kommunikasjonsenhet: Respondenter som tilhører kommunikasjonsenhet svarer at de har - Høyere grad av samarbeid med politisk ledelse. Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 4,8, som er 0,8 over totalen. - Høyere grad av samarbeid med andre enheter i eget departement. Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 5,5, som er 0,8 over totalen. Samarbeid, Utredningsenhet: Respondenter som tilhører utredningsenhet svarer at de har - Høyere grad av samarbeid med enheter i andre departementer. Gjennomsnitt for utredningsenheten er 4,2, som er 0,3 over totalen. - Noe høyere grad av samarbeid med politisk ledelse enn gjennomsnittet, men lavere enn respondenter som tilhører kommunikasjonsenheten Gjennomsnittet for utredningsenheten er 4,2, som er 0,2 over totalen. Samarbeid, Saksbehandlerenhet Respondenter som tilhører saksbehandlerenheter følger i all hovedsak gjennomsnittet Annet: Respondenter som tilhører «annet» svarer - At de er mindre avhengig av kolleger for å kunne gjøre egne arbeidsoppgaver. Gjennomsnittet for annet er 4,3, som er 0,3 under totalen. - At de har mindre grad av samarbeid med politisk ledelse. Gjennomsnittet for annet er 3,0, som er 0,8 under totalen. - At de har noe mindre grad av samarbeid med enheter i andre departement. Gjennomsnitt for annet er 3,5, som er 0,3 under totalen. 63

152 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Konsentrasjon - Tid I Figur 18 vises hvordan respondentene i enhetene har rangert bruk av tid. Respondentene er bedt som å rangere et sett aktiviteter fra 1-7, der 1 skal markere den aktiviteten det brukes mest tid på, 7 den aktiviteten det brukes minst tid på. For alle enheter er konsentrasjonsarbeid den aktiviteten det brukes nest mest tid på, etter ordinært arbeid foran PC. Gjennomsnittet for alle respondenter når det gjelder oppgaver med behov for dyp konsentrasjon er 3,0. 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 Totalt 1,5 1 Planenhet Ordinært arbeid foran PC Arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype e.l.) Teamarbeid (ansikt til ansikt) Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Uformelle samtaler og møter Planlagte møter med 2-8 personer i samme rom Planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom Hvilke av disse aktivitetene brukte du mest eller minst tid på i løpet av siste ordinære arbeidsuke? Vennligst ranger aktivitetene under fra 1 til 7, der 1 er den aktiviteten du bruker Figur 18: Svarfordeling mest på tid spørsmål på og 7 den om tid du brukt bruker på minst ulike aktiviteter, tid på. totalt og fordelt på typer enheter. 64

153 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Konsentrasjon, Planenhet Respondenter fra planenhet bruker noe mindre tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnitt for planenheten er 3,4, som er 0,4 over totalen Konsentrasjon, Kommunikasjonsenhet Respondenter fra kommunikasjonsenhet bruker mindre tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnitt for kommunikasjonsenheten er 3,6, som er 0,6 over totalen. Utredningsenhet: Respondenter fra utredningsenheter bruker mer tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnitt for utredningsenheten er 2,4, som er 0,6 under totalen. Saksbehandlerenhet: Respondenter fra saksbehandlerenheter følger gjennomsnittet. (=3,0 i gjennomsnitt) Annet Respondenter fra annet bruker mindre tid på oppgaver med behov for dyp konsentrasjon enn gjennomsnittet. Gjennomsnittet for annet er 3,6, som er 0,6 over totalen. 65

154 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.4 Bygg og kontorformer For å lage et godt rom og funksjonsprogram for regjeringskvartalet, er innsikt i hva som fungerer godt og mindre godt i eksisterende lokaler, en viktig kilde til forståelse av fremtidige behov. Spørreundersøkelsen har derfor et sett spørsmål som handler om hvordan eksisterende lokaler tilrettelegger for ulike arbeidsformer. Ulike arbeidsformer i departementene kan beskrives ved hjelp av ulike variasjoner av samarbeid og konsentrasjon. Vi vil her vise hvordan respondentene på spørreundersøkelsen svarer at ulike bygg og kontorformer tilrettelegger for disse. For vurdering av dagens kontorlokaler er det spørsmål knyttet til tilrettelegging for enkelte former for samarbeid som korrelerer sterkest med påstanden «vi har i dag svært gode lokaler». Deretter kommer påstander som handler om tilrettelegging for konsentrasjon og kontroll over egen arbeidssituasjon, i forhold til å forstyrre og bli forstyrret av andre. Vi vil derfor konsentrere oss om hvordan eksisterende bygg og kontorformer tilrettelegger for samarbeid, og tilrettelegger for konsentrasjonsarbeid. Det er viktig å legge til rette for både konsentrasjonsarbeid og samarbeid. Dette er en trend som vi ser i liknende undersøkelser. Leesmanindex 5 antyder at den største forskjellen på de «gode» og «dårlige» arbeidsplassene, er hvordan kontorlokalene støtter interaksjon. De «gode» arbeidsplassene støtter ansatte i deres individuelle arbeidsoppgaver, og de scorer åpenbart mye bedre enn de dårlige, men den største forskjellen mellom de «gode» og «dårlige», finner de mellom hvordan lokalene oppleves å støtte interaksjon. De som scorer høyt får til å legge til rette for støtte både til individuelle oppgaver og til rette for steder å samarbeide. Forklaringen gitt i studiene er at slike lokaler også støtter «social infrastructure» og at det er dette som gjør de «gode». På generell basis kan vi se at de fleste undersøkelser viser at eksisterende cellekontor tilrettelegger bedre for konsentrasjonsarbeid enn eksisterende åpne landskap, og at dette også gjelder for departementene. En svakhet ved noen undersøkelser er at de i liten grad har redegjort for kvaliteter ved ulike typer løsninger. I nyere forskning ser vi et større fokus på dette. Resultater fra noen studier 6 viser at fleksible kontor (kontor uten fast plass) har nesten like høy score på tilfredshet som cellekontor. Funksjonelle kvaliteter utover beskrivelse av rom har altså betydning for opplevd tilrettelegging for ulike typer arbeid. Det er ingen slike kontorarbeidsplasser i departementene, så de svarene vi har her beskriver kun cellekontor og ulike åpne løsninger, uten nærmere kvalitetsbeskrivelse av dette. Dette vil suppleres i de kvalitative kartleggingene av departementenes arbeidsformer. 5 Leesman_review issue 16, side Bodin Danielsson, C., & Bodin (2009) Difference in satisfaticon with office environment amng employees in different office type, Jounral of Architectural and Planning Research 26:3 (Autum, 2009) 241 Leesman_review issue 17, side

155 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Utforming av lokaler for å tilrettelegge både for samarbeid og individuelt konsentrasjonsarbeid, er altså et sentralt dilemma i utforming av kontorlokaler for kunnskapsarbeidere 7. De fleste studiene finner at respondenter rangerer opplevelsen av tilrettelegging for konsentrasjon og samarbeid ulikt avhengig av kontortype 8. Som vi skal se gjelder dette også i svarene på spørreundersøkelsen i departementene. Tilrettelegging handler om i hvilken grad kontorlokalene fremmer eller hemmer ulike former for arbeid. I undersøkelsen spurte vi om i hvilken grad man syntes at det var tilrettelagt for ulike typer aktiviteter i dagens kontorlokaler, både individuelt arbeid, uformelt sammen med andre, og formelt i møter. Aktivitetene representerer et spekter av ulike måter å arbeide på, og kan relateres til temaene i forrige kapittel om arbeidsformer, konsentrasjon og kommunikasjon og samarbeid. Temaene og svarene er vist nedenfor i Figur 19 Figur 19: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for aktiviteter i dagens kontorlokaler (alle respondenter). Svarene viser at medarbeiderne totalt sett i stor grad er fornøyd med måten det er lagt til rette for alle typer aktiviteter, med noe høyere positiv score på ulike former for individuelt arbeid. «Ordinært arbeid foran PC» har et gjennomsnitt på 6,1, og nesten 80 % svarer at det er «svært bra» eller «bra» tilrettelagt for dette. Alle de andre typene aktiviteter har også et snitt på over 5, og rundt halvparten har svart «bra» eller «svært bra». Kun «arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype etc.)» har et snitt på under 5 (4,8), og der ser man også at det er større spredning i svarene. Også for aktivitetene 7 Heerwagen, J.H., Kampscvhroer, K., Powell, K. M., Loftness, V., (2004) Collaborative Knoweldge Work Enironments, Building Research & Information, 32:6, Bodin Danielsson, C., & Bodin, L., (2008) Office type in relation to health, well-being, and job satisfaction among employees. Environment and Behaviour 40(5) Kim, J., and R. de Dear Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in openplan offices. Journal of Environmental Psychology, Kaarlela-Tuomaalaa, A., Heleniusa, R., Keskinen, E., & Hongistoa, V., (2009) Effects of acoustic environment on work in private office rooms and open-plan offices longitudinal study during relocation, Ergonomics, Volume 52, Issue 11,

156 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 «teamarbeid», «uformelle samtaler og møter» og «oppgaver med behov for dyp konsentrasjon» er det en viss spredning. For «oppgaver med behov for dyp konsentrasjon» var det en god del (24 %) som på ulike måter vurderte tilretteleggingen som dårlig (svært dårlig, dårlig eller nokså dårlig.) Det er imidlertid forskjell mellom departementer, bygg og kontortyper i hvilken grad medarbeiderne opplever at det legges til rette for aktiviteter. I Figur 20 er vist hvordan tilrettelegging for ulike aktiviteter varierer for alle bygg. Man kan tydelig se hvordan tilretteleggingen varierer for de ulike aktivitetene. Tilrettelegging for små og store møter varierer ikke svært mye, men har noen tydelige topper og bunner. Eksempelvis scorer Kongensgt og Glacisgt 1 høyt på begge typer møterom. De fleste bygg har en ganske høy score på tilrettelegging for ordinært arbeid foran PC, men noen bygg scorer ekstra høyt på dette. Eksempler er Grubbegata 1, Gullhaug torg 4 (Nydalen), Glacisgt 1 og Henrik Ibsens gt 4. Noen scorer også tydelig lavere enn andre, eksempelvis Kongensgate 8. Teamarbeid og uformelle samtaler og møter scorer relativt jevnt, selv om det også her er noen topper og bunner. De tydeligste sprangene mellom topp og bunn finner vi når det gjelder tilrettelegging for oppgaver med behov for dyp konsentrasjon. Her scorer Grubbeggata 1, Gullhaug torg (Nydalen), G-blokka og R6 alle i snitt over 6,0, mens Kongens gt 8, Kongens gt 18-20, Kirkegata 18, Grubbegata 14 og Teatergata 5 alle scorer rundt 3,0 og lavere. 68

157 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 Ordinært arbeid foran PC Arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller via telefon/lync/skype e.l.) Teamarbeid (ansikt til ansikt) Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Uformelle samtaler og møter Planlagte møter med 2-8 personer i samme rom Planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? (Skala 1 til 7, der 1 er svært dårlig og 7 er svært bra) 7. juni-plassen - UD Akersgata 64 - DSS, ASD Annet Arbeider for tiden i utlandet G-blokka - FIN Glacisgata 1 - SMK Grubbegata 1 - NFD Grubbegata 14 - DSS Gullhaug Torg 4 - JD Henrik Ibsensgt 4 - UD Kirkegata 18 - KD Kongensgate KLD Kongensgate 8 - NFD R5 - DSS, KMD, OED, SD, BLD, KUD, JD R6 - LMD, HOD T5 - DSS Torggt DSS Victoria Terrasse - UD Figur 20: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for aktiviteter, fordelt på bygg. I forhold til tilrettelegging for samarbeid er de største variasjonene i tilfredshet knyttet til bygg, mens i forhold til tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid, er det størst variasjon i tilfredshet knyttet til kontortype. I analysen vil vi derfor beskrive variasjoner av respons på tilrettelegging for samhandling i forhold til bygg, og variasjoner av respons på tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid i forhold til kontortyper Bygg og tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid Undersøkelsen stiller flere ulike spørsmål om kommunikasjon og samarbeid. Noen av disse handler om kommunikasjon og kunnskapsdeling hovedsakelig på individuelt nivå, mens andre handler om tilrettelegging for samarbeid mellom enheter i departementene. 69

158 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 21: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for kommunikasjon og kunnskapsdeling, alle respondenter. Totalt sett vurderer mange at lokalene legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet (snitt 5,3), de legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd (snitt 5,3) og lokalene legger godt til rette for å være oppdatert om ting som skjer i egen enhet (snitt 5,2). Derimot legger lokalene bare middels til rette for kommunikasjon med medarbeidere i andre enheter, både innenfor eget departement (snitt 4,5) og ikke minst i andre departementer (snitt 4,0). Vi stilte to typer spørsmål om samarbeid med andre enheter, altså på organisasjonsnivå. Det ene spørsmålet handlet om tilrettelegging for samarbeid, mens det andre spørsmålet handlet om i hvilken grad man faktisk samarbeider. I Figur 22 handler det om tilrettelegging. Mange opplever at det er lagt bra til rette for samarbeid med andre enheter i sin egen avdeling (snitt 5,2), at det er lagt nokså bra til rette for samarbeid med enheter i andre avdelinger i eget departement (snitt 4,6) og med politisk ledelse (snitt 4,7), og at det lagt middels godt til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (snitt 4,0). Merk at det er ganske god spredning på svarene. Merk også at her er det mange som ikke har svart, spesielt på spørsmålet om det er lagt til rette for samarbeid med politisk ledelse (13 %). Figur 22: Svarfordeling på spørsmål om tilrettelegging for samarbeid, alle respondenter. 70

159 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Figur 23: Svarfordeling på spørsmål om hvem man samarbeider med i arbeidet sitt (alle respondenter). (Samme som Figur 6.) I Figur 23 finner vi svarene på spørsmålene om «i hvilken grad man i sitt arbeid samarbeider med andre enheter». Dette er altså et spørsmål om opplevd praksis. Som vi ser i figuren oppgir medarbeiderne fortsatt at de samarbeider mye med «andre enheter i egen avdeling» (snitt 5,3) og nokså mye med «enheter i andre avdelinger i eget departement» (snitt 4,7). De oppgir imidlertid at de samarbeider bare middels mye med «politisk ledelse» (snitt 4,0), og under middels mye med «enheter i andre departementer» (snitt 3,8). Det er mange faktorer man kan tenke seg kan forklare både tilrettelegging for og faktisk samarbeid mellom enheter, både internt i departementene og eksternt med andre departementer. Oppgavenes art er en nærliggende forklaring, dvs i hvilken grad det faktisk er et behov for samarbeid for å løse dem på en god måte. Karakteristika ved organisasjonen er en annen mulig forklaring, dvs i hvilken grad det er en kultur eller organisatoriske strukturer som bidrar til samarbeid. Fysiske forklaringer kan også være viktige, for eksempel geografisk avstand mellom departementer eller avdelinger, eller lokaler og fasiliteter hvor samarbeid kan foregå. Dette kan belyses ved å se på svarene på spørsmålene om tilrettelegging for samarbeid og faktisk samarbeid fordelt på de ulike departementene og byggene. 71

160 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Grubbegata 1 - NFD R6 - LMD, HOD Akersgata 64 - DSS, Grubbegata 14 - R5 - DSS, KMD, Kongensgate 18- Kirkegata 18 - KD G-blokka - FIN Glacisgata 1 - SMK 7. juni-plassen - UD Victoria Terrasse - Y-blokka - DSS, Kongensgate 8 - Henrik Ibsensgt 4 - T5 - DSS Gullhaug Torg 4 - JD Torggt DSS Andre enheter i egen avdeling Enheter i andre avdelinger i ditt departement Politisk ledelse Enheter i andre departementer Figur 24: Svarfordeling på spørsmålet I kontorlokalene du sitter nå, i hvilken grad er det lagt til rette for samarbeid med... (Fordelt på bygg, sortert fra høyest til lavest gjennomsnitt på score for tilrettelagt for samarbeid med enheter i andre departementer.) Figur 24 viser hvordan det oppleves å være lagt til rette for samarbeid, fordelt på ulike bygg. Figuren er sortert etter tilrettelegging for samarbeid med enheter i andre departementer, dvs. at de som oppleves å være best tilrettelagt for slikt samarbeid er lengst til venstre. Her kan man se noen interessante eksempler: Grubbegata 1, hvor deler av NFD sitter, oppleves å legge nokså godt til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (snitt 4,7, som var høyest på dette spørsmålet.) De opplever også at det er godt lagt til rette for samarbeid med andre enheter i egen avdeling, men at det er mindre godt lagt til rette for samarbeid med politisk ledelse. Gullhaug Torg, hvor JD sitter, oppleves å legge nokså dårlig til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (snitt 3,2). Dette er ikke overraskende, siden bygget ligger i Nydalen og dermed langt unna de andre departementsbyggene. Gullhaug Torg scorer imidlertid høyt på tilrettelegging for alle andre typer samarbeid. Figuren synliggjør blant annet at geografisk avstand gjør at man opplever at det er mindre tilrettelagt for samarbeid med andre departementer. Figur 25 viser grad av faktisk samarbeid, fordelt på bygg. Det er ikke lett å finne noen systematisk variasjon mellom de ulike byggene når det gjelder i hvilken grad man faktisk samarbeider. Det er for eksempel liten forskjell på de som har åpne kontorløsninger og de som har cellekontor, når det gjelder samarbeid med andre enheter innenfor og utenfor egen avdeling. Dette tilsier at vi må gå nærmere inn og undersøke kvalitativt hva som er forskjellen mellom de som legger godt eller mindre godt til rette for samarbeid, og mellom de som i ulik grad opplever at de samarbeider med andre enheter. 72

161 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Glacisgata 1 - SMK Victoria Terrasse - UD R6 - LMD, HOD 7. juni-plassen - UD Henrik Ibsensgt 4 - Kirkegata 18 - KD Akersgata 64 - DSS, Kongensgate G-blokka - FIN Gullhaug Torg 4 - JD Grubbegata 14 - DSS Y-blokka - DSS, Kongensgate 8 - NFD R5 - DSS, KMD, OED, Grubbegata 1 - NFD T5 - DSS Torggt DSS Andre enheter i egen avdeling Enheter i andre avdelinger i ditt departement Politisk ledelse Enheter i andre departementer Figur 25: Svarfordeling på spørsmålet I arbeidet ditt, i hvilken grad samarbeider du med... (Fordelt på bygg, sortert fra høyest til lavest gjennomsnitt på score for samarbeid med enheter i andre avdelinger i ditt departement.) Kontorformer og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Et sett av spørsmålene i undersøkelsen var knyttet til ulike sider ved det å konsentrere seg. Figur 26 viser de totale svarene på disse spørsmålene. Som man kan se var mange (opp mot 75 %) enige i at «det er enkelt å konsentrere meg i dagens lokaler» (snitt 5,3), at «jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre» (snitt 5,7), at «jeg har enkelt tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre» (snitt 5,5), og at jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale» (snitt 5,7). Noe færre mente at de ikke var plaget av støy (snitt 4,9). Figur 26: Svarfordeling på spørsmål om konsentrasjon, alle respondenter. Vi har sett på hvilke spørsmål det er størst forskjell i svarene mellom de som har cellekontor og de som sitter i et åpent kontorlandskap. Figur 27 viser de ti spørsmålene med størst 73

162 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 forskjell i gjennomsnittsverdi for de to gruppene. Som man kan se er de seks øverste spørsmålene eller påstandene som har med ulike aspekter av konsentrasjon og skjerming mot forstyrrelser. Tilrettelegging for oppgaver med behov for dyp konsentrasjon 2,8 6,1 Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler 3,2 6,1 Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) 3,3 5,6 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre når jeg trenger det Jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale mens jeg er på jobb I det store og hele er min kontorplass godt egnet for det arbeidet jeg gjør. 3,9 4,1 4,2 4,4 6,1 6,3 6,3 6,1 De kontorlokalene vi har i dag gjør det enkelt å jobbe effektivt 3,8 5,5 De kontorlokalene vi har i dag er svært gode kontorlokaler 4,2 5,4 Tilrettelegging for ordinært arbeid foran PC 5,2 6, Helt uenig Helt enig Cellekontor, 1 per rom (n=2272) Åpent kontorlandskap (n=731) Figur 27: De ti spørsmålene hvor det er størst forskjell i svar mellom cellekontor og åpent kontorlandskap (alle respondenter). Det som kjennetegner et cellekontor er nettopp det at man sitter for seg selv på et rom og kan lukke døren for å skjerme seg selv og andre. Derfor er det ikke så overraskende at de som sitter i cellekontor scorer høyt på disse spørsmålene. Vi må imidlertid undersøke mer hvorfor de som sitter i åpne løsninger scorer såpass lavt. I mange moderne åpne kontorløsninger finnes det tilleggsarealer (stillerom, multirom, lesesaler, eller rom med andre betegnelser) hvor de som sitter på en åpen plass kan sette seg for å skjerme seg og konsentrere seg. Svarene ovenfor kan tyde på at de åpne løsningene i departementene i dag ikke har slike tilleggsarealer, eller at tilleggsarealene ikke blir brukt av medarbeiderne. Dette er det nødvendig å undersøke kvalitativt for å forstå. Innen forskningsfeltet på kontormiljøer handler konsentrasjon dels om hvor mye konsentrasjonsarbeidet ditt forstyrres av støy, enten fra kollegaer eller klimaanlegg, og dels hvilke muligheter du har for å kontrollere støyen, altså i hvilken grad du har individuell kontroll og privatliv. Så ser man gjerne på hvordan dette henger sammen med opplevelsen av tilfredshet, effektivitet eller helse. På engelsk brukes ordene «noise» og «privacy». Privatliv beskrives som «mulighet du har til å begrense andres tilgang til deg» 9, og det skilles ofte mellom akustisk og visuelt privatliv. Akustisk handler om at du har mulighet til å kontrollere prat eller annen støy, mens visuelt betyr at du har mulighet for å stenge ute uønsket observasjon. I tillegg vil flere innen feltet hevde at i dagens arbeidsliv må man 9 Vischer 2006 i Bodin Danielsson & Bodin 2009:242 74

163 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 utvide kategoriene til å inkludere avbrytelser og «støy» fra teknologiske verktøy og hjelpemidler som epost, chatteprogram o.l. 10 Tonen i forskningen er at respondenter som sitter i cellekontor opplever at lokalene legger bedre til rette for konsentrasjonsarbeid. En av hovedgrunnene til dette forklares med at ansatte i disse lokalene har mulighet for privatliv, og bedre mulighet for kontroll over fysisk og visuelt støy 11. I forskningen er det fleksible kontorer (uten fast plass) som følger tettest på cellekontorer hva gjelder opplevd tilfredshet og kontroll, forutsatt tilfredshet med variasjon i lokaler og høy valgfrihet En annen forklaring på hvorfor fleksikontorer scorer høyt, til tross for at de har blitt møtt med en del kritikk, er at de organisasjonene som har denne typen kontor har greid å utvikle en organisasjon som passer godt med typen av kontor; høy grad av valgfrihet og variasjon. 12 I det videre arbeidet med rom og funksjonsprogrammet danner resultatene fra spørreundersøkelsen grunnlag for flere kvantitative og kvalitative undersøkelser. Det blir her viktig å utforske hvordan det fysiske rommet kan legge tilstrekkelig til rette både for konsentrasjon og samarbeid, og ikke minst å utforske hvordan man kan gi de ulike kunnskapsarbeiderne nok frihet til å minimere det potensielle stresset som ulike former for kunnskapsintensivt arbeid kan gi. Dette innebærer også å videreutvikle beskrivelser av de ulike arbeidsformene vi ser konturene av, og utforske hvilke ulike funksjonelle behov disse arbeidsformene har Bruk av tid i kontorlokalene Respondentene i spørreundersøkelsen oppgir at de er på sin kontorarbeidsplass i snitt 66 % av arbeidstiden. Figur 28 viser fordelingen mellom kontortypene. 66 % i gjennomsnitt er noe lavere enn sammenlignbar virksomhet i Norge. 13 Det er noe variasjon mellom ulike kontortyper. Personer som sitter i delt kontor med 2-3 personer er de som tilbringer absolutt mest tid på egen kontorarbeidsplass. Respondenter som sitter i middels store åpne landskap er de som svarer at de tilbringer minst tid på egen kontorarbeidsplass (56 % av arbeidstiden). 10 Harvard Business Review, 2014 Balancing «We» and «Me» The best collaborative spaces also support solitude by Chritine Congdan, Donna Flynn and Melanie Redman 11 Bodin Danielson & Bodin Bodin Danielsson, & Bodin I tilsvarende spørreundersøkelser gjennomført av tegn_3 i norske offentlige etater svarer respondentene at de er på sin kontorarbeidsplass % av arbeidstiden. Dette er noe høyere enn registrering av faktisk arealbruk viser). 75

164 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Ved din egen kontorarbeidsplass Totalt Cellekontor Delt kontor (1 per rom) (2-3 per rom) Lite åpent landskap 4-9 per rom) Middels stort åpent landskap (10-24 per rom) Stort åpent landskap (flere enn 24 per rom) Figur 28: Svarfordeling på spørsmålet om tid brukt ved egen kontorarbeidsplass (alle respondenter). Kunnskapsintensivt arbeid gjennomføres ved kontorarbeidsplassen, og også ved andre steder på arbeidsstedet, som formelle og uformelle møteplasser og ulike former for fellesarealer, eller på hjemmekontor og andre tilgjengelige arealer utenfor arbeidsstedet. I spørreundersøkelsen ble respondentene også bedt om å svare hvor stor prosentandel av tiden som ble brukt på andre arbeidssteder enn egen kontorarbeidsplass. Vi ser også her at det er ulikhet mellom kontortypene (Se Figur 29: Svarfordeling på spørsmål om bruk av tid på andre steder enn egen kontorarbeidsplass). 76

165 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Totalt Cellekontor (1 per rom) Delt kontor (2-3 per rom) Figur 29: Svarfordeling på spørsmål om bruk av tid på andre steder enn egen kontorarbeidsplass (alle respondenter). - Respondenter med delekontor oppgir at de i mindre grad enn andre befinner seg utenfor kontorarbeidsplassene men har en markert oppsving på «annet». - Respondenter i middels store og store åpne landskap oppgir at de har større bruk av formelle møterom enn øvrige respondenter - Respondenter i mellomstore åpne landskap oppgir at de bruker uformelle arealer mer enn øvrige respondenter - Respondenter i mellomstore åpne landskap oppgir også at de er mer på tjenestereise enn øvrige respondenter. Åpne landskap har ofte uformelle møterom som ikke kan bookes som avlastningsrom for de som arbeider der. Medarbeidere som sitter i cellekontor oppgir at de bruker 4 % av tiden i slike rom, som også er det totale gjennomsnittet. Variasjonen mellom de ulike formene for åpne landskap og delekontor er relativt stor, og befinner seg på begge sider av cellekontor (2-6 %). Det er med andre ord relativt lav bruk av slike arealer. Medarbeiderne i alle former for delekontor og åpne landskap svarer mest negativt i forhold til snittet på spørsmålet om de har enkel tilgang til et arbeidsted hvor de ikke forstyrrer andre, eller ikke blir forstyrret av andre. Det er imidlertid ikke fra spørreundersøkelsen alene mulig å se om dette skyldes manglede tilgang på slike rom, eller organisatoriske eller tekniske forhold som gjør det vanskelig å ta i bruk slike rom. Dette er nødvendig å undersøke i den videre kartleggingen. 77

166 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Fysiske forhold og inneklima Fysisk arbeidsmiljø og funksjonalitet har ikke vært en sentral del av denne undersøkelsen, som primært fokuserer på arbeidsformer. Det var imidlertid en liten gruppe spørsmål som spurte etter noen sentrale arbeidsmiljøfaktorer, blant annet fordi dersom det fysiske arbeidsmiljøet er dårlig, har oppfatningen en tendens til også å smitte over på vurderingen av andre deler av arbeidet og omgivelsene. I Figur 30 ser man de samlede svarene for alle medarbeidere på fire spørsmål om fysiske arbeidsmiljøfaktorer: Lys, luft, temperatur og tilgjengelighet. Som vist scorer man totalt sett høyt på alle disse faktorene. Både for lysforhold, tilgjengelighet og brukbarhet sier mer enn 75 % av de som svarer at de er enige i at forholdene er gode, med et snitt på 5,5. Også luften oppleves som god, mens temperatur scorer noe lavere med et snitt på 4,6. Også her var det imidlertid mer enn 50 % som var enige i at temperaturen var behagelig. Figur 30: Svarfordeling på spørsmål om fysiske arbeidsmiljøfaktorer (alle respondenter). Det er verdt å merke seg at det også er store grupper som ikke er enige i at de fysiske arbeidsmiljøfaktorene er gode. Spesielt på luft og temperatur er det henholdsvis 23 % og 29 % som er en grad av uenig i at forholdene er gode. Dette representerer ganske mange medarbeidere. Sorterer vi resultatene for disse fysiske arbeidsmiljøfaktorene fordelt på bygg, blir fordelingen som vist i Figur 31. Da ser vi at det kun er i Kongens gt 8 og Grubbe gt 14 det scores rundt og under middels på alle faktorer. For de fleste andre er det enten jevnt over middels, eller høyt med noen få faktorer (som regel temperatur eller luft) som scorer dårlig. Gullhaug Torg er ganske høyt (opp mot 6,0) på alle faktorer. 78

167 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Kongensgate 8 - Akersgata 64 - Kirkegata 18 - KD Grubbegata 14 - Torggt DSS Glacisgata 1 - SMK Kongensgate 18- Y-blokka - DSS, R5 - DSS, KMD, T5 - DSS Victoria Terrasse - 7. juni-plassen - UD R6 - LMD, HOD G-blokka - FIN Henrik Ibsensgt 4 Grubbegata 1 - Gullhaug Torg 4 - JD Jeg synes temperaturen er behagelig Jeg opplever at luften er god Jeg har gode lysforhold Figur 31: Svarfordeling på spørsmål om fysiske arbeidsmiljøfaktorer (alle respondenter, fordelt på bygg). Sortert etter spørsmål om temperatur. 79

168 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.5 Tilfredshet med lokalene Spørsmål om tilfredshet med lokalene Spørreundersøkelsen har en gruppe av spørsmål som handler om medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene og arbeidet. Tilfredshet kan betraktes som et resultat av arbeidsformer og -oppgaver og opplevelsen av hvordan kontorlokalene legger til rette for dette arbeidet. Spørsmålene har form av påstander som medarbeiderne kan være enige eller uenige i. Figur 32: Svarfordeling på påstandene om tilfredshet med kontorlokalene (alle respondenter). Svarene er gjengitt i Figur 32, og viser at medarbeiderne mener sitt departement er et attraktivt sted å arbeide (snitt 5,8). De mener også at kontorplassen deres er godt egnet for det arbeidet de gjør (snitt 5,6). De er også enige i at kontorlokalene de har i dag er svært gode (5,1), at kontorlokalene gjør det enkelt å arbeide effektivt (5,0), og at kontorlokalene reflekterer godt den offentlige virksomheten de (dvs. departementene) ønsker å være (5,0). Merk at på det siste spørsmålet var det hele 7 % som svarte «vet ikke». Vurderingen av om lokalene legger godt til rette for prosjektarbeid (4,5) er nærmere middels. Det samme gjelder om man er stolt av å vise frem møterommene eller kontorlokalene til eksterne gjester (henholdsvis 4,6 og 4,5). Det er imidlertid en variasjon i svarene mellom departementer/bygg. Siden noen av spørsmålene spesifikt dreier seg om departement, viser vi nedenfor svarene fordelt på departementer. For å unngå mange grafer og mange datasett per graf, har vi valgt ut tre spørsmål: «Kontorlokalene er svært gode», «Kontorlokalene gjør det enkelt å jobbe effektivt» og «Jeg er stolt av å vise kontorlokalene frem til eksterne». Som man kan se varierer de to første nesten på samme måte fordelt på departement, men man kan f.eks. se at selv om 80

169 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Klima- og miljødepartementet og Kunnskapsdepartementet scorer lavest på å gjøre det enkelt å jobbe effektivt, så scorer de høyere på at det er gode kontorlokaler, og er blant de som scorer høyest på det å være stolt av å vise frem lokalene til eksterne. 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 Klima- og miljødepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Kunnskapsdepartement Departementenes servicesenter Olje- og energidepartementet Utenriksdepartementet Statsministerens kontor Landsbruks- og matdepartementet 2,0 1,0 Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Finansdepartementet Arbeids- og sosialdepartementet 0,0 De kontorlokalene vi har i dag er svært gode kontorlokaler De kontorlokalene vi har i dag gjør det enkelt å jobbe effektivt Jeg er stolt over å vise kontorlokalene våre til eksterne gjester Kommunal- og moderniseringsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Kulturdepartementet Figur 33: Tre spørsmål om tilfredshet med kontorlokalene, fordelt på departement. Siden tilfredshets-spørsmålene kan oppfattes som et resultat av de andre faktorene vi undersøker, har vi gjort en korrelasjonsanalyse for å se hvilke av de andre spørsmålene i undersøkelsen som samvarierer med tilfredshet-spørsmålene. Figur 34 og Figur 35: Påstandene «I det store og hele er min kontorplass godt egnet for det arbeidet jeg gjør» og «De kontorlokalene vi har i dag gjør det enkelt å jobbe effektivt» samvarierer mest med spørsmål knyttet til tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Også tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre samvarierer med disse påstandene, men i noe svakere grad. Figur 36 og Figur 37: For påstandene «Mitt departement er samlet sett et attraktivt sted å arbeide» og «De kontorlokalene vi har i dag er svært gode kontorlokaler» er det omvendt. Der er det tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid som har sterkest samvariasjon, mens konsentrasjon har noe svakere samvariasjon. Selv om alle faktorer har en innvirkning, er det altså interessante forskjeller mellom hvilke faktorer som påvirker ulike typer tilfredshet. 81

170 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? - Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det 0,7 0,7 0,8 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre når jeg trenger det 0,7 Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? - Ordinært arbeid foran PC Jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale mens jeg er på jobb 0,7 0,7 0,7 Alle lokalene våre er lett tilgjengelige og brukbare for meg 0,6 Lokalene legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd 0,6 Lokalene våre legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet 0,6 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 1,0 Figur 34: Topp 10 korrelasjoner med påstanden "I det store og hele er min kontorplass godt egnet for det arbeidet jeg gjør" (alle respondenter). 82

171 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler 0,7 I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? - Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det 0,7 0,7 Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) 0,6 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre når jeg trenger det 0,6 Alle lokalene våre er lett tilgjengelige og brukbare for meg 0,7 Lokalene legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd 0,6 Lokalene våre legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet 0,6 Jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale mens jeg er på jobb 0,6 Lokalene legger godt til rette for at jeg skal være oppdatert om hva som skjer i min enhet 0,6 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 Figur 35: Topp 10 korrelasjoner med påstanden "De kontorlokalene vi har i dag gjør det enkelt å jobbe effektivt" (alle respondenter). Alle lokalene våre er lett tilgjengelige og brukbare for meg 0,5 Lokalene legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd 0,4 Lokalene våre legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet 0,4 Lokalene legger godt til rette for at jeg skal være oppdatert om hva som skjer i min enhet Lokalene legger godt til rette for kommunikasjon med medarbeidere i andre enheter innen vårt departement I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? - Ordinært arbeid foran PC Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler 0,4 0,4 0,4 0,4 Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) 0,4 Jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale mens jeg er på jobb 0,4 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det 0,4 0,0 0,2 0,4 0,6 Figur 36: Topp 10 korrelasjoner med påstanden "Mitt departement er samlet sett et attraktivt sted å arbeide" (alle respondenter). 83

172 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Alle lokalene våre er lett tilgjengelige og brukbare for meg 0,7 Lokalene våre legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet 0,6 Lokalene legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd Lokalene legger godt til rette for kommunikasjon med medarbeidere i andre enheter innen vårt departement Lokalene legger godt til rette for at jeg skal være oppdatert om hva som skjer i min enhet I hvilken grad synes du det er tilrettelagt for følgende aktiviteter i dagens kontorlokaler? - Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det 0,6 Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) 0,6 Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre når jeg trenger det 0,6 0,0 0,2 0,4 0,6 0,8 Figur 37: Topp 10 korrelasjoner med påstanden "De kontorlokalene vi har i dag er svært gode kontorlokaler" (alle respondenter) Indekser drivere for tilfredshet Basert på en faktoranalyse har vi konstruert et sett av indekser. Indekser er grupperinger av spørsmål som samvarierer på en slik måte at de måler omtrent det samme. Alle indeksene kan forstås som hvor godt lokalene legger til rette for eller ivaretar dette området. Vi har identifisert følgende indekser og underspørsmål som utgjør disse: - Mulighet for konsentrasjonsarbeid o Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke blir forstyrret av andre når jeg trenger det (5,5) o Det er enkelt for meg å konsentrere meg i dagens lokaler (5,3) o Jeg har enkel tilgang til et arbeidssted hvor jeg ikke forstyrrer andre når jeg trenger det (5,7) o Lokalene er tilrettelagt for oppgaver med behov for dyp konsentrasjon (5,2) o Jeg har gode muligheter for å ha en personlig eller privat samtale mens jeg er på jobb (5,7) o Jeg er ikke plaget av støy i våre egne lokaler (kollegaer som prater, maskiner som bråker, etc.) (4,9) o Lokalene er tilrettelagt for ordinært arbeid foran PC (6,1) - Samarbeid internt i enheten o Lokalene legger godt til rette for at jeg skal være oppdatert om hva som skjer i min enhet (5,1) o Lokalene våre legger godt til rette for kommunikasjon internt i egen enhet (5,3) o Lokalene legger godt til rette for å spørre andre medarbeidere om råd (5,4) - Samarbeid med andre utenfor egen enhet o Lokalene legger til rette for samarbeid med enheter i andre departementer (4,0) o Lokalene legger til rette for samarbeid med politisk ledelse (4,7) o Lokalene legger godt til rette for kommunikasjon med medarbeidere i andre departementer (4,0) 84

173 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 o Lokalene legger til rette for samarbeid med enheter i andre avdelinger i ditt departement (4,7) - Tilfredshet med sosiale områder o Vi har attraktive sosiale områder / soner (4,4) o De sosiale områdene / sonene våre brukes hyppig (4,6) o Vi har attraktive kantine- og lunsjfasiliteter (4,6) - Dagens kontorlokaler tilrettelegger for planlagte møter o Dagens kontorlokaler tilrettelegger for planlagte møter med 9 eller flere personer i samme rom (5,2) o Dagens kontorlokaler tilrettelegger for planlagte møter med 2-8 personer i samme rom (5,4) - Tilfredshet med luftkvalitet, lysforhold og temperatur o Jeg opplever at luften er god (4,9) o Jeg synes temperaturen er behagelig (4,6) o Jeg har gode lysforhold (5,5) I det følgende vil beskrives «Mulighet for konsentrasjonsarbeid», «Samarbeid internt i enheten» og «Samarbeid med andre utenfor egen enhet». Disse er valgt fordi de utgjør de to viktigste, og den minst viktige driveren for tilfredshet med kontorlokalene. Indeksen Mulighet for konsentrasjonsarbeid Indeksen «Mulighet for konsentrasjonsarbeid» består av spørsmålene som spesifikt handler om konsentrasjon, samt noen spørsmål om tilrettelegging for denne typen arbeid. Denne indeksen har vi brukt for å sammenligne departementene, byggene og de ulike kontortypene. Konsentrasjon er ett av de områdene hvor det er størst forskjell mellom ulike departementer og bygg. Det meste av denne forskjellen kan forklares ved å se på forskjellen mellom cellekontor og ulike former for landskap. Som vist i Figur 38 scorer de som sitter i cellekontorer høyt på indeksen konsentrasjonsarbeid (6,1). Gjennomsnittet for indeksen for alle medarbeidere er 5,5, og alle medarbeidere som sitter i ulike former for åpen kontorløsning (lite, middels og stort landskap) har en score godt under gjennomsnittet, i underkant av 4. 85

174 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Cellekontor (1 per rom) (n=2270) 6,1 Totalt (n=3125) 5,5 Jeg har ikke kontorplass (n=11) 4,2 Middels stort åpent landskap (10-24 per rom) (n=436) 3,9 Delt kontor (2-3 per rom) (n=102) 3,9 Stort åpent landskap (flere enn 24 per rom) (n=174) 3,7 Lite åpent landskap (4-9 per rom) (n=121) 3, Utilfreds Tilfreds Figur 38: Indeksen Konsentrasjonsarbeid, fordelt på kontortype. Dette finner man igjen dersom man sammenligner de ulike byggene, slik vi har gjort i Figur 39. Gjennomsnittsscoren på indeksen konsentrasjonsarbeid er 5,5, illustrert med den grå søylen. Alle de byggene som scorer høyest på indeksen konsentrasjonsarbeid har i all hovedsak cellekontorer. Disse inkluderer blant annet Grubbegata 1, Gullhaug torg (Nydalen), G-blokka, R5, R6, Henrik Ibsens gt 4 og Victoria terrasse. Alle byggene som har i hovedsak åpne kontorløsninger er blant de som scorer lavest på indeksen konsentrasjonsarbeid. Disse inkluderer Kongensgt 8, Kongensgt og Kirkegt 18. Det er imidlertid interessant at også cellekontor-byggene varierer mye på indeksen, noe som tyder på at det også er andre ting enn cellekontor eller åpent landskap som påvirker muligheten for konsentrasjonsarbeid. 86

175 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Grubbegata 1 - NFD (n=82) Gullhaug Torg 4 - JD (n=267) G-blokka - FIN (n=143) R6 - LMD, HOD (n=258) Henrik Ibsensgt 4 - UD (n=50) R5 - DSS, KMD, OED, SD, BLD, KUD, JD (n=710) Victoria Terrasse - UD (n=323) Torggt DSS (n=47) Totalt (n=3125) Y-blokka - DSS, Statsbygg (n=47) 7. juni-plassen - UD (n=154) Arbeider for tiden i utlandet (n=121) Akersgata 64 - DSS, ASD (n=212) Glacisgata 1 - SMK (n=32) 6,4 6,3 6,3 6,1 6,0 6,0 5,8 5,6 5,5 5,5 5,4 5,3 5,2 4,9 Kirkegata 18 - KD (n=209) T5 - DSS (n=83) Kongensgate KLD (n=152) Grubbegata 14 - DSS (n=10) 4,3 4,0 4,0 3,8 Kongensgate 8 - NFD (n=148) 3, Utilfreds Tilfreds Figur 39: Indeksen Konsentrasjonsarbeid, fordelt på bygg. Den samme indeksen for konsentrasjonsarbeid fordelt på departementer (ikke vist her) viser samme resultat: Departementene med åpen kontorløsning scorer lavt, departementene med cellekontorløsning scorer høyere. På bakgrunn av disse resultatene er det nødvendig å stille en del spørsmål som bør undersøkes kvalitativt: Hva skyldes forskjellen mellom ulike cellekontorløsninger på indeksen konsentrasjonsarbeid? Er noen cellekontorer bedre egnet enn andre? Hvorfor scorer åpne kontorløsninger så lavt på konsentrasjonsarbeid? Mangler man tilleggsarealer hvor folk kan skjerme seg om nødvendig? Brukes ikke tilleggsarealene av medarbeiderne? Eller er det andre sider ved arbeidsoppgaver, teknologi, bruk, eller organisasjon og atferd som gjør at man ikke får skjermet og konsentrert seg om nødvendig? Hvilke arbeidsoppgaver krever dyp konsentrasjon, og hvor mye er det av denne typen arbeid? Er det annet individuelt arbeid, gjerne foran PC, som ikke krever samme konsentrasjon, og hvor mye er det av denne typen arbeid? 87

176 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Indeksen Samarbeid internt i enheten Indeksen Samarbeid internt i enheten varierer mindre over departementer, bygg og typer kontorlokaler. Figur 40 viser indeksen fordelt på kontortype. Også her er det slik at cellekontor scorer høyest på tilfredshet, men forskjellen er mindre i forhold til de ulike formene for åpne løsninger enn når det gjelder indeksen som viser Mulighet for konsentrasjon. De små og middels store åpne landskapene scorer begge 5,0, som er godt over middels. Interessant nok er det de store landskapene som scorer dårligst på indeksen Samarbeid internt i enheten. Cellekontor (1 per rom) (n=2212) 5,4 Totalt (n=3033) 5,3 Lite åpent landskap (4-9 per rom) (n=118) 5,0 Middels stort åpent landskap (10-24 per rom) (n=419) 5,0 Jeg har ikke kontorplass (n=9) 4,8 Delt kontor (2-3 per rom) (n=96) 4,7 Stort åpent landskap (flere enn 24 per rom) (n=171) 4, Utilfreds Tilfreds Figur 40: Indeksen Samarbeid internt i enheten, fordelt på kontortype. Også her finner man den samme fordelingen dersom man sammenligner byggene eller departementene. I Figur 41 er indeksen fordelt på bygg. Vi ser at forskjellene er mindre enn når det gjelder konsentrasjonsarbeid, men det er fortsatt byggene med åpne kontorløsninger som scorer dårligst. Også her er forskjellen mellom de ulike byggene med cellekontorløsninger, f.eks. mellom G-blokka (4,8) og Grubbegata 1 (5,8), såpass påfallende at de bør undersøkes videre. Men det er også forskjeller mellom de ulike byggene med åpne løsninger, f.eks. mellom Kongensgt 8 (4,4) og Kongensgt (5,1), som er såpass tydelige at de er verdt å undersøke ytterligere. Spørsmål vi tar med oss til de kvalitative undersøkelsene: Hvorfor scorer cellekontorer høyere enn åpne kontorløsninger når det gjelder samarbeid internt i enheten? Hvorfor er det så stor forskjell mellom ulike cellekontorløsninger når det gjelder samarbeid internt i enheten? Hvorfor er det forskjell mellom åpne kontorløsninger når det gjelder samarbeid internt i enheten? 88

177 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Glacisgata 1 - SMK (n=32) Grubbegata 1 - NFD (n=79) R6 - LMD, HOD (n=252) Henrik Ibsensgt 4 - UD (n=49) Gullhaug Torg 4 - JD (n=259) R5 - DSS, KMD, OED, SD, BLD, KUD, JD (n=699) 7. juni-plassen - UD (n=145) Akersgata 64 - DSS, ASD (n=207) Totalt (n=3033) Victoria Terrasse - UD (n=315) Kongensgate KLD (n=147) Y-blokka - DSS, Statsbygg (n=47) T5 - DSS (n=81) Torggt DSS (n=44) Arbeider for tiden i utlandet (n=116) Kirkegata 18 - KD (n=202) G-blokka - FIN (n=139) 5,9 5,8 5,7 5,6 5,6 5,4 5,4 5,3 5,3 5,2 5,1 5,1 5,0 5,0 4,9 4,8 4,8 Grubbegata 14 - DSS (n=9) Kongensgate 8 - NFD (n=143) 4,4 4, Utilfreds Tilfreds Figur 41: Indeksen Samarbeid internt i enheten, fordelt på bygg. Indeksen Samarbeid med andre utenfor egen enhet Indeksen Samarbeid med andre utenfor egen enhet har en annen fordeling. Generelt er gjennomsnittet lavere for denne indeksen, man er mindre tilfreds med tilretteleggingen for dette området. I Figur 42 har vi fordelt indeksen på bygg. Her ser vi en helt annen fordeling enn de to indeksene ovenfor. Blant annet er bygg med åpne kontorløsninger, som Kongensgt og Kirkegt 18, blant de med høyest snitt. Dette kan f.eks. skyldes gode møteromfasiliteter. Dette er det nødvendig å undersøke nærmere. Bygg med en viss geografisk avstand til dagens regjeringskvartal scorer under snittet på denne indeksen, noe som er å forvente. Det er imidlertid verdt å undersøke om lav score på indeksen også skyldes fagområdets eller arbeidsoppgavenes natur, eventuelt også organisasjonsmessige sider i de ulike departementene. Spørsmål å ta med seg til de kvalitative undersøkelsene: 89

178 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Hvilke forhold i et departement, et bygg eller en enhet er det som bidrar til økt samarbeid med andre utenfor egen enhet? Hvor viktig er geografisk avstand for samarbeid med andre utenfor egen enhet? Hva har gode møteromfasiliteter å si for samarbeid med andre utenfor egen enhet? Glacisgata 1 - SMK (n=32) R6 - LMD, HOD (n=258) Akersgata 64 - DSS, ASD (n=208) R5 - DSS, KMD, OED, SD, BLD, KUD, JD (n=706) Kongensgate KLD (n=151) Kirkegata 18 - KD (n=208) G-blokka - FIN (n=142) Totalt (n=3063) 7. juni-plassen - UD (n=152) Victoria Terrasse - UD (n=319) Grubbegata 1 - NFD (n=82) Grubbegata 14 - DSS (n=8) Gullhaug Torg 4 - JD (n=263) Arbeider for tiden i utlandet (n=92) Henrik Ibsensgt 4 - UD (n=49) Kongensgate 8 - NFD (n=147) Y-blokka - DSS, Statsbygg (n=47) T5 - DSS (n=83) 4,9 4,8 4,8 4,6 4,5 4,5 4,5 4,4 4,3 4,2 4,2 4,2 4,1 4,0 3,8 3,8 3,7 3,5 Torggt DSS (n=47) 3, Utilfreds Tilfreds Figur 42: Indeksen Samarbeid med andre utenfor egen enhet, fordelt på bygg. Drivere for tilfredshet med kontorlokalene I Figur 43 er hver av indeksene plassert inn i et skjema som viser to aspekter ved tilfredshet med kontorlokalene i denne undersøkelsen. Den horisontale aksen viser i hvor stor grad en indeks har betydning for tilfredsheten med kontorlokalene. Det vil si at de indeksene som scorer høyt langs denne aksen er viktig for om folk opplever tilfredshet, mens de som scorer lavt ikke er så viktige. Den vertikale aksen viser hvor høy score indeksen faktisk fikk fra medarbeiderne. 90

179 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5,6 Muligheter Styrker Tilfredshet med faktorene 5,3 5,0 4,7 Dagens kontorlokaler tilrettelegger for planlagte møter Tilfredshet med luftkvalitet, lysforhold og temperatur Muligheter for konsentrasjonsarbeid Samarbeid internt i enheten 4,4 Samarbeid med andre utenfor egen enhet Tilfredshet med sosiale områder 4,1 Svakheter Utfordringer Lav Betydning for tilfredshet med kontorlokalene Høy Figur 43: Drivere for tilfredshet med kontorlokalene - Sammenheng mellom indeksene, betydning for tilfredshet og score på tilfredshet med kontorlokalene. Indekser som ligger i øverste høyre kvadrant er viktige for opplevd tilfredshet og de scorer høyt. Både «Konsentrasjonsarbeid» og «Samarbeid internt» er plassert der. Det vil si at disse to områdene oppleves som viktige av medarbeiderne i departementene, og at dagens kontorlokaler legger til rette for dette. I dag er «Konsentrasjonsarbeid» den sterkeste driveren for tilfredshet med kontorlokalene, og «Samarbeid internt i enheten» er den nest sterkeste driveren. Indekser som ligger i nederste venstre kvadrant er mindre viktige for opplevd tilfredshet og de scorer lavere. «Samarbeid utenfor egen enhet» og «Sosiale områder» er plassert der. Disse to områdene oppleves som mindre viktige for medarbeiderne i departementene, og dagens kontorlokaler legger helle ikke så godt til rette for dette. En mulig forståelse er at dette da er uproblematisk. Begge de situasjonene som er beskrevet ovenfor, kan man ut fra undersøkelsen anta er uproblematiske. Det er bra at man legger godt til rette for det medarbeiderne opplever som 91

180 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 viktig, og det er ikke så farlig om man ikke legger godt til rette for det som oppleves som mindre viktig. Det er ingen indekser som plasserer seg i nederste høyre kvadrant. Dette ville vært områder som var viktige for tilfredshet, men som scoret lavt. Disse ville man i så fall anta det var viktig å gjøre noe med. To indekser, «Planlagte møter» og «Fysisk arbeidsmiljø», havner i øverste venstre kvadrant. Disse scorer relativt høyt, men er ikke viktige for opplevd tilfredshet. Det kan selvfølgelig tolkes slik at man har investert i noe som ikke oppleves som viktig, men en bedre forståelse er at dette er muligheter for økt tilfredshet. Det kan også være slik at f.eks. fysisk arbeidsmiljø oppleves som en «hygienefaktor»: Det bidrar lite til tilfredshet, men dersom det ikke er på plass kan det bidra til utilfredshet. Temaene som inngår i indeksene kan også forstås som noe man kan arbeide med i den videre diskusjonen av de kommende kontorlokalene. Hva som er viktig er ikke bare resultat av en spørreundersøkelse, men også av strategiske og ledelsesmessige prioriteringer. Dersom man ønsker at f.eks. Samarbeid med andre utenfor egen enhet skal være en prioritert ambisjon for kontorarbeidsplassene, så må man både arbeide for at det skal oppleves som viktig og legge godt til rette for at det skal skje, for å flytte indeksen oppover langs begge akser i figuren. Studier 14 viser at de kontorformene som over tid gir høyest tilfredshet, i form av at de er godt egnet, godt likt og gjør det mulig å arbeide effektivt, er de som klarer å legge godt til rette for både individuelt arbeid, inkludert konsentrasjonsarbeid, og kommunikasjon og samarbeid. Dette stemmer bra med resultatene fra vår undersøkelse om at det er disse to typene med spørsmål (konsentrasjon og samarbeid) som samvarierer med ulike former for tilfredshet med kontorene, og at disse to indeksene er de sterkeste driverne for tilfredshet. 14 Leesman_review issue 17, side Bodin Danielson & Bodin

181 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 3.6 Konklusjon videre kartlegging Formålet med undersøkelsen er å produsere kunnskap om dagens arbeidsformer som er nyttig for rom- og funksjonsprogrammeringen for det nye regjeringskvartalet. Noe av læringen fra spørreundersøkelsen kan gå rett inn i dette kunnskapsgrunnlaget, men mange av de interessante konklusjonene handler om ting som må undersøkes videre i kvalitative studier for å forstå hva tallene betyr. Ikke minst handler dette om hvilke kvaliteter de ulike byggene og kontortypene har for å legge til rette for de ulike arbeidsformene i departementene, SMK og DSS («departementene»). Arbeidet i departementene er av en art man vil beskrive som kunnskapsintensivt. Det er ikke overraskende å finne at det er stor variasjon i oppgaver for svært mange av medarbeiderne. Arbeidet oppleves å være lite preget av rutiner og systemer, men utenforliggende hendelser og prioriteringer setter et preg på arbeidshverdagen for mange, og bidrar likevel til en opplevelse av ekstern styring. Dette indikerer et dilemma mellom samhandling og skjerming av arbeidet som det blir viktig å håndtere i programmeringen av arbeidsplassrelaterte rom og funksjoner. I forhold til rom og funksjonsprogrammering av arbeidsplassrelatert areal, er det viktigste resultatet fra spørreundersøkelsen at vi finner få og små forskjeller mellom departementene. Vi finner ikke forskjeller i respons som kan forklares gjennom forskjell i tilhørighet til departement. Dette innebærer at variabler som enhetstype, kontortype, bygg eller tilfredshet med arbeidssted bedre kan forklare variasjoner i datamaterialet enn tilhørighet til departement. At det er flere forskjeller internt i departement enn det er mellom departement, indikerer en mulighet til å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departement. Dette funnet, eller mangel på funn, må nødvendigvis undersøkes videre gjennom kvalitative undersøkelser. De ulike enhetstypene planenhet, kommunikasjonsenhet, utredningsenhet og saksbehandlerenhet rapporterer om ulike arbeidsformer. Det er nødvendig med kvalitative undersøkelser for å forstå forskjellene og hvordan dette påvirker de funksjonelle behovene bedre. Dette gjelder spesielt ulik grad av autonomi og variasjon, og ulik vekt på konsentrasjon og samhandling, samt ulik samtidighet i bruk av tilgjengelige arealer. Fordi slike forskjeller i arbeidsformer kan gi ulike funksjonelle behov indikerer resultatene at typeforskjellige arbeidsplassrelaterte areal bør utforskes videre. Sammenlignet med andre lignende spørreundersøkelser scorer respondentene i alle typer enheter relativt lavt på tilstedeværelse i de arbeidsplassrelaterte arealene. Verken de som sitter i cellekontorer eller de som sitter i åpne kontorløsninger benytter seg i noen særlig grad av tilleggsrom eller uformelle møterom. Dette blir det nødvendig å utforske videre. Det er gjennomført registrering av faktisk bruk av arealer i departementene, slik at samtidighet kan vurderes. Departementenes kontorarealer legger godt til rette for både individuell konsentrasjon og organisatorisk samarbeid lokalt, dvs. innenfor egen avdeling. Når det gjelder tilrettelegging 93

182 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 for kommunikasjon og samarbeid med andre avdelinger eller andre departementer er scoren noe lavere. Det er ingen tydelig variasjon mellom de ulike kontorbyggene når det gjelder kommunikasjon og samarbeid. De byggene som i dag har åpne kontorløsninger oppleves ikke å gi mer samarbeid eller å legge bedre til rette for samarbeid enn cellekontorer. Departementenes kontorarealer legger generelt godt til rette for konsentrasjonsarbeid. Dette er imidlertid det området hvor det er størst forskjell på de som arbeider i cellekontor og de som arbeider i åpne kontorløsninger. Dette forklarer også noe av forskjellen mellom ulike departementer og ulike bygg på dette området. Gjennom å gruppere svarene i undersøkelsen har vi etablert et sett av indekser, og sett på hvordan disse henger sammen med opplevd tilfredshet med kontorlokalene. Indeksene «Konsentrasjonsarbeid» og «Samarbeid internt i enhetene» er de viktigste driverne for medarbeidernes tilfredshet med kontorlokalene. Dvs at dette både er de områdene man er mest tilfreds med, og det er de områdene som oppleves å ha størst betydning. Indeksene «Tilrettelegging for planlagte møter» og «Tilfredshet med luft/lys/temperatur» er man også tilfreds med, men de oppleves ikke å ha like stor betydning, og de er derfor heller ikke så sterke drivere. Indeksene «Sosiale områder» og «Samarbeid med andre utenfor egen enhet» er man ikke så tilfreds med, men de oppleves heller ikke å ha stor betydning, og er derfor svakere drivere. Indeksen for konsentrasjonsarbeid korrelerer sterkest med opplevd effektivitet og egnethet ved kontorlokalene. Denne indeksen er høyere for cellekontorløsninger enn for åpne kontorløsninger. Men indeksen varierer også mellom ulike cellekontorløsninger. I videre kartlegginger er det derfor både interessant å forstå hvilke faktorer som gjør at noen cellekontorer er bedre egnet for konsentrasjonsarbeid enn andre, og å forstå hvorfor åpne kontorløsninger scorer såpass lavt på konsentrasjonsarbeid. I begge tilfeller er det nødvendig å forstå om det dreier seg om egenskaper ved den fysiske utformingen av lokalene, eller om det også dreier seg om atferd (f.eks. bruk av fellesarealer, multirom, osv.), organisering, teknologisk tilrettelegging, eller andre faktorer. Undersøkelsen viser at det er nødvendig å tilrettelegge for konsentrasjonsarbeid ved programmering av nye arbeidsplassrelaterte areal i regjeringskvartalet. Per i dag er det slik at det er respondenter som sitter i cellekontor som opplever at kontorarbeidsplassene er mest tilrettelagt for konsentrasjonsarbeid. Dette er i tråd med eksisterende forskning på feltet. I denne forskningen er det for øvrig fleksible kontorer (uten fast plass) som følger tettest på cellekontorer hva gjelder opplevd tilfredshet og kontroll. I den videre kartleggingen er det nødvendig å identifisere de funksjonelle kvalitetene ved cellekontor som gjør at disse oppleves som bedre for konsentrasjon, og hvilke funksjonelle kvaliteter ved aktivitetsbaserte kontor som kan tilfredsstille dette kravet. Tilrettelegging for kommunikasjon og samarbeid med andre, spesielt internt i egen avdeling, er den andre store driveren for tilfredshet med kontorlokalene. Samtidig korrelerer disse spørsmålene sterkest med opplevelsen av at departementet samlet sett er et attraktivt sted 94

183 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 å arbeide, og at kontorlokalene karakteriseres som gode. Dette finner vi også igjen i eksisterende forskning på feltet, som viser at de «gode» arbeidsplassene støtter ansatte i deres individuelle arbeidsoppgaver, og de scorer åpenbart mye bedre enn de dårlige, men den største forskjellen mellom de «gode» og «dårlige», finnes mellom hvordan lokalene oppleves å støtte interaksjon. De som scorer høyt får til å legge til rette for støtte både til individuelle oppgaver og til rette for steder å samarbeide. 95

184 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 96

185 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 4 ARBEIDSMØNSTRE: BEFARING OG EVALUERING 4.1 Hovedfunn: Variasjon og skjerming Spørreundersøkelsen viste få forskjeller i arbeidsformer som kunne tilbakeføres til hvilket departement man arbeidet i. De største forskjellene fant vi mellom ulike typer enheter, også innad i departementer, noe som ga et bilde av de variasjonene som finnes i departementsarbeid. Befaringene og evalueringene har bekreftet dette inntrykket av variasjon, og utdypet hvordan dette arter seg for den enkelte medarbeider og enhet. Vi har beskrevet fire typiske arbeidsformer: Komplekst samarbeid Konsentrert utredning Felles planlegging Kunnskapsdrevet saksbehandling Det mest typiske er likevel variasjon i arbeidsformer. Hver enhet og medarbeider har mer enn én arbeidsform. Ofte er det slik at det er en form som dominerer, men at alle har flere arbeidsformer i repertoaret avhengig av oppgave og rammebetingelser. Når det gjelder utforming av areal er den på et overordnet nivå relativt lik: Alle departementsansatte har faste plasser og de fleste har egne cellekontor, med eller uten møterombord. Noen departement sitter i åpent landskap. Sosiale soner brukes sjelden på tvers av avdelinger, mens kantinene gjerne deles av hele departementet eller at flere departement deler, som for eksempel i R5. Sikkerhetsbarrierene i departementene er strenge, med sluser og kortlesere ved innganger og dører. Befaringene og evalueringene bekrefter og nyanserer de to viktige driverne vi så fra spørreundersøkelsen: Tilrettelegging for samarbeid, og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Både behovet for og arten av tilrettelegging varierer fra kontorlokale til kontorlokale. De fleste utrykker behov for gode sosiale områder for uformelt samarbeid, og gode møte- og multirom for mer eller mindre planlagte møter. De ønsker også tilrettelegging og kompetanse til å bruke digitale løsninger for samarbeid. De som sitter i åpne løsninger trenger skjerming for å kunne konsentrere seg. Dette kan være fysisk skjerming (f.eks. mot sosiale områder eller gangsoner), atferdsmessig skjerming gjennom bruksregler, eller kompetanse og praksisendringer når det gjelder å ta i bruk de multirommene og lesesalene som faktisks finnes.de som sitter i lukkede løsninger trenger også skjerming; fysisk mot korridor- og døråpningsprat, teknologisk mot telefon og mail, og i kompetanse og praksis for å ta i bruk eksisterende løsninger. Behov for samarbeid og skjerming varierer med arbeidsform, individuelle preferanser og kontorform. Tilrettelegging kan skje fysisk, teknologisk, og gjennom praksis, regler/normer og kompetanse. Siden det mest typiske ved arbeidsformene i departementene er variasjon, vil også behov og tilrettelegging for samarbeid og skjerming variere. 97

186 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 4.2 Metoder og gjennomføring Vi har gjennomført to hovedtyper kvalitative undersøkelser: Brukerinvolvert befaring og evaluering. Brukerinvolvert befaring er en metode hvor man med utgangspunkt i tegninger og data fra spørreundersøkelsen gjennomfører en gåtur i lokalene sammen med medarbeidere. Evaluering er en samlebetegnelse på en undersøkelse hvor vi bruker både kvantitative og kvalitative data for å vurdere bruken av en kontorløsning opp mot de målene man hadde for løsningen Brukerinvolvert befaring Brukerinvolvert befaring er en anerkjent metode innen bygningsevaluering og behovsanalyser, blant annet dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF. Befaringen i de utvalgte departementene bestod av en innledende del og en gåtur. I den innledende delen ble resultater fra spørreundersøkelsen for det aktuelle departementet presentert, og diskutert. Deretter ble det gjennomført en gåtur i lokalene, med utvalgte stoppesteder. En gåtur er en type gruppeintervju som foregår gående i departementets lokaler, med utvalgte stoppesteder som utgangspunkt for informasjon fra brukere om dagens arbeidsformer. Gåtur som metode er designet for å undersøke bruk og behov i ulike arealer. Den bidrar også til validering av funn fra spørreundersøkelsen gjennom å etablere en kontekst til svarene. I tillegg vil slike gåturer gi opplysninger som faller helt utenfor de spørsmål som spørreundersøkelsen stiller, og slik gi et rikere bilde av arbeidsmønstrene ved departementene enn en spørreundersøkelse alene kan. Erfaringen fra gåturen brukes til å etablere typebeskrivelser av arbeid som finnes i organisasjonen og i hvilke romlige fasiliteter disse gjennomføres. En gåtur gir mulighet til å forstå om eksisterende arbeidsmønstre er formet på grunn av, eller på tross av, mulighetene som ligger i eksisterende lokaler, og kan dermed gi gode indikasjoner på funksjonelle behov. Befaringen gir et bilde av eksisterende arbeidsmønster som blir et viktig grunnlag for å utvikle gode aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Med utgangspunkt i funnene i spørreundersøkelsen, ble ni departementer valgt ut til nærmere analyse. Kriteriene for utvalg av de ni departementene var: Departementer hvor resultatene i spørreundersøkelsen viser markant høyere eller lavere score enn gjennomsnittet Variasjon i resultater fra spørreundersøkelsen, variert lokasjon og type arbeidsplass Departementer som har innført nye eller andre måter å arbeide på som er interessant å se nærmere på 98

187 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Departementer hvor resultatene i spørreundersøkelsen gjør det interessant og nødvendig å forstå mer av kontekstuelle sammenhenger (for eksempel: Hva har avstand til andre departementer å si for samarbeid?) Departementer som er valgt ut for gjennomføring av ulike former for pilotering Basert på funn i spørreundersøkelsen ble følgende spørsmål utgangspunkt for befaringer i et utvalg departementer: Er det mulighet for å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departementer? Mer kunnskap om arbeidsformer og dilemmaet mellom samhandling og skjerming av arbeid Hva kan være årsak til at verken personer i cellekontor eller åpne løsninger, benytter seg særlig mye av tilleggsrom eller uformelle møterom? Hva kan forklare at det er lav score på kommunikasjon og samarbeid, uavhengig av departementer? Hva kan være årsak til at bygg med åpne løsninger oppleves ikke å legge mer til rette for samarbeid enn cellekontorer? Hvilke faktorer gjør at noen cellekontorer er bedre egnet for konsentrasjonsarbeid enn andre? Og hvorfor scorer åpne landskapsløsninger så lavt? Følgende departement og bygg ble befart: Departement Type arbeidsplass Valgkriterier Dato for befaring Kunnskapsdepartementet Landskap Primært landskap, lav score på tilretteleggelse for konsentrasjon men høy på samarbeid og prosjekt 24.nov Arbeids- og sosialdepartementet Landskap og cellekontorer Høy score på prosjektarbeid, kommunikasjon og kunnskapsdeling 7.des Departementenes sikkerhet og serviceorganisasjon Landskap og cellekontorer Generelt lavere enn gjennomsnittet 8.des Nærings- og fiskeridepartementet Landskap og cellekontorer Scorer jevnt under gjennomsnittet 10.des Helse- og omsorgsdepartementet Cellekontorer Høy score generelt, lav på kantine 10.des 99

188 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Olje og energidepartementet Cellekontorer Varierende svar, særlig på fysiske forhold. Lav på møterom Finansdepartementet Cellekontorer Høy score på tilrettelegging for konsentrasjon, lav på sosiale områder Samferdselsdepartementet Cellekontorer Høyest score av alle departementer 11.des 14.des 15.des Justis- og beredskapsdepartementet Cellekontorer Geografisk plassering, Lav score på samarbeid og kommunikasjon 16.des Evalueringer Rapporten baserer seg evalueringer gjennomført i utvalgte enheter i Olje- og energidepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet. Evalueringene beskriver den fysiske utformingen av lokalene, og bruken av lokalene i lys av målsettinger og/ eller kriterier for lokalene. Statsbyggs programmeringsteam gjennomførte evalueringene i 2015 og Det er også gjennomført en evaluering i DSS sine lokaler i Akersgata 64. Denne har gitt nyttig kunnskap, men er ikke spesifikt diskutert i denne rapporten. I evalueringen brukes kunnskap fra flere av kartleggingsaktivitetene. I tillegg til allerede gjennomførte aktiviteter ble det gjort observasjoner, gjennomgang av underlagsdokumenter og intervjuer. Resultatene fra de ulike kildene er bearbeidet både separat og satt i sammenheng. Dette for å sikre et nyansert bilde av dagens praksis. Her beskriver vi kort metodene som er brukt i evalueringen, utover de allerede gjennomførte kartleggingsaktivitetene. Observasjon Gjennomgang av bakgrunnsdokumenter Intervju med kontaktperson Gruppeintervjuer med ledere og ansatte Observasjon. Gjennom observasjon undersøkes bruken av utvalgte arealer og de fysiske kvalitetene i eksisterende bygg. Slik får man frem eksempler på hvor folk arbeider i lokalene, hvordan og med hva. Metoden baserer seg på systematisk observasjon av aktiviteter i ulike områder, samt korte spontane intervjuer og samtaler med folk i etterkant av episoder og situasjoner som observeres. Metoden får frem trender innen kommunikasjon, samarbeid og interaksjon, bevegelse og adferdsmønster. Gjennom metoden kartlegges aktiviteter og bevegelsesmønster samt lokalenes kvaliteter. Observasjonene ble i de fleste tilfellene gjennomført i forbindelse med registreringsaktiviteter. 100

189 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Gjennomgang av bakgrunnsdokumenter Dokumentstudier er viktig for å samle relevante bakgrunnsdata og få kjennskap til allerede eksisterende informasjon. Dokumentstudier gir informasjon om hva som var viktig og som ble nedtegnet på et bestemt tidspunkt og en bestemt tid. Vi gikk hovedsakelig gjennom dokumenter som var knyttet til beskrivelser og nedtegninger av målsettinger for lokalene. Kontaktpersonene i departementene som var med i evalueringen, sørget for å formidle relevant dokumentasjon. Intervju av kontaktperson Vi intervjuet kontaktpersoner i departementene som kunne fortelle Statsbyggs team om historien bak lokalene, om prosessen og om status i dag. I intervjuene ble målsettinger, prosess og status gjennomgått slik at intervjuer og intervjuobjekt fikk en omforent forståelse av lokalene og organisasjonen i evalueringen. Hensikten var å få en solid forståelse av målene, planene og premissene som eksisterte da man designet og flyttet inn i lokalene. Gruppeintervjuer Det ble gjennomført to gruppesamtaler, en med medarbeidere fra hver avdeling pluss verneombud, og en med ledere fra hver avdeling. Dette intervjuet var en arena for diskusjon og erfaringsutveksling mellom intervjuer og de som ble intervjuet. Deltagerne skulle ikke være representanter for avdelingen eller departementet, men representere seg selv og sine egne erfaringer og vurderinger. Spørsmålene som ble stilt for å starte diskusjonen i intervjuene var: Hva er de viktigste arbeidsformene for deg, for avdelingen og for departementet i dag? På hvilken måte støtter lokalene og teknologien disse arbeidsformene? Hva er det dere ønsker å gjøre mer av eller annerledes enn i dag, og som dere ønsker lokaler eller teknologi skal legge bedre til rette for? Hvilke kvaliteter ved din arbeidsplass, avdelingens og departementets lokaler mener du det er viktig å ta med videre inn i et nytt regjeringskvartal? Under oppsummeres begge intervjuene inn under hovedkategoriene; utforming og bruk. Til slutt er det samlet opp en del av diskusjonene og kommentarene på fremtidig utforming av nytt regjeringskvartal som kom frem i intervjuene. Utvalg I planleggingsfasen av aktiviteten skulle det gjennomføres evaluering kun i nyere departementslokaler. Tilbakemeldingene fra ansatte i departementene representert i arbeidsgruppen for strategisk arbeidsplassutforming (SAPU), spilte inn at det også burde evalueres løsninger av mer tradisjonell form. Det ble derfor bestemt at det skulle gjennomføres evaluering både i departement som nylig har vært eller er i en prosess der de tar nye lokaler i bruk, og som bruker disse til å teste nye arbeidsformer, og i departement i lokaler hvor det ikke har blitt gjort endringer. I utvalgsfasen ble det også et viktig poeng å velge ut enheter for evaluering som kunne tenke seg å bli med på pilotprosjekt. 101

190 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Kontaktpersonene i departementene var representanter fra Brukerutvalget eller representanter fra brukergruppen SAPU. Intervjudeltagerne i gruppeintervjuene ble valgt ut av kontaktpersonene i departementet, og skulle som beskrevet ovenfor være en blanding av medarbeidere, ledere og enten tillitsvalgt eller verneombud. 102

191 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 4.3 Aktiviteter og arbeidsformer: Variasjon Spørreundersøkelsen viste få forskjeller i arbeidsformer som kunne tilbakeføres til departement. De største forskjellene fant vi mellom ulike typer enheter, også innad i departementer, noe som ga et bilde av de variasjonene som finnes i departementsarbeid. Befaringene og evalueringene har bekreftet dette inntrykket av variasjon, og utdypet hvordan dette arter seg for den enkelte medarbeider og enhet. Nedenfor går vi først gjennom en beskrivelse av aktivitetene vi har observert. Deretter beskriver vi hvor disse aktivitetene foregår i dag. Basert på de samlede dataene fra kvantitative og kvalitative undersøkelser har vi oppsummert hvordan aktivitetene kombineres i ulike arbeidsformer, som brukes mer eller mindre av alle medarbeidere i regjeringskvartalet Aktiviteter En aktivitet beskrives gjennom de romlige og teknologiske behovene aktiviteten har. Individuelt konsentrasjonsarbeid, virtuelt samarbeid, teamarbeid, små og store møter er eksempler på aktiviteter med ulike romlige og teknologiske behov. I kartleggingen har hensikten vært å forstå de ulike aktivitetene og vekslingen mellom disse. Ordinært arbeid foran pc Ordinært arbeid foran pc er den aktiviteten som ansatte i departementene bruker mest tid på. Det er en samlebetegnelse på mange ulike oppgaver som gjøres foran pc på et cellekontor eller ved en arbeidsplass i åpent landskap; for eksempel epostkorrespondanse, oppdatering på saker, egenadministrasjon, planlegging og oppfølging, innkalle til møter og håndtering av hastesaker. Individuell dyp konsentrasjon Dyp konsentrasjon er den aktiviteten ansatte i departementene melder at de bruker nest mest tid på. Det er en aktivitet som beskriver oppgaver som krever ro og det å få jobbet uforstyrret. Behov for dyp konsentrasjon varierer med personlig preferanser og typen av rolle og oppgaver. Typiske arbeidsformer som sorterer under konsentrasjonsarbeid er individuelle oppgaver som lesing og skriving av dokumenter. Dette kan være korte eller lengre oppgaver, fra saksbehandling og utredninger, til utarbeidelse av lovtekster eller formulering av epost. Mulighet for å konsentrere seg settes av mange ansatte i sammenheng med effektivitet, og det å få jobben gjort. En del melder at det er utfordrende få tid og ro til denne type arbeid, og at det ofte gjøres hjemme, tidlig før kontoret fylles opp, eller etter at de fleste har gått hjem. Andre har en annen fortelling der det å stenge døren på kontoret eller å sette på seg høretelefoner signaliserer et ønske om å ikke bli forstyrret og at dette fungerer greit, men at det er utfordrende å få tilstrekkelig skjerming. Tilbakemeldingen om en hektisk hverdag, avbrutt av epost og telefoner kommer både fra ansatte i cellekontorer og i åpne landskap. 103

192 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Møtevirksomhet Møteaktiviteten strekker seg fra formelle møter med eksterne gjester, til interne arbeidsmøter med kollegaer. Det er flere mindre møter (færre enn åtte) enn større møter (flere enn ni). I arbeidsmøter skjer presentasjon, planlegging, diskusjon og produksjon av tekst. Arbeidsmøter gjennomføres i større og mindre møterom, multirom/stille-rom, prosjektrom, cellekontor og i varierende grad i sosiale soner. Eksterne møter gjennomføres i møterom, gjerne rom som er særlig til bruk for eksterne arrangementer. Møterom som brukes til møter med eksterne ligger i hovedsak i møteromsenter eller areal som er felles for hele departementet. Eksterne tas i mindre grad med inn i avdelingenes egne arealer. Samarbeid og samhandling Samhandling skjer i praksis overalt; planlagt og uplanlagt, i avtalte møter, eller som prosjektarbeid. Det er ofte korte avklaringer to og to, i landskap, på cellekontor, i mindre møterom/multirom eller i sosiale soner. Samarbeid er ofte knyttet til dokumenter. Da møtes man gjerne fysisk, for å diskutere og se på tekst sammen. «Samskriving» forekommer også, både når man sitter fysisk sammen, men også ved bruk av Sharepoint. Det er lite samarbeid én til én via Lync, med video og skjermdeling. Dette er til en viss grad knyttet til sikkerhetsaspektet og tilgjengelig programvare, men også til kompetanse og kultur. Uformell prat Sosiale soner ser ut til å være hovedarena for uformell prat. Det varierer hvor mye av dette som aksepteres i de åpne landskapene. er Cellekontorer er også en arena for uformell prat. Særaktiviteter, spesialtjenester og sikkerhetshensyn Det er mange ansatte i departementene som har spesialiserte aktiviteter. Dette gjelder blant annet mange i DSS, men også tjenester knyttet til arkiv og IT, særlig de som ennå ikke er på felles nettplattform. Av andre spesialaktiviteter er arbeid på begrenset nett en gjenganger i diskusjonen; for noen er det behov for dette ukentlig, andre trenger tilgang til denne tjenesten kun i perioder Aktiviteter koblet til rom Aktivitet Eksempel Romtyper i bruk Ordinært arbeid foran pc Epostkorrespondanse, oppdatering på saker, egenadministrasjon, planlegging og oppfølging, innkalle til møter og håndtering av hastesaker. Cellekontor Landskap Konsentrasjonsarbeid Skriving og lesing knyttet til for eksempel utredninger, rapporter, lovforslag, budsjett Cellekontor Landskap 104

193 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Lesesal Møtevirksomhet Fra formelle møter med eksterne gjester, til interne arbeidsmøter med kollegaer. I møtene diskuterer man og presenterer. I arbeidsmøter kan det være planlegging, diskusjon og produksjon av tekst. Møterom Cellekontor Multirom (arbeidsmøter) Samarbeid Samhandling Samhandling mellom flere skjer typisk i avtalte møter, eller prosjektarbeid. Mye samhandling to og to skjer gjennom korte avklaringer eller møter av varierende varighet (planlagt og u-planlagt), i landskap, på cellekontor eller mindre møterom/multirom. Mye deling av skjerm, «samskriving». Lineært samarbeid, korte avklaringer Møterom Multirom Cellekontor Spesialrom Uformell snakk Sosial prat, men også generell fagprat og ad-hoc avklaringer, spørsmål og lignende. Sosial sone Cellekontor Enheter og arbeidsmønstre I spørreundersøkelsen ble de ansatte bedt om å besvare hvilken type enhet (gruppe, seksjon, avdeling) de arbeidet i. Disse fem kategoriene ble etablert i brukergrupper før spørreundersøkelsen ble sendt ut. Den største gruppen av respondenter tilhører saksbehandlerenheten. Planenhet Kommunikasjonsenhet Utredningsenhet Saksbehandlerenhet Annet Enhetstypene bruker mer eller mindre tid på de ulike hovedkategorier av arbeidsmønstre. Utredningsenheter svarer for eksempel i spørreundersøkelsen at de bruker mer tid på aktiviteter som krever dyp konsentrasjon. Mens kommunikasjonsenheter har mer komplekst samarbeid. I intervjuer og evalueringsarbeidet ser vi at visse avdelinger og seksjoner har ansatte som har større veksling mellom ulike typer arbeidsmønster og at personlige preferanser også påvirker arbeidsmønstrene. 105

194 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Arbeidet som gjøres er kunnskapsintensivt. Medarbeidere med høy og variert utdanning, løser oppgaver som på ulike måter krever høy kompetanse. Noen ganger er det utredning, andre ganger saksbehandling, eller de skal løse problemer sammen med kolleger fra andre departement, eksterne samarbeidspartnere, etater eller direktorater. Stadig sterkere spesialisering og krav til tverrfaglig problemløsning, gjør at det samtidige behovet for individuelt konsentrasjonsarbeid og krav og ønsker om samhandling øker. Personlige preferanser Ansatte i departementene ser på seg selv som tilpasningsdyktige og fleksible, de beskrives ofte av ledere eller andre personer med verv på vegne av de ansatte som «svært lojale». Mange av deltagerne i evalueringen påpeker viktigheten av å ta hensyn til de som har spesielle behov eller preferanser. Men at de selv «er veldig åpne for deg meste». Arbeidsformer påvirkes også av personlig preferanser og behov. Det er mange ulike fortellinger om hva de ansatte fortrekker av arbeidsform og rom, uavhengig av tilknytning til enhet eller avdeling. Personlig preferanser ser man for eksempel ved at noen foretrekker å jobbe konsentrert å stille sammen med andre «Det er mye lettere å konsentrere seg når man ser andre som jobber konsentrert», mens andre foretrekker et stille rom, alene. «Det beste er å ha stillerommet for seg selv» Arbeidsformer Det er større ulikheter i arbeidsmønstre mellom ulike enheter og avdelinger i samme departement, enn det er mellom departementene. Basert på de arbeidsmønstrene vi ser av hver av enhetene, har vi beskrevet fire typiske arbeidsformer i departementene. Dette er særegne kombinasjoner av oppgaver, aktiviteter, relasjoner og særtrekk. Dette er ikke ment å skulle være en endelig beskrivelse av arbeidsformer, det finnes sikkert andre som i større eller mindre grad skiller seg fra disse. De fire arbeidsformene vi har identifisert og beskrevet er: Komplekst samarbeid Mye uforutsigbarhet, høy grad av tilgjengelighet, arbeidsoppgaver ofte styrt av ytre hendelser. Mye samarbeid med enheter i eget departement og med politisk ledelse. Mindre bruk av tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Typisk enhet: Kommunikasjon. Konsentrert utredning Få og store oppgaver, lite rutine, mye samarbeid med andre departement, presisjon og vekt på formuleringer, mer tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Typisk enhet: Utredning. 106

195 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Felles planlegging Langsiktig arbeid, relativt kjente oppgaver, færre avbrytelser, mye samarbeid i eget departement, mindre samarbeid med politisk ledelse, mindre tid på oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Typisk enhet: Planlegging. Kunnskapsdrevet saksbehandling I hovedsak kjente oppgaver, selvstendig ansvar for deloppgaver. Kunnskapsbasert saksbehandling, ikke system- og rutinestyrt. Prioritering av oppgaver ofte påvirket av utenforliggende hendelser. Typisk enhet: Saksbehandling. Selv om det over tid ikke er stor endring i de grunnleggende arbeidsoppgaver som skal gjennomføres i departementene, er det likevel stadig endring i vektingen av de arbeidsformer som brukes for å løse disse oppgavene. Komplekst samarbeid og konsentrert utredning blir stadig viktigere. Hver enhet og medarbeider har mer enn én arbeidsform. Ofte er det slik at det er en form som dominerer, men at alle har flere arbeidsformer i repertoaret avhengig av oppgave og rammebetingelser. Derfor er det større eller mindre variasjon som er det mest typiske som kjennetegner de fleste enheter og medarbeidere. 107

196 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 4.4 Kontorlokaler i bruk Befaringene og evalueringene har sett på hvordan kontorlokalene brukes i praksis. Dette har både hatt som formål å lære fra bruken, og å gi innspill til eventuelle utviklingsmuligheter for de konkrete lokalene (spesielt gjennom evalueringene.) I denne rapporten har vi kun tatt med læringspunktene. Spørreundersøkelsen identifiserte to drivere som var viktigere enn andre for opplevelsen av en godt tilrettelagt arbeidsplass: Muligheter for konsentrasjon, og muligheter for samarbeid med din nærmeste enhet. Befaringer og evalueringer viser hvor viktig det er med god skjerming for å legge godt til rette for begge disse driverne. Dette gjelder uansett om man arbeider i en åpen kontorløsning eller sitter i en cellekontorløsning. God skjerming er en kombinasjon av fysiske løsninger, god bruk og gode bruksregler, og kompetanse på bruk av løsningene Bruk av rom og arealer Det er stor variasjon i hvordan lokalene er utformet i de forskjellige departementene. Alle departementsansatte har faste plasser og de fleste har egne cellekontor, med eller uten møterombord. Noen departement sitter i åpent landskap. Sosiale soner brukes sjelden på tvers av avdelinger, mens kantinene gjerne deles av hele departementet eller at flere departement deler, som for eksempel i R5. Sikkerhetsbarrierene i departementene er strenge, med sluser og kortlesere ved innganger og dører. De fleste har tilgang kun til eget departement og må hentes og følges dersom de skal inn i andres departement. Evalueringene som er gjennomført i enkelte miljøer bekrefter og nyanserer de øvrige kartleggingene. De departementene som har gjort forsøk med åpne kontorløsninger har til dels nådd målene de hadde. De eksisterende byggene/lokalene har imidlertid lagt visse begrensninger for hva det har vært mulig å gjennomføre. Det er ingen som har gjort forsøk med aktivitetsbaserte kontorformer, med f.eks. fri plassering og økt variasjon. Dialogen med ledere og medarbeidere i de departementene og avdelingene som har vært med i evalueringene viser at mange er godt fornøyd med arbeidsplassene sine, både i åpne og lukkede kontorarealer. Det er imidlertid varierende kvalitet på arbeidsplassene, og det oppleves en mangel på noen typer tilleggsareal. I de åpne kontorarealene er det tilstrekkelig med plasser for møter (multi- og møterom), men det mangler plasser for dyp konsentrasjon og plasser for samproduksjon, og/eller det mangler god praksis og rutiner for å bruke de plassene som allerede finnes for dette. Der hvor det er mangel på gode tilleggsarealer som gir alternativ plassering ved behov (f.eks. telefonsamtaler eller konsentrasjonsarbeid), opplever noen medarbeidere å ha lite kontroll over omgivelsene og egen arbeidssituasjon. I de lukkede kontorarealene er det generelt en mangel på gode sosiale soner, og spesielt de som gir møter på tvers av avdelinger og departement. Adgangskontroll hemmer bevegelse og sirkulasjon i lokalene (det er poenget), men hindrer samtidig innsikt og samhandling. 108

197 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Lys er viktig i alle deler av kontorarealene. De lyse arealene er i dag tatt opp av arbeidsplasser, både i lukkede og åpne kontorarealer, slik at fellesarealer møterom, multirom, sosiale soner, stillerom/lesesaler ofte ligger i de mørke og lite attraktive områdene. Dvs. at de lyse arealene ofte står tomme (dokumentert lav tilstedeværelse), og fellesarealene blir lite attraktive og brukes mindre enn ønskelig. I åpne løsninger så vi at mange multirom/stillerom/møterom er lite funksjonelt innredet for den typen arbeid ansatte ønsker å gjøre der, og av og til ikke er tilstrekkelig lydisolert. Det mangler også skjerming/avdeling mellom sosiale soner og andre områder med mye lyd og bevegelse, og arbeidssoner. Det er lite avansert bruk av digitale samhandlingsverktøy som Lync/Skype og Sharepoint, men de som bruker det er begeistret Spørsmål fra kvantitative undersøkelser som er belyst i befaringer og evalueringer Spørsmål Svar basert på funn Er det mulighet for å etablere arbeidsplassrelaterte arealer som ikke er knyttet til spesifikke departementer? Det meste av samarbeid skjer mellom avdelinger og internt i departementene, men noe samarbeid er også på tvers av ulike departement. De har behov også for å møtes på tvers. Det er ingenting ved arealenes utforming som i seg selv sier noe om hvilket departement som sitter der. Arbeidsformene er like mellom departementene, så sånn sett kan man anta at forholdene ligger til rette for at felles arealer kan bli etablert. Aktuelle areal for deling mellom departementene vil være prosjektarealer, møtesenterfunksjoner, sosiale soner, lesesal og stillesoner. Organisatoriske forutsetninger: behov for konfidensialitet mellom departementer Teknologiske forutsetninger: trådløst nett, tilganger. Fysiske forutsetninger: geografisk avstand mellom departementene at det ikke blir for langt å gå 109

198 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Mer kunnskap om arbeidsformer og dilemmaet mellom samhandling og skjerming av arbeid Vi ser at noen typer arbeid, konsentrasjon og individuelt, har andre romlige, organisatoriske og teknologiske behov/forutsetninger enn samarbeid. Og at det å få til løsninger som fungerer i praksis er krevende i åpne landskap med faste plasser. Konsentrasjonsarbeid fordrer stillhet, mens samarbeid krever at man kan snakke sammen. Vi observerer forskjeller i bruk, mellom avdelinger og mellom departement, som kan konkretiseres ved å svare på spørsmålet: Skal det være mulig å gjennomføre arbeid som krever dyp konsentrasjon i det åpne landskapet eller flytter man seg ut av landskapet, til stillerom/lesesal, når dette arbeidet skal gjennomføres? Hva kan være årsak til at verken personer i cellekontor eller åpne løsninger, benytter seg særlig mye av tilleggsrom eller uformelle møterom? Hva kan forklare at det er lav score på kommunikasjon og samarbeid med andre avdelinger og departementer, uavhengig av departementer? Der cellekontoret har plass til å ha møter, blir gjerne dette førstevalg for hvor man gjennomfører møter. Dermed er behovet for tilleggsarealer mindre. I landskap brukes tilleggsareal mer. Hindre for bruk kan være at teknologien ikke legger tilstrekkelig til rette for bruk, at dette ligger for langt unna arbeidsstasjon, eller at man kun bruker tilleggsareal for samarbeid og ikke for individuelt arbeid. En innvirkende faktor på scoren kan være at stor del av samarbeidet i dag skjer internt i egen fagavdeling. Når det gjelder manglende samarbeid med andre avdelinger og departementer er det flere grunner som trekkes fram: Det viktigste er fysisk nærhet, enten at eget departement er spredt på ulike bygg eller etasjer, eller også at det er fysisk lang avstand til andre departementer. Dette gjør at man ikke møtes så ofte og det er vanskeligere å finne fram. En annen forklaring kan være at respondentene definerer samarbeid ulikt. Om man jobber for andre, er det kanskje ikke sett på som samarbeid, eller om man koordinerer arbeid på tvers (Henholdsvis DSS og FD). 110

199 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Hva kan være årsak til at bygg med åpne løsninger ikke oppleves å legge mer til rette for samarbeid enn bygg hvor cellekontorer er hovedløsningen? Samarbeid har som premiss at personer må ha mulighet til å sette seg sammen fysisk, for å snakke sammen. I noen av de landskapene vi har befart er de ansatte preget av et «stilleregime», med regler for bruk som tilsier at man ikke kan jobbe sammen i landskapet eller ha samtaler i landskapet. Dette utløser behov for å finne et annet egnet sted og at man må forflytte seg, noe som kan oppleves som tungvint. Mangel på tilgjengelige og egnede tilleggsarealer/ multirom er en utfordring i noen departementer. De ansatte rapporterer at manglende eller ustabilt trådløst nettverk i møterom og i sosiale soner gjør at det ikke er hensiktsmessig å bruke disse til samarbeid, fordi man ikke kan koble pc på nett. Hvilke faktorer gjør at noen cellekontorer er bedre egnet for konsentrasjonsarbeid enn andre arbeidsstasjoner/ romtyper? Og hvorfor scorer åpne landskapsløsninger så lavt? Cellekontoret er egnet for konsentrasjonsarbeid fordi man kan lukke en dør og dermed signalisere at man ønsker å være alene, og slipper avbrytelser ved at folk kommer innom. Cellekontoret gir også stor fleksibilitet for den enkelte med hensyn til hvordan man disponerer egen tid til å veksle mellom konsentrasjonsarbeid og annet arbeid. I motsetning til landskap, der ytre påvirkninger utenfor den enkeltes kontroll i større grad setter føringer for når og hvor det er mulig å gjennomføre konsentrasjonsarbeid. Dette oppleves også mindre forutsigbart. Døra vil også skjerme for prat og støy fra gangareal. De cellekontorene som egner seg dårligere er gjerne de som har dårlig lydskjerming Cellekontorer i bruk evaluering i Olje og energidepartementet OED har 158 ansatte, fordelt på 6 avdelinger. Departementet har kontorer i R5, i hele 3. etasje og litt av 2. etasje. Nesten alle ansatte i OED har eget cellekontor, bortsett fra kommunikasjonsavdelingen som sitter samlet i et lite, åpent landskap. De fleste kontorene har en lik standard på innredning og utforming; stort arbeidsbord, gjestestol, hyller og garderobeløsning for ytterklær og dressjakke. Kontorene har vindu mot gate eller atrium og systemvegg i glass mot korridor/vrimleareal. Alle har mange hyllemeter med lagringsplass. Ledere har større kontorer med møteromsbord. Det finnes møterom inne i OEDs arbeidssone og i møteromspoolen som deles med resten av departementene i R5 og som 111

200 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 ligger utenfor departementets egne adgangskontrollerte sone. Resepsjon, kantine, kaffebar og garderobeanlegg er også sentralisert for hele bygget. Bakgrunn for dagens lokaler i R5 Olje- og energidepartementet har i mange år hatt lokaler i R4, hvor de satt i cellekontorer, 2 avdelinger i hver sin etasje. Etter hendelsen flyttet de til midlertidige kontorer i KPMG og i NVE på Majorstuen, der mange satt i åpne kontorareal. Etter ett år ble det ledige lokaler i R5. Her var det cellekontorer, det var både praktisk og ønskelig å beholde disse. Administrasjonsavdelingen var ansvarlig for flytteprosessen til R5. Nå sitter de tre avdelinger i 3. etasje, og en avdeling 2. etasje. Målsettinger og prosess Det ble ikke igangsatt noen større prosess før OED flyttet inn i R5. Det er ikke videre noen uttalte målsettinger for lokalene. På et mer generelt grunnlag kan lederplakaten for departementene fungere som en rettesnor for hva lokalene skal støtte. I tillegg hadde departementet gjort seg noen erfaringer i midlertidige lokaler som de ønsket å videreføre i R5. Lederplakaten sier at lederne i departementene skal legge til rette for attraktive, moderne arbeidsplasser som fremmer samhandling og effektiv oppgavefordeling. Etter et år med åpent landskap i KPMG - og NVE-byggene hadde de gjort seg både positive og negative erfaringer. Noen trivdes i åpne landskap, andre var mindre fornøyd. Mange forteller at den ene etasjen var fornøyd fordi det var mer plass og luftig og at de satt i firerbord som var satt sammen som en stjerne. I den andre etasjen og i NVE satt de trangere og mer på rekker, og her var folk mindre fornøyd. Det er en gjenganger i fortellingene fra tiden i midlertidige lokaler at det var en god sosial sone der, som ble brukt på tvers av alle avdelinger. De som opplevde denne perioden som krevende forteller om en opplevelse av for store landskap med for mange folk. Andre forteller at i etasjen der flest var misfornøyd opplevdes som for stille, og at det var større terskel for å ta en avklaring ved pulten. I etasjen der flere var fornøyd med den åpne løsningen, fortelles det om en annen type innredning der man satt i grupper på fire og at det opplevedes mer variert og man følte seg skjermet. I den «misfornøyde» etasjen var arbeidsstasjonene satt opp etter lesesalsstruktur. Før de flyttet til R5 ble det gjort noen tiltak for å forbedre lokalene, blant annet ble lamellene på alle cellekontor fjernet og byttet ut med glass med foliering for å forbedre lyskvaliteten. Bortsett fra at kommunikasjonsavdelingen ytret ønske om å sitte åpent, var det aldri noen diskusjon i ledelsen om de skulle gjøre om cellekontorene til landskap. De sosiale sonene ble oppgradert sammen med en del møteromfasiliteter, en del hyller og «rot» ble fjernet. Lokaler Olje- og energidepartementet er fordelt i R5s andre og tredje etasje. De aller fleste sitter i tredje etasje, kun en fagavdeling er plassert i andre. Hovedsirkulasjonen mellom etasjene 112

201 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 går via hovedtrappa som deles med resten av departementsfellesskapet. Mellom hovedtrappa og OEDs arbeidssoner er det adgangskontroll og kortleser. Det er etablert en intern bitrapp for å avhjelpe kommunikasjonen mellom enhetene i departementet. Denne trappa fremstår i plassering og utforming som for liten, innelukket og bortgjemt til å integrere de to etasjene på en god måte. R5 er et stort bygningskompleks som i hovedsak utgjøres av et nybygg fra I tillegg er en verneverdig bygård fra forrige århundreskiftet innlemmet i anlegget, Togagården. Dette gir noen sprang i etasjeplanene og utfordringer knyttet til å oppnå trinnfri atkomst alle steder. Nybyggets arkitektur er tidstypisk: Cellekontorer, interiør og skillevegger i finer, glass med finert innramning mellom kontorene og gangarealene og med linoleum gulvbelegg. Kontorene ligger mot ytterfasader og atrier. På grunn av byggets buede form og mange runde atrier, varierer bredden på korridorene/midtsonen. I de mest luftige områdene er det satt ut lukkede frittstående møteromsbokser eller møblert for sosiale soner med polstrede møbler, ståbord eller møtebord. Oppholdsmøblene har varierende utforming og størrelsene på disse sosiale sonene er tilpasset størrelsen på restarealet. Noen steder er det bare et par stoler i en liten utstikker i korridoren. Det er også noen møterom langs fasaden innimellom cellekontorene og toaletter og minikjøkken spredt ut i arbeidssonen. Hver etasje i R5 er stor og har store avstander. Planløsningen er krevende å orientere seg i av flere grunner. Så å si all fasade er bundet opp av cellekontorene. Det er få siktlinjer ut og begrenset med underdeling eller referansepunkter inne. R5 har store arealer per etasje og en bygningsform med sirkulære atrier og buet hovedfasade. Det hele flyter snarere sammen som en sone enn å fremstå som sammensatt av ulike identifiserbare deler. At bygget til dels er labyrintisk gjør også at noen plasseringer kan synes bortgjemt, mens andre ligger i områder med mye mer trafikk. Det er også stor forskjell på avstand til kollegaer og fasiliteter etter hvor man er plassert. Atriene varierer noe i størrelse. OED er i lave etasjer. Dagslystilfanget er betydelig større i kontorene mot ytterfasadene enn mot atriene. Bygget er ikke sonedelt innenfor kontorsoner. Møterom, sosiale soner, minikjøkken og toaletter er spredt ut i planet. Fra kommunikasjonsarealene har man kun indirekte innslipp av dagslys og begrenset siktlinjer ut. Mangel på dagslys inn i gangsonene får departementslokalene til OED til å fremstå mørke og innadvendte å bevege seg i. Kommunikasjonsenheten har avvikende kontorløsning fra resten av departementet. De sitter i et åpent landskap. De disponerer ett stillerom, ett lite møterom og et stort møterom rett ved. Det store møterommet deles med resten av departementet. Fysiske omgivelser/utforming De ansatte har delte meninger om hvordan lokalene støtter aktivitetene. Mange er fornøyd med cellekontor fordi det støtter hyppige skifter i oppgaver - et kontor å komme tilbake til der alt ligger klart og en kan samle seg om oppgaven igjen er bra. Andre opplever at lokalene og cellekontorene ikke støtter mulighet for samhandling og koordinering. 113

202 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Kontorene oppleves som mørke og uoversiktlige. I spørreundersøkelsen er det tydelig at de svarer lavere enn gjennomsnittet på det fysiske arbeidsmiljøet, ingen av de sosiale sonene har dagslys og mange kontorer har lite dagslys. De fleste i OED mener lokalene er godt tilrettelagt for dagens arbeid. Når det gjelder teknologi og digitale verktøy har alle ansatte bærbar pc og tendensen er at de er fornøyd med utstyret. Selv om mange er fornøyde er det også flere tilbakemeldinger på at lokalene kunne vært bedre tilrettelagt, særlig med tanke på samhandling, effektiv oppgavefordeling og kunnskapsdeling. I tillegg er det lav tilfredshet med lysforhold. Evalueringen synliggjør til dels stor variasjon i opplevelse av kvaliteten på arbeidsplassene, knyttet til plassering i etasjen. Lys og nærhet til kollegaer er to sentrale faktorer for tilfredshet. Plasseringen i planløsningen gir kvalitative forskjeller på kontorene. Hver etasje i R5 er stor og har store avstander. Det blir derfor forskjell på avstand til kollegaer og fasiliteter etter hvor man er plassert. Dette gjør samhandling og kunnskapsdeling utfordrende. OED har lokaler i lave etasjer. Dagslystilfanget er derfor betydelig større i kontorene mot ytterfasadene enn mot atriene. I tillegg bærer planløsningen preg av en innplassering av flest mulig cellekontorer ved at det knapt er direkte dagslys til andre arealer enn cellekontorer. Mangel på dagslys inn i gangsonene får derfor departementslokalene til å fremstå som mørke og innadvendte. Flere av kaffemaskinene og «vannhullene» ligger tett på toaletter og gangareal slik at muligheten for å ta en uformell prat der er begrenset og lite innbydende. Bruksmønster og regler Lokalene i R5 brukes etter prinsipp om at alle har en fast kontorplass, dørene står ofte åpne og plasseringen i bygget er etter avdelinger og seksjoner. Sosiale soner brukes gjerne av den avdelingen eller seksjonen som sitter nærmest. Det er ikke steder i lokalene i dag der folk naturlig møtes eller samles på tvers. I mange sammenhenger trekkes erfaringene fra når departementet satt i midlertidige lokaler frem. Et tydelig savn av bruksmønster fra den tiden er en felles sosial sone og mer samhandling og åpenhet mellom seksjoner og avdelinger innad i departementet. Dagens lokaler brukes stort sett slik de er tenkt brukt, bortsett fra at det er en del sosiale soner som er lite i bruk og at de som er i bruk, brukes seksjonsvis. Det at noen av cellekontorene ligger på lange rekker, gjør at de som sitter i ytterkantene får stor avstand til sosiale knutepunkt og til kollegaer. Evalueringen synliggjør at det oppleves som at lokalene i R5 gir mindre rom for samhandling på tvers enn de midlertidige lokalene. Det er også stort spenn mellom de ansatte på hvordan de bruker og håndterer ny teknologi og digitale verktøy. Hovedutfordringene kan oppsummeres slik: 114

203 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Det er mange sosiale soner, og disse brukes seksjon/gruppevis. Det er ingen deler av lokalene som brukes som treffpunkt på tvers innad i departementet. Beskrives som «silo». Store avstander og lite mobilitet. Det er ikke kultur for å sette seg sammen eller nærmere hverandre avhengig av hvem og hvor mange som er i lokalene. Noen opplever at de er for langt unna hverandre, og for langt unna «der det skjer». Avklaring og samhandling i dørkarmen, også en del fagprat og sosialt i sosial sone. Noen opplever dette forstyrrende; sett sammen med mail og telefon synliggjør dette at også de som sitter i cellekontor ofte føler behov for mer skjerming når de skal arbeide med oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Når det kommer til bruk av digital programvare og lagring, er det et stort spenn i hvor digitale de ansatte er: Fra de som nesten utelukkende bruker pc, til de som bruker fysiske dokumenter og papirer hver dag. Det er variasjon i kunnskap og bruk av digitale samhandlingsverktøy, arkiv og lagring. Skype/Lync, videosamtaler og direktemeldinger er heller ikke veldig utbredt, men dette varierer ut fra oppgave og rolle, noen nevner alder, men også preferanser og personlig stil på utføring av arbeidet. I en videre pilot blir det viktig å ta høyde for en gjennomgang av behovene i organisasjonen. En gjennomgang og oppfriskning av programvarer og programmer kan bidra til lettere overgang og riktigere bruk av digitale arbeidsverktøy Bruk av åpne kontorløsninger evaluering i Nærings og fiskeridepartementet NFD sine lokaler i Kongens gate 8 har tidsmessige og gjennomtenkte løsninger, innenfor relativt utfordrende bygningsmessige rammer. Tilbakemeldingene fra brukerne tyder på at det er stor variasjon i hvordan de ansatte opplever lokalene. Noen er godt fornøyd med rammebetingelsene for sitt arbeid, andre er mindre tilfreds. Målene for løsningen var at lokalene skal være permanente, moderne kontorlokaler som gir et positivt bidrag til identitet og omdømme, trivsel, god kunnskapsdeling og representativitet. I tillegg skal lokalene legge til rette for gjennomføring av departementets arbeidsoppgaver, mobilitet, moderne arbeidsformer, god samhandling på tvers av avdelinger og seksjoner, utvikling og endring. Dette er til dels oppnådd, i hvert fall for noen av enhetene og en del av medarbeiderne. Evalueringen viser at det fortsatt kan gjøres justeringer, for eksempel med skjerming mellom sosiale soner, arbeidssoner og gangareal tett på arbeidsplasser. Samtidig kan diskusjon av regelbruk og noe kompetanseheving bidra til at lokalene fungerer etter formålet. Det er noen utfordringer knyttet til bygget. Det er opprinnelig to bygninger med ulikheter i etasjehøyder og bygningsstruktur. Dette har lagt en del føringer for arbeidsplassutformingen. Høydesprangene mellom etasjene i de ulike bygningene har medført omstendelig og omfattende løsning for trapp og heis, og umuliggjort et enkelt og intuitivt sirkulasjonsmønster. Dette igjen vanskeliggjør orientering, gir tungvinte 115

204 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 bevegelsesmønstre og store avstander mellom ulike avdelinger og fasiliteter, som kantine og møteromsenteret. Bygget har et stort omfang av dører med adgangskontroll. Disse dørene er til dels tunge og støyende og en må forsere en eller flere for å komme seg fra arbeidssonen til eksempelvis toaletter, kantine, andre avdelinger. I noen grad er det også utenfor disse dørene ansatte går for å ta telefoner. Byggene har også mange områder med store avstander til fasade, og dermed mye arealer uten godt dagslys. Som en konsekvens av dette har få arealer bortsett fra arbeidsplasssonene tilgang til dagslys. Gangsonene i NFD er mange og til dels lange, og er stort sett uten dagslys. Til kontrast vil en ofte i kontorbygg, hvor en velger åpen løsning for arbeidsplassene, gjennom dette valget kunne tilgodese også andre funksjoner med dagslys. Lokalenes utforming Sett i lys av målsetningene om å etablere permanente, moderne kontorlokaler som gir et positivt bidrag til identitet og omdømme, trivsel, god kunnskapsdeling og representativitet, har NFD fått til mye bra, men de hemmes også på mange måter av et bygg som er vanskelig og som ikke lett lar seg gjøre noe med. I tillegg er det gjort noen dårlige valg med tanke på plassering av prosjektrom. Selv om en del er fornøyde, er det også flere tilbakemeldinger på at lokalene kunne vært bedre tilrettelagt, særlig med tanke samhandling og rom for konsentrasjon. Evalueringen synliggjør til dels stor variasjon i opplevelse av kvaliteten på arbeidsplassene, knyttet til plass mellom arbeidsstasjoner og til støy. Ansatte er tidvis mer positive enn ledelsen. Noen opplever mye visuell og auditiv støy, andre synes fordelen med åpenheten og kunnskapsdeling i denne løsningen veier opp for støy og åpenhet. Bygget har et stort omfang av dører med adgangskontroll. Disse dørene er til dels tunge og støyende og en må forsere en eller flere for å komme seg fra arbeidssonen til eksempelvis toaletter, kantine, andre avdelinger. I noen grad er det også utenfor disse dørene ansatte går for å telefonere. Dette oppleves som sterkt begrensende for samarbeid på tvers og innad i departementet. Lokalene oppleves som dårlig tilrettelagt for samarbeid med andre avdelinger. Lite hensiktsmessig plassering av prosjektbordet (som ligger åpent i sosial sone) Mangel på arbeidsstasjoner for dyp, individuelt konsentrasjon. Bruk av lokalene Alle har fast plass i dagens lokaler. Plassering er delt inn etter avdelinger og seksjoner. Møterom og multirom som ligger i fløyen til avdelingen brukes av alle som har nærliggende arbeidsplass der. Det er ikke praksis å booke seg et rom, eller sette seg på et multirom en hel dag å jobbe der. I Fiskeri- og havbruksavdelingen har de en lesesal som er tilgjengelig. Denne brukes gjerne i litt lengre perioder. Det er vanlig praksis å søke til møterommene tett på egen arbeidsplass, bortsett fra for større møter eller møter med eksterne. Disse legges til husets felles møtesone utenfor arbeidssonen. 116

205 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Med økt samhandling, melder utfordringen seg om mulighet for skjerming og individuelt fokusarbeid. Hos NFD er det i dag ikke vanlig praksis å bruke stillerom eller multirom for individuelt konsentrasjonsarbeid. De brukes gjerne til samtaler, telefon eller ansikt til ansikt. De aller fleste melder om den typiske utfordringen å balansere mellom å være tilgjengelig for kollegaer og få med seg diskusjonene, og ha mulighet til å trekke seg tilbake for å jobbe i fred og individuelt. I dag ser det ut til at reglene for bruk av rommene og regler i landskapene kan bidra til å forbedre lav grad av kontroll. I tillegg meldes det også om at rommene er en knapp resurs, og at hvis de skulle brukt multirom som stillerom for en person ville det blitt for lite plass. Registreringene i NFD viser på sin side at bruken av multirommene på ingen måte er presset på kapasitet, og at det i så fall er de «uskrevne» reglene for bruken av de som styrer folk mot å ikke benytte multirom som alternativer for å arbeide med individuelle oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Ansatte kan oppleve lav grad av kontroll over eget arbeidsmiljø når de: Sitter på arbeidsstasjoner med mye trafikk forbi arbeidsplassene eller nær støykilder Opplever at det ikke er akseptert praksis å benytte stillerom eller multirom over en lengre periode for å arbeide alene og i dyp konsentrasjon. Ikke har tilgjengelig rom som gir de mulighet for individuelt konsentrasjonsarbeid Samarbeid og skjerming Befaringene og evalueringene bekrefter og nyanserer de to viktige driverne vi så fra spørreundersøkelsen: Tilrettelegging for samarbeid, og tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid. Både behovet for og arten av tilrettelegging varierer fra kontorlokale til kontorlokale. De fleste utrykker behov for både gode sosiale områder for uformelt samarbeid, og gode møte- og multirom for mer eller mindre planlagte møter. De utrykker også tilrettelegging og kompetanse til å bruke digitale løsninger for samarbeid. De som sitter i åpne løsninger trenger skjerming for å kunne konsentrere seg. Dette kan være fysisk skjerming (f.eks. mot sosiale områder eller gangsoner), atferdsmessig skjerming gjennom bruksregler, eller kompetanse og praksisendringer når det gjelder å ta i bruk de multirommene og lesesalene som faktisks finnes. De som sitter i lukkede løsninger trenger også skjerming; fysisk mot korridor- og døråpningsprat, teknologisk mot telefon og mail, og i kompetanse og praksis for å ta i bruk eksisterende løsninger. Behov for samarbeid og skjerming varierer med arbeidsform, individuelle preferanser og kontorform. Tilrettelegging kan skje fysisk, teknologisk, og gjennom praksis, regler/normer og kompetanse. Siden det mest typiske ved arbeidsformene i departementene er variasjon, vil også behov og tilrettelegging for samarbeid og skjerming variere. 117

206 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 118

207 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5 BRUKSMØNSTRE I forbindelse med utarbeiding av Rom- og funksjonsprogram for Nytt regjeringskvartal er det registrert bruk av arbeidsplassrelaterte areal i dagens departementer. Registrering av bruk er beskrevet som aktivitet i «Aktivitetsplan for Brukerinvolvering Nytt regjeringskvartal rom- og funksjonsprogram». Registreringen er gjennomført for å forstå hvordan bruken av arbeidsplasser i departementene er i dag. Dette gjelder arbeidsstasjoner, multirom, møteplasser i cellekontor, møterom og sosiale soner. Det er undersøkt hvor mange som er tilstede i lokalene, og hvor mange arbeidsstasjoner som er i bruk samtidig. Registrering gir et datagrunnlag som strekker seg ut over egenrapportering, og som fungerer som tilleggsopplysning til denne. Resultatene fra registreringen er brukt som ett av flere underlag i programmering av arbeidsplassrelatert areal i rom- og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal. Det er gjennomført en registrering av bruk av eksisterende arbeidsplassrelaterte areal i departementene. I denne sammenheng er det arbeidsplassrelaterte arealet definert som de primære arbeidsstasjonene til ansatte, samt sosiale soner, støttefunksjoner, og møterom i tett tilknytning til arbeidsstasjonene. Det er gjennomført registreringer i enkelte avdelinger i enkelte departement (JD, KD, NFD). I OED er det registrert bruk i hele departementet. Det er registrert bruk i areal med cellekontor (JD og OED) og areal med åpne plasser (NFD og KD). Det er også gjennomført registrering i en etasje i DSS. Registreringene som er gjennomført i departementene viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 55 %. Tilstedeværelse innebærer her å være ved arbeidsstasjonene, i sosiale soner, støttefunksjoner, og i møterom i tett tilknytning til arbeidsstasjonene. Antall mennesker tilstede i de registrerte arealene er satt opp mot hvor mange ansatte som har arbeidsstasjon i det aktuelle området. Det er imidlertid relativt stor variasjon mellom de ulike departementene som er registrert. Det er også relativt stor variasjon mellom enkelte enheter. Ser vi på bruken av arbeidsstasjoner er gjennomsnittlig bruk av arbeidsstasjoner 36%. Det betyr at det i gjennomsnitt er 64% av arbeidsstasjonene i de registrerte arealene som står tomme. Maks registrert arbeidsstasjoner i bruk samtidig er 77%. 119

208 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5.1 Metode, utvalg og gjennomføring Gjennom å registrere bruk av arbeidsstasjoner og møteplasser over et bestemt tidsrom, får man et bilde av dagens bruk av tilgjengelige arealer. Metoden baserer seg på systematisk registrering av tilstedeværelse av definerte områder, og får fram eventuell variasjon av bruken mellom ulike tidspunkt og mellom enheter. Registreringene kan ikke knyttes til personopplysninger Metode og utvalg Statsbygg har samarbeidet med departementene om registreringene. Fire departementer har vært involvert, totalt 428 arbeidsstasjoner og tilhørende areal er registrert. I tabell 1 under ser du omfanget av registreringer i de ulike enhetene. I tillegg er det gjort registreringer av ca. 100 arbeidsstasjoner i DSS. Departementslokalene som er registrert ble valgt ut på bakgrunn av tre hovedkriterier. Utvalget ble bestemt gjennom vurderinger i prosjektets fokusgruppe 1. Kriterier for utvalg av enheter for registrering var: Gjennomføring i både cellekontor og åpne kontorløsninger. Helst en avgrenset avdeling med de arealene de bruker til vanlig. (Arbeidsstasjoner, møterom, multirom og sosiale soner). Til sammen ca. 100 ansatte (eller mer) per registreringsenhet. Det ble søkt å møte ovenstående kriterier. I tillegg kom pragmatiske hensyn, som at departementet og avdelingen måtte tillate registrering, og at registrering var en forutsetning for annen testing og evaluering av arbeidsformer. Følgende departement var med i registreringene: Justis- og beredskapsdepartementet 1 hel avdeling, samt deler av 2 avdelinger som deler en fløy i lokalet. Avdelingene har cellekontorer. Disse ble registrert med tilhørende møterom. Møteplass på cellekontor ble registrert som multirom Olje- og energidepartementet Hele departementet. Departementet har cellekontorer. Disse ble registrert med tilhørende møterom. Møteplass på cellekontor ble registrert som multirom Kunnskapsdepartementet 2 avdelinger. Avdelingene har åpne kontorlandskap. Disse ble registrert med tilhørende multirom og prosjektrom, felles møteromsone Nærings- og fiskeridepartementet 2 avdelinger. Avdelingene har åpne kontorlandskap. Disse ble registrert med tilhørende multirom og møterom i tillegg til felles møteromsone 120

209 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Departementenes sikkerhets og serviceorganisasjon 1 hel etasje, 4 avdelinger. Disse har en blanding av åpne arbeidsstasjoner og cellekontor. DSS ble registrert med tilhørende multirom og møterom Gjennomføring Registreringene er gjennomført i en periode på to uker, med fire tellinger hver dag, Ca. kl , 11.15, og Tellingene ble gjennomført manuelt, deretter ble data plottet inn digitalt og benyttet for analyser og fremstilling av resultat. Mer detaljer rundt gjennomføringen for hvert departement kan sees i tabellene under. Registreringsperioden er av de registrerte karakterisert som en normalarbeidsuke. Resultatene Resultatene fra registrering er delt i tre. Tilstedeværelse i arbeidsrelatert areal. Bruk av arbeidsstasjoner i arbeidsplassrelatert areal Bruk av multirom og møterom. For tilstedeværelse og bruk av arbeidsstasjoner er resultatene er beskrevet med utgangspunkt i tilgjengelige arbeidsstasjoner. Antall arbeidsstasjoner i et registrert areal tilsvarer 100 %. På bakgrunn av dette beskrives % tilstedeværelse i arbeidsplassrelatert areal og % bruk av arbeidsstasjoner. I registreringen er det tatt utgangspunkt i antall arbeidsstasjoner som er «bebodd» av en ansatt. Arbeidsstasjoner som ikke er tildelt noen er ikke medregnet. Fra registreringer i møterom og multirom er det fremstilt enklere resultater. Disse er kun beskrevet for det totalt antall registrerte rom, ikke for enkeltdepartement. Dette viser tendensen i typer samhandling og indikerer behov for møterom og multirom. Registreringene ble gjennomført våren 2016 av Statsbygg og av ansatte i departementene. Datamaterialet fra alle departement presenteres først, deretter hvert enkelt departement. Datamaterialet blir både beskrevet og illustrert ved hjelp av figurer. Tilstedeværelse Viser antall personer som er registrert i et arbeidsplassrelatert areal. Arbeidsplassrelatert areal innebærer her arbeidsstasjoner, multirom, møteplasser i cellekontor, samt møterom og sosiale soner. Fordi det kan være flere mennesker i et arbeidsrelatert areal enn de som har fast plass der, kan % tilstedeværelse bli mer enn 100 %. Tilstedeværelse viser en tendens på hvilke areal som er i bruk, og hvor mye disse er i bruk. Bruk av arbeidsstasjoner Viser antall personer som er registrert sittende ved en arbeidsstasjon på registreringstidspunktene. Dette viser tendenser og trender i bruksmønster av arbeidsstasjoner. 121

210 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Variasjon i tid Variasjonen over tid viser hvordan tilstedeværelse i lokalene varierer. Dette gir en mulighet for å kontrollere hvorvidt det er store variasjoner over tid i tilstedeværelse. Utfordringer med registreringene Det er registrert areal i flere departement, og i flere ulike typer areal for kontorarbeid. Ulike varianter av åpne landskap og cellekontor er inkludert. For å sammenligne tall på tvers av de ulike typene areal er det nødvendig å ha tydelige kategorier for registrering. Registreringene som er gjennomført i departementene må leses på bakgrunn av disse kategoriene. Kategoriene har betydning for hvordan resultatene kan brukes og sammenlignes. De viktigste utfordringene for analysen av registreringene handler om variasjon i typer av registrert areal. For å møte denne utfordringen har vi etablert en standard for beskrivelse av sammenheng mellom antall arbeidsstasjoner og antall ansatte, og en kategorisering av registrert areal som kan gå på tvers av de ulike typene areal for kontorarbeid. Vi har valgt å gjøre dette slik at vi både kan sammenligne tilstedeværelse i ulike typer areal og % av arbeidsstasjoner i bruk. Inndeling av områder for registrering er gjort ut fra flere forhold. I hovedsak ble det tatt utgangspunkt i en organisatorisk enhet. Denne eller de enhetene ble så grunnlaget for arealet som skulle registreres. I visse tilfeller har lokalene gitt føringene på hvilke deler som registreres. I gjennomføring av registreringene ser vi at det er flere forhold som gjør at resultatene må sammenlignes med varsomhet: Det er ulike måter å definere rom i departementene. For å kunne gjennomføre en god sammenligning på bruk av rom har vi etablert definisjoner som gir mulighet for sammenligning internt i ulike typer arbeidsstasjoner (for eksempel celle versus celle eller åpent versus åpent), og mellom ulike typer arbeidsstasjoner (for eksempel celle versus åpent landskap). Se definisjoner i Feil! Fant ikke referansekilden.. I de registrerte arealene er det ulik sammensetning av arbeidsstasjoner og tilleggsareal. For eksempel har KD få eller ingen middels store møterom i direkte tilknytning til arbeidssonen og derfor er dette ikke registrert. I OED er hele departementet og derfor all møterombruk i egne areal registrert. Vi kan anta at den registrerte tilstedeværelsen i KD og OED er noe skjev i forhold til hverandre. Overnevnte forhold tilsier at det blir feil å direkte sammenligne resultatene fra hvert departement. Samlet utgjør registreringen likevel et bredt bilde av bruk. Hvert registrerte areal gir opplysninger om bruk i de aktuelle departement og avdelinger. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på ulikheter i areal og være forsiktig med direkte sammenligning mellom departement. I forhold til programmering av areal er det konsekvent foretatt og brukt konservative analyser av tilstedeværelse. 122

211 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Sykefravær og permisjoner. I registreringene har vi har tatt med alle arbeidsstasjoner som er noens plass. Det betyr i praksis at arbeidsstasjoner som har eiendeler eller som er «bebodd» av noen er med i registreringene, selv om de som «bor» der er i en lengre permisjon. Kontorer eller arbeidspulter som står helt tomme er tatt ut av materialet. Denne inndelingen er begrunnet med at i en organisasjon vil det alltid være ansatte som er i permisjon eller i en sykemelding, og som derfor inngår i lokalenes bruk. 123

212 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Kategorier for registrering Utgangspunkt for registreringene var antall arbeidsstasjoner i definerte lokaler og tilhørende støttefunksjoner. Antall faste arbeidsstasjoner i et areal definerer 100 %. I gjennomføringen av tellingene er det etablert 9 ulike romkategorier som registrering ble gjennomført i. KATEGORI TYPE BESKRIVELSE ARBEIDSSTASJONER I CELLEKONTOR Inkluderer alle arbeidsstasjoner i cellekontor som noen har fast plass ved. Cellekontor som står helt tomme og er «ubebodd» er ikke tatt med i totalen av arbeidsstasjoner og utelatt fra registreringen. Registrering er gjennomført ved å registrere bruk av arbeidsstasjoner. ARBEIDSSTASJONER ARBEIDSSTASJON I ÅPENT KONTORLANDSKAP Inkluderer arbeidsstasjoner i åpent landskap som noen har fast plass ved. tilhørighet til. Arbeidsstasjonerstasjoner som står helt tomme og er «ubebodd» er ikke tatt med i totalen av arbeidsstasjoner og utelatt fra registreringen. Registrering er gjennomført ved å registrere bruk av arbeidsstasjoner. MULTIROM MULTIROM I CELLEKONTOR MULTIROM Inkluderer møtebord inne på cellekontor som ikke kan bookes men brukes fleksibelt. Tilstedeværelse er registrert ved antall personer i rommet Inkluderer rom som ikke kan bookes men brukes fleksibelt. Tilstedeværelse er registrert ved antall personer i rommet SOSIALE SONER Inkluderer alle sosiale soner. Gjerne sofaer og/eller stå-bord. Registreringene er gjennomført ved å telle antall personer tilstede i sonen. MØTEROM Inkluderer møterom som kan bookes. Her registreres antall personer i rommet. LESESAL PROSJEKTROM SPESIALROM I BEVEGELSE ØVRIGE PERSONER I ARBEIDSSONE Inkluderer rom som er åpne for fleksibel bruk for alle. Det er bare i NFD at et slikt rom er registrert. Her registreres antall personer i rommet. Prosjektrom er et rom som kan bookes for lengre perioder av ganger for et bestemt prosjekt. Det er bare i KD at et slikt rom er registrert. Her registreres antall personer i rommet. Det er flere varianter av spesialrom som ikke er systematisk med i registreringene. Det er for eksempel hvilerom, lagerrom og sikre rom. Hvis mulig gjøres det rede for observert bruk og funksjon under avsnittene for hver departement. Inkluderer personer i samhandling med andre inne eller i dørkarm på cellekontor, på vei i gangareal, printerrom eller andre steder i arealene som ikke dekkes av de øvrige kategoriene. Hvis det er observert samhandling mellom to personer på et vanlig cellekontor regnes personen i cellekontorer som på sitt kontor og registreres som «arbeidsstasjoner i cellekontor i bruk» og personen som han samhandler med går inn i kategorien øvrige personer i arbeidssone. Tabell 1 Kategorier for registrering 124

213 5.1.4 Grunnlagsdata Grunnlagsdata er informasjon om arealene som er registrert. Arbeidsplassrelatert areal er utgangpunktet, dette betyr areal der arbeidsplassene er lokalisert og nærliggende møterom, multirom og sosiale soner samt toaletter og garderobe. Arbeidsplassområdene varierer med hensyn til omfang av møterom og andre tilleggsareal. DEPARTEMENT AVDELINGER GJENNOMFØRT LØSNING ARBEIDSSTASJONER MULTIROM MØTEROM SOSIALE SONER MERKNADER BEBODD UBEBODD ROM PLASSER ROM PLASSER ROM PLASSER Justis og beredskapsdepartementet Gullhaugtorg 4A, plan 1 og 2 Lovavdelingen Innvandring/ Internasjonalavdeling Uke 3 og Enkelte dager uke 5 og 6. Gjennomført av JD Cellekontor, multirom i cellekontor på lederkontor Ca av møterommene kan også brukes av ansatte fra andre avdelinger enn de som ble registrert. Olje - og energidepartementet Alle avdelinger Akersgata 59, (R5) plan 2 og 3 Uke 6 og Gjennomført av Statsbygg Cellekontor, multirom i cellekontor på lederkontor Ca. 152 Hvilerom, lager, sikret møterom. Kunnskapsdepartementet. Kirkegata 18, plan 2 og 3, Opplærings-avdelingen Barnehageavdelingen Onsdag uke 6 til onsdag uke 8 Åpne kontorlandskap 2016, gjennomført Ca. 50 av Statsbygg Prosjekt-rom, 6 plasser. Ingen større møterom med i registreringen da de ligger i felles sone. Nærings - og fiskeridepartementet Kongens gate 8, plan 2 og7 Eierskapsavdeling Fiskeri og havbruksavdelingen Uke 9 og , gjennomført av Statsbygg og NFD Åpne kontorlandskap Ca. 30 Lesesal, 4 plasser Departementenes sikkerhetog serviceorganisasjon Akersgata 64, plan 3 Administrasjon Gjennomført av DSS Åpne kontorlandskap. Noen cellekontor Ca. 30 Tabell 2 Grunnlagsdata 125

214 5.2 Alle departementene Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 I registreringene er det til sammen regnet med 428 arbeidsstasjoner. Resultatene er en sammenstilling av data fra alle registreringer. Tellingene fra Departementenes sikkerhets - og serviceorganisasjon er ikke med i disse resultatene. Tilstedeværelse Registreringene som er gjennomført i departementene viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 55 %. Dette er en samtidig tilstedeværelse på tvers av alle registreringskategoriene. 55 % av de som har arbeidsstasjon i et arbeidsområde befinner seg enten på arbeidsstasjonen, eller i tilhørende møterom, multirom, sosiale soner og støttefunksjoner Registreringen viser kun at de ansatte befinner seg et annet sted enn de nærliggende kontorarealene. Vi antar at disse er i møteromsenter, møterom utenfor kontorarealene, på reise, hos annen avdeling, utenfor huset hos andre deler av organisasjonen, i kantina, i permisjon, osv. Uavhengig av hvor de befinner seg, gir dette resultatet et inntrykk av relativ lav tilstedeværelse i lokalene, og noe lavere enn det selvrapporterte tallet fra spørreundersøkelsen. Tilstedeværelse i lokalene er de samlede tallene for arbeidsstasjoner i bruk og tilstedeværelse i øvrige møterom, sosiale soner, multirom etc. Ser vi på disse to kategoriene viser tallene at 36% befinner seg på arbeidsstasjon og 19% befinner seg i de nære møterom, sosial soner, multirom etc. Maksimum og minimum registrert i enkelte enheter Det er relativt stor variasjon mellom de ulike departementene som er registrert. Ser vi på de enkelte enhetene som er registrert er det absolutte høyeste tilstedeværelse registrert på ett enkelt målepunkt 107 %, årsaken til at det er mer enn 100% er at det er registrert folk fra andre avdelinger ventende utenfor et møterom. Det ble her registrert folk som ikke tilhørte den registrerte avdelingen. På samme registrering var 25 av 40 arbeidsstasjoner i bruk i denne avdelingen. Den absolutt laveste tilstedeværelsen registrert på ett enkelt målepunkt var 0 %. 0 % tilstedeværelse er registrert i flere avdelinger. 126

215 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 127

216 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5.3 Justis og beredskapsdepartementet I Justis og beredskapsdepartementet ble to avdelinger registrert. De registrerte arealene er cellekontorer fordelt på to plan på Gullhaug torg i Nydalen. Ledere har cellekontor med møteromfasiliteter. Det er rikelig med plass i de sosiale sonene, og det er til sammen 5 møterom. Registreringene er gjennomført av ansatte i JD. I registreringene er det medregnet 93 arbeidsstasjoner i cellekontor. Tilstedeværelse Registreringene som er gjennomført i JD viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 61%. Dette inkluderer alle registreringskategoriene. Tilstedeværelse i lokalene er de samlede tallene for arbeidsstasjoner i bruk og tilstedeværelse i øvrige møterom, sosiale soner, multirom, gangareal etc. Dette resultatet gir et inntrykk av relativ høy tilstedeværelse i lokalene, og nært opp til det selvrapporterte tallet fra spørreundersøkelsen. Fordeling i lokalene Registreringsdataene ble i analysen delt i to hovedkategorier. Ansatte på arbeidsstasjoner og ansatte i øvrige rom; møterom, sosiale soner, multirom, gangareal. I gjennomsnitt befinner 49 % seg ved arbeidsstasjon og 12 % i øvrige rom. Det er noe variasjon mellom de enhetene som er registrert. De høyeste enkeltmålingene som er registreringene både for bruk av arbeidsstasjoner og tilstedeværelse i en enkeltenhet er i JD. Disse vises under resultatene fra enkeltmålinger. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 84 % til minimum 44% hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter Arbeidsstasjoner Gjennomsnittlig registrert bruk av arbeidsstasjoner er 49%. I gjennomsnitt står 51% av tilgjengelige arbeidsstasjoner ledige. Maks - og minimumsbruk av arbeidsstasjoner for dette registreringsområdet sett samlet spenner fra et maksimum på 70% til et minimum på 36 %. Variasjon over tid Vi ser at det er et relativt jevnt mønster i tilstedeværelsen, med en tendens mot høyere tilstedeværelse mot ettermiddagen ca. annenhver dag, foruten fredag. Registrerte areal Gullhaug Torg Plan 1: Lovavdelingen 40 arbeidsstasjoner 5 multirom i cellekontor 2 Møterom 3 sosiale soner Plan 2: Innvandringsavdelingen og internasjonal avdeling 56 arbeidsstasjoner 12 multirom i cellekontor 3 møterom 3 sosiale soner, 128

217 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 129

218 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5.4 Olje og energidepartementet I Olje og energidepartementet ble det gjennomført registreringer i hele departementet foruten statsrådseksjonen. Departementet sitter i cellekontorer fordelt på to plan i R5. Kommunikasjonsavdelingen sitter i åpent landskap. De fleste ledere har cellekontor med møteromsfasiliteter. Det er rikelig med sosiale soner. Registreringene er gjennomført av Statsbygg. I registreringene er det medregnet 158 arbeidsstasjoner i cellekontor. Tilstedeværelse Registreringene som er gjennomført i OED viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 62 %. Dette inkluderer alle registreringskategoriene. Uavhengig av hvor de befinner seg, gir dette resultatet et inntrykk av relativt høy tilstedeværelse i lokalene, og nært opp til det selvrapporterte tallet fra spørreundersøkelsen. Fordeling i lokalene Registreringsdataene ble i analysen delt i to hovedkategorier. Ansatte på arbeidsstasjoner og ansatte i øvrige rom; møterom, sosiale soner, multirom, gangareal. I gjennomsnitt befinner 38% seg ved arbeidsstasjon og 24% i øvrige rom. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 72 % til minimum 41% hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter. Arbeidsstasjoner Gjennomsnittlig registrert bruk av arbeidsstasjoner på tvers av alle måletidspunkt er 38%. I gjennomsnitt står 62% av tilgjengelige arbeidsstasjoner ledige. Variasjon i bruk av arbeidsstasjoner på ett enkelt måletidspunkt spenner fra et maksimum på 51% til et minimum på 17 %. Dette er hele den registrerte sonen under ett. Dette betyr at det i en enkelt enheter kan være registrert høyere og lavere bruk enn dette. Variasjon over tid Vi ser at det er et relativt jevnt mønster i tilstedeværelsen. Vi ser at ca. halvparten forlater arbeidsstasjonene regelmessig for lunsj rundt Registrerte areal R5 Plan 2 Energi- og vannressursavdelingen 50 arbeidsstasjoner 6 multirom i cellekontor 5 møterom 5 sosiale soner (1 hvilerom) Plan 3, Enhet for internasjonal koordinering og Avdeling for klima, industri og teknologi, Kommunikasjonsenheten, Olje- og gassavdelingen, Økonomi- og administrasjonsavdelingen 108 arbeidsstasjoner 20 multirom i cellekontor 5 møterom 10 sosiale soner 130

219 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 131

220 5.5 Kunnskapsdepartementet Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 I Kunnskapsdepartementet ble det gjennomført registreringer i to avdelinger. De har i hovedsak åpne arbeidsstasjoner, og avdelingene som er registrert sitter på to plan i Kirkegata 18. Registreringene er gjennomført av ansatte i departementet. I registreringene er det medregnet 93 arbeidsstasjoner i åpent kontorlandskap. Tilstedeværelse Registreringene som er gjennomført i KD viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 43%. Dette inkluderer alle registreringskategoriene. Dette er relativ lav tilstedeværelse i lokalene. Det er lavere enn selvrapportert tilstedeværelse i spørreundersøkelsen. I KD ligger møterommene til over 6 personer utenfor registrert areal. Det ligger som en delt sone mellom og utenfor det som er helt tett på arbeidsstasjonene. Avstandene er ikke lange, men de brukes som en delt møtesone for flere avdelinger. I tillegg har de en type felles møtesone nede i kantinen med møterom som kan bookes. Utenfor disse er det tilgjengelig både stå-bord og runde lave, og vanlig bordhøyde. Dette gir noe forklaring på den relativt lave tilstedeværelsen. Fordeling i lokalene Registreringsdataene ble i analysen delt i to hovedkategorier. Ansatte på arbeidsstasjoner og ansatte i øvrige rom; møterom, sosiale soner, multirom, gangareal. I gjennomsnitt befinner 27% av de med tilhørighet til lokalet seg ved en arbeidsstasjon og 16% i øvrige rom. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 62 % til minimum 26% hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter. Arbeidsstasjoner Gjennomsnittlig registrert bruk av arbeidsstasjoner på tvers av alle måletidspunkt er 27%. I gjennomsnitt står 73% av tilgjengelige arbeidsstasjoner ledige. Variasjon i bruk av arbeidsstasjoner på ett enkelt måletidspunkt spenner fra et maksimum på 38% til et minimum på 16 %. Det betyr at det i enkelte enheter kan være registrert høyere og lavere bruk enn dette. Variasjon over tid Vi ser at det er et relativt jevnt mønster for tilstedeværelse i løpet av de to registreringsukene, men noe mer spredd i uke 2 av registreringene. Dette vises med de grå markeringene i figuren nederst på neste side. Registrerte areal Kirkegata 8 Plan 2, Barnehageavdelingen 24 arbeidsstasjoner 5 multirom, 21 stoler 1 sosial sone Plan 3, Opplæringsavdelingen 69 arbeidsstasjoner 13 multirom, 47 stoler 132

221 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 1 sosiale sone 133

222 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5.6 Nærings - og fiskeridepartementet I Nærings og fiskeridepartementet ble det gjennomført registreringer i to avdelinger. De registrerte kontorlokalene ligger i Kongens gate 8, plan 2 og 7. Det er åpne kontorlandskap som er registrert. Registreringene er gjennomført av Statsbygg. I registreringene er det medregnet 96 arbeidsstasjoner i åpent kontorlandskap. Tilstedeværelse Registreringene som er gjennomført i NFD viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 51%. Dette inkluderer alle registreringskategoriene. Møteromsone i 1 etasje i Kongens gate er ikke registrert fordi den brukes som felles møtesone for hele departementet. Dette resultatet gir et relativt lavt inntrykk av tilstedeværelse i lokalene, lavere enn det selvrapporterte tallet fra spørreundersøkelsen Fordeling i lokalene Registreringsdataene ble i analysen delt i to hovedkategorier. Ansatte på arbeidsstasjoner og ansatte i øvrige rom; møterom, sosiale soner, multirom, gangareal. I gjennomsnitt befinner 29% av de med tilhørighet til lokalet seg ved en arbeidsstasjon og 22 % i øvrige rom. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 74 % til minimum 26% hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter. Arbeidsstasjoner Gjennomsnittlig registrert bruk av arbeidsstasjoner på tvers av måletidspunkt er 29%. I gjennomsnitt står 71% av tilgjengelige arbeidsstasjoner ledige. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 5 % til minimum 51 % hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter. Variasjon over tid Vi ser at det er et relativt jevnt mønster for tilstedeværelse i løpet av de to registreringsukene. Det er noe mer tilstedeværelse, og større spredning i uke 1 av registreringene. Dette vises i figuren nederst på neste side. Registrerte areal Kongens gt. 8 Plan 7, Fiskeri - og havbruksavdelingen 40 arbeidsstasjoner 4 multirom, 20 stoler (ett av multirommene er et prosjektbord i sosial sone) 6 møterom, 26 stoler 1 sosial sone Intern gang og trapp som forbinder halvetasjer seksjonen er fordelt på. Plan 2, Eierskapsavdelingen 34 arbeidsstasjoner Gangareal med garderobe ved sosialsone (lite funksjonelle kvadratmeter) Lager innenfor 212 (møterom) 4 multirom, 20 stoler 6 møterom, 26 stoler 1 sosial sone 134

223 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Lesesal, 4 arbeidsstasjoner 135

224 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 5.7 Departementets sikkerhets og serviceorganisasjon Registreringene i 3. etasje i A64 ble gjennomført vinteren Det var DSS selv som gjennomførte registreringene. I registreringene er det medregnet 64 arbeidsstasjoner i åpent kontorlandskap og noen cellekontor. DSS er ikke medregnet i totaltallene for alle departement. Tilstedeværelse Registreringene som er gjennomført i DSS viser en gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i løpet av en arbeidsdag på 50%. Dette inkluderer alle registreringskategoriene. Dette resultatet er noe lavere enn det selvrapporterte tallet fra spørreundersøkelsen Fordeling i lokalene Registreringsdataene ble i analysen delt i to hovedkategorier. Ansatte på arbeidsstasjoner og ansatte i øvrige rom; møterom, sosiale soner, multirom, gangareal. I gjennomsnitt befinner 28% av de med tilhørighet til lokalet seg ved en arbeidsstasjon og 22 % i øvrige rom. Møteromsenteret er ikke med i registreringene. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 83 % til minimum 26% hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter. Arbeidsstasjoner Gjennomsnittlig registrert bruk av arbeidsstasjoner på tvers av måletidspunkt er 28%. I gjennomsnitt står 72% av tilgjengelige arbeidsstasjoner ledige. Gjennomsnittlig samtidig tilstedeværelse i ett enkelt måletidspunkt spenner fra maksimum 45 % til minimum 8 % hele registreringsområdet sett under ett. Det kan være registrert høyere og lavere tilstedeværelse enn dette i enkelte enheter. Variasjon over tid Det er ikke noe tydelig mønster i variasjonen over tid for registreringene. Tidstabellen viser et avvik tirsdag morgen med svært høy tilstedeværelse. Registrerte areal Akersgata 64. Plan 3 64 arbeidsstasjoner 8 multirom 4 møterom 1 sosial sone 136

225 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 137

226 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_ Maksimum og minimum tilstedeværelse og bruk. Registreringene er nyttig for å vurdere samtidig belegg. For å gi bredere kontekst enn gjennomsnittstall viser vi også maks og minimum registrering av tilstedeværelse og bruk. Dette innebærer at vi har brutt ned alle registreringsområder til enhetsnivå, sammenlignet alle målepunkt, og funnet det målepunktet med flest tilstede og færrest tilstede. Det samme er gjort med bruk av arbeidsstasjon. Tilstedeværelse Den absolutte høyeste tilstedeværelse registrert på ett enkelt målepunkt er 107 %. Årsaken til at det er mer enn 100% er at det på registreringstidspunktet var mennesker uten arbeidsstasjon i det aktuelle arealet som ventet utenfor et stort møterom. Den absolutt laveste tilstedeværelsen registrert på ett enkelt målepunkt var 0%. Dette skjedde i flere avdelinger, ved flere målepunkt. Arbeidsstasjoner Absolutt maksimum bruk av arbeidsstasjoner registrert i ett målepunkt er 77%. Absolutt minimum bruk av arbeidsstasjoner i ett målepunkt er 0% arbeidsstasjoner Møterom, multirom, sosiale sone Fordelingen av tilstedeværelse i møterom, multirom, stille-rom, sosial soner etc. viser at av total tid i øvrige rom er i gjennomsnitt for alle departement: 35% i møterom, 31% sosiale soner, 15% i multirom, 15% i multirom på cellekontor, 3% annet. Av alle møter, formelle, sosiale og uformelle er 77% med 1-3 personer. 20% er med 4-8 personer. 3% av er med flere enn 9 pers. Data i denne kategorien er kun produsert på dette nivået, ikke per departement eller enhet. 138

227 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 139

228 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 140

229 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 6 BILDER Åpne arbeidsstasjoner Multirom Sosial sone «Noen steder er det for stille, slik at ALT blir støy» «Jeg har satt pris på den åpne løsningen. Bra å trekke på de rundt meg. At jeg kan spørre direkte.» Lesesal «Vi vil ikke forstyrre hverandre, så vi sender heller ting på epost! Mindre samhandling etter at vi kom i disse nye lokalene.» «Det er noen sosiale soner som ikke er gode. Man ler og skråler og det går ut over de som sitter på arbeidsplassene. De som sitter ved siden av du hører all skravling selv 15 meter bort» 141

230 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 Prosjektrom Spesialrom Cellekontor Møterom «vi liker å jobbe sånn kollokvievirksomhet. Sitte å drodle og samhandle, på skjerm» «Hver setning skal være god, det skal være høyt nivå på alt du skriver. Det krever en annen form for ro og konsentrasjon når jeg skal skrive» «Vi jobber ikke primært i prosjektarbeid, ikke rendyrket i hvert fall, vi arbeider mer etter «linja». 142

231

232 Rapport KARTLEGGING AV ARBEIDSFORMER I DEPARTEMENTENE Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM - Statsbygg, Rambøll, tegn_3 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, hatt ansvar for utarbeidelse av rom og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal, Statsbygg har fått bistand av rådgivere i tegn_3 og Rambøll til dette. 143

233 Rapport UTFORSKNING AV FREMTIDENS ARBEIDSFORMER I NYTT REGJERINGSKVARTAL Nytt Regjeringskvartal ROM OG FUNKSJONSPROGRAM Unntatt offentlighet 15.2 Dato:

234 ANSVARLIG FOR GJENNOMFØRINGEN Statsbygg har, på oppdrag fra KMD, hatt ansvar for utarbeidelse av rom og funksjonsprogrammet for Nytt regjeringskvartal. Statsbygg har kontrahert rådgivere i tegn_3 og Rambøll til å bistå interne fagressurser i dette arbeidet. Illustrasjoner av Magnus Tenge i Statsbygg 2

235 INNLEDNING Rom- og funksjonsprogrammet beskriver langsiktige behov, knyttet til utforming av arbeidsplasser for departmentsfellesskapet. Samtidig pågår en rivende utvikling både i arbeidsformer og arbeidsplassutforming. Denne utviklingen gjelder både bruk av teknologi, organisering og ikke minst fysisk utforming av arbeidsplasser. For å skape fremtidsrettede og fleksible arbeidsplasser er det viktig å ta hensyn til den utvikling i arbeidsmønster som skjer før nytt regjeringskvartal er bygd, og også å tilrettelegge for tilstrekkelig fleksibilitet for de endringene som kan komme også etter bygging. I arbeidet med rom og funksjonsprogrammet er potensielle utviklingstrekk identifisert og teste ut rammene for prosjektet. Det er gjennomført aktiviteter som bidrar til å samle kunnskap både når det gjelder spesielle kjennetegn ved departementene, og den mer generelle utviklingen i samfunnet for øvrig. Hovedformålet med disse undersøkelsene har vært å skape et rom- og funksjonsprogram som bidrar til å skape arbeidsplasser med tilstrekkelig fleksibilitet for endring. I «Aktivitetsplan for brukerinvolvering, brukerinvolvering - Nytt regjeringskvartal, Rom- og funksjonsprogram» (Statsbygg/tegn_3/Rambøll ), presenteres 5 ulike aktiviteter som skal gjennomføres under temaet «Utforskning av fremtidens arbeidsmønstre»: Omvisning på parallelloppdrag med fremtids og visjonsverksted Fremtidsverksted med ekspertgrupper (Dialogverksted) Referansebesøk til ulike arbeidsplasser Utforskning av fremtidens statsforvaltning Testing av framtidsscenarioer: arealstudier Herværende rapport presenterer delrapporter og notater fra disse utforskningsaktivitetene. I tillegg beskrives en aktivitet fra temaet «Tilrettelegging for endring»: Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor Kap. 1 Visjonsvekstedet presenterer aktivitet Omvisning på parallelloppdrag med fremtids og visjonsverksted. Formålet med visjonsverkstedet var å konkretisere hva «Regjeringskvartalet som et effektivt departmentsfellesskap» betyr for departementsansatte. Deltakere på Visjonsverkstedet var medlemmene i Brukerutvalget. Gjennom visjonsverkstedet fremkom flere spørsmål og problemstillinger omkring visjonen som rom og funksjonsprogrammet har arbeidet videre med. Seks tema med særlig innvirkning på programmeringen av regjeringskvartalet ble identifisert: Generiske statsbygninger vs spesifikke departementsbygninger, standardisering vs fleksibilitet, Aktivitetsbaserte arbeidsplasser vs faste plasser, rammer for deling av ulike funksjoner, 3

236 programmering for interaksjon mellom departement, sikkerhet vs åpenhet. Disse problemstillingene er forsøkt besvart i Rom og funksjonsprogrammet. Kap. 2 Fremtidsverksted med eksterne eksperter presenterer en del-aktivitet i Fremtidsverksted med ekspertgrupper. Formålet med fremtidsverkstedet var å synliggjøre mulige fremtidsbilder av regjeringskvartalet fra et funksjonsperspektiv. Deltakerne på Fremtidsverkstedet var eksperter fra ulike fagområder, uten forankring i prosjektet på forhånd. Dette for å sikre et bredere perspektiv på regjeringskvartalet enn prosjektdeltagerne sitter med. Fremtidsverkstedet kunne med dette være et korrektiv til de forutsetningene som var lagt for prosjektet med særlig fokus på arbeidsplasskonseptet Kap. 3 Dialogverksted fellesfunksjoner og fellesarealer presenterer en del-aktivitet i Fremtidsverksted med ekspertgrupper. Formålet med dialogverkstedet var å få en bredere og mer fremtidsrettet forståelse av utviklingstrender for fellesfunksjonene. Deltakerne på Dialogverkstedet var primært medlemmer i de ulike fokusgruppene i prosjektet. De inviterte foredragsholderne hadde detaljert kjennskap til fellesfunksjonene via prosjekter som i dag representerer «beste praksis», og de hadde også hadde relevant bransjekunnskap. I en aktivitetsbasert arbeidsplassløsning er fellesfunksjoner også en viktig del av arbeidsplassen blant annet gjennom felles møte og arbeidsplasser. Kap. 4 Referansebesøk presenterer besøk til ulike utenlandske departement med aktivitetsbaserte kontor. Dette er en del-aktivitet av Referansebesøk til ulike arbeidsplasser. Notatet er en kort oppsummering fra referansebesøk ved departementer i Nederland, Finland og Belgia. Besøkene var i i regi av KMD. Formålet med referansebesøk var å få større innsikt i ulike varianter av aktivitetsbaserte arbeidsplasser i andre lands departementer. Felles for alle referansebesøkene var den vekt departementene la på aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger som hele system, hvor fysisk utforming, menneske og organisasjon, og teknologiske løsninger sammen bidra til gode arbeidsplasser. Kap. 5 Litteraturstudier presenterer en del-aktivitet under Utforskning av fremtidens statsforvaltning. Denne aktiviteten er tradisjonell utredningsprosess under temaet fremtidens arbeidsformer og kontorarbeidsplasser i statsforvaltningen. I notatet presenterer vi eksisterende forskning på sammenheng mellom ulike arbeidsplasskonsept og arbeidsmiljø. Dette har vært spesielt etterspurt av Brukerutvalget, og vi viser her hvordan litteraturen beskriver fordeler og ulemper ved ulike konsept. Her legger vi spesielt vekt på hvordan to aspekt ved arbeidsplasskonsepter på virker arbeidsmiljøet: Utforming av løsning (lukket vs åpen) og normer for bruk (fast plass vs delt plass) Kap. 6 Pilotering beskriver en aktivitet for testing og videreutvikling av arbeidsplasskonseptet frem mot innflytting. Dette er en aktivitet under aktivitetsplanenes Prototyping av mulige løsninger for aktivitetsbasert kontor. Kap. 7 Arealstudier presenterer en del-aktivitet under Testing av framtidsscenarioer. Arealstudiene er gjennomført for å teste ulike arbeidsplasskonsept i forhold til arealramma 4

237 og effektmål. Det er i tillegg gjort følsomhetsanalyser i forhold til ulike bruksvariasjoner og i forhold til ulike dybder. 5

238 6

239 Innhold INNLEDNING VISJONSVERKSTEDET Beskrivelse av aktiviteten Oppsummering fra gruppediskusjoner Refleksjoner og implikasjoner FREMTIDSVERKSTED MED EKSTERNE EKSPERTER Formål og design av fremtidsverkstedet Fremtiden i Regjeringskvartalet Råd fra deltakerne «En dag i 2035» - historier fra fremtiden Faggruppenes arbeid Deltakerliste, sortert per arbeidsgruppe DIALOGVERKSTED, FELLESFUNKSJONER OG FELLESAREALER Formål Foredragene Oppsummering av dialogen ved bordene Råd fra deltakerne REFERANSEBESØK Nederland Finland Belgia Felles for aktivitetsbaserte departementsreferanser Bakgrunn for valget av aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger LITTERTATURGJENNOMGANG KONTORLØSNINGER OG ARBEIDSMILJØ Sammendrag Innledning

240 Tema i arbeidsplassforskningen Ulike kontorløsninger Kontorets fysiske utforming: Åpen vs lukket Kontorets bruk, tilhørighet; Fast vs delt plass Utfordringer med forskningsfeltet Oppsummering av kunnskapsstatus Referanseliste PILOTERING Typer piloter Prosess Eksisterende og planlagte piloter D AREALSTUDIE Introduksjon Metode Del 1 testing av valgt konsept Del 2 testing av ulike konsept

241 9

242 1 VISJONSVERKSTEDET Formålet med visjonsverkstedet var å konkretisere hva visjonen om «Regjeringskvartalet som et effektivt departmentsfellesskap» betyr for departementsansatte. I arbeidet med et rom - og funksjonsprogram er det viktig å legge til rette for en fleksibilitet som gjør at ulike tolkninger av visjonen kan bli den rette. Samtidig er det slik at noen elementer av usikkerhet bør adresseres på et tidlig tidspunkt. Gjennom oppsummeringen av visjonsverkstedet tar vi fatt i de usikkerhetsmomentene som deltagerne i verkstedet pekte på, og identifiserer hvilke av disse områdene det er fordelaktig å konkretisere allerede i et rom - og funksjonsprogram og i tilknytning til planprosessen. Notatet er tredelt og beskriver først gjennomføringen av aktiviteten «Omvisning på parallelloppdrag med fremtids- og visjonsverksted». Deretter analyseres diskusjonene som fant sted under verkstedet. Til slutt oppsummeres sentrale spørsmål som bør besvares gjennom arbeidet med rom- og funksjonsprogram. Gruppearbeid med sikte på å diskutere forståelsen av «departementsfellesskapet» 10

243 Beskrivelse av aktiviteten Visjonsverkstedet ble gjennomført i Møllergata 19 etter omvisning på utstillingen av parallelloppdragene for byplangrep. Deltakerne i Brukerutvalget ble bedt om å delta i kraft av å være individer som arbeider i departementsfellesskapet. De ble bedt om å tre ut av sine representative roller og gi rom for personlige og spontane meninger. Hensikten med å nedtone representantrollen var å få til en fri diskusjon. Visjonsverkstedet ble gjennomført som seks separate gruppearbeid. Hver gruppe ble bedt om å gi innhold til begrepet «departmentsfellesskapet». Gjennom diskusjonen ble ulike forståelser og mulige tolkninger som ligger i visjonen tydeliggjort. Dermed kommer også de deler av visjonen som er nødvendig å konkretisere for å skape et godt rom- og funksjonsprogram til syne. Hver gruppe ble oppfordret til å diskutere langs to spor. På den ene side hva visjonen om departmentsfellesskapet skal innebære for de som skal jobbe der, på den andre side hva visjonen om departementsfellesskapet skal innebære i møtet med besøkende, øvrige brukere av byrommet og befolkningen for øvrig. Gruppene ble bedt om å bruke ord og bilder for å beskrive hva departementsfellesskap (innad og utad) bør være og hvilke virkemidler som skal til for å skape et slikt departmentsfellesskap. Resultatet fra gruppearbeidet ble en kollasj for hver gruppe som formidlet visjoner og virkemidler for departementsfellesskapet. I tillegg skrev observatøren på hvert bord et minireferat for å gi kontekst til diskusjonen. Denne oppsummeringen viser de ulike tolkningene av visjonen som deltagerne hadde. Kombinert bruk av diskusjon, visuelle assosiasjoner og skriftlige notater med sikte på å fange opp meningsspennet. 11

244 Oppsummering fra gruppediskusjoner Diskusjonen i visjonsverkstedet viser av det ikke finnes en entydig eller klar forståelse og fortolkning av begrepet «departementsfellesskap». Departmentsfelleskapet som konsept tolkes svært ulikt og det er tydelig at brukerutvalget opplever at temaet berører en rekke forskjellige forhold. Oppsummert kan diskusjonene rundt departementsfellesskapet knyttes til tre hovedaspekter med et sett underpunkter: Fysiske forhold Bygningsstruktur: Ett stort fellesskap i form av bygg eller oppdelte, mindre fysiske enheter. Felles inngang eller flere innganger? - Uterom/eksteriør: Åpenhet for publikum. Møteplasser for omverdenen og for arbeidsfellesskapet. Besøkssenter. Felles eller delt? - Sikkerhetsbarrierer: Basetekning vs. blokktenking. Tilgang til: samme felleskap, delte fellesområder eller deler av «departmentsfellesskapet»? - Arbeidsplassutforming: Arbeidsplasser som fremmer samhandling, men som også er livsfasetilpasset. Skal departementene ha eierskap til bygg, areal og kontor eller er dette felles? Standardiserte løsninger vs. lokale tilpasninger hvor går grensene for fleksibilitet? - Identitet: Utadvendt og innadvendt, innovasjon vs tradisjon. Byrom og arbeidsplass. Nasjonalt og internasjonalt. Et departmentsfellskap for folket og et departmentsfelleskap for politisk ledelse. Organisatoriske og menneskelige forhold - Departementsstruktur: Organisasjonskartet er med på å påvirke opplevelsen av departementsfellesskapet. Hvordan oppnå fleksibilitet til å håndtere strukturelle skifter, uten at det går ut over opplevelsen av fellesskap? - Departementsorganisering: Bedre samhandling internt i departement. Oppgavene i første rekke, ikke departementsstrukturen. Bedre samhandling på tvers; felles rutiner og praksis når hensiktsmessig, men nok fleksibilitet til lokale tilpasninger. Nyskapende og tilbakeholden på samme tid. Hvordan få bedre og mer effektivt byråkrati? Rollefordeling, oppgaver og kjernevirksomhet; behov for innovasjon, men også stabil «drift av Norge». - Samhandlingsmønstre; Hvem skal vi jobbe med, hvem bør vi ikke samhandle med. Vårt vs. mitt. - Beslutningshierarki: Ledelsesstruktur. Politisk vs. Administrativt handlingsrom. - Omdømme: Skal vi være maktens høyborg, eller åpne og inkluderende? Attraktiv arbeidsplass og fargerikt fellesskap. - Emosjonell opplevelse: Tilhørighet. Vårt vs. mitt. Identitet, felles visjoner og verdier, eller tilpassede og individuelle. 12

245 Teknologiske forhold - Fremtidige teknologiske løsninger, hvordan vil de se ut? Felles løsninger vs. fleksibelt etter behov og lokale tilpasninger. Teknologi som grunnlag for effektivisering og samhandling. - Hjelpemidler, IT, kommunikasjon; Skal departementene ha eierskap til systemer vs. felles eie for departmentsfellesskapet? - Mulige sikkerhetsløsninger: sømløse «usynlige» sikkerhetssystem og åpent, men sikkert. Det sentrale spørsmålet i visjonsverkstedet var fortolkningen av konseptet «departementsfellesskap». Dette er et begrep som alle deltagerne kjenner, og opplever som en viktig idé og et mål for arbeidet med rom og funksjonsprogrammet. Samtidig viser verkstedet at «departmentsfelleskap» er et begrep som ulike mennesker fortolker på forskjellige måter. Noen av deltakerne så det som et opplagt fenomen: «selvfølgelig, la oss starte i dag» og «vi jobber allerede med dette». Andre, derimot, omtaler det som «en illusjon» og noe «som vi aldri kommer til å bli enige om», og ikke minst «for tett samhandling mellom departement går på tvers av ideen om åpne diskusjoner i det offentlige rom». Tolkningene av hva et slikt fellesskap kan være går fra en visjon om å få til bedre arbeidsfellesskap internt i departementene til, sømløse arbeidsfellesskap på tvers av departementene. Diskusjonene tydeliggjør også at svært mange forhold spiller inn på tolkningen av begrepet. - Forståelsen av departementsfellesskapet er avhengig av den enkelte ansattes rolle og funksjon i departementene hvor det er naturlig at man tar utgangspunkt i de problemstillinger en selv møter i hverdagen. Dette kan være konkrete fysiske løsninger eller måter å utføre arbeidet på, herunder teknologi og støttefunksjoner. - Med parallelloppdragene som bakteppe knyttes også mange diskusjoner til den fysiske utformingen av kvartalet som helhet og gjennom dette spørsmål om hvilke romlige grep som uttrykker en identitet og et omdømme som er forenlig med tanken om et departementsfellesskap. - Samtidig går en rekke tolkninger av begrepet på organisasjons- og departementsstruktur og måten departementene, som virksomheter, samordnes og ledes. For å gi retning til rom og funksjonsprogrammet er det nødvendig å velge, og å konkretisere, hvordan visjonen skal tolkes. For arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet er det særlig avgjørende å ta et standpunkt til hvilke temaer som vil ha konsekvenser for den fysiske utformingen av lokalene og bygningene, da det er disse som bør vies størst oppmerksomhet i denne prosessen. 13

246 Refleksjoner og implikasjoner I samsvar med regjeringsbeslutningen skal «Regjeringskvartalet ( ) være et effektivt departements-fellesskap med nødvendig sikkerhet i et 50 års perspektiv». Når man planlegger for løsninger år fram i tid vil det hverken være mulig eller ønskelig å konkretisere visjonen så mye at man mister fleksibilitet. Det er likevel avgjørende å lande de viktige, prinsipielle avgjørelsene som sikrer at diskusjonene om konkrete forhold har en felles retning og kan spisses i takt med mer informasjon. Som belyst tidligere vil diskusjonene om departementsfellesskapet handle om mer enn bare bygninger. Det vil dreie seg om kultur, identitet, IT-systemer, organisering av støttefunksjoner og kommunikasjon, for å nevne noe. Gjennom visjonsverkstedet har brukerutvalget vist at det er flere grunnleggende spørsmål og problemstillinger omkring visjonen som oppleves uavklart. Vi har identifisert seks av disse som gir særlig innvirkning på programmeringen av regjeringskvartalet: 1. I hvilken grad vil bygningene i regjeringskvartalet bli generiske statsbygninger eller spesifikke departementsbygninger (med implikasjoner for tilgjengelighet, grad av standardisering, og samlokalisering av departement)? 2. I hvilken grad vil selve arbeidsplassmiljøet standardiseres og utvikles likt for alle departementer? Et felles konsept eller tilpassede løsninger for hvert departement? For programmeringen handler dette om hvorvidt man skal planlegge for et Departement X eller et Departementsfellesskap X. 3. I hvilken grad er ideen om aktivitetsbaserte arbeidsplasser forenlig med det parallelle vedtaket om faste plasser? Kan tanken om faste plasser forringe handlingsrommet i utforskningen av arealeffektive og attraktive arbeidsplasser? 4. Hvilke funksjoner og arealer er det avgjørende at er gjenstand for deling og felles bruk? Opplagte kandidater er kantiner og konferansesenter, men vil det også være mulig å dele inngang (og følgelig sikkerhetsanordninger), møterom (kan du booke møterom i andre bygninger/enheter enn din egen?) eller selv arbeidsplasser (kan du jobbe på en ledig kontorplass hos et annet departement?) 5. I hvilken grad kan rom- og funksjonsprogrammet stimulere til en bygningsdesign som tilrettelegger for interaksjon mellom departementene? Eksempelvis gjennom å definere maksimale gangavstander, utviklingen av «magneter» (arealer som alle søker til) eller å fremme horisontal kommunikasjon framfor heisforbindelser. 6. Hvordan oppnå tilfredsstillende sikkerhet uten at denne er synlig eller forstyrrer følelsen av åpenhet og tilgjengelighet? Herunder spørsmålet; hva bør/skal være tilgjengelig? Dette er spørsmål som Statsbygg bistår KMD i å avklare gjennom arbeidet med Rom og Funksjonsprogrammet. På fokusgruppenivå vil det jobbes videre med avklaring av faktagrunnlaget for disse problemstillingene, slik at visjonen om regjeringskvartalet som et effektivt departementsfellesskap kan konkretiseres i gode bygg for det arbeidet som skal gjennomføres der. 14

247 15

248 16

249 2 FREMTIDSVERKSTED MED EKSTERNE EKSPERTER I januar 2016 ble det gjennomført et fremtidsverksted med eksterne eksperter. Her er en sammenstiller arbeidet i dette verkstedet. Fremtidsverkstedet ble arrangert i regi av Statsbygg, med bistand fra tegn_3 og Rambøll. Formålet med fremtidsverkstedet var å synliggjøre mulige fremtidsbilder av regjeringskvartalet fra et funksjonsperspektiv. Det er et av flere grep for å sikre en grundig vurdering av muligheter og utfordringer i programmeringen av regjeringskvartalet. Verkstedet skal bidra til å skape en felles plattform for videre arbeid med programmeringen av RKV. Denne rapporten dokumenterer gruppearbeid og plenumsdiskusjoner. Statsbygg skal utvikle løsninger og konsepter som de skal foreslå for regjeringen/kmd. Oppsummering fra verkstedet er et viktig bidrag til å foreta fremtidsrettede valg for nytt regjeringskvartal. 17

250 Formål og design av fremtidsverkstedet Formålet med fremtidsverkstedet var å synliggjøre mulige fremtidsbilder av regjeringskvartalet, fra et funksjonsperspektiv. Deltakere var spesielt inviterte eksperter innen seks ulike tema. Deltakerne ble invitert og utvalgt for å skape grupper som representerte ulike innfallsvinkler på tema. Fullstendig liste over deltakere, med biografi, finnes i vedlegg. Temagruppene var: Fremtidsrettet arbeidsplass Ambisiøse miljømål Smart teknologi Effektive fellesfunksjoner Åpent og inkluderende regjeringskvartal Statsforvaltning og departement fellesskap Deltakerne var plassert i grupper hele dagen, med et skifte omtrent halvveis. I den første delen jobbet de i sine faglig inndelte temagrupper, mens de i andre halvdel ble blandet, slik at hver nye gruppe bestod av eksperter fra ulike tema. I hver gruppe var det en prosjektintern person, med rollen som gruppeleder. Disse hadde i oppgave å notere det som kom fram under diskusjonene, samt passe på at alle kom til ordet. Som åpning og innledning til dagen, holdt prosjektdirektør Knut Jørgensen fra Statsbygg en innledning om arbeidet med rom- og funksjonsprogram. Deretter innledet Statssekretær Paul Chaffey om Regjeringskvartalet som arbeidsplass og rom i byen. Del 1 av arbeidet hadde trender og utviklingstrekk som overordnet tema. Her arbeidet hver gruppe først med hvilke trender eller trekk de mente ville være gjeldende i fremtiden. Disse ble notert og hengt opp, men ikke presentert i plenum. Deretter fikk hver gruppe utdelt utfordringer, knyttet til deres tema. Disse utfordringene var utarbeidet med innspill fra brukergruppene i rom- og funksjonsprogrammet. Oppgaven var å ta utgangspunkt i de trendene temagruppa hadde kommet fram til, og se disse opp mot de utleverte utfordringene. Diskusjonen ble kalt en «rådslaging». Dette grepet ble valgt for å styre diskusjonen mot håndtering av reelle utfordringer som prosjektet står overfor, uten at deltakerne ble bedt om å gi konkrete løsninger. Denne delen ble presentert i plenum. I presentasjonen la gruppene frem de utviklingstrekk og trender de hadde kommet frem til innledningsvis, sammen med punkter i diskusjonen knyttet til utfordringer. Bak i denne rapporten er det laget en sammenstilling per temagruppe: «Faggruppenes arbeid». Denne viser hvilke utfordringer gruppen fikk utdelt, samt hvilke trender og utviklingstrekk de noterte til plenumspresentasjonen. Alt som kom fram i presentasjonen av del 1, samt notater som gruppelederne tok under diskusjonene, er blitt kategorisert i kategoriene fysisk utforming, organisasjon og teknologi. 18

251 Resultatene av dette gruppearbeidet finnes under «Fremtiden i regjeringskvartalet», og kan regnes som hovedresultatet fra fremtidsverkstedet. Del 2 av arbeidet hadde som mål å levendegjøre de poengene som var kommet fram i del 1. De faglige gruppene ble splittet opp, og det ble dannet nye grupper med alle temagruppene representert i hver nye gruppe. Oppgaven i denne delen var å fortelle historien om en person, en dag i Hver gruppe fikk utdelt tre ulike personer med litt informasjon om privatliv og arbeidsoppgaver. Gruppene valgte en av personene, og utformet historien om en bestemt dag. Alle historiene ble presentert i plenum. Dokumentasjonen av denne oppgaven finnes i «En dag i 2035 historie» Som avslutning på dagen ble det gjennomført en runde, hvor alle deltakere fikk komme med råd til prosjektet. Dette ble gjort for å sikre at alle fikk komme med det budskapet de selv mente var viktig. Alt som ble sagt ble skrevet ned, og sammenstilt. Dokumentasjonen av dette finnes under «Råd fra deltakerne». 19

252 Fremtiden i Regjeringskvartalet Resultatene fra arbeidet er samlet og kategorisert i tre tema: fysisk utforming, organisasjon, og teknologi. Dette er hovedresultatet fra arbeidet i Fremtidsverkstedet. Fysisk utforming Det er uttalt at Regjeringskvartalet skal romme 5700 personer. Det vil si at det er en stor bygningsmasse som vil prege Oslo sentrum. I løpet av arbeidet i workshopen kom det opp fire hovedtema, samt viktige spørsmål og utfordringer knyttet til det fysiske bygget: Bygget som symbol på det norske demokratiet Dette er et bygg som bør symbolisere det norske demokratiet, men vet vi godt hva det norske demokratiet er, slik at vi vet hvordan vi kan utforme symbolbygget? Bygget bør ikke ende som en lukket borg, men heller en inviterende og inkluderende del av byen. Det skal være naturlig for folk å oppsøke bygget, for eksempel for å lære om demokrati. Bygget som et miljøsignal I tillegg til at bygget vil være et symbolbygg generelt, har det også potensiale til å være et symbolbygg i form av å være et spenstig miljøbygg. Størrelsen på bygget tilsvarer en bydel, noe som kan gi store muligheter. Mulighetene ligger både i materialbruk, energi samt plassering og funksjon i selve byrommet. Fleksibilitet og arealeffektivitet er viktig for å begrense ressursbruken. Bygget som åpent og tilgjengelig Det er viktig at bygget blir åpent og inkluderende, med funksjoner som inviterer eksterne, gjerne også inn i departementene. Kvartalet må være en tilgjengelig del av byen, hvor det er naturlig å gå gjennom, og ikke et kvartal hvor det er så mye sikkerhet at man ikke oppsøker området. Tilgjengeligheten må både romme ulike type adkomster, som sykler og gående, samt at det er tilrettelagt for personer med funksjonshemminger. Bygget som arbeidsplass Fleksibilitet i arbeid gir behov for flere felles møte- og arbeidsplasser, noe som også skaper et behov for flere kantine og kaffebarløsninger. Det vil være naturlig å tenke at spise/kaffeplass kan kombineres med informasjon. For eksempel en kaffebar hvor baristaen også er bibliotekar. Det er viktig at fellesarealer må være fristende å komme til, fordi man med stor valgfrihet ellers ikke må. Organisasjon Organisatoriske forhold rommer både hvordan arbeidet er organisert, hvordan departementene er organisert og mer konkret på individuelle utfordringer og muligheter. 20

253 Fleksibelt arbeid Det var en klar formening om at arbeidet vil bli mer fleksibelt enn i dag. Det vil si at man som ansatt i stor grad vil kunne velge selv hvor og når man vil jobbe. Arbeidssted vil kunne være hjemme, ute i offentlig rom eller i regjeringskvartalet. Samarbeid vil kunne skje fysisk eller vel så gjerne virtuelt. Den enkelte ansatte vil være mer selvstyrt og ledet av prestasjon og kvalitet. På samme måte som den enkeltes arbeid er mer fleksibelt, vil også ledelsen være det. Rutinearbeid blir automatisert, og de ansatte gjør mer tenkearbeid. Dette gjør også at man vil måtte ha mer fokus på at ansatte skal «holde lenge», og ikke bli utbrent. En følge av dette vil være at man legger til rette for at ansatte får dekket sitt behov for å være alene, og skal kunne trekke seg tilbake for rekreasjon og konsentrasjon. Mer bevegelse av ansatte mellom departementene Organiseringen av arbeidet i departementene, slik vi kjenner det i dag, tror vi vil endre seg. Det vil nok bli mer flyt av personer mellom departementene, for eksempel i form av prosjekter på tvers. En annen mulighet er at man ansettes sentralt og lettere kan beveges mellom departementer. Departementene vil dermed bli mindre hierarkiske enn i dag. Mer felles arbeid mellom departementene gjør at man får flere felles arbeidsområder både fysisk og teknologisk. Det kan også tenkes at mer av arbeidet legges ut til direktoratene. I tillegg til økt samarbeid internt, kan det bli mer åpenhet mot offentligheten. Det vil si at man kommuniserer mer direkte, at man har mer kontakt med publikum og publikum har mer direkte påvirkningskraft enn i dag. Teknologi Trendene innen teknologisk utvikling tegner et bilde av tilrettelegging og automatisering på den ene siden, og sikkerhet og overvåkning på den andre. Tilrettelagt og automatisert Rutineoppgaver vil bli automatisert, i tillegg til at man får «assistentfunksjoner» som kan koordinere og planlegge ulike oppgaver for deg. Teknologien vil også være mer individualisert, ved at den er tilpasset oppgavene og preferansene til den enkelte, men også at den overvåker helsetilstand. Dette gjør at man er både sporet og kartlagt, slik at man kan få spesialtilpasset informasjon, individualiserte arbeidsflater, sømløs og usynlig sikkerhet og kanskje «ordre» om hvile om sensorene registrerer underskudd på søvn. Teknologien støtter distribuert arbeid, gjennom at man enkelt kan sette opp virtuelle samarbeidsløsninger. Samtidig som at samarbeid og møter enkelt blir tilrettelagt for, er det også enkelt å skjerme seg for å gjøre individuelle konsentrasjonsoppgaver. Gjennom valg kan man få skjerming ved sin individuelle arbeidsstasjon, en «aleneknapp», slik at man ikke alltid må bevege seg til et eget arbeidsområde for å få skjerming. Sensorteknologien og 21

254 automatisering vil også bidra til at man enklere kan finne hvor medarbeidere er i området eller lokalet. Teknologifrihet En viktig følge av alle muligheter knyttet til å være online kontinuerlig, er at det vil bli behov for teknologifrie soner. Det vil si at man ser for seg arbeidsområder hvor det er teknologiforbud, og man kan enten hvile eller jobbe kreativt i et ikke-teknologisk preget miljø. 22

255 Råd fra deltakerne Som avslutning på fremtidsverkstedet, ble deltakerne spurt om å komme med et råd til prosjektets videre arbeid; «Sett i lys av dagens diskusjoner, hva vil du gi som råd til prosjektet». Rådene ble delt ved at vi tok en runde i forsamlingen, og noterte hva som ble sagt. Gjennom en rydding av utsagnene, har vi samlet rådene til fem hovedtema. Være sikker på hva som er behovet Gjør en grundig vurdering av behovet hva som skal gjøres, flytt fokus fra løsning til analyse av behov. Hvor mange arbeidsplasser trengs egentlig? Selv om vi tror at vi mennesker er fleksible inntil det uendelige, så har mennesket begrensinger både kognitivt og fysisk. Dette må tas hensyn til. Tenke dette når man tenker arbeid. Fleksibilitet og samarbeid. Viktig å tenke langt nok frem. Å belyse at vi ikke har en anelse om hva som skjer. Holde lenger på tanken om hva man vil oppnå Det nye arbeidslivet Dette er utgangspunkt og spydspiss for å skape det beste embetsverk og politisk departement i verden. Endring av lederrolle og arbeidspraksis Hva er en god og moderne arbeidsplass i 2035 en utfordring er å tenke hva er spesielt med regjeringens oppgaver? Går det an å tenke seg revolusjoner (store endringer)? Mer bevissthet omkring hvordan utnytte individenes kompetanse uavhengig av hvilket departement man jobber i. Arbeidsprosessene styrer hvordan bygget skal bygges. Ikke kontorene som skal styre arbeidsprosessene Veldig lyst til å se på dette som muligheten til å skape et samfunnsverksted. Der borgere kan være med å forme en positiv samfunnsutvikling. Til en del av byen: Hammersborg som en del av byen. Dette er en fantastisk mulighet til å skape gode rom i et nytt Oslo. Åpent, inviterende, - ikke mister dette av syne i videre prosjektutvikling. Gjøre RKV til en del av byen, ikke til en borg. Stor tro på at det blir et fleksibelt godt bygg, men glem ikke organisasjonsendringene og menneskene i prosessen «Å skape verdens beste embetsverk som skal fungere sammen med byen» Være et eksempel på integrering i praksis. Rom for mangfold får til både omgivelser og måter å jobbe på som sikrer samspill mellom de ansatte, næringsliv og byboere/borgerne. 23

256 Bruk prosessen med nytt RKV til å skape nye måter å jobbe på (i departementene/forvaltningen). Bærekraftig bygg Vi er på vei inn i et bærekraftig ressurssamfunn. Vi må finne andre måter å jobbe og beslutte på. Her kan vi bygge et fyrtårn for de kommende generasjoner. Vi må legge lista høyt, det er enkelt å bygge kontorbygg, men vi har mulighet for å bygge symbolbygg. Lage fortellingen om RKV som klima og demokrati Bygge om uten å kaste. Fleksibilitet og mulighet for ombygging. Parisavtalen holde oppvarmingen under 2 grader. Arbeide i den retningen. Vårt ansvar for at vi skal overholde forpliktelsen i Parisavtalen. Man tar mange ubevisste valg og beslutninger. Hvordan kan byggene gjøre det lett å gjøre miljøvennlige valg? Må utvikle en visjon! Viktig å tenke løsninger for logistikk. Folk, varer og tjenester skal forflyttes. Det må være gode, fungerende løsninger. Bort fra fossilt. Teknologi Sørg for felles it-systemer- Alle departementer med. Og fellesløsninger på prosesser. Husk at mye skjer som et resultat av tilfeldige møter; vi er sosiale selv om teknologien endrer seg. Viktig å huske på at teknologien går veldig raskt. Viktig å ha oversikt over ulike behov. Se hvordan teknologen kan løse behovene er ikke så langt frem. Sette 20 års perspektivet inn i 60 års perspektiv. Spill på de ulike tidsperspektiv. Det er ofte en eksplosiv økning av administrasjon (i alle bransjer). Dessverre er teknologi en drivkraft som muliggjør dette 24

257 «En dag i 2035» - historier fra fremtiden Margareth 34 år HR konsulent Mye samarbeid og mye konfidensielt arbeid Singel Margareth starter arbeidsdagen sin med noen samtaler i sentrum. Dagens program og underlag er alltid oppdatert og tilgjengelig på iphonen, noe som gjør at hun kan styre dagen sin helt selv, basert på hvilke avtaler som ligger inne. Rollen som HR-konsulent er på mange måter en oppsøkende virksomhet, gjennom at hun møter folk der det er praktisk. Det gjør også at det er viktig for henne å kunne gjøre sine individuelle arbeidsoppgaver uavhengig av hvor hun er, slik at hun ikke trenger å flytte seg til fagbasen mellom to avtaler i byen. På mange måter ser hun sin arbeidsplass som en «vandrende arbeidsplass». I arbeidet sitt har hun mange samtaler med ansatte, og de gjennomføres der det er praktisk og egnet å møtes. Noen ganger møtes man i regjeringskvartalet, andre ganger på en kafe eller kanskje hjemme hos medarbeideren. Siden hun bor sentralt i Oslo, er det også enkelt å komme seg rundt ved hjelp av el-sykkelen som hun abonnerer på. Etter et par samtaler i byen sykler hun opp til regjeringskvartalet, for å møte en kollega. De avtaler å møtes i fagbasen, det vil si arbeidsområdet for HR. Det er her de møtes om de skal ha større faglige møter, eller trenger å jobbe sammen fysisk. Hun har alltid tilgang på dokumenter og andre ressurser når hun jobber, men noen ganger er det viktig å møte kollegaene i et fysisk møte. I tillegg til å møte kollegaer er det viktig å være fysisk tilgjengelig for lederne hun rapporterer til. Det skjer selvsagt også elektronisk, men det er alltid fint med en prat på huset. Fagbasen ligger i regjeringskvartalet og er i et område med ulike løsninger for arbeid. En sone er for konsentrasjon, hvor det er greit å jobbe med administrative oppgaver, i en annen sone er det tilrettelagt for virtuelle samtaler, mens i en tredje sone er det mer tilrettelagt for fysiske møter. Det varierer hvor mye Margareth er innom her, noen ganger er det flere ganger i uka, andre ganger er det lenger mellom når hun er innom fagbasen. 25

258 26

259 34 år Marit Økonomisk Rådgiver Bosted: Litt utenfor Drammen Marit er økonomisk rådgiver, med ansvarsområde blant annet for ambassader. Dette gjør at hun har varierende arbeidsoppgaver, det er både mye individuell konsentrasjon men også mye samarbeid om perioder med møtevirksomhet. Dagen starter med at Marit sykler barna i barnehagen før hun setter kursen mot coworkingsenteret i Drammen, hvor hun vanligvis jobber. Det er et senter hvor ansatte i flere organisasjoner og bedrifter deler. Å jobbe derfra, gjør at selv om hun ikke reiser inn til regjeringskvartalet, får hun tilgang på gode lokaler for arbeid, pluss at det er hyggelig å møte andre på jobb. Her kobler hun seg opp mot den personen hun trenger å snakke med. I noen situasjoner er det likevel pålagt å møtes i særlige møterom hvor samhandlingsverktøyene er sikrere og mer stabile. Akkurat i dag blir det litt mer reising, fordi den digitale assistenten meldte at det var oppstått en situasjon hvor det er nødvendig med et samhandlingsmøte med en ambassade. Etter levering i barnehagen sykler derfor Marit rett til togstasjonen, og tar toget inn til Oslo sentrum og regjeringskvartalet hvor møtes skal være. I møtet er Marit sammen med andre kollegaer i samme rom, mens møtedeltakerne fra ambassaden er koblet opp fra et møterom hos dem. I de daglige arbeidsoppgavene er det veksling mellom samarbeid og individuelle oppgaver, dersom det er konsentrasjonsoppgaver er det enkelt å sette på en pauseknapp, slik at hun får skjermet seg mot andre. Hun har stor grad av frihet i å organisere arbeidsdagen sin, det som styrer arbeidet er leveransene som skal inn. Uansett er det å levere i tide og med god kvalitet som er viktigst. 27

260 28

261 40 år Odin Rådgiver Familie Mye individuelt konsentrasjonsarbeid og mye samarbeid Stor variasjon med hurtig skifte mellom arbeidsoppgaver Odin er ansatt sentralt, og distribuert til en enhet som rådgiver. Han trives i rollen sin, og enheten han arbeider med for tiden. Det er en fin variasjon at han kan endre arbeidsområde gjennom å bli flyttet til en annen enhet etter en periode. Arbeidsoppgavene veksler mellom mye individuelt og mye samarbeid, og han styrer mye av arbeidsdagen selv. For Odin er det viktig å kunne prioritere god tid på morgenen. Han tar seg tid til å spise frokost med barna, og en gang i blant hender det at han blir med i barnehagen og på skolen. Familien bor sentralt, faktisk i et av de gamle departementsbyggene som nå er gjort om til boliger. Det gjør at han kan se bort til dagens regjeringskvartal fra kjøkkenvinduet. Fordi han bor så sentralt, trenger han ikke noe særlig med egne transportmidler. Byen er hans viktigste omgivelser, både for arbeid og for fritid, og fordi han går så mye, trenger han heller ikke trene noe ekstra. Oversikten over sin generelle helsetilstand får han gjennom ulike sensorer, det gjør at han vet om han trenger å justere trening, kosthold eller hvile. På vei inn til arbeidsområdet sitt, passerer han noen sikkerhetssoner umerkelig fordi teknologien kjenner ham igjen. Arbeidsområdet hans er et landskap, hvor folk sitter der det passer seg. Det er her han som regel sitter. Når han logger inn på jobb blir det registrert hvor han er, enten han er i byen eller han har kommet inn i arbeidsområdet. Dette gjør at man hele tiden kan finne hvor folk er, og slik lettere planlegge logiske treffplasser. Når Odin setter seg på en arbeidsstasjon, blir pult og arbeidsflate justert etter hans ergonomiske preferanser, og hvilke arbeidsoppgaver som står for tur i kalenderen. Om han trenger å trekke seg mer tilbake, kan han flytte seg til et rom hvor det er ulovlig med mobil og å være online. Dette er noe som er en del av bygget, det er flere områder hvor det ikke er mulig å være på nett. I tillegg til hva bygget har å tilby, er byen en viktig arena. Både for å søke andre steder å møtes på, men også å bruke omgivelsene til å gå en tenkerunde. Regjeringsbygget ligger i harmoni med resten av byen. Odin kombinerer en lunsjpause med å få kjøpt seg et par nye 29

262 joggesko. I løpet av byrunden får Odin inn en beskjed om at han må sette kursen mot et møte. Systemet har hjulpet møteinnkaller til å finne et egnet møtested basert på hvor deltakerne befinner seg akkurat nå. Sammen med meldingen kommer en videosnutt, som sier litt om hva møtet skal handle om. Odin møter de to andre kollegaene i en kaffebar mens fjerdemann, som er utenbys, er koblet til virtuelt. Odin avslutter arbeidet relativt tidlig denne dagen, for å rekke å ha litt tid med familien og ukas kjøttmiddag, før han skal på som fotballtrener. Klokka går han tilbake til jobbmodus, og oppdaterer den digitale assistenten «Siri», på hva hun skal gjøre i løpet av natten, slik at alt er klart for en ny arbeidsøkt i morgen tidlig. 30

263 40 år Otto Utreder Mye individuelt konsentrasjonsarbeid og samarbeid - variasjon hurtig skifte mellom arbeidsoppgaver Gift med familie Blind I 2035 består en større andel av regjeringskvartalet av politisk ansatte. Andre oppgaver er flyttet mer til direktorat. Departementene kan da i enda større grad være sekretariat for politisk ledelse, mens det er langt flere ansatte i direktoratene. Arbeidet i departementene er mer prosjektorganisert i arbeidsgrupper, komiteer og utvalg. Direktorats-ansatte utgjør en pool av kompetanse og arbeidskraft som i perioder lånes ut til departementene. Otto jobber som utreder med mye individuell konsentrasjon og samarbeid, som gjerne skifter hurtig. Han er gift og har familie, og han er sterkt synshemmet. Synshemmingen hans gjør at han er avhengig av en sensor som sørger for at all visuell informasjon likevel kommer inn. Denne løsningen gjør at det å være synshemmet, ikke er en hindring slik det var for 20 år siden. Otto spiser som vanlig frokost sammen med familien, og mens de spiser snapper de opp nyheten om at det er satt ned et utvalg som skal se på innholdet i skoleferiene. Familiens 7- åring involverer seg sterkt i dette, og det blir en stor diskusjon rundt frokostbordet. De bestemmer seg for å ta initiativ for å få inngrep med dette utvalget. De etablerer en borettslagsbevegelse, og sprer informasjon på alle plattformer. De har klart å mobilisere flere, og begynner å påvirke utredningsutvalget. Aktiviteten deres blir lagt merke til, faktisk såpass mye at de blir med på formiddagsnytt denne dagen. Initiativet til familien på Tveita resulterer i at de blir innlemmet i arbeidet. Når Otto etter hvert kommer seg på sykkelen og setter kursen mot jobb, er han topp motivert. Det er alltid hyggelig med familietid, men det er også greit å komme seg på jobb etter en så intens familiefrokost. Otto kjenner etter hva han trenger for å få best mulig start på arbeidsdagen, jo han trenger å være litt alene. Han setter seg i kontortunet der han ofte sitter, men slår på støydusjen. Det er en slags «aleneknapp», som gjør at han skjermes totalt fra de andre. De som kontakter han, blir automatisk videresendt til en kollega av Otto. Når Otto er klar for å ha kontakt med kollegaene, trykker han på «sammen-knappen» sånn at 31

264 han gir signal om at han er tilgjengelig igjen. I tillegg til denne funksjonen, som han kan styre fra arbeidsstasjonen han har valgt seg, finnes det også egne områder hvor han kan sette seg. Dersom han ønsker å få mange impulser og mye informasjon samtidig, kan han søke til «teknoparken» hvor det er maksimal tilgang på data, video og animasjoner. Eller om han heller ønsker å søke stillhet og kreativitet, kan han forflytte seg til «orangeriet», hvor man kan være sanselig og i kontakt med sitt indre. Her er det både mulig å trekke seg tilbake alene, eller sammen med andre. Det er også tilbud om å få massasje her eller gjøre yoga med en instruktør. Det er blitt mer bevissthet knyttet til mindfulness og å planlegge tid til dette i løpet av arbeidsdagen sin. Bygget støtter disse behovene, gjennom å fremme kreativitet og godt arbeidsmiljø. I tillegg er det tatt hensyn til at man trenger lys, rennende vann og kontakt med naturen, for å bidra til både mental og fysisk helse. I og med at det er store arealer å benytte seg av, er det praktisk at alle medarbeidere logges når de starter arbeidsdagen sin. Med større fleksibilitet til å styre dagen sin, både med tanke på sted men også med tid, er det viktig å ha mulighet til lett å få en oversikt. Mange har behov for å organisere arbeidstiden sin med kjernetid og pauser, og noen i mer en type skiftordning, enten i organisering av døgnet (for eksempel om man samarbeider med aktører i andre land), eller ut fra ulike intensive perioder som gir behov for en lengre avperiode etterpå. Registreringen gjør at man får vite om kollegaen din jobber i dag, og eventuelt hvor personen er. Det gjør at det er mulig å vite hvor man skal stikke bortom, eller hvordan det er smartest å sette opp et møte. 32

265 55 år Oscar Kommunikasjonsrådgiver Mye møtevirksomhet Oscar er nytilsatt, og jobber på en kommunikasjonsenhet som har ansvar for relasjon med sentralafrikanske land. EU er blitt en liten bakevje, men Afrika er sterkt. Oscar har nettopp flyttet til Norge, i en leilighet i Bjørvika. Han er nokså nyskilt, og hans tidligere kone og voksne barn bor i Afrika. For å fortsatt ha kontakt med familien har han fått en arbeidsavtale med turnus: To uker i Norge og to uker i Addis Abeba. Oscar snakker engelsk, fransk, swahili og kinesisk men ikke norsk. Det er imidlertid ikke noe problem, for han har en avatar som oversetter automatisk og samtidig. Ettersom han har vent seg til å bruke denne, har han også lett tilgang på en rekke andre språk. Dessuten er engelsk delvis arbeidsspråket i departementet der han jobber. Oscar sykler til jobben, og får samtidig informasjon om dagens utfordringer på øret. Det er avataren som tar hånd om organisering av dagens oppgaver og planlegger disse. Oscar møter opp på en felles møteplass, og treffer sine kollegaer for en kort brief. Oscar er litt stresset, han jobber med så mye forskjellig samtidig at han føler at han ikke får tenkt noe selv. Avataren registrerer at stressnivået er høyt og at hormonbalansen generelt er litt i ulage, og beordrer time-out. Oscar velger å gå til et hvileområde, men blir litt irritert over omfanget av sikringstiltak. Dør-gjenkjennings-systemet har hatt en del feilmeldinger, så de har midlertidig måttet bruke ID-systemet helt tilbake fra Et mer komplett persongjenkjennings-system er derfor under installering, slik at tidsbruk på sikringstiltakene skal reduseres til nærmere null for fast ansatte. Det er forøvrig ikke mange slike hindre i hverdagen lenger. Automatisering av alle tjenester koblet til persongjenkjenning med hans preferanser, har gjort at alle fellestjenester er meget effektive. Oscar er også frustrert over at politisk nivå har tatt direkte-kontakt med kontakter eksternt innenfor hans ansvarsområde uten at departementet (eller han) er orientert. Men han har jo lett tilgang til informasjon om alle elementer i dette kontaktmøtet, og via avataren får han enkelt oppdatert alle som skal ha info, og rettet opp noen faktafeil i den digitale infoen om møtet det er bare litt ekstra heft. 33

266 Det er desentralisert spising i RKV, og Oscar velger oftest å få maten brakt (av mat- roboten) til en av takterrassene på RKV. Han setter pris på frihetsfølelsen og utsikten. Etter en liten arbeidsøkt måler avataren at kroppen har for dårlig blodsirkulasjon, så han blir bedt om å trene. Fadderprogrammet i RKV har plukket ut en fadder til ham som har samme treningsprofil (og døgnrytme) som ham, og fadderen tar oppgaven sin på alvor. Fadderen vet at Oscar også er interessert i nye kulturer. Han har derfor meldt Oscar på en ny treningsform som har slått godt an den siste tiden: norsk folkedans med hallingkast. Når han har kommet hjem etter jobb, blir han fortsatt kontaktet av mer jobb digitalt. Men han har fått litt avkobling og stressnivået er normalt igjen, så han blir ikke frustrert av dette. Tvert imot, for han ser på dette som et grunnlag for stor personlig frihet, og han kan også forberede seg bedre til neste dag. Oscar synes det har vært veldig enkelt og greit å komme inn i systemet på ny jobb. Det har gått veldig greit finne faglig nettverk. De som jobber med samme fagfelt kommer fort inn i nye saker via digitale møteplasser med ryddig tilgang til nødvendig og tverrfaglig basisinformasjon, inkl. opplysninger om alle relevante personer. Han opplever derfor at han raskt kommer inn i et «faglig sentrum». All type nødvendig informasjon er konfigurert inn i mobilen hans, og dette var gjort klart allerede før han begynte, så overgangen til en ny jobb var ikke så stor som han fryktet. Privat er det en god del tregere, og han sliter med å få personlige relasjoner til nordmenn. De er riktignok «fargeblinde», så hudfargen har ingen betydning, men de kulturelle kodene er relativt ubegripelige og nordmenn ser ikke ut til å bry seg veldig hardt med å fortelle om dem. Å komme inn i sosiale lag hvis man a: ikke drikker kaffe i arbeidstiden (bare urte-te) og b: ikke drikker alkohol på fritiden, er det ikke så lettvint. Å gå ut med kollegaer etter jobb (f.eks. «lønningspils») fungerer mer som en synliggjøring av forskjellen i sosiale kode, men han regner med å finne ut av det etterhvert. 34

267 35

268 Faggruppenes arbeid For å vise litt av arbeidet til hver av gruppene, presenterer vi hver enkelt nedenfor. Mer informasjon om hver av deltakerne finnes i del 2.6. Med utgangspunkt i trendene hver av gruppene kom fram til, ble de bedt om å diskutere videre med utgangspunkt i et sett utfordringer. Nedenfor listes utfordringene som hver gruppe fikk utdelt. Basert på disse ble det gjort en plenumspresentasjon av hva gruppene hadde kommet fram til. 36

269 Fremtidens arbeidsplass Deltakere Eric Beltran Knut Inge Fostervold Donatella Maria de Paoli Kjetil Kristiansen Mari Ekstrand Siri Hunnes Blakstad, gruppeleder Dilemma Arbeidsform: Samarbeid vs individuell konsentrasjon Arealbruk: Tilgjengelige areal vs kunnskapsproduktivitet Tilstedeværelse: Frihet vs tilgjengelighet Samarbeid: Virtuelt vs fysisk Møterom: I tilknytting til arbeidssone vs i felles møteromspool. Møteplasser: I regjeringskvartalet vs utenfor regjeringskvartalet 37

270 Smart teknologi Deltakere Gisle Hannemyr Kjetil Thorvik Brun Jon Lippe Jonas Sederstrøm Are Refsdal Gunnhild Synnes, gruppeleder Dilemma Informasjonsflyt: Åpenhet vs. konfidensialitet Informasjonssikkerhet: Arbeid i sky eller i lukkede systemer Samarbeid: Virtuell vs fysisk samhandling. 24/7 Teknologi vs helse/ arbeidsliv Fremtidens gadgets: mobilt stasjonært, unikt generelt, delt privat, eid leid 38

271 Ambisiøse miljømål Deltakere Birgit Rusten Eivind Selvig Hulda Tronstad Knut Ivar Karevold Rolf Hagen Jonas Vevatne, gruppeleder Dilemma Arealeffektivitet: Gode arbeidslokaler vs stramme m 2 føringer Bygg for godt miljø: Akustikk, dagslys/utsyn, mikroklima, natur og helse Passiv Design: Ventilasjonsstrategi vs. Romforløp som en ventilasjonskanal Transport og tilgjengelighet: Parkeringsløsninger vs åpenhet Grønn adferd: gulrot vs biff,sykkel vs bil,mitt vs vårt, Grønn fortelling: Arkitektonisk utrykk vs høy miljøambisjon 39

272 Effektive fellestjenester Deltakere Haydn Delme Thomas Evans Nils Fongen Siv Lena Rishaug Tore Haugen Christian Joyce Sidsel Jerkø, gruppeleder Dilemma Kantine og kaffebarer: Nærhet vs. duplisering Infosenter: Informasjon til publikum vs. departementenes arbeidsplass Mottak av besøkende: Aktiv del av byen eller privilegerte rom innenfor sikker sone Støttetjenester: Inhouse vs. Outsorcet Møteplasser: I regjeringskvartalet vs. utenfor regjeringskvartalet Møterom: I tilknytting til arbeidssone vs. i felles møteromspool 40

273 Åpent og inkluderede regjeringskvartal Deltakere Aksel Tjora Heidi Bergsli Trine Presterud Marius Botten Timon Linderud Øivind Skøien, gruppeleder Dilemma Regjeringskvartalet (utad): Synlig vs. usynlig sikring Bygningsmasse og byrommet: Tilgjengelighet vs. sikkerhet Bygningsmasse og byrommet: Blågrønt vs. grått Bygningsmasse og byrommet: Inkluderende vs. ekskluderende. Bygningsmasse og byrommet: Bruk av eksisterende vs. nybygg. 41

274 Statsforvaltning og departementsfellesskap Deltakere Truls Bjørvig Ann-Margareth Løseth Dina Aanerud Knut Syvertsen Maria Lundin Reidar Gjersvik, gruppeleder Dilemma Politisk ledelse og departementsansatte: Samhandling vs adskilthet Regjeringskvartalet: Departements-fellesskap vs departemental selvstendighet Departements-felleskapet (innad): Sikkerhet vs åpenhet på tvers av departement Digitale tjenester: Arbeid i sky vs informasjonssikkerhet Møteplasser: Felles med byen vs behov for adskilthet Regjeringskvartalet (utad): usynlig sikring (inviterende) vs synlig sikring (betryggende) 42

275 Program for dagen Registrering, kaffe og mingling : Velkommen og presentasjon av deltakere : Rom- og funksjonsprogrammet v/ Knut Jørgensen, Prosjektdirektør Statsbygg : Regjeringskvartalet som arbeidsplass og rom i byen v/paul Chaffey statssekretær i Kommunal og moderniseringsdepartementet Teamarbeid Fase 1: : Om å se inn i fremtiden v/ Kristin Karlsrud Haugse, Rambøll : Teamoppgave «Trender og utviklingstrekk» : Teamoppgave «Rådslaging» : Presentasjon fase : Lunsj Teamarbeid Fase 2: : Organisering i nye grupper : Teamoppgave «En dag i 2035» : Presentasjon av «En dag i 2035» : Avslutning Prosessleder: Margit Hermundsgård, Reinertsen/tegn_3 Co-prosessleder: Urd Schjetne, tegn_3 43

276 Deltakerliste, sortert per arbeidsgruppe. Fremtidens arbeidsplass Erick Beltran Knut Inge Fostervold Donatella Maria de Paoli Kjetil Kristensen Mari Ekstrand Siri Hunnes Blakstad Rådgiver på real estate og facility management (REFM) i Corporate real estate i Statoil ASA. Han er prosjekteiers representant i eiendomsinvesteringsprosesser og funksjonseier representant ansvarlig for konserndekkende krav og standarder knyttet til eiendom og arbeidsplass. Styremedlem i Norsk Nettverk for Næringseiendom (NfN). Foredragsholder i diverse konferanser og utdanningsinstitusjoner. Psykolog og førsteamanuensis ved Psykologisk Institutt, Universitetet i Oslo. Han har en doktorgrad knyttet til helseaspekter ved skjerm og kontorarbeid. Forskningsmessig arbeider han med samspillet mellom miljø og menneske. Han har i tillegg erfaring fra konsulent- og rådgivningsarbeid i arbeids og organisasjonspsykologi Donatella De Paoli har doktorgrad fra Norges Handelshøyskole i 1996, i organisasjons- og ledelsesfag. Hennes forskning og hovedinteresse er Fremtidens Organisasjoner - hvordan arbeid og organisasjoner er i endring når det gjelder bruk av teknologi, kontor, samarbeid og ledelse. Og hva slags kontorer er det behov for i en digital arbeidshverdag? Forsker, bedriftsrådgiver og teknolog med collaborative engineering og fremtidsrettede arbeidsformer som spesialfelt. Har gjennomført en rekke fremtidsstudier og fremtidsworkshops for flere US Fortune 500-selskaper, knyttet til fremtidige kontorløsninger. Phd, Førsteamanuensis II ved faggruppe for produktutvikling ved NTNU. Konsulent og doktorgradsstipendiat ved arkitektur og billedkunst, NTNU. Temaet for doktorgraden er "Arbeidsplasskonsept som strategisk virkemiddel". Mari er spesialisert på oppbygging av arbeidsplasskonsept og studerer hvordan implementering av nytt arbeidsplasskonsept kan bli brukt som et strategisk virkemiddel for å skape organisasjonsendring. Prosjkektintern. Sivilarkitekt og dr.ing Siri Hunnes Blakstad er divisjonsdirektør i REINERTSEN / tegn_3 og professor 2 ved NTNU, Senter for Eiendomsutvikling og forvaltning. Hun har tidligere jobbet som leder for Workplace Management i Telenor Eiendom og som forskningssjef i SINTEF. Siri har siden midt på 90-tallet arbeidet med nye kontorløsninger, utvikling og forvaltning av arbeidsplasser for å støtte opp under kunnskapsarbeidere i det nye arbeidslivet. 44

277 Ambisiøse miljømål Birgit Rusten Eivind Selvig Hulda Tronstad Knut Ivar Karevold Rolf Hagen Jonas Vevatne FutureBuilt. Har 13 års erfaring med å jobbe med ambisiøse forbildeprosjekter innenfor både bygg og byutvikling. Erfaringen dekker tematikk som energi, materialbruk, transport, grønn mobilitet, sykkel, byutvikling, kommunikasjon og ikke minst prosesser for å få utbyggere, fagfolk og kommuner på å være innovative. Utdannet biolog. Civitas. Har i mer enn 20 år arbeidet med klima- og energiutfordringer. Har gitt betydelige bidrag til bl.a Nasjonale klimatiltaksanalyser, Klimakur 2020, Klima- og energiplan for Osloregionen, og en rekke pilotprosjekter bygg som rådgiver for program som Framtidens Byer og FutureBuilt. Arbeider for tiden med KS-prosjektet Omstilling til lavutslippssamfunnet i norske kommuner og er miljøansvarlig hos RKV-plankonsulenten TeamNordic. Cand.scient. i geologi fra UiO. Seniorrådgiver elektrisk mobilitet i Elbilforeningen. Tidligere infosjef i Syklistenes landsforening. Solid kunnskap om elektrisk mobilitet (sykler, lastesykkel, el-sykler) i Norge og Europa og ulike krav til parkering. Allsidig journalistisk erfaring. Utdannet kommuneplanlegger fra Volda. Direktør i GreeNudge. GreeNudge påvirker folk til å gjøre miljøbevisste og sunne valg basert på adferdsøkonomiske virkemidler. Karevold har doktorgrad i økonomisk psykologi, og mange års erfaring med endring og omstilling i rollen som organisasjonspsykolog. Sivilarkitekt, partner og en av to grunnleggere i Context AS. Rolf er spesialist i miljøriktig prosjektering og planlegging, og har betydelig erfaring med koordinering av komplekse prosjekter og designprosesser, i tillegg til forskning- og utviklingsarbeid innen fagområdet. Prosjektintern. Statsbygg. Miljøkoordinator for prosjekt nytt RKV Statsviter og politisk økonom med 15 års erfaring fra klimaforskning (CICERO senter for klimaforskning), -undervisning (NUSB/HiBU/UiS/UiO), rådgivning i Rambølls klimasatsning og policyutvikling i Miljøverndepartementet og Klimatilpasning Norge. Foreleser i klimatilpasning (UiS) 45

278 Smart teknologi Gisle Hannemyr Kjetil Thorvik Brun Jon Lippe Jonas Søderstrøm Are Refsdal Gunhild Synnes Forsker, gründer og kommentator innen informatikk, især Internett. Hannemyr er ansatt ved Institutt for Informatikk ved Universitetet i Oslo som forsker og lektor, der han særlig arbeider med bruk og design av Internett-baserte tjenester, og er medlem av regjeringens personvernkommisjon. Abelia er NHOs forening for kunnskaps- og teknologibedrifter med mer enn medlemsbedrifter og ansatte over hele landet. Kjetil Thorvik Brun er fagsjef for IKT og digitale næringer og har bakgrunn bl.a. fra Telenor, Burson-Marsteller og Microsoft hvor han bl.a. jobbet med smart city og ledet et virtuelt team i Europa. Jon Lippe er sivilingeniør i teknisk fysikk og har arbeidet med tverrfaglige samarbeidsprosesser i oljeindustrien. Han har ledet Senter for integrerte operasjoner i petroleumsindustrien. Jon Lippe var også partner i NTNUs idélaboratorium, som utviklet og veiledet kreative prosesser for brukere i privat og offentlig sektor. Jonas Söderström er informationsarkitekt og konsulent på InUse Experience, Stockholm, Sverige. Han har arbeidet med brukbarhet i digitale systemer og med internett siden midten av 1990-talet. Med sin bok "Jævla drittsystem" har han blitt en pioner for et nytt syn på digitalt arbeidsmiljø som et spesielt område. Computas, prosjektleder og utvikler for apper til iphone og Android (Native apper). Are er ekspert på alle sensorer som finnes på smarttelefoner og hvilke muligheter dette gir. Han kan bl.a. NFC/RFID, Beacons, Lokalisering utendørs og innendørs. Prosjektintern. Gunhild Synnes jobber som arkitektfaglig ressurs i Statsbygg. Hun jobber spesielt med planlegging og oppfølging av tidligfase i byggprosjektene. Arbeidsplassutforming, arealeffektivitet og universell utforming er hennes spesialområder. 46

279 Effektive fellestjenester Haydn Delme Thomas Evans Nils Fongen Siv Lena Rishaug Tore Haugen Christian Joyce Sidsel Jerkø Haydn is Design Director at Making Waves, specialising in Service Design. They work with a broad range of people and businesses; from start-ups to established brands and organisations, in both the public, private and third sectors. He has a particular interest and passion for developing ways of working that put people in the centre of what drives a project forward to build a strong and healthy culture that delivers great services and products that ultimately generate value. Konserndirektør Corporate Affairs & Service Excellence i ISS. ISS er et internasjonalt selskap med over ansatte som leverer integrerte fellestjenester innen renhold, catering, eiendom og support. For å optimalisere tjenester innen renhold og eiendom er grunnleggende arkitektonisk utforming avgjørende for effektiv drift, mens catering og support i større grad fokuserer på opplevd brukertilfredshet. Eiendomssjef i Entra ASA. Siv Lena Rishaug har ansvar for en eiendomsportefølje i Oslo sentrum. Porteføljen består stort sett av kontoreiendommer i varierende størrelse og leietakersammensetning (både private og offentlige leietakere) Professor ved Fakultet for arkitektur og billedkunst, NTNU og arbeider innen området prosjektledelse, eiendomsutvikling og - forvaltning. Har ledet arbeidet med NTNU 2060 Visjon for campusutvikling, og er nå engasjert i videre planlegging av NTNUs campusutviklingsprosjekt. Sivilingeniør med en tredelt erfaringsbakgrunn. Åtte år som forsker på byutvikling og transport ved TØI. Tolv år i kommuner, med avslutning som Utbyggingsdirektør i Oslo. Tjuefem år i Avantor med by- og eiendomsutvikling av Nydalen, samt i inn- og utland. Nå partner i et konsulentfirma med tilsvarende oppgaver. Prosjektintern. Statsbygg; Strategi- og utviklingsavdelinga. Deltar i prosjekt RKV-RFP, bl.a. som leder for to fokusgrupper: fellesfunksjoner, og administrative tjenester. Sivilarkitekt med 25 års erfaring som offentlig byggherre med vekt på tidligfasene (på kommunalt, fylkeskommunalt og statlig nivå), og 10 år i Sintef Byggforsk. Foreleser om arealeffektivisering og brukermedvirkning (NTNU). 47

280 Åpent og inkluderende regjeringskvartal Aksel Tjora Heidi Bergsli Trine Presterud Marius Botten Timon Linderud Øivind Skøien Professor i sosiologi ved NTNU og leder av Sosiologisk poliklinikk. Han er utdannet sivilingeniør (data og ind.øk NTH 1991) og sosiolog (dr.polit. NTNU 1998). Han arbeider særlig med interaksjonsstudier i organisasjoner og i offentlige rom, ofte i forbindelse med teknologiske endringer. Samfunnsgeograf og forsker ved Norsk institutt for by- og regionforskning. Heidi er nylig ferdig med en avhandling om byutviklingspolitikk i Oslo og Marseille, der hun er opptatt av spørsmål rundt sosial inkludering og mangfold i utviklingen av offentlige rom, steder og landskap i byen. Dette er tema hun fortsatt forsker på. Bygg- og anleggsingeniør med lang erfaring innenfor universell utforming, både fra Oslo kommune og konsulentbransjen. Hun er nå faglig leder i rådgivnings selskapet Universell Utforming AS og har et brennende engasjement for likeverd og inkludering. Trine har holdt over 150 kurs og foredrag innenfor temaet universell utforming. Arkitekt MNAL Marius Botten er prosjekterende arkitekt og sikkerhetsrådgiver i Forsvarsbygg og Nasjonalt kompetansesenter for sikring av bygg. Han har jobbet med flere sikringsprosjekter i offentlig sektor og har prosjektert alt fra boliger og helsebygg til spesialanlegg for Forsvaret. Han var medlem av evalueringskomiteen som vurderte parallelloppdragene for fremtidig regjeringskvartal. Timon Linderud arbeider som byplanlegger hos Rodeo arkitekter AS. Han er utdannet samfunnsgeograf (cand.polit. UiO 2004) og arbeider med planlegging og byutvikling ut fra et menneskelig perspektiv, hvor individets opplevelse, tilhørighet og følelse av stedsidentitet står i sentrum for utvikling av de fysiske løsningsvalg. Prosjektintern. Samfunnsgeograf. Mangeårig erfaring fra flere offentlige roller i byutvikling og byplanlegging i indre Oslo. Også lang erfaring med kulturminnefaglig rådgivning for statlige eiendommer over hele landet. Særlig opptatt av hvilke aktører og interesser som får gjennomslag i beslutningsprosesser om våre bygde omgivelser. 48

281 Statsforvaltning og departementsfellesskap Truls Bjørvig Ann- Margaret Løseth Dina Aanerud Knut Syvertsen Maria Lundin Reidar Gjersvik Avdelingsdirektør Truls Bjørvig i KLD har lang erfaring fra lederstillinger innen IKT-området fra Forsvaret og UiO. Har et bredt kompetansefelt og interesser på IKT-siden. Har lederansvar for flere fagområder og støttetjenester i departementet, herunder IKT-strategi i egen sektor. Faglig bakgrunn innen økonomi, informasjonsvitenskap og statsvitenskap. Avdelingsdirektør i Helse og Omsorgsdepartementet. Hun har vært leder siden 1990 innen administrativt område, herunder i Statsbygg, Vegdirektoratet og to departementer. Den røde tråden har vært kombinasjon mellom å utarbeide policydokumenter, ha ansvar for intern styring, via sikkerhet/beredskapsoppgaver til HR-funksjoner som personalpolitikk, ledelse, kompetanseutvikling, lønnsforhandlinger, personaladministrasjon osv. Hun har deltatt i flere store omstillingsprosjekter. Førstekonsulent i Avdeling for bygg, sikkerhet og tjenester i Kommunalog moderniseringsdepartementet. Har mastergrad i statsvitenskap fra Universitetet i Oslo. Deltar i arbeidet med rom- og funksjonsprogram for nytt regjeringskvartal, inkludert strategisk arbeidsplassutvikling, og har arbeidet med effektivisering av administrative fellestjenester i departementsfellesskapet. Knut Syvertsen er tidligere yrkesoffiser og nå spesialrådgiver i Kommunalog moderniseringsdepartementet. Knut er spesialist i planlegging og ledelse av bygge- og anleggsprosjekter med spesielle krav til beskyttelse og sikring mot kriminalitet, sabotasje, etterretning og terrorhandlinger. Avdelingsdirektør Maria Lundin, leder av HR-seksjonen i Olje- og energidepartementet. Har tidligere erfaring fra andre statlige arbeidsplasser bl.a. Utenriksdepartementet og Sjøfartsdirektoratet, men også fra privat sektor - nasjonal og internasjonal - innen organisasjonsutvikling og HR. Prosjektintern. Dr.ing. innen industriell økonomi og teknologiledelse, med spesiell kompetanse innen kunnskapsledelse, strategi-, endrings- og utviklingsprosesser, og innovasjon og idéarbeid. Han har vært forskningssjef i SINTEF, kunnskapsleder i Advokatfirmaet Thommessen, avdelingsdirektør i Kulturrådet, og er nå leder for nye forretningsområder i Reinertsen. Han arbeider i dag spesielt med strategisk utvikling av kontorarbeidsplasser i krysningspunktet mellom arbeid, arkitektur og teknologi. 49

282 50

283 3 DIALOGVERKSTED, FELLESFUNKSJONER OG FELLESAREALER Representanter fra Statsbygg og Kommunal- og moderniseringsdepartementet har, i samarbeid med Rambøll, planlagt og tilrettelagt dialogverkstedet 16. mars Denne oppsummeringen er utformet av Rambøll basert på notater gjort underveis, samt de skriftlige tilbakemeldingene fra deltakere som ble utarbeidet i verkstedet. Formål Fremtidsarbeidet som gjøres i forbindelse med nytt regjeringskvartal består av flere elementer. Til nå er det gjennomført tre frittstående verksteder som har hatt forskjellig formål, deltakere og resultater. I mars 2015 ble gjennomført et visjonsverksted med brukerutvalgets medlemmer, og i januar 2016 ble det gjennomført et fremtidsverksted med eksterne eksperter. Dialogverkstedet 16. mars 2016 var det tredje verkstedet i rekken. Dette var brukernes dag hvor vi jobbet med et fremtidsperspektiv på fellesfunksjoner og fellesarealer i det nye RKV. Dialogverkstedet var lagt opp slik at faglige eksterne foredrag fra ledere/eksperter fra privat og offentlig sektor fra ulike ståsteder ga et utenfra- perspektiv på fellesfunksjoner og fellesarealer i det nye RKV. Samtidig ble det lagt til rette for dialog på tvers av fokusgruppene, Programmeringsgruppen og Brukerutvalget (BU) om innholdet i de faglige foredragene og på hvilke områder og hvordan det kan inspirere den videre programmeringen av RKV. 51

284 Formålet med dialogverkstedet var å få til en overgang fra kartlegging av dagens situasjon til større vekt på fremtidsperspektiv i programmeringsarbeidet. Verkstedet skal bidra til å skape en felles plattform for videre arbeid med programmeringen av RKV. Resultatet av gruppearbeid og plenumsdiskusjoner dokumenteres i denne rapporten Statsbygg skal utvikle løsninger og konsepter som de skal foreslå for regjeringen/kmd. Oppsummering fra verkstedet er viktig bidrag til å foreta fremtidsrettede valg for fellesfunksjoner og fellesarealer. Deltakere i verkstedet Deltakere i Brukerutvalget (BU) Deltakere i fokusgruppene 1-5 Deltakere i Programmeringsgruppen (ProG) Prosjektrådets medlemmer Foredragsholdere/innledere Statssekretær Paul Chaffey, KMD Leder plan og utvikling Marthe Lauvsnes, Sykehusbygg Leder for fellesoppgaver Sigmund Stikbakke, Sykehusbygg Director Facility Management & Projects Henning Verløy, Telenor Eiendom Holding AS Konserndirektør Corporate affairs/pmo/ Service Exellence Nils Fongen, ISS Salg og Markedsdirektør Nina Bruun Taule, Compass group Budsiness Development Manager Berit Nisse-Lie, Compass group Managing consultant Kristin Karlsrud Haugse, Rambøll 52

285 Foredragene I det følgende er en oppsummering av foredragene som ble holdt på dialogverkstedet. Foredragene er sammenfattet av Rambøll og innholdet er godkjent av foredragsholderne. Fremtidsrettede fellesfunksjoner i nytt RKV Paul Chaffey, statssekretær Kommunal- og moderniseringsdepartementet Paul Chaffey innledet foredraget med å peke på at det nye regjeringskvartalet er et veldig spesielt bakteppe for en politisk sak. Det nye regjeringskvartalet er et eksempel på en politisk prosess som går over svært lang tid og er synlig i perioder, men hvor det også jobbes hardt når det ikke synes. Saken er også spesiell fordi det er stor oppmerksomhet utenfra, samtidig som oppmerksomheten er fragmentert. Noen har veldig sterke meninger om enkelte ting og sånn er demokratiet, man har lov til å være opptatt av én ting av gangen. Det er likevel viktig å ta en sak av gangen, være opptatt av rekkefølgen, ta trinnvise beslutninger og komme ned på detaljene når det er viktig. Chaffey pekte videre på at regjeringen allerede har tatt noen rammebeslutninger om hva som skal være hvor og hva som skal samles. Det er likevel et stort behov for fleksibilitet, fordi vi ikke vet hvordan en fremtidig regjering vil tenke og organisere seg. Det må legges til rette for at kompetansen, kreativiteten til medarbeiderne i det nye regjeringskvartalet, samt deres ønske om å gjøre ting bedre kan realiseres. Samarbeid med andre departementer er sentralt for medarbeidere og politikere i regjeringskvartalet. Det er viktig å legge til rette for at vi kan jobbe sammen og både skape bedre arbeidsplasser og raskere beslutninger. Chaffey har tro på å utnytte de fysiske mulighetene som finnes og legge til rette for uformelle møteplasser. Det er utrolig verdifullt og potensielt tidsbesparende å kunne snakke sammen og avklare raskt. Om å ta beslutninger for en ukjent fremtid Kristin Karlsrud Haugse, Managing Consultant i Rambøll Kristin Karlsrud Haugse er fagansvarlig for foresight og scenarioutvikling i Rambøll, og har omfattende erfaring strategi- og organisasjonsutvikling og medvirkningsprosesser innenfor bygg, transport og energi. Etter mange år som konsulent, har Kristin et stort repertoar av metoder og prosesser. Hovedpunkter i foredraget: Fremtiden er alltid til stede i nåtiden. Det går an å plukke opp trender og utviklingstrekk selv om man ikke kan spå konkrete hendelser. Programmeringen av fellestjenester og fellesarealer dreier seg å koble fortiden og fremtiden til nåtiden for å forslå fremtidsrettede løsninger. Fremtidsperspektivet må få større plass slik at vi kan se dagens utfordringer i nytt lys. Vi må gi fremtidsperspektivet større plass fordi endringene i våre omgivelser kommer plutselig og når vi minst venter det, og fordi det kan endre utviklingen for alltid. Det finnes mange eksempler på at det er farlig å bli igjen i tilvante mønster og tankebaner. Kodak var i sin tid verdensledende på utvikling av film- og fotoutstyr, men hang ikke med i svingene da industrien ble digitalisert. Mange har fått kjenne på konsekvensene av fastlagte tankemønstre og tenkning «på innsiden av boksen». I Dialogvekstedet ønsker vi å utfordre gjennom å få inn nye perspektiver fra seks eksterne foredragsholdere. Jeg håper at hver enkelt vil lære noe nytt, enten av foredragsholderne eller av dialogene rundt bordene. Vær åpne for ulike antakelser og synspunkter. Da blir denne dagen nyttig for det nye RKV og for den enkelte. 53

286 Planlegging av fellesfunksjoner med erfaring fra sykehussektoren Marte Lauvsnes, leder plan og utvikling, Sykehusbygg. Sigmund Stikbakke, leder fellesoppgaver, Sykehusbygg. Marte Lauvsnes har syslet med sykehusplanlegging (tidligfase) i 19 år, og er spesielt opptatt av forholdet mellom bygg og virksomhet. Hun har et bredt nasjonalt og internasjonalt nettverk innenfor området. I tillegg til å være leder for tidligfaseprosjektene i Sykehusbygg, er hun nå leder for juryen for European Health Designs kategori sykehusprosjekt < m2. Sigmund Stikbakke har arbeidet i sykehussektoren siden Han variert teknisk yrkesbakgrunn, blant annet innen instrumentering, forskningsinstitusjon, industri, leverandør av teknisk utstyr og bygg. Han har utdanningsbakgrunn fra BI og Ingeniørhøyskolen, og har jobbet med eiendomsledelse i Sykehuset Innlandet og Helse Sør-Øst RHF over mange år. Siden oktober 2015 har han ledet avdelingen for fellesoppgaver i Sykehusbygg. Hovedpunkter i foredraget: Sykehusbygg presenterte hvordan konseptfasen av sykehusutviklingen er lagt opp for å gjøre dem i stand til å planlegge for fremtiden. Det er usikkerhet knyttet til spørsmålene: hva er egentlig fremtiden og hvem er pasientene? I konseptfasen brukes framskrivinger til å beregne kapasitet og arealbehov for funksjonene. Usikkerhetsmomentene i de ulike driverne drøftes systematisk. Driverne har betydning for bemanning, samhandling, organisering - og for utstyr og infrastruktur. Man finner ut av dimensjonering og tekniske løsninger, samtidig som virksomheten / organisasjon utvikles parallelt. Sykehusbygg er opptatt av å legge til rette for fleksibilitet. Men fleksibilitet koster, så man må tenke seg nøye om hvor man legger til rette for fleksible løsninger. Teknologi endrer måten folk forholder seg til sykehuset. Man kan for eksempel ha selvinnsjekk og trenger strengt tatt ingen i resepsjonen, annet enn å peke hvor du skal. Teknologi og sensorer kan brukes til å samle inn data som kan komme pasientene til gode. Datafangst fra medisinskteknisk utstyr rett inn i journalen kan frigjøre tid til kjernevirksomheten. Teknologi kan også legge til rette for velferd på andre måter for eksempel ved å tilpasse belysning i forhold til døgnrytme. Trendene innen fellestjenester har endret seg de siste årene. Pendelen har svingt fra fullstendig selvberging på mat og tjenester, til at alt unntatt kjernevirksomheten skulle outsources til leverandører. Med tiden har viktigheten tjenesten har for at kjernevirksomheten skal nå sine mål, fått avgjørende betydning for valg mellom inhouse og outsourcede tjenester. 54

287 Erfaring og trender for framtidig attraktivitet i Telenor, Henning Verløy, Director Facility Management & Projects. Henning Verløy har 40 års erfaring innenfor eiendom. Var en av initiativtakerne til Telenors nye hovedkontor på Fornebu og var sentral planleggingen, samt i utviklingen og implementeringen av Telenors arbeidsplassmodell med tilhørende drifts- og servicetjenester. Han har sittet sentralt for videreutvikling av Telenors satsing innen Real Estate og Facility Management i Norge og internasjonalt. Hovedpunkter i foredraget: Innlegget om erfaringer og trender for framtidig attraktivitet tok utgangspunkt i Telenors hovedkontor på Fornebu. Telenor planla og etablerte et bygg på 6500 arbeidsplasser for inntil 8500 personer i perioden , og stod overfor mange av de samme utfordringene som det nye RKV står overfor i dag. Telenor-senteret var svaret på et behov for å samle kontoradresser, styre kostnader og etablere ny selskapskultur tilpasset nye behov, trender og utvikling. Det var vesentlig å skape et selskap og arena for å tiltrekke seg de beste kompetansene og ressursene. Telenor var spenstige og ambisiøse, og etablerte en tydelig visjon om å «skape Nordens fremste arbeidsplass for nyskapende virksomhet». Standardisering, generalitet og teknisk grid, som igjen øker mulighetene for fleksibilitet, er mye av årsaken til at byggeprosjektet sammen med Telenors arbeidsplassmodell, fortsatt regnes som en suksess. For det nye RKV som skal stå ferdig i 2023, holder det ikke å ha en ambisjon om å være på høyde med de beste i dag. Visjonen for det nye regjeringskvartalet bør være tydelig og noe å strekke seg etter. Hva med «Vi skal etablere Europas fremste nyskapende samhandlingsarena for demokratisk samfunnspåvirkning og styring»? En framtidig attraktiv arbeidsplass må være på topp teknologisk og miljømessig. Den enkleste måten å påvirke miljøbelastningen på er gjennom arealbruk, og at man ikke bygger/bruker mer enn man trenger. Brukerundersøkelser viser at det som er viktig for arbeidstakerne i daglig virke og i tillegg til tilbud om og bruk av moderne teknologiløsninger, er renhold og deretter bespising. I tillegg er det fysiske arbeidsmiljøet viktig, herunder lys, skjerming, temperaturer og muligheten til å sette seg ned med kolleger og gjester. Drifts- og servicetjenester kommer til å endre seg drastisk, med sensorer og «dashboard-rapportering» som gir nødvendig styringsinformasjon. Fremtiden er vanskelig å spå, og det var flere ting de ikke forutså ved etableringen på Fornebu. Blant annet ble det få som benyttet biblioteket. Både bibliotek og arealer for trykkeri og kopisenter ble gjort om til ordinære kontorplasser langt uti prosessen. Læringssenteret ble endret til møte- og konferansesenter. Behovet for stillerom (nå multirom), prosjektrom og trimgarderober ble undervurdert. De framtidige økonomiske rammene for å forvalte og drifte det nye regjeringskvartalet kommer til å bli stramme. Dette må tas hensyn til i planleggingen. For å lykkes over tid oppfordrer han til å etterleve valgene og konseptene fullt ut i den framtidige bruks- og driftsperioden. Ledelsen i Telenor har stått ved konseptet hele veien og også implementert det internasjonalt, og det mener Verløy har vært essensielt for Telenors suksess og at Telenorsenteret på Fornebu fungerer like bra i dag. 55

288 Hvordan møte fremtidens kunde? Nils Fongen, konserndirektør Corporate Affairs/PMO/Service Exellence, ISS Nils Fongen har bakgrunn fra Copenhagen Business School og har jobbet i ISS i mer enn ti år. I nåværende stilling er han blant annet ansvarlig for strategi, kvalitet, alle fagavdelinger og kalkulasjon i ISS Norge. Han er også «chairman» for Northern Europe Catering Board i ISS. Hovedpunkter i foredraget: Fongen innledet med å snakke om hvordan ulike trender vil påvirke støttetjenester fremover særlig miljø- og klima. 25 % av klimagasser i verden stammer fra matproduksjon, så måten man håndterer mat er viktig for å redusere utslipp. Arbeidet for å nå klimamålene vil påvirke tjenestene som leveres. ISS har allerede begynt å måle og registrere matavfall, med en målsetting om å redusere svinn med 25%. Fremtidens tjenester må ta hensyn til hva forbrukerne mener er viktig. Fongen mener fremtidens kantineløsning vil være preget av krav om døgnåpne, miljøvennlige, effektive spisesteder med høy kvalitet. Tilbudene kommer også til å være mye mer individuelt innrettet, tilpasset hver enkeltes behov. Fongen pekte også på at fremtidens tjenester vil være preget av et høyere effektivitetskrav enn nå. Ny teknologi vil være en sentral driver, og gir en ekstra mulighet for personlig service. Intelligente bygg kan for eksempel vite hva som står på kalenderen din når du kommer på jobb og kan måle og analysere hvem som skal sitte hvor. Dette innebærer også miljøbesparelser og lavere kostnader fordi man vet hvilke områder som står tomme og ikke blir brukt. Det vil også være mulig å benytte sensorer til å måle hvor folk har vært og kun rengjøre områder som er benyttet. 56

289 Mattrender, matvaner og hvordan vi vil jobbe i fremtiden Nina Bruun Taule, Salgs- og Markedsdirektør, COMPASS GROUP Berit Nissen-Lie, Business Development Manager, COMPASS GROUP Nina Bruun Taule er Salg- og Markedsdirektør og Berit Nissen- Lie er forretningsutvikler i Norge, for det globale konsernet COMPASS GROUP. Både nasjonalt og internasjonalt har Compass Group erfaring med å delta aktivt i prosjektering av nybygg de samarbeider med flere trendinstitutter. Hovedpunkter i foredraget: COMPASS GROUP innledet med å gå inn i trendene de observerer innen støttetjenester. Det er for eksempel mer og mer vanlig at en operatør ikke bare er med i drift, men også trekkes inn i planleggingsfasen av nye bygg. De pekte på at det er viktig å trekke inn fagressurser og høste erfaringer fra andre aktører for tidlig å kunne avgjøre hvilke tjenester som skal tilbys brukerne, hvilket konsept man skal ha, og hvilke ulike funksjoner arealet skal dekke. Selskapene med de mest fornøyde arbeidstakerne er kjennetegnet ved å være svært opptatt av å tilby sine ansatte gode servicetjenester på jobb. Fremtidens arbeidstakere er opptatt av å kunne jobbe overalt og når som helst, og neste generasjon vil sannsynligvis innta flere måltider på arbeidsplassen og ønske et variert og tilgjengelig serveringstilbud. Bevisstheten rundt miljø, rett pris til rett kvalitet og helse vil bli enda viktigere, og vi vil forvente high-street-kvalitet på arbeidsplassen. Som en konsekvens vil forskjellen mellom den tradisjonelle kantinen og det mer kommersielle serveringsstedet, viskes ut. Det er særlig fire trender som vil være med oss inn i fremtiden og forsterkes ytterligere; sunt, tilgjengelig og rent og lokalt. En sannsynlig utvikling vil være at vi går bort fra store tradisjonelle industrikjøkken og heller organiserer matproduksjonen i et grovkjøkken, samt flere satellitt-kjøkken og stasjoner for "montering". Fremtidens fellesarealer må tilpasse seg denne utviklingen gjennom integrerte digitale løsninger som gir helt nye muligheter for bestilling, produksjon og betaling av tjenester og produkter. Spiseplasser må dekke multibehov som uformelle møteplasser. En skal ikke lenger kun spise her, men også slappe av, drive møtevirksomhet og sosialisere over flere timer i løpet av arbeidsdagen. For å sikre kostnads- og arealsparing er det viktig å tenke fleksibilitet i områdene som opparbeides. En kantine på dagtid kan for eksempel gjøres om til restaurant eller konferanselokaler på kveldstid. 57

290 Oppsummering av dialogen ved bordene Etter foredragene diskuterte deltakerne i grupper på hvert bord til sammen ti grupper med fem-åtte deltakere. Hvert bord hadde en leder som var ansvarlig for å lede dialogen og stille gode spørsmål, samt å notere hovedinntrykk fra diskusjonene til ettertid. Deltakerne ble bedt om å diskutere spørsmål knyttet til budskapene fra foredragsholderne og drøfte hvordan man kunne ta med seg disse perspektivene inn i arbeidet med fellestjenester og fellesarealer i det nye regjeringskvartalet. Ved avslutningen av dagen noterte hver enkelt deltaker hvilke problemstillinger og løsninger de hadde blitt mer opptatt av i løpet av dagen. Dette kapittelet oppsummerer diskusjonen ved bordene og deltakernes tilbakemeldinger om hva de ble mer opptatt av, og er basert på bordledernes dokumentasjon og deltakernes skriftlige innspill på post-it-lapper. Informasjonen er kategorisert og oppsummert, men ikke bearbeidet ytterligere. Først presenteres noen overordnede refleksjoner om diskusjonene, deretter presenteres 10 sentrale temaområder. Overordnede refleksjoner Samtlige bordledere melder om at temaene engasjerte, at diskusjonen og foredragene jevnt over var gode, og at foredragene fikk styrt deltagerne inn på å prate om fremtid og fellestjenester. Deltakerne ga generelt uttrykk for tilfredshet med foredragsholderne. Mange bordledere beskriver iherdige diskusjoner og mange gode ideer. Det var få avsporinger, og noen opplevde at de gjerne skulle hatt enda mer tid til samtalene ved bordene. Det kan jo også, som en bordleder påpekte, ses på som et tegn på at engasjementet var godt. Noen deltakere uttrykte at de skulle ønske de var blitt involvert på et tidligere tidspunkt i prosessen for å sikre så stor grad av påvirkning som mulig, men var enige om at dette var et godt steg i riktig retning. Deltakerne opplevde brukerinvolveringen som god. Hovedinntrykket fra bordene er at det er en god del optimisme og glede rundt ny utforming av RKV. Flertallet av deltagerne var svært engasjerte og synes det var inspirerende å tenke på ulike bruksmuligheter, f.eks. av kantiner. Diskusjonene og tilbakemeldingene er kategorisert i 10 temaområder, som fremgår av figur 3-1. I de følgende avsnittene beskrives innholdet i hvert enkelt temaområde. 58

291 Figur 3-1: Sentrale temaområder Ambisjoner/visjon og forankring hos ledelse Innlegget av Herløy fra Telenor skapte stort engasjement angående prosjektets ambisjoner og behov for en tydeligere visjon. Deltakerne ved bordene etterlyste engasjement fra ledelsen i departementene og bedre forankring mellom ledelsene og prosjektet, særlig dersom man også tar sikte på en organisasjonsutviklingsprosess. Herløy uttrykte at en forpliktet ledelse var essensielt for å sikre at konseptet blir gjennomført fullt ut, og dette uttrykte deltakerne stor enighet i. Det ble samtidig trukket frem at det er enklere med visjoner og gjennomføring av ambisiøse mål når det er en autorativ ledelse og ikke 16 som tilfellet er med departementene. Deltakerne var opptatte av at Telenor hadde lyktes såpass bra på grunn av et tydelig langtidsperspektiv; noe som kan være utfordrende i det politiske landskapet. I tillegg trakk deltakerne frem at dagens ambisjoner er preget av nøkternhet. Dette mente deltakerne er bra og nødvendig for å sikre ansvarlig forvaltning av skattepenger, men det bidrar ikke til å skape lyst og engasjement ift. prosjektet. Mange spekulerte derfor på om det går an å formulere ambisjonene annerledes slik at de blir mer attraktive, for eksempel som et mål og ønske fremfor en avgrensning. Deltakerne var enige i at det er viktig å planlegge for fremtidens arbeidstakere, både for å holde seg attraktiv som arbeidsgiver og fordi det 59

292 med stor sannsynlighet vil være et generasjonsskifte i arbeidsstokken. Videre var mange opptatt av hva som skal være departementenes kjernevirksomhet i fremtiden og at visjonen må knyttes tett til hvem som skal jobbe her og hva de skal gjøre. Visjonen må derfor, i følge deltakerne, inneholde konkrete ambisjoner for kjernevirksomheten og best mulig oppgaveløsning. Diskusjonen om visjon og ambisjoner kom også opp avslutningsvis og flertallet av deltakerne valgte å fremheve behovet for en tydeliggjøring og prioritering av dette i sine råd for veien videre for prosjektet. Planlegging/gjennomføring Mange av deltakerne var opptatt av konkret planlegging og gjennomføring av konseptet for det nye regjeringskvartalet. Særlig innlegget fra Sykehusbygg ga viktige innspill som kan være nyttige i prosjektet og satte i gang diskusjoner om viktigheten av en tydelig planleggingsprosess. Diskusjonen om planlegging dreide seg om to hovedtemaer; planlegging av fysisk bygningsmasse og logistikk, og planleggingen av organisasjon. Innlegget fra Sykehusbygg ledet deltakerne til å diskuterte hvordan brukeren involveres i utviklingsprosessen, og her ble også viktigheten av å tilpasse den fysiske bygningsmassen til de nye arbeidstakernes behov og preferanser trukket frem. I tillegg ble deltakerne bevisstgjort på viktigheten av å se FM-tjenestene i et strategisk perspektiv og ta valg som sikrer at de på best mulig møte støtter opp om kjernevirksomheten. Mange deltakerne ved bordene ble også engasjert i diskusjoner om kulturendring og organisasjonsstruktur, særlig etter inspirasjon fra Telenor sitt innlegg. Mange av deltakerne ble mer opptatt av at ansatte og ledere må gjennom en prosess for å bevisstgjøres rundt hva vi bygger og oppnå forståelse for konseptet. Dette er viktig for å sikre at visjonen blir gjennomført fullt ut, ettersom det vil bli utskiftinger i arbeidsstokken gjennom byggeperioden. Og ikke minst må alle lære hvordan det nye regjeringskvartalet skal brukes det må rett og slett øves på. Flere fremhevet viktigheten av at visjonen operasjonaliseres slik at implementeringen gir mening i arbeidshverdagen til hver enkelt. Miljø Flere av bordlederne opplevde at deltakerne festet seg ved at miljøvalgene vil styre mye, og på mange flere områder enn vi i dag tenker (bl.a. på mat, avfall osv.). Noen mener at departementene derfor bør vise vei på områder der bygget kan bidra til miljøriktige valg, også for de som ikke tenker så mye over det. Samtidig eier departementene hver sine arealer i dag og det trekkes frem at fremtidige løsninger krever større fleksibilitet på tvers. Dette krever igjen en stor samordningsprosess. Teknologi pekes på som en mulig løsning på mange av problemstillingene innenfor temaet miljø, og det ble særlig engasjement rundt ideen om smarte bygg og bruk av sensorteknologi for å spare driftskostnader på renhold, matproduksjon og strøm. Andre påpeker igjen at miljøambisjon er viktig, men at 60

293 investeringen må ses opp mot livstidskostnader. Miljø oppleves heller ikke som en kjerneaktivitet for det nye regjeringskvartalet. Sosiale møteplasser/fellesområder Innleggene fra ISS og Compass Group satte i gang en livlig diskusjon rundt sosiale møteplasser, med kantiner som hovedtema. Deltakerne diskuterte flere av aspektene ved leverandørenes perspektiv på fremtidens kantiner, blant annet avstand til kantine, mange små eller større enheter, lengden på lunsjpausen, 24-timerstilbud, og nivå på serveringen. Det ble uttrykt en frykt for at RKV-kantinen blir stor og upersonlig, og ulike former for løsninger der det blir delt inn i mindre soner ble omtalt. F.eks. Food Court der individuelle preferanser blir rendyrket og ulik type mat blir servert på ulike stasjoner knyttet til et felles kjøkken. Compass Group hevdet de ser større betalingsvillighet for mat av god kvalitet, og mente det fremtidige kantinetilbudet vil inneholde serveringssteder med high street - kvalitet. Dette ledet til en diskusjon om åpenhet og sikkerhet; mens samfunnet går mer og mer i retning av åpenhet og deling, så blir kravet til sikring av RKV høyere. Det kan derfor være sikkerhetsmessig utfordrende med serveringssteder og sosiale møteplasser som også kan benyttes borgerne, selv om åpenhet og integrering i bybildet er en ambisjon. Det var også diskusjoner rundt hvordan man bør planlegge for uformelle møteplasser og at nærhet til uformelle møteplasser er viktig. Mange likte ideen om å aktivisere kantineområder utenom «kantinetiden». Den eksisterende kantinen i R5 brukes på denne måten. Deltagerne tror det kan ha sammenheng med at den er tilgjengelig ved inngangsdøren og at det er lett å sette seg der med gjester. Slike arealer kan brukes til mer enn bare kantine; for eksempel restaurant på kveldstid, konferanserom, kontorplass etc. Det ble stilt spørsmål om man kan fremme «departementsfellesskapet» ved måten man strukturerer og legger ut mindre spise/møteplasser på. Enkelte mente at fremtidens arbeidsliv i hovedsak ville handle om hva man gjør ikke når eller hvordan eller hvor, og at denne fleksibiliteten krever en annen tilgjengelighet til bygningsmassen. Samtidig ble mange av deltakerne inspirert til å tenke på nye muligheter for servicetjenester på jobb, slik som skjorterens, middag med hjem, bestilling via app etc., og at arbeidsgiver må legge til rette for at hverdagen blir enklere slik at man kan jobbe mer. I kjølvannet av dette kom det også opp spørsmål om den oppvoksende generasjon; dersom norsk økonomi blir dårligere vil de ansatte være like kravstore? Det hersket generell enighet om at fellesområder er viktig, både kantiner, å legge til rette for grønn transport, gode treningsfasiliteter, små sosiale soner etc. Kjernevirksomhet i fremtiden Etter innlegget til Sykehusbygg, ble mange opptatt av drivere og at vi ikke vet hvordan fremtiden vil bli. Dette førte til en diskusjon om hvordan det nye RKV kan hjelpe kjernevirksomheten å nå sine mål. Pendelen som slår frem og tilbake mellom trender festet 61

294 seg som et nyttig bilde. Dette gjelder ikke bare funksjoner, men også ansattes roller og hvilke faggrupper som kommer og forsvinner. Sekretærhjelp, forværelse og arkivmedarbeider ble trukket frem som eksempler. Noen mente at det var viktig å være oppmerksomme på at behovet for å ha støttefunksjoner rundt saksbehandlingen kan komme tilbake igjen. Videre diskuterte deltakerne at arbeidsoppgavene mest sannsynlig vil forbli de samme, men at arbeidsprosessene vil endres. Det viktigste holdepunktet for det nye RKV vil derfor være kjerneoppgavene, og noen ymtet frempå et ønske om at departementenes ledelse skulle komme på banen med en definisjon av de viktigste kjerneoppgavene og målene for regjeringsapparatet som må ses i sammenheng med planleggingsprosessen. En deltaker uttrykte det slik: Hvordan vil IKT-utviklingen, dagens digitalt innfødte barn og unge som framtidige arbeidstakere, og delingsteknologien, påvirke demokratiutviklingen og dermed hva departementsansatte skal produsere om 20 år? Samhandling Samhandling var et viktig prinsipp for flere av deltakerne. Særlig engasjert ble mange i diskusjonen om den fysiske utformingen av det nye regjeringskvartalet, med samlokalisering av departementene i sentrum, og hvilke muligheter dette ville gi for samhandling. Flere var opptatt av at selv om det var viktig at de fysiske forutsetningene for samhandling etableres, må det også skapes en kultur for samhandling og tillit mellom avdelinger og departementer. Innlegget fra Telenor kom inn på temaet organisasjonsutvikling og endring i sammenheng med flytting og at dette krever strategisk fokus og lederforankring. Det hersket enighet om at mulighetene er mange felles departementale tjenester, raskere saksbehandling og utredninger, uformell dialog, kunnskapsdeling etc. hvis man bare evner å utnytte dem. Samtidig er det mange ulike hensyn som må tas avdelingene og departementene mellom, slik som sikkerhetsansvar, ulike kulturer og ulike retningslinjer for aktiviteter. Enkelte var også opptatt av balansen mellom fleksibilitet og individualitet og konsentrasjon og samhandling. Diskusjonen kokte ned til spørsmålet om brukerorientering hva brukerne har behov for, for å gjøre en best mulig jobb. På flere av bordene kom deltakerne frem til at det var viktig å kunne være fleksibel i arbeidsmetodene, med muligheter for både samarbeid og konsentrasjon. Standardisering/fleksibilitet i bygg Behovet for fleksibilitet og endringsmuligheter var et gjennomgående tema både i foredragene og i diskusjonen rundt bordet. At generalitet, fleksibilitet og gridstandardisering i områder i bygget er svært viktig ble illustrert av Telenors innlegg, som 62

295 beskrev hvordan de bygget om flere områder, men fikk lave ombyggingskostnader fordi rommene var lette å endre og det var få «spesialrom». Prinsippet om generalitet i bunn høstet stor enighet blant deltakerne. Enkelte deltakere trakk tråder mellom denne diskusjonen og Sykehusbygg sitt poeng om trendpendelen. RKV må være fleksibelt nok til å tåle at pendelen svinger, og at brukerne og behovene endrer seg. Andre stilte spørsmål ved om RKV virkelig kan være en så fleksibel arbeidsplass som foredragsholderne snakker om, og om man egentlig kan jobbe hvor som helst med en så særegen virksomhet. Noen deltakere påpekte at muligheten for fleksibilitet er svært ulik både i de ulike departementene og for ulike personene i hvert departement. Mange var opptatt av ideen om arealer som kan brukes til flere funksjoner og formål, særlig arealer som har til hensikt å være samlende/sosiale treffpunkt, for eksempel kantiner, bibliotek. Noen stilte spørsmål ved hvordan man kan sikre at man har riktig dimensjonering og lokalisering på fasiliteter som møterom, multirom og konferanserom. Samtidig var andre opptatte av at ikke alle rom kan være helt like, og at et differensiert uttrykk er viktig for tilhørighet og identitet. Ved generalisering blir det særlig viktig å unngå innlåsing i dårlige løsninger, og flere deltakere mente man derfor bør unngå nærsynthet knyttet til fikse ideer om arbeidsmetoder som er moderne nå. Som en deltaker påpekte, vet vi jo ikke med sikkerhet hvordan fremtiden vil se ut. Teknologi/IKT-tjenester Informasjonssikkerhet blir gjerne ansett som en av hovedutfordringene i fremtidens arbeidsliv, og RKV er intet unntak. Begge foredragene etter lunsj (ISS og Compass Group) skapte diskusjon om bruken av teknologi og hvor tilgjengelig man ønsker å være. Flere deltakere stilte spørsmålstegn ved om vi ønsker å ha et arbeidsliv der vi i prinsippet kan jobbe 24/7 og der jobben er en tilstand. En deltaker formulerte det som at teknologien må styres normativt og ikke deskriptivt. Videre fulgte en diskusjon om hva fleksible arbeidsformer egentlig betyr for bruk av teknologi. Når man møtes på uformelle sosiale møteplasser eller ute i grønne lunger, kan det bli en utfordring at man må man ha tilgang til internett, intranett og tekniske løsninger, samtidig som sikkerheten ivaretas. På den andre siden hersket det generell enighet om at saksbehandling for eksempel ikke kan drives fra kafeer eller kantiner som er åpent for et publikum utenfra. Sikkerhetsavveiningen vil nødvendigvis avhenge av hvilke arbeidsoppgaver som løses, og noe vil kanskje kreve hemmelighold og større sikkerhetstiltak som gjør det upraktisk å benytte fellesområder som arbeidsplass. Deltakerne var jevnt over svært positive til smartteknologi som kan bygges inn i en struktur slik at man automatisk tar gode miljømessige valg. På flere av bordene foregikk det begeistrede diskusjoner om mulighetene digitale intelligente bygg gir både for effektivisering av drift og for å arbeide smartere, med automatisering av tjenester ved hjelp av sensorer og app-baserte IKT-systemer for å tilby fellestjenester etter behov. Samtidig er teknologi og generalitet en avveining, knyttet til hva slags endringsmuligheter slik innebygget 63

296 teknologi gir. Enkelte uttrykte også bekymring for konfidensialitet, personvern og overdreven kontroll over arbeidstakerne, dersom alle bevegelser blir registrert og logget av sensorer. Brukerorientering På flere av bordene ble behovet for mer individuelt rettede tjenester trukket frem og diskutert. Innleggene til ISS og Compass Group inspirerte deltakerne til å vurdere hvilke personlige tjenester arbeidsplassen kan og bør tilby i fremtiden. Ekspertene mente at fremtidens arbeidstakere i større grad vil etterspørre tjenester som oppleves som brukertilpassede, nære og individuelle mtp. valg av mat, inneklima, bygningsmasse og fleksibilitet pga. ulike behov. Brukerorienterte tjenester åpner også for at de ulike brukergruppene, slik som saksbehandlere, politisk ledelse og driftsfunksjoner/personell, kan få arbeidsforhold unikt tilpasset deres behov. Deltakerne diskuterte videre mulighetene som ligger i individuell tilpasning i tilknytning til smart-teknologi. Vil dette kunne gi innsparinger på driftskostnader, ved for eksempel å stenge av arealer som ikke vil bli brukt i løpet av dagen, bare lager mat til dem som skal spise, og bare vasker de mest trafikkerte områdene? En deltaker peker på hvordan identifisering av ineffektivitet også åpner for økt servicegrad og større effektivitet gjennom strategisk disponering av ressurser, som igjen fører til mindre ressursbruk. Andre fellesfunksjoner, renhold etc Effektivisering av FM-tjenester gjennom bruk av smart-teknologi engasjerte svært mange, ettersom renhold ble ansatt som den største driftskostnaden. Innleggene av ISS og Compass Group satte videre i gang mer spesifikke diskusjoner om tjenestestyringen av fellestjenestene i RKV. For eksempel kan mange flere tjenester enn bare renhold tilbys basert på tilstedeværelse. Mange av deltakerne likte ideen om brukerorientert tjenesteutvikling, og fant særlig perspektivet med kundens gang gjennom bygget og bruk av smartteknologi inn i tjenestestyring og planlegging interessant. Compass Group sitt innlegg åpnet også en diskusjon om perspektivet med miljø, teknologi og samhandling med byen, på den måten at sentrumsnærheten reduserer kravet til hva vi «må ha» in-house. En deltaker påpekte at dette kan kreve tilpasninger i avtaleverk, for eksempel om hvordan ansatte ved RKV skal bruke byen som kantine, når spisepausen er fastsatt til en halvtime. Det hersket enighet om at det er nødvendig med en reell prioritering av hvilke fellestjenester som skal tilbys og hvor de skal plasseres. Noen deltakere ble opptatt av å klargjøre fellesfunksjonenes arealkonsekvenser, herunder dimensjonering, arealbruk og lokalisering, fordi dette har blitt mindre belyst enn tjenestenes innhold og trender. Mange festet seg særlig ved poenget om at «pendelen svinger» også med tanke på outsourcing versus å ha tjenester in-house. Det ble sagt at trenden nå er å beholde tjenester in-house, og det ble bl.a. vist til at man i et nytt sykehus i Italia har insourcet tjenester som før var outsourcet. Noen deltakere mente at planleggingsfasen av RKV kunne ha lagt større vekt på å beskrive funksjonene og tjenestene i forhold til deres egnethet for ulike lokasjons- og 64

297 sourcing-strategier. Som noen andre påpekte, må slik strategi imidlertid sees i forhold til økonomi og i forhold til trender for arbeidstakere og sikkerhet i RKV. Høye krav til sikkerhet øker på sin side behov for at tjenestene må være in-house. Tjenestene må også vurderes i fht. hvordan de støtter kjernevirksomheten. For eksempel mente enkelte at FM bør være nært, mens rådgivning kan være fjernere blant annet på grunn av digitale samhandlingsformer. En deltaker foreslo for eksempel å følge prinsippet om lik tilgang/nærhet ved hjelp av flere nav for fellesfunksjoner fremfor ett stort sted. En annen foreslo at man kan tenke utover departementene og samkjøre fellestjenester med andre statlige virksomheter. Flertallet av deltakere mente det er sannsynlig at flere manuelle operasjoner og ressurskrevende fellesfunksjoner, også administrative, må erstattes med teknologi. Bygget må derfor tilrettelegges for at dette kan løses på nye måter. 65

298 Råd fra deltakerne Siste post på agendaen i dialogverkstedet var å samle inn råd fra deltakerne om veien videre i prosjektet. Deltakerne fikk spørsmålet: "Gitt det vi har snakket om i dag angående fremtidsperspektiver, hva er det viktigste prosjektet bør ta hensyn til slik du ser det?" Rådene ble samlet inn ved at hver deltaker skrev sitt råd på en post-it og limte denne opp på veggen. Oppsummeringen i ettertid viste at rådene grovt sett kan sorteres i de samme ti temaene som dialogen fra bordene. Vi har kategorisert rådene og oppsummert det mest fremtredende i en setning. Dette har resultert i følgende 10 råd: 1. Vis vei inn i fremtiden gjennom en klar visjon og klare mål for regjeringskvartalet. Formuler ambisjon og visjon som et mål/ønske ikke som en begrensning 2. Legg til rette for utviklingen av en felles kultur og felles plattform for departementene i det nye regjeringskvartalet. 3. Hør på fremtidens brukere om hvordan de jobber og hva de forventer av en arbeidsplass 4. Konseptet må forankres i ledelsen for å sikre forpliktelse til gjennomføringen 5. Skap attraktive fellesløsninger som kantine, sosiale møteplasser, treningsløsninger og garderober. 6. Legg stor vekt på å avklare regjeringsapparatets kjerneområder og hvilke oppgaver som må løses med tanke på å sikre en effektiv arbeidsplassutforming. 7. Fleksibilitet og generalitet er viktig for å legge til rette for ulike trender i arbeidsformer. Ikke planlegg noe nå som ikke kan endres underveis eller i ettertid. 8. Planlegg for en ny teknologisk hverdag og vær i front på teknologiske løsninger 9. Brukermedvirkning og brukertilpasning er sentralt. Analyser ulike brukergruppers behov og prioriter de største og viktigste. 10. Logistikken rundt fellestjenestene må planlegges på et tidlig stadium, på en måte som støtter opp om kjernevirksomheten. 66

299 67

300 68

301 4 REFERANSEBESØK Det er i arbeidet med Rom og funksjonsprogrammet gjennomført referansebesøk til relevante arbeidsplasser i form av kontorbesøk hos institusjoner med aktivitetsbasert arbeidsutforming. Besøkene har vært regi av KMD. Formålet med referansebesøkene har vært å få større innsikt i ulike varianter av aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Referansebesøkene har fokusert både på utforming, valg av løsninger og effektene av slike løsninger. Brukerutvalget for Rom og funksjonsprogrammet i Regjeringskvartalet og flere av de ulike fokusgruppene i Statsbyggs prosjektorganisasjon for rom og funksjonsprogrammet, vært på referansebesøk i inn- og utland. Både i Norge, Finland, Nederland og Belgia er det besøkt aktivitetsbaserte kontorarbeidsplasser. De norske referansebesøkene har vært foretatt i både offentlig og privat virksomhet. De utenlandske referansebesøkene har vært i departementskontorer, i noen tilfeller er disse samlokalisert med direktorat og etatskontorer. Vi vil her konsentrere oss om erfaringer fra de utenlandske departementskontorene. Et sentralt mål med de tre referansebesøkene som presenteres her var å se hvordan aktivitetsbaserte løsninger fungerer i departement, direktorat og offentlige etater, og hva brukerne her beskrev som sentrale suksesskriterier. Alle departementsbesøk var i aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger uten fast plass. Felles for alle departementsbesøkene var et eksplisitt fokus på sammenhengen mellom organisatoriske, teknologiske og fysiske utforming, og viktigheten av å tilrettelegge organisatorisk og teknologisk for god bruk av den aktivitetsbaserte arbeidsplassløsningen. 69

302 Nederland B73 Ministry of Economic Affairs Rijnstraat 8 (in the making), Ministry of Foreign Affairs Ministry of Infrastructure and Environment Finland Ministry of Foreign Affairs, Ministry of Employment and the Economy, Ministry of the Environment, Pop-up workspace Belgia Belgian Federal Public Service Social Security,IFA (Institut de Formation de l Administration fédérale), Ministry of Mobility 70

303 Felles for aktivitetsbaserte departementsreferanser Besøkene har alle vært i aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger uten fast plass. Felles for alle departementsbesøkene var et eksplisitt fokus på sammenhengen mellom organisatoriske, teknologiske og fysiske utforminger, og viktigheten av å tilrettelegge organisatorisk og teknologisk for god bruk av den aktivitetsbaserte arbeidsplassløsningen. Organisasjon I På referansebøkene ble det presentert felles HR- og IT- divisjoner på tvers av enkeltdepartement, og på tvers av departement og direktorat/etater, som muliggjørere for å ta i bruk de fysiske løsningene. I Nederland og Finland er det for eksempel utviklet over-departementale strukturer, som gjør at IT og HR oppgaver løses likt. I Finland var det Senatti som var bærer av arbeidsplasskonseptet. I Belgia ansettes det i departementsfellesskapet, ikke i enkelt-departementer. Dette gjør at folk lettere kan bevege seg i departementsfellesskapet, rent organisatorisk. I alle besøkene ble god organisatorisk tilrettelegging vektlagt som en suksessfaktor. Dette gjaldt både ledelsesformer, incentivstrukturer og arbeidsprosesser. Det var tilrettelagt for fritt valg av arbeidssted - både i og utenfor kontorbygget og stor vekt på resultatbasert ledelse. Den valgte løsningens suksess ble i stor grad beskrevet som en konsekvens også av den organisatoriske tilretteleggingen. Teknologi I presentasjonene av arbeidsplasskonseptene ble det lagt stor vekt på sømløs og trådløs teknologi for gjennomføring av ulike aktiviteter. Den teknologiske infrastrukturen la til rette for at man kunne logge seg på fra ulike departementsbygg og andre lokasjoner, og gjennomføre de fleste oppgaver. Den teknologiske hardwaren som var tatt i bruk var imidlertid i tråd med ordinær norsk standard, og manglet noen ganger reell trådløshet. Dette ble forklart med økonomiske utfordringer. Fysisk utforming Departementene presenterte aktivitetsbaserte kontor med varierende grad av tilleggsareal. Gjennomgående er nye bygg under foreslått arbeidsplasskonsept for Nytt regjeringskvartal. Det er noe avstand mellom gode ideer og utforming i praksis. Blant annet ser vi varierende grad av strøksinndeling. I Nederland var det for eksempel stort fokus på møteplasser og på ulike arbeidsplasser til ulike arbeidsoppgaver. Det var ikke fast plass, og tom pult ble praktisert. Det vurderes likevel slik at de konseptuelle beskrivelsene og begrunnelsene for valg av type lokaler og prinsipp for utforming som bedre enn den faktiske, fysiske utførelsen. I de besøkte lokalene mangler det tidvis tydelig soneinndeling, slik at oppgaver og aktiviteter av veldig ulike karakter skal løses på samme sted. For eksempel så vi løsninger hvor sosiale soner var midt i 71

304 arbeidssoner uten mulighet for skjerming av lyd. En slik erfaring viser viktigheten av å etablere gode, solide sonebeskrivelser i Rom og funksjonsprogrammet. Bakgrunn for valget av aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger. Aktivitetsbaserte arbeidsplassløsninger har vært et kjent prinsipp både i Nederland og Finland i flere år. - I Nederland er ikke dette lenger noe som er sett på som nytt og radikalt, men heller som «business as usual». - Løsningene vi så var sterke på å legge til rette for at medarbeiderne kan jobbe fra ulike steder, mobilt og å dele ressurser. - De ulike aktivitetsbaserte kontorarbeidsplassene som er besøkt, har alle hatt en lavere arealramme enn det som er satt for regjeringskvartalet. Det er likevel flere usikkerhetsmomenter i det å sammenligne arealrammer den største er knyttet til hvilke funksjoner som ligger innenfor og utenfor rammene. Økonomi Reduksjon av areal, Deling av fellesfasiliteter, Deling av teknologisk infrastruktur. Samhandling og ny praksis Behov for samhandling ved tilstedeværelse Stor individuell frihet Resultatbasert ledelse Miljø Mindre transport (mer arbeid hjemmefra, 4 dagers uke) Mindre areal gir mindre miljøkonsekvens i utbygging og drift Samtidig som en aktivitetsbasert løsning legger godt til rette for ulike aktiviteter er det det i tillegg samfunnsøkonomiske og miljømessige grunner til å velge ABK. For regjeringene i Nederland, Finland og Belgia var miljøaspektet i prosjektene et sentralt argument for å velge denne type løsning. Blant annet er tradisjonelle kontor i stor grad underutnyttet, og ofte er ikke plassene i bruk mer enn 40 % av tiden de er tilgjengelige. Aktivitetsbaserte løsninger krever mindre areal og bygger på prinsipper for bedre utnyttelse av areal. Slik kan en aktivitetsbasert løsning bidra positivt til miljøaspektet. Å redusere behovet for plass betyr mindre bygningsaktivitet, mindre materialbruk, og mindre areal som trenger lys, luft, varme og rengjøring i de mange årene som bygningene skal være i bruk. Sett i et større perspektiv vil det å gå fra individuell til kollektiv tilhørighet, eller fra «mitt» til «vårt», bidra til en mer bærekraftig utvikling av statens eiendom. 72

305 73

306 74

307 5 LITTERTATURGJENNOMGANG KONTORLØSNINGER OG ARBEIDSMILJØ Sammendrag Brukerutvalget har etterspurt forskningsbasert kunnskap omkring hvilke effekter har utforming av kontoret på medarbeideres tilfredshet, helse og prestasjon? Dette notatet beskriver forskningsstatus.. I tråd med rådende forskning differensierer vi i notatet mellom diskusjonen om tilhørighet til arealer på den ene side og cellekontor vs åpne løsninger på den andre. Notatet diskuterer først forskning på tilfredshet, helse og prestasjon i ulike kontorløsninger (celle, åpent landskap, aktivitetsbasert etc.). Deretter forskning på tilfredshet, helse og prestasjon i løsninger med ulike bruk (Delt eierskap vs individuelt eierskap) Forskningen er ikke entydig. En fellesnevner er imidlertid at individuell kontroll er en viktig faktor ved sammenhengen mellom fysisk arbeidsmiljø som både er relatert til prestasjon og helse. Selv om forskning viser ulike og motstridende resultater, er det klart at fysisk arbeidsmiljø påvirker ansattes helse, tilfredshet og prestasjoner. Det fysiske arbeidsmiljøet bør være en ressurs for de ansatte og tilby funksjoner som gir de ansatte høy grad av kontroll over egen arbeidshverdag. Dette inkluderer både områder for konsentrasjon og for samarbeid. Innledning Kontorbygg huser kunnskapsarbeidere, og påvirker arbeidet som foregår der. Kontorbygget kan påvirke hvem som treffes, hvem som ikke treffes, hvilke aktiviteter som kan gjennomføres, hvilke oppgaver som blir sett på som viktigst etc. I tillegg gir et kontorbygg identitet og tilhørighet til de medarbeiderne som arbeider i bygget, og er virksomhetens «ansikt utad». Bygget påvirker på virksomhetsnivå og på individnivå. I denne forskningsgjennomgangen har det vært enklere å finne studier på individnivå enn på virksomhetsnivå. Likevel ser vi at utforming av bygget også har stor betydning for virksomhetens utvikling og kan være et virkemiddel for endring (Appel-Meulenbroek, 2010; De Paoli, Arge, & Blakstad, 2013). Arbeid og arbeidsplasser i endring I arbeidsplassutvikling ser vi ofte på arbeidsplassen som et resultat av tre ulike dimensjoner: organisering, fysisk utforming og teknologiske verktøy (Blakstad & Gjersvik, 2004; Vartiainen et al., 2007). Disse dimensjonene er avhengige av hverandre og for å utforme nye arbeidsplasser må alle dimensjonen adresseres. 75

308 Figur 1. Arbeidsplassen defineres av organisering, fysisk løsning, teknologiske verktøy. Disse skal støtte opp under virksomhetens mål. I dag ser vi trender som gir til dels store endringer i alle de tre dimensjonene. Organisering av arbeidet, arbeidsprosesser og arbeidsoppgaver blir mer spesialisert og krever i større grad samarbeid og samhandling i problemløsing. Dette har ført til at det samtidige er behov for både individuelt konsentrasjonsarbeid og mer samhandling (Swart & Kinnie, 2003). Ny teknologi har vært en viktig driver for endrede arbeidsformer, men også endringer i tjenesteyting, spesialisering av arbeidslivet samt mer kompleks oppgaveløsning som krever samarbeid mellom ulike spisskompetanser har bidratt til at måtene vi arbeider på inne i kontorbyggene er endret (Levy & Murnane, 2012). Figur 2: Levy, Frank and Richard J. Murnane. The new division of labor: How computers are creating the next job market. Princeton University Press, 2012 Automatisering og nye digitale verktøy kan gjøre at rutineoppgaver reduseres og at de oppgavene som medarbeiderne skal gjøre krever faglig ekspertise og er krevende intellektuelle oppgaver. For utforming av den fysiske utformingen av arbeidsplassen ser vi at dette betyr at vi har større behov for steder for å jobbe sammen samtidig som det er en økende forståelse for at det er behov for skjerming og fokus til konsentrasjon. I studier av hvordan medarbeidere bruker tiden sin ser vi ofte et mønster der de jobber sammen med andre rundt halvparten av tiden og at den tiden de arbeider sammen med andre igjen er delt relativt likt mellom formelt samarbeid (formelle møter) og uformelt samarbeid (felles 76

309 problemløsning) (Becker & Sims, 2001). Dette har ført til etterspørsel etter differensierte omgivelser som gir mulighet for både samarbeid og individuelt fokus. Men nye teknologiske verktøy har ikke bare ført til en begynnende automatisering, men også til at mange arbeidsoppgaver kan gjennomføres mer mobilt. I mange jobber trenges det kun et nettverk og en PC, nettbrett eller mobiltelefon for å få tilgang på alle informasjon og systemer som du har behov for. Bruken av verktøyene er blitt mer brukervennlig og det er mer muligheter for sosial og faglig kontakt gjennom teknologi uavhengig av stedet du er på. På mange arbeidsplasser kan derfor noen arbeidsoppgaver løses på andre steder enn på kontoret (Blakstad, 2015; Harrison, Wheeler, & Whitehead, 2004). Dette trenden må naturligvis sees opp mot behov for informasjonssikkerhet. Noe arbeid vil fremdeles kreve at man jobber i lukkede systemer og med adgangskontroll. Men trenden mot økt mobilitet påvirker arbeidsplassen slik at den får en større betydning som faglig og sosialt møtested. Og at samtidig som arbeidstakere blir mer mobile får arbeidsplassen som identitetsskaper og «felles hjem» for organisasjonen større betydning. Arealbruk Et økende fokus på ressursbruk og på å få omgivelser som på best mulig måte støtter opp under arbeidsoppgavene som skal gjøres har ført til at en de siste årene har begynt å se på nye måter å utforme kontor på. Tradisjonelt har ofte løsningen vært enten cellekontor eller tradisjonelle åpne landskap med arbeidspulter og stoler. Begge disse typene har noen svakheter i henhold til utviklingen som er skissert over. I cellekontoret er det gode muligheter for individuelt arbeid men en får mindre oversikt over hva de andre driver med. Cellekontor krever mye areal, og ved behov for tilleggs areal til samhandling og oppgaveløsning øker arealbruken ytterligere (se arealstudien som er gjennomført i forbindelse med Arbeidsplasskonseptet i Regjeringskvartalet). For det tradisjonelle kontorlandskapet er det mer mulighet for å arbeide sammen og se / høre hva de andre jobber med, men det er ofte lite variasjon og få alternative arbeidssteder enn selve arbeidspulten i det åpne landskapet. Det er ofte mindre mulighet for å trekke seg tilbake og konsentrere seg (Ashkanasy, Ayoko, & Jehn, 2014). I både tradisjonelle cellekontor og i åpne landskap er det ofte lave bruksbelegg. I Regjeringskvartalet er det registrert tilstedeværelse som viser samme trend. Resultatene er redegjort for i «Kartlegging». Kunnskapsgjennomgang Utviklingen som er skissert over gjør at vi står overfor flere valg i utforming av kontorarbeidsplasser. I arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet for Regjeringskvartalet har det vært viktig å basere seg på gjeldende kunnskap fra forskning og fra praksis. Vi har hatt behov for kunnskap om effekter av ulike kontorløsninger. Det finnes i økende grad kunnskap om hvilken effekt det fysiske arbeidsmiljøet har på arbeidstakere og hvordan ulike kontorløsninger best mulig støtter de ansattes behov og aktiviteter. Vi har derfor i denne kunnskapsgjennomgangen konsentrert oss om hvilke effekter utforming av kontoret har på tilfredshet, helse og prestasjon. Det er gjennomført litteraturstudier og gjennomgang av ulike forskningsrapporter fra ulike fagområder. 77

310 Tema i arbeidsplassforskningen Det har vært stor interesse for å tilegne seg kunnskap om hvordan ulike kontortyper påvirker ansatte, og hvordan de best mulig støtter opp under ansattes behov og virksomhetens aktiviteter. Studier av kontorarbeidsplasser viser at det har en betydelig innvirkning på flere ulike psykologiske og organisatoriske utfall. Forskningen har i stor grad tatt for seg temaer som tilfredshet (Danielsson & Bodin, 2009; De Been & Beijer, 2014), helse (Bodin Danielsson, Chungkham, Wulff, & Westerlund, 2014; Danielsson & Bodin, 2008; De Croon, Sluiter, Kuijer, & Frings-Dresen, 2005; Meijer, Frings-Dresen, & Sluiter, 2009; Pejtersen, Feveile, Christensen, & Burr, 2011) og prestasjoner (De Been & Beijer, 2014; Meijer et al., 2009; Seddigh et al., 2015). Tilfredshet Tilfredshet (satisfaction) er et mye brukt mål i arbeidsplassforskning. Tilfredshet kan sammenlignes over tid, som for eksempel før og etter en organisasjon endrer kontorløsning. I henhold til kontorutforming har man ofte målt tilfredshet med omgivelsene og opplevelsen av hvordan kontorlokalene legger til rette for arbeidet, men det er også studier som har undersøkt jobbtilfredshet. Jobbtilfredshet er en betydelig større variabel som omfatter flere aspekter ved arbeidsmiljøet (f.eks. organisatoriske, fysiske og psykososiale) (Hongisto, Haapakangas, Varjo, Helenius, & Koskela, 2016). Et fåtall studier har sett nærmere på jobbtilfredshet i ulike kontorløsninger (Danielsson & Bodin, 2008; De Croon et al., 2005; Pejtersen et al., 2011; Seddigh et al., 2015). Forholdet mellom kontortyper og jobbtilfredshet er kompleks, ikke bare på grunn av de mange faktorene som påvirker jobbtilfredshet, men også fordi ulike kontorløsninger kan oppleves mer eller mindre passende for ulike arbeidsoppgaver (Hongisto et al., 2016). Økt jobbtilfredshet assosieres med økt jobbprestasjon (Judge, Thoresen, Bono, & Patton, 2001) og det er derfor viktig å utforme arbeidsmiljø som kan forbedre både tilfredshet med omgivelsene og jobben i sin helhet (Hongisto et al., 2016). Helse Kontorlokalers utforming har også potensial til å påvirke ansattes helse, og potensielle effekter bør vurderes ved utvikling av nye kontorkonsept. Flere vil hevde at det er en mangel på gode undersøkelser av helse i kontormiljøer, og spesielt er det begrenset kunnskap om sammenhengene mellom sykefravær og det fysiske kontormiljøet. Man vet fra forskning at kombinasjon av høye jobbkrav og lav grad av kontroll, ofte er en årsak til opplevd stress på jobb (Karasek, 1979). Denne ubalansen har også vært knyttet til høyere sykefravær (Bodin Danielsson et al., 2014; Karasek, 1979). Ansatte har behov for kontroll over arbeidshverdagen sin og dette behovet vil være individuelt for hver enkelt arbeidstaker. Et eksempel på opplevde jobbkrav kan være fysisk arbeidsmiljø som oppleves ugunstig (Bakker & Demerouti, 2007) og det er tenkelig at kvaliteter ved det fysiske arbeidsmiljøet vil påvirke ansattes kontroll over egen arbeidssituasjon. Relatert til kontorutforming handler det i stor grad om kontroll over akustisk og visuelt privatliv (skjerming), i tillegg til stadig større behov for digital skjerming. For å redusere opplevd stress i møte med krav fra arbeidsmiljøet er 78

311 det viktig at ansatte kan bestemme selv hvordan de skal møte disse kravene. Å kunne påvirke sin egen arbeidssituasjon autonomi er grunnleggende for opplevd velvære og mestring (Ryan & Deci, 2000). Prestasjon Kontorets utforming vil også påvirke ansattes opplevde prestasjoner. Studier av hvilken effekt kontorets utforming har på prestasjoner baserer seg ofte på selvrapporterte data. Når ansatte skal besvare spørsmål om prestasjoner blir de gjerne bedt om å rangere hvordan de opplever at kontorlokalene støtter arbeidet som skal utføres (De Been & Beijer, 2014). Det kan også være spørsmål om hvordan lokalene støtter de oppgavene som de ansatte selv mener er vikigst (f.eks. Leesman index). Graden av støtte rangeres gjerne fra høyt til lavt, eller hvor mye og med hvilken kvalitet de opplever å ha gjennomført arbeidsoppgavene (Meijer et al., 2009). Det finnes også eksperimentelle studier som for eksempel kan gå ut på at ansatte skal gjennomføre tester i ulike kontormiljø (se f.eks. Seddigh et al. 2015). Forskningen viser ofte ulike resultat når det kommer til hvilke kontorløsninger som har mest positiv effekt på prestasjoner (De Croon et al., 2005; Seddigh et al., 2015). Resultatene ser ut til å variere i henhold til hvilke arbeidsoppgaver som utføres. Et sentralt dilemma i utforming av kontorlokaler for kunnskapsarbeidere, er hvordan lokalene skal utformes for å tilrettelegge for både individuelt konsentrasjonsarbeid og samarbeid (Heerwagen, Kampschroer, Powell, & Loftness, 2004). Flere studier finner at respondenter rangerer opplevelsen av tilrettelegging for konsentrasjon og samarbeid ulikt, avhengig av kontortype (Danielsson & Bodin, 2008; De Been & Beijer, 2014). Ulike kontorløsninger Kontortyper defineres gjerne ut fra tre dimensjoner: Kontorets fysiske egenskaper, kontorets plassering og bruken av kontoret. (De Croon et al., 2005; van Meel, Martens, & van Ree, 2010; Vos, van Meel, & Dijcks, 1999). Kontorets fysiske egenskaper handler om hvordan det er utformet; åpent eller lukket utforming og avstand mellom arbeidsstasjoner. Kontorets plassering handler om hvor ansatte utfører sine oppgaver; jobber de hovedsakelig på kontoret eller er de mobile og utfører arbeidet andre steder (hjemmekontor, hos kunde, osv.). Bruk av kontoret handler om hvorvidt ansatte har faste eller delte arbeidsplasser i kontorlokalene. Ingen av dimensjonene definerer kontortypene alene, det eksisterer mange variasjoner og ulike sammensetninger av dem. Figur3 illustrerer dimensjonene kontorets fysiske egenskaper og bruk av kontorer. Forskningen på kontorløsninger har sjelden gode beskrivelser av de fysiske egenskapene ved arbeidsmiljøene som beskrives (Bodin Danielsson et al., 2014; Hongisto et al., 2016). Dette er en svakhet og gjør at det er vanskeligere å spore tilbake til de ulike kvalitetene ved kontormiljøer som gir ulike effekter på de ansatte. For eksempel er det ofte slik at cellekontor og åpne landskap sammenlignes, uten at det tas hensyn til at det er mer enn 79

312 antall vegger som definerer en kontortype. Mange studier finner at ansatte svarer forskjellig avhengig av kontortype, men ofte er det vanskelig å finne tydelige sammenhenger mellom kvalitetene ved de ulike typene og hvorfor folk svarer forskjellig. Eksempel på kvaliteter som kan være ulike i like kontorløsninger er akustikk, ventilasjon, lys osv. En konsekvens av dette er at det blir krevende å sammenligne og forstå hvilke egenskaper som kjennetegner gode kontorer, og det blir en utfordring å sammenligne på tvers av studier (Bodin Danielsson et al., 2014; Danielsson & Bodin, 2009). Figur 3. Kontorets fysiske egenskaper og kontorets bruk Videre i dokumentet presenteres forskning på området for å kartlegge sammenhenger dimensjonene åpenhet (åpen vs lukket) og tilhørighet (fast plass vs delt plass) og hvordan de påvirker arbeidstakeres tilfredshet, helse og prestasjoner. Kontorets fysiske utforming: Åpen vs lukket Når det gjelder kontorets fysiske utforming handler det i stor grad om det er en åpen eller lukket rom- og planløsning. Lukket utforming er ofte forbundet med cellekontor som kjennetegnes av at det er lukkede rom, faste plasser og at man har det meste man trenger for å gjennomføre jobben sin tilgjengelig i rommet (Danielsson & Bodin, 2008). Ofte er kontoret tildelt én person, men det kan også være 2-3 personer som deler kontor. Åpen utforming, er ofte knyttet til åpent kontorlandskap, som kjennetegnes av få innvendige vegger og at det er individuelle arbeidsstasjoner som ofte er arrangert i grupper. Åpne 80

313 landskap kan variere i størrelse, hvor mange ansatte som sitter der og i avstand mellom arbeidsstasjoner. I forskningen har det vært fokus på hvordan denne dimensjonen påvirker visuelt og akustisk privatliv, den ansattes kontroll over disse faktorene, og hvordan dette virker inn på tilfredshet, helse, effektivitet og prestasjoner. Tilfredshet Flere studier peker mot høyere tilfredshet hos ansatte i cellekontor enn i åpent landskap, og litteraturen er relativt konsekvent i å foreslå at åpne kontorlandskap har negativ effekt på ansattes jobbtilfredshet, og tilfredshet med omgivelsene, sammenlignet med cellekontor. Den sterkeste kilden til misnøye i åpne landskap ser ut til å være støy (Danielsson & Bodin, 2008; De Croon et al., 2005; Kim & de Dear, 2013) og redusert privatliv (Danielsson & Bodin, 2009; Kim & de Dear, 2013; Pejtersen et al., 2011), samt mangel på kontroll over slike faktorer (Hongisto et al., 2016). Privatliv gir mulighet til å kontrollere innkommende stimulering og mellommenneskelig kontakt og å begrense utgående informasjon (Altman, 1975) og mulighet til å regulere grad av privatliv vil ofte være begrenset for ansatte i åpne kontorlandskap. En studie av Bodin Danielsson og Bodin (2009) fant f.eks. at en ansatts manglende evne til å skjerme seg fra irrelevant støy, kan fremkalle en følelse av tapt privatliv i åpne kontorlandskap. En slik overstimulering fra for eksempel støy, kan fremkalle negative reaksjoner hos ansatte som sitter i åpne landskap (Maher & von Hippel, 2005), for eksempel negative emosjoner og konflikter (Ashkanasy et al., 2014). Forskningen har i stor grad fokusert på hva man ikke er tilfreds med i åpne landskap, og at man er mer tilfreds med disse faktorene i cellekontor. På grunn av denne tilnærmingen vet vi ikke så mye om hvorfor man er mer tilfreds med disse faktorene i cellekontor. En forklaring som foreslås av forskere, er at privat cellekontor tilbyr den ansatte personlig rom som gir den ansatte en form for kontroll over deler av arbeidsplassen sin. I tråd med Hayduk (1978) kan personlig rom forstås som et fysisk område den ansatte har rundt seg selv og som andre ikke kan tre inn i, uten å fremkalle ubehag. Det kan bidra til at ansatte klarer å utføre arbeidsoppgaver, skape vennskap og det gir mulighet til å hente seg inn igjen etter stressende hendelser man kan oppleve på kontoret (Haans, Kaiser, & de Kort, 2007). Mennesker vil ha ulikt behov for privatliv, og ansatte bør ha anledning til å regulere grad av privatliv i et fysisk arbeidsmiljø (Ashkanasy et al., 2014). Det er også tenkelig at ansatte i lukkede kontorløsninger i større grad har mulighet til å personalisere arbeidsplassen sin, enn ansatte i åpne landskap. Personalisering av arbeidsplassen kan forstås som bruken av personlige eiendeler for å markere eller forsvare egen arbeidsplass og for å regulere sosial interaksjon (Altman, 1975). I relasjon til fysisk arbeidsmiljø kan personalisering bidra til ansattes identifisering med arbeidsplassen. Identitet kan hjelpe mennesker å forstå og organisere egen atferd, samt mellommenneskelige handlinger og erfaringer. Identitet kan også bidra til motivasjon, atferdsmønster og regler, spesielt når individet må tilpasse seg endringer i det sosiale og 81

314 fysiske miljøet (Ashkanasy et al., 2014). Det er tenkelig at mulighet til å personalisere arbeidsplassen sin bidrar til en følelse av kontroll og trygghet. Selv om man kanskje i mindre grad kan personalisere arbeidsplassen sin i åpne kontorløsninger, er det I følge Ash et al. mulig at åpent kontorlandskap kan bidra til identifisering på gruppenivå. For eksempel kan muligheten for teammedlemmer å jobbe nær hverandre i et åpent landskap bidra til teamidentitet. Forskning viser at kollektiv identitet kan fostre positive utfall, som for eksempel økt samhold (Chigot, 2003) og hjelpende atferd overfor andre (Ashkanasy et al., 2014). Helse En kombinasjon av høye krav på jobb og lav grad av kontroll er ofte en årsak til opplevd stress på jobb (Karasek, 1979). Det er også tenkelig at det er lavere sykefravær i kontortyper som gir høy personlig kontroll slik som cellekontor (Bodin Danielsson et. al 2014). Studier påpeker også en lavere grad av sykefravær i cellekontor sammenlignet med åpne landskap (Pejtersen et al., 2011). Lavere rapportert sykefravær i cellekontor enn i åpne landskap knyttes også til økt utsatthet for virus (Pejtersen et al., 2011). Det har vært pekt på metodiske svakheter ved at disse studiene har benyttet seg av egenrapportert oppfatning av tidligere sykefravær. Og det er behov for mer forskning før en kan slå fast sammenhenger her. Prestasjon Det finnes ulike resultater når det kommer til hvilke kontorløsninger som har mest positiv effekt på ansattes prestasjoner (De Croon et al., 2005; Seddigh et al., 2015). Det ser også ut til å være ulike resultat knyttet til hvilke arbeidsoppgaver som utføres. Cellekontor oppleves ofte effektivt når en skal utføre konsentrasjonsarbeid og teamkontor eller åpent landskap oppleves effektivt når man skal samarbeide med andre (Blakstad, Hatling, & Bygdås, 2009). Forskere viser til at ansatte i åpne kontorløsninger ofte erkjenner at det fysiske miljøet bidrar til økt produktiviteten i teamet, men at egenvurdert produktivitet ofte rangeres lavere enn før man flyttet til åpne kontorløsninger (Blakstad et al., 2009). Når man skal måle kontorløsningers effekt på prestasjoner, er det derfor viktig å skille mellom ulike aktiviteter og gjerne behovet for konsentrasjon og samarbeid. Konsentrasjon Innen forskningsfeltet på kontormiljøer har man studert hvordan miljøet påvirker prestasjon i arbeid som krever konsentrasjon. Teorier som gjelder kognitive funksjoner, og psykologiske og fysiologiske responser på miljømessig stimuli, foreslår at komplekse oppgaver som krever drøfting og dyp prosessering for å løses, vil påvirkes negativt av irrelevante stressorer i omgivelsene (Seddigh, 2015). I følge disse teoriene er det viktig å tilegne seg forståelse for kompleksitet og hvilke kognitive krav som en oppgave stiller til den ansatte, når man skal vurdere hvordan ulike romlige utforminger påvirker en ansatts evne til å utføre arbeidsoppgavene sine. 82

315 Forskning på konsentrasjon i ulike kontormiljøer har tatt for seg hvorvidt man er plaget av forstyrrelser i lokalene og som fører til fall i prestasjonsnivå. I den sammenheng har det vært fokus på støy, enten fra kollegaer, klimaanlegg eller digitale kilder og til dels hvilke muligheter en har til å kontrollere støy. Altså, i hvilken grad du har individuell kontroll og privatliv. I den sammenheng oppfattes ofte cellekontor som den kontorutformingen som er best egnet for konsentrasjon, da cellekontoret ofte er fremstilt som å gi høyere kontroll for de ansatte. I selvrapporterte studier rangeres ofte cellekontor som mest optimal for konsentrasjonsarbeid (Leesman, 2014). Flertallet av studier av kontorutformings effekt på prestasjoner på konsentrasjonsarbeid er basert på selvrapporterte data, men det finnes også eksperimentelle studier. Et eksempel er studien til Seddigh et. al. (2015) som sammenligner hvordan ansatte presterer på kognitivt krevende oppgaver i ulike kontormiljøer. Forsøkene gikk ut på at ansatte gjennomførte en hukommelsestest i et «stillemiljø»; et miljø uten forstyrrelser fra fysiske eller digitale kilder, og i sitt vanlige kontormiljø; et cellekontor og ulike typer åpne landskap. Studien viser at prestasjonsnivået blir dårligere i alle de normale kontormiljøene, sammenlignet med «stillemiljø». Prestasjon er også bedre i mindre åpne landskap enn i store landskap. Et overraskende funn er at prestasjonsnivået er synkende også for de i cellekontorer, selv om de rapporterer om færre forstyrrelser enn i åpne landskap. Prestasjonsnivået synker like mye for de i cellekontor, som for de som sitter i medium store og store åpne landskap. Dette indikerer at cellekontorene kanskje ikke er så fordelaktige som selvrapporteringen viser, og at grad av irrelevant stimuli i cellekontor har vært undervurdert. Seddigh et.al foreslår også at det kan være at de som jobber i åpne kontorløsninger utvikler flere mestringsstrategier for å stenge ute irrelevant stimuli. At ansatte i cellekontor rapporterer om færre forstyrrelser men et større fall i prestasjon, kan være fordi de ikke er vant til forstyrrelser rundt seg og ikke har lært å mestre disse forstyrrelsene. En studie av Becker og Sims (2001) finner at ansatte i team landskap har en høyere grad av interaksjon men av kortere varighet enn ansatte i lukkede kontor. Samarbeid Et sentralt dilemma i utforming av kontorlokaler for kunnskapsarbeidere, er hvordan lokalene skal utformes for å legge til rette for både individuelt konsentrasjonsarbeid og samarbeid (Heerwagen et al., 2004). De fleste studiene av opplevd effektivitet finner at respondenter rangerer opplevelsen av tilrettelegging for konsentrasjon og samarbeid ulikt, avhengig av kontortype (Danielsson & Bodin, 2008; De Been & Beijer, 2014). Men ofte er det vanskelig å finne tydelige sammenhenger mellom kvalitetene ved de ulike kontortypene og hvorfor folk svarer forskjellig. Slike kvaliteter kan være grad av fysisk tetthet mellom ansatte, grad av samarbeid og gjensidig avhengighet i arbeidsoppgaver. Arbeidsmiljø hvor det er høy fysisk tetthet mellom ansatte kan vise seg å være hemmende for ansatte ved å fremkalle emosjonelle reaksjoner og konflikter som et resultat av 83

316 forstyrrelser, distraksjoner og mangel på personlig rom (Ayoko & J. Härtel, 2003). Dette kan ha en negativ påvirkning på ansattes interaksjonsprosesser og prestasjoner (Ashkanasy et al., 2014). På den annen side har studier også vist at åpne kontorløsninger kan være fordelaktig for ansatte gjennom økt produktivitet i teamet (Blakstad et al., 2009). Det er mulig at ved å observere andres arbeid kan medarbeidere lære av hverandre hvordan arbeidet skal utføres og hvordan man håndterer ulike oppgaver. Dette kan også gjelde såkalt «taus kunnskap». Forskere har også argumentert for at åpne landskap tilbyr fordeler foran cellekontor i form av samarbeid, kommunikasjon, informasjonsdeling og kunnskapsintegrering (Chigot, 2003; Chilton & Baldry, 1997; Kampschroer & Heerwagen, 2005; Voordt, 2004). For å forstå de ulike funnene, kan det være fordelaktig å undersøke grad av samarbeid og gjensidig avhengighet i arbeidsoppgaver for organisasjonen eller teamet som undersøkes. (Wageman, 1995) beskriver gjensidig avhengige oppgaver i form av oppgaver som krever innsats fra flere ansatte for å fullføres. Grad av gjensidig avhengige oppgaver i et arbeidsmiljø, er viktig å ta hensyn til ved utforming av fysisk arbeidsmiljø. Ved økt grad av gjensidig avhengighet i arbeidsoppgaver, er det sannsynlig at gruppemedlemmer vil jobbe som et team og kommunisere med hverandre. Dette gjør det mulig å kombinere mer kunnskap og kontroll, planlegge handlingsretning, og til å løse problemer (Van De Ven, Delbecq, & Koenig, 1976). I relasjon til dette er det en mulighet for at det fysiske arbeidsmiljøet kan fremme delt teamkognisjon (Irving & Ayoko, 2014) og et teams delte mentale modeller (Ayoko & Chua, 2014). Ulike kontorutforminger (som f.eks. åpent kontorlandskap) kan altså bidra til å fremme interaksjon og kommunikasjon som er nødvendig for å fullføre komplekse oppgaver (som krever samarbeid mellom ansatte) og det gir også mulighet til å utvikle felles eierskap blant de ansatte. Kontorets bruk, tilhørighet; Fast vs delt plass Dimensjonen tilhørighet går fra fast plass med individuell tilhørighet til delte plasser, eller arbeidsstasjoner. Både cellekontor og åpne landskap kjennetegnes av faste plasser. Delte arbeidsplasser er ofte forbundet med aktivitetsbaserte løsninger (ABK, Aktivitetsbasert kontor). Aktivitetsbaserte kontorløsninger skiller seg fra andre kontortyper ved at lokalene brukes fleksibelt Fri plassering er et viktig element. Fri plassering betyr at ansatte ikke har en fast arbeidspult eller plass, men benytter de aktivitetstilpassede områdene i kontoret etter hva de skal jobbe med (Leesman, 2015; van Meel et al., 2010). Aktivitetsbaserte løsninger kan ha ulik grad av åpen/lukkethet, og løsningene har ofte en stor variasjon i romtyper. Det er ulike rom som er tilrettelagt for samhandling, for prosjekt, for konsentrasjon, for sosiale møter etc. Aktivitetsbaserte løsninger tilbyr ofte mer variasjon i romtyper. Delt plass er derfor ofte en forutsetning, og ofte innebærer det underdekning av arbeidsstasjoner slik at antall 84

317 ansatte er høyere enn antall tradisjonelle arbeidsstasjoner. Vanligvis er det flere stoler og steder for arbeid (over dobbelt så mange) enn det er ansatte, men disse er ikke tradisjonelle arbeidsstasjoner. Tilfredshet Forskningen viser varierende resultater rundt antatte fordeler og ulemper ved at arbeidsstasjoner er delt. Et økende antall studier viser at kontor uten fast plass og med tilstrekkelig støttefunksjoner, høy grad av valgfrihet og variasjon, scorer bra på mange tilfredshetsparameter (Danielsson & Bodin, 2008; De Been & Beijer, 2014; Hongisto et al., 2016; Leesman, 2016). Dette forklares gjennom økt individuell kontroll. På den andre siden viser studier at om du i en aktivitetsbasert løsning opplever lav grad av kontroll og valgfrihet scorer du lavt på mange tilfredshetsparameter (Leesman, 2016). Figur 4: Opplevd støtte fra omgivelsene til ulike aktiviteter. Fra Leesman: I Leesmans undersøkelser ser vi at ansatte i aktivitetsbaserte løsninger befinner seg både i bunn og topp på ulike tilfredsskalaer. I flere rapporter (Leesman, 2014, 2016) har forskerne i Leesman konkludert med at den beste måten å kategorisere og forklare dette spennet er å dele de fleksible løsningene inn i to typer; «high choice» og «low choice». Denne inndelingen har de kommet frem til ved å se på svarene i kategorien hvor tilfreds man er med «valgmuligheter i steder å jobbe». I «low-choice» enden av skalaen beskrives en situasjon der ansatte ikke lenger har en fast plass, men at de ikke har noe særlig valgmuligheter i andre steder å jobbe. I «High-choice» miljøer er det derimot stor grad av valgfrihet. Her tilbys mange steder for gjennomføring av arbeid. Stor grad av valgfrihet antas å gi følelsen 85

318 av mer kontroll over omgivelsene på hvor en gjennomfører oppgavene og fører sannsynligvis med seg at folk er mer tilfredse med kontormiljøet. En forklaring på at det er mange som opplever lav kontroll og valgfrihet i aktivitetsbaserte løsninger er at de ikke har evnet å ta i bruk løsningen (Hoendervanger, Been, Yperen, Mobach, & Albers, 2016; Leesman, 2016). Det handler om implementering og videre om en er tilfreds med organisasjonen som også andre undersøkelser viser (De Been & Beijer, 2014). Studien til de Bean og Bejier viser, i korte trekk, at kontortype påvirker opplevelsen av tilfredshet og produktivitet. Studien viser at kontortype påvirker opplevelsen av tilfredshet og produktivitet, men at den største driveren for opplevd produktivitet og tilfredshet er hvorvidt folk er tilfreds med organisasjonen. I Bodin Danielsson og Bodin sin undersøkelse (Bodin Danielsson, & Bodin 2008) støtter forskerne seg til samme forklaringsmodell. Fleksikontorer som scorer høyt, til tross for at de har blitt møtt med en del kritikk, er organisasjoner som har greid å utvikle en praksis som passer godt med typen av kontor; høy grad av valgfrihet og variasjon. Den samme undersøkelsen viser at cellekontorer, delekontor og fleksikontorer rapporterer om god jobbtilfredshet, der de to sistnevnte har høyest score. Forskernes hypoteser om hvorfor cellekontor og fleksikontor scorer best er at de tilfredsstiller behov for privatliv og individuell kontroll, både arkitektoniske og funksjonelt. I cellekontoret har individet mulighet til å lukke døra og gjøre rommet personlig. I et cellekontor vil det også være mindre avbrytelser og støy, man kan gjerne ha møter inne på kontorene. I fleksikontorene tilbys ikke mulighet til å personalisere arbeidsplassen, men denne typen kontor gir rom for at de ansatte velger arbeidsstasjon ut fra personlig preferanse eller aktiviteten som skal gjennomføres. Valgfriheten gir kontroll, som igjen gir tilfredshet. Det gir også ansatte mulighet til å sitte med forskjellige kollegaer samtidig har man god tilgang til tilleggsareal. At man ikke har en fast plass begrenser de ansattes mulighet til å personalisere arbeidsstasjonen deres. Personalisering av arbeidsplassen kan bidra til ansattes identifisering med arbeidsplassen (Ashkanasy et al., 2014). Det kan tenkes at i et fleksibelt kontormiljø har man istedenfor en personlig arbeidspult mulighet til personliggjøring av måten kontorlokalene brukes. Fordelene som trekkes frem med løsningen er at man bestemmer selv hvordan og hvor en jobber og kan velge et miljø som en foretrekker for aktivitetene som skal gjennomføres. Fordi du kan flytte deg fra et sted til et annet utøver du kontroll over kontormiljøet og gjør arbeidsdagen personlig og tilpasset dine behov. (Leesman, 2015; van Meel et al., 2010). De beste fleksible, aktivitetsbaserte kontorene hevdes å tilby større mulighet for personlig tilpassing av arbeidsdagen og variasjon enn det en fast personliggjort plass kan gjøre. Andre fordeler som ofte trekkes frem ved aktivitetsbaserte løsninger er effektiv bruk av areal, at man oftere treffer på kollegaer som bidrar til bedre kommunikasjon, at det kan styrke en fleksibel og dynamisk kultur, at det styrker digital kompetanse og arbeidsformer. Utfordringer med en slik løsning knyttes ofte til at det krever en papirløs hverdag, krever gode rutiner på «ryddig-arbeidspult» (clean desk), større risiko for at ansatte ikke føler 86

319 tilhørighet, fare for mindre gruppetilhørighet, fare for «kø» ved populære arbeidsstasjoner eller at man må komme tidlig på jobb for å få en «god plass» og opplevelse av ineffektivitet ved bytte av plass ved justering av utstyr etc. (van Meel et al., 2010). Lav tilfredshet med løsninger innenfor aktivitetsbasert er ikke fult ut tydelig eller forstått, men som studiene viser får dårlig implementering av løsningen, og at de ansatte fortsetter å jobbe som før, selv med en ny løsning trukket frem som hovedforklaring. Situasjonen for de ansatte blir da at du fratas retten til en privat plass, men du får hverken mer valgfrihet eller variasjon tilbake (Leesman, 2016). I undersøkelsen ble respondentene bedt om å velge mellom fire ulike mobilitetskategorier som best beskrev deres arbeidspraksis. Kategoriene ble beskrevet fra statisk, mer tradisjonell arbeidspraksis, til høy grad av mobilitet og aktivitetsbasert. Videre sammenlignet de respondenter som hadde svart i den mest mobile kategorien med de som fremdeles jobbet som vanlig, til tross for muligheten for å være mobil. Slik fant de at en del av de aktivitetsbaserte løsningene ser ut til å være bebodd av mange som fremdeles holder på sin gamle arbeidspraksis. Fordeler med aktivitetsbaserte løsninger avhenger altså av hvorvidt de ansatte opplever og benytter at de har en arbeidspraksis der de kan være svært mobile (Leesman, 2016). Dette finner også Hoendervanger og kolleger (2016) i sin studie av tilfredshet med aktivitetsbaserte løsninger. I sine studier fant de et signifikant høyere tilfredshetsnivå blant ansatte som byttet aktiviteter og arbeidsplasser flere ganger om dagen. De konkluderer med at tilfredshet med aktivitetsbaserte løsninger kan bli bedre når ansatte fasiliteres til å bytte områder oftere. Helse Som nevnt tidligere kan høy valgfrihet i steder å jobbe gi de ansatte en opplevelse av kontroll og kontroll kan redusere stress og ha en positiv innvirkning på helse. Gode planløsninger skiller mellom områder med mye aktivitet og roligere rom. Inndeling i soner gir ansatte økt mulighet til å håndtere jobbkrav og opplevd kontroll i arbeidet deres (Ekstrand & Damman, 2016). En økning i områder for private samtaler og multirom som kan brukes til private diskusjoner, mindre møter eller konsentrasjonsarbeid, kan gi økt opplevd kontroll over støy og privatliv (Hongisto et al., 2016). Aktivitetsbaserte løsninger innebærer ofte underdekning av tradisjonelle arbeidsstasjoner for å ha plass til alternative arbeidsområder. Grad av underdekning bør ikke være for høy, da det kan føre til tap av kontrollfølelse og økt stress hvis arbeidstakeren er bekymret for å ikke finne en passende arbeidsstasjon for det arbeidsoppgavene de skal utføre. Grad av underdekning bør derfor baseres på kartlegging av tilstedeværelse i den individuelle enheten. I studien «Effects of office innovation on office workers health and performance» (Meijer et al. 2009) har de forsøkt å se nærmere på implementeringsprosessen og hvordan nye 87

320 løsninger påvirker helse og produktivitet. Studien er utført I Nederland i en regional statlig institusjon. Studien ser på helseaspekter og produktivitet. Studien følger organisasjonen når de flytter fra delekontorer (2 stk. deler på cellekontor) til fleksible kontor (aktivitetsbasert) over en periode på 15 mnd. Det er en ganske begrenset studie, med 138 respondenter. Den ser delvis på implementeringen, kort og langsiktige effekter og både på utformingen og bruk. Studien konkluderer med at aktivitetsbasert løsning har liten eller ingen effekt på arbeidsrelatert «fatigue», endring i helse eller produktivitet, men gir noen positive effekter på ansattes generelle helse og færre rygg/nakke plage på lang sikt. Seddigh et al. finner at de som sitter i åpent landskap rapporterer om mer kognitivt stress, sammenlignet med de i fleksikontor (Seddigh, Berntson, Bodin Danielson, & Westerlund, 2014). Prestasjon En studie fra 2014 (Seddigh et. al. 2014) ser på sammenhengen mellom «behov for konsentrasjon» og seks ulike kontortyper. De ser sammenhengene i relasjon til avbrytelser, stress, tretthet, depersonalisering, individuell effektivitet, og generell helse. Forskerne har en hypotese om at ansatte i fleksible kontortyper vil rapportere om færre problemer enn de i åpne kontorlandskap. De finner at dette delvis stemmer, ansatte i fleksible kontorer rapporter om mindre avbrytelser sammenlignet med de i åpne landskap, men ikke mindre stress. I en gjennomgang av litteraturen rundt effekter av kontortyper på ansattes helse og prestasjoner (De Croon et al., 2005) finner forskerne at det å ikke ha faste plasser kan gi bedre kommunikasjonsvilkår for de ansatte. I samme gjennomgang av studier finner de ikke konsistente bevis for at å dele arbeidspulter på noe vis påvirker «cognitive workload». Av mangel på gode undersøkelser finner ikke forskerne noen sammenheng mellom konsekvenser av å dele arbeidsstasjon og helse og prestasjoner. Gjennomgangen av hvilken fysisk utforming (åpen-lukket) som er mest positiv for ansattes prestasjoner viser at det ofte varierer for ulike oppgaver. Med en aktivitetsbasert løsning og delte arbeidsstasjoner med god tilgang på varierte arbeidsrom kan man får både i pose og sekk og mulighet til å velge de de områdene som passer best for den oppgaven som skal gjennomføres og etter individuell preferanse. Utfordringer med forskningsfeltet Det er mange faktorer som spiller inn på produktivitet og tilfredshet med arbeidsplassen. Av denne gjennomgangen er det tydelig at det ikke er noe entydig forskningsmessig kunnskapsbase som etablerer en type kontorløsning som bedre enn en annen. I den forskningen som er vurdert er det det noen utfordringer som gjør at det er behov for forsiktighet når ulike kontorløsninger vurderes opp mot hverandre: - I de fleste studiene vet vi alt for lite om kvaliteter ved de fysiske omgivelsene det er forsket på. Variasjonen i arbeidsmiljø innenfor «åpent kontorlandskap» er svært stor, 88

321 både når det kommer til tetthet (areal pr person som varierer mye i ulike deler av verden og mellom ulike kontormiljø), kvalitet på planløsning, tilstedeværelse av støtte/avlastningsrom og funksjoner, støydemping, inneklima, etc. I nesten alle studier er dette ikke beskrevet, de er kun klassifisert som «åpne kontorlandskap» eller «cellekontor». - Det er vanskelig å isolere faktoren «kontorløsning» fra andre faktorer (organisatoriske/utforming/fysiske/psykososiale). Også bruksmønster og normer for bruk og atferd påvirker resultatet av evalueringer. - Informasjon om arbeidsform og oppgaver er også viktig og ofte mangler det beskrivelser av dette i studiene. Det som passer godt for en type oppgave er ikke nødvendigvis like egnet for en annen arbeidsform. - Prosess og ledelse av endringsprosessen kan ha betydning for hvordan kontoret blir utformet (hvor godt det passer med driften) og hvordan det oppfattes av de ansatte - Utfordringer med å måle sentrale faktorer slik som «produktivitet» for kunnskapsarbeid eller selvrapportert sykefravær tilbake i tid. - Mye av forskningen er kontekstavhengig og baserer seg på case som består av relativt små utvalg og det svært få studier som er eksperimentelle eller kan gjennomføre dobbeltblinde tester. Dette gir utfordringer med å generalisere resultater. - «Hawthorne effekten» som kan gi positive effekter av det å bli studert og få oppmerksomhet i eksperimenter med arbeidsmiljø. På bakgrunn av disse punktene er det derfor utfordringer med å generalisere resultater fra studier av hvordan fysiske arbeidsmiljø påvirkning de ansattes prestasjoner og helse. Det er til dels sprikende og inkonsistente resultat fra forskningen på feltet. Dette er også konklusjonen av gjennomgangen av forskning i denne rapporten. Lite samsvar i funn fra studier En gjennomgang av studier av effekter av fysiske miljø på arbeidstakere, viser at resultater fra slike studier ofte er motstridende. Dette har tidligere også vært påpekt av andre teoretikere (f.eks. Ashkanasy et al., 2014; Elsbach & Pratt, 2007). I noen tilfeller viser de at moderne fysiske arbeidsmiljø (som åpne kontorløsninger) kan være gunstige ved at de blant annet fremmer kommunikasjon og samarbeid mellom ansatte (Chigot, 2003). I andre studier finner man at det kan være hemmende for ansatte i form av økt støy og redusert privatliv på jobb (Regoeczi, 2003). Resultater fra studier av hvordan fysiske arbeidsmiljø påvirker organisatorisk atferd og bidrar til å fremheve paradoksene og spenningene assosiert med fysisk arbeidsmiljøutforming (Chigot, 2003). Åpne landskap varierer i stor grad i henhold til deres fysiske elementer (f.eks. totalareal, areal pr arbeidsplass, skjerming av arbeidsstasjoner, romlig tetthet, takhøyde og kvaliteten på fysisk innemiljø). Enda viktigere vil arbeidsprosesser slik som nivå av samtaler, konsentrasjon og dekningsgrad/tilstedeværelse i det åpne landskapet, i stor grad variere mellom organisasjoner. Det vil derfor være vanskelig å sammenligne ansattes utfall fra to 89

322 ulike åpne kontorlandskap, med mindre deres fysiske og organisatoriske karakteristika er sammenlignbare (Hongisto et al., 2016). Selv om mye av litteraturen gir sterke bevis for at tilfredshet med omgivelsene er lavere i åpne landskap enn i cellekontor, rettferdiggjør ikke dette en generalisering av at tilfredshet med omgivelsene er dårlig i alle åpne landskap (Hongisto et al., 2016). Flere studier som foreslår redusert tilfredshet med omgivelsene i åpne landskap, er store krysseksjonelle studier som mangler en objektiv vurdering av de fysiske omgivelsene. Ofte er kontorutforming den eneste uavhengige variabelen og det er tenkelig at de åpne kontorlandskapene som er med i større studier, i stor grad vil variere i henhold til fysiske forhold. Konsekvenser av dette er at man har lite bevis for forholdet mellom detaljene i det fysiske innemiljøet og tilfredshet med omgivelsene (Hongisto et al., 2016). Norske arbeidsmiljø har en høy standards når det gjelder fysisk arbeidsmiljø, dagslys og lav tetthet noe som gjør at norske kontorlandskap ikke er direkte sammenlignbare med internasjonale studier når det kommer til fysisk utforming. Metaanalysen til De Croon og kolleger (2005) gir sterke bevis for at å jobbe i åpent landskap reduserer privatliv og jobbtilfredshet sammenlignet med de som jobber i cellekontor. De konkluderer med at man spesielt bør vie oppmerksomhet til effekten av kontor åpenhet og å tilby akustisk og visuell skjerming. En studie av Hongisto og kolleger (2016) beskriver en renovering av et åpent kontorlandskap for blant annet å oppnå bedre visuell og akustisk skjerming. Forbedringene i det fysiske miljøet førte til økt jobbtilfredshet og tilfredshet med omgivelsene. Forskerne understreker også at det var et betydelig fokus på endringsledelse og involvering av de ansatte i prosessen og at dette også bidro til tilfredshet med de nye omgivelsene og økt jobbtilfredshet. Studien fremhever at fysiske forhold kan bli betydelig forbedret ved å gjøre mindre endringer i omgivelsene privatliv og jobbtilfredshet kan variere betydelig mellom ulike åpne kontorløsninger og utilstrekkelige fysiske forhold kan bli betydelig forbedret ved en god prosess. Implementering/ta i bruk/prosess Brukerprosess, implementering og opplæring vil påvirke tilferdshet og mestring av nye omgivelser. Endring av arbeidsplass er en omstillingsprosess, men likevel er det få studier som tar med noe om prosessen rundt omstillingen og brukermedvirkning i prosessen. Vi kan derfor ikke med sikkerhet si hvordan dette vil påvirke resulatene av studiene som ser på effekter av fysiske omgivelser. I tillegg er det lite konkrete studier av effekter på virksomhetsnivå. Utforming av et nytt kontor (eller renovasjon av et eksisterende) innebærer ofte endringer i romforløp og planløsning, fasiliteter og teknologi som kan føre til betydelige endringer i hvordan de ansatte utfører arbeidet sitt. Et nytt kontor kan initiere og støtte endringer i eksisterende praksis (f.eks. fremme samarbeid) eller kultur (f.eks. Turner & Myerson, 1998), noe som gjør at en flytteprosess blir en trinnvis form for organisatorisk endring. Studier av slike endringer har vist at å inkludere sluttbrukere i, og gi dem en grad av kontroll over, 90

323 design prosessen, er fordelaktig både for utforming av nye arbeidsplasser og for å fremme ansattes aksept av endringer i eksisterende praksis (Jones, Petrescu, & Till, 2013; Turner & Myerson, 1998). Lav grad av brukermedvirkning har vist seg å kunne bidra til negative holdninger hos brukerne (Baruch & Hind, 1999; De Croon et al., 2005) og brukerne opplever at de ikke er tilstrekkelig involvert (De Croon et al., 2005). I en studie av vellykkede forbedringer i et kontorlokale tilskriver Hongisto og kolleger (2016) dette mye til en god endringsprosess med tilstrekkelig informasjon og brukermedvirkning (i form av en arbeidsgruppe). Graden av brukermedvirkning i implementering av nye kontorløsninger vil påvirke brukernes holdninger til de nye løsningene, likevel er det få slike studier av effekter av kontortyper på ansatte og organisasjoner som tar brukerprosessen med i betraktning. I litteratur på endringsledelse er ofte inkludering av ansatte aktivt oppfordret som en del av endringsledelses strategi (Armenakis & Bedeian, 1999; Clegg & Walsh, 2004). Å involvere de ansatte i endringer i omgivelsene gjennom deltakelse i utforming og god endringsledelse, er også en måte å øke ansattes følelse av kontroll over omgivelsene (Davis, leach & Clegg, 2011). Studier av ansattes kontroll over mer spesifikke elementer i deres arbeidsmiljø (i form av miljømessig kontroll eller fysisk justerbarhet) har vist at slike muligheter er relatert til jobbtilfredshet, prestasjon, kommunikasjon, privatliv og tilfredshet med omgivelsene (Lawson, Phiri, & Wells-Thorpe, 2003). Det er begrenset med veiledende litteratur på hvordan prosessen med kontorutforming og implementering kan ledes på en vellykket måte. Ledelse og gjennomføring av prosessen er viktig om en ønsker å unngå at nye kontorer, eller endring i arbeidspraksis, avvises og fører til misnøye(vischer, 2005). Oppsummering av kunnskapsstatus Tilfredshet med lokalenes utforming og bruk vil variere ut i fra hvilke oppgaver som utføres, hvor mange ulike aktiviteter de ansatte utfører, variasjon i omgivelsene, hvor godt lokalene er tilpasset organisasjonens behov, prosess og brukermedvirkning. Det finnes i økende grad kunnskap om hvilken effekt det fysiske arbeidsmiljøet har på arbeidstakere, og hvordan ulike kontorløsninger best mulig støtter de ansattes behov og aktiviteter. Studier av kontormiljøer har vist at det har en betydelig innvirkning på flere ulike psykologiske og organisatoriske utfall, slik som tilfredshet, helse, produktivitet og prestasjoner. I litteraturen defineres kontortyper ofte ut i fra tre dimensjoner: Kontorets fysiske egenskaper (åpent eller lukket utforming), kontorets lokasjon (hvor utfører de ansatte sine oppgaver) og bruk av kontoret (fast eller delt plass). Dimensjonene kontorets fysiske egenskaper og kontorets bruk er illustrert i figuren. 91

324 Hvordan kontorets fysiske egenskaper påvirker ansatte, har fått mye oppmerksomhet. Studier har vist at åpne kontorløsninger kan føre til økt kunnskapsdeling, kommunikasjon, samhold og samarbeid mellom ansatte, mens resultat fra andre studier viser lavere tilfredshet, økt misnøye med støy og konsentrasjon i åpne kontorløsninger, sammenlignet med lukkede kontorløsninger (f.eks. cellekontor). Ansatte i åpne kontorløsninger erkjenner gjerne at det fysiske miljøet bidrar til produktivitet i teamet, men at egenvurdert produktivitet ofte rangeres lavere enn i cellekontor. Studier av tilfredshet, helse og produktivitet fremhever betydningen av å ha støttende funksjoner nær arbeidsstasjoner, når en jobber i åpne løsninger. Rom for konsentrasjon, telefonsamtaler, videomøter, samtaler og teamarbeid, gir den ansatte mulighet til å velge den arbeidsstasjonen de selv mener er best egnet for ulike aktiviteter. Dette bidrar til ansattes personlige kontroll og den ansattes potensial til å påvirke utførelse av egne arbeidsoppgaver i løpet av arbeidsdagen. Lav grad av kontroll er ofte en årsak til opplevd stress på jobb, og personlig kontroll over arbeidsutførelse kan dermed ha en positiv effekt på jobbtilfredshet, helse og produktivitet. Studier av bruk av kontoret viser også ulike resultater: Tilfredshet med hvordan omgivelsene støtter arbeidet handler om hvordan du opplever kontroll over egne arbeidssituasjon. I løsninger uten fast plass (fleksible løsninger) er tilfredshet høyest ved høy opplevelse av valgfrihet ift arbeidsplass. Resultat fra studier av fleksible løsninger hvor ansatte ikke har tilhørighet til en fast plass, viser at ansatte som ikke har fast plass og som opplever lav valgfrihet, er minst tilfreds. Ansatte som ikke har fast plass men som opplever å ha høy valgfrihet, er mest tilfreds. Et økende antall studier viser at kontor uten fast plass og med tilstrekkelig støttefunksjoner, scorer bra på mange tilfredshetsparameter. Dette forklares gjennom økt valgfrihet og individuell kontroll I kunnskapsintensivt arbeid er det en stadig økning av individuelt ekspertarbeid og komplekst samarbeid. Derfor er det et økende behov for kontorløsninger som støtter uformell og uplanlagt samarbeid. Tradisjonelt har disse aktivitetene vært mindre støttet både i cellekontorer og åpne kontorløsninger. På grunn av mangel på tilgjengelig areal som støtter uplanlagt samarbeid har både individuelle arbeidsstasjoner og formelle møterom i stor grad vært benyttet for å jobbe med andre. Individuelt konsentrasjonsarbeid er også en aktivitet som har vært mindre prioritert i tradisjonelle åpne kontorlandskap. Fleksible kontorløsninger støtter i større grad både ulike former for samarbeid og individuelt konsentrasjonsarbeid. Selv om forskning viser ulike og motstridende resultater, er det klart at fysisk arbeidsmiljø påvirker ansattes helse, tilfredshet og prestasjoner. Det fysiske arbeidsmiljøet bør være en ressurs for de ansatte og tilby funksjoner som gir de ansatte høy grad av kontroll over egen arbeidshverdag. Dette inkluderer både områder for konsentrasjon og for samarbeid. Sammen med økt individuell kontroll følger også høye krav. Det er et behov for mye fokus på sosialt samhold og å skape en tilhørighetsfølelse til kontoret og organisasjonen. Det er også viktig at de ansatte lærer å bruke de nye løsningene. En aktivitetsbasert løsning stiller 92

325 dermed høye krav til både ledere og ansatte. Nærmere innflytting vil det være fokus på å gi de ansatte de rette ressursene for en aktivitetsbasert kontorløsning, som f.eks. regler for bruk, lederstøtte, opplæring i bruk av kontorlokalene og å ta i bruk nye arbeidsformer. Prosessen videre og ansattes medvirkning er svært betydelig for opplevelsen av resultatet. Referanseliste Altman, I. (1975). The environment and social behavior. Monterey, CA: Brooks/Cole. Appel-Meulenbroek, R. (2010). Knowledge sharing through copresence: added value of facilities. Facilities, 28(3/4), Armenakis, A. A., & Bedeian, A. G. (1999). Organizational Change: A Review of Theory and Research in the 1990s. Journal of Management, 25(3), Ashkanasy, N. M., Ayoko, O. B., & Jehn, K. A. (2014). Understanding the physical environment of work and employee behavior: An affective events perspective. Journal of Organizational Behavior, 35(8), Ayoko, O. B., & Chua, E. L. (2014). The Importance of Transformational Leadership Behaviors in Team Mental Model Similarity, Team Efficacy, and Intra-Team Conflict. Group & Organization Management, 39(5), Ayoko, O. B., & J. Härtel, C. E. (2003). The Role of Space as Both a Conflict Trigger and a Conflict Control Mechanism in Culturally Heterogeneous Workgroups. Applied Psychology, 52(3), Bakker, A. B., & Demerouti, E. (2007). The job demands-resources model: State of the art. Journal of Managerial Psychology, 22(3), Journal Article. Baruch, Y., & Hind, P. (1999). Perpetual Motion in Organizations: Effective Management and the Impact of the New Psychological Contracts on Survivor Syndrome. European Journal of Work and Organizational Psychology, 8(2), Becker, F., & Sims, W. (2001). Offices that work. Balancing Communication, Flexibility and Cost. International Workplace Studies Program, Cornell University, New York. Retrieved from Blakstad, S. H. (2015). Work isn t where it used to be. In A. Ropo, P. Salovaara, E. Sauer, & D. De Paoli (Eds.), Leadership in spaces and places (pp ). Cheltenham: Edward Elgar Pub. Blakstad, S. H., & Gjersvik, R. (2004). Towards typologies of knowledge work and workplaces. In K. Alexander, J. Atkin, J. Brochner, & T. Haugen (Eds.), Facilities Management: Innovation and Performance (pp ). London: Spon Press. Blakstad, S. H., Hatling, M., & Bygdås, A. L. (2009). The knowledge workplace searching for data on use of open plan offices. In proceedings EFMC 2009 research symposium (pp ). Bodin Danielsson, C., Chungkham, H. S., Wulff, C., & Westerlund, H. (2014). Office design s impact on sick leave rates. Ergonomics, 57(2),

326 Chigot, P. (2003). Controlled transparency in workplace design: Balancing visual and acoustic interaction in office environments. Journal of Facilities Management, 2(2), Chilton, J., & Baldry, D. (1997). The effects of integrated workplace strategies on commercial office space. Facilities, 15(7/8), Clegg, C., & Walsh, S. (2004). Change management: Time for a change! European Journal of Work and Organizational Psychology, 13(2), Danielsson, C. B., & Bodin, L. (2008). Office Type in Relation to Health, Well-Being, and Job Satisfaction Among Employees. Environment and Behavior, 40(5), Danielsson, C. B., & Bodin, L. (2009). Difference in satisfaction with office environment among employees in different office types. Journal of Architectural and Planning Research, 23(3), De Been, I., & Beijer, M. (2014). The influence of office type on satisfaction and perceived productivity support. Journal of Facilities Management, 12(2), De Croon, E., Sluiter, J., Kuijer, P. P., & Frings-Dresen, M. (2005). The effect of office concepts on worker health and performance: a systematic review of the literature. Ergonomics, 48(2), JOUR. De Paoli, D., Arge, K., & Blakstad, S. H. (2013). Creating business value with open space flexible offices. Journal of Corporate Real Estate, 15(3/4), Ekstrand, M., & Damman, S. (2016). Front and backstage in the workplace: An explorative case study on activity based working and employee perceptions of control over work-related demands. Journal of Facilities Management, 14(2), Elsbach, K. D., & Pratt, M. G. (2007). 4 The Physical Environment in Organizations. The Academy of Management Annals, 1(1), Haans, A., Kaiser, F. G., & de Kort, Y. A. W. (2007). Privacy Needs in Office Environments. European Psychologist, 12(2), Harrison, A., Wheeler, P., & Whitehead, C. (2004). The distributed workplace. London: Spon Press. Hayduk, L. A. (1978). Personal space: An evaluative and orienting overview. Psychological Bulletin, 85(1), Heerwagen, J. H., Kampschroer, K., Powell, K. M., & Loftness, V. (2004). Collaborative knowledge work environments. Building Research & Information, 32(6), Hoendervanger, J. G., Been, I. De, Yperen, N. W. Van, Mobach, M. P., & Albers, C. J. (2016). Flexibility in use: Switching behaviour and satisfaction in activity-based work environments. Journal of Corporate Real Estate, 18(1), Hongisto, V., Haapakangas, A., Varjo, J., Helenius, R., & Koskela, H. (2016). Refurbishment of an openplan office Environmental and job satisfaction. Journal of Environmental Psychology, 45,

327 Irving, G. L., & Ayoko, O. B. (2014). An exploratory study of the connection between office environments and group cognition. In 28th Conference of the Australian and New Zealand Academy of Management. CONF. Jones, P. B., Petrescu, D., & Till, J. (2013). Architecture and participation. BOOK, Routledge. Judge, T. A., Thoresen, C. J., Bono, J. E., & Patton, G. K. (2001). The job satisfaction-job performance relationship: A qualitative and quan- titative review. Psychological Bulletin, 127(3), Kampschroer, K., & Heerwagen, J. H. (2005). The strategic workplace: development and evaluation. Building Research & Information, 33(4), Karasek, R. A. (1979). Job Demands, Job Decision Latitude, and Mental Strain: Implications for Job Redesign. Administrative Science Quarterly, 24(2), JOUR. Kim, J., & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in openplan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, Lawson, B., Phiri, M., & Wells-Thorpe, J. (2003). The architectural healthcare environment and its effects on patient health outcomes: A report on an NHS Estates Funded Research Project (BOOK). Stationery Office. Leesman. (2014). 100,000+ A workplace effectiveness report. Retrieved from Leesman. (2015). Leesman review. A briefing on global workplace strategy, management, satisfaction & effectiveness, 17. Retrieved from Review-Issue-17.pdf Leesman. (2016). Activity Based Working. The rise and rise of ABW: Reshaping the physical, virtual and behavioral workspace. Retrieved from Levy, F., & Murnane, R. (2012). The new division of labor: How computers are creating the next job market. Princeton: Princeton University Press. Maher, A., & von Hippel, C. (2005). Individual differences in employee reactions to open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 25(2), Meijer, E. M., Frings-Dresen, M. H. W., & Sluiter, J. K. (2009). Effects of office innovation on office workers health and performance. Ergonomics, 52(9), Pejtersen, J. H., Feveile, H., Christensen, K. B., & Burr, H. (2011). Sickness absence associated with shared and open-plan offices a national cross sectional questionnaire survey. Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, 37(5), Retrieved from Regoeczi, W. C. (2003). When context matters: a multilevel analysis of household and neighbourhood crowding on aggression and withdrawal. Journal of Environmental Psychology, 23(4), Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2000). Self-determination theory and the facilitation of intrinsic motivation, social development, and well-being. American Psychologist. US: American Psychological 95

328 Association. Seddigh, A., Berntson, E., Bodin Danielson, C., & Westerlund, H. (2014). Concentration requirements modify the effect of office type on indicators of health and performance. Journal of Environmental Psychology, 38, Seddigh, A., Stenfors, C., Berntsson, E., Bååth, R., Sikström, S., & Westerlund, H. (2015). The association between office design and performance on demanding cognitive tasks. Journal of Environmental Psychology, 42(0), Swart, J., & Kinnie, N. (2003). Sharing knowledge in knowledge-intensive firms. Human Resource Management Journal, 13(2), Turner, G., & Myerson, J. (1998). New workspace, new culture: office design as a catalyst for change. BOOK, Gower Publishing, Ltd. Van De Ven, A. H., Delbecq, A. L., & Koenig, R. (1976). Determinants of Coordination Modes within Organizations. American Sociological Review, 41(2), van Meel, J., Martens, Y., & van Ree, H. J. (2010). Planning office spaces: a practical guide for managers and designers. BOOK, L. King. Vartiainen, M., Kakonen, M., Koivisto, S., Mannonen, P., Nieminen, M. P., Ruohomäki, V., & Vartola, A. (2007). Distributed and mobile work: Places, people and technology. BOOK, Heidelberg: Springer. Vischer, J. (2005). Space meets status: Designing workplace performance. BOOK, Routledge. Voordt, T. J. M. van der. (2004). Productivity and employee satisfaction in flexible workplaces. Journal of Corporate Real Estate, 6(2), Vos, P., van Meel, J., & Dijcks, A. (1999). The office, the whole office and nothing but the office: A framework of workplace concepts. JOUR, Delft: Delft University of Technology. Wageman, R. (1995). Interdependence and Group Effectiveness. Administrative Science Quarterly, 40(1), JOUR. 96

329 97

330 98

331 6 PILOTERING Pilotering inngår i Aktivitetsplan for brukerinvolvering Nytt Regjeringskvartal, Rom- og Funksjonsprogram. En pilot er en undersøkelse som bidrar til å identifisere gode løsninger og potensielle utfordringer før en full iverksettelse av et konsept. En pilot av arbeidsplasskonseptet for Nytt Regjeringskvartal vil være en testing av hele eller deler av konseptet før regjeringskvartalet bygges. Den gjennomføres for å identifisere viktige suksesskriterier for løsningen og forbedringsmuligheter. Piloteringen går ut over perioden for rom og funksjonsprogrammering, og strekker seg inn i byggefasen. Det et tilbud til departementene om utprøving av arbeidsplasskonseptet frem mot innflytting. Gjennom piloteringen skal Statsbyggs kunnskap om hvilke konkrete arbeidsplassløsninger som fungerer godt for ulike departementale enheter videreutvikles. I tillegg er dette en mulighet for departementene til å teste hvordan den organisatoriske endringen frem mot nytt arbeidsplasskonsept bør håndteres. Pilotene vil evalueres i henhold til de aspekter av arbeidsplasskonseptet som er under testing. Dette kan gjelde både forhold Statsbygg rår over, men også forhold som omhandler endringsprosesser i departementene. Før en pilot evalueres bør løsningen ha vært i bruk i 9 måneder. Dette fordi det tar tid før nye arbeidsmønster etableres. Typer piloter Det er i all hovedsak fire ulike typer piloter som kan gjennomføres; konseptpiloter, designpiloter, brukspiloter, og teknologipiloter: Konseptpiloter: Konseptpiloter er piloter hvor man i stor grad tester ut hele arbeidsplasskonseptet for det nye regjeringskvartalet. Disse vil kombinere fysisk utforming, tilgjengelig teknologi og bruk i en aktivitetsbasert løsning, hvor det er reelle endringer i både lokalenes utforming, teknologisk tilrettelegging og organisatorisk praksis. Designpiloter: En pilot som innebærer større eller mindre ombygginger av arealer. Det kan f.eks. innebære å forbedre sosiale soner, gjøre om lukkede kontorer til åpne løsninger, bygge lesesaler eller flere multirom, etablere bedre skjerming mellom støysoner og arbeidsplasser, etc. I sin mest omfattende versjon vil en designpilot kunne bety å gå fra en lukket til en åpen løsning, eventuelt også mot en aktivitetsbasert løsning. Designpiloter kan også bety å teste ulike lyd- og lysløsninger. Brukspiloter: En pilot som fokuserer på organisering og atferd, med mål om å få til en ny og bedre bruk av eksisterende lokaler. Det kan f.eks. være å revidere bruksreglene for en åpen kontorløsning, endre praksis for hvordan man kan bruke multi- og møterom, stimulere til (økt) bruk av eksisterende multirom og lesesal, eller å forsøke fri plassering i kontorløsningene. Kan også innebære en vesentlig reduksjon av papirbruk (se teknologipilot.) 99

332 Teknologipiloter: Teknologipiloter innebærer i hovedsak å ta i bruk nye IKT-løsninger. Et formål er å få kontorkonseptet til å fungere bedre ved f.eks. å sikre at alle har bærbar PC og mobil, eller å finne mer egnede skjermer og andre displayer i multi- og møterom og på arbeidsplassen. Et videregående steg er å ta i bruk Lync/Skype og SharePoint på en slik måte at det brukes i samproduksjon, kommunikasjon og tilgjengeliggjøring. Teknologipiloter vil primært bli gjennomført av departementene selv og eventuelt DSS. I noen grad vil dette inngå i andre piloter, f.eks. når det er en forutsetning for at en aktivitetsbasert løsning skal kunne fungere. Prosess For å sikre god og relevant læring fra pilotene, er det viktig at det gjennomføres prosesser i forkant og evaluering i etterkant. Prosessene i forkant skal etablere mål for piloten, og sikre eierskap til disse målene i ledelsen for pilotvirksomheten. Videre skal man kartlegge nåsituasjonen, både med de eksisterende kartleggingene som allerede er gjort i RKV og gjennom kartlegging av arbeidsformer/aktiviteter. Det bør etableres en endringsorganisasjon og en arbeidsform som sikrer god og bred medvirkning fra ansatte. Evalueringene i etterkant vil ta i bruk de samme kartleggingsmetodene som er brukt i arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet: Spørreundersøkelse (som kan sammenlignes med resultater før piloten) Registrering av bruk og tilstedeværelse Intervjuer Observasjoner Andre målinger: F.eks. lyd/akustikk og lys, arbeidsmiljø (fysisk og psykososialt). Piloter vil i all hovedsak bli etablert i eksisterende bygg og lokaler. Det betyr at piloten må tilpasse seg de rammebetingelser som er i bygget m.h.t. størrelsen på tilgjengelig areal, inndeling, tilgang, lys, osv. En pilot vil derfor alltid bare kunne teste større eller mindre deler av arbeidsplasskonseptet, da lokalene aldri vil være helt tilpasset. Dette er det viktig å ta forbehold om når man vurderer resultatene av evalueringene. Eksisterende og planlagte piloter Det er per oktober 2016 igangsatt én pilot, i Justisdepartementets adm.- og øk.avdeling. Avdelingen har i løpet av høsten flyttet inn i nye lokaler i 1. etasje i JDs bygg i Nydalen. Dette er en konseptpilot, hvor man tester ut store deler av arbeidsplasskonseptet, blant annet aktivitetsbasert arbeidsform med fri plassering og stor variasjon. Lokalene legger imidlertid noen begrensninger på testingen, blant annet er lokalene mye større (areal per medarbeider) enn det arbeidsplasskonseptet legger opp til. Piloten blir fulgt opp og evaluert. Det er foreløpig dialog om pilotering med DSS, OED, HOD og KD. 100

333 101

334 102

335 7 2 D AREALSTUDIE 103

336 TESTMODELL FOR AREALSTUDIE KONSEPT #5 ABK SKJERMET ANBEFALES #2 #3 #4 #5 4 KONSEPTER VURDERES MOT EFFEKTMÅL #1 #2 #3 #4 #5 #6 6 KONSEPTER VURDERES OVERORDNET 6 KONSEPTER TESTES I ULIKE DYBDER 104

337 7.1 INTRODUKSJON I utvikling av arbeidsplasskonseptet har det vært behov for å teste ulike konsepter. Arealstudiene er brukt til utvikling og testing av romprogrammet. De ulike alternativene er brukt aktivt i brukerprosessen som grunnlag for diskusjon og fordeler og ulemper med ulike arbeidsplasskonsept. Bakgrunn I programmeringsprosessen er ulike arbeidsplasskonsepter blitt definert og diskutert. Det viktigste skillene mellom de ulike konseptene er grad av åpenhet (lukkede vs åpne romløsninger), tilhørighet (fast plass eller ikke) og tilgjengelig areal til variasjon utover romprogrammet. Gjennom dette arbeidet har ulike arbeidsplasskonsept blitt vurdert. Vurderingene ligger til grunn for anbefaling av arbeidsplasskonsept i rom- og funksjonsprogrammet. Et arbeidsplasskonsept defineres av dets fysiske egenskaper, slik som romtyper og planløsning, men like mye av hvordan rommet brukes. I denne studien har vi primært sett på hvordan ulike prinsipielle løsninger legger til rette for ulike typer bruk. Formål Ulike arbeidsplasskonsepter har ulike egenskaper, fordeler og ulemper. For å teste romprogrammet og konseptene i forhold til ulike bygningsdybder er det utviklet et sett av skjematiske planløsninger. Testing av disse skjematiske planløsningene er i programmeringen vært kalt 2D pilotering. I tillegg ble de skjematiske planløsningene brukt til å vurdere ulike konsepter opp mot prosjektets effektmål. Dette har vært et verktøy for å velge arbeidsplasskonsept til rom- og funksjonsprogrammet. Studien I 2D-piloteringen startet vi med 6 ulike arbeidsplasskonsept. Disse var definert ut i fra grad av åpenhet, mulighet for variasjon, og tilhørighet (3 med fast plass og 3 aktivitetsbaserte (ABK). Alle er innenfor rammene av 13 m2 per ansatt. De 6 ulike konseptene ble testet i forhold til 4 ulike generelle bygningsdybder. De 4 konseptene som viste seg å være best egnet i ulike dybder og ulike bygningstyper ble så testet opp mot effektmålene for Regjeringskvartalet. Disse testene er vist i del 2. Etter testene sto vi igjen med et valgt konsept. Dette ble så analysert for å se på følsomheten i konseptet i forhold til ulike bruksmønster og endringer i bruk over tid samt bygningsbredde. Disse testene er gjengitt i del 1 av dette dokumentet. De ulike arbeidsplasskonseptene er testet på et abstrahert nivå. De er derfor skjematiske og ikke reelle planløsninger. De er tegnet opp på samme grid og med likt program. Hvert konsept kan ha ulike prinsipper for utforming avhengig av hvilket konsept som testes. I testene kommer det fram hva som er brukt areal og vi får en visualisering av mulig overskuddsareal i de ulike konseptene. Potensielt overskuddsareal er brukt til «intern variasjon», men også til arbeidsplassrelatert areal i områder av Regjeringskvartalet som kan brukes av departementsfellesskapet (delt variasjon). Individuell kontroll, variasjon og tilhørighet, er viktig for brukertilfredshet. Derfor er dette spesielt vurdert i de ulike konseptene. Hva testes? Romprogrammet for arbeidsplassrelatert areal på 60 ansatte. Arealrammen på 13 kvm / ansatt. Følsomhet i ulike konsepter for ulik bruk og for ulike bygningstyper. Grad av tilhørighet, individuell kontroll og variasjon i løsningene 105

338 7.2 METODE Arealstudien er basert på et sett av byggeklosser, moduler. Studien er skjematisk og rom og funksjoner vises som symboler. Vi har forsøkt å unngå å gi formasvar, men holdt skjemaene generelle og åpne. Areal for hver funksjon er imidlertid definert. Disse er i henhold til gjeldene regelverk og krav til arealbruk, arbeidsmiljø og dagslys. For å ha fleksibilitet er hver funksjon definert i hele eller halve moduler. Dette gjør også at studiene er konsistente i forhold til å vise potensiell restkapasitet på areal i de ulike løsningene. Alle skjema viser arealet for ett standard kontorareal for 60 personer. Dette tar utgangspunkt i besluttet arealbruk på 13m2 pr person og gir et mulig areal på 780m2. For å vurdere mulighet for arealreduksjon er arealmessig restkapasitet i enkelte av konseptene tatt ut av arealet. Det vil komme tydelig frem hvor dette er gjort. Modulsystem Arbeidsstasjoner er vist som generelle og like løsninger for arbeidsplasskonsepter med fast plass. For konsepter uten fast plass er de vist med en viss grad av variasjon. Alle er utformet i henhold til lovpålagte krav. Program: Arbeidsstasjonene bruker et areal tilsvarende 3 moduler per 4 åpne arbeidsstasjoner. Arbeidsstasjoner må ligge ved fasade. Skjermet arbeidsstasjon bruker 1 modul. Arbeidsstasjoner må ligge ved fasade. Det er programmert 2 multirom pr. 15 åpne arbeidsstasjoner. Hvert multirom er 1 modul. Det er 2 møterom à 8 personer (2 moduler). Sosial sone er 4 moduler, men forutsettes slått sammen av 2 standard kontorareal slik at den blir 8 moduler. Dette er et bevisst grep for å samle flere til samme sosiale sone og å fremme departementsfellesskap. Personlige skap er også 4 moduler. Dette er relativt mye, men skal sikre god nok tilgjengelighet. Hvis skap plasseres ved vegg kan arealbruken minimeres og dette går inn i den sosiale sonen. 4 moduler skal uansett settes av til området. Wc følger gjeldende krav pr i dag og utgjør 0.3% av totalarealet på 780m2 og gir 3 moduler. Interne garderober er satt til 1 modul og kopi er satt til 1 modul. Intern variasjon er vist med tett skravur i skjema og varierer i antall moduler avhengig av konsept. Delt areal lokalt utgjør 4,5 modul (turkis) og er plassert på utsiden av orange stiplet strek. Orange strek viser delelinje mot annet standard kontorareal. Delt areal sentralt er vist som åpen skravur og varierer i omfang etter konsept. I 1. runde hvor alle 6 konsepter testes er dette arealet 10% i konsept 5 ABK skjermet, mens det i 2. runde reduseres til 5% på konsept 5. De restrerende 5% er trukket inn i Standard kontorareal for å gi mer areal til skjerming. Tilpasningsdyktighet For å ha tilstrekkelig kapasitet til endring forutsetter alle planløsningene at det ligger et generelt teknisk grid, en rimelig effektiv bygningsutforming og god bygningsmessig tilpasningsdyktighet til grunn. For å legge til rette for framtidig endringer i bruksmønster og tetthet må det være tilstrekkelig restkapasitet i tekniske anlegg, sanitæranlegg og rømningsveger for en potensiell fortetting. Referanser [For ytterligere beskrivelser av rom og funksjoner se romkatalogen i Arbeidsplasskonseptet] 106

339 Grid og dybde Studiene er gjennomført i et grid på 2400 x 3600 mm. Faktisk grid bestemmes i prosjekteringen. Arealstudiene er gjennomført i 4 ulike dybder: 14,4 meter / 18 meter / 21,6 meter / 25,2 meter. Byggeklosser Grid under viser byggeklosser sammensatt av en eller flere moduler. BUFFERSONE ARBEIDSSONE DELEAREAL SOSIAL SONE Fargekoding av innhold 2D skjema følger fargekoding fra soneprogram og ikoner i Arbeidsplasskonseptet. 2D skjema har flere nyanser enn ikonene for å kunne skille lukkede rom fra åpne samt å vise gangsoner. Det er små nyanser fordi de skal leses som funksjoner innenfor samme sone. 107

340

341 7.3 DEL 1 VALGT KONSEPT 109

342 6 ULIKE ARBEIDSPLASSKONSEPT Det er utviklet 6 prinsipielt ulike arbeidsplasskonsepter. 3 med fast plass og tre med delte plasser. Disse er testet i forhold til robusthet for ulike bygningsbredder. Ut i fra denne følsomhetsanalysen (gjengitt i del 2) ble 2 av konseptene ikke funnet egnet (1 og 6). Etter en videre vurdering mot prosjektets effektmål er konsept 5, ABK skjermet anbefalt. Her følger beskrivelse av de ulike konseptene. #1 FAST PLASS SKJERMET Konseptet baseres på individuelle kontor langs fasader, oftest kalt cellekontor. Det er en vanlig løsning i dagens departements areal. Konseptet er lite arealeffektiv, og ikke mulig å etablere innenfor arealrammen på 13 m2 per ansatt. WC WC GARD GARD PRINT PRINT Bygningsmessig krever løsningen smale bygg for å unngå restareal i mørke soner, som det ikke finnes programmert areal for. Smale bygg er mindre egnet for andre arbeidsplasskonsept og løsningen anses som lite fleksibel. Arbeidsstasjoner skjermet #2 FAST PLASS 20/80 Dette er et konsept med fast plass, Det er 20 % skjermede arbeidsstasjoner, og 80 % åpne. Dette er en vanlig og mye brukt løsning hvor noen ansatte sitter i kontorer og andre i åpne løsninger. Det er lite rom for variasjon utover det antall multirom som er beskrevet i programmet. Hvis bygget er bredt nok kan det allokeres gode støtteareal i kjernen, samt gi en større spredning av de åpne sonene. Samtidig vil dette gi mindre lysinnslipp til disse. WC GARD PRINT Det er ikke etablert delte areal i departementene eller for departementsfellesskapet fordi arealet brukes til faste arbeidsstasjoner. Arbeidsstasjoner åpne Arbeidsstasjoner skjermet #3 FAST PLASS ÅPEN Dette er en åpen løsning med fast plass. Konseptet er populært innenfor teknologiske og kreative miljøer. Det fasiliterer høy grad av fellesskap og informasjonsflyt ved de generelle åpne arbeidsstasjonene. Multirommene må oppsøkes for akustisk skjerming. Innenfor 13,2 har konseptet noe variasjon i form av delte fasiliteter for små møter, telefoner, samråd og fokusarbeid. Det er ikke etablert delte areal i departementet. Det er etablert delte areal i departementsfellesskapet. Dette vil gi større tilgang på alterantive areal enn kontorarealet alene. Arbeidsstasjoner åpne WC GARD PRINT 110

343 Arealbruk faste arbeidsstasjoner Delte arael #4 ABK ÅPEN Dette konseptet er et tradisjonellt aktivitetsbasert kontor (ABK). Ansatte har ikke fast plass. Det er 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og mer en 60 arbeidsplasser tilgjengelig for de som har tilhørighet i arealet. Det er primært åpne arbeidsstasjoner. WC GARD PRINT Den sentrale ideen i løsningen er delte arbeidsstasjoner og fasiliteter ellers. Slik kan løsningen i større grad differensiere aktiviteter og gi høyere grad av variasjon. 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. 5 % av arealet er dratt ut for å redusere areal per ansatt. Arbeidsstasjoner åpne Multirom #5 ABK SKJERMET Dette konseptet er et aktivitetsbasert kontor med ekstra areal for skjerming. Ansatte har ikke fast plass. Det er 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og mer en 60 arbeidsplasser tilgjengelig for de som har tilhørighet i arealet. Det er mulig med opptill 30 % lukkede arbeidsstasjoner. WC GARD PRINT Det er lagt vekt på å etablere mulighet for skjerming. Dette fasiliterer både aktiviteter som skal skjermes fra omgivelsene (pga sikkerhet eller individuell konsentrasjon), og aktivteter som omgivelsene trenger skjerming fra (Enkelte former for samhandling) 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. Arbeidsstasjoner skjermet Multirom Arbeidsstasjoner åpne #6 RADIKAL ABK Dette er et radikalt aktivitetsbasert kontor med ekstra areal for skjerming. Ansatte har ikke fast plass. Det er 30 tradisjonelle arbeidsstasjoner og færre arbeidsplasser enn de som har tilhørighet i arealet. Det er primært åpne arbeidsstasjoner. Et slikt konsept innebærer at arbeidsplassen primært er et møtested, hvor vi tilbringer det meste av tiden i formelle og uformelle møter eller i komplekse samarbeidssituasjoner Andre typer arbeid foregår utenfor kontorarbeidsplassen. WC GARD PRINT 5 % av arealet er delt utenfor kontorarealet, i eget departement. 5 % av arealet er delt med departementsfellesskapet. 20 % av arealet er dratt ut for å redusere areal per ansatt. Arbeidsstasjoner åpne Multirom 111

344 FØLSOMHETSANALYSE AV ULIKE BRUKSVARIASJONER Konsept 5 ABK SKJERMET velges som utgangspunkt for videre programmering av i arbeidsplasskonseptet. Her vurderer vi robustheten i konseptet i forhold til fleksibilitet og endring i bruk. Vi ønsker å se på muligheten for ulike planløsninger og variasjoner innenfor samme areal Fleksibilitet i forhold til endring i bruk I disse studiene har vi testet ulike skjematiske møbleringsprinsipper. Det er testet på tenkte bygningsdybder på 21 meter, som er den som viser seg å fungere best for ulike konsept. Både ulik bruk og ulike planløsninger er testet. Graden av skjerming for den enkelte Skjema 1 og 2 viser henholdsvis 20 og 40% lukkede kontor ved fasaden. 20% er uproblematisk, men 40% små lukkede rom krever stor omhu for at ikke resten av arealet skal bli for mørkt og lite arealeffektivt. Det blir lite gode arealer til variasjon. De åpne arbeidsstasjonene er samlet langt inne i lokalet. De har lite skjerming. Flere lukkede kontor gir dermed mindre skjerming for de arbeidsstasjonene som er åpne. Lommelandskap Skjema 3 viser det vi kaller lommelandskap som oppstår mellom lukkede rom. Her avgrenses alle gangsoner dessuten godt av buffere. En buffer må ikke være et lukket rom, det kan også være en vegg eller et møbel som gjør at den som sitter i nærheten av gangsoner beskyttes. Noen av arbeidsstasjonene kan også være i mindre prosjektrom. Grad av variasjon Møbleringen i skjema 3 viser hvordan fire arbeidssoner kan ha ulik bruk og spres i byggets 4 hjørner, godt avgrenset av buffere. Her er det mulighet for å ha regler om stille arbeid i en av hjeørnene og for samarbeidsteam med teambord mellom seg på motsatt side. Grad av tilhørighet Det er mulig å innplassere 60 faste arbeidsstasjoner i arealet, slik det er vist i variasjon 4. Disse vil imidlertid ikke tilfredsstille behovet for skjerming utover minimum på 8 moduler til multirom. Det vil heller ikke gi tilfredsstillende variasjon for aktivitetene som skal utføres - annet enn det å eie sin egen plass. Noen av 4-er gruppene kan sitte i teamrom for å sikre oppdeling og skjerming gjennom buffere slik som vist i lommelandskapet i skjema 3. Grad av åpenhet Skjerming er ikke ensbetydende med lukkede rom, det kan også bety lukkede soner. Arbeids som krever konsentrasjon er ikke kun støttet av eget lukket kontor, det er også mulig at mange konsentrerer seg sammen. Ofte blir vi mer oppmerksom på stillhet og fordypning når vi deler denne stillheten med flere og er underlagt felles bruksregler for stillhet. Dette ser man eksempelvis i lesesaler og bibliotek som kan ha en fordypende effekt som nettopp bidrar til din egen konsentrasjon. Du kan for eksempel ikke ta telefonen. Derfor kan løsninger som gir gode beskyttede soner også tilby skjerming, slik som begge nederste soner i skjema 3. Dette ville være enda mer tydelig i et dypere bygg, se beskrivelsen av testene på 25 meter. Det er ikke bare variasjon i planløsninger som kan bidra til å legge til rette for ulike typer bruk. Det er like viktig hvilke regler som utvikles, og hvordan brukerne tar i bruk arealet. Skjema 4 viser det motsatte med svært lav variasjon. Her er samme mengde areal benyttet til like arbeidsstasjoner til 60 personer fremfor ulike arbeidsstasjoner til 45 personer. Dette gir mindre mulighet for variasjon i bruk. 112

345 1. ABK SKJERMET 20/80% HØY VARIASJON 2. ABK SKJERMET 38/62% LAV VARIASJON 3. ABK ÅPEN, MAKSIMUM VARIASJON 4. FAST PLASS (60) ÅPEN, LAV VARIASJON

346 FØLSOMHETSANALYSE ULIKE DYBDER Konsept 5 ABK SKJERMET velges som utgangspunkt for videre programmering av arbeidsplasskonseptet. Her vurderer vi robustheten i konseptet i forhold til ulike bygningsformer Fleksibilitet i bygningsform Her ser vi på hvordan konsept 5 påvirkes av ulike konseptdybder. Med konseptdybde mener vi dybden på arbeidsplassrelatert areal. Det kan bety at bygget er bredere, men at det er andre typer arealer (for eksempel teknisk areal og kommunikasjonsareal) i midten av bygget. Alle skjema er vist med fasade på tverrenden. Alle skjema her har tilpassingsareal på 15% (Feltene til høyre for rød stiplet linje) fordi de er fra 1. fase av arealstudien. Dette ble senere redusert til 10% for å gi mer areal til skjermede løsninger. Konsept 5 ABK SKJERMET er gjennomførbart og generelt godt fungerende i alle 4 konseptdybder, men det får størst uttelling ved dype bygg over 21 meter. 14 meter Dette er en svært smal bygningskropp som er godt egnet for høy grad av cellekontor langs fasader. Vi ser her at det er denne dybden som har mest INTERN VARIASJON i lyse arealer/langs fasader. Dette er selvsagt fordi bygningskroppen har mer fasade på langsidene. Den smale dybden stiller forøvrig store krav til streng soneprogrammering på tvers. Møterom må brukes som buffer på tvers og er plassert ved fasader for å unngå å bygge innover i arbeidssonen. I åpne løsninger må det være en definert gangsone i midten siden bygget er så smalt. Det blir lite avstand mellom gangsoner og arbeidsstasjoner slik at gjennomgangstrafikk blir tett opp til arbeidsstasjonene. Så smale bygg kan dermed være mindre egnet for ABK med høy variasjon i bruksmønster fordi det er noe vanskeligere å skille soner fra hverandre og fra kommunikasjonsareal. De er kun 14 meters dybde som er godt egnet til 100% cellekontorløsning. De dypere planene gir lite arealeffektive løsninger, for lite areal med dagslys langs fasaden og for mye mørke arealer i midten til å være egnet for 100% cellekontor. 18 meter Konseptdybde 18 meter er en tradisjonell allround bredde, men den er fortsatt smal og har mange av de samme utfordringene som 14 meter. 18 meter er såpass bred at høy grad av cellekontor blir lite effektivt. Høy grad av åpent er heller ikke godt egnet fordi det blir for smal dybde til å gi gode nok avstander til gangsoner. 21 meter Denne bredden gir stort og greit spillerom for en variert sammensetning åpne og lukkede rom. Det er bredde nok til å utnytte restarealene på ulike måter, både til lukkede rom og til landskap som strekkes noe lenger inn. Den gir imidlertid fortsatt en lang løsning som krever lange gangsoner. Rommene i midten kan ikke utvides mye før gangsonene kommer for tett på arbeidssonene og man mister dybde til arealer med dagslys. 21 meter anses som den minste konseptdybden som kan anbefales til arbeidsplasskonseptet ABK skjermet. 25 meter Denne konseptdybden støtter i størst grad ABK skjermet. Den gir også rom for 20% cellekontor langs fasader. I tillegg er det enkelt å få til gode rom også i kjernen, slik at planet er fleksibelt for ulike løsninger. I bygg som er så dype er det rom for å legge gangsonene i midten (som et kors) slik at det oppstår skjermede lommer med arebidsstasjoner. Disse kan ha ulike bruksmønter, eventuelt også lukkes som større soner. For ABK skjermet anses dette som en god dybde. 114

347 #5 KONSEPTDYBDE 14,4 m #5 KONSEPTDYBDE 18 m #5 KONSEPTDYBDE 21,6 m #5 KONSEPTDYBDE 25 m 115

348 EKSEMPLER For å vise hvordan arbeidsplasskonseptet kan fungere, vises det her flere møbleringseksempler i et standard kontorareal. Alle eksemplene er variasjoner over anbefalt konsept: ABK skjermet. De er illustrasjoner på fleksibilitet og variasjonsmuligheter innenfor arbeidsplasskonseptet. Funksjonell konseptplan Eksemplene skal ikke forstås som designløsninger. De er illustrasjoner for å vise mulige løsninger i en tenkt bygningskropp. Illustrasjonene bygger på prinsippene for utforming av aktivtetsbasert kontor i Nytt regjeringskvartal. De er laget for at det skal bli lettere for sluttbruker å forstå konseptet. Programinnhold Eksemplene viser en sammenstilling for en tenkt etasje av 2 standard kontorareal. Begge huser 60 personer. Det er 1,3 ansatte per arbeidsstassjon. Eksemplene viser også et estimert teknisk areal og vertikal kommunikasjon uten at dette er detaljert. Fargekoding Møblerte eksempler bruker en forenklet fargeskala som samsvarer med ikoner og soneinndeling. Alle eksemplene har lik mengde møterom, mens multirom varierer med graden av åpenhet. Det er 2 multirom pr. 15 arbeidsstasjoner. Den sosiale sonen er delt mellom 2 standard kontorareal. Dette er et vesentlig grep for å fasilitere departmentsfellesskap. Lokalt tilpassingsareal skal også deles mellom 2 standard kontorarealer og dobles dermed i størrelse. Det bør supplere den aktiviteten det er mest behov for i nærområdet. Areal som deles sentralt i departementsfellesskapet er ikke medtatt i disse møbleringseksemplene. Grid Eksemplene her tar utgangspunkt i en kontordybde på litt over 21 meter. I arealstudien er også andre bredder gjennomgått. 21,6 meter tilsvarer 6 moduler. Alle moduler bygger på grid 3600 x 2400mm. HOVEDSONE ÅPNE OG SKJERMEDE ARBEIDSSTASJONER MULTIROM OG INTERN VARIASJON BUFFERSONE/ MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS OG PERSONLIGE SKAP STØTTEAREAL; WC, GARDEROBER OG KOPI LOKALT TILPASSINGSAREAL 116

349 A B A = Støtter individuell fokus Dette er en løsning som prioriterer skjermede kontor langs fasade. De utgjør 26% av arbeidsstasjonene. Både kontorer og møterom blir tydelige buffere inn mot åpne områder og skjermer dermed også disse i forhold til bevegelse og lyd. Åpne arbeidsstasjoner er vist som generelle 4-er grupper eller grupper med høyere grad av skjerming i møbelet. Det er også vist en skjermet sone for 6 personer som er mer arealeffektiv enn resten slik at graden av lukkede rom kan økes. C = Støtter samarbeid i små team Løsningen viser en svært høy grad av rom. Dette er kun mulig hvis mange av disse består av flere arbeidsstasjoner. Ved å prioritere lyse arealer til prosjektrom og dobbeltkontor, fasiliterer eksempelet samarbeid i små grupper. Løsningen har også fått plass til ett større prosjektareal ved fasade på venstre side. Så høy grad av lukkede rom bør kun brukes i få og spesielle kontorareal da dagslysinnslipp minimeres når fasadene tettes. Det må også jobbes med restarealene i kjerner og korridorer slik at dette blir et sted med mer enn lukkede rom. B = Støtter samarbeid og åpenhet Her er det illustrert en maksimalt åpen løsning. Eksemplet er møblert som et samarbeidsareal. Tross åpenheten er landskapet tydelig oppdelt i mindre lommer som kalles "lommelandskap" Slike lommer etableres ved å bruke de faste rom som finnes som buffer. Her er lommelandskapene tilrettelagt for ulik grad av samhandling. C = Støtter store prosjektteam I likhet med eksempel B viser dette en svært åpen løsning. Det finnes vegger og soner, men det er lite lukkede rom, og sonene skapes også av møbler. Dette er arealeffektivt og gir stor fleksibilitet i lokalet for hurtige endringer av møbleringsplanen. Eksemplet viser en radikal møblering for større team. Samtidig gir 2-er bordene ved høyre fasade et mer introvert tilbud. Dette er et område som kan rigges for spesielle grupper eller hendelser. C D 117

350

351 7.4 DEL 2 TESTING AV ULIKE ARBEIDSPLASSKONSEPT 119

352 14,4 METER Dette er en smal bygningskropp som er godt egnet til cellekontor siden det er mye areal med dagslys langs fasaden og mindre mørke arealer i kjernen enn i dypere bygningskropper. Med åpne løsninger vil det bli gangsoner gjennom det åpne landskapet, noe som øker risikoen for forstyrrelser fra forbipasserende. Den smale kroppen gjør også at det er vanskelig å skape skjermede soner med ulike bruksmønstre i åpne løsninger. 14,4 meter er derfor mindre egnet for åpne løsninger, spesielt ABK med høy variasjon. #1 FAST PLASS SKJERMET (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET 45 17, ,3 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #2 FAST PLASS 20/80 (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #3 FAST PLASS ÅPEN (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 120

353 GANGSONER ÅPEN ARBEIDSSTASJON SKJERMET ARB.ST./ MULTIROM INTERNT TILPASSINGSAREAL LOKALT DELT AREAL MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS KOPI OG GARDEROBE WC SENTRALT DELT AREAL #4 ABK ÅPEN (-20% / 624M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET 60 10, ,8 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #5 ABK SKJERMET (-15% / 663M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET ,7 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #6 ABK RADIKAL (-30% / 546M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 121

354 18 METER Dette er en vanlig bygningsbredde som kan tilpasses ulike løsninger slik at det fungerer, men som ikke er optimal hverken for cellekontor, åpne løsninger eller for ABK. I forhold til åpne løsninger er det fremdeles en smal bygningskropp slik at en får mange av de samme utfordringene som 14,4 meter. Høy grad av åpenhet er ikke like godt egnet fordi det gir for lite dybde til å gi gode nok avstander til gangsoner. 18 meter er så bred at en høy grad av cellekontor blir lite arealeffektivt. #1 FAST PLASS SKJERMET (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #2 FAST PLASS 20/80 (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #3 FAST PLASS ÅPEN (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 122

355 GANGSONER ÅPEN ARBEIDSSTASJON SKJERMET ARB.ST./ MULTIROM INTERNT TILPASSINGSAREAL LOKALT DELT AREAL MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS KOPI OG GARDEROBE WC SENTRALT DELT AREAL #4 ABK ÅPEN (-20% / 624M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET 60 10, ,8 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #5 ABK SKJERMET (-15% / 663M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET ,7 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #6 ABK RADIKAL (-30% / 546M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 123

356 21,6 METER Cellekontorer i denne bygningsbredden blir svært lite arealeffektivt, men 21,6 meter gir nok dybde til en variert sammensetning av åpne og lukkede rom i åpne løsninger og i ABK. Men rom i midten kan ikke utvides mye før gangsonen kommer for tett på arbeidssonene og man mister dybde til arealer med dagslys. 21 meter er den minste dybden som kan anbefales til arbeidsplasskonseptet ABK skjermet. #1 FAST PLASS SKJERMET (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET 32 24, ,4 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #2 FAST PLASS 20/80 (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #3 FAST PLASS ÅPEN (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 124

357 GANGSONER ÅPEN ARBEIDSSTASJON SKJERMET ARB.ST./ MULTIROM INTERNT TILPASSINGSAREAL LOKALT DELT AREAL MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS KOPI OG GARDEROBE WC SENTRALT DELT AREAL #4 ABK ÅPEN (-20% / 624M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET 60 10, ,8 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #5 ABK SKJERMET (-15% / 663M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET ,7 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #6 ABK RADIKAL (-30% / 546M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 125

358 25 METER Cellekontorer her blir lite arealeffektivt, men dybden støtter ABK skjermet meget godt. Den gir rom for 20% skjermede arbeidsstasjoner langs fasaden og nok areal til variasjon. Det er enklere å skjerme arbeidsstasjoner for forstyrrelser når bygget er dypt fordi man kan legge gangsonene i midten, for eksempel som et kors. Det kan skape adskilte arbeidsområder med ulike bruksregler. Testene har dagslys i enden av planet for tilstrekkelig dagslys, men dette avhenger av utforming av resten av bygningskroppen. #1 FAST PLASS SKJERMET (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #2 FAST PLASS 20/80 (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #3 FAST PLASS ÅPEN (780M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 126

359 GANGSONER ÅPEN ARBEIDSSTASJON SKJERMET ARB.ST./ MULTIROM INTERNT TILPASSINGSAREAL LOKALT DELT AREAL MØTEROM SOSIALE SONER, MØTEPLASS KOPI OG GARDEROBE WC SENTRALT DELT AREAL #4 ABK ÅPEN (-20% / 624M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET 60 10, ,8 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #5 ABK SKJERMET (-15% / 663M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET ,7 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON #6 ABK RADIKAL (-30% / 546M 2 ) TILHØRIGHET VARIASJON GRAD AV ÅPENHET PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON 127

360

361 VURDERING OPP MOT EFFEKTMÅL Ulike varianter av aktivitetsbasert arbeidsplasskonspter er analysert og vurdert i forhold til effektmålene for Nytt regjeringskvartal. Statsbyggs anbefaling for Nytt regjeringskvartal er aktivitetsbasert kontor med vekt på skjerming (ABK Skjermet) Det er fire av effektmålene som bidrar til å skille ulike arbeidsplasskponsepter fra hverandre. Disse er: E1. Fleksibilitet med hensyn til kapasitet. E3. Høy effektivitet. E4. Fleksibilitet i forhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer. E5. Høy miljøstandard. Effektmål knyttet til Sikkerhet og Bymiljø anses i liten grad å differensiere de ulike arbeidsplasskonseptene. De neste sidene viser vurdering av fire arbeidsplasskonsept: ABK skjermet Fast plass 20/80 Fast plass åpen ABK åpen 129

362 FAST PLASS 20/80 Dette er et arbeidsplasskonsept hvor ansatte har fast plass, 20 % sitter i kontorer og 80 % i åpne løsninger. Med 13 m2 per ansatt er det plass til 2 multirom per åpne arbeidsstasjoner. Utover dette vil konseptet i liten grad gi mulighet for variasjon i arbeidsplasser for den enkelte. Alt arbeidsplassrelatert areal vil være brukt til personlige arbeidsstasjoner, og de mest nødvendige støttefunksjoner. WC GARD PRINT PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne Arbeidsstasjoner skjermet MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med noe fortetting av åpne arbeidsstasjoner Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring av konsept til ikke faste plasser. (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet, kan gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Ulik valgfrihet for brukerne. Fast plass i cellekontor vil gi høy valgfrihet. Brukeren har lite kontroll over arbeidssituasjonen. De fleste av arbeidstakerne vil jobbe i åpent landskap uten tilleggsareal som kan gi variasjon i romtyper. Lite utnyttelse av stordriftsfordeler. Mye areal vil gå til arbeidsstasjoner som ikke er i bruk. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet kan gi noe fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres ikke arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir lite rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er lite rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde). 130

363 FAST PLASS ÅPEN Dette er et arbeidsplasskonsept hvor ansatte har fast plass, og alle sitter i åpne løsninger. Med 13 m2 per ansatt er det plass til 2 multirom per åpne arbeidsstasjoner. 5 % av arealet er etablert som delt arbeidsplassrelatert areal utenfor konttorarealet. I kontorarealet vil store deler av arealet disponeres til arbeidsstasjoner. Det er mulig å få til noe variasjon i form av rom. I skjemaet under, er dette eksemplifisert med ett prosjektrom og et stillerom ved vindu. WC GARD PRINT PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring av konsept til ikke faste plasser. (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet kan gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, Valgfriheten er relativt lav. Alle har i utgangpunktet faste åpne plasser. Brukeren har akseptabel kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi noe variasjon i romtyper Lite utnyttelse av stordriftsfordeler. Mye areal vil gå til arbeidsstasjoner som ikke er i bruk E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet kan gi noe fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres ikke arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir lite rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er noe rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde) 131

364 AKTIVITETSBASERT KONSEPT - ÅPEN Dette er et tradisjonelt aktivitetsbasert kontor (ABK) med delte arbeidsstasjoner, og høy grad av variasjon. Ansatte har ikke fast plass. Løsningen har hovedvekt på åpne arbeidsstasjoner som kan ha ulik utforming. Rom med vegger, for eksempel arbeidsstasjoner i skjermet sone, prosjektrom eller multi/møterom, fungerer som buffersone og gir muligheter for differensiering og skjermede soner med arbeidsstasjoner. Det er etablert 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og det er arbeidsplasser til 60 ansatte. Av 13 m2 per ansatt er 5 % av arealet delt i departementet, 5 % er delt med departementsfellesskapet. For å teste muligheten for arealreduksjon er 5 % av arealet er ikke medregnet. Dette er et arbeidsplasskonsept med 12,4 m2 arbeidsrelatert areal per ansatt. WC GARD PRINT 60 12, ,7 PERSONER m 2 / PERSON (13m 2-5%) ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARBEIDSFORM Arbeidsstasjoner åpne Multirom MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring i ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet antas ikke å gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, arealet består primært av åpne arbeidsstasjoner. Brukeren har god kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi variasjon i romtyper God utnyttelse av stordriftsfordeler. God tilgjengelighet på variasjon etableres gjennom delte areal. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet gir ok fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er OK rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard Arealbesparelsen (ca 1 m2/ansatt sammenlignet med et tradisjonelt oppsett) betyr at det er mindre områder som må bygges, vedlikeholdes, vaskes, oppvarmes og nedkjøles osv. 132

365 AKTIVITETSBASERT KONSEPT - SKJERMET Dette er et aktivitetsbasert kontor med vekt på mulighet for skjerming (ABK Skjermet). Konseptet har delte arbeidsstasjoner og høy grad av variasjon. Ansatte har ikke fast plass. Løsningen har mulighet for opptil 30 % individuelt skjermede arbeidsstasjoner. Det er etablert 45 tradisjonelle arbeidsstasjoner og det er arbeidsplasser til 60 ansatte. Av 13 m2 per ansatt er 5 % av arealet delt i departementet og 5 % er delt med departementsfellesskapet. Ekstra areal i forhold til et tradisjonellt ABK tillater mer skjerming uten at det går på bekostning av variasjon og sosiale områder. WC GARD PRINT ,6 PERSONER m 2 / PERSON ARBEIDSSTASJONER m 2 / ARBEIDSSTASJON FLEKSIBILITET/KAPASITET EFFEKTIVITET FLEKSIBILITET STRUKTUR/ARB.FORM Arbeidsstasjoner skjermet Multirom Arbeidsstasjoner åpne MILJØSTANDARD E1 Har fleksibilitet med hensyn til kapasitet E3 Har høy effektivitet Fremtidig økning i antall ansatte kan håndteres med fortetting av åpne arbeidsstasjoner. Fremtidig endring i antall ansatte kan håndteres med endring i ratio mellom ansatte og arbeidsstasjoner (De grepene for fleksibilitet som finnes i konseptet antas ikke å gå på bekostning av elementer av E3: Spesielt ansattes opplevelse av kvalitet) Arealmessig er dette arbeidsplasskonseptet mulig å få til på 13 m2 per ansatt Lik valgfrihet for brukerne, arealet består av åpne og lukkede arbeidsstasjoner. Brukeren har god kontroll over arbeidssituasjonen. Det er interne tilpassingsareal som kan gi variasjon i romtyper God utnyttelse av stordriftsfordeler. God tilgjengelighet på variasjon etableres gjennom delte areal. E4 Har fleksibilitet i henhold til endring av struktur, oppgavefordeling og arbeidsformer Konseptet gir god fleksibilitet med hensyn på endringer i departementsstruktur. Det etableres arbeidsplassrelatert areal som er delt i departementsfellesskapet. Dette gir rom for uttesting av nye arbeidsformer og arbeidssteder som kan brukes på tvers av departementer. Det er høy grad av rom for tilleggsarealer og andre funksjoner utover multirom i arbeidssonen. Oppsettet av arbeidsstasjoner i det åpne landskapet kan enkelt endres på. E5 Har en høy miljøstandard I henhold til miljøstandard er det i programmeringsfasen antall kvadratmeter som er utslagsgivende for differensiering av arbeidsplasskonsept. Det er utført arealstudier som viser at 13 m2 per ansatt er gjennomførbart med denne planløsningen i de fleste aktuelle bygningskropper (i forhold til dybde) 133

366

367

368 STATSBYGG ADRESSE P.b Dep. N-0032 Oslo TLF