Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager"

Transkript

1 FoU-rapport 2/2012 Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager Evaluering av Tillitsprosjektet i Mandal kommune Torunn S. Olsen, Universitetet i Agder og Nina Jentoft, Agderforskning

2

3 Tittel Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager Forfattere Torunn S. Olsen og Nina Jentoft Rapport FoU-rapport nr. 2/2012 ISBN-nummer ISSN-nummer Trykkeri (pdf) (trykk) (pdf) (trykk) Kai Hansen trykkeri, 4626 Kristiansand Bestillingsinformasjon Utgiver Agderforskning Gimlemoen 19 N-4630 Kristiansand Telefon Telefaks Epost Hjemmeside

4 1

5 Forord Det er stor nasjonal interesse knyttet til hvilken betydning utvidet rett til egenmelding har. Interessen knyttes dels til hvilken rolle leger og behandler med sykmeldingsrett bør spille i det framtidige sykefraværsoppfølgingsarbeidet og dels om utvidet bruk av egenmeldinger faktisk fører til redusert fravær. Tillitsprosjektet er et innovativt forsøk hvor alle ansatte i Mandal kommune er gitt muligheten til å egenmelde seg ved sykdom i 365 dager. Det ble helt fra en tidlig planleggingsfase bestemt at Tillitsprosjektet skulle følgeevalueres. Mandal kommune henvendte seg til Praxis-Sør ved Universitetet i Agder med oppgaven. Forskere ved Agderforskning og universitetet skulle i samarbeid følgeevaluere og bidra til å utvikle Tillitsprosjektet. Det var et langvarig og komplisert arbeid som startet i et forprosjekt høsten Selve følgeevalueringen ble igangsatt ved prosjektets oppstart og fullført i Vi retter en takk til Mandal kommune som i sin helhet har finansiert dette arbeidet. Vi vil også benytte anledningen til å takke alle i Mandal kommune som har bidratt til å realisere evalueringen. Vi vil spesielt takke prosjektleder Siren Vetnes Johannessen og prosjektmedarbeider Tutti Ericsson for deres bidrag til datainnsamlingen ved å legge til rette for intervjuer og for oversendelse av kvantitative data. Ikke minst vil vi takke ansatte, tillitsvalgte og ledere som velvillig har stilt opp til intervju og delt sine erfaringer med oss. Uten deres erfaringsgrunnlag og kunnskap om Tillitsprosjektet ville evalueringen ha manglet viktige dimensjoner. Vi ønsker også å rette en stor takk til førsteamanuensis Nils Fleten ved Institutt for Samfunnsmedisin, Det helsevitenskaplige Fakultet, Universitetet i Tromsø, for hans råd og bistand vedrørende registerdataene. Vi ønsker også å takke Oddgeir Tjomsland fra NAV Vest-Agder som i sluttfasen bidro med innsikt i, og leveranse av, NAVs fraværsstatistikk. Juni 2012 Torunn S. Olsen Prosjektleder for evalueringen 2

6 3

7 Innholdsfortegnelse FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 4 SAMMENDRAG INNLEDNING Sykefraværsoppfølgingen i støpeskjeen Bakgrunnen for Tillitsprosjektet Tillitsprosjektet i Mandal kommune Tillitsprosjektets mål Tillitsprosjektets organisering Tillitsprosjektet følgeevalueres Rapportens oppbygging TEORETISKE PERSPEKTIVER Innledning Økonomiske incentiver og misbruk Fravær som mestringsstrategi og nærværspress Tilrettelegging for nærvær Tillit Legenes kompetanse og rolle TIDLIGERE FORSØK MED UTVIDET RETT TIL EGENMELDING Utvidet rett til egenmelding i Tromsø kommune Trondheimsmodellen Utvidet rett til egenmelding blant ansatte i pleie- og omsorgssektoren Kollektiv bonus og utvidet rett til egenmelding i COOP Utvidet rett til egenmelding i Kristiansand kommune Oppsummering EVALUERINGSOPPDRAGET Evalueringens problemstillinger Et forprosjekt og et hovedprosjekt EVALUERINGSDESIGN OG METODE Følgeforskning Et multimetodisk evalueringsdesign Kvalitative data Kvantitative data Hva de ulike datasettene gir svar på Etikk Oversikt over datainnsamlingen HVA ER TILLITSPROSJEKTET? Ulike perspektiver på Tillitsprosjektet Et prosjekt med mange underprosjekter

8 6.3 Hva er egentlig Tillitsprosjektet? TILLITSPROSJEKTETS FORLØP OG FUNKSJON Innledning Ulike parters delaktighet Tillitsprosjektets organisering og samarbeidsmodell Tidsaspekt og rammebetingelser Avvikshåndtering ANSVAR Mellomlederne De ansatte De plasstillitsvalgte og verneombudene Oppsummering DIALOGEN Nye rutiner rundt dialogen Opplevelsen av dialogen Avsluttende kommentarer HOLDNINGER TIL FRAVÆR OG NÆRVÆR Mellomlederne De ansatte De plasstillitsvalgte og verneombudene Avsluttende kommentar BRUK AV EGENMELDING OG FRAVÆRET Innledning Registerdataene Medarbeiderundersøkelsen De kvantitative dataene sett under ett AVSLUTNING Tillitsprosjektets organisering og prosess Tettere oppfølging Utvidet rett til egenmelding Er Tillitsprosjektet verdt innsatsen? Kan evaluator anbefale? Behov for mer forskning LITTERATURLISTE VEDLEGG 1 TILLEGGSTABELLER VEDLEGG 2 INTERVJUGUIDER Dybdeintervju tillitsvalgte og verneombud Fokusgrupper ansatte Fokusgrupper mellomlederne Dybdeintervju plasstillitsvalgte Fokusgrupper ansatte Fokusgruppe mellomlederne

9 Fokusgruppe plasstillitsvalgte og verneombud Dybdeintervju langtidssyke Ressursinformanter FOU INFORMASJON Tabeller Tabell 1. Evalueringsforskning i forhold til forskers ansvar og avstand Tabell 2. En oversikt over datainnsamlingen i evalueringen i kronologisk rekkefølge sortert på aktiviteter Tabell 3. Elektronisk aktivitetsplan fra november Tabell 4. Antall meldinger og fravær med oppstart i evalueringsperioden Tabell 5. Kjennetegn ved de ansatte som har hatt minst et sykefravær i løpet av treårsperioden. Andel Tabell 6. Antall og prosent av fravær som var egenmeldt, legemeldt eller begge deler fordelt på varighet innenfor 16 dager eller lengre, de tre første årene av Tillitsprosjektet Tabell 7. Kjennetegn ved alle ansatte med minst ett fravær og de ansatte som kun har benyttet legemelding ved et fraværstilfelle. År 1 og 3 av prosjektet. Andel Tabell 8. Antall fravær og gjennomsnittslengden på fraværet målt i kalenderdager og tapte dager for fravær med varighet 16 dag og >16 dager for Tillitsprosjektet tre første år. N=Fraværstilfeller Tabell 9. Antall fravær og gjennomsnittslengden målt i kalenderdager og tapte dager for fravær med ulik lengdegruppe fordelt på Tillitsprosjektets tre første år 130 Tabell 10. Antall personer med registrert fravær og antall dager og kalenderdager med sykefravær av ulik varighet fordelt på Tillitsprosjektets tre første år. N=personer Tabell 11. Gjennomsnittslengde på det korte og lange fraværet målt med kalenderdager og tapte dager fordelt på meldetype for Tillitsprosjektets første og tredje år. KD=Gjennomsnittslengde kalenderdager. TD=Gjennomsnittslengde tapte dager Tabell 12. Sum tapte dager innen det korte, lange og totale fraværet fordelt på meldetype Em=Egenmeldt. Lm=Legemeldt Tabell 13. Kjennetegn ved ansatte med ulike lengder fravær i Tillitsprosjektets tredje år. Andel Tabell 14. Avtalte dagsverk i Mandal kommune ifølge NAVs IA-statistikk Gul = tall, blå = 2009-tall og grønn = 2010-tall Tabell 15. Antall meldinger, antall graderte meldinger og andel graderte meldinger fordelt på meldetype i løpet av Tillitsprosjektet tre første år

10 Tabell 16. Gjennomsnittslengde på graderte meldinger fordelt på meldekilde for Tillitsprosjektets første tre år Tabell 17. Omfanget av ikke-gradert og gradert fravær fordelt på meldetype i Tillitsprosjektets første og tredje år Em=Egenmeldt Lm=Legemeldt Tabell 18. Antall graderte fravær og gjennomsnittslengden målt i kalenderdager og tapte dager for gradert fravær med ulik lengdegruppe fordelt på Tillitsprosjektets tre første år Tabell 19. Kjennetegn ved de ansatte som har svart på medarbeiderundersøkelsen til Mandal kommune. Andel Tabell 20. Egenrapportert fravær i løpet av de siste fire månedene Andel Tabell 21. Egenrapportert fraværslengde ved siste fravær i løpet av de siste fire månedene før undersøkelsestidspunktet Andel Tabell 22. Type melding benyttet ved siste fravær Andel Tabell 23. Antall dager borte fra jobben og gjennomsnittlig fraværslengde ved ulike typer meldinger ved siste fravær N=Antall ansatte Tabell 24. Egenrapportert opplevelse av tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid. Andel Tabell 25. Forhold som ansatte med tilretteleggingsbehov ønsker tilrettelegging til Antall svar og andel av N. N=Antall ansatte med et uttrykt tilretteleggingsbehov Tabell 26. Vurderingen til ansatte av deres tilretteleggingstilbud ved siste fravær Andel Tabell 27. Grad av tilfredshet med tilretteleggingstilbudet mottatt ved siste fravær Andel Tabell 28. Vurderingen til ansatte som i utgangpunktet melder om et tilretteleggingsbehov og som har hatt et fravær de siste fire månedene Andel Tabell 29. Grad av tilfredshet med tilretteleggingstilbudet mottatt ved siste fravær blant ansatte som i utgangpunktet melder om et tilretteleggingsbehov og som har hatt et fravær de siste fire månedene Andel Tabell 30. Svar gitt til spørsmålet om sykefraværet ved siste fravær var arbeidsrelatert eller ikke Andel Tabell 31. Tilretteleggingsbehov, tilbud om tilrettelegging og fraværsatferd for ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær Andel Tabell 32. Svar gitt på spørsmålet om ansatte ved siste fravær som følge av egen sykdom tok kontakt med en lege eller annen behandler Andel Tabell 33. Tilretteleggingsbehov, tilbud om tilrettelegging og fraværsatferd for ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær Andel Tabell 34. Faktorer hvor ansatte som oppsøkte lege eller annen behandler ved deres siste fravær svarer signifikant forskjellig på minst 0,05-nivå (2-sidig) fra de øvrige ansatte med et fravær

11 Tabell 35. Gjennomsnittsskår for egenrapportert grad av tilfredshet med muligheten til å egenmelde seg og Tillitsprosjektet ut fra en skala fra svært liten grad (1) til svært stor grad (6) Figurer Figur 1. Egen- og/eller legemeldt fravær fordelt på måned. Mai 2008-juni Figur 2. Sykefraværsprosenten registrert i IA-web en for Mandal kommune, kommunal forvaltning og Norge totalt Figur 3. Siste registrerte fraværsdag ved fravær inntil 16 dager fordelt på ukedagene for Tillitsprosjektets tre første år. Andel Figur 4. Siste registrert fraværsdag ved fravær utover 16 dager fordelt på ukedagene for Tillitsprosjektets tre første år. Andel

12 9

13 Sammendrag Denne rapporten er sluttrapporten fra evalueringen av Tillitsprosjektet i Mandal kommune. Evalueringen er bestilt og finansiert av Mandal kommune og utført av Agderforskning og Universitetet i Agder. Tillitsprosjektet er en videreutvikling av Nærværsprosjektet som ble igangsatt i Gjennom Tillitsprosjektet ønsker Mandal kommune å viderebygge en organisasjon som har høy fokus på oppfølging og ivaretakelse av sykemeldte. Det mest karakteristiske og innovative ved Tillitsprosjektet er innføringen av utvidet rett til egenmelding i 365 dager og et stringent system for oppfølging av sykmeldte. Mandal kommune har fått dispensasjon fra Folketrygdloven til å prøve ut 365 egenmeldingsdager. Dispensasjonen ble først gitt for fire år og har siden blitt utvidet med 1,5 år. Til nå er Mandal kommune den eneste virksomheten som har fått dispensasjon fra Arbeidsdepartementet for å prøve utvidet rett til egenmelding i ett år. Mandal kommune er således en unik kommune og Tillitsprosjektet et unikt prosjekt. I Mandal kommune ble egenmelding likestilt med legemelding i 365 dager fra Ordningen omfatter alle ansatte og vikarer i kommunen. Ved arbeidsuførhet utover åtte uker stiller NAV krav om legeerklæring i forbindelse med sykepengeutbetaling, men den syke kan fortsette å levere egenmelding til arbeidsgiver. Målet med den utvidete retten til egenmelding er å flytte fokus fra sykdom til arbeidsevne. Mindre fokus på diagnose og mer fokus på oppfølging og dialog på arbeidsplassen anses som et virkemiddel for å redusere sykefraværet. Tillitsprosjektet innebærer således at legen eller behandler med sykmeldingsrett ikke lenger trenger å legitimere sykefraværet overfor arbeidsgiver. Evalueringens hovedproblemstillinger er således: Er en utvidet rett til egenmelding ved eget sykefravær, i dette tilfellet en utvidet egenmeldingsperiode på inntil ett år, et egnet virkemiddel for å gi varig redusert sykefravær eller økt nærvær blant de ansatte? Er det de ansatte, sammen med deres nærmeste leder, som er de mest egnede aktørene til å finne gode nærværsløsninger? Evalueringen av Tillitsprosjektet er en forskningsbasert følgeevaluering. Evaluator har tilstrebet seg en mest mulig objektiv og nøytral rolle i forhold til fenomenet som ble evaluert. Evalueringen omfatter Tillitsprosjektets forberedende fase, samt de tre første årene med utvidet rett til egenmelding. 10

14 Evalueringen er både en prosess- og resultatevaluering. Prosessevalueringen omfatter problemstillinger knyttet til forankring, opplevelse av delaktighet, rolleklarhet og håndtering av avvik. Resultatevalueringen omfatter endringer i holdninger og praksis knyttet til egenmelding og fravær i Mandal kommune i løpet av prosjektets tre første år. Evalueringen har en multimetodisk tilnærming uten bruk av kontrollkommune. Bruk av kontrollkommune ble vurdert og valgt bort fordi det ikke var mulig å finne en annen kommune som hadde et likt utgangspunkt som Mandal med tanke på sykefraværsoppfølgingen som følge av Nærværsprosjektet. Evalueringen har derfor fokus på endringer i Mandal kommune og ikke på å sammenligne Mandal kommune med andre virksomheter. Evalueringen er basert på observasjon, dokumentinnsyn, intervjuer, spørreundersøkelse og registerdata fra lønns- og personalsystemet til Mandal kommune. Til sammen gir dette et rikt datatilfang. HOVEDFUNN God prosjektorganisering og forankring Mandal kommune har organisert prosjektet på en god måte med egen prosjektleder, styringsgruppe, prosjektgruppe, og en rekke arbeidsgrupper i oppstartsfasen. I forkant av intervensjonen ble det lagt ned et omfattende arbeid i å forankre prosjektet, først i kommunens politiske og administrative ledelse og blant de hovedtillitsvalgte, siden blant ledere og ansatte. I tillegg har fastlegene i Mandal kommune blitt informert om prosjektet, samt at et samarbeid med NAV Mandal ble innledet i forbindelse med egenmeldingene. Det er liten tvil om at prosjektledelsen har vært dyktige med informasjonsspredning og har arbeidet hardt for bred medvirkning. Det har vært et høyt trykk i prosjektet over tid og mye av dette må tilskrives en svært aktiv prosjektleder. Tillitsprosjektet er langt mer enn et sykefraværsprosjekt Tillitsprosjektet ble opprinnelig definert til å være Mandal kommunes sykefraværsprosjekt. I løpet av prosjektets tre første år utviklet prosjektet seg til å romme stadig flere dimensjoner. Nye prosjekter ble definert inn i Tillitsprosjektet, og prosjektet ble etter hvert mer og mer et kulturbyggings- og omdømmeprosjekt for Mandal kommune. 11

15 Tettere oppfølging Mer systematisk oppfølging og en mer forutsigbar dialog ved lengre sykefravær Mellomledere og ansatte deler oppfatningen at det er en god kultur for å snakke sammen i Mandal kommune, og at Tillitsprosjektet har bidratt til å styrke dialogen på arbeidsplassen ytterligere. Mellomlederne peker på at Tillitsprosjektet bringer inn en rutine for dialog, som igjen bidrar til aksept og forpliktelse hos de deltakende parter, noe som igjen har positive ringvirkninger for alle. Videre har Tillitsprosjektet bidratt til å strukturere sykefraværsoppfølgingen, dels ved å sette fokus på tematikken, dels ved hjelp av et nytt elektronisk varslingssystem (pop-up system), og dels ved å tilføre arbeidsplassene mer informasjon om deres sykefravær. Ifølge mellomlederne er det langtidsfraværet som skaper de største utfordringene når det gjelder oppfølging. Som følge av Tillitsprosjektet opplever imidlertid mellomlederne at oppfølgingsrutinene har blitt bedre, at de har tatt mer ansvar og økt oppfølgingen, men at det har kostet dem merarbeid. Tettere oppfølging og en styrket dialog har ført til at mellomlederne opplever at de har blitt mer involvert i den ansattes vurdering av når det er riktig å komme tilbake til arbeid, men denne opplevelsen er primært knyttet til lengre sykefravær. Ved korte sykefravær vurderer både mellomlederne og de ansatte at det er den ansatte selv som er best egnet til å treffe beslutningen om man er frisk nok til å gå på jobb. Ved korte sykefravær rådføres lederen i mindre grad og er mindre involvert i beslutningen om når det er riktig å komme på jobb. Et flertall av informantene som har vært direkte i berøring med Tillitsprosjektet, skryter av oppfølgingen de har fått og tillegger oppfølgingen betydning for når de kunne komme tilbake til arbeid. De ansatte som er intervjuet melder at Tillitsprosjektet er et godt initiativ. De fleste mener at det er positivt at lederne skal interessere seg for de ansatte og at de ansatte ved sykdom skal holde kontakt med jobben. Samtidig peker de på at det kanskje er holdningene til lederne som er viktigst - ikke rutinene: Det er godt å kjenne at folk bryr seg, det er i grunnen det som teller. Samtlige av de langtidssykemeldte som ble intervjuet har mottatt relativ tett oppfølging med jevnlige telefonsamtaler, blomster og møter. Men det var også de langtidssykemeldte som i størst grad problematiserte oppfølgingsregimet under intervjuene. Fire av de seks langtidssyke som ble intervjuet viste til overveiende positive erfaringer, mens de to siste opplevde oppfølgingen 12

16 som masete og et press, noe som de mener kan ha påvirket sykdomsforløpet i negativ retning. De som var mindre fornøyd etterlyste mer fleksibilitet og at man burde ha tatt større grad av individuelle hensyn. Tilbakemeldingene fra mellomlederne tyder på at ledere med et stort ansvarsområde og mange ansatte, fortsatt sliter til tider med å følge opp sykmeldte. Ved store enheter er det ofte flere langtidssyke og sykefraværsoppfølgingen krever mer tid, noe som igjen innebærer at de ikke rekker alle aktivitetene slik de skulle ha ønsket det. En fruktbar dialog krever også tillit De ansatte med bredest erfaringsgrunnlag trekker fram at en god dialog ikke bare er avhengig av struktur og forutsigbarhet - men også av tillit. Hvis man har god tillit til lederen kan dialogen være en god ting, men ellers kan dialogen være vanskelig. De ansatte opplever opparbeidelsen av tillit til leder som svært personavhengig. Det er en fin balansegang mellom tillit og kontroll, og de ansatt ga uttrykk for at mistillit kan oppstå når kontrollaspektet får dominere dialogen: Skal dialogen bli fruktbar er man avhengig av en leder som forstår hvor balansepunktet går. I tillegg uttrykte både ansatte og mellomlederne usikkerhet om hva man skal opplyse om i dialogen: Hvor mye av privatlivet trenger leder å vite noe om? Hvilken rett har ansatte til å holde opplysninger om privatlivet tilbake? Og hvor mye må en leder akseptere å høre om privatlivet? Til tross for ovennevnte refleksjoner, gir de ansatte et overordnet inntrykk av at de har tillit til sine ledere, slik de mener det også var før Tillitsprosjektet ble igangsatt. Selv om Tillitsprosjektet har satt dialogen inn i en mer stringent og forutsigbar struktur, har ikke dette fått betydning for tillitsforholdet mellom ansatte og ledere. De ansatte mener imidlertid at Tillitsprosjektet har satt «tillitsbegrepet» mer på dagsorden, blant annet gjennom diskusjonsnotater på arbeidsplassnivå. De ansatte har blitt mer opptatt av hvor viktig det er å ha fokus på hvordan tillit kan skapes og ivaretas. Et mindretall peker på at samtalene er krevende og at i en del relasjoner kan det være manglende tillit mellom leder og ansatt, noe som vanskeliggjør dialogen. Disse tilfellene beskrives som vanskelige og uten fasitsvar. Fastlegen anses ofte som en naturlig dialogpartner for den ansatte i disse sakene eller andre ressurspersoner fra bedriftshelsetjenesten eller NAV. Mellomlederne forteller at de sjelden tar kontakt med fastlegene, samtidig som de etterlyser mer kontakt. Mellomlederne viser til at de til tider er usikre på hvor alvorlig situasjonen er med den ansatte og ønsker råd og noen å snakke med. Mellomlederne opplever at de ser bare legene i Nærværsutvalget, hvor det pri- 13

17 mært er ansatte med lange fravær som innkalles, og at dette er for sjeldent. Våren 2011 ga mellomlederne uttrykk for at terskelen for å kontakte lege var blitt for høy. Utvidet rett til egenmelding Egenmelding ble førstevalget i løpet av kort tid! Mandal kommune nådde sitt mål om at 90 prosent av fraværet skulle egenmeldes innen det første året. Allerede fire måneder etter oppstart av prosjektet ble dette målet nådd. Slik sett kan Tillitsprosjektet sies å være vellykket. I prosjektets tredje år er det registrert 2578 fraværstilfeller i registerdataene, hvorav 95 prosent av disse fraværene var kun egenmeldt. Egenmelding ved egen sykdom er blitt hovedregelen, både ved det korte og lange fraværet. I prosjektets første år ble 95,5 prosent av det korte fraværet kun egenmeldt, noe som økte til 98 prosent i prosjektets tredje år. Tilsvarende, i prosjektets første år ble 53 prosent av det lange fraværet kun egenmeldt, mens denne andelen økte til 75 prosent i det tredje året av Tillitsprosjektet. Med langt fravær mener vi sammenhengende fravær utover 16 dager målt i kalenderdager. Med sammenhengende fravær mener vi fravær uten opphold i dato. Sistnevnte definisjon er ikke lik NAVs definisjon av sammenhengende fravær. Tallene vår analyse genererer er derfor ikke sammenlignbare med statistikken NAV genererer. Ifølge medarbeiderundersøkelsen opprettholder en like stor andel ansatte kontakt med sin lege under sykefraværet, selv om det er en klar overgang fra legemeldt til egenmeldt fravær. Det vil si at selv om de ansatte oppsøker legen ved eget sykefravær, leverer de egenmelding til arbeidsgiver. Ifølge registerdataene har gjennomsnittsalderen til ansatte som kun leverte legemelding blitt litt høyere i løpet av evalueringsperioden (en økning fra 43,7 år i det først året til 45,9 år i det tredje året), mens gjennomsnittsalderen til de som leverte kun egenmelding har blitt litt lavere (en nedgang fra 45,3 år i det første året til 42,3 år i det tredje året). Holdningsendringer i forhold til å legitimere fraværet I evalueringen finner vi at holdningene til å legitimere fraværet har endret seg i løpet av prosjektperioden. Data fra medarbeiderundersøkelsene tyder på at ansatte opprettholder sitt kontaktmønster med legene eller annen behandler, men at de ikke 14

18 lengre bruker legene til å legitimere fraværet sitt. Vi ser en klar overgang fra legemeldt til egenmeldt fravær i perioden blant ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær. I 2008 meldte 50 prosent av de ansatte med et sykefravær de siste fire månedene i forkant av medarbeiderundersøkelsen, at de kun egenmeldte seg. I 2011 var denne andelen økt til 81 prosent - en økning på 31 prosentpoeng. Ovennevnte kommer også frem i intervjuene med de ansatte. I intervjuene kom det fram at de ansatte går til legen når de trenger behandling og råd, men ikke for å skaffe seg en sykemelding. Informantene tilskriver den nye holdningen og praksisen til Tillitsprosjektet. Riktignok er det et lite mindretall som fortsatt ønsker å legitimere fraværet sitt ved bruk av legemelding. Ønske om å bruke legemelding er sterkest blant de med lange fravær, der det er snakk om diffuse eller psykiske lidelser, og/eller der det ikke er et tillitsforhold mellom leder og ansatt. Sistnevnte kom klarest fram i intervjuene med de langtidssykemeldte og i kommentarspalten til medarbeiderundersøkelsen. Stor grad av tilfredshet med utvidet rett til egenmelding og med Tillitsprosjektet totalt sett Totalt sett er de ansatte svært tilfreds med muligheten til å levere egenmelding og med Tillitsprosjektet. Dette kommer fram av den årlige medarbeiderundersøkelsen i Mandal kommune. På en skala fra en til seks, hvor en er svært lite tilfreds og seks er svært tilfreds, ligger gjennomsnittsverdien i 2011 på godt over fem for begge spørsmålene. Fra 2008 til 2011 har grad av tilfredshet økt for hvert år, samtidig som antallet som har svart vet ikke har gått ned og standardavviket har blitt mindre. I 2011 ga over halvparten av respondentene full pott (svarverdi seks) både i forhold til muligheten til å egenmelde seg (53,8 prosent) og Tillitsprosjektet totalt sett (50,2 prosent). Raskere tilbake til jobb? Meldingstype synes å ha liten betydning for «friskmeldingstidspunkt» ved fravær utover 16 dager Tidligere kartlegginger har vist at når leger sykmelder, blir det en opphopning av «friskmelding» til mandager, første dag i måneden eller etter ferier. I analysen av NAVs sykefraværsregister for 2006 fant Brage og Thune (2008) at 61 prosent går tilbake på jobb mandag, og konkluderte med at det er åpenbart ikke-medisinske forhold som spiller en rolle ved legenes valg av friskmeldingstidspunkt. En arbeidshypotese i Tillitsprosjektet er at ansatte vil ved bruk av egenmelding komme tilbake til jobb så snart de er friske nok til å 15

19 jobbe og dette vil gi seg utslag i en jevnere fordeling av friskmeldingsdag på ukedagene i det egenmeldte fraværet. Registerdataanalysene viser at arbeidshypotesen stemmer for det korte fraværet: Ved egenmelding er friskmeldingsdager jevnere fordelt på ukedagene, enn tilfelle er for det legemeldte fraværet. Men for det lange fraværet finner vi at det egenmeldte fraværet følger omtrent samme mønster som det legemeldte når det gjelder friskmeldingsdag. Det vil si at egenmelding fører ikke til jevnere tilbakegang i løpet av uken for fravær utover 16 dager. Både mellomledere og de langtidssyke ble i intervjuene bedt om å tolke ovennevnte funn. Svarene fra disse to gruppene var samstemte: Å komme tilbake til jobb etter et lengre sykefravær er noe som planlegges og hvor lederen spiller en sentral rolle i planleggingsprosessen sammen med den sykmeldte. Det vil si at man går ikke tilbake på jobb første dag man føler seg frisk nok til det. Gjeninntredelse i arbeid skal avtales med leder, ting skal koordineres, arbeidsplaner skal settes opp, vikarer skal varsles, osv. Man skal også forberede seg til å gjeninntre i jobb rent mentalt. I den forbindelse betraktes mandag som en god dag til å starte «på nytt». Synet på når det er riktig å gå på jobb og når det er riktig å være hjemme, er lite endret. Intervjuene i perioden 2007 til 2011 tyder på at det er en sterk kultur for å gå på jobb i Mandal kommune. Spesielt gjelder dette blant ansatte med lang erfaring og fartstid i kommunen. Vi finner ingen store endringer i holdningene til når det er riktig å være hjemme eller gå på jobb i løpet av prosjektperioden, uavhengig om det er mellomlederne eller de ansatte vi har intervjuet. Svarene vi fikk i 2011 er til forveksling lik de vi fikk før prosjektet startet. Informantene viser til at de har en nærværskultur som har utviklet seg over lang tid, med henvisning til Nærværsprosjektet. Når det gjelder korttidsfraværet problematiserer ikke de ansatte at de selv gjør en vurdering rundt egen arbeidsevne. Dette kan trolig forklares med at dette ikke oppleves som noe nytt: Ansatte er vant til å ta den beslutningen. De ansatte setter strenge krav til seg selv og viser til at de tar hensyn til kollegaene og tjenestemottakere i stor grad. I spørsmålet om hvem som er best egnet til å vurdere om de kan jobbe eller ikke, svarer de, i likhet med mellomlederne, at det er noe de gjør best selv. Vi fikk høre dette før prosjektoppstart i 2007 og på nytt i Informantene (mellomlederne, ansatte og tillitsvalgte) er lite bekymret for at utvidet rett til egenmelding misbrukes. I den grad informantene uttrykker 16

20 bekymring, går det mer i retning av at Tillitsprosjektet kan ha bidratt til å øke nærværspresset. For mye fokus på å komme raskt tilbake til jobb, kan ha ført til at enkelte har kommet for tidlig tilbake, med påfølgende nye og lengre fravær. I intervjuene i 2008 var imidlertid mellomlederne opptatt av at kulturen vedrørende nærvær og fravær varierte noe etter alder. Mellomlederne opplevde at yngre ansatte med lite erfaring hadde en lavere terskel for fravær enn de fast ansatte med mer arbeidserfaring. Selv om det var vanskelig å generalisere, mente enkelte av mellomlederne at denne gruppen hadde behov for å bli sosialisert inn i normer og regler i arbeidslivet, blant annet normene knyttet til fravær og nærvær. Da denne tilbakemeldingen ble videreformidlet til prosjektledelsen i Tillitsprosjektet, valgte Mandal kommune å igangsette tiltak rettet mot lærlingene. Som følge av disse kommentarene, valgte også evaluator å intervjue arbeidstakere under 30 år. Siden vi ikke hadde før-data, er det vanskelig å si noe om Tillitsprosjektet har endret holdningene til de yngre i spørsmålet om når det er riktig å gå på jobb og være hjemme. Intervjuene bekreftet imidlertid at de yngre medarbeiderne foretok andre vurderinger i spørsmålet om hvor viktig det er å møte på jobb, relativt til ansatte med lengre ansiennitet. Mens de mer erfarne arbeidstakerne uttrykte stor grad av ansvar for å møte på jobb med henvisning til at flere er avhengig av deres arbeid og tilstedeværelse, tok de yngre arbeidstakerne i større grad utgangspunkt i seg selv. Mens hensynet til kollegaer, arbeidsmiljøet eller tjenestemottaker veide tungt blant de eldre arbeidstakerne, veide egen helse og helheten mellom privatlivet og jobbkravene en større rolle for de yngste arbeidstakerne. Ingen endring i omfanget av mulig arbeidsrelatert sykefravær Som følge av at både ledere og ansatte opplever at oppfølgingsrutinene har blitt bedre og at kulturen for å snakke sammen på arbeidsplassen er styrket i løpet av Tillitprosjektets tre første år, samt at kommunen har mottatt relativt mye tilretteleggingstilskudd fra NAV i samme periode, forventet evaluator å finne en nedgang i det arbeidsrelaterte sykefraværet. Basert på data fra medarbeiderundersøkelsen, finner vi små forskjeller i det mulig arbeidsrelaterte fraværet fra 2008 til Bortsett fra overgangen fra egenmeldt til legemeldt fravær finner vi ikke tegn til at det mulig arbeidsrelaterte fraværet er redusert i løpet av evalueringsperioden, men det har heller ikke økt. Betydelig økning i graderte fravær i løpet av treårsperioden men meldetype betyr mindre for bruk av gradering Andelen graderte fravær ved lange fravær økte i løpet av treårsperioden. I Tillitsprosjektet første år var 4661 tapte dager knyttet til et helt eller delvis 17

21 gradert fravær, mens i prosjektets tredje år var dette tallet økt til minimum 9208 tapte dager. For de lengste fraværene (>56 dager) har andel fravær som er helt eller delvis graderte økt fra 25 prosent i det første året, til 45 prosent i det tredje året. Trolig har økt bruk av graderte fravær bidratt til at fraværsnivået ikke har økt mer enn det har gjort. Det er ingen statistisk signifikant forskjell i bruk av gradering når det gjelder meldingstype (egenmeldt eller legemeldt), med unntak av i prosjektets andre år, hvor gradering var mer vanlig ved egenmelding enn legemelding ved de lange fraværene. Det totale fraværet har økt i løpet av prosjektperioden Det totale fraværet i løpet av prosjektets tre første år har økt. Målt i kalenderlengde og antall tapte dager totalt har fraværet økt fra Tillitsprosjektets først år ( ) til det tredje ( ). Økningen i kalenderlengde er på minimum 8,6 prosent (fra dager i prosjektets første år til dager i prosjektets tredje år), mens økningen i tapte dager er på minimum 8,3 prosent (fra dager i prosjektets første år til dager i prosjektets tredje år). Gjennomsnittslengden på fraværet målt i kalenderlengde økte fra 13 dager i prosjektets første år til minst 15,5 dager i prosjektets tredje år. Gjennomsnittslengden på fraværet målt i tapte dager økte fra 9,1 dager i prosjektets første år, til minst 10,9 dager i prosjektets tredje år. I prosjektets tredje år viser vi til minimumsanslag fordi kun fravær med oppstart i mai og juni 2010 har hatt mulighet til å løpe i 12 måneder. Om ovennevnte økning førte til økt sykefraværsprosent avhenger av om Mandal kommune har hatt en tilsvarende økning i avtalte årsverk. Med utgangspunkt i innrapporterte dagsverk til Aa-registeret til NAV, tyder imidlertid tallene fra registerdataanalysen på at sykefraværsprosenten har økt med minimum 0,7 prosentpoeng fra Tillitsprosjektets første til tredje år. Sammenligner vi Mandal kommune med hele kommunesektoren, ligger fortsatt Mandal kommune godt under sykefraværsprosenten i kommunenorge, men avstanden har avtatt noe i løpet av prosjektperioden. Totalt sett tyder det ovennevnte på at sykefraværet har økt i løpet av prosjektets første tre år. Registerdataanalysene er basert på egen- og legemeldingene levert til Mandal kommune i løpet av perioden Tilgangen til registerdataene er basert på et informert passivt samtykke fra de ansatte. Totalt sett har i underkant av 30 ansatte reservert seg, slik at datasettet er nær komplett. På grunn av periodiseringen og vår definisjon av et sykefraværstilfelle, kan ikke tallene sammenlignes med statistikken som NAV genererer. 18

22 Selvrapportert fravær i medarbeiderundersøkelsen tyder også på at fraværet har økt i løpet av evalueringsperioden. Det korte fraværet er blitt kortere det lange fraværet er blitt lengre Ifølge registerdataene har det korte fraværet ( 16 dager) i gjennomsnitt blitt kortere, mens det lange fraværet (> 16 dager) i gjennomsnitt har blitt lengre. Tapte arbeidsdager innen det korte fraværet er redusert fra prosjektets første til tredje år. I prosjektets første år var gjennomsnittslengden på tapte arbeidsdager innen det korte fraværet på 2,25 dager. I prosjektets tredje år var gjennomsnittslengden på tapte arbeidsdager innen det korte fraværet gått ned til 2,08 dager. Denne reduksjonen er statistisk signifikant. Gjennomsnittslengden på det lange fraværet har økt i løpet av Tillitsprosjektets tre første år. Mens gjennomsnittslengden på tapte arbeidsdager innen det lange fraværet var på 60,6 dager i prosjektets første år, økte gjennomsnittslengden til minst 62,5 dager i Tillitsprosjektets tredje år. Egenmeldt fravær er i gjennomsnitt kortere enn legemeldt fravær Det er en signifikant forskjell i gjennomsnittlig fraværslengde mellom fraværet som kun er egenmeldt og fraværet som helt eller delvis er legemeldt. Fraværet som kun er egenmeldt er i gjennomsnitt kortere enn det helt eller delvis legemeldte fraværet og dette gjelder både for det korte og lange fraværet. Fravær som både er egen- og legemeldt er betydelig lengre enn fravær som kun er egenmeldt eller kun er legemeldt. Ser vi på kun det egenmeldte fraværet, gikk gjennomsnittslengden på fraværet, målt i tapte dager, ved det korte fraværet ned fra 2,08 dager i prosjektets første år, til 2,02 dager i prosjektets tredje år. Ved det lange fraværet økte imidlertid gjennomsnittslengden på fraværet, målt i tapte dager, fra 54,6 dager i prosjektets første år til minst 58,8 dager i prosjektets tredje år. Ser vi på kun det legemeldte fraværet, var gjennomsnittslengden på tapte dager ved det korte fraværet 5,6 dager. I prosjektets tredje år var dette redusert til 4,8 dager. Ved det lange fraværet var tilsvarende tall 56,5 dager i prosjektets første år og minst 62,8 dager i prosjektets tredje år. Ovennevnte innebærer at i prosjektets tredje år er det legemeldte lange fraværet i gjennomsnitt fire dager lengre enn det egenmeldte lange fraværet. I prosjektets første år var denne forskjellen på om lag to dager. Det vil si at sykefraværet som kun legemeldes har blitt lengre, relativt til fraværet som kun egenmeldes, i løpet av prosjektets tre første år. Intervjuene tyder imid- 19

23 lertid på at det har foregått en seleksjon: Ansatte med lange sykdomsforløp eller diffuse lidelser foretrekker fortsatt å levere legemelding. Ser vi på fraværet som er meldt ved bruk av en kombinasjon av egen- og legemelding, var dette fraværet lengre enn fraværet som enten kun var egenmeldt eller kun var legemeldt for alle tre årene. I prosjektets første år var gjennomsnittslengden på tapte dager ved det korte fraværet 6,5 dager, mens i prosjektets tredje år var dette redusert til 5,2 dager. Ved det lange fraværet var tilsvarende tall 82,4 dager i prosjektets første år og minst 80,9 dager i prosjektets tredje år. KONKLUSJONER Tillitsprosjektet har mange meritter Som intervensjon var Tillitsprosjektet godt forankret blant de sentrale aktørene, godt planlagt, velorganisert og ledet av en aktiv og dedikert prosjektleder. Lengden på intervensjonen og kravet om følgeevaluering er også en styrke ved prosjektet. Tillitsprosjektet omfatter flere innovative grep. Mandal kommune har lykkes med å implementere utvidet rett til egenmelding, slik at egenmelding er førstevalget ved både korte og lange fravær. Mange ansatte har opprettholdt kontakten med sin lege for å søke behandling og råd, men ikke for å legitimere sitt fravær. Det strukturerte oppfølgingssystemet i Tillitsprosjektet har styrket dialogen mellom leder og ansatt, og mellomlederne opplever at de er mer involvert i vurderingen av den ansattes arbeidsevne og tilbakekomst til arbeid, spesielt ved lange fravær. Den store majoriteten av ansatte er svært tilfreds med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet totalt sett, og få mener at den utvidete retten til egenmelding misbrukes. Tillitsprosjektet fikk etter hvert også stor betydning for kulturbygging internt i Mandal kommune og har bidratt til å løfte kommunens selvbilde, samt styrket partssamarbeidet. Prosjektet assosieres med noe positivt og er noe svært mange ansatte er stolte av. Mandal kommune har gjort noe ingen andre kommuner har gjort: Yes we can! Ikke minst har Tillitsprosjektet satt Mandal kommune på norgeskartet. Prosjektet har generert svært mye positiv medieomtale og prosjektleder har vært en dyktig ambassadør for Mandal kommune med sine utallige foredrag rundt i hele Norge. Den positive omtalen har hatt stor betydning innad i kommunen og langt utover kommunegrensen. Trolig er omdømmebyggingen av Mandal kommune som en innovativ arbeidsgiver og som viser sine ansatte stor tillit, Tillitsprosjektets viktigste bidrag. 20

24 Tettere oppfølging og overgang til egenmelding ved lange fravær gav ikke uttelling i kortere fravær Til tross for at informantene opplever at det nye oppfølgingsregimet har hatt størst betydning ved det lange fraværet, samt at egenmelding har blitt førstevalget ved lange fravær, har ikke dette gitt uttelling i forhold til fraværsomfanget. Gjennomsnittslengden på det lange fraværet har ikke blitt kortere. Tvert imot: Det lange fraværet har i gjennomsnitt blitt lengre i løpet av Tillitsprosjektet til tross for mer systematisk oppfølging, økt overvåking av sykefraværet, igangsetting av flere helsefremmende og forebyggende tiltak, og en betydelig ressursinnsats fra NAV i kraft av tilretteleggingstilskudd. Vi kan heller ikke se at mønsteret for «friskmeldingsdag» ved egenmelding er særlig annerledes enn for legemelding når det gjelder det lange fraværet. Det er i forhold til det korte fraværet de mest positive fraværsresultatene er oppnådd i løpet av Tillitsprosjektets tre første år, sett både i forhold til gjennomsnittslengden på fraværet og i forhold til «friskmeldingsdag». Det er imidlertid i forhold til det korte fraværet informantene melder at det nye oppfølgingsregimet har hatt minst å si. Ved korte fravær rådføres ledere i mindre grad og ledere er mindre involvert i beslutningen om når det er riktig å komme tilbake i arbeid. Arbeidsevnevurderingen står den ansatte for selv, og informantene melder at denne praksisen ikke er endret som følge av Tillitsprosjektet. Samlet sett tyder det ovennevnte på at utvidet rett til egenmelding ved eget sykefravær ikke er et tilstrekkelig virkemiddel til å gi varig redusert sykefravær (evalueringens hovedproblemstilling 1). I evalueringen av Egenmeldingsprosjektet i Kristiansand kommune kom Fleten og Johnsen (2005) fram til en tilsvarende konklusjon: Utvidet rett til egenmeldt fravær gir ikke i seg selv garanti for et lavere sykefravær. Fleten og Johnsen (op.cit.) fant imidlertid en sammenheng mellom oppfølgingsmønsteret og fraværet: Ved systematisk oppfølging falt fraværet, mens ved lite eller sporadisk/tilfeldig oppfølging steg fraværet. Dette har man «kontrollert» for i Tillitsprosjektet ved å designe et stringent oppfølgingsregime som sikrer systematisk oppfølging og like rutiner på tvers av organisasjonen. Hovedinntrykket fra evalueringen av Tillitsprosjektet er at mellomlederne har fulgt det nye oppfølgingsregimet lojalt opp, selv om enkelte ledere ved store arbeidsplasser og med flere lange parallelle fravær mente at tiden deres ikke alltid strakk til i forhold til oppfølgingen. Til tross for strukturert oppfølging på tvers av organisasjonen, en styrket dialog, og økt bruk av tilretteleggingstilskudd, kan vi heller ikke se at det muli- 21

25 ge arbeidsrelaterte fraværet har gått tilbake i løpet av evalueringsperioden ( ). Riktignok har det heller ikke økt i løpet av perioden. I lys av de ovennevnte funn, reiser vi spørsmål ved de underliggende arbeidshypotesene i Tillitsprosjektet. Selv om det er ønskelig å konkludere med at ansatte, sammen med deres nærmeste leder, er best egnet til å finne gode «nærværsløsninger» (evalueringens hovedproblemstilling 2), er det funn i evalueringen som gjør at også denne arbeidshypotesen må problematiseres. Som nevnt tidligere, i den grad informantene uttrykker bekymring knyttet til Tillitsprosjektet, handler bekymringen om et uheldig nærværspress. Mer fokus på å komme raskt tilbake til jobb, økt fokus på fraværsstatistikken på arbeidsplassnivå, kombinert med tettere oppfølging, kan ha ført til at en del ansatte føler seg presset til å gå tilbake til arbeid for tidlig. Dette var en problemstilling både mellomlederne og de plasstillitsvalgte var mer opptatt av mot slutten av evalueringsperioden (2011), sammenlignet med de tidligere intervjuene. Intervjuene med de langtidssyke, og kommentarene gitt i medarbeiderundersøkelsene, tyder også på at ikke alle klarer å ivareta sine interesser i møte med leder, enten som følge av maktrelasjoner, mistillit eller av helsemessige årsaker. Mellomlederne ga også uttrykk for at de til tider savner en tettere dialog med legen fordi de er usikre på hvor alvorlig en situasjon er. Selv om det er på arbeidsplassen man må finne de praktiske nærværsløsningene, kan det likevel tenkes at helsemedisinsk kompetanse bør være med å definere noen grenser for nærværet spesielt der ansatte er i en sårbar situasjon og ikke er i stand til å ivareta egne interesser. I Tillitsprosjektet var legene tiltenkt en mer tilbaketrukket rolle. Legene skulle primært behandle sykdom og være medisinsk rådgiver, men ikke lenger ha en direkte rolle i beslutningen om deres pasient skal møte på jobb eller ikke. Rolleendringen er relativt radikal og berører ikke bare legerollen, men også pasientrollen og forholdet mellom ansatt og leder. Dette er en problemstilling vi mener det bør forskes mer på, men som vi dessverre ikke hadde kapasitet til å gå i dybden i denne evalueringen. Evaluator anbefaler ikke endringer i Folketrygdloven som følge av Tillitsprosjektet alene Selv om Tillitsprosjektet kan sies å være vellykket langs flere dimensjoner, kan vi ikke dokumentere at hovedvirkemidlene i Tillitsprosjektet, nemlig utvidet rett til egenmelding og et mer stringent oppfølgingssystem, bidrar til å redusere fraværet. Resultatene fra denne evalueringen er ikke klare eller tydelige nok i positiv retning til å anbefale utvidet rett til egenmelding i 365 dager til andre kommuner eller bedrifter for å redusere fraværet. I tråd med anbefalingene gitt i NOU 2010:13 mener også vi at flere forsøk må til, for- 22

26 trinnsvis under mer kontrollerte forhold, før man kan ta stilling til spørsmålet om Folketrygdloven bør endres i retning av økt bruk av utvidet egenmelding ved egen sykdom. EN LESERVEILEDNING Rapportens lengde kan i seg selv være grunn nok til at rapporten ikke blir lest. Vi gir derfor følgende leseveiledning: For lesere med svært begrenset tid, men som likevel ønsker å lese noe mer enn sammendraget, anbefaler vi kapittel 12. I dette avslutningskapitlet drøftes Tillitsprosjektet ut fra et samlet datasett. For lesere som fortsatt lurer på hva Tillitsprosjektet er, anbefaler vi kapitlene 1 og 6. For ledere, tillitsvalgte og ansatte i Mandal kommune som ønsker å reflektere over hvor et eventuelt forbedringspotensial ligger og lære noe av evalueringen, anbefaler vi først og fremst kapitlene hvor de kvalitative dataene presenteres, primært kapitlene 8 til 10. For lesere som primært er opptatt av tall og resultater, anbefales kapittel 11 hvor de kvantitative dataene presenteres. For de av dere som lurer på hva vi har gjort og hvordan vi har samlet inn dataene, anbefaler vi kapittel 5. Men aller mest anbefaler vi at du leser hele rapporten! Det er det som vil gi deg det beste helhetsinntrykket. 23

27 1 Innledning 1.1 Sykefraværsoppfølgingen i støpeskjeen Det er bred politisk enighet i Norge om at sykefraværet er for høyt. I løpet av de siste 20 årene er det satt i gang mange forsøk og tiltak for å redusere sykefraværet, uten at det har gitt ønsket effekt. Stadig mer fokus har blitt rettet mot dialogen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, samt arbeidsgivers ansvar for å tilrettelegge arbeidsplassen. I senere tid har man også blitt mer oppmerksom på hvilken rolle legene best kan spille for å fremme arbeidstaker-arbeidsgiver dialogen, og om legens rolle som legitimator av fravær vanskeliggjør denne dialogen. I Norge har legene mye makt til å bestemme hvem som er syke nok til å fritas oppmøteplikten på arbeid. Ved iverksetting av den første loven om sykepenger i 1911 inngikk legeerklæring som vilkår for ytelse av sykepenger (Johnson 2004), og det var således legene som fikk i oppgave å skille mellom de verdige og ikke verdige i forhold til sykepenger. Ved allmenngjøringen av sykepengebestemmelsene i 1978, fikk arbeidstakere mulighet til å benytte egenmelding i inntil tre dager fire ganger i året. I 2001 åpnet IAavtalen for egenmelding ved sykefravær i inntil åtte kalenderdager per fraværstilfelle, med til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-månders periode i avtalebedrifter. For sykefravær utover dette er kravet til legeerklæring absolutt og fra 1988 har det vært krav om utvidede legeopplysninger for sykepenger utover åtte uker. I 2009 ble det nedsatt et ekspertutvalg i Norge som fikk i oppgave å fremme forslag til tiltak for å redusere sykefraværet. I ekspertgruppens rapport overlevert til Arbeidsdepartementet , tas det til orde for flere grep, blant annet at antall egenmeldingsdager skal være lik antall arbeidsgiverfinansiert sykefraværsdager (foreslått til ti dager). I denne fasen skal oppfølging av sykefraværet være et forhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Etter en egenmeldingsperiode på ti dager, foreslår gruppen at sykemelding fra lege skal kreves. Sykemelding skal så langt det er mulig være gradert, og sykemeldinger som strekker seg ut over åtte uker skal som hovedregel være gradert. I tillegg legger gruppen vekt på at arbeidstaker skal følges opp under fraværet med dialogmøter og oppfølgingsplan, samt at arbeidsgiver må ta delansvar for finansiering av fulltidsfraværet utover åtte uker. Sistnevnte for å skape sterkere insentiver til å forebygge langtidsfraværet og utstøting. 1 Rapport Tiltak for reduksjon i sykefravær: Aktiviserings- og nærværsreform, Arbeidsdepartementet

28 Ekspertgruppens innstilling var et innspill til reforhandlingene av IA-avtalen på nyåret Da forhandlingene tok til understreket arbeidsministeren at ujevn sykemeldingspraksis blant legene har ført til at partene vil komme til å se nærmere på legenes praksis. I et notat av til arbeidsministeren svarte Den norske legeforeningen med å foreslå mer aktive og involverte leger, med henvisning til blant annet økt bruk av beslutningsstøtte (veiledende sykmeldingslengder) slik man har i Sverige. Videre foreslo legeforeningen økt informasjonsutveksling mellom arbeidsgiver, lege og NAV 2 for å styrke legens beslutningsgrunnlag for sykemeldingsarbeid, herunder vurdering av funksjonsevne. Det ble også pekt på at fastlegene kjenner ofte pasientene sine godt og kan forutsi om et sykefravær vil bli langvarig. I Mandal kommune har man gått en annen vei. I stedet for å styrke legens rolle i sykemeldingsarbeidet, kobles legen nærmest av i beslutningen om man kan jobbe eller ikke. De ansatte i Mandal kommune oppfordres til selv å ta stilling til om de kan gå på jobb eller ikke, og hvor lenge de eventuelt skal være borte fra jobb som følge av egen sykdom. Denne tilnærmingen er hovedessensen i Tillitsprosjektet. Tillitsprosjektet er følgeevaluert i fire år, og denne rapporten er sluttrapporten fra evalueringen. 1.2 Bakgrunnen for Tillitsprosjektet Tillitsprosjektet er Mandal kommunes videre satsing på å bygge en organisasjon som har høy fokus på oppfølging og ivaretakelse av sykemeldte og ansatte som står i fare for bli sykemeldte. Tillitsprosjektets fundament er Nærværsprosjektet, som ble etablert i november Hovedformålet med Nærværsprosjektet var å utvikle organisasjonen slik at oppfølging og ivaretakelse av ansatte som enten er sykmeldte, eller som står i fare for å bli sykmeldte, er en naturlig del av en leders hverdag. Etter den første toårsperioden, ble Nærværsprosjektet videreført i ytterligere to år. Allerede før Nærværsprosjektet ble avviklet som eget prosjekt, viser sentrale aktører i Mandal kommune til at de var på leting etter nye måter å sette fokus på sykefraværsoppfølgingen. Man fryktet at fraværet ville øke igjen når Nærværsprosjektet ikke lenger var et eget prosjekt. Samtidig så man behov for å tenke nytt. Man ønsket å gå et skritt videre med tanke på å ansvarliggjøre organisasjonen i sykefraværsoppfølgingen. Ikke bare skulle lederne bli mer bevisste, i tillegg ønsket man å ansvarliggjøre de ansatte. Den administrative ledelsen sammen med prosjektleder for Nærværsprosjektet, som sene- 2 NAV er forvaltningsenheten som administrerer den norske sykepengeordningen. NAV er et 21

29 re også skulle bli prosjektleder for Tillitsprosjektet, ønsket seg et radikalt omdreiningspunkt som kunne løfte fokuset og forsterke innsatsen i det videre arbeidet. Inspirert av et foredrag holdt av Knut Eldjarn, rådgivende lege i KLP, i 2004 om den danske sykelønnsordningen, ble frøet til Tillitsprosjektet sådd. Tanken på et sykefravær til det halve av det norske, mer ansvarliggjorte og aktive danske arbeidsgivere, og at man overlot til de ansatte å sykemelde seg, ble hengende med sentrale aktører i Mandal kommune gjennom hele Nærværsprosjektet. Daværende rådmann ble spesielt inspirert av foredraget og stilte til slutt spørsmålet Hvorfor kan vi ikke prøve? Det var mange som likte ideen, men det var avgjørende at rådmannen var så positiv og engasjert. Fra å være en kommune som gjorde det som var forventet, ble stemningen snudd til Yes, we can!. Ved innføring av 365 egenmeldingsdager kunne arbeidsgiver vise de ansatte tillit samtidig som de ansatte kunne vise tillit tilbake. For Mandal kommune ble det viktig å ta det helt ut. De så ingen grunn til å stoppe ved 50 dager slik man hadde gjort i Kristiansand kommune. Tanken var også at 365 egenmeldingsdager ville bidra til å flytte fokuset fra pasient-lege-nav til ansattleder-nav. Dette kunne oppnås best ved å likestille egenmeldinger med legemeldinger i 365 dager. Selve navnet på prosjektet kom fra prosjektlederen. Ifølge prosjektlederen ble tillit valgt fordi det er et kjent begrep i organisasjonen og er viktig for det meste når man skal tilstrebe god samhandling. Tillit er dessuten en av kjerneverdiene i Mandal kommune, sammen med respekt og service. For å realisere Tillitsprosjektet, måtte kommunen få dispensasjon fra reglene i Folketrygdloven (FTL). Det gikk to år fra den første søknaden og til Arbeids- og inkluderingsdepartementet ga den nødvendige dispensasjonen med henvisning til Folketrygdlovens Mandal kommune fikk dispensasjon for Folketrygdlovens 8-19, 8-23 og 8-24 fjerde ledd. Til sammen gir dette ansatte i Mandal kommune rett til 365 dager med egenmelding. Departementet forutsatte at de ansatte unntaksvis kunne benytte legeerklæring som dokumentasjon for sykefravær, uten å måtte levere egenmelding, selv om benyttelse av egenmelding skulle være førstevalg i prosjektet. Det ble imidlertid ikke gitt dispensasjon fra kravet om dokumentasjon ved arbeidsuførhet hjemlet i Folketrygdlovens 8-7 fjerde og femte ledd. Sistnevnte innebærer at ansatte i Mandal kommune ikke fikk fritak fra 3 FTL gir departementet rett til å gi dispensasjon fra Folketrygdloven i forbindelse med forsøksvirksomhet. 22

30 NAVs krav om at arbeidsuførhet som har vart i åtte uker må dokumenteres med legeerklæring for at den ansatte skal få rett til sykepenger. 1.3 Tillitsprosjektet i Mandal kommune Tillitsprosjektet er en videreutvikling av Nærværsprosjektet og bygger på det sykefraværsforebyggende arbeidet, de nedfelte strukturene, og den opparbeidete kunnskapen som ble generert i Nærværsprosjektet. Da innholdet i Tillitsprosjektet skulle defineres trakk man også på kunnskapen fra tidligere forsøk med utvidet rett til egenmelding. Erfaringene fra tidligere forsøk tilsa at det er viktig med bred forankring av prosjektet i organisasjonen, at ansatte følges opp på en systematisk måte ved fravær, og at forsøket har en viss varighet slik at nye holdninger og praksis får tid til å sette seg i organisasjonen. For Mandal kommune er det et mål å flytte fokus fra sykdom til arbeidsevne. Mindre fokus på diagnose og mer fokus på oppfølging og dialog på arbeidsplassen, anses som et virkemiddel for å redusere sykefraværet. Tillitsprosjektet gir ansatte rett til å egenmelde seg i 365 dager. Ansatte med hundre prosent fravær utover åtte uker må imidlertid ta kontakt med lege og få sin arbeidsuførhet dokumentert for å ha rett til sykepenger fra NAV. Dette innebærer at det ikke stilles krav om diagnose for ansatte som kun egenmelder seg i inntil åtte uker. På bakgrunn av det ovennevnte ble følgende bærende elementer i Tillitsprosjektet: I Mandal kommune likestilles egenmelding med legemelding i 365 dager Ved hundre prosent sykefravær som kun er egenmeldt stilles det ikke krav om diagnose før åtte uker Ved hundre prosent arbeidsuførhet utover åtte uker stiller NAV krav om legeerklæring i forbindelse med sykepengeutbetaling Det utvikles et stringent system for oppfølging av sykemeldte i Mandal kommune Tillitprosjektet forankres i hele kommuneorganisasjonen og blant dens eiere Tillitsprosjektet har minst fire års varighet Etter dispensasjonen ble gitt av departementet tidlig i 2007, kom Tillitsprosjektet i gang Den første innledende fasen ble benyttet til forarbeid, det vil si planlegging, tilrettelegging, forankring, opplysning og opplæring. 23

31 Høsten 2007 stilte NAV en rekke krav til egenmeldingene, blant annet at de skulle leveres elektronisk. Siden det ikke forelå et elektronisk egenmeldingssystem som passet Tillitsprosjektet, måtte Mandal kommune utvikle et nytt system i samarbeid med en ekstern leverandør. Det elektroniske egenmeldingssystemet bygger på kommunens turnussystem som var kjent for alle i pleie- og omsorgssektoren. Nyutvikling av et elektronisk system ga også anledning til å legge inn flere funksjoner, blant annet et pop-up informasjonsog varslingssystem til ledere med personalansvar. Arbeidet med det nye elektroniske verktøyet ble mer tidkrevende enn først antatt og førte til at den opprinnelige tidsplanen ikke kunne holdes. I utgangspunktet var planen at de nye rutinene skulle innføres , men på senhøsten 2007 ble det klart at man trengte mer tid til forarbeidet. Ny dato ble satt til Fra og frem mot oppstarten ble det igangsatt 7 piloter, blant annet i Helse og omsorg. Opprinnelig skulle Tillitsprosjektet løpe fram til , men ble senere utvidet med 1,5 år. Tillitsprosjektet omfatter alle ansatte i Mandal kommune, totalt ca ansatte og vikarer ved oppstart. Prosjektet fikk egen prosjektleder, eget navn, egen logo, reklamemateriell, et tillitskort til alle ansatte, en egen side på Mandals hjemmeside, for å nevne noe. Tillitsprosjektet er et flerpartssamarbeid mellom arbeidsgiver, ansattes tillitsvalgte, politikere, samt eksterne samarbeidspartnere som NAV, legene, KS, Praxis-Sør og KLP. Tillitsprosjektet er sterkt forankret i den administrative ledelsen i Mandal kommune og blant politikerne. Den daværende rådmann var helt sentral i initieringen av prosjektet og ga prosjektet legitimitet. Det er også lagt ned betydelig arbeid i å forankre prosjektet i resten av administrasjonen og blant politikerne. Til gjengjeld har støtten til prosjektet vært sterk, både administrativt og politisk gjennom hele prosjektperioden. Det er gitt en årlig bevilgning på kroner i bystyret til prosjektet. Samarbeidet mellom prosjektledelsen og de tillitsvalgte er også av stor betydning i prosjektet. Hovedtillitsvalgte er gitt sentrale verv i prosjektet og ble frikjøpt til å kunne jobbe med planlegging, drift, forankring og profilering av prosjektet. Hovedtillitsvalgt ble frikjøpt tilsvarende 55 prosent stilling i planleggings og oppstartsfasen og videre 35 prosent stilling fra februar til august De tillitsvalgte spilte også en viktig rolle før prosjektoppstart ved å anbefale og støtte prosjektet da departementet behandlet søknaden om dispensasjon fra Folketrygdloven. 24

32 En viktig premiss for Tillitsprosjektet har også vært det nære samarbeidet med kommuneoverlegen i Mandal. Kommuneoverlegen har vært sentral i å informere og forankre prosjektet hos fastlegene med praksis i Mandal. Kommuneoverlegen har også bidratt med å profilere Mandal kommune og Tillitsprosjektet utad og innad i kommunen, og har møtt fast i prosjektgruppa. Videre har NAV Mandal og NAV Vest-Agder ved Arbeidslivssenteret vært sentrale samarbeidspartnere i prosjektet. NAV har vært en viktig premissleverandør i forhold til kompetanse om NAVs registrerings- og datasystemer og de juridiske krav med relevans for egenmelding. NAV har også stilt med ressurser i form av tilretteleggingstilskudd, betydelig egentid ved mottak og registrering av egenmeldinger i NAV Mandal, samt NAV har vært representert i ulike grupper og utvalg. I tillegg til ressurser til prosjektleder og tillitsvalgte, ble det avsatt ressurser til en halv stilling til systemadministrasjon knyttet til de elektroniske egenmeldingene og levering av statistikk. Mandal kommune har også brukt ressurser på følgeforskning i prosjektets fire første år, samt timeressurser i organisasjonen knyttet til informasjonsmøter, dialogmøter, seminar, osv. Tillitsprosjektet har vært Mandal kommunes bidrag inn til Kvalitetskommuneprogrammet der Mandal kommune er deltaker med to prosjekter. 1.4 Tillitsprosjektets mål Ved prosjektoppstart ble følgende mål beskrevet i prosjektplanen for Tillitsprosjektet: Sykefraværet skal under seks prosent eller være to prosent under kommunenorge Den reelle pensjoneringsalderen skal økes fra 58,3 år (som var nivået ved oppstarten i 2008) til 59 år. Etter ett års utprøving skal 90 prosent av de ansatte som er syke benytte egenmelding fremfor legemelding Ved prosjektoppstart var Tillitsprosjektet først og fremst flagget som Mandal kommunes sykefraværsprosjekt, men det har også vært et uttalt mål å arbeide for en redusert tilgang til uførepensjon og avtalefestet pensjon (AFP). 25

33 Et perspektiv som ikke var like tydelig formulert og uttalt ved prosjektoppstart var omdømmebygging. Etter hvert som Tillitsprosjektet fikk mer og mer positiv omtale i media, kom også denne dimensjonen mer til overflaten. Under intervjurunden med prosjektets sentrale aktører høsten 2011, var det omdømmebygging som fremsto som en av de mest sentrale dimensjonene i Tillitsprosjektet, mens en reduksjon i sykefraværet ble betraktelig tonet ned. Andre igjen pekte på at Tillitsprosjektet måtte forstås mer og mer som et kulturbyggingsprosjekt. 1.5 Tillitsprosjektets organisering Formelt sett ble Tillitsprosjektet organisert med en styringsgruppe, en prosjektgruppe, flere arbeidsgrupper og en referansegruppe. I tillegg ble det tilsatt en egen prosjektleder i full stilling fra 1. juli Det var prosjektlederen fra Nærværsprosjektet som fikk prosjektlederstillingen i Tillitsprosjektet. Prosjektlederen, som opprinnelig kom fra personalavdelingen, var godt kvalifisert i kraft av å kjenne organisasjonen godt og å ha jobbet konkret med sykefraværsforebyggende arbeid og arbeidsmiljø blant annet gjennom Nærværsprosjektet. Styringsgruppen ble ledet av rådmannen. For øvrig besto styringsgruppen av en politiker fra Mandal bystyre, en kommunalsjef fra personalavdelingen, to hovedtillitsvalgte, hovedverneombudet, en representant for NAV Mandal og en representant for NAV Vest-Agder. Prosjektleder var styringsgruppens sekretær, mens en forsker var observatør i perioden 1. mai 2008 og ut året Styringsgruppen tok beslutninger i viktige saker for prosjektet, som milepælsrapporter, økonomi, mandater osv. Prosjektgruppen ble ledet av en av de hovedtillitsvalgte. Gruppen besto for øvrig av prosjektleder, en enhetsleder fra kommunen, en prosjektmedarbeider, bedriftshelsetjenesten, kommuneoverlegen og en representant fra NAV Mandal. En annen hovedtillitsvalgt var prosjektgruppens sekretær, mens en forsker var observatør med talerett. Prosjektgruppen hadde ansvar for å koordinere saker fra arbeidsgruppene og vurdere de driftsmessige forhold av prosjektet. Prosjektgruppen uttalte seg i saker som skulle til styringsgruppen for avgjørelse. Prosjektgruppen ble holdt fortløpende orientert om statistikk, måloppnåelse, fremdrift og godkjenning av mandater, samt risikofaktorer. Ved oppstart av prosjektet ble det opprettet fem arbeidsgrupper: Statistikk og data; Interne rutiner; Refusjon og samarbeid mellom NAV, legene og ar- 26

34 beidsgiver; Opplæring og informasjon; og Egenmeldingsskjemaer. Ved årsskiftet 2007/2008 ble arbeidsgruppene slått sammen til to fordi arbeidet var avsluttet i de fleste av dem. Arbeidsgruppe for statistikk og elektroniske egenmeldinger og arbeidsgruppe for opplæring, informasjon og interne rutiner ble videreført, men avsluttet i Fra dette tidspunktet ble arbeidet videreført i prosjektadministrasjonen. Arbeidsgruppene var sammensatt av ledere og ansatte med god kjennskap om tema som gruppene skulle arbeide med. Deltakerne kom fra ulike nivå i kommunen og sammensetningen av personer kunne være noe ulik fra gruppe til gruppe. Typisk var ledernivå representert ved kommunalleder, eventuelt enhetsleder, eventuelt soneleder osv. Hovedtillitsvalgte, verneombud, prosjektleder, kommuneoverlege, NAV var med i enkelte av gruppene men ikke alle. I tillegg var enkelte ansatte trukket inn, blant annet fra personalavdelingen. Arbeidsgruppene skulle utarbeide forslag til rutiner/prosedyrer/skjemaer/frem-driftsplaner osv på hver enkelt tema. Disse overleveres prosjektgruppa for videre behandling. Til å følge Tillitsprosjektet og komme med faglige innspill ble det også opprettet en referansegruppe med deltakere fra Kommunenes Sentralforbund (KS), Kommunal landspensjonskasse (KLP), Kristiansand kommune, prosjektleder og en representant fra styringsgruppen. Forskerne ble også invitert til disse møtene, men av ressursmessige årsaker valgte å ikke delta. 1.6 Tillitsprosjektet følgeevalueres Mandal kommune ønsket at Tillitsprosjektet skulle evalueres eksternt og henvendte seg til Praxis Sør ved Universitetet i Agder. Via Praxis Sør ble evalueringen foretatt av forskere fra Universitetet i Agder og Agderforskning. Tillitsprosjektet i Mandal kommune er nybrottsarbeid på flere vis. Det er konseptmessig nytt at fraværslegitimering overlates til den ansatte for et så langt tidsrom. I tillegg har Mandal kommune utviklet nye praktiske løsninger, eksempelvis nye elektroniske dataprodukter, som gjør det lettere for den enkelte leder å administrere fraværshåndteringen. Begge disse forholdene gjør Tillitsprosjektet i Mandal kommune interessant langt utover kommunegrensen. Det er liten tvil om at det er behov for å evaluere prosjektet for blant annet å svare på spørsmål om dette er løsninger som andre kommuner eller bedrifter bør satse på, og om endringen i fraværslegitimering som departementet har gitt dispensasjon til, er noe som bør gjøres generelt gjeldene. 27

35 Det tar tid å rigge opp en følgeevaluering som skal gå over flere år, både finansielt og metodisk. For å sikre at verdifull informasjon fra oppstartsfasen ikke gikk tapt, ble det etablert et forprosjekt slik at forskerne kunne følge tilriggingen av prosjektet. I september 2011 søkte Mandal kommune om å forlenge prosjektet. Selv om Arbeidsdepartementet har gitt samtykke til en forlengelse til , ønsket ikke Mandal kommune å videreføre evalueringen fram til samme dato. Følgeevalueringen gjelder således for perioden til Følgeevalueringen har hatt ulike formål. I tillegg til å måle og rapportere på ulike effekter av prosjektet, har forskerne tidlig i prosjektet, og sammen med prosjektledelsen, vært med å diskutere og utvikle måleindikatorer som senere skulle benyttes i evalueringen. Underveis har også forskerne gitt tilbakemeldinger til prosjektledelsen. Mens tilbakemeldingene var hyppigere i prosjektets innledende faser, har forskerne trukket seg mer og mer tilbake dess nærmere man kom Rapportens oppbygging Denne rapporten er sluttrapporten fra følgeevalueringen. I kapittel 2 gjennomgår vi teori som er relevant for Tillitsprosjektet, spesielt teori som forklarer fravær og nærvær på arbeidsplassen, samt teori knyttet til roller, mestring og tillit. Mandal kommune er ikke alene om å forsøke utvidet rett til egenmelding. I kapittel 3 presenterer vi enkelte av de tidligere norske forsøkene, samt de viktigste funnene fra deres respektive evalueringer med relevans for Tillitsprosjektet. Mandal kommune har tatt lærdom av erfaringene fra enkelte av de tidligere forsøkene da de utformet sitt eget prosjekt, og egenmeldingsprosjektet i Kristiansand kommune står i en særstilling her. I kapittel 4 redegjør vi for evalueringsoppdraget, herunder dens problemstilling og avgrensninger. I kapittel 5 beskrives evalueringsdesignet, metodisk tilnærming, evalueringens organisering og forløp. Tillitsprosjektet er et dynamisk prosjekt og selv blant de mest sentrale aktørene i prosjektet er det ikke en ens oppfatning av hva prosjektet er. I kapittel 6 presenteres ulike forståelser av hva Tillitsprosjektet er og hvordan prosjektet har utviklet seg over tid. I dette kapitlet gis også en kort redegjørelse for 28

36 nye sykefraværsforebyggende og personalpolitiske tiltak som er satt i verk under paraplyen til Tillitsprosjektet. I kapittel 7 presenteres evaluators vurdering av Tillitsprosjektets organisering, prosess og avvikshåndtering. Dette kapitlet er basert på observasjon, dokumentinnsyn og intervjuer med prosjektets sentrale aktører. Kapitlene 8 til 10 er viet sentrale tema i Tillitsprosjektet. I Tillitsprosjektet er lederne gitt et større ansvar for oppfølging av de sykmeldte. I kapittel 8 står mellomledernes oppfølgingsansvar i fokus, samt hvordan de ansatte opplever det nye oppfølgingsregimet. Hovedkildene til dette kapitlet er fokusgrupper og intervjuer med ledere, ansatte og tillitsvalgte. Dialogen er et sentralt begrep i oppfølgingsregimet i Tillitsprosjektet. I kapittel 9 er det dialogen mellom nærmeste leder og ansatte som står i fokus: Har kravet om tettere og en mer systematisk dialog ført til bedre fraværsoppfølging og hvordan opplever de berørte aktørene dialogen? Hovedkildene til dette kapitlet er fokusgrupper og intervjuer med et utvalg av ledere og ansatte. I kapittel 10 er det holdningene til fravær blant ledere og ansatte som står i fokus. Et sentralt spørsmål er om Tillitsprosjektet har bidratt til å endre holdningene til når det er riktig å komme på jobb og når det er riktig å være hjemme. I dette kapitlet ser vi også på de ansattes vurderinger av når det er riktig å levere legemelding og når det er riktig å levere egenmelding, samt hvem man har behov for å legitimere sitt fravær overfor. Datakildene til dette kapitlet er fokusgrupper og intervjuer med ledere, ansatte og tillitsvalgte. I kapitel 11 er det analysene fra det kvantitative datamaterialet som presenteres. Spørsmålene om egenmelding er tatt i bruk, om omfanget av fraværet er endret og om ansatte kommer jevnere tilbake til jobb i løpet av uka, belyses i dette kapitlet. Spørsmålene belyses ved hjelp av registerdata, supplert med data fra Mandal kommunes årlige medarbeiderundersøkelse. Sistnevnte bidrar til å belyse spørsmål om fraværet er arbeidsrelatert og hvorvidt de ansatte tar kontakt med lege eller annen behandler ved fravær. Sistnevnte datasett belyser også spørsmålet om de ansatte har behov for tilrettelegging for å kunne stå i arbeid, om dette behovet har endret seg i løpet av prosjektperioden og hvordan de ansatte vurderer tilretteleggingsbehovet de har mottatt. I det avsluttende kapitlet, kapittel 12, forholder vi oss til et samlet datasett når vi konkluderer i forhold til Tillitsprosjektet. Vi vil ta for oss tre dimensjoner av Tillitsprosjektet: Først uttaler vi oss om prosjektets organisering og 29

37 prosess samlet sett. Videre ser vi på de to mest innovative og karakteristiske trekkene ved Tillitsprosjektet, nemlig tettere oppfølging og utvidet rett til egenmelding. Til slutt reiser vi spørsmålet om utvidet rett til egenmelding i den skala som har vært praktisert i Mandal kommune, bør utvides til å gjelde hele landet. 30

38 2 Teoretiske perspektiver 2.1 Innledning I dette kapitlet ønsker vi å presentere litteratur og perspektiver om utvidet rett til egenmelding. Vi har ikke tatt mål av oss å gi noen uttømmende gjennomgang, men heller trekke fram noen teorier og perspektiver som vi mener har relevans for denne intervensjonen. Teoretisk sett kan det være argumenter for og i mot en utvidet rett til egenmeldinger. Det er økonomiske teorier som i størst grad er kritiske til en utvidelse av egenmeldingsdager ut fra en prediksjon om at kostnadene for arbeidsgiver og staten vil øke som følge av manglende kontroll og misbruk. Denne teorien er basert på et grunnsyn at arbeidstakere ønsker å yte minst mulig for mest mulig belønning (economic man). En motsats er teorier som tar utgangspunkt i at arbeidstakere motiveres til å jobbe av andre ikkefinansielle forhold. I forhold til egenmeldingsproblematikken kan dette være teorier om betingelser som må være til stede ved arbeidsplassen for å fremme opplevelsen av egenkontroll og mestring, noe som igjen kan gi økt nærvær. Dahl-Jørgensen og Saksvik (2002) knytter den faglige begrunnelsen for utvidet rett til egenmelding til: At de ansatte har en mulighet og et handlingsrom til å foreta en vurdering av egen helsetilstand og om kroppen trenger en pause. Egenmelding gir de ansatte større fleksibilitet, økt autonomi og selvkontroll i forhold til å ta vare på sin egen helse. At korttidsfraværet fra arbeidet kan fungere som en mestringsstrategi for å hindre en lengre sykefraværsperiode. At ledelsen og de ansatte får større ansvar selv for å følge opp helserelaterte forhold på arbeidsplassen. Primærhelsetjenesten (allmennlegenes) rolle nedtones. En utvidet rett til egenmelding vil også få betydning for legenes rolle som legitimator av fraværet. Sentrale spørsmål i vurderingen om man skal utvide retten til egenmeldinger eller ikke er hvem er best egnet til å vurdere om man er i stand til å arbeide og på hvilket grunnlag er det legene treffer sine beslutninger? Avslutningsvis i dette kapitlet vil vi se på teori og forskning som belyser dette. 31

39 2.2 Økonomiske incentiver og misbruk Sykefravær har lenge vært et tema i debatten om arbeidslivet og forskningen i Norge, ikke minst på grunn av de kostnadene fraværet medfører for virksomheter og samfunnet. Oppmerksomheten har særlig vært rettet mot korttidsfraværet og ordningen som har gitt arbeidstakere anledning til å ta ut inntil tre dagers egenmeldt sykefravær inntil fire ganger i året med full lønnskompensasjon. Mye av debatten har dreid seg om i hvilken grad en slik liberal ordning åpner opp for misbruk (Dahl-Jørgensen m.fl. 2002). I en slik debatt har en ofte fokus på kostnader og selve systemets utforming. Standard økonomisk teori predikerer at en såpass sjenerøs sykelønnsordning som vi har i Norge, gir svake økonomiske insentiver for å arbeide, og dermed vil medføre et høyt sykefravær. 100 prosent dekningsgrad ved sykefravær inntil ett år og egenmeldingsrettighetene er to elementer som det pekes på i denne sammenheng. En utvidet rett til sykemelding vil ytterligere liberalisere sykefraværsordningen i et slikt perspektiv. Eielsen (2008) har undersøkt hvorfor norske arbeidstakere ikke tar ut alle egenmeldingsdagene slik ordningen er utformet i dag. Intuitivt kan man tenke seg mange årsaker til at folk faktisk går på jobb til tross for svake økonomiske insentiver: Normer, moral, det sosiale fellesskapet på arbeidsplassen, et godt arbeidsmiljø, trivsel, spennende arbeidsoppgaver, det å føle at en bidrar, selvstendighet, m.m. I sin studie benyttet Eielsen en arbeidstilbudsmodell. Sosiale normer ble innført på to måter og dette ga to modellvarianter med ulike prediksjoner. Eielsen fant ikke støtte for hypotesen at sosiale normer kun demper effekten av svake økonomiske insentiver. Norge har hatt omtrent den samme sjenerøse sykelønnsordningen siden 1978 og forfatteren spør hvor lang tid det skal ta før den sjenerøse sykelønnsordningen fører til svakere sosiale normer og dermed høyt egenmeldt fravær. I 2008 ble ca 10 prosent av egenmeldingsdagene benyttet og det egenmeldte fraværet viste da ikke en økende trend. Dette er et argument for at en sjenerøs sykelønnsordning ikke vil medføre stadig høyere fravær. De sosiale normene disiplinerer oss til å bli i en likevekt med lavt egenmeldt fravær. Arbeidstakerne bryr seg, i følge denne analysen, om mer enn økonomiske insentiver i sin avveining om å gå på jobb eller ikke. De er ikke likegyldige til hva kollegaer, arbeidsgiver og venner synes om deres adferd. Bjørnstad (2010) skriver at det er to klare trekk ved utviklingen i sykefraværet siden 1980-tallet, det svinger med konjunkturene, slik at det øker i gode tider og reduseres i dårlige, og videre at det har vært en underliggende økning i sykefraværet. Statistisk sentralbyrå undersøkte disse utviklingstrekkene og utviklet en modell for antall avsluttede sykepengetilfeller betalt av fol- 32

40 ketrygden og antall sykepengedager per sykepengetilfelle basert på data fra NAV i perioden Analyser foretatt med denne modellen viser at svært mye av utviklingen kunne forklares med arbeidsledighetsraten og gjennomsnittlig yrkesdeltakelse. Bjørnstad (2010) støtter derfor tilnærmingen ovenfor. Han knytter det økte sykefraværet til økt sysselsetting og et mer inkluderende arbeidsliv. Andre forklaringer som for eksempel holdningsendringer hos nye generasjoner, økt brutalisering i arbeidslivet eller økt sykelighet støttes ikke. 2.3 Fravær som mestringsstrategi og nærværspress Et helt annet perspektiv enn hva standard økonomisk teori er opptatt av, er forståelsen av korttidsfraværet som en mestringsstrategi for å forebygge en negativ helseutvikling. Dette perspektivet er en motpol til fokuset rundt misbruk og har gitt argumenter til støtte for en utvidelse av antall dager med egenmelding. Dette perspektivet er at korttidsfravær benyttes som mestringsstrategi når arbeidstaker opplever arbeidsbelastninger og helseplager som et resultat av jobben. I følge Dahl-Jørgensen m.fl. (2002) må det imidlertid foreligge to forutsetninger for at arbeidstakerne skal benytte seg av korttidsfravær som mestringsstrategi; kroppsbevissthet og handlingsrom. Senere års stressforskning har gitt støtte til sammenhengen mellom belastninger i arbeidet og helse og fravær i en mestringsstrategi. Det var først og fremst Karaseks (1979) forskning med den såkalte krav-kontrollmodellen som åpnet opp for en hypotese om at fravær kan brukes som en mestringsmekanisme, og at fravær ikke bare er en reaksjon på manglede tilfredshet hos det enkelte individet. Forskningen om mestringsfravær som påpeker at fravær kan brukes for å mestre belastningslidelser, gjør kroppsforståelse til et sentralt element i analysen. Fravær blir en måte å leve med plagene på, og får en restituerende betydning ved å fungere som en slags kontroll over nedsliting av egen kropp. En empirisk undersøkelse av Lilleaas (1996) argumenterer derimot at særlig kvinner mangler den nødvendige kroppsforståelse for å kunne håndtere de belastningene de opplever i hverdagen. I dette arbeidet viser Lilleaas hvordan det ytre forventnings- og arbeidspresset mot kvinner i vår tid har blitt så stort at det internaliseres som en form for kroppslig beredskap. Ut fra en slik tilnærming skulle en forvente kjønnsforskjeller i bruk av egenmelding. 33

41 2.4 Tilrettelegging for nærvær Johansen og Lundberg utviklet i 2005 en modell som fokuserer på hvilke valgmuligheter personer har ved midlertidig redusert arbeidsevne (Aas 2010). De ser på fravær som en handling knyttet til helseproblemer og hvilke valgmuligheter den ansatte har i jobben. Handlingen er avhengig av: o o o o o o o om en kan velge blant ulike arbeidsoppgaver om en kan velge vekk noen oppgaver om en kan få hjelp fra kollegaer om en kan jobbe langsommere om en kan påvirke når en skal ha pauser om en kan forkorte arbeidsdagen om en kan gå hjem og utføre arbeidet senere mv Teorien sier at fravær påvirkes av hvilke tilpasningsmuligheter medarbeidere har, hvilke krav som stilles for å være til stede, hvilke krav som stilles for å være borte og hvilke nærværs- og fraværs incitamenter som gis. Empiriske studier viser at det for fravær over 30 dager er sammenheng mellom antall tilpasningsmuligheter og fravær. Teorien underbygger krav-kontroll-støttemodellen. Jo flere tilpasningsmåter en har, dess større kontroll (Aas 2010). Nærvær og fravær blir ofte omtalt som to situasjoner og to fenomener. Lønningdal m.fl. (2010) viser at det kan være en fordel å differensiere ytterligere mellom disse situasjonene og fenomenene. Analysene i denne studien avdekket en rekke holdnings- og kulturmessige forhold som var erfart å kunne påvirke at virksomhetene oppnådde resultater i sykefraværs- og inkluderingsarbeidet. Holdninger og kultur blant ansatte og ledere ble av informantene i studiet omtalt som både hemmende og/eller fremmende for valget om å gå på jobb (nærvær) eller å bli hjemme (fravær). Lønningdal m.fl. (2010) har i sin studie et eksplorerende design. Datainnsamlingen er gjennomført ved bruk av fokusgrupper. Informantene var rådgivere ved NAV Arbeidslivssenter, IA-kontakter og tillitsvalgte. Informantene kom først og fremst fra privat sektor i Rogaland og Vest-Agder. Informanter fra industri og bergverk utgjorde hele 42 prosent, mens informantene fra offentlig tjenesteyting utgjorde 15 prosent. I studiet ble det identifisert fire situasjoner der ulike kulturer og holdninger blir beskrevet: (1) på jobb uten helseplager, (2) på jobb med helseplager, (3) hjemme med helseplager og (4) hjemme med helseplager. Under presenteres holdninger og kultur i disse fire ulike situasjonene som skaper to ulike typer nærværskulturer og to typer fraværskulturer: 34

42 1. På jobb uten helseplager: Holdninger og kultur som har fokus på helsefremming, forebygging, verdsetting, tillit, likeverd og løsninger. Trivsel, sosial omgang og høyt jobbengasjement er vektlagt. 2. På jobb på tross av helseplager: Holdninger og kultur som er ivaretakende og støttende og som har takhøyde, åpenhet og tilretteleggingsfokus. Vekt på verdsetting, tillit, likeverd og løsninger. 3. Hjemme med helseplager: Holdninger og kultur som er ivaretakende og støttende uten å være preget av nærværspress og mistillit. 4. Hjemme uten helseplager: Holdninger og kultur som er preget av lav arbeidsmoral, mistillit, ansvarsfraskrivelse og hvor egenmelding ses på som en rettighet. En bør utvikle kulturene 1-3, mens kultur type 4 bør unngås. Informantene i denne studien peker videre på hvordan en bør gå frem for å bygge eller endre en ønsket nærværs- og fraværskultur: o o o o o Identifisering og bevisstgjøring av egen kultur gjennom dialog Involvering og ansvarliggjøring av alle ansatte i kulturbygging Rask integrering av nyansatte i ønsket kultur Erkjenning av at endring av kultur tar tid Bruk av praktiske eksempler 2.5 Tillit Selv om forskningen om fravær som mestringsstrategi har argumentert for at korttidsfravær kan en gunstig effekt på de ansattes helse, påpekes samtidig at hvorvidt denne strategien benyttes vil avhenge av at en er i et miljø som tillater det. For eksempel mener forskerne at en slik arbeidsplass må ha høy grad av tillit mellom ledelsen og de ansatte, med trygghet for arbeidsplassene, hvor de ansatte føler tilhørighet og hvor det forekommer lite overvåking og kontroll. En undersøkelse påviste at negative nærværsfaktorer kan bidra til at de ansatte presser seg til å være på jobb, selv om de er så syke at de egentlig skulle vært borte (Saksvik 1996). I Dahl-Jørgensen og Saksvik (2002) argumenterer en for at utvidet egenmelding er en ordning som gir arbeidstakerne anledning til å ta hensyn til kroppens signaler ved å gi en individuell fleksibilitet til å hvile ut når vi virkelig trenger det. Forskerne skriver at selv om ordningen lar den enkelte arbeidstaker avgjøre når han eller hun har behov for å være borte fra jobben, er det viktig at hensikten med ordningen forstås og godtas av alle i miljøet. Spørs- 35

43 målet i denne evalueringen kan da være om det er slik at de som bruker mest egenmelding skiller seg ut når det gjelder helseplager, belastninger, kroppsbevissthet og handlingsrom. I så fall vil vi forvente at det kan oppstå ulike praksiser i egenmelding mellom ulike arbeidssteder, og det er også mulig å tenke seg at det kan oppstå forskjeller i forhold til kjønn og alder. Egenmelding forutsetter en form for tillitserklæring mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Arbeidsgiveren må stole på at arbeidstakeren ikke misbruker en slik ordning. Arbeidstakeren på sin side må oppleve at de kan ta de nødvendige dager for å ta seg igjen, uten at de får dårlig samvittighet eller at de straffes på en annen måte. En slik form for straffereaksjon kan for eksempel være at andre ansatte må overta jobben til den som er borte, eller at det skjer en omfordeling av oppgaver ved at den som er borte fra jobben fratas ansvar og interessante oppgaver (Dahl-Jørgensen m.fl. 2002). En organisasjon preget av tillit mellom ledelsen og de ansatte må opparbeides over tid gjennom etablering av spilleregler som binder begge parter slik at begge kan stole på at den andre holder seg til dem. Gjentakelse skaper tillit. Karlsen (1998) peker på at en slik kultur sparer ledelsen for anstrengelsen med å etablere ny aksept hver gang et nytt tiltak skal innføres eller forandres. På den andre side sparer det de ansatte og deres representanter for usikkerhet, stress og mobilisering hver gang nye tiltak tas opp til vurdering. Men en kultur preget av tillit fordrer også solidaritet mellom grupper av ansatte. Det kan kanskje være en like stor, hvis ikke større utfordring å etablere solidaritet og tillit mellom grupper av ansatte, å etablere et tillitsfullt samarbeid mellom ledelse og ansatte (Karlsen 1998). Videre skriver Karlsen (1998) at teorier om tillit viser inn i fremtiden i det de gir inntak til en forståelse av hvilke betingelser tillit fungerer under og han definerer tillit som en forventning om at samarbeidspartnerne vil oppfylle sine forpliktelser i et samarbeid og ikke svikte en selv om muligheten er gitt og sviket ikke vil få noen negative konsekvenser for dem. Med denne risikoen blir det første skittet i oppbygningen av en tillitsrelasjon prekært. Den som har minst å tape på å vise tillit bør derfor begynne. I de fleste tilfeller vil dette være ledelsen eller de prosjektansvarlige. Karlsen skriver videre at tillit innebærer en forventning om at anstrengelsen skal få positive konsekvenser. Evaluator kan her undersøke hvorvidt de ansatte er tilfreds med den tilretteleggingen og oppfølgingen de har fått. Dersom mange nok ikke er det, vil det bli vanskeligere å etablere tillit og omvendt. Utformingen og praktiseringen av avvikshåndteringen vil være av avgjørende betydning for om tillit blir etablert. For det første vil det være viktig at avvik håndteres relativt likt 36

44 overfor ledere og ansatte. For det andre bør det ikke brukes sanksjoner overfor de ansatte ved første- og annengangs forseelse. Da undergraves påstanden om at ordningen er frivillig og de ansatte vil kunne føle at de blir motarbeidet. Om man velger teori om hvordan tillit etableres som utgangspunkt for følgeforskningen, blir oppmerksomheten ledet mot tre forhold: forsøkets varighet, at arbeidsgiver gir det de har lovet de ansatte, at arbeidsgiver viser toleranse ved avvikshåndtering. 2.6 Legenes kompetanse og rolle Interessen for hvilken rolle legene bør spille i sykefraværsoppfølgingen har økt de senere årene. Det stilles spørsmål til om legene har kompetanse til å vurdere arbeidsevne og hvilken betydning legepraksis har for fraværsnivået. Det foreligger forskning om hvordan legene selv opplever sykemeldingsarbeidet og om kjennetegn ved legene forklarer meldepraksis. Hvor byrdefullt arbeidet med sykmelding oppleves, varierer blant leger (Arrelöv m.fl. 2007, Engblom m.fl. 2009, Löfgren m.fl. 2007). Gjennomgående er det fravær med mer subjektive plager og sammensatte lidelser som oppleves mest byrdefulle (Engblom m.fl. 2009, Nilsen m.fl. 2011). Forskningsmiljøet i Bergen har sett på langtidsfraværet og konkludert med at legene har en samkjørt sykmeldingspraksis der lite av forskjellen kan tilskrives egenskaper ved legen (Aakvik m.fl. 2010), mens andre hevder at legen har klar innflytelse på fraværstilbøyelighet (Markussen m.fl. 2011). Videre foreligger det forskning på i hvilken grad sykmelding er styrt av pasient eller lege (Wrapson og Mewse 2010). Pasienter synes oftere å takke nei til sykmeldingsforslag fra leger enn omvendt (Englund og Svärdsudd 2000, Larsen m.fl. 1994). Gulbrandsen m.fl. (2002) fant at mer enn halvparten av legene, iblant eller ofte, tilla pasientens ønske større vekt enn eget medisinsk skjønn, og en tredjedel av legene opplevde at pasientene forventet at de skulle hjelpe til med ikke-medisinske problemer. Nesten halvparten av legene utformet bevisst legeerklæringen for å styrke pasientens sak. Carlsen og Norheim (2005), Carlsen og Nyborg (2009), Carlsen (2009) og Nyborg (2010) gir støtte til at pasientene i stor grad har det avgjørende ord i beslutninger om syke- og friskmeldinger. Ifølge Nyborg (2010) forteller norske fastleger selv at de sjeldent avslår forespørsler om sykemelding, at pasientene i praksis sykmelder seg selv for kortere perioder, og at dersom en pasient etter lengre tids sykefravær ikke lar seg overbevise om at det nå er på tide å gå tilbake til jobb, blir sykemeldingen normalt forlenget. Med utgangspunkt i ovennevnte forskning er det grunn til å stille spørsmål om en utvidelse av egenmeldings- 37

45 ordningen vil gi økt misbruk, siden de ansatte også tidligere synes å ha hatt det avgjørende ord for utfallet i saken. En svensk undersøkelse av legeerklæringer i 2002 konkluderte med at de ofte gav utilstrekkelig grunnlag til å vurdere om rett til sykepenger i tråd med gjeldende lovverk var oppfylt eller ikke (Söderberg og Alexanderson 2005). Systematisk medisinsk faglig gjennomgang av sykemelding II gav ingen reduksjon i varighet av fravær i en norsk randomisert studie (Ringdal m.fl. 2002). Forsøk i Troms i tyder på at informasjonen i legeerklæringene i liten grad var i stand til å identifisere sykmeldte som selv mente det var muligheter for redusert fravær med tilrettelegging på arbeidsplassen (Fleten m.fl. 2004). I samme undersøkelsen predikerte de sykmeldte selv lengde av fraværet bedre enn det lot seg gjøre på grunnlag av legeopplysningene. Brage og Thune (2008) fant i sin analyse av NAVs sykefraværsregister for 2006 at 61 prosent går tilbake på jobb mandag. De konkluderer med at det er åpenbart at ikke-medisinske forhold spiller en rolle ved valg av friskmeldingstidspunkt. Forskningsresultatene gir ikke et entydig bilde av hvilken rolle legen spiller som legitimator av fravær ved egen sykdom, samt nytteverdien av en legeerklæring eller funksjonsevnevurdering utført av lege, for tilbakevending til arbeid. Selv om flere studier viser at pasienten har stor innflytelse på sykemeldingene, spiller likevel legene en viktig rolle som pasientens medisinske rådgiver og som rådgiver i trygdefaglige spørsmål (Olsen m.fl. 2006, Jentoft og Olsen 2009, Olsen m.fl. 2009). I vurderingen av legenes framtidige rolle har norske aktører søkt inspirasjon og lærdom i nabolandene. I nabolandene, som også kjennetegnes av sjenerøse sykelønnsordninger, vektlegges imidlertid legens rolle og viktigheten av legeerklæringen forskjellig. I Danmark ble sykepengerettighetene samordnet med Sykepengeloven fra 1973 (Johansen m.fl. 2008). Arbeidsgiver og kommunens sykepengekontor står friere i Danmark til å vurdere behov for legeopplysninger, sammenlignet med Norge. I arbeidsgiverperioden er fraværet i Danmark i praksis egenmeldt (Brage m.fl. 2002). I 2007 ble arbeidsgiverperioden utvidet til 21 dager, og i 2009 ble prinsippet om obligatorisk sykefraværssamtale hos arbeidsgiver, fastholdelsesavtale, og bruk av mulighetserklæring fra lege, tatt inn i den danske Sygedagpengeloven. I Sverige er legene tillagt en mer aktiv rolle i satsingen på økt tilstedeværelse på jobb utover egenmeldingsperioden på sju dager (Brage m.fl. 2002). Som i Norge forventes det at legene skal vurdere gradert sykemelding som førstevalg ved sykmelding, men det kreves en langt mer detaljert legeerklæring 38

46 med fokus på arbeidsmulighet enn i Norge. I Sverige er det også innført nettbasert beslutningsstøtte for sykemeldere, med det mål å standardisere fraværslengde ut i fra diagnose. Finland, som først fra 2007 har satset på gradert sykmelding (Kausto m.fl. 2008), har beholdt kravet om legeerklæring fra dag en med unntak av offentlig sektor. Undersøkelser fra både Norge og Sverige viser imidlertid at endringer i lovverket ikke uten videre gjenspeiles i legenes sykmeldingspraksis (Arrelöv m.fl. 2003, Krohne og Brage 2007). 39

47 3 Tidligere forsøk med utvidet rett til egenmelding Siden 1978 har norske arbeidstakere hatt rett til å egenmelde seg i inntil tre dager fire ganger i året, jfr. Folketrygdloven 8-24 og I en rekke kommuner og bedrifter er det imidlertid gjort forsøk med utvidet rett til egenmelding. Dahl-Jørgensen m.fl. (2002) har redegjort for noen av modellene som er prøvd ut til og med 2002: 12 dagersmodellen: Ansatte kan fritt ta ut 12 dager med egenmelding i løpet av ett år i så lange perioder det var behov for det. Trondheimsmodellen: Ansatte kan maksimalt egenmelde seg fem dager i fire perioder i løpet av ett år. Fri arbeidsgiverperiode: Ansatte kan egenmelde seg opp i inntil 16 dager sammenhengede (til arbeidsgiverperiodens slutt). Sandmann-modellen: Ansatte kan egenmelde seg i inntil 8 kalenderdager i en 12 måneders periode, men maksimalt 24 dager. Sandmann-modellen dannet utgangspunktet for egenmeldingsordningen i IA-avtalen som ble inngått i oktober 2001 og er siden revidert to ganger. I tillegg har Kristiansand kommune siden 2002 prøvd ut utvidet rett til egenmelding i inntil 50 dager fordelt på inntil 10 fraværsepisoder. I dette kapitlet skal vi se nærmere på en rekke forsøk med egenmelding de senere årene. Presentasjonen er ikke uttømmende og aller mest plass er viet Kristiansand kommunes egenmeldingsprosjekt. Til nå er det dette prosjektet som ligner mest på Tillitsprosjektet, og ved opprigging av Tillitsprosjektet bygde man på erfaringsgrunnlaget fra Kristiansand. 3.1 Utvidet rett til egenmelding i Tromsø kommune Fem hundre ansatte ved tre arbeidsplasser 4 i Tromsø kommune hadde i perioden 1. juni 2000 til 31. mai 2001 utvidet rett til å benytte egenmelding. Hensikten med denne prøveordningen var å vurdere effekter av utvidet rett til egenmelding (Petersen 2001) og forsøket ga ansatte rett til egenmelding inntil sju kalenderdager inntil fire ganger i året. Forsøket ble internt evaluert av prosjektleder. 4 Anleggsseksjonen, Kroken sykehjem og Tromsøysund sykehjem. 40

48 Petersen (2001) dokumenterte at utvidet rett til egenmelding ikke hadde noen negativ effekt på utviklingen av korttidsfraværet. Videre ble det dokumentert at bruken av egenmeldinger økte, samtidig som det totale sykefraværet i arbeidsgiverperioden ikke gikk opp. Fordelingen av egenmeldinger, og utviklingen i korttidsfraværet, ga ikke grunnlag til å tro at ordningen ble misbrukt. Petersen (2001) avslutter med å understreke at utvidet rett til egenmelding oppleves positivt av de ansatte og ikke har gitt økte kostnader for kommunen. Ordningen ble anbefalt gjeninnført og til å gjelde alle ansatte i Tromsø kommune. Det er imidlertid flere faktorer som gjør resultatene usikre (Petersen 2001): Prosjektperioden på ett år synes for kort. Det tar tid å endre holdninger og organisasjonskulturer. Ved sykehjemmene var det eksempelvis nesten ingen bruk at egenmelding de første månedene av prosjektet. De kvalitative delene av studien viste for øvrig at ikke alle ansatte opplevde det like lett å snakke med sin leder, og prosjektleder argumenterer for at dette var en av grunnene til det høye antallet som fortsatte å bruke legemelding. De ansatte gir imidlertid uttrykk for at de setter pris på den økte friheten og ansvaret utvidet rett til egenmelding gir. 3.2 Trondheimsmodellen I Dahl-Jørgensen og Saksvik (2002) beskrives et forsøk som i ettertid har blitt kalt Trondheimsmodellen. I fikk ansatte i Trondheim kommune anledning til å egenmelde seg i inntil fem dager inntil fire ganger i året, istedenfor inntil tre dager opptil fire ganger per år. Tiltaket ble evaluert etter ett år SINTEF-IFIM og Psykologisk institutt ved NTNU. Erfaringene tilsa at 4-5 dagers egenmelding ble brukt svært lite. Kun 7,8 prosent av de som brukte egenmelding, benyttet det utvidede tilbudet. I forsøksperioden valgte flere å legemelde seg i kortere perioder, også for en dag. Det var ansatte med synlige plager som forkjølelse og influensa som benyttet seg av tilbudet. Ansatte som var plaget av muskel og skjelettplager benyttet tilbudet i mindre grad. Forskerne klarte ikke å dokumentere at tiltaket ble misbrukt. Det synes heller som at tiltaket har hatt en positiv effekt med hensyn til forbedring av enkelte helseplager i løpet av prosjektperioden. For øvrig fant forskerne at det var holdninger til fravær på arbeidsplassen som i stor grad bestemte om de ansatte følte de kunne bruke ordningen med utvidet egenmelding eller ikke. Valgene knyttes altså til fraværskultur og holdninger som eksempelvis hensynet til andre kolleger eller til brukere, pasienter og klienter, samt struktu- 41

49 relle faktorer som tilgang til vikarer og andre ressurser og organisatoriske faktorer (ibid). Det egenmeldte sykefraværet gikk opp med nesten 50 prosent i tiltaksperioden, mens det legemeldte fraværet gikk ned så mye at det samlede sykefraværet gikk ned. Dahl-Jørgensen og Saksvik (2002) viser imidlertid til at nedgangen var like stor i et kontrolldistrikt hvor de ansatte brukte den gamle egenmeldingsordningen hyppigere. Etter at tiltaket var avsluttet gikk det legemeldte fraværet opp igjen i begge distriktene, tilbake til det nivået det var før forsøket startet, mens det egenmeldte fraværet forble på samme nivå som i tiltaksperioden. Dette førte til at det samlede fraværet gikk noe opp, men det var ikke en signifikant forskjellig fra nivået fra før forsøket startet. Det må legges til at forsøket i Trondheim kommune ble igangsatt gjennom et administrativt vedtak. Det ble i liten grad foretatt noe i forhold til å motivere de ansatte. Trondheim kommune vurderte likevel erfaringene som så gode at de innførte ordningen på permanent basis. 3.3 Utvidet rett til egenmelding blant ansatte i pleie- og omsorgssektoren Dahl-Jørgensen m.fl. (2002) har dokumentert en studie som ble foretatt blant såkalt frontlinjepersonell. Datamaterialet kommer fra en intervensjonsstudie foretatt i tre ulike typer av servicearbeid: I ett distrikt i pleie og omsorgssektoren i en kommune, i et kjøpesenter, og i en bank. Forskerne ønsket å undersøke hvordan en ordning som utvidet egenmelding ble brukt i disse sektorene og hvordan bruken kan forstås i et mestringsperspektiv. Følgende forskningsspørsmål ble stilt: I hvilken grad ga tiltaket utvidet egenmelding forskjellig utslag på kategoriene arbeidsbelastning, kroppsbevissthet og handlingsrom hos dem som brukte ordningen det året forsøket varte, i forhold til dem som ikke brukte ordningen? Er det slik at de som tok ut egenmeldinger, skilte seg fra dem som ikke gjorde det, når det gjaldt helseplager, belastninger i arbeidet, kroppsbevissthet og handlingsrom? De kvantitative funnene viste at egenmeldt sykefravær kan tolkes som en mestringsstrategi noen benyttet seg av, men under visse forutsetninger. Det var få som benyttet seg av tiltaket, og det var en høyere andel menn enn kvinner. Med hensyn til arbeidsbelastning skilte de seg heller ikke fra dem som ikke benyttet ordningen, men de som valgte å benytte ordningen rapporterte i forkant om hyppigere helseplager i form av forkjølelse og helseplager enn de øvrige. Det var, for øvrig, ingen forskjell mellom gruppene når det 42

50 gjaldt muskel- og skjelettplager. Forskerne tolker dette dit hen at influensa/forkjølelse har større legitimitet, mens de med lidelser som kan plasseres innen de største diagnosegrupper når det gjelder langtidsfravær, ikke ser ut til å finne et slikt tiltak passende som mestringsstrategi. Videre viser funnene at det er de med høyest kroppsbevissthet, det vil si er opptatt av og tar hensyn til kroppens signaler, høy tilhørighet til arbeidsplassen og lite sanksjonspress som benytter seg av ordningen. Forskerne understreker at ordningen ikke ser ut til å ha bli benyttet av de mest utsatte gruppene, det vil si dem med alvorlige helseplager i form av muskel- og skjelettplager og dem med varig svekket helse. Studien viste at en omsorgsorientert kultur med en sterk kvinnelig pleiekultur, inneholder et press i forhold til å være tilstede på jobb og å ta hensyn til brukerne. Det kan innebære at det er vanskelig å være borte fra jobb (Dahl- Jørgensen m.fl. 2002). Ut fra et mestringsperspektiv konkluderer forskerne med at det å øke antallet egenmeldingsdager fungerer som økt ansvarliggjøring av arbeidstakere når det gjelder å håndtere fravær og nærvær i arbeidssituasjonen. Resultatene fra denne studien tyder på at egenmeldinger i noen sammenhenger kan fungere som en mulighet for arbeidstakerne til å mestre egen arbeidssituasjon, men at konteksten, det vil si ulike sider ved arbeidsplassen, lokal fraværskultur og opplevelse av handlingsrom, gir viktige betingelser for fravær som mestringsstrategi. 3.4 Kollektiv bonus og utvidet rett til egenmelding i COOP Samarbeidsrådet LO-SamFo ønsket i perioden 1. april 1998 til 31. desember 2000 å prøve ut konkrete tiltak for å snu en uønsket utvikling med et stadig økende fravær. Partene ønsket å undersøke om, og på hvilken måte, to konkrete tiltak virket inn på sykefraværsutviklingen. Ifølge Fyhn (2002) var tiltakene som ble utprøvd kvartalsvis utbetaling av kollektiv bonus ved nedgang i sykefraværet i arbeidsgiverperioden, samt utvidet rett til egenmelding. Da man skulle måle resultatene konsentrerte man seg om fraværet innen arbeidsgiverperioden (fravær inntil 16 dager). Fraværstallene fra butikkene i de tre bedriftene som deltok i prosjektet viste at verken kollektiv bonus alene eller i kombinasjon med utvidet rett til egenmelding skapte en positiv nedgang i sykefraværet i arbeidsgiverperioden. Langtidsfraværet hadde imidlertid sunket i tiltaksgruppene i tiltaksperioden, men Fyhn (2002) mener en ikke kan sannsynliggjøre en sammenheng mellom denne nedgangen og tilta- 43

51 kene. Det er heller ingen tegn i dette forsøket på at tiltakene har hatt noen korttidseffekt på de ansattes fraværs- og nærværsatferd, holdninger til fravær og nærvær ved sykdom, samt trivsel og arbeidsmiljø. Det er likevel tegn på at enkelte holdninger til, for eksempel, kollegaers fravær og oppgitt egen fraværsatferd hos de ansatte i tiltaksgruppene, er endret. Endringene er likevel så små at de ikke er statistisk signifikante. Det hadde i perioden vært en generell økende mistro til kollegaers fraværsatferd, men dette gjaldt uavhengig av tiltakene. Fyhn (2002) hevder derfor at tiltakene ikke har medført entydige prosesser lokalt i tiltaksbutikkene og som kan relateres til endringene i sykefraværet. 3.5 Utvidet rett til egenmelding i Kristiansand kommune Våren 2002 startet forsøket med utvidet rett til egenmelding for ansatte i Kristiansand kommune. Ved prosjektoppstart var 5800 personer ansatt i Kristiansand kommune, fordelt på 4300 årsverk. Målsettingen med egenmeldingsprosjektet var (Fleten og Johnsen 2005): ( ) å redusere sykefraværet. Ved hjelp av utvidet bruk av egenmelding å styrke det gjensidige ansvaret mellom arbeidstaker og arbeidsgiver for å bedre arbeidsmiljøet og redusere utfall fra arbeidslivet. Det er et mål å redusere sykefraværet samtidig som arbeidstakere opplever større mestring av arbeidets krav og arbeidsgiver oppnår større stabilitet i arbeidsstokken. Sentrale tiltak for å oppnå dette er dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, systematisk oppfølging av sykefravær, og tilrettelegging av arbeid i forhold til den enkeltes arbeidsevne, der utvidet rett til bruk av egenmelding inngår som et sentralt virkemiddel. Egenmeldingsretten er presisert slik: Inntil 50 dager egenmeldt sykefravær fordelt på inntil 10 fraværsepisoder. De ulike periodene kan brukes fleksibelt, også i forhold til legemeldt fravær. Egenmeldt sykefravær utløser de samme refusjonsordninger og virkemidler fra trygdeetaten som legemeldt fravær. Krav om intervall mellom egenmeldingsperioder faller bort. Egenmeldingsprosjektet i Kristiansand kommune ble evaluert av Universitetet i Tromsø og NTNU Trondheim (Fleten og Johnsen 2005; Paulsen 2005). 44

52 Evalueringen er basert på kommunens fraværsregister, der fravær, samtaler og andre tiltak ble registrert av lønningskontoret etter faste meldingsrutiner. Blant de ansatte med et sykefravær i 2003 hadde 70 prosent (3500 ansatte) egenmeldt fravær. Av disse hadde 40 prosent bare ett fraværstilfelle og 70 prosent hadde maksimalt to fraværstilfeller i Det var svært få egenmeldinger med varighet utover 16 dager og få personer benyttet egenmelding i mer enn 24 dager totalt (Fleten og Johnsen 2005). Overgang fra lege- til egenmelding forkortet de korte sykefraværene. Selv om antall registrerte sykefravær økte, økte ikke korttidsfraværet totalt sett. Kristiansand kommune hadde i denne perioden en gunstig utvikling av totalfraværet sammenlignet med kontrollkommunen, Arendal, og landet forøvrig. Mot slutten av evalueringsperioden var det en tendens til økt sykefravær som ble forsterket andre kvartal 2004, og andre halvår 2004 fulgte Kristiansand kommune landstrenden. Det var imidlertid store forskjeller mellom sektorene. Barnehagesektoren hadde den største andelen med fravær gjennom året, men hadde sammen med administrativ sektor den største nedgangen i denne andelen. Fleten og Johnsen (2005) konkluderer med at utvidet rett til egenmeldt fravær ikke i seg selv gir garanti for et lavere sykefravær. Et sentralt element i forsøket i Kristiansand kommune var vektleggingen av kontakt og dialog mellom arbeidsplassen og den sykmeldte ved sykefravær, og nye rutiner for oppfølging ble laget. Resultatene viser også stor variasjon mellom sektorene i bruk av oppfølgingssamtaler. Over en tredjedel med fravær over 30 dager fikk ingen samtale. Bruken av aktiv sykmelding økte: Fra å ligge langt under landsgjennomsnittet passerte Kristiansand gjennomsnittet i løpet av prosjektperioden. Et av de viktigste funnene dokumentert av evalueringen var sammenhengen mellom fraværsutviklingen og oppfølgingssamtalene. Fleten og Johnsen (2005) skriver at der det var en systematisk oppfølging av over halvparten av dem med fravær, falt fraværet. Der lite oppfølging fant sted, steg fraværet. I tillegg fant forskerne at ny og tettere oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen er krevende og at to års oppfølging i evalueringssammenheng ikke er tilstrekkelig til at nye fraværsmønstre har satt seg. Som ledd i evalueringen drøfter Paulsen (2004) sammenhenger mellom ulike sider ved egenmeldingsordningen og trekk ved arbeidsplassene og arbeidsmiljøet ved fem utvalgte arbeidsplasser i Kristiansand kommune. Paulsen ser på om utvidet rett til egenmelding gir ulike muligheter og begrensinger for forskjellige grupper. Utgangspunktet er antakelsen om at de arbeidsmiljømessige konsekvensene av sykefravær varierer mellom ulike typer arbeids- 45

53 plasser og med hvordan fraværet vurderes og håndteres blant kollegaer og ledere ved den enkelte arbeidsplass. Med sykefraværshåndtering menes summen av formelle og uformelle elementer i måten kollegaer og ledere forholder seg til ansatte med fraværsbehov. Paulsen antar at når effektene av fravær varierer mellom arbeidsplasser, så vil også måten man håndterer det på variere. Forskerne antar at det kan føre til variasjoner i måten egenmeldingsordningen brukes på, og gi ulike effekter for ulike grupper av ansatte. Som ledd i undersøkelsen drøfter Paulsen begrunnelser for ikke å velge egenmelding ved fravær. Svært mange opplever det som viktig å ha gyldig dokumentasjon fra lege for et sykdomsbetinget fravær, noen nevner eksplisitt et behov for å beskytte seg mot mistenkeliggjøring fra kollegaers side. Paulsen finner også et interessant skille mellom ulike arbeidstidsordninger og reiser spørsmålet om forskjellen mellom de som går på vanlig dagtid og ansatte i skift- og nattarbeid kan forklares med ulik grad av opplevd integrasjon i det totale arbeidsmiljøet. Paulsen mener det er rimelig å anta at dersom den daglige kontakt og kommunikasjon med kollegaer og arbeidsplassleder er liten, vil det være mer naturlig å ønske medisinsk legitimering ved sykefravær (ibid.). Sammenlignet med en barnehage og en enhet i teknisk etat, synes effektene av fraværet å være sterkest ved sykehjemmet. Paulsen forklarer det med at sykehjemmet har få organisasjonsmessige muligheter til å kompensere effekter ved fravær og legitimering av sykefravær blir derfor spesielt viktig. (Ibid.) Når det gjelder oppfølging, mente både ansatte og ledere i den kvalitative studien, at det var svært viktig. Flere av lederne mente at egenmeldingsforsøkets sterke fokus på oppfølging hadde ført til økt vektlegging av dette i det daglige. Flere mente imidlertid at byråkratiserte og skjemabaserte rutiner for oppfølging oppleves som et brudd med innarbeidede, uformelle samhandlingsmønstre på arbeidsplassen (ibid.). 3.6 Oppsummering Det er gjennomført en rekke forsøk som belyser egenmelding som tiltak for å redusere sykefravær og fremme nærvær på arbeidsplassen. Noen av forsøkene er evaluert internt, andre eksternt. Felles for de fleste evalueringene er at de kombinerer både kvantitativ og kvalitativ metode for å belyse problemstillingene som er stilt. 46

54 Flere av forsøkene med tilhørende evalueringer tyder på at prosjektperioder på ett til to år er for kort tid til å se og måle effekter i organisasjonen: Endringer i holdninger og kultur tar tid. Evalueringen av prøveprosjektet i Tromsø kommune (Petersen 2001) og i Kristiansand kommune (Fleten og Johnsen 2005), er tydelige på at man trenger tid både i forhold til at selve forsøket skal få virke, men også for at man skal kunne evaluere forsøket på en god måte. Petersen (2001) skriver i oppsummeringen av evalueringen at med ett års forsøk er det flere faktorer som skaper usikkerhet i resultatene, blant annet at forsøksperioden synes for kort. Fleten og Johnsen (2005) går imidlertid mye lengre. De skriver at evalueringen viser at dialog på arbeidsplassen har effekt på fravær, men forsøket viste også at ny og tettere oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen er krevende og at to års oppfølging ikke er tilstrekkelig til at nye fraværsmønstre har satt seg. Videre viser tidligere forsøk at utvidet rett til egenmelding ikke i vesentlig grad har endret fraværet. Dette har stort sett blitt tolket i retning av at det ikke er grunn til å tro at utvidet rett til egenmelding fører til misbruk. Tidligere forsøk viser også at den utvidete egenmeldingsretten anvendes i begrenset grad. De som benyttet seg mest av den utvidete retten var dem med høyest kroppsbevissthet, høy tilhørighet til arbeidsplassen og lite sanksjonspress. Forskerne i et av forsøkene konkluderer med at det å øke antallet egenmeldingsdager fungerer som økt ansvarliggjøring av arbeidstakerne når det gjelder å håndtere fravær og nærvær i arbeidssituasjonen. Videre konkluderer de med at egenmeldinger i noen sammenhenger kan fungere som en mulighet for arbeidstakerne til å mestre egen arbeidssituasjon, men at konteksten gir viktige betingelser for fravær som mestringsstrategi. Forsøket i Kristiansand kommune tyder på at utvidet rett til egenmeldt fravær ikke i seg selv gir garanti for et lavere sykefravær. I tillegg må man ha fokus på oppfølgingsarbeidet. Der lite oppfølging fant sted, steg fraværet, mens der det forekom systematisk oppfølging av ansatte, gikk sykefraværet ned. Tettere oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen er imidlertid krevende og det tar tid for en organisasjon å innføre nye oppfølgingsrutiner. Evalueringen fra forsøket i Kristiansand kommune viser også at det er forskjeller internt i kommunen med hensyn til hvordan kollegaer og ledere ser på og håndterer fraværet. Disse kulturforskjellene kan ha betydning for i hvilken grad og når de ansatte benytter seg av egenmeldingsretten. 47

55 4 Evalueringsoppdraget Mandal kommune tok kontakt med forskere ved Universitetet i Agder og Agderforskning våren 2005 med spørsmål om å utvikle et følgeforskningsprosjekt sammen med kommunen. Nærværsprosjektet ble presentert, samt ideer om et nytt prosjekt hvor man ønsket å prøve ut 365 egenmeldingsdager. Kommunen var på dette tidspunktet i ferd med å søke om dispensasjon fra Folketrygdloven og ønsket å kunne signalisere at et eventuelt forsøk ville bli evaluert av en ekstern part. Evalueringssamarbeidet ble lagt på vent inntil dispensasjonen fra den gang Arbeids- og inkluderingsdepartementet ble gitt tidlig i På basis av et nytt møte våren 2007 utviklet Universitetet i Agder i samarbeid med Agderforskning et forslag til følgeevaluering av Tillitsprosjektet. På dette tidspunktet hadde Mandal kommune allerede etablert et samarbeid med Praxis- Sør 5 ved Universitetet i Agder. Etter forhandlinger mellom partene ble evalueringen av Tillitsprosjektet lagt under Praxis-Sør paraplyen. Fra 2011 er evalueringen kun et kontraktsforhold mellom Mandal kommune og Agderforskning. I dette kapitlet vil vi redegjøre for evalueringstilbudet som dannet grunnlaget for følgeevalueringen. På grunn av evalueringens økonomiske rammer har det ikke vært mulig å gjennomføre alt fra den opprinnelige evalueringsskissen. I dette kapitlet redegjør vi også for avgrensningene som ble gjort i lys av stramme økonomiske rammer for evalueringen. 4.1 Evalueringens problemstillinger Tillitsprosjektet er basert på to viktige arbeidshypoteser. Den første er at utvidet rett til egenmeldinger er et signal fra arbeidsgiver til arbeidstaker om tillit: Arbeidsgiver viser den ansatte tillit ved at han/hun kan legitimere sitt eget fravær. Det vil si at arbeidsgiver ikke stiller krav til at en annen autoritet eller kontrollør (legene) skal legitimere fraværet. Til gjengjeld forventer arbeidsgiver at den ansatte skal vise ansvar: Den ansatte skal ikke bare ta et større ansvar for sitt fravær, men også for sitt nærvær. Den andre arbeidshypotesen er at det er den ansatte, sammen med sin leder, som er de beste aktørene til å finne de gode nærværsløsningene gjennom 5 Praxis-Sør er en arena for samarbeid mellom Universitetet i Agder og praksisfeltet og danner en struktur for integrering mellom praksisutvikling, utdanning og forskning. 48

56 deres lokalkunnskap og lokal innsikt i muligheter på arbeidsplassen. Dette skal skje ved bruk av en strukturert dialog og tilrettelegging av arbeidsoppgaver. De overordnede problemstillingene som evalueringen skal prøve å gi svar på er således: Er en utvidet rett til egenmelding ved eget sykefravær, i dette tilfellet en utvidet egenmeldingsperiode på inntil ett år, et egnet virkemiddel for å gi varig redusert sykefravær eller økt nærvær blant de ansatte? Er det de ansatte sammen med deres nærmeste leder som er de beste aktørene til å finne gode nærværsløsninger? I denne evalueringen vil vi være opptatt av både prosessen og resultatene av forsøket. Med hensyn til prosessen er det først og fremst problemstillinger knyttet til forankring, opplevelse av delaktighet, rolleklarhet og håndtering av avvik, vi er opptatt av. Med hensyn til resultater er det endringer i holdninger og praksis knyttet til fravær og om prosjektet fører til en reduksjon i fraværet. Fravær kan måles og man kan sammenligne fraværsutviklingen med andre kommuner, men tillit, ansvar og holdninger blant ansatte og ledere er langt vanskeligere å måle. Vår tilnærming har vært å benytte en multimetodisk framgangsmåte. Det vil si at vi bruker ulike kilder og målemetoder til å kartlegge fenomenet vi ønsker å si noe om. I det følgende skal vi redegjøre for hvilke åtte deltema som ble tatt med i den opprinnelige evalueringsskissen. Under deltemaene kommer de ulike delproblemstillingene til uttrykk Åtte deltema I den opprinnelige evalueringsskissa fra juni 2007 foreslo vi åtte temaområder for evalueringen: Ansvar Tillitsprosjektet handler i stor grad om å gi ansatte og ledere et større ansvar for fraværshåndtering, vurdering av arbeidsevne, og tilrettelegging for nærvær. Et mål med evalueringen var således å kartlegge om de ansatte opplever at de faktisk tar et større ansvar og hvordan de opplever det: Hva er det aktørene opplever at de tar et større ansvar for og er det slik at alle opplever det som positivt og ønskelig? 49

57 Holdninger til fravær og nærvær Har oppfatningene til ledere og ansatte når det er legitimt å være borte fra jobben blitt endret i løpet av prosjektperioden? Beslektet til dette spørsmålet er også spørsmålet om hvem er det de ansatte har behov for å legitimere sitt fravær overfor: Seg selv, sin familie, nærmeste leder, kollegaer, eller andre? Ansattes hjemmesituasjon Å være ansatt i Mandal kommune er bare en av flere roller den ansatte har. Vi ønsket å ha en helhetlig tilnærming til den ansatte og således ønsket å kartlegge i hvilken grad den ansatte opplever at hjemmesituasjonen/privatlivet påvirker hans/hennes fraværsatferd. Dialogen Et viktig tiltak i Tillitsprosjektet er at leder skal følge opp under fraværet med åpen dialog og en løsningsfokusert tilnærming. I evalueringen tar vi mål av oss å kartlegge om det utvikles ulik praksis med henhold til forberedelser til og gjennomføring av dialogen, samt hvordan de ulike partene opplever dialogen: Opplever de ansatte at deres interesser blir ivaretatt på en god måte, opplever lederne problemer med å gjennomføre dialogen, og i så fall hva går problemene ut på, hvordan håndteres personsensitive opplysninger, og hva gjør man når en av partene åpenbart ikke har tillit til den andre? Et annet sentralt spørsmål vil være i hvilken grad tillitsvalgte involveres i dialogen, av hvem, og med hvilket resultat. Legenes rolle Legene er tiltenkt en mer tilbaketrukket rolle i Tillitsprosjektet. Legene skal primært behandle sykdom og være medisinsk rådgiver, men ikke lenger ha en direkte rolle i beslutningen om deres pasient skal møte på jobb eller ikke. Sistnevnte beslutning skal i større grad overlates til den ansatte i samråd med sin nærmeste leder/arbeidsgiver. Rolleendringen er relativ radikal og berører ikke bare legerollen, men også pasientrollen. Det vil derfor være interessant å kartlegge i hvilken grad Tillitsprosjektet endrer folks oppfatning om når det er riktig å gå til legen og hva de skal bruke legen til. Tilsvarende vil det være av interesse å kartlegge hva fastlegene selv mener om sin nye rolle, samt hva NAV mener. Legene har vært tiltenkt en portvokterrolle i forhold til trygdesystemet. Spørsmålet som melder seg er om denne rollen vil endres som følge av Tillitsprosjektet. NAVs rolle NAV forvalter sykepengerefusjonen til arbeidsgiverne og er således en ekstern aktør som berøres direkte av Tillitsprosjektet. Som følge av prosjektet vil etablerte meldesystemer måtte fravikes og nye rutiner etableres. Som føl- 50

58 ge av dette vil det være av interesse å kartlegge hvilke erfaringer NAV Mandal har med Tillitsprosjektet: Innebærer Tillitsprosjektet merarbeid eller en besparelse av arbeid for NAV, opplever de ansatte ved NAV at de får tilstrekkelig eller riktig informasjon, og hvordan skal NAV håndtere mistanke om mislighold/misbruk av den utvidede adgangen til egenmelding? Prosessen En viktig suksessfaktor for implementering av prosjekter er at de berørte parter opplever at de har vært delaktig i prosessen, at deres stemmer har blitt hørt, at aktørene er klar over hvilke forventninger som stilles til dem, og at de berørte parter retter seg etter de styringssignaler som er gitt. I evalueringen av Tillitsprosjektet er vi derfor interessert i å kartlegge om prosjektet har blitt godt forankret i organisasjonen, om de ulike aktørene har en klar rolleforståelse, og i hvilken grad lederne (på ulike nivåer og i ulike enheter) etterkommer styringssignalene som er gitt av prosjektledelsen. I tillegg er det interessant å kartlegge hvordan tilbakemeldinger til prosjektledelsen fra ulike ledd i organisasjonen håndteres og hvordan eventuelle konflikter internt i prosjektgruppa og mellom prosjektledelsen og andre sentrale aktører håndteres. Avvikshåndtering Som antydet over, er vi i denne evalueringen også opptatt av hvordan avvik håndteres. Det er urealistisk å forvente at alt går som planlagt, at alle forstår eller aksepterer sine nye roller, eller at alle vil være like samarbeidsvillige. Vi vil derfor ha fokus på hvordan prosjektgruppa, ledere og ansatte håndterer situasjoner som ikke har gått helt som planlagt. Totalvurdering Til slutt vil vi gjøre en del overordnede vurderinger ut fra en totalvurdering fra hele prosjektets løpetid. Sentrale spørsmål i denne sammenheng er om prosjektet har gitt ønsket resultat: Har prosjektet ført til økt tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker? Har det blitt en bedre balanse mellom fravær og nærvær på arbeidsplassen? Er arbeidstakere og arbeidsgivere bedre til å vurdere arbeidsevne enn legene, og har det ført til en reduksjon av fraværet? Opplever de ansatte at de har fått mer makt/kontroll over egen situasjon/helse, eller har arbeidsgiver fått mer makt/kontroll over dem? Åtte deltema blir til fem Som følge av en stram økonomisk ramme avsatt til evalueringen, måte evalueringen avgrenses og deltema tas ut. Signalene fra prosjektledelsen i Mandal kommune var entydig på at organisasjonsinterne forhold måtte priorite- 51

59 res. Det vil igjen si at problemstillinger knyttet til eksterne aktører og til de ansattes hjemmesituasjon, ikke skulle prioriteres. Dette medførte igjen at deltemaene om legenes og NAVs rolle, samt ansattes hjemmesituasjon ble valgt bort. Når det gjelder de ansattes hjemmesituasjon er dette i utgangspunktet et stort tema. Vi har ikke hentet inn data om dette temaet på en systematisk måte, men vi har berørt temaet i enkelte fokusgrupper med de ansatte og dybdeintervjuene med de langtidssyke. Når det gjelder NAV sin rolle, har vi i dybdeintervjuene med NAVs representanter høsten 2011 berørt dette temaet. I tillegg har NAV Vest-Agder utarbeidet et eget notat høsten 2011 om Tillitsprosjektet. Dette notatet er gjort tilgjengelig for evaluator. Evaluator beklager sterkt at det ikke var tilstrekkelig ressurser i evalueringen til å ta med deltemaet om legenes rolle. I et forsøk på å rette på dette ble det søkt om prosjektmidler fra Farve forsøksmidler arbeid og velferd tre ganger (2007, 2008 og 2011) uten hell. 4.2 Et forprosjekt og et hovedprosjekt Det tar tid å rigge opp en følgeevaluering som skal gå over flere år, både finansielt og metodisk. For å sikre at verdifull informasjon fra oppstartsfasen ikke gikk tapt, foreslo vi et forprosjekt med et tredelt formål: For det første skulle forprosjektet benyttes til å hente inn en del før-data. For det andre ville vi, gjennom forprosjektet, kunne følge oppriggingen av Tillitsprosjektet, og for det tredje kunne vi i forprosjektet forberede datainnsamlingen i hovedprosjektet. Forprosjektet fikk et avgrenset mandat og en egen økonomisk ramme. Forprosjektet ble opprinnelig avgrenset til seks måneder ( ), men løp i realiteten fram til På dette tidspunktet ble Tillitsprosjektet igangsatt i hele kommunen. Forprosjektet er dokumentert i et eget notat som ligger tilgjengelig på Mandal kommunes webside: 52

60 5 Evalueringsdesign og metode Det finnes trolig like mange definisjoner av evaluering, som det finnes lærebøker og artikler om emnet (Halvorsen 2011). En tidlig norsk definisjon sier at evaluering handler om å beskrive virkningene av en beslutning eller et tiltak (Baklien 1993). Krogstrup (2003) definerer med referanse til Evert Vedung (1998), evaluering som systematisk tilbakeskuende vurdering av prosesser, prestasjoner og effekter. Patton (2002:10) definerer evaluering omtrent slik: "[evaluering er] systematisk innsamling av informasjon om en virksomhets kjennetegn og virkninger/resultater, som grunnlag for beslutninger om den" (Halvorsen 2011). Etter denne definisjonen innebærer evaluering systematisk innhenting av opplysninger eller empiriske data, før noe vurderes. Dessuten knyttes evaluering til en konkret virksomhet, og formålet er at resultatene av evalueringen skal brukes som grunnlag for beslutninger om den aktuelle virksomheten. I dette tilfellet er virksomheten et tiltak; Tillitsprosjektet i Mandal kommune. 5.1 Følgeforskning Denne evalueringen er en forskningsbasert følgeevaluering, det vil si at det er lagt vekt på å bygge evalueringen på noen sentrale prinsipper som en kan se på som forskningens minste felles multiplum. Halvorsen (2002) skriver at ulike forskningstradisjoner har forskjellige måter å undersøke og samle inn data på, felles for dem er likevel intensjonen om å vinne ny forståelse og kunnskap som har gyldighet ut over de/det faktisk studerte tilfellene/-et. I tillegg må forskning gjøres tilgjengelig for innsyn og kritikk. Forskning må følgelig formidles; først og fremst og aller viktigst til det vitenskapelige fellesskapet/ forskningsallmenningen. Evaluator vil selvsagt at evalueringsresultatene skal formidles til oppdragsgivere og et videre publikum, men det vitenskapelige fellesskapet er likevel det viktigste fordi det er kunnskap som per definisjon skal utsettes for kritikk og som må bevises holdbar i møte med andre perspektiver, annen kunnskap og teori. Halvorsen (2002) skriver videre at i tillegg til de to ovennevnte kriteriene, kan det også stilles noen generelle krav til forskningsprosessen. Det er ikke nok å ha ambisjoner om å utvikle "allmenngyldig" kunnskap og å formidle kunnskapen slik at den kan gjøres til gjenstand for diskusjon og kritikk. Måten en arbeider i forskningsprosessen på, må følge noen prinsipper som gir grunnlag for å tillegge kunnskapen gyldighet ut over studiens rammer, og som gjør det mulig for utenforstående å vurdere holdbarheten av analyser og 53

61 tolkninger. Det handler dels om metode og dels om hvilke verdier og holdninger som gjelder i forskningen. Forskerne skal tilstrebe en mest mulig objektiv og nøytral posisjon i forhold til fenomenet som det forskes på. I forskningen er det en sterk forventning om at et skal gjøres rede for vitenskapsteoretiske ståsted, om hvilke før-forestillinger og hvilket kjennskap og forhold forskeren har til fenomenet det forskes på. Dette, sammen med en grundig redegjørelse for metodisk fremgangsmåte, gir andre forskere og lesere grunnlag for å vurdere i hvilken grad forskeren har forholdt seg objektiv og nøytral. Det gjelder i alle typer undersøkelser, og i særdeleshet i forskningstradisjoner som vektlegger forskerens involvering og nærhet mellom forsker og utforskede. Det innbefatter i tillegg en forventning om at forskeren er åpen, spørrende og nysgjerrig. Den som forsker må stille spørsmål ikke bare ved det som bryter og er annerledes, men også ved det som er selvsagt, opplagt og oppfattes som bra, riktig, godt og sant. Like viktig som å stille spørsmål ved hvorfor noe er annerledes og galt eller vondt, er det å spørre hvorfor noe er som det er (Halvorsen 2011). I tillegg forutsettes en rasjonell og analytisk innstilling. Det ligger i forlengelsen av ønsket om å utvikle generell kunnskap og intensjonen om objektivitet og nøytralitet. Disse punktene henger selvfølgelig sammen, og kan sammenfattes i begrepet en vitenskapelig innstilling. Evaluator har lagt vekt på at følgeevalueringen skal være forskningsbasert og har lagt vekt på å ikke opptre som prosesskonsulenter, selv om evaluator har gitt tilbakemeldinger til oppdragsgiver underveis. I den innledende fasen ble evalueringsoppdraget knyttet til Tillitsprosjektet definert som et følgeforskningsoppdrag. Dette er et forholdsvis nytt begrep knyttet til vitenskapelig evaluering. Dersom effektevaluering og aksjonsforskning betraktes som motpoler i en evalueringstilnærming, kan følgeevaluering oppfattes som å ligge mellom disse (Hallandvik og Olsen 2011), jfr. tabell 1. Ved en tradisjonell effektevaluering er forskerens oppgave å vurdere effekten eller resultatet av et bestemt tiltak, og ellers opptre så nøytral eller objektiv som mulig. Ved aksjonsforskning går forskeren inn i prosjektet og deltar aktivt for å fremme dets mål, samtidig som han eller hun evaluerer prosessen og eventuelt resultatet. Ved følgeforskning har forskeren et forholdsvis distansert forhold til feltet, men forskningsresultatene meldes tilbake til oppdragsgiver underveis og forskeren bidrar på den måten til aktørenes selvforståelse og til eventuelt å korrigere kursen underveis. Sentrale mål for følgeforskning vil kunne være forbedring av profesjonelt arbeid eller å bedre styringsmuligheten for et profesjonsrettet felt. Dette skjer ved at forskerne underveis gir tilbakerapportering, og inngår i en dialog med oppdragsgiver. 54

62 Tabell 1. Evalueringsforskning i forhold til forskers ansvar og avstand Effektevaluering Følgeforskning Aksjonsforskning Forskerens rolle Ikke ansvar for resultat Avstand mellom forsker og feltet Nøytral og observerende Kilde: Hallandvik og Olsen (2011) Ansvar gjennom tilbakeføring av resultat Middels avstand mellom forsker og feltet Nøytral og observerende Aktivt ansvar for prosessen Nærhet mellom forsker og feltet Deltaker I evalueringen av Tillitsprosjektet har evaluator rapportert datafunn til prosjektledelsen fortløpende, samtidig som vi har forsøkt å balansere avstanden mellom forsker og feltet, og holdt en så nøytral og observerende posisjon som mulig. Dette har vært en krevende øvelse i Tillitsprosjektet både fordi det er et langvarig prosjekt hvor mange delaktiviteter og tiltak oppstår underveis og hvor oppdragsgiver til tider har etterspurt en større deltakelse i prosessen fra evaluator enn det evaluator mener er rimelig tatt i betraktning evaluators rolle. Siden eksterne aktører vil etterspørre en uhildet evaluering, er det viktig for evaluator å ikke innta en rolle som prosesskonsulent. Prosessen i Tillitsprosjektet er imidlertid fulgt tett og fortløpende, og underveis er det gitt tilbakemeldinger i form av notater basert på datainnsamling foretatt av evaluator. Riktignok har evaluator i notatene pekt på forbedringspotensial, men det har vært opp til Mandal kommune å handle på bakgrunn av tilbakemeldingene. 5.2 Et multimetodisk evalueringsdesign Datainnhentingen til evalueringen er basert på en rekke ulike metoder. I løpet av de fire årene evaluator har fulgt prosjektet har vi tatt i bruk observasjon, personlige intervjuer, fokusgrupper, survey og registerdata. Målet var på bred basis å kartlegge endringer i holdninger og praksis i løpet av prosjektperioden. Videre ønsket vi at evalueringen ikke bare skulle kartlegge positive erfaringer og effekter, men også ha et kritisk blikk på prosjektet med tanke på enten uventede og/eller negative effekter. 55

63 Evaluator har ikke brukt en eller flere kontrollkommuner. Bruk av kontrollkommune ble vurdert og valgt bort ved oppriggingen av evalueringen. Bortvalget begrunnes i at det ikke var mulig å finne en annen kommune som var kommet like langt som Mandal kommune med tanke på sykefraværsoppfølgingen. Gjennom Nærværsprosjektet, som hadde løpt i fem år da Tillitsprosjektet ble igangsatt, hadde Mandal kommune etablert og innarbeidet rutiner for en forsterket sykefraværsoppfølging, en praksis som var vanskelig å matche i andre kommuner. Det er imidlertid grunn til å reise spørsmålet om hvor verdifullt bruk av kontrollkommune egentlig er i denne type intervensjon og hvor streng man skal være i å definere dette som et kvalitetskrav til evalueringen. Innenfor naturvitenskapen er intervensjoner uten kontrollgruppe mer eller mindre regnet som verdiløse. Det er imidlertid vanskelig å kopiere denne standarden til store deler av samfunnsvitenskapen. Kommuner og bedrifter er dynamiske organisasjoner som påvirkes av eksterne og interne impulser. Evaluator kan verken forhindre, og knapt nok registrere, ytre og indre påvirkninger som kan ha betydning for intervensjonen. Mandal kommune og Tillitsprosjektet er svært gode eksempler på dette. Effektivitetskrav, omorganisering, skifte av ledere, m.m. vil trolig ha betydning for holdninger, kultur, og nærværsog fraværspraksis. Hva som tilskrives ordinær drift og hva som tilskrives intervensjonen, vil således være vanskelig å plukke fra hverandre. Skal evalueringen omfatte minst to kommuner (for eksempel ved bruk av kontrollkommune), vil variablene man skal ha kontroll på, fort bli uoverskuelige. Ikke nok med at kommuner er dynamiske organisasjoner, selve Tillitsprosjektet har også vært dynamisk. I løpet av prosjektperioden utviklet Tillitsprosjektet seg fra å være en intervensjon til å bli mange intervensjoner, noe vi kommer tilbake til i neste kapittel. Evalueringer av intervensjoner av denne type kan således ikke bli en eksakt vitenskap. I det følgende skal vi presentere hvordan vi har gått fram for å skaffe et fyldig datasett. Det er datasettet som danner grunnlaget for konklusjonene som trekkes til slutt. 5.3 Kvalitative data Mange av de sentrale temaene i evalueringen er komplekse fenomen som tillit, ansvar og dialog. Alle disse fenomenene tilhører organisasjonskulturen og kan være vanskelige å måle. Vi vil benytte oss av en fortolkningsbasert tilnærming (Bolman og Deal 1991 i Jacobsen 2000) for å studere endringer i organisasjonskulturen. Ifølge Jacobsen er det ikke hva som faktisk skjer som 56

64 er det viktige, men hvordan folk fortolker hendelsen. Det er derfor nødvendig å snakke med mennesker for å få innsikt i deres forståelsesverden. Målet er således å kartlegge om aktørenes opplevelser av disse fenomenene har endret seg over tid som følge av Tillitsprosjektet. Det er en kvalitativ tilnærming som vil gi oss det rikeste datasettet fordi problemstillingene er komplekse og i liten grad kan fanges opp gjennom strukturerte spørsmål og svar. I tillegg åpner kvalitativ metode i større grad for ny informasjon, for det overraskende, for det som ikke var ventet på forhånd (Jacobsen 2000). Det er ingen klare retningslinjer for hvor store utvalg i kvalitative studier skal være. Ut over at finansielle og tidsmessige rammer i svært mange tilfeller setter grenser for hvor omfattende datainnsamlinger kan bli, er det også vanlig å avslutte datainnsamlingen når man synes å oppnå lite ny informasjon for hvert nytt intervju, observasjon eller lignende (Thagaard 1998). I stedet for å gjennomføre mange intervjuer med samme informant(gruppe), har vi benyttet flere datakilder for å validere dataene, hva Patton (2002) kaller datatriangulering. Det vil si at vi har brukt en rekke ulike datakilder og informantgrupper til å studere de samme fenomenene. Vi har gjennomført fokusgrupper og dybdeintervjuer med mellomledere, ansatte, tillitsvalgte, og sentrale ressurspersoner i prosjektet. I tillegg har vi tatt med enkelte vurderingsspørsmål i Mandal kommunes årlige medarbeiderundrsøkelse (surveydata). Totalt sett gir dette et rikt datatilfang Observasjon I løpet av Tillitsprosjektets oppstartsfase ble en rekke avveininger og beslutninger tatt. Forskerne anså det som viktig å følge denne innledende fasen for å kunne forstå og vurdere hvordan Tillitsprosjektet ble forankret i resten av organisasjonen, hvilke virkemidler som ble tatt i bruk, hvordan informasjonsspredning ble håndtert, samt hvordan eventuelle avvik og konflikter ble håndtert. Det meste av forskerressursene i forprosjektet gikk således til observasjon i forskjellige grupper i regi av Tillitsprosjektet. Det har vært stor møteaktivitet grunnet mange grupper og stor aktivitet i flere av gruppene. Innenfor de ressursene vi hadde til rådighet, var vi nødt til å prioritere. I løpet av forprosjektet var evaluator til stede i 20 møter og deltok på to heldagssamlinger. Vi har hatt noe ulike roller avhengig av hvilke fora vi har deltatt i. Evaluator ble invitert inn i styringsgruppa i kraft av å være evaluator og fikk rett til å uttale seg. 57

65 I vår rolle som observatør prioriterte vi prosjektgruppa. Prosjektgruppa hadde flere viktige oppgaver i prosjektet, blant annet å drøfte framdriften, koordinere arbeidsgruppene og fremme saker til styringsgruppa. I tillegg til prosjektlederen, var prosjektgruppa navet i prosjektet. I prosjektgruppemøtene har det vært en forsker til stede som observatør med talerett. Formålet med taleretten var å komme med innspill og tilbakemeldinger underveis slik at prosjektgruppen hadde mulighet til å foreta justeringer. I tillegg kunne forskeren svare på direktespørsmål fra andre deltakere i prosjektmøtene. I løpet av følgeevalueringen har forskerne vært til stede ved 20 prosjektgruppemøter i tidsrommet Fra samtlige av disse møtene er det skrevet utførlige referater. Det er kun ved to møter i prosjektgruppa at en forsker ikke har vært til stede som observatør. Gjennom deltakelse i styringsgruppa og observasjon i prosjektgruppa har forskerne hatt anledning til å kartlegge hvordan oppfatninger og strategier i prosjektledelsen har endret seg over tid. Gjennom observatørrollen har vi også kartlagt hvordan prosjektgruppen har håndtert spørsmål om forankring, informasjonsspredning, iverksetting, avviks- og konflikthåndtering. Fra mai 2011 var forskerne ikke lengre ønsket som observatør i prosjektgruppa. Dette ble stilt som en betingelse av Mandal kommune for å sluttføre evalueringen som avtalt i Siden det var snakk om ett eller to gjenstående møter innen , var dette noe evaluator kunne godta. Drøftingene som ville finne sted på disse møtene, ville trolig ikke få nevneverdig betydning for oppnådde resultater innen Den øvrige datainnsamlingen ble gjennomført som planlagt. For å sikre tilstrekkelig data for hovedevalueringen, deltok forskerne i arbeidsgruppen for statistikk og data og arbeidsgruppen for egenmeldingsskjema. Disse to gruppene ble slått sammen i I disse to gruppene deltok vi fem ganger til sammen; fire møter i 2007 og ett møte i Evaluator har ikke vært til stede i arbeidsgruppen for interne rutiner, arbeidsgruppen for refusjon og samarbeid mellom NAV, legene og arbeidsgiver, eller arbeidsgruppen for opplæring og informasjon. I tillegg har forskerne vært både deltaker og observatør ved tre kafédialogseminarer med henholdsvis ansatte, ledere, plasstillitsvalgte, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud 6. Ved disse anledningene har forskerne holdt 6 Solborg høsten 2007, Hald våren 2008 og Kulturfabrikken våren

66 korte innlegg om evalueringen, samtidig som vi har inntatt rollen som observatør til resten av dialogseminaret Personlige dybdeintervjuer og fokusgrupper Tillitsprosjektet skal gi de ansatte tillit ved at de, i dialog med sin nærmeste leder, kan vurdere sin egen arbeidsevne og egenmelde seg ved sykdom uten fastlegens legitimering. Dette gir den ansatte stor fleksibilitet og tanken er at man ikke trenger å bruke tid på å gå til fastlegen med mindre en trenger medisinsk behandling eller veiledning. Samtidig skal den ansatte ta større ansvar for sitt nærvær på arbeidsplassen mens arbeidsgiver, i dette tilfelle mellomlederne, systematiserer og intensiverer sitt forebyggende arbeid, styrker arbeidsmiljøtiltakene og oppfølgingsrutinene ved fravær. Det er derfor sentralt i evalueringen å følge endringene i ansattes holdninger til nærvær og fravær, egenmelding og Tillitsprosjektet. Likeledes er det viktig å kartlegge mellomledernes synspunkter rundt sykefraværsoppfølgingen, dialogen med de ansatte og Tillitsprosjektet generelt. Ansatte og mellomlederne er derfor sentrale informantgrupper i evalueringen. Tillitsprosjektet er et partssamarbeid mellom administrasjon, politikerne og tillitsvalgte. De tillitsvalgte og verneombudene har også god oversikt over hva som skjer ute på arbeidsplassene og er de ansattes representanter. Vi har derfor inkludert tillitsvalgte og verneombudene i vår informantgruppe. Mens man gjennom personlige intervjuer på en-til-en basis kan være mer åpen, snakke i større fortrolighet og gå mer i dybden, vil fokusgrupper fange opp meninger og oppfatninger på gruppenivå. Gruppen kan bidra til å disiplinere og hemme informantene i å gi uttrykk for hva de egentlige mener, samtidig som gruppen kan ha en dynamisk effekt, i den forstand at andres ytringer kan virke ansporende og inspirerende. Fokusgruppene vil likevel gi et godt bilde av hvilke meninger det er akseptabelt å ha i det offentlige rom. Vi har således gjennomført en rekke personlige intervjuer og fokusgrupper. Intervjuene er viktige for å kartlegge aktørenes meninger. Vi gjennomførte intervjuer både i forprosjektet (før-data) og i alle år av hovedprosjektet med unntak av Feltarbeidet som var planlagt høsten 2010 ble av kapasitetsmessige årsaker flyttet til våren Høsten 2007 intervjuet vi to tillitsvalgte og to verneombud på en til en basis, samt gjennomførte to fokusgrupper med til sammen 12 ansatte fra undervisning og helse- og omsorg. I 2009 repeterte vi med fire intervjuer med tillitsvalgte, samt at vi holdt fire fokusgrupper med til sammen 18 ansatte. En av fokusgruppene var med ansatte fra undervisning og en med ansatte fra helse- 59

67 og omsorg som i forprosjektet. I tillegg supplerte vi med en fokusgruppe med en miks av ansatte og en fokusgruppe med unge ansatte. Sistnevnte gruppe bad vi spesielt prosjektledelsen om å rigge opp for oss etter at registerdataanalysen viste at de unge hadde hyppigere sykefravær enn de eldre arbeidstakerne. Evaluator ønsket derfor å holde en egen fokusgruppe for dem. Det deltok fire personer, to møtte ikke opp. Alle var under 30 år. I 2008 holdt vi fire fokusgrupper med til sammen 19 mellomlederne, henholdsvis fra undervisning, pleie- og omsorg, barnehage, helse og sosial og kultur, tjenestetorget, eiendom og teknisk. I 2011 holdt vi en fokusgruppe med til sammen sju mellomledere. Dette var et utsatt feltarbeid fra I 2011 gjennomførte vi videre en fokusgruppe med til sammen fem plasstillitsvalgte og verneombud, samt seks dybdeintervjuer med langtidssyke. Avslutningsvis intervjuet vi ni sentrale ressurspersoner med nær tilknytning til prosjektet på en til en basis. Totalt datatilfang fra intervjuer er: 4 dybdeintervjuer og 2 fokusgrupper (til sammen 12 informanter i fokusgruppene) før prosjektoppstart (forprosjektet). 10 dybdeintervjuer og 10 fokusgrupper (til sammen 49 informanter i fokusgruppene) underveis. 9 dybdeintervjuer ved prosjektslutt. Siden enkelte av intervjuene kunne berøre personsensitive opplysninger, var denne delen av evalueringen meldt til personvernombudet ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD). I brev av fikk vi tilrådning Den praktiske gjennomføringen Det var budsjettrammene i evalueringen som definerte hvor mange intervjuer som kunne gjennomføres årlig. Målet var å dekke gruppene som forskerne anså som viktige informantgrupper. Da målgruppen og antallet var bestemt av forskerne, fikk prosjektledelsen i oppgave å bistå med uttrekket av informanter. I dette arbeidet bidro prosjektledelsen og de tillitsvalgte ved å velge tilfeldig fra Mandal kommunes lister over eksempelvis ansatte, mellomledere og tillitsvalgte. Informantene som ble trukket ut ble forespurt om deltakelse og tid for intervju/fokusgruppe ble satt. Som oftest foregikk intervjuene og fokusgruppene i et av kommunenes møterom. I noen tilfeller ble nøytral 60

68 plass benyttet for personlige intervjuer eller intervjuene ble foretatt i informantens hjem. Det er to forskere som har delt på feltarbeidet. Ved fokusgruppeintervjuene og ved enkelte personlige intervjuer deltok begge forskerne, mens ved de fleste personlige intervjuene var det kun en forsker som foresto intervjuet. Alle intervjuene ble notert for hånd, med unntak av ett. Dette var et bevisst valg av to grunner: For det første er det en synlig påminning til informanten om at de er i en intervjusituasjon, til forskjell fra en uformell samtale. For det andre tar det tid å skrive tid som informantene får til disposisjon til å ytterligere reflektere over spørsmålet. Vi har gode erfaringer med denne slow intervjuteknikken og har erfart at dess lengre tid informanten får, dess mer supplerer de med oppfølgende kommentarer og beriker dataene. Kun i fokusgruppeintervjuene, og ved ett personlig intervju, ble båndopptaker benyttet og da som en støtte til de håndskrevne notatene. Båndopptaker var benyttet etter samtykke fra informantene. Vi opplevde å bli godt mottatt og informantene stilte velvillig opp. Før intervjuene startet informerte vi dem på nytt om at deltakelse var frivillig og at de kunne avbryte deres deltakelse på ethvert tidspunkt. Ingen avbrøt intervjuene og det synes som at informantene oppfattet Tillitsprosjektet som en positiv tematikk og ønsket å bidra med sine erfaringer. Hvert intervju tok fra en til to timer. Fokusgruppeintervjuene tok omlag to timer. Intervjuene var halvstrukturerte. Under intervjuene benyttet vi halvstrukturerte intervjuguider. Guidene sikret at informantene fikk anledning til å svare på de samme spørsmålene, samtidig som informantene sto fritt til å ordlegge seg. Intervjuene ga også anledning til å følge opp uforutsette tråder fra informantene, og til å stille spørsmål som ikke er formulert på forhånd. Spørsmålene i intervjuguidene var rimelig åpne, og med en rekke oppfølgingsspørsmål, utviklet intervjuene seg ofte til en god dialog. Interessen for Tillitsprosjektet var i de fleste intervjuene stor. De aller fleste av informantene var pratsomme og informative, selv om det i enkelte av fokusgruppene er en tendens til at noen av informantene får dominere noe. Informantene som ble intervjuet på en-til-en basis og hvor intervjuet ble håndskrevet, har fått tilsendt utskriften av intervjuet til kommentering og eventuell retting i ettertid. Dette er gjort for å kvalitetssikre at forskeren ikke har misforstått eller utelatt poeng som er viktig for informanten. Informanten har ved denne anledning også hatt mulighet til å utfylle svarene ytterligere. 61

69 Vi er godt fornøyd med det vi har fått tilgang til under datainnsamlingen, selv om vi gjerne skulle hatt ressursmessige rammer til å intervjue flere. Spesielt kunnet vi ønske oss flere intervjuer blant ansatte Intervjuenes innhold Det ble utviklet ulike guider til de ulike informantgrupper, se vedlegg 2 for de fullstendige intervjuguidene. De ansatte ble blant annet spurt om generelle holdninger til fravær og nærvær, herunder når er det riktig å være hjemme fra jobben, hva er med å påvirke om de blir hjemme fra jobben (egen helse, oppgavene på jobben, hensynet til leder, hensynet til kollegaer, hensynet til familiemedlemmer), om de føler behov for å legitimere sitt fravær, og i så fall, overfor hvem. Videre ble de stilt spørsmål om når det er riktig å oppsøke lege, og henholdsvis bruke legemelding og egenmelding. De ansatte ble også spurt om fraværsoppfølgingen ved deres arbeidsplass, herunder hva som fungerer bra/mindre bra, hvordan de opplever tilliten mellom ledere og ansatte og kollegaer i mellom, om opplevelsen av tillit har endret seg siden Tillitsprosjektet ble satt i gang, hvordan dialogen mellom den ansatte og nærmeste leder er, og om den har endret seg siden Tillitsprosjektet ble satt i gang. Til slutt ble de ansatte bedt om å vurdere Tillitsprosjektet, herunder om Tillitsprosjektet er et egnet tiltak for å redusere fraværet eller om andre virkemidler heller skulle blitt tatt i bruk. Mellomlederne ble også spurt om generelle holdninger til fravær og nærvær, herunder om fravær er noe de er opptatt av, hvordan de håndterer langtidsfraværet, om det er en god kultur for å snakke sammen på arbeidsplassen, hva tema er i oppfølgingssamtalene, og hvem lederen mener er best egnet til å vurdere om en ansatt er frisk nok til å gå på jobb. Videre ble mellomlederne bedt om å si noe om administrative oppgaver knyttet til fraværsoppfølging tar mye av deres tid, om det tar mer tid etter Tillitsprosjektet ble igangsatt, og om lederne synes at det er verdt innsatsen, i hvilken grad de har kontakt med behandlende lege, og om denne kontakten har avtatt eller økt etter Tillitsprosjektet ble igangsatt. Mellomlederne ble også bedt om å uttale seg om Tillitsprosjektet: Hva det er, hvilke endringer har Tillitsprosjektet medført for mellomlederen, om de har en klar forestilling om hva som forventes av dem, hva har fungert bra/ mindre bra i Tillitsprosjektet, er de ansatte fornøyd med Tillitsprosjektet, og hvordan håndterer de situasjoner hvor de fornemmer eller vet at fraværet skyldes konflikter/uoverensstemmelser mellom dem som leder og en ansatt. 62

70 De plasstillitsvalgte og verneombudene ble blant annet spurt om hva Tillitsprosjektet er og i hvilken grad de har vært involvert i eller berørt av prosjektet. Videre ble de spurt om Tillitsprosjektet er noe de ansatte snakker om eller om det er et tema i fagforeningen, om noen har uttrykt misnøye med prosjektet. I løpet av høsten 2011 ble ni sentrale aktører i Tillitsprosjektet intervjuet. Med litt variasjon over tema avhengig av informant, ble blant andre følgende spørsmål stilt: Hva er Tillitsprosjektet og har Tillitsprosjektet blitt noe annet enn du først tenkte deg? I så fall, hva er annerledes, og er endringen til det bedre eller verre? Hvem tok initiativ til Tillitsprosjektet og hvem har hatt stor innflytelse på utformingen av prosjektet? Hva har fungert bra i løpet av prosjektperioden og hva har vært de største utfordringene? I ettertid, vil du si at Tillitsprosjektet var organisert på en hensiktsmessig måte? Har alle parter i prosessen blitt godt ivaretatt? Hva mener du er Tillitsprosjektets viktigste suksesskriterier og hva skal til for at man kan si at Tillitsprosjektet er vellykket? Hva mener du Mandal kommune har oppnådd som følge av Tillitsprosjektet? Tror du det er en sammenheng mellom bruk av egenmeldinger og sykefravær? Hva har Mandal kommune lært av Tillitsprosjektet? Hva er det ved Tillitsprosjektet som har overføringsverdi til andre kommuner/virksomheter? Datakvalitet og mulige skjevheter Informantene ble trukket ut tilfeldig av sentrale tillitsvalgte i Mandal kommune. Ingen takket nei til deltakelse, men enkelte møtte ikke opp til fokusgruppene. Det kan tenkes at enkelte har følt seg presset til å delta siden forespørselen om å stille til intervju kom via arbeidsgiver. Det kan også tenkes at enkelte har følt en lojalitet til arbeidsgiver og således følt seg forpliktet til å være positive til Tillitsprosjektet. Om dette er tilfelle, vil vi aldri vite med sikkerhet. Det vi imidlertid kan si er at informantene ble stilt mange spørsmål og de ble ofte bedt om å utdype sine svar, noe de stort sett gjorde på en nyansert og reflektert måte. Slik sett er det lite som tyder på at informantene har holdt igjen eller har svart i tråd med arbeidsgivers forventninger. Det er ikke et overordnet mål med kvalitativ metode å generalisere til en hel populasjon. Målet er heller å få dypere innsikt i en bestemt tematikk og evalueringens problemstillinger. Datarikdommen vi fikk tilgang til gjennom intervjuene, kan således gi oss verdifull innsikt som kan nyttes videre i forskning og på tiltakssiden (policy). 63

71 Et møte mellom to idealer I dagens samfunn er det et ideal at kommuner, som andre organisasjoner, skal være dynamiske og innovative. Dette idealet kan være utfordrende å forene med et forsker- og evalueringsideal hvor målet er å studere effekter av definerte tiltak mens andre forhold holdes mest mulig konstant. I Tillitsprosjektet møttes disse to idealene med full styrke. Tillitsprosjektet utviklet seg til å bli et veldig dynamisk prosjekt hvor mange underprosjekter og tiltak ble definert inn i prosjektet, jf. kapittel 6. Dette skaper utfordringer i forhold til å dokumentere effekten av utvidet rett til egenmelding i 365 dager og effekten av en systematisert og forsterket oppfølging. Omfanget av nye prosjekter og tiltak underveis i prosjektet, har trolig også gjort det vanskelig for informantene (våre kilder) å nøste i hva som forklarer hva og hva som var viktig underveis. Likeledes vil tolkning av data bli både mer komplekst og mer usikkert når mange nye variabler introduseres. Denne svakheten med evalueringen må leseren ha med seg. 5.4 Kvantitative data Mens den kvalitative tilnærmingen søker primært å fange opp prosessen og endringer i holdninger og kultur, vil vi gjennom den kvantitative tilnærmingen fange opp endringer i praksis (atferd). I evalueringen har vi to sett med kvantitative data. Det ene er surveydata fra Mandal kommunes årlige medarbeiderundersøkelse, mens det andre er registerdata fra Mandal kommunes lønns- og personalregister Surveydata Ved oppriggingen av evalueringen gikk forskerne i dialog med Mandal kommune om å få med noen tilleggsspørsmål i den årlige medarbeiderundersøkelsen som kommunen gjennomførte hver høst. Forskerne fikk anledning til å delta i to av arbeidsgruppene som forberedte Tillitsprosjektet høsten 2007 med det for øye å sikre data for evalueringen. Forskerne utarbeidet spørsmålene som utgjorde halen i medarbeiderundersøkelsen. Vi ble oppfordret til å begrense antall spørsmål og 12 spørsmål og en kommentarspalte kom med. Siden dataene fra medarbeiderundersøkelsen ikke skulle kobles til registerdataene, ønsket vi å inkludere enkelte spørsmål om fraværs- og meldingspraksis i tillegg til vurderingsspørsmålene. Dette for å sikre verdifulle variabler for den videre analysen og muligheten til å skille mellom ansatte med ulik fraværs- eller meldepraksis. Siden vi skulle spørre om selvrapportert atferd basert på den enkeltes hukommelse, bestemte vi oss for kun å spørre om atferden de siste fire månedene, eksempelvis hvor 64

72 mange ganger de har vært borte fra jobb i løpet av de siste fire månedene. I tillegg var løpetiden til Tillitsprosjektet ikke mye lengre enn fire måneder høsten 2008 da spørsmålene om Tillitsprosjektet ble tatt med for første gang. Spørsmålene som ble utformet for undersøkelsen i 2008 ble ikke endret i de tre etterfølgende årene, slik at vi har sammenlignbare spørsmål over en fireårsperiode. I tillegg til informasjon om egenrapportert fravær de siste fire månedene, inneholdt medarbeiderundersøkelsen spørsmål om det siste fraværet, herunder meldingstype, fraværslengde, om de ansatte tok kontakt med lege eller behandler, samt hvordan de ansatte vurderte eventuell tilrettelegging de mottok. Analysen kan gi svar på hvordan de ansatte vurderer sitt tilretteleggingsbehov, om de fikk tilbud om tilrettelegging for å komme tilbake i arbeid, hvor fornøyd de ansatte var med dette tilbudet, om de ansatte tok kontakt med lege eller behandler ved siste fravær, om fraværet ble vurdert å være arbeidsrelatert, og hvor tilfreds de ansatte er med muligheten til å levere utvidet egenmelding og med Tillitsprosjektet totalt sett. I tillegg la vi inn en kommentarspalte slik at de ansatte kunne uttale seg fritt om Tillitsprosjektet. Hver høst ble en datafil med anonymiserte respondenter oversendt på en SPSS-fil til forskerne. Svarprosenten er gjennomgående høy for alle de fire årene vi har mottatt data 7, noe som gjør det mulig å generalisere fra undersøkelsen Registerdataene I tillegg til surveydata var vi interessert i å analysere registerdata for å få et helhetlig bilde av praksisendring i løpet av evalueringsperioden. Siden registerdataene inneholder personsensitive opplysninger ble evalueringen meldt til Personvernet for forskning ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste ved Universitetet i Bergen I april 2009 fikk vi en tilbakemelding fra Personvernombudet at i tillegg til tillatelse fra dem til å analysere dataene, måtte vi ha tillatelse til innsyn i taushetsbelagte personopplysninger. I følge Forvaltningsloven 13d var det fagdepartementet som kunne gi dispensasjon. Etter en del fram og tilbake, ble det slått fast at Arbeids- og inkluderingsdepartementet var rette fagdepartement, og saken ble videre delegert til NAV NDU. Etter først et avslag og så forhandlinger, ble dispensasjon gitt Det er stilt en rekke vilkår til dispensasjonen for å sikre personvernet. Alder skal grupperes i to grove kategorier (+/- 40 år). Det tilsva- 7 Svarprosentene var som følger: 88 prosent i 2008, 83 prosent i 2009, 93 prosent i 2010, og 88 prosent i

73 rende med utdanning (høyskole- eller universitetsutdannet/øvrig), mens stillingsbrøk og arbeidssted kan deles i tre grupper. Sistnevnt deles i barnehage/skole, omsorg/pleie, og øvrig. Etter dispensasjonen ble gitt, gikk saken tilbake til Personvernombudet, til videre behandling. Tilrådning ble gitt av Personvernombudet i brev av Personvernombudet ga tillatelse til at passivt samtykke kunne benyttes. Det vil si at ansatte som ønsker å reservere seg må ta kontakt med forskeren, mens de som ikke melder en reservasjon, samtykker til å delta. Parallelt med sluttbehandlingen hos Personvernombudet, oppsto det en diskusjon i prosjektledelsen om samtykket. Prosjektledelsen var bekymret for at innhenting av samtykke ville uroe de ansatte og gå utover den tillitsskapende prosessen. Evaluator la ned en del arbeid i å forklare viktigheten av samtykke for å kunne koble dataene på individnivå. Da styringsgruppen i Tillitsprosjektet sa ja til å innhente samtykke, utformet evaluator et informasjonsskriv som prosjektledelsen sendte til alle ansatte. Det første informasjonsskrivet ble sendt ut på nyåret 2010, med tilsvarende skriv til nyansatte hvert år fram til datainnsamlingen var gjennomført. Totalt er det i underkant av 30 ansatte som har reservert seg. Dette betyr at vi har et nær komplett registerdatasett for perioden til Registerdataene er basert på egenmeldingene og legemeldingene som er innlevert til Mandal kommune i løpet av evalueringsperioden. Registerdataene inneholder informasjon om fraværet er egen- og/eller legemeldt, fraværslengde, gradering og friskmeldingsdag. Registerdataene kan gi svar på om det ble færre fraværstilfeller, om de ansatte i større grad egenmelder seg, om fraværet er redusert, og om flere av fraværene er gradert i løpet av evalueringsperioden. Til slutt kan registerdataene også gi svar på om fraværet avsluttes jevnere i løpet av uka ved bruk av egenmelding sammenlignet med legemelding. Datafilene ble overført til evaluator i to omganger. Det første datasettet dekket perioden og det andre Disse to datafilene er koblet sammen. I tillegg er sammenhengende fravær koblet sammen til et fraværstilfelle. Alle linjer hvor stillingsbrøk er lik null (0) er fjernet. Dobbeltregistreringer (deltidsansatte med mer enn en fraværsmelding i samme tidsrom) er også fjernet. 66

74 5.5 Hva de ulike datasettene gir svar på Som nevnt er det spesielt fem temaområder vi følger i evaluering. For å kunne svare på forskningsspørsmålene som er formulert under hvert av disse områdene har vi flere datasett. Nedenfor gis en oversikt over hvilke datasett som svarer på hvilke forskningsspørsmål. Ansvar og holdninger til fravær og nærvær Tillitsprosjektet handler i stor grad om å gi ansatte og ledere et større ansvar for fraværshåndtering, vurdering av arbeidsevne, og tilrettelegging for nærvær. Et annet sentralt spørsmål i evalueringen er om Tillitsprosjektet bidrar til å endre ledere og ansattes syn på fravær og nærvær. For å kunne besvare disse spørsmålene har vi gjennomført fokusgrupper med ansatte i forprosjektet og repetert dette i Videre har vi gjennomført fokusgrupper med mellomlederne i 2008 og i I tillegg er det gjennomført personlige dybdeintervjuer av langtidssyke i I alle disse tilfellene er det tatt med spørsmål omkring tillit og ansvar og holdninger til fravær og nærvær. Det faktum at vi har spurt om dette henholdsvis i 2007/2008 og repetert dette i henholdsvis 2009 og 2011 gjør at vi også kan sjekke om det har skjedd noen utvikling i hvordan de ansatte og mellomlederne opplever disse tema i løpet av prosjektperioden. Dialogen Et viktig tiltak i Tillitsprosjektet er at leder skal følge opp under fraværet med åpen dialog og en løsningsfokusert tilnærming. Datakildene til denne problemstillingen er fokusgrupper og personlige intervjuer med ansatte og mellomlederne (se avsnittet over). I tillegg er dialogen mellom ansatte og mellomlederne tema i den årlige Medarbeiderundersøkelsen som Mandal kommune gjennomfører. Det spørres blant annet om nærmeste leder gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben, om de gir tilstrekkelig tilbakemelding på den jobben du gjør og om de er lydhør for de synspunkter den enkelte har. Prosessen En viktig suksessfaktor for implementering av prosjektet er at de berørte parter (ansatte, tillitsvalgte, mellomledere) opplever at de har vært delaktig i prosessen, at deres stemmer har blitt hørt, at aktørene er klar over hvilke forventninger som stilles til dem, og at de berørte parter retter seg etter de styringssignaler som er gitt. Sentrale forskningsspørsmål retter seg mot hvordan dialogen oppleves og hvor løsningsorientert den er. Via vår rolle som observatører og gjennom dokumentinnsyn har vi fått en bred oversikt over prosessuelle forhold i Tillitsprosjektet. Denne tematikken er videre belyst ved fo- 67

75 kusgrupper med ansatte og mellomledere og dybdeintervjuer med tillitsvalgte, langtidssyke og sentrale aktører i Tillitsprosjektet. Avvikshåndtering Som antydet tidligere, er vi i denne evalueringen opptatt av hvordan avvik håndteres. Vi har derfor fokus på hvordan prosjektgruppa, ledere og ansatte håndterer situasjoner som ikke går helt som planlagt. Datakildene her er observasjon og dokumentinnsyn. I tillegg kommer dybdeintervjuer med ressursinformanter som prosjektleder, eks rådmann, kommunalsjef og hovedtillitsvalgte. Totalvurdering Til slutt vil vi gjøre en del overordnede vurderinger ut fra en totalvurdering fra hele prosjektets løpetid. Sentrale spørsmål i denne sammenheng er om prosjektet har gitt ønsket resultat? Har prosjektet ført til økt tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker? Totalvurderingen gjøres fra evaluators side på grunnlag av det totale datamaterialet vi har samlet inn. I tillegg har evaluator fått lagt til en «hale» med spørsmål vedrørende Tillitsprosjektet i den årlige Medarbeiderundersøkelsen. Blant annet inngår spørsmål vedrørende de ansattes helhetsvurdering av Tillitsprosjektet; som: I hvilken grad er du fornøyd med muligheten til å levere egenmeldinger, og alt i alt, hvor fornøyd er du med Tillitsprosjektet. De ansattes svar på disse spørsmålene vil inngå som en sentral del av vårt datamateriale. Når det gjelder praksis knyttet til fravær og utviklingen i fravær vil datakildene være både Medarbeiderundersøkelsen og registerdataene fra Mandal kommune. 5.6 Etikk Som forskere har vi formidlet til informantene, samt i praksis etterstrebet at alle informantenes anonymitet skal bli ivaretatt i tråd med retningslinjene for god forskningsetikk (Den nasjonale forskningsetiske komité for samfunnsvitenskap og humaniora 2006). Dette innebærer blant annet at direkte personidentifiserbare opplysninger ikke gjengis i formidlingen fra prosjektet. Forskerne har ansvar for at prosjektet gjennomføres på en etisk forsvarlig måte. Det innebærer blant annet at det er innhentet skriftlig informert samtykke fra alle ansatte vedrørende innhenting og bruk av registerdata fra personal- og lønnsregisteret i Mandal kommune. Intervjudeltakere har på forhånd blitt informert om at deltakelse er basert på frivillighet og at de når som helst kan velge ikke å svare på forskernes spørsmål, eventuelt avbryte interv- 68

76 juet, at identifiserbar informasjon anonymiseres så langt det lar seg gjøre. Forskerne har heller ikke selv trukket ut informantene men blant annet fått hjelp fra tillitsvalgte til selve uttrekket. Dette er i henhold til retningslinjene fra Personvernombudet/Norsk Samfunnsvitenskapelig datatjeneste ved Universitetet i Bergen (NSD). Før prosjektet startet opp ble prosjektet meldt til Personvernombudet/NSD, som gav sin tilrådning til prosjektet i brev av Oversikt over datainnsamlingen Tabell 2 gir en skjematisk kronologisk oversikt over datainnsamlingen og evaluators aktiviteter. Tabell 2. En oversikt over datainnsamlingen i evalueringen i kronologisk rekkefølge sortert på aktiviteter Forprosjekt høsten 2007 Kartlegging av prosessen: Datakilder - Dokumentinnsyn - Deltok i prosjektgruppe og styringsgruppe (9 møter) - Heldagsseminar Hotel Solborg Forberedelse statistikk: - Deltakelse arbeidsgruppe for statistikk, og i arbeidsgruppe for egenmeldingsskjema (5 møter) Data førsituasjonen: - Observasjon - Dokumentinnsyn - Dybdeintervjuer av tillitsvalgte (2) og verneombud (2) - To fokusgrupper med ansatte (undervisning og helse og omsorg) Rapportering: - På møter - Sluttrapportering av forprosjektet: Notat fra forprosjektet til følgeevalueringen. Juni 2008 Hovedprosjekt 2008 Observatorrolle: - Observatører med talerett i styringsgruppen og prosjektgruppen (6 møter) Fokusgrupper: - Fire fokusgrupper med mellomledere (undervisning, pleie- og omsorg, barnehage/helse og sosial og kultur/ tjenestetorget/eiendom og teknisk) Spørreundersøkelse: - Vi utformet egne spørsmål som ble lagt til på den årlige Medarbeiderundersøkelsen i Mandal kommune Analyse av statistikk: - Analyse av tall fra medarbeiderundersøkelsen. Melding personvernombudet vedrørende registeranalyse Rapportering: - I møter. 69

77 - Notat vedr feltarbeidet (inkludert i sluttrapportering) - Eposter (sporadisk) Andre aktiviteter: - Foredrag, besøk av Kommunaldepartementet i Mandal kommune - Foredrag seminar i Oslo Hovedprosjekt 2009 Observatørrolle: - Observatører med talerett i styringsgruppen og prosjektgruppen (8 møter) Dybdeintervjuer og fokusgrupper: - Dybdeintervju av fire tillitsvalgte - Fire fokusgrupper av ansatte (to var de samme som i forprosjektet, en mix av ansatte og en med unge arbeidstakere) Analyse av statistikk: - Analyse av tall fra medarbeiderundersøkelsen. - Administrasjon med å få tilgang til registerdata av personvernombudet. Tilgangen kommer ikke før mot slutten av året Rapportering: - I møter - Rapportering av feltarbeidet - Rapportering Medarbeiderundersøkelsen Andre aktiviteter: - Deltakelse i to heldagsseminarer med Tillitsvalgte - Oppretting av Praxis Arbeid og velferd. Tillitsprosjektet løftes inn Hovedprosjekt 2010 Observatørrolle - Observatører med talerett i styringsgruppen og prosjektgruppen (6 møter) Dybdeintervjuer og - Feltarbeid utsatt til våren 2011 fokusgrupper: Analyse av statistikk: - Forberedelser, innlegging, kvalitetssikring og analyse av data - Analyse av tall fra Medarbeiderundersøkelsen Rapportering: - I møter - Presentasjon av enkelte funn fra registerdataene for ledergruppa i Mandal kommune - Rapportering Medarbeiderundersøkelsen Andre aktiviteter: - Arrangør av konferanse om sykefravær i Norge - Analyse av diskusjonsnotat 2 sendt ut til alle kommunens ansatte Hovedprosjekt 2011 Observatørrolle: - Observatører med talerett i styrings- og prosjektgruppen (3 møter) - Fra mai 2011 er evaluator tatt ut av sin rolle som observatør av Mandal kommune Dybdeintervjuer og - Dybdeintervjuer med seks langtidssyke (feltarbeid 70

78 fokusgrupper: som var utsatt fra 2010) - En fokusgruppe med mellomledere skole og pleie- og omsorg (feltarbeid som var utsatt fra 2010) - En fokusgruppe med plasstillitsvalgte og verneombud - Ni dybdeintervjuer med sentrale informanter i prosjektet Analyse av statistikk: - Innlegging, kvalitetssikring registerdata - Analyse registerdata - Analyse Medarbeiderundersøkelsen Hovedprosjekt Sluttrapportering 71

79 6 Hva er Tillitsprosjektet? I denne evalueringen er det Tillitsprosjektet som står i fokus. Selv om prosjektnavnet er godt innarbeidet, er det ikke en ens oppfatning om hva Tillitsprosjektet egentlig er. Hva Tillitsprosjektet rommer og hva formålet med prosjektet er, varierer mellom aktører og har endret seg over tid. I dette kapitlet vil vi presentere ulike dimensjoner av Tillitsprosjektet eller hva Tillitsprosjektet kan tolkes til å være. Datagrunnlaget for dette er intervjuer og fokusgrupper med ansatte, tillitsvalgte og ledere, og ressursinformantene som ble intervjuet høsten Avslutningsvis vil evaluator redegjøre for og begrunne sin tolkning av Tillitsprosjektet. 6.1 Ulike perspektiver på Tillitsprosjektet Mandal kommunes sykefraværsprosjekt I planleggingsfasen, oppstarten og et par år inn i prosjektet, ble Tillitsprosjektet først og fremst presentert som Mandal kommunes prosjekt for å redusere sykefraværet. At Tillitsprosjektet var Mandal kommunes sykefraværsprosjekt kom tydelig fram på kommunens hjemmesider i flere år og i ulike presentasjoner gitt av prosjektledelsen. At en reduksjon av sykefraværet har stått sentralt i prosjektet kommer også tydelig fram i styrings- og prosjektgruppa, hvor fraværsstatistikk jevnlig ble presentert. Flere av tiltakene som ble igangsatt under paraplyen til Tillitsprosjektet handlet også om å forstå fraværsmønsteret og sette inn virkemidler for å snu en uønsket utvikling. Prosjektet Ansatte med hyppig fravær og inndelingen i grønne, gule og røde arbeidsplasser er eksempler på dette. Se 6.2 for en nærmere beskrivelse. Intervjuer med ansatte og mellomledere bekrefter at mange ser på Tillitsprosjektet som kommunens sykefraværsprosjekt. Initiativtaker og tidligere rådmann i Mandal kommune omtaler prosjektet nettopp i et slikt perspektiv da han ble stilt spørsmålet høsten 2011 om hva Tillitsprosjektet er: Aller mest er det et sykefraværsprosjekt. Målsettingen er å redusere sykefraværet og tidlig pensjonering. Men det er også videre enn det det skal bygge tillit i organisasjonen og gi tilhørighet. Tidligere rådmann 72

80 6.1.2 Et utvidet egenmeldingsprosjekt Av mange er Tillitsprosjektet først og fremst en utvidelse av egenmeldingsretten til 365 dager. Gjennom dialog med sin nærmeste leder skal den ansatte selv ta stilling til om han/hun kan gå på jobb og man unngår kvotesykmeldinger hos legene. Tillitsprosjektet prøver å finne veier rundt rigide strukturer, øke den forebyggende innsatsen og i større grad tilrettelegge for nærvær på arbeidsplassen. I Tillitsprosjektet likestilles egenmelding med legemelding ved egen sykdom. Det vil si at ansatte får like rettigheter og lik oppfølging uavhengig om de bruker egenmelding eller legemelding. Mandal kommune som arbeidsgiver oppfordrer imidlertid sine ansatte til å benytte egenmelding som hovedregel ved egen sykdom. I løpet av de første 16 dagene (i arbeidsgiverperioden) kan egenmelding benyttes inntil to ganger åtte dager. Ved fravær utover 16 dager må egenmeldingen fornyes minimum hver 16. dag ved behov, inntil maksimalt 365 dager. Lederne får tilsendt egenmeldingene elektronisk fra den ansatte eller leder legger inn egenmeldingen for den ansatte. Den elektroniske egenmeldingen danner grunnlag for refusjon fra NAV. Leder av NAV Mandal ser på prosjektet som primært et egenmeldingsprosjekt da hun ble spurt om hva Tillitsprosjektet er: Først og fremst at den enkelte vurderer selv om en kan gå på jobb på grunn av sykdom. Primært et egenmeldingsprosjekt. Men det er også andre ting som har fulgt med datasystemet og ledernes oppfølging. Leder NAV Mandal Et elektronisk sykefraværsoppfølgingsprosjekt På spørsmål om hva Tillitsprosjektet er, tar kommuneoverlegen i Mandal til orde for at Tillitsprosjektet er en strukturert måte å følge opp sykefraværet på. I Mandal ble et nytt elektronisk sykefraværsoppfølgingssystem utviklet i og tatt i bruk i hele kommunen Siden har systemet blitt revidert flere ganger. En viktig del av systemet er pop-up funksjonen som sender påminninger i form av eposter til mellomlederne som er ansvarlig for sykefraværsoppfølgingen. Oppfølgingen tar utgangspunkt i antall dager sykemeldt, jfr. tabell 6.1. Det er versjonen fra november 2011 som er presentert i tabellen. Den elektroniske aktivitetsplanen oppdateres fortløpende ved lovendringer. Systemet fungerer slik at det blir gitt en påminning på epost til den aktuelle mellomleder hvor det står hvilke vurderinger og tiltak som forventes av han/henne. Når dette er utført registrerer mellomleder dette inn i et elektro- 73

81 nisk skjema og kvitterer ut. Lederen registrerer eksempelvis tiltak som er utført, avtaletidspunkt for neste møte, m.m. Dersom mellomleder ikke gjør noe vil systemet automatisk sende ut purringer. Hvis det ikke har skjedd noe etter tre purringer (tre dager), går påminningen til nærmeste overordnede. Ved mangel på handling vil saken til slutt havne hos personalavdelingen som følger opp saken. Dette for å sikre at alle ansatte sikres så lik behandling som mulig. Tabell 3. Elektronisk aktivitetsplan fra november 2011 Dag Påminnelse Epost Påminnelse om å ringe NN Påminnelse om å ringe NN, langt fravær? Quick Care Sende blomster og/eller samtale. Husk egenerklæring Individuell oppfølgingsplan. Bestemme time Nærværsutvalget. Du må ringe NN for å følge opp i sykefraværet. Blir det langvarig? Er det noe du som leder kan gjøre? Arbeidsrelatert eller en permisjon? Den ansatte bør registrere sitt fravær på Min Arbeidsplan selv. Ring NN for å følge opp sykefraværet, kan jeg som leder tilrettelegge for delvis jobb? Dersom forlengelse må du vurdere om Quick Care bør kontaktes, Nå har NN vært syk i mer enn 16 dager. Dersom 100 % fravær husk å sende/gi en blomst. Innkall til møte om Individuell oppfølgingsplan, planen sendes fastlegen. Den ansatte MÅ selv fylle ut egenerklæring på MAP. Avhold møte med NN om Individuell oppfølgingsplan. Planen fylles ut sammen og sendes fastlegen snarest. Dersom 100 % syk, bestill time i Nærværsutvalget NÅ - evt Dialogmøte 1 Dersom delvis syk avhold Dialogmøte 1 med den ansatte snarest. BHT eller fastlegen skal delta på telefon eller i møte. Dersom100 % syk MÅ møte i Nærværsutvalget avholdes NÅ. 74

82 Dersom NN er 100 % egenmeldt, kontakt lege. Vurdere Quick Care, justere IOP? Rapport til NAV. Ringe den ansatte, oppfølgingssamtale. Ringe den ansatte, møte, justere IOP. Ringe den ansatte. Vurder tiltak fra NAV. Ringe den ansatte og justere individuell oppfølgingsplan. Ringe den ansatte. Hva kan du som leder gjøre? Møte med den ansatte, justere individuell oppfølgingsplan. Ringe den ansatte. Eventuelt søke pensjon? Ringe den ansatte/møte. Utprøving annet arbeid? Dersom NN er 100 % egenmeldt (ikke legemeldt) må NN kontakte lege straks. NAV trenger en vurdering med diagnose for å kunne utbetale sykepenger. Informer den ansatte. Avhold nytt oppfølgingsmøte med NN. Kan noe tilrettelegges bedre? Må IOP justeres? Quick Care vurderes på nytt. Send kopi av oppfølgingsplan og rapporteringsskjema til NAV innen 1 uke. Det er tid for oppfølgingssamtale med NN. Behov for Quick Care, møte hos BHT eller behov for hjelpemidler? Den ansatte skal ha tilbud om de ulike tiltak. Husk medvirkningsplikten Folketrygdloven 8-8. Nytt møte med NN for oppfølging og justering av individuell oppfølgingsplan (IOP). Ring NN for oppfølging. NN har nå vært syk i mer enn 100 dager. Send et "god bedringskort". Vurder hjelp fra NAV vedrørende aktuelle tiltak og tilskudd Ringe den ansatte og invitere til møte. Justere individuell oppfølgingsplan. Vurder alle tiltak på nytt. Behov for samtale med kontaktperson på NAV? Ringe den ansatte og invitere til møte. Hva kan du som leder gjøre for at NN kan nytte sin restarbeidsevne? Vurder nytt møte i Nærværsutvalget, kontakt Kirsti (tlf. 3027). Inviter NN til møte. Bør individuell oppfølgingsplan justeres? Skal Quick Care vurderes? Send epost til Ring den ansatte. Du må avtale et møte med den ansatte angående søknad om pensjon. Kontakt Ellen K. Berthelsen på Personalkontoret for avtale om søknad. Samtale med NN for å følge opp sykefraværet, vurder utprøving til annet arbeid, justere individuell oppfølgingsplan osv. 75

83 230 Ringe den ansatte/møte. Justere individuell oppfølgingsplan? Samtale med NN for å følge opp sykefraværet, vurder utprøving til annet arbeid, justere individuell oppfølgingsplan osv Ringe den ansatte/møte. 100 dager til maks sykepengeperiode. Ringe/møte den ansatte. følge opp IOP. Ringe/møte den ansatte. følge opp IOP. Ringe den ansatte. Sende blomster eller kort? Samtale med NN for å følge opp sykefraværet. Ring NN for å følge opp sykefraværet, vurder utprøving til annet arbeid, justere individuell oppfølgingsplan osv. Ring NN for å følge opp sykefraværet, vurder utprøving til annet arbeid, justere individuell oppfølgingsplan osv. NN har nå vært syk i mer enn 300 dager. Vurder om du vil ringe, sende blomster eller et «god bedringskort» Ring den ansatte. Søknad om ulønnet permisjon? Møte den ansatte, snart maks dato sykepenger. Kilde: Mandal kommune Avtal et møte med NN for å snakke om ønske, behov og mulighet for ulønnet permisjon utover ett års sykefravær. Det skal være sannsynlig at NN kommer tilbake til sin stilling for at permisjon skal innvilges. Anbefaler å gi inntil 3 måneder av gangen. Kort tid igjen til MAX dato sykepenger for NN. Er alle muligheter vurdert? Er søknad om permisjon kommet inn/behandlet? Hvis NN slutter husk å markere avslutning. Hvis permisjon oppfølging hver 3. måned Ved å studere tabell 3 vil en se sykefraværsoppfølgingens ulike elementer. Det omfatter mange ulike typer av tiltak som (telefon)samtaler, sende blomster, tilrettelegging, lage/revidere individuell plan, møte i Nærværsutvalget, m.m. Like etter oppstart av Tillitsprosjektet i 2008, og da datasystemet var relativt nytt, ble det holdt fokusgruppe med mellomledere. På dette tidspunktet var det flere av lederne som opplevde at prosjektet handlet om et nytt dataverktøy med påfølgende nye rutiner på godt og vondt. Det var mellomledere fra avdelinger med et høyt sykefravær som på det tidspunktet i størst grad hadde 76

84 vært i berøring med prosjektet, og var svært spente på hvordan dette ville fungere. I 2011 repeterte vi fokusgruppene med et utvalg av mellomledere, hvor vi blant annet kom tilbake til spørsmålet om datasystemet. I 2011 kom det ingen direkte negative tilbakemeldinger vedrørende datasystemet. I 2011 ble systemet heller oppfattet som et nyttig verktøy som hjelper dem i oppfølgingsarbeidet Et kontrollprosjekt Innføringen av et stringent oppfølgingssystem av sykemeldte på individ og arbeidsplassnivå, har ført til at enkelte mener at Tillitsprosjektet egentlig er et kontrollprosjekt. Dette forklares med at man har introdusert nye kontrollelementer, blant annet: Et nytt elektronisk datasystem med pop-up funksjoner som registrerer hva mellomledere gjør og ikke gjør. Nøye overvåking av, og informasjon om, sykefraværsprosenten på arbeidsplassnivå. Overvåking og oppfølging av ansatte med hyppige fravær, jfr tiltaket Ansatte med hyppige fravær i (under). Overvåking i administrasjonen av sykefraværsutviklingen på arbeidsplassnivå og inndeling i grønne, gule og røde arbeidsplasser avhengig av fraværsnivået over tid. Etter gitte kriterier må leder utarbeide handlingsplaner ved røde arbeidsplasser, jfr tiltaket Handlingsplan i (under). Det er utarbeidet strenge krav til rutiner og det forventes at de skal følges. I valget mellom tillit og kontroll er det lett å havne mer i det siste, mener noen ansatte. Videre legges det vekt på at Tillitsprosjektet er helt avhengig av erfarne og reflekterte ledere hvis man skal unngå å havne i «kontrollfella». Når det gjelder ordningen med balansert målstyring i forhold til sykefravær på arbeidsplassene (inndeling i grønne, gule og røde arbeidsplasser avhengig av fraværsnivået), mener mellomlederne at kravet om handlingsplan kunne vært fjernet, spesielt når fraværet ikke er arbeidsrelatert. I intervjuene kommer det frem at ledere opplever at de bruker tid på å komme fram til nye tiltak, samtidig som personalavdelingen ikke alltid finner tid til å kunne behandle det. Det følgende kom fram i fokusgruppen med mellomlederne i 2011, hvor flertallet av lederinformantene stemte i: 77

85 «Når [arbeidsplassen] har en målsetting om ni prosent sykmelding og i realiteten har 17 prosent, er det provoserende å bli bedt om å lage en handlingsplan. Jeg blir skikkelig sint. Det tar lufta fra oss. Ofte har sykefraværet ikke noe med arbeidsmiljøet å gjøre. ( ) Vi burde ikke få krav om handlingsplan, spesielt når mye er langtidsfravær, kreft og lignende. ( ) Vi må finne opp kruttet og samtidig har de ikke tid til å behandle det. Da har vi bommet litt. ( ) Hva med tilliten til oss? Vi burde slippe dette når vi jobber med sykefraværet hver dag.» De plasstillitsvalgte og verneombudene mener også at fokuset på sykefraværsstatistikken på arbeidsplassene har økt i løpet av prosjektperioden. Spørsmålet de stiller seg er om ikke dette fokuset er blitt for stort og om det har gått prestisje mellom arbeidsplassene i å være best, det vil si ha det laveste sykefraværet. De tillitsvalgte og verneombudene synes dette blir et galt fokus som kan skape et uheldig nærværspress, spesielt for de langtidssykemeldte. Dette bekreftes igjen av enkelte av våre informanter blant de langtidssykemeldte. Ovennevnte tilbakemeldinger skiller seg ut fra det som kom fram under intervjuene i I 2009 var det eksempelvis ingen av de plasstillitsvalgte som snakket om et nærværspress på arbeidsplassen. I fokusgruppene med de ansatte i 2009 mente flertallet at det største nærværspresset var det de skapte selv. Et mindretall mente imidlertid at det var blitt mer nærværspress. Sykefraværsstatistikken som blir diskutert i personalfora har ført til at fokuset på fraværet har økt. Videre oppleves det som urettferdig når enkeltpersoners langtidsfravær slår kraftig ut på en enhet. Det å opparbeide tillit på en arbeidsplass kan være krevende og svært personavhengig. Ved avvikshåndtering bør prosjektledelsen utøve stor tålmodighet ellers kan det underkommunisere at ordningen er frivillig og det kan oppstå mistillit. I fokusgruppene med et utvalg av ansatte i 2009 ble spørsmålet rundt de ansattes rettigheter i forhold til lederen tatt opp. Hva ansatte må og kan opplyse om i en samtale med lederen, ble problematisert. Her kom det fram at ansatte kan føle seg presset til å opplyse om personsensitive ting de ikke har lyst til å svare på og mener at det kan være litt tilfeldig hvilken vei disse samtalene faktisk tar. En forteller: Jeg kjenner flere på min arbeidsplass som ville si at de ikke ønsket en telefon fra lederen hvis de ble syk. De lurer på om de kan si at de ikke ønsker en telefon. Ansatt i fokusgruppe 2009 Dette er spørsmål som det neppe er noen fasitsvar på. Men håndtering av personsensitive opplysninger problematiseres både av ansatte og mellomle- 78

86 dere i Tillitsprosjektet og det er viktig at en på arbeidsplassene jevnlig diskuterer disse problemstillingene Et kulturbyggingsprosjekt Selv om det helt fra starten var uttalt at Tillitsprosjektet handler om å styrke nærværskulturen ved å ansvarliggjøre og bygge tillit, kom disse målene og idealene noe i skyggen for det elektroniske oppfølgingssystemet og sykefraværsovervåkingen i prosjektets første par leveår. Ifølge prosjektleder har Tillitsprosjektet utviklet seg mer og mer til å bli et organisasjonskulturbyggende prosjekt. Høsten 2011 uttaler prosjektleder følgende: Tillitsprosjektet er i dag en bedriftskultur. Det har blitt tydeligere det siste året. Da det ble snakk om å slutte med prosjektet fordi prosjektperioden utløp (ikke få forlenget prosjektet) kom dette tydeligere fram: «Vi kan ikke gå tilbake til gammel ordning». Det som tidligere var et prosjekt med størst fokus på utvikling av et dataprogram har etter hvert blitt en kultur. Prosjektleder Det er tydelig at det har skjedd en forskyvning av hva man forbinder med prosjektet i løpet av prosjektperioden. Mens prosjektet opprinnelig var både et sykefraværsprosjekt og et holdningsskapende prosjekt, har det sistnevnte perspektivet styrket sin posisjon i løpet av prosjektets løpetid. Dette blir også understreket av en kommunalsjef: Tillitsprosjektet er først og fremst et prosjekt som jobber med holdninger i Mandel kommune. 365 dager egenmelding er for å understreke hva vi mener. Dette gjelder fullt ut. En tillitserklæring som understreker det holdningsskapende arbeidet. Hvordan? For å vise at vi strekker oss så langt vi kan, det gjelder hele perioden du kan være sykmeldt. ( ) 365 egenmeldingsdager er symbolet på tillit. Vi kunne ikke ha oppnådd det samme uten dette symbolet. Tillit har blitt et symbol for Mandal kommune. Det er vanskelig å forklare hva man mener med tillit men 365 dager er konkret og synlig. Vi måtte fylle ordet. Et som symbol som folk forstår. Kommunalsjef Mens Tillitsprosjektet lenge har blitt presentert som Mandal kommunes sykefraværsprosjekt, legger hovedtillitsvalgt for Fagforbundet i Mandal kommune vekt på at Tillitsprosjektet også alltid har vært et miljøprosjekt : Først og fremst er det et miljøprosjekt, vel så mye som et sykeoppfølgingsprosjekt. Sykefravær er viktig, men alt vi har gjort med det holdningsskapende arbeidet, respekt for hverandre har vært veldig viktig. Den totalpakka har 79

87 gjort Tillitsprosjektet til mye mer enn et sykefraværsprosjekt. Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Selv om omverden vil måle Mandal kommune på sykefraværsstatistikk, er dette kanskje det minst viktige, ifølge den hovedtillitsvalgte. For de tillitsvalgte er det holdningene og de ansattes arbeidshverdag som er det viktigste. Når Tillitsprosjektet fungerer etter intensjonen vil det føre til en styrking av bedriftsdemokratiet og medarbeidernes innflytelse på arbeidsplassen, noe som igjen vil få ringvirkninger til andre spørsmål på arbeidsplassnivå. Det er således snakk om å etablere en ny og mer inkluderende ledelsespolitikk i Mandal kommune. Gjennom partssamarbeidet ønsker de tillitsvalgte å være inkludert i utviklingsprosjekter og jobbe sammen for det beste for innbyggerne i Mandal. Tillitsprosjektet ble sett på som et virkemiddel til å nå dette målet Et effektiviseringsprosjekt for legene En viktig målsetting i Tillitsprosjektet er å øke bruken av egenmelding. Det er konseptmessig nytt at fraværslegitimering i teorien kan overlates til den ansatte for et så langt tidsrom. Legen, eller annen behandler, skal fortsatt være pasientens rådgiver og medisinsk behandler, men skal ikke lenger være den som legitimerer fraværet. At legen ikke skal være legitimator av sykefraværet kan innebære at legenes ressurser frigjøres til andre oppgaver. Et par av prosjektets sentrale aktører tar fram dette perspektivet under intervjuene høsten Av dem blir Tillitsprosjektet nettopp definert som et effektivt system for å avbyråkratisere sykefraværet i forhold til både legestanden og ledelsen, og således blir prosjektet et samfunnsøkonomisk virkemiddel. Informantene understreker at dette er et perspektiv som de ikke var så opptatt av i oppstarten av prosjektet: I starten tenkte vi ikke så mye på prosjektets nasjonale fordeler med hensyn til overføring til andre, forenkling av rutiner, forholdet til Folketrygdloven, legenes fokus og vurdering av pasientens funksjons-/arbeidsevne osv. Legene i Mandal kan nå disponere tiden i møtet med kommunens medarbeider/pasient mer hensiktsmessig, etter min mening. Politiker Et omdømmeprosjekt Prosjektledelsen har lagt stor vekt på å informere om Tillitsprosjektet underveis, holde foredrag, spesielt i kommunesektoren men også blant andre virksomheter. Media har blitt benyttet aktivt for å informere om tiltak og resultater underveis. Mandal kommune har oppnådd mye publisitet og anerkjennelse på grunn av Tillitsprosjektet fra blant annet statsråder og ledere/fagpersoner i aktuelle departement, samt fra fagpersoner, ledere og tillits- 80

88 valgte i kommuneverden. Tillitsprosjektet er også interessant for forskere med interesse for sykefraværsproblematikk. Mandal kommune har deltatt i Kvalitetskommuneprogrammet med Tillitsprosjektet og prosjektleder Siren Vetnes Johannessen har deltatt i utvalget som fikk i oppdrag å vurdere sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren (NOU 2010:13 Arbeid for helse. Sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren). Utredningen er avgitt til Helse- og omsorgsdepartementet Den høye mediaprofileringen har bidratt til at Tillitsprosjektet har blitt et symbol internt i Mandal kommune, og blant innbyggerne i Mandal, på at man kan få til noe. Mediaprofileringen har også bidratt til å sette Mandal kommune på norgeskartet på en positiv måte. Det er god omdømmebygging og har bidratt til å styrke selvbildet i kommunen. Den tidligere rådmannen viser til at den høye mediaprofilen i Tillitsprosjektet var en klar strategi for å sette Mandal kommune på dagsorden, noe han diskuterte med prosjektleder: Vi var klar over at sykefravær er viktig i den norske offentlige debatten. Vi valgte ut sykefraværsproblematikken fordi det var et reelt problem. Så ble det et bi-motiv at man kunne sette Mandal kommune på dagsorden. Det var en helt klar strategi. Jeg diskuterte dette med prosjektleder. Tidligere rådmann Kommuneoverlegen i Mandal og en av kommunes kommunalsjefer bekrefter at Tillitsprosjektet har blitt et omdømmeprosjekt og at prosjektleder har vært en ambassadør: Det [omdømme] er også en viktig del av det. Det var nok ikke det som var utgangspunktet, men det har vokst til å bli et omdømmeprosjekt. Kommuneoverlegen i Mandal Ja, det [Tillitsprosjektet] har blitt noe annet enn det vi først tenkte. Til å begynne med var vi opptatt av å få ned sykefraværet. Senere er Tillitsprosjektet blitt et symbol av kommunens ledelse. Vi ønsker å markere oss som en raus kommune som viser tillit til de ansatte. Nå er det også blitt et omdømmeprosjekt, men dette var noe som ikke var planlagt. ( ) Det kom etter hvert som følge av at Siren [prosjektleder] har reist rundt og holdt foredrag. Hun har vært en ambassadør. Vi er blitt kjent for det. ( ) Vi har brukt Tillitsprosjektet for hva det har vært verdt og markedsført også andre ting gjennom dette. Vi merker at de aller fleste har hørt om Tillitsprosjektet i Mandal kommune. Kommunalsjef I følge kommunalsjefen har Mandal kommune gjort seg en del nye og viktige erfaringer gjennom Tillitsprosjektet. En av lærdommene er at skal man bli 81

89 sett, må man jobbe for å få oppmerksomhet. Det kommer ikke av seg selv. Gjennom erfaringene med Tillitsprosjektet har kommunen blitt virkelighetsorientert og kommunen har blitt tilført ny kompetanse i forhold til kontakt med politisk ledelse sentralt og sentralforvaltningen. I intervjuene våren 2011 var også mellomlederne opptatt av hvordan Tillitsprosjektet ble profilert utad. Ikke alle mellomlederne var like fornøyd med den måten enkelte arbeidsplasser ble framhevet i media på som følge av sykefraværsutviklingen. Som flere av informantene pekte på kan et lavt fravær på en arbeidsplass skyldes tilfeldigheter. Mediautspillene burde derfor ha et annet fokus og innhold, eksempelvis den gode personalpolitikken som drives i Mandal kommune. 6.2 Et prosjekt med mange underprosjekter Selv om vi bruker begrepet Tillitsprosjektet som om det er et klart definert prosjekt innholdsmessig, består Tillitsprosjektet av mange tiltak og delprosjekter. En av de sentrale aktørene i prosjektet beskriver nettopp Tillitsprosjektet som er paraply med mange underprosjekter rettet inn mot enkeltgrupper og alle ansatte (generelle helsefremmende tiltak). I det følgende skal vi gi en kort redegjørelse for de viktigste tiltakene som er satt i gang i prosjektperioden i Mandal kommune og som anses som del av Tillitsprosjektet. Mange arbeidsmiljø- og sykefraværsforebyggende tiltak er iverksatt. Disse tiltakene er utarbeidet etterhvert som behovene ble identifisert av prosjektledelsen Tiltak igangsatt i 2008 Egenmelding i inntil 365 dager likestilles med legemelding Mandal kommune oppfordrer sine ansatte til å egenmelde seg ved eget sykefravær. Ordningen innføres for alle kommuneansatte, inkludert vikarer, fra Elektronisk egenmeldingsskjema og sykefraværsoppfølging innføres Et webbasert egenmeldingsskjema tas i bruk av de ansatte Samtidig tar lederne i bruk et elektronisk sykefraværsoppfølgingsprogram med automatiske påminninger til leder om hva som bør gjøres (pop-up beskjeder). 82

90 Utarbeiding og utdeling av Tillitskortet Tillitskortet er et lite informasjonskort som ansatte kan bære i lommeboken. Kortet inneholder de viktigste prinsipper for egenmelding, registrering og oppfølging av mellomlederne. Det er også utformet et eget kort til ledere. Her gis en beskrivelse med fremgangsmåte og gode spørsmål i sykefraværsarbeidet. Informasjon ut til lege/tannlegesenter i kommunen Ved oppstart av prosjektet ble det hengt opp plakater på lege/tannlegesenter og kommuneoverlegen informerte fastlegene og annet helsepersonell i Mandal kommune om Tillitsprosjektet via epost. Diskusjonsnotat ut til alle ansatte Høsten 2008 sendt prosjektledelsen ut et diskusjonsnotat vedrørende Tillitsprosjektet til alle kommunens ansatte. Målet var å innlede en diskusjon på arbeidsplassnivå om nærvær og fravær, endre holdninger, samt styrke forankringen av Tillitsprosjektet. Deltakelsen var høy, men rapporteringen tilbake til prosjektledelsen var ustrukturert. Denne øvelsen ble repetert høsten 2010 og høsten 2011, men med klarere instrukser om tilbakemeldingens form Tiltak igangsatt i 2009 Frokostmøter Mandal kommune startet opp med frokostmøter i januar Det ble holdt to slike møter om våren og to om høsten. Dette er en arena hvor ulike tema rundt arbeidsmiljø, sykefravær, sykefraværsoppfølging, den vanskelige samtalen, osv. ble tatt opp. På møtene deltok ledelsen og hovedtillitsvalgte. NAV Mandal, NAV Arbeidslivssenter og Hjelpemiddelsentralen har vært invitert som innledere/deltakere ved behov. Prosjektet Gravid og i arbeid Mandal kommune starter prosjektet Gravid og i arbeid (jordmorprosjektet). Tillitsprosjektet engasjerte jordmor i 20 prosent stilling for å delta i dialogen mellom leder og ansatt når det gjaldt tilrettelegging for gravide i arbeid. Målsettingen var at med riktig tilrettelegging og fokus på sikkerhet og trygghet for den gravide, skulle den gravide kunne stå lengre i sin stilling under svangerskapet. Prosjektet ble finansiert med tilretteleggingstilskudd fra NAV Arbeidslivssenteret. Arbeidet ble organisert som et prosjekt frem til og med april 2010 for deretter å bli lagt til linjen. 83

91 Jordmor er blitt medlem av et nasjonalt jordmornettverk hvor alle jobber med gravide og oppfølging med trekantsamtaler. Det er over 50 jordmødre i dette nettverket. I 2008 hadde kommunen 40 gravide som i gjennomsnitt hadde et sykefravær på over 17 uker. I 2009 hadde kommunen også 47 gravide arbeidstakere og fraværet var nå gjennomsnittlig 11 uker. Disse resultatene må imidlertid ses opp mot bruk av svangerskapspenger da det skjedde en opprydding i bruken av disse ordningene. Dialogkonferanse Det ble arrangert en dialogkonferanse hvor sentrale spørsmål for Tillitsprosjektet ble tatt opp og deltakere var enhetsledere, mellomledere og tillitsvalgte. Prosjektet Opp og ut Opp og ut var et tilbud til langtidssyke for å stimulere dem til å komme raskere tilbake til jobb. Samlingene ga kunnskap om livsstil og helse, med fokus på aktivitet, kosthold og sosialt samvær. Dette var et prosjekt med varighet i fire uker fra til og er forløperen til Quick Care og prosjektet ATT (Aktiv og Trygt Tilbake). Prosjektet ble delvis finansiert med tilretteleggingstilskudd fra Arbeidslivssenteret i NAV Vest-Agder. Prosjektet Vi mestrer vår hverdag Prosjektet Vi mestrer vår hverdag var lagt til Mandal sykehjem avdeling 4 og 5. Prosjektet omfattet 20 ansatte i terapeutisk mestring av vold i regi av Løvstadskolen. Målet var å forebygge skader samt hindre økt sykefravær gjennom økt kompetanse. De ansatte, som fortrinnsvis var sykepleiere, fikk en ukes kurs i håndtering av voldelige brukere. De 20 første lærte så opp 70 andre pleiere. Prosjektet varte fra til Prosjektet var delvis finansiert med tilretteleggingstilskudd fra Arbeidslivssenteret i NAV Vest-Agder. Tiltak Ansatte med hyppige fravær Dette er et tiltak som sikrer oppfølging av ansatte med hyppige korttidsfravær for å forhindre de lange fraværene. Tiltaket ble iverksatt Dersom en ansatt har mer enn tre fravær i løpet av de seks siste månedene, lager prosjektledelsen en fraværskalender som sendes til den ansattes leder. Den ansatte skal så følges opp med en samtale hvor eventuelle tilretteleggingsbehov på arbeidsplassen kan avdekkes. Dernest skal lederen vurdere om Nærværsutvalget er aktuelt for vedkommende. Tilbud om samtale med bedriftshelsetjenesten kan også være et alternativ. 84

92 Fraværskalender er nå elektronisk og utviklet slik at lederne selv tar denne ut fra styringsprogrammet hvor de behandler fraværene. Prosjektledelsen gir beskjed når lederne må inn å sjekke fraværskalenderen, men for mange er dette en naturlig del av en medarbeidersamtale eller en oppfølgingssamtale. Kurs i psykisk helse og kommunikasjon Det er holdt kurs i psykisk helse og kommunikasjon for alle ledere og mellomledere. Tillitsfilmen Det er laget en film som informerer om Tillitsprosjektet med deltakelse fra prosjektledelsen og ansatte. Kortversjonen ligger på Mandal kommunens hjemmeside. Langversjonen ble vist på arbeidsplassene i Mandal kommune og i kommune-norge for øvrig Tiltak igangsatt i 2010 Tiltaket Handlingsplan I tillegg til å følge opp enkeltansatte, ble et resultat av å ha balansert målstyring at en «syk» arbeidsplass skulle følges opp. I 2010 begynte prosjektledelsen å følge med på sykefraværsutviklingen på arbeidsplassnivå, og arbeidsplasser som hadde et høyt fravær i tre måneder sammenhengene ble definert som røde arbeidsplasser. Disse arbeidsplassene ble bedt om å utarbeide en handlingsplan for hvordan fraværet kunne reduseres og ble spesielt fulgt opp av ledergruppa. Følgende plan ble brukt: Prosjektleder sender liste over fravær forutgående måned til ledergruppa. På lista vil arbeidssteder som har hatt høyt fravær siste 2-3 måneder, merkes med: Handlingsplan. Ledergruppa påfører ok dersom Tillitsprosjektet kan gå videre til leder og be om utfylt handlingsplan. Handlingsplanen er et skjema hvor leder, verneombud og plasstillitsvalgt sammen må komme med tiltak og mål for nærværet, informasjonstiltak til ansatte om høyt fravær, osv. Handlingsplanen skal returneres Tillitsprosjektet innen to uker ferdig utfylt og undertegnet av alle tre parter. Personalkontoret kan bistå i møter for å komme med konkrete tiltak. På baksiden av skjema for handlingsplan vil det fremgå ulike forslag til tiltak. For eksempel: Arbeidsmiljøundersøkelse, besøk av Bedriftshelsetjenesten, danne arbeidsmiljøgrupper på aktuelt arbeidssted, bistand fra personalkontoret, tilretteleggingstilskudd for grupper av ansatte mm. 85

93 Tillitsprosjektet følger opp arbeidsstedet med henvendelse hver andre måned dersom fraværet fortsatt er høyt. Handlingsplanen må da justeres/rulleres med kommentarer på utførte tiltak. Arbeidsstedet kan «friskmeldes» når fraværet har vært grønt/gult i mer enn tre måneder. Ledergruppa godkjenner «friskmelding» Kommunalsjefer følger opp enhetsledere som har enhetsledere med «sykmeldte» arbeidssteder. Prosjektet Fravær og nærvær for lærlinger i Mandal kommune På bakgrunn av den første analysen av Medarbeiderundersøkelsen 2008, påpekte evaluator at fraværet blant de yngre arbeidstakerne var høyere enn blant de eldre. Som følge av dette ønsket prosjektledelsen å se nærmere på unge arbeidstakere og etter hvert ble fokuset avgrenset til lærlingene. Sykefraværet hos lærlingene i Mandal viste seg å være mye høyere enn gjennomsnittet i kommunen i Målet med prosjektet var å redusere sykefraværet hos lærlingene i Mandal kommune til maksimum seks prosent, samt standardisere rutinene for ivaretakelse og oppfølging av lærlingene på tvers av enheten innen utgangen av året. En arbeidsgruppe ble nedsatt og denne gruppen skulle se på følgende: Tettere oppfølging av lærlinger, egne rutiner for oppfølging vurderes Informasjons-/dialogmøter om og med lærlingene og aktuelle ledere og tillitsvalgte Drøfte hvordan kommunen kan ta imot nye lærlinger for raskest mulig sosialisering inn i arbeidslivets rettigheter og plikter Utarbeide egen fraværsstatistikk for lærlingene fra 2010 Vurdere veiledernes og ledernes rolle i oppfølgingsarbeidet Vurdere egen Questbackundersøkelse til lærlingene for å finne ut hvordan det faktisk er å være lærling i Mandal kommune og deres oppfatning av arbeidsmiljøet for unge arbeidstakere. I løpet av 2010 ble det tatt tak i flere forhold rundt lærlingene, særlig er rutiner og roller avklart. Lærlingegruppen har også hatt et konstruktivt møte med Mandal videregående skole. Arbeidsgruppen foreslo opprettet et lærlingeforum som skulle ha ansvaret for motivasjonsdag, møter/samlinger med lærlinger og instruktørene, samarbeidsmøter med Mandal videregående skole, skolebesøk, klassebesøk og generelt ha fokus på holdninger og rutiner. Fraværsstatistikk for lærlingene ble skilt ut i Fraværet i 2010 ble på 17 prosent, i januar 2011 er nivået gått ned til 5,7 prosent. 86

94 Prosjektet En jobb å leve med Dette prosjektet kom i gang som følge av et inntrykk av at fagarbeiderne i to åpne omsorgssoner (sone Sentrum og sone Vestnes) hadde en arbeidssituasjon som var årsak til muskel- og skjelettlidelser. Fagarbeiderne hadde ansvar for både pleie og renhold i private hjem. Deltakere i prosjektet var fast ansatte som var i jobb ved oppstart av prosjektet. Prosjektperioden var fra til og prosjektet har mottatt økonomisk støtte fra NAV. Målsettingen var å fokusere på stolthet over egen arbeidsplass, redusere antall med opplevd muskel- og skjelettlidelser, at sykefravær skulle ligge på maksimum åtte prosent blant fagarbeiderne innen Det ble nedsatt en arbeidsgruppe som innen skulle starte iverksetting av mulige tiltak. Innen skal sluttrapport oversendes styringsgruppa for Tillitsprosjektet. Målsettingen i prosjektet var å redusere antall med opplevd muskel- og skjelettlidelser og slik sykefraværet til maksimalt å ligge på 8 % blant fagarbeiderne innen og prosjektet skulle sette fokus på stolthet over egen arbeidsplass. I rapporten fra arbeidsgruppen dokumenteres at det har vært arbeidet med forbedringstiltak på fire områder. Områdene ble plukket ut på bakgrunn av resultatene i to spørreundersøkelser som var gjennomført blant disse ansatte. Tiltak omfattet blant annet trim ledet av fysioterapeut, gjennomgang av arbeidslister og tilpasning i forhold til tidsbruk/tidspress, gjennomgang av forflytningsteknikk, fokus på samarbeid mellom yrkesgruppene, fagkvelder for alle ansatte og sosiale tiltak. I tillegg har en fokusert på rutinene for ivaretakelse etter vanskelige hendelser. I sluttrapporten meldes det at antallet som opplever helseplager er ikke mye redusert i perioden, men at opplevelsen av plagene er redusert. Målet vedrørende sykefraværet er nådd sommeren 2011 (6,7 prosent). Dialogkonferanse Det ble arrangert to pålagte dialogkonferanser høsten 2010 hvor sentrale spørsmål for Tillitsprosjektet blir tatt opp. Deltakere er enhetsledere, mellomledere og tillitsvalgte. Seminar Tillit2010 Tillitskonferansen ble holdt i Bystyresalen i Mandal kommune med om lag 65 eksterne deltakere. Brorparten kom fra kommunal sektor og NAV. Programmet for seminaret omhandler blant annet Nærværsprosjektet og Tillitsprosjektet. Kommuneoverlegen deltok med sine perspektiver og forskerne/evaluator presenterte viktige funn. Det var lagt opp til parallelle 87

95 sesjoner på ettermiddagen; A: Nærværsarbeidet og tiltak, B: Organisering av Tillitsprosjektet og C: Elektronisk egenmelding, fraværsoppfølging og virksomhetsstyring. De fleste deltakerne hadde meldt seg på Nærværsmodulen. Prosjektet Opp med hode og rett i ryggen Opp med hode og rett i ryggen er et treningstiltak på rådhuset med fokus på trening og ergonomi. Tiltaket løp i perioden Tiltak igangsatt i 2011 Tiltaket Friskusukene (Uke 7) Det blir satt fokus på nedgang i fraværet i uke 7. Det blir igangsatt ulike tiltak som trim, quiz, fest og så videre. Ifølge prosjektleder ble ansatte 50 dager friskere i uke 7 i Prosjektet Aktiv og Trygt Tilbake Dette er et prøve- og samarbeidsprosjekt for sykemeldte ansatte og ansatte som helt eller delvis står i fare for å bli sykemeldt. Prosjektet omfatter Mandal kommune, Marnardal kommune, Xstrata Nickel, Hennig Olsen is, GE Healthcare og Tine Meierier. Prosjektet startet med varighet ut februar Formålet med prosjektet er å bistå nærmeste leder i å forebygge og/eller følge opp ansatte for å sikre at ansatte på hurtig og trygt vis kommer tilbake på jobb eller får avklart sin situasjon i forhold til arbeid og restarbeidsevnen. Det er nærmeste leder som innleder den første sykesamtalen med den ansatte. ATT vil samarbeide med bedriftens bedriftshelsetjeneste der det er naturlig. Der hvor det er hensiktsmessig kontaktes Quick Care. Quick Care er et eksternt tilbud om fysisk og psykisk aktivitet for ansatte med helseplager hvor dette er hensiktsmessig. Det er en tett oppfølging av den ansatte hvor avtale er inngått i samarbeid med leder. Det skal først gjennomføres en samtale med leder og ansatt for å avklare riktig og hensiktsmessig tilbud. Quick Care er behjelpelig med utfylling av søknad om tilretteleggingstilskudd. Det kan tas kontakt med lege, eventuelt annen behandler, hvis den ansatte aktivt samtykker til dette. Det skal etableres kontakt med bedriftshelsetjenesten når det er naturlig. Tiltaket Sunnere, slankere og sterkere I perioden jobber 15 ansatte med vektreduksjon kombinert med trening. Det ble holdt en månedlig samling med veiing og trening. De ansatte betaler en egenandel. 88

96 Tiltaket Kom i form I tidsrommet blir det tilbudt 1 1/2 times trimtur i friluft med styrketrening i regi av fysioterapeut. Hyppighet er en gang per uke. Tiltaket Våryr 2011 Første mai ble det arrangert tre turer i nærområdet med kjentmann til å fortelle. Tiltaket Vekk med vondtene Tiltaket besto av to kurs på 11 uker hver. Totalt har 63 deltakere deltatt. Egenandelen var på 500 kroner og det ble satt krav om en «vondt». Det ble gitt en time saltrening pluss en time gruppeveiledning hver 3. uke i ytterligere en time utfra din plage. To fysioterapeuter var til stede på kursene. 6.3 Hva er egentlig Tillitsprosjektet? Som det fremgår av det foregående rommer Tillitsprosjektet mange dimensjoner. Heller ikke de mest sentrale aktørene i Tillitsprosjektet har en omforent forståelse av hva Tillitsprosjektet er. Vi ser også at, hva Tillitsprosjektet er, har også endret seg over tid. Fra primært å være et sykefraværsprosjekt hvor de sentrale virkemidlene var utvidet rett til egenmelding og tettere oppfølging, er prosjektet i dag vel så mye et kulturbyggings- og omdømmeprosjekt for Mandal kommune. Som evaluator er det spesielt vanskelig å evaluere effektene av et prosjekt når prosjektet ikke er konstant eller er vanskelig å definere fordi det endrer seg over tid. Problemstillingene i evalueringen, med tilhørende evalueringsdesign, tar utgangspunkt i Tillitsprosjektet slik det ble presentert for evaluator i 2007, se kapittel 4. I 2007 tolket evaluator Tillitsprosjektet til å være et strukturert system for oppfølging av den enkelte ansatte med det formål å styrke dialogen mellom arbeidstaker og arbeidsgiver og tilrettelegging på arbeidsplassen. Av den grunn ble ansvar, holdninger til nærvær og fravær, samt dialogen på arbeidsplassen sentrale tema i evalueringen. Videre var 365 dagers egenmelding et symbol på den tilliten som arbeidsgiver ønsket å vise sine ansatte. Nærmest som en kuriositet ønsket evaluator å kartlegge hvordan de ansatte tok i bruk den utvidete retten til egenmelding. Til å begynne med var det relativt liten interesse i prosjektledelsen for fraværstall. I ettertid ser vi at det er sistnevnte både prosjektledelsen og omverden i størst grad etterspør. 89

97 7 Tillitsprosjektets forløp og funksjon 7.1 Innledning I dette kapitlet vil vi gi en beskrivelse og vurdering av prosessen, det vil si prosjektets forløp og funksjon. Evaluatoren kan allerede her fastslå at Mandal kommune i Tillitsprosjektet har vært gode på prosess! Vi vil belyse dette ved å komme inn på partenes delaktighet, organisering og samarbeidsmodellen, tidsaspekt og rammebetingelser, og til slutt vil vi si noe om den løpende risikovurderingen. Datakildene våre for å beskrive og vurdere temaene i dette kapitlet er først og fremst vår observasjon gjennom deltakelse i prosjektgruppen og styringsgruppen, dokumentinnsynet og intervjuer med ressursinformantene. 7.2 Ulike parters delaktighet Partene Tillitsprosjektet bygger på et samarbeid mellom ulike parter. Tillitsprosjektet har vært sterkt forankret i den administrative ledelsen i Mandal kommune og blant politikerne helt fra starten av. Evaluator registrerer at denne støtten har holdt seg med uforminsket styrke gjennom hele prosjektperioden og frem til i dag. I Tillitsprosjektet er det også et videreutviklet samarbeid mellom ledelsen i kommunen, i Tillitsprosjektet og de tillitsvalgte. Hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet og Utdanningsforbundet har blant annet vært aktivt med i prosjektledelsen. At deltakelsen fra de andre forbundene har vært mer variabel rokker ikke mye ved dette bildet. De plasstillitsvalgte har imidlertid hatt en beskjeden rolle i å forankre Tillitsprosjektet på grasrota i organisasjonen. De hovedtillitsvalgte har hatt den rollen. De plasstillitsvalgte har kun en rolle dersom deres medlem ønsker dem til stede i sykefraværsoppfølgingen. Det nære samarbeidet med kommuneoverlegen i Mandal, som igjen har hatt dialogen inn mot alle fastlegene og andre medisinske behandlere i Mandal kommune, har vært viktig. Han har vært sentral i å informere og forankre prosjektet hos fastlegene i Mandal kommune og også blant de ansatte i Mandal kommune. Kommuneoverlegen har deltatt i prosjektets prosjektgruppe. 90

98 Videre har NAV Mandal og Arbeidslivssenteret ved NAV Vest-Agder vært sentrale samarbeidspartnere i prosjektet. NAV har deltatt i prosjektet hele veien, både styringsgruppen og prosjektgruppen. KS, KLP og Praxis-Sør har også vært samarbeidsaktører i prosjektet, men har hatt et mer distansert forhold til Tillitsprosjektet. KS og KLP har vært finansiører og dialogpartnere i referansegruppen. Praxis-Sør er en arena for faglige diskusjoner og spredning av resultater, men det kom lite håndfast ut av dette samarbeidet i prosjektperioden, hvis vi ser bort fra at evalueringen har vært lagt til Praxis-Sør i Informasjonstilgangen Det har vært arbeidet beundringsverdig godt med informasjon til alle involverte samarbeidsparter og ansatte i prosjektperioden. Om lag 60 arbeidsplasser er besøkt hvert år, informasjon har vært gitt jevnlig i prosjektgruppemøter, styringsgruppemøter, referansegruppemøter, frokostmøter, (dialog)konferanser, i bystyremøter, osv. Det har vært lagt vekt på bred informasjon til alle ansatte. Det har vært kjørt informasjonsmøter på arbeidsplassene med jevne mellomrom, og arbeidsprosesser med basis i egne utsendte diskusjonsnotater hvor alle ansatte har hatt muligheter til å komme med tilbakemeldinger og innspill til prosjektledelsen. I planleggingen av disse prosessene har administrativ ledelse, prosjektledelse og tillitsvalgte vært involvert. All denne direkte kontakten har vært en styrke for prosjektet og gitt god forankring i alle ledd, etter evaluators vurdering. I tillegg til dette har det også blitt gitt informasjon gjennom plakater, brosjyrer, Tillitskortet, på Mandal kommunens hjemmeside, osv. Videre har det vært gjennomført et høyt antall foredrag eksternt, i kommune-norge, og prosjektleder har vært aktivt ute i regional media. Medieoppslag gir, i tilligg til stolthet, også innbyggerne av Mandal kommune informasjon om prosjektet og det har ytterligere bidratt til forankringen av prosjektet blant de ansatte I hvilken grad har deltakerne vært delaktige? Evaluator finner at høy fokus på informasjon og en høy møteaktivitet har gitt de samarbeidende parter en god anledning til å holde seg oppdatert om prosjektet og mange anledninger til å påvirke prosessen med egne innspill og bidrag. En politiker beskriver for sin del situasjonen slik: 91

99 ( ) Tillitsprosjektet - og tidligere Nærværsprosjektet har vært tema i bystyret med jevne mellomrom. I egenskap av å være medlem av prosjektets styringsgruppe, har jeg ved flere anledninger formidlet informasjon om prosjektet. Mitt inntrykk er at det fortløpende har vært jobbet godt i prosjektet. Siren har informert bystyret jevnlig. Politiker De hovedtillitsvalgte var sentrale i prosjektet helt fra oppstarten da prosjektet skulle designes. En av dem beskriver deres rolle slik: Vi var med hele veien, i diskusjonene. Var bevisste i forhold til navnet. Vi var med og laget rutinene. Hadde vi ikke vært med hadde det vært lett å spolere prosjektet. Men vi er blitt tatt med som en likeverdig part. Vi hadde tillitsvalgte med i alle arbeidsgruppene. Hovedtillitsvalgt Også hovedverneombudet har sittet i styringsgruppen hele tiden. NAV har vært en annen sentral samarbeidspartner som har vært involvert på flere måter. De var sentrale med å bringe inn kompetanse på deres registreringsssystemer og måter å jobbe på, spesielt når det gjelder egenmelding, det som må med juridisk og i forbindelse med informasjon til enhetene. NAV Mandal og Arbeidslivssenteret ved NAV Vest-Agder har vært med i henholdsvis prosjektgruppa og styringsgruppa og gitt deres innspill. NAV var også med i arbeidsgruppa for informasjon og var med i informasjonsarbeidet. Slik sett bidro NAV til å gi prosjektet legitimitet blant de ansatte. Det har vært et høyt trykk i prosjektet og en høy grad av deltakelse blant de sentrale aktører, med unntak for referansegruppa hvor blant annet KS og KLP var representert. Fordi det har vært et slikt høyt trykk med bred involvering observerer vi at det har vært en utfordring å holde høyt trykk over tid. Prosjektleder så dette som et problem og grep fatt i dette underveis Har alle parter i prosessen blitt godt ivaretatt? Evaluator har spurt ressursinformantene som har vært sentrale i prosjektet, om alle parter er blitt godt ivaretatt. Vi får et unisont ja fra samtlige. Evaluator er langt på vei enig i dette. Mandal kommune har vært gode på struktur og informasjon. Tillitsprosjektet har gått bredt ut og invitert til deltakelse og involvering. Der det kan synes å ha vært for liten kontakt er mellom Tillitsprosjektet og fastlegene i kommunen. Fra fokusgruppene med mellomlederne kommer det frem at noen mener at fastlegen kommer for sent inn i enkelte av sakene og at en i noen tilfeller ønsker dem tidligere inn. NAV Mandal melder også at 92

100 enkelte av fastlegene i et dialogmøte i juni 2011 gav uttrykk for at de synes de ansatte kom for sent til dem. Legene vet ikke alltid at pasienten er sykmeldt før de blir innkalt i Nærværsutvalget til åtte ukers vurdering. I tillegg kompliseres dette ved at de som er gradert sykmeldte ikke trenger å ha vært hos fastlegen ved åtte uker og først tar kontakt etter 20 uker, ved Dialogmøte 2. Enkelte av fastlegene savner kontakt. Siden deltemaet om legenes rolle ble tatt ut av evalueringen på et tidlig tidspunkt, vet vi ikke nok om hvordan kontakten har vært mellom Tillitsprosjektet/Mandal kommune og legene. Videre er ikke Tillitsprosjektet del av arbeidsmiljøutvalgets (AMU) saksområde. Sykefraværsfokuset i kommunen er etter evaluators erfaringer løftet ut av AMU, og lagt til Tillitsprosjektet. Hovedverneombudet er bindeleddet mellom Tillitsprosjektet og AMU, men ved «røde» arbeidsplasser, det vil si hvor sykefraværet er for høyt, blir verneombudene innkalt sammen med Tillitsvalgte. Dette får imidlertid AMU ikke melding om. Evaluator har tidligere vært inne på den sentrale rollen som de hovedtillitsvalgte har hatt i prosjektets mange faser. De plasstillitsvalgte er ikke tiltenkt en sentral rolle. De plasstillitsvalgte kan derfor utgjøre en uutnyttet ressurs i prosjektet. Samlet sett finner evaluator at det foruten legene og de plasstillitsvalgte har vært en bred forankring i prosjektet, både blant eksterne og interne aktører, som mellomlederne og ansatte Hva har sentrale parter bidratt med? I intervjuene trekker ressursinformantene frem ulike parters roller og hva de har bidratt med. Prosjektleder fremhevet at mellomlederne har spilt en svært viktig rolle. Uten deres innsats i det sykefraværsoppfølgende arbeidet ville ikke Tillitsprosjektet fungert så godt som det gjør, i følge henne. Prosjektleder fremhever også NAV, som har vært en aktiv samarbeidspartner i oppfølging av sykmeldte, i registreringsarbeidet osv., selv om Tillitsprosjektet også førte til en merbelastning for dem. Samhandlingen synes stort sett å ha vært god mellom NAV og Mandal kommune. De andre ressursinformantene (tidligere rådmann, kommunalsjef, hovedverneombud, politiker, osv.) er opptatt av at prosjektet har hatt en prosjektleder som har hatt masse energi og gått tungt inn i Tillitsprosjektet. De er sikre på at prosjektet har vært helt avhengig av å ha en sterk og karismatisk prosjektleder og at hennes innsats har vært avgjørende for fremdriften av prosjektet. 93

101 Den tidligere rådmannen fremheves også av flere som avgjørende for forankringen av prosjektet i oppstartsfasen og har gitt prosjektet tyngde i forhold til de andre lederne. Legene blir også nevnt av de fleste av ressursinformantene. Tillitsprosjektet var helt avhengig av deres samarbeid. Hadde de fortsatt med å skrive legemelding når de ansatte kom til dem for behandling og råd hadde prosjektet hatt et problem. Det gode samarbeidet med bedriftshelsetjenesten blir også fremhevet av flere. Bedriftshelsetjenesten beskrives som en aktiv aktør som blant annet spiller inn ideer om hvordan kommunen kan jobbe for et høyere nærvær. Dette er ikke nytt i forbindelse med Tillitsprosjektet, men ble en innarbeidet praksis i Nærværsprosjektet. Evaluator mener det brede samarbeidet var avgjørende for prosjektets forløp og funksjon. Alle de samarbeidende partnerne har på hver sin måte vært betydningsfulle og representert biter av puslespillet. Evaluator vil likevel fremheve spesielt tidligere rådmanns betydning for å få prosjektideen forankret både politisk og administrativt i oppstartsfasen. Det at prosjektet ble forankret til topps i kommunens administrasjon og at den tidligere rådmannen målbar prosjektet for politikerne, i ledergruppen og overfor de ansatte har hatt en uunnværlig betydning. Tillitsprosjektet har også hatt en prosjektleder med et sterkt engasjement for prosjektet. Hun har nedlagt betydelig innsats og energi i prosjektet og utvist stor kreativitet i oppgaveløsing og utvikling av nye tiltak. Betydningen av en sterk prosjektleder må ikke undervurderes, sammen med klare målsettinger og tilgjengelige ressurser. Videre har de hovedtillitsvalgte hatt en hovedrolle i å forankre prosjektet hos de ansatte. Evaluator mener imidlertid at potensialet i å aktivisere de plasstillitsvalgte i informasjons- og forankringsarbeidet er stort. Legenes samarbeidsvilje har også vært av avgjørende betydning og uten NAVs samarbeid ville ikke egenmeldingstiltaket latt seg gjennomføre. 7.3 Tillitsprosjektets organisering og samarbeidsmodell En bred prosjektorganisasjon En tilnærming til Tillitsprosjektet er å fokusere rundt prosjektorganiseringen. Det er bygd en solid prosjektorganisasjon rundt sykefraværsoppfølgingsarbeidet. Denne prosjektorganisasjonen er tildelt betydelige personalmessige ressurser. Prosjektet har koblinger til mange parter både i og utenfor kommunen. En av lærdommene Mandal kommune fikk fra forløperen Nærværs- 94

102 prosjektet, var at hvis en satt seg noen målsettinger, la inn de nødvendige ressurser og jobbet sammen mot disse målene, så ville en oppnå resultater. Dette er også grunntanken bak Tillitsprosjektet. Tillitsprosjektet har ansatt en egen og svært aktiv prosjektleder i full stilling fra til Prosjektleder har sterk legitimitet blant de ansatte fordi hun ledet Nærværsprosjektet i kommunen og jobber i personalavdelingen i kommunen. Prosjektleder har mange års erfaring i å jobbe med sykefraværsoppfølgingen. Prosjektleder er svært dedikert til oppgaven med å etablere, drifte og utvikle Tillitsprosjektet. Hun arbeider hardt mot de målsettinger som er satt og forventer ikke noe annet fra sine medarbeidere. Sykefraværsoppfølgingsarbeidet får meget stor fokus i organisasjonen og betydelige ressurser kanaliseres inn i dette arbeidet. Som omtalt i kapittel 1 er Tillitsprosjektet organisert med en styringsgruppe med ni deltakere og en forsker med observasjonsstatus. Til å følge Tillitsprosjektet og komme med faglige innspill ble det opprettet en referansegruppe med fem deltakere. Prosjektgruppen som har vært den mest aktive hadde åtte medlemmer og i tillegg møtte en forsker med observasjonsstatus med talerett. Ved oppstarten av prosjektet var det fem arbeidsgrupper i sving på ulike tematiske områder. Disse ble i 2009 lagt til linjen. I tillegg til denne strukturen kommer heldagsmøter som store deler av mellomledere, ansatte, tillitsvalgte deltar på og en merbruk av tid for mellomlederne på sykefraværsoppfølging. Det ble også satt av midler til frikjøp av hovedtillitsvalgte, tilsvarende 55 prosent stilling i planleggings og oppstartsfasen og videre 35 prosent stilling fra februar til august måned Videre blir det frigitt en halv stilling til systemadministrasjon. To forskere har fulgt prosjektet siden høsten Ved oppstart av Tillitsprosjektet bevilget bystyret kroner, deretter kroner hvert år. Budsjettet har imidlertid vært på 1,2 1,4 millioner kroner pr. år. De resterende pengene har vært skaffet av prosjektledelsen årlig. I løpet av den tiden vi har fulgt prosjektet har det ikke, oss bekjent, vært reist en kritisk diskusjon rundt de prioriteringer som er gjort, ei heller bruken av interne ressurser i Mandal kommune til prosjektet. Også NAV har brukt store ressurser fra potten med tilretteleggingsmidler til Mandal kommune. På lengre sikt må en prioriteringsdiskusjon presse seg frem. Prosjektorganiseringen inviterer til og bygger på samarbeid og deltakelse av de berørte parter internt i kommunene og samarbeidspartnerne eksternt. Men det må ha kostet. Evaluator kjenner ikke til at Mandal kommune har gjort beregninger hvor den reelle kostnaden i årsverk er summert. Dette er også et 95

103 vanskelig regnestykke fordi sykefraværsoppfølging er en lovpålagt oppgave som alle virksomheter er forpliktet til å drive med i en eller annen utstrekning. Samtlige av ressursinformantene vi har intervjuet ved evalueringsperiodens slutt melder at de synes organiseringen og samarbeidsmodellen i prosjektet har vært bra og flere mener at det har vært nødvendig med en så bred og vidt tung organisering. Prosjektleder opplever at organiseringa har fungert bra. Den har vært tydelig: Tydelig på prosjektplan, tydelig på detaljnivå, og en har hatt gode rollefordelinger. En annen styrke som prosjektleder ser er at det har vært korte beslutningsveier og hun forteller at hun aldri har fått nei til et underprosjekt eller tiltak: Vi fikk lov til å sette i verk ting. Det har vært så mange som har villet dette. Vi har grepet anledningen. Mange i prosjektgruppa har ivret. Kommunen er også av en passe størrelse for å kunne teste ut en slik ordning. Prosjektleder En kommunalsjef vektlegger at den uformelle stilen, til tross for en tung organisering, var en fordel. Hun mener også at det var viktig å komme raskt i gang med arbeidet, at mye av planleggingen og riggingen kan gjøres underveis. Hvis planleggingsfasen blir for lang mener hun at en kan miste mye tid og motivasjon før en kommer i gang Et teknologisk bidrag Når det gjelder organiseringen gikk likevel ikke alt som tenkt. Tillitsprosjektet ble mer teknologistyrt enn noen hadde planlagt for. I oppstarten av prosjektet var det planlagt med manuelle rutiner for egenmelding, men NAV krevde at dette måtte håndteres elektronisk. Av den grunn måtte Mandal kommune bestille et elektronisk sykefraværsoppfølgingssystem og delta i en tidkrevende prosess med å utvikle kravspesifikasjon. Tidligere rådmann mener at dette var med å skape interesse for prosjektet fra ulike hold, nemlig at Mandal kommune holdt på med å utvikle/innføre et slikt elektronisk pop-up system til støtte for mellomlederne i sykefraværsoppfølgingen. Muligheten til å egenmelde seg hjemmefra, pop-up systemet og teknologien var imidlertid ikke gjennomtenkt ved start og representerte på dette tidspunkt en kritisk faktor, tidsmessig, praktisk og ikke minst økonomisk. Utviklingen, og etter hvert utprøvingen, av det elektroniske dataprogrammet krevde store ressurser innledningsvis i prosjektet. Programmet hadde en del barnesyk- 96

104 dommer, og det ble en utfordring for Tillitsprosjektet å få det elektroniske melde- og oppfølgingssystemet til å fungere slik man ønsket det. Etter hvert fungerte datasystemet greit, men det var et stort behov for informasjon om systemet. I dag er det bred enighet om at datasystemet fungerer veldig bra for mellomlederne. Oppriggingen og organiseringen av Tillitsprosjektet gav også noen utfordringer for NAV. NAV Mandal forteller at de måtte sette seg inn i egenmeldingsblanketten. Utfordringen for dem har vært merarbeidet dette har gitt. De har også hatt utfordringer i sitt eget datasystem, og disse utfordringene er blitt større etter at Mandal kommune innførte sitt elektroniske system. NAV har måtte justere underveis både rutiner og praksiser rundt egenmeldingssystemet. I dag registrerer de egenmeldinger manuelt og leverer ut mot forvaltningsenheten noe som innebærer et dobbeltarbeid. Politikeren som sitter i Tillitsprosjektets styringsgruppe fremholder at organiseringen har vært grei og at Mandal kommune fått bedre rutiner for oppfølging. Hun mener at hvis flere bruker samme system vil det bidra til en forenkling/effektivisering av rutinene i sykelønnsordningen. Hun mener at ledere ofte opplever det regelstyrte NAV-systemet som en hemsko og vegrer seg for å gå inn i problemstillingene med å få ned sykefraværet. Effektiviseringen med egenmelding gir også legene mulighet til å bruke tiden med pasientene på en bedre måte. Mye tyder på at den brede og til dels tunge organiseringen har fungert bra. Rutinene og strukturene har satt seg godt etter hvert som prosjektets levetid har gått. Utviklingen og innføringen av det elektroniske datasystemet var et kritisk punkt underveis og som innebar at spørsmål i Tillitsprosjektet ble satt noe på vent. Evaluator mener imidlertid at denne utsettelsen fikk minimalt å si for prosjektet på dette tidspunktet. Utviklingen av et nytt elektronisk hjelpemiddel har imidlertid ført med seg en del kostnader, samtidig som det har blitt et svært nyttig redskap for mellomlederne Det er brukt store ressurser i prosjektet og tidsbrukens alternative verdi er, så langt evaluator erfarer, få som problematiserer i kommunen. Tidsbruken på de ulike aktører i form av timer settes opp mot hva egenmeldingsforsøket frigjør av arbeidstimer. Evaluator vil påpeke at ved et slikt forsøk må en påregne en ganske betydelig egenandel (interntid og -ressurser). Også NAV har pådratt seg kostnader i forbindelse med Tillitsprosjektet. 97

105 7.4 Tidsaspekt og rammebetingelser Prosjektet startet i mai 2008 og var opprinnelig tenkt avsluttet som et forsøk sommeren Det er denne tidsperioden evalueringen dekker. Hvis en ser denne perioden sammen med forprosjektet har Tillitsprosjektet løpt i fire år. Mandal kommune har fått dispensasjon fra Arbeidsdepartementet til å kunne fortsette å likestille egenmelding og legemelding ved sykefravær. Tillitsprosjektet fortsetter derfor ut Det har vært helt avgjørende med en så lang forsøksperiode før prosjektet skal evalueres. Evalueringen av prøveprosjektet i Tromsø kommune (Petersen 2001) og i Kristiansand kommune (Fleten og Johnsen 2005), er tydelige på at man trenger tid, både i forhold til at selve forsøket skal få virke, men også for at man skal kunne evaluere forsøket på en god måte. Petersen (2001) skriver i oppsummeringen av evalueringen at med ett års forsøk er det flere faktorer som skaper usikkerhet i resultatene, blant annet at forsøksperioden synes for kort. Fleten og Johnsen (2005) går imidlertid mye lengre. De skriver at evalueringen viser at dialog på arbeidsplassen har effekt på fravær, men forsøket viste også at ny og tettere oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen er krevende og at to års oppfølging ikke er tilstrekkelig til at nye fraværsmønstre har satt seg. Vi kan bare slutte oss til det ovennevnte. Tillitsprosjektet er mye mer enn 365 egenmeldingsdager: Det tar tid å endre holdninger og kultur på arbeidsplassen. I tillegg tar det flere år å få robuste evalueringsdata. Evaluator mener at Tillitsprosjektet er gitt en reell mulighet for å lykkes fordi prosjektperioden har vært såpass lang, men at det likevel er ønskelig med en enda lengre forsøksperiode, både av hensyn til at det tar tid å innarbeide ny praksis, men også av hensyn til at mer tid vil gi mer robuste evalueringsdata (lengre tidsserier). 7.5 Avvikshåndtering I prosjekter som løper over flere år er det viktig å identifisere risikofaktorer, følge utviklingen og med jevne mellomrom vurdere status vedrørende disse risikofaktorene. Dette ble gjort i Tillitsprosjektet. I Tillitsprosjektet ble det utarbeidet en sårbarhets- og risikoanalyse, som igjen ble gjennomgått i både prosjekt- og styringsgruppen minst en gang i året. Sårbarhets- eller risikofaktorer som var identifisert var finansiering/økonomi, mangel på tidsmessige ressurser til å gi informasjon, opplæ- 98

106 ring, turnover av nøkkelpersonell i prosjektet, konflikter blant partene, misnøye med ordningen, manglende implementering, osv. 99

107 8 Ansvar Tillitsprosjektets intensjon er å gi tillit til de ansatte. I det ligger at Tillitsprosjektet også handler om å gi ledere, sammen med ansatte, et større ansvar for fraværshåndteringen. Hvordan opplever de ulike partene å ha fått dette ansvaret og tar lederne mer ansvar for oppfølging ved fravær? Datakildene i dette kapitlet er fokusgrupper med mellomledere i 2008 og 2011, fokusgrupper med ansatte i 2009, personlige intervjuer med langtidssykemeldte våren 2011, intervjuer på en til en basis med plasstillitsvalgte og verneombud i 2007 og 2009, og fokusgruppe med plasstillitsvalgte og verneombud i Mellomlederne Som nevnt ble mellomlederne intervjuet to ganger: Første gang høsten 2008 og andre gang våren Til sammen har 26 mellomledere vært intervjuet. Selv om Tillitsprosjektet var relativt nytt i 2008, hadde samtlige av informantene gjort seg erfaringer med prosjektet. Sykefraværet varierte imidlertid mye mellom de ulike tjenesteområdene, så enkelte hadde mer erfaring med sykefraværsoppfølgingen enn andre. Informantene var i 2008 enige i at det var langtidsfraværet som skapte de største utfordringene. Ifølge mellomlederne skyldtes langtidsfraværet alvorlig sykdom og hang oftest sammen med andre ting enn forhold på arbeidsplassen. Mellomlederne følte at det var lite de kunne gjøre med dette, selv om det var dette fraværet som bidro til et høyt fravær ved enkelte arbeidsplasser. I 2011 melder mellomlederne at Tillitsprosjektet har ført til et generelt høyt fokus på sykefraværet og har bidratt til at de har fått flere verktøy, også i forhold til de langtidssyke. Med verktøy mener de både det nye oppfølgingsregimet slik det er presentert i tabell 3, men også de nye underprosjektene som er igangsatt i løpet av Tillitsprosjektet, jf presentasjonen i 6.2. Mellomlederne opplever at de har bedre muligheter til å gi den enkelte ansatte bedre oppfølging og at de rett og slett driver med en bedre personaloppfølging enn tidligere. Mellomlederne opplever at det stilles klare forventninger til dem. De vet hva som er deres rolle i forhold til oppfølgingen av de sykmeldte og tilrettelegging på arbeidsplassen i samarbeid med NAV, bedriftshelsetjenesten, osv. Derimot er de usikre på hvordan de kan samhandle på tvers av avdelinger eller enheter for å få til et optimalt oppfølgingsarbeid. 100

108 I 2008 var flere av mellomlederne opptatt av at fraværshåndteringen tok tid. Hvor mye tid fraværshåndteringen tok varierte med grad av nærvær på arbeidsplassen. Deres opplevelse var også at Tillitsprosjektet hadde medført merarbeid knyttet til fraværsoppfølgingen, spesielt oppfølgingen av langtidssyke. De brukte tid på oppfølgingssamtaler, NAV, Nærværsutvalget og vikarer, tid som gikk på bekostning av andre lederoppgaver. I 2011 hører vi mange av de samme tilbakemeldingene. Mellomlederne peker fortsatt på at det er blitt flere rutiner som må følges, og når ingen gamle rutiner er kuttet, blir det mye: Nye systemer har gitt meg mer å gjøre. Det har gått mange timer til oppfølging og kurs. Og nå sitter jeg jo her! Det koster for mye. Men samlet sett er jeg likevel positiv. Nærmeste leder er forventet å stille lojalt opp i oppfølgingen av de ansatte både fordi det er en plikt og fordi en ønsker å ta godt vare på sine ansatte. Vårt inntrykk er at mellomlederne i stor utstrekning stiller lojalt opp om prosjektet, men oppfølging av sykmeldte anses tydeligvis ikke som en primæroppgave for alle lederne. Jeg hadde fire sykmeldinger lenge. Da hadde jeg dette opp i halsen. Ønsker at en annen skal ta dette for meg slik at jeg kan fokusere på mine primære oppgaver. Jeg kan ikke delegere dette. Jobber mer gratis for å rekke rundt. Du må følge opp, kan ikke la være slik systemet er nå. I tillegg til kravet om mer oppfølging, har mellomlederne synspunkter på det nye dataverktøyet. Ikke alle opplever at det er optimalt eller fungerer bra for dem: Vi har slitt med å kunne endre sykefraværsprosenten i en og samme sykmelding. Men det lar seg ikke gjøre. Jeg regner dette blant barnesykdommene. Jeg som leder har ikke bruk for det til noen ting, unntatt for å legge inn et fravær. For min del ville det vært enklere med den ordningen vi hadde før. Det er nesten sånn at en ikke tør si det men faktisk så gjør jeg det. Det har ikke endret noen ting i forhold til hvordan jeg følger opp. Etter hvert som innkjøringsproblemene avtok syntes de fleste at datasystemet har vært et positivt bidrag i sykefraværsoppfølgingen. I 2011 er synet på det elektroniske registrerings- og oppfølgingssystemet betydelig mer positivt. I 2011 får vi høre at det nye systemet er bra og at det sparer dem for tid. De fleste forteller at oppfølgingssystemet strukturerer dem bedre og hjelper dem i å huske. De kan nå se bort fra manuell behandling, kopiering og postleg- 101

109 ging. Alt i alt synes de fleste at de er kommet bra ut. Dette til tross for at mellomlederne fortsatt ofte legger inn fraværsdataene på vegne av sine ansatte. I 2011 hørte vi imidlertid følgende hjertesukk, noe som tyder på at ikke alle opplever systemet som enkelt: Vi sliter fortsatt med at folk ikke kan systemet. Det er lite brukervennlig. For vanskelig. Kanskje det er gjort med vilje for at folk skal bli skremt fra å bli syk! I 2008 møtte vi en utstrakt kritikk blant mellomlederne for det de oppfattet som et krav om registrering av fraværet allerede første fraværsdag. Kritikken bunnet i en respekt for den syke og at man skal slippe å tenke på slike ting første dag man er hjemme med sykdom. I fokusgruppene i 2011 er mellomlederne ikke lengre opptatt av dette. Mye tyder på at praksis er tilpasset slik at det fungerer greit for alle parter. Videre tok flere mellomledere i 2008 opp praksisen rundt utsendelse av blomster til sykmeldte. Flere var den gang kritiske til ordningen og synes det ble for lite fokus på nærværet: I våres hadde vi en samling hos oss hvor vi delte ut blomster til dem som hadde et nærvær. Vi skal jo ha fokus på nærvær, men fokuset blir jo på fravær. Men for all del det er fint med et fraværssystem. Det er en påminnelse. Blomsterkritikken ble etter disse innspillene tatt opp og diskutert i Mandal kommune og siden har denne kritikken stilnet av. Men viktigheten og understrekingen av at det er nærvær og ikke fravær - som de burde ha fokus på, ble gjentatt under intervjuene i 2011: Det blir spesielt viktig nå å ta vare på dem som er på jobb. Det er viktig å se dem. Ha morgenkaffi sammen, le sammen. I 2008 ga mellomlederne uttrykk for at de hadde lite kontakt med legene. I 2011 hører vi det samme. Mellomlederne opplever at de ser bare legene i Nærværsutvalget. Noen uttrykker at de synes dette er for sjeldent og at terskelen for å kontakte lege er blitt for høy. Alle informantene ønsker mer kontakt med legene. En fortalte at hun melder saker tidlig til Nærværsutvalget for å få til en dialog med legen på et tidligere tidspunkt, alternativt ber hun om et møte på NAV med legen til stede, for å sikre denne dialogen. Mellomlederne forteller at de er til tider usikre på hvor alvorlig situasjonen er med den ansatte og ønsker råd og noen å snakke med. 102

110 Tillitsprosjektet har også fått noe å si for forholdet til NAV. Mellomlederne opplever at det har blitt mer dokumentasjon, arbeid med oppfølgingsplaner og søknader som tar tid. Mellomlederne mener de er blitt større brukere av NAV som følge av krav om tettere dokumentasjon i NAV. Før var det ingen som presset dem, nå har de fått et større ansvar som må følges opp. For øvrig synes de at forholdet til NAV er bra. Totalt sett tegner mellomlederne et bilde av økt ansvar og økt oppfølging, men dette innebærer igjen mer arbeid, som følge av Tillitsprosjektet. Samtidig er mellomlederne godt fornøyd med prosjektet, og viser til at de har fått flere virkemidler til rådighet, spesielt når det gjelder de langtidssyke, samt prosjektet har bidratt til å strukturere fraværshåndteringen og oppfølgingsoppgavene deres. Dette er de fornøyd med. Enkelte mellomledere opplever imidlertid at deres ansvar kan bli vel stort, og de savner mer kontakt med legene for selv å få veiledning og råd om sakens alvor. 8.2 De ansatte Fokusgruppene med de ansatte ble gjennomført i 2009, og i 2011 ble intervjuer på én til én basis gjennomført med ansatte som enten var eller hadde vært langtidssyke. De fleste ansatte som deltok i fokusgruppene i 2009 melder at de ikke har vært så mye i berøring med Tillitsprosjektet. Generelt sett uttrykker de ansatte at de stort sett er fornøyd med den oppfølgingen de har fått så langt og de kommer med få kritiske bemerkninger til systemet. Både de yngre og eldre informantene uttrykker at Tillitsprosjektet er et godt initiativ. De fleste mener at det er positivt at lederne skal interessere seg for de ansatte og at de ansatte ved sykdom skal holde kontakt med jobben. Samtidig påpeker de at det er kanskje holdningene til lederne som er viktigst og ikke rutinene. De ansatte melder at det er godt å kjenne at folk bryr seg, det er i grunnen det som teller. Da holder det ikke bare å følge en rutine. Som oppfølging til det ovennevnte ble de ansatte spurt om Tillitsprosjektet er blitt for mye rutiner. Her skiller tilbakemeldingene seg mellom de som har lite fravær og et mindretall som har vært mye borte fra jobben på grunn av sykdom. De som arbeider på en enhet med lavt fravær, og selv også har vært lite borte, synes rutinene blir unødvendige. De som har vært syke og fått oppfølging mener derimot at oppfølgingen har vært bedre etter at Tillitsprosjektet ble satt i gang. Det handler om å komme til en fast avtale, bli vist interesse og en positiv holdning. Et flertall av de ansatte som har vært direkte i 103

111 berøring med Tillitsprosjektet, skryter av oppfølgingen de har fått og tillegger oppfølgingen betydning for når de kunne komme tilbake til arbeid. Da vi intervjuet ansatte med lange fravær våren 2011 var evaluator opptatt av hvilken oppfølging de hadde fått. Alle de langtidssykemeldte hadde mottatt en relativt tett oppfølging med jevnlige telefonsamtaler, blomster og møter. Hyppigheten på telefonsamtalene kunne imidlertid variere. Noen nevner hver 14. dag, hver 20. dag osv., andre snakker om oppringinger så hyppig som annenhver dag. Flere av dem hadde også deltatt på personalmøter og sosiale aktiviteter under fraværet, eller de hadde bare stukket innom og slått av en prat. Fire av de seks langtidssykemeldte har følt seg godt ivaretatt og er takknemlige for oppfølgingen. To av informantene beskriver oppfølgingen som et press, at leder ringte hele tiden, noe som ble tolket som mistillit, og at dette kan ha påvirket sykdomsforløpet i negativ retning. En forteller: Det var et punkt hvor jeg ville tørne. Spesielt i jula, påska, ved høytider spesielt, hvor jeg visste jeg skulle jobbet. Da var jeg så sensitiv. Det var et helvete når telefonene kom. ( ) På et tidspunkt fikk min mann nok. ( ) Han ville få meg ut av prosjektet fordi det økte belastningen i hjemmet og han fant seg ikke lengre i dette. For meg hadde det utvilsomt vært bedre med en legemelding. Og, den andre sier: Leder ringte oss sønder og sammen for noen måneder siden. Omtrent annen hver dag. Maste Hva kan jeg gjøre? Men i mitt tilfelle var det ingenting hun kunne gjøre. De to sistnevnte informantene opplever at de ikke har blitt godt ivaretatt i Tillitsprosjektet. Disse informantene mener at det ikke er tatt tilstrekkelig individuelle hensyn. De peker på at noen trenger rett og slett bare ro for å bli friske. På den andre side setter de pris på noe kontakt, slik at dette er en vanskelig balansegang som hver enkelt mellomleder må vurdere fra gang til gang. En av informantene ser også i ettertid at det burde ha vært en automatisk innkobling av bedriftshelsetjenesten i lange saker. Dette for å dokumentere sykefraværshistorikken i større grad, spesielt i saker som går i retning av omskolering eller uførepensjon. Jeg fikk en forespørsel i anledning første sykmelding om jeg ville ha med bedriftshelsetjenesten. Men da så jeg ingen spesiell grunn til det. Nå ser jeg at det ville ha vært riktig. Kanskje ansatte ikke skal ta dette valget. I mitt til- 104

112 felle handler saken om omskolering eller uførepensjon. Vi skal jo ikke snakke diagnose i Mandal kommune, men etter hvert kan det bli viktig om du liker det eller ikke. Ikke minst gjelder dette møtet med NAV. En bør derfor ha en instans på jobb som forholder seg til diagnose. Da kan ansatte med lange fravær stille noe sterkere. På spørsmålet om arbeidsgiver kunne ha gjort noen annerledes, pekes det nettopp på det å evne og se individuelle behov, fordi oppfølgingen i en periode var en skadelig belastning. Et par av de langtidssyke peker på at ved bedre tilrettelegging, ved omskolering, kunne de ha kommet tidligere tilbake, eventuelt jobbet mer enn i dag, men de er likevel takknemlig for den oppfølgingen de har fått. Halvparten av de langtidssyke føler seg imidlertid godt ivaretatt og kan ikke se at arbeidsgiver kunne ha gjort så mye annerledes. Om nærværsutvalget og møtene med NAV Siden Tillitsprosjektet er Mandal kommunes sykefraværsprosjekt og Nærværsutvalget er et element i den systematiske oppfølgingen av langtidssykemeldte, mener evaluator at Nærværsutvalget er del av Tillitsprosjektets systematisk oppfølging. Selv om det ikke er Tillitsprosjektet som etablerte Nærværsutvalget, er likevel utvalget videreført i sykefraværsoppfølgingen og må således ses i sammenheng med Tillitsprosjektet. Vi registrerer også at de ansatte ikke skiller mellom hva som er Tillitsprosjektet og hva som er andre pålagte oppgaver som kommunen må utføre innen dette feltet. Dette betyr at de ansatte ser både Nærværsutvalget og NAV-møtene i sammenheng med Tillitsprosjektet. Vi valgte derfor å ha med to spørsmål som nettopp berører erfaringer fra Nærværsutvalget og møter med NAV, og hvilke resultater informantene mente kom ut av disse. Tilbakemeldingene fra de langtidssykemeldte om møtene i Nærværsutvalget spriker en del. Fire av seks langtidssyke opplevde møtene som positive, at det var fint at mennesker de ikke kjente viste interesse for dem. Det beste med møtene kan synes å være at den ansatte får mye informasjon om saken fra ulike aktører. Det kan også synes som at de som fikk litt informasjon om Nærværsutvalget på forhånd, om hva det er, hvem som deltar og hva som er formålet med møte osv., opplevde møtet som mer positivt enn de som ikke fikk denne type informasjon. Men selv om informantene mente at møtet var positivt samlet sett, stiller de likevel spørsmål rundt hensiktsmessigheten med så mange rundt bordet, samt at det ikke alltid kommer så mye ut av møtet. En stiller også spørsmål ved bruk av denne arenaen til dialog mellom kommunen og NAV, med brukeren som tilskuer. En sier: 105

113 Alt koker til syvende og sist ned til økonomi. NAV vil ikke love noe og understreker hvor krevende det er med omskolering. NAV vil også teste ut kommunen, de ønsker at kommunen skal ta ansvar for sine ansatte. Og dette blir brukerne sittende å høre på. NAV og kommunen har ulike interesser. Jeg synes deres dialog blir tatt i feil fora. To av informantene gruet seg veldig til møtet og opplevde møtet som en forferdelig påkjenning. Begge følte at de verken ble forstått eller trodd. En peker på at årsaken til det var at utvalget ikke har satt seg skikkelig inn i saken. En av informantene forteller at utvalget hos flere på hennes arbeidsplass har fått tilnavnet Hærverksutvalget, og at det ikke er uten grunn. Halvparten av informantene mener at det kom lite ut av møte(ne). Resultatet var gjerne at en skulle fortsette med sykmelding. Likevel peker flere på at det er fint å få god informasjon om saken fra ulike parter og få et innblikk i hvordan den blir fulgt opp. I tre av sakene ble det satt opp milepæler i forhold til oppfølging, det være seg utredning som skal foretas, trening, behandling, datakurs, søke ny jobb, osv. Flertallet har hatt møter med NAV. I enkelte tilfeller har det vært et telefonmøte, mellom den sykmeldte og saksbehandler i NAV, i andre tilfeller er det møter hvor også fastlegen og leder deltar. En av informantene opplevde møtet som grusomt fordi arbeidsgiver, som også var til stede, ikke forsto hvor syk hun var. Saksbehandler i NAV skar så gjennom og bestemte at vedkommende skulle ut av Tillitsprosjektet og få ro. Ellers er tilbakemeldingene at møtene med NAV er helt greie og at de opplever å bli godt ivaretatt. Møtene med NAV er ofte orienteringsmøter hvor fremgangen/statusen i saken blir diskutert. 8.3 De plasstillitsvalgte og verneombudene Siden Tillitsprosjektet er basert på et tett samarbeid med de tillitsvalgte og fordi det systematiske sykefraværsarbeidet normalt sorterer inn under arbeidsmiljøutvalgets saksfelt, ble plasstillitsvalgte og verneombudene intervjuet på en til en basis i 2007 og 2009, samt i en fokusgruppe våren Formålet med intervjuene var dels for å kartlegge om dette tillitsmannsnivået deltok i prosjektet, om de var tildelt nye oppgaver eller om de selv opplevde å ha fått et utvidet ansvarsområde. Videre ønsket vi å intervjue representanter for de ansatte på arbeidsplassnivå for å høre om hva som beveger seg på arbeidsplassnivået: Hva snakker man om, hva er deres medlemmer eller de ansatte opptatt av, og får de henvendelser på grunn av Tillitsprosjektet? 106

114 Fra intervjuene kan vi si at de plasstillitsvalgte og verneombudene er godt informert om Tillitsprosjektet og vet hva det handler om. De er også informert om andre tiltak som er iverksatt underveis. Alle opplever at de har den informasjonen de trenger, det har vært holdt informasjonsmøter hvor administrasjonen har informert, og enkelte fagforbund har vært flinke til å ta dette opp. De plasstillitsvalgte og verneombudene gir også uttrykk for at de støtter prosjektet. På spørsmålet om de har vært involvert eller fått et økt ansvar i forbindelse med Tillitsprosjektet, svarer samtlige nei under alle intervjuene, uavhengig av år. Dette gjelder også verneombudene. De opplever imidlertid at de ansatte kommer og forteller hva som har skjedd. I forhold til å kunne forebygge sykefravær, mener de tillitsvalgte og verneombudene at en i dag kanskje har litt feil fokus i Tillitsprosjektet. Å øke grunnbemanningen ville utvilsomt gi en større effekt, mener de. De knytter også dette til deltidsproblematikken og mener det ligger skjult langtidsfravær der. Det vil si at enkelte frivillig velger deltid av helsemessige årsaker. 8.4 Oppsummering Mellomlederne opplever at de har fått et større ansvar for oppfølging av sykmeldte og at det stilles store og klare forventinger til dem. Samtidig opplever de at de har fått flere virkemidler i sin verktøykasse til å kunne følge opp sykmeldte. Fraværshåndteringen oppleves som tidskrevende, spesielt oppfølgingen av langtidssykemeldte. Ved store avdelinger med høyt fravær opplever lederne at oppfølgingen til tider krever for mye av dem. Det generelle bildet er imidlertid at oppfølgingsarbeidet fungerer greit og det nye datasystemet omtales i positive ordelag: Det er med å strukturere dem og hjelper dem å huske. Det går imidlertid mye tid til oppfølgingssamtaler med NAV, Nærværsutvalget, osv. Flere av mellomlederne savner mer kontakt med legene for å søke råd, samt mellomlederne er usikre på hvordan de kan samhandle på tvers av avdelinger/enheter for å optimalisere oppfølgingsarbeidet. Flertallet av de ansatte som ble intervjuet har vært lite syke og har derfor mindre erfaring med Tillitsprosjektet. På generelt grunnlag er de ansatte positive til økt fokus på oppfølging av syke. De som har hatt et fravær, er generelt sett fornøyd med oppfølgingen de har fått. 107

115 Blant de langtidssykemeldte, som er de som har vært mest i berøring med det nye oppfølgingsregimet, er tilbakemeldingene delte. Alle føler at det er godt at arbeidsgiver bryr seg, det handler om å komme til en fast avtale, bli vist interesse og positiv holdning, men langtidssykemeldte forteller at de har følt seg presset til å komme for tidlig tilbake til jobb. De langtidssyke opplever oppfølgingen fra arbeidsgiver svært ulikt. Alle har fått relativ tett oppfølging, fire av seks er takknemlige for oppfølgingen, mens to beskriver oppfølgingen som et press og at presset påvirket sykdomsforløpet i negativ retning. Sistnevnte føler seg ikke godt ivaretatt fordi systemet har blitt for rigid og tar ikke tilstrekkelig individuelle hensyn. Også tilbakemeldingene om Nærværsutvalget spriker. Flertallet av de langtidssyke som ble intervjuet opplevde møtene som positive, mens mindretallet på to opplevde møtene som en påkjenning. Møtene med NAV oppleves stort sett som greie orienteringsmøter hvor de sykemeldte opplever å bli godt ivaretatt, men møtene fører ofte ikke til noe nytt. 108

116 9 Dialogen Dialogen er et sentralt begrep i Tillitsprosjektet. Innføringen av et mer stringent oppfølgingssystem, skal sørge for en tettere dialog mellom leder og ansatt, samt andre aktører som er av betydning for sykefraværsoppfølgingen. I dette kapitlet skal nettopp dialogen stå i fokus. Opplever aktørene at dialogen har endret karakter eller styrke som følge av Tillitsprosjektet, og har dialogen blitt mer løsningsorientert? Datakildene i dette kapitlet er fokusgrupper med mellomlederne i 2008 og 2011, og fokusgrupper med ansatte i 2009: En med ansatte fra undervisningssektoren en fra helse- og omsorgssektoren, en med et tilfeldig utvalg, og en med unge ansatte (under 30 år). I tillegg ble langtidssykemeldte intervjuet én til én i Ut over dette har vi benyttet dokumentinnsyn for beskrivelse av rutiner rundt dialogen som en del av det sykefraværsforebyggende og sykefraværsoppfølgende arbeidet i Mandal kommune. 9.1 Nye rutiner rundt dialogen Tillitsprosjektet har introdusert nye rutiner rundt dialogen som ledd i det sykefraværsforebyggende og sykefraværsoppfølgende arbeidet. Et detaljert elektronisk pop-up system for oppfølging av sykmeldte er introdusert. Det er samme oppfølging som tidligere, men inneholder mer systematikk fordi lederne får påminnelser og følger opp i henhold til disse. Systemet sender påminninger i form av eposter til lederne som er ansvarlig for sykefraværsoppfølgingen. I tillegg til påminningen om oppfølging, inneholder eposten hvilke vurderinger og tiltak som forventes av lederen. I oppfølgingsplanen (jf. tabell 3) stilles det krav om dialog. Eksempelvis skal mellomlederne på sykefraværets tredje og åttende dag ringe den sykmeldte. På dag 21 skal det avholdes møte hvor individuell plan (IP) utarbeides og etter 30 dager avholdes Dialogmøte 1 med den ansatte. Hvis den ansatte er 100 prosent syke på dette tidspunktet skal møte i Nærværsutvalget holdes, og så videre. Slik fortsetter oppsettet for et helt år (maksimal sykefraværsperiode). Dialogen er i dette oppfølgingssystemet satt i system. Systemet sikrer en fortløpende dialog spesielt mellom leder og den sykmeldte. Tillitsprosjektet har således sørget for å definere klare rammer rundt dialogen som gir mindre rom for avvik. Alle ansatte, uansett arbeidssted, sikres en relativ lik tilgang til oppfølging, uavhengig av den enkelte leders ressurstilgang eller personlighet. 109

117 9.2 Opplevelsen av dialogen Mellomlederne Et utvalg av mellomledere ble intervjuet i fokusgrupper i 2008 og Det følgende er basert på disse intervjuene. Da vi intervjuet mellomlederne høsten 2008 var Tillitsprosjektet relativt nytt, med en driftstid på om lag et halvt år. Til tross for et begrenset erfaringsgrunnlag med Tillitsprosjektet, var tilbakemeldingene fra mellomlederne, på tvers av tjenesteområdene, at kulturen for å snakke sammen allerede var god, med henvising til arbeidsmiljøtiltakene gjennomført i Nærværsprosjektet. Riktignok følte ikke alle seg like kompetente til å gjennomføre vanskelige samtaler med sine ansatte. Enkelte av mellomlederne syntes samtalen var vanskelig og at ansvaret ble for stort. Andre mente at det dreier seg om å lytte, ta de ansatte på alvor, og så ta det fra der. Andre igjen følte at de ikke kunne svare skikkelig på spørsmålet fordi deres erfaringsgrunnlag var for lite. Våren 2011 forteller mellomlederne at kulturen for å snakke sammen er styrket. De mener at Tillitsprosjektet bringer inn en rutine for dialog, som igjen bidrar til aksept og forpliktelse hos de deltakende parter, og dette har igjen gitt positive ringvirkninger for alle. Men mellomlederne peker på at å være dialogpartner på dette feltet også kan være en krevende oppgave. Dette er en oppgave de fleste klarer med, men enkelte peker på at noen ganger er det nødvendig å trekke inn annen kompetanse. Da ber de den ansatte snakke med andre fagpersoner enn dem selv. Flere av mellomlederne har også opplevd vanskelige situasjoner og kommunikasjon som var lite fruktbart, blant annet i Nærværsutvalget. De understreker at et møte i Nærværsutvalget krever dialog med den ansatte både i forkant og etterkant av møtet, sistnevnte for å balansere det inntrykket den ansatte sitter igjen med etter møtet: Når vi har innkalt til Nærværsutvalget har det skjedd at ansatte har følt seg tråkket på, fordi de var nede. Noen ønsker å få lov til å være syk. På papiret flott, men. Nærværsutvalget er flott, men tøft. Det krever oppfølging før og etter. Det er alltid noen som er sårbare. Mellomlederne skryter også av Nærværsutvalget, og tilbakemeldingen over bør ses på som en erkjennelse av at langtidssykemeldte ofte er i en svært 110

118 sårbar og presset situasjon og at det setter krav til dialogen og rammene rundt den. Tilbakemeldinger fra mellomledere tyder også på at ledere med et stort ansvarsområde og mange ansatte, sliter fortsatt til tider med å følge opp sykmeldte. Ved store enheter er det ofte flere langtidssyke og sykefraværsoppfølgingen krever mer tid, noe som igjen innebærer at de ikke rekker alle aktivitetene, slik de skulle ha ønsket De ansatte I 2009 ble fire fokusgrupper med ansatte gjennomført og i 2011 intervjuet vi seks langtidssyke på én til én basis. Det er stort sett de eldre arbeidstakerne og de langtidssykemeldte som gjør seg refleksjoner rundt Tillitsprosjektet, tilliten og dialogen med leder. De yngre arbeidstakerne hadde lite å komme med. Flere hadde vært ansatt kort tid og hadde liten erfaring fra tiden før Tillitsprosjektet, og med sykefraværsoppfølging generelt fordi de har hatt korte fravær. Generelt sett syntes de unge fornøyd med oppfølgingen de har fått så langt og hadde få kritiske bemerkninger til systemet slik det var i Det var i det hele tatt noe de reflekterte lite rundt. De ansatte som hadde et større erfaringsgrunnlag og reflektert noe mer, trekker fram at tillit er en nødvendig betingelse for å få i stand en fruktbar dialog. Det overordnede bildet er at de har tillit til sine ledere, slik de mener det også var før Tillitsprosjektet. Dette har ikke har endret seg i løpet av prosjektperioden, mener de. Imidlertid er det flere som reflekterer rundt dette med tillit som følge av Tillitsprosjektet. Sannsynligvis henger dette dels sammen med større oppmerksomhet knyttet til tillitsbegrepet, blant annet som følge av diskusjonsnotatene på arbeidsplassnivå, og dels at flere har hatt tid til å gjøre egne erfaringer direkte eller indirekte med Tillitsprosjektet. De ansatte er opptatt av hvor viktig det er å ha fokus på hvordan tilliten kan skapes og ivaretas i det videre arbeidet med prosjektet. Videre mente flere at det å opparbeide tillit kan være veldig personavhengig: Hvis du har god tillit til lederen kan dialogen være en god ting, men ellers kan dialogen være vanskelig. Flere av informantene syntes at en bør sette fokus på hvordan en skal håndtere situasjoner hvor tilliten kanskje ikke er den beste. I en av fokusgruppene stilte de ansatte spørsmål om hva en må og kan opplyse om i en samtale med lederen. Gruppen etterlyste også mer fokus på hva som skal være de ansattes rettigheter i sitt forhold til lederen, slik at man ikke skal føle seg presset til å orientere om ting de ikke har lyst til å svare på. Innholdet i dialogen kan bli tilfeldig, samt hvilken vei samtalen tar. 111

119 Selv om det legges vekt på at det skal utøves godt skjønn er det likevel ikke helt enkelt, mener flere. Det er utarbeidet strenge krav til rutiner og det forventes at de skal følges. I valget mellom tillit og kontroll er det lett å havne mer på det siste, påpeker de ansatte. Det legges til at man er avhengig av å ha en god leder som forstår dette, ellers fungerer det ikke. Et eksempel som gis er hvis du har et sykefravær som leder direkte eller indirekte er skyld i: Uten tillit, kan det bli en betent sak. Det finnes alle grader av tillit mellom lederne og ansatte i en så stor organisasjon som Mandal kommune: Jo mindre tillit, jo verre er det, hevdes det. De fleste vi intervjuet har imidlertid et greit forhold til sin leder, men understreker at Tillitsprosjektet krever stor erfarenhet blant lederne. De ansatte mener også at en bør bli enige om hva kollegaene skal bli orientert om. Dette spørsmålet kom opp i forhold til hva en leder skal kunne si utad. De ansatte mente at lederne bør i alle fall bevisstgjøres om dette. En av ansatte informantene, var også leder, og gav sin tilslutning til dette: Jeg som leder må også si meg enig i dette. Har dere tenkt på at det ikke er alt som jeg som leder ønsker å vite noe om? Folk har så ulike problemer, familiemedlemmer, psykiske problemer, alkohol. Ønsker jeg som leder å vite noe om disse problemene? Kanskje burde jeg slippe. Det gjør faktisk noe med forholdet til den ansatte. Hvordan da? Jeg synes Tillitsprosjektet drar hjemmesfæren for langt inn i jobben, hvis dere forstår hva jeg mener. Og en annen fortsetter: Ja, det er et viktig poeng. For det er jo dumt hvis en leder spør om ting som man ikke kan klare å følge opp og gjøre noe med i etterkant. Du skaper kanskje falske forventninger. En annen ting som jeg har tenkt på er at folk som har problemer i forholdet eller familien, for dem er jobben ofte ett fristed. De fleste ansatte mente likevel at den ansatte og leder oftest kommer fram til en god forståelse i de fleste sakene, i alle fall i de konkrete og enklere sakene, men at det er vanskeligere i de tyngre sakene. Som en sier det: Jeg har ofte tenkt at Tillitsprosjektet er for de lette ting. Evaluator ønsket også å vite noe om dialogen mellom de langtidssykemeldte og nærmeste leder og om det var tema som var vanskelig å snakke med sin mellomleder om, og eventuelt om dette hadde hatt betydning for fraværet. Ingen av de langtidssykemeldte opplevde dialogen som et problem. Stort sett var mellomlederne greie å prate med og de opplevde stor åpenhet i disse 112

120 samtalene. De langtidssykemeldte har også hatt løpende dialog med sin fastlege for gjensidig informasjon, råd og behandling. På spørsmålet om legene gav dem råd til å egenmelde seg, om gradering og varighet på fraværet, svarer flertallet av dem nei. 9.3 Avsluttende kommentarer Tillitsprosjektet har satt dialogen enda mer i system. Intervjuene tyder på at både mellomledere og ansatte opplever dialogen som positiv og at kulturen for å snakke sammen har vært god fra før Tillitsprosjektet ble igangsatt, men at prosjektet har bidratt til å styrke dialogen ytterligere. De ansatte synes å ha god tillit til sine ledere og dialogen anses ofte som en god plattform for å finne de gode nærværsløsningene. Men enkelte ganger kan ansatte føle seg presset til å fortelle mer enn det de ønsker eller en mellomleder må motta informasjon om en ansatt som de egentlig ikke ønsker å vite noe om. Hvordan man bør håndtere personsensitive opplysninger ble et tema hos både mellomlederne og de ansatte og begge gruppene gav uttrykk for at dette er spørsmål det er viktig å reflektere over. Et mindretall peker på at samtalene er krevende og at i en del relasjoner kan det være manglende tillit mellom leder og ansatt, noe som vanskeliggjør dialogen. Disse tilfellene beskrives som vanskelige og uten fasitsvar. I disse tilfellene vil fastlegen ofte være en naturlig dialogpartner for den ansatte eller andre ressurspersoner fra bedriftshelsetjenesten eller NAV. Mellomlederne forteller at de sjelden tar kontakt med fastlegene. Evaluator ser at Tillitsprosjektet stiller store krav til dialogen. Det kreves erfarne og modne ledere som er reflekterte rundt disse tema og ansatte som er bevisste på å sette sine egne grenser. I store enheter hvor det kan løpe flere sykefraværstilfeller parallelt, blir det mindre tid til dialog i hvert enkelt tilfelle. Intervjuene tyder på at de største utfordringene finnes her. Mellomledere sliter med å rekke over alle oppgavene de er blitt tillagt og sier at de ikke får tid å følge opp den enkelte som de ønsker. Det kan igjen bety at enhetenes størrelse vil kunne ha avgjørende betydning for dialogen og innsatsen i sykefraværsoppfølgingen, det sykefraværsforebyggende arbeidet, og således for Tillitsprosjektets resultater. 113

121 10 Holdninger til fravær og nærvær I de to foregående kapitlene har vi sett at Tillitsprosjektet har hatt betydning for sykefraværsoppfølgingen og har bidratt til å styrke dialogen mellom leder og ansatt. I dette kapitlet skal vi se nærmere på om Tillitsprosjektet har bidratt til å endre holdninger til fravær og nærvær. De sentrale spørsmålene i dette kapitlet er om Tillitsprosjektet har bidratt til å endre synet på når det er legitimt å være borte fra jobb, når det er riktig å ta kontakt med lege, når det er riktig å bruke egenmelding, og hvem er det de ansatte føler et behov for å legitimere sitt fravær overfor. Disse spørsmålene vil bli belyst med utgangspunkt i data innhentet i fokusgrupper med mellomlederne i 2008 og 2011, fokusgrupper med ansatte i 2007 (før-data) og 2009, personlige intervjuer med de langtidssykemeldte i 2011, personlige intervjuer med plasstillitsvalgte og verneombud i 2007og 2009, samt fokusgruppe med plasstillitsvalgte og verneombud i Mellomlederne Da mellomlederne i oppstartsåret til Tillitsprosjektet (2008) ble spurt om holdningene til fravær og nærvær blant sine ansatte, svarte mellomlederne at det var generelt lite fravær ved deres arbeidsplass og at det var en kultur for å komme på jobb. Mellomlederne beskrev at det var mye fravær tidligere på 2000-tallet ved flere tjenesteområder, men at målrettet arbeid for å styrke nærværskulturen i kommunen i løpet av Nærværsprosjektet, hadde gitt resultater og fraværet var redusert. Ovennevnte er ikke ensbetydende med at mellomlederne ikke lengre var opptatt av utfordringer knyttet til fraværet. Fraværet ble beskrevet som et akutt problem når brukerne ikke får de tjenestene de skal ha fordi ansatte er syke. Innen pleie- og omsorgssektoren er det korttidsfraværet som ble beskrevet som mest utfordrende, fordi et fravær innebærer ofte at ekstraarbeid veltes over på kollegaene: Et fravær er ikke et fravær. Vi har mye deltidsproblematikk på sykehjemmet. Mellomlangt fravær er ikke noe problem. Mange vil jobbe litt mer. Problemet er korttidsfraværet. Det krever mye oppfølging. Hvor mange må jeg ringe til i dag? Kommer det nok folk på jobb i dag? Ved langtidsfravær skaffes som hovedregel vikar, og slik sett er langtidsfraværet en mindre belastning for arbeidsmiljøet, selv om det er en belastning for den syke, sykefraværsstatistikken, og staten som sykepengeutbetaler. 114

122 I alle intervjuene med mellomlederne, uavhengig av år, ble de ansatte beskrevet som svært lojale. Videre mener mellomlederne at den solidariske arbeidskulturen ikke har endret seg nevneverdig som følge av Tillitsprosjektet. Mellomlederne var i 2008 ikke redd for misbruk av egenmeldingsmuligheten. Det ble vist til at de sjeldent hørte legen min har sagt.. Det var heller mer vanlig å høre men jeg vil jobbe. Flere av lederne mente faktisk at innen pleie- og omsorg- og undervisningssektoren kunne flere med fordel vært hjemme en dag ekstra. De forteller at enkelte av de ansatte har snakket med dem om dette og tatt seg noen dager ekstra fri. Ifølge mellomlederne har dette med tillit å gjøre og at det går en grense for hvor langt ned en skal presse fraværet, siden korttidsfraværet regnes å kunne forebygge langtidsfraværet: Hvor mye kan vi krympe denne prosenten før vi ikke har en velferdsstat lengre? Det går en grense. Mange ansatte føler et press nå. Tillitsprosjektet er med å forsterke følelsen av kontroll fra arbeidsgiver. For eksempel så må de legge inn fravær fra første dag de er borte. Det er jo bare tull! Trenger ikke det for registreringens skyld. Flere av mellomlederne er opptatt av at for mye fokus på å komme raskt tilbake til jobb kan skape et nærværspress. Enkelte mellomlederne bekrefter at de har fått tilbakemelding fra noen om at det er for mye press og mas fra arbeidsplassen når de er syke. Vurdering av ansattes arbeidsevne Mellomledere på tvers av arbeidssteder er enige om at det er den enkelte som er best egnet til å vurdere om man er frisk nok til å gå på jobb. Dette gjelder spesielt ved korttidsfraværet. Det fortelles at dette er noe folk må føle på selv, men at enkelte rådfører seg med dem, for eksempel ved forkjølelse eller når man føler seg trøtt. I 2008 mente mellomledere at dette har økt, men tilskriver økningen mer til Nærværsprosjektet, enn til Tillitsprosjektet. I 2011 opplever mellomlederne imidlertid at de har blitt mer involvert i den ansattes vurdering av når det er riktig å komme tilbake til arbeid, sammenlignet med da Tillitsprosjektet startet opp. Da intervjuene med mellomlederne ble gjennomført i 2011, viste analysene fra registerdataene at friskmeldingsdag ved egenmeldt langt fravær (fravær > 16 dager) ikke skilte seg nevneverdig ut fra friskmeldingsdag ved legemeldt langt fravær. Mellomlederne ble derfor spurt om hvordan de tolket dette resultatet. Mellomlederne svarte at dette kunne forklares psykologisk og prak- 115

123 tisk: At en ikke setter de langtidssykemeldte i gang på en fredag. Det har noe med rutiner, arbeidsdeling og arbeidsplaner å gjøre: De langtidssykemeldte kommer ikke overraskende tilbake. De bør ikke starte i en hektisk hverdag. Vi tar mer hensyn til dette ved langtidssykmeldinger enn ellers. Dette tyder på at tilbakekomst til arbeid etter et lengre fravær er mer planlagt og drøftet med leder, enn tilbakekomst fra korttidsfravær. Videre tyder dette på at mellomlederne er med i denne planleggingen samt å definere når det er best å starte på jobb igjen. Mellomlederne peker også på at kulturen vedrørende nærvær og fravær varierer noe etter alder og spesielt trenger yngre ansatte med lite arbeidserfaring oppfølging i disse spørsmålene. I en av fokusgruppene i 2008 kom det fram at man trolig bør ha tettere oppfølging av unge vikarer og unge lærlinger. Disse synes å ha en lavere terskel for fravær enn de fast ansatte. Selv om det var vanskelig å generalisere, mente enkelte av mellomlederne at denne gruppen trenger å sosialiseres inn i normer og regler i arbeidslivet, herunder normene knyttet til fravær og nærvær. Da denne tilbakemeldingen kom inn til prosjektledelsen i Tillitsprosjektet, valgte Mandal kommune å igangsette tiltak rettet mot lærlingene, jf. kapittel De ansatte Intervjuene med de ansatte i 2009 bekrefter at de strekker seg langt for å stille på jobb. De ansatte, i likhet med mellomledere, forteller om en kultur for å gå på jobb. Slik var det i 2007, og slik er det fortsatt i Videre fortelles det at de ikke presses til å gå på jobb, men de er klar over at det fort blir kaos på jobben hvis de er borte og mye arbeid veltes over på kollegaene. Flere forteller også om at fravær innebærer merarbeid for dem selv i etterkant. Dette gjelder spesielt i yrker hvor ingen overtar jobben din når du er borte. Dette gjelder også i undervisningssektoren hvor vikarer tar selve undervisningstimen, men de øvrige oppgavene hoper seg opp. Vurdering av egen arbeidsevne Når det gjelder korttidsfraværet problematiserer ikke de ansatte at de selv gjør en vurdering rundt egen arbeidsevne. Dette kan trolig forklares med at dette ikke oppleves som noe nytt: Ansatte er vant til å ta den beslutningen. De ansatte forteller at de holder seg hjemme når det er tydelig at de ikke har noe på jobben å gjøre, det være seg ved smittefare eller at de ikke kan gjøre 116

124 jobben sin skikkelig. De ansatte setter strenge krav til seg selv og viser til at de tar hensyn til kollegaene og tjenestemottakerne i stor grad. I spørsmålet om hvem som er best egnet til å vurdere om de kan jobbe eller ikke, svarer de, i likhet med mellomlederne, at det er noe de gjør best selv. Vi fikk høre dette før prosjektoppstart i 2007 og på nytt i Noen uttrykker at det er vanskelig å være hjemme hvis en bare føler seg sliten, men generelt sett synes det legitimt å være hjemme hvis en er utbrent. Er man redusert holder man seg hjemme eller gjør så godt man kan i den jobben man har. De ansatte forteller at det ikke er vanlig å få andre oppgaver når man er redusert. Arbeidstakerne med lengst ansiennitet peker på det de mener er en kulturforskjell mellom de eldre og de yngre arbeidstakerne. De mener de yngre har en lavere terskel for å være hjemme, og dette er i tråd med det mellomlederne forteller. Vi eldre kommer lettere på jobb uansett. De yngre har lavere terskel for å være hjemme. Jeg har opplevd at det er slik det kan være i begynnelsen av en yrkeskarriere. Men etter noen år er det ikke mye som skiller dem fra oss andre. En annen prøver å forklare dette med at det kan ha noe med manglende involvering og ansvar å gjøre når du er ny på en arbeidsplass: Jeg tror at ansvar i jobben har stor betydning for hvorvidt en er hjemme fra jobben eller ikke. En ledelse som ser en er også viktig. At en betyr noe. Alt dette er med å påvirke folk på hvorvidt de går på jobb eller ikke. Hensynet til kollegaene og tjenestemottakerne hviler spesielt tungt på de ansatte med noe fartstid i kommunen. På grunn av deres posisjon og erfaring på arbeidsplassen medfører ofte deres fravær en ekstra belastning for kollegaene og brukerne av tjenestene. Dette gjelder spesielt innen undervisning, men også innen helse- og omsorg. De ansatte med lang fartstid opplever ikke dette som noe nytt som følge av Tillitsprosjektet. I fokusgruppen med yngre arbeidstakere i 2009 ble ovennevnte problemstilling tatt opp. De yngre arbeidstakerne var mindre opptatt av hensynet til kollegaene i deres vurdering av om man skulle gå på jobb eller ikke, og hensynet til tjenestemottaker ble ikke nevnt. En sier: Hos oss blir det satt inn vikarer hvis det er en mulighet for det. Så det er jo ikke riktig at det alltid blir mer på de andre. Egentlig skal vi jo ikke tenke på det hvis vi er syke. 117

125 Flere andre er ganske enig i dette og en svarer på spørsmålet om ansvaret for kollegaene henger på dem, på denne måten: Nei, hvis en er syk så er en jo syk! Hjemmesituasjonen synes også å ha større betydning for de yngre arbeidstakerne enn for de eldre. Trolig er flere av dem i en småbarnsfase, men de synes også å legge noe større vekt på hensynet til egen helse og helheten i situasjonen hjemme når de vurderer hvorvidt de skal være hjemme eller ikke. En ung småbarnsmor forteller: Jeg måtte ha et par uker å komme meg på. Det var mye å gjøre og lite folk og til slutt var vi veldig slitne. Hvilken betydning vil du si arbeidet hjemme hadde i en slik vurdering? ( ) Jeg følte at jeg ikke strakk til hjemme. Det var mye å gjøre på jobb og jeg følte at helheten ikke ble bra. ( ) Alt spiller inn synes jeg, på den totale vurderingen på hvorvidt du går på jobb eller ikke. Siden arbeidstakere under 30 år ikke ble intervjuet før Tillitsprosjektet startet, er det vanskelig å si om det kan ha skjedd endringer i holdninger og praksis blant de yngste i løpet av prosjektet. Intervjuene tyder imidlertid på at det kan være forskjeller i yngre og eldres holdninger og vurderinger i forhold til hvor viktig det er for dem å møte på jobb. De mer erfarne og eldre arbeidstakerne uttrykker et større ansvar for å komme på jobb. De opplever selv at flere er avhengig av deres arbeid og tilstedeværelse. De yngre synes å i større grad ta utgangspunkt i seg selv når de vurderer om de skal gå på jobb eller ikke: Deres egen helse og helheten mellom privatlivet og jobbkravene spiller trolig en viktigere rolle for de yngre, enn hensynet til kollegaer, arbeidsmiljøet eller tjenestemottaker. For de langtidssykemeldte teller egen helse sterkest, men også her teller hensynet til kollegaene tungt. Det synes ikke som om dette balansepunktet har endret seg mye i løpet av prosjektperioden. Bruk av egenmelding og legitimering av fraværet De ansattes vurdering av når man skal gå til legen og med hvilket formål, har endret seg siden oppstarten av Tillitsprosjektet. Det er færre i 2009 som mener at de går til legen for å legitimere sitt fravær, relativt til før prosjektet ble igangsatt. Man går til legen når man føler seg syk utover en forkjølelse eller influensa og en lurer på hva som feiler en. Man går også til legen når man trenger behandling og råd, men ikke for å skaffe en sykemelding. Færre sier at det å gå til legen og samtidig få en legemelding nødvendigvis henger sammen. Denne endringen tilskrives Tillitsprosjektet. De ansatte er ellers 118

126 opptatt av at forholdet og tilliten til leder er avgjørende for hvorvidt en bruker egenmelding eller legemelding, samtidig som de fleste sier at de har tillit til sin leder. De ansatte understreker imidlertid at det er situasjoner hvor en likevel vil ønske å bruke en legemelding. Hvis sykefraværet blir langvarig vil mange ønske en legemelding for å dokumentere sykdommen overfor leder og kollegaer. I tillegg mener de ansatte at Tillitsprosjektet kan være en belastning i enkelte tilfeller hvor en er så fysisk og psykisk syk at det oppleves som en belastning å følge opp rutinene. I disse tilfellene er det ikke først og fremst legitimering det dreier seg om, men at det blir en ekstra belastning å være ansvarlig for selv å ta beslutningen om man skal gå på jobb eller ikke. I disse tilfellene mener et klart flertall at det er riktig å bli skjermet ved å få en legemelding. I tillegg mener enkelte at sykdom som ikke har noe med jobben å gjøre er best å få dokumentert fordi en ikke vil sette i gang prosesser på arbeidsplassen. De langtidssykemeldte som ble intervjuet våren 2011 er enige i at det er riktig å oppsøke legen når en trenger en medisinsk utredning, medisinering eller behandling, og for løpende orientering og kommunikasjon. Halvparten av de langtidssykemeldte følte behov for å legitimere sitt fravær overfor seg selv og oftest nærmeste leder ved bruk av legemelding. En av informantene nevner også nærmeste familie. Disse informantene kjennetegnes av at de lider av såkalte diffuse diagnoser og/eller at de føler seg mistrodd av leder eller av partner. En av informantene med et legitimeringsbehov nevner også at hun føler et behov for å begrunne sitt fravær i forhold til sin fastlege. Hun synes ikke hun kan være hjemme et halvt år uten å fortelle/begrunne dette for sin lege som har fulgt henne i mange år. Den andre halvparten, som viser til klart definerbare sykdommer, skader eller lyter, var ikke like opptatt av behovet for å legitimere fraværet sitt. En av informantene med diffuse lidelser går langt i å si at hun egentlig ville ha legemelding for å slippe alt maset med oppfølging med mer, til tross for at Mandal kommune gir lik oppfølging uavhengig av egenmelding eller legemelding. Men på grunn av at Mandal kommune ikke ønsket at hun skulle legemeldes, valgte hun egenmelding av lojalitet. Hun syntes allerede hun var til så mye bry, at hun ikke ville skape mer problemer for arbeidsgiver. En annen sier at sykmelding er noe hun ville ha brukt ved langt fravær. Hun ønsker legitimering, hjelp og råd, men også hun har brukt egenmelding fordi hun ble bedt om det. Det kan se ut som at de langtidssykemeldte heller mot at egenmelding egentlig passer best ved korte fravær hvor en vil spare byrå- 119

127 krati. En av informantene knytter også dette spørsmålet opp mot hvorvidt en opplever tillit. Hun sier: Når vi har Tillitsprosjektet synes jeg ikke lengre det er ok å bruke legemelding. Men det fordrer tillit. Har du ikke det, er det ok å bruke legemelding De plasstillitsvalgte og verneombudene Også i fokusgruppen med de plasstillitsvalgte og verneombudet våren 2011 kom vi tilbake til spørsmålet om fravær og nærvær på arbeidsplassen. De plasstillitsvalgte og verneombudene forteller at det er stort fokus på sykefraværet på arbeidsplassene. I 2011 stiller de spørsmålet om ikke dette fokuset er blitt for stort som følge av Tillitsprosjektet: At det har gått prestisje mellom arbeidsplassene i å være best, det vil si ha det laveste sykefraværet. De tillitsvalgte og verneombudet synes i så fall at dette er et galt fokus som kan skape et uheldig nærværspress. Disse tilbakemeldingene skiller seg fra tilbakemeldingene de plasstillitsvalgte ga to år tidligere. Da var det ingen som mente at Tillitsprosjektet hadde ført til et nærværspress på arbeidsplassene. De plasstillitsvalgte peker spesielt på at det er de langtidssykemeldte som kan oppleve et nærværspress. De plasstillitsvalgte har fått tilbakemeldinger om at noen opplever at de presses for tidlig tilbake til jobb, noe de ofte angrer på etterpå. Ifølge de plasstillitsvalgte er det legitimt at denne gruppen legemelder seg. Ifølge informantene ligger det også en spesiell utfordring knyttet til psykiske problemer fordi det i regimet til Tillitsprosjektet oppleves som vanskelig å få nok tid til rehabilitering. De plasstillitsvalgte og verneombudene er imidlertid uenige om det foregår misbruk ev egenmeldingsretten. Mens enkelte mener at det skjer ved deres arbeidsplass, mener andre at det skjer mindre nå enn før for da gikk man ut sykmeldingsperioden uansett Avsluttende kommentar De kvalitative intervjuene i perioden 2007 til 2011 tyder på at det er en relativt sterk arbeidskultur i Mandal kommune. Spesielt gjelder dette blant ansatte med lang erfaring og fartstid i kommunen. Vi finner imidlertid ingen store endringer i holdningene til når det er riktig å være hjemme eller gå på jobb i løpet av prosjektperioden, uavhengig om det er mellomlederne eller de ansatte vi har intervjuet. Svarene vi fikk i 2011 er til forveksling lik de vi fikk 120

128 før prosjektet startet. Informantene viser til at de har en nærværskultur som har utviklet seg over lang tid med utgangspunkt i Nærværsprosjektet. Men innen en kultur, oppstår gjerne underkulturer knyttet til arbeidssted eller grupper av ansatte. Gjennom feltarbeidet kom det frem at yngre medarbeidere uten arbeidserfaring synes å ha en lavere terskel for fravær enn de eldre med lengre ansiennitet. Dette kan trolig forklares med at de ikke er tilstrekkelig sosialisert inn i arbeidskulturen, er lite involvert og har blitt tildelt liteansvar. Det er imidlertid liten tvil om at Tillitsprosjektet har endret ansattes holdninger til hvorfor man går til legen og færre ser et behov for å legitimere fraværet sitt ved bruk av legemelding. Sistnevnte gjelder spesielt for korte fravær. Ved lange fravær vil det for mange fortsatt være ønskelig å legemelde seg. Dette uttrykkes ikke kun av de langtidssyke som ble intervjuet i 2011, men også i fokusgruppene med de øvrige ansatte. Halvparten av de langtidssykemeldte som vi intervjuet våren 2011 føler behov for å legitimere sitt fravær overfor seg selv, nærmeste leder og nærmeste familie. Enkelte av de langtidssyke forteller at de leverte egenmelding ut fra lojalitet med arbeidsgiver selv om de hadde foretrukket å legemelde seg. En del av de langtidssykemeldte føler også at det er et sterkt nærværspress på arbeidsplassen. Dette understrekes også av de plasstillitsvalgte og verneombudet som ble intervjuet i

129 11 Bruk av egenmelding og fraværet 11.1 Innledning I dette kapitlet vil vi presentere resultatene fra to datasett, nemlig registerdataene basert på egenmeldt og legemeldt fravær i evalueringsperioden, samt data fra medarbeiderundersøkelsen som Mandal kommune gjennomfører på årlig basis. Registerdataene er et unikt datasett og er nær komplett. Registerdataene omfatter alle egen- og legemeldinger ved fravær knyttet til egen sykdom i evalueringsperioden, det vil si avgrenset i tid fra til Når det gjelder medarbeiderundersøkelsen har vi data fra høsten 2008 til og med høsten Registerdataene er basert på egenmeldingene og legemeldingene som er levert til Mandal kommune i løpet av evalueringsperioden. Registerdataene inneholder informasjon om fraværet er egen- og/eller legemeldt, fraværslengde, gradering og friskmeldingsdag. I tillegg inneholder registerdataene en rekke bakgrunnsvariabler, men gruppert på en slik måte at det ikke skal være mulig å identifisere enkeltpersoner. Se kapittel 5 for en nærmere redegjørelse. Registerdataene kan gi svar på om det ble færre fraværstilfeller, om de ansatte i større grad egenmelder seg, om fraværet er redusert, og om flere av fraværene er gradert i løpet av evalueringsperioden. Til slutt kan registerdataene også gi svar på om friskmeldingsdag er fordelt på flere ukedager ved egenmelding sammenlignet med legemelding. Dataene fra medarbeiderundersøkelsen supplerer registerdataene. Mens registerdataene forteller oss mye om praksis, kan medarbeiderundersøkelsen fortelle oss mer om hvordan de ansatte vurderer den nye praksisen. Medarbeiderundersøkelsen inneholder informasjon om egenrapportert fravær de siste fire månedene, samt en rekke spørsmål knyttet til det siste fraværet, herunder meldingstype, fraværslengde, om de ansatte tok kontakt med lege eller behandler, samt hvordan de ansatte vurderer tilretteleggingen på arbeidsplassen. Medarbeiderundersøkelsen kan også gi svar på hvordan de ansatte vurderer sitt tilretteleggingsbehov, om de fikk tilbud om tilrettelegging for å komme tilbake i arbeid, og hvor fornøyd de ansatte var med dette tilbudet. Videre belyser medarbeiderundersøkelsen om de ansatte tok kontakt med lege eller behandler ved siste fravær, og om fraværet vurderes å være arbeidsrelatert eller ikke. Til slutt gir medarbeiderundersøkelsen svar på om de ansatte er 122

130 tilfreds med muligheten til å levere utvidet egenmelding og med Tillitsprosjektet totalt sett. I medarbeiderundersøkelsen har alle ansatte også hatt anledning til å benytte seg av kommentarspalten. Dette er også verdifulle data som vi bruker i analysen Registerdataene I registerdataene er sammenhengende fravær koblet sammen til ett fraværstilfelle. Det kan ligge mange egen- og/eller legemeldinger til grunn for et fraværstilfelle, noe tabell 11.1 illustrerer. Til sammen inneholdt registerdataene meldinger knyttet til eget sykefravær. Når vi analyserer dataene er det viktig å ha sammenlignbare tidsperioder. Som følge av at Tillitsprosjektet hadde oppstart og vi ikke har data lengre enn , har vi vært nødt til å periodisere fra mai til april for å få tre fulle og sammenlignbare årssett. Vi har imidlertid tatt ut alle fraværene som var registrert med fra dato fordi vi ikke vet om dette er første dagen til et fravær eller fortsettelsen av et fravær som løp forut for Dette innebærer at år 1 i vårt datasett løper fra til Tilsvarende er det for de to påfølgende årene. År 2 løper fra til , mens år 3 er periodisert fra til Det var 850 flere meldinger med startdato i år 3, sammenlignet med år 1. Etter koblingen inneholder datasettet fraværstilfeller. Etter korrigering for (84 tilfeller) inneholder datasettet fraværstilfeller, som igjen omfatter personer til sammen. Når vi bruker begrepet antall eller andel fravær er det fraværstilfeller vi mener. Vi har definert et fraværstilfelle til å være et sammenhengende fravær uten opphold i dato. Dette er en annen definisjon enn det NAV bruker. NAVs definisjon av et sykefraværstilfelle stiller ikke det samme kravet til at fraværet skal være sammenhengende. NAVs definisjon av et fraværstilfelle tillater at en ansatt beveger seg mellom arbeid og fravær i samme sykefraværstilfelle. Ifølge NAV må fraværet ses i sammenheng med siste fraværsperiode eller om det er gått lang nok tid (minst 16 dager) mellom fraværet slik at arbeidsgiver pålegges ny arbeidsgiverperiode. Sistnevnte reguleres av antallet dager som løper mellom to fravær som skyldes sykdom. NAV teller varigheten til et sykefraværstilfelle i kalenderdager. Som følge av ulike definisjoner, vil vår registerdataanalyse generere flere sykefraværstilfeller enn NAVs tellemåte. 123

131 Tabell 4. Antall meldinger og fravær med oppstart i evalueringsperioden År År År Antall meldinger Antall fravær Antall meldinger Antall fravær Antall meldinger Antall fravær Totalt Omfanget av sykefraværet kan uttrykkes både som varighet, det vil si lengde på fraværet, og som tapte arbeidsdager. Vi bruker kalenderdager når vi uttrykker varighet, eksempelvis fravær av 1-3 dagers varighet, eller fravær 16 dager og fravær > 16 dager. Vi teller kalenderdager fra fra dato til til dato, uavhengig av avtalt arbeidstid. Antall kalenderdager kan således utgjøre flere dager enn tapte arbeidsdager. En som har avtalt arbeidstid fra mandag til fredag og som starter et sykefravær på fredag og er tilbake i arbeid tirsdag i påfølgende uke, vil være registrert med fire dagers varighet i kalenderlengde, selv om det kun er snakk om to tapte arbeidsdager. Vi bruker tapte dager når vi uttrykker fraværsnivået. I beregning av tapte dager har vi lagt til grunn variabelen dager i registerdataene som vi har mottatt fra Mandal kommune. Dataene mottatt fra Mandal kommune er korrigert for helg og helligdager. 8 Når en ansatt har fravær i flere stillinger i samme periode er disse slått sammen til et fravær. Siden vi har koblet dataene på individnivå, vil et fravær som har oppstart i en periode, eksempelvis år 1 av Tillitsprosjektet, kunne løpe inn i år 2. Når vi summerer enten kalenderdager eller innrapporterte tapte dager, vil summen fra et koblet fravær bli registrert på perioden (året) hvor fraværet startet, selv om deler av dette fraværet løp i neste periode. Denne skjevheten vil imidlertid bli jevnet ut når man har tidsserier over flere år. I dette kapitlet bruker vi begrepene kort og langt fravær. Med kort fravær mener vi fravær til og med 16 dager. Med langt fravær mener vi fravær utover 16 dager. Vi bruker kalenderdager når vi uttrykker varighet. Siden vi har definert sammenhengende fravær annerledes enn NAV, er ikke de korte og lange fraværene sammenlignbare med NAVs statistikk. Våre analyser kan imidlertid si noe om endring over tid med utgangspunkt i en lik målemetode for tre sammenlignbare år dager er registrert med verdi 0 (null). Dette er enten en lørdag eller søndag. 124

132 Kjennetegn ved de sykemeldte Før vi ser nærmere på hva registerdataene forteller om egenmeldingspraksisen i løpet av prosjektets tre første år, skal vi se på hva som kjennetegner de ansatte som har hatt minst et sykefravær i løpet av denne perioden. Ved definering av alder og ansiennitet har vi brukt 2010 som referanseår for hele datamaterialet. Tabell 5 oppsummerer bakgrunnsvariablene til personene som er registrert med fravær, fordelt på de tre årene vi har periodisert dataene. Av tabell 5 ser vi at brorparten av de sykemeldte er kvinner. Det er en overvekt i aldersgruppen 40 år eller eldre, men den yngre aldersgruppen er i vekst fra år 1 til år 3. I det første prosjektåret er det 303 personer under 40 år som har et registrert sykefravær, mens i prosjektets tredje år er dette økt til 387 personer under 40 år. Tilsvarende ser vi at en større andel av de sykmeldte i det tredje prosjektåret har kort ansiennitet, relativt til det første prosjektåret. Siden Mandal kommune ikke har en oversikt over aldersfordelingen til nyrekrutterte, kan vi ikke si noe om endringen i aldersprofil kan tilskrives rekruttering. Tabell 5. Kjennetegn ved de ansatte som har hatt minst et sykefravær i løpet av treårsperioden. Andel. Når prosentene ikke summerer seg til 100 innen hver variabel er det fordi det mangler data Variabel Verdi År År År Kjønn Kvinne 86,0 88,1 87,7 Mann 14,0 11,9 12,3 Alder Under 40 år (født 1970) 33,2 35,3 40,4 40 år eller eldre (født 1971) 66,8 64,7 59,6 Utdanning Høgskole eller universitetet 45,4 43,6 43,1 Øvrig 46,4 46,5 43,6 Ansiennitet i Mandal kommune Under 5 år (ansatt 2006) 19,6 23,5 28, år (ansatt ) 27,9 27,0 26,4 Mer enn 10 år (ansatt 1999) 52,5 49,5 44,7 Arbeidssted Skole og barnehage 30,7 28,0 27,3 Pleie og omsorg 48,2 51,0 50,9 Øvrig 21,0 21,0 21,8 Stillingsstørrelse Under 50 % 14,9 17,1 19, ,9 % 29,1 30,4 28,3 75 % eller mer 56,0 52,6 52,0 N Videre ser vi av tabell 5 at utdanningsgruppene med eller uten høyere utdanning er omtrent likt representert blant de sykmeldte. Om lag halvparten av de 125

133 mai juli sept nov jan mars mai juli sept nov jan mars mai juli sept nov jan mars mai Agderforskning sykmeldte i alle tre årene kommer fra pleie og omsorgssektoren, mens om lag 30 prosent kommer fra skole- og barnehagesektoren. Litt over halvparten av de sykmeldte jobber i relativt store stillingsbrøker (75 prosent eller mer), mens prosent av de sykmeldte jobber i under halv stilling Egenmelding er tatt i bruk Et av målene til Tillitsprosjektet var at 90 prosent av de ansatte skulle bruke egenmelding innen utgangen av prosjektets første år. Dette målet ble nådd allerede i september 2008, kun fire måneder etter oppstart. Siden september 2009 har Mandal kommune kun vært under måltallet tre ganger. I juli 2009 gikk egenmeldt fravær ned til 82,2 prosent, mens i august 2009 og i mai 2010 lå egenmeldt fravær like under måltallet. Figur 1 viser fordelingen av egen- og/eller legemeldt fravær fordelt pr måned for hele evalueringsperioden. Figur 1. Egen- og/eller legemeldt fravær fordelt på måned. Mai 2008-juni 2011 Egenmeldt Helt eller delvis legemeldt 100 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % Egenmelding ved egen sykdom er blitt hovedregelen, både ved det korte og det lange fraværet, jf tabell 6. I prosjektets første år ble 53 prosent av det lange fraværet kun egenmeldt. Denne andelen økte til 75 prosent i år 3. Tilsvarende ble andelen av det lange sykefravær som kun var legemeldt redusert fra 27 prosent i det første året til ti prosent i det tredje året. Totalt er det registrert fraværstilfeller i prosjektets tredje år. Ved 95 prosent av disse fraværstilfellene ble det kun levert egenmelding. Det ble levert både egen- og legemelding ved 2,1 prosent av tilfellene, mens i 2,9 pro- 126

134 sent av tilfellene ble det kun levert legemelding. I det samme året ble 98 prosent av de korte fraværene kun egenmeldt, mens 75 prosent av de lange fraværene var kun egenmeldt. Tabell 6. Antall og prosent av fravær som var egenmeldt, legemeldt eller begge deler fordelt på varighet innenfor 16 dager eller lengre, de tre første årene av Tillitsprosjektet År År År Fravær 16 dager Fravær > 16 dager Fravær 16 dager Fravær > 16 dager Fravær 16 dager Fravær > 16 dager Egenmeldt ,5 % ,8 % ,3 % ,2 % ,9 % ,3 % Egen- og legemeldt 13 0,6 % 62 20,3 % 10 0,4 % 41 12,7 % 5 0,2 % 49 14,6 % Legemeldt 92 4,0 % 82 26,9 % 53 2,2 % 52 16,1 % 41 1,8 % 34 10,1 % Antall fravær Økt bruk av egenmelding ga en liten nedgang i antall fraværstilfeller fra prosjektets første til tredje år. I prosjektets første år ble det til sammen registrert fraværstilfeller, mens i prosjektets tredje år ble det registrert fraværstilfeller, en nedgang på 14 fraværstilfeller. Denne nedgangen er ikke signifikant. Det er imidlertid ti prosent flere lange fraværstilfeller (> 16 dager) i prosjektets tredje år, sammenlignet med det første. Hva kjennetegner ansatte som har kun brukt legemelding ved et fravær? I prosjektets første år var det 130 personer som kun leverte legemelding ved et fravær. I prosjektets tredje år var dette tallet redusert til 64 personer. Det kan godt tenkes at de samme personene som kun har levert legemelding ved et fravær, har levert egenmeldinger, alene eller i kombinasjon med legemeldinger, ved andre fravær. Ser vi nærmere på hva som kjennetegner de som kun har levert legemelding ved et fravær i prosjektets første og tredje år (jf tabell 7), er det i forhold til alder vi ser den største endringen. Det vil si at en langt større andel av de som kun har levert legemelding er 40 år eller eldre i det tredje prosjektåret, relativt til det første. Om lag 70 prosent av de ansatte som leverte kun legemelding ved et fravær var 40 år eller eldre i det tredje prosjektåret, mot 58,5 prosent i det første prosjektåret. 127

135 For øvrig ser vi av tabell 7 at en større andel av dem som leverer kun legemelding har relativ kort ansiennitet i kommunen (under fem år). Tilsvarende arbeider en litt større andel som kun legemeldte seg innen skole- og barnehagesektoren, og i under halv stilling, men forskjellene er ikke signifikante. Tabell 7. Kjennetegn ved alle ansatte med minst ett fravær og de ansatte som kun har benyttet legemelding ved et fraværstilfelle. År 1 og 3 av prosjektet. Andel Variabel Verdi År Alle med et Kun legemeldt sykefravær År Alle med et Kun legemeldt sykefravær Kjønn Kvinne 86,0 86,9 87,7 81,3 Mann 14,0 13,1 12,3 18,8 Alder Under 40 år 33,2 41,5 40,4 29,7 (født 1970) 40 år eller eldre 66,8 58,5 59,6 70,3 (født 1971) Utdanning Høgskole eller 45,4 40,8 43,1 46,9 universitetet Øvrig 46,4 49,2 43,6 31,3 Ansiennitet Under 5 år (ansatt 19,6 21,5 28,8 35,9 i Mandal kommune 2006) 5-10 år (ansatt 27,9 30,8 26,4 20, ) Mer enn 10 år 52,5 47,7 44,7 43,8 (ansatt 1999) Arbeidssted Skole og barnehage 30,7 26,2 27,3 35,9 Pleie og omsorg 48,2 53,8 50,9 43,8 Øvrig 21,0 20,0 21,8 20,3 Stillingsstørrelse Under 50 % 14,9 15,4 19,6 25, ,9 % 29,1 33,8 28,3 21,9 75 % eller mer 56,0 50,8 52,0 53,1 N Gjennomsnittsalderen til ansatte som kun leverte legemelding ble litt høyere i løpet av evalueringsperioden (fra 43,7 år i det først året til 45,9 år i det tredje året), mens gjennomsnittsalderen til de som leverte kun egenmelding har blitt litt lavere (fra 45,3 år i det første året til 42,3 år i det tredje året) Omfanget av fraværet Har fraværet blitt kortere i løpet av evalueringsperioden? Svaret på dette spørsmålet er både ja og nei. 128

136 Totalt sett har det korte fraværet i gjennomsnitt blitt litt kortere i løpet av de tre første årene. Av tabell 8 ser vi at i prosjektets første år er gjennomsnittlig kalenderlengde på fraværet 2,7 dager. I det andre året av prosjektet gikk lengden på korttidsfraværet noe opp og var på 2,8 dager i gjennomsnitt, for så å gå ned igjen i det tredje prosjektåret. I det tredje året er gjennomsnittslengden på det korte fraværet 2,6 dager, og er kortere enn det korte fraværet var i oppstartsåret. Vi har også tatt med gjennomsnittslengden på tapte dager i tabellene 8 og 9 for å vise at tapte dager følger mønsteret til kalenderlengden på fraværet, men hvor helger og andre offentlige helligdager ikke telles med. Når det gjelder det lange fraværet har dette i gjennomsnitt blitt litt lengre i løpet av prosjektets tre første år. I det første året av prosjektet var gjennomsnittlig kalenderlengde på fraværet 90,3 dager. Dette gikk ned til 85,8 dager i prosjektets andre år, men økte til minimum 91,8 gjennomsnittsdager i det tredje året. Siden vi kun har data fram til , kan det tenkes at enkelte av fraværstilfellene med oppstart i år 3 er lengre enn det tabell 8 og 9 viser. Vi understreker derfor at dette er minimumstall. Totalt har fraværslengden og tapte dager økt fra prosjektets første til tredje år. Mens gjennomsnitts kalenderlengde på fraværet i det første året er 13 dager, er det tilsvarende i prosjektets tredje år minst 15,5 dager. Vi finner det tilsvarende for tapte dager. I prosjektets første år utgjorde tapte dager i gjennomsnitt 9,1 dager, mens i det tredje året utgjør det minst 10,9 dager. Tabell 8. Antall fravær og gjennomsnittslengden på fraværet målt i kalenderdager og tapte dager for fravær med varighet 16 dag og >16 dager for Tillitsprosjektet tre første år. N=Fraværstilfeller År År År Lengdegruppe 1-16 dager > 16 dager Alle fravær N Gj.sn. dager kalenderlengde Gj.snitt tapte dager N Gj.sn. dager kalenderlengde Gj.snitt tapte dager N Gj.sn. dager kalenderlengde Gj.snitt tapte dager ,70 2, ,79 2, ,58 2, ,3 60, ,8 43, ,8* 62,5* ,0 9, ,8 7, ,5* 10,9* 129

137 * Summen er et minimumsanslag fordi kun fravær med oppstart i mai-juni 2010 har hatt mulighet til å løpe i 12 måneder. I tabell 9 er fraværet inndelt i flere lengdegrupper. De helt korte fraværene (1-3 dager) har blitt signifikant kortere i prosjektets tredje år sammenlignet med de foregående årene. Det lengste fraværet (>56 dager) har blitt lengre i det tredje prosjektåret, selv om det bare er fravær med start de to første månedene av perioden som har et års oppfølgingstid. Om lag 70 prosent av fraværet er innen 1-3 dagers varighet og dette gjelder for alle tre årene. Selv om antall fravær som tilhører lengdegruppen 4-16 dager har gått ned fra år 1 til år 3, har likevel det totale fraværet innenfor denne lengdegruppen økt fra år 1 til år 3 (fra 7,16 til 7,49 kalenderdager og fra 5,35 til 5,58 tapte dager). Tabell 9. Antall fravær og gjennomsnittslengden målt i kalenderdager og tapte dager for fravær med ulik lengdegruppe fordelt på Tillitsprosjektets tre første år År År År Lengdegruppe 1-3 dager 4-16 dager dager >56 dager Alle fravær N Gj.sn. dager kalenderlengde Gj.snitt tapte dager N Gj.sn. dager kalenderlengde Gj.snitt tapte dager N Gj.sn. dager kalenderlengde Gj.snitt tapte dager ,52 1, ,54 1, ,48 1, ,16 5, ,55 5, ,49 5, ,5 22, ,8 21, ,4 21, ,5 101, ,0 71, ,3* 118,1* ,0 9, ,8 7, ,5* 10,9* * Gjennomsnittslengde i dager beregnet av fravær påbegynt før da oppfølgingsdata kun foreligger til I tabell 10 viser vi antall kalenderdager for fraværet periodisert for de tre første årene av Tillitsprosjektet, samt tapte dager slik de er registrert av Mandal kommune for samme periode. 130

138 Tapte dager gikk ned fra til fra det første forsøksåret til det tredje når det gjelder fraværet inntil 16 dager, en reduksjon på 9,5 prosentpoeng. Når det gjelder fraværet utover 16 dager, økte tapte dager fra til fra det første til det tredje forsøksåret, en økning på 13,2 prosentpoeng. Tabell 10 viser også hvor mange personer som har hatt et fravær innenfor de ulike lengdegruppene. En person kan være representert i flere av lengdegruppene. I løpet av de tre første årene med Tillitsprosjektet har antall personer som har hatt minst et fravær økt med 4,7 prosentpoeng fra år 1 til år 3. Gjennomsnittslengden på tapte dager per ansatt har også økt med 3,4 prosentpoeng fra år 1 til år 3. Tabell 10. Antall personer med registrert fravær og antall dager og kalenderdager med sykefravær av ulik varighet fordelt på Tillitsprosjektets tre første år. N=personer Lengdegruppe År Kalen- N der- dager Tapte dager År Kalen- N der- dager Tapte dager År Kalen- N der- dager Tapte dager 1-3 dager dager dager >56 dager * 17368* Alle lengder * 25640* * Summen er et minimumsanslag fordi kun fravær med oppstart i mai-juni 2010 har hatt mulighet til å løpe i 12 måneder. I tabell 11 vises gjennomsnittlig fraværslengde fordelt på kort og langt fravær og meldetype for Tillitsprosjektets første og tredje år. Det egenmeldte fraværet under 17 dager har en gjennomsnittlig varighet på under 2,5 dager. Dette gjelder for alle tre årene (år 2 er ikke vist i tabell 10). Forskjellen i fraværslengde mellom det egenmeldte fraværet og fraværet som helt eller delvis er legemeldt er statistisk signifikant for alle tre årene. Vi ser også av tabell 11.8 at fraværet som både har vært egen- og legemeldt, er det fraværet som i gjennomsnitt er lengst, uavhengig om det er kort eller langt fravær. I Tillitsprosjektets første år utgjorde kombinasjonen av egen- og legemel- 131

139 dinger 20,2 prosent av de lange fraværene, mens i prosjektets tredje år utgjorde de 14,5 prosent av de lange fraværene (jf tabell 6). Det egenmeldte fraværet under 17 dager har en gjennomsnittlig varighet på under 2,5 dager. Dette gjelder for alle tre årene (år 2 er ikke vist i tabell 11). Forskjellen i fraværslengde mellom det egenmeldte fraværet og fraværet som helt eller delvis er legemeldt er statistisk signifikant for alle tre årene. Vi ser også av tabell 11 at fraværet som både har vært egen- og legemeldt, er det fraværet som i gjennomsnitt er lengst, uavhengig om det er kort eller langt fravær. I Tillitsprosjektets første år utgjorde kombinasjonen av egen- og legemeldinger 20,2 prosent av de lange fraværene, mens i prosjektets tredje år utgjorde de 14,5 prosent av de lange fraværene (jf tabell 6). Tabell 11. Gjennomsnittslengde på det korte og lange fraværet målt med kalenderdager og tapte dager fordelt på meldetype for Tillitsprosjektets første og tredje år. KD=Gjennomsnittslengde kalenderdager. TD=Gjennomsnittslengde tapte dager Fraværstype År År Fravær Fravær Fravær Fravær 16 dager > 16 dager 16 dager > 16 dager KD TD KD TD KD TD KD TD Egenmeldt 2,45 2,08 82,7 54,6 2,48 2,02 87,2* 58,8* Egen- og 9,1 6,5 120,2 82,4 8,20 5,20 116,7* 80,9* legemeldt Legemeldt 7,6 5,6 82,4 56,5 7,2 4,8 90,7* 62,8* Alle 2,70 2,25 90,3 60,7 2,58 2,08 91,8* 62,5* fravær * Summen er et minimumsanslag fordi kun fravær med oppstart i mai-juni 2010 har hatt mulighet til å løpe i 12 måneder. Tabell 12 viser antall tapte arbeidsdager fordelt på lengdegruppe og fraværstype. Selv om gjennomsnittslengden til tapte legemeldte dager i det lange fraværet har økt fra prosjektets første til tredje år, har likevel summen av antall tapte dager gått tilbake fordi færre lange fravær kun er legemeldt. Antall tapte legemeldte dager er redusert til om lag det halve fra tapte dager i prosjektets første år, til minimum tapte dager i prosjektets tredje år. Som følge av at flere lange fravær kun er egenmeldt, utgjør det lange egenmeldte fraværet en stadig større andel av det totale fraværet målt i tapte dager. I Tillitsprosjektets tredje år var 58 prosent av alle dager tapt egenmeldte lange fravær. I prosjektets første år var dette tallet 37 prosent. 132

140 Tabell 12. Sum tapte dager innen det korte, lange og totale fraværet fordelt på meldetype Em=Egenmeldt. Lm=Legemeldt Fraværstype Fravær 16 dager År Fravær > 16 dager Total fravær Fravær 16 dager År Fravær > 16 dager Total fravær Fravær 16 dager År Fravær > 16 dager Total fravær Em * 19317* Em * 3989* lm Lm * 2 334* Alle fravær * 25640* *Gjennomsnittet og summen er et minimumsanslag fordi kun fravær med oppstart i mai-juni 2010 har hatt mulighet til å løpe i 12 måneder. Hva kjennetegner de ansatte med lange fravær? I Tillitsprosjektets tredje år er det 274 ansatte som har hatt et fravær på mer enn 16 dager. Dette tilsvarer 28,6 prosent av alle ansatte med et sykefravær i det tredje året, og 23 prosent av alle ansatte i Mandal kommune. 9 Ser vi på undergruppene, kan vi si at 147 personer som har hatt minst et fravær med dagers lengde og 160 personer har hatt minst et fravær med mer enn 56 dagers lengde. En og samme person kan befinne seg i begge gruppene, dersom man har hatt flere fravær av ulik lengde. Sammenligner vi ansatte med lange fravær med ansatte med korte fravær i Tillitsprosjektets tredje år, ser vi av tabell 13 at det er relativt små forskjeller med tanke på hva som kjennetegner de ulike gruppene. De som har hatt lange fravær er noe eldre og har noe lengre ansiennitet i Mandal kommune. Vi ser ingen markante forskjeller i forhold til arbeidssted eller stillingsbrøk. 9 Mandal kommune oppgir at det ved årsavslutning 2010 var 1188 personer ansatt i kommunen. 133

141 Tabell 13. Kjennetegn ved ansatte med ulike lengder fravær i Tillitsprosjektets tredje år. Andel Variabel Verdi Alle med et sykefravær Ansatte med fravær 16 dager År Ansatte med fravær >16 dager Ansatte med fravær dager Ansatte med fravær >56 dager Kjønn Kvinne 87,7 88,4 88,7 92,5 85,6 Mann 12,3 11,6 11,3 7,5 14,4 Alder Under 40 år 40,4 41,5 33,6 33,3 33,8 (født 1970) 40 år eller eldre (født 1971) 59,6 58,5 66,4 66,7 66,3 Utdanning Høgskole eller 43,1 42,0 46,0 42,9 50,0 universitetet Øvrig 43,6 44,1 49,2 49,0 47,5 Ansiennitet Under 5 år 28,8 29,3 19,7 18,4 18,8 i Man- dal kommune (ansatt 2006) 5-10 år (ansatt 26,4 26,4 28,1 32,0 26, ) Mer enn 10 år 44,7 44,3 52,2 49,7 54,4 (ansatt 1999) Arbeidsstenehage Skole og bar- 27,3 26,1 28,1 26,5 29,4 Pleie og omsorg 50,9 52,4 50,0 54,4 48,1 Øvrig 21,8 21,5 21,9 19,0 22,5 Stillingsstørrelse Under 50 % 19,6 19,4 16,8 20,4 14, ,9 % 28,3 28,6 32,1 34,7 30,0 75 % eller 52,0 52,0 51,1 44,9 55,6 mer N Sykefraværsprosenten Fra registerdataene har vi et unikt datasett som gir oss et bilde av det totale sykefraværet i Mandal kommune i løpet av en treårsperiode, uavhengig av fraværets lengde, meldingstype, eller om fraværet utløser et refusjonskrav fra NAV eller ikke. Fra registerdataene kan vi se at tapte dager som følge av egen sykdom har økt i løpet av Tillitsprosjektets tre første år. Om dette medfører en økning i sykefraværsprosenten for Mandal kommune, avhenger av om Mandal kommune har hatt en tilsvarende økning i avtalt arbeidstid i samme periode. Mandal kommune melder inn avtalte dagsverk til Aa-registeret som NAV administrerer. Ved bruk av dette registeret kan vi anslå sykefraværsprosen- 134

142 ten. I Aa-registeret er det en parallell forskyving av årsperioden som vil kunne påvirke det eksakte fraværstall, men vil likevel gi en god indikasjon på endringer fra en periode til neste. Med utgangspunkt i innrapporterte dagsverk til Aa-registeret (jf tabell 14) tilsvarer fraværet i prosjektets først år 11,6 prosent av avtalte dagsverk, 9,5 prosent i prosjektets andre år, og minst 12,3 prosent i prosjektets tredje år. Det vil si en økning i sykefraværsprosenten på minimum 0,7 prosentpoeng fra det første til det tredje året. Tabell 14. Avtalte dagsverk i Mandal kommune ifølge NAVs IA-statistikk Gul = 2008-tall, blå = 2009-tall og grønn = 2010-tall kvartal kvartal kvartal kvartal Det er ingen offisiell statistikk som gir et fulldekkende bilde av det totale sykefraværet på kommunenivå, slik registerdataene vi har tilgang til gjør. Vår periodisering, samt at fraværet blir registrert i det året (den perioden) fraværet starter, gjør det ekstra vanskelig å sammenligne våre anslag med annen offisiell statistikk. Det er imidlertid ikke størrelsen på fraværsprosenten som er det vesentlige her, men om fraværsprosenten har endret seg over tid når man bruker samme målemetode. Siden vårt datasett inneholder all fravær, herunder svangerskapsrelatert fravær og fraværet til alle som har vært sysselsatt av Mandal kommune i løpet av registreringsperioden (ansatte, vikarer, lærlinger og midlertidige tilsatte), vil tellegrunnlaget være større enn det eksempelvis er i statistikken til KS. Sykefraværsprosenten i den offentlige statistikken er ikke et absolutt mål. Sykefraværsprosenten er basert på antall sykefraværsdagsverk delt på antall avtalte dagsverk, men det er en kjent sak at KS, SSB og en rekke kommuner opererer med ulike sykefraværsprosenter. Forskjellene forklares ofte med ulikheter i hvem som telles med og hvordan fraværet korrigeres for helger, offisielle fridager og ferier (NOU 2010:13). Ønsker vi å sammenligne utviklingen av sykefraværsprosenten i Mandal kommune med utviklingen i andre kommuner eller Norge totalt sett, må vi finne statistikk som i størst mulig grad sammenligner likt med likt. Går vi til den offisielle statistikken, er det statistikken i NAVs IA-web som er mest utfyllende. Denne statistikken inkluderer flere arbeidstakergrupper enn KS 135

143 statistikk, blant annet arbeidstakere under 18 år, lærlinger, vikarer, timelønte og de fleste som er ansatt på engasjement. I NAVs IA-web registreres ikke helge- eller helligdagsfravær, men dette er fravær som heller ikke er inkludert i registerdataene vi har mottatt. I NAVs IA-web registreres all fravær som det er knyttet et refusjonskrav til. Registreringen er stort sett basert på elektroniske meldinger mottatt fra legene. Når det gjelder Mandal kommune har NAV Mandal opprettet et fiktivt legenummer og registrerer fravær som er refusjonsberettiget manuelt. Fraværet som blir registrert i IA-web en registreres med startdato fra første fraværsdag. Det vil si at fraværet inntil 16 dager også er registrert - så fremt fraværet totalt sett er lengre enn 16 dager. IA-web en fanger imidlertid ikke opp egenmeldt fravær hvor den ansatte blir frisk før 16 dager er gått og fraværet ikke utløser et refusjonskrav. Selv om statistikken i IA-web en er det beste utgangspunktet til å sammenligne på tvers av kommuner, gir heller ikke denne kilden et totalbilde av fraværet. En mulig feilkilde når vi sammenligner Mandal kommune med andre kommuner i IA-web en, er meldingstype. Fravær inntil 16 dager som ikke utløser refusjonsrettigheter vil være registrert i statistikken kun dersom fraværet er legemeldt. Egenmeldt fravær som ikke kan knyttes til et refusjonskrav for sykepenger, vil ikke være registrert. Fra registerdataanalysene vet vi at brorparten av de «korte» fraværene i Mandal kommune kun var egenmeldt. Siden andre kommuner ikke har hatt et like stort fokus på egenmelding, kan det tenkes at ansatte i andre kommuner i større grad har levert legemeldinger også ved fravær som ikke har utløst refusjonskrav. Når vi sammenligner Mandal kommune med andre kommuner av om lag samme størrelse, ser vi av IA-web en at det legemeldte fraværet i arbeidsgiverperioden lå på omtrent samme nivå i Fra 2008 endret imidlertid dette bildet seg: Det legemeldte fraværet i arbeidsgiverperioden holdt seg på omtrent det samme nivået for de øvrige kommunene, mens for Mandal kommune ble det registrert betydelig mindre fravær i arbeidsgiverperioden. Nedgangen i Mandal kommune fra 2007 til 2008 er på 0,5 prosentpoeng og det legemeldte fraværet i arbeidsgiverperioden holder seg på dette lavere nivået i de etterfølgende årene. Reduksjonen på 0,5 prosentpoeng kan trolig alene forklares med registreringspraksis som følge av overgang fra legemelding til egenmelding noe man bør ta høyde for når man sammenligner Mandal kommune med andre kommuner. I figur 2 viser vi fraværsprosenten for Mandal kommune sammenlignet med kommunal forvaltning og Norge totalt, med IA-web en som kilde. For at 136

144 Fraværsprosent Agderforskning sammenligningen skal bli mer likeverdig har vi tatt med en justert fraværsprosent for Mandal kommune, hvor fraværet er oppjustert med 0,5 prosentpoeng fra Av diagrammet ser vi at Mandal kommune hadde en markant nedgang i det registrerte fraværet fra 2007 til 2008 det året Tillitsprosjektet ble igangsatt. Sykefraværsprosenten steg så i 2009 og 2010, for så å avta i 2011 igjen. Totalt sett er sykefraværsprosenten høyere i 2011 enn den var i 2008 en økning på 0,5 prosentpoeng fra 2008 til Sammenligner vi Mandal kommune med hele kommunesektoren, ligger fortsatt Mandal kommune godt under sykefraværsprosenten i kommunenorge, men avstanden har avtatt noe i løpet av prosjektperioden. Tar vi utgangspunkt i de justerte tallene for Mandal kommune, ser vi at i 2007 var avstanden mellom Mandal kommune og kommunenorge på 0,7 prosentpoeng. I 2008 økte denne avstanden til 1,8 prosentpoeng, det vil si at sykefraværet i Mandal kommune ble betydelig redusert sammenlignet med hele kommunesektoren fra 2007 til I de tre påfølgende årene har imidlertid denne avstanden blitt mindre igjen, og i 2011 er avstanden mellom Mandal kommune og kommunenorge på 0,9 prosentpoeng. Figur 2. Sykefraværsprosenten registrert i IA-web en for Mandal kommune, kommunal forvaltning og Norge totalt Sykefraværsprosent registrert i IA-web'en. Alle aldersgrupper, begge kjønn Totalt Norge 5,9 6,1 6,5 5,9 5,8 Kommunal forvaltning ,8 7,7 8,1 7,7 7,3 Mandal kommune 7,1 5,4 5,9 6,3 5,9 Mandal kommune justert 7,1 5,9 6,4 6,8 6, Graderte meldinger og gradert fravær NAV har argumentert sterkt for økt bruk av graderte sykemeldinger i løpet av prosjektperioden. I analysen av det graderte fraværet er det viktig å skille 137

145 mellom graderte meldinger og gradert fravær. En gradert melding er en enkeltstående egen- eller legemelding. Et gradert fravær kan bestå av mange enkeltstående egen- eller legemeldinger. Et fravær vil defineres som helt eller delvis gradert dersom en av meldingene som ligger til grunn for fraværet er gradert. Det kan eksempelvis ligge ti graderte egenmeldinger til grunn for et gradert fravær. Tilsvarende kan det ligge ni ugraderte meldinger og en gradert melding til grunn for et sammenhengende fravær, og likevel bli definert som et gradert fravær. For perioden inneholder registerdataene meldinger, hvorav er graderte. Dette utgjør 16,7 prosent av alle meldingene i evalueringsperioden. For hele perioden var 16 prosent av alle egenmeldingene gradert, mens 22 prosent av alle legemeldingene var det samme. Tabell 15 viser hvordan bruk av graderte meldinger fordeler seg på Tillitsprosjektets tre første år. Det er merkbart få graderte meldinger i det andre året. Antall graderte meldinger har imidlertid økt fra år 1 til år 3 med 292 meldinger, og økningen har i hovedsak kommet i det egenmeldte fraværet. Det er i det legemeldte fraværet at andelen graderte meldinger er høyest. Tabell 15. Antall meldinger, antall graderte meldinger og andel graderte meldinger fordelt på meldetype i løpet av Tillitsprosjektet tre første år Meldetype År Antall graderte meldinger Antall meldinger Andel graderte meldinger År Antall graderte meldinger Antall meldinger Andel graderte meldinger År Antall graderte meldinger Antall meldinger Andel graderte meldinger Egenmeldt , , ,4 Legemeldt , , ,6 Totalt Av tabell 16 ser vi også at de graderte legemeldingene er av noe lengre varighet enn de graderte egenmeldingene. Dette gjelder for alle tre årene. Det er imidlertid grunn til å minne om at tabell 16 ikke sier noe om gjennomsnittslengden på det graderte sykefraværet, kun gjennomsnittslengden til enkeltmeldingene. 138

146 Tabell 16. Gjennomsnittslengde på graderte meldinger fordelt på meldekilde for Tillitsprosjektets første tre år Meldetype År Antall Gj.snitt graderte kalenderdager meldinger År Antall Gj.snitt graderte kalenderdager meldinger År Antall Gj.snitt graderte kalenderdager meldinger Egenmeldt , , ,84 Legemeldt , , ,55 Totalt , , ,53 Skal vi si noe om hele fraværet må vi benytte koblete data på individnivå. Som nevnt er et gradert fravær definert til å være et fravær som omfatter minst en gradert melding. I Tillitsprosjektets første år var 3,8 prosent av fraværet helt eller delvis gradert. I prosjekts andre år økte dette til 4,6 prosent, mens i det tredje året var 7,5 prosent av fraværet helt eller delvis gradert. Totalt sett er dette en økning på 3,7 prosentpoeng. I tabell 17 viser vi gjennomsnittslengden på det graderte og ikke-graderte fraværet fordelt på meldekilde for Tillitsprosjektets første og tredje år. Tallene viser at gradering benyttes først og fremst ved det lange fraværet, uavhengig av meldekilde (selv eller lege). Vi kan se at fraværet som er helt eller delvis gradert har lengre varighet og omfatter flere tapte dager, enn fraværet som ikke er gradert. Tabell 17. Omfanget av ikke-gradert og gradert fravær fordelt på meldetype i Tillitsprosjektets første og tredje år Em=Egenmeldt Lm=Legemeldt Mel detype År År Ikke gradert Gradert Ikke gradert Gradert N Gj.sn Gj.sn N Gj.sn Gj.sn N Gj.s Gj.s N Gj.sn Gj.s dager tapte.dage tapte n n kalen n da- r ka- dager da- tap- len- tapte kalen ger len- ger te der- da- lender- ka- dager leng ger der- leng- len- de leng de der- de leng de Em ,73 4, ,1 39, ,59 4, ,4 55,8 Lm ,9 26, ,6 45, ,8 21, ,0 78,8 Em ,5 65, ,1 89, ,8 46, ,8 105,3 Lm Totalt ,8 7, ,0 47, ,9 5, ,

147 Fra tabell 18 kan vi se at tapte dager og kalenderdager knyttet til gradert fravær har økt betydelig i treårsperioden. I Tillitsprosjektets første år er tapte dager knyttet til et helt eller delvis gradert fravær, mens i prosjektets tredje år er dette tallet økt til minimum 9208 tapte dager. Sammenholder vi tallene i tabell 18 med tallene i tabell 10 kan vi si at andelen graderte fravær økte i løpet av treårsperioden, spesielt med tanke på det lange fraværet. For de lengste fraværene (>56 dager) har andelen av fraværene som er helt eller delvis graderte økt fra 25 prosent i det første året, til 45 prosent i det tredje året av Tillitsprosjektet. Denne økningen er statistisk signifikant (p<0,01). Ved korte fravær økte andelen graderte fravær fra 2,5 prosent i det første forsøksåret til 2,8 prosent i det andre året og 4,3 prosent i det tredje, det vil si en økning på 1,8 prosentpoeng. Det er kun i det andre forsøksåret at gradering var mer vanlig ved egenmelding enn legemelding når det gjelder de lange fraværene. Tabell 18. Antall graderte fravær og gjennomsnittslengden målt i kalenderdager og tapte dager for gradert fravær med ulik lengdegruppe fordelt på Tillitsprosjektets tre første år N År Tapte dager N År Tapte dager N År Lengdegruppe Kalenderdager Kalenderdager Kalenderdager Tapte dager 1-16 dager dager >56 dager Alle fravær * 7803* * 9208* * Gjennomsnittslengde i dager beregnet av fravær påbegynt før da oppfølgingsdata kun foreligger til

148 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Agderforskning Friskmeldingsdag En arbeidshypotese i Tillitsprosjektet er at fraværet vil avsluttes jevnere i løpet av ukedagene når de ansatte selv kan bestemme når de er friske nok til å gå på jobb. Vi har derfor sett på om dette er tilfelle. I analysen har vi tatt ut siden vi ikke kan kontrollere for om dette er faktisk sluttdag eller om fraværet fortsetter utover denne dagen. Figurene 3 og 4 viser hvilke ukedag som er registrert som den siste fraværsdagen. Av figurene kan vi se at de ansatte kommer tilbake jevnere i løpet av uken når de egenmelder seg, men dette gjelder kun for det korte fraværet, jf figur 3. Ved fravær av 4-16 dagers varighet er det en liten nedgang i andelen som er «friskmeldt» knyttet til helg (fredag-lørdag-søndag). Meldingstype synes å ha liten betydning for «friskmeldingstidspunkt» ved fravær utover 16 dager, jf figur 4. Ved egenmeldt fravær utover 16 dager vender de ansatte tilbake til jobb etter samme mønster som ved helt eller delvis legemeldt fravær utover 16 dager. Figur 3. Siste registrerte fraværsdag ved fravær inntil 16 dager fordelt på ukedagene for Tillitsprosjektets tre første år. Andel Fravær 16 dager Egenmeldt Helt eller delvis legemeldt År 1 År 2 År 3 141

149 Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Agderforskning Figur 4. Siste registrert fraværsdag ved fravær utover 16 dager fordelt på ukedagene for Tillitsprosjektets tre første år. Andel Fravær >16 dager Egenmeldt Helt eller delvis legemeldt År 1 År 2 År Oppsummering Målet om bruk av egenmelding ble nådd veldig raskt i Mandal kommune, og overgangen fra legemeldt til egenmeldt fravær gjelder for både det korte og det lange fraværet. De som fortsetter å levere legemelding ved egen sykdom er i gjennomsnitt litt eldre. Det korte fraværet har blitt litt kortere i løpet av de tre første årene av Tillitsprosjektet, men det lange fraværet har blitt lengre. Gjennomsnittslengden på tapte årsverk per ansatt med fravær har økt i løpet av treårsperioden. I løpet av forsøkets tre første år har tapte årsverk økt med minst 8,3 prosentpoeng fra år 1 til år 3. Ved bruk av to ulike datasett over avtalte dager, indikerer analysen at sykefraværsprosenten også har økt i løpet av evalueringsperioden. Sammenligner vi Mandal kommune med hele kommunesektoren, ligger fortsatt Mandal kommune godt under sykefraværsprosenten i kommunenorge, men avstanden har avtatt noe i løpet av prosjektperioden. Det er en viss overhyppighet av ansatte i aldersgruppen 40 år eller eldre og ansatte med mer enn ti års ansiennitet i Mandal kommune blant dem med lange fravær. Vi finner ingen markante forskjeller i forhold til arbeidssted eller stillingsbrøk når det gjelder det lange fraværet. 142

150 Bruk av graderte meldinger og graderte fravær har økt i løpet av treårsperioden. Det er spesielt ved de lengste fraværene (>56 dager) at gradering er tatt i bruk og økningen er statistisk signifikant. Ulik meldekilde (selv eller lege) har ikke betydning for bruk av gradering. Ansatte kommer tilbake i arbeid jevnere i løpet av uken når de egenmelder seg, men dette gjelder kun for det korte fraværet Medarbeiderundersøkelsen Mandal kommune gjennomfører årlig en medarbeiderundersøkelse på høsten. Svarprosenten til denne undersøkelsen er gjennomgående høy for alle de fire årene som vi har data fra. 10 Som en hale til medarbeiderundersøkelsen er det tatt med en rekke spørsmål i anledning av evalueringen av Tillitsprosjektet. I det følgende skal vi se nærmere på disse dataene Kjennetegn ved respondentene Før vi ser på hvordan de ansatte i Mandal kommune har svart på spørsmålene, skal vi se på hva som kjennetegner respondentene. Av tabell ser vi at over 80 prosent av respondentene hvert år er kvinner. Det er også stor grad av stabilitet med tanke på alderssammensetningen. Det er en relativ liten andel av respondentene som er under 30 år (i underkant av åtte prosent). Det er en litt større andel respondenter i aldersgruppen år, tett etterfulgt av aldersgruppen 50 år eller eldre. Totalt sett tegner dette et bilde av en arbeidsplass dominert av godt voksne kvinner. Godt over halvparten jobber deltid, men de fleste deltidsansatte jobber i minst 40 prosent stilling. Godt over halvparten har minst ti års ansiennitet og de aller fleste har fast stilling. Relativt få har grunnskole som høyeste fullførte utdanning, mens prosent har høyskole eller universitetsutdanning. 10 Svarprosenten var 88 i 2008, 83 i 2009, 93 i 2010, og 88 i

151 Tabell 19. Kjennetegn ved de ansatte som har svart på medarbeiderundersøkelsen til Mandal kommune. Andel Variabel Verdi Kjønn Kvinne 82,0 83,2 83,3 84,1 Mann 18,0 16,8 16,7 15,9 Alder Under 30 år 7,5 7,8 7,8 7, år 48,5 49,5 49,2 48,1 50 år eller eldre 44,0 42,7 42,9 44,3 Utdanning Grunnskole 5,3 6,0 5,4 5,2 Videregående opplæring 38,6 39,8 37,8 39,4 Høyskole eller universitet 56,1 54,2 56,8 55,5 Ansiennitet Under 3 år 15,6 15,7 14,6 12,6 i Mandal 3-10 år 28,8 29,2 31,5 29,9 kommune Mer enn 10 år 55,6 55,1 53,9 57,5 Under 40 % 5,8 6,0 7,3 7, % 47,0 47,8 47,7 49,0 100 % 46,1 46,2 44,9 43,8 Stillingsstørrelse Ansettelsesforhold Fast ansatt * 93,7 91,9 93,3 Vikar * 6,3 8,1 6,7 N * Mangler data Fraværet meldt i medarbeiderundersøkelsen I medarbeiderundersøkelsen er de ansatte bedt om å oppgi om de har hatt et fravær de siste fire månedene og hva slags type melding de da benyttet. Selv om dette er data vi har fra registerdataene, har vi ikke anledning til å linke medarbeiderundersøkelsen med registerdataene. Egenrapportert fravær og meldetype i medarbeiderundersøkelsen er derfor viktige variabler når vi skal analysere de øvrige spørsmålene. Tabell 20 viser at om lag 60 prosent av de ansatte melder at de ikke har hatt et fravær de siste fire månedene, mens en relativ liten andel melder om mer enn fem fraværstilfeller i løpet av fire måneders perioden forut for spørreundersøkelsen. Av tabellen ser vi også at fraværshyppigheten er nokså likt fra år til år. 144

152 Tabell 20. Egenrapportert fravær i løpet av de siste fire månedene Andel Ingen 61,6 59,4 60,8 63,1 1 gang 23,2 24,3 24,2 22,3 2-5 ganger 10,4 11,1 9,9 10,2 Mer enn 5 ganger 4,9 5,2 5,2 4,3 N De som har svart at de har hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene, ble videre spurt om å angi hvor lenge de var borte fra jobben - angitt i dager. Vi har gruppert dagene i tabell 21. Med unntak av i 2009, svarer en av tre at de kun var borte fra arbeid en dag ved deres siste fravær. Slår vi sammen de tre første dagene, kan vi si, med unntak for 2009 igjen, at to av tre var borte fra arbeid i inntil tre dager. Andelen med lange fravær utgjør 9-12 prosent. I tabell 21 har vi også tatt med gjennomsnittslengden på fraværet. Selvrapportert fraværslengde tyder på en viss økning i fraværslengden i løpet av evalueringsperioden. Selv om andelen antall fravær over 56 dager er gått noe ned i 2011 relativt til 2008, er lengden på fraværet økt. Siden det er få ansatte som melder om lange fravær (om lag personer hvert år), ønsker vi ikke å bryte ned dataene ytterligere med tanke på de lange fraværene. Tabell 21. Egenrapportert fraværslengde ved siste fravær i løpet av de siste fire månedene før undersøkelsestidspunktet Andel Lengdegruppe dag 36,5 28,2 37,5 32,2 2-3 dager 23,2 26,5 25,8 27, dager 18,1 19,8 14,5 17, dager 7,0 7,3 4,4 5,0 >56 dager 4,1 4,4 4,4 3,2 Ubesvart 11,1 14,0 13,4 14,6 Totalt Gj.snittslengde 10,43 11,53 11,31 11,92 N Det er en signifikant samvariasjon på 0,01-nivå (2-sidig) mellom hvor mange ganger man har vært borte fra jobben på grunn av egen sykdom i løpet av de siste fire månedene og lengden på fraværet ved det siste fraværstilfellet. Ansatte som har hatt mer enn fem fraværstilfeller i løpet av de siste fire månedene, er ansatte som melder om de lengste fraværsepisodene. I 145

153 motsatt ende finner vi 76,5 prosent av de ansatte med fravær av en dags varighet som melder at de kun har hatt ett fravær i løpet av de siste fire månedene. Av tabell 22 ser vi hvilken type melding de ansatte benyttet ved sitt siste fravær. Tabellen viser kun besvarelsene til de som har hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene. Svarene i tabell 22 er i tråd med registerdataene, nemlig at en økende andel leverer kun egenmelding ved eget sykefravær. Fra 2008 til 2011 har bruk av kun egenmelding økt med 12,7 prosentpoeng. Tabell 22. Type melding benyttet ved siste fravær Andel Egenmeldt 77,1 82,8 87,4 89,8 Legemeldt 14,6 8,4 4,4 4,1 Begge deler 7,0 6,7 6,0 5,0 Ubesvart 1,3 2,0 2,2 1,2 N De ansatte som melder om kun et fraværstilfelle i løpet av de siste fire månedene leverer i større grad kun egenmelding, relativt til de ansatte som har vært hyppigere borte fra jobb på grunn av egen sykdom: 95 prosent av de ansatte som var borte fra jobben en gang i løpet av de siste fire månedene, leverte kun egenmelding, mens 67,5 prosent av de ansatte med mer enn fem fravær i løpet av de siste fire månedene gjorde det samme. Det er sistnevnte gruppe som oftere leverte kun legemelding (7,5 prosent) eller kombinasjonen av egenmelding og legemelding (25 prosent) ved deres siste fravær. I tabell 23 viser vi sammenhengen mellom meldetype og fraværslengde. En forklaring på den økte gjennomsnittslengden til det egenmeldte fraværet i 2011 kan være at det er dette året som har høyest andel som kun egenmeldte seg og da øker sannsynligheten for at også ansatte med lange fravær egenmelder seg: 93,1 prosent kun egenmeldte seg i 2011, mens dette tallet var 90,1 prosent i 2010, 87,3 prosent i 2009 og 81,6 prosent i At færre legemelder seg helt eller delvis og at lengden på egenmeldingene øker totalt sett i løpet av evalueringsperioden, samsvarer med resultatene fra registerdataanalysen. 146

154 Tabell 23. Antall dager borte fra jobben og gjennomsnittlig fraværslengde ved ulike typer meldinger ved siste fravær N=Antall ansatte Meldetype N Gj.snitt lengde i dager N Gj.snitt lengde i dager N Gj.snitt lengde i dager N Gj.snitt lengde i dager Egenmeldt 227 4, , , ,6 Legemeldt 34 39, , , ,0 Begge deler 17 34, , ,7 9 26,0 Totalt , , , , Tilrettelegging på arbeidsplassen I medarbeiderundersøkelsen har vi tatt med tre spørsmål om tilrettelegging på arbeidsplassen. Tanken er at Tillitsprosjektet skal bidra til å fremme dialogen på arbeidsplassen og sørge for tettere oppfølging. Dette skal igjen bidra til bedre tilrettelegging på arbeidsplassen for de som har behov for det. En arbeidshypotese vil derfor være at Tillitsprosjektet vil føre til at færre ansatte opplever at de har et udekket tilretteleggingsbehov. I medarbeiderundersøkelsen er det tatt med et spørsmål til alle respondentene om de har et tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid, uavhengig om de har hatt et fravær eller ikke i løpet av de siste fire månedene. Av tabell 24 ser vi at de ansatte svarer svært likt fra år til år. Om lag prosent svarer at de har et tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid. Svarene tyder således på at opplevelsen av behovet for tilrettelegging ikke har avtatt i løpet av prosjektperioden. Tabell 24. Egenrapportert opplevelse av tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid. Andel Har et tilretteleggingsbehov 17,1 16,1 16,6 17,3 Har ikke et tilretteleggingsbehov 82,9 83,9 83,4 82,7 N De ansatte som har meldt at de har et tilretteleggingsbehov ble videre spurt om hva de har et tilretteleggingsbehov i forhold til. Det var anledning til å krysse av på flere svaralternativer. Av tabell 25 ser vi at de to forholdene som nevnes oftest er tilrettelagt arbeidstid og tilrettelagte arbeidsoppgaver. Disse to forholdene står for over 80 prosent av svarene. Med unntak av i 2010, er det ønsket om tilrettelegging av arbeidstiden som nevnes av nesten 147

155 halvparten av de ansatte som uttrykker et behov for tilrettelegging for å kunne stå i arbeid. Gjør vi et dypdykk i 2011, svarte 160 personer (17,3 prosent) at de har et tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid. Denne gruppen kjennetegnes ved at over halvparten er 50 år eller eldre, og denne aldersgruppen er noe overrepresentert sammenlignet med hele utvalget. Mens det er 44,3 prosent som er 50 år eller eldre i hele utvalget, er det 52,5 prosent fra samme aldersgruppe som svarer at de har et tilretteleggingsbehov. Det samme er tilfelle for ansiennitet og lengde på utdanning: Ansatte med ansiennitet over 10 år er noe overrepresentert blant de som melder om et tilretteleggingsbehov, mens ansatte med videregående skole som høyest fullført utdanning, er det samme. Tabell 25. Forhold som ansatte med tilretteleggingsbehov ønsker tilrettelegging til Antall svar og andel av N. N=Antall ansatte med et uttrykt tilretteleggingsbehov Arbeidstiden 59 44,4 % 66 48,5 % 58 37,7 % 77 48,1 % Arbeidsoppgavene 53 39,8 % 52 38,2 % 69 44,8 % 55 34,4 % Den fysiske utformingen av arbeidsplassen 45 33,8 % 41 30,1 % 51 33,1 % 46 28,7 % Annet 16 12,0 % 22 16,2 % 22 14,3 % 28 17,5 % N Holder vi oss til 2011-undersøkelsen, melder de som har et tilretteleggingsbehov om hyppigere fravær de siste fire månedene sammenlignet med resten av utvalget: 47 prosent av de 160 som oppgir at de har et tilretteleggingsbehov melder at de ikke har hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene, mot 66,5 prosent blant de øvrige. 13 prosent av nevnte 160, har vært borte fra jobben mer enn fem ganger i løpet av de siste fire månedene, mot 2,5 prosent blant de øvrige. Ansatte som melder at de har hatt minst et sykefravær de siste fire månedene, er spurt om de har fått tilbud om tilrettelegging for å komme tilbake i arbeid. Også i forhold til dette spørsmålet svarer de ansatte veldig likt fra år til år, jf tabell 26. Fra tabellen kan vi si at totalt sett har de fleste som har behov for tilrettelegging, fått et tilbud. Det er en liten andel (ca tre prosent av de ansatte med et fravær de siste fire månedene, 8-9 personer) som svarer at de hadde et tilretteleggingsbehov, men ikke fikk et tilbud. 148

156 Tabell 26. Vurderingen til ansatte av deres tilretteleggingstilbud ved siste fravær Andel Hadde ikke behov for tilrettelegging 81,0 77,3 77,0 76,9 Fikk tilbud 14,9 19,8 18,4 19,6 Hadde behov, men fikk ikke tilbud 3,2 2,3 2,5 2,6 Ubesvart 1,0 0,6 2,2 0,9 Totalt N De som fikk et tilretteleggingstilbud ved siste fravær, ble videre spurt om de var tilfreds med tilbudet. Av tabell 27 ser vi at brorparten av dem som mottok et tilbud, var fornøyd med tilbudet. I 2011 er riktignok en mindre andel fornøyd sammenlignet med de foregående årene, mens en større andel er usikre på om de er fornøyde eller ikke relativt til 2009 og Siden vi har med relativt få personer å gjøre, skal vi være forsiktige med å tolke for mye inn i dette, spesielt siden andelen klart misfornøyde (nei-svar) ikke har økt. Tabell 27. Grad av tilfredshet med tilretteleggingstilbudet mottatt ved siste fravær Andel Ja 77,1 83,8 82,4 74,6 Nei - 5,9 2,9 3,0 Vet ikke 18,8 8,8 13,2 20,9 Ubesvart 4,2 1,5 1,5 1,5 Totalt N De som i utgangspunktet ga uttrykk for at de har behov for tilrettelegging Ser vi kun på de ansatte som i utgangspunktet meldte om et tilretteleggingsbehov (jf tabell 24 over) og som i tillegg har hatt et sykefravær de siste fire månedene, ser vi at gruppen består av to omtrent like store undergrupper: En gruppe som ikke hadde behov for tilrettelegging for å komme tilbake til jobb ved det siste fraværet, og en gruppe som gir uttrykk for at de hadde behov for tilrettelegging. De aller fleste i sistnevnte gruppe har også fått et tilbud. Andelen som melder at de hadde et behov, men ikke fikk et tilbud ligger på mellom 4-7 prosent. Dette utgjør om lag 6-7 personer hvert år, og under en prosent av hele utvalget. Her er det heller ikke snakk om merkbare forskjeller fra år til år. 149

157 Tabell 28. Vurderingen til ansatte som i utgangpunktet melder om et tilretteleggingsbehov og som har hatt et fravær de siste fire månedene Andel Hadde ikke behov for tilrettelegging 55,7 47,9 48,4 45,9 Fikk tilbud 37,1 47,9 41,8 47,1 Hadde behov, men fikk ikke tilbud 4,3 4,1 6,6 5,9 Ubesvart 2,9-3,3 1,2 Totalt N Gruppen som i utgangspunktet ga uttrykk for at de har behov for tilrettelegging for å kunne være i arbeid, var stort sett fornøyd med tilretteleggingstilbudet de mottok ved deres siste fravær, jf tabell 29. Brorparten av gruppen har vært fornøyd gjennom hele evalueringsperioden. Nedgangen i 2011 i andelen som er fornøyd skal ikke tillegges stor vekt siden det her er snakk om få personer. Tabell 29. Grad av tilfredshet med tilretteleggingstilbudet mottatt ved siste fravær blant ansatte som i utgangpunktet melder om et tilretteleggingsbehov og som har hatt et fravær de siste fire månedene Andel Ja 69,2 88,6 84,2 80,0 Nei - 2,9 2,6 5,0 Vet ikke 30,8 8,6 - - Ubesvart ,2 15,0 Totalt N Oppsummering Oppsummert kan vi si at tilretteleggingsbehovet blant de ansatte, hva de ansatte ønsker tilrettelegging til, og hvordan de ansattes opplever at deres tilretteleggingsbehov har blitt møtt, har holdt seg relativt stabilt gjennom hele evalueringsperioden. Resultatene som er presentert her er stabilt gode det er få som melder om et udekket tilretteleggingsbehov eller misnøye med tilretteleggingen de har fått tilbud om Det arbeidsrelaterte sykefraværet Det er rimelig å forvente at det er i forhold til det arbeidsrelaterte sykefraværet at arbeidsgiver i størst grad kan påvirke løsningene og fremme nærvær. En god dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kan være viktig for å 150

158 kunne redusere det arbeidsrelaterte fraværet. En arbeidshypotese vil således være: En tettere oppfølging basert på økt dialog (jf. oppfølgingssystemet i Tillitsprosjektet) vil føre til en reduksjon i det arbeidsrelaterte fraværet. I egenmeldingene som fylles ut av de ansatte ved egen sykdom, er det ikke spørsmål om diagnose eller årsak til sykefraværet. Riktignok krysses det av for om fraværet er svangerskapsrelatert eller ikke, men utover dette inneholder ikke registerdataene informasjon om sykdommens art eller kilde. I medarbeiderundersøkelsen har vi med et spørsmål om sykdommen ved siste fravær, var arbeidsrelatert eller ikke. Vi er klar over at det kan være vanskelig å skille mellom fravær som skyldes private og arbeidsrelaterte forhold fordi vi er hele mennesker. Denne vurderingen er imidlertid overlatt til den enkelte som har svart på spørreundersøkelsen. At en del ansatte har svart vet ikke tolker vi som en usikkerhet som vi tar til inntekt for at fraværet muligens kan være arbeidsrelatert. På spørsmålet om sykefraværet ved siste fravær var arbeidsrelatert eller ikke, svarer respondentene nokså likt fra år til år, jf tabell 30. Mer enn tre av fire svarer at sykefraværet ikke er arbeidsrelatert, mens ca ti prosent svarer at det er arbeidsrelatert. Om lag prosent (ca 40 personer) svarer hvert år at de er usikre på om sykefraværet kan tilskrives arbeidet/arbeidsplassen eller ikke (har svart vet ikke). Dersom vi slår sammen de som svarer at fraværet er arbeidsrelatert med de som er usikre, og omtaler dem som ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær, kan vi se at i 2008 utgjorde denne gruppen 23,5 prosent av alle med et fravær i løpet av de siste fire månedene, mens i 2011 var andelen gått litt tilbake, til 21,7 prosent, en ikke signifikant nedgang. Tabell 30. Svar gitt til spørsmålet om sykefraværet ved siste fravær var arbeidsrelatert eller ikke Andel Type fravær Ikke-arbeidsrelatert 75,6 77,3 80,5 77,8 Arbeidsrelatert 10,2 11,0 7,4 8,5 Vet ikke 13,3 11,0 10,1 13,2 Ubesvart 1,0 0,6 1,9 0,6 Totalt N Hva kjennetegner de ansatte som enten har svart at sykefraværet er arbeidsrelatert eller er usikre på det: Har denne gruppen gitt uttrykk for et tilretteleggingsbehov og har de fått et tilretteleggingstilbud? Er deres fravær redusert i løpet av evalueringsperioden, målt i enten færre eller kortere fravær? 151

159 Av tabell 31 ser vi at blant de ansatte som muligens har et arbeidsrelatert fravær, svarer om lag fire av ti at de har et generelt tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid, med unntak av i 2009 hvor færre melder dette. Vi ser imidlertid ingen markant endring fra 2008 til 2011 når det gjelder dette spørsmålet. Videre ser vi at svært få melder at de hadde et udekket tilretteleggingsbehov ved deres siste fravær, og dette bildet er relativt likt hvert år. Om lag prosent hvert år melder at de har fått et tilbud om tilrettelegging ved deres siste fravær. En økning på ti prosentpoeng (eksempelvis fra 2008 til 2011 i andelen som fikk et tilretteleggingstilbud), er likevel ikke en signifikant økning. Videre ser vi at om lag halvparten var borte fra jobben en gang i løpet av de siste fire månedene som følge av eget sykefravær, mens om lag 20 prosent var borte mer enn fem ganger. Dette svarmønsteret er nokså likt sett under ett, selv om det varierer noe fra år til år. Med få antall personer, slik tilfelle er her, vil relativt små endringer kunne gi utslag av dette omfanget uten at det er av statistisk betydning. Selv ikke forskjellen i gjennomsnittslengde ved det siste fraværet fra 2009 til 2010 er statistisk signifikant. Av tabellen ser vi også at blant de ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær øker andelen som kun egenmeldte seg i løpet av evalueringsperioden, mens andelen som kun legemeldte seg ble betydelig mindre. Selv om en større andel kun egenmeldte seg ved sitt siste fravær, opprettholder likevel denne gruppen kontakt med lege eller annen behandler. Forskjellen fra 2008 til 2011 når det gjelder kontakt med lege eller behandler er marginal. Totalt sett finner vi ikke en markert nedgang eller oppgang av fraværet som muligens er arbeidsrelatert. Vi finner i det hele tatt få endringer, enten vi ser på tilretteleggingsbehovet, tilbudet om tilrettelegging til denne gruppen, fraværshyppighet og -lengde, samt om de tok kontakt med lege eller annen behandler. Det er kun i forhold til overgangen fra legemelding til egenmelding, at atferdsmønsteret er annerledes i 2011 relativt til Mens 58 prosent av de ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær kun benyttet egenmelding i 2008, har denne andelen økt til 81 prosent i 2011, en økning på 23 prosentpoeng. Dette betyr igjen at dataene ikke gir støtte til arbeidshypotesen om at økt dialog mellom leder og ansatte og tettere oppfølging i løpet av Tillitsprosjektet har ført til en reduksjon i det arbeidsrelaterte fraværet. 152

160 Tabell 31. Tilretteleggingsbehov, tilbud om tilrettelegging og fraværsatferd for ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær Andel Variabel Verdi Generelt tilretteleggingsbehov Nei 60,8 67,1 56,9 59,5 for å Ja 39,2 32,9 43,1 40,5 kunne stå i arbeid Tilretteleggingstilbud Hadde ikke behov 66,2 55,3 50,0 55,4 ved siste fravær Fikk tilbud 28,4 40,8 39,1 37,8 Hadde behov, men 5,4 3,9 9,4 6,8 fikk ikke tilbud Antall ganger borte 1 gang 48,6 50,0 58,4 54,1 fra jobben siste ganger 31,1 27,6 21,5 25,7 måneder Mer enn 5 ganger 20,3 22,4 20,0 20,3 Gjennomsnittslengde på siste fravær (dager) 20,9 15,3 30,4 22,3 Type melding brukt Egenmelding 58,1 71,1 84,6 81,1 ved siste fravær Legemelding 27,0 11,8 9,2 8,1 Kontakt med lege eller behandler ved siste fravær Begge deler 14,9 17,1 6,2 9,5 Ja 66,2 68,4 65,6 63,5 Nei 33,8 31,6 34,4 35,1 N Ansatte med mulig arbeidsrelatert fravær sammenlignet med de øvrige ansatte med fravær Selv om vi ikke finner signifikante endringer blant de ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær i løpet av evalueringsperioden, er det likevel av interesse å se på hva som kjennetegner denne gruppen for øvrig og på hvilke områder denne gruppen skiller seg ut fra de ansatte som melder at de ikke har et arbeidsrelatert fravær. Dersom Mandal kommune ønsker å øke nærværet, kan en nærmere analyse av denne gruppen være nyttig. I Vedlegg 1 har vi tatt med en del tabeller som belyser hva som kjennetegner de ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær, relativt til de øvrige med et fravær, for hver av de fire årene vi har data. Ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær har lengre fravær, sammenlignet med ansatte som har svart at deres fravær ikke er arbeidsrelatert. Dette gjelder for alle årene, jf tabell V-1 i Vedlegg 1. Forskjellen i gjennomsnittslengde på fraværet for gruppene med mulig arbeidsrelatert fravær og ansatte som ikke har et arbeidsrelatert fravær er signifikant i 2008, 2010 og I 2080 og 2010 var forskjellen signifikant på 0,01-nivå (2-sidig, 2008 er p=0,002 og 2010 er p<0,001), mens i 2011 er forskjellen i gjennomsnittslengde signifikant på 0,05-nivå (2- sidig, p=0,45). 153

161 Når det gjelder hvem som oppsøkte lege eller annen behandler ved siste fravær, ser vi en interessant utvikling i løpet av fireårsperioden. I 2008 var andelen som oppsøkte lege eller annen behandler omtrent like stor for begge gruppene. I 2011 er dette bildet endret. I alle de fire årene vi har data for opprettholder ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær å oppsøke lege eller annen behandler, mens de med et ikke-arbeidsrelatert fravær reduserer sin kontakt med lege eller annen behandler fra 2008 til I 2008 var det ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær som også i størst grad leverte legemeldinger og i minst grad kun leverte egenmeldinger. Dette bildet har endret seg i løpet av fireårsperioden, men i 2011 er det fortsatt litt færre blant denne gruppen som leverer kun egenmelding, relativt til de ansatte som melder om et ikke-arbeidsrelatert fravær. Siden ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær oppsøker lege eller annen behandler oftere, sammenlignet med ansatte som har et ikke-arbeidsrelatert fravær, kan det være en indikasjon på at de opplever det vanskelig å ta opp enkelte ting med nærmeste leder/arbeidsgiver. Siden medarbeiderundersøkelsen inneholder flere tema som berører både det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet 12, har vi sett nærmere på om de ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær svarer signifikant forskjellig fra de øvrige ansatte med et fravær, jf tabell V-3 i Vedlegg 1. I 2008 var det kun i forhold til to spørsmål de to gruppene svarte signifikant forskjellig på minst 0,05-nivå (2-sidig). I 2009 økte dette til seks spørsmål, mens i 2010 var forskjellene i svarene signifikant i 15 spørsmål. I 2011 var antallet signifikante forskjeller redusert til to spørsmål igjen. I samtlige av spørsmålene hvor forskjellene er signifikante, er det de ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær som scorer lavest på en skala fra en til seks. Det vil si at det er sistnevnte gruppe som er minst tilfreds. Å ha tid nok til å gjøre jobben sin og tilfredshet med hvordan jobben er tilrettelagt, er forhold som gikk igjen i de tre første årene ( ). I 2009 og 2010 ville færre blant de med et mulig arbeidsrelatert fravær anbefale andre å søke jobb på sin arbeidsplass, og denne gruppen var også mindre tilfreds med muligheten til å egenmelde seg og Tillitsprosjektet totalt sett, relativt til de øvrige ansatte med et fravær. 12 Følgende tema er omfattet av medarbeiderundersøkelsen: Helse, miljø og sikkerhet, fysiske arbeidsforhold, ledelse, medarbeidersamtalen, faglig og personlig utvikling, systemer for lønns- og arbeidstidsordninger, og stolthet over egen arbeidsplass. 154

162 Forskjellene mellom de to gruppene er størst i Som nevnt svarer de to gruppene signifikant forskjellig i 15 spørsmål. Ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær er mindre tilfreds med arbeidstidsordningen i deres jobb, de opplever i mindre grad å ha tid til å gjøre jobben sin, er mindre tilfreds med hvor utfordrende jobben er, er mindre tilfreds med hvordan felles arbeidsoppgaver løses på arbeidsplassen, og er generelt mindre tilfreds med innholdet i jobben og hvordan jobben er tilrettelagt. I tillegg mener denne gruppen at deres nærmeste leder i mindre grad har innsikt i jobben den ansatte gjør, lederen tar i mindre grad spørsmål om etikk på alvor, og denne gruppen er generelt mindre tilfreds med sin nærmeste leder. Videre er denne gruppen mindre tilfreds med samarbeidet med kollegene, samt mener at arbeidsplassen i mindre grad er integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet og religion. Denne gruppen savner også i større grad tilbakemelding på jobben av enhetsleder. Totalt sett uttrykkes mindre tilfredshet med deres arbeid, arbeidsvilkårene, arbeidsmiljøet de inngår i og med deres ledere. Det er imidlertid verdt å merke seg at mange av spørsmålene scorer over fire og det er bare tre spørsmål som får en score på under fire. Det som skiller denne gruppen mest ut fra de som ikke melder om et arbeidsrelatert fravær i 2010, er deres misnøye med arbeidstidsordningene. Oppsummert kan vi fra 2010-dataene si at 17,5 prosent av de ansatte med et fravær i løpet av de siste fire månedene melder at deres fravær muligens er arbeidsrelatert. Denne gruppen har et signifikant lengre fravær og gikk oftere til lege eller annen behandler. Denne gruppen svarer også signifikant annerledes på en rekke spørsmål knyttet til arbeidets organisering, arbeidsmiljøet og synet på leder. I tillegg er denne gruppen mindre tilfreds med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet generelt sett, sammenlignet med de øvrige ansatte med et fravær de siste fire månedene. I 2011 var det, som nevnt, kun i forhold til to spørsmål ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær svarer så annerledes fra de øvrige ansatte, at forskjellen er signifikant. Disse to spørsmålene omhandler grad av stolthet over arbeidsplassen og tilfredshet med arbeidssituasjonen. Gjennomsnittsverdiene for begge disse variablene har score over fire. Fra 2010 til 2011 økte riktignok andelen ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær (fra 17,5 til 21,7 prosent av alle med et fravær), men grad av misnøye har avtatt blant de som melder om et mulig arbeidsrelatert fravær. Vi ser også at gjennomsnittslengden på fraværet har avtatt med 8,5 dager fra 2010 til 2011, men at reduksjonen ikke er signifikant. 155

163 Oppsummering Bortsett fra overgangen fra egenmeldt til legemeldt fravær, finner vi små forskjeller i det mulig arbeidsrelaterte fraværet fra 2008 til Vi finner ikke tegn til at det mulig arbeidsrelaterte fraværet er redusert i løpet av evalueringsperioden, men det har heller ikke økt. Dataene gir imidlertid ikke støtte til arbeidshypotesen om at en tettere oppfølging basert på økt dialog vil føre til en reduksjon i det arbeidsrelaterte fraværet. Det skal imidlertid legges til, at svært få av de ansatte som melder om et mulig arbeidsrelatert fravær melder samtidig om at de er misfornøyd med eller savner ytterligere tilrettelegging. Når vi sammenligner ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær med øvrige ansatte med et fravær, finner vi klare forskjeller. Ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær har signifikant lengre fravær, leverer legemeldinger i større grad, og oppsøker lege eller annen behandler oftere. Førstnevnte gruppe er også mindre fornøyd med en rekke forhold knyttet til arbeidstid og tilrettelegging av arbeidet. I 2010 var misnøyen blant denne gruppen mer omfattende og rettet seg også mot ledelsen. I 2011 svarer de to gruppene mer likt på de fleste spørsmål. Ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær har i løpet av evalueringsperioden (2009 og 2010) også uttrykt mer misnøye med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet totalt sett, enn de øvrige med et fravær. Også i forhold til disse to spørsmålene svarer de to gruppene mer likt i Kontakt med lege eller behandler Som nevnt i kapittel 4 var vi i utgangspunktet interessert i å se om legepasient-rollen ble endret som følge av utvidet rett til egenmelding i 365 dager. I Tillitsprosjektet får legene en mer tilbaketrukket rolle. Legene skal fortsatt behandle sykdom og være medisinsk rådgiver, men skal ikke lenger ha en direkte rolle i beslutningen om deres pasient skal møte på jobb eller ikke. Denne beslutningen skal den ansatte selv ta, gjerne i samråd med sin nærmeste leder. Rolleendringen er relativt radikal og berører ikke bare legerollen, men også pasientrollen. Vi var derfor interessert i å kartlegge i hvilken grad Tillitsprosjektet endret ansattes oppfatning om når det er riktig å gå til legen, og hva de skal bruke legen til. Dette var imidlertid en av problemstillingene som ble tatt ut av evalueringen på grunn av kostnadsrammen. I stedet ble det tatt med et spørsmål i medarbeiderundersøkelsen om de ansatte tok kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær som følge av egen sykdom. Dette spørsmålet kan gi en viss indikasjon på om de ansatte opprettholder kontakten med deres lege eller behandler, selv når de egenmelder seg. Vi har dessverre ikke data om de ansattes 156

164 kontaktmønster med deres lege eller behandler før Tillitsprosjektet ble igangsatt. Blant de ansatte som har hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene svarer om lag prosent at de tok kontakt med en lege eller annen behandler, jf tabell 32. Tabell 32. Svar gitt på spørsmålet om ansatte ved siste fravær som følge av egen sykdom tok kontakt med en lege eller annen behandler Andel Ja 42,9 48,8 44,7 47,1 Nei 55,6 50,3 53,2 51,8 Ubesvart 1,6 0,9 2,2 1,2 N Tabell 33 viser utviklingen fra 2008 til 2011 med hensyn til ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær. Blant dem som har oppsøkt lege eller annen behandler, er det kun meldingstype ved siste fravær som har endret seg nevneverdig. I 2008 leverte halvparten av de ansatte som oppsøkte lege eller annen behandler kun egenmelding ved deres siste fravær. I 2011 var det 81,4 prosent av den samme gruppen som gjorde det samme, en økning på 31 prosentpoeng. Mellom prosent av de ansatte som oppsøkte lege eller annen behandler har et generelt tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid. Vi vet ikke noe om sammenhengen mellom tilretteleggingsbehovet og legekonsultasjonen. Det kan tenkes at de ansatte har oppsøkt lege eller annen behandler for å få hjelp til tilrettelegging på arbeidsplassen, men det kan like godt tenkes at formålet med lege-/behandlerkonsultasjonen var noe helt annet. Endringen i fraværshyppigheten fra 2008 til 2011 blant de som oppsøkte lege eller annen behandler var marginal. Det samme kan vi si om fraværslengden og om fraværet var arbeidsrelatert eller ikke. 157

165 Tabell 33. Tilretteleggingsbehov, tilbud om tilrettelegging og fraværsatferd for ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær Andel Variabel Verdi Tilretteleggingsbehov Nei 65,9 70,2 58,3 64,0 Ja 34,1 29,8 39,9 36,0 Tilretteleggingstilbud Hadde ikke behov 65,2 59,5 57,9 63,6 ved siste fra- Fikk tilbud 29,6 38,1 35,4 32,7 vær Hadde behov, fikk ikke 5,2 1,8 4,3 2,5 tilbud Antall ganger borte 1 gang 45,9 45,2 51,5 51,6 fra jobben siste ganger 28,9 31,5 23,3 28,0 måneder Mer enn 5 ganger 25,2 23,2 25,2 20,5 Gjennomsnittslengde på siste fravær (dager) 22,6 22,5 23,8 24,0 Type melding brukt Egenmelding 50,4 67,9 75,5 81,4 ved siste fravær Legemelding 33,3 17,3 9,8 8,7 Begge deler 15,6 13,7 13,5 9,9 Arbeidsrelatert fravær Ja 15,6 17,3 12,9 10,6 Vet ikke 20,7 13,7 12,9 18,6 Nei 63,7 69,0 73,0 70,8 N Ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler ved siste fravær sammenlignet med de øvrige ansatte med fravær I Vedlegg 1 tabell V-4 kan leseren se hvordan ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler ved siste fravær skiller seg ut fra ansatte som ikke tok kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær. Det er betydelige forskjeller mellom gruppene langs en rekke dimensjoner. For det første har ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler oftere et tilretteleggingsbehov for å kunne være i arbeid, sammenlignet med de øvrige. En større andel blant førstnevnte gruppe har også fått et tilbud om tilrettelegging ved deres siste fravær. Videre ser vi at ansatte som oppsøker lege eller annen behandler har et hyppigere fravær. Om lag prosent har vært borte fra jobben mer enn fem ganger i løpet av de fire forutgående månedene til spørreundersøkelsen. Kun to prosent av de øvrige ansatte med et fravær, svarer det samme. Vi ser også at fraværet er betydelig lengre for gruppen som oppsøker lege eller annen behandler, sammenlignet med de øvrige med et fravær. De som tar kontakt med lege eller annen behandler har et fravær på i gjennomsnitt dager, mens de øvrige ansatte med et fravær har et fravær på i gjennomsnitt to da- 158

166 ger. For alle fire årene er forskjellen i gjennomsnittslengde på fraværet for de to gruppene signifikant (p<0,001). Vi ser også at ansatte som oppsøker lege eller annen behandler melder oftere at deres fravær er arbeidsrelatert eller at de er usikre på om det er tilfelle. Denne forskjellen gjelder også for alle fire årene. Det eneste forholdet hvor de to gruppene blir mer like i løpet av evalueringsperioden, er i deres bruk av egenmelding ved siste fravær. Høsten 2008 var det kun 50 prosent av de ansatte som tok kontakt med lege eller annen behandler som kun egenmeldte seg ved siste fravær. Blant de som ikke tok kontakt med lege eller annen behandler, var det 99 prosent som kun egenmeldte seg. Dette er en forskjell på 48,5 prosentpoeng. Høsten 2011 er det 81,5 prosent av førstnevnte gruppe som kun egenmeldte seg, mens 99 prosent blant dem som ikke tok kontakt med lege eller annen behandler som gjorde det samme. I 2011 var forskjellen redusert til 17,5 prosentpoeng. Av det ovennevnte ser vi at fraværsmønsteret til de to gruppene er relativt ulikt. Vi har også sett på om disse to gruppene vurderer det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet svært ulikt, samt hvordan de vurderer utvidet rett til egenmelding og Tillitsprosjektet. I tabell 34 viser vi variablene hvor gjennomsnittsverdiene er signifikant ulike på minst 0,05 nivå (2-sidig). Det er relativt få forhold de to gruppene svarer signifikant forskjellig på. Tilfredshet med muligheten til å levere egenmelding er imidlertid en av variablene som går igjen tre av årene ( ). I 2011 er forskjellen i grad av tilfredshet med muligheten til å egenmelde seg redusert og ikke lenger signifikant. 13 Det er grunn til å merke seg at i 2010 var ansatte som oppsøkte lege eller annen behandler ved siste fravær betydelig mindre tilfreds med Tillitsprosjektet totalt sett, enn de øvrige ansatte med et fravær. Standardavviket var på 1,276 som indikerer en viss spredning i svarene. 18 prosent av de som har gitt et verdisvar på spørsmålet om grad av tilfredshet med Tillitsprosjektet blant de som har kontaktet lege eller annen behandler, har gitt verdi 1-3, hvor verdi 1 betyr svært liten grad med tanke på tilfredshet. Det vil si at 18 prosent av denne gruppen var lite tilfreds med Tillitsprosjektet i I 2011 svarer de to gruppene mer likt i forhold til Tillitsprosjektet og forskjellen er ikke lenger signifikant. 13 I 2011 var gjennomsnittsverdien for gruppen som tok kontakt med lege eller annen behandler på 5,15, mens for de øvrige med et fravær var gjennomsnittsverdien på 5,

167 I 2011 var det kun i forhold til å få tilstrekkelig informasjon til å kunne gjøre en god jobb, hvor de to gruppene svarte signifikant forskjellig (p=0, sidig). Tabell 34. Faktorer hvor ansatte som oppsøkte lege eller annen behandler ved deres siste fravær svarer signifikant forskjellig på minst 0,05-nivå (2-sidig) fra de øvrige ansatte med et fravær Gjennomsnittsverdi fra en skala fra 1 til 6, hvor 1 = Svær Tok kontakt med lege Tok ikke kontakt med lege N Gj.snitts verdi N Gj.snittsverdi p 2008 Tilfreds med muligheten til å levere 135 4, ,25 0,001 egenmelding 2009 Lærer noe nytt gjennom jobben sin 168 4, ,65 0,005 Vil anbefale andre å søke jobb på 164 4, ,99 0,026 sin arbeidsplass Tilfreds med muligheten til å levere 168 4, ,15 0,029 egenmelding 2010 Tilfreds med Tillitsprosjektet 157 4, ,28 0,001 Tilfreds med muligheten til å levere 158 4, ,32 0,004 egenmelding Har nok tid til å gjøre jobben sin 163 3, ,20 0, Får tilstrekkelig informasjon til å kunne gjøre en god jobb 160 4, ,71 0,048 Oppsummering Blant de som har hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene, tok i underkant halvparten kontakt med lege eller annen behandler ved deres siste fravær. Bortsett fra overgangen fra egenmelding til legemelding er endringene blant gruppen som har oppsøkt lege eller annen behandler marginale i løpet av evalueringsperioden. Sammenlignet med de som ikke oppsøkte lege eller annen behandler ved siste fravær, har gruppen som oppsøkte lege eller annen behandler oftere behov for tilrettelegging på arbeidsplassen, de har et hyppigere fravær, fraværet er lengre, og de melder oftere at deres fravær kan være arbeidsrelatert. De to gruppene har imidlertid i løpet av evalueringsperioden blitt mer like når det gjelder meldetype ved siste fravær. Ansatte som oppsøker lege eller annen behandler leverer i større grad kun egenmelding, i tråd med de øvrige. Tilfredshet med muligheten til å levere egenmelding er en av de få variablene som disse to gruppene svarer signifikant forskjellig på i Ansatte som har hatt kontakt med lege eller annen behandler er mindre tilfreds 160

168 med muligheten til å levere egenmelding, sammenlignet med de andre. Dette kan tyde på at en del ansatte leverer egenmelding fordi det er det som er forventet, ikke fordi det er det de foretrekker Tilfredshet med utvidet rett til egenmelding og Tillitsprosjektet Som vi har sett over er det enkelte grupper som peker seg ut som mindre tilfreds med muligheten til å levere egenmelding og med Tillitsprosjektet totalt sett, enn andre. I det følgende skal vi se på hvordan alle respondentene har svart på spørsmålene om hvor tilfreds de er med muligheten til å levere egenmeldinger og alt i alt, hvor tilfreds de er med Tillitsprosjektet. Av tabell 35 ser vi at de ansatte totalt sett er svært tilfreds med muligheten til å levere egenmeldinger og med Tillitsprosjektet. På en skala fra en til seks, får disse spørsmålene en gjennomsnittsverdi på godt over fem. Det er å anse som høye score (gjennomsnittsverdier). Vi ser også at grad av tilfredshet har økt for hvert år, mens antallet som svarer vet ikke har gått ned. Standardavvikene for de to variablene har også blitt mindre i løpet av fireårsperioden, men ligger fortsatt over Standardavviket sier noe om spredningen i svarene (grad av uenighet). Totalt sett betyr dette at flere har en mening om disse to spørsmålene (færre svarer vet ikke) og at meningene har blitt mer like i løpet av fireårsperioden. For alle fire årene er det en sterk positiv korrelasjon mellom fornøydhet med muligheten til å egenmelde seg og fornøydhet med Tillitsprosjektet. 15 Det vil si at de som er fornøyd med muligheten til å egenmelde seg, er også fornøyd med Tillitsprosjektet, og omvendt. 14 I 2008 var standardavviket for egenmeldingsspørsmålet 1,151, mens i 2011 var det redusert til 1,053. For spørsmålet om Tillitsprosjektet var standardavviket 1,165 i 2008 og 1,059 i Pearsons R er 0,839 i 2008, 0,837 i 2009, 0,889 i 2010 og 0,827 i 2011, med p<0,001 (2- sidig) for alle årene. 161

169 Tabell 35. Gjennomsnittsskår for egenrapportert grad av tilfredshet med muligheten til å egenmelde seg og Tillitsprosjektet ut fra en skala fra svært liten grad (1) til svært stor grad (6). Missing og vet ikke er slått sammen År N n Missing og Vet ikke Andel score <4 Alt i alt, hvor fornøyd er du med Tillitsprosjektet? n Missing og Vet ikke I hvilken grad er du fornøyd med muligheten til å levere egenmeldinger? Gj.snittsverdi Gj.snittsverdi Andel score < ,95 11, ,78 11, ,15 8,1 85 5,01 10, ,20 8,0 68 5,08 9, ,29 6,8 64 5,24 6,8 De høye scorene som kommer fram i tabell 35 betyr at det store flertallet er svært godt fornøyd med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet. I 2011 ga over halvparten av respondentene full pott (svarverdi 6) både med tanke på grad av tilfredshet med muligheten til å egenmelde seg (53,8 prosent) og med tanke på grad av tilfredshet med Tillitsprosjektet (50,2 prosent). I 2011 var det imidlertid 56 ansatte som svarte at de var lite fornøyd (svarverdiene 1-3) med muligheten til å egenmelde seg, mens 58 ansatte svarte det samme på spørsmålet om Tillitsprosjektet. Det er kun 46 ansatte som har svart lite fornøyd (svarverdiene 1-3) på begge spørsmålene, mens 72 ansatte har svart lite fornøyd (svarverdiene 1-3) på minst et av spørsmålene. De 72 ansatte som i 2011 ga uttrykk for at de ikke er tilfreds med muligheten til å egenmelde seg og/eller Tillitsprosjektet, peker seg ikke ut i forhold til bakgrunnsvariablene. Det er ikke slik at de mest misfornøyde er de med det lengste fraværet. Blant de 72 som i 2011 er misfornøyde, har halvparten hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene og gjennomsnittlig lengde på dette fraværet er 5,7 dager. Blant de øvrige har 34,7 prosent hatt et fravær i løpet av de siste fire månedene og dette fraværet har en gjennomsnittlig lengde på 11,9 dager. Dette tyder på at misnøyen med muligheten til å egenmelde seg eller med Tillitsprosjektet totalt sett, ikke kan knyttes til fraværslengden Kommentarer gitt i medarbeiderundersøkelsen Til slutt i medarbeiderundersøkelsen ble respondentene gitt anledning til å skrive kommentarer knyttet til Tillitsprosjektet. De innkomne kommentarene gir en viss indikasjon på hva de ansatte er opptatt av, samt gir ansatte anled- 162

170 ning til å uttrykke både begeistring og kritikk. Om lag ti prosent av respondentene har hvert år benyttet seg av denne muligheten. 16 I kommentarspalten har antallet som skriver at de ikke har erfaring med egenmelding eller Tillitsprosjektet gått ned, samtidig som kommentarene har blitt mer tydelige enten i positiv eller negativ retning. I 2008 var mange av kommentarene knyttet til datatekniske spørsmål, herunder hvor tungvint det nye elektroniske systemet var eller hvordan det ikke fungerte optimalt. Denne type kommentar har avtatt og er nesten ikke til stede i undersøkelsen. I 2008 var det også en del generelle kommentarer som ikke sier noe om respondentens egne holdninger eller valg. Et eksempel på sistnevnte er at det påhviler både ledelsen og de ansatte et stort ansvar dersom man skal realisere Tillitsprosjektet. Fra 2009 er det færre av denne type generelle kommentarer, mens antallet problematiserende kommentarer øker. Selv om ulike sider av egenmeldingsretten/-systemet eller Tillitsprosjektet problematiseres, er det også alt de gjør. Det vil si at de ikke flagger sin egen mening i saken. Sistnevnte gjelder spesielt for 2009, mens i 2010 og 2011 blir meningene mer tydelige. Fra 2009 begynner respondentene å problematisere når det er riktig å egenmelde seg og leders rolle. Fra 2009 begynner rene ros og ris kommentarer til egenmeldingssystemet, oppfølgingsordningen og Tillitsprosjektet å komme. Fra disse kommentarene er leseren ikke i tvil om hva de ansatte mener. I 2009 var denne type kommentar i mindretall, mens i 2010 og 2011 er de i flertall. Mens i 2010 var det omtrent like mange ris som ros kommentarer, er det omtrent dobbelt så mange ros kommentarer i 2011, relativt til ris. Flere av de klart positive kommentarene er korte honnørord som Veldig bra, Topp, Kjempebra, Super ordning, Flott prosjekt og Veldig fornøyd. Fra 2009 er det seks som skriver at de håper at prosjektet kan fortsette, en kommentar som går igjen i 2010 og 2011 fra omtrent like mange. I 2011 er det flere som har benyttet anledningen til å utdype hvorfor de er fornøyd. Enkelte peker på at det skaper tillit, mens andre peker på at det skaper trivsel og samhold. Andre igjen peker på hvor lett det har blitt å registrere fraværet sitt, hvor greit det er å slippe å gå til lege, eller hvor fornøyd de er med oppfølgingen de har fått. I 2011 var det til sammen 40 respondenter (av 80) som skrev positive kommentarer. I 2009 begynte også de negative kommentarene å bli mer tydelige. Sju ansatte var direkte kritiske til Tillitsprosjektet, mens sju andre var mer problema- 16 I 2008 var andelen 8,6, i ,9, i ,3 og i ,1. 163

171 tiserende men med det utfall at de valgte legemelding. I 2010 var det 18 ansatte som uttrykte klar skepsis til Tillitsprosjektet. I hovedsak kan disse kommentarene deles i tre grupper. Den første gruppen var kritisk til hvordan leder følger opp. Utilbørlig press, sterke føringer fra leder, overprøving av egenmeldingsretten og ubehagelige møter, er eksempler på ord som er knyttet til denne kritikken. Den andre gruppen var misnøyd med selve oppfølgingssystemet, herunder at oppfølgingsmøtene kommer for tett i tid, at oppfølgingen oppleves som masete og bidrar til å gi dårlig samvittighet, at man føler seg presset til å komme for fort tilbake i arbeid, samt at kvaliteten på oppfølgingen er for dårlig. Den siste gruppen mener at egenmeldingssystemet legger for stort ansvar på den enkelte ansatte. Det gis uttrykk for at man ofte er for pliktoppfyllende og kommer tilbake til arbeid for tidlig, noe som igjen kan føre til tilbakefall og mer fravær. I tillegg pekes det på at det er et for stort ansvar når man sliter med psykiske lidelser. I 2011 var det 22 ansatte som ga en negativ tilbakemelding. Flere av disse uttrykker en generell skepsis til å levere egenmelding. En begrunner sin skepsis med at mobbing på jobb ikke vil fanges opp av Arbeidstilsynet hvis man ikke legemelder seg, mens en annen peker på at leder forskjellsbehandler. I 2011 ser vi at flere er opptatt av nærværspresset som følger av blant annet oppfølgingsregimet knyttet til Tillitsprosjektet. Disse kommentarene går ut på at ansatte presser seg selv til å komme tilbake på jobb for tidlig, noe som fører til lengre fravær i neste omgang. I 2011 var det enkelte som også var kritiske til hvilket fokus man har. En ansatt skriver at det er for mye fokus på den syke og for lite fokus på de som sjelden er borte fra jobben. En annen er kritisk til bruk av blomster og mener at det er et symbol som her mistet sin verdi når det står som et tiltak i oppfølgingsplanen. I samtlige fire år er det gitt en del kommentarer om behovet for å legitimere sitt fravær og ønske om kontakt med legen. I 2008 ga ni ansatte uttrykk for at de har et behov for å legitimere sitt fravær. Når legen legitimerer fraværet blir det lettere å være hjemme i forhold til sine kollegaer og egen samvittighet. Flere ga også uttrykk for at de er redd for ikke å bli trodd eller å bli mistenkeliggjort. I 2009 var det sju ansatte som skrev at de foretrakk å legemelde seg framfor å egenmelde seg fordi de ønsker dokumentasjon på at de er syke. Dette gjelder spesielt der det er snakk om en ikke-synlig sykdom. Flere viser også til at man ikke er i stand til å ivareta egne interesser når man er psykisk syk. Da er det viktig at legen har en mer aktiv rolle og sykmelder. Andre igjen var opptatt av legens taushetsplikt og den fortrolighet man kan oppnå hos sin lege, og som man i mindre grad har med sin nærmeste leder. I 2010 var det åtte som ga klart uttrykk for at de ønsker å benytte seg av legemelding selv om de kan velge å egenmelde seg. Flere av disse viser til at de synes det er vanskelig å være sin egen lege og at de synes det er godt å 164

172 kunne få en vurdering og en bekreftelse fra en lege på at de er syke nok til å være hjemme. Ti ansatte trekker fram både fordeler og ulemper ved bruk av egenmeldinger. Flere viser til at egenmeldingssystemet er bra i forhold til korttidsfraværet, men i forhold til langtidsfraværet ønsker man i større grad å bruke legemeldinger. Flere peker på at egenmelding ikke passer like bra for alle typer fravær: Det er ok med lette sykdommer, men fungerer dårlig når man er alvorlig syk ; Dersom man er frisk psykisk virker det bra. Men det er verre da man får psykiske vansker og ikke kan jobbe. Da er det mindre forståelse for fraværet. Andre igjen peker på utfordringer knyttet til oppfølgingen og dialogen med leder: Å ta diskusjonen om restarbeidsevnen med for eksempel en avdelingsleder som en ikke er helt på bølgelengde med kan fort bli usaklig og ubehagelig. I 2011 er det litt færre som skriver om legekontakten. Enkelte er imidlertid tydelige i sin tilbakemelding, eksempelvis Tillitsprosjektet er noe tull. Jeg vil at legen skal sykmeldte, mens andre grunngir hvorfor de ønsker å legemelde seg. Som i 2010 peker de på at ved lange fravær eller ved psykiske helseplager, foretrekker man legemelding. Totalt sett har kommentarene fra medarbeiderundersøkelsen bidratt til å belyse hvilke problemstillinger som de ansatte har vært opptatt av i løpet av Tillitsprosjektets ulike faser. At de datatekniske utfordringene preget synet på Tillitsprosjektet i tidlig fase er noe som bekreftes i fokusgruppene og intervjuene som er gjennomført. Vi merker oss at etter hvert som erfaringsgrunnlaget med Tillitsprosjektet er blitt større, uttrykker de ansatte klarere holdninger til prosjektet, både positivt og negativt. Kommentarspalten har således gitt oss et visst innblikk i hva kritikerne er opptatt av: Oppfølgingen fra leder, selve oppfølgingssystemet, at ansvaret på den enkelte blir for stort, spesielt når man er i en sårbar situasjon, samt at nærværspresset har økt, går igjen i kommentarspaltene. Dette er også kommentarer som har kommet fram under fokusgruppene og i intervjuene. Til slutt har kommentarspalten gitt oss et visst innblikk i at ansatte foretrekker å gå til lege og få en egenmelding, og at denne preferansen gjør seg mest gjeldende ved lange fravær eller fravær med bakgrunn i psykiske helseplager Oppsummering medarbeiderundersøkelsen Analysene av medarbeiderundersøkelsen for perioden viser svært like resultater fra år til år langs de fleste dimensjoner, med unntak av meldetype. Medarbeiderundersøkelsen viser en klar overgang fra legemeldt til egenmeldt fravær i løpet av fireårsperioden. Selv om medarbeiderundersøkelsen er basert på selvrapportert fravær og atferd, samsvarer resultatene bra med registerdataene. I medarbeiderundersøkelsen er det om lag 9-12 prosent 165

173 som melder om lange fravær og selvrapportert fraværslengde har økt i løpet av fireårsperioden. Analysen viser også en signifikant positiv samvariasjon mellom fraværshyppighet og fraværslengde. I medarbeiderundersøkelsen er de ansatte spurt om deres tilretteleggingsbehov og om behovet er imøtekommet prosent har svart hvert år at de har et tilretteleggingsbehov for å kunne stå i arbeid og vi ser ingen nedgang i dette behovet. Tilrettelegging av arbeidstiden og arbeidsoppgaver er tilretteleggingsbehovene som meldes oftest. Ansatte over 50 år eller eldre, ansatte med ansiennitet over ti år og ansatte med videregående opplæring er overrepresentert blant de som melder et tilretteleggingsbehov. De som har et tilretteleggingsbehov melder også hyppigere om fravær. Tilretteleggingsbehovet blant de ansatte, hva de ansatte ønsker tilrettelegging til, og hvordan de ansattes opplever at deres tilretteleggingsbehov har blitt møtt, har holdt seg relativt stabilt gjennom hele evalueringsperioden. Resultatene som er presentert her er stabilt gode det er få som melder om et udekket tilretteleggingsbehov eller misnøye med tilretteleggingen de har fått tilbud om. Vi forventet å se en viss nedgang i det arbeidsrelaterte fraværet som følge av tettere oppfølging under Tillitsprosjektet. Vi finner ikke en slik nedgang. Ti prosent av de ansatte har hvert år svart at deres siste fravær var arbeidsrelatert. Legger vi til de som ikke er sikre, kan vi si at 22-23,5 prosent hvert år har et mulig arbeidsrelatert fravær. Vi finner i det hele tatt få endringer i det arbeidsrelatert fraværet, enten vi ser på tilretteleggingsbehovet, tilbudet om tilrettelegging til denne gruppen, fraværshyppighet og -lengde, samt om de tok kontakt med lege eller annen behandler. Det er kun i forhold til overgangen fra legemelding til egenmelding, at atferdsmønsteret er annerledes i 2011, relativt til Sammenligner vi gruppen som muligens har et arbeidsrelatert fravær med de øvrige som har et fravær, finner vi imidlertid betydelige forskjeller. Ansatte med et mulig arbeidsrelatert fravær har signifikant lengre fravær, leverer legemeldinger i større grad, og oppsøker lege eller annen behandler oftere. Denne gruppen er også mindre fornøyd med en rekke forhold knyttet til arbeidstid og tilrettelegging av arbeidet, og avviket mellom denne gruppen og de øvrige var størst i I medarbeiderundersøkelsen har vi også tatt med et spørsmål om kontakt med lege eller annen behandler ved siste fravær. Ifølge respondentene var litt under halvparten i kontakt med sin lege eller annen behandler ved siste fravær. Omfanget av kontakt har ikke avtatt i løpet av fireårsperioden. Bortsett fra overgangen fra egenmelding til legemelding, er endringene blant gruppen som har oppsøkt lege eller annen behandler marginale i løpet av evalueringsperioden. Sammenlignet med de som ikke oppsøkte lege eller annen 166

174 behandler ved siste fravær, har gruppen som oppsøkte lege eller annen behandler oftere behov for tilrettelegging på arbeidsplassen, de har et hyppigere fravær, fraværet er lengre, og de melder oftere at deres fravær kan være arbeidsrelatert. De to gruppene har imidlertid i løpet av evalueringsperioden blitt mer like når det gjelder meldetype ved siste fravær. I årene var ansatte som oppsøkte lege eller annen behandler ved sist fravær signifikant mindre tilfreds med muligheten til å levere egenmelding, enn de øvrige ansatte med et fravær. Totalt sett er det store flertallet svært godt fornøyd med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet, og andelen som er fornøyd har økt i løpet av evalueringsperioden. I tillegg ser vi at flere har en mening om disse to spørsmålene (færre svarer vet ikke) og meningene har blitt mer like i løpet av fireårsperioden. Ansatte har også fått anledning til å skrive kommentarer i medarbeiderundersøkelsen. Kommentarene har endret karakter i løpet av fireårsperioden, fra å være noe avventende, til å bli mer problematiserende, og etter hvert mer tydelige i hva man opplever som positivt og negativt. Oppfølgingsregimet, forholdet til leder, kontakt med lege og behovet for å legitimere fraværet, er alle forhold som er problematisert i kommentarspalten. Enkelte konkluderer med at utvidet rett til egenmelding og/eller Tillitsprosjektet bidrar til å løse disse utfordringene, mens andre er skeptiske. Flere peker også på at oppfølgingsregimet og utvidet rett til egenmelding er mest problematisk for langtidssyke og ansatte med psykiske helseplager/diagnoser De kvantitative dataene sett under ett I dette kapitlet har vi presentert analyser fra to datasett som dels bekrefter og dels utfyller hverandre. Begge datasettene omfatter godt voksne kvinner, om lag halvparten av utvalget har høyere utdanning og har mer enn ti års ansiennitet i Mandal kommune. Begge datasettene indikerer en klar overgang fra legemeldt til egenmeldt fravær, uavhengig av fraværslengde. Begge datasettene tyder på at tapte dager har økt i løpet av evalueringsperioden, og at eldre er noe overrepresentert blant de med lange fravær. Registerdataene kan fortelle at ansatte kommer jevnere tilbake til arbeid i løpet av uken når de egenmelder seg, men dette gjelder bare for det korte fraværet. Ved det lange fraværet ( 16 dager), er det liten forskjell i friskmeldingsmønsteret til de som egenmelder seg, sammenlignet med de som lege- 167

175 melder seg, og at dette mønsteret har endret seg lite i løpet av evalueringsperioden. På bakgrunn av medarbeiderundersøkelsen kan vi ikke se at det nye oppfølgingsregimet som er introdusert i Tillitsprosjektet har gitt effekt i forhold til tilretteleggingsbehovet for å kunne stå i arbeid eller det arbeidsrelaterte fraværet. Verken behovet for tilrettelegging eller det arbeidsrelaterte fraværet har avtatt i løpet av evalueringsperioden. Medarbeiderundersøkelsen høsten 2010 tyder på at ansatte med et arbeidsrelatert fravær var mindre tilfreds med en rekke forhold, blant annet deres arbeidssituasjon, arbeidsmiljøet og ledelsen. Det kan tenkes at det er denne misnøyen vi ser spor av i fraværstallene i år 3 i registerdataene ( ), hvor fraværet øker. Kommentarene i medarbeiderundersøkelsen, spesielt de gitt i 2010, viser for øvrig at en del ansatte er misfornøyd med oppfølgingsregimet. Vi skal imidlertid ikke glemme at de aller fleste svarer at de er godt fornøyd med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet totalt sett. Videre skal vi heller ikke glemme at de aller fleste har ingen eller svært få fraværsdager. 168

176 12 Avslutning I evalueringen av Tillitsprosjektet har vi benyttet både en kvalitativ og kvantitativ tilnærming basert på observasjon, dokumentinnsyn, intervjuer, spørreundersøkelse og registerdata. Målet har vært å registrere prosessen, samt endringer i holdninger og atferd blant ledere, tillitsvalgte og ansatte. I de foregående kapitlene har de kvalitative og kvantitative dataene blitt presentert hver for seg. I dette avsluttende kapitlet skal vi forholde oss til et samlet datasett når vi drøfter Tillitsprosjektet totalt sett. Vi vil først se på Tillitsprosjektets organisering og prosess, etterfulgt av de mest innovative og karakteristiske trekkene ved Tillitsprosjektet, nemlig tettere oppfølging og utvidet rett til egenmelding. I lys av den pågående debatten om sykefraværet og sykelønnsordninger, samt anbefalingene gitt i NOU 2010:13 om å forsøke utvidet rett til egenmelding i flere virksomheter, vil vi avslutningsvis i dette kapitlet komme med vår vurdering om hele eller deler av Tillitsprosjektet bør overføres til andre kommuner og bedrifter Tillitsprosjektets organisering og prosess Da Tillitsprosjektet skulle rigges til var det ikke snakk om upløyd mark. Mandal kommune hadde selv erfaring med prosjektorganisering fra Nærværsprosjektet. I tillegg hadde flere andre kommuner forsøkt ulike varianter av utvidet rett til egenmelding som Mandal kommune kunne høste erfaringer fra. På bakgrunn av erfaringene fra Egenmeldingsprosjektet i Kristiansand kommune var Mandal kommune opptatt av at Tillitsprosjektet ikke bare skulle handle om utvidet rett til egenmelding, men også tettere oppfølging. Evalueringen av Egenmeldingsprosjektet i Kristiansand kommune tydet nemlig på at utvidet rett til egenmeldt fravær i seg selv ikke gir garanti for et lavere sykefravær, i tillegg må man ha fokus på oppfølgingsarbeidet (Fleten og Johnsen 2005). Der lite oppfølging fant sted, steg fraværet, mens der det forekom systematisk oppfølging av ansatte, gikk sykefraværet ned. Evalueringen fra forsøket i Kristiansand kommune viser også at tettere oppfølging av sykmeldte på arbeidsplassen er krevende og at det tar tid for en organisasjon å innføre nye oppfølgingsrutiner. Videre fant forskerne at det er forskjeller internt i kommunen med hensyn til hvordan kollegaer og ledere ser på og håndterer fraværet. Disse kulturforskjellene kan ha betydning for i 169

177 hvilken grad og når de ansatte benytter seg av egenmeldingsretten (Paulsen 2004). Videre hadde de tidligere forsøkene i Trondheim kommune på 90-tallet og Kristiansand kommune fra 2002 vist at forankring og informasjon er viktig for måloppnåelse. Dette tilsa at Mandal kommune brukte god tid til å organisere prosjektet og det ble lagt ned omfattende arbeid i å forankre prosjektet i kommunens politiske og administrative ledelse, samt informere ansatte, ledere og fastlegene om at egenmelding bør være førstevalget ved sykefravær. I NAV Kristiansand opplevde man at leger sendte legemeldinger parallelt med at ansatte i kommunen egenmeldte seg, noe som førte til dobbeltregistrering og merarbeid. Dette problemet unngikk man ved NAV Mandal som følge av god informasjon til fastlegene, blant annet om egenmeldingsrutinene og hva som var forventet av dem. Forarbeidet til Tillitsprosjektet ble således preget av god forankring og mye opplysningsvirksomhet. En lang søknadsprosess mot departementet for å få dispensasjon fra Folketrygdloven bidro også til at modningstiden for Tillitsprosjektet ble lang, men tiden ble benyttet til å forankre prosjektet i egen kommune. At NAV stilte krav om at egenmeldingene skulle registreres elektronisk, førte også til at prosjektoppstart ble utsatt i tid for at det elektroniske verktøyet kunne komme på plass. Da startskuddet gikk var det lagt ned betydelig innsats i forberedelser og mange parter var allerede involvert. Ved beskrivelse av prosjektets organisering og prosess for øvrig er det bare å trekke fram superlativene. Evaluator er ikke i tvil om at Mandal kommune har organisert prosjektet på en god måte, med egen prosjektleder, styringsgruppe, prosjektgruppe, og en rekke arbeidsgrupper i oppstartsfasen. Videre er det liten tvil om at prosjektledelsen har vært dyktige med informasjonsspredning og har arbeidet hardt for bred medvirkning. Prosjektledelsen har også tatt signaler fra evaluator tidlig i forsøket, da det elektroniske verktøyet tok mye av oppmerksomheten, og viktigheten av å holde fokus på nærvær og tillitsbegrepet på arbeidsplassnivå kom i bakgrunnen. Dette førte til diskusjonsnotater som utfordret de ansatte på arbeidsplassnivå til å drøfte ulike sider ved nærvær, fravær og tillit. På denne måten ble alle ansatte ikke bare bedt om å følge det nye meldesystemet ved eget sykefravær, men ble også bedt om reflektere over egne holdninger og verdier sammen med sine kollegaer om hvordan man ønsker å ha det på sin egen arbeidsplass. Et annet pre ved Tillitsprosjektet er lengden på forsøket. I utgangspunkt fikk kommunen dispensasjon fra Folketrygdloven i fire år, som siden er forlenget med 1,5 år. Å ha tid, er ikke bare viktig for å prøve ut de nye systemene, 170

178 men trolig enda viktigere for å skape tillit og endre holdninger. Ifølge Karlsen (1998) er det nettopp gjentakelse av handlinger over tid som er viktig for å skape tillit. I Tillitsprosjektet synes kravet om tid og gjentakelse av handlinger å være oppfylt gjennom forsøkets lange varighet. Selv om ikke alle har hatt gjentatte fravær, er summen av fravær på en arbeidsplass trolig vært stor nok til at praksis har blitt synlig for de fleste. Videre må løfter innfris. Det betyr at oppfølging og tilrettelegging må finne sted på en måte som tilfredsstiller den svake parten i leder-ansatt relasjonen. Evaluator mener at tidsdimensjonen i Tillitsprosjektet bør anses som lang nok til at ansatte har gjort seg gjentatte erfaringer med oppfølgingen og tilretteleggingen. Tillitsprosjektet har også vært avhengig av samhandling med viktige eksterne aktører. De viktigste av disse er NAV og legene. NAV melder at samhandlingen med Mandal kommune om Tillitsprosjektet har vært ressurskrevende, men at alle parter har lagt godviljen til for å finne praktiske løsninger selv om Tillitsprosjektet løp parallelt med deres egen omorganisering. Samhandlingen med legene vet vi mindre om, spesielt hvordan legene eller andre behandlere med sykmeldingsrett opplever Tillitsprosjektet og muligheten til å egenmelde seg i 365 dager. Kommunikasjonen mellom prosjektet og fastlegene har i hovedsak gått gjennom kommuneoverlegen i Mandal, som selv er fastlege i kommunen. Overgangen fra legemelding til egenmelding tyder imidlertid om at fastlegene i Mandal kommune har fulgt lojalt opp. På bakgrunn av det ovennevnte mener evaluator at eventuell manglende måloppnåelse i Tillitsprosjektet ikke kan tilskrives svikt i prosjektorganiseringen, manglende forankring, manglende delaktighet eller manglende oppslutning om prosjektet blant sentrale aktører. Vi sier ikke at enkelte ting ikke kunne ha vært gjort enda bedre, men vi mener at det ikke er i forhold til oppriggingen av prosjektet eller prosjektorganiseringen de største utfordringene ligger Tettere oppfølging Som nevnt over inneholder Tillitsprosjektet to sentrale elementer. I tillegg til utvidet rett til egenmelding i 365 dager, har prosjektet introdusert systematisk og tettere oppfølging av ansatte med et sykefravær. Nye virkemidler for å fremme oppfølgingen er en strukturert oppfølgingsplan (jf. tabell 3) og et elektronisk pop-up system som minner ledere på deres oppfølgingsoppgaver, frister og hvilke handlingsalternativ som er mulige. Målet med tettere oppfølging er å bedre samhandlingen mellom leder og ansatt slik at de til sammen skal finne gode løsninger og ta et større ansvar for fraværet. For å 171

179 fremme sykefraværsoppfølgingen har Mandal kommune lagt inn en mer forutsigbar dialog, det vil si at de har laget klare retningslinjer for når leder skal ta kontakt med de ansatte som er sykmeldt. Mellomlederne som er intervjuet i forbindelse med evalueringen opplever at oppfølgingsrutinene ved sykefravær har blitt bedre. De mener at de har tatt mer ansvar og økt oppfølgingen, men det har kostet dem i merarbeid. Mellomlederne er imidlertid godt fornøyd med at Tillitsprosjektet har gitt dem flere virkemidler i oppfølgingsarbeidet, spesielt i forhold til de langtidssyke. Selv om det er korttidsfraværet som virker mest akutt i det daglige, er det likevel langtidsfraværet som skaper de største utfordringene når det er snakk om oppfølging. Da mellomlederne ble intervjuet i 2008 var det en generell holdning til at det var lite de kunne gjøre med langtidsfraværet fordi det sjeldent var arbeidsrelatert. I 2011 hørte vi ikke det samme. Enkelte mellomledere opplever imidlertid at deres ansvar kan bli vel stort, og de savner mer kontakt med legene for å kunne få veiledning og råd om sakens alvor. Mellomlederne mener imidlertid at kulturen for å snakke sammen er styrket som følge av Tillitsprosjektet. Det nye oppfølgingsregimet bringer inn en rutine for dialog, som igjen bidrar til aksept og forpliktelse hos de deltakende parter. Dette har igjen gitt positive ringvirkninger for alle, men mellomlederne peker på at å være dialogpartner på dette feltet kan være en krevende oppgave. Tettere oppfølging og en styrket dialog har også ført til at mellomlederne føler at de har blitt mer involvert i den ansattes vurdering av når det er riktig å komme tilbake til arbeid. Sistnevnte tilskriver mellomlederne Tillitsprosjektet. Mellomledere peker på at det kan være en utfordring å få tid til den gode dialogen i store enheter hvor flere er sykmeldte samtidig. For enkelte har oppfølgingsoppgaven blitt for stor og tidkrevende. Dette innebærer at selv om man har utformet et nærmest vanntett oppfølgingssystem, utgjør kapasitetsproblemer hos lederne en svakhet i systemet. De ansatte som er intervjuet i forbindelse med evalueringen melder at Tillitsprosjektet er et godt initiativ. De fleste mener at det er positivt at lederne skal interessere seg for de ansatte og at de ansatte ved sykdom skal holde kontakt med jobben. Samtidig peker de på at det er kanskje holdningene til lederne som er viktigst - ikke rutinene. De ansatte melder at det er godt å kjenne at folk bryr seg, det er i grunnen det som teller. Flertallet av de ansatte som ble intervjuet sier selv at de har vært lite syke og har derfor begrenset erfaring med Tillitsprosjektet. Vi har derfor intervjuet et 172

180 utvalg av langtidssyke nettopp fordi denne gruppen har erfaring med det nye oppfølgingsregimet. Det er også denne gruppen som problematiserer det nye oppfølgingsregimet mest. Fire av de seks langtidssyke som ble intervjuet har positive erfaringer med oppfølgingen, mens de to siste beskriver oppfølgingen som masete og et press, noe som kan ha påvirket sykdomsforløpet i negativ retning. De sistnevnte opplevde ikke at deres leder utøvde tillit og etterlyser større grad av individuell hensyn. På spørsmål om dialogen er styrket som følge av Tillitsprosjektet, svarer de ansatte, i likhet med mellomlederne, at det er en god kultur for å snakke sammen i Mandal kommune. Det var det også før Tillitsprosjektet ble igangsatt, men prosjektet har bidratt til å styrke dialogen ytterligere. I intervjuene trekker de ansatte fram at tillit er en nødvendig betingelse for å få i stand en fruktbar dialog og at Tillitsprosjektet krever stor erfarenhet blant lederne, men også at ansatte må være bevisste på å sette sine egne grenser. De ansatte mener at dialogen er en god plattform for å finne de gode nærværsløsningene, men samtidig er de ansatte usikre på hvor mye de skal fortelle. Dette var også en problemstilling mellomlederne var opptatt av. Ikke all informasjon er like relevant og noe er for personlig. Sistnevnte gjelder spesielt informasjon om ansattes privatliv. Et mindretall peker på at dialogen mellom ansatt og leder er krevende, og at det da ofte er snakk om manglende tillit. Disse tilfellene beskrives som vanskelige og uten fasitsvar. I disse tilfellene vil fastlegen ofte være en naturlig dialogpartner for den ansatte eller andre ressurspersoner fra bedriftshelsetjenesten eller NAV. I lys av de kvalitative dataene som tyder på at oppfølgingen av sykmeldte, samt dialogen mellom ansatt og leder, er styrket som følge av Tillitsprosjektet, hadde vi forventet å se en nedgang i det udekkete tilretteleggingsbehovet i løpet av evalueringsperioden. I den årlige medarbeiderundersøkelsen har de ansatte blitt spurt om deres tilretteleggingsbehov og om behovet er imøtekommet. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen viser at tilretteleggingsbehovet blant de ansatte, hva de ansatte ønsker tilrettelegging til, og hvordan de ansatte opplever at deres tilretteleggingsbehov har blitt møtt, har endret seg lite i løpet av fireårsperioden vi har data fra (høsten 2008-høsten 2011). Riktignok er resultatene stabilt gode, det vil si at hvert år er det få som melder om et udekket tilretteleggingsbehov eller er misfornøyd med den tilretteleggingen de har mottatt. Dette kan igjen tolkes i to retninger. De gode resultatene 173

181 kan tilskrives Tillitsprosjektet, noe som igjen innebærer en svært rask implementering av det nye oppfølgingsregimet (den første målingen i medarbeiderundersøkelsen var allerede høsten 2008). Ser man på hvor raskt Mandal kommune implementerte egenmelding framfor legemelding, er det ikke utenkelig at de har vært like effektive i forhold til tilretteleggingspraksis. Alternativt kan de stabilt gode resultatene tilskrives en tilretteleggingspraksis som eksisterte i forkant av Tillitsprosjektet. Intervjuene med mellomlederne og de ansatte tyder på at Nærværsprosjektet la et viktig grunnlag for Tillitsprosjektet. God tilretteleggingspraksis kan således være et av elementene Tillitsprosjektet arvet fra Nærværsprosjektet. Siden vi ikke har før-data om tilretteleggingspraksis, er dette et spørsmål vi ikke kan konkludere på. Med utgangspunkt i tettere oppfølging og en styrket dialog hadde vi også forventet at det arbeidsrelaterte fraværet gikk ned i løpet av evalueringsperioden. I medarbeiderundersøkelsen fant vi heller ikke tegn til dette. Det vi fant var at om lag 23 prosent hvert år melder om et mulig arbeidsrelatert fravær. Når vi ser nærmere på atferden til denne gruppen i løpet av fireårsperioden vi har data fra, finner vi ingen endringer, enten vi ser på tilretteleggingsbehovet, tilbudet om tilrettelegging, fraværshyppighet, fraværslengde, og om de tok kontakt med lege eller annen behandler. Den eneste forskjellen vi finner fra 2008 til 2011 er at denne gruppen i større grad egenmelder seg, noe de øvrige i Mandal kommune også gjør. Det mer interessante er at denne gruppen melder om et betydelig lengre fravær enn de øvrige ansatte med et fravær, og bør derfor være en interessant målgruppe for oppfølgingsarbeidet. Videre er denne gruppen mindre fornøyd med en rekke forhold ved deres arbeid, herunder deres arbeidstid og tilrettelegging av arbeidet, sammenlignet med de øvrige med fravær. At man ikke har sett en jevn nedgang av disse forholdene etter hvert som det nye oppfølgingsregimet har fått virke i tid, kan tyde på at oppfølgingsrutinene/-systemet ikke fungerer like bra som informantene i intervjuene gir inntrykk av. Misnøyen blant de med et mulig arbeidsrelatert fravær var størst i 2010, det vil si midt i evalueringsperioden, og deler av misnøyen var rettet mot deres nærmeste leder og enhetsleder. Dette kan tyde på at for dem som sliter med et arbeidsrelatert fravær, fungerer heller ikke oppfølgingsrutinene og dialogen med nærmeste leder like godt, og at Tillitsprosjektet ikke har bidratt til å endre på dette bildet i nevneverdig grad. 174

182 12.3 Utvidet rett til egenmelding Tillitsprosjektet er trolig mest kjent for ansattes utvidete mulighet til å egenmelde sitt sykefravær. Ingen annen kommune eller bedrift har hittil fått en liknende dispensasjon fra Folketrygdloven. Det er liten tvil om at Mandal kommune nådde sitt mål om at over 90 prosent av fraværet skulle egenmeldes innen det første året. Allerede fire måneder etter oppstart av prosjektet ble dette målet nådd! At meldepraksis, både for det korte og lange fraværet, er endret som følge av Tillitsprosjektet, er godt dokumentert i registerdataene. Det som er mindre klart er om det har skjedd en holdningsendring i tråd med praksisendringen. Gjennom det kvalitative feltarbeidet finner vi ikke spor av endringer i de ansattes syn på når det er riktig å være hjemme og når det er riktig å komme tilbake på jobb. Svarene vi fikk i 2011 er til forveksling lik de vi fikk høre før prosjektet startet. Det er kun i spørsmålene om legitimeringsbehovet (hvordan og overfor hvem), at de ansatte svarer substansielt annerledes før og etter Tillitsprosjektet. At vi ikke finner endringer i de ansattes vurderinger av når det er riktig å komme tilbake til arbeid, kan skyldes målefeil: Det kan tenkes at evaluator ikke har klart å stille de rette spørsmålene eller at informantutvalget var skjevt eller mangelfullt. Men det kan også tenkes at Tillitsprosjektet ikke har hatt så mye å si for de ansattes holdninger på dette feltet. Vi har antatt at det er en sammenheng mellom endringer i holdninger og praksis, men dette trenger ikke være tilfelle. Flere ganger under intervjuene med både mellomlederne og de ansatte, har vi hørt hvor lojale medarbeiderne i Mandal kommune er. Vi har også hørt fra to langtidssyke, som egentlig ønsket å legemelde seg, men som egenmeldte seg av lojalitet til arbeidsgiver. Med bakgrunn i disse utsagnene kan praksisendringen også forklares med lojale ansatte som følger arbeidsgivers oppfordring om å egenmelde seg, uavhengig av hva de mener om fravær og nærvær. Legekontakt Det er liten tvil om at Tillitsprosjektet har endret ansattes holdninger til hvorfor man går til legen og at færre ser et behov for å legitimere fraværet sitt ved bruk av legemelding. Sistnevnte gjelder spesielt for korte fravær. Ansatte med lange fravær er mer tilbøyelige til å legemelde seg. Dette uttrykkes ikke kun av de langtidssyke, men også i fokusgruppene med de øvrige ansatte. Halvparten av de langtidssykemeldte som vi intervjuet våren 2011 føler behov for å legitimere sitt fravær overfor seg selv, nærmeste leder og nærmeste familie. 175

183 Tillitsprosjektet har, sammenlignet med før prosjektet startet, endret ansattes holdninger til når det er riktig å gå til legen og hva legen kan brukes til. Det er færre nå som mener at de må gå til legen for å legitimere sitt fravær. De ansatte går til legen hvis de lurer på hva som feiler dem eller de trenger behandling og råd, ikke til å få en sykemelding. Medarbeiderundersøkelsen tyder på at mange har opprettholdt kontakten med sin fastlege eller behandler, selv om de leverer egenmelding. De som kontakter legen har imidlertid oftere behov for tilrettelegging på arbeidsplassen, har hyppigere og lengre fravær, og melder oftere at deres fravær kan være arbeidsrelatert. Dette kan tyde på at gruppen som oppsøker lege i større grad opplever dialogen med sin nærmeste leder som problematisk. Denne gruppen er også mindre tilfreds med muligheten til å levere egenmelding. Av kommetarspalten til medarbeiderundersøkelsen kan vi lese at enkelte legemelder seg fordi de ønsker dokumentasjon på at de er syke. Dette gjelder spesielt der det er snakk om ikke-synlige sykdommer, eksempelvis psykiske lidelser. Flere viser også til at man ikke er i stand til å ivareta egne interesser når man er psykisk syk. Da er det viktig at legen har en mer aktiv rolle og sykmelder. Andre igjen var opptatt av legens taushetsplikt og den fortrolighet man kan oppnå med sin lege. Evalueringen tyder på at legen fortsatt har en viktig rolle å spille. Selv om trolig færre oppsøker legen, spiller legen imidlertid en viktig rolle som sikkerhetsnett for de som ikke opplever at dialogen på arbeidsplassen er god eller for de som ønsker å henvende seg til en tredjepart som man ikke står i et autoritetsforhold til. Som vi også har sett, vil legen fortsatt være viktig for de som ikke er i stand til å ivareta sine interesser på grunn av helsemessige utfordringer. Friskmeldingsdag I sin analyse av NAVs sykefraværsregister for 2006 fant Brage og Thune (2008) at 61 prosent går tilbake på jobb mandag, og konkluderte med at det er åpenbart ikke-medisinske forhold som spiller en rolle ved legenes valg av friskmeldingstidspunkt. En arbeidshypotese i Tillitsprosjektet har således vært at ansatte vil komme tilbake til arbeid jevnere i løpet av uken når de selv kan bestemme friskmeldingsdag. Resultatene fra registerdataene viser at dette stemmer for det korte fraværet: Ved egenmelding er friskmeldingsdager jevnere fordelt på ukedagene, enn tilfelle er for det legemeldte fraværet. Men for det lange fraværet finner vi at det egenmeldte fraværet følger omtrent samme mønster som det legemeldte når det gjelder friskmeldingsdag. Det vil si at egenmelding fører ikke til jevnere tilbakegang i løpet av uken for fravær utover 16 dager. 176

184 Da dette resultatet ble klart for evaluator, ble både langtidssyke og mellomlederne bedt om å tolke dette funnet. En mulig forklaring kunne være at langtidssyke konsulterer deres lege og får råd fra legen om når det er riktig å gå tilbake til jobb. På den måten er det legens vurdering som ligger til grunn for den ansattes beslutning. Da de langtidssyke fikk spørsmål om dette, var svarene at legene verken ga dem råd om å egenmelde seg, gradering eller varighet på fraværet. Både de langtidssyke og mellomlederne forklarer at retur til arbeid etter et lengre sykefravær er planlagt. Å komme tilbake til jobben etter et lengre sykefravær er som å starte fra nytt. Av både mentale og praktiske grunner blir friskmeldingsdagen lagt til begynnelsen av uka, ikke midt i eller slutten: En mandag, første dag etter en ferie eller helligdag gjelder like mye for leder og den ansatte, som for legen. Vikariater skal avvikles og arbeidsplaner skal settes opp. Svarene tyder på at retur til arbeid for langtidssyke handler i mindre grad om hvilken dag de ansatte føler seg frisk nok til å gå på jobb, og mer om å bestemme seg for en dag og planlegging. Intervjuene tyder også på at leder spiller en sentral rolle, sammen med den sykmeldte, i denne planleggingsprosessen. Nærværspress? Svært mange av informantene i den kvalitative delen av evalueringen har berørt spørsmålet om Tillitsprosjektet har ført til et større nærværspress. I Tillitsprosjektet er det muligheten til å egenmelde seg i 365 dager som er symbolet på tillit. I forskningen om fravær som mestringsstrategi (Saksvik 1996) er muligheten til å ta seg inn ved bruk av fravær, for på den måten å unngå et langtidsfravær, uttrykk for tillit. Tillit kommer til uttrykk ved at miljøet som den ansatte tilhører tillater slik atferd. Dersom tillit erstattes av kontroll, kan man få en negativ nærværsfaktor som kan bidra til å presse ansatte til å være på jobb, selv om de er så syke at de egentlig skulle ha vært hjemme (ibid.). Mellomlederne bekrefter at de har fått tilbakemeldinger fra ansatte som opplever sykefraværsoppfølgingen til Tillitsprosjektet som masete og at flere ansatte opplever det som et press til å komme tilbake i arbeid. Flere av de langtidssyke melder det samme: Oppfølgingen oppleves som mas og press, og det tas for få individuelle hensyn. Også de plasstillitsvalgte og verneombud bekrefter i 2011 at fokuset på sykefraværsstatistikken på arbeidsplassene har økt i løpet av prosjektperioden. De tillitsvalgte og verneombudene synes at det har gått prestisje mellom arbeidsplassene i å være best på sykefraværet (les: ha lavest sykefravær), og at dette fokuset kan skape et uheldig nærværspress, spesielt for de langtidssy- 177

185 kemeldte. Denne tilbakemeldingen skiller seg ut fra det de plasstillitsvalgte var opptatt av i I fokusgruppene med de ansatte i 2009 mente flertallet at det største nærværspresset var det de skapte selv, mens et mindretall mente at det var blitt mer nærværspress. Sistnevnte viste blant annet til sykefraværsstatistikken som blir slått opp på avdelingene og diskutert i personalfora. De ansatte opplever at det blir urettferdig når enkeltpersoners langtidsfravær slår kraftig ut på en enhet og blir slått stort opp. Fraværet Tillitsprosjektet er basert på en arbeidshypotese om at utvidet rett til å levere egenmelding gir et tydelig signal fra arbeidsgiver til arbeidstaker om tillit. Til gjengjeld forventer arbeidsgiver at de ansatte skal respondere med å vise økt ansvar. De skal ikke bare ta et større ansvar for sitt fravær, de skal også redusere det. Totalt sett tyder evalueringen på at prosjektet har hatt størst effekt på det korte fraværet ( 16 dager). Registerdataene viser at det korte fraværet, målt i tapte arbeidsdager, er redusert, og at reduksjonen er signifikant fra år 1 av forsøket til år 3. Men registerdataene viser også at det lange fraværet har økt, og at dette medfører at det totale fraværet har økt i løpet av prosjektets tre første år. Totalt har fraværslengden og tapte arbeidsdager økt fra prosjektets første år til tredje år. Mens gjennomsnittskalenderlengde på fraværet i det første året var 13 dager, er det tilsvarende i prosjektets tredje år minst 15,5 dager. Tilsvarende, ved prosjektets første år utgjorde tapte arbeidsdager i gjennomsnitt 9,1 dager, mens i det tredje året utgjør det minst 10,9 dager. Selvrapportert fravær i medarbeiderundersøkelsen tyder også på at fraværet har økt i løpet av evalueringsperioden. Vi har anslått sykefraværsprosenten ut fra avtalte dager registret i NAVs IAweb. Anslaget tyder på at sykefraværsprosenten har økt i løpet av Tillitsprosjektets tre første år. Det vil si at Tillitsprosjektet mål om å redusere fraværet er ikke nådd. Stor grad av tilfredshet med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet Selv om mye av det ovennevnte gir et kritisk innblikk i Tillitsprosjektet, er det store flertallet godt fornøyd med muligheten til å egenmelde seg og med Tillitsprosjektet totalt sett. På en skala fra en til seks, hvor seks er beste score, får spørsmålene om grad av tilfredshet med muligheten til å egenmelde seg og Tillitsprosjektet totalt sett, en score på godt over fem. Dette er en høy score og grad av tilfredshet har økt for hvert år. I kommentarspalten som 178

186 følger medarbeiderundersøkelsen har flere benyttet anledningen til å gi ros til Tillitsprosjektet og tydeliggjort at de ønsker at prosjektet skal fortsette Er Tillitsprosjektet verdt innsatsen? I vurderingen av spørsmålet om Tillitsprosjektet er verdt innsatsen, er det flere forhold som må vurderes. I tillegg til å vurdere om Tillitsprosjektet har nådd de forhåndsdefinerte målene, bør en vurdering av Tillitsprosjektets verdi også omfatte dens kostnadsside, samt hvilke andre effekter prosjektet har hatt som ikke er tatt med i målformuleringen. Det er liten tvil at Tillitsprosjektet har vært et ressurskrevende prosjekt. Vi tenker ikke bare på prosjektets direkte kostnader knyttet til prosjektansatte, kjøp av tjenester fra dataleverandør og evaluator, men mest av alt på ressurser brukt av ansatte og ledere til deltakelse i møter, seminar, opplæring og oppfølging. I regnestykket må også tas med at en del kostnader ville ha tilfalt kommunen uansett på grunn av dens forpliktelser til å jobbe med sykefraværsoppfølgingen, og at prosjektet har trolig ført til at Mandal kommune har mottatt mer tilretteleggingstilskudd fra NAV enn de ellers ville ha fått. Tillitsprosjektet har ikke bare vært ressurskrevende for Mandal kommune, men også for NAV Mandal. Ifølge NAV mottar NAV Mandal hovedmengden av egenmeldingene fra Tillitsprosjektet og det meldes om at egenmeldingene medfører ekstraarbeid i forhold til registrering. Ifølge notat av fra NAV Vest-Agder utgjør direkte ekstraarbeid i NAV Mandal som følge av Tillitsprosjektet en stilling. På pluss siden kan vi si at Tillitsprosjektet har bidratt til å strukturere sykefraværsoppfølgingen, noe som lederne og de fleste ansatte tjener på. I tillegg har Tillitsprosjektet bidratt til å styrke kulturen for å snakke sammen. Det nye oppfølgingsregimet bringer inn en rutine for dialog, som igjen bidrar til aksept og forpliktelse hos de deltakende parter. Videre har Tillitsprosjektet bidratt til økt refleksjon og bevissthet på arbeidsplassnivå om begreper som nærvær og tillit. Mye tyder på at Tillitsprosjektet hatt stor positiv effekt på kulturbyggingen i kommunen og har bidratt til å løfte kommunens selvtillit. Dette er et prosjekt som har hatt mange i ryggen og er et resultat av felles innsats fra mange hold. Prosjektet har bidratt til at partsrelasjonene i kommunen har blitt bedre, og tillitsvalgte og ledelsen står side om side i Tillitsprosjektet. Selv om ikke alle resultatene er som ønsket, er prosjektet likevel en bragd og er noe de 179

187 fleste ansatte er stolte av. Mandal kommune har gjort noe ingen andre kommuner har gjort. Yes we can! Ikke minst har Tillitsprosjektet satt Mandal kommune på norgeskartet. Prosjektet har generert svært mye positiv mediaomtale og prosjektleder har vært en dyktig ambassadør for Mandal kommune med sine utallige foredrag rundt i hele Norge. Den positive omtalen har hatt stor betydning innad i kommunen, se punktet over, og langt utover kommunegrensen. Å framstå som en innovativ arbeidsgiver med stor respekt for sine ansatte, kan være et viktig trumfkort ved rekruttering av etterspurt arbeidskraft. Trolig er det omdømmebyggingen som er Tillitsprosjektets viktigste bidrag til Mandal kommune. Et godt omdømme kan man høste av i mange år Kan evaluator anbefale? I lys av evalueringsresultatene presentert over, finner evaluator det vanskelig å anbefale utvidet rett til egenmelding i den skala Mandal kommune har forsøkt. Resultatene fra denne evalueringen er ikke klare eller tydelige nok i positiv retning til å anbefale utvidet rett til egenmelding i 365 dager til andre kommuner eller bedrifter. I tråd med anbefalingene gitt i NOU 2010:13 mener også vi at flere forsøk må til, fortrinnsvis under mer kontrollerte forhold, før man kan ta stilling til spørsmålet om Folketrygdloven bør endres for å åpne opp for økt bruk av utvidet egenmelding ved egen sykdom Behov for mer forskning I Tillitsprosjektet var legene tiltenkt en mer tilbaketrukket rolle. Legene skulle primært behandle sykdom og være medisinsk rådgiver, men ikke lenger ha en direkte rolle i beslutningen om deres pasient skal møte på jobb eller ikke. Rolleendringen er relativ radikal og berører ikke bare legerollen, men også pasientrollen og forholdet mellom ansatt og leder. Dette er en problemstilling vi mener det bør forskes mer på, men som vi dessverre ikke hadde kapasitet til å gå i dybden på, i denne evalueringen. Rolleendringen kan også få betydning for maktrelasjoner på arbeidsplassen og føre til et uheldig nærværspress. Også dette temaet bør studeres nærmere. 180

188 Litteraturliste Aakvik, A., Holmås, T.H. & Islam, M.K. (2010) Does variation in general practitioner (GP) practice matter for the length of sick leave? A multilevel analysis based on Norwegian GP-patient data. Social Science & Medicine 70: Arrelöv, B., Borgquist, L., Ljungberg, D. & Svärdsudd, K. (2003) The influence of change of legislation concerning sickness absence on physicians performance as certifiers. A population-based study. Health Policy 63: Baklien, Bergljot (1993) Evalueringsforskning i Norge. Tidsskrift for samfunnsforskning, s Bjørnstad, Roger (2010) Økt sykefravær kan forklares med økt sysselsetting. Samfunnsøkonomen nr Brage, S. & Thune, O. (2008) Friskmeldt fra mandag. Arbeid og velferd 2: Carlsen, B. (2009) Dobbeltmoralens voktere? Intervjuer med fastleger om sykemelding. Tidsskrift for velferdsforskning 8/2009. Carlsen, B. & O.F. Norheim (2005) Saying no is no easy matter. A qualitative study of competing concerns in rationing decisions in general practice. BMC Health Services Research, 5 (70). Carlsen, B. & K. Nyborg (2009) The Gate is open: Primary Care Physicians as Social Security Gatekeepers. Memorandum 7/2009 Økonomisk Institutt, Universitetet i Oslo Dahl-Jørgensen, C. & P.Ø. Saksvik (2002) Tiltaket utvidet egenmelding i A. Mikkelsen (red.): Tiltak mot sykefravær. Oslo: Cappelen Akademiske forlag Dahl-Jørgensen, C., T. Opdahl Mo og P.Ø. Saksvik (2002) Fravær som en mestringsstrategi for bedre helse. Tidsskrift for samfunnsforskning. 01/2002 Den nasjonale forskningsetiske komité for samfunnsvitenskap og humaniora

189 Eielsen, L. (2008) Sosiale normer som disiplinerende faktor på det egenmeldte sykefraværet. Mastergradsoppgave. Økonomisk Institutt, Universitetet i Oslo Engblom, M., K. Alexanderson, & C.A. Rudebeck (2009) Characteristics of sick-listing cases that physicians consider problematic analyses of written case reports. Scandinavian Journal of Primary Health Care 27: Englund, L. & K. Svärdsudd (2000) Sick-listing habits among general practitioners in a Swedish county. Scand J Prim Health Care 18: Fleten, N., R. Johnsen, & B.S. Østrem (2004) Reliability of sickness certificates in detecting potential sick leave reduction by modifying working conditions: A clinical epidemiology study. BMC Public Health 4: 8 Fleten, N. & R. Johnsen (2005) Prosjekt egenmelding i Kristiansand kommune. ISM skriftserie. Institutt for samfunnsmedisin. Universitetet i Tromsø. Fyhn, A.B. (2002) Sykefraværet i butikker innenfor COOP- evaluering av tiltakene kollektiv bonus og utvidet egenmelding. Fafo-rapport 389. Oslo: Forskningsstiftelsen Fafo Gulbrandsen, P., R. Førde & O.G. Aasland (2002) Hvordan har legen det som portvakt? Tidsskr Nor Lægeforen 122: Hallandvik, J.E. & T.S. Olsen (2011) Heltid Løsning eller problem? Sluttrapport fra evalueringen av Heltidsprosjektet i Kristiansand kommune. Universitetet i Agders skriftserie nr 157. Kristiansand: Universitetet i Agder Halvorsen, A.H. (2011) Forskningsbaserte evalueringer og andre evalueringer. Bokkapittel under publisering. Jacobsen, D.I. (2000) Hvordan gjennomføre undersøkelser? Innføring i samfunnsvitenskapelig metode. Kristiansand: HøyskoleForlaget Johansen, K, J.S. Andersen, S. Mikkelsen, O. Pass, S. Raffnsøe & E. Lynge (2008) Controlling sickness absence: a study of changes in the Danish sickness absence legislation since Health Policy 86: Johnson, G.E. (2004) Tid for en smule ansvarsfraskrivelse? Legerollen som historisk konstruksjon. Tidsskr Nor Lægeforen124:

190 Karasek, R. (1979) Job demands, job decision latitude, and mental strain: Implications for job redesign. Journal of Management, 24: Karlsen, T.K. (1998) Implementasjon og akseptans av ny teknologi i lys av sosiologisk teori. Arbeidsnotat. Oslo: Forskningsstiftelsen Fafo Kausto, J., H. Miranda, K.P. Martimo & E. Viikari-Juntura (2008) Partial sick leave review of its use, effects and feasibility in the Nordic countries. Scand J Work Environ Health 34: Krohne, K. & S. Brage (2007) New rules meet established sickness certification practice: A focus-group study on the introduction of functional assessments in Norwegian primary care. Scandinavian Journal of Primary Health Care 25: Krogstrup, H.K. (2003) Evalueringsmodeller. Evaluering på det sosiale området. Århus: Systime Academic Larsen, B.A., O.H. Førde & G. Tellnes (1994) Legenes kontrollfunksjon ved sykmelding. Tidsskr Nor Lægeforen 114: Löfgren, A., J. Hagberg, B. Arrelöv, S. Ponzer & K. Alexanderson (2007) Frequency and nature of problems associated with sickness certification tasks: A cross-sectional questionnaire study of 5455 physicians. Scandinavian Journal of Primary Health Care 25: Lilleaas, U.B. (1996) En kropp I ustand. Sosiologisk Tidsskrift, 4: Lønningdal I, R.W. Aas, E. Kiær, K.L. Ellingsen & G. Mørk (2010) Hvilke holdninger og kulturer i virksomheten kan påvirke nærvær og fravær? Rapport IRIS 2010/126. Stavanger: IRIS Markussen, S., K. Røed, O.J. Røgeberg & S. Gaure (2011) The anatomy of absenteeism. Journal of Health Economics 30: Nilsen, S., E.L. Werner, S. Mæland, H.R. Eriksen & L.H. Magnussen (2011) Considerations made by the general practitioner when dealing with sicklisting of patients suffering from subjective and composite health complaints. Scandinavian Journal of Primary Health Care 29:

191 NOU 2010:13 Arbeid for helse. Sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren. Oslo: Departementenes servicesenter Nyborg, K. (2010) Rådgiver ikke portvakt. Samfunnsøkonomen nr Olsen, K. & A. Mastekaasa (1997) Forskning om sykefravær. Oslo: Institutt for samfunnsforskning Patton, M.Q. (2002) Qualitative Research and Evaluation Methods. 3. utg. California: Sage Paulsen, B. (2004) Fraværshåndtering, egenmeldingsordning og arbeidsmiljøet. Sintef Helse Petersen, M.H. (2001) Utvidet rett til egenmelding. Rapport fra prøveprosjekt i Tromsø kommune august Ringdal, P.R., K. Haug, & J.G. Mæland (2002) Fører systematisk vurdering av Sykmelding II-erklæringer til lavere trygdeforbruk? Tidsskr Nor Lægeforen 122: Söderberg, E. & K. Alexanderson (2005) Sickness certificates as a basis for decisions regarding entitlement to sickness insurance benefits. Scand J Public Health 33: Thagaard, T. (1998) Systematikk og innlevelse. En innføring i kvalitativ metode. Bergen: Fagbokforlaget Tillitsprosjektet. Justert prosjektplan januar Vedung, E.(1998) Utvädering i politikk og förvaltning. Lund: Studentlitteratur vernepleiere, vedtatt på FO-kongressen 2002 Wrapson, W. & A.J. Mewse (2010) Does the doctor or the patient control sick leave certification? A qualitative study interpreting patients interview dialogue. Family Practice 28: Aas, R.W. (2010) Raskt tilbake. Kunnskapsbasert rehabilitering av sykmeldte. Oslo: Gyldendal Akademisk 184

192 Vedlegg 1 Tilleggstabeller 185

193 186

194 187

195 188

196 189

Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager

Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager SAMMENDRAG FRA FoU-rapport 2/2012 Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager Evaluering av Tillitsprosjektet i Mandal kommune Torunn S. Olsen, Universitetet i Agder og Nina Jentoft,

Detaljer

Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager

Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager FoU-rapport 2/2012 Tillitsprosjektet: Innovasjon ved bruk av 365 egenmeldingsdager Evaluering av Tillitsprosjektet i Mandal kommune Torunn S. Olsen, Universitetet i Agder og Nina Jentoft, Agderforskning

Detaljer

Stor interesse for forsøket

Stor interesse for forsøket Litt om oss Tinn Kommune ligger i øvre Telemark Det er i underkant av seks tusen innbyggere Vi har 559 faste årsverk ansatt i kommunen Forsøket med 365 dagers egenmelding er på et sykehjem med 96 ansatte

Detaljer

Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 023/07 Ordfører 29.05.07 013/07 KOMITE II 12.06.07 041/07 Bystyret 21.06.07

Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 023/07 Ordfører 29.05.07 013/07 KOMITE II 12.06.07 041/07 Bystyret 21.06.07 Mandal kommune Arkiv: 461 Saksmappe: 05/01695-20 Saksbehandler: Irene Lunde Saksfremstilling Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 023/07 Ordfører 29.05.07 013/07 KOMITE II 12.06.07 041/07 Bystyret 21.06.07 SØKNAD

Detaljer

Rutiner for oppfølging av sykemeldte

Rutiner for oppfølging av sykemeldte Rutiner for oppfølging av sykemeldte Foto: Erlend Haarberg i Dønna kommune Vedtatt i AMU sak 7/14 den 3.12.2014 1 Innholdsfortegnelse 1.0 Formål 1.1 Ansvar 2.0 Roller i sykefraværsoppfølgingen 2.1 Arbeidsgiver

Detaljer

Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte

Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte Ny IA-avtale 1. mars 2010-31. desember 2013 Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte I forbindelse med ny IA-avtale (fra 1. mars 2010 til og med 31. desember

Detaljer

Forsøk med utvidet egenmelding og tett oppfølging

Forsøk med utvidet egenmelding og tett oppfølging Forsøk med utvidet egenmelding og tett oppfølging Informasjonsskriv til interesserte virksomheter Innhold 1. Generell informasjon... 1 1.1 Hvilke og hvor mange virksomheter skal delta i forsøket?... 2

Detaljer

Ansatt i Sirdal kommune: HVA GJØR DU HVIS DU BLIR SYK? Se Intranett/personal

Ansatt i Sirdal kommune: HVA GJØR DU HVIS DU BLIR SYK? Se Intranett/personal Ansatt i Sirdal kommune: HVA GJØR DU HVIS DU BLIR SYK? Hva gjør du hvis du blir syk? Meld fra til arbeidsplassen første dag! Så tidlig som mulig første dag du er syk eller må være borte på grunn av barns

Detaljer

Bakgrunn for forsøket

Bakgrunn for forsøket Bakgrunn for forsøket Det er tidligere gjennomført forsøk med utvidet egenmeldings-periode: Mandal og Kristiansand kommuner Det er gode erfaringer, men evalueringene kan ikke besvare det viktige spørsmålet:

Detaljer

TILLITSPROSJEKTET I MANDAL KOMMUNE. Notat fra forprosjektet til følgeevalueringen

TILLITSPROSJEKTET I MANDAL KOMMUNE. Notat fra forprosjektet til følgeevalueringen TILLITSPROSJEKTET I MANDAL KOMMUNE Notat fra forprosjektet til følgeevalueringen Torunn S. Olsen og Nina Jentoft Universitetet i Agder og Agderforskning Juni 2008 1 Tillitsprosjektet i Mandal kommune Mandal

Detaljer

Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom

Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom ARBEIDS- OG VELFERDSDIREKTORATET / SEKSJON FOR STATISTIKK Dato: 12.08.2011 Korrigert versjon 12.08.2011 // NOTAT Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom Arbeids-

Detaljer

Hvordan virker gradert sykmelding?

Hvordan virker gradert sykmelding? Hvordan virker gradert sykmelding? Knut Røed Stiftelsen Frischsenteret for samfunnsøkonomisk forskning Ragnar for Economic Research www.frisch.uio.no Sykefravær i Norge På en typisk arbeidsdag er omtrent

Detaljer

Rutiner for sykefraværsoppfølging Retningslinjer for oppfølging av ansatte som er sykmeldt eller i fare for å bli det

Rutiner for sykefraværsoppfølging Retningslinjer for oppfølging av ansatte som er sykmeldt eller i fare for å bli det Rutiner for sykefraværsoppfølging Retningslinjer for oppfølging av ansatte som er sykmeldt eller i fare for å bli det Revidert Administrasjonsutvalget 28.1.2016 (Sak 2/16, Esa sak:15/2314). Innholdsfortegnelse

Detaljer

Ditt ansvar som ansatt i Archer dersom du blir syk. Forventninger og retningslinjer for ansatte i Norge

Ditt ansvar som ansatt i Archer dersom du blir syk. Forventninger og retningslinjer for ansatte i Norge Ditt ansvar som ansatt i Archer dersom du blir syk Forventninger og retningslinjer for ansatte i Norge Innhold Forord Dette er forventet av deg dersom du blir syk Hovedprosess oppfølging av sykemeldte

Detaljer

Ke ska e jær når at. Et informasjonshefte for medarbeidere i Vefsn kommune om sykefraværsarbeid. Vefsn kommune et steg foran SYK

Ke ska e jær når at. Et informasjonshefte for medarbeidere i Vefsn kommune om sykefraværsarbeid. Vefsn kommune et steg foran SYK Ke ska e jær når at Et informasjonshefte for medarbeidere i Vefsn kommune om sykefraværsarbeid Heftet er ment for at du som medarbeider på en enkel måte skal kunne orientere deg om krav, forventninger

Detaljer

v/personal- og organisasjonssjef Tore Neset

v/personal- og organisasjonssjef Tore Neset Mandal kommune Gevinster av langsiktig arbeid med nærvær og tillit Mandal kommune 2003-2014 v/personal- og organisasjonssjef Tore Neset Mandal kommune FAKTA 15.350 innbyggere 901 årsverk 1313 ansatte Såkalt

Detaljer

MANDAL KOMMUNE TILLITSPROSJEKTET

MANDAL KOMMUNE TILLITSPROSJEKTET Mandal kommune MANDAL KOMMUNE TILLITSPROSJEKTET v/prosjektleder Siren Vetnes Johannessen Mandal kommune Mandal er Norges sydligste by Ca 14.500 innbyggere Kystby med en del sjørettet næring Sykkel by 1059

Detaljer

MANDAL KOMMUNE NÆRVÆRS- og TILLITSARBEID

MANDAL KOMMUNE NÆRVÆRS- og TILLITSARBEID Mandal kommune MANDAL KOMMUNE NÆRVÆRS- og TILLITSARBEID Drift- og Renholdslederkonferansen 2012 Bergen 19.09.2012 Kirsti Bauer-Nilsen Nærvær og tillit Mandal kommune Systematisk oppfølgingsarbeid med fokus

Detaljer

Rutiner for sykefraværsoppfølging Retningslinjer for oppfølging av ansatte som er sykmeldt eller i fare for å bli det

Rutiner for sykefraværsoppfølging Retningslinjer for oppfølging av ansatte som er sykmeldt eller i fare for å bli det Forslag Rutiner for sykefraværsoppfølging Retningslinjer for oppfølging av ansatte som er sykmeldt eller i fare for å bli det Innholdsfortegnelse Retningslinjene følger arbeidsmiljøloven og IA-avtalen

Detaljer

Sammenligning av sykefraværsstatistikker i KS, SSB og enkeltkommuner

Sammenligning av sykefraværsstatistikker i KS, SSB og enkeltkommuner Sammenligning av sykefraværsstatistikker i KS, SSB og enkeltkommuner Bakgrunnen for dette notatet er forskjeller i statistikker for sykefraværet utarbeidet av SSB, KS og enkeltkommuner. KS, SSB og de fleste

Detaljer

Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte

Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte Ny IA-avtale 1. mars 2010-31. desember 2013 Tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte I forbindelse med ny IA-avtale (fra 1. mars 2010 til og med 31. desember

Detaljer

26. November 2014, Bjørn Gudbjørgsrud. Forventninger IA-arbeidet og Arbeidslivssentrene

26. November 2014, Bjørn Gudbjørgsrud. Forventninger IA-arbeidet og Arbeidslivssentrene 26. November 2014, Bjørn Gudbjørgsrud Forventninger IA-arbeidet og Arbeidslivssentrene Utfordringene 2 600 000 innmeldte (sysselsatte) 420 000 utmeldte (uføre, aap etc.) 220 000 påmeldte (kombinerer arbeid

Detaljer

Er du syk og ikke kan møte på jobb skal du:

Er du syk og ikke kan møte på jobb skal du: Seadrills verdiplattform underbygger et arbeidsmiljø med ansvarsfulle og aktive medarbeidere. Vi tar vare på oss selv, og vi bryr oss om hverandre. Blir du syk, vil arbeidsgiver bidra til at du får god

Detaljer

VIRKEMIDLER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

VIRKEMIDLER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV VIRKEMIDLER FOR ET MER INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Tove Istad Rådgiver Nav arbeidslivssenter Møre og Romsdal IA-avtalen Bygger på en tradisjon for samarbeid og tillit mellom myndigheter, arbeidstakere og arbeidsgivere.

Detaljer

Inkluderende Arbeidsliv Samling for Landbrukets Arbeidsgiverforening

Inkluderende Arbeidsliv Samling for Landbrukets Arbeidsgiverforening Inkluderende Arbeidsliv Samling for Landbrukets Arbeidsgiverforening Harald Morten Utness NAV Arbeidslivssenter Oppland Mobiltelefon: 45 27 05 50 harald.morten.utness@nav.no Mål Redusere sykefraværet Ansette

Detaljer

Høring NOU 2010:13. Arbeid for helse, sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren

Høring NOU 2010:13. Arbeid for helse, sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren Dato: 16.05.11 Saksnr.: 201108820-1 Arkivkode E: 065 Saksbehandler: Tove Merethe Næss/Per Kristian Andersen Saksgang Formannskapet Helse- og sosialstyret Møtedato 25.05.2011 24.05.2011 Høring NOU 2010:13.

Detaljer

Mo i Rana. 5. mai 2011. Magnar Kleiven, Vivilja AS

Mo i Rana. 5. mai 2011. Magnar Kleiven, Vivilja AS Legens rolle i sykmeldingsarbeidet Mo i Rana 5. mai 2011 Magnar Kleiven, Vivilja AS Arbeidsreglement 1873 De ansatte maa holde seg friske. Lønudbetalinger standses øjeblikkelig i Tilfælde Sykdom. Det anbefales

Detaljer

Rett behandling av sykefravær med registrering og håndtering av sykepenger.

Rett behandling av sykefravær med registrering og håndtering av sykepenger. RUTINER FOR SYKEFRAVÆR FORMÅL Sikre en forsvarlig oppfølging av sykemeldte i h.h.t. IA-avtale, arbeidsmiljøloven og arbeidsreglement. Det skal legges opp til dialog og aktive tiltak i sykemeldingsperioden,

Detaljer

IA-avtale og IA-arbeid i Bergen kommune

IA-avtale og IA-arbeid i Bergen kommune IA-avtale og IA-arbeid i Bergen kommune Tillitsvalgte i Utdanningsforbundet Hardangerfjord hotell 07.09.11 Trine Samuelsberg 1 Kjært barn har mange navn IA-avtalen Intensjonsavtalen Samarbeidsavtalen -

Detaljer

Samarbeid og kontakt mellom BHT og NAV Arbeidslivssenter i IA-virksomheter. Per Ivar Clementsen NAV Østfold, Arbeidslivssenter

Samarbeid og kontakt mellom BHT og NAV Arbeidslivssenter i IA-virksomheter. Per Ivar Clementsen NAV Østfold, Arbeidslivssenter Samarbeid og kontakt mellom BHT og NAV Arbeidslivssenter i IA-virksomheter. Per Ivar Clementsen NAV Østfold, Arbeidslivssenter Quality, Sarpsborg 3. november 2014. Her i dag: Ny IA avtale 2014-2018. Prosjekt

Detaljer

Inkluderende arbeidsliv

Inkluderende arbeidsliv Inkluderende arbeidsliv Håkon Hide Rådgiver NAV Arbeidslivssenter Oppland Tlf. 61 41 77 50 - Mobil 99 23 44 61 hakon.hide@nav.no Arbeidslivssenter Oppland Agenda Inkluderende arbeidsliv Roller i IA-arbeidet

Detaljer

NAV Arbeidslivssenter rolle og oppgaver

NAV Arbeidslivssenter rolle og oppgaver NAV Arbeidslivssenter rolle og oppgaver Myndighetene stiller følgende særskilte virkemidler til disposisjon for partene i IA-arbeidet i den nye IA-avtalen NAV arbeidslivssenter skal videreutvikles og fortsatt

Detaljer

Rådgiver Kari-Marie Sandvik NAV Arbeidslivssenter Nordland

Rådgiver Kari-Marie Sandvik NAV Arbeidslivssenter Nordland Rådgiver Kari-Marie Sandvik NAV Arbeidslivssenter Nordland IA, 17.04.2015 Side 1 3 parts avtale Arbeidsgiverne, arbeidstakerne og myndighetene Ledelsen, tillitsvalgte og NAV arbeidslivssenter Alle parter

Detaljer

Kommunal- og regionaldepartementet

Kommunal- og regionaldepartementet Nærvær og sykefravær Hva virker? Kristen Dalby, ressursgruppa Løten 23.04.13 Kort status på hva vi vet noe om Den foreliggende kunnskapsstatusen k t viser at man vet; Mye om risikofaktorer, altså hvilke

Detaljer

Saksframlegg. Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak. Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret

Saksframlegg. Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak. Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet Kommunestyret Engerdal kommune Saksmappe: 2015/554-6623/2015 Saksbehandler: Terje Vestad Saksframlegg Sykefravær i Engerdal kommune -oppfølging av kommunestyrets vedtak Saksgang: Utvalssaksnr Utvalg Møtedato Formannskapet

Detaljer

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Fax 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no.

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Fax 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no. SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf. 78 97 74 00. Fax 78 99 22 12 E-post: postmottak@sor-varanger.kommune.no www.svk.no Innkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtedato: 10.11.2014 Møtested:

Detaljer

Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv

Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 1. Intensjonsavtalens mål Utviklingen de senere år med at stadig flere går ut av arbeidslivet på langvarige trygdeordninger er ikke til det beste verken

Detaljer

Strategi for Langtidfrisk i Notodden kommune

Strategi for Langtidfrisk i Notodden kommune Strategi for Langtidfrisk i Notodden kommune 2012 Utarbeidet av Tove-Merethe Birkelund Dato Godkjent av Dato 2 Forord Notodden kommune hadde et nærvær på 88,9 % i 2009, det vil si en fraværsprosent på

Detaljer

v/kommunalsjef Irene Lunde

v/kommunalsjef Irene Lunde Mandal kommune MANDAL KOMMUNE NÆRVÆRS- og TILLITSARBEID FRA 2003-2012 v/kommunalsjef Irene Lunde Mandal kommune FAKTA Ca. 15.000 innbyggere 863 årsverk 1227 ansatte Flat struktur, rådmann, 4 kommunalsjefer

Detaljer

Retningslinjer for Attføringsarbeid i Helse Stavanger HF

Retningslinjer for Attføringsarbeid i Helse Stavanger HF Retningslinjer for Attføringsarbeid i Helse Stavanger HF 1 GENERELT OM ATTFØRINGS- OG SYKEFRAVÆRSARBEID 1.1 Målsetting Det skal så langt som mulig, legges til rette for at ansatte skal kunne beholde sitt

Detaljer

Presentasjon for Norkorn 25. mars 2010

Presentasjon for Norkorn 25. mars 2010 Ny IA avtale Presentasjon for Norkorn 25. mars 2010 Ny IA avtale 2010-2013 2013 - status pr i dag IA=Inkluderende Arbeidsliv Ny IA avtale undertegnet 24. februar 2010 Ingen konkrete regelendringer for

Detaljer

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv mellom. (virksomheten) og Arbeids- og velferdsetaten v/ NAV Arbeidslivssenter i. Denne samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtale om et mer inkluderende

Detaljer

HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE. Meldal kommune

HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE. Meldal kommune Meldal kommune 4. april 2006, versjon 3, redigert 18.06.13 HÅNDBOK I OPPFØLGING AV SYKMELDTE Meldal kommune Planstatus Fagplan Arkivsak og dato År/saksnummer 13/759 Vedtatt av Administrativt vedtatt 19.06.2013

Detaljer

RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD

RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDTE I STAVANGER KIRKELIGE FELLESRÅD Hovedmålene ved sykefraværsoppfølgingsarbeidet Oppfølging av sykefraværet skal bidra til å finne løsninger og tilpasninger slik at den

Detaljer

Ny IA-avtale. Bente Adsen, Rådgiver NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag

Ny IA-avtale. Bente Adsen, Rådgiver NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag Ny IA-avtale. Bente Adsen, Rådgiver NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag Ny IA-avtale. Avtaleperiode: 010310 311213. NB: Avtalen må ses i sammenheng med protokoll mellom partene Avtalen: Protokoll: mål,

Detaljer

Samhandling lege arbeidstaker arbeidsgiver.

Samhandling lege arbeidstaker arbeidsgiver. Arbeidsgivers handlingsrom. Samhandling lege arbeidstaker arbeidsgiver. Hva kjennetegner virksomheter som lykkes i IAarbeidet? HMS-konferanse 26.08.09 Vivi-Ann Myrlund NAV Arbeidslivssenter Nordland FREMTIDEN

Detaljer

Sjekkliste for IA-arbeid. Et hjelpemiddel ved planlegging, gjennomføring og evaluering av det inkluderende arbeidet i virksomheten

Sjekkliste for IA-arbeid. Et hjelpemiddel ved planlegging, gjennomføring og evaluering av det inkluderende arbeidet i virksomheten Sjekkliste for IA-arbeid Et hjelpemiddel ved planlegging, gjennomføring og evaluering av det inkluderende arbeidet i virksomheten Virksomhet: Organisasjonsnummer: Antall ansatte: Sjekklista er utarbeidet

Detaljer

1. Videreutvikle rutiner for sykefraværsoppfolaing i kommunen

1. Videreutvikle rutiner for sykefraværsoppfolaing i kommunen øø Randaberg kommune Fylkesmannen i Rogaland Postboks 59 Sentrum 4001 Stavanger Arkivsaknr.ArkivkodeAvd/Sek/Saksb 233KOM/PER/TD Deres ref. Dato: 09.09.2013 SKJØNNSTILSKUDD 2012/2013 RAPPORT Randaberg kommune

Detaljer

Fastlegenes rolle i oppfølgingen av sykmeldte

Fastlegenes rolle i oppfølgingen av sykmeldte Fastlegenes rolle i oppfølgingen av sykmeldte A. Bakgrunnsinformasjon Kjønn: Kvinne Mann Alder: Under 30 år 31-40 41-50 51-60 61-70 Over 70 år Hvor lenge har du jobbet som fastlege (allmennlege før 1.6.2001)?

Detaljer

HÅNDTERING AV SYKMELDTE fra tilretteleggingsplikt til oppsigelse

HÅNDTERING AV SYKMELDTE fra tilretteleggingsplikt til oppsigelse HÅNDTERING AV SYKMELDTE fra tilretteleggingsplikt til oppsigelse Advokat Kari Bergeius Andersen kari@sbdl.no 2 Dagens spørsmål: Hvor langt går denne tilretteleggingsplikten, ut over å avholde dialogmøter

Detaljer

Forankring og prosess

Forankring og prosess Forankring og prosess Prosjektledersamling Thon hotel Vettre, Asker Steinar Hannevig prosjektleder Prosjektet samhandling NAV, lege og arbeidsgiver Prosjekt samhandling lege, arbeidsgiver og NAV oppdragsgiver:

Detaljer

BEDRE NÅR DU ER TILSTEDE - HVER DAG

BEDRE NÅR DU ER TILSTEDE - HVER DAG BEDRE NÅR DU ER TILSTEDE - HVER DAG KJÆRE MEDARBEIDER! Knallhardt arbeid i treindustrien har over noen år forandret seg mot arbeid med færre fysiske utfordringer. I dag tilbringer over 50 % av de ansatte

Detaljer

IA-funksjonsvurdering. En samtale om arbeidsmuligheter

IA-funksjonsvurdering. En samtale om arbeidsmuligheter IA-funksjonsvurdering En samtale om arbeidsmuligheter // IA - Funksjonsvurdering En samtale om arbeidsmuligheter Målet med et inkluderende arbeidsliv (IA) er å gi plass til alle som kan og vil arbeide.

Detaljer

Hvordan lykkes med effektiv sykefraværsoppfølging og bedre trivsel?

Hvordan lykkes med effektiv sykefraværsoppfølging og bedre trivsel? Hvordan lykkes med effektiv sykefraværsoppfølging og bedre trivsel? HMS faglig forum Vestlandet, HMS-dag Bergen 1. februar 2012 - Svein Oppegaard, NHO Slik ser Norges befolkning ut i dag Folketallet 4

Detaljer

Et inkluderende arbeidsliv

Et inkluderende arbeidsliv Et inkluderende arbeidsliv IA-avtalen av 14. desember 2005 Tillegg til IA-avtalen av 6. juni 2006 Sykefraværsutvalget - 6. november 2006 1 Erfaringer med IA-avtalen 2001-2005 IA har ført til et positivt

Detaljer

Bakteppe. Sykefravær som mål på. Legemeldt sykefravær ca 5,4% fjerde kvartal 2013

Bakteppe. Sykefravær som mål på. Legemeldt sykefravær ca 5,4% fjerde kvartal 2013 Bakteppe Sykefravær som mål på helsetilstand til arbeidsstyrken (lavt=sunn) produktivitetsmål i offentlig og privat virksomhet (lavt=høy prod/effektivitet) hvor godt arbeidsgiverne og arbeidstakerne tilpasser

Detaljer

Bedre når du er tilstede hver dag

Bedre når du er tilstede hver dag Helse, miljø og sikkerhet Bedre når du er tilstede hver dag Gode arbeidsplasser er helsefremmende Gode arbeidsplasser er helsefremmende 1 2 Bedre når du er tilstede hver dag Denne veilederen er laget som

Detaljer

Saksframlegg. Ark.: 461 Lnr.: 3176/15 Arkivsaksnr.: 15/734-1

Saksframlegg. Ark.: 461 Lnr.: 3176/15 Arkivsaksnr.: 15/734-1 Saksframlegg Ark.: 461 Lnr.: 3176/15 Arkivsaksnr.: 15/734-1 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV NÆRVÆRET I GAUSDAL KOMMUNE 2014 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG:

Detaljer

Saman for ein betre kommune

Saman for ein betre kommune Saman for ein betre kommune Tilrettelegging for Nærvær - Del av Nærværsprogrammet i Arendal kommune. - Langsiktige mål er å sikre at tilrettelegging for (jobb) nærvær i vid forstand er en del av den helhetsvurderingen

Detaljer

NAV og legenes rolle. v/ Jarl Jønland, rådgivende overlege NAV Buskerud Anne Ovenstad Lohne, rådgiver NAV Arbeidslivssenter Buskerud.

NAV og legenes rolle. v/ Jarl Jønland, rådgivende overlege NAV Buskerud Anne Ovenstad Lohne, rådgiver NAV Arbeidslivssenter Buskerud. NAV og legenes rolle v/ Jarl Jønland, rådgivende overlege NAV Buskerud Anne Ovenstad Lohne, rådgiver NAV Arbeidslivssenter Buskerud. Hva vi skal snakke om Sykefraværsoppfølging og et inkluderende arbeidsliv

Detaljer

Bedre når du er. hver dag

Bedre når du er. hver dag Bedre når du er TILSTEDE hver dag Å BRY SEG BEDRE NÅR DU ER TILSTEDE HVER DAG Brosjyren er utviklet i samarbeid mellom Fellesforbundet, Norsk Arbeidsmandsforbund og Byggenæringens Landsforening. Hensikten

Detaljer

MØTEINNKALLING. Presentasjon av enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester ved enhetsleder Wenche Korpberget.

MØTEINNKALLING. Presentasjon av enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester ved enhetsleder Wenche Korpberget. Frogn kommune Administrasjonsutvalget Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Innbyggerne i sentrum Felles ansvar for Frogn kommunes omdømme og arbeidsmiljø Forståelse, aksept og respekt for hverandres

Detaljer

Roller i IA-arbeidet - Partssamarbeidet. Bristol Energi Norge

Roller i IA-arbeidet - Partssamarbeidet. Bristol Energi Norge Roller i IA-arbeidet - Partssamarbeidet Bristol Energi Norge ved Sigmund Hauge NAV Arbeidslivssenter Oslo IA, 18.01.2012 Side 1 Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) 2010-2013

Detaljer

Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom

Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom Dato: 16.01.07 Versjon fra RTV sist endret januar 2002 Korrigert versjon 15.02.2007 // NOTAT Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom Arbeids- og velferdsdirektoratet

Detaljer

Ark.: 461 Lnr.: 837/13 Arkivsaksnr.: 13/147-1

Ark.: 461 Lnr.: 837/13 Arkivsaksnr.: 13/147-1 Ark.: 461 Lnr.: 837/13 Arkivsaksnr.: 13/147-1 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV KOMMUNENS NÆRVÆRSTALL FOR 2012 Vedlegg: IA-handlingsplan for 2013 Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG:

Detaljer

ibedrift - En metode for tjenestesamhandling på arbeidsplass Bodø, 02. og 03.Mai 2012 Klinikkoverlege Franz Hintringer

ibedrift - En metode for tjenestesamhandling på arbeidsplass Bodø, 02. og 03.Mai 2012 Klinikkoverlege Franz Hintringer ibedrift - En metode for tjenestesamhandling på arbeidsplass Bodø, 02. og 03.Mai 2012 Klinikkoverlege Franz Hintringer IA avtalen den 3. i rekka IA-avtalens overordnete mål: Å forebygge og redusere sykefravær,

Detaljer

EVALUERING AV IA-AVTALEN

EVALUERING AV IA-AVTALEN EVALUERING AV IA-AVTALEN Til hovedtillitsvalgt/tillitsvalgt SINTEF setter stor pris på at dere deltar i dette forskningsprosjektet! Undersøkelsen er godkjent av personvernombudet ved Norsk Samfunnsvitenskapelig

Detaljer

Sy S k y e k fr e a fr v a ærsarbeidet v hva hv sier sier r egelverk regelv et? erk HMS KONFERANSEN 2010

Sy S k y e k fr e a fr v a ærsarbeidet v hva hv sier sier r egelverk regelv et? erk HMS KONFERANSEN 2010 Sykefraværsarbeidet hva sier regelverket? HMS KONFERANSEN 2010 Dagens Næringsliv mandag 14. desember 2009: HVA GJORDE DE? 1. Fikk en innføring i regelverket: Hva legitimerer sykefravær og hva gir rett

Detaljer

Rindal kommune. Handlingsplan for IA-arbeidet 2014-2018

Rindal kommune. Handlingsplan for IA-arbeidet 2014-2018 Rindal kommune Handlingsplan for IA-arbeidet 2014-2018 Bakgrunn Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv, IA-avtalen, er videreført for perioden 2014 2018. Avtalen stiller fortsatt krav til

Detaljer

RUTINE FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDT ARBEIDSTAKER

RUTINE FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDT ARBEIDSTAKER RUTINE FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDT ARBEIDSTAKER 1. Formål 2 2. Ansvar og roller 2 3 Beskrivelser av rutinen 3 3.1. Første fraværsdag 3 3.2. 8. fraværsdag 3 3.3. 9. fraværsdag 3 3.4. Innen 6 uker 3 3.5.

Detaljer

Ny IA- avtale, hva kan Nav arbeidslivssenter bidra med?

Ny IA- avtale, hva kan Nav arbeidslivssenter bidra med? Ny IA- avtale, hva kan Nav arbeidslivssenter bidra med? NAV Arbeidslivssenter Møre og Romsdal Tove Istad Rådgiver Overordnet mål Å skape et arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeide. Å forebygge

Detaljer

Informasjon om ny IA- avtale 1.3.2010 31.12.2013 - Bakgrunn for IA- samarbeidet - Ny IA avtale - IA arbeid i praksis - Virkemidler

Informasjon om ny IA- avtale 1.3.2010 31.12.2013 - Bakgrunn for IA- samarbeidet - Ny IA avtale - IA arbeid i praksis - Virkemidler Ny IA- avtale Informasjon om ny IA- avtale 1.3.2010 31.12.2013 - Bakgrunn for IA- samarbeidet - Ny IA avtale - IA arbeid i praksis - Virkemidler Utdanningsforbundet 16.03.2011 Hvorfor intensjonsavtale

Detaljer

Er det en sammenheng mellom sykefravær og medarbeidertilfredshet?

Er det en sammenheng mellom sykefravær og medarbeidertilfredshet? Er det en sammenheng mellom sykefravær og medarbeidertilfredshet? Sykefravær et samfunnsproblem Forskning Utvikling av sykefraværet hos Tollpost Larvik 2007-2009 Utvikling medarbeidertilfredshet hos Tollpost

Detaljer

Treparts - samarbeidet mellom. Jan Emil Kristoffersen Fastlege og leder av Allmennlegeforeningen

Treparts - samarbeidet mellom. Jan Emil Kristoffersen Fastlege og leder av Allmennlegeforeningen Treparts - samarbeidet mellom fastlege, sykmeldt og arbeidsgiver Jan Emil Kristoffersen Fastlege og leder av Allmennlegeforeningen g Utdanning i trygdemedisin for spesialister i allmennmedisin: EØS godkjent

Detaljer

Tove Auren, NHO Mat og Bio

Tove Auren, NHO Mat og Bio Tove Auren, NHO Mat og Bio Endringer i arbeidsmiljøloven 3-3. Bedriftshelsetjeneste (1) Arbeidsgiver plikter å knytte virksomheten til en bedriftshelsetjeneste godkjent av Arbeidstilsynet når risikoforholdene

Detaljer

Sykefraværsoppfølging. Sykefravær og kommunikasjon

Sykefraværsoppfølging. Sykefravær og kommunikasjon Sykefraværsoppfølging Sykefravær og kommunikasjon Hovedaktørene Arbeidstaker Arbeidsgiver BHT Tillitsvalgte Atil Sykmelder NAV Støttespillere NAV, 12.04.2013 Side 2 Oppfølg.plan - innen 4 uker Sendes sykmelder

Detaljer

NOTAT TIL POLITISK UTVALG

NOTAT TIL POLITISK UTVALG NOTAT TIL POLITISK UTVALG Til: Formannskapet Fra: rådmannen Saksbehandler: Ane Nordskar Dato: 18.12.2014 Endre turnus / tilsettinger for å redusere fraværet på sykehjemmene Dagens situasjon Institusjoner

Detaljer

Oppfølging av sykemeldte, nye regler

Oppfølging av sykemeldte, nye regler Oppfølging av sykemeldte, nye regler 1 Nye sykefraværsregler fra 1 juli 2011 krever tettere oppfølging Arbeidsgiver er pålagt : registrering av sykefraværet i bedriften, rutiner for å følge opp de som

Detaljer

Oppfølging av sykmeldte nytt regelverk

Oppfølging av sykmeldte nytt regelverk Oppfølging av sykmeldte nytt regelverk Hva skal vi snakke om Hva er IA avtalen og bakgrunn Sykefravær og leders rolle Tilretteleggingsplikten Virkemidler fra NAV IA, 27.01.15 Side 2 "Den norske modellen"

Detaljer

ERFARINGSSEMINAR 2015. Aktivitetskravet. Kari Edvardsen Seniorrådgiver NAV Østfold. NAV, 04.06.2015 Side 1

ERFARINGSSEMINAR 2015. Aktivitetskravet. Kari Edvardsen Seniorrådgiver NAV Østfold. NAV, 04.06.2015 Side 1 ERFARINGSSEMINAR 2015 Aktivitetskravet Kari Edvardsen Seniorrådgiver NAV Østfold NAV, 04.06.2015 Side 1 1. Juli 2004 Cassini-Huygens passerte gjennom ringene på Saturn og inn i bane rundt planeten. Aktivitetskravet

Detaljer

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv mellom. (virksomheten) og Arbeids- og velferdsetaten ved NAV Arbeidslivssenter i. Denne samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtale om et mer inkluderende

Detaljer

Sykefraværet IA, NAV og legene

Sykefraværet IA, NAV og legene Sykefraværet IA, NAV og legene Politisk rådgiver Liv Tørres Mo i Rana 5. mai 2011 Antall årsverk med en helserelatert ytelse og andel av befolkningen 600 600 18 500 500 16 Legemeldt sykefravær 14 400 400

Detaljer

Svein Oppegaard, direktør arbeidslivspolitikk, NHO - HMS-konferanse 24. august 2010

Svein Oppegaard, direktør arbeidslivspolitikk, NHO - HMS-konferanse 24. august 2010 Ny IA-avtale, hva nå? Svein Oppegaard, direktør arbeidslivspolitikk, NHO - HMS-konferanse 24. august 2010 52 mrd kroner til sykelønn i 2010 Folketrygden og arbeidsgiverne finansierer dagens sykelønnsordning

Detaljer

Prosjektet er finansiert gjennom støtte fra NHOs Arbeidsmiljøfond med bidrag fra Automobilbransjens forening i Bergen og Universitetet i Bergen.

Prosjektet er finansiert gjennom støtte fra NHOs Arbeidsmiljøfond med bidrag fra Automobilbransjens forening i Bergen og Universitetet i Bergen. !" # $%& '&% %" ("%) % % *+",(*!" #$%&'$($%)#%*!!" +#+)%&))$ Prosjektet er finansiert gjennom støtte fra NHOs Arbeidsmiljøfond med bidrag fra Automobilbransjens forening i Bergen og Universitetet i Bergen.

Detaljer

TILTAK FOR Å REDUSERE SYKEFRAVÆRET SYKEFRAVÆRSUTVALGETS RAPPORT

TILTAK FOR Å REDUSERE SYKEFRAVÆRET SYKEFRAVÆRSUTVALGETS RAPPORT TILTAK FOR Å REDUSERE SYKEFRAVÆRET SYKEFRAVÆRSUTVALGETS RAPPORT Avgitt 6. november 2006 Sykefraværsutvalget Sykefraværsutvalget ble oppnevnt ved brev fra statsministeren til organisasjonene 11. september

Detaljer

SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den 17.09.2014 kl. 12:00. i Formannskapssalen

SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den 17.09.2014 kl. 12:00. i Formannskapssalen SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den 17.09.2014 kl. 12:00 i Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78 45 51 96 eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer

Detaljer

Endringer i NAV Fibromyalgiforbundet 2009. v/ Jarl Jønland, rådgivende overlege NAV Buskerud

Endringer i NAV Fibromyalgiforbundet 2009. v/ Jarl Jønland, rådgivende overlege NAV Buskerud Endringer i NAV Fibromyalgiforbundet 2009 v/ Jarl Jønland, rådgivende overlege NAV Buskerud Hva vi skal snakke om Sykefraværsoppfølging og et inkluderende arbeidsliv Nye sykefraværsregler og ulike roller

Detaljer

passord: [PWD] Alternativ 2: Gå til nettsiden: www.sintef.no/helse/gruppe for arbeid og helse og last ned skjemaet

passord: [PWD] Alternativ 2: Gå til nettsiden: www.sintef.no/helse/gruppe for arbeid og helse og last ned skjemaet Orgnr: Påminnelse for besvaring av: Spørreskjema om IA arbeidet Rett før jul mottok dere et spørreskjema som skal besvares i forbindelse med evalueringen av IAavtalen som SINTEF utfører på oppdrag fra

Detaljer

RETNINGSLINJER SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING OG TILRETTELEGGING/TILBAKE- FØRING TIL ARBEID TYSFJORD KOMMUNE

RETNINGSLINJER SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING OG TILRETTELEGGING/TILBAKE- FØRING TIL ARBEID TYSFJORD KOMMUNE RETNINGSLINJER SYKEFRAVÆRSOPPFØLGING OG TILRETTELEGGING/TILBAKE- FØRING TIL ARBEID TYSFJORD KOMMUNE Vedtaksmyndighet - Ansvar for oppdatering/evaluering Arbeidsmiljøutvalget personalkontoret Møtedato:

Detaljer

Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte

Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte Gjeldende fra 1.5.2012 Retningslinjer for oppfølging av sykemeldte Side 1 av 5 Innhold Innledning... 3 Henvisninger... 3 Generelt... 3 Lokale retningslinjer...

Detaljer

Egenmelding 365 en effektevaluering. RTW-konferansen 24.11.15 Helene Berg og Knut Fossestøl

Egenmelding 365 en effektevaluering. RTW-konferansen 24.11.15 Helene Berg og Knut Fossestøl Egenmelding 365 en effektevaluering RTW-konferansen 24.11.15 Helene Berg og Knut Fossestøl Forsøket - intervensjonene Egenmelding 365 Ansatte kan skrive egenmelding for sykefravær i inntil ett år Både

Detaljer

Gjennomføring av Dialogmøte 1 og utarbeidelse av oppfølgingsplaner. Rådgiver Hilde Jappe Skjærmoen Rådgiver Ingrid Kristine Kalfoss 1.

Gjennomføring av Dialogmøte 1 og utarbeidelse av oppfølgingsplaner. Rådgiver Hilde Jappe Skjærmoen Rådgiver Ingrid Kristine Kalfoss 1. Gjennomføring av Dialogmøte 1 og utarbeidelse av oppfølgingsplaner Rådgiver Hilde Jappe Skjærmoen Rådgiver Ingrid Kristine Kalfoss 1. november 2011 Hva vet vi virker Rutiner er kjent og følges Rollene

Detaljer

IA Situasjonsbeskrivelse og forventningsavklaring!

IA Situasjonsbeskrivelse og forventningsavklaring! IA Situasjonsbeskrivelse og forventningsavklaring! Hvordan redusere sykefraværet i Østfoldkommunene Per Ivar Clementsen, NAV Østfold KS 7. desember 2015. KS direktør Lasse Hansen: ARBEIDSGIVERUTFORDRINGER

Detaljer

Sykefravær blant lærere. HMS-samarbeidsforum 25. november 2010 HMS-sjef Ruth Brudvik

Sykefravær blant lærere. HMS-samarbeidsforum 25. november 2010 HMS-sjef Ruth Brudvik Sykefravær blant lærere HMS-samarbeidsforum 25. november 2010 HMS-sjef Ruth Brudvik Fra ide til realitet Ide lansert vår 2009 Rask avklaring med Uni-Rokkan senteret Interne diskusjoner h-2009 Politisk

Detaljer

SYKEFRAVÆR. STATISTIKK OG OPPFØLGING

SYKEFRAVÆR. STATISTIKK OG OPPFØLGING Styresaknr. 34/07 REF: 2007/000294 SYKEFRAVÆR. STATISTIKK OG OPPFØLGING Saksbehandler: Kerstin Thoresen Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: AMU-sak: Sykefravær. Statistikk og oppfølging Saksbehandlers kommentar:

Detaljer

Sluttrapport fra prosjekt «Hva skjer med sykefraværet når arbeidstaker og arbeidsgiver samarbeider om aktiv bruk av IA avtalen»

Sluttrapport fra prosjekt «Hva skjer med sykefraværet når arbeidstaker og arbeidsgiver samarbeider om aktiv bruk av IA avtalen» Sluttrapport fra prosjekt «Hva skjer med sykefraværet når arbeidstaker og arbeidsgiver samarbeider om aktiv bruk av IA avtalen» Innledning Samarbeidsprosjektet startet opp høsten 2010, som et resultat

Detaljer

NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag. Temamøte v/ HMS-faglig forum: Arbeid = Helse. Jørgen Tømmerås. - Ny IA-avtale - Virkemidler og verktøy

NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag. Temamøte v/ HMS-faglig forum: Arbeid = Helse. Jørgen Tømmerås. - Ny IA-avtale - Virkemidler og verktøy NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag Jørgen Tømmerås Temamøte v/ HMS-faglig forum: Arbeid = Helse - Ny IA-avtale - Virkemidler og verktøy 16. Juni 2010 Kjernen i IA-arbeidet NAV, 21.06.2010 Side 2 Kjernen

Detaljer

Oppfølging av sykemeldte

Oppfølging av sykemeldte Hjemmeside: www.hemis.no Oppfølging av sykemeldte Oppdatert: 23. august 2014 1 Innhold Nye regler for oppfølging av sykmeldte fra 1. juli... 4 Oppfølging av sykmeldte arbeidstakere... 5 Om sykefraværsoppfølging...

Detaljer