TILLITSPROSJEKTET I MANDAL KOMMUNE. Notat fra forprosjektet til følgeevalueringen

Transkript

1 TILLITSPROSJEKTET I MANDAL KOMMUNE Notat fra forprosjektet til følgeevalueringen Torunn S. Olsen og Nina Jentoft Universitetet i Agder og Agderforskning Juni 2008

2 1 Tillitsprosjektet i Mandal kommune Mandal kommune ønsker å være en foregangskommune når det gjelder nærværsarbeid og sykefraværsoppfølging, og bystyret vedtok enstemmig den å sette i gang Tillitsprosjektet. Tillitsprosjektet er en påbygning av Mandal kommunes Nærværsprosjekt. Sistnevnte hadde som hovedmål å bygge opp en organisasjon hvor oppfølging og ivaretakelse av ansatte som er sykemeldte, eller som står i fare for å bli sykemeldte, er en naturligg del av en leders hverdag. I Tillitsprosjektet ønsker Mandal kommune å gå et skritt lengre ved å flytte ansvaret for nærvær/fravær fra pasient/lege/nav til ansatt/leder/nav. Et av de viktigste virkemidlene for å oppnå dette er å likestille egenmeldinger med legemeldinger. I brev av fra Arbeids- og inkluderingsdepartementet har Mandal kommune fått dispensasjon fra Folketrygdlovens til å prøve ut en ordning hvor ansatte kan levere egenmeldinger i inntil 52 uker. Tillitsprosjektet har sin bakgrunn i kommunens flerårige fokus på nærvær og arbeid for å redusere sykefraværet og øke den reelle pensjonsalder blant de ansatte. Nærværsprosjektet ble igangsatt i november 2003, og videreført for en ytterligere toårsperiode i Sykefraværet var ved oppstart av Nærværsprosjektet på 9,3 % og ved utgangen av 2007 på 6,8 %. Tillitsprosjektet handler om å videreføre erfaringene fra Nærværsprosjektet. Tillitsprosjektet er basert på flere viktige arbeidshypoteser. Den første er at utvidet rett til å levere egenmeldinger er et signal fra arbeidsgiver til arbeidstaker om tillit: Arbeidsgiver viser den ansatte tillit ved at han/hun kan legitimere sitt eget fravær. Det vil si at arbeidsgiver ikke stiller krav til at en annen autoritet eller kontrollør (legene) skal legitimere fraværet. Til gjengjeld forventer arbeidsgiver at den ansatte skal vise ansvar: Den ansatte skal ikke bare ta et større ansvar for sitt fravær men også for sitt nærvær. Økt tillit skal utvikles gjennom en rekke ulike tiltak, hvor blant annet økt ansvar for å vurdere sin egen arbeidsevne står sentralt. Den andre arbeidshypotesen er at det er den ansatte sammen med sin leder som er best egnet til å finne de gode nærværsløsningene gjennom deres lokalkunnskap om arbeidsoppgavene og arbeidsplassen. Ved bruk av strukturert dialog, tilrettelegging av arbeidsoppgaver, samt økt tillit blant ansatte og ledere, vil fraværet bli lavere. Tillitsprosjektet omfatter alle ansatte i Mandal kommune, totalt ca 1240 ansatte og vikarer. Mandal kommune har fått tillatelse av Arbeids- og inkluderingsdepartementet til å sidestille egenmelding med sykemelding fra juli 2007, men hvor egenmelding skulle være førstevalget. Ifølge prosjektplanen vil Tillitsprosjektet innebære: o At ansatte får lik oppfølging uavhengig av bruk av egenmelding og legemelding o At som hovedregel skal det benyttes egenmelding ved sykdom o At arbeidsgiver og arbeidstaker skal ta et større ansvar for nærvær/fravær ved at dialogen blir mer strukturert og arbeidsoppgaver tilrettelegges mer o At ansatte kan i arbeidsgiverperioden benytte egenmelding inntil 2 x 8 dager. Etter dette må egenmelding fornyes minimum hver 16. dag ved behov, og totalt inntil 1 års fravær. o At lederne skal motta egenmeldingene elektronisk og at disse vil danne grunnlaget for refusjon fra NAV o At det er utviklet et datasystem hvor egenmeldinger skal registreres i en Web basert løsing fra kommunens internettside o At lederne vil bli påminnet om oppfølging av den enkelte egenmeldingen på e-post som elektroniske pop-ups 2

3 o At legenes rolle vil i hovedsak være å utføre det medisinske aspektet i kontakt med den syke, være pasientens rådgiver, samt være premissleverandør til NAV. o At det vil arbeides for økt samarbeid med legene i distriktet o At det vil gis informasjon om ordningen til legene samt gjennom oppslag på legekontorene. Resultatmålene for Tillitsprosjektet er: o At sykefrævret reduseres til under seks prosent eller to prosent under landsgjennomsnittet for kommunenorge o At antall ansatte som går over til uførepensjon reduseres eller holder seg stabilt med 15 personer i året o At færrest mulig ansatte går over på AFP og at tallet ligger under landsgjennomsnittet o At minst 60 prosent av ansatte med sykefravær benytter egenmelding innen utgangen av 2008, 75 prosent innen , og stabilt på 90 prosent ut prosjektperioden. Tillitsprosjektet i Mandal kommune ble igangsatt Den første innledende fasen ble benyttet til forarbeid, det vil si planlegging, tilrettelegging, forankring, opplysning og opplæring. I utgangspunktet var planen at de nye rutinene skulle innføres , men på senhøsten ble det klart at man trengte noe lengre tid til forarbeidet. Ny dato ble satt til , som siden ble endret til for Helse, pleie og omsorg, og for resten av kommunen. Prosjektledelsen forventer at 2008 går med til å gi informasjon og opplæring, samt innføre og justere nye rutiner. Fra 2009 vil man i større grad fokusere på vedlikehold og forankring av prosjektet i organisasjonen. Tillitsprosjektet er organisert med en styringsgruppe, referansegruppe, prosjektgruppe, en rekke arbeidsgrupper, og prosjektleder. Styringsgruppa treffer viktige beslutninger for prosjektet og er ledet av rådmannen. For øvrig består styringsgruppa av en kommunalsjef, en politiker, prosjektleder, hovedverneombud, to hovedtillitsvalgte, to representanter fra NAV (lokal/regionalt), og forskere med talerett. Referansegruppa er tenkt som en ressursgruppe som kan se prosjektet utenfra og komme med innspill. Prosjektgruppa er den mest sentrale gruppa ved at den uttaler seg i saker som skal til styringsgruppa, koordinerer saker fra undergruppene, og vurderer de driftsmessige forholdene. Prosjektgruppa består av prosjektleder, en representant for bedriftshelsetjenesten, en representatnt fra NAV Mandal, kommuneoverlegen, to hovedtillitsvalgte, en personalkonsulent, og en enhetsleder. Prosjektgruppa er ledet av en av de hovedtillitsvalgte. Ved oppstart av prosjektet ble det etablert fem arbeidsgrupper, som ved årsskifte 2007/08 ble redusert til to av effektivitetshensyn. Prosjektleder er tilsatt i full stilling og enkelte tillitsvalgte har fått økte ressurser for å arbeide med Tillitsprosjektet. Prosjektleder har anledning til å delta i alle ovennevnte grupper og er sekretær for styringsgruppa. 2 Behov for evaluering Mandal kommune ønsker at Tillitsprosjektet skal følgeevalueres. Formålet med følgeevalueringen er todelt. For det første kan kommunen få en tilbakemelding på hva som fungerer bra og hva som fungerer mindre bra, og således ha mulighet til å justere praksis underveis. For det andre kan erfaringene fra Tillitsprosjektet være av verdi for andre kommuner og virksomheter som vurderer å igangsette noe lignende. 3

4 Tillitsprosjektet i Mandal kommune er innovativt på flere vis. Det er konseptmessig nytt at fraværslegitimering i teorien kan overlates til den ansatte for et så langt tidsrom uten at arbeidsgiver stiller krav om dokumentasjon fra medisinsk behandler. Vi kjenner ikke til at andre kommuner eller virksomheter i Norge eller Norden har innført en lignende egenmeldingspraksis. Det nærmeste vi kommer er Egenmeldingsprosjektet i Kristiansand kommune som prøvde ut en praksis med egenmelding i 50 dager. Tillitsprosjektet skiller seg ut fra Egenmeldingsprosjektet ved at tidsperpektivet på egenmeldingsordningen er mye lengre, det rettes mer informasjon mot medisinsk behandler om at egenmeldinger bør være førstevalg, det er utviklet nye praktiske løsninger (nye elektroniske dataprodukter) som vil gjøre det lettere for den ansatte og lederne å administrere fraværshåndteringen, samt dialogen mellom leder og den ansatte vil stå enda mer i fokus. Tillitsprosjektet byr også på en relativ radikal rolleendring mellom medisinsk behandler og pasient. Medisinsk behandler skal primært behandle sykdom og ikke ha en direkte rolle i beslutningen om deres pasient er i stand til å arbeide eller ikke. Sistnevnte beslutning overlates i større grad til pasienten selv i samråd med sin arbeidsgiver. Denne rolleendringen gjør Tillitsprosjektet innovativt også i forhold til lege-pasient-problematikken. Alle disse forholdene gjør Tillitsprosjektet i Mandal kommune interessant langt utover kommunegrensen. Det er således liten tvil om at det er behov for å evaluere prosjektet for blant annet å få svar på spørsmål om dette er noen andre kommuner eller arbeidsgivere bør satse på, og om endringen i fraværslegitimering som Arbeids- og inkluderingsdepartementet har gitt dispensasjon til, er noe som bør gjøres generelt gjeldene. I følgeevalueringen vil vi være opptatt av å følge prosessen og kartlegge resultater. Med hensyn til prosessen er det først og fremst problemstillinger knyttet til forankring, opplevelse av delaktighet, rolleklarhet, hvilke nye arbeidsmetoder som faktisk igangsettes og håndtering av avvik, vi vil være opptatt av. Med hensyn til resultater vil vi ønske å kartlegge endringer i holdninger og praksis knyttet til fravær, og om prosjektet faktisk fører til en reduksjon i fraværet. I skissen til følgeevalueringen er det ikke lagt vekt på å måle resultater relatert til tidlig avgang fra arbeidslivet. Siden et sentralt spørsmål i evalueringen vil være å se nærmere på sammenhengen mellom tillit, ansvar og fravær, vil følgeevaluering være basert på en multimetodisk tilnærming. Dette for å kartlegge på en relativ bred basis iverksettingen av prosjektet (praksis), hva aktørene mener om den nye praksis (holdninger), samt hvilke effekt ny praksis og holdninger gir (resultater). Formålet med evalueringen vil ikke bare være å kartlegge positive erfaringer, men også ha et kritisk øye på prosjektet. Siden det tar tid å rigge opp en følgeevaluering som skal gå over flere år, både finansielt og metodisk, og for å sikre at verdifull informasjon fra oppstartsfasen ikke gikk tapt, ble et forprosjekt for følgeevalueringen igangsatt. 3 Forprosjektet Formålet med forprosjektet var tredelt. For det første skulle forprosjektet kartlegge før-bildet langs en rekke variabler. For det andre skulle forprosjektet følge Tillitsprosjektets oppstartsfase, og for det tredje skulle forprosjektet legge til rette for en del aktiviteter som skal gjennomføres i følgeevalueringen. I utgangspunktet var forprosjektet avgrenset i tid fra 4

5 til , men i praksis fulgte forprosjektet tidsrammen til Tillitsprosjektets forprosjekt. Det vil si at tidsrammen til evalueringens forprosjekt ble utvidet til Dette notatet er rapportering fra forprosjektet. I det følgende vil vi redegjøre for hva vi konkret har gjort og hva vi har kommet fram til så langt. Som nevnt skulle evalueringens forprosjekt nyttes til å kartlegge databehovet, observere Tillitprosjektets oppstartsfase, og tilrettelegge for selve følgeevalueringen. Etter vi har redegjort for disse tre punktene, vil vi rapportere på noen av temaene som følgeevalueringen skal omfatte (pkt 4 under). 3.1 Kartlegging av databehovet Et sentralt mål i følgeevalueringen er å kartlegge endringer i holdninger og praksis som kan tilskrives Tillitsprosjektet. Dette fordrer at vi vet noe om hvordan situasjonen var før Tillitsprosjektet ble iverksatt. I tillegg var det et mål i forprosjektet å kartlegge databehovet og mulige datakilder. Hvilke data vi skal samle inn (før, underveis og etter), er avhengig av hva vi skal kartlegge i følgeevalueringen. Ifølge evalueringsskissa er det spesielt åtte temaområder vi skal fokusere på. Disse er: o Ansvar: Opplever ansatte og ledere at de tar mer ansvar som følge av Tillitsprosjektet? Oppleves dette ansvaret som positivt, og hvilken betydning har dette ansvaret for nærvær og fravær? o Holdninger til fravær og nærvær: Vil Tillitsprosjektet bidra til at ansatte og lederes syn på når det er legitimt å være borte fra jobben endres? o Ansattes hjemmesituasjon: I hvilken grad opplever ansatte og ledere at privatlivet/- hjemmesfæren påvirker fraværsatferden? o Dialogen: Vil Tillitsprosjektet gi økt fokus til dialogen og hvordan opplever de berørte partene dialogen og dens nyttefunksjon. o Legenes rolle: I hvilken grad har Tillitsprosjektet endret folks oppfatning om når det er riktig å gå til legen og hva de skal bruke legen til? o Prosessen: Har Tillitsprosjektet blitt godt forankret i organisasjonen, har de ulike aktørene en klar rolleforståelse, og i hvilken grad etterkommer lederne styringssignalene som er gitt av prosjektledelsen? Hvordan håndteres konflikter og tilbakemeldinger til prosjektledelsen fra ulike ledd i organisasjonen? o Avvikshåndtering: Hvordan håndteres avvik? Hvem megler og hvem får siste ordet når uenighet oppstår? o Totalvurdering: Har prosjektet gitt ønsket resultat? Har det blitt en bedre balanse mellom fravær og nærvær på arbeidsplassen? Er partene på arbeidsplassen bedre til å vurdere arbeidsevne enn legene? For å kunne kartlegge ovennevnte temaområder, trenger vi ulike data og vi må ta i bruk ulike datakilder. Kartlegging av prosessen Prosessen vil i all hovedsak bli kartlagt gjennom observasjon i de ulike gruppene, samt gjennom dokumentinnsyn. Med tanke på sistnevnte, vil vi følge med på hvordan prosjektplanen for Tillitsprosjektet justeres og endres undeveis, herunder hvilke mål, mandat, sårbarhets- og risikofaktorer som defineres, samt hvordan prosjektorganiseringen endres. Kartlegging av endringer i oppfatninger (holdningsendringer) 5

6 Mange av kulepunktene over handler om hvordan de berørte aktørene opplever et gitt fenomen. Vi ønsker å kartlegge om aktørenes opplevelser av disse fenomenene endrer seg over tid som følge av Tillitsprosjektet. Dette vil vi gjøre ved å ta i bruk en rekke ulike måleinstrumenter; nemlig observasjon, fokusgrupper, personlige intervjuer, samt inkludere noen spørsmål i kommunens årlige medarbeiderundersøkelse. Gjennom observasjon i styrings-, prosjekt- og enkelte arbeidsgrupper, vil vi kunne kartlegge hvordan oppfatninger i prosjektledelsen eventuelt endres over tid. Ved å gjennomføre fokusgrupper blant et utvalg av ansatte og tillitsvalgte ved ulike tidspunkt i Tillitsprosjektets levetid, vil vi kunne fange opp eventuelle endringer i oppfatninger på gruppenivå. I fokusgruppene vil meninger komme fram som informantene føler seg vel med å si i det offentlige rom gjerne i mindre grupper. Hvor mange fokusgrupper vi kan gjennomføre vil avhenge av evalueringens økonomiske ramme. Det vil utarbeides halvstrukturerte intervjuguider til bruk i fokusgruppene. Intervjuguiden vil legges fram over prosjektleder, med muligheter for innspill, før de tas i bruk. Flere av kulepunktene over vil også bli belyst ved å gjennomføre personlige intervjuer med et utvalg av sentrale aktører, herunder ledere, mellomledere, tillitsvalgte og ansatte. De personlige intervjuene vil gå mer i dybden og svarene vil være anonyme. Dette kan igjen bidra til at informantene er mer åpne, enn tilfellet vil være ved deltakelse i fokusgruppene. Hvor mange dybdeintervjuer vi kan gjennomføre vil avhenge av evalueringens økonomiske ramme. Det vil utarbeides halvstrukturerte intervjuguider til bruk i dybdeintervjuene. Intervjuguiden vil legges fram over prosjektleder, med muligheter for innspill, før de tas i bruk. I den årlige medarbeiderundersøkelsen vil vi ta med en rekke vurderingsspørsmål ; om de ansatte opplever at de har tilretteleggingsbehov; om de er fornøyd med tilretteleggingstilbudet de har fått; om hvor fornøyd de er med muligheten til å levere egenmeldinger og Tillitsprosjektet som helhet. Medarbeiderundersøkelsen går ut til alle ansatte i kommunen. Kartlegging av endringer i praksis I forbindelse med Tillitsprosjektet ønsker vi å kartlegge om endringer i praksis har funnet sted i forhold til: o Bruk av egenmeldinger, og i så fall, når benytter man seg av egenmeldinger, for hvor lenge, og av hvem? o Kontaktmønster, herunder kontakt med lege/behandler, oppfølging fra leder. o Fraværsbildet; herunder omfanget av fraværet, fraværslengde, type fravær, hva kjennetegner de ansatte med fravær. Vi har hatt en dialog med Mandal kommune om tilgang til data, dels i arbeidsgruppa for statistikk og data, og dels direkte med kommunens ansatte. Datakilder vil være statistikk som er tilgjengelig fra kommunenes lønns- og personalsystem, statistikk som kan genereres fra egenmeldingsskjemaene knyttet til Tillitsprosjektet, samt den årlige medarbeiderundersøkelsen. Vi kan hente ut en del variabler vedrørende bruk av egenmeldinger og fraværet fra lønns- og personalstatistikken og statistikken fra egenmeldingsskjemaene. Statistikken vil overføres til SPSS på individnivå. En rad i SPSS-fila (en sak) vil være ett fraværstilfelle (dvs et 6

7 sammenhengende fravær, og kan omfatte både egenmeldt og legemeldt fravær). En person kan være registrert flere ganger dersom de har mer enn ett fraværtstilfelle. Ved å registrere fraværstilfeller på individnivå kan vi teste en rekke arbeidshypoteser om bl.a. sammenhengen mellom bruk av egenmeldinger/fravær og en rekke bakgrunnsvariabler som alder, kjønn, yrke, stillingsstørrelse, m.m. Følgende variabler vil inngå i SPSS-fila: o Personid (personnummer slettes etter innlasting av data) o Kjønn o Alder (fødselsår) o Stilling (tittel/yrke) o Stillingsbrøk (under 40 %, %, hel stilling) o Arbeidssted (org.enhet) o Flere arbeidsforhold i/utenfor kommmunen (ja/nei) o Total fraværslengde (første fraværsdato, friskmeldingsdato) o Fraværslengde egenmeldt (startdato, sluttdato) o Fraværslengde legemeldt (startdato, sluttdato) o Fraværsårsak (fraværet skyldes forhold i jobben, yrkesskade, yrkessykdom, akutt sykdom, svangerskapsrelatert, m.m.) o Fraværsårsak endring (har fraværsårsaken endret seg i løpet av samme fraværstilfelle) o Type fravær (helt arbeidsufør, arbeider redusert, aktiv sykemelding) o Type fravær endring (har personen blitt mer eller mindre arbeidsufør i løpet av samme fraværstilfelle) o Fraværsgrad (prosentandel) o Fraværsgrad endring (har personen endret fraværsgrad i løpet av samme fraværstilfelle) Data vil hentes ut en gang i året og omfatte et kalenderår. Vi vil også hente tilgjengelige data for 2007 for å ha som referanseår. For 2007 vil vi trolig ikke ha tilgang til alle variablene, men dette må undersøkes nærmere. Trolig vil 2008-data være det første fulle datasettet er et oppstartsår og vil primært fungere som et referanseår sammen med Først i 2009 forventer vi å se full effekt av Tillitsprosjektet. Da skal prosjektet være fullt ut implementert og nødvendige justeringer foretatt. Først når 2009-dataene foreligger, vil vi kunne si noe om dataene peker i riktig retning. Kontaktmønsteret og oppfølgingen kan dels kartlegges gjennom fokusgrupper og intervjuer, samt ved bruk at den årlige medarbeiderundersøkelsen. Følgende variabler hentes fra sistnevnte undersøkelse: o Personid. o Kjønn o Alder (under 30 år, år, 50 år eller eldre) o Ansiennitet (under 3 år, 3-10 år, over 10 år) o Utdanning (grunnskole, vg.skole, høyskole eller universitet) o Stillingsbrøk (under 40 %, %, hel stilling) o Antall ganger fraværende pga egen sykdom i løpet av de siste fire månedene (ingen, 1 gang, 2-5 ganger, mer enn 5 ganger) o Ved siste fravær: o Kontakt med lege/behandler (ja, nei) o Type melding (egenmelding, legemelding, begge deler) 7

8 o Fraværslengde (antall dager) o Arbeidsrelatert sykdom (ja, nei, vet ikke) o Tilbud om tilrettelegging for å komme tilbake i arbeid (nei - hadde ikke behov, nei hadde behov men fikk ikke tilbud, ja) o Fornøyd med tilretteleggingen (ja, nei, vet ikke) Ovennevnte variabler kan knyttes opp mot en rekke andre variabler i medarbeiderundersøkelsen, for eksempel i hvilken grad den ansatte opplever at nærmeste leder tar hensyn til deres behov som arbeidstaker, m.m. Ovennevnte variabler tas med i medarbeiderundersøkelsen for perioden vil være et referanseår, mens det er først i 2010 og 2011 vi forventer å se klare endringer i praksis. Til grunn for praksisendringer ligger holdningsendringer, noe som kan kreve mer enn ett år. Datainnhentingen må meldes til NSD Siden dataene vi innhenter er helserelatert på individnivå, må evalueringen (datainnsamlingen) meldes til personvernombudet ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD). Vi har hatt forhåndskontakt med personvernombudet for å høre om de har innvendinger til datainnsamlingen og til at ledere i Mandal kommune får tilgang til datasettet fra medarbeiderundersøkelsen. Personvernombudet har ikke innvendinger mot at andre enn forskerne får tilgang til rådataene, sålenge respondentene er opplyst på forhånd hvem som får tilgang til dataene. Ansatte i Mandal kommune må således informeres om hvilke ledere som skal få tilgang til rådataene ved gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen. 3.2 Observasjon av Tillitprosjektets oppstartsfase I løpet av Tillitsprosjektets oppstartsfase ble en rekke avveininger og beslutninger tatt. Forskerne anså det som viktig å følge denne innledende fasen for å kunne forstå og vurdere hvordan Tillitsprosjektet ble forankret i resten av organisasjonen, hvilke virkemidler som ble tatt i bruk, hvordan informasjonsspredning ble håndtert, samt hvordan eventuelle avvik og konflikter ble håndtert. Det meste av forskerressursene i forprosjektet har gått til observasjon i forskjellige grupper i regi av Tillitsprosjektet. Det har vært stor møteaktivitet grunnet mange grupper og stor aktivitet i flere av gruppene. Innenfor de ressursene vi har hatt til rådighet, hvar vi vært nødt til å prioritere mellom de ulike gruppene. Forskerne har vært til stede i 20 møter og har deltatt på to heldagssamlinger. Vi har hatt noe ulike roller avhengig av hvilke fora vi har deltatt i. I styringsgruppa var vi invitert inn i kraft av å være evaluator med rett til å uttale oss. Vi har deltatt i samtlige tre styringsgruppemøter; to ble avholdt i 2007 og ett i I vår rolle som observatør har vi prioritert prosjektgruppa. Til nå har prosjektgruppa møtt ti ganger, hvor en av forskerne har vært til stede ved ni av møtene; fem i 2007 og fire i I vår rolle som observatører har vi skrevet utfyllende referat fra møtene. Disse møtereferatene er en viktig datakilde som vi kan gå tilbake til senere i evalueringen. For å sikre tilstrekkelig data for hovedevalueringen, deltok vi også i arbeidsgruppen for statistikk og data og arbeidsgruppen for egenmeldingsskjema. Disse to gruppene ble slått sammen i I disse to gruppene deltok vi fem ganger til sammen; fire møter i 2007 og ett møte i

9 Vi har ikke vært til stede i arbeidsgruppen for interne rutiner, arbeidsgruppen for refusjon og samarbeid mellom NAV, legene og arbeidsgiver, eller arbeidsgruppen for opplæring og informasjon. Som nevnt, har vi også vært til stede på to heldagssamlinger, ett på Hotell Solborg høsten 2007 og ett på Hald våren Ved begge anledninger holdt vi et kort innlegg om evalueringen. Forskerne ble også invitert til å delta i møtet med referansegruppen, men hadde dessverre ikke anledning til å delta på møtet. Målet er å delta på neste møte. I tillegg til ovennevnte har vi deltatt i noen få møter med enkelte i kommunens administrasjon vedrørende evalueringen, dels om samarbeidsformen og dels om databehovet for evalueringen. 3.3 Tilrettelegging for hovedaktiviteter Til slutt skulle forprosjektet benyttes til å tilrettelegge for det videre kartleggingsarbeidet. I løpet av forprosjektet har vi skaffet oss en oversikt over mulige kvantitative variabler, se pkt 3.1 over, samt har fått med enkelte spørsmål i medarbeiderundersøkelsen. Tillitsprosjektets oppstartstidspunktet ble endret til 1. mai 2008, med noe tidligere oppstart for enkelte enheter. En del møteaktivitet fortsetter i Tillitsprosjektet, og vi vil fortsette med å observere i gruppene vi har tidligere deltatt i. Med hensyn til fokusgrupper og dybdeintervjuer vil vi i inneværende år prioritere mellomlederne og ledere som er i førstelinja i forhold til oppfølging ved fravær. Vi ønsker å gjøre dette fordi vi ønsker å følge forankringsprosessen fra toppledelsen og ned til arbeidsplassnivå. Denne prosessen vil være svært viktig i tiden som kommer og kan være avgjørende for et vellykket prosjekt. Innenfor de økonomiske rammene vi har til rådighet, tenker vi oss seks dybdeintervjuer og flere fokusgrupper (med 4-5 personer i hver gruppe) i løpet av høsten Det er fortsatt noen uavklarte spørsmål i forhold til statistikkleveransene. Vi vil melde evalueringen til personvernombudet så snart disse spørsmålene er avklart. Når tillatelse fra NSD foreligger, vil vi hente inn statistikk for referanseåret Dette vil trolig skje i løpet av høsten I 2007 sendte vi en søknad til NAV Farve med tittel Doktor er jeg syk?. Det var et ønske om å supplere data med tanke på lege-pasient-rollen i forhold til Tillitsprosjektet. Dessverre fikk vi ikke støtte til dette prosjektet. Vi vil søke på nytt i I år vil det være enda mer viktig å få støtte til dette prosjektet, siden dette er en problemstilling som vi har måttet redusere på i forhold til evalueringen pga de økonomiske rammene. 3.4 Samarbeidet oppdragsgiver-evaluator I møte med Mandal kommune i slutten av januar 2008 ble samarbeidet mellom prosjektledelsen og evaluator tatt opp. Et sentralt spørsmål i dette møtet var evaluators tilbakemeldinger til kommunen, både med tanke på form og hyppighet. Vi ble enige om å gi en månedlig tilbakemelding, dels på framdriften i selve evalueringen og dels kommentarer til det vi observerer. Erfaringene vi har gjort oss i løpet av våren 2008, tilsier et ønske om å endre hyppigheten fra hver måned til annen hver måned. Prosjektet går nå inn i en justerings- 9

10 og driftsfase, hvor møtehyppigheten blant arbeidsgruppene (og prosjektgruppa) trolig vil avta. Dette medfører igjen at observasjonsgrunnlaget vil bli mindre. I tillegg ønsker vi å bruke mer av våre ressurser til andre deler av evalueringen, blant annet fokusgrupper og intervjuer. 4 Tilbakemeldinger Fra forprosjektet har vi to typer data å rapportere tilbake på, nemlig observasjonene og kartleggingen høsten 2007 blant et utvalg av tillitsvalgte (personlige intervjuer) og ansatte (fokusgrupper). Kommentarer fra observatørrollen Det er liten tvil om at kommunen har satset mange ressurser på Tillitsprosjektet, og at mange personer er direkte involvert i å igangsette, utvikle og forankre prosjektet, både i og utenfor kommunen. Det er all grunn til å gi honnør til prosjektledelsen for den innsatsen som legges ned i prosjektet. Det er ikke lite ressurser som legges ned for at dette prosjektet skal få den beste start og plattform. Vedtaket som styringsgruppa tok vedrørende utsatt oppstart synes å være både nødvendig og riktig når forsinkelser er oppstått på datasystemsiden. Det er vår vurdering at utsatt oppstart i ettertid vil ha liten eller ingen betydning. Det er derimot svært viktig at støttestrukturen fungerer når en starter opp de store enhetene i kommunen. Ellers kan det skape mye frustrasjon som kan svekke ledere og andre ansattes deltakelse i og støtte til prosjektet. Høsten 2007 arbeidet fem arbeidsgrupper parallelt, men etter hvert så man behov for å koordinere arbeidet til noen av gruppene, mens en gruppe anså seg ferdig med sitt oppdrag. Ved årsskiftet 07/08 ble således fire av arbeidsgruppene slått sammen til to, mens den femte gruppen ble avviklet. Alle gruppene har arbeidet systematisk og innledet sitt arbeid med å avklare sitt mandat. Gruppene er sammensatt av ressurspersoner fra administrasjonen og tillitsvalgtapparatet, samt enkelte ledere. At gruppene er så bredt sammensatt har bidratt til å forankre prosjektet i ulike deler av organisasjonen. Inntrykket som blir gitt i styrings- og prosjektgruppa er at prosjektet også er godt forankret i toppledelsen og blant sentrale politikere i Mandal kommune. Videre er det et klart ønske at rådmannen står fram og er synlig i forhold til Tillitsprosjektet. Ved at rådmannen har deltatt i heldagssamlingene, har Tillitsprosjektet som tema på sine møter med lederne, samt snakker om Tillitsprosjektet der han treffer ansatte, bidrar han til å forankre prosjektet nedover i organisasjonen. Det er viktig arbeid og må ikke undervurderes. Som et etterspill til heldagsseminaret på Hotell Solborg i slutten av oktober 2007, tok prosjektgruppa initiativ til et diskusjonsnotat til bruk på alle arbeidsplasser i Mandal kommune. Hovedformålet med diskusjonsnotatet var å skape oppmerksomhet, debatt og engasjement om Tillitsprosjektet ved den enkelte arbeidsplass: Tanken er å ta utgangspunkt i disse punktene for å få til jevnlige samtaler omkring utfordringer ved innføringen av tillitsprosjektet fra Videre går det fram at notatet skal være gjennomgått på alle arbeidsplasser innen , og at tilbakemeldinger kan gis til prosjektgruppa. Prosjektgruppa delegerte oppgaven med å utforme diskusjonstemaene til tre av medlemmene. Følgende tema ble definert: o Tillitsprosjektet er et gode for alle, både arbeidsgiver, arbeidstakere og legene. 10

11 o Ansvaret, vurderingen og beslutningen om arbeidstakers mulighet til å være helt eller delvis på jobb selv om en har helseplager, flyttes til et riktigere sted, til dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Hvordan tror du dette vil fungere på din arbeidsplass? o Arbeidsgiver viser med dette prosjektet stor tillit til de ansatte. o Hva betyr innføringen av tillitsprosjektet for deg? Hvilke endringer i praksis medfører dette for deg, for dine kolleger og for din leder? o Hva slags holdninger/kultur finnes på din arbeidsplass? Har du/dere motforestillinger til prosjektet? Flere arbeidsplasser har gitt en tilbakemelding på diskusjonsnotatet. Vårt første inntrykk er at tilbakemeldingene er som forventet. En del av tilbakemeldingene er udelt positive, mens andre viser en sunn skepsis. Tilbakemeldingene er gjennomtenkte kommentarer og de vitner om at de ansatte/arbeidsplassene tar prosjektet på alvor. Utsendingen av diskusjonsnotatet har trolig vært svært viktig for å forankre prosjektet på de enkelte arbeidsplassene. Notatet har trolig satt i gang diskusjoner om hvordan de ønsker å ha det og det er også viktig for de ansatte å få anledning til å uttrykke sin skepsis og bekymring i denne prosessen. En utfordring nå blir å vise de ansatte at deres synspunkter og bekymringer tas på alvor, og at det er nok takhøyde i organisasjonen for ulike meninger. Det er ved å fortsette å diskutere på arbeidsplassen å ha de gode samtalene hvor alle føler at de kan delta at man får til reelle meningsutveklinger og meningsbrytninger som igjen på sikt kan føre til holdningsendringer. En viktig utfordring framover blir å få flertallet av ansatte i Mandal kommune til å få et eierforhold til Tillitsprosjektet at dette er noe de er med på og ønsker å bidra til. Det vil igjen si at Tillitsprosjektet ikke blir et prosjekt som kun et fåtall i toppledelsen eller sentrale verv har et eierforhold til. En kritisk faktor i så henseende er å forankre prosjektet blant mellomlederne, som igjen flytter prosjektet ned til den enkelte arbeidsplass. Skal man lykkes med Tillitsprosjektet må man ha et klart fokus på mellomlederne og deres rolle i å forankre prosjektet på den enkelte arbeidsplass. Er mellomlederne negative eller likegyldige til prosjektet, vil det være svært vanskelig å overbevise de ansatte som jobber under dem, om det motsatte. Prosjektleder deltar i de fleste møtene nevnt over og er således den som har best overblikk og spiller en viktig koordinerende rolle. Det er også prosjektleder som presenterer prosjektet utad til eksterne miljøer. Prosjektleder skal ha ros for alltid å ha framstått som positiv og optimistisk i møte med ledere og ansatte, selv i tider der manglende dataleveranser og uavklart økonomi ga grobunn for frustrasjon. Det viktige er at denne frustrasjonen ikke kommer til uttrykk overfor ansatte generelt, noe prosjektlederen selv er oppmerksom på og opptatt av. Som en støttefunksjon til prosjektleder har tillitsvalgte fått frigitt tid til å jobbe med Tillitsprosjektet. Sentrale tillitsvalgte har ledet enkelte av gruppene, organisert ulike aktiviteter, samt bidratt til å spre informasjon. Muligens bør man se nærmere på arbeidsfordelingen mellom prosjektleder og sentrale tillitsvalgte for å se om tillitsvalgte kan delta i, eller ta ansvar for, flere oppgaver. Muligens bør man også se nærmere på hvilke rolle plasstillitsvalgte kan spille i forankringsarbeidet sammen med mellomlederne. Tillitsprosjektet er et prosjekt som også er avhengig av legene for å kunne lykkes: At legene oppfordrer sine pasienter til å levere egenmeldinger vil trolig være avgjørende for at egenmeldinger blir førstevalget. Kommunelegen i Mandal, som også er tillitsvalgt for fastlegene, er tildelt en nøkkelrolle i formidlingsarbeidet mellom prosjektet og medisinsk 11

12 personell med rett til å skrive sykemeldinger. Kommunelegens kjennskap til bl.a. legestanden og til hvordan informasjon skal formidles til de aktuelle gruppene, er således av stor betydning. Tidlig på høsten 2008 bør man trolig undersøke om informasjonen har nådd ut til de aktuelle, om informasjonen er tilstrekkelig, eventuelt hva som mangler, og om man bør gjør mer i forhold til denne målgruppen. I forprosjektet har det vært fokusert mye på å få systemene på plass, dette være datasystemet for registrering av egenmeldinger og pop-up løsninger som skal fungere som påminninger til lederne. I tillegg har det vært arbeidet systematisk med å spre informasjon om selve prosjektet og hva det går ut på. Nå, når de fleste tekniske detaljene er på plass, er det grunn til å stoppe opp og reflektere over hva de opprinnelige målene med Tillitsprosjektet er og om det er behov for å vie disse målene mer oppmerksomhet. Det er liten tvil om at dataproblematikken har tatt mye oppmerksomhet i forprosjektet. Datasystemene skal imidlertid kun være et verktøy som gjør Tillitsprosjektet lettere å administrere. I fasen prosjektet nå skal inn i, kan det være en god anledning til å ha økt oppmerksomhet på de myke verdiene, nemlig hva som skaper tillit, ansvar, den gode dialogen mellom ansatte og ledere, og en mer inkluderende arbeidsplass. At det planlegges kursing til høsten for lederne i det medmenneskelige og i den gode samtalen, opplever vi som svært viktig. Ved iverksetting av prosjektet bør man også ha en diskusjon om hva som er realistiske operative mål, om målene er godt nok kjent i organisasjonen, og om det er enighet mellom de berørte partene om hva målene er. I kraft av vår observatørrolle i forprosjektet, kan vi oppsummere med at de deltakende partene har kun utvist positivitet til prosjektet. Men foraene vi har vært til stede i, er heller ikke fora hvor det er naturlig å forvente kritiske røster: Det ligger i selve mandatet til deltakerne at de skal være med å fremme prosjektet. Det er derfor nødvendig med andre kilder, slik at man kan fange opp kritikk som kan komme prosjektet til gode, eventuelt understrømmer som man bør handle i forhold til før de blir for ødeleggende. I tillegg til observasjon i prosjektets ulike formelle fora, vil vi også ønske å kartlegge hva et utvalg av ansatte, ledere og tillitsvalgte mener om Tillitsprosjektet, både i forhold til dens styrke og svakheter. Kommentarer fra kartleggingen blant et utvalg av ansatte og tillitsvalgte Som nevnt over er et sentralt mål i evalueringen å kartlegge endringer i holdninger og praksis som følge av Tillitsprosjektet. For å kunne si noe om effekter eller endringer (etter-bildet), må vi naturligvis vite noe om hvordan det var før, det vil si før Tillitsprosjektet ble igangsatt. Som ledd i å kartlegge før-bildet, gjennomførte vi en kartlegging blant et utvalg av ansatte og tillitsvalgte i Mandal kommune høsten Det ble gjennomført to dybdeintervjuer med plasstillitsvalgte og to dybdeintervjuer med verneombud. I tillegg ble det holdt to fokusgruppeintervjuer blant ansatte i skolesektoren og helse- og sosialsektoren. Fokusgruppene bestod av 12 tilfeldig valgte deltakere fra de nevnte sektorer. Deltakelsen i fokusgruppene var god blant alle deltakerne. Samtlige av informantene ble trukket ut av de hovedtillitsvalgte. De ansatte som var trukket ut gav også uttrykk for at de opplevde det som interessant og nyttig å delta i en slik sammenheng. Det taler for at vi sannsynligvis ikke vil få problemer med rekruttering av informanter i de senere rundene av evalueringen. I kartleggingen fokuserte vi på å få frem deres holdninger vedrørende når de mener det er riktig å gå til lege og når de mener det er riktig å levere egenmelding og legemelding. Vi ønsket også å høre deres meninger om når det er riktig å være hjemme og når det er riktig å gå 12

13 på jobb. Videre var vi opptatt av å kartlegge deres oppfatninger om oppfølging og samhandling mellom leder og ansatt. Tilsvarende kartlegginger vil gjennomføres med jevne mellomrom i løpet av følgeevalueringen. Det vil således være mulig å fange opp endringer i oppfatninger over tid. I tillegg kan disse kartleggingene fungere som temperaturmålere i forhold til hva ansatte og tillitsvalgte er opptatt av, og som igjen kan være nyttige tilbakemeldinger til prosjektledelsen. Datagrunnlaget fra kartleggingen høsten 2007 er begrenset. Vi skal derfor være forsiktig med å trekke for bastante konklusjoner, men enkelte funn går så klart igjen i datamaterialet at det er grunn til å peke på dem tidlig i prosjektet. Det kom mange positive tilbakemeldinger til Tillitsprosjektet, men det kom også frem en del spørsmålsstillinger som vitner om sunn skepsis blant de tillitsvalgte og ansatte. De personlige intervjuene og fokusgruppene som ble gjennomført avdekket at det var relativt lite kjennskap til Nærværsprosjektet på arbeidsplassnivå. En årsak til dette kan være tidsperspektivet, at det har gått en stund siden satsingen på Nærværsprosjektet startet i Uansett forteller dette noe om viktigheten av/behovet for å jobbe strukturert med å forankre Tillitsprosjektet på den enkelte arbeidsplass og få nødvendig informasjon ned på arbeidsplassnivå. Det neste vi fant understreker også viktigheten av dette arbeidet. Mange av informantene mente at Tillitsprosjektet ikke først og fremst angikk dem fordi de var lite syke og/eller at sykefraværet allerede var lavt på deres arbeidsplass, og at prosjektet først og fremst dreide seg om andre eller andre arbeidsplasser som har høyt fravær. Flertallet meldte videre at, slik de så det, var formålet med prosjektet først og fremst å spare penger. I forbindelse med informasjonsarbeidet er det derfor svært viktig å berøre og diskutere målsettingene med prosjektet og hvorfor det satses så sterk på dette i Mandal kommune. Tillitsprosjektet krever en utstrakt dialog mellom lederne og ansatte og stor grad av oppfølgingsarbeid for lederne. Vår informanter var opptatt av at for å lykkes med prosjektet måtte lederne få mer ressurser/tid til å utføre denne rollen. Uten mer ressurser/tid ville det være vanskelig å styrke dialogen og oppfølgingen av de ansatte i en ellers hektisk jobbsituasjon. De holdninger som kom fram i intervjuene og fokusgruppene tyder på at legemeldinger vil være førstevalget for mange en stund framover, dels fordi gammel vane er vond å vende, dels fordi ansatte mener at legemelding legitimerer fraværet bedre enn en egenmelding. Det ble, blant annet, fremhevet som et mulig problem at en lettere kunne bli mistenkeliggjort blant kollegaer ved langtidsfravær hvis dette kun var egenmeldt. Dette peker på behov for å tenke ut en strategi for det holdningsskapende arbeidet på plassnivå blant alle ansatte og på alle arbeidsplasser, uavhengig av om de har lavt eller høyt fravær i dag. 5 Avslutning I dette notatet har vi redegjort for hovedaktiviteten i forprosjektet og gitt noen tilbakemeldinger ut fra data innhentet i løpet av forprosjektet. I fasen som Tillitsprosjektet nå har bak seg, var opprigging av prosjektet, informasjonsspredning og forankring, tre sentrale elementer. Alle disse forholdene har blitt godt ivaretatt. De største avvikspunktene i løpet av oppstartsfasen er knyttet til prosjektets økonomi og datasystemene. Sistnevnte har fått et større omfang og tatt mer av prosjektets og prosjektledelsens ressurser enn først tenkt. Til tross for dette, har det likevel vært jevn framdrift i prosjektet selv om oppstartsdato ble noe 13

14 utsatt. For å sikre at oppstarten ikke ble beheftet med for mange oppstartsproblemer, var det riktig å utsette oppstartsdato. I tiden som kommer er det viktig å fortsette å ha fokus på forankring og informasjonsspredning. Høsten 2008 blir viktig for å forankre prosjektet blant mellomledere og legene/medisinsk behandlere, slik at prosjektet kan ha full effekt fra Det vil også være viktig å vri fokus mer over til de myke sidene i prosjektet (den gode oppfølgingen/dialogen), slik at prosjektet innholdsmessig ikke bare blir et nytt registreringsog administrativt system. Flere datainnsamlinger vil igangsettes høsten 2008, da fortrinnsvis rettet mot mellomledere. For dette formålet vil vi benytte fokusgrupper og dybdeintervjuer. Høsten 2008 vil også benyttes til å samle inn statistikk som skal brukes som referansetall. Vi vil også fortsette med å delta som observatører i prosjektgruppa og statistikkgruppa. 14